62 Ano 15 Janeiro/Fevereiro
2017
Informativo do Grupo IOV
IOV é a primeira instituição do Brasil a obter certificação de qualidade da ASCO
O
IOV é a primeira clínica da América Latina e a segunda fora dos Estados Unidos a receber a certificação QOPI (Quality Oncology Practice Initiative). Concedido pela ASCO (Sociedade Americana de Oncologia Clínica). O certificado do QOPI é um reconhecimento ao IOV pela adoção das melhores práticas internacionais no tratamento do câncer. “Participamos do QOPI desde 2008, mas esta é a primeira vez que fomos auditados diretamente por eles para obtermos a certificação de excelência. Isso mostra que estamos no caminho certo, proporcionando ao paciente uma assistência médica de excelência alinhada ao atendimento integrado”, explica o médico oncologista Dr. Carlos Frederico Pinto, diretor executivo do IOV. Para receber a certificação, o IOV passou primeiramente por um programa de qualidade voltado para o cuidado e a segurança dos pacientes. Na avaliação, foram medidos mais de 100 critérios de qualidade, com base em recomendações publicadas e opiniões de especialistas. O Instituto passou ainda por uma auditoria presencial em janeiro de 2017, através de uma análise rigorosa dos
DO
E VAL
IA ALE LOG ALE O V NCO OV IA D E O IA D OG UTO D OG OL OL NC INSTIT NC EO EO D D UTO UTO TIT TIT INS INS
profissionais oncológicos, incluindo médicos e enfermeiros. O processo de inspeção se repete a cada três anos para garantir a excelência do atendimento prestado. Todo o fluxo assistencial é verificado, e também se ele está representado pelas melhores práticas internacionais hoje estipuladas. “A obtenção desta certificação, dentro da especialidade oncológica, pela principal sociedade médica da área, representa para os profissionais do IOV um objetivo ímpar, um orgulho enorme, e nos mantém cada vez mais
INSTITUTO DE ONCOLOGIA DO VALE
INSTITUTO DE INSTITUTO ONCOLOGIA DE ONCOLOGIA DO VALE DO VALE
seguros de que estamos no caminho certo para os nossos pacientes”, afirma o diretor executivo do IOV. AUDITORIAS DA CERTIFICAÇÃO CANDENSE E DA ONA TAMBÉM TIVERAM RESULTADOS POSITIVOS Além da certificação inédita QOPI, o IOV também passou recentemente pelas auditorias de manutenção da certificação canadense Qmentum International e da Organização Nacional de Acreditação. “Passamos por ambas as auditorias sem nenhum tipo de observação e
mantivemos ambos os certificados. O que é muito importante para nós pois nossa diretriz é segurança e a certificação nos mostra que estamos no caminho certo porque ela é focada na assistência segura do paciente”, destaca a gerente Lean Office, Stela Maris. A certificação canadense Qmentum International orienta e monitora os padrões de alta performance em qualidade e segurança, utilizando critérios internacionais com validação mundial. Já a Acreditação com Excelência pela ONA (Organização Nacional de Acreditação), certifica que que a instituição atende aos critérios de segurança, apresenta gestão integrada, com processos ocorrendo de maneira fluida, plena comunicação entre as atividades e demonstra uma cultura organizacional de melhoria contínua.
Isso mostra que estamos no caminho certo, proporcionando ao paciente uma assistência médica de excelência alinhada ao atendimento integrado
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EDUCAÇÃO CONTINUADA
EDITORIAL
I
Investir na qualidade e segurança do cuidado através da melhoria contínua, aplicando a mentalidade enxuta através de toda a organização já faz parte do DNA do Instituto de Oncologia do Vale. Nossas equipes estão em constante evolução e sempre focadas em criar valor para nossos pacientes, seus familiares e nossos colaboradores, oferecendo a melhor assistência multiprofissional. Os resultados dessa dedicação chegam diariamente até nós, tanto por meio do feedback de pacientes e seus familiares, quanto do reconhecimento de entidades nacionais e internacionais que recebemos. Um exemplo desse reconhecimento que nos dá a certeza de estarmos no caminho certo é a conquista da certificação Quality Oncology Practice Initiative (QOPI®), concedida pela Sociedade Americana de Oncologia Clínica (ASCO). Hoje, somos a primeira instituição certificada no Brasil e na América Latina e a segunda fora dos Estados Unidos, além disso, somos reconhecidos como referência em pensamento Lean na área da saúde. Mas o maior e o melhor resultado de todos os dias é saber que nossos pacientes estão sendo atendidos de acordo com as melhores práticas internacionais de cuidado e que continuamos progredindo na nossa luta contra o câncer. É daí que vem nossa energia.
Técnicos em Radioterapia participam de treinamentos no IOV Visando promover a educação continuada, orientar, capacitar e dar oportunidade de desenvolvimento aos técnicos e tecnólogos, o Instituto de Oncologia do Vale promove mensalmente treinamentos específicos para a equipe de radioterapia. As aulas são direcionadas aos técnicos e contam com colaboração e acompanhamento da equipe médica e física do serviço. “Os treinamentos ajudam os técnicos a atuar sempre com mais eficiência, embasamento e segurança na sua vida profissional”, afirma a médica radioterapeuta do IOV, Dra. Sarah Leal. Os treinamentos são teóricos e práticos, com abordagens de múltiplos aspectos da radioterapia. Entre os temas que já foram trabalhados estão a física da radioterapia, indicações e a diferença entre elas, psicologia na oncologia, proteção radiológica, além de treinamentos práticos de simulação, realização de máscaras termoplásticas, posicionamento e tratamento nos aceleradores lineares. Em um dos treinamentos, a psicóloga Patrícia Castro enfatizou as características principais, necessidades e abordagens ao paciente oncológico do ponto de vista dos fenômenos emocionais. Segundo a Dra. Sarah Leal, os treinamentos promovem ganhos significativos na prática diária e melhoram a qualidade do atendimento aos pacientes. “O conhecimento geral da especialidade possibilita aos técnicos enxergarem o tratamento do paciente como um todo, desde o momento da primeira consulta com o médico, passando pelo planejamento e tratamento, até o momento da alta do nosso serviço. Com isso, fica claro para eles a importância do seu papel no tratamento do paciente”, explica a médica.
Dr. Carlos Frederico Pinto Diretor Executivo do IOV
EXPEDIENTE Responsável Técnico: Dr. Carlos Flávio Turci – CRM 27.301 / Diretoria: Dr. Adriano Diniz B. Mendes, Dr. Carlos Flávio Turci, Dr. Carlos Frederico Pinto e Dr. Marcelo Taborda | Comunicação e MKT IOV: Fabiano Gaspar Vieira | IOV & Você circula junto aos pacientes, familiares, área médica e profissionais da saúde. Correspondências devem ser enviadas sob o título “Jornal IOV & Você” para: Rua Major Antônio Domingues, 472 – SJC – 12.245-750. Tel.: (12) 3924-9055. E-mail:iov@iov.med.br. *Registrado no cartório de registro de notas e documentos sob o número 171517 | Produção: Agência de Imprensa - Tel.: (12) 3913-3858 www.agenciadeimprensa.com.br – Coordenação de Jornalismo e Edição: Areta Braga – Jornalista Responsável: Areta Braga MTb 38.005 – Redação: Liane Mota e Rafaela Garcia - Fotos: Arquivo/ Divulgação – Diagramação: Luiz Carlos Coltro – Revisão: Maurícia Maciel – Gráfica: Copcentro – Tiragem: 800 exemplares.
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DESTAQUE
IOV atinge a marca de mil Reuniões Clínicas
O
Instituto de Oncologia do Vale alcançou a marca de mil reuniões clínicas. A proposta desses encontros, que vem sendo realizados desde 1995, é reunir a Equipe Multiprofissional do IOV, composta por médicos oncologistas e radioterapeutas de São José dos Campos e Taubaté, farmacêuticos e enfermeiras, para a discussão dos casos clínicos selecionados pela equipe médica e os demais profissionais do Instituto. “Nosso objetivo é concentrar o maior número de profissionais para definir, em consenso, a melhor conduta garantindo o tratamento mais adequado, principalmente em situações nas quais possam surgir dilemas terapêuticos e éticos”, explica o médico oncologista Dr. Carlos Frederico Pinto, diretor
executivo do IOV. As reuniões acontecem todas as terças-feiras, em um período que os profissionais ainda estão no horário de trabalho, dessa forma são estimulados a participar dos encontros. O diretor executivo do IOV, Dr. Carlos Frederico Pinto, ressalta a
importância das reuniões. “A marca de mil reuniões representa a consistência e a perseverança que é essencial na luta contra o câncer. Ela também reforça o espírito de que, sim, temos sempre algo novo para fazer ou para melhorar no que fazemos. E se queremos melhorar o tratamento
dos nossos pacientes, precisamos continuar refletindo e discutindo casos incessantemente”, comenta. As Reuniões Clínicas acontecem semanalmente e são abertas para todo profissional de saúde interessado em discutir casos clínicos oncológicos. Mais informações: (12) 3924-9055.
Cuidado Coordenado: tratamento com mais segurança
C
om o objetivo de acompanhar o tratamento dos pacientes para que todas as etapas do cuidado sejam realizadas com precisão dentro do tempo estabelecido pela literatura, o IOV instituiu o Cuidado Coordenado.
“O Cuidado Coordenado surgiu da necessidade de acompanhar o paciente na sua trajetória durante o tratamento oncológico ambulatorial no IOV, evidenciando e corrigindo atrasos, conflitos e problemas na transição das várias etapas que norteiam o tratamento”, afirma a coordenadora de enfermagem sênior, Elisangela Keli Romano. Com esse gerenciamento das etapas críticas do tratamento, o Cuidado Coordenado diminui falhas em relação aos pacientes, promovendo a segurança e sucesso no tratamento. Os colaboradores recebem informações específicas através de rounds diários e verificam a necessidade individual dos pacientes, abrangendo os setores da Enfermagem, Psicologia e Administrativo. “O tratamento oncológico é composto pelo envolvimento de toda uma equipe multidisciplinar, que está conectada e gerenciando todo o tratamento do paciente seja na sua complexidade clínica ou administrativa”, explica Elisangela Romano.
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RELATÓRIOS DE SEGURANÇA
Segurança do Paciente no Grupo IOV nos últimos 6 meses HISTÓRICO DOS EVENTOS SENTINELA EVENTO SENTINELA POR PROCEDIMENTO - UNIDADES DE QUIMIOTERAPIA - 2016/2017
0,1 0,08 0,06 0,04 0,02 0
0 set 16
0,01144
0,001095
0 out 16
nov 16
0
0 dez 16
jan 17
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EVENTO SENTINELA POR APLICAÇÃO - UNIDADES DE RADIOTERAPIA - 2016/2017
0,1 0,08 0,06 0,04 0,02 0
0,00013 set 16
0
0
0
0
out 16
nov 16
dez 16
jan 17
Observamos no gráfico que o índice de Eventos Sentinela está abaixo de 0.
0,00022 fev 17
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HISTÓRICO DE TRIGGERS GLOBAL TRIGGERS TOOL ‐IOV SJC
10,00 8,00 6,00
Meas
4,00
Meas
2,76 1,86
2,00 10,00 8,00
0,00
0,00 jun 16
0,00 jul 16
0,00 ago 16
set 16
0,00 out 16
0,00 nov 16
0,00 dez 16
6,00
Observamos no gráfico que nosso índice de Triggers é abaixo da referência do IHI, que 4,00 é de 5% para 1.000 atendimentos/procedimentos. (Atualização Trimestral)
Measure #1: Danos/1000 atendimentos Measure #2: Danos/1000 procedimentos
2,76 1,86
2,00
HISTÓRICO DE ALERTAS DE SEGURANÇA 0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
ALERTAS DE SEGURANÇA - UNIDADES DE QUIMIOTERAPIA - 2016/2017
jun 16
180 160 140 120 100 80 60 40 20 0
jul 16
ago 16
set 16
166
out 16
nov 16
dez 16
164
151 149
123
set 16
0,00
out 16
nov 16
dez 16
jan 17
158
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ALERTAS DE SEGURANÇA - UNIDADES DE RADIOTERAPIA - 2016/2017
60 51
50 40 30
33
33
31
30
37
20 10 0 set 16
out 16
nov 16
dez 16
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Observamos no gráfico o crescimento dos Alertas de Segurança, resultando em mais segurança na assistência.
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GESTÃO
Estrutura de gestão inovadora do IOV
P
ara manter a cultura Lean, após a aquisição das três unidades de radioterapia, em 2013, o Instituto de Oncologia do Vale, remodelou seu processo de gestão. O modelo vertical do Grupo IOV, onde a gerente de enfermagem era responsável exclusivamente pela sala de quimioterapia, a gerente de farmácia era responsável somente pela farmácia, e assim sucessivamente, foi extinto e um novo formato passou a ser adotado.
Tanto a existência do Site Manager quanto do VSM nos permitiu analisar o fluxo integrado “Quando nós crescemos, precisamos manter o sistema de gestão Lean na instituição, que era focado na segurança do paciente. A forma como fazíamos não era sustentável com a aquisição das novas unidades, então surgiu a necessidade de criarmos este novo modelo com os Site Managers e Value Stream Managers”, afirma a gerente Lean Office Stela Maris. Com a mudança, a estrutura do IOV passou a contar com um diretor executivo, abaixo dele são quatro Site Managers e o Lean Office. O Site Manager de São José é responsável pelas unidades joseenses, o mesmo acontece com o Site Manager de Taubaté, ele é responsável pelas unidades da cidade. Eles são responsáveis por
tudo que se relaciona com assistência. O Site Manager do Corpo Clínico é responsável por todos os médicos do grupo IOV. O Site Manager do Centro de Serviços Compartilhados é responsável por todo fluxo não-assistencial (financeiro, faturamento, logística, recursos humanos, segurança e saúde ocupacional, jurídico, controladoria, manutenção predial, comunicação e marketing e tecnologia da informação). O Lean Office desenvolve e presta todo o suporte às unidades, sobre o conceito da filosofia Lean. Além da figura do Site Manager, o IOV também conta com os VSM’s (Value Stream Managers), que estão presentes em cada unidade. “O VSM é responsável pelo paciente desde a sua entrada até a saída. Então independente se ele está em consulta médica, enfermaria ou recepção, o VSM o observa e está atento as necessidades do cuidado.Também contamos com o VSM de ambiente, responsável pela organização do trabalho e padronização dos processos. A área de equipamentos, manutenção e estrutura predial também conta com um VSM que é responsável por todas as etapas e processos destas áreas”, conta a gerente Lean Office. O papel do VSM é se atentar ao paciente em todas as etapas do processo com foco na segurança. Ele pode negociar em todas as etapas do processo, com autonomia, para direcionar e alinhar o fluxo assistencial. A pessoa que
REPRESENTAÇÃO DA ESTRUTURA DE GESTÃO IOV VSM FLUXO DO AMBIENTE
VSM FLUXO DA ASSISTÊNCIA
VSM FLUXO MATERIAIS E EQUIPAMENTOS
SITE MANAGER
fica acima desse processo, analisando as três unidades e fazendo conexões entre elas é o Site Manager. ATENDIMENTO MAIS ÁGIL Com essas mudanças foram criadas diversas linhas dedicadas aos pacientes. “Na operação temos uma linha dedicada ao paciente de sala rápida, que são aqueles que fazem quimioterapia de curta duração e que não passam pelo fluxo geral; criamos também uma linha dedicada aos pacientes de medicação via oral, que
antes precisavam passar por todas as etapas de um processo tradicional. Tanto a existência do Site Manager quanto do VSM nos permitiu analisar o fluxo integrado e com isso criar essas propostas”, explica Stela Maris. Segundo a gerente Lean Office, na sala rápida de São José dos Campos houve um ganho de tempo de 50%para o paciente. Já em medicação oral este ganho foi para 80%. “Além disso também tivemos aumento nos índices de segurança e satisfação do paciente”, afirma.
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EQUIPE
Qualidade no atendimento começa na Recepção
N
as unidades do CENON - Centro de Oncologia Radioterápica do Vale, o tratamento de um paciente já começa com um atendimento de qualidade e humanizado
Todos aqui estão dispostos a atendê-los com carinho, atenção e, acima de tudo, com muito respeito na recepção. O foco do setor da Recepção é atender os pacientes, superando suas expectativas e de seus familiares que muitas vezes também estão fragilizados com o diagnóstico. É uma atividade que requer muita paciência e atenção, pois é o início do atendimento do
paciente nas unidades. É na Recepção que os pacientes são liberados para consulta e tratamento radioterápico, agendamento de consultas e exames, como tomografia de planejamento de radioterapia e braquiterapia. “Todas essas rotinas exigem muita paciência e atenção para que o fluxo de atendimento seja realizado corretamente e com segurança”, explica a Analista de Relacionamento do Cenon, Sarah Neta. A equipe da Recepção já tem o conhecimento prévio dos pacientes que irá receber diariamente, assim é possível antecipar as questões administrativas que envolvem os processos do atendimento, agilizando e dando prioridade ao acolhimento do paciente
Da esquerda para a direita: Chênia Toledo, Sarah Sacilotti, Priscila Kelly e Daniele Souto.
que chega às unidades. “Os colaboradores são atualizados diariamente através do round, momento em que são abordados os assuntos referentes ao fluxo do dia. É realizado semanalmente, o fechamento do Quadro Gerador de Ideias, no qual são discutidas ações para a melhoria do fluxo. Todos os colaboradores têm a liberdade para dar ideias, a fim de proporcionar a melhoria contínua dos processos”, comenta Sarah Neta. O atendimento humanizado é uma das marcas de todo o Grupo IOV e isso é trabalhado constantemente com os colaboradores. “Precisamos ter empatia, procuramos atender com alegria, sempre recebendo os pacientes e seus familiares com um sorriso no rosto. Também estamos preparados e
dispostos a esclarecer suas dúvidas e buscamos entender o momento que cada paciente está passando”, comenta a analista. Todo esse cuidado e carinho oferecido na recepção, quando o paciente chega ao CENON, reflete positivamente durante o tratamento e no relacionamento com toda a equipe. “Os pacientes e familiares já estão passando por um momento tão delicado e quando chegam nas unidades precisam e buscam apoio e carinho. Todos aqui estão dispostos a atendê-los com carinho, atenção e, acima de tudo, com muito respeito, a fim de minimizar a dor e a angústia deles, transmitindo segurança durante todo o tratamento”, conclui Sarah.
Da esquerda para a direita: Elaine Samoel, Helen Daiane, Poliana Reis e Susilei Alvarenga.
