Issuu on Google+

Gu铆a del taller de recursos de gesti贸n bases de datos


Guía del taller de recursos de gestión Bases de datos

����������� ��������������

ClubEstrella


Edita

Fundación ”la Caixa”

Órganos de gobierno de la Obra Social ”la Caixa”

Publicación

COMISIÓN DE OBR AS S O C I A L E S

Autores Diseño e ilustración Traducción y corrección Impresión

Presidente

Isidro Fainé Casas

Vicepresidentes

Salvador Gabarró Serra; Jorge Mercader Miró; Manuel Raventós Negra

Vocales

Marta Domènech Sardà; Javier Godó Muntañola; Inmaculada Juan Franch; Justo B. Novella Martínez; Magín Pallarés Morgades

Secretario (no consejero)

Alejandro García-Bragado Dalmau

Vicesecretario (no consejero)

Óscar Calderón de Oya

Director general

Juan María Nin Génova

Director ejecutivo de la Obra Social Jaime Lanaspa Gatnau PATR ONATO DE LA FU N DAC I Ó N ” L A C A I XA” Presidente

Isidro Fainé Casas

Vicepresidente 1.º

Ricardo Fornesa Ribó

Vicepresidentes

Salvador Gabarró Serra; Jorge Mercader Miró; Juan María Nin Génova

Patronos

Ramón Balagueró Gañet; M.a Amparo Camarasa Carrasco; José F. de Conrado y Villalonga; Marta Domènech Sardà; Manuel García Biel; Javier Godó Muntañola; Inmaculada Juan Franch; Jaime Lanaspa Gatnau; Juan José López Burniol; Montserrat López Ferreres; Amparo Moraleda Martínez; Miguel Noguer Planas; Justo B. Novella Martínez; Vicente Oller Compañ; Magín Pallarés Morgades; Manuel Raventós Negra; Leopoldo Rodés Castañé; Luis Rojas Marcos; Lucas Tomás Munar; Francisco Tutzó Bennasar; José Vilarasau Salat; Nuria Esther Villalba Fernández; Josep Francesc Zaragozà Alba

Director general

Jaime Lanaspa Gatnau

Secretario (no patrono)

Alejandro García-Bragado Dalmau

Vicesecretario (no patrono)

Óscar Calderón de Oya

Área Social Directora Subdirectora Coordinador de la publicación

S.A.R. la infanta doña Cristina Montserrat Caminal Luis Aranda

FundaciónUPC Cèl·lula David Aguilar T. G. Soler

© del texto, los autores © de la edición, Fundación ”la Caixa”, 2008 Av. Diagonal, 621 - 08028 Barcelona DL: B-19208-2008 Todoslosnombrespropiosdeprogramas,sistemas operativos,páginasweb,etc.,queaparecenenesta guía son marcas registradas por sus respectivas compañías u organizaciones.


Índice

Presentación p. 6

Prólogo p.

1. Las bases de datos p. 9 Definición de base de datos y tabla Planificación y gestión de las bases de datos Microsoft Access: tablas, consultas, formularios e informes Abrir y cerrar el programa Microsoft Access

2. Access y la pantalla principal p. 21

El entorno de trabajo de Access - La barra de menús - La barra de herramientas - El panel de tareas - El área de trabajo y las ventanas Crear, abrir y cerrar una base de datos Ejercicio

3. Operaciones con tablas (I) p. 49

Planificar la tabla

Crear una tabla en la base de datos existente Cambiar la estructura de la tabla Propiedades e índice de la tabla Ejercicio

4. Operaciones con tablas (II) p. 83

Introducir y modificar datos en la tabla Relaciones entre tablas Ejercicio


5. Formularios p. 124 Crear un formulario

La ventana del formulario Guardar y cerrar un formulario Asistente para formularios Ejercicio

6. Consultas p. 156

Crear una consulta con el asistente Ventana de diseño de la consulta Consultas con más de una tabla Ejercicio

7. Informes p. 193

Crear un informe con un asistente automático Crear un informe en vista Diseño Ejercicio

8. Ejercicios (I) p. 233

9. Ejercicios (II) p. 263

Crear bases de datos Relacionar tablas Crear formularios Introducir datos

10. Ejercicios (III) p. 305

Consultas e informes


Presentación Desde sus inicios, la Fundación ”la Caixa” ha dedicado recursos a la mejora de la calidad de vida de las personas mayores, y siguiendo esta línea ha crecido y se ha transformado, adaptándose a los cambios de nuestro mundo. Pendiente de las necesidades sociales, ha ido modificando sus programas y creando otros nuevos para dar siempre respuesta a dichas necesidades. En la era actual de la denominada sociedad de la información y el conocimiento, en que la evolución de las tecnologías de la información y la comunicación es rápida y constante, el programa Informática y comunicación al alcance de todos es una plataforma privilegiada para contribuir a mejorar la calidad de vida de las personas mayores. En este período se han instalado más de 460 ciberaulas en los 581 centros de personas mayores, propios o en convenio con diferentes instituciones públicas, repartidos por la geografía española. Y más de 285.000 personas han recibido formación en la utilización de programas informáticos, algunas de las cuales se han incorporado después a las ciberaulas como voluntarios de informática y dinamizadores. Las ciberaulas posibilitan que las personas mayores amplíen su formación y desarrollen una vida más activa y participativa gracias al uso de las tecnologías. La Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos se incorpora a la serie de publicaciones que se han editado y servirá como material de apoyo en el mencionado taller. Desde el Programa de Personas Mayores de la Fundación ”la Caixa” continuamos apostando por la idea de que las personas mayores se desarrollen personalmente, se sientan socialmente útiles, se relacionen con otras personas, se acerquen a las generaciones más jóvenes y colaboren en la mejora de su entorno. S.A.R. la infanta doña Cristina Directora del Área Social Fundación ”la Caixa”




Prólogo La Universidad Politécnica de Cataluña (UPC) es una institución pública de educación superior y de investigación, especializada en los ámbitos de la arquitectura, las ciencias y la ingeniería e implicada en el desarrollo tecnológico. La UPC desempeña una investigación de calidad —reconocida internacionalmente— que, a su vez, facilita la formación de investigadores capaces de enfrentarse a los nuevos retos tecnológicos. La UPC, por su elevada capacidad de transferencia de tecnología a la sociedad, es generadora de conocimiento, investigación, innovación y desarrollo tecnológico, especialmente en Cataluña, España y Europa. En el año 1994, la Universidad Politécnica de Cataluña creó la Fundación UPC para dar respuesta a las necesidades de formación permanente en los ámbitos tecnológicos y de gestión. Desde su creación se ha consolidado como un nexo entre la universidad y las empresas, con el fin de anticiparse a las transformaciones de nuestro entorno económico y social. Se ha convertido en un centro de excelencia en la formación permanente, que integra el conocimiento e incorpora las nuevas tecnologías en un marco competitivo y globalizado. La Fundación UPC, como centro de excelencia técnica y científica, ha participado en la realización de esta Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos validando la calidad de los contenidos tecnológicos, dentro del proyecto que la Fundación ”la Caixa” lleva a cabo en el Programa de Personas Mayores. Queremos agradecer a la Fundación ”la Caixa” y a todas las personas que participan en este programa su contribución para abrir y ampliar el espectro de la formación en nuevas tecnologías en la actual sociedad de la información. Sr. D. Antoni Giró Roca Rector Magnífico de la Universidad Politécnica de Cataluña y presidente de la Fundación UPC




1. Las bases de datos Definición de base de datos y tabla En nuestra vida diaria, sin apenas percatarnos, usamos a menudo bases de datos; por ejemplo, cuando consultamos en una guía telefónica el número de teléfono de algún familiar o conocido. Así, pues, podemos decir que una base de datos es un conjunto de información organizada de una manera sistemática. Gracias a las nuevas tecnologías, estas bases de datos se están infor¿Sabes que...? matizando y existen numerosos programas que tienen como finalidad facilitar su gestión, es decir, podemos introducir datos, modificarlos Unadelasventajas y consultarlos de una forma muy simple y rápida. de las bases de datos es que los Una de las ventajas de las bases de datos es que los datos introdudatosintroducidos cidos se conservan en la memoria del ordenador hasta que nosotros se conservan en decidimos borrarlos. la memoria del Una base de datos está formada por diferentes elementos: las tablas, ordenador hasta los formularios, las consultas... que nosotros decidimos Las tablas son uno de los elementos más importantes de la base de borrarlos. datos. En ellas es donde se guarda gran parte de la información que introducimos. La tabla tiene un formato semejante al de una hoja de cálculo y se divide en filas y columnas. Las bases de datos, como casi todas las aplicaciones informáticas, tienen nombres propios. Así, pues, cuando nos referimos a las columnas hablamos de campos y cuando nos referimos a las filas hablamos de registros. En una misma tabla guardaremos todos los datos que hagan referencia a un mismo tipo de información; por ejemplo, en una biblioteca, una tabla de libros. 


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

En la imagen podemos observar cómo es la estructura de una tabla.

campo Campo: es el nombre de cada una de las columnas de la tabla. Este campo debe ser único, es decir, no puede haber más de un campo con el mismo nombre, y ha de tener un tipo de dato asociado (número, texto...). Registro: es el nombre de cada una de las filas que componen la tabla, donde se van guardando todos los datos que nosotros introducimos. Para entender mejor estos conceptos, pensemos en una biblioteca. Cuando queremos tomar en préstamo un libro, nos piden nuestros datos: DNI, dirección, teléfono, libro, fecha de préstamo... Eso son los campos. Y los datos que introducimos dentro de cada campo, los de cada usuario, son los registros. El conjunto de estos registros es la tabla “Préstamos”. Y la tabla “Préstamos” forma parte de la base de datos “Biblioteca”.

Planificación y gestión de las bases de datos A la hora de planificar una base de datos podemos decidir si queremos que sea una base de datos simple o una base de datos relacional. Las bases de datos simples son aquellas que contienen una única tabla con toda la información. Así, si queremos crear la tabla de los préstamos de una biblioteca, podemos hacerlo utilizando una base de datos simple, para lo cual sencillamente deberemos introducir 10


Las bases de datos .1

todos los campos que nos interesan, como son el título de un libro, el nombre de un usuario, etc. En la siguiente imagen podemos ver un ejemplo de base de datos simple que contiene los datos de las personas que han sacado libros de la biblioteca y los datos del libro que han sacado cada vez.

Las bases de datos relacionales son las que están formadas por más de una tabla para facilitar la organización de la información. Estas bases de datos se utilizan cuando la información que ponemos en el registro tiene algún dato que se repite a menudo. En el ejemplo anterior hemos gestionado la tabla utilizando una base de datos simple, pero si una sola persona alquila libros muy a menudo, deberemos repetir muchas veces una misma información (los datos de dicha persona) y eso hará que la base de datos no sea eficiente. Otro problema es que, si modificamos la información de alguien, tendremos que repasar toda la base de datos para ir cambiando uno por uno todos los registros en que aparezca.

11


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Para que resulte más sencillo, lo que haremos será crear dos tablas: una para los libros y otra para los usuarios. Y en una tabla nueva relacionaremos los usuarios con los libros usando los códigos asignados a cada usuario: crearemos la tabla “Préstamo”, que incluirá los códigos de las dos tablas anteriores.

12


Las bases de datos .1

Cuando introducimos, borramos, consultamos o incluso imprimimos algĂşn dato de nuestra base de datos, estamos gestionĂĄndola. Por eso se dice que las bases de datos son herramientas de gestiĂłn.

13


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Microsoft Access: tablas, consultas, formularios e informes Microsoft Access es un programa informático de altas prestaciones que nos permite crear y gestionar bases de datos. La tabla, como ya hemos visto anteriormente, es una parte muy importante de la base de datos, ya que es la que contiene los datos. Las consultas son muy útiles en un programa de gestión de bases de datos, ya que gracias a ellas podemos encontrar fácilmente respuesta a nuestras preguntas. Así, pues, si queremos buscar información sobre una persona cuyos datos están en nuestra base de datos y lo único que recordamos de ella es que se llama Teresa, haciendo una consulta con el nombre de “Teresa” podremos visualizar todas las “Teresa” y buscar con rapidez la que nos interesa. Las consultas también tienen la propiedad de modificar datos. Estas consultas se conocen como consultas de acción, mientras que las que nos permiten buscar datos como el del ejemplo de “Teresa” se conocen como consultas de selección.

14


Las bases de datos .1

Los formularios nos facilitan la tarea de introducir o modificar datos, ya que tienen un formato semejante al que estamos acostumbrados a utilizar en nuestra vida diaria cuando hemos de rellenar algĂşn formulario en papel o en una pĂĄgina web. Tenemos un ejemplo en la siguiente imagen.

15


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Los informes son herramientas para visualizar los datos que deseamos de la base de datos en un formato más elegante y más fácilmente comprensible que el de la tabla. Podemos ver un ejemplo de informe en la imagen siguiente.

16


Las bases de datos .1

Abrir y cerrar el programa Microsoft Access Para empezar a trabajar con Microsoft Access, lo primero que haremos será abrir el programa. Podemos hacerlo de varias maneras: 1. Desde el menú “Inicio” de la barra de tareas, nos situaremos sobre la opción “Programas” y se desplegará un submenú con todos los programas; buscaremos la opción “Microsoft Office” y, una vez situados sobre ella, se desplegará un submenú con todos los programas de Microsoft; seguidamente seleccionaremos la opción “Microsoft Access” clicando con el botón izquierdo del ratón. 2. Es posible que tengamos un icono en el escritorio que nos permita acceder directamente al programa. Estos iconos se conocen como accesos directos. En este caso, haremos un doble clic con el botón izquierdo sobre el icono de Microsoft Access y se abrirá el programa.

17


Gu铆a del taller de recursos de gesti贸n. Bases de datos

18


Las bases de datos .1

Cuando hayamos abierto el programa, veremos la siguiente pantalla:

19


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Para cerrar el programa también tenemos diferentes opciones: 1. Hacer clic con el botón izquierdo del ratón sobre el icono de cerrar ( ) situado en la barra de título. 2. Pulsar Alt + F4. 3. Ir al menú “Archivo” y escoger la opción “Salir”.

20


2. Access y la pantalla principal Para empezar a trabajar con el programa, lo primero es abrirlo, como hemos explicado en el capítulo anterior. Recordemos que podemos hacerlo desde el menú “Inicio” o bien a partir del acceso directo.

El entorno de trabajo de Access Al acceder al programa, vemos la siguiente imagen (resaltamos las partes más importantes):

21


Gu铆a del taller de recursos de gesti贸n. Bases de datos

1 2 3

4

5

6

22


Access y la pantalla principal .2

1. Barra de título: En ella aparecen el nombre del programa (Microsoft Access) y los botones para minimizar ( ), maximizar ( ) o restaurar ( ) y para cerrar el programa ( ).

2. Barra de menú: Se encuentra situada bajo la barra de título y es la barra de acceso a los diferentes menús de todas las opciones disponibles del programa.

3. Barra de herramientas: Contiene una serie de botones que nos permiten seleccionar opciones más rápidamente que si abrimos los menús. Cuando pasamos por encima de los diferentes botones con el puntero del ratón y esperamos un segundo, aparece un rectángulo que nos indica el nombre de la acción que podemos realizar.

4. Área de trabajo: Es la zona en que se irán abriendo las diferentes ventanas. Se puede considerar que es nuestro papel.

23


GuĂ­a del taller de recursos de gestiĂłn. Bases de datos

5. Panel de tareas: Esta herramienta se abre por defecto cuando iniciamos el programa. Se encuentra en la parte derecha de la pantalla y nos muestra algunas opciones de los diferentes menĂşs, como abrir un archivo o crear uno nuevo.

24


Access y la pantalla principal .2

6. Barra de estado: Nos aporta información sobre el estado de ciertos elementos de Access por medio de mensajes. Generalmente, cuando no estamos usando ninguna opción, Access se encuentra listo para trabajar y por defecto nos aparece el mensaje “Preparado” en la parte izquierda de la barra. Cuando abrimos alguna ventana, Access nos indica el contenido de dicha ventana.

Si vamos a introducir datos, en la parte derecha de la barra nos aparecen indicaciones del estado de algunas teclas activas: si tenemos activada la tecla de mayúsculas, nos aparecerá MAYÚS; si se encuentra activa la tecla de números, figurará la indicación NUM; y si tenemos activa la tecla de bloquear desplazamientos, aparecerá DESP.

En la imagen podemos ver las tres opciones seleccionadas.

La barra de menús

¿Sabes que...?

Recordemos que todas las acciones que se pueden hacer con Access están disponibles en la barra de menús; por eso es importante que nos familiarizamos con ella.

La barra de Debemos tener en cuenta que la barra de menús cambia en función menús cambia de si trabajamos con tablas, consultas, formularios o informes. en función de si trabajamos con tablas, consultas, formularios o informes. 25


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

M enú “Archivo” : Nos muestra las opciones que afectan a nuestra base de datos (crear una nueva, abrir una existente, guardar, imprimir...). Recordemos que la información que se encuentra al lado de cada opción (“Ctrl + U”, “Ctrl + A”, “Ctrl + G”...) nos indica que utilizando esta combinación de teclas podemos realizar la misma acción. La flecha que vemos a la derecha de algunas opciones nos indica que dentro de estas opciones podemos abrir un submenú con nuevas opciones relacionadas con la principal.

26


Access y la pantalla principal .2

M enú “Edición”: Nos muestra acciones que podemos realizar dentro de nuestra base de datos (cortar, pegar, eliminar...). La doble flecha que se muestra en la parte inferior indica que hay más opciones de las que se nos muestran en un primer instante; si hacemos clic en ella con el botón izquierdo, se desplegará el menú completo.

27


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Menú “Ver”: Este menú contiene opciones relativas a lo que el programa nos muestra en pantalla (ver en detalle nuestra base de datos, ver los iconos grandes o pequeños...).

28


Access y la pantalla principal .2

MenĂş “Insertarâ€?: Nos muestra los elementos que podemos insertar en nuestra base de datos (consultas, formularios, tablas...).

29


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

M enú “Her ramientas” : En este menú podemos trabajar con las herramientas especiales que contiene el programa (revisar la ortografía, opciones de seguridad...).

30


Access y la pantalla principal .2

Menú “ Ventana”: Nos muestra las opciones que ofrece el programa cuando trabajamos con varias ventanas al mismo tiempo (ocultar alguna, colocarlas en horizontal, disponerlas en vertical...).

Menú “?”: Dentro de este menú podemos consultar los manuales de ayuda que incorpora el programa.

31


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Menú “Formato”: Nos muestra opciones que permiten modificar el formato de los componentes de nuestra tabla, informe...

32


Access y la pantalla principal .2

Menú “Registros”: Nos presenta todas las opciones necesarias para trabajar con los registros (modificarlos, ordenarlos, aplicarles filtros...).

Finalmente, también tenemos la opción de consultar cualquier duda que nos surja acerca del programa en la ventana que hay a la derecha de la barra de menús. También podemos consultar dudas que ya hayamos formulado anteriormente; para ello desplegaremos la lista haciendo clic sobre la flecha.

33


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

La barra de herramientas

1

2

3

4

5

6 7

8

9

10 11

12

13

14 15 16

1. Nos permite abrir una nueva base de datos en blanco. 2. Nos permite abrir una base de datos ya existente. 3. Nos permite guardar la base de datos. 4. Nos permite hacer una búsqueda rápida. 5. Nos permite imprimir la ventana activa. 6. Nos permite obtener una vista preliminar. 7. Nos permite hacer la revisión ortográfica. 8. Podemos cortar una ventana o una parte de ella. 9. Podemos copiar una ventana o una parte de ella. 10. Podemos pegar una ventana, o una parte de ella, que previa- mente hemos cortado o copiado. 11. Nos permite deshacer la escritura. 12. Nos permite realizar acciones combinadas con otros programas de Microsoft Office. 13. Nos permite analizar la base de datos. 14. Nos permite introducir códigos de programación. 15. Nos permite editar secuencias. 34

17 18

19


Access y la pantalla principal .2

16. Nos permite acceder a las propiedades de nuestra base de datos. 17. Nos muestra las diferentes relaciones entre tablas. 18. Nos permite crear una nueva ventana. 19. Nos permite acceder a la ayuda de Microsoft Access. El panel de tareas Esta herramienta se abre por defecto siempre que iniciamos el programa y se encuentra en la parte derecha de la pantalla. La podemos activar y desactivar desde el menú “Ver”, opción “Panel de tareas”. El panel de tareas nos muestra algunas opciones que podemos encontrar dentro de los menús de la barra de menús y suele tener las opciones más utilizadas del programa, pero a medida que nos vayamos familiarizando con el entorno veremos si nos resulta más fácil trabajar con los menús de la barra de menús o bien con el panel de tareas.

¿Sabes que...?

Debemos tener presente que la funcionalidad de la barra de menús Debemos tener presente que la funcionalidad de la barra de menús esmuysemejante es muy semejante en casi todos los programas de Microsoft. en casi todos los programas de Microsoft.

35


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

El área de trabajo y las ventanas Dentro de una base de datos, como decíamos en el primer capítulo, podemos encontrar tablas, consultas, informes, formularios... Access nos deja trabajar con todos estos datos en diferentes ventanas que podemos visualizar en el área de trabajo. Para saber qué es cada ventana (tabla, base de datos, consulta...), basta con mirar la barra de título.

36


Access y la pantalla principal .2

Para cambiar la visualización de las ventanas, lo único que hemos de hacer es ir al menú “Ventana” y seleccionar la modalidad que nos resulte más cómoda para trabajar. En la imagen inferior hemos seleccionado la opción “Mosaico horizontal”.

37


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Crear, abrir y cerrar una base de datos Ahora que ya conocemos mejor el entorno de Access empezaremos a trabajar con el programa hasta crear nuestra propia base de datos. Para empezar, abriremos el programa. Una vez abierto, podremos crear una base de datos de diferentes formas: 1. Haciendo clic con el botón izquierdo del ratón sobre el apartado “Crear un archivo nuevo” que se encuentra en el panel de tareas. 2. Desde el menú “Archivo”, eligiendo la opción “Nuevo”.

38


Access y la pantalla principal .2

A continuación aparecerá la siguiente pantalla, en la cual deberemos seleccionar “Base de datos en blanco”. Al hacerlo, se nos mostrará otra ventana, en la cual habremos de indicar la carpeta donde queramos guardar nuestra base de datos y el nombre que le vayamos a dar (normalmente, este nombre estará relacionado con el contenido de la tabla). Por ejemplo, si queremos crear una agenda telefónica, en el apartado “Nombre de archivo” pondremos “Agenda”.

39


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Seleccionaremos “Crear” y ya podremos visualizar en la pantalla principal la ventana “Agenda”, que es nuestra base de datos.

40


Access y la pantalla principal .2

En una base de datos, los datos se pueden ir añadiendo continuamente. Así, pues, podemos acceder a una base de datos ya creada para introducir datos nuevos. Para abrir una base de datos ya existente, tenemos diferentes opciones: 1. Ir al menú “Archivo” y seleccionar la opción “Abrir”.

41


Gu铆a del taller de recursos de gesti贸n. Bases de datos

2. Hacer clic sobre el icono herramientas.

, que encontraremos en la barra de

3. Seleccionar en el panel de tareas la opci贸n de abrir una base de datos. 4. Utilizar la combinaci贸n de teclas Ctrl + A. 42


Access y la pantalla principal .2

Como curiosidad, debemos saber que cuando cerramos una base de datos queda registrada nuestra situación dentro de ella. Es decir, si nos encontrábamos situados en la pestaña “Informes” y teníamos seleccionado un informe determinado, cuando volvamos a abrir la base de datos apareceremos en el mismo lugar en que nos habíamos quedado. Para cerrar las bases de datos abiertas, seleccionaremos el icono de cerrar ( ) que se halla en la parte derecha de la barra de título de la ¿Sabes que...? ventana de nuestra base de datos. Como curiosidad, También podemos cerrarlas mediante la opción “Cerrar” que encondebemos saber traremos en el menú “Archivo”. que cuando Si tenemos más de una ventana abierta y seleccionamos esta opción, cerramosunabase se cerrará la ventana con que estemos trabajando. de datos queda registradanuestra situacióndentrode ella.

43


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Ejercicio Crear una base de datos que contenga todos los datos de los asistentes al aula Objetivo: Con este ejercicio pretendemos que el alumno asimile los contenidos impartidos en este capítulo. Procedimiento: Abriremos el programa Access y seleccionaremos la opción “Crear un archivo nuevo” que encontraremos en el panel de tareas.

44


Access y la pantalla principal .2

Una vez hecho esto, aparecerá un nuevo panel de tareas, en el cual deberemos seleccionar “Base de datos en blanco”.

El programa Access nos pedirá que demos un nombre a la base de datos. Recordemos que el título tiene que estar relacionado con su contenido, y es recomendable que sea lo más explícito posible. Nosotros guardaremos esta base de datos en “Mis documentos” y le pondremos el nombre de “Alumnos”. Finalmente, seleccionaremos “Crear”.

45


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

En este momento ya tendremos la base de datos “Alumnos” en el área de trabajo. Para cerrarla, clicaremos sobre el icono de cerrar ( ) de la barra de título.

Lo que haremos ahora es abrir esta base de datos. Para ello, iremos al menú “Archivo” y seleccionaremos la opción “Abrir”.

46


Access y la pantalla principal .2

Después iremos a la carpeta “Mis documentos”, seleccionaremos el archivo “Alumnos” que hemos creado anteriormente y haremos clic sobre “Abrir”.

47


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Ahora que sabemos abrir y cerrar bases de datos, ya podemos salir del programa Access. Recordemos que, para hacerlo, primero hemos de cerrar todas las ventanas y después debemos hacer clic sobre el icono de cerrar de la barra de título de la ventana del programa ( ) o bien seleccionar desde el menú “Archivo” la opción “Salir”.

48


3. Operaciones con tablas (I) Ya sabemos cómo abrir el programa Microsoft Access y también cómo crear una nueva base de datos. Así, pues, ya podemos empezar a rellenar esta base de datos. En primer lugar trabajaremos con las tablas.

Planificar la tabla Recordemos que las tablas son los cimientos de toda base de datos. Por eso es muy importante que estén bien estructuradas. Para empezar a crear una tabla hemos de tener claros algunos conceptos. Por ejemplo, que las columnas son campos y las filas son registros. Para asegurarnos de que estamos creando la tabla correctamente, podemos seguir los siguientes pasos: • Definir cuál será la finalidad de nuestra base de datos.

¿Sabes que...?

Recordemos que • Determinar qué tipo de base de datos necesitaremos: una base las tablas son de datos simple o una relacional. los cimientos de toda base de • Decidir qué campos utilizaremos, teniendo en cuenta que cualdatos. Por eso es quier persona podrá ser el usuario final y que, por lo tanto, debemuy importante mos organizar la base de datos de la manera más clara posible. que estén bien • En caso de que haya tablas relacionadas, pensar cómo las relacio- estructuradas. naremos y crear un campo que tenga la función de relacionarlas. Una vez hecho esto ya podremos empezar a introducir datos en nuestra tabla.

49


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Es muy importante separar la información cuando introducimos datos en nuestra tabla, ya que ello nos permitirá consultar la base de datos de una forma más eficiente. Por ejemplo, si introducimos un nombre como “Paula Carrera” y un día queremos ordenar alfabéticamente nuestros contactos por el apellido, será totalmente imposible, mientras que si separamos el nombre “Paula” del apellido “Carrera”, este problema quedará totalmente solucionado. Otro aspecto que se ha de tener en cuenta es el de introducir datos que tengan relación con el tema de la tabla. Es decir, si hacemos una tabla de los usuarios de la biblioteca, no tiene mucho sentido poner un campo para indicar si el usuario tiene animales domésticos en casa. Después de seguir estos pasos ya tendremos planificada la estructura de nuestra tabla y podremos empezar a crearla con tranquilidad.

50


Operaciones con tablas (I) .3

Crear una tabla en la base de datos existente Lo primero que haremos será ejecutar nuestro programa Access y abrir la base de datos tal como lo hemos hecho en el capítulo anterior. Se abrirá una ventana como la de la imagen y haremos doble clic sobre la opción “Crear una tabla en vista Diseño”.

51


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Se abrirá la siguiente ventana:

52


Operaciones con tablas (I) .3

Desde esta ventana deberemos determinar qué campos queremos y de qué tipo serán; también podremos añadir una breve descripción sobre lo que habrá en cada campo.

Los tipos de datos que podemos seleccionar son: • “Texto”: Escogeremos esta opción siempre que queramos poner algún dato de tipo texto. Si elegimos esta opción e introducimos algún número, no podremos trabajar con el número como tal, es decir, no podremos hacer operaciones matemáticas con él. Pero, por otro lado, si deseamos intercalar texto y números deberemos utilizar esta opción. • “Memo”: Escogeremos esta opción cuando tengamos que introducir una cantidad de información sin extensión fija. • “Número”: Escogeremos esta opción siempre que queramos introducir números con los que haremos operaciones aritméticas. Es decir, no pondremos números de teléfono, ni de DNI...

53


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

• “Fecha/Hora”: Escogeremos esta opción cuando deseemos introducir fechas y horas. • “Moneda”: Escogeremos esta opción cuando introduzcamos cantidades monetarias. • “Autonumérico”: Escogeremos esta opción siempre que queramos que se incremente un valor automáticamente. Nos da un valor inicial y cada vez que añadimos algún dato nos aumenta este valor. • “Sí/No”: Escogeremos esta opción cuando deseemos introducir campos lógicos y representar las opciones de activado o desactivado. • “Objeto OLE”: Escogeremos esta opción para insertar gráficos. • “Hipervínculo”: Escogeremos esta opción para crear accesos a archivos o direcciones web. • “Asistente para búsqueda”: Escogeremos este asistente si queremos ayuda para crear una lista con los posibles valores que puede tomar el campo. Ya podemos empezar a introducir todos los datos que necesitemos para crear nuestra tabla. Para movernos por las celdas utilizaremos la tecla de tabulación, el ratón o las teclas de desplazamiento. Para introducir el nombre del campo seleccionaremos la primera celda y escribiremos el nombre usando el teclado. Después, seleccionaremos el tipo de campo clicando sobre las celdas de la columna “Tipo de datos”, donde se desplegará un menú y podremos escoger la opción deseada. Iremos repitiendo este proceso hasta introducir todos los campos.

54


Operaciones con tablas (I) .3

AsĂ­ es como se verĂĄ nuestra tabla cuando hayamos introducido todos los campos. 55


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Después de introducir todos los campos, deberemos guardar nuestra tabla, para posteriormente poder introducir en ella los datos. Podemos guardarla de varias maneras: • Desde el menú “Archivo”, “Guardar”. • Haciendo clic directamente sobre el botón guardar (xxx) que tenemos en la barra de herramientas. • Utilizando la combinación de teclas Ctrl + G. Hecho esto, aparecerá la ventana en que daremos nombre a nuestra tabla, la cual se guardará automáticamente dentro de la base de datos existente.

56


Operaciones con tablas (I) .3

Una vez introducido el nombre, si ya teníamos definida una clave principal, guardará la tabla automáticamente y podremos empezar a introducir datos; si no, Access nos pedirá si queremos crear una clave. El motivo por el cual es recomendable definir una clave principal en una tabla es que permite definir relaciones entre esta tabla y otras tablas de la base de datos, además de incrementar la velocidad de las consultas y otros procesos, como la búsqueda, ya que este campo será un índice de la tabla. Además, si hay un campo clave dentro de éste no puede haber ningún registro repetido. Es recomendable crear una clave antes de comenzar a introducir datos, ya que una vez que la tabla tenga datos introducidos es muy probable que el programa empiece a dar errores debido a la existencia de datos repetidos.

Si seleccionamos el botón “Sí” y tenemos algún campo de tipo autonumérico, Access usará este campo como clave principal. En caso de no tener ningún campo de tales características, el programa nos creará un campo de este estilo, le asignará el nombre “Id” y lo definirá como clave principal.

57


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Si se quiere introducir una clave principal sin tener que guardar la tabla, se puede hacer de una manera muy rápida. Primero nos situaremos con el cursor en el campo que queramos que sea la clave y entonces clicaremos con el ratón sobre el icono “Clave principal” de la barra de herramientas o seleccionaremos “Clave principal” dentro del menú “Edición”.

Cambiar la estructura de la tabla La estructura de una tabla se puede cambiar siempre que lo deseemos, pero hemos de vigilar que los campos que queramos modificar no estén relacionados con otros campos, y tener en cuenta que si hemos introducido algunos datos no podemos cambiar el tipo de datos del campo (por ejemplo, si en un campo de tipo texto hemos introducido números y caracteres, no podemos después cambiar el tipo de datos del campo a tipo número).

58


Operaciones con tablas (I) .3

Podemos cambiar el nombre de los campos, el tipo de datos, la descripción, la clave principal, añadir o borrar campos, etc. Para ello es necesario que vayamos a la base de datos que contiene la tabla que queremos modificar, seleccionemos la tabla y pulsemos el botón “Diseño” que se encuentra en la parte superior de la ventana.

59


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Una vez seleccionado “Diseño” nos aparecerá la pantalla con la estructura de la tabla que habíamos definido anteriormente. Pero con una variante: en la barra de título ahora aparece el nombre que nosotros le hemos dado y al lado del campo autonumérico se presenta el dibujo de una llave que nos indica que aquel campo está definido como clave principal.

60


Operaciones con tablas (I) .3

Los diferentes tipos de modificaciones que nos permite hacer Access con una tabla ya existente son: • Cambiar el nombre de la tabla. Esto lo haremos con la opción “Cambiar nombre” del menú “Edición”. Debemos tener en cuenta que esta opción solamente es válida cuando estamos visualizando el listado de tablas.

• Modificar el nombre o la descripción de un campo. Para hacer esto simplemente deberemos situar el cursor sobre el campo del apartado e introducir las modificaciones.

En la imagen anterior podemos ver que hemos cambiado el campo “Domicilio” por “Dirección”. También hemos añadido una breve descripción en cada campo. 61


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

• Añadir un campo nuevo. Para ello, tenemos varias opciones. Una es situarnos en la última fila de la tabla e introducir directamente el campo.

También podemos introducir un campo intercalado entre los campos ya existentes, para lo cual deberemos hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el campo donde queramos introducir el nuevo campo y seleccionar la opción “Insertar filas”.

62


Operaciones con tablas (I) .3

Otra opción para introducir filas es hacerlo desde el menú “Insertar” de la barra de menús.

• Eliminar un campo. Para ello haremos clic con el botón derecho del ratón sobre la fila que queramos eliminar y seleccionaremos la opción “Eliminar filas”.

63


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Hay otras maneras de eliminar filas: una es seleccionar la fila y pulsar la tecla Supr; otra es seleccionar la fila y en el menú “Edición” elegir la opción “Eliminar filas”.

64


Operaciones con tablas (I) .3

Propiedades e índice de la tabla Cuando definimos los campos de la tabla también podemos personalizar sus propiedades. Como propiedades tenemos la ficha “General” y la ficha “Búsqueda”.

En la parte inferior izquierda de la pantalla aparece un recuadro en que están las propiedades principales, que varían en función del tipo de datos que hayamos seleccionado: • “Tamaño del campo”: Nos indica cuántos caracteres o números podemos introducir. El máximo de letras o números que por defecto podemos introducir es 50 (si el campo es de tipo texto). 65


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

• “Formato”: Este campo no afecta a la introducción de los datos, sino que solamente interviene cuando queremos imprimirlos. Modifica el formato en que se visualizan los datos; por ejemplo, números decimales, tipo de fechas (DD/MM/AA, DD-MM-AA...), etc. Hay dos tipos de formatos: el predefinido, que ya tiene un formato determinado por el propio programa, y el personalizado, que lo decidiremos nosotros. • “Máscara de entrada”: Indica que deberemos seguir unas reglas para introducir los datos. Por ejemplo, los números telefónicos deben tener 9 dígitos. • “Título”: En este apartado podemos añadir un título al campo, independientemente del nombre que tenga. • “Valor predeterminado”: Si hay un dato que se repite mucho, desde esta opción podemos hacer que siempre que iniciemos un registro ya aparezca este valor introducido. • “Regla de validación”: Esta opción hace que todos los datos introducidos cumplan un cierto tipo de norma que nosotros hayamos definido. • “Texto de validación”: Cuando el programa no acepta un dato, muestra este texto. • “Requerido”: Nos permite definir si se debe llenar un campo obligatoriamente. • “Permitir longitud cero”: Nos permite dejar un campo en blanco. • “Indexado”: Nos crea un índice en el campo que nos ayudará cuando tengamos que realizar búsquedas o consultas. • “Compresión Unicode”: Esta propiedad nos permite comprimir un campo de tipo texto, memo o hipervínculo. 66


Operaciones con tablas (I) .3

Para poder cambiar estas propiedades debemos seguir los pasos siguientes: 1. Seleccionar el campo cuyas propiedades queremos modificar y hacer clic sobre la propiedad que deseamos cambiar.

2. Una vez que se han introducido o modificado estas propiedades, seleccionar la opción “Guardar” del menú ”Archivo”. 3. Nos pedirá si queremos guardar los cambios. Haremos clic en “Sí” y ya quedarán registradas las nuevas propiedades.

67


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Deberemos tener en cuenta que estas propiedades cambiarán según el tipo de datos del campo que hayamos escogido. Podemos ver las diferentes opciones: “Texto”:

68


Operaciones con tablas (I) .3

“Memo”:

“Número”:

69


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

“Fecha/Hora”:

“Moneda”:

70


Operaciones con tablas (I) .3

“Autonumérico”:

“Sí/No”:

“Objeto OLE”:

71


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

“Hipervínculo”:

Si situamos el cursor en una propiedad y pulsamos el botón F1, nos aparecerá una explicación sobre lo que es dicha propiedad. El índice se utiliza cuando tenemos una base de datos muy grande para que podamos encontrar las cosas con facilidad; por ejemplo, en una guía telefónica, los pueblos y los nombres están ordenados alfabéticamente. La propiedad “Indexado” tiene tres posibilidades. En la imagen podemos ver las tres opciones:

72


Operaciones con tablas (I) .3

Sus funciones son las siguientes: • “No”: No crea ningún índice. • “Sí (con duplicados)”: Crea un índice normal. • “Sí (sin duplicados)”: Crea un índice y no permite que se repitan datos dentro de un mismo campo. Por defecto, Access ordena ascendentemente, es decir, del 0 al 9 y de la A a la Z. Podemos cambiar estas opciones desde el menú “Ver”, opción “Índices”.

Hemos de tener en cuenta que esta opción del menú sólo nos aparece cuando estamos visualizando la estructura de la tabla. Una vez que la hayamos seleccionado nos aparecerá una pantalla como la de la siguiente imagen:

73


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

En este cuadro aparecerán todos los campos que hayamos definido como índice. Podemos ver que en la zona inferior izquierda de la pantalla tenemos diferentes opciones: 1. “Principal”: Esta opción solamente la puede tener el campo que contenga la clave principal. 2. “Única”: Esta opción permitirá que tengamos o no valores duplicados en nuestra tabla. 3. “Ignorar nulos”: Los campos que no contengan nada, es decir, que estén vacíos, no serán tenidos en cuenta en el índice. Para eliminar un índice deberemos seleccionar la opción “Índices” del menú “Ver” y eliminar la fila del índice que queramos borrar. Para 74


Operaciones con tablas (I) .3

ello, situaremos el puntero sobre la fila que no nos interese y pulsaremos el botón derecho del ratón. Después seleccionaremos la opción “Eliminar filas”.

75


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Ejercicio Crear una tabla que contenga los datos de los asistentes al aula Objetivo: Con este ejercicio pretendemos que el alumno asimile los contenidos impartidos en este capítulo. Procedimiento: Abriremos el programa Access y crearemos una base de datos que lleve por título “Alumnos”. Tras abrir la base de datos haremos un doble clic sobre “Crear una tabla en vista Diseño”.

76


Operaciones con tablas (I) .3

Nos aparecerá la estructura de la tabla en blanco. Introduciremos tres campos: “Nombre”, “Apellido” y “Teléfono”. Todos ellos serán de tipo texto.

77


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Pondremos un índice en los campos “Nombre” y “Apellido”, para lo cual primero seleccionaremos el campo y luego iremos a la pestaña de propiedades y en “Indexado” seleccionaremos la opción “Sí (con duplicados)”.

78


Operaciones con tablas (I) .3

A continuación, cambiaremos el orden con que visualizaremos estos campos. Para ello iremos al menú “Ver”, opción “Índices”.

Nos aparecerá una ventana con los campos “Nombre” y “Apellido”, haremos clic sobre el apartado “Ascendente” y nos aparecerá un menú desplegable en el que podremos seleccionar “Descendente”.

79


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Una vez hecho esto deberemos guardar la tabla, para lo cual utilizaremos el botón de la barra de herramientas. Nos aparecerá la ventana de guardar. En esta ventana deberemos dar un nombre a la tabla. Le pondremos por nombre “Alumnos” y haremos clic sobre “Aceptar”.

Nos aparecerá otra ventana, en la cual se nos pedirá si queremos definir una clave principal. Le diremos que sí.

80


Operaciones con tablas (I) .3

Finalmente, en la base de datos ya podremos ver que aparece una tabla con el nombre “Alumnos�.

81


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Ya podemos salir del programa. Recordemos que podemos hacerlo desde la opción “Salir” del menú “Archivo”.

O bien con el botón la ventana del programa. 82

que encontraremos en la barra de título de


4. Operaciones con tablas (II) Introducir y modificar datos en la tabla En este capítulo aprenderemos a introducir datos en nuestra tabla. Para empezar a introducir datos, lo primero que haremos será iniciar el programa Access y abrir nuestra tabla, ya existente dentro de la base de datos “Biblioteca”.

Nos aparecerán todos los campos (columnas) que habíamos creado pero sin ningún registro (fila). Para empezar a introducir registros nos iremos moviendo por la tabla con la ayuda de las teclas de movimiento del cursor, de la tecla de tabulación o del ratón, e iremos introduciendo todos los datos por medio del teclado. 83


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Deberemos tener en cuenta que: • Si el nombre que introducimos es demasiado largo, Access aumentará el ancho de la celda automáticamente para que pueda caber entero. • Siempre habrá un registro vacío detrás del último registro que hayamos introducido y Access nos lo mostrará con un asterisco. • Cuando pongamos una fecha en un campo, Access nos la escribirá tal como habíamos seleccionado en el tipo de datos del campo, independientemente del formato que hayamos seguido al escribirla. • Si introducimos una dirección web, Access nos la subrayará y pintará de color azul, lo cual indica que es un acceso directo. • En la barra que aparece en la parte inferior de la pantalla podemos escoger con qué registro queremos trabajar. A cada registro se le asigna un número. 84


Operaciones con tablas (II) .4

El programa Access permite realizar diversas operaciones con los datos: • Copiar, cortar, pegar y borrar. Para copiar, seleccionaremos la casilla que queramos copiar y pulsaremos el botón derecho del ratón, con lo cual se desplegará un menú donde seleccionaremos la opción “Copiar”. Luego iremos a una casilla en blanco y pegaremos el contenido que antes hemos copiado; para hacerlo pulsaremos el botón derecho del ratón sobre la celda que nos interese y seleccionaremos la opción “Pegar”. En la imagen siguiente vemos cómo hemos copiado el nombre “Pol” y lo hemos pegado en un nuevo registro.

85


Gu铆a del taller de recursos de gesti贸n. Bases de datos

Si lo que queremos copiar es un registro entero, seleccionaremos la fila y haremos la misma operaci贸n.

86


Operaciones con tablas (II) .4

• Deshacer: Cuando realizamos alguna operación y después la queremos deshacer, podemos ir al menú “Edición” y seleccionar “Deshacer”. Esto hará que el programa dé un salto atrás y borre la última operación. También podemos hacerlo desde la barra de herramientas con el botón .

87


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

• Buscar datos: Podemos buscar algún dato que hayamos introducido en la tabla. Para ello iremos al menú “Edición” y seleccionaremos la opción “Buscar”. También podemos utilizar directamente la combinación de teclas Ctrl + B.

88


Operaciones con tablas (II) .4

Se nos mostrará una ventana donde deberemos escribir la palabra que queramos buscar, en qué campo la debemos buscar, si debe coincidir todo el campo o sólo una parte..., y seleccionaremos la opción “Buscar siguiente”.

A continuación, el programa nos seleccionará en negrita en la tabla el resultado de la búsqueda; si este dato no es el que nos interesaba, podemos volver a pulsar “Buscar siguiente”. Si encontramos el dato que estábamos buscando y lo queremos cambiar por otro dato, lo único que tendremos que hacer será seleccionar la pestaña “Reemplazar” y escribir el nuevo texto, que sustituirá al anterior.

89


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Podemos reemplazar sólo uno de los resultados que coincidan con nuestra búsqueda, haciendo clic sobre “Reemplazar”, o bien cambiarlos todos, para lo cual seleccionaremos la opción “Reemplazar todos”.

90


Operaciones con tablas (II) .4

• Ordenar los datos: Access nos permite visualizar los datos por orden alfanumÊrico tanto ascendente como descendente. Para hacerlo, seleccionaremos el campo que queramos ordenar y seguidamente haremos clic en el icono para seguir un orden ascendente o en el icono para seguir un orden descendente.

91


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

En la imagen podemos ver cómo se ordenan los datos después de haber seleccionado el orden de la A a la Z en el campo “Apellido”. • Corrección gramatical: El programa también nos permite pasar un corrector para corregir algunos de los errores ortográficos que podamos haber cometido. Para ello seleccionaremos la opción “Ortografía” dentro del menú “Herramientas” o haremos clic en el botón xx de la barra de herramientas.

92


Operaciones con tablas (II) .4

El corrector nos dirá dónde hay un posible error de ortografía y nos sugerirá alguna corrección. Si la palabra que hemos escrito está bien pero nos indica que hay un error (por ejemplo, en un apellido) haremos clic sobre “Ignorar”. Si queremos corregir la palabra, seleccionaremos la palabra correcta y haremos clic sobre “Cambiar”.

El ejemplo anterior nos indica un error ortográfico en un apellido. Al ser un nombre propio, es posible que no aparezca en el diccionario y que, por lo tanto, no sea un error ortográfico, en cuyo caso seleccionaremos la opción “Ignorar”. En el siguiente ejemplo podemos ver que el corrector gramatical ha detectado un error ortográfico. En este caso tenemos diferentes palabras que se parecen a la que nosotros escrito; seleccionaremos la 93


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

que nos interese haciendo un clic con el botón izquierdo del ratón y luego pulsaremos el botón “Cambiar”.

94


Operaciones con tablas (II) .4

• Cambiar el ancho de las columnas y el alto de las filas: A veces introducimos algún dato que nos ocupa más espacio del que tenemos visible en el campo. Si queremos que se vea todo el texto dentro de la celda, la deberemos hacer más ancha, para lo cual deberemos ir al menú “Formato”, seleccionar la opción “Ancho de columna” y poner la medida que nos interese. Seguiremos los mismos pasos cuando deseemos modificar la altura de una fila, pero en tal caso seleccionaremos la opción “Alto de fila”.

Nos aparecerá una ventana, como la de la imagen siguiente, donde se indica la altura actual. Podemos modificarla y hacer clic en la opción “Aceptar”.

95


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Si queremos volver a la medida estándar que nos da el programa, seleccionaremos “Ancho estándar”. Si queremos que Access nos ajuste automáticamente la medida de la celda al contenido, seleccionaremos la opción “Ajuste perfecto”. • Modificar la fuente: También podemos modificar el tipo de letra, el color, el tamaño, etc., del texto, para lo cual iremos al menú “Formato” y seleccionaremos la opción “Fuente”.

96


Operaciones con tablas (II) .4

Nos aparecer谩 una pantalla en la que podremos seleccionar el tipo de letra, el estilo, el tama帽o, el color, etc.

Relaciones entre tablas Las bases de datos relacionales se caracterizan por distribuir la informaci贸n en varias tablas. Esto supone no tener que introducir informaci贸n repetida.

97


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Como no duplicaremos información, ahorraremos espacio, y a la hora de hacer modificaciones solamente deberemos modificar un registro y toda la información se actualizará. Existen tres tipos de relaciones entre tablas: 1. Relación de uno a muchos: Por ejemplo, un escritor puede haber escrito muchos libros, pero un libro sólo ha podido ser ¿Sabes que...? escrito por un escritor. El símbolo ∞ significa ‘muchos’. Las bases de datosrelacionales Libros Autor se caracterizan por distribuir la información en El buscador Joan Destilin varias tablas. Esto La cultura supone no tener 1 que introducir La barrera información El mono gris ∞ repetida.

2. Relación de muchos a muchos: Por ejemplo, un actor puede haber hecho muchas películas, y una película puede estar protagonizada por muchos actores.

Actores

Películas

Larry James

Juliett Rerst Paul Trill Tont Villen 98

La música René Vaca tú


Operaciones con tablas (II) .4

3. Relación de uno a uno: Imaginemos el caso de una empresa que tiene dos tablas para cada trabajador, de modo que una contiene datos como el nombre, la dirección, etc., y la otra contiene las nóminas a las que sólo puede acceder el trabajador asociado. Así, pues, un trabajador, una nómina. Una vez que hemos determinado el tipo de relaciones que tendrán nuestros datos, podemos crear integridades diferenciales. Esto quiere decir que: • No puede existir un registro que esté enlazado con otro que no exista dentro de una tabla. Es decir, a un actor no se le puede asignar una película que no exista previamente dentro de la base de datos. • No se pueden borrar registros de una tabla que tenga enlaces con la tabla subordinada. Es decir, no podemos borrar a un actor si ha protagonizado alguna de las películas que tenemos en la tabla. Para poder crear relaciones entre tablas, ambas tablas habrán de tener un campo común y deberán cumplirse estas propiedades: • Los dos campos deben ser del mismo tipo (texto, número, fecha...) pero no han de tener obligatoriamente el mismo nombre. • Si los campos son de tipo número, también deben tener la misma medida. • Si uno de los campos que enlazamos es de tipo autonumérico, el otro campo debe ser de tipo número con el formato “entero largo”. • El campo común de la tabla principal debe ser un campo clave.

99


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Cuando ya tenemos claras las propiedades de las relaciones entre tablas, podemos empezar a crearlas. Para ello, lo primero que haremos será iniciar el programa Access, abrir nuestra base de datos y ejecutar la opción “Relaciones” que encontraremos dentro del menú “Herramientas”.

100


Operaciones con tablas (II) .4

Como es la primera vez que establecemos una relaciĂłn, nos aparecerĂĄn un cuadro de relaciones vacĂ­o y una ventana con todas las tablas que contiene nuestra base de datos.

101


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Para agregar tablas a las relaciones haremos clic sobre el nombre de la tabla y después seleccionaremos la opción “Agregar”. Veremos que las tablas van apareciendo en la ventana “Relaciones” a medida que las vamos agregando.

102


Operaciones con tablas (II) .4

Cuando ya hayamos agregado todas las tablas haremos clic sobre el botĂłn “Cerrarâ€?. Antes de continuar con las relaciones, miraremos la estructura de las tablas para comprobar que ambas siguen las condiciones necesarias:

103


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Después de comprobarlo, trabajaremos con los campos de cada tabla. Haremos doble clic sobre uno de los campos de una de las tablas y nos aparecerá la siguiente pantalla en blanco, donde seleccionaremos “Crear nueva”.

104


Operaciones con tablas (II) .4

Se abrirá otra ventana, en la cual deberemos seleccionar las dos tablas y los dos campos que queramos relacionar y haremos clic sobre “Aceptar”.

Existe otra manera de crear relaciones, que consiste en hacer clic sobre el campo que deseamos enlazar de la tabla principal y arrastrarlo hasta el campo al que lo queremos ligar.

105


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

A continuación nos aparecerá una ventana en que podremos modificar las relaciones, escoger qué tipo de relación queremos o crear la relación tal como la hemos definido.

106


Operaciones con tablas (II) .4

Seleccionaremos la opción “Aceptar” y veremos cómo en la ventana “Relaciones” nos aparecerá la relación creada entre las dos tablas.

Ya tenemos la relación creada. Si ahora la queremos visualizar, haremos una de estas dos cosas: 1. Desde la barra de herramientas, pulsar el icono de relaciones.

107


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

2. Desde el menú “Herramientas”, seleccionar la opción “Relaciones”.

Para modificar las relaciones deberemos hacer doble clic sobre la línea que relaciona las tablas implicadas y nos aparecerá la ventana de modificación de la relación.

108


Operaciones con tablas (II) .4

Ejercicio Crear dos tablas que contengan información sobre los asistentes al aula y qué ordenador utiliza cada uno, y relacionarlas Objetivo: Con este ejercicio pretendemos que el alumno asimile los contenidos impartidos en este capítulo y repase lo que hemos hecho en capítulos anteriores. Procedimiento: Lo primero que haremos será iniciar el programa Access y abrir la base de datos “Alumnos” que tenemos guardada en la carpeta “Mis documentos”. Para hacerlo, recordemos que debemos ir al menú “Archivo” de la barra de menús y seleccionar la opción “Abrir”.

109


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Nos aparecerá la ventana de la base de datos con la tabla que teníamos creada con el nombre de “Alumnos”.

110


Operaciones con tablas (II) .4

Para poder empezar a introducir datos haremos doble clic sobre la tabla “Alumnos” y nos aparecerá la siguiente pantalla:

111


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

En esta ventana iremos introduciendo los datos de todos los asistentes al aula. Para hacer el ejercicio introduciremos la siguiente información en nuestra tabla (recordemos que sólo deberemos ir colocando la información en las casillas correspondientes, y que para movernos por las casillas podremos hacerlo con el ratón, las teclas de movimiento del cursor o la tecla de tabulación):

Nombre

Apellido

Teléfono

David

Barrientos

666 777 888

Andoni

Gutiérrez

911 222 333

Míriam

Jiménez

943 999 888

Grau

Bardulet

678 901 234

Ana

Valdivia

987 654 321

Elisabeth

Carretero

654 321 987

Raúl

Molero

975 319 753

Alberto

Ruiz

654 789 321

Sonia

Corvi

931 864 208

Eva

Ortega

655 444 777

112


Operaciones con tablas (II) .4

Una vez introducidos todos los datos, nuestra ventana debe tener el siguiente aspecto:

113


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Ahora haremos que el campo “Id” se ajuste a la medida del contenido, para lo cual seleccionaremos una celda que forme parte de dicho campo y seguidamente la opción “Ancho de columna”, que encontraremos en el menú “Formato”.

Nos aparecerá la pantalla en que se indica el ancho actual y haremos clic sobre el botón “Ajuste perfecto”.

En la tabla quedará el ancho del campo “Id” perfectamente ajustado.

114


Operaciones con tablas (II) .4

Esta modificaci贸n solamente afecta a la visualizaci贸n de los datos, no afecta a la medida de los datos que podemos introducir en la casilla. Por ejemplo, si tenemos un campo que admite 50 caracteres y cambiamos la anchura de la columna, 煤nicamente estaremos modificando la forma de visualizar los datos, y dentro del campo podremos seguir introduciendo 50 caracteres.

115


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Ahora crearemos una tabla que llevará por título “Ordenadores” y contendrá los campos “Núm. ordenador”, de tipo texto, y “Núm. usuario”, de tipo numérico. Recordemos que debemos ir a la ventana de la base de datos y seleccionar la opción “Crear una tabla en vista Diseño”.

116


Operaciones con tablas (II) .4

Cerraremos esta ventana y nos aparecerá una ventana en que se nos pedirá si queremos guardar; diremos “Sí” y se nos mostrará otra ventana, en la cual deberemos introducir el título de la tabla. Nosotros la llamaremos “Ordenadores” y haremos clic en “Aceptar”. 117


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Llenaremos el campo “Núm. ordenador” del 10 al 1 y el campo “Núm. usuario” del 1 al 10.

118


Operaciones con tablas (II) .4

Ya tenemos las dos tablas creadas, ahora sólo nos faltará establecer la relación. Lo primero que haremos será ir al menú “Herramientas” de la barra de menús y escoger la opción “Relaciones”.

119


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Nos aparecerá una pantalla en blanco con una ventana en la que están todas las tablas disponibles. Iremos seleccionando una a una las tablas y las iremos agregando. Primero, haremos clic sobre la tabla, y después, sobre el botón “Agregar”, así con las dos tablas. Y veremos cómo van apareciendo en la ventana “Relaciones”. Finalmente, haremos clic sobre el botón “Cerrar”.

120


Operaciones con tablas (II) .4

Ahora haremos doble clic sobre una de las tablas y se nos mostrarรก la siguiente ventana:

121


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

En esta ventana seleccionaremos la opción “Crear nueva” y nos aparecerá una pantalla en la que deberemos escoger las dos tablas y los dos campos que queramos relacionar. Escogeremos en la tabla izquierda la tabla “Alumnos” y en la tabla derecha la tabla “Ordenadores”. Como nombre de la columna izquierda seleccionaremos “Id” y como nombre de la columna derecha seleccionaremos “Núm. usuario”.

Haremos clic sobre la opción “Aceptar” y volveremos a la pantalla “Modificar relaciones”, pero ahora ya no estará vacía sino que contendrá los datos de la relación y haremos clic sobre “Crear”.

122


Operaciones con tablas (II) .4

Aparecerá la ventana de relaciones con las dos tablas y la relación creada.

Guardaremos los cambios en la carpeta “Mis documentos” y ya podremos cerrar el programa. 123


5. Formularios Crear un formulario Un formulario es una herramienta que se utiliza para introducir datos en las tablas de una forma simple, visual y cómoda. Los formularios también se usan para imprimir datos. Para ver la comodidad que nos proporciona un formulario, compararemos dos imágenes. En ambas introducimos datos, los consultamos... La primera imagen corresponde a un formulario, y la segunda, a una tabla.

¿Sabes que...? El formulario es muchomássimple, visual y cómodo que una tabla para introducir datos,consultarlos, imprimirlos...

124


Formularios .5

Como podemos comprobar, el formulario es mucho más simple, visual y cómodo para introducir datos, consultarlos, imprimirlos... Para crear un formulario, lo primero que haremos será seleccionar el tipo de objeto “Formularios” desde la base de datos. Haremos clic en la pestaña “Formularios” que tenemos en la parte izquierda de la ventana.

125


Gu铆a del taller de recursos de gesti贸n. Bases de datos

126


Formularios .5

Tenemos diferentes maneras de crear formularios: • “Vista Diseño”: Tenemos una pantalla en blanco y nosotros debemos crear el diseño del formulario con los campos que queramos que aparezcan y la distribución de los campos en el formulario.

127


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

• “Autoformularios”: Debemos indicar sobre qué tabla queremos crear el formulario y Access nos devuelve el formulario ya creado. Hay diferentes tipos de autoformularios, y los que más se utilizan son:

- “Autoformulario: en columnas”: Este formulario muestra todos los datos de cada registro (fila) en páginas independientes.

- “Autoformulario: en tabla”: Este formulario muestra cada registro en una misma fila, uno debajo de otro; tiene la estructura de una tabla.

• “Asistente para formularios”: En esta opción el programa nos deja escoger qué campos deseamos que aparezcan en el formulario, el tipo de formulario (en columnas, tabular...), el estilo que queremos que tenga..., y el programa hará el diseño automáticamente. Para acceder al menú donde podremos escoger el tipo de formulario tenemos diferentes opciones: • Seleccionar la opción “Formulario” en el menú “Insertar” de la barra de menús.

128


Formularios .5

• Elegir la opción “Nuevo” que nos aparece en la ventana de la base de datos.

Después de hacer clic sobre la opción “Nuevo” en la base de datos o de seleccionar la opción “Formulario” en el menú “Insertar” de la barra de menús, aparecerá una nueva ventana. En ella hemos de seleccionar la tabla para la cual queremos crear el formulario y la forma como queremos hacerlo (escogeremos, por ejemplo, 129


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

“Autoformulario: en columnas”). Seguidamente haremos clic sobre el botón “Aceptar”.

130


Formularios .5

Se crearรก automรกticamente el formulario y nos aparecerรก la siguiente ventana:

131


Gu铆a del taller de recursos de gesti贸n. Bases de datos

La ventana del formulario Ahora veremos las diferentes partes de la ventana de un formulario.

2

1

3 5 4

6

1. Campos que se han incluido en el formulario. 2. Espacios en los que debemos ir introduciendo los datos de los campos. 3. Botones que nos sirven para movernos por los diferentes registros. 4. Indica en qu茅 registro estamos trabajando. 5. Bot贸n que nos sirve para crear un registro nuevo. 6. Indica el total de registros que tenemos dentro de nuestra tabla.

132


Formularios .5

Guardar y cerrar un formulario Para guardar un formulario seguimos los mismos métodos que para guardar una tabla. Tenemos tres opciones:

• Ir al menú “Archivo” que encontraremos dentro de la barra de menús y seleccionar la opción “Guardar”. • Hacer clic en el icono de guardar que hay en la barra de herramientas:xxx. • Utilizar la combinación de teclas Ctrl + G.

133


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Después de seguir uno de estos pasos, nos aparecerá una ventana en la cual deberemos dar nombre a nuestro formulario. En este caso la hemos llamado “Usuarios”. A continuación haremos clic sobre el botón “Aceptar”.

Para cerrar el formulario, haremos clic en el botón de cerrar (x x) de la ventana del formulario o seleccionaremos en el menú “Archivo” la opción “Cerrar”.

134


Formularios .5

Asistente para formularios Otra manera de crear un formulario es utilizar el asistente. Esta opción consiste en seguir los pasos que éste nos va indicando. Este segundo proceso es un poco más largo que el de usar el autoformulario, pero tiene la ventaja de que es más completo. En primer lugar, haremos doble clic sobre la opción “Crear un formulario utilizando el asistente” que encontraremos en la ventana de la base de datos cuando tenemos visualizada la pestaña “Formularios”.

135


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Aparecerá una nueva ventana, en la que deberemos seleccionar la tabla para la cual queramos crear el formulario y los campos que deseemos que contenga, es decir, los campos donde queramos introducir o visualizar los datos. Para seleccionar la tabla, haremos clic sobre la flecha de la opción “Tablas/Consultas” y nos aparecerá un listado desplegable donde veremos todas las tablas y consultas que tenemos disponibles en nuestra base de datos. Seleccionaremos “Tabla: USUARIOS”.

136


Formularios .5

A continuación, deberemos decidir qué campos queremos que aparezcan en el formulario. En la opción “Campos disponibles” se nos muestran todos los campos que hay en la tabla o consulta seleccionada. Elegiremos los que nos interesen e iremos haciendo clic sobre el botón x xx.

137


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Si nos hemos equivocado y queremos devolver algún campo a la parte de “Campos disponibles”, lo seleccionaremos y haremos clic en el botón . Si deseamos que los campos queden seleccionados en una posición diferente de la que tienen dentro de la tabla, deberemos ir pasando los campos a la parte de “Campos seleccionados” en el orden deseado. Nosotros en este caso seleccionamos todos los campos. Para hacer esto podemos hacer clic sobre el botón . Veremos la siguiente ventana y haremos clic sobre “Siguiente”.

138


Formularios .5

Seguidamente nos aparecerá una pantalla en la que podremos seleccionar el tipo de distribución que deseamos que tenga nuestro formulario (en columnas, como hoja de datos, etc.). Cada vez que seleccionemos una opción, al lado aparecerá un pequeño esquema de cómo quedará el formulario. Seleccionaremos “En columnas” y haremos clic sobre el botón “Siguiente”.

139


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Después de este paso aparecerá otra ventana, en la que deberemos seleccionar para nuestro formulario uno de los estilos predefinidos con un tipo de letra, un color, un formato, etc., determinados. Como en el paso anterior, cada vez que seleccionemos uno aparecerá un pequeño esbozo de cómo es el diseño. Para nuestro ejemplo, seleccionaremos “Mezcla” y haremos clic en “Siguiente”.

140


Formularios .5

Finalmente, se nos mostrará una pantalla en la cual deberemos seleccionar el nombre que queremos darle a nuestro formulario y tendremos que elegir entre modificar su diseño o abrirlo para empezar a introducir o ver datos. Seleccionaremos “Abrir el formulario para ver o introducir información” y haremos clic sobre el botón “Finalizar”.

141


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Nos aparecerá la siguiente ventana:

Este formulario tiene un aspecto muy similar al del formulario que habíamos creado desde la opción “Autoformulario: en columnas”, pero en este caso hemos podido cambiar el diseño y hemos seleccionado los datos que queríamos que apareciesen. 142


Formularios .5

Ejercicio Crear un formulario desde el asistente de Access para almacenar en una tabla todos los datos de los asistentes al aula Objetivo: Con este ejercicio pretendemos que el alumno asimile los contenidos impartidos en este capítulo. Procedimiento: Primero abriremos el programa Microsoft Access y a continuación crearemos una nueva base de datos que llevará por título “Agenda”; la crearemos en la carpeta “Mis documentos”. Recordemos los pasos que se han de seguir: 1. Crear una nueva base de datos:

143


Gu铆a del taller de recursos de gesti贸n. Bases de datos

2. Base de datos en blanco:

144


Formularios .5

3. Guardarla en la carpeta “Mis documentos”, darle el nombre de “Agenda” y hacer clic en el botón “Crear”:

145


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Una vez hecho esto, nos aparecerá la ventana de la base de datos. Ahora crearemos una tabla, para lo cual haremos doble clic sobre “Crear una tabla en vista Diseño”.

146


Formularios .5

Se nos mostrarรก la pantalla en que se deben especificar los campos de la tabla. Los campos que introduciremos serรกn:

147


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Una vez introducidos todos los campos, guardaremos la tabla haciendo clic sobre el icono de guardar que encontraremos en la barra de herramientas (x x) y le asignaremos el nombre de “Agenda”.

Aparecerá la ventana en la que se nos pide si queremos crear una clave principal; diremos que sí.

148


Formularios .5

Ahora ya podremos empezar a crear el formulario. Para hacerlo, primero seleccionaremos la pestaña “Formularios” de la ventana de la base de datos y haremos doble clic sobre la opción “Crear un formulario utilizando el asistente”.

149


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Nos aparecerá la primera pantalla del asistente, donde deberemos seleccionar la tabla y los campos que deseamos que aparezcan en nuestro formulario. Escogeremos todos los campos, excepto el campo “Id”. Para introducirlos, haremos clic sobre el campo que nos interese y después sobre el botón xxx . Repetiremos este paso hasta que tengamos en la parte “Campos seleccionados” todos los campos deseados.

150


Formularios .5

Debemos lograr que nuestra ventana sea igual que la de la imagen siguiente. Una vez seleccionados todos los campos, haremos clic en “Siguiente�.

151


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Ahora ha llegado la hora de decidir qué distribución tendrá nuestro formulario. Seleccionaremos “Justificado” y haremos clic sobre el botón “Siguiente”.

152


Formularios .5

Nos aparecerá una nueva ventana, en la cual deberemos seleccionar el estilo que queremos que tenga el formulario. Haremos clic sobre “Internacional” y después seleccionaremos la opción “Siguiente”.

153


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Llegaremos a la última opción de nuestro asistente, donde deberemos dar un título al formulario. Nosotros lo llamaremos “Agenda”. Seleccionaremos la opción de abrir el formulario para poder introducir datos y haremos clic sobre “Finalizar”.

154


Formularios .5

Nos aparecerá el formulario. Aquí ya podríamos empezar a introducir los datos de todos nuestros contactos.

Ahora lo que haremos será cerrar la base de datos. Primero haremos clic sobre el botón xxx de la ventana del formulario. Después haremos clic sobre el botón xxx de la ventana de la base de datos y finalmente cerraremos el programa Microsoft Access con el botón xxx de la barra de título del programa. 155


6. Consultas Una consulta es una herramienta que nos ofrece Access para poder realizar diferentes operaciones con la información de la base de datos. Estas operaciones pueden ser búsquedas de unos datos determinados, cálculos con los datos, agrupación de datos... Esta herramienta es muy útil, ya que nos permite consultar todos los datos que tenemos almacenados dentro de una base de datos. Po- ¿Sabes que...? dríamos decir que esa es la función principal de las bases de datos. Las consultas son muy útiles, ya quenospermiten Crear una consulta con el asistente consultartodoslos Como en el caso del formulario y el de las tablas, tenemos diferentes datosquetenemos opciones para crear una consulta, pero la más sencilla es usar un almacenados asistente. dentro de una base de datos. Antes de crear la consulta hemos de tener claro que debemos seguir Podríamos decir unos determinados pasos: que esa es la 1. Saber cuál es el objetivo de nuestra consulta. función principal de las bases de 2. Saber en qué tabla (o tablas) podemos encontrar lo que nos datos. interesa buscar. 3. Crear la consulta utilizando el asistente.

156


Consultas .6

En primer lugar, seleccionaremos la pestaĂąa “Consultasâ€? de la ventana de nuestra base de datos.

157


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Veremos que esta ventana está en blanco porque aún no hemos creado ninguna consulta, así que empezaremos a crear una. Haremos doble clic sobre la opción “Crear una consulta utilizando el asistente”.

158


Consultas .6

Nos aparecerรก una ventana semejante a la de los formularios. Pero en este caso, lo que deberemos seleccionar son la tabla y los campos en que queramos buscar un determinado dato.

159


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Nosotros queremos saber si tenemos un libro determinado en la biblioteca; por lo tanto, seleccionaremos la tabla “Libro”. Para seleccionar esta tabla haremos clic sobre la flecha de la ventana “Tablas/Consultas” y se desplegará un menú en el cual podremos visualizar todas las tablas disponibles. Escogeremos la opción “Tabla: LIBRO”.

Podemos ver que en el apartado “Campos disponibles” se hallan todos los campos que hay dentro de la tabla “Libro”.

160


Consultas .6

Dado que sólo nos interesa un libro, buscaremos únicamente dentro del campo “Libro”. Para añadir este campo en el apartado de “Campos seleccionados”, lo seleccionaremos del apartado “Campos disponibles”, haremos clic sobre el botón xxx y automáticamente pasará a la ventana de “Campos seleccionados”. Cuando ya tengamos seleccionados todos los campos que nos interesen, haremos clic sobre “Siguiente”.

161


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Una vez hecho esto, nos aparecerá una ventana en la que deberemos indicar el título de nuestra consulta. En este caso le pondremos por título “LIBRO Consulta”. Podemos seleccionar una de estas dos opciones: abrir la consulta y empezar a pedir información a nuestra base de datos o bien hacer modificaciones en el diseño. Nosotros escogeremos abrir la consulta y haremos clic en “Finalizar” para poder empezar a trabajar.

162


Consultas .6

Nos aparecerá una ventana con todos los registros del campo “Libro”.

Ahora veremos todos los datos que habíamos introducido en el campo “Libro”, pero podremos hacer una búsqueda mucho más detallada; por ejemplo, buscar el título de un libro. Para hacer esto, iremos a la ventana principal de la base de datos y seleccionaremos la 163


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

pestaña “Consultas”. Veremos que aparece la consulta que hemos creado. Haremos clic sobre nuestra consulta y seleccionaremos la herramienta “Diseño”.

164


Consultas .6

Después de seleccionarla, aparecerá la siguiente ventana, donde podremos indicar en nuestra búsqueda el título del libro que nos interese.

Para ello, lo primero que haremos será escoger la tabla en que deseamos buscar, pero como en este caso sólo tenemos una, pasaremos directamente a elegir el campo. Para esto, clicaremos sobre la celda “Campo” y se abrirá un menú con todos los campos disponibles.

165


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Puesto que queremos buscar un libro, seleccionaremos el campo “Libro”.

En este ejemplo, buscaremos si dentro de nuestra tabla de libros tenemos un libro que se titula “Manantial”. Para ello, iremos a “Criterios”, haremos clic y escribiremos =“Manantial”.

166


Consultas .6

Una vez hecho esto, guardaremos los cambios realizados en nuestra consulta. Tenemos tres opciones diferentes: • Ir al menú “Archivo” que encontraremos dentro de la barra de menús y seleccionar la opción “Guardar”. • Hacer clic en el icono de guardar que hay en la barra de herramientas: xxx. • Utilizar la combinación de teclas Ctrl + G.

Tras guardar los cambios, cerraremos la ventana de condiciones haciendo clic sobre el botónxxx.

167


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Volveremos a abrir la consulta haciendo doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre el nombre de la consulta que queremos mirar. En nuestro caso, “LIBRO Consulta”.

168


Consultas .6

Podemos ver cĂłmo solamente nos aparecen los libros que contienen la palabra “Manantialâ€?.

169


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Ventana de diseño de la consulta 2

3

1 4

1. Barra de separación: Esta barra tiene como función separar la cuadrícula QBE (4) y la zona de datos (3). Para mover esta barra, nos situaremos con el ratón sobre ella; cuando el puntero del ratón tome forma de dos flechas, haremos un clic con el botón izquierdo del ratón y arrastraremos la barra hacia la parte superior o inferior de la ventana, según nuestras necesidades, y finalmente soltaremos el botón del ratón. 170


Consultas .6

2. Barra de título: Esta barra nos indica el título de la ventana en que estamos trabajando. 3. Zona de datos: Es la mitad superior de la pantalla y contiene todas las tablas que participarán en la consulta. Podemos introducir tablas en esta zona haciendo clic con el botón derecho sobre la barra y seleccionando “Mostrar tabla” en el menú que aparecerá.

171


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Si lo que queremos es quitar una tabla de la zona de datos, haremos clic con el botón derecho sobre la tabla y seleccionaremos “Quitar tabla”.

4. Cuadrícula QBE: Es la cuadrícula que se halla en la zona inferior de la ventana y sirve para introducir condiciones de consulta. Dentro de la cuadrícula QBE podemos ver que hay diferentes tipos de opciones: • Campo: Nos muestra los campos que hay en la tabla. • Tabla: En la zona de datos podemos insertar tantas tablas como tengamos en la base de datos, y desde esta opción podemos escoger en cuál de ellas se deberá hacer la búsqueda. • Orden: Nos indica en qué orden queremos que aparezca el resultado de la consulta. • Mostrar: Nos permite seleccionar si queremos que se muestre el campo o no al ver el resultado de la consulta. • Criterios: Nos permite especificar cuál es la consulta que queremos realizar. • O: Nos permite insertar más opciones de consulta. 172


Consultas .6

Consultas con más de una tabla El procedimiento para crear una consulta con más de una tabla es muy similar al que se sigue con una única tabla. Empezaremos haciendo clic en la pestaña de “Consultas” de la ventana de la base de datos y luego haremos doble clic sobre la opción “Crear una consulta utilizando el asistente”.

173


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Se abrirá la ventana del asistente, en la cual seleccionaremos una tabla en el apartado “Tablas/Consultas” y añadiremos el campo que nos interese a la consulta. Debemos tener en cuenta que las dos tablas en las que queramos hacer la consulta deberán estar relacionadas. Así, pues, nosotros consultaremos, por ejemplo, en la tabla “Préstamo” el campo “Código usuario”.

174


Consultas .6

Ahora cambiaremos de tabla, seleccionaremos la tabla “Usuarios” e insertaremos los campos “Nombre” y “Apellido”.

175


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Una vez seleccionados todos los campos, pulsaremos el botón “Siguiente”. Antes de finalizar nuestra consulta, habremos de asignarle un título (pondremos “Préstamo Consulta”), escogeremos la opción de abrir la consulta y haremos clic en “Finalizar” para poder empezar a trabajar.

176


Consultas .6

Nos aparecerĂĄ una ventana con todos los datos que querĂ­amos consultar.

177


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Ejercicio Crear una consulta desde el asistente de Access para poder realizar consultas en una tabla Objetivo: Con este ejercicio pretendemos que el alumno asimile los contenidos impartidos en este capítulo y repase conceptos anteriores. Procedimiento: Primero abriremos el programa Microsoft Access y a continuación crearemos una nueva base de datos que llevará por título “Agenda”; la crearemos en la carpeta “Mis documentos”. Recordemos los pasos que se han de seguir: 1. Crear una nueva base de datos:

2. Base de datos en blanco:

178


Consultas .6

3. Guardarla en la carpeta “Mis documentos”, darle el nombre de “Agenda” y hacer clic en el botón “Crear”:

179


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Una vez hecho esto, nos aparecerá la ventana de la base de datos. Ahora tendremos que crear una tabla, para lo cual haremos doble clic sobre “Crear una tabla en vista Diseño”.

180


Consultas .6

Se nos mostrará la pantalla en que se deben especificar los campos de la tabla. Los campos que introduciremos serán:

Una vez introducidos todos los campos, guardaremos la tabla haciendo clic sobre el icono de guardar que encontraremos en la barra de herramientas (xxx) y le asignaremos el nombre de “Agenda”.

Aparecerá la ventana en la que se nos pide si queremos definir una clave principal; diremos que sí.

181


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Volveremos a la ventana de la base de datos, abriremos la tabla “Agenda” e introduciremos todos estos datos: Nombre

Apellido

Ciudad

Teléfono

Cumpleaños

Helena

Cabreja

Zaragoza

654 321 987

12/03/1978

Marcos

Aparicio

Burgos

912 222 333

06/10/1964

Raquel

Merina

Madrid

678 888 999

23/09/1982

Helena

Toledo

Salamanca

666 777 888

28/02/1990

María

López

Barcelona

654 333 222

26/11/1974

Luisa

Rodríguez

Lleida

611 223 445

30/09/1958

Juan

Barrientos

Cáceres

634 634 634

19/07/1971

Alberto

Santos

Segovia

600 000 123

18/09/1973

Helena

Orilla

Logroño

699 123 123

08/01/1975

Andoni

Pilat

San Sebastián

688 654 456

29/10/1980

Sergi

Martín

Sevilla

678 901 234

23/06/1955

Marta

Hernández

Madrid

696 777 444

21/12/1968

Pablo

Motos

Madrid

612 555 999

06/05/1947

Anna

Alzina

León

601 234 234

22/02/1984

182


Consultas .6

Una vez introducidos todos los datos, deberemos ver nuestra tabla como en la siguiente imagen:

183


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Ahora procederemos a hacer la consulta. La finalidad de nuestra consulta será encontrar todos los contactos de nuestra agenda que sean de Madrid. Para poder hacerlo, iremos a la ventana de la base de datos, seleccionaremos la pestaña de “Consultas” y haremos doble clic en la opción “Crear una consulta utilizando el asistente”.

184


Consultas .6

Aparecerá una pantalla en la cual deberemos seleccionar la tabla y los campos en que queremos hacer la consulta. En nuestro caso sólo tenemos una tabla, así que no cambiaremos este apartado. Puesto que queremos saber cuáles son los contactos que viven en Madrid, seleccionaremos los campos “Nombre”, “Apellido” y “Ciudad”. Introduciremos “Nombre” y “Apellido” porque, si no, no sabríamos cuáles son los contactos que viven en esa ciudad.

185


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Para hacer esto, primero haremos clic sobre el campo “Nombre” y después sobre el botón xxx, y automáticamente nos aparecerá el campo “Nombre” en la zona de “Campos seleccionados”. Repetiremos estos pasos con los campos “Apellido” y “Ciudad”, y clicaremos en “Siguiente”.

186


Consultas .6

Llegaremos a la ventana en que deberemos poner un título a nuestra consulta. Nosotros la llamaremos “Agenda Consulta”, seleccionaremos la opción “Abrir la consulta para ver información” y haremos clic sobre el botón “Finalizar”.

187


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Se nos mostrará una ventana con todos los contactos pero sólo veremos sus nombres, sus apellidos y la ciudad donde residen.

Cerraremos esta ventana con el botón xxx y volveremos a la ventana de la base de datos. Ya tendremos la pestaña “Consultas” seleccionada, así que lo único que deberemos hacer es seleccionar nuestra consulta y pulsar el botón “Diseño”. 188


Consultas .6

189


GuĂ­a del taller de recursos de gestiĂłn. Bases de datos

Nos aparecerĂĄ una ventana como la de la siguiente imagen:

190


Consultas .6

Aquí deberemos concretar que sólo queremos visualizar los datos de las personas que viven en Madrid. Para ello, primero deberemos seleccionar la celda de la columna del campo “Ciudad” en la fila “Criterios” y escribir =“Madrid”.

Debemos tener en cuenta que la fila “Mostrar” debe estar toda seleccionada, ya que, si no, habría información que no se visualizaría en la pantalla. Guardaremos los cambios realizados en nuestra consulta haciendo clic sobre el botón xxx de la barra de herramientas. Para poder visualizar los cambios y comprobar los contactos que viven en Madrid, simplemente deberemos pulsar el botón xxxde la barra de herramientas, y veremos la siguiente información:

191


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Finalmente, podremos cerrar el programa. Iremos al menú “Archivo” y seleccionaremos la opción “Salir”.

192


7. Informes Crear un informe con un asistente automático Un informe es una manera de visualizar una tabla o una consulta de una forma más elegante y sencilla. Los informes también nos facilitan la tarea de imprimir los datos de las bases de datos. Veamos un ejemplo de informe:

¿Sabes que...? Los informes nos facilitanlatareade imprimirlosdatos de las bases de datos.

193


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Para crear un informe, lo primero que haremos será seleccionar el tipo de objeto “Informes”. Lo haremos desde la pestaña “Informes” que tenemos en la parte izquierda de la ventana de nuestra base de datos.

194


Informes .7

Podemos crear un informe siguiendo dos opciones diferentes: • Desde el menú “Insertar” de la barra de menús, seleccionando la opción “Informe”.

195


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

• Desde la opción “Nuevo” que aparece en la ventana de la base de datos.

Tenemos diferentes opciones a la hora de crear un informe, pero nosotros trabajaremos con las siguientes:

196


Informes .7

• “Vista Diseño”: nos abre una ventana en blanco y nosotros debemos ir introduciendo los diferentes datos que deseamos que contenga.

197


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

• “Asistente para informes”: se abre un asistente que nos va guiando en la creación del informe. Trabajaremos en primer lugar con el asistente automático. Para ello, haremos doble clic sobre “Crear un informe utilizando el asistente”.

198


Informes .7

Se abrirĂĄ la primera ventana del asistente, en la cual deberemos escoger quĂŠ datos deseamos que contenga nuestro informe. Hemos de tener presente que un informe puede estar formado a partir de tablas o a partir de consultas.

199


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Para poder seleccionar la tabla o consulta cuyos datos queremos introducir en el informe, desplegaremos el listado “Tablas/Consultas” y veremos las opciones de que disponemos. Seleccionaremos “Tabla: USUARIOS”.

200


Informes .7

En la zona de “Campos disponibles” se nos mostrarán todos los campos que tenemos en la tabla “Usuarios”. Para seleccionar los campos que nos interesan, haremos clic sobre ellos y después sobre xxxx. Si nos equivocamos introduciendo un campo, podremos volver atrás con el botón xxx. Repetiremos este paso hasta que en la zona de “Campos seleccionados” aparezcan todos los campos que queremos introducir en el informe.

201


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Cuando hayamos introducido en el informe todos los campos que nos interesan, haremos clic sobre la opción “Siguiente”. Aparecerá la siguiente ventana:

202


Informes .7

En esta ventana podremos agrupar los datos. Esta opción sirve para definir en qué grupos queremos ver el informe. En nuestro ejemplo, lo que más nos interesa visualizar son el nombre y el apellido, y el domicilio nos interesa verlo como un subapartado. Para agrupar datos por un campo determinado, seleccionaremos este campo y haremos clic sobre la flecha xx x. Si queremos cambiar el orden de los grupos que hemos creado, lo haremos pulsando el botón x xx. Podremos ver un esquema de cómo se realizarán las agrupaciones en la zona derecha de la ventana.

203


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Si queremos que las agrupaciones sean más estrictas, podemos cambiarlas desde la opción “Opciones de agrupamiento”. Haremos clic sobre esta opción y nos aparecerá la siguiente ventana:

204


Informes .7

Una vez realizadas todas las agrupaciones, haremos clic sobre el botón “Siguiente” y aparecerá una ventana en la cual deberemos decidir qué orden tendrán los registros que hemos introducido en la tabla (ascendente o descendente).

205


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Podremos ordenar los registros por cuatro campos como máximo. Haciendo clic sobre el menú desplegable nos aparecerán las diferentes opciones.

206


Informes .7

En nuestro caso, primero seleccionaremos el campo “Nombre” y después el campo “Domicilio”, y veremos cómo queda la ventana del asistente.

207


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Para cambiar el orden de ascendente a descendente, lo único que hemos de hacer es clicar sobre el botón “Ascendente” y automáticamente se cambiará la opción por la de “Descendente”. Después de realizar todos los cambios, podremos hacer clic sobre la opción “Siguiente”. Aparecerá una nueva ventana, en la cual podremos decidir qué formato queremos que tenga nuestro informe.

208


Informes .7

Por defecto, nos aparece seleccionada la opción “En pasos”, pero podemos cambiar esto haciendo clic sobre cualquiera de las demás opciones. Irá apareciendo un pequeño esquema en la parte izquierda de la ventana de cómo se visualizaría nuestro informe. También podremos escoger si queremos que la ventana se ajuste a la medida de una hoja de papel o no y si deseamos que tenga orientación horizontal o vertical.

209


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

En nuestro caso, escogeremos “Alinear a la izquierda 1” y haremos clic sobre la opción “Siguiente”. Nos aparecerá una nueva ventana, en la cual podremos escoger el tipo de letra que queremos para el informe. Seleccionaremos “Corporativa” y veremos un pequeño esquema de cómo quedará el informe.

210


Informes .7

Haremos clic en “Siguiente� para pasar a la ventana posterior del asistente.

211


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Se nos mostrará la última ventana del asistente, donde deberemos indicar el título del informe (en nuestro caso, pondremos “USUARIOS”) y si queremos cambiar algún dato del informe o visualizar cómo ha quedado. Seleccionaremos la opción “Vista previa del informe” y clicaremos sobre “Finalizar”. Nos aparecerá la siguiente ventana:

212


Informes .7

En la zona superior vemos el título del informe. A continuación se muestra la agrupación que hemos hecho por el campo “Apellido” y finalmente podemos ver los campos “Nombre” y “Domicilio”. Guardaremos el informe haciendo clic sobre la opción “Guardar” del menú “Archivo” que encontraremos en la barra de menús.

213


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Cerraremos la ventana del informe haciendo clic sobre el botón xxx y volveremos a la ventana de la base de datos, donde podremos ver cómo se ha guardado nuestro informe “USUARIOS”.

214


Informes .7

Crear un informe en vista Diseño Ya hemos visto cómo podemos realizar un informe siguiendo los pasos de un asistente. Ahora crearemos un informe desde una pantalla en blanco, es decir, “en vista Diseño”. Así, pues, para hacer este tipo de informe, primero deberemos hacer doble clic sobre la opción “Crear un informe en vista Diseño”.

215


GuĂ­a del taller de recursos de gestiĂłn. Bases de datos

Nos aparecerĂĄ la siguiente ventana:

216


Informes .7

Podremos ver que esta ventana se divide en tres partes: • “Encabezado de página”: Pondremos lo que queramos que aparezca al principio de cada página. • “Detalle”: Introduciremos los registros que queramos visualizar en nuestro informe. En función del informe nos aparecerá un solo registro o más de un registro por página. • “Pie de página”: Pondremos lo que queramos que aparezca al final de cada página. Para poder empezar a trabajar con nuestro diseño, deberemos seleccionar la opción xxx en la barra de herramientas. Nos aparecerá una ventana con todas las herramientas que necesitamos para crear nuestro informe. Cada vez que situemos el puntero sobre una de las opciones de este menú se nos mostrará una breve explicación sobre su función.

217


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

“Seleccionar objetos”: Sirve para mover ventanas dentro de nuestra área de trabajo. “Asistente para controles”: Nos ayuda en el uso de las demás herramientas. “Etiqueta”: Sirve para ver un texto fijo escrito por nosotros. Tiene la función de título. “Cuadro de texto”: Sirve para presentar un campo del origen del informe (“Tabla/Consulta”). Podremos incluir datos de los campos o cálculos que realicemos con los datos. Deberemos definir el origen de los datos. “Grupo de opciones”: Sirve para presentar un conjunto de opciones alternativas (se suele utilizar más en los formularios). “Botón de alternar”: Sirve para mostrar campos del tipo “Sí/No”. “Botón de opción”: Sirve para mostrar campos del tipo “Sí/No”. “Casilla de verificación”: Sirve para mostrar campos del tipo “Sí/No”. “Imagen”: Sirve para insertar imágenes. “Marco de objeto independiente”: Sirve para insertar gráficos, documentos, etc. “Marco de objeto dependiente”: Sirve para insertar gráficos, documentos, etc., que cambian en función del registro en que estemos trabajando. “Salto de página”: Sirve para realizar un salto de página aunque no hayamos finalizado la página. 218


Informes .7

“Subformulario”: Sirve para añadir un subinforme, es decir, un informe que se pone dentro de otro informe. “Línea”: Sirve para añadir líneas. “Rectángulo”: Sirve para añadir un rectángulo. “Más controles”: Sirve para añadir opciones más complejas. Con toda esta información, ya podremos empezar a crear el informe. Lo primero que haremos será decidir qué contendrá nuestro informe. En este caso haremos un informe sobre los libros que hay en la biblioteca. En el menú de herramientas escogeremos la opción “Etiqueta”, haremos un rectángulo dentro de la sección “Encabezado de página” y escribiremos “LIBROS”. Para crear la etiqueta nos pondremos dentro de la sección, pulsaremos el botón izquierdo del ratón y, sin soltar el botón, lo arrastraremos hasta crear el rectángulo.

219


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Para cambiar el tipo de letra haremos clic sobre el rectángulo y modificaremos la fuente desde la barra de herramientas.

Para diseñar la sección “Detalle” del informe usaremos el botón xxx y haremos un rectángulo, en el cual definiremos los datos que deseemos que aparezcan. Si queremos mover los campos que hemos creado, deberemos usar el botón “Seleccionar objetos” (xxx). Haremos clic sobre el campo que queramos mover (veremos que entonces el puntero cambia a la forma de una mano), pulsaremos el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, arrastraremos el campo hasta desplazarlo al lugar de la ventana donde lo queramos guardar.

220


Informes .7

Una vez diseñado nuestro informe, haremos clic sobre el botón “Guardar” xxx de la barra de herramientas y volveremos a la ventana de la base de datos haciendo clic sobre el botón xxx del informe.

Ejercicio Crear desde el asistente de Access un informe con todos los datos de los alumnos del aula Objetivo: Con este ejercicio pretendemos que el alumno ponga en práctica los contenidos tratados a lo largo de este capítulo. Procedimiento: Iniciaremos el programa Microsoft Access y abriremos la base de datos “Alumnos”, que se encuentra en “Mis documentos”. Recordemos los pasos que se han de seguir: 1. Hacer clic en la opción “Abrir” del menú “Archivo”.

221


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

2. Seleccionar la base de datos “Alumnos”, que encontraremos en la carpeta “Mis documentos”.

222


Informes .7

Una vez hecho esto, ya nos aparecerá la ventana de la base de datos y haremos clic sobre la pestaña “Informes”.

223


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

A continuación se nos mostrará la siguiente pantalla, donde haremos doble clic sobre la opción “Crear un informe utilizando el asistente”.

224


Informes .7

Aparecerรก la pantalla en que debemos especificar los campos que queremos introducir en nuestro informe.

225


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Seleccionaremos los campos “Nombre”, “Apellido” y “Teléfono”. Para ello, primero seleccionaremos el campo y después haremos clic sobre el botón xxx hasta tener todos los campos deseados en “Campos seleccionados”.

226


Informes .7

Una vez introducidos los campos, haremos clic en “Siguiente”. Se nos mostrará la siguiente ventana:

227


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Como todos los campos tienen la misma importancia, no haremos ninguna agrupación, así que clicaremos sobre “Siguiente”.

En esta nueva ventana haremos que nuestro informe esté ordenado ascendentemente por el apellido. Para ello haremos clic sobre el menú desplegable y escogeremos el campo “Apellido”; luego haremos clic sobre “Siguiente”. 228


Informes .7

Ahora ha llegado el momento de decidir qué distribución tendrá nuestro informe. Seleccionaremos “Justificado” y haremos clic sobre el botón “Siguiente”.

229


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Aparecerá una nueva ventana, en la cual deberemos seleccionar el estilo del texto y el fondo que tendrá el informe. Haremos clic sobre la opción “Casual” y después seleccionaremos “Siguiente”.

230


Informes .7

Llegaremos a la última opción de nuestro asistente, donde deberemos dar un título al informe. Nosotros le pondremos por nombre “Alumnos”. Seleccionaremos la opción “Vista previa del informe” para visualizarlo y haremos clic sobre “Finalizar”.

231


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Veremos el siguiente informe:

Ahora lo que haremos será cerrar la base de datos. Primero haremos clic sobre el botón xxx de la ventana del informe y, después, sobre el botón xxx de la ventana de la base de datos. Finalmente, cerraremos el programa Access con el botón xxx.

232


8. Ejercicios (I) Crear bases de datos En este ejercicio queremos crear la base de datos de una tienda de ropa, en la cual tendremos los datos de la ropa, los datos de los dependientes que venden cada prenda y los datos de las personas que compran la ropa. Para hacerlo, lo primero que hemos de pensar es qué tipo de base de datos necesitaremos. Si creamos una base de datos simple, tendremos una tabla muy larga y repetitiva, por lo cual es mejor que se trate de una base de datos relacional. Haremos un esquema de los datos ¿Sabes que...? que utilizaremos y de las relaciones que habrá entre las tablas. Debemos tener en cuenta que los títulos de cada DEPENDIENTES ROPA CLIENTES cuadro serán los títulosdelastablas Nombre Nombre Prenda ropa yqueelcontenido Apellido Código ropa Apellido serán los campos. Núm. dep.

Teléfono Núm. cliente

VENTAS Núm. dep. Código ropa Núm. cliente 233


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Debemos tener en cuenta que los títulos de cada cuadro serán los títulos de las tablas y que el contenido serán los campos. Cuando tengamos clara la estructura de nuestra base de datos, ya podremos empezar a trabajar con Access. En primer lugar, abriremos el programa y seleccionaremos la opción “Crear un archivo nuevo” que encontraremos en el panel de tareas.

234


Ejercicios (I) .8

Aparecerá un nuevo panel de tareas, en el cual deberemos seleccionar “Base de datos en blanco”.

235


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Access nos pedirá que demos un nombre a la base de datos. Debemos recordar que el título tiene que estar relacionado con su contenido y que es recomendable que sea lo más explícito posible. Nosotros guardaremos esta base de datos en “Mis documentos”, le daremos el nombre de “Tienda” y seleccionaremos la opción “Crear”.

236


Ejercicios (I) .8

Nos aparecerá la ventana de la base de datos y haremos doble clic sobre la opción “Crear una tabla en vista Diseño” para poder crear nuestra primera tabla.

237


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Esta tabla será la que contenga los datos de los dependientes de la tienda, así que tendrá los campos “Nombre”, “Apellido” y “Núm. dep.”.

La clave principal de nuestra tabla será el campo “Núm. dep.”. Para definir este campo como clave principal, deberemos seleccionarlo y hacer clic en él con el botón derecho del ratón. Se desplegará un submenú, en el cual seleccionaremos “Clave principal”.

238


Ejercicios (I) .8

Una vez definidos todos los campos, podremos guardar nuestra base de datos usando la combinación de teclas Ctrl + G. Nos aparecerá la siguiente pantalla, donde la guardaremos con el nombre de “Dependientes”, y haremos clic sobre “Aceptar”.

A continuación cerraremos la ventana haciendo clic en el botón xxx y volveremos a la ventana de la base de datos.

239


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Abriremos la tabla “Dependientes” e introduciremos los siguientes datos (debemos tener en cuenta que el campo “Núm. dep” no hace falta llenarlo, ya que es un campo autonumérico):

240


Ejercicios (I) .8

Nombre

Apellido

Núm. dep.

Marta

López

1

Isaac

Jiménez

2

Rosa

Salgado

3

Teresa

Comas

4

María

Ibáñez

5

Eli

Carretero

6

Veremos la siguiente tabla:

Guardaremos los cambios realizados en nuestra tabla “Dependientes” utilizando la combinación de teclas Ctrl + G y la cerraremos.

241


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Ahora crearemos la tabla “Ropa” haciendo doble clic sobre la opción “Crear una tabla en vista Diseño”.

Esta tabla será la que contenga los datos de la ropa de toda la tienda. Tendrá los campos “Prenda ropa” y “Código ropa”.

242


Ejercicios (I) .8

Como clave principal, en este caso, seleccionaremos el campo “Código ropa”.

Una vez definidos todos los campos, podremos guardar nuestra base de datos usando la combinación de teclas Ctrl + G. Nos aparecerá la siguiente pantalla, donde la guardaremos con el nombre de “Ropa”, y haremos clic sobre “Aceptar”.

243


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

A continuación cerraremos la ventana haciendo clic en el botón xxx y volveremos a la ventana de la base de datos. Ahora tendremos dos tablas: la de “Dependientes” y la de “Ropa”.

244


Ejercicios (I) .8

Abriremos la tabla “Ropa” e introduciremos los siguientes datos: Prenda ropa

Código ropa

Prenda de ropa

1234

Jersey de cuello redondo

1245

Pantalón blanco pirata

1563

Guantes sin dedos

2355

Pantalón tejano cintura baja

3567

Pantalón a rayas negras y blancas

4321

Pantalón cremallera

5009

Camiseta negra

6765

Camiseta con imágenes de gatos

6789

Abrigo de cuero media pierna

9876

245


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Veremos la siguiente tabla:

Guardaremos los cambios realizados en nuestra tabla “Ropa” utilizando la combinación de teclas Ctrl + G y la cerraremos.

246


Ejercicios (I) .8

Ahora crearemos la tabla “Clientes”, para lo cual haremos doble clic sobre la opción “Crear una tabla en vista Diseño”.

Esta tabla será la que contenga los datos de los clientes de la tienda. Tendrá los campos “Nombre”, “Apellido”, “Teléfono” y “Núm. cliente”.

247


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Como clave principal seleccionaremos el campo “Núm. cliente”.

Una vez definidos todos los campos, podremos guardar nuestra base de datos usando la combinación de teclas Ctrl + G. Nos aparecerá la siguiente pantalla, donde la guardaremos con el nombre de “Clientes”, y haremos clic sobre “Aceptar”.

A continuación cerraremos la ventana haciendo clic en el botón xxx y volveremos a la ventana de la base de datos. Ahora tendremos tres tablas: la de “Dependientes”, la de “Ropa” y la de “Clientes”.

248


Ejercicios (I) .8

249


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Abriremos la tabla “Clientes” e introduciremos los siguientes datos: Nombre

Apellido

Teléfono

Marc

Delgado

987 654 432

1

Raquel

Martínez

654 321 986

65

Judit

Blancher

699 999 999

3

Sergio

Flores

972 122 122

15

Vanesa

Fuertes

932 654 987

23

Lourdes

Guitart

622 333 444

8

José

Fernández

911 222 333

12

Eva

Vital

666 555 444

20

Fernando

Marcos

987 987 987

9

250

Núm. cliente


Ejercicios (I) .8

Veremos la siguiente tabla:

251


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Guardaremos los cambios realizados en nuestra tabla “Clientes” utilizando la combinación de teclas Ctrl + G y la cerraremos. Finalmente, crearemos la tabla “Ventas”, para lo cual haremos doble clic sobre la opción “Crear una tabla en vista Diseño” de la ventana de la base de datos. Esta tabla será la que contenga los datos de las ventas de la tienda. Tendrá los campos “Núm. dep.”, “Código ropa” y “Núm. cliente”.

Una vez definidos todos los campos, podremos guardar nuestra base de datos usando la combinación de teclas Ctrl + G. Nos aparecerá la siguiente pantalla, donde la guardaremos con el nombre de “Ventas”, y haremos clic sobre “Aceptar”.

252


Ejercicios (I) .8

Dado que no tenemos ninguna clave principal, Access nos pedirá si queremos crear una. Haremos clic sobre el botón “Sí”.

A continuación volveremos a la ventana de la base de datos. Ahora tendremos cuatro tablas: la de “Dependientes”, la de “Ropa”, la de “Clientes” y la de “Ventas”.

La tabla “Ventas” la rellenaremos mediante un formulario. 253


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Relacionar tablas Ha llegado la hora de relacionar las tablas para que cuando queramos hacer cambios en alguna de ellas no los tengamos que ir introduciendo en todas y la información esté actualizada. Para ello, lo primero que deberemos tener en cuenta es que se cumplan todas las normas de las relaciones. Una vez nos hayamos asegurado de que se cumplen, iremos al menú “Herramientas” y seleccionaremos la opción “Relaciones”.

254


Ejercicios (I) .8

Nos aparecerá la ventana de “Relaciones” en blanco, con la ventana de “Mostrar tabla”. Para agregar tablas en nuestra ventana de relaciones, haremos clic sobre los nombres de las tablas que hay en la ventana “Mostrar tabla” y, a continuación, sobre el botón “Agregar”. Repetiremos este paso hasta que hayamos introducido todas las tablas. Cuando hayamos agregado todas las tablas, clicaremos sobre el botón “Cerrar”.

255


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Ahora pasaremos a crear las relaciones. La primera relacionará el campo “Código ropa” de la tabla “Ropa” con el campo “Código ropa” de la tabla “Ventas”. Para ello seleccionaremos “Código ropa” en la tabla “Ropa” y arrastraremos este elemento con el ratón hasta situar el puntero sobre “Código ropa” de la tabla “Ventas”.

256


Ejercicios (I) .8

Nos aparecerá una ventana en la cual se mostrará la información de la relación. Deberemos seleccionar también “Exigir integridad referencial” y “Actualizar en cascada los campos relacionados”. De esta manera, cuando hacemos un cambio en una de las tablas, éste afecta a todas las tablas relacionadas.

257


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Haremos clic sobre la opción “Crear” y se nos mostrará la ventana “Relaciones” con la relación que acabamos de crear.

258


Ejercicios (I) .8

Haremos lo mismo con el campo “Núm. cliente” de la tabla “Clientes” y “Núm. cliente” de la tabla “Ventas”. Primero seleccionaremos “Núm. cliente” en la tabla “Clientes” y arrastraremos este elemento con el ratón hasta el campo “Núm. cliente” de la tabla “Ventas”. También deberemos seleccionar “Exigir integridad referencial” y “Actualizar en cascada los campos relacionados”. Cuando nos aparezca la ventana de la relación, haremos clic sobre “Crear”.

259


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Podremos ver esta relación en la siguiente pantalla, en la cual, para facilitar la visualización, hemos distribuido las tablas por la ventana (para mover las tablas, haremos clic sobre la barra de título de cada ventana y la desplazaremos por la pantalla):

260


Ejercicios (I) .8

Finalmente, haremos la relación de “Núm. dep.” de la tabla “Dependientes” con el campo “Núm. dep.” de la tabla “Ventas”. Seleccionaremos “Núm. dep.” en la tabla “Dependientes” y arrastraremos este elemento con el ratón hasta el campo “Núm. dep.” de la tabla “Ventas”. Nuevamente seleccionaremos “Exigir integridad referencial” y “Actualizar en cascada los campos relacionados”, y haremos clic sobre “Crear”.

261


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Podremos ver todas las relaciones creadas.

Guardaremos todas las relaciones que hemos creado utilizando la combinación de teclas Ctrl + G y cerraremos la ventana “Relaciones”. Ya podremos cerrar nuestra base de datos con el botón xxx. Finalmente, saldremos del programa Access con el botón xxx de la barra de título del programa. 262


9. Ejercicios (II) Crear formularios Primero iniciaremos el programa Microsoft Access y abriremos el archivo “Tienda”, que se encuentra en la carpeta “Mis documentos”. Recordemos los pasos que se han de seguir: 1. Hacer clic en la opción “Abrir” del menú “Archivo”.

263


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

2. Seleccionar el archivo “Tienda”, que encontraremos dentro de “Mis documentos”, y hacer clic sobre la opción “Abrir”.

264


Ejercicios (II) .9

Veremos la ventana de la base de datos.

265


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Empezaremos a crear el formulario. En primer lugar, seleccionaremos la pestaña “Formularios” de la ventana de la base de datos y haremos doble clic sobre la opción “Crear un formulario utilizando el asistente”.

266


Ejercicios (II) .9

Veremos la primera pantalla del asistente, en la cual deberemos seleccionar la tabla y los campos que deseamos que aparezcan en nuestro formulario. Escogeremos la tabla “Clientes�.

267


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Una vez seleccionada la tabla “Clientes”, en “Campos disponibles” nos aparecerán todos los campos que contiene la tabla.

268


Ejercicios (II) .9

Seleccionaremos todos los campos pulsando el botón xxx.

Cuando todos los campos estén ya en “Campos seleccionados”, pulsaremos el botón “Siguiente”.

269


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Ahora decidiremos qué distribución tendrá nuestro formulario. Seleccionaremos “En columnas” y haremos clic sobre el botón “Siguiente”.

270


Ejercicios (II) .9

Nos aparecerá una nueva ventana, donde deberemos seleccionar el estilo (combinación de texto y fondo) que tendrá el formulario. Haremos clic sobre la opción “Industrial” y luego sobre el botón “Siguiente”.

271


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Llegaremos a la última opción del asistente, donde deberemos dar un título al formulario. Nosotros lo llamaremos “Clientes”. Seleccionaremos la opción “Abrir el formulario para ver o introducir información” y haremos clic sobre el botón “Finalizar”.

272


Ejercicios (II) .9

Nos aparecerá el formulario que acabamos de crear. Ahora ya podemos empezar a introducir los datos de todos los clientes nuevos.

Repetiremos estos pasos con todas las tablas en que podemos introducir datos. Lo primero que haremos será cerrar la ventana del formulario con el botón xxx. Se nos mostrará la ventana de la base de datos con el formulario de “Clientes”.

273


Gu铆a del taller de recursos de gesti贸n. Bases de datos

274


Ejercicios (II) .9

Haremos doble clic sobre la opción “Crear un formulario utilizando el asistente”. Veremos la primera pantalla del asistente, donde deberemos seleccionar la tabla y los campos que queremos que aparezcan en nuestro formulario. Escogeremos la tabla “Dependientes”.

275


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Seleccionada la tabla “Dependientes”, en “Campos disponibles” nos aparecerán todos los campos que contiene la tabla.

Seleccionaremos todos los campos pulsando el botón xxx.

276


Ejercicios (II) .9

Cuando todos los campos estén ya en “Campos seleccionados”, pulsaremos el botón “Siguiente”.

277


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Ahora decidiremos qué distribución tendrá nuestro formulario. Seleccionaremos “Justificado” y haremos clic sobre el botón “Siguiente”.

278


Ejercicios (II) .9

Nos aparecerá una nueva ventana, donde deberemos seleccionar el estilo (combinación de texto y fondo) que tendrá el formulario. Haremos clic sobre la opción “Pintura Sumi” y haremos clic sobre el botón “Siguiente”.

279


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Llegaremos a la última opción del asistente, donde deberemos dar un título al formulario. Nosotros lo llamaremos “Dependientes”. Seleccionaremos la opción “Abrir el formulario para ver o introducir información” y haremos clic sobre el botón “Finalizar”.

280


Ejercicios (II) .9

Nos aparecerá el formulario que acabamos de crear. Ahora ya podemos empezar a introducir los datos de todos los nuevos dependientes de la tienda.

Ahora crearemos un formulario para la tabla “Ropa”. Lo primero que haremos será cerrar la ventana del formulario con el botón xxx. Nos aparecerá la ventana de la base de datos con los formularios de “Clientes” y “Dependientes”.

281


Gu铆a del taller de recursos de gesti贸n. Bases de datos

282


Ejercicios (II) .9

Haremos doble clic sobre la opción “Crear un formulario utilizando el asistente”. Nos aparecerá la primera pantalla del asistente, donde deberemos seleccionar la tabla y los campos que queremos que aparezcan en nuestro formulario. Escogeremos la tabla “Ropa”.

283


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Seleccionada la tabla “Ropa”, en “Campos disponibles” nos aparecerán todos los campos que contiene la tabla.

Seleccionaremos todos los campos pulsando el botón xxx.

284


Ejercicios (II) .9

Cuando todos los campos estén ya en “Campos seleccionados”, pulsaremos el botón “Siguiente”.

285


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Ahora decidiremos qué distribución tendrá nuestro formulario. Seleccionaremos “Tabular” y haremos clic sobre el botón “Siguiente”.

286


Ejercicios (II) .9

Veremos una nueva ventana, donde seleccionaremos el estilo (combinación de texto y fondo) que tendrá el formulario. Escogeremos la opción “Papel de arroz” y haremos clic sobre el botón “Siguiente”.

287


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Llegaremos a la última opción del asistente, donde deberemos dar un título al formulario. Nosotros lo llamaremos “Ropa”. Seleccionaremos la opción “Abrir el formulario para ver o introducir información” y haremos clic sobre el botón “Finalizar”.

288


Ejercicios (II) .9

Nos aparecerá el formulario que acabamos de crear. Aquí ya podríamos empezar a introducir los datos de toda la ropa que nos vaya llegando a la tienda.

289


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Ahora crearemos un formulario para la tabla “Ventas”. Lo primero que haremos será cerrar la ventana del formulario con el botón xxx. Nos aparecerá la ventana de la base de datos con los formularios de “Clientes”, “Dependientes” y “Ropa”.

290


Ejercicios (II) .9

Haremos doble clic sobre la opción “Crear un formulario utilizando el asistente”. Se nos mostrará la primera pantalla del asistente, donde deberemos seleccionar la tabla y los campos que queremos que aparezcan en nuestro formulario. Escogeremos la tabla “Ventas”.

291


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Seleccionada la tabla “Ventas”, en “Campos disponibles” nos aparecerán todos los campos que contiene la tabla.

292


Ejercicios (II) .9

Seleccionaremos todos los campos excepto el campo “Id”. Para ello, haremos clic sobre uno de los campos y después sobre el botón xxx. Repetiremos este proceso hasta que tengamos todos los campos deseados en el apartado “Campos seleccionados”.

293


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Cuando todos los campos estén ya en “Campos seleccionados”, pulsaremos el botón “Siguiente”. Ahora decidiremos qué distribución tendrá nuestro formulario. Seleccionaremos “Justificado” y haremos clic sobre el botón “Siguiente”.

294


Ejercicios (II) .9

Nos aparecerá una nueva ventana, donde deberemos seleccionar el estilo (combinación de texto y fondo) que tendrá el formulario. Haremos clic sobre la opción “Mezcla” y después sobre el botón “Siguiente”.

295


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Llegaremos a la última opción del asistente, donde deberemos dar un título al formulario. Nosotros lo llamaremos “Ventas”. Seleccionaremos la opción “Abrir el formulario para ver o introducir información” y haremos clic sobre el botón “Finalizar”.

296


Ejercicios (II) .9

Veremos el formulario que acabamos de crear. Ahora ya podríamos empezar a introducir los datos de todas las ventas efectuadas en la tienda.

Cerraremos la ventana del formulario con el botónxxx. Nos aparecerá la ventana de la base de datos con todos los formularios creados: “Clientes”, “Dependientes”, “Ropa” y “Ventas”.

297


Gu铆a del taller de recursos de gesti贸n. Bases de datos

298


Ejercicios (II) .9

Introducir datos Imaginemos que han venido nuevos clientes, es decir, clientes que no teníamos registrados y cuyos datos tendremos que introducir en nuestra base de datos. Para introducirlos, lo que haremos será abrir el formulario “Clientes” haciendo doble clic sobre la opción “Clientes”.

299


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Una vez abierto, haremos clic en el botón xxx para crear un nuevo registro, que se situará automáticamente al final del formulario, y poder empezar a introducir los siguientes datos: Nombre

Apellido

Teléfono

Roser

Alabau

630 000 000

70

Miguel

García

999 888 777

71

Daniel

Moreno

951 753 951

72

Rocío

Sevilla

655 555 555

73

Sheila

Corraliza

633 699 633

74

Meriem

Sanz

654 654 654

75

Alex

Cámara

978 978 978

76

Pepa

Reig

666 333 999

78

David

Hernández

999 000 999

79

300

Núm. cliente


Ejercicios (II) .9

Cuando hayamos introducido todos los datos, cerraremos este formulario haciendo clic sobre el botón xxx. A la tienda nos han llegado nuevas prendas de vestir. Aquí tenemos los datos: Prenda ropa

Código ropa

Abrigo colores

6633

Camiseta tirantes

6213

Camiseta blanca interior

6021

Jersey tacto polar

6999

Vestido negro y blanco

5999

Para introducirlos en nuestra base de datos, lo primero que deberemos hacer es abrir el formulario “Ropa”.

301


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Una vez abierto, haremos clic en el botón xxx para crear un nuevo registro, que se situará automáticamente al final del formulario, y poder empezar a introducir los siguientes datos:

Introducidas todas las nuevas prendas de vestir, podemos cerrar esta ventana con el botón xxx. 302


Ejercicios (II) .9

Si queremos verificar que todos los datos están bien insertados, podemos ir a ver las tablas haciendo clic sobre la pestaña “Tablas” y abriendo, por ejemplo, la tabla “Clientes”.

303


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

No tenemos nuevos dependientes, pero hemos hecho algunas ventas; es hora de abrir el formulario “Ventas” para ir introduciendo las ventas del día. Aquí tenemos un pequeño esquema: Núm. dep.

Código ropa

Núm. cliente

1

4321

3

1

5009

3

1

6765

15

1

9876

65

3

4321

74

3

5999

74

3

6633

74

3

1245

12

5

2355

20

5

5999

75

2

5999

23

Introducidas todas las ventas, ya habremos acabado de introducir todos los datos en nuestra base de datos. Por lo tanto, ya podremos cerrar el programa. Haremos clic en el botón xxx que aparece en todos los formularios y bases de datos que tengamos abiertos, y después seleccionaremos la opción “Cerrar” del menú “Archivo”.

304


10. Ejercicios (III) Consultas e informes En este capítulo haremos una consulta de cuántos clientes han comprado una determinada prenda, y después haremos un informe de estos clientes. Para empezar, lo primero que deberemos hacer es abrir nuestra base de datos “Tienda”. Recordemos los pasos que se han de seguir: 1. Hacer clic en la opción “Abrir” del menú “Archivo”.

305


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

2. Seleccionar el archivo “Tienda”, que encontraremos dentro de “Mis documentos”, y hacer clic sobre la opción “Abrir”.

Veremos la ventana de la base de datos. 306


Ejercicios (III) .10

307


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Seleccionaremos la pestaña de “Consultas” y nos aparecerá la siguiente ventana:

Haremos doble clic en “Crear una consulta utilizando el asistente” y nos aparecerá una ventana, donde deberemos decidir qué campos introduciremos en nuestra consulta. Por defecto, aparecerá seleccionada la tabla “Clientes”. Como queremos saber qué clientes han 308


Ejercicios (III) .10

comprado una determinada prenda, introduciremos el campo “Nombre” (seleccionando “Nombre” y pulsando después la tecla x xx) y el campo “Apellido” (siguiendo los mismos pasos).

309


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Ahora seleccionaremos la tabla “Dependientes” e introduciremos los campos “Nombre”, “Apellido” y “Núm. dep”. Para introducirlos, iremos seleccionando uno por uno los campos y pulsando el botón xxx. También podemos introducirlos todos a la vez con el botón xxx.

310


Ejercicios (III) .10

Seleccionaremos la tabla “Ropa� e introduciremos todos los campos.

311


GuĂ­a del taller de recursos de gestiĂłn. Bases de datos

Cuando hayamos introducido todos los campos, nuestra ventana tendrĂĄ un aspecto como el de la siguiente imagen:

312


Ejercicios (III) .10

Haremos clic en “Siguiente”.

Nos aparecerá una ventana en la cual podemos decidir si queremos una consulta de detalle o una consulta resumen. Escogeremos la opción “Detalle” y haremos clic en “Siguiente”. 313


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Se nos mostrará la última ventana del asistente, donde deberemos poner un título a nuestra consulta. La llamaremos “Clientes Consulta”. Seleccionaremos “Abrir la consulta para ver información”, para poder visualizar la consulta resultante, y haremos clic en “Finalizar”.

314


Ejercicios (III) .10

Nos aparecer谩 la ventana con el resultado de la consulta:

A nosotros s贸lo nos interesan los clientes que han comprado una determinada prenda, concretamente el vestido negro y blanco, que equivale al c贸digo 5999.

315


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Así, pues, lo que haremos será acceder a la ventana “Diseño” de nuestra consulta. Haremos clic sobre el icono “Diseño” de la barra de herramientas.

316


Ejercicios (III) .10

Nos aparecerá la siguiente pantalla. En la fila “Criterios” de la columna “Código ropa”, escribiremos “5999” y desmarcaremos la casilla de verificación de la fila “Mostrar” para que no nos aparezca el campo “Código ropa” en el resultado de nuestra consulta.

317


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Haremos clic sobre el botón xxx que encontraremos en la barra de herramientas y se volverá a ejecutar la consulta. Entonces nos aparecerá la siguiente ventana (donde podremos ver quién ha comprado una determinada prenda y qué dependiente la ha vendido):

Ahora realizaremos un informe sobre esta consulta. Para ello, lo primero que haremos será guardar la consulta mediante el botón xxx de la barra de herramientas y luego cerraremos esta ventana con el botón xxx.

318


Ejercicios (III) .10

Volveremos a la ventana de la base de datos y haremos clic en la pestaña “Informes”.

319


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Haremos doble clic sobre la opción “Crear un informe utilizando el asistente” y nos aparecerá una ventana en la cual deberemos desplegar el menú “Tabla/Consulta” y seleccionar la consulta “Clientes Consulta”.

320


Ejercicios (III) .10

Cuando hagamos la selección de los campos que deseemos que aparezcan en el informe, deberemos tener en cuenta en qué orden los seleccionaremos, ya que esto determinará el orden en que aparecerán en el informe. Si durante el proceso del asistente del informe hemos pensado agrupar u ordenar los datos de una manera determinada, lo mejor es seleccionar los campos en ese orden. Por ejemplo, si pensamos agrupar u ordenar los datos por el campo “Apellido” en lugar de hacerlo por el campo “Nombre”, a la hora de seleccionar los campos seleccionaremos primero el campo “Apellido” y después el campo “Nombre”. En el caso de que quisiéramos que en el informe aparecieran todos los campos de la consulta “Clientes Consulta”, pero que primero apareciera el campo “Clientes_Apellido” y, después, el resto de campos, deberíamos seleccionar primero el campo “Clientes_Apellido” y hacer clic en el botón x xx, y después ya podríamos hacer clic en el botón xx x para acabar de seleccionar los demás campos. Nosotros los seleccionaremos tal como aparecen en la lista haciendo clic sobre el botón x xx. Una vez seleccionados todos los campos, haremos clic en “Siguiente”. Nos aparecerá una ventana donde deberemos seleccionar qué tabla de referencia escogeremos para visualizar los datos. Hemos de tener en cuenta que los campos que aparecen en la imagen anterior tienen un formato “títulotabla_nombrecampo”. Por ejemplo, en “Clientes_ Nombre”, la tabla es “Clientes” y el nombre del campo es “Nombre”. Si lo que más nos interesa es que se tome como referencia la tabla “Clientes”, haremos clic sobre “Clientes” (que viene seleccionado por defecto).

321


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Los datos del informe estarán ordenados por la opción escogida, en este caso por “Clientes”. También podríamos visualizar los datos con referencia a las tablas “Dependientes” o “Ropa”.

322


Ejercicios (III) .10

En la ventana que nos aparece podemos seleccionar cómo agrupar los datos, es decir, podemos hacer una subagrupación, definiendo otro orden de preferencia. En este caso, no haremos ninguna modificación, ya que el orden de selección es el deseado. Primero se visualiza el cliente y, después, el dependiente y la prenda que ha comprado. A continuación haremos clic en “Siguiente”.

323


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

En la ventana que aparece podemos seleccionar cómo queremos ordenar los registros del submenú. Haremos clic sobre el primer menú desplegable y seleccionaremos el campo “Dependientes_Apellido”, para que nuestros datos se ordenen alfabéticamente de forma ascendente por “Dependientes_Apellido”. Para seleccionar cómo queremos ordenar el primer campo, pondremos en primer lugar el campo que nos interesa. Es decir, en nuestro ejemplo tenemos “Clientes_Nombre”, “Clientes_Apellido”, así que los datos se ordenarán alfabéticamente a partir del nombre. Si lo quisiéramos cambiar, deberíamos cambiar el orden de selección por “Clientes_Apellido”, “Clientes_Nombre”.

324


Ejercicios (III) .10

Tras seleccionar el campo “Dependientes_Apellido”, haremos clic en la opción “Siguiente”, y en la nueva ventana que nos aparecerá podremos seleccionar el tipo de distribución del informe. Para nuestro ejercicio, seleccionaremos “Alinear a la izquierda 2” y luego haremos clic en “Siguiente”.

325


Guía del taller de recursos de gestión. Bases de datos

Nos aparecerá la ventana donde podemos escoger el estilo de nuestro informe. Haremos clic sobre la opción “Compacto” y luego sobre “Siguiente”.

326


Ejercicios (III) .10

Nos aparecerá la última ventana del asistente, donde deberemos decidir el título del informe. Lo llamaremos “Ventas”. Seleccionaremos la opción “Vista previa del informe” y haremos clic sobre “Finalizar”.

327


GuĂ­a del taller de recursos de gestiĂłn. Bases de datos

Finalmente, aparecerĂĄ la ventana del informe con todos los datos.

328


Ejercicios (III) .10

Ya podemos guardar todos los cambios realizados en la base de datos, haciendo clic en la opción “Guardar” del menú “Archivo”. Recordemos que en nuestro caso se guardará en la carpeta “Mis documentos”.

Por último, cerraremos el programa Microsoft Access haciendo clic en el botón xxx de la barra de título del programa.

329


Listado de las combinaciones de teclas más habituales Ctrl + B

Busca y sustituye un registro en un campo.

Ctrl + L

Abre la ventana “Buscar y reemplazar”.

Ctrl + ’

Copia un registro seleccionando lo mismo que hay en el registro anterior.

Esc

Anula la última modificación realizada.

Esc Esc (dos veces)

Anula todas las modificaciones que hemos realizado en un registro.

F11

Abre la ventana de la base de datos.

Ctrl + U

Abre una nueva base de datos.

Ctrl + A

Abre una base de datos existente.

F2

Permite cambiar el nombre de una tabla, consulta o formulario.

Ctrl + C

Copia los datos que hemos seleccionado en un registro.

Ctrl + V

Pega lo que hemos copiado de un registro en otro registro seleccionado.

Ctrl + Z

Anula la última modificación realizada.

Alt + F4

Cierra el programa.

Ctrl + G

Guarda la base de datos.

Ctrl + P

Abre la ventana de impresión.


F1

Muestra la ayuda de Access.

Ctrl + ;

Abre la ventana “Diseño” desde una tabla, consulta o formulario.

Ctrl + Intro

Borra los caracteres situados a la izquierda del cursor.

F7

Abre la ventana de ortografía.

Ctrl + F1

Abre el panel de tareas.

Ctrl + +

Introduce un nuevo registro en una tabla.


Esta guĂ­a ha sido diseĂąada con un cuerpo de letra de 13 puntos como mĂ­nimo para facilitar su lectura.


www.laCaixa.es/ObraSocial


Guia taller bases datos