15.Secretariat│事務局部門 １．活動理念 事務局部門は、IFMSA-Japan に関する説明を外部の方にしたり、普段の委員会の活動でスタッフを事務的な 面でサポートをしたりと、I-J の窓口を担う部署です。I-J が有するメーリングリスト (以下、ML) の加入者や個 人会員、運営側として関わるスタッフといった様々な人たちとコミュニケーションをとり、I-J に対する多様な ニーズに対応するため、I-J と「人」を繋ぐ仕事をしていると言えます。情報提供体制の充実、会員管理の正確 性や効率性の向上、そして新しく加入した方々を中心とした会員や スタッフの支援体制の提供に努めています。
２．今年度の主な活動 【各種会員登録】 新歓時期や日本総会前後において、今年も多くの方に個人会員登録をしていただきました。2020 年 3 月の時 点で個人会員数は約 750 名で、そのうち約 170 名がスタッフインターンを経て、運営を担うスタッフになりま した。会員数が 800 名を越した昨年度に比べると減少していて、新規スタッフの数も(母数を考慮してもなお) 地域によって大きく異なる結果となっています。 【ML 管理】 IFMSA-Japan ML や個人会員 ML における投稿管理においては、I-J 内外の各部署からの広報文配信依頼を受 け、内容の精査後に配信しました。また例年卒業生や脱会した方のメールアドレスを会員 ML から外すなど、細 かいことではありますが、個人会員の特典である「会員 ML での情報提供」を会員のみが受けることができるよ うに整備をしたりすることも怠りませんでした。 【スタッフ T シャツや理事/役員ポロシャツの管理】 IFMSA-Japan の T シャツやポロシャツは、団体のブランディング及びスタッフの帰属意識や士気を高める上 で重要なツールです。本年度も業者への発注を事務局が一手に行い、新歓・日本総会、その他事務局員が出席 できる様々なイベントにて購入希望者に届けました。 【書類管理】 10 月の総会本会議配布書類の作成や計４回開催された理事定例会議(EBM)の議事録の編集を事務局が主導し、 他の理事との共同作業の下で行い、会員 ML にて配信しました。 【スタッフ登録の手続きの改良】 事務局長以外の理事が自身の管轄する部署におけるに活動に専念できるようにすることと、手続きを効率化 することを目的として､管理システムに改良が加えられたスタッフ登録及びスタッフインターンは今年度より､ 事務局部門が一手に引き受けることになりました。
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