ITAA-zine | Numéro 2 - Mai 2020

-ZIN E Numéro 2 | Mai 2020

Édition mensuelle – Bureau de dépôt Gent X – P409030

TVA sur les locations de biens immeubles Depuis le 1er janvier 2019, il est possible, dans un contexte B2B, de soumettre les locations de biens immeubles à la TVA.

Pexels.com, Philipp Birmes.

Colophon Une période éprouvante qui stimule la résilience exceptionnelle des titulaires de professions économiques. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 TVA sur les locations de biens immeubles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Dossier CSA : quelques dispositions impératives

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Des avantages non récurrents liés aux résultats comme optimisation du bonus ? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 L’assemblée générale sans réunion physique . . . . . . . . . . . . . 14 Arrondi des paiements en euro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

ITAA-zine Magazine mensuel de l’ITAA (ne paraît pas en janvier et en juillet) N° 2/2020 ADMINISTRATION ET RÉDACTION ITAA, Boulevard Emile Jacqmain 135/2, B-1000 Bruxelles Tél. : +32 2 240 00 00 E-mail : info@itaa.be COORDINATION DE LA RÉDACTION Stéphane De Bremaeker (NL) – stephane.debremaeker@itaa.be Gaëtan Hanot (FR) – gaetan.hanot@itaa.be COMITÉ DE RÉDACTION Stéphane De Bremaeker, Gaëtan Hanot, Chantal Demoor, Sophie Bosschaerts, François Lezaack, Bart Van Coile (Président), Frédéric Delrue (Vice-Président), Geert Lenaerts, Eric Steghers IMAGES iStockphoto, Pexels TRADUCTIONS House of Words et IGTV

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7 iStockphoto.com/Chonlachai.

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ÉDITEUR RESPONSABLE B. Van Coile, Boulevard Emile Jacqmain 135/2, B-1000 Bruxelles AVIS AUX LECTEURS Les auteurs, le comité de rédaction et l’éditeur veillent à la fiabilité des informations publiées, lesquelles ne pourraient toutefois engager leur responsabilité. Les articles représentent les points de vue et les opinions des auteurs et donc pas nécessairement ceux de l’Institut ou du comité de rédaction.

L’Institut des conseillers fiscaux et des experts-comptables (ICE) a été créé par la loi du 17 mars 2019. L’ICE se présente en tant qu’ITAA, et est le résultat d’une fusion entre l’IEC et l’IPCF. L’ITAA est géré par un Conseil et un Comité exécutif. Plus d’informations via : www.itaa.be. ÉDITEUR Wolters Kluwer Belgium Motstraat 30, B-2800 Mechelen

3 PR É FAC E

Une période éprouvante qui stimule la résilience exceptionnelle des titulaires de professions économiques Cela n’a échappé à personne, beaucoup d’entreprises font face à de grandes difficultés financières et leur nombre va indubitablement augmenter encore. En ces temps difficiles, les entrepreneurs comptent plus que jamais sur les conseillers privilégiés que sont les membres de l’ITAA. Notre tissu économique est composé en grande partie de PME. La crise actuelle a clairement montré que les membres de l’ITAA ont un rôle social à jouer, qui va bien au-delà de la rhétorique autour de nos professions.

Nos missions consistent à fournir une assistance administrative aux entrepreneurs pour les aider à s’y retrouver dans le dédale des législations financières et fiscales. De cette façon, nous les aidons à progresser fortement. Ces dernières semaines, l’ITAA a également aidé à débroussailler le terrain en filtrant les informations et en vous envoyant des messages via l’ITAA-Flash. De plus, nous avons mené un travail de lobbying pour une plus grande reconnaissance de nos professions, ce qui s’est traduit par une représentation au sein du groupe d’experts de l’ERMG qui, par ailleurs, a pris des mesures très concrètes.

En outre, nous avons constaté de la part de nos membres une résilience incroyable : des initiatives sur les réseaux sociaux, de nombreuses propositions faites à notre Servicedesk,

l’utilisation de nouvelles applications numériques et surtout, une adaptation rapide aux nouvelles conditions de travail. Tout ceci représente une tendance positive à développer dans le futur.

Concernant la numérisation, plus de 1 000 cabinets ont récemment rejoint Unified by Invoicing, la plateforme de facturation électronique développée par l’Institut en collaboration avec Billtobox. En outre, nous constatons que de nombreux membres de l’ITAA ont intensifié leurs services aux entrepreneurs.

Malgré tous vos efforts et les nôtres, les difficultés que rencontrent nombre de vos clients vont indubitablement avoir des répercussions sur votre propre trésorerie. Nous vous encourageons donc à faire mentir l’adage du cordonnier mal chaussé et vous encourageons à prendre les mesures pour éviter à votre propre cabinet des soucis financiers.

Nous sommes conscients que les nombreux changements au sein de votre institut et du cadre réglementaire de la profession soulèvent parmi vous de nombreuses questions. C’est pourquoi nous avons décidé à l’ITAA d’organiser quelques sessions pendant lesquelles vous pourrez poser vos questions relatives à votre nouvel institut ou sur la législation relative à

l’ITAA. Les représentants du conseil prendront le temps de répondre à vos préoccupations et de chercher des solutions là où c’est nécessaire.

Entre-temps, nous avons rédigé un nouvel ITAA-zine contenant plusieurs articles intéressants sur certaines dispositions obligatoires du nouveau CSA, sur les organisations d’assemblées générales à distance, sur la TVA en matière de locations immobilières, ...

Nous vous souhaitons une agréable lecture.

Bart Van Coile Président

Frédéric Delrue Vice-Président

Magazine mensuel de l’ITAA | N° 2 | Mai 2020

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TVA sur les locations de biens immeubles Depuis le 1er janvier 2019, il est possible, dans un contexte B2B, de soumettre les locations de biens immeubles à la TVA (loi du 14 octobre 2018, Moniteur belge du 25 octobre 2018). Ce nouveau régime optionnel est prévu à l’article 44, §3, 2º, d), Code TVA. Il concerne les bâtiments neufs ou rénovés pour lesquels la TVA a été exigible pour la première fois au plus tôt le 1er octobre 2018.

Cette condition de première exigibilité ne s’applique pas aux bâtiments qui sont considérés comme des espaces d’entreposage, conformément à la nouvelle définition applicable à partir du 1er janvier 2019 (voir ci-dessous).

Prélèvement optionnel de la TVA Le loueur et le preneur peuvent choisir conjointement de soumettre le bail à la TVA, dans la mesure où le preneur est un assujetti (même un assujetti exempté) qui utilise le bâtiment pour son activité économique, et dans la mesure où il s’agit d’un bâtiment neuf ou rénové pour lequel la TVA sur les travaux de construction est devenue exigible pour la première fois au plus tôt le 1er octobre 2018 (art. 44, §3, 2º, d), Code TVA – voir aussi ci-dessous).

Il s’agit de la TVA sur les travaux de construction matériels, concernant la construction du nouveau bâtiment (ou du bâtiment rénové). Les prestations intellectuelles, fournies par des architectes ou des ingénieurs par exemple, relatives au nouveau bâtiment, ainsi que les travaux de terrassement et de démolition ne sont pas visés ici. Ces travaux pouvaient déjà s’être déroulés avant le 1er octobre 2018. Toutefois, la TVA y afférente peut être révisée dès que l’intention de louer avec application (facultative) de la TVA est établie. Par ailleurs, le choix de soumettre la location à la TVA vaut pour toute la durée du bail.

Une fois que l’on choisit de soumettre la location d’un bâtiment à la TVA, conformément à cette option, la période de révision de ce bâtiment est portée à 25 ans ou, si la période de révision a déjà commencé, augmentée à 25 ans. La période de révision débute toujours le 1er janvier de l’année au cours de laquelle le bâtiment est occupé pour la première fois. À cette fin, la législation a été adaptée de telle sorte que chaque période de révision à partir du 1er janvier 2019 commence à cette date (article 9, §1, AR nº 3).

Les rénovations aussi Même si un bâtiment existant est rénové de manière assez poussée, au point d’être considéré comme « neuf » suite à cette rénovation, le délai de première exigibilité du 1er

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octobre 2018 s’applique. Un bâtiment est neuf ou rénové en cas de travaux (voir circulaire nº 2019/C/25 du 21 mars 2019) : • par lesquels le bâtiment (ou fraction de bâtiment) a subi une modification radicale dans ses éléments essentiels, à savoir dans sa nature, sa structure (murs porteurs, colonnes, planchers, cages d’escaliers ou d’ascenseurs…) et, le cas échéant, sa destination, quel que soit le coût des travaux entrepris pour apporter cette modification, par rapport à la valeur des bâtiments avant la modification ; • effectués au bâtiment (ou à la fraction de bâtiment) dont le coût, hors TVA, atteint au moins 60 % de la valeur vénale du bâtiment (ou de la fraction de bâtiment) faisant l’objet des travaux, terrain exclu, au moment de l’achèvement de ces travaux. Cette valeur vénale est déterminée sous le contrôle de l’administration.

Pour un tel bâtiment rénové, l’option de location avec TVA peut donc également être exercée conjointement par le loueur et le preneur.

Alternatives Comme auparavant, la législation comprend toujours un certain nombre d’accords alternatifs relatifs à l’utilisation d’un bien immobilier, mais qui sont de toute façon soumis à la TVA. À titre d’exemple, l’article 44, §3, 2º prévoit, entre autres, les exceptions suivantes à la location de biens immobiliers exemptée : • la mise à disposition d’emplacements pour véhicules ; • la mise à disposition d’emplacements utilisés pour plus de 50 % pour l’entreposage de biens, à condition que ces emplacements ne soient pas utilisés pour plus de 10 % comme espaces de vente. N’est pas visée la mise à disposition pour laquelle l’option visée au point d) peut être exercée ; • la mise à disposition de biens immeubles par nature dans le cadre de l’exploitation des ports, des voies navigables et des aéroports ;

5 • la location-financement d’immeubles ; • la location d’un bâtiment ou fraction d’un bâtiment, que le preneur utilise exclusivement pour son activité économique lui conférant la qualité d’assujetti, pour autant que le loueur et le preneur aient opté conjointement pour la taxation de cette location. Lorsqu’un bâtiment ou une fraction d’un bâtiment est donné en location en même temps que le sol y attenant, l’option doit être exercée conjointement par rapport aux deux biens immeubles (article 44, §3, 2º d) du Code TVA).

Exemple Une société active dans le domaine de la consultance informatique souhaite prendre en location un bâtiment situé à Anvers pour y installer ses bureaux. Une société immobilière, également établie à Anvers, met en location un bâtiment situé dans la zone portuaire d’Anvers, telle que déterminée par la Communauté flamande. Cette location est en toute hypothèse soumise à la TVA. Son objet est en effet situé dans la zone portuaire. Et l’administration a déjà souligné que cela suffit pour qu’une location soit considérée comme une mise à disposition de biens immeubles dans le cadre de l’exploitation de ports. Par conséquent, aucune option n’est nécessaire.

Espaces d’entreposage À partir du 1er janvier 2019, sont considérés comme espaces d’entreposage les emplacements utilisés pour plus de 50 % pour l’entreposage de biens, à condition que ces emplacements ne soient pas utilisés pour plus de 10 % comme espaces de vente (article 44, §3, 2°, a), deuxième tiret, Code TVA). Les pourcentages mentionnés peuvent se rapporter à la surface ou au volume du bâtiment. L’existence ou non de bureaux dans ces espaces ne constitue pas une entrave, à condition que les pourcentages prévus soient respectés.

L’administration a confirmé dans ses FAQ qu’un espace d’entreposage où une vente se déroule très occasionnellement (comme une vente d’usine se déroulant une fois par an) n’est pas, pour cette seule raison, considéré comme un espace de vente.

Un bâtiment qui ne répond pas aux critères susmentionnés n’est pas un espace d’entreposage et ne peut donc être soumis à la TVA que s’il s’agit d’un bâtiment neuf ou rénové, et si le loueur et le preneur optent conjointement pour l’application de la TVA (circulaire nº 2019/C/25 du 21 mars 2019, FAQ, point 22.2) conformément à la taxation optionnelle expliquée ci-dessus.

iStockphoto.com/MarioGuti.

Si ce bâtiment n’était pas situé dans la zone portuaire, la taxation optionnelle pourrait être envisagée pour autant que toutes les conditions, y compris la date de première exigibilité, l’option conjointe, etc. soient remplies. Dans

ce cas, la période de révision pour ce bâtiment serait de 25 ans à compter du 1er janvier de l’année de la première occupation.

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Contrats en cours Les contrats relatifs aux prestations de services de mise à disposition d’emplacements pour l’entreposage des biens qui sortent leurs effets avant le 1er janvier 2019 et qui ne sont pas exemptés de la taxe en vertu de l’article 44, §3, 2º, Code TVA, dans sa version applicable avant le 1er janvier 2019, restent soumis à cette réglementation jusqu’au terme initial du contrat.

Dans un contexte B2B, il est possible, sous certaines conditions, de louer des immeubles bâtis avec application de la TVA.

Dans le cadre du nouveau régime, à compter de 2019, le prélèvement de la TVA est obligatoire pour la location d’espaces d’entreposage dans un contexte B2C, l’option n’étant plus possible que dans les situations B2B. Il est donc absolument nécessaire d’opter pour l’application de la TVA dans un contexte B2B pour la location d’un espace d’entreposage à compter de 2019. À défaut, la location reste exemptée de TVA et aucune TVA ne pourra être révisée ni régularisée.

Exemple La société immobilière A loue un bâtiment, occupé pour la première fois en 2016, à une société d’exploitation B exemptée de TVA. Le bâtiment en question est utilisé à 70 % comme espace d’entreposage et à 30 % comme espace de bureau. Il est donc exclu de la location de bien immobilier en application de la TVA avant 2019.

Si ce bail est modifié et que les parties (loueur et preneur) choisissent de le soumettre à la TVA à partir du 1er janvier 2019, date à laquelle la nouvelle définition de l’espace d’entreposage entre en vigueur, cela peut se faire au moyen d’un avenant dans lequel les deux parties optent explicitement pour la soumission à la TVA. Dans ce cas, une révision en faveur du loueur sera également possible, à partir du 1er janvier 2019. Veuillez noter que la période de révision, initialement de 15 ans, sera prolongée de 10 ans à partir du 1er janvier 2019.

Durée de conservation des livres et documents Les exigences relatives à l’obligation de conservation ont dû être adaptées à la nouvelle période de révision de vingtcinq ans, qui s’applique à un bâtiment loué avec TVA dans le cadre du système optionnel, aux conditions de l’article 44, §3, 2º, d), Code TVA. Le tableau des biens d’investissements doit être conservé pendant une période de sept ans à compter de l’expiration Magazine mensuel de l’ITAA | N° 2 | Mai 2020

de la période de révision (article 11, §5, deuxième alinéa, de l’arrêté royal nº 3, mentionné ci-dessus). Si, par exemple, la période de révision commence le 1er janvier 2020 et s’achève donc le 31 décembre 2044 (après 25 ans), le tableau doit être conservé jusqu’à la fin 2051 (!).

Par souci d’exhaustivité, notons qu’en réponse à une question parlementaire (de M. Vastersavendts, datée du 21 janvier 2013), le ministre des Finances a déjà indiqué qu’un tableau particulier ne doit pas être tenu si l’ensemble des éléments nécessaires à une éventuelle révision ressortent d’une combinaison de données mentionnées dans le tableau d’amortissement tenu en matière d’impôts sur les revenus et dans le facturier d’entrée.

Cession en exemption de la TVA Si un loueur/preneur vend son bâtiment, qui fait l’objet d’un bail soumis optionnellement à la TVA, à un nouvel acheteur, qui s’engage à poursuivre le bail existant, aucune révision de la TVA n’est nécessaire. Par conséquent, aucun ajustement de la TVA ne doit être effectué (article 21quater, du nouvel AR nº 3), même si la vente de ce bâtiment est soumise à des droits d’enregistrement.

Le bail sera en effet transféré et se poursuivra aux conditions du contrat initial.

Par analogie avec les conséquences du transfert d’une universalité de biens ou d’une division d’entreprise au sens de l’article 11, Code TVA, cette disposition stipule que : • aucune révision n’est opérée, à l’occasion de la cession du bâtiment ou de la fraction de bâtiment en exemption de la TVA, dans le chef du cédant (comme dans cette hypothèse) ; • les éventuelles révisions ultérieures qui découleraient de changements d’affectation du bien intervenus après la cession de celui-ci s’opèrent exclusivement dans le chef du cessionnaire de ce bien. Ce serait le cas ici si le nouveau propriétaire louait le bâtiment comme résidence, en exemption de la TVA, à partir du 1er janvier 2030, c’està-dire pendant la période de révision de vingt-cinq ans allant du 1er janvier 2020 au 31 décembre 2044 ; • il serait alors tenu de reverser à l’État quinze vingt-cinquièmes de la TVA perçue sur la construction du bâtiment, initialement déduite par le vendeur.

Tout cessionnaire / acheteur devra bien entendu en tenir compte.

Luc Heylens

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Dossier CSA : quelques dispositions impératives La loi du 23 mars 2019 introduisant le code des sociétés et des associations a marqué une révolution dans le droit des sociétés. Le CSA est applicable aux nouvelles sociétés et associations constituées depuis le 1er mai 2019. Pour les sociétés ou associations existantes, les dispositions impératives s’appliquent automatiquement à partir du 1er janvier 2020. Quelques points d’attention.

Conversion du capital et de la réserve légale La grande nouveauté avec la refonte de la SPRL en SRL est la disparition de l’obligation d’un capital social minimum.

Pareille obligation disparaît pour les nouvelles sociétés coopératives (les sociétés qui ont un objet ou un fonctionnement coopératif et qui répondent à la nature et à la qualification décrites à l’article 6:1 du CSA) . Ces deux nouvelles formes de société devront cependant justifier le montant des capitaux propres de départ suffisants à la lumière de l’activité projetée de la société pendant une période d’au moins deux ans. À partir du 01/01/2020, pour les sociétés existantes avant le 1er mai 2019, la partie libérée du capital et la réserve légale des sociétés à responsabilité limitée et la partie libérée de la part fixe du capital et la réserve légale des sociétés coopératives à responsabilité limitée (qui répondent à la définition de l’article 6:1 du CSA, répondant aux fins « véritablement » coopératives) sont converties, de plein droit et sans accomplissement d’aucune formalité, en un compte de capitaux propres statutairement indisponible. La partie non libérée du capital des sociétés à responsabilité limitée et la partie non libérée de la part fixe du capital des sociétés coopératives à responsabilité limitée sont converties de la même manière en un compte de capitaux propres « apports non appelés ». Lors de la libération, les montants versés seront comptabilisés dans le compte « capitaux propres indisponibles ».

Exemple 1 Au 31/12/2019, le bilan d’une SPRL constituée en 2016 fait apparaître un capital souscrit de 18.600, un capital non appelé de 12.400 et une réserve légale de 1.860.

Au 01/01/2020, les écritures comptables de conversion s’établissent comme suit :

100 Capital souscrit 111900 Apport indisponible hors-capital 111901 Autre apport indisponible hors-capital non appelé 101 Capital non appelé 130 Réserve légale 1311 Réserves statutairement indisponibles

Débit

Crédit

18.600

18.600

12.400

12.400

1.860

1.860

La SPRL dispose d’un délai jusqu’au 31/12/2023 afin de mettre ses statuts en conformité au CSA. Exemple 2 Une SPRL constituée le 26/01/2017 n’a pas choisi un opt-in.

La société clôture au 31/12/2019 et l’assemblée générale se déroule en mai 2020. Les statuts, non encore adaptés, indiquent que « chaque année un prélèvement d’un vingtième au moins sur les bénéfices nets est affecté à la formation d’un fonds de réserve ». Étant donné que le capital n’existe plus de plein droit depuis le 01/01/2020, il n’est plus nécessaire de procéder à la retenue d’au moins un vingtième des bénéfices nets jusqu’à ce que le fonds de réserve ait atteint un dixième du capital.

L’obligation légale de l’article 319 du Code des sociétés a en effet cessé d’exister.

Adaptation des documents Vous avez enregistré les documents comptables du 1er trimestre et établi les TVA du 1er trimestre pour vos clients : avez-vous vérifié si les dispositions impératives ont été adaptées, par exemple sur les factures de ventes de vos clients, les déclarations TVA ?

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8 Pour rappel Il y a obligation d’adapter les statuts des sociétés existantes pour les mettre en conformité avec le CSA au plus tard le 1er janvier 2024 (01/01/2029 pour les associations).

Les dispositions impératives du code des Sociétés et des Associations (CSA) s’appliquent de plein droit pour la première fois le 1er janvier 2020 aux sociétés, ASBL, AISBL et fondations qui existaient déjà le 01/05/2019.

Les dispositions impératives sont celles : « auxquelles il est interdit de déroger mais qui ne sont pas d’ordre public parce qu’elles protègent principalement des intérêts privés, et qui, dès lors, n’entraînent que la nullité relative des clauses ou des actes qui y dérogent sans exclure une renonciation ou une confirmation dans les conditions fixées par le droit commun et, en outre, par chaque loi particulière » (A. Meeus).

iStockphoto.com/utah778.

Parmi les dispositions impératives, de manière non exhaustive, l’article 2:20 du CSA indique que tous les actes, factures, annonces, publications, lettres, notes de commande, site internet et autres documents émanant d’une personne morale, doivent contenir les indications suivantes : 1° la dénomination de la personne morale ; 2° la forme légale, en entier ou en abrégé (par exemple SRL pour les anciennes SPRL) ; 3° l’identification précise du siège de la personne morale ; 4° le numéro d’entreprise ; 5° les termes « RPM » suivis de l’indication du tribunal du siège de la personne morale ;

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6° le cas échéant, l’adresse électronique et le site internet de la personne morale ; 7° le cas échéant, l’indication que la personne morale est en liquidation.

Pour en savoir plus : http://blog.be.accountants/fr/article/ application-immediate-au-1er-janvier-2020-des-dispositions-imperatives-du-nouveau-csa-pour-les-societes-existantes-au-1er-mai-2019/6546

Nouveaux schémas des comptes annuels (pour les sociétés, ASBL, AISBL, fondations) En ce qui concerne les sociétés, la notion de capital fait désormais place à la notion d’apport.

La rubrique « apport » des sociétés à capital s’établit comme suit : Apport....................................................................................

Capital..............................................................................

Capital souscrit.......................................................

Capital non appelé4...............................................

En dehors du capital....................................................

Primes d’émission..................................................

Autres.........................................................................

6.7.1

10/11 10 100 101 11 1100/10 1109/19

9 Nouveaux schémas

La composition des « apports » des sociétés sans capital s’établit comme suit : Apport....................................................................................

Disponible.......................................................................

Indisponible....................................................................

6.7.1

10/11 110 111

Il existe désormais une distinction entre le schéma du bilan des sociétés à capital d’une part et celui des sociétés sans capital d’autre part.

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À ce jour, les nouveaux modèles de comptes annuels de la BNB ne sont pas encore disponibles au format xbrl ; l’entreprise peut dès lors utiliser les « anciens » modèles xbrl. Cela concerne plus particulièrement les sociétés sans capital qui doivent compléter la rubrique des fonds propres « anciens schémas », alors qu’elles n’ont plus de capital.

Sociétés sans capital : • C-app (modèle complet) • A-app (modèle abrégé) • M-app (modèle micro) Les modifications apportées aux schémas du bilan et du compte de résultats des ASBL, AISBL et fondations consistent en des simplifications, quelques corrections, et quelques adaptations pour les ASBL, AISBL et fondations soumises à l’impôt des sociétés.

À partir de quel moment utiliser les nouveaux modèles de comptes annuels en vue de leur dépôt ?

Les nouvelles dispositions relatives au dépôt des comptes annuels s’appliquent en fonction de la date de constitution de l’entreprise, du choix de l’opt-in (ou pas) et de la date de clôture de l’exercice.

Elles sont immédiatement applicables aux entités constituées à une date postérieure au 01/05/2019 ou aux entités existantes avant le 01/05/2019 et qui ont choisi d’appliquer l’opt-in avant le 31/12/2019.

Elles sont applicables pour la première fois à toutes les autres entités dont la date de clôture se situe entre le 01/01/2020 et le 31/12/2020.

Nouveaux schémas

Clôture au 31/12/2019 d’une entité constituée avant le 01/05/2019 Qui n’a pas réalisé d’opt-in :

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Clôture des comptes entre le 01/01/2020 et le 31/12/2020

Possibilité d’utiliser les « anciens » modèles xbrl de comptes annuels

Sociétés à capital : • C-cap (modèle complet) • A-cap (modèle abrégé) • M-cap (modèle micro)

Clôture au 31/12/2019 d’une entité constituée après le 01/05/2019 :

Clôture au 31/12/2019 d’une entité constituée avant le 01/05/2019 Qui a réalisé l’opt-in :

Anciens schémas

Anciens schémas

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La société sans capital pourra reprendre le solde du montant des comptes 100 « capital » et 101 « capital non appelé » sous le compte 11 « primes d’émission » moyennant une explication suffisante et appropriée en annexe.

La BNB prévoit la procédure suivante : lorsque la société remplit l’ancien modèle xbrl et qu’elle est soumise aux dispositions du CSA, une question apparaîtra pour savoir s’il s’agit de comptes annuels d’une société sans capital. Si la réponse est positive, une ventilation des montants repris sous la rubrique 11 « primes d’émission » sera demandée selon qu’il s’agit d’apports disponibles ou indisponibles.

Cette information est ensuite automatiquement reprise dans l’annexe.

Le montant inscrit sur le compte 130 « réserves légales » pourra alors provisoirement être conservé sous le code 130 « réserves légales ».

Afin de préserver la lisibilité des comptes annuels, la Commission des Normes Comptables recommande de reprendre également dans la colonne de l’exercice précédent les chiffres concernés sous les codes 11 « primes d’émission », et de mentionner que les chiffres relatifs à l’exercice précédent ne sont pas identiques à ceux publiés précédemment.

Les sociétés qui le souhaitent peuvent procéder au dépôt de leurs comptes annuels au moyen d’un PDF selon le nouveau modèle de la BNB. Nathalie Procureur et Johan De Coster

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Des avantages non récurrents liés aux résultats comme optimisation du bonus ?

Dans une précédente contribution, nous nous sommes penchés sur une série de possibilités permettant aux travailleurs de participer au capital et au bénéfice de la société comme formes alternatives de rémunération1 . Dans cet article, nous expliquerons les principes des avantages non récurrents liés aux résultats (le bonus CCT 90) et nous examinerons si ceux-ci peuvent permettre d’optimiser le bonus.

Cadre légal Ce type de bonus a été introduit dans l’accord interprofessionnel de 2007-2008. Ses règles générales sont précisées dans deux conventions collectives de travail nationales (90 2 et 90bis3), mais peuvent être affinées dans des CCT (sous-)sectorielles ou d’entreprise.

La ratio legis est l’octroi d’un bonus salarial collectif intéressant sur le plan fiscal et de la sécurité sociale. Pour pouvoir en bénéficier, les travailleurs doivent toutefois remplir certaines conditions.

Champ d’application Le champ d’application est vaste.

La plupart des employeurs privés et des entreprises publiques autonomes peuvent recourir à ce mécanisme. Depuis le 1er janvier 2019, tout employeur qui a entamé une

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procédure d’information et de consultation en matière de licenciement collectif avec fermeture d’entreprise en est expressément exclu4 . Le législateur a estimé qu’il serait étonnant qu’un employeur trouve les moyens nécessaires à l’octroi d’un bonus s’il ne les a pas pour préserver l’emploi de ses travailleurs. L’employeur qui souhaite instaurer un bonus CCT 90 doit confirmer dans sa demande qu’il n’a pas entamé une telle procédure.

Le commentaire de la CCT 90 précise en outre que ce mécanisme peut s’appliquer non seulement aux travailleurs sous contrat de travail, mais également aux personnes sous contrat de stage et/ou d’apprentissage, par exemple. Tant les travailleurs à temps plein que les travailleurs à temps partiel peuvent entrer en considération, de même que les travailleurs sous contrat de travail à durée déterminée.

Sans oublier les travailleurs intérimaires. S’ils sont envoyés dans une entreprise dans laquelle un plan

CCT 90 est d’application et s’ils appartiennent à la catégorie visée par le plan (voir infra), ils ont également droit à un bonus salarial. Ce droit découle du principe selon lequel les travailleurs intérimaires doivent recevoir la même rémunération que les travailleurs de l’entreprise dans laquelle ils ont été engagés5 . Attention : le bonus CCT 90 doit toutefois être payé par l’agence d’intérim (l’employeur du travailleur intérimaire), mais le traitement fiscal et social avantageux reste d’application. L’utilisateur est tenu d’informer l’agence d’intérim de l’existence d’un tel plan.

Les travailleurs qui quittent l’entreprise ont droit à un bonus CCT 90 au prorata des prestations effectuées.

Avantage collectif Les avantages non récurrents liés aux résultats sont des avantages qui sont liés aux résultats collectifs d’une entreprise, d’un groupe d’entreprises ou

S. VANDERMEERSCH et S. VAN DAMME, « Participation des travailleurs au capital et aux bénéfices de l’entreprise : formes de rémunération – alternatives – intéressantes ? », Pacioli 2019, n° 491, 1-5.

Convention collective de travail n° 90 du 20 décembre 2007 concernant les avantages non récurrents liés aux résultats, M.B., 21 février 2008.

Convention collective de travail n° 90bis du 21 décembre 2010 modifiant la convention collective de travail n° 90 du 20 décembre 2007 concernant les avantages non récurrents liés aux résultats, M.B., 22 février 2008.

Convention collective de travail n° 90/3 du 27 novembre 2018 modifiant la convention collective de travail n° 90 du 20 décembre 2007 concernant les avantages non récurrents liés aux résultats, M.B., 4 février 2019.

Art. 10 de la loi du 24 juillet 1987 sur le travail temporaire, le travail intérimaire et la mise de travailleurs à la disposition d’utilisateurs, M.B., 20 août 1987.

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11 d’un groupe bien défini de travailleurs, sur la base de critères objectifs.

Les avantages sont repris dans un plan bonus qui doit être soumis au SPF ETCS (voir infra). « Non récurrents » signifie qu’un travailleur ne peut invoquer aucun droit sur la base d’un paiement antérieur.

Un plan bonus peut être instauré pour une durée déterminée, sans que sa prolongation puisse être exigée.

Il s’agit des résultats de l’entreprise, et non de son bénéfice, contrairement à la prime bénéficiaire.

Le caractère collectif se rapporte tant aux objectifs à atteindre, qu’aux personnes qui peuvent recevoir un bonus CCT 90. Il ne s’agit donc pas d’un bonus individuel.

Les objectifs doivent se rapporter à l’entreprise, et non à des travailleurs individuels (p. ex. chiffre de vente par travailleur). Les objectifs peuvent être de type organisationnel (p. ex. diminution du nombre de jours de maladie), financier (p. ex. un chiffre d’affaires déterminé), managérial (p. ex. réduction de la marge d’erreur), concurrentiel (p. ex. satisfaction accrue des clients) et environnemental (p. ex. amélioration de la politique environnementale). Les objectifs peuvent être combinés. Les objectifs liés au cours de l’action sont exclus.

Selon la CCT 90, il ne peut pas non plus s’agir d’objectifs dont la réalisation est manifestement certaine au moment de l’instauration du plan. Les objectifs doivent être incertains. En imposant cette condition, le législateur entend éviter qu’une rémunération ordinaire soit octroyée sous la forme d’un bonus salarial. Le SPF ETCS exerce un contrôle marginal sur ce point.

La réalisation des objectifs doit en outre être mesurable et contrôlable.

Les avantages non récurrents liés aux résultats sont des avantages qui sont liés aux résultats collectifs d’une entreprise, d’un groupe d’entreprises ou d’un groupe bien défini de travailleurs, sur la base de critères objectifs.

lorsque certains plafonds sont respectés.

Alors que la pression fiscale et parafiscale exercée sur un bonus classique est de l’ordre de 65 %, celle d’un bonus salarial n’est que de l’ordre de 35 % 6 .

Depuis le 1er janvier 2013, les plafonds des volets fiscal et social sont différents7.

Plafond de sécurité sociale La CCT 90 évoque des objectifs clairement balisables, transparents, définissables/mesurables et vérifiables. Si le plan bonus prévoit des résultats ou des pourcentages, il doit en expliquer le mode de calcul. Le simple fait de mentionner que l’entreprise vise un degré de satisfaction de la clientèle de 80 % n’est pas un objectif mesurable et/ou contrôlable. Il le sera si, par exemple, l’entreprise explique la méthode d’évaluation de la satisfaction de la clientèle.

Le bonus salarial doit être octroyé à tous les travailleurs de l’entreprise ou d’un groupe d’entreprises, ou à groupe bien défini de travailleurs.

La détermination du groupe doit se faire sur la base de critères objectifs, sans prendre en compte un critère de discrimination protégé (p. ex. le sexe, la race, la couleur de peau, etc.). Une entreprise qui n’occupe qu’un seul travailleur peut appliquer la CCT 90, pour autant que l’avantage soit lié à des objectifs de l’entreprise dans sa globalité, et non à un objectif individuel.

Depuis le 1er janvier 2013, le travailleur est redevable d’une cotisation de solidarité de 13,07 % sur le montant du bonus salarial, et ce, à concurrence d’un montant maximum de 3 413 (montant 2020). 8 Ce montant est indexé le 1er janvier de chaque année.

L’employeur est redevable d’une cotisation spéciale de 33 %. Le montant du bonus salarial et la cotisation de 33 % sont fiscalement déductibles à titre de frais professionnels.

En cas de dépassement du plafond, le montant payé au-delà du plafond est soumis aux cotisations sociales ordinaires.

Plafond fiscal Le montant fiscalement exonéré est égal au plafond de sécurité sociale (3 413 euros pour 2020 ; 3 383 pour 2019) duquel on soustrait la cotisation de solidarité du travailleur (13,07 %).

Traitement fiscal et social

Le montant fiscalement exonéré représente donc 86,93 % du plafond de sécurité sociale (3 413 euros pour 2020), à savoir 2 968 euros par travailleur (montant 2020 ; 2 942 pour 2019).

Ce montant est indexé le 1er janvier de chaque année.

Ce bonus salarial peut bénéficier d’un régime fiscal et social avantageux

En cas de dépassement du plafond fiscal, le montant payé au-delà du

6 Attention, ce n’est qu’une estimation sujette à variation.

7 Art. 75-76 de la loi-programme du 27 décembre 2012, M.B., 31 décembre 2012.

8 Art. 38, §3novies de la loi sur l’ONSS.

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12 plafond est soumis au traitement fiscal normal. Eu égard au concept du bonus CCT 90 (avantage spécial/non récurrent), le précompte professionnel dû sur ce montant excédentaire est calculé conformément aux règles relatives aux allocations exceptionnelles.

La fiche fiscale 281.10 contient une rubrique dans laquelle l’employeur doit mentionner les avantages non récurrents liés aux résultats exonérés qui ont été payés ou attribués.

Pas en remplacement ou en conversion d’une rémunération existante Un bonus CCT 90 ne peut pas être instauré dans le but de remplacer ou de convertir des rémunérations, des primes, des avantages en nature ou tout autre avantage ou complément, attribués à titre individuel ou collectif. À cet égard, le fait que ces rémunérations ou ces primes soient soumises à des cotisations de sécurité sociale n’a aucune importance.

La CCT 90 prévoit cependant une exception à cette interdiction de principe. Le bonus peut être octroyé en conversion de bonus ou de primes existants, pour autant que ceux-ci soient octroyés au travailleur sur la base d’un système existant de rémunérations liées aux résultats et que ce système réponde aux deux conditions suivantes : (i) les avantages sont liés aux résultats collectifs d’une entreprise ou d’un groupe d’entreprises, ou d’un groupe bien défini de travailleurs, et (ii) les avantages dépendent de la réalisation d’objectifs collectifs,

assortis ou non d’objectifs individuels.

Autrement dit, cela signifie que l’entreprise en question doit déjà disposer d’un plan bonus collectif, mais qu’elle veut l’inclure dans le régime social et fiscal avantageux de la CCT 90. Elle doit toutefois le mentionner expressément lors de l’introduction du plan.

Le plan devra éventuellement être adapté, par exemple s’il prévoit aussi des objectifs individuels.

Le plan bonus Comme nous l’avons déjà souligné, les avantages non récurrents doivent être repris dans un plan bonus. La CCT stipule en détail les mentions obligatoires qui doivent figurer dans le plan 9 . Elle prévoit également une série de mentions facultatives10 . Commenter toutes ces mentions serait trop long.

Sur son site internet, le SPF ETCS propose un vade-mecum commentant les différentes mentions point par point11 .

Une des mentions obligatoires est l’exposé des objectifs collectifs auxquels s’appliquent les conditions commentées ci-dessus. Le SPF ETCS exerce un contrôle marginal.

Les objectifs doivent en outre être atteints au cours d’une période déterminée. Cette période de référence doit répondre à trois conditions : (i) elle doit durer au moins trois mois, (ii) le travailleur doit disposer de toute la période de référence pour atteindre les objectifs et (iii) la mise en œuvre effective du plan peut rétroagir sur maximum un tiers de la période de référence fixée dans le plan.

Le plan doit évidemment aussi mentionner les avantages qui seront octroyés aux travailleurs si les objectifs fixés sont atteints. Il peut s’agir soit du montant à octroyer à chaque travailleur, soit du montant global à répartir entre les travailleurs concernés.

Le plan bonus doit également inclure une méthode de suivi et de contrôle pour vérifier si les objectifs fixés ont été réalisés.

Instauration du plan bonus L’initiative d’instaurer un plan bonus dans l’entreprise revient à l’employeur.

La procédure varie selon que l’entreprise compte une délégation syndicale ou non.

• Entreprise avec délégation syndicale : s’il y a une délégation syndicale, le plan doit être instauré par une CCT d’entreprise. Le SPF ETCS met à disposition sur son site internet un modèle à utiliser obligatoirement12 . Le but de ce modèle obligatoire est d’éviter les erreurs et de faciliter le contrôle par le SPF ETCS. Le modèle a été modifié à partir du 1er janvier 201913 .

• Entreprise sans délégation syndicale : s’il n’y a pas de délégation syndicale dans l’entreprise, l’employeur a deux options pour instaurer le plan bonus.

– Par un acte d’adhésion Le SPF ETCS met un modèle obligatoire à disposition sur son site internet. Ce modèle a également été modifié au 1er janvier 2019.

Depuis le 25 mars 2019, l’employeur peut également introduire l’acte d’adhésion en ligne 14 .

9 Art. 8 de la CCT n° 90.

10 Art. 9 de la CCT n° 90.

11 www.emploi.belgique.be/plansbonus : « Explications détaillées sur le contenu du plan d’octroi instaurant un système d’avantages non récurrents liés aux résultats ».

12 Ce modèle doit être déposé au greffe de la Direction générale Relations collectives de travail du Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale.

13 Convention collective de travail n° 90/3 du 27 novembre 2018 modifiant la convention collective de travail n° 90 du 20 décembre 2007 concernant les avantages non récurrents liés aux résultats, M.B., 4 février 2019.

14 À l’adresse suivante : https://plansbonus.be/

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13 Lorsqu’il instaure son plan par un acte d’adhésion, l’employeur doit respecter une procédure déterminée.

L’employeur doit d’abord élaborer un projet de plan bonus et d’acte d’adhésion et le soumettre aux travailleurs auxquels il s’appliquera (étape 1 : élaboration). Les travailleurs disposent ensuite d’un délai de quinze jours pour noter d’éventuelles observations dans un registre dédié. Cette procédure est similaire à celle de l’instauration d’un règlement de travail en l’absence d’un conseil d’entreprise. La suite de la procédure dépend des observations formulées par les travailleurs. Si des observations ont été formulées, le SPF ETCS tentera de concilier les points de vue divergents. Dans le cas contraire, la procédure d’élaboration est clôturée et l’employeur peut procéder au dépôt du plan. Lors de l’étape suivante, le SPF ETCS envoie le plan et l’acte d’adhésion à la commission paritaire compétente en vue d’un contrôle marginal sur le contenu et la forme, et l’employeur annonce ce dépôt par voie affichage dans l’entreprise (étape 2 : contrôle).

Lorsque le contrôle s’est déroulé sans problème, l’employeur informe les travailleurs concernés du résultat du contrôle effectué par la commission paritaire compétente (étape 3 : information).

– Par une convention collective de travail L’employeur peut également décider d’instaurer le plan bonus par une CCT d’entreprise. Cette CCT doit être signée par le secrétaire syndical d’au moins une organisation représentative des travailleurs.

Obligation d’information en cas de paiement À la fin de la période de référence, l’employeur est tenu de remettre une fiche d’information aux travailleurs concernés, qu’il verse ou non le bonus.

La CCT 90 énumère les mentions qui doivent obligatoirement figurer sur la fiche d’information, dont le régime fiscal et social avantageux applicable.

Attention : ce document est considéré comme un document social au sens de l’arrêté royal n° 5 du 23 octobre 197815 .

S’il n’est pas conservé correctement, le Code pénal social prévoit une sanction de niveau 3 (le deuxième plus haut niveau) 16 .

Conséquences de l’octroi en termes de droit social Lorsque les objectifs du plan bonus ont été atteints, les travailleurs ont droit au montant prévu par le plan.

Aucun droit au bonus n’est acquis pour le futur. La réalisation des objectifs et, partant, le paiement du bonus sont liés aux prestations des travailleurs.

Le bonus salarial est donc une rémunération au sens strict. Les travailleurs n’ont droit qu’à son paiement et le bonus n’ouvre aucun droit dérivé.

Cela signifie que le bonus CCT 90 n’a aucune incidence sur le calcul de la rémunération des jours fériés, la rémunération garantie, l’indemnité de congé, etc. Il s’agit là d’une différence fondamentale par rapport au bonus classique.

sans que cette saisie ait une incidence sur le calcul de la quotité saisissable.

Conclusion Le bonus CCT 90 présente donc des avantages, mais également certains inconvénients. Un employeur ne peut ainsi instaurer un bonus CCT 90 qu’après avoir suivi une procédure stricte. Ce bonus n’est par ailleurs intéressant sur le plan fiscal (et parafiscal) que si les plafonds sont respectés.

Ceux-ci ne sont pas très élevés et sont généralement insuffisants pour les profils les plus élevés. L’optimisation a donc ses limites.

L’avantage du bonus classique réside dans le fait que l’employeur n’est pas lié par ces formalités et bénéficie d’une plus grande flexibilité. En principe, l’employeur est seul responsable de la détermination du bonus classique, qui peut en outre être lié à des objectifs individuels. L’inconvénient toutefois, c’est que ce bonus est soumis à une plus grande pression fiscale (et parafiscale).

Dans la pratique, les deux types de bonus peuvent être combinés. C’est le cas pour les profils plus élevés.

Il est intéressant de combiner un bonus CCT 90 avec d’autres formes alternatives de rémunération, comme la prime bénéficiaire17 qui est également soumise à un régime fiscal et parafiscal avantageux.

Sofie Vandermeersch et Sébastien van Damme

Le bonus salarial n’entre pas non plus en considération pour la détermination des plafonds et des seuils de rémunération, comme la quotité saisissable.

Cela signifie qu’un créancier peut faire saisir le montant du bonus salarial

15 Arrêté royal n° 5 du 23 octobre 1978 relatif à la tenue des documents sociaux, M.B., 2 décembre 1978.

16 Art. 187 du Code pénal social.

17 Voir à ce propos : S. VANDERMEERSCH et S. VAN DAMME, « Participation des travailleurs au capital et aux bénéfices de l’entreprise : formes de rémunération – alternatives – intéressantes ? », Pacioli 2019, n° 491, 1-5.

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L’assemblée générale sans réunion physique Les technologies de communication peuvent-elles être utilisées pour organiser une assemblée sans la réunion physique habituelle ? Le cas échéant, dans quelles conditions ? Ces questions se posent pour de nombreuses personnes morales belges (dans cet article, nous examinons la situation des SRL, SC, SA et ASBL), dans le cadre de l’obligation annuelle d’approuver les comptes annuels.

Dans le climat économique actuel, résultant de la pandémie de COVID-19, cette question est particulièrement pressante pour les organes d’administration. Le Code des sociétés et associations (CSA) oblige en effet ceux-ci à délibérer sur les mesures qui devraient être prises pour assurer la continuité de l’activité économique pendant une période minimale de douze mois, lorsque des faits graves et concordants sont susceptibles de compromettre la continuité de l’entreprise. [Art. 2:52 CSA]. Contrairement aux réunions sur le lieu de travail, des dispositions explicites concernant la manière dont les assemblées et réunions doivent être organisées sont applicables aux organes des personnes morales belges. Ces dispositions visent à protéger les intérêts de chaque participant. Elles sont donc de droit impératif. Dans le contexte de la crise du coronavirus, le gouvernement fédéral a publié le 9 avril 2020 l’AR nº 4, portant des dispositions diverses en matière de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19. Ce texte autorise temporairement un assouplissement de certaines de ces dispositions impératives.

Depuis lors, cet assouplissement a été prolongé jusqu’au 30 juin 2020 (AR du 28 avril 2020, M.B. 28 avril 2020).

Report de l’assemblée générale Bien sûr, libre à ceux qui souhaitent se réunir physiquement de décider que l’assemblée générale se tiendra à

une date ultérieure, et de reporter par conséquent celle-ci.

Dans le cadre de l’approbation des comptes annuels, la date à laquelle les SRL, SC et SA doivent soumettre ce document à l’assemblée générale est toutefois déterminée dans leurs statuts [Art. 5:96, art. 6:81, art. 7:147 CSA].

Les ASBL ne sont pas obligées de fixer la date de l’assemblée annuelle dans leurs statuts. Il arrive, cependant, que les statuts des ASBL fixent une date à laquelle une assemblée annuelle doit se tenir. Du point de vue légal, les comptes annuels des personnes morales et, concernant les ASBL, le budget de l’exercice suivant, doivent être soumis à l’assemblée générale au plus tard dans les six premiers mois suivant la clôture de l’exercice.

Si les comptes annuels ne peuvent être finalisés à temps, l’organe d’administration est malgré tout tenu de convoquer l’assemblée générale annuelle à la date prévue dans les statuts. L’organe d’administration d’une SRL, SC ou SA peut toutefois décider, lors de cette assemblée générale annuelle, de reporter l’approbation des comptes annuels de trois semaines au maximum [SRL : art. 5:99, SC : art. 6:84, SA : art. 7:150 CSA].

Sauf décision contraire de l’assemblée générale, cela n’invalide pas les autres résolutions adoptées lors de l’assemblée annuelle. L’assemblée générale elle-même peut également décider à l’unanimité de reporter l’approbation des comptes annuels (et éventuellement les résolutions sur les autres points de l’ordre du jour) à une date ultérieure (la période de report pouvant être supérieure à trois semaines).

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Dans ce cas, l’organe d’administration convoquera à nouveau l’assemblée générale à une date ultérieure. Dans une telle situation, il est recommandé que l’assemblée générale donne une décharge particulière aux administrateurs, ayant spécifiquement trait à la présentation tardive des comptes annuels.

Moyens de communication électroniques Contrairement aux réunions de l’organe d’administration, le droit des sociétés contient des règles explicites applicables à la tenue de l’assemblée générale par l’intermédiaire de moyens de communication (électroniques). Celles-ci figurent, de manière sommaire, à l’art. 5:89 (SRL), art. 6:75 (SC) et art. 7:137 (SA) CSA. Le CSA ne prévoit pas de règles explicites pour les ASBL. Les articles susmentionnés prévoient que les statuts d’une société peuvent offrir à ses actionnaires [et, le cas échéant, aux titulaires d’obligations convertibles, de droits de souscription ou de certificats émis en collaboration avec la société] de participer à distance à l’assemblée générale grâce à un moyen de communication électronique mis à disposition par la société.

Le CSA laisse aux sociétés ayant repris dans leurs statuts la possibilité de participation électronique aux assemblées le choix des moyens de communication électroniques de connexion entre les actionnaires et l’assemblée générale. Toutefois, le CSA requiert

15 que la société soit en mesure de contrôler, par le moyen de communication électronique utilisé, la qualité et l’identité de l’actionnaire qui participe par voie électronique. La société doit fixer les modalités de contrôle dans les statuts ou en vertu de ceux-ci.

Le CSA restreint encore la liberté de choix en exigeant que les moyens de communication électroniques permettent au moins aux actionnaires de prendre connaissance, de manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l’assemblée et d’exercer leur droit de vote sur tous les points sur lesquels l’assemblée est appelée à se prononcer. Il n’est toutefois pas nécessaire, pour qu’il y ait participation à l’assemblée à distance et par voie électronique, que les moyens de communication électroniques utilisés permettent aux actionnaires de participer activement aux délibérations et d’exercer leur droit de poser des questions [Doc. Parl., Chambre 2010-2011, 2010, 53-0421/001, p.

32]. Un actionnaire qui opte pour cette forme de participation par voie électronique offerte par la société doit donc être conscient qu’il renonce ainsi à la possibilité de prendre la parole lors de l’assemblée. La société peut, bien entendu, inclure dans ses statuts la possibilité pour les actionnaires de participer aux délibérations et d’exercer leur droit de poser des questions [Doc. Parl., Chambre 2010-2011, 2010, 53-0421/001, p. 33]. À l’heure actuelle, il n’existe pas de législation complète sur l’organisation d’une assemblée générale à distance.

Le législateur laisse donc aux sociétés la liberté d’élaborer elles-mêmes les modalités pratiques d’une assemblée générale avec participation à distance.

En ce qui concerne le déroulement de l’assemblée, mieux vaut donc que les statuts prévoient des règles sur la régularité de la convocation, le contrôle de la qualité et de l’identité des participants, une liste de présence électronique, etc. Sauf dispositions contraires des statuts, les règles ordinaires de délibération s’appliquent, conformément à l’art. 2:41 CSA. En cas de doute sur le contenu des règles ordinaires des assemblées délibérantes, il est loisible de s’inspirer

du règlement de la Chambre des représentants [Doc. Parl., Chambre 2017-2018, 2018, nº 54-3119/001, p.

284, p. 52].

Le droit des sociétés ­contient des règles ­explicites applicables à la tenue de l’assemblée générale par l’intermédiaire de moyens de communication (électroniques).

Le CSA prévoit explicitement que les membres du bureau de l’assemblée générale (président, secrétaire, scrutateurs), les administrateurs et le commissaire ne peuvent pas assister à l’assemblée générale par voie électronique. Les sociétés belges ne peuvent donc toujours pas tenir une assemblée générale entièrement numérique (sans la moindre réunion physique) sans enfreindre la loi. En effet, selon l’exposé des motifs de la loi, qui pour la première fois a établi légalement la possibilité d’assemblées à distance, cela « ne vient pas se substituer à l’obligation de tenir une réunion physique des actionnaires en un lieu désigné par les statuts. La tenue d’une réunion physique reste obligatoire mais la société peut organiser, au profit de ses actionnaires, un mode de participation à distance » [Doc. Parl., Chambre 2010-2011, 2010, 53-0421/001, p. 31].

Je ne vois cependant pas d’objection à ce que l’assemblée se déroule malgré tout sans réunion physique, si toutes les parties concernées sont expressément d’accord et renoncent à toute demande d’annulation des résolutions de l’assemblée générale.

[L’obligation de tenir la réunion à l’endroit déterminé par les statuts ne

semble pas non plus constituer une entrave. Dans le cas d’une assemblée générale écrite, celle-ci n’a pas non plus lieu au siège social de la société et aucune disposition légale explicite ne déroge à cette obligation]. Il s’agit en effet ici d’une règle impérative destinée à protéger les participants à l’assemblée générale. Ceux-ci peuvent renoncer à cette protection, en connaissance de cause [Voir N. Cooreman et H. De Wulf, « Nietigheid van beslissingen van een algemene vergadering : perikelen rond het bewijs van de aanvang van de oproepingstermijn voor de vergadering », RDC 2012/12, janvier 2012, p. 49-50].

En outre, toutes les parties concernées peuvent aussi convenir à l’unanimité, dans le cas d’une assemblée générale physique ordinaire, qu’une réunion se tiendra en l’absence des administrateurs et/ou du commissaire [N. Cooreman et H. De Wulf, « Nietigheid van beslissingen van een algemene vergadering : perikelen rond het bewijs van de aanvang van de oproepingstermijn voor de vergadering », RDC 2012/12, janvier 2012, p. 53-54 ; Y. De Cordt, « Le droit de vote » in O. Carprasse, Le statut des actionnaires (SA, SPRL, SC) – Questions spéciales, Bruxelles, Larcier, 2006, p. 98].

Une résolution d’un organe d’une personne morale ne peut par ailleurs être annulée en raison d’une irrégularité de forme que lorsque la manière irrégulière dont une résolution est adoptée a pu avoir une influence sur la délibération ou le vote, ou a été commise dans une intention frauduleuse [Art. 2:42, 1º, CSA]. Les règles de droit sur la forme des résolutions comprennent les formalités (de convocation) et les règles de délibération et de vote, telles que la composition et les modalités de réunion des assemblées [Doc. Parl. Chambre, 20172018, 2018, nº 54-3119/001, p. 284, p.

52-53]. Une assemblée générale sans la moindre réunion physique, qui ne se réunit donc pas dans la commune définie dans les statuts, ne viole que les règles de droit sur la forme des résolutions. En outre, la nullité ne peut être invoquée par celui qui a voté en faveur de la décision attaquée, à moins que son consentement n’ait

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16 été vicié, ou par celui qui a renoncé, expressément ou tacitement, au droit de s’en prévaloir, à moins que la nullité ne résulte d’une règle d’ordre public [Art. 2:44 CSA ; Gand, 21 janvier 2013, TRV 2015, p. 177]. Les tiers, tels que les créanciers, n’ont par ailleurs pas l’intérêt légitime requis pour contester une décision lorsque la nullité trouve sa source dans le non-respect des règles de droit relatives à la forme des résolutions des personnes morales [Doc. Parl. Chambre, 2017-2018, 2018, nº 54-3119/001, p. 284, p. 55].

Dans le rapport au Roi accompagnant l’AR nº 4, le ministre de la Justice, Koen Geens, allègue à présent que « les articles 5:89 (SRL), 6:75 (SC) et 7:137 (SA) CSA n’ont pas trait aux assemblées tenues par conférence vidéo ou téléphonique avec un nombre limité de personnes, dans lesquelles tous les participants se connaissent et peuvent identifier les autres participants et qui valent comme des assemblée générales réellement tenues [...]. Les assemblées tenues par conférence vidéo ou téléphonique avec un nombre limité de personnes restent parfaitement possibles » [C’est nous qui soulignons ; Rapport au Roi accompagnant l’AR nº 4, portant des dispositions diverses en matière de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-19, C-2020/20781].

Ce qu’allègue le ministre de la Justice ne peut cependant pas être déduit explicitement de la loi et est d’ailleurs contraire à ce que le législateur a toujours soutenu dans le passé, à savoir qu’une réunion physique de l’assemblée générale est en fait toujours obligatoire. En outre, la réunion annuelle, sous réserve de l’application de la procédure écrite, doit en fait toujours avoir lieu dans la commune désignée dans les statuts [Art. 5:96 CSA, art.

6:81 CSA, art. 7:147 CSA]. Cependant, si les participants à une assemblée générale peuvent délibérer, prendre la parole et exercer leur droit de vote par conférence vidéo ou téléphonique, les principes généraux qui s’appliquent aux assemblées sont en effet parfaitement mis en œuvre.

Si aucune réunion physique n’a lieu de cette manière, il convient de bien veiller à ce que les moyens de communication électroniques utilisés, éventuellement en combinaison avec d’autres moyens tels que le courrier électronique, permettent non seulement aux parties de prendre connaissance, de manière directe, simultanée et continue, de l’assemblée et d’exercer leur droit de vote, mais aussi de participer activement aux délibérations et de prendre la parole.

Toutefois, afin d’éviter d’éventuelles discussions, il est conseillé de consigner l’accord exprès de toutes les parties et la renonciation à la demande d’annulation. En effet, selon une jurisprudence bien établie de la Cour de cassation, la renonciation n’est pas présumée et doit être interprétée de manière restrictive [Voir notamment Cass, 20 avril 1989, Pas., 1989, I, 861 ; Cass., 23 septembre 1988, Pas., 1989, I, 85 ; Cass, 24 septembre 1981, Pas., 1982, I, 143].

Sauf renonciation expresse, les formalités de convocation de l’assemblée doivent encore être respectées pour une assemblée générale à laquelle les actionnaires peuvent participer à distance. En outre, dans ce cas, la convocation doit comporter une description précise des procédures établies (par ou en vertu des statuts) en matière de participation à distance.

Le fait que l’assemblée (la délibération et le vote) ait lieu grâce à des moyens de communication (électroniques), n’affecte par ailleurs pas l’obligation de dresser un procès-verbal. Le procès-verbal mentionne les éventuels problèmes et incidents techniques qui ont empêché ou perturbé la participation par voie électronique à l’assemblée générale. Sauf disposition contraire des statuts, le procès-verbal de l’assemblée générale est signé par les membres du bureau et les actionnaires qui le demandent. Lorsque la réunion a lieu à distance, la signature électronique semble être une option utile. La signature physique d’un ou plusieurs exemplaires certifiés conformes du procès-verbal est bien entendu possible à tout moment.

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Comme indiqué brièvement ci-dessus, contrairement aux SRL, SC et SA, il n’existe aucun cadre juridique permettant aux ASBL de tenir une assemblée générale à distance. Trois interprétations sont envisageables. On peut considérer qu’il est possible de se réunir à distance, à moins que les statuts ne l’excluent. Par analogie avec les SRL, SC et SA, on peut par ailleurs considérer que la possibilité d’utiliser un moyen de communication (électronique) pour une assemblée générale doit être expressément prévue dans les statuts. Enfin, on peut faire valoir que cela n’est pas possible pour les ASBL, parce que cela n’est pas prévu par la loi.

La première interprétation doit être privilégiée. La possibilité de tenir une assemblée générale grâce à des moyens de communication n’étant pas explicitement interdite par la loi, les parties concernées sont libres de prendre leurs propres dispositions à cet égard. Dans le cas des SRL, SC et SA, le législateur rappelle explicitement aux sociétés qu’il est possible de prévoir la possibilité d’organiser une assemblée générale grâce à des moyens de communication électroniques. Si cette possibilité n’est pas reprise dans les statuts, il est possible d’interpréter que cette possibilité est exclue. Ce n’est toutefois pas le cas des ASBL et l’absence d’une telle disposition dans les statuts ne peut donc pas être considérée comme une exclusion de cette possibilité. Tant que la qualité et l’identité des participants à l’assemblée générale peuvent être contrôlées et qu’il est garanti qu’ils peuvent délibérer, prendre la parole et exprimer leur vote, il semble y avoir peu d’objections à la tenue d’une assemblée grâce à des moyens de communication électroniques, à moins que les statuts ne l’excluent explicitement. On peut également se référer ici au rapport au Roi accompagnant l’AR nº 4. Dans ce rapport, le ministre de la Justice, Koen Geens, allègue en effet qu’une assemblée générale non physique était et reste possible pour les sociétés et les ASBL tant que les principes généraux des assemblées sont mis en œuvre (voir supra). En outre, dans ce cas aussi, une résolution de l’assemblée générale ne peut être

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déclarée nulle en raison d’une irrégularité que si la manière irrégulière dont une décision a été adoptée a pu avoir une influence sur la délibération ou le vote, ou a été commise dans une intention frauduleuse [Art. 2:42, 1º, CSA]. Afin d’éviter toute discussion, il semble également approprié, en ce qui concerne les ASBL, que toutes les parties concernées acceptent explicitement de tenir une assemblée à distance et renoncent ainsi à toute demande d’annulation des résolutions de l’assemblée générale.

Assemblée générale écrite Comme pour l’organe d’administration, l’assemblée générale d’une SRL, SC ou SA peut également recourir à la procédure écrite [Art. 5:85 (SRL), art.

6:71 (SC), art. 7:133 (SA)]. En ce qui concerne les ASBL, le législateur n’a malheureusement rien réglé, une fois de plus. Bien qu’il vaille mieux régler cette question dans les statuts, il me semble qu’il n’y a pas d’objection à appliquer cette procédure dans une

ASBL. La motivation du législateur, en son temps, de donner explicitement à cette possibilité une base juridique pour les sociétés vaut tout autant pour les ASBL. Après tout, dans le cas des ASBL également, il est inutile d’imposer les formalités et les coûts connexes liés à la convocation et au déroulement de l’assemblée générale physique, si aucun des membres n’est intéressé à se réunir selon ces modalités [Doc. Parl. Chambre, 200001, 2001, nº 1211/1, p. 15-16]. En ce qui concerne l’introduction de la possibilité de prise de décision écrite pour un organe d’administration d’une ASBL, le législateur reconnaît explicitement que cela était déjà possible dans le cadre de l’ancienne loi sur les ASBL, puisque cette législation ne l’interdisait pas explicitement [Doc. Parl. Chambre, 2017-18, 2018, nº 54-3119/001, p. 284].

Le même raisonnement peut être appliqué à la procédure d’assemblée générale écrite. Si la loi ne l’interdit pas, les parties doivent être libres d’en décider elles-mêmes. Qui plus est, le recours à cette procédure implique toujours l’accord unanime de tous les membres de l’assemblée générale, ce qui signifie que le risque d’annulation

est extrêmement faible [Voir ci-dessus l’explication sur la nullité des décisions pour cause d’irrégularité (de forme), qui s’applique mutatis mutandis à cette situation].

Procurations Sauf si les statuts l’excluent ou le limitent, il est également possible pour les actionnaires/membres de limiter le nombre de personnes physiquement présentes à une assemblée générale en utilisant des procurations [Art. 5:95, art. 6:80, art. 7:142, art. 9:15 CSA pour une ASBL]. Dans une SA, cette possibilité ne peut être exclue. Les statuts d’une SA cotée ne peuvent même pas restreindre la possibilité de désigner un mandataire. Il n’est pas requis à cet égard que le représentant soit également actionnaire. Toutefois, dans le cas des ASBL, il est explicitement énoncé que le mandataire doit être un autre membre, sauf si les statuts autorisent également la représentation par un non-membre. Le mandataire jouit des mêmes droits à l’assemblée générale que l’actionnaire/membre ainsi représenté, notamment le droit

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18 de prendre la parole, de poser des questions à l’assemblée générale et d’y exercer le droit de vote [Doc. Parl., Chambre 2010-2011, 2010, 53-0421/001, p. 38]. Il n’y a pas de limite légale au nombre de mandats qu’un mandataire peut détenir, ni au nombre de mandataires qu’un actionnaire peut désigner [À l’exception de la SA cotée, où une seule personne peut être désignée comme mandataire].

Vote à distance Les statuts peuvent également offrir aux actionnaires d’une SRL, SC ou SA la possibilité de voter à distance, par voie électronique ou par correspondance, préalablement à l’assemblée générale. La société fournit un formulaire de vote à cet effet [Art. 5:89, art.

5:95, art. 6:75, art. 6:80 et art. 7:146 CSA. Concernant les SA, la loi prévoit expressément que le vote se fait au moyen d’un formulaire de vote, sur le site internet de la société]. Dans cette hypothèse aussi, la société doit être en mesure de contrôler la qualité et l’identité de l’actionnaire. Le vote préalable à distance implique la renonciation au droit de participer aux délibérations de l’assemblée générale. Comme pour l’assemblée à distance, il me semble qu’il est également possible de faire procéder à un vote à distance lorsque cela n’est pas prévu dans les statuts, pour autant que toutes les parties y consentent et renoncent ainsi à toute demande d’annulation des résolutions de l’assemblée générale.

Si tous les actionnaires souhaitent voter préalablement à distance, la procédure de l’assemblée générale écrite peut, naturellement, tout aussi bien être utilisée (cela me semble même indiqué). Le législateur n’a, de nouveau, rien dit des ASBL. Il ne me semble pas y avoir d’obstacle, pour les raisons mentionnées ci-dessus, pour autant que tout le monde soit d’accord avec la méthode proposée.

AR du 9 avril 2020 Compte tenu de l’impact du COVID-19, le gouvernement fédéral a promulgué l’AR nº 4, le 9 avril 2020. Celui-ci

s’applique à toutes les assemblées qui auraient normalement dû se tenir entre le 1er mars et le 30 juin 2020.

L’AR souligne que l’organe d’administration peut se réunir à tout moment par l’intermédiaire de moyens de communication (électroniques) ou en utilisant la procédure de décision écrite. Dans ces circonstances particulières, cela est même possible si les statuts l’excluent. L’arrêté prévoit aussi explicitement que les assemblées générales peuvent être tenues à distance (électroniquement), même si cette possibilité n’a pas été reprise dans les statuts, ou même si ceux-ci l’excluent. Les actionnaires/membres doivent cependant avoir la possibilité de poser des questions et d’exercer leur droit de vote.

Qui plus est, l’organe d’administration dispose désormais temporairement du pouvoir d’interdire une assemblée générale physique et d’offrir aux actionnaires/membres le choix entre le vote préalable et la participation par procuration. L’organe d’administration peut imposer que le mandataire soit une personne désignée par lui.

Toutefois, ce mandataire ne peut voter au nom de l’actionnaire ou du membre que s’il dispose d’instructions de vote spécifiques pour chaque point de l’ordre du jour. En ce qui concerne le vote préalable, si les statuts ne prévoient rien à cet égard, l’article 7:146 CSA contient la règle applicable aux SA. Celle-ci prévoit que le vote préalable à l’assemblée générale se fait par correspondance ou par le site internet de la société, au moyen d’un formulaire mis à disposition par la société. Ce formulaire doit inclure l’ordre du jour de l’assemblée, en ce compris les propositions de décision.

Dans ces cas, l’organe d’administration peut imposer que les actionnaires/ membres ne puissent poser que des questions par écrit. Ce faisant, l’organe d’administration peut stipuler que les questions doivent être soumises au plus tard le quatrième jour avant l’assemblée générale.

L’organe d’administration répond à ces questions par écrit au plus tard le jour de l’assemblée générale mais avant le vote, ou oralement s’il choisit de

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diffuser l’assemblée générale directement ou indirectement par conférence vidéo ou téléphonique. L’AR prévoit expressément que les membres du bureau, les administrateurs, le commissaire et les mandataires n’ont aucune obligation de présence physique. Cela vaut également pour les assemblées générales qui doivent se tenir devant le notaire, comme à l’occasion d’une modification des statuts. Dans ce cas, la présence physique d’un membre de l’organe d’administration ou d’une personne désignée par lui ou d’un mandataire est suffisante. Si, dans ce dernier cas, la procuration contient des instructions de vote spécifiques, le mandataire ne doit même pas être présent et les votes exprimés dans cette procuration seront simplement pris en compte.

L’AR nº 4 prévoit également que l’organe d’administration peut reporter à la date de son choix toute assemblée générale déjà convoquée, à l’exception de celles qui le sont dans le cadre de la procédure de la sonnette d’alarme ou à la demande du commissaire ou des actionnaires ou membres.

Le report de l’assemblée peut même être appliqué si une convocation a déjà été envoyée, à condition que les actionnaires/membres en soient correctement informés. En cas de report, le délai legal dans lequel les comptes annuels doivent être soumis à l’assemblée générale est prolongé de 10 semaines. Pour une personne morale dont l’exercice suit l’année civile, cela signifie que la date limite à laquelle les comptes annuels doivent être soumis pour approbation est reportée du 30 juin 2020 au 8 septembre 2020.

Ruben Ruysbergh

Cet article est extrait d’une contribution de Ruben Ruysbergh consacrée aux réunions de l’organe d’administration et de l’assemblée générale sans séance physique (“Vergaderingen van het bestuursorgaan en de algemene vergadering zonder fysieke bijeenkomst”) parue dans la lettre d’info Accountancy Actualiteit n° 2020/08.

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Arrondi des paiements en euro Depuis le 01/12/2019, toute entreprise doit appliquer l’arrondissement au multiple de cinq cents le plus proche sur le montant total que le consommateur paie en espèces.

En effet, la loi du 2 mai 2019, en vigueur depuis le 01/12/2019, prévoit que le système, auparavant facultatif pour les paiements en espèces, devient obligatoire.

Toute entreprise peut également appliquer l’arrondissement aux paiements autres qu’en espèces ; dans ce cas, elle informe le consommateur au moyen du message suivant : « le montant total est toujours arrondi ».

Le montant faisant l’objet de l’arrondissement correspond au montant total à payer (et non le prix de chaque article pris individuellement).

Exemple Un client achète 4 articles et paie en espèces.

TVA 6%

Article 1

9,47

0,57

10,04

Article 2

12,99

0,78

13,77

Article 3

19,94

4,19

24,13

Article 4

13,21

2,77

15,98

55,61

6,96

63,92

1,35

TVA 21%

TOTAL TVAC

Hors TVA

Le total à payer de 63,92 € sera arrondi à 63,90 €.

Quel impact sur les documents (factures, reçus, tickets de caisse) ?

L’entreprise doit indiquer sur chaque document : • le montant total à payer avant arrondissement ; • le montant arrondi effectivement payé.

Implications fiscales Au niveau de la TVA, en principe, la TVA est perçue en fonction du prix réellement réclamé au client. Pour les arrondissements des paiements en euro, l’administration accepte que la TVA soit calculée sur le montant total à payer par groupe de taux AVANT arrondissement, et ce, à la stricte condition que l’entreprise qui fait usage de cette mesure de simplification le fasse systématiquement pour tous les montants à payer qui sont arrondis (voy. Circulaire 2019/C/123 disponible sur https://www.fisconetplus.be).

Dans la déclaration périodique, on retrouvera les grilles suivantes : • grille 01 : le montant de (23,81 / 1,06) = 22,46 • grille 03 : le montant de (40,11 / 1,21) = 33,15 • grille 54 : le montant de 8,31 (1,35 + 6,96)

Imputation comptable L’entreprise tenant une comptabilité simplifiée inscrit au journal des ventes le montant payé par le consommateur et ne comptabilise pas la différence d’arrondi de façon distincte.

L’entreprise tenant une comptabilité en partie double comptabilise la différence d’arrondi au débit ou au crédit du compte 700 « ventes et prestations de services » selon que la différence est négative ou positive. La cellule accountancy propose de comptabiliser la différence d’arrondi dans un compte spécialement dédié, par exemple un compte « 700009 : Différences arrondissement euro » afin de faciliter la réconciliation chiffre d’affaires/TVA. Dans l’exemple cité ci-dessus, la différence entre le montant à payer et le montant arrondi est négative, l’enregistrement comptable de la vente s’établit comme suit :

Débit

Crédit

Client comptant

400/XXX

63,9

Chiffre d’affaires

700000

Diff. Arrondi euro

700009

0,02

TVA

451000

8,31

63,92

63,92

55,61

Voir aussi : • https://economie.fgov.be/fr/themes/ventes/ politique-des-prix/paiements/arrondi-des-paiements-en • Avis CNC 2020/02 – arrondissement des paiements en euro Nathalie Procureur et Johan De Coster

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