Van introductiedagen tot zelforganisatie op maat

In 2019 bespraken de raad van bestuur en directie met meer dan 1.350 medewerkers hoe zij meer mogelijk kunnen maken voor cliënten. Nog geen jaar later liggen er concrete plannen, worden knelpunten opgelost en zijn ideeën gerealiseerd. “We hebben de suggesties geclusterd en gaan op een aantal fronten aan de slag”, aldus Andrea van Steensel, lid raad van bestuur. “Er gebeurt veel, en we kunnen niet alles tegelijk beetpakken. We zijn hier zeker nog tot eind 2021 mee bezig.” Een eerste tussenstand.

Andrea van Steensel lid raad van bestuur

Oog voor medewerkers Binnen dit thema past de management- en opleidingsbehoefte van medewerkers. “Bij Kind & Jeugd hebben medewerkers vooral behoefte aan meer nabijheid van het management. Medewerkers in de volwassenenzorg willen vooral dat hun managers meer één lijn trekken”, licht Andrea toe.

Deze signalen hebben de managers doorgenomen op een managementdag om de verschillen in aanpak te verkennen. Later dit jaar volgt daarop een werksessie om te bespreken hoe managers meer op eén lijn kunnen komen en de (gevoelde) nabijheid kunnen vergroten.

Ook aan opleidings- en ontwikkelwensen van medewerkers wordt gewerkt. Bijvoorbeeld aan een training over samenwerking met ouders en wettelijk vertegenwoordigers. “Een ander gedeeld knelpunt was dat er voor nieuwe medewerkers weinig wegwijzers zijn. Er was behoefte aan een introductie voor nieuwe collega's. Sinds 1 januari is er maandelijks een introductietraject voor nieuwkomers. Door de coronacrisis heeft het introductietraject inmiddels wel een nieuw jasje gekregen: de nieuwkomers volgen nu online de introductie in aangepaste vorm. We hopen later weer terug te kunnen schakelen naar het fysieke programma. Deelnemers en managers zijn in ieder geval al erg enthousiast over dit initiatief!"

Voldoende personeel De krapte op de arbeidsmarkt raakt ook Ipse de Bruggen. Het is voor sommige groepen lastig om de roosters goed in te vullen en voldoende ervaren flexkrachten paraat te hebben. “We zijn hiermee direct aan de slag gegaan”, vertelt Andrea. “Sinds vorig jaar hebben we weer een flexpool waarin inmiddels 60 mensen zitten. Ook is er met een tiental uitzendbureaus afspraken gemaakt. We willen geen wildgroei, en zo kunnen teams gemakkelijker uitzendkrachten inzetten.”

Om vast personeel te interesseren doet Ipse de Bruggen mee aan de landelijke zorgcampagne. Daarnaast startten we een eigen wervingscampagne. “We staan bekend als een fijne werkgever en vinden goede collega's, maar voor sommige doelgroepen blijft het lastig om in deze tijd van krapte voldoende mensen te vinden.”

Doorontwikkeling zelforganisatie Hoewel medewerkers zelforganisatie zinvol vinden, ervaren ze ook knelpunten. Bijvoorbeeld hoe ze hun tijd verdelen tussen hun werk als begeleider en de teamrollen. Ook zijn de team-

Doorontwikkeling van zelforganisatie

rollen niet altijd helemaal duidelijk of is er sprake van overlap. Andrea: “Medewerkers waren ook onzeker of ze het allemaal wel goed doen. Niemand wil zelforganisatie afschaffen, maar er was duidelijk behoefte aan doorontwikkeling. Daarom hebben we een tool ontwikkeld waarmee teams zelforganisatie kunnen afstemmen op hun situatie. Alle teams gaan in de komende tijd met hun manager en een facilitator aan de slag met de tool.” Het doel is om te houden wat werkt en een andere oplossing te vinden voor rollen en activiteiten die teveel van een team vragen. Hiervoor kunnen teams afspraken maken met hun manager of met de ondersteunende afdelingen (Services).

Arbeidsvoorwaarden Veel zaken over arbeidsvoorwaarden zijn geregeld in de nieuwe CAO voor de gehandicaptenzorg. Helaas zijn er nog altijd verschillen met andere sectoren binnen de zorg. Maar er leven ook vragen over bijvoorbeeld functiewaardering en korte diensten. “Ook met die vragen gaan we aan de slag, maar hiervoor is meer tijd en overleg

nodig. We werken een plan uit om bepaalde functies te herzien en opnieuw te beschrijven. Dat geldt ook voor wensen om bijvoorbeeld niet-cliëntgebonden tijd anders vorm te kunnen geven. We pakken alle onderwerpen op, maar doen dat wel één voor één.”

Informatie over en hulp bij systemen Een grote organisatie kan niet zonder processen en systemen. Voorbeelden zijn het CVO, tickets met aanvragen over facilitaire zaken, het intranet en roostersysteem. “We verbeteren de systemen, processen en de vindbaarheid van informatie op het intranet. Zo willen we in het CVO een makkelijkere koppeling maken met het declaratiesysteem. Deze registratie aan de bron scheelt administratieve lasten voor iedereen. Hier wordt achter de schermen inmiddels hard aan gewerkt, maar ook dergelijke veranderingen hebben tijd nodig.”

Niet alles kan De wensen van de medewerkers worden heel serieus genomen, maar niet alles wordt gehonoreerd. Andrea geeft een paar voorbeelden. “Zo waren er vragen over het (weer) sluiten van de slagbomen in Zwammerdam. We begrijpen de vraag, maar we willen juist bewust een wijk zijn van Zwammerdam. Dan past het niet dat cliënten achter slagbomen wonen. Ook zijn er opmerkingen gemaakt die lokaal opgelost kunnen worden. Dan zien we dat het helpt als bijvoorbeeld de linnenkamer en de woningen met elkaar praten over het hygiënisch aanleveren van de was.”

Uiteindelijk is het doel om met alle verbeteringen meer mogelijk te maken voor cliënten. “Als onze medewerkers zich gehoord voelen, en we knelpunten voor hen oplossen, dan gaan cliënten daar absoluut iets van merken; er komt meer ruimte en tijd en rust. Het was fantastisch dat zoveel medewerkers tijd maakten om met ons hierover in gesprek te gaan. We voelen als directie dan ook de verantwoordelijkheid om daar waar mogelijk hun ideeën uit te werken. Zodat we meer ruimte creëren om met cliënten te werken aan hun eigen regie en 'gewone' dingen direct rond hen te kunnen organiseren”, besluit Andrea.