Заставьте офис работать на вас! - Пробная глава

ЧАСТЬ I. ОЦЕНКА: ДЕЙСТВИТЕЛЬНОЕ И ЖЕЛАЕМОЕ

Глава 1. Изменения в ваших силах

Вы чувствуете себя в вашем офисе * как дома? Вам там комфортно работать? Вам нравится ваш офис, я имею в виду, по-настоящему нравится? Вас вдохновляет мысль о том, что вы там проводите восемь или даже больше часов пять дней в неделю? Эта книга задумана, чтобы помочь вам чувствовать себя как дома в вашем офисе – в месте, где мы проводим бо́льшую часть нашей жизни. Вы можете сделать так, чтобы то место, где вы работаете, стало более комфортным, функциональным и полезным. Неважно, что именно представляет собой «офис»: это может быть просто рабочий стол в огромной комнате, где работают еще десятки людей, компьютер, которым вы пользуетесь вместе с другими сотрудниками, маленькая комнатушка без окон, личный кабинет с замечательным видом из огромного окна или просто уголок вашего дома. Эта книга предназначена для каждого, кто хочет улучшить рабочую среду в своем офисе. Некоторые офисы похожи на самые скверные фабрики – запущенные, темные, грязные, подавляющие любую инициативу. Но есть и другие офисы – инновационные и образцовые: они большие, в них чистые окна, которые можно открыть, отличная вентиляционная система, пространство распределяется с учетом рабочих функций и потребностей, они украшены красочными и оригинальными произведениями искусства, в них разрешено гибкое расписание и есть приятный кафетерий. Подобно тому, как условия труда в сфере производства существенно улучшились за последние несколько десятилетий, офис – автоматизированный или традиционный – начинает больше соответствовать потребностям работников. Вы даже можете сказать, что приближаются революционные изменения офисной рабочей среды. Чтобы они были успешными, офисные работники должны участвовать в них вместе с работо* В русском языке «офисом» часто называют здания, где размещаются компании. В этой книге «офисом» называется то помещение, личное (личный кабинет) или использующееся совместно с другими сотрудниками, в котором находится рабочее место офисных работников. – Примеч. пер.

11

Часть I. Оценка: действительное и желаемое

дателями и специалистами по дизайну. Больше узнать об офисной среде – это важный первый шаг на пути к такому сотрудничеству. По крайней мере, теперь у нас есть знания, оборудование и мебель, чтобы помочь офисным работникам создать более приятную и эффективную обстановку в офисе, если они попросят это сделать. А они попросят, если будут убеждены, что это важно для их физического, умственного и профессионального здоровья. У вас больше возможностей контролировать вашу рабочую среду, чем вы думаете. Даже если некому порекомендовать вам, на каком типе стула вам лучше сидеть, вы, вероятно, можете сами определить, что вам держать на вашем рабочем столе. Именно вы решаете, станете ли вы каждый час тратить несколько минут, чтобы расслабиться и восстановить силы, или что вы будете делать во время вашего обеденного перерыва (Физические упражнения? Рабочие дела? Общаться? Обдумывать ваши цели на вторую половину дня?). Офисы трансформируются. Как ни странно, по мере того как рабочие места становятся все более автоматизированными и высокотехнологичными, появилась тенденция делать офис более «домашним». Американцы, которые традиционно были озабочены тем, чтобы улучшать свои дома, наконец, стали прилагать такие же усилия и к своему второму дому – офису. К счастью, работодатели начинают понимать, что эргономика, которую Центр эргономики при Мичиганском университете определяет как «исследования работы, или принципы работы», помогает разрабатывать дизайн мебели, оборудования, рабочих мест и, собственно, офисов, которые лучше подходят работникам. Эргономика – это и хороший бизнес, и гуманное отношение к работникам. Если работникам комфортно, у них выше удовлетворенность, и они работают продуктивнее. Поэтому все заинтересованы в том, чтобы причины дискомфорта в офисе (например, неудобный стул, плохая телефонная связь, недостаточное освещение или затхлый воздух) были выявлены и устранены. «У меня болела спина из-за моего рабочего кресла», – говорит юрист, который три года испытывал боль и дискомфорт, но так и не подумал о том, чтобы пожаловаться на это или даже самому решить проблему: заменить кресло, найти более высокий рабочий стол, положить подушку на сидение кресла или подставку под ноги.

12

Заставьте офис работать на вас!

Хотя дорогостоящее оборудование стало обычным в офисе, хорошо известно, что самая «дорогостоящая машина», которую трудно найти, обучить и поддерживать в рабочем состоянии – это офисный работник. По этой причине, хорошо спроектированный офис привлекает работника, который хочет продолжать работать в компании, и это мудрое инвестирование финансов. Данная книга фокусирует внимание также на дизайне и на том, как он связан с производительностью, – а это сегодня ключевая проблема для офисных работников практически всех типов и уровней. Она освещает широкий круг вопросов дизайна, влияющих на продуктивность: организация пространства, освещение, цвета и мебель. Эта книга также охватывает организационные проблемы, такие как системы хранения документов, что должно быть на вашем письменном столе и как избавиться от беспорядка. В дополнение к анализу широкого круга документов и публикаций об офисах я также, не разглашая своих целей, устраивалась на временную работу в различные офисы. Этот непосредственный опыт помог разобраться в целом ряде проблем, возникших во время анализа полученных мною 113 анкет, а также в моих интервью с более чем 200 офисными работниками и экспертами. Именно во время этих исследований (о них рассказано подробнее в конце этой главы) я обнаружила ряд тенденций, которые непосредственно влияют на офис. Во-первых, и прежде всего, это тенденция использовать в офисе похожие на домашнюю мебель аксессуары. Благодаря этому складывается впечатление, что дизайн офиса изменяется таким образом, чтобы офис можно было на самом деле называть «вторым домом». Состоявшаяся в июне 1986 года четырехдневная ежегодная выставка офисной мебели NEOCON (Национальная выставка производителей мебели для интерьеров) подтолкнула обозревателя дизайна авторитетной газеты New York Times Джозефа Джиованнини (Giovannini, J.) озаглавить свою статью «В офисе как дома» (“At Home in the Office”). Эта тенденция позволила дизайнерам, наконец, реализовать то, что уже годами делали специалисты других профессий. Например, офтальмологи уже давно используют «домашний» дизайн интерьера для своих приемных и кабинетов. В их офисах удобные и привлекательные диваны, которые хорошо смотрелись бы в домашних гостиных, элегантные деревянные комоды для хранения документов 13

Часть I. Оценка: действительное и желаемое

и инструментов (вместо безликой стандартной медицинской мебели) и домашние кресла. «Я провожу здесь так много времени, – объясняет врач, – что хочу, чтобы все выглядело как дома». Ему это удалось вплоть до вазочки с печеньем в приемной. Во-вторых, переход от индустриальной эпохи к информационной сделал необходимой работу в команде. Это, в свою очередь, означает больший объем коммуникаций, общение лицом к лицу стало более важным, чем когда-либо ранее. Это означает, что домашние офисы не станут конкурентами и альтернативой офисам вне дома, как предсказывали ранее. Однако для некоторых категорий работников с особыми потребностями, например, для женщин с маленькими детьми, инвалидов, художников, предпочитающих работать в полном уединении, или для людей, имеющих свой бизнес, которым удобнее и дешевле работать дома, – домашний офис останется предпочитаемым вариантом. В-третьих, открытый офис начинает терять свою популярность. Тенденция – возвращение стен и приватности. После десятилетия роста доли офисного пространства, приходящегося на открытые общие офисы, доля личных, приватных офисов начала расти, а открытых – сокращаться. Станем ли мы свидетелями полного возврата к приватным офисам? Это маловероятно. Преимущества открытых офисов для компании с точки зрения гибкости организации офисного пространства – слишком велики. Кроме того, используя открытые офисы, вы можете сэкономить место и поместить большее количество работников на меньшей площади. Как отметил один дизайнер, немногие работники будут чувствовать себя комфортно в закрытом офисе размером с типичное офисное рабочее место в открытом офисе – 8х8 футов (2,5х2,5 метра). В открытом офисе вы можете размещать работников на такой небольшой площади, потому что они в реальности используют совместно большое общее пространство. Дизайн открытого офиса также облегчает любые перестройки, связанные с расширением или сокращением бизнеса, а также с изменениями функций работников. Кроме того, дизайн открытого офиса облегчает для менеджеров визуальный контроль работников. Но, поскольку офисных работников, наконец, начали рассматривать как основной вид финансовых инвестиций, каковым они и являются, экономия, которую обеспечивает открытый офис, уже не рассматривается как самый важный фактор. Если работа или ра14

Джен Ягер

ботники страдают из-за того, что в открытом офисе слишком шумно и невозможно уединиться, то работники начинают устанавливать более высокие перегородки между рабочими местами или вообще сплошные стены, превращая свое рабочее место в личный офис. Хотя открытый офис продолжает рассматриваться как экономичный и эффективный способ распределения офисного пространства, и для некоторых видов работ и индивидов это действительно так, сегодня предполагается, что каждую работу и работника следует рассматривать индивидуально. Рабочее пространство должно соответствовать запросам работника. В-четвертых, тенденция роста количества малых бизнесов и предпринимателей означает, что будет все больше маленьких компаний, которым самим придется заниматься тем, для чего крупные компании нанимают специалистов, а именно: планированием рабочей среды. Работают ли эти предприниматели дома или снимают офис, им нужно решать те же проблемы создания позитивного имиджа и функциональности офиса, для решения которых средние и крупные компании нанимают дизайнеров. Конкуренция заставляет даже самые мелкие бизнесы уделять внимание вопросам дизайна, влияющим на их работников. Основная цель этой книги – сообщить тем, кто работает в офисах, обобщенные знания, которые предлагает эргономика – многодисциплинарная наука, занимающаяся улучшениями рабочего оборудования, инструментов и среды. Специалисты по эргономике изучают человеческое тело, а потом предлагают рекомендации для дизайна рабочих кресел, столов и других типов мебели и оборудования, которыми пользуются офисные работники. Широкий круг экспертов проводит научные эксперименты, которые стали непременным аспектом эргономики. Это инженеры, организационные, экологические и индустриальные психологи, социологи и промышленные дизайнеры. Офисные работники считают очень важными вентиляцию и циркуляцию воздуха. Архитектор из нью-йоркской компании Brennan Beer Gorman/Architects Джулия Монк делится своим личным опытом, связанным с тем, как рабочая среда может существенно улучшиться, если повысить качество воздуха в здании. «Мы обнаружили, – говорит она, – что некоторые компании в буквальном смысле слова дают своим работникам „глоток свежего воздуха“ в два часа дня, закачивая дополнительное количество свежего воздуха в свою 15

Часть I. Оценка: действительное и желаемое

вентиляционную систему. Это помогает всем проснуться, особенно после обеда, и приводит к повышению производительности труда во второй половине дня». Майкл Брилл, президент BOSTI (Buffalo Organization for Sociological and Technological Innovation – Организация для социологических и технологических инноваций города Буффало), 20 лет изучал офисный дизайн и производительность. Его рекомендация, основанная на семилетних исследованиях: важный первый шаг – проанализировать рабочую среду вашего офиса. «Большинство людей никогда даже не задумывается о своей физической среде, – говорит Брилл. – Когда что-то не работает – это проблема, но они почему-то считают, что научатся жить с этим. Самая важная вещь – людям следует по-настоящему обращать на это внимание, выделить время, чтобы подумать о том, что для них работает, а что – нет, с точки зрения степени соответствия рабочей среды той работе, которую они выполняют, а потом попытаться что-то предпринять». Насколько велико искушение просто ничего не предпринимать, если какое-то офисное оборудование оказалось неудобным, показывает опыт самого Брилла. «Мне только что установили телефоны, – объясняет Брилл. – Я – левша. Телефон стоит не на той стороне. Даже у меня самого тенденция – просто сказать: „Да наплевать. Я проживу как-нибудь и с этим“. Но, конечно, это означает, что я не могу одновременно говорить с кем-нибудь по телефону и писать». Еще одна проблема, которая рассматривается в этой книге: беспорядок и организация рабочего места. Навести порядок и ликвидировать свой «развал» может оказаться важнее для более продуктивной работы в офисе и для того, чтобы он «хорошо выглядел», чем письменный стол из натурального дерева или самая изощренная система электронной почты. Организация вашей работы влияет на ее эффективность. Если вы не можете найти второй вариант отчета, над которым вы работаете, а он был самым лучшим, вам придется, хотя вам этого абсолютно не хочется, подавать боссу менее удачный третий вариант. Поступая так, вы расплачиваетесь за беспорядок в организации своей работы. Организация своего рабочего пространства – такой же элемент работы, как составление служебной записки или звонки клиентам. К несчастью, слишком многие офисные работники рассматривают организацию офисного пространства как дополнительную нагрузку 16

Заставьте офис работать на вас!

или нечто, что следует делать только тогда, когда беспорядок становится невыносимым. Впечатление, которое производит ваш офис: хорошо организованного или пребывающего в полном беспорядке, будет также влиять на то, как вас воспринимают коллеги и начальство. Например, отличный бухгалтер не продвигается по карьерной лестнице так быстро, как он мог бы, потому что его офис настолько захламлен, что президент компании испытывает неловкость, если проходит мимо него с посетителями. Женщина, компетентный копирайтер (специалист по рекламным текстам), не получает повышения, потому что под ее письменным столом на работе больше кроссовок и формы для бега, чем в ее домашнем шкафу. Большинство экспертов по организации труда согласны с тем, что то, какую именно систему вы применяете, организуя работу в своем офисе, менее важно, чем есть ли у вас какая-либо система вообще. Один профессор, например, хранит важные статьи, прикрепляя их на лицевую часть выдвижных ящиков и на стенки своего шкафа для хранения документов. Для него то, чего он не видит, не существует. Шкафы и тумбы он использует в основном для тех материалов, которые ему в данный момент не нужны, и для архивов. Организация хранения документов – это не только способность найти нужную информацию, когда она понадобилась. Для некоторых компаний это может означать сотни тысяч долларов дополнительных расходов. Дизайнер интерьеров Невил Льюис знает фирмы, сэкономившие 200 000 долларов в год или почти 1 млн долларов за пять лет, просто пригласив эксперта по организации и хранению документации, который помог им избавиться от ненужных документов и освободить место, которое было занято шкафами, где эти документы хранились. Везде, кроме самых старомодных компаний, офисы сегодня выглядят совсем не так, как пять лет назад. Офисы, спроектированные до наступления современной эпохи «просвещенного отношения к офису», нужно было переосмыслить, приняв во внимание наши знания об освещении, цвете, пространстве и эргономике. Компьютеры заменили пишущие машинки, автоответчики отвечают на телефонные звонки. Однако современные офисные технологии сделали еще более важным живое общение с коллегами и клиентами. Благодаря новым знаниям и улучшенным материалам и процедурам, многие жалобы, связанные с рабочей средой, например, на шум 17

Часть I. Оценка: действительное и желаемое

или окна, которые плохо открываются, можно свести к минимуму или устранить. Самым важным мотивом для переоценки офисного пространства в последние годы были новые требования к освещению и мебели пользователей компьютерных мониторов. Однако основной причиной переоценки офисного пространства должно быть искреннее стремление обеспечить наилучшие условия для работников, такие, чтобы им хотелось приходить в офис. Тоскливое настроение по понедельникам офисных работников может быть связано с тем, что им приходится в офисе дышать затхлым воздухом, что может быть особенно заметным после выходных, когда они наслаждались два дня свежим воздухом. Такие связанные со здоровьем проблемы как качество воздуха, уровень шума, дискомфорт для глаз, боли в спине, риск СПИДа и физическая безопасность влияют на всех людей, работающих в офисе. Работодателям также нужно задуматься о том, чтобы у работников была возможность заниматься физическими упражнениями в здании компании, пускай это будет хотя бы велотренажер, установленный в коридоре или личном офисе. Всем, кто просиживает в рабочем кресле от четырех до десяти часов каждый день, нужны физические упражнения. Почему бы не создать для этого условия? Уильям Глейберсон (Glaberson, W.) в своей статье, опубликованной 2 августа 1987 года в газете New York Times, поставил неудовлетворительную оценку федеральному Управлению по охране труда (OSHA) Министерства труда США за контроль над условиями труда и безопасностью в примерно 5 млн компаний и организаций Соединенных Штатов. Правда, в этой статье основной акцент был сделан на промышленных фабриках, горнодобывающих, сельскохозяйственных и строительных предприятиях. А как насчет проблем здоровья и безопасности офисных работников – ведь большинство американцев именно в офисах проводят свой рабочий день? Кто контролирует качество воздуха, которым дышат офисные работники, опасные химикаты, с которыми они могут работать, чрезмерные шумы, приводящие к краткосрочным и долгосрочным расстройствам слуха, дискомфорт для зрения из-за плохого освещения? Если у правительства не хватает персонала, чтобы отслеживать эти проблемы, позаботьтесь о том, чтобы это делали вы сами с вашими коллегами в вашем офисе. Данные исследований из раз18

Джен Ягер

ных источников показали, что на вашу производительность непосредственно влияет качество воздуха, мебель, шум и освещение. Если вы работаете в офисе, где нездоровая среда и не обеспечена безопасность – у вас могут возникнуть проблемы более серьезные, чем простая неудовлетворенность. Следовательно, когда вы оцениваете какую-то возможную работу, характеристики офиса должны быть одним из ваших приоритетов наряду с заработной платой, дополнительными льготами, типом компании, требованиями, предъявляемыми к вам данной работой, возможностями для продвижения и особенностями ваших коллег по работе. Поскольку компании могут переехать в другое здание, и тогда планировка офиса коренным образом изменится, вы не можете жестко ориентироваться только на какой-то один специфический тип офиса или рабочей среды, но гибкость следует проявлять только до определенной степени. Если вас стимулирует жизнь большого города во время вашего обеденного перерыва, или, напротив, вы предпочитаете тихий офис в пригороде, находящийся в парке, задумайтесь о том, сможете ли вы работать в другом типе офиса, который вам может совершенно не подойти. Представьте себе офисного работника, гордящегося своим офисом, местом, где он «проводит больше времени, чем дома», где подоконники украшают десятки комнатных растений. У него эргономичное рабочее кресло, удобный и красивый большой письменный стол, ковер теплых приятных цветов, вдоль стены – достаточно шкафов и тумб с выдвижными ящиками для хранения документов и бумаг. Чуть дальше по коридору расположен другой офис, унылый и пустынный, его хозяин – не хочет или не может использовать свое право сделать офис красивым и уютным. В этом офисе есть стол и стул и больше почти ничего. Если легко определить, что важно для обладателя первого офиса, то трудно понять, кто работает во втором офисе, насколько успешно он/она выполняет свою работу и как складывается его/ее карьера. Такой офис не сообщает: «Я останусь здесь. Это я. Это место, где я работаю». Но у нас, по крайней мере, есть знания и мебель, чтобы помочь нашему второму персонажу создать более продуктивный и привлекательный офис, если этого не сделал его работодатель. Однако необходимый первый шаг – согласиться с тем, что место, где он работает, влияет на его труд и результаты труда.

19

Часть I. Оценка: действительное и желаемое

За последние годы у меня наряду с моим домашним офисом, где я работаю, или вместо него, был опыт работы в офисах различных организаций: в нескольких издательствах, в университетской библиотеке, в отраслевом журнале, в университете, где я была профессором, и от меня в дополнение к лекциям и семинарам требовалось проводить в моем офисе определенное количество часов каждую неделю. Я тогда была заядлой курильщицей, и у меня был общий офис с еще двумя курящими профессорами, правда, мы редко находились в этом офисе одновременно. Плохое качество воздуха в этом офисе не слишком меня беспокоило, пока я ни бросила курить – после этого, побывав в офисе, я чувствовала себя разбитой. К несчастью, моя просьба перевести меня в другой офис, где не курили, была отклонена под тем предлогом, что свободных офисов нет, и я смирилась с этим. Пока я не ушла в отпуск по беременности через несколько месяцев, меня ужасала мысль о том, что снова придется находиться в том офисе с его неприятным и нездоровым воздухом. Мои «тайные» наблюдения в офисах выявили еще один важный аспект тематики этой книги. Как исследователь, я могла посетить много офисов, иногда даже проводя в них несколько часов, но, когда я работала полный рабочий день в каком-то офисе, – это был непосредственный опыт, приближенный к реальности. Какие типы офисной среды вызывали у меня желание снова туда вернуться, а какие – напротив, убежать из них как можно быстрее в пять часов, дождавшись окончания рабочего дня? Вполне предсказуемо, что приятные условия труда в сочетании с начальством, уважавшим меня, и с дружелюбными коллегами, вызывали у меня желание продолжать работать в данной компании. Мои временные работы были в основном на уровне секретаря, но офисные условия существенно варьировали. В одном из офисов, где менеджер работал в отдельной комнате, а два его секретаря – в другой, поблизости, его постоянный визуальный контроль каждого нашего шага приводил к тому, что единственной возможностью, кроме обеденного перерыва, передохнуть пару минут было сходить в туалет. В дополнение к моему опыту офисной работы я привнесла в эту книгу мои знания социолога, журналиста и художника. Для этой книги я проводила наблюдения и интервью офисных работников и экспертов в Нью-Йорке, Лос-Анджелесе, Орландо, Принстоне, Цинциннати, Вашингтоне и других городах Соединенных Штатов.

20

Заставьте офис работать на вас!

Анкеты, которые я распространяла, используя выборку по методу «снежного кома» (первые респонденты, мои знакомые, сообщали, кому еще можно послать анкету, затем их знакомые рекомендовали своих знакомых и т. д.), помогли мне опросить людей разных профессий, таких как составители рекламных текстов, арт-директоры, аналитики компьютерных систем, писатели, публицисты, профессоры, специалисты по персоналу, топ-менеджеры, администраторы, консультанты и другие, в разных географических регионах. Они рассказали мне о различных проблемах, связанных с офисами и офисной средой. И все же, личные интервью, проведенные мною, были, без сомнений, наиболее ценным элементом моего исследования. То, что мне сообщали офисные работники, их мнения и оценки, можно было сопоставить с моими собственными впечатлениями. Атмосфера, степень комфорта, «домашний» декор или беспорядок – вот всего несколько характеристик, которые посторонний или посетитель могут воспринимать иначе, чем обладатель офиса. Это очень интересно – работать в офисе. В большей степени, чем когда-либо ранее, появились возможности улучшать офис, так как необходимость оставаться конкурентоспособным заставляет работодателей и работников учитывать все: начиная с качества воздуха, уровня шума, систем хранения документации, заканчивая оборудованием, например, компьютерами и факсами. И эти проблемы заботят не только офисных служащих и секретарей, настаивающих на своем праве работать в лучшей рабочей среде. Топ-менеджеры и специалисты также заинтересованы в оптимизации своих офисов. Сегодня и в грядущие десятилетия удобный, безопасный и эффективный офис станет и более доступным, и более необходимым, чем когда-либо ранее.

21