de efficiency van de administratieve processen en de effectiviteit van de hrmsturingsprocessen te verbeteren. Na een uitgebreide procedure van (Europese) aanbesteding is in april een definitieve keus gemaakt waarna met de implementatie is begonnen. De eerste fase van invoering richtte zich op de personeels- en salarisadministratie. Op 31 december stond alles klaar om per 1 januari 2013 de salarisberekeningen en salarisbetalingen met het nieuwe Raet uit te voeren. In 2013 zullen in opeenvolgende fasen ook andere hrm-processen worden gedigitaliseerd. Voorbeelden van hrm-processen die worden gedigitaliseerd zijn: werving en selectie, gesprekscyclus en (personeel-) begroten en budgetteren. Het digitaliseren van deze processen maakt het mogelijk de hrm-werkzaamheden sneller en met steeds minder papieren rompslomp uit te voeren. Alle documenten zijn zowel digitaal te raadplegen als digitaal te ondertekenen. Deze uniforme e-hrm processen ondersteunen de ontwikkeling naar een volwassen organisatie, aangezien deze processen een bijdrage leveren aan de kwaliteit van het primaire proces. E-HRM, Operationele expertise op de lijn Door de invoering van e-hrm veranderen taken en de werkwijze voor medewerkers. Om de instituten bij de invoering van deze e-hrm processen te ondersteunen, is gekozen om de medewerkers van de serviceteams, als pilot, decentraal bij de instituten te plaatsen. Rond de zomer 2013 wordt deze pilot geëvalueerd en wordt een definitieve keuze gemaakt. De invoer van de personeels- en salarismutaties vindt vanaf 1 januari 2013 dan ook decentraal, bij de instituten en diensten, plaats. Zo worden personeels- en salarismutaties bij de bron vastgelegd. De werkplek van de serviceteammedewerker is vanaf 1 januari 2013 dan ook tijdelijk verplaatst naar de lijn. Om de serviceteammedewerkers voor te bereiden op de nieuwe situatie is de scholingsbehoefte geïnventariseerd. Voor iedere serviceteammedewerker is een POP opgesteld. Deze overgang zal in 2013 ondersteund worden door gezamenlijke dagen voor de serviceteammedewerkers. Op deze dagen wordt de kennis verder aangevuld en wordt ervaring opgedaan met nieuwe modules van Raet Online. Om de serviceteammedewerkers goed te begeleiden tijdens deze pilot en in hun nieuwe rol als hrmmedewerker, worden één keer per drie weken intervisiebijeenkomsten georganiseerd. Het digitale personeelsdossier In 2011 zijn de personeelsdossiers van alle medewerkers gescand en in het digitale documentensysteem DocBase geplaatst. Daarna is in 2012 aan de medewerkers gevraagd documenten die niet bij P&O bekend zijn, maar wel in het personeelsdossier horen, in te scannen en op te sturen naar P&O. Voorbeelden hiervan zijn: behaalde diploma’s en certificaten. Hiertoe heeft in 2012 iedere medewerker toegang gekregen tot de documenten die zijn opgenomen in zijn digitale personeelsdossier. Het aantal ontvangen documenten is inmiddels opgelopen tot meer dan 50.000(!). Vanaf 2013 zorgt de medewerker in samenwerking met zijn bedrijfsbureau er voor dat het personeelsdossier actueel blijft.
79