Ipasgo investe em ferramenta para reunião on-line

´ Qual e a nova?

Ipasgo investe em ferramenta para reuniões online

Assinaturas do Zoom permitem a realização de videoconferências com até 100 participantes e sem restrição de tempo. Utilização demanda agendamento prévio junto à Comunicação Setorial

Por Giselle Vanessa Carvalho

A equipe do Ipasgo conta com uma nova aliada no desenvolvimento das atividades cotidianas, a plataforma Zoom. Considerado um dos melhores programas do mundo para realização de videoconferências, o sistema permite a realização de eventos, a exemplo de palestras, cursos e reuniões online com até 100 participantes, sem restrição de tempo de uso, por meio de computador ou smartphone. O instituto detém duas licenças que podem ser utilizadas por servidores e colaboradores mediante agendamento prévio junto à Comunicação Setorial.

6 dicas para aproveitar ao máximo o recurso

Para utilizar a ferramenta é necessário abrir chamado através do e-mail comset@ipasgo.go.gov.br e nele informar data, horário de início e previsão de término. Os agendamentos são realizados por ordem de solicitação e estão sujeitos a disponibilidade. Portanto, quanto mais cedo a utilização for solicitada, mais chance de sucesso quanto a reserva da data e do horário pretendidos. Assim que for confirmado o agendamento, o solicitante receberá as instruções de utilização do aplicativo, login e senha. Entre as funcionalidades oferecidas pelo Zoom estão a possibilidade de gravações de conferências e conversas; recurso de criação de um quadro branco virtual e que pode ser compartilhado na tela; sessão de chat que permite interações particulares ou coletivas; criação de fundo virtual; transmissão ao vivo por meio do Facebook e do Youtube e, entre outras, a possibilidade de planejamento da conferência.

- Convide com antecedência: se você é o anfitrião, se organize para que os participantes recebam com máxima anterioridade o link para acesso à sala virtual. Às vésperas, no entanto, é importante enviar lembretes para que ninguém se esqueça do encontro. - Tenha uma boa conexão: equipamentos adequados (computadores, câmera, fones e microfones) e internet com boas velocidades de download e upload - Busque um ambiente adequado: local silencioso, sem interferência de terceiros, visualmente leve e agradável - Respeite o horário: atrasos, alterações e cancelamentos resultam em quebra de expectativa nos demais participantes. Evite! - Facilite a compreensão: use o recursos de compartilhamento de tela para passar informações complexas, planilhas, gráficos, dashboards, entre outros meios que forem necessários para elucidações - Mantenha a câmera ligada: o uso das chamadas de vídeo torna a reunião online mais semelhante a uma presencial - Crie um roteiro antes da reunião: defina quais pontos serão debatidos. O planejamento ajuda a otimizar o tempo e a garantir a abordagem dos pontos mais importantes. Se possível, defina previamente a duração de cada ponto e o tempo para interações