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SETOR DE ARQUIVOS

fotografia: Sandra Norma

Na era da gestão do conhecimento, a informação é um dos maiores patrimônios de uma instituição. Por isso, é de fundamental importância que se cuide bem do acervo documental do Ipasgo, realizado pelo Setor de Arquivos. Por muitos anos, o arquivo esteve localizado na Rua 229, do Setor Leste Universitário, onde permaneceu até 2014, quando se mudou para o Parque Amazônia. Já o antigo prédio foi transformado em Ipasgo Clínicas.

O departamento possui dedicação completa à organização e guarda dos documentos produzidos e recebidos desde a criação do instituto, em 1962. Este constitui o patrimônio intelectual e histórico do Ipasgo e segue a Lei n. 8.159/1991, que determina a proteção especial dos documentos de arquivos como instrumento de apoio à administração, assim como elementos de prova e informação, de valor legal, cultural e histórico. Atualmente, o Arquivo Central armazena cerca de 1,4 milhão de processos físicos (em papel) e 113 mil microfilmados, estes em fase de digitalização. A documentação administrativa, a exemplo de relatórios, planilhas, termos de referência e atas, está armazenada em cerca de 1,5 mil caixas. No último descarte, por exemplo, sempre realizado em conformidade com a legislação estadual, foram eliminadas 19 toneladas de papel.

Arquivo do Ipasgo reúne 1,4 milhão de processos físicos e 113 mil microfilmados Departamento organiza e armazena documentos produzidos e recebidos pelo Ipasgo desde a criação do instituto, em 1962 Por Luciana Assunção

A equipe conta com seis colaboradores entre técnicos administrativos e um profissional em gestão de arquivos. Entre as competências dela, destacam-se: o recebimento, a classificação, codificação, ordenamento, guardar e conservação da documentação conforme normas estabelecidas; a realização do desarquivamento de processo, quando necessário, para consulta e pesquisa, bem como controlar o empréstimo às demais unidades devidamente autorizadas; a avaliação dos documentos para destinação final de acordo com a Tabela de Temporalidade do instituto, que define que o tempo de guarda pode variar de dois a 100 anos; e, entre outras, providenciar cópias de processos microfilmados.

O departamento pode ser contatado pelo ramal 4088 ou pelo telefone 3280-0507. ‘‘Honoré Mbunga

Os arquivos são extremamente importantes, pois constituem a memória de uma nação, de uma instituição ou de uma pessoa. São instrumentos importantes para a preservação e valorização do patrimônio histórico e cultural da nação, e contribuem para fundamentar a tomada de decisões, para comprovar os direitos dos cidadãos.

fotografia: Sandra Norma

QUEM É QUEM?

Maria de Jesus Martins - coordenadora Gílcia Maria Monteiro - assistente administrativo José Freitas - assistente administrativo Tatiane Oliveira - assistente administrativo Vanessa Alencar - assistente administrativo Vera Lúcia Lotero - assistente administrativo