A NUESTROS AMABLES LECTORES

Pregunta:

¿Existe alguna sanción o restricción para aquellos funcionarios que dentro de sus facultades está el de autorizar, pero su firma siempre está la realizan con facsímil?

Respuesta:

La firma con facsímil cuenta con la misma validez y fuerza legal que la impresa manualmente. Su finalidad es expresar la autorización o consentimiento del acto o documento en el que está estampada por el funcionario público al que le pertenezca.

Se recomienda formular un acuerdo por el titular de la entidad o dependencia, en que se reglamente su uso y se brinde certeza de los funcionarios que están autorizados para ello, así como lo más importante al momento de deslindar responsabilidades, que es el personal que lo tenía bajo su custodia. Por ejemplo, que su uso sea solamente cuando el titular esté fuera de la institución y exista una bitácora de tales hechos para que sólo valga cuando haya una fecha cierta.

De preferencia, el facsímil debería ser visto como un instrumento de ayuda para los miles de documentos que un titular podría firmar, no como la substitución del titular, a quien le podrían surgir muchos problemas si la persona a quien le encargó su resguardo no cumple con recelo suficiente dicho mecanismo.

En otras palabras, usen el facsímil para evitar cansarse y autorizar pronto, pero que esté siempre en poder de quien le pertenece la firma.

Pregunta:

¿Los bienes que se dan de baja, sólo es de manera interna o ante cuál dependencia estatal?

Respuesta:

La baja de bienes no es sólo un acuerdo de desuso o desechamiento de los bienes, es un acto con repercusiones económicas, contables y patrimoniales. Lo que significa que al dar de baja debemos cuidar lo siguiente:

Que exista un dictamen por el funcionario competente del motivo acreditado, documentado y justificado de la baja, describiendo las razones y el número patrimonial o de inventario;

Que se informe a la instancia competente, generalmente la Secretaría de Administración, que cuenta con una unidad administrativa de control de inventarios o patrimonio, en el caso de gobierno central, o de la junta de gobierno en caso de organismos paraestatales, así como del órgano de control local.

• Que se realicen los movimientos contables y registrales correspondientes, pues la baja tiene una repercusión en el valor de los activos y en diversos estados financieros la baja (y el alta) de activos debe estar conciliada.

Buz N De Lectores

Pregunta:

Hola, tengo una duda. ¿Qué podemos hacer si un funcionario no nos quiere recibir un oficio, me puede orientar?

Respuesta:

Debes pedir la intervención del Órgano Interno de Control, encargado de vigilar el adecuado uso de las funciones de todos los integrantes de la Administración Pública. Negarse a sellar de acuse de recibido podría ser una falta administrativa, pues la obligación de atender los asuntos que sean competencia de cada organización o servidor público no significa que estén obligados a dar una respuesta satisfactoria a la petición, de ahí que nadie debería negar el recibir oficios.

En caso de que el motivo del rechazo sea por no considerarse competente, así manifestarlo, de forma económica, pero si persiste la petición de recibir, el oficio debe aceptarse y, en su caso, contestar explicando la incompetencia o improcedencia de la petición.

En muchas ocasiones los oficios no son peticiones, sólo son para efectos de notificar. Si se llegan a negar a recibir, y el órgano de control no te desea ayudar, a su vez repórtalo por oficio a la Secretaría local de Contraloría para que ellos procedan conforme a derecho (lo cual significa todo y nada, pero ya tienes tú el acuse de que informaste de la situación y tu pretensión de notificar fue cumplida al máximo de tus capacidades).

En casos más extremos, la fe pública puede ayudar acudiendo a un acta circunstanciada si alguien de la dependencia o entidad puede (hay casos en los reglamentos que los tienen previsto) o a un notario público. Recuerda, la responsabilidad podría acabar con el simple hecho de notificar. Cierra el círculo documentando que pretendías notificarle.

Si te encuentras en el desarrollo de algún proceso en la Administración Pública y tienes alguna duda, predicamento o complicación, envía tus comentarios al correo: buzondelectores@imdfin.com.mx, explicando la inquietud y la Entidad Federativa en la que te encuentras, sin especificar nombre completo, dependencia, entidad o personas involucradas.