BIZN ES
B I Z N ES
Gdy klient zalega…
Fot. Renault Trucks
Coraz częstsze zwlekanie z zapłatą ze strony kontrahenta to pierwszy zwiastun zatorów finansowych. Jak odzyskać pieniądze, nie tracąc przy tym klienta? Dużo zależy od zaawansowania dotychczasowej współpracy z kontrahentem, wysokości składanych zamówień oraz terminów opóźnień w płatnościach.
C
zęsto się zdarza, że warsztat ma klientów, z którymi współpracuje od wielu lat, ale od roku zaczęły się problemy z zapłatą za usługę. Coraz bardziej wydłużają się okresy płatności. Warsztat stosuje upomnienia telefoniczne, ale bardziej drastycznych metod windykacyjnych boi się stosować, by nie stracić klienta. Co zrobić w tej sytuacji? W zależności od etapu współpracy możemy stosować różne rygory wezwań do zapłaty, począwszy od ostrzeżenia wpisania dłużnika do biura informacji gospodarczej, po skierowanie sprawy do firmy windykacyjnej z profilem polubownym, a skończywszy na procedurze sądowej, mającej na celu uzyskanie prawomocnego tytułu wykonawczego, uprawniającego do prowadzenia postępowania egzekucyjnego.
OSTRZEŻENIE MOTYWUJE Bardzo skutecznym narzędziem dyscyplinującym klienta do terminowego regulowania zobowiązań jest pieczęć prewencyjna. Umieszczenie jej na wystawianych fakturach, notach odsetkowych, wezwaniach do zapłaty i innych dokumentach handlowych jest czytelną informacją dla klienta, że dany przedsiębiorca w obszarze zarządzania należnościami współpracuje z firmą windykacyjną lub Krajowym Rejestrem Długów. „Pieczęć prewencyjna to stosunkowo tanie i proste do wdrożenia rozwiązanie, które informuje klienta, że dana firma w sposób profesjonalny zarządza swoimi należnościami, wykorzystując do tego zewnętrzne podmioty. W ten sposób, nie ryzykując pogorszenia relacji biznesowych, skutecznie motywuje potencjalnych dłużni-
ków do terminowego spłacania zobowiązań” – mówi Adam Łącki, prezes Zarządu Krajowego Rejestru Długów Biura Informacji Gospodarczej. Co ciekawe, 58% dłużników spłaca swoje zobowiązania po samym tylko ostrzeżeniu, że mogą zostać zgłoszeni do Krajowego Rejestru Długów.
KLIENT POD LUPĄ
w pierwszej kolejności należy sprawdzić firmę w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Dotyczy to przede wszystkim spółek prawa handlowego, jak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka jawna, spółka komandytowa, spółka akcyjna. W ten sposób można uzyskać informacje o wysokości kapitału zakładowego, aktualnych wpisach (zmianach adresu siedziby, zmianach w zarządzie spółki), a także informacje o upadłościach/układach, raporty o firmach udostępniają też wywiadownie gospodarcze. Na podstawie otrzymanych stamtąd informacji o opóźnieniach w płatnościach oraz ocenie kondycji finansowej firmy możemy zdecydować, czy chcemy współpracować z danym kontrahentem, czy nie. Raporty zawierają: kompletne dane teleadresowe firmy, nazwiska członków jej kierownictwa, strukturę własności oraz to, co dla nas najcenniejsze – ocenę kondycji finansowej (w tym sugerowany maksymalny kredyt kupiecki) i informacje o opóźnieniach w płatnościach, sprawdzenie, czy kontrahent nie widnieje na liście dłużników w Krajowym Rejestrze Długów. Jeśli współpraca ma być długofalowa, warto nieustannie monitoro-
Współpraca z Krajowym Rejestrem Długów to skuteczny sposób na poprawę płynności finansowej w przedsiębiorstwie bez ryzyka utraty kontaktów biznesowych. Utrzymywanie dobrych stosunków z klientem i jednocześnie wymaganie od niego dyscypliny płatniczej jest sprawą trudną, dlatego zanim firma zaangażuje się we współpracę z dużym kontrahentem, wcześniej powinna dokładnie go sprawdzić:
wać kontrahenta w KRD. W tej sposób można na bieżąco śledzić sytuację nie tylko wybranych klientów, ale również konkurentów i całej branży. Najlepszym sposobem unikania ryzykownych transakcji jest współpraca z firmami, które posiadają aktualny Certyfikat Rzetelności. Takie firmy odznaczają się solidnością płatniczą, dbają o reputację swej marki jako godnej zaufania i stabilnej finansowo oraz dotrzymują terminów z umów czy faktur.
PRAWEM W DŁUŻNIKA Kiedy zaufany klient przestaje terminowo regulować płatności, wierzyciel nie pozostaje bezradny. W sukurs idzie mu chociażby Ustawa o terminach zapłaty w transakcjach handlowych, która weszła w życie 28 kwietnia 2013 r., i zgodnie z którą firmy nie mogą w nieskończoność wydłużać terminów płatności. Jeśli wszelkie narzędzia motywujące okażą się zawodne, można w rozmowie z klientem powołać się na istniejące regulacje prawne i zacytować wspomnianą ustawę. Omówiliśmy ją w poprzednim numerze Inter Trucka.
WINDYKACJA POLUBOWNA
cyjna i ostrzeżenie wpisania do rejestru dłużników. Inni potrzebują więcej czasu na zapłatę. Jeśli konsensus nie zostaje wypracowany, trzeba uruchomić procedurę windykacyjną. „Nie warto obawiać się współpracy z firmą windykacyjną. Obecnie takie firmy oferują nie tylko bardzo elastyczne i indywidualne podejście do klienta, ale też oparty na szacunku stosunek do dłużnika, co jest szczególnie istotne w procesie odzyskiwania należności korporacyjnych. Rolą doświadczonego negocjatora jest znalezienie najlepszych warunków spłaty zadłużenia, aby jak najszybciej rozwiązać problem i uchronić dłużnika przed pułapką „spirali długów”. Najczęściej stosowaną formą są: systemy spłat ratalnych, podpisywanie ugody lub restrukturyzacja bieżącego zadłużenia” – mówi Joanna Zawadzka, kierownik Departamentu Sprzedaży Usług Windykacyjnych w Kaczmarski Inkasso. Głównym celem windykacji polubownej jest osiągnięcie takich efektów, by dłużnik sam chciał porozumienia. To najszybsza i najtańsza droga do wyegzekwowania należności, która pozwala odzyskać pieniądze, bez narażania na szwank relacji biznesowych.
Wielu dłużników do spłaty należności mobilizuje już sama pieczęć prewen-
Na podstawie materiałów firmy Kaczmarski Inkasso
Stefan Prociak, kierownik Departamentu Prawnego w firmie Kaczmarski Inkasso
Według Ustawy o terminach zapłaty w transakcjach handlowych przedsiębiorca, który dostarczył towar lub usługę innej firmie, nie powinien czekać na wynagrodzenie dłużej niż 60 dni kalendarzowych. Termin ten można wydłużyć, jeśli przedsiębiorcy uwzględnią to w umowie i jeśli postanowienie to nie będzie rażąco nieuczciwe wobec wierzyciela. W przypadku, gdy termin zapłaty określony w umowie jest dłuższy niż 30 dni, wierzyciel ma prawo żądać od dłużnika odsetek ustawowych. Jeśli zaś wierzyciel uruchomi mechanizm windykacyjny, może żądać od dłużnika rekompensaty za koszty odzyskiwania należności w kwocie równej 40 euro.
23
22 4/2013
4/2013