IMA Nord-Pas de Calais- Charte de communication (appel à propositions)

Appel Ă propositions 2013

Charte de communication- Appels à propositions IMA 2013

1/ Introduction Vous trouvez dans ce document la présentation de la ligne graphique de l’Institut du monde arabe en Nord-Pas de Calais, ses règles d’utilisation et son mode de validation.

Le respect de cette charte est important. Dans l’intérêt de tous, cela permet de mutualiser et de démultiplier la communication mais aussi d’assurer une cohérence et une valorisation de l’image de la manifestation.

Dans ce document et dans le dossier numérique joint, vous trouverez : • La charte graphique intégrant un règlement d’utilisation et une procédure de validation • Les visuels à intégrer sur vos supports, vous permettant de concevoir les outils de communication de vos évènements labellisés, en cohérence avec la charte graphique définie.

Vous comprenez que ce cadre d’utilisation est nécessaire pour plusieurs raisons : • il est le garant de la cohérence de la communication, • il permet une reconnaissance immédiate par le public des évènements labellisés, • il agit ainsi comme un catalyseur pour la communication de chaque événement, • il facilite la mise en œuvre de la communication de chaque partenaire et évite les éventuelles interprétations malheureuses, • il assure un retour d’images à tous les partenaires de la manifestation.

Pour toutes ces raisons, nous vous demandons de prendre connaissance de la charte jointe. Elle devrait apporter des solutions à la plupart de vos questions et permettre la mise en œuvre de la plupart de vos outils de communication.

Nous vous en souhaitons bonne lecture et sommes à votre disposition pour répondre à toutes vos questions.

2/ Règles générales La structure bénéficiant du label «Institut du monde arabe en Nord-Pas de Calais» s’engage à : • Respecter l’orthographe précise de « Institut du monde arabe en Nord-Pas de Calais» quelque soit les supports, à savoir : - Majuscule à «Institut», «Nord», «Pas» et «Calais» - Minuscules à «monde et arabe» - Tiret entre «Nord» et «Pas» • Respecter l’intégrité des logos de l’Institut du monde arabe en Nord-Pas de Calais et de ses partenaires, à savoir : - Leurs homothéties (le rapport largeur/longueur) - Leurs couleurs : pour l’IMA soit noir sur blanc, soit blanc sur noir - Ne jamais l’encadrer • Respecter la procédure de validation explicitée dans ce document avant toute diffusion de quelques supports de communication que ce soit.

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• Mettre à disposition dans ses locaux les supports de communication propres à l’IMA en Nord-Pas de Calais.

• Fournir à l’IMA le logo de votre structure et au moins un visuel pour illustrer l’événement, accompagné d’une autorisation écrite de diffusion signée par son auteur. Ce ou ces visuel(s) seront repris sur les supports propres à l’IMA en Nord-Pas de Calais (programmes, site internet et réseaux sociaux) afin d’assurer à la manifestation la plus large visibilité.

Dans le cas où ces consignes ne seraient pas suivies, des répercussions financières pourront être envisagées.

Il est demandé à tous les partenaires (collectivités, sponsors, organisateurs d’évènements, équipements) de respecter les principes présentés dans ce document. La cohérence de la communication est un des facteurs qui donnera sa dimension à la manifestation et à ses évènements.

Et pour que le « label » Institut du monde arabe conserve sa valeur, il est impératif de ne pas l’utiliser à tort et à travers. Ainsi, par exemple, si une association organise une manifestation labellisée, il est logique et souhaitable que la communication intègre le label IMAnpdc ; par contre, si, quelques semaines plus tard, elle organise un loto, le label IMAnpdc n’a plus lieu d’être.

3/ Les gabarits Afin de proposer à l’ensemble des partenaires des solutions simples, faciles et efficaces, qu’ils aient des graphistes ou non, une agence ou non, nous avons organisé une charte graphique à partir de gabarits déjà maquettés.

Vous trouverez donc dans les pages suivantes une liste de formats avec le bandeau pré-maquetté par thématique : • Affiches • Edition : flyers, dépliants, brochures • Carton d’invitation • Insertions presse • Banderoles et calicots • Papeterie • Audio • Vidéos • Bandeaux web En fonction des formats de vos supports, vous n’aurez qu’à choisir le fichier correspondant.

Info Pratique d’utilisation : Le nom des fichiers est précisé en légende en dessous de chaque support.

Exemple ; Affichette A3 portrait Si votre support de communication ne fait pas partie des formats déjà maquettés : • Vous utilisez le «bloc labellisation» ou recherchez parmi les gabarits proposés celui dont le rapport hauteur/largeur est le plus proche du vôtre.

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• Vous adaptez homothétiquement le «bloc labellisation» pour qu’il occupe toute la largeur ou toute la hauteur en fonction du gabarit choisi.

Pour les couvertures de plaquette, journaux, flyers, dépliant, le fonctionnement est le même que pour les affiche, on applique un gabarit immuable dès lors qu’il n’excède pas 1/5 du format. Dans le cas où cela n’est pas possible, on applique le principe de la mise au format du gabarit sur la base d’un cinquième du format.

Dans le cas d’un document recto seul, le gabarit est situé en bas du recto (comme pour les affiches). Pour les documents recto/ verso ou dépliants et brochures de plusieurs pages, le gabarit doit être placé au verso, respectivement en dernière de couverture, du document.

Note sur les invitations Dans le cadre d’invitations, les noms, titres des institutionnels doivent apparaître. Ces citations doivent respecter un protocole très simple : Sont à mettre sur le même plan : Jack Lang Président de l’IMA

Daniel Percheron Sénateur du Pas de Calais Président du Conseil régional Nord-Pas de Calais

Pierre Dubois Maire de Roubaix

MichelFrançois Delannoy Maire de Tourcoing

+ Le maire de la commune où a lieu la manifestation (sauf si c’est Pierre Dubois ou Michel-François Delannoy, déjà cités) + Les personnalités représentant la manifestation ( par exemple, le directeur ou président de l’établissement) ATTENTION : Il est important de veiller à ce que ces informations soient bien utilisées par les associations, structures ou services des mairies qui rédigent les invitations et de soumettre les maquettes pour validation.

Comme tous les supports de communication, ces invitations doivent être dans un premier temps transmises à l’IMA npdc. Cette étape est d’autant plus importante dans ce cas que chaque service protocolaire cité devra donner son accord à la diffusion desdites invitations.

ATTENTION : Les interdits Dans la conception de ses supports de communication, la structure bénéficiant du label devra veiller à respecter les consignes d’utilisation du bloc labellisation : • Le bloc labellisation ne doit pas être déformé. Il doit être redimensionné homothétiquement.

• Le bloc labellisation doit couvrir toute la largeur du format (respectivement la hauteur dans le cas du bloc vertical).

• Le bloc labellisation doit toujours être placé en bas du format (respectivement à droite dans le cas du bloc vertical).

• Les éléments du bloc labellisation ne doivent pas être déplacés ou redimensionnés individuellement

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• Le seul impératif, une fois respecté la mise en place du bloc labellisation, est de ne pas mettre les logos des partenaires dans une taille plus importante que celle des logos des porteurs de l’évènement présents sur le bandeau de labellisation Détail des gabarits fournis : Dans le dossier .zip que nous vous aurons transmis, vous trouverez dans le dossier «Gabarits», les fichiers suivants : Les affiches • Affiche 40 x 60 : 40x60.pdf • Affichette A3 portrait : A3_portrait.pdf • Affiche type Decaux 120 x 176 : Decaux_120x176.pdf • Affiche «pantalon» 40 x 80 : 40x80_ pantalon.pdf • Affichette A3 paysage : A3_paysage.pdf • Affichette 40x30 : 40x30.pdf L’édition • Format A4 à la française : A4_portrait.pdf • 15x21 cm : 15x21.pdf • 10x21 cm : 10x21.pdf • Format A4 à l’italienne : A4_paysage.pdf • 21 x 10 cm : 21x10.pdf • 21 x 15 cm : 21x15.pdf • Format carré : carre_150x150.pdf Les invitations • Invitation 4 pages - 210x105 mm Format fermé : 210 x 105 mm Format ouvert : 378 x 105 mm invitation_210x105.pdf • Invitation 4 pages - 105x210 mm Format fermé : 105 x 210 mm Format ouvert : 210 x 210 mm invitation_105x210.pdf

Les insertions presse Le fonctionnement reste le même : on applique un gabarit immuable dès lors qu’il n’excède pas 1/5 du format. Dans le cas où cela n’est pas possible, on applique le principe de mise au format du gabarit sur la base d’un cinquième du format.

• L255xH156 : L255xH156.pdf • L151xH316 : L151xH316.pdf • L151xH196 : L151xH196.pdf 5

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• L151xH156 :L151xH156.pdf • L99xH156 : L99xH156.pdf • L266xH380 :L266xH380.pdf • L266xH180 :L266xH180.pdf • L131xH180 : L131xH180.pdf Radio/web radio Pour les spots radio, il est demandé de transmettre au concepteur du spot la signature suivante qui intervient en fin de message : • Pour les manifestations labellisées : «Manifestation labellisée par l’Institut du monde arabe en Nord-Pas de Calais» ; • Pour les sponsors : «Partenaire officiel de XXXXX (nom de la manifestation), Une manifestation de l’Institut du monde arabe en Nord-Pas de Calais, dans le cadre de la phase de préfiguration de l’IMA en Nord-Pas de Calais, action menée en partenariat avec la Région Nord-Pas de Calais, la Ville de Roubaix, la Ville de Tourcoing, et le soutien de la Zone de l’Union. » Vidéo Pour les vidéos qu’elles soient destinées à la télévision (publicité) ou à être diffusées sur le web, une charte particulière s’applique. Cette charte doit reprendre les éléments suivants : • Le jingle IMA Nord-Pas de Calais à placer en fin de vidéo : jingle_IMAnpdc.avi • Une incrustation, à placer pendant toute la durée de la vidéo (hors jingle) en haut à droite : - Sur fond clair : incrustationIMAnpdc_noir.psd - Sur fond foncé : incrustationIMAnpdc_blanc.psd

Web Pour les encarts achetés auprès d’un site internet ou placés sur les sites des partenaires, deux formats : • Bannière événements 728x90 : banniereWeb_728x90.pdf • Pavé événements : 300x250 : banniereWeb_728x90.pdf

4/ Le label partenaire Si vous souhaitez afficher votre partenariat avec l’Institut du monde arabe en Nord-Pas de Calais sur des éléments ou outils existants : papier à en-tête, porte vitrée à l’entrée, document de communication de type plaquette, nous vous proposons d’utiliser le label Institut du monde arabe en Nord-Pas de Calais.

A noter que, comme pour tous les éléments de communication, son utilisation est soumise à validation.

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5/ Procédure de validation Afin de s’assurer de la bonne utilisation de la charte, il est demandé à tout partenaire de faire valider ses projets avant leur mise en fabrication.

Pour cela, nous vous demandons d’envoyer vos maquettes pour validation 15 jours avant l’envoi impression, fabrication ou supports média au service communication de l’Institut du monde arabe en Nord-Pas de Calais : Simon Castel Chargé de communication 03 28 35 04 02 Nous nous engageons à répondre avec un délai de 48H. Nous sommes à votre disposition pour vous renseigner, solutionner ensemble les difficultés qui peuvent survenir et mettre en œuvre la communication la plus cohérente et la plus efficace possible et favoriser ainsi le succès de chacune des manifestations.

6/ Les relations presse Pour que chaque structure puisse promouvoir efficacement son projet, son événement auprès des medias locaux, un communiqué de presse doit être envoyé aux médias locaux, voire nationaux et/ou transnationaux selon la teneur de la manifestation.

Le format du communiqué de presse ne doit pas excéder le recto d’une feuille A4 et doit reprendre en pied de page le bandeau de labellisation que vous trouverez dans le dossier : Format A4 à la française : A4_portrait.pdf Gardez en mémoire que, face à vous, un journaliste a des attentes : • Recevoir des informations précises, exactes et exhaustives, datées.

• Avoir face à lui un interlocuteur qui respecte ses méthodes de travail - un journaliste a peu de temps pour vérifier les informations et rédiger les articles- et sa déontologie - le journaliste relaye des informations qu’il juge intéressantes pour les lecteurs. Il place sa liberté d’action comme principe essentiel.

6a- Les étapes d’une action RP 15 jours avant la manifestation : Envoi d’un communiqué de presse (cf. communiqué type) à l’ensemble des journalistes couvrant les informations sur votre territoire.

2 jours avant la manifestation : Relance des journalistes afin de vérifier s’ils ont bien reçu le communiqué, s’ils seront bien là pour couvrir l’événement, s’ils ont besoin d’informations complémentaires…

Le jour de la manifestation : Accueil des journalistes, mise en relation si besoin avec les habitants, les porteurs du projet pour interview…

A l’issue de la manifestation : Recueil des articles parus dans la presse pour faire un bilan et disposer d’un “Book” pour valorisation les manifestations auprès d’éventuels partenaires, mécènes… dans le futur.

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6b- Les outils 1/2 Le communiqué Ce document informe les journalistes. Concis, il doit répondre aux questions essentielles : Que se passe-t-il ? Quand ?

Où ? A quelle heure ? A quel endroit ? Qui est concerné ? Qui organise ?

Son contenu doit être informatif et pratique. Cela peut passer par un travail rédactionnel décrivant en quoi la manifestation/l’action sur laquelle la structure communique est susceptible d’intéresser les médias.

Dans la mesure du possible et pour des raisons d’efficacité, ce communiqué tient sur une page. Le communiqué de presse doit systématiquement reprendre le «bandeau de labellisation» fourni dans le kit.

Les photos Les photos à utiliser sont de plusieurs natures : • Il peut s’agir de photos que vous possédez déjà de votre travail / projet / structure / compagnie… Dans ce cas vous pouvez les intégrer directement dans le communiqué.

• Dans le cas contraire, une autorisation écrite de l’auteur de la photo et/ou des personnes identifiables présentes sur le visuel est obligatoire.

Dans tous les cas, nous vous invitons à veiller à bien préciser les crédits devant être mentionnés.

Il est très important de joindre ces visuels dans le mail d’envoi du communiqué pour que les médias soient à même d’illustrer leurs articles.

Les photos fournies aux journalistes doivent être au format JPEG et dans une bonne qualité (300 DPI).

Le point presse Dans l’éventualité où vous souhaiteriez organiser un point presse (conférence) pour présenter votre projet, vous serez tenu de soumettre au minimum un mois avant la date envisagée pour cet événement, votre projet au contact R.P. (date, lieu, sujet et informations présentées, prises de paroles prévues et s’il est déjà rédigé, le document d’invitation à la presse). Le contact R.P. aura la charge de vous faire un retour sur votre projet, d’en valider le protocole et de vous indiquer toute personne qu’il aura lieu d’associer à ce point presse (pour une prise de parole).

Le fichier presse On appelle “fichier de presse” l’ensemble des journalistes à qui est envoyé les communiqués de presse (avec leurs coordonnées de contact : adresse postale, mail, téléphone).

Si vous ne disposez pas d’un fichier presse ou si votre fichier est incomplet, l’Institut du monde arabe peut tout à fait se charger de l’envoi du communiqué à son propre fichier presse La revue de presse Il s’agit de la compilation des articles consacrés à un événement. Ces articles sont maquettés et édités sur une feuille de format A4, en indiquant le nom du journal, l’édition de ce journal et la date de la parution de l’article.

Cette revue de presse devra être scannée et renvoyée par mail au contact RP dans les 15 jours après la tenue de l’événement. A défaut d’un scanner, un envoi postal devra être effectué.

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6c-Face à un journaliste Suite à l’envoi d’un communiqué (ou de manière spontanée, même sans action de relations presse préalable de votre part), un journaliste vous appelle… Voici quelques conseils et recommandations sur les réponses à apporter et la façon de procéder suivant les cas : • Un journaliste souhaite avoir confirmation d’un renseignement simple (date, type de manifestation…) : - Vous connaissez la réponse : donnez-la-lui immédiatement par téléphone.

- Vous ne connaissez pas la réponse : dites-lui que vous n’avez pas encore l’information, que vous vous renseignez et rappelez-le rapidement. N’attendez surtout pas ça soit lui qui vous relance !

• Un journaliste souhaite recevoir un élément d’information dans un délai très court : Ne lui promettez pas de le lui donner si vous n’êtes pas sûr de pouvoir le faire. Assurez-vous de l’heure ultime à laquelle vous pouvez le joindre et rappelez-le à l’heure dite.

• Un journaliste souhaite pouvoir interviewer quelqu’un de votre structure / association / projet sur un point précis : Réfléchissez bien à la personne la plus à même de répondre sur ce(s) point(s) et s’il ne s’agit pas de vous, proposez au journaliste de lui organiser un entretien téléphonique ou un rendez-vous en face à face avec le contact choisi.

Déterminer avec la personne interviewée la date et l’heure, le mode de contact qui lui convient (essayer de déterminer plusieurs créneaux horaires possibles). Recontactez le journaliste pour lui proposez les créneaux et en bloquer un.

Confirmer par mail au journaliste et à la personne interviewé le choix final.

• Un journaliste s’énerve, tient des propos critiques à l’égard de l’IMA - Soyez poli, calme et positif, n’entrez pas dans les détails et n’essayez pas de trouver des arguments pour lui répondre.

- Conseillez-lui de contacter à ce sujet le service de presse Institut du monde arabe en Nord-Pas de Calais (votre contact R.P.) en lui donnant les coordonnées s’il ne les connaît pas.

- Alertez aussitôt par mail ou par téléphone votre contact R.P. pour le mettre au courant de la situation (avec si possible le nom du journaliste et/ou du média).

• Un journaliste vous pose des questions de fond très précises quant au projet global de l’Institut du monde arabe en Nord-Pas de Calais ou souhaite réaliser une interview d’un de ses responsables : Orientez-le vers le contact R.P. en lui précisant que celui-ci pourra prendre en compte sa demande en lui apportant des éléments de réponse et en lui organisant au besoin un entretien téléphonique ou en face à face avec une personne qui pourra lui apporter ces renseignements très précis.

Ne prenez en aucun cas l’engagement de gérer vous-même la demande, seul l’IMA npdc est autorisée à organiser de telles interviews.

6d- Charte communiqué de presse Le contenu se doit d’être (pour une meilleure reprise de l’information par le journaliste) : • Structuré : 1 à 3 paragraphe(s) d’environ 4 à 6 lignes • Clair : les informations essentielles sont mises en gras pour une bonne lisibilité Attention !

Si les informations pratiques sont très nombreuses (programme détaillé, plusieurs actions comprises dans le même projet…), il est conseillé de faire une fiche programme à part avec tous les détails et l’agrafer / la joindre au communiqué, plutôt que de “noyer” le journaliste sous des détails qui occulteront le reste des informations transmises.

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