1 ДЕНЬ ЛИХА БЕДА НАЧАЛО!
чи
Зада
НЬ
1 ДЕ
я Врем 9 : 00 9 : 30 0 10 : 0 0 10 : 3
енем? м врем и о в с е т и равляе времен йчас уп е с ы меньше в в и т Как а р е, пот е больш Успейт
1 : 00
1
0 11 : 3 0 12 : 0
0 12 : 3 0 13 : 0
0 13 : 3 0 14 : 0
0 14 : 3 0 15 : 0
0 15 : 3 0 16 : 0
0 16 : 3 0 0 17 :
0 17 : 3 00
а ществ преиму – т н е дствия енеджм тайм-м – после т й н ы е н м в ж и ед Эффект йм-мен ный та в и жмента т к е м-менед й Неэфф а т о г о ективн е неэфф и в т с д ниш! как сле ный фи ш е п Стресс с у рт – ый ста счету Успешн ресс нда на г у о к р е п с й я а е сво : кажд Оценит ремени в а т е ч ыу Журнал
«Мне не хватает времени» – это обычная жалоба, которую можно услышать, как в крупных, так и мелких компаниях от сотрудников любых должностных уровней, начиная с секретарей-помощников и заканчивая вице-президентами, юристами, профессорами, директорами по финансам или генеральными директорами. Компании любого типа испытывают подобные затруднения, будь то огромная корпорация с десятками тысяч работников, средний бизнес с несколькими сотнями работников или домашний бизнес, которым управляет предприниматель, консультант или фрилансер. По мере того как все компании сокращают персонал, некоторых сотрудников просят выполнять больше разных обязанностей и за меньшее время. Интернет превратил практически каждый бизнес в глобальное предприятие, при этом увеличивается продолжительность рабочего дня, потому что приходится обслуживать несколько временных зон. Мобильные (сотовые) телефоны, портативные компьютеры (ноутбуки), электронная почта, факсы и карманные компьютеры («наладонники») также позволяют вести бизнес в любой точке планеты 24 часа в сутки. Таким образом, в сегодняшнем мире «24/7» научиться саморегуляции стало важнее, чем когда-либо ранее. Саморегуляция означает, что, даже если вы можете работать с утра до ночи, вы решаете, сколько времени вы посвятите работе, когда находитесь в офисе, по дороге на работу или по вечерам в свое свободное время. Например, если ваш босс требует, чтобы вы были на работе с 8 утра до 6 или 7 вечера, вы можете решить, что не станете работать дополнительно дома каждый вечер или по выходным за исключением тех случаев, когда это абсолютно необходимо. Если есть какие-то конкретные сроки, в которые вам нужно уложиться, вы можете решить работать по 18 часов в день, пока не окончите проект, зная, что дата завершения уже близка. (С другой стороны, если вы обнаружите, что работаете по 18 часов каждый день и не можете себе позволить отправиться в отпуск хотя бы на неделю раз в год – не теряйте надежды. В этой книге вы найдете рекомендации, которые помогут вам отказаться от такого изнурительного распорядка дня, и при этом вы успеете очень многое сделать). 27
1 День. Лиха беда начало!
Как вы сейчас управляете своим временем? Оцените, какую часть своего рабочего дня вы используете продуктивно и сколько времени вы праздно тратите на совещания, которые лучше было вообще не проводить, поиски человека, которого вы не можете найти, ответы на телефонные звонки, которые следовало адресовать кому-то другому, или на маловажные проекты, хотя это время можно было потратить на срочную и важную работу, которая может обеспечить новые проекты или заказы. По данным проведенного в 2008 г. телефонного опроса 429 мужчин и женщин, работающих полный или неполный рабочий день и считающих, что им что-то мешает выполнять работу, каждый день почти целый час (50,3 минут) на работе тратится впустую (без учета обеденного перерыва и времени, потраченного на дорогу). Этот опрос провела для меня компания CARAVAN® Opinion Research Corporation. Успешные менеджеры, руководители, предприниматели и студенты умеют эффективно управлять своим временем. Они решают, что и когда делать, чтобы реализовывать свои краткосрочные и долгосрочные цели и завершать начатые дела в срок. Еще важнее то, что они умеют определять приоритеты и решать, что следует делать в первую очередь. Если мы добавим еще одно прилагательное «счастливый» перед «успешный», то вы обнаружите, что счастливые топ-менеджеры, лидеры, предприниматели и студенты – вовсе не работоголики: работа – это часть их жизни, а не вся жизнь. Их стиль жизни – сбалансированный. Они находят время для важных для них занятий и взаимоотношений, как и для работы, которую им нужно делать, а в идеале – и хочется делать. Да, я обнаружила, что именно успешные топ-менеджеры находят время, чтобы послать электронное письмо или записку значимым для них людям, а, если им не удается самим с ними связаться, просят сделать это своих секретарей и помощников. Они не станут кого-то игнорировать, потому что у них «нет времени». Они понимают, что умение вовремя связаться с другими людьми – ими могут быть потенциальный партнер по бизнесу, клиент, заказчик, сотрудник, работник или босс – это основа успеха для отзывчивого и успешного работника или руководителя. 28
Джен Ягер
Успейте больше, потратив меньше времени Тайм-менеджмент – это систематический подход к организации вашего рабочего и свободного времени, позволяющий вам контролировать свое время, а не времени контролировать вас. Те, кто не обладает навыками эффективного тайм-менеджмента, могут в конце рабочего дня задуматься и засомневаться: «Я был очень занят сегодня, но что я в реальности сделал?». Они также могут подумать или даже воскликнуть: «Куда же делось время?». Или вечером в воскресенье горько сожалеть о том, что вы не нашли время, чтобы пообщаться с друзьями, прочитать книги, интересные для вас, или вы снова отложили поездку на экскурсию, не смогли пообщаться с близкими, отправиться в спортзал, посадить цветы. Эффективный тайм-менеджер использует такие проверенные приемы, как определение приоритетов, постановка долгосрочных и краткосрочных целей, планирование, организация, определение реалистичных сроков и делегирование полномочий, чтобы выполнять и то, что нужно делать прямо сейчас, и заботиться о том, чтобы будущие проекты были продуманны и спланированы. Когда и как вы изучаете эти полезные навыки тайм-менеджмента? Есть люди, которые обладают умением организовывать свою работу и управлять своим временем чуть ли не с рождения. Они уже в начальной школе умеют держать в порядке свои тетради и учебники и вовремя выполнять домашние задания. Конечно, подобные от природы организованные люди умело управляют своим временем в студенческие годы и во время учебы в аспирантуре. На работе они точно и вовремя выполняют запросы своего босса, всегда укладываются в сроки, знают, где хранятся нужные документы, и верно выбирают темп. Когда они становятся боссами, то служат примером организованности для своих подчиненных. Возможно, вы узнали себя в этом описании. Но может быть и так, что вам не хватает времени, чтобы выполнять все обрушивающиеся на вас запросы, а также вести несколько проектов и играть сразу несколько социальных ролей (работника, родителя, студента, волонтера, подруги) или вы тщетно пытаетесь все успеть, но вам это не удается в мире «24/7», в котором благодаря Интернету, мобильному телефону и другим гаджетам информация приходит непрерывным потоком, и вы понимаете, что вам нужна помощь по тайм-менеджменту. 29
1 День. Лиха беда начало!
Есть еще один тип людей, к которому, возможно, принадлежите и вы: люди, до недавней поры справлявшиеся с делами, не уделяя специального внимания тому, как именно они тратят рабочее и свободное время. К несчастью, по различным причинам: например, сокращение штатов, привело к росту рабочей нагрузки или самим работникам хочется больше успевать, но при этом не работать сверхурочно, такие люди теперь вынуждены задумываться о том, как улучшить свои навыки тайм-менеджмента. Если вы относитесь к данной категории, для вас будет мудрым решением по собственной инициативе заняться совершенствованием навыков управления временем, не дожидаясь, пока ваш босс потребует от вас, чтобы вы записались на курсы по тайм-менеджменту. Возможно, вы уже прочли пару книг по тайм-менеджменту, прослушали компакт-диск по этой теме или даже посетили лекцию или семинар по тайм-менеджменту. Однако все равно хотите обновить свои знания и навыки тайм-менеджмента и стать более организованным человеком, так как знаете о том, что умение одновременно решать сразу несколько задач и соблюдать сроки – это те качества, которые особенно ценят менеджеры по найму персонала в самых разных профессиях. Кроме того, ваши навыки тайм-менеджмента, вероятно, принимаются во внимание, когда вы периодически проходите аттестацию на работе. Если вы – фрилансер, владелец малого бизнеса или предприниматель – вы уже на собственном нелегком опыте поняли, что чем больше заказов вы сумеете получить и выполнить, не снижая качества, тем выше вероятность, что вы добьетесь успеха: для этой категории людей, действительно, верна поговорка «время – деньги». Итак, какой бы не была ваша ситуация с работой, вы пришли к выводу, что анализ того, как вы используете ваше время, и приобретение эффективных навыков тайм-менеджмента – это отличное использование вашего времени. Это решение поможет вам, когда вы будете читать эту книгу, осмысливать ее идеи и выполнять рекомендованные упражнения.
Эффективный тайм-менеджмент: преимущества Теперь рассмотрим некоторые конкретные преимущества и потенциальные негативные следствия того, насколько успешно (или неуспешно) вы управляете своим временем. Из этой главы вы 30
Работайте меньше, делайте больше
узнаете как об очевидных, так и о более тонких преимуществах совершенствования навыков тайм-менеджмента. Вы также узнаете и об опасностях, связанных с неправильным управлением временем. Некоторые из них, такие как соблюдение сроков, очевидны, другие же – например, упущенные возможности или несостоявшееся повышение по службе, не менее реальны, но не так осязаемы. Эта глава даст вам возможность оценить ваши навыки тайм-менеджмента в данный момент, что поможет вам составить план и наметить курс вашего самосовершенствования, а также отслеживать свой прогресс, чтобы подтверждать, что время, которое вы потратите на 14-дневную программу совершенствования своей продуктивности, будет потрачено не зря. Хотя тайм-менеджмент не всегда помогает сократить объем вашей работы, он часто предлагает полезные стратегии и методы, помогающие делать больше, затрачивая при этом меньше времени. Благодаря этому, вас и ваш отдел, агентство или компанию будут воспринимать позитивнее, и ваша карьера будет идти в гору. Как рассказала мне 32-летняя помощница юриста: «Недавно мы готовили сделку, в которую было вовлечено почти 400 различных объектов недвижимости, и у нас был всего месяц, чтобы собрать и проверить необходимые документы, составить проекты договора для каждой стороны и подготовить окончательный вариант договора к моменту заключения сделки. Благодаря «чуду» правильного определения приоритетов и вовремя принятому решению отложить заключение сделки на пять дней, мы успели подготовить документы даже раньше назначенного срока». Обратите внимание, что в этом случае помощница юриста смогла вовремя подготовить документы благодаря продлению срока на пять дней – в следующий раз она может и не получить такой поблажки. Улучшение навыков тайм-менеджмента поможет вам не только укладываться в сроки, но и завершать работу досрочно, не надеясь на то, что вам будет предоставлено дополнительное время. Знание о том, что мы можем действовать быстрее и лучше, вдохновляет нас на совершенствование своих навыков таймменеджмента. Например, 30-летняя секретарь топ-менеджера отмечает: «Обычно я недооцениваю количество времени, которое требуется, чтобы что-то сделать. Поэтому я ухожу с работы с ощущением, что мне ничего не удалось сделать». 59-летний менеджер, работающий в сфере здравоохранения, сообщил мне, что хочет 31
1 День. Лиха беда начало!
научиться планировать свою работу и определять в ней приоритеты, чтобы иметь больше времени для общения со своей семьей. 37-летняя женщина, у которой сразу две работы: она директор онлайновой информационной службы, а также работает консультантом дополнительно 30 часов в неделю, так что ее полное рабочее время в неделю – 65 часов – опасается, что может стать работоголиком (если уже им не стала). Она отмечает: «Я прихожу домой около пяти часов, а потом еще работаю после ужина и ночью».
Неэффективный тайм-менеджмент: последствия Когда вы станете более эффективным тайм-менеджером, у вас будет больше времени для досуга, приятного общения, и ваша жизнь станет более сбалансированной. В большинстве профессий время тесно связано с деньгами – одним из наиболее ценных ресурсов из тех, что есть у компании. Чем больше клиентов или покупателей вы можете обслужить – тем больше денег заработаете. Чем эффективнее вы будете отвечать на сообщения по электронной почте, тем быстрее сможете заняться другими делами, особенно, более прибыльными или более творческими. В целом, чем больше у вас будет продаж, чем быстрее вы будете заканчивать проекты, тем выше будет ваш доход. Да, обычно: «Кто рано встает, тому Бог подает». Умело управляя своим временем и быстро используя открывающиеся возможности, вы повысите вероятность того, что вам удастся получить хорошую работу, заключить сделку, начать новый бизнес и выделиться на фоне не таких проворных, как вы, конкурентов. Верно и обратное: что происходит с теми, кто плохо управляет своим временем? У них не складывается карьера, их не повышают в должности, они ощущают досаду, сомнения в себе, а иногда – даже лишаются работы. • 37-летний редактор новостного бюллетеня (замужем, мать двоих детей-подростков), ответила так, когда ее попросили назвать какие-то последствия неудачного управления временем: «Мне не хватает времени для себя: читать, заниматься физическими упражнениями, спать…». 32
Джен Ягер
• «Я не отвожу время для продаж каждый рабочий день», – признает 54-летний лектор. Однако если он найдет время для того, чтобы продавать свои ораторские умения, т. е., искать новых клиентов для своих выступлений – это может существенно увеличить его доходы в следующий месяц, в год или даже в следующем году: в этом бизнесе планировать выступления на два года вперед – это достаточно обычная практика. • 21-летний студент-старшекурсник отмечает: «Я затягивал работу над проектом, который был неинтересным и трудным для меня. Я не брался за него до самой последней недели. Если бы я эффективнее использовал время, я бы мог завершить этот проект гораздо раньше и заняться другими делами».
ПОЗИТИВНЫЕ ПОСЛЕДСТВИЯ
Каковы преимущества успешного тайм-менеджмента в вашей работе, учебе или на досуге? Перечислите их: •________________________________________________________ •________________________________________________________ •________________________________________________________ •________________________________________________________
НЕГАТИВНЫЕ ПОСЛЕДСТВИЯ
Опишите ниже последствия неэффективного тайм-менеджмента, с которыми вы столкнулись: •________________________________________________________ •________________________________________________________ •________________________________________________________ •________________________________________________________
Стресс как следствие неэффективного тайм-менеджмента Вот еще одно важное следствие неудачного тайм-менеджмента: стресс. Когда вы испытываете стресс, у вас повышается сердечный ритм и учащается дыхание, вы потеете или у вас растет уровень 33
1 День. Лиха беда начало!
сахара в крови. Если у вас оказывается недостаточно времени, чтобы добраться до вокзала, завершить рабочий или исследовательский проект, купить открытку, чтобы поздравить с днем рождения лучшего друга – все это вызывает дополнительный стресс. Исследователи обнаружили, что слишком сильный стресс негативно сказывается на здоровье: вызывает сильное утомление, головные и сердечные боли. Некоторые причины стресса, такие, например, как чрезмерно требовательный босс или проблемы взаимоотношений – сложны, и их нельзя устранить за день. Однако неэффективное управление временем – это одна из потенциальных причин стресса, которую вы сами можете контролировать. Например, вы можете научиться тому, как поддерживать порядок в делах и документах (а беспорядок в делах – это одна из основных причин, заставляющих вас нервничать и вызывающих стресс). Умение выбирать нужный темп – еще один ключевой навык тайм-менеджмента, которым вам необходимо овладеть. Неверный темп может вызвать сильный стресс и переутомление, приводящие к такому изнеможению, что ваше тело и мозг отказываются функционировать, и вы больше не можете работать. В Японии для этого явления даже есть специальный термин: кароши – смерть от изнеможения. В этом случае переутомление и постоянные перегрузки вызывают гипертонию и затвердевание стенок артерий, что может приводить к смертельному исходу. В своей книге «Медицинская социология» (“Medical Sociology”) Уильям Кокерхем (Cockercham, W.) отмечает, изучив 98 случаев кароши, что обычно их жертвами были мужчины среднего возраста из Токио. 22,4 % из них работали от 50 до 59 часов в неделю, 32,7 % – от 70 до 99 часов в неделю, а 21,4 % – более 100 часов в неделю. Вам точно не захочется стать жертвой кароши! К счастью, использование эффективных приемов тайм-менеджмента поможет вам успевать делать больше, испытывая меньший стресс, вы сможете избежать переутомления и связанных с ним хронических последствий физических и психических перегрузок.
Успешный старт – успешный финиш! Используйте возможность получить дополнительную информацию о ваших сегодняшних навыках тайм-менеджмента. Ответьте от34
Работайте меньше, делайте больше
кровенно на вопросы теста «Как вы сейчас оцениваете свои навыки управления временем?». Данная версия этого теста – отредактированный вариант теста, который я предлагаю на своем вебсайте (drjanyager.com) и на моих семинарах уже много лет, которая поможет вам определить стартовую позицию перед началом реализации вашей программы тайм-менеджмента. Если вам хорошо известна стартовая позиция – гораздо легче понять, куда следует направиться.
КАК ВЫ СЕЙЧАС ОЦЕНИВАЕТЕ СВОИ НАВЫКИ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ? 1. Вы делаете сознательные усилия, чтобы отделить неотложные дела от других дел? Да Нет Иногда 2. Вы уделяете достаточно времени предварительному сбору и анализу информации, чтобы была возможность принимать лучшие в данной ситуации решения? Да Нет Иногда 3. Вы выделяете хотя бы один час каждый день, когда вас никто и ничто не отвлекает, чтобы спокойно думать, читать, планировать, мечтать или заниматься творческой работой? Да Нет Иногда 4. Вы уделяете достаточно времени для того, чтобы завязывать, развивать и поддерживать деловые и личные отношения? Да Нет Иногда 5. Вы усердно работаете, чтобы достигнуть наилучшего результата, не пытаясь себя успокаивать тем, что совершенство все равно недостижимо? Да Нет Иногда 6. На прошлой неделе вы ни разу не опаздывали на личные или деловые встречи? Да Нет Иногда 7. Вы каждый год берете хотя бы одну неделю отпуска и заботитесь о том, чтобы отпуск стал запоминающимся событием, которое вам помогает лучше понять себя, пообщаться с вашими близкими и родственниками или друзьями? Да Нет Иногда 35
1 День. Лиха беда начало!
8. Вы регулярно и тщательно читаете каждую деловую публикацию или новостной бюллетень, на которые вы подписаны (печатные или онлайновые)? Да Нет Иногда 9. Вы всегда соблюдаете сроки на работе? Да Нет Иногда 10. Вы отвечаете на все телефонные звонки в течение 24 часов (или поручаете кому-то другому отвечать на те звонки, которые не должны были быть адресованы вам)? Да Нет Иногда 11. Вы отвечаете на неотложные письма по электронной почте немедленно, а на несрочные – в приемлемый срок, обычно за день или два (если вы не в отъезде)? Да Нет Иногда 12. Вы уделяете время регулярному обновлению вашей базы данных или другой системы для организации ваших рабочих и/или личных контактов? Да Нет Иногда 13. Вы обычно удовлетворены тем, как вам удается отсылать или получать поздравительные открытки или подарки? Да Нет Иногда 14. У вас есть пятилетний план развития вашей карьеры? Да Нет Я работаю над этим 15. Ваша работа или профессиональная карьера удовлетворяет вас хотя бы на одном или на всех следующих уровнях: профессиональном, интеллектуальном, креативном и/или финансовом? 16. Да Нет Если вы ответили «да» на все 15 вопросов, по крайней мере, те навыки управления временем, которые упоминались в этих вопросах, у вас отличные. Если вы ответили «нет», «я работаю над этим» или «иногда» на один или более вопросов, вы знаете те области, в которых вам следует улучшить ваши навыки управления временем.
36
Джен Ягер
Оцените свой прогресс Хорошая новость: в этом вам можно помочь. Вы уже узнали о ваших наиболее актуальных проблемах, связанных с тайм-менеджментом. К счастью, вы найдете в этой книге советы, которые помогут вам решить наиболее распространенные проблемы. Я всегда рекомендую людям, желающим улучшить свои навыки тайм-менеджмента, найти количественные показатели для оценки своего прогресса. Они будут разными для каждого из нас. Торговый представитель может оценить свой прогресс в долларах или по количеству проданных единиц товара. Вице-президент по коммуникациям и связям с общественностью крупной корпорации может подсчитать, сколько интервью было опубликовано в СМИ и сколько было подготовлено и разослано отчетов. Некоторые писатели учитывают, сколько страниц в конкретный день они написали, другие – ориентируется на то, сколько часов им следует работать каждый день. Те, кто занимается продажей коммерческой недвижимости, могут измерять свою производительность по количеству заключенных сделок. Универсальных решений нет: нужно ориентироваться на то, что важно именно для вас и для вашей работы. Начните с теста под названием «Ваши достижения в таймменеджменте». Вы можете позже снова к нему вернуться, потому что показатели, по которым вы оцениваете свои достижения, могут со временем измениться. Например, пока вы не связаны узами брака и это ваша первая работа после окончания вуза – может быть вполне приемлемым задерживаться на работе по вечерам, а после этого проводить вместе с коллегами время в ближайшем ресторане или пивной, общаясь и обсуждая, как прошел день, а не нестись стремглав домой. Но, когда вы становитесь старше и у вас появляются романтические партнеры или дети, зависящие от вас, вам захочется уходить из офиса ровно в пять, чтобы скорее вернуться домой, приготовить ужин и проверить уроки у детей. Возможно, вам даже захочется научиться работать настолько продуктивно, что ваш босс разрешит вам раз в неделю работать дома. По этой причине, когда вы будете выполнять тест – не забудьте указать дату. Отмечайте ответы карандашом, чтобы их можно было стереть и выполнить тест еще раз, или, еще лучше, сделайте несколько копий теста, 37
1 День. Лиха беда начало!
чтобы вы всегда могли к нему вернуться. Этот совет относится ко всем тестам, которые вы найдете в этой книге. Количественная оценка вашего прогресса Я всегда рекомендую тем, кто хочет улучшить свои навыки таймменеджмента, определить количественные параметры для оценки своего прогресса.
ВАШИ ДОСТИЖЕНИЯ В ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТЕ Сегодняшняя дата: Выберите из приведенного ниже списка три показателя, которые вы будете использовать как доказательство того, что вы стали управлять своим временем эффективнее. Ранжируйте их по значимости от № 1 до № 3. Если показатели из списка для вас не подходят, вы сами можете вписать нужные показатели в свободные строки, но их все равно не должно быть более трех, так как не следует пытаться реализовать одновременно слишком много целей. Укажите, относятся ли ваши ответы к работе или учебе, помечая ответы буквой Р (работа) или У (учеба). Если показатель относится к досугу или личным делам, пометьте его буквой Л (личные дела). ПОКАЗАТЕЛИ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА Уходить с работы на час раньше, чем обычно, но успевать сделать столько же работы, как обычно. Уходить с работы вовремя, но за меньшее время успевать сделать даже больше работы, чем обычно. Больше не брать работу домой. Не работать в выходные. Повысить доход компании на ________ [сумма] к _______ [дата]. Увеличить количество клиентов, с которыми я работаю, чтобы я получил больше дохода _________ [сумма] к _______ [дата]. Чувства по отношению к работе ____________________________________ _______________________________________________[впишите позитивные 38
Работайте меньше, делайте больше
прилагательные, такие как счастливый, радостный, полный энтузиазма, вдохновленный, гордый и т. д.]. Проводить больше времени с семьей (если возможно, конкретизируйте: ______ часов в будний день или ______ часов в выходные). Уделять каждую неделю физическим упражнениям ________ [укажите, сколько времени]. Запланировать и взять отпуск в этом году. Посетить торговую выставку ________ [укажите месяц и год]. Уделить ____________ [укажите, сколько времени] работе с документами. Разбирать бумаги на рабочем столе ________ раз в неделю. Соблюдать сроки для каждого проекта или задания. Уделять больше времени общению с друзьями. Выделить время для свиданий (если вы ищете романтического партнера) или проводить больше времени с романтическим партнером. (Впишите ваш собственный показатель) ___________________________ _________________________________________________________________ (Впишите ваш собственный показатель) ___________________________ _________________________________________________________________
Проанализируйте три основных показателя, по которым вы будете оценивать ваш прогресс на работе (в учебе) или в личной жизни. Теперь запишите эти цели в приведенной ниже таблице. Этот процесс даст вам конкретные свидетельства ваших достижений, так как вы сумеете сравнить то, что было раньше, с тем, чего вы достигли теперь: ваши записанные личные или профессиональные цели с тем, чего вы достигли.
ПОКАЗАТЕЛЬ(И), ОТНОСЯЩИЕСЯ К РАБОЧЕМУ ВРЕМЕНИ Сегодняшняя дата: 1. Я буду _______________________________________________________________ 2. Я буду _______________________________________________________________ 3. Я буду ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ 39
1 День. Лиха беда начало!
ПОКАЗАТЕЛЬ(И), ОТНОСЯЩИЕСЯ К УЧЕБЕ Сегодняшняя дата: 1. Я буду _______________________________________________________________ 2. Я буду _______________________________________________________________ 3. Я буду ________________________________________________________________ ________________________________________________________________
ПОКАЗАТЕЛЬ(И), ОТНОСЯЩИЕСЯ К ЛИЧНОЙ ЖИЗНИ Сегодняшняя дата: 1. Я буду _______________________________________________________________ 2. Я буду _______________________________________________________________ 3. Я буду ________________________________________________________________ ________________________________________________________________
Журналы учета времени: каждая секунда на счету Вот еще один вид действий, который принесет удивительные, немедленные и далеко идущие результаты! Время, с чем многие согласятся, может быть весьма аморфной вещью. Если только вы не относитесь к тем редким индивидам, которые инстинктивно следят за тем, что они делают, каждую минуту, вы можете обнаружить, что не способны объяснить, на что ушла существенная часть вашего времени, или, оглядываясь на прошедший день, понять, что имеете весьма туманное представление о том, что именно вы делали, когда, почему и где. Метод ведения журнала времени поможет вам определить, когда у вас происходят наибольшие потери времени, а также, в какие периоды вы испытываете приливы и спады энергии. Да, действительно, среди людей встречаются «жаворонки» и «совы». Если вы поймете, к какому из этих двух типов вы относитесь, 40
Джен Ягер
вы сможете использовать эту информацию, чтобы делать больше за меньшее время и чувствовать при этом прилив энергии. Мне нравится раздавать журналы учета времени заранее, чтобы участники приходили на семинар, уже вооруженные этой информацией. Лучше всего всегда держать журнал под рукой и заполнять его периодически днем или вечером, а не пытаться делать это ретроспективно, вспоминая о том, как прошел день. Заполните журнал учета времени сегодня. Отметьте, какой это был день: рабочий/учебный или выходной. Запишите все, что вы делали, указывая время начала и окончания каждого занятия, начиная с того времени, когда вы проснулись. Это может включать сборы на работу (или учебу), поездку на работу/учебу, посещение совещаний, еду, поездки на назначенные встречи, завершение дел, намеченных на утро или на вечер. Позаботьтесь о том, чтобы записать, когда вы ушли с работы, что вы делали вечером и когда вы отправились спать. Сделайте ксерокопию журнала и работайте с ней, чтобы можно было воспользоваться оригиналом позже. Поскольку вам будет предложено вести отдельный телефонный журнал учета времени, в этом общем журнале просто записывайте, когда вы звонили или вам звонили, и сколько времени ушло на разговор. Подробности вы запишете в телефонном журнале учета времени. Подробно заполнив журнал учета времени, вы обеспечите себе хорошую стартовую позицию для совершенствования навыков тайм-менеджмента. Ведение и анализ вашего журнала учета времени раз в день поможет вам выяснить, когда и как вы потратили сегодня время, с того момента, как вы проснулись, до того момента, когда вы легли спать.
ЕЖЕДНЕВНЫЙ ЖУРНАЛ УЧЕТА ВРЕМЕНИ: ДЕНЬ 1 Сегодняшняя дата: Тип дня:
День недели: (Рабочий? Учебный? Выходной?)
41
1 День. Лиха беда начало!
ВРЕМЯ
ЗАНЯТИЕ
Начинаете с того времени, когда вы проснулись:
Заканчиваете тем временем, когда вы отправились спать:
ПРИМЕЧАНИЕ: Постарайтесь заметить, в какое время дня вы себя чувствуете особенно бодрыми, или, напротив, усталыми, а также пики своей эффективности, периоды повышенной концентрации и периоды, когда вы особенно внимательны к деталям. В какое время вам лучше или хуже работать с людьми, общаясь лично или по телефону?
Теперь отложите на время ваш журнал. Мы его проанализируем позже, после того как вы закончите другие упражнения. 42
Работайте меньше, делайте больше
Телефонные журналы Еще два вида информации помогут вам получить конкретные данные о том, как вы используете свое время. Первый – это телефонный журнал, с помощью которого вы будете отслеживать как ваши звонки со стационарного телефона, если у вас он все еще есть (традиционные телефоны все еще широко используются в офисах), так и с мобильного телефона. Проследите за тем, как вы используете телефон, выбрав для этого один полный рабочий (или учебный) день и один выходной день, и отмечайте, кому вы звонили, кто звонил вам, как долго вы говорили и цель каждого звонка. Сначала заполните журнал для входящих телефонных звонков, а потом – для исходящих.
ТЕЛЕФОННЫЙ ЖУРНАЛ 1: ВХОДЯЩИЕ ЗВОНКИ (СТАЦИОНАРНЫЙ ТЕЛЕФОН) ВХОДЯЩИЕ ЗВОНКИ НА РАБОТЕ Сегодняшняя дата:
ВРЕМЯ
КТО ЗВОНИЛ
День недели: ПРОДОЛЖИТЕЛЬЦЕЛЬ НОСТЬ ЗВОНКА РАЗГОВОРА
43
1 День. Лиха беда начало!
ВХОДЯЩИЕ ЗВОНКИ ПОСЛЕ РАБОТЫ (ДОМА)* Сегодняшняя дата: ВРЕМЯ
КТО ЗВОНИЛ
День недели:
ПРОДОЛЖИТЕЛЬЦЕЛЬ НОСТЬ ЗВОНКА РАЗГОВОРА
ТЕЛЕФОННЫЙ ЖУРНАЛ 2: ИСХОДЯЩИЕ ЗВОНКИ (СТАЦИОНАРНЫЙ ТЕЛЕФОН) ИСХОДЯЩИЕ ЗВОНКИ НА РАБОТЕ Сегодняшняя дата:
ВРЕМЯ
КТО ЗВОНИЛ
День недели: ПРОДОЛЖИТЕЛЬЦЕЛЬ НОСТЬ ЗВОНКА РАЗГОВОРА
* Вы можете фиксировать в этом журнале только звонки на работе, а домашние – записать в другую таблицу или вообще не анализировать. – Примеч. авт. 44
Джен Ягер
ИСХОДЯЩИЕ ЗВОНКИ ПОСЛЕ РАБОТЫ (ДОМА) Сегодняшняя дата: ВРЕМЯ
КТО ЗВОНИЛ
День недели: ПРОДОЛЖИТЕЛЬЦЕЛЬ НОСТЬ ЗВОНКА РАЗГОВОРА
Журналы для мобильного телефона Теперь сделайте то же самое для мобильного телефона. Если вы используете мобильный телефон и для работы, и для личных звонков – вам нужно будет рассортировать звонки. В колонке журнала «цель звонка» начните с того, что отметьте, относился ли звонок к работе (или учебе) или это был личный звонок, а потом укажите подробности.
ЖУРНАЛ ДЛЯ МОБИЛЬНОГО ТЕЛЕФОНА ВХОДЯЩИЕ ЗВОНКИ НА МОБИЛЬНЫЙ ТЕЛЕФОН Сегодняшняя дата: ВРЕМЯ
КТО ЗВОНИЛ
День недели: ПРОДОЛЖИТЕЛЬЦЕЛЬ НОСТЬ ЗВОНКА РАЗГОВОРА
45
1 День. Лиха беда начало!
ИСХОДЯЩИЕ ЗВОНКИ С МОБИЛЬНОГО ТЕЛЕФОНА Сегодняшняя дата:
ВРЕМЯ
46
КТО ЗВОНИЛ
День недели: ПРОДОЛЖИТЕЛЬЦЕЛЬ НОСТЬ ЗВОНКА РАЗГОВОРА
Работайте меньше, делайте больше
Теперь отложите журналы фиксации времени, потраченного на телефонные разговоры. Мы проанализируем информацию о том, как вы используете телефон в главе «День восьмой: Используем телефон с выгодой!». Время, проведенное в интернете Мы добрались до последнего журнала, который я прошу вас заполнить: журнала времени, проведенного в Интернете. Для некоторых людей Интернет стал в последнее десятилетие самым большим источником повышения производительности, для других – напротив, главным фактором снижения производительности. Как ни печально, у некоторых индивидов развилась зависимость от Интернета, отвлекающая их от важных видов деятельности и взаимоотношений. Я называют это зависимостью, потому что для подобных людей Интернет становится такой сильной и неодолимой потребностью, что они уже не способны себя контролировать. В моем опросе, посвященном растраченному времени, упомянутом ранее, пятой по значимости причиной потери времени, названной 7 % опрошенных, было «использование Интернета для не связанных с работой целей, включая серфинг в Интернете и компьютерные игры». Ниже я еще раз вернусь к проблеме зависимости от Интернета. Сейчас мы оценим, насколько эффективно вы используете Интернет. Для этой цели вам нужно заполнить журнал времени, проведенного в Интернете за 24 часа. Ниже приводится бланк, благодаря которому вы можете проследить, как вы использовали Интернет в течение дня: рабочего, учебного или выходного. Ключ в том, чтобы выяснить, сколько времени вы проводите онлайн в действительности, что вы делаете, когда находитесь в Интернете, должны ли вы в это время заниматься какими-то другими делами. 47
1 День. Лиха беда начало!
Чтобы получить ответы на эти вопросы, нужно начать с журнала учета времени в Интернете.
ЖУРНАЛ УЧЕТА ВРЕМЕНИ, ПРОВЕДЕННОГО В ИНТЕРНЕТЕ Сегодняшняя дата: Тип дня: ВРЕМЯ
*
День недели: (Рабочий? Учебный? Выходной?)
ПРОДОЛЖИ- ЧТО МНЕ СЛЕДОВАЛО ЗАДАЧА В ИНТЕЛЬНОСТЬ ДЕЛАТЬ ВМЕСТО ВЫХОДА ТЕРНЕТЕ * СЕССИИ В ИНТЕРНЕТ
Задачей, например, может быть использование электронной почты, серфинг, исследование
и поиск информации. – Примеч. авт.
48
Джен Ягер
Анализ журналов учета времени Просмотрите ваши различные журналы учета времени за сегодняшний день. Вы видите какие-то закономерности в том, как вы используете ваше время, час за часом, а также решаете определенные ключевые задачи, включая входящие и исходящие ключевые звонки? Что можно сказать о времени, проведенном в Интернете? Ваш журнал показал, что вы тратите много времени на серфинг в Интернете? Если вы просматривали сайты в Интернете сегодня, было ли это связано с вашими приоритетными задачами в этот день? Какая доля этого времени была потрачена напрасно? Сколько электронных писем вы послали и получили сегодня? Сколько из этих электронных писем были важны для ваших ключевых связанных с работой целей? Информация, которую вы получите о своих привычках использования времени, телефона и Интернета из этих журналов, определенно, поможет вам понять ту стартовую позицию, с которой вы начинаете ваше путешествие к более высокой производительности и эффективности. Вы закончили первый день вашего 14-дневного путешествия повышения эффективности и производительности. Поздравляем вас! Вы усердно поработали в этот первый день. Порадуйте себя. Если у вас нет времени, чтобы сходить в кино или поужинать вместе с друзьями – хотя бы похлопайте себя одобрительно по плечу. Теперь вперед, в день 2! В этот день вы с нашей помощью продолжите превращение и обретете более эффективное, радостное, продуктивное и успешное «я». В следующей главе мы рассмотрим важнейший принцип таймменеджмента: постановку целей. Как и почему вам следует ставить перед собой цели? Какую информацию вы узнали о постановке целей, которая поможет вам выбрать профессиональные (или учебные) и личные цели и реализовать их?
БЫСТРАЯ ПРОВЕРКА 1. Укажите одно из негативных последствий неудачного (или далекого от идеала) тайм-менеджмента, с которым вы столкнулись в вашей профессиональной или личной жизни в прошедшем месяце. 49
1 День. Лиха беда начало!
2. Вспомните кого-то из ваших знакомых, умеющего отлично управлять своим временем. Какие действия этого человека позволяют сделать вывод о том, что он/она может служить примером эффективного тайм-менеджмента? Напишите о личностных чертах этого человека, относящихся к тайм-менеджменту. Не забывайте о нем/ней, когда вы будете совершенствовать собственные навыки управления временем. Как этот человек отвечает на телефонные звонки? Когда вы с ним/с ней беседуете, сколько времени обычно продолжается разговор? 3. Задумайтесь о том, чему вы научились в первый день. Какая самая важная идея, которую вы узнали, и сможете немедленно использовать для решения ваших проблем в сфере тайм-менеджмента? Запишите ее ниже: ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________ ____________________________________
50