Manual de Comunicación Digital

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Manual de Comunicaciรณn Digital

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www.unipamplona.edu.co/interaccionsocial

Una universidad incluyente y comprometida con el desarrollo integral

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Contenido

1. Presentación ........................................................................................... 4 2. Subportal Institucional ........................................................................... 5 a) Encabezado del sitio: ......................................................................... 6 b) Segmentación de los contenidos ..................................................... 6 c) La Dirección......................................................................................... 6 d) Equipo de Trabajo ............................................................................... 6 e) Nuestras Áreas .................................................................................... 7 f)

Contacto .............................................................................................. 7

g) Sala de Prensa..................................................................................... 7 h) Index: ................................................................................................... 8 Dimensiones y resolución: .............................................................. 8 b. Contenidos temporales: ..................................................................... 9 c. Vídeo: ................................................................................................. 10 d. Pie de enlaces:.................................................................................. 10 a) Notas informativas y/o periodísticas ............................................. 11 b) Otras Páginas de contenidos .......................................................... 11 3. Redes Sociales...................................................................................... 13 a) Ventajas ............................................................................................. 13 b) Cuentas Oficiales. ............................................................................. 14 c) Creación de cuentas Oficiales en Redes Sociales ..................... 15 d) Ejes temáticos en redes sociales .................................................... 16

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Eje Responsivo ...................................................................................... 16 4. Recomendaciones generales y protocolo en Redes Sociales........................................................................................................ 17 a) La escritura en Redes Sociales ........................................................ 18 b) Protocolo en Facebook:................................................................... 18 Diseños de perfil y portada........................................................... 18 Contenidos: .................................................................................... 19 c) Protocolo en Twitter: ......................................................................... 20 Diseños de perfil y portada........................................................... 20 Contenidos ..................................................................................... 20 Gestión de comentarios: .............................................................. 21 d) Protocolo en Instagram: ................................................................... 22 Diseños de perfil............................................................................. 22 Contenidos ..................................................................................... 22 Gestión de comentarios: .............................................................. 23

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1. Presentación El presente documento hace parte de las estrategias de comunicación que se adelantan entorno al manejo de la identidad digital de la Dirección de Interacción Social, dicha iniciativa se encuentra enmarcada dentro de las políticas de comunicación que a nivel institucional se adelantan desde la Universidad de Pamplona.

Por tal motivo, es un instrumento de consulta para el equipo de trabajo, la comunidad universitaria y especialmente para las personas encargadas en el área de las comunicaciones de dicha dependencia.

Aquí, se plantean las especificaciones técnicas, condiciones de uso y las recomendaciones de estilo para las diferentes publicaciones de contenidos en las plataformas actualmente autorizadas

tales

como:

Subportal,

Boletines

informativos

(egresados y general), redes sociales y espacio institucional en Radio Universidad de Pamplona.

Este manual tiene como objetivos la estandarización en los procesos de publicación de contenidos, la unificación de las estrategias de comunicación institucional en la web y la orientación de los comunicadores de las distintas áreas de la Dirección de Interacción Social.

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2. Subportal Institucional Dirección oficial: www.unipamplona.edu.co/interaccionsocial Manteniendo los principios de transparencia trazados mediante la política de comunicación de la Universidad de Pamplona, el subportal de Interacción Social es una herramienta que presenta la información relevante sobre el quécher de esta dependencia.

De esta manera, se ha contribuido en una herramienta virtual que genera cercanía y confianza

hacia los diferentes Stakholders

manteniendo un proceso de información constante, veraz y oportuna.

Cualquier contenido a publicar debe contar

por parte del

administrador del subportal, deberá contar con la debida revisión y autorización

del

jefe inmediato, en este caso, la persona

encargada de la Dirección de Interacción Social.

También es importante manejar imágenes que proyecten los valores institucionales tanto de la Dependencia como de la Universidad. Se recomienda el uso de imágenes concretas sin demasiado contenido textual.

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a)

Encabezado del sitio:

Se recomienda mantener el tipo de letra Century Góthic, para el texto y preservar el logo símbolo de la Dirección de Interacción Social.

b)

Segmentación de los contenidos

Al ingresar al sitio, el visitante en el menú o botonera principal encuentra 5 opciones de información para perfilar el contenido según el deseo de información del usuario distribuido de la siguiente manera: c) La Dirección En esta opción se encuentra toda la información requerida sobre aspectos normativos de la Dirección de Interacción Social.

d)

Equipo de Trabajo

Página de contenido exclusiva para realizar

una breve

presentación del Talento Humano de la Dependencia, se podrá realizar de 2 maneras:

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Una foto de todo el equipo.

Un diseño en el cual

cada miembro del equipo se

presente con fotografía individual, nombre, cargo y área a la que pertenece.

e)

Nuestras Áreas

Presenta un submenú en el que se ubican las Áreas que hacen parte directa de la Dirección de Interacción Social. f) Contacto Se habilita un formulario que contiene nombre y correo electrónico del área con la cual el visitante desea comunicarse.

g)

Sala de Prensa

Banco de noticias

clasificadas por meses que permiten

generar un espacio para memorias de las diferentes actividades realizadas.

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h)

Index:

Es una herramienta compuesta por una galería de imágenes que rotan automáticamente con el objetivo de destacar las principales noticias entorno a las actividades lideradas desde Interacción Social.

Dimensiones y resolución:

Las dimensiones para ésta siempre deben centrarse en las siguientes proporciones: 960 x 310 (ancho por alto).

Las fotografías deben tener una resolución alta y con un aspecto agradable, a fin de generar contenidos llamativos al visitante.

Este índex, se debe acompañar un texto o título no mayor a 500 caracteres referente a la actividad o nota anunciada que direccionará a la página de contenido para conocer la información completa de lo publicado. De lo contrario no se podrá publicar.

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b. Contenidos temporales:

En esta categorización de contenidos se ubica la sección “Anuncios”, la cual corresponde a información que por la misma dinámica institucional merece ser renovada constantemente y actualizada de acuerdo a las áreas correspondientes.

Los anuncios relevantes y de categoría alta deben ser marcados en negrita con el mismo tipo de letra ofrecido por el editor del subportal.

Si el anuncio es en relación a alguna actividad o evento a realizarse, la información debe ser explícita en cuanto a la fecha, hora y lugar.

En dado caso que el anuncio vincule a un afiche, promoción u otro diseño similar, se debe enlazar con el texto más indicado según sea el caso acompañado del término “ver”: (ver invitación, ver programación) que con un archivo de buena calidad.

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c. Vídeo: Este espacio está diseñado en la página principal del subportal con la intensión de promocionar los videos informativos entorno a la Dirección de Interacción Social los cuales pueden pertenecer inclusive a cualquiera de sus áreas.

De

igual

manera,

podrá

contener

producciones

audiovisuales entorno a contenidos institucionales, es decir, spots, programas demás productos realizados por la Oficina de Comunicaciones y Prensa de la Universidad.

Acotación: Todo vídeo publicado para la Dirección de Interacción Social, deberá ser alojado en el canal de vídeos de la Universidad de Pamplona y posteriormente incrustado en esta sección (vídeo) de la página de Interacción Social. d. Pie de enlaces: Es el espacio que permite al visitante conocer algunos enlaces que mantienen relación directa con la Dirección de Interacción Social.

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Cada enlace de estos se deberá ser representado por el logo de la dependencia, entidad o cualquiera sea el caso.

a) Toda

Notas informativas y/o periodísticas nota

que

se

publique

debe

ser

debidamente

autorizada por el director del área correspondiente y previamente revisada por el director (a) de Interacción Social.

Debe contar al final con la anotación de los créditos de a persona que la ha redactado, incluyendo área de trabajo a la que pertenece.

El nombre del redactor se debe encontrar en negrilla y en color rojizo.

b)

Otras Páginas de contenidos

Las fuentes que se utilizan al momento de redactar un texto son las que se encuentran predeterminadas por el editor del subportal,

para asegurar la visibilidad en todos los

navegadores.

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En este sentido, es recomendable antes, utilizar un editor de texto (Bloc de notas o word) para establecer el tipo de justificaciĂłn y espacios.

De la misma manera, se sugiere mantener un proceso de notas periodĂ­sticas de manera regular a fin de mantener los procesos de informaciĂłn.

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3. Redes Sociales Se debe tener en cuenta que actualmente la Dirección de Interacción Social no se encuentra presente en las redes sociales con una cuenta oficial y/o única que permita movilizar contenidos en múltiples formatos para todas las áreas. Por ende, solo cuenta con este espacio la Oficina de Apoyo y seguimiento al Egresado.

Por tal motivo, es de aclarar que todo contenido que se encuentre a disposición para ser divulgado siendo amparado como información oficial, deberá contar con el visto bueno y/o revisión de la persona a cargo de la Dirección de Interacción Social.

Cada red social permite diferentes personalizaciones de sus perfiles y cuentas que exigen diferentes medidas en sus portadas, foto perfiles, y publicaciones de biografías, por tal motivo, es fundamental definirlas para las principales redes en que está presente la Dependencia.

a)

Ventajas

Las redes sociales han llegado para quedarse, y no solo en el ámbito personal, por ende, hay que planificar, saber qué objetivos cómo Dependencia se persigue, midiendo su impacto y receptividad, fortalecedores de una identidad digital.

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b) RED SOCIAL AUTORIZADA

Cuentas Oficiales DEPENDENCIA Y PERFIL DE USUARIO

DESCRIPCIÓN

OASE

Facebook

Twitter

Instagram

Desde esta plataforma, se generan procesos de Egresados Universidad información, atención interne y de Pamplona publica a los usuarios.

OASE Es una de las redes sociales que de cierta manera permite generar publicaciones de hasta @oaseup un máximo de ciento cuarenta caracteres con nuestros seguidores.

OASE Es una de las redes sociales que permite hacer uso de la fotografía y el diseño gráfico Egresado_unipamplona como método de información, con vídeos de hasta 60 segundos.

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c)

Creación de cuentas Oficiales en Redes Sociales En caso que algún área desee crear una nueva cuenta en alguna red social, debe presentar ante el jefe inmediato los argumentos por los cuales considera la apertura de la misma.

Cada cuenta debe contar con la respectiva autorización y/o aval del Director de Interacción Social y posteriormente debe informar del nuevo canal a la Oficina de Comunicaciones y Prensa.

Al presentar una propuesta para nueva (s) cuenta (s) en redes sociales, se deberá notificar en la solicitud quien será el responsable de esta cuenta y bajo qué criterios considera se debe generar la apertura de la misma.

Las nuevas cuentas que se deseen crear deberán contar con un correo electrónico institucional, según el área.

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d)

Ejes temáticos en redes sociales

Eje Responsivo En los procesos que existan comentarios que requieran una respuesta de parte del área u oficina especifica, se debe propiciar por animar a la conversación y fomentar el diálogo promoviendo comentarios respetuosos.

Se debe atender con prontitud las consultas o novedades relacionadas con el área encargada.

Si al momento de recepcionar una consulta, el administrador de la plataforma no se conoce la respuesta que debe brindar, deberá responder al usuario e indicar que su inquietud será redirigida al área correspondiente adjuntando en lo posible los datos de contacto del solicitante para tramitar el caso y brindar la respuesta según el área de consulta.

Eje Informativo Toda información debe estar contenida en el espacio que la publicación brinda para esto, es decir, dichas piezas no deberán tener contenido escrito extenso dispuesto para ser leído a fin de motivar al visitante a leer toda la información.

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4. Recomendaciones generales y protocolo en Redes Sociales.

El administrador de las redes debe tener un trato respetuoso hacia los seguidores de cualquiera de las redes.

Se debe tener en cuenta que pese a comentarios fuertes que se pudieran presentar, estos, no se pueden bloquear o eliminar (ni siquiera sus perfiles), en tal caso, se debe realizar un seguimiento a estos a fin de brindarle una solución a las personas que puedan estar insatisfechas frente a algún inconveniente.

Se deben evitar comentarios que atenten contra el buen nombre de la Institución, Dependencia y Área.

Antes de difundir cualquier publicación o respuesta, esta se debe revisar y ajustar a los principios establecidos por la Oficina de Comunicaciones y Prensa de la Universidad de Pamplona.

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Se debe realizar un seguimiento a las redes institucionales de la Universidad de Pamplona, con el objetivo de mantenerse informado y compartir los contenidos en las plataformas de la Dirección de Interacción Social si existiera relación.

a)

La escritura en Redes Sociales La información en las redes sociales debe ser mostrada de una manera clara, concisa y precisa.

El encargado de las redes sociales debe citar correctamente haciendo uso de las comillas cuando se trate de frases o escritos de terceras personas.

Al momento de realizar publicaciones se debe aplicar un correcto uso de los signos de interrogación y exclamación.

b)

Protocolo en Facebook:

Diseños de perfil y portada Para la foto de portada, se recomienda el uso y diseños de imágenes concretas sin grandes contenidos

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de texto, se sugiere tener en cuenta el logo de la Oficina de Apoyo y Seguimiento al Egresado (OASE).

Dichos diseños deben contar con las dimensiones: 851x315 Px. La cuenta oficial debe contar con un avatar de perfil con las siguientes dimensiones: 180x180 Px., se recomienda algo sencillo con poco texto.

Contenidos: Se recomienda un proceso de actualización diaria de las cuentas en esta red Social, con al menos una publicación.

Se podrán realizar publicaciones referentes a noticias relevantes en las cuales la fuente sea la propia universidad o los distintos medios de comunicación institucionales con los que contamos.

Se sugiere realizar diseños para promocionar temas de interés según sea el caso: Ofertas laborales, promoción de eventos, campañas digitales, entre otros. Que se puedan presentar.

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c)

Protocolo en Twitter: Diseños de perfil y portada

Para la foto de portada, se recomienda el uso y diseños de imágenes concretas sin grandes contenidos de texto, se sugiere tener en cuenta el logo de la Oficina de Apoyo y Seguimiento al Egresado (OASE) o según sea la dependencia.

Dichos diseños deben contar con las dimensiones: 1000x400 Px.

La cuenta oficial debe contar con un avatar de perfil con las siguientes dimensiones: 400x400 Px., se recomienda algo sencillo con poco texto.

Contenidos Se recomienda un proceso de actualización diaria de las cuentas en esta red Social, con al menos una publicación.

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Con el objetivo de mantener un proceso de movimiento en esta plataforma, es recomendable retwittear publicaciones de interés de los seguidores y de otros públicos.

Se podrán realizar publicaciones referentes a noticias relevantes en las cuales la fuente sea la propia universidad o los distintos medios de comunicación institucionales con los que contamos.

Se recomienda recortar o acortar aquellos enlaces que acompañarán publicaciones en Twitter. Esto, teniendo en cuenta la estética de la publicación y el límite de 140 caracteres.

Se sugiere hacer uso de etiquetas o Hashtags con el ánimo de categorizar temas específicos; esta herramienta permite dicha tendencia.

Gestión de comentarios:

Se debe realizar permanente monitoreo a las cuentas en Twitter, reconociendo las menciones que los usuarios hagan a nuestra cuenta y comentarios.

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d)

Protocolo en Instagram: Diseños de perfil

Se recomienda el uso y diseños de imágenes concretas sin grandes contenidos de texto, se sugiere tener en cuenta el logo de la Oficina de Apoyo y Seguimiento al Egresado (OASE) o según sea la dependencia.

La cuenta oficial debe contar con un avatar de perfil con las siguientes dimensiones: 110 x 100 Px., se recomienda algo sencillo con poco texto.

Contenidos Se recomienda un proceso de actualización diaria de las cuentas en esta red Social, con al menos una publicación.

Se podrán realizar publicaciones referentes a laborales, encuentro de egresados y oportunidades según el sea el área.

ofertas demás

Se sugiere hacer uso de etiquetas o Hashtags con el ánimo de categorizar temas específicos; esta plataforma.

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Gestiรณn de comentarios:

Se debe realizar permanente monitoreo a las cuentas en Instagram, reconociendo las menciones que los usuarios hagan a nuestra cuenta.

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Observación: El presente documento rige desde el segundo semestre de 2016 y podrá

ser sometido a modificaciones en caso de

considerarse necesario,

bajo la expresa autorización de la persona

encargada de la Dirección de Interacción Social y asesoría de la Oficina de Comunicaciones y Prensa.

Proyectó: JOSÉ ANTONIO WILCHES Pasante Área de Comunicaciones

Revisó: CARLOS ADRIÁN SÁNCHEZ GARCIA Director Oficina de Interacción Social

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