Boletín Express: Febrero 2016

Febrero 2016 2382-4085 (en línea)

La nueva norma NIIF 16, el arrendamiento cambia

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Estándares Internacionales

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Febrero 2016 El IASB acaba de publicar la nueva norma de arrendamientos NIIF 16 que sustituirá los criterios de reconocimiento, valoración y desglose de contenidos en la actual NIC 17 para los ejercicios que se inicien a partir del 1 de enero de 2019. Con la publicación de esta norma se acaba un largo proceso que se inició en 2009, y que no se ha visto exento de importantes discrepancias como las manifestadas por algunos de los sectores que recurren de forma habitual a este tipo de contratos como elementos propios de sus modelos de negocio.

La nueva norma no tiene efectos muy significativos en la contabilidad del arrendador. No obstante, en el caso de los arrendatarios la historia es muy diferente. De acuerdo con los nuevos requisitos contables, se elimina la diferenciación entre el arrendamiento operativo y el financiero de forma que todos los contratos se van a reconocer de una forma muy similar a la que actualmente se desarrolla en la NIC 17 para los arrendamientos financieros. Es decir, en el momento del reconocimiento inicial del contrato el arrendatario deberá reconocer, sujeto a determinadas excepciones, un activo (derecho de uso) y pasivo (deuda) por un importe equivalente al valor actual de los pagos futuros del contrato.

El derecho de uso será objeto de amortización sistemática durante el plazo del arrendamiento. Asimismo, se reconocerá en las cuentas un gasto financiero por los intereses relacionados con el pago de las cantidades aplazadas. De esta forma, el gasto de arrendamiento lineal que se desprende de la actual norma se verá sustituido por un gasto de amortización

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constante y por unos gastos financieros decrecientes, lo que alterará el resultado final del ejercicio.

En consecuencia, las implicaciones contables en el balance del arrendatario pudieran resultar significativas ante el necesario reconocimiento de unos pasivos y unos activos que hasta la fecha se encontraban fuera de balance. No menos importantes son los efectos en las cuentas de pérdidas y ganancias, ya que el beneficio antes de impuestos se verá penalizado por el reconocimiento de una carga financiera mayor durante los primeros años del contrato, y por el cambio en los márgenes de explotación y financiero respecto al modelo actual.

Para dar una idea de la magnitud del impacto de la nueva normativa, el propio IASB cuantifica en su estudio “Effects analysys IFRS 16” que los compromisos por contratos de arrendamiento no registrados en balance de las sociedades cotizadas en el mundo que elaboran sus estados financieros bajo NIIF o US GAAP alcanza los tres trillones de dólares.

Además de los efectos contables, los nuevos requisitos alterarán de una forma muy significativa los indicadores habituales utilizados por las entidades, inversores y analistas tales como el EBITDA, EBIT, el apalancamiento financiero, la rotación de activos, los beneficios por acción, entre otros, circunstancia que habrá que explicar y que afectará a la información histórica disponible en las empresas y en el mercado.

Además de lo anterior, la publicación de la norma ha defraudado las expectativas de unos mercados globales que apuestan decididamente por

la convergencia de principios contables. El proyecto conjunto iniciado por el IASB y el FASB no solo no ha sido capaz, una vez más, de buscar la ansiada convergencia, sino que se van a poner de manifiesto diferencias en áreas en las que hasta la fecha no se identificaban tratamientos contables distintos, curiosa contribución, sin contar que muchos “retailers” en Europa hubiesen aceptado con mayor agrado la solución aportada por el FASB que va a permitir una presentación de la cuenta de pérdidas y ganancias más próxima a los criterios que actualmente se están aplicando.

El IASB está convencido de que la implantación de la NIIF 16 presenta unos beneficios que superan ampliamente a los costes relacionados con dicho proceso, conclusión que, no obstante, no comparten muchas empresas que, además de su lógica preocupación por los costes que se van a derivar de su implementación, piensan que el impacto de los nuevos requisitos contables en los indicadores que hasta la fecha venían utilizando tanto internamente como en sus comunicaciones al mercado y en sus estados financieros no va a facilitar la interpretación adecuada de sus operaciones. Dicho esto, una vez que la nueva norma está emitida, toca ahora empezar a estudiarla con detenimiento, analizar sus implicaciones en los contratos vigentes y capturar una información, en muchos casos dispersa, que será necesaria para conocer su efecto en los estados financieros.

Fuente: Cinco Días – Por Enrique Asla

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Tributaria

La DIAN señala los formularios y formatos para cumplir obligaciones tributarias en este año

Durante el último trimestre del año 2015, estuvimos hablando de la importancia de un adecuado cierre contable año 2015 con el fin de reflejar las cifras tributarias que se mostrarán en cada uno de los renglones de los formularios de las declaraciones del impuesto a la renta formato 110 (obligados a llevar contabilidad), del CREE y del impuesto a la riqueza.

Hacíamos insistencia, que los ajustes fiscales son indispensables y solo nos

reflejan la realidad tributaria dentro del marco de la ley, si partimos de unos saldos contables que también reflejen la realidad económica del contribuyente.

Las obligaciones contribuyente

formales

del

El calendario tributario para este año 2016 y cumplir con las obligaciones formales de declarar y pagar los impuestos y retenciones, se encuentra establecido en el Decreto No. 2243

de noviembre 24 de 2015. Pagar el impuesto del obligado tributario es lo que se denomina la obligación principal o sustancial, pero la ley establece también cumplir formalidades, obligaciones y deberes (declarar, facturar, informar, etc.) para el cabal cumplimiento del pago tributo y es lo que se denomina la obligación formal o accesoria y generalmente, en lo que respecta al calendario de presentación y pago de las declaraciones, se encuentra reglado en normas regla-

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mentarias.

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Los formularios para cumplir con la obligación formal de declarar en este año 2016 Como sucede cada año, es al director general de la DIAN a quien le corresponde prescribir y habilitar mediante acto administrativo los formularios para el cumplimiento de las diferentes declaraciones tributarias, y se ha expedido ahora la Resolución No. 00004 de enero 8 de 2016, donde se señala lo siguiente: Declaración de renta y complementario año gravable 2015 formulario 110 y su formato 1732 El formato 110 es un formulario habilitado para: a. Declaración del impuesto a la renta y el complementario de ganancias ocasionales por parte de las personas jurídicas y asimiladas, contribuyentes del régimen ordinario. b. Declaración del impuesto a la renta y el complementario de ganancias ocasionales por parte de las entidades contribuyentes del régimen especial consagrado en el artículo 19 del Estatuto Tributario. c. Declaración del impuesto a la renta y el complementario de ganancias ocasionales de las cajas de compensación familiar y fondos de empleados conforme a lo señalado en el artículo 19-2 del E.T. d. Declaración del impuesto a la renta y el complementario de ganancias ocasionales de personas naturales y asimiladas obligadas a llevar libros de contabilidad, salvo que opten y puedan utilizar el formato 240 IMAS para trabajadores por cuenta propia. e. Declaración de ingresos y patrimonio de las entidades que tengan la calidad de no contribuyentes y señalados expresamente en el artículo 9 del Decreto 2243 de 2015.

Formato 1732 información con relevancia tributaria En cumplimiento a lo previsto en el artículo 631-3 del Estatuto Tributario, los contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios obligados a llevar libros de contabi-

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lidad que declaren en el formulario 110, deberán presentar información con relevancia tributaria, que para el año gravable 2015 o fracción del año gravable 2016, se ha descrito en el formato 1732 denominado “Formato y Especificaciones para el Suministro de la Información con Relevancia Tributaria – Año Gravable 2015”, siempre y cuando cumplan una de las siguientes condiciones: a. Quienes a 31 de diciembre de 2015 estuvieren calificados como grandes contribuyentes; b. Quienes a 31 de diciembre de 2015 tuvieren la calidad de agencias de aduanas; c. Las personas jurídicas y asimiladas que a 31 de diciembre del año 2014 posean un patrimonio bruto superior a 46.571 UTV ($1.280’003.935) o hayan obtenido en el año 2014 ingresos brutos superiores 46.571 UVT ($1.280’003.935). d. Las personas naturales que a 31 de diciembre del año 2014 posean un patrimonio bruto superior a 46.571 UTV ($1.280’003.935) o hayan obtenido en el año 2014 ingresos brutos superiores a 46.571 UVT ($1.280’003.935).

Aspectos para destacar: 1. Cuando el contribuyente o declarante haya sido seleccionado por la DIAN entre los obligados a cumplir con el deber de declarar a través de los servicios informáticos electrónicos dispuestos por la entidad, deberá presentar la respectiva declaración en forma virtual utilizando el mecanismo de firma respaldada por el correspondiente certificado digital emitido por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Presentarla en forma litográfica se entiende como no presentada.

2. El formulario litográfico será utilizado únicamente por aquellos contribuyentes no obligados a presentar virtualmente el formulario número 110 y que opten por no utilizar el servicio de diligenciamiento en el sistema.

3. La información con relevancia tributaria que prescribe el formato 1732 hará parte integral del Formulario número 110.

4. La información del formato 1732, deberá ser presentada también a

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través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN, diligenciando el respectivo formato previo a la presentación del Formulario 110.

Los contribuyentes que durante el año 2015 no aplicaron en su contabilidad las NIIF deben diligenciar las columnas “Valor Contable” conforme a los Decretos 2649 y 2650 de 1993 y “Valor Fiscal” conforme al Estatuto Tributario. En cambio, los contribuyentes que a partir del 1° de enero del año 2015 aplicaron en su contabilidad las NIIF, diligenciarán la columna “Valor Contable” en lo que corresponda a los conceptos que sean homologables y “Valor Fiscal” conforme al Estatuto Tributario.

Por obvias razones, los declarantes de ingresos y patrimonio no deben diligenciar el formato 1732.

La DIAN pondrá a disposición el Formulario 10 en forma virtual en la página web, www.dian.gov. co, para su diligenciamiento, presentación y/o pago electrónico, o para su diligenciamiento en el sistema y posterior presentación ante las entidades autorizadas para recaudar.

Recuerde que los grandes contribuyentes que utilizarán el formulario 110 y formato 1732, a partir del 09 de febrero y hasta el 22 del mismo mes, cancelarán el pago de su primera cuota del impuesto a la renta conforme al procedimiento establecido por el parágrafo del artículo 11 del Decreto 2243 de 2015.

Las opiniones son responsabilidad de los socios de Araque Asociados Consultores Tributarios SAS. Nos basamos en el entendimiento de las normas vigentes y en el conocimiento del derecho tributario, y puede no ser compartido por las autoridades tributarias.

Fuente: Diario del Huila - Por José Hilario Araque Cárdenas Y Juan Diego Araque Duran

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Tributaria

Base del límite del 40 % pagos no constitutivos de salario según la UGPP

Requiere especial atención la interpretación adoptada por la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social (UGPP), mediante el acuerdo No. 1035 del 29 de octubre de 2015, sobre los conceptos que deben formar parte para calcular el límite del 40% de los pagos no constitutivos de salario de la base de los aportes a salud, pensiones y riesgos laborales, en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 30 de la Ley 1393 de 2010.

A. Pagos no constitutivos de salario base del límite del 40 % En la sección II del citado acuerdo, expresamente se relacionan los conceptos de los pagos que no constitutivos de salario que se deben excluir de la base de cotización de aportes al sistema de Seguridad Social Integral en Salud, Pensión, y Riesgos Labores y los demás aportes al SENA, ICBF y Régimen de Subsidio Familiar, que a su vez en el caso de los trabajadores particulares deben tenerse en cuenta en el límite del 40 %.

Con fundamento en el Código Sustantivo del Trabajo (C.S.T.), para la UGPP los pagos laborales no constitutivos de salario son los siguientes: 1. Las prestaciones sociales establecidas en los títulos VIII y IX del Código Sustantivo del Trabajo (Art. 128 C.S.T.).

2. Lo que recibe el trabajador, en dinero o en especie, no para su beneficio ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones como: gastos de representación, me-

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1. dios de transporte, elementos de trabajo, y otros semejantes (Art. 128 C.S.T.). Aclara que, cuando el artículo 128 del C.S.T. hace referencia a “otros semejantes”, está incluyendo entre otros el auxilio para vestuario, auxilio para comunicaciones y para estudio.

2. Viáticos permanentes en la parte diferente a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento (Art. 130 C.S.T.).

3. Viáticos accidentales (Art. 130 C.S.T.).

4. El auxilio legal de transporte (Art. 2 Ley 15/59 y art. 17 Ley 344/96).

5. Las sumas que recibe el trabajador de manera ocasional y por mera liberalidad del empleador como primas, bonificaciones o gratificaciones ocasionales, participación de utilidades, excedentes de las empresas de economía solidaria (Art. 128 del C.S.T.).

6. Los beneficios o auxilios habituales u ocasionales acordados convencional o contractualmente u otorgados en forma extralegal por el empleador, cuando las partes hayan dispuesto expresamente que no constituyen salario en dinero o en especie, tales como la alimentación, habitación o vestuario, las primas extralegales, de vacaciones, de servicios o de navidad (Art. 128 C.S.T.).

7. Los aportes de las entidades patrocinadoras a los fondos de pensiones voluntarias, no constituyen salario y no se tienen en cuenta para liquidar prestaciones sociales. Las prestaciones percibidas en virtud del plan son independientes del régimen de seguridad social y de cualquier otro régimen pensional.

artículo 30 de la Ley 1393 de 2010, como resultado del análisis de la exposición de motivos de la Ley 1393 de 2010 y de la doctrina emitida por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF).

Finalmente, la UGPP faculta a sus funcionarios para incorporar a la base de cotización de estos aportes, los pagos no constitutivos del respectivo mes, que excedan el 40 % del total de la remuneración en el mismo período, entendida como la totalidad de los ingresos que recibe el trabajador en el respectivo mes por todo concepto.

“De lo anterior se deduce que la aplicación del artículo 30 de la mencionada Ley 1393 es específica, esto es, que el mismo sólo está destinado a aplicarse al Sistema General de Seguridad Social en Pensión y Salud de los trabajadores de la empresa privada. Para tal efecto y, sólo cuando las partes (trabajador - empleador) han dispuesto pagos no constitutivos de salario, en ningún caso podrán ser superiores al 40 % del total de la re-

En nuestro criterio esta interpretación de la UGPP se aparta del espíritu del

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B. Espíritu del artículo 30 de la Ley 1393 de 2010 De acuerdo con lo expresado por el Gobierno Nacional en la exposición de motivos de la Ley 1393 de 2010, con esta Ley se pretendía “adoptar medidas que permitan generar nuevos recursos al sistema para superar el deterioro financiero del mismo, así como para asegurar el avance en materia de cobertura universal y unificación de planes de beneficios. De esta manera, se requiere la consecución de nuevas fuentes de recursos, y la potenciación y optimización de los recursos existentes, especialmente a través de medidas integrales que permitan ejercer un control eficaz a la evasión y elusión en el pago de las cotizaciones y mediante la reorientación de los recursos al interior del sistema”.

En línea con los objetivos de esta Ley, el artículo 30 buscaba disminuir la evasión y la elusión en el pago de las cotizaciones al sistema de seguridad social, limitando los pactos de no salario producto de los acuerdos entre los patronos y los trabajadores, que no se consideran salario conforme al artículo 128 del C.S.T., figura que estaba teniendo mucho auge en el sector empresarial dentro de los planes de remuneración de ejecutivos.

Así lo reconoce el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar en el concepto No. 121 del 30 de julio de 2012, en el que precisa:

muneración. Como se puede advertir, esta norma no establece de ninguna manera un beneficio; por el contrario, fija el límite superior de un tratamiento laboral especial que tiene efectos sobre la aportación general a los sistemas de salud y de pensiones, y de ese modo impide ahorros o lucros de los particulares a expensas de ellos.

En consecuencia, es una norma restrictiva, lo que de pasada constituye una explicación adicional de la imposibilidad de darle aplicación analógica elaborando a partir de ella, según parece comprenderse entre las expectativas de la consultante, una “teoría [que] se podría hacer extensiva a las prestaciones sociales”; se trata fundamentalmente de la protección de unos patrimonios determinados”.

Con fundamento en el anterior análisis, en el concepto el ICBF concluye: 1. Para esa Entidad, la aplicación del artículo 30 de la mencionada ley es específica, o sea que solo está destinado a aplicarse al sistema general de seguridad social en pensión y salud de los trabajadores de la empresa privada; esto quiere decir que cuando las partes (trabajador - empleador) han dispuesto pagos no constitutivos de salario, en ningún caso podrán ser superiores al 40 % del total de la remuneración.

2. Que dada la connotación especial de las prestaciones sociales, no se puede hacer extensiva la aplicación del artículo 30 de la Ley 1393 de 2010 a efectos de liquidar prestaciones sociales legales y extralegales del trabajador en el sector privado.

C. Efectos de la fórmula de la UGPP Consideramos que con esta fórmula de la UGPP, al incluir dentro de la base del límite del 40 % los conceptos que no son salario y las prestaciones sociales, reduce el monto de los pactos de no salarios acordados entre el patrono y el trabajador contemplados en el artículo 128 del C.S.T, que se puede descontar de la base de los aportes a salud y pensiones, conforme al espíritu de la Ley.

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Nota: ejemplo sobre el cálculo estimado de los efectos.

La ANDI ha alertado a sus afiliados sobre este tema, porque según esa agremiación “no ha tenido la suficiente divulgación, ni la suficiente con-

Salario Prestaciones Bono No CS Total

ANTES 10 5 4 19

UGPP 10 5 4 19

Base Límite 40 % Pagos No CS Excedente Límite

10 4 4 0

19 7,6 9 -1,4

troversia o incluso oposición,” pues de conformidad con ese Acuerdo de la UGPP, cada vez que se liquiden y paguen la prima de servicios y las cesantías dichos valores también tendrán que ser tenidos en cuenta determinar individualmente frente a cada

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trabajador, si dicho ingreso supera en un 40 % el total de la remuneración del empleado.

Fuente: Rodríguez Consultores & Asociados Ltda. – Por Jorge E. Rodríguez R.

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Auditoría y monitoreo continuos: una manera de impulsar decisiones más rápidas

Las organizaciones necesitan anticipar y mitigar riesgos de forma activa.

Hay métodos que pueden mejorar la revisión continua, y oportuna de datos financieros y de control interno.

Cuando la administración de Hewlett Packard Co. (HP) identificó la frecuencia y volumen de los registros manuales en el libro diario, la función de auditoría interna de la compañía inició un panel de control que permitiera evaluaciones continuas. HP adoptó un enfoque de auditoría y de monitoreo continuos para identificar la causa ori-

ginaria de esas transacciones y para facilitar mejores decisiones con registros estandarizados bajo mejores controles. Diversos grupos de mando corporativo y de cumplimiento colaboraron para diseñar sistemas de análisis de alto nivel con capacidad de profundización. Podían identificar y estudiar tendencias, movimientos en las cuentas, picos de actividad durante el ejercicio, naturaleza de los asientos y a las personas que hicieran los registros. El éxito del programa fue una pronta medida para reducir el número

y riesgo de asientos en el diario. “Es un paso muy sencillo de avance”, dice Brad Ames, director de auditoría interna de HP. En el mundo de los negocios donde el cambio ocurre rápidamente y las organizaciones tienen acceso a una oferta aparentemente ilimitada de información o datos, las compañías quieren actuar sobre esos datos en tiempo real. Las organizaciones necesitan anticipar y mitigar los riesgos en forma activa, y cada vez más el análisis de datos para mejorar el ambiente

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del control es parte de ese proceso.

Jason Pett, directivo de la práctica de auditoría interna en PwC, dice que los auditores internos de las compañías líderes están aprovechando la información para impulsar todo lo que hacen. “¿Cómo usamos los datos para impulsar nuestras decisiones de alcance? ¿Cómo usamos los datos para impulsar nuestro proceso de evaluación del riesgo? ¿Cómo los usamos para ayudar a decidir qué auditorías deberíamos hacer? Creo que hablamos del apalancamiento de datos para transformar totalmente el desempeño de la auditoría interna”.

En este entorno, la auditoría y el monitoreo continuo crecen como herramientas para que los auditores internos produzcan más valor para sus empleadores. En la auditoría continua, el personal de auditoría interna usa tecnología para analizar frecuentemente los datos para una pronta identificación de valores atípicos.

Esto ayuda a centrar sus recursos. El monitoreo continuo es un poco diferente. Se establece el análisis de medidas clave de desempeño para que la administración las revise en tiempo real y actúe sobre ellas cuando sea necesario. Estos métodos pueden mejorar la revisión continua, oportuna de datos financieros y de control interno en una organización.

La encuesta 2014 de la consultora Protiviti sobre capacidades y necesidades de la auditoría interna señala que las habilidades en herramientas de auditoría y análisis de datos con ayuda de computadora son las competencias que más se necesitan. Estas herramientas y tecnologías apoyan las actividades de monitoreo y auditoría continuos.

de los negocios: fortalecer el impacto y valor de la auditoría interna, 57 % de directores de auditoría (superior a 31 % de 2012) califican a la auditoría continua como muy importante. Una encuesta de 2013 de PwC encontró que las áreas donde se usaba más la auditoría continua eran: • • • • • • • •

Brad Ames dice que “uno de los mayores beneficios son las evaluaciones o análisis continuos que acortan el tiempo para hacer que la administración responda al riesgo, como departamento de auditoría se puede ser más persuasivo y facilitar acciones oportunas de la administración mediante el análisis mucho más rápido o con mucha más eficiencia de lo que se podría con una auditoría tipo inspección”.

HP ha usado auditoría y monitoreo continuos para hacer mejoras en varias áreas, incluyendo: •

“Las empresas necesitan anticipar y mitigar los riesgos en forma activa, y cada vez más el análisis de datos para mejorar el ambiente de control es parte de ese proceso”.

Según el informe Los grandes riesgos requieren pensar en grandes datos, de la encuesta de EY de 2014, la muy regulada industria de energía y servicios es líder en el uso de herramientas de análisis forense de datos para el monitoreo continuo. En otro informe de una encuesta de PwC, 2014, sobre dicha industria, fomentar la agilidad

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Tarjetas de gastos y suministros de empleados (72 %).

Cuentas por pagar, desembolsos, compras y otros gastos (72 %).

Análisis de asientos del diario (40 %).

Auditorías de fraudes (40 %).

Cadena de suministro e inventario (36 %).

Nómina, tiempo extra y reportes de tiempo (20 %).

Análisis de operaciones (20 %).

Análisis de estados financieros (20 %).

•

Simplificar la certificación de la Sección 404 de la Sarbanes-Oxley sobre controles generales de Tecnologías de la Información (TI) y controles de aplicación de TI. Establecer un marco comparativo de controles automatizados configurables para medir la oportunidad y extensión del cambio optimiza las pruebas de control de aplicación. El fin es rastrear tendencias y comparar cambios con un umbral predeterminado para sostener y llevar adelante la conclusión de la base de referencia con un examen mínimo (es decir, serían validados sin mayor examen los controles automatizados que no hayan cambiado desde la anterior auditoría).

Analizar los asientos del diario y conciliación de cuentas para dar a los auditores y a la adminis-

tración un panorama continuo del volumen y frecuencia de los registros del diario en todo el negocio. El monitoreo manual de registros del diario se diseña para aislar los indicadores claves atípicos como: -----

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Asientos de gran valor en el diario registrados en cuentas de alto riesgo.

Usuarios no financieros que registran asientos del diario en cuentas financieras.

Asientos del diario registrados, en los que se utilice el acceso de usuarios descontinuados.

Conflictos de segregación de deberes (es decir, usuarios que tengan la capacidad de iniciar, revisar y aprobar entradas del diario en todas las aplicaciones).

Usuarios que registran entradas del diario incluso después de las fechas tope del cierre de fin de mes.

Asientos del diario con descripciones o explicaciones poco claras o incompletas.

•

Monitorear compensación de ventas, que consiste en evaluación continua de razonabilidad de bonos y comisiones. Los factores que sugerirían algo atípico pueden incluir:

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Medición del desempeño de la compensación de ventas meta vs. ventas reales (o sea, comisiones fuera de rango que no correspondan con el desempeño).

Beneficiarios de comisiones en funciones que no son de ventas.

Niveles de responsabilidad por incentivos altos (es decir, bonos pagados por adelantado).

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Monitorear cambios en la vida útil y depreciación de activos fijos para constatar si los activos se conforman a la política contable de la compañía. El panel de control proporciona una visión de las siguientes excepciones para acción de la administración:

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Compara y coteja la exactitud de la vida útil de activos recién adquiridos con base en la clase de activo.

Señala los activos atípicos a los que se haya asignado una vida útil mayor que los límites de la política.

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Monitorear el fraude de garantía del producto: el objetivo del análisis es detectar conducta potencialmente fraudulenta. El análisis compara datos en las partes de refacción que se embarcaron a localidades de los clientes con los datos en las partes usadas que se devuelven a HP, para monitorear las siguientes excepciones: Partes devueltas con menos valor que el del envío.

Partes devueltas en menor cantidad que las enviadas.

Partes devueltas de un tipo diferente a las enviadas (es decir, se envió un aparato de la red, se devolvió el disco duro).

Casos de servicio por garantía creados por ingenieros que se los asignan a sí mismos para su resolución.

Se crea una visión de resumen para mostrar el número de excepciones de cada tipo y el monto en dólares por ingeniero. Otra gráfica muestra la tendencia por ingeniero. Los informes se usan para seleccionar casos para más investigación.

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Indicadores de riesgo en monitoreo de gasto de empleados para aislar los potenciales errores: Gastos cuestionables en establecimientos restringidos o en artículos restringidos y palabras clave (por ejemplo, tarjeta de obsequio, premio o modernización).

Categorización incorrecta (es decir, gastos que no son de alimentos identificados como un alimento).

Actividad de tarjeta en la propia ciudad.

Gastos no reportados y actividad personal en tarjetas deudoras (es decir, saldos altos que pasan de mes a mes debido a cargos personales que no se han reportado).

Función de los ERP Las grandes organizaciones que han gastado mucho dinero en modernizar sus Sistemas de Planeación de Recursos de la Empresa (ERP, por sus siglas en inglés) en particular están acelerando su uso del monitoreo continuo, según Christopher Wright, consultor y director administrativo y líder en remedios financieros y cumplimiento de

reportes para Protiviti.

Asegura que ya que la mayoría de los sistemas ERP guardan todos los datos en un mismo lugar y que los reportes rutinarios de excepción son estándar en estos sistemas, habilitan a auditoría interna para crear e implementar plataformas de monitoreo continuo.

Esto permite a la auditoría interna y a la administración maximizar el valor de los sistemas ERP y hacer más ágil su organización.

Wright explica que el primer paso para las compañías que buscan iniciar el monitoreo continuo es levantar un inventario de las herramientas que ya tengan y ver qué datos podrían ser fácilmente usados en tiempo real.

“Su sistema ERP no es solo un procesador de palabras costoso. Realmente funciona en forma que añade valor, fija un umbral al flujo de trabajo y mejora la estructura de control de una manera eficiente y productiva en cuanto a costo”, dice Christopher Wright. ¿Superan los beneficios a los costos?

No obstante, el costo puede ser un obstáculo para la auditoría y el monitoreo continuo para organizaciones medianas y pequeñas que ya enfrentan importantes cargas de cumplimiento en un entorno de negocios cada vez más regulado. Ames, de HP, asegura que los costos pueden justificarse debido a los beneficios que la auditoría continua y el monitoreo continuo brindan en dos niveles.

Primero, los beneficios se ven a lo largo del ciclo de vida de la auditoría, desde la planeación al compromiso de trabajo (con conclusiones más precisas y rápidas) hasta la recomendación y acción correctiva, cuando se pueden establecer análisis para soportar la corrección o remedios. Segundo, puede haber múltiples beneficiarios, incluyendo las funciones de ética y cumplimiento, administración de riesgos de la empresa, y seguridad de TI. “Cuando realizan monitoreo continuo, se tienen más beneficiarios, más patrocinadores a quienes puede rendir un mayor beneficio e incrementar el rendimiento sobre inversión”, dice Ames. Con esto en mente, algo que

puede seriamente inhibir la implementación y utilidad de la auditoría y el monitoreo continuo es la reestructuración organizativa, explica Ames.

Y también que puede establecerse un equipo de cumplimiento y trabajar con auditoría interna como un fuerte patrocinador del monitoreo y auditoría continuos, solo para hacer cambiar las prioridades de la administración con la reestructuración. Eso puede llevar a frustración al implementar y ejecutar la auditoría y el monitoreo continuos.

“En el monitoreo continuo se establece el análisis de medidas clave de desempeño para que la administración las revise en tiempo real y actúe sobre ellas si es necesario”.

El foco sobre el monitoreo y la auditoría continuo no disminuye la necesidad de aseguramiento mediante el reporte tradicional de auditoría que se ha realizado por muchos años.

Pese a todos los desarrollos tecnológicos de años pasados, las compañías siguen centradas en las mediciones trimestrales del ejercicio fiscal debido a los requisitos regulatorios sobre información.

Los requisitos de auditoría externa también vinculan algunos de los reportes tradicionales de auditoría interna al año fiscal. Pero el monitoreo continuo sí cambia el foco de algunos de los proyectos tradicionales de auditoría interna.

“Cualquier momento en que esté manejando tiempo real, cambia la dinámica de selección (triage) del hecho mismo a decir, ‘Esto es lo que encontramos. Esto es lo que arreglamos.

Esto es lo que ya estamos haciendo en forma diferente’, cuando reporte al consejo. Condensa la dinámica de identificación de la auditoría y de solución de problemas. Puede condensarlo de manera que puede reportar la solución, si no el estatus”, expresa Wright.

A su vez, la auditoría y reporte tradicional pueden también estimular el monitoreo continuo adicional para producir mejoras adicionales. En HP se pidió a los auditores internos que desempeñan trabajo de campo tradicional que identificaran de tres a cinco indicadores, en las áreas que estaban auditando, que soportaran la

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reparación y proporcionaran nuevas medidas para monitorear.

Mientras tanto, Ames ha visto que la función de planeación de auditoría interna se hace mucho más estratégica y centrada en el futuro. Y auditoría interna hace planeación en forma colaborativa con la función de riesgo/ cumplimiento como socio estratégico.

ción y de administración de relaciones para planear en forma conjunta con la segunda línea de defensa y la función de cumplimiento. Tenemos un buen programa en HP que lo desarrolla y lo entrena, lo equipa con tecnología y datos estandarizados, y fija la expectativa de monitoreo del riesgo. Eso requiere liderazgo”.

Ames asegura que “no solo es bastante bueno tener la capacidad técnica y los datos estandarizados. Hay que tener la capacidad de coordina-

Este artículo es una reseña del original titulado “Driving faster decisions”, publicado en Journal of Accountancy, abril/ mayo de 2015. Traducción para Veritas, del Colegio de Contadores

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Públicos de México, por Jorge Abenamar Suárez Arana.

Autor original: Ken Tysiac

Fuente: Veritas Online