UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS Universidad del Perú, Decana de América
FACULTAD DE LETRAS Y CIENCIAS HUMANAS Escuela Académico Profesional de Bibliotecología y Ciencias de la Información
PLAN ESTRATÉGICO DE LA BIBLIOTECA DE LA FACULTAD DE LETRAS Y CIENCIAS HUMANAS DE LA UNMSM Por: Álvarez Cisneros, Gabriela Ávila Hilario, Lisseth Becerra Escobar, Christian Castro Basurto, Edérika Ramirez Espinoza, Elizabeth Zapata Pratto, Diana
Profesora: Elizabeth Huisa Veria
Trabajo para la asignatura de Planeamiento en Unidades de Información
Lima, 2010
Índice de contenido
Pág.
Introducción
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I. Visión/Misión de la Biblioteca de la FLCH 1.1 Visión 1.2 Misión
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II. Herramientas del Planeamiento Estratégico aplicadas a la Biblioteca de la FLCH 2.1 Cadena de Valor 2.1.1 Actividades primarias 2.1.2 Actividades secundarias 2.2 Análisis PEST 2.3 Matriz EFI 2.4 Matriz EFE 2.5 Matriz FODA 2.6 Matriz de Estrategias 2.7 Plan Operativo Anual Bibliografía
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Introducción
Actualmente, las organizaciones se desenvuelven en un contexto de permanente cambio, del cual no están exentas las bibliotecas. Estas, como organizaciones prestadoras de servicios informacionales, no se pueden desligar del entorno y se encuentran en constante competencia con otras organizaciones similares para satisfacer las necesidades de sus usuarios.
El planeamiento estratégico es una herramienta importante para las organizaciones, toda vez que les permite establecer tanto sus puntos fuertes como los débiles para, sobre esa base, desarrollar estrategias que le permitan cumplir a cabalidad su misión y visión.
El presente trabajo realiza un análisis interno y externo de la Biblioteca de la Facultad de Letras y Ciencias Humanas, y brinda propuestas puntuales para el desarrollo de actividades que conlleven a lograr sus objetivos organizacionales.
I. VISIÓN/MISIÓN
1.1 Misión
La misión de la Biblioteca es proporcionar los recursos y servicios de información necesarios con la finalidad de apoyar en el aprendizaje, las actividades de investigación, docencia, desarrollo cultural y en la formacìón integral del alumno.
1.2 Visión
Ser un nuevo modelo de biblioteca universitaria y centro de información, que sea parte activa y principal de un Centro de Recursos para el Aprendizaje; asimismo, ser líder en sus áreas de especialización, brindando servicios de información que satisfaga y se anticipe a las necesidades de los usuarios de acuerdo a los cambios regionales y mundiales, facilitando el uso de las tecnologías de la infomación y las comunicaciones.
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II.HERRAMIENTAS DEL PLANEAMIENTO ESTRATÉGICO APLICADAS A LA BIBLIOTECA DE LA FLCH 2.1 CADENA DE VALOR
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2.1.1 ACTIVIDADES PRIMARIAS
Logística de entrada
Aquí se realizan dos funciones principales: • Registro • Inventario En el caso del desarrollo de colecciones, las Escuelas Académico Profesionales sugieren los libros que necesitan.
Producción
Durante esta fase de las actividades primarias se realizan los procesos técnicos, que son llevados a cabo por bibliotecólogos contratados con este fin.
Logística de salida
La Biblioteca cuenta con los siguientes servicios: • Sala de lectura: cuenta con una pequeña en el primer piso, y una amplia en el segundo piso de la Facultad. La del primer piso resultó inhabitable a raíz del terremoto de agosto de 2007 • Internet: en las máquinas ubicadas en la sala del segundo piso • Préstamo a domicilio: de algunos ejemplares Además, también cuenta con 4 computadoras para acceder al OPAC integrado al Sistema de Bibliotecas.
Ventas y Marketing
Se fase se realiza a través de alertas bibliográficas, las cuales son colocadas en un pizarrón en la entrada de la biblioteca; estas indican las nuevas adquisiciones bibliográficas.
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Servicio al cliente
Se realiza la restauración del material bibliográfico; dos de los trabajadores de la biblioteca recibieron capacitación al respecto y se cuenta con el material adecuado para dicha labor.
2.1.2 ACTIVIDADES SECUNDARIAS
Infraestructura
La biblioteca cuenta con un ambiente en el primer piso de la Facultad, en el cual funciona: • Sala de lectura pequeña • Depósito • Área administrativa Además, cuenta con una sala de lectura amplia en el segundo piso de la Facultad, que funciona como sala de lectura y de Internet.
Recursos humanos
Se realizó la capacitación de personal de la biblioteca en lo referente a restauración de material bibliográfico, pero no en lo que respecta a otras técnicas bibliotecarias.
Tecnología
La biblioteca se apoya en el software Sabini, del Sistema de Bibliotecas, para la conversión y visualización de registros documentales.
También cuenta con equipos informáticos, tanto para el uso de OPAC integrado como para el acceso a Internet.
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Abastecimiento
Para la adquisición de material bibliográfico, se cuenta con listados producidos por las Escuelas Académico Profesionales, sobre las necesidades de material bibliográfico de los alumnos que las integran.
Las EAP también indican a los graduados las características (referentes a tema y costo) del material que deben donar a la biblioteca.
2.2 ANÁLISIS PEST
Político-Legal • Autoridades universitarias (Rector, AU, CU) con poca credibilidad • Huelgas debidas al sindicato • Tomas de local por los alumnos • Juicio con la Municipalidad de Lima por la construcción del bypass • Alianza Estratégica con la UNI y La Agraria • Convenios interuniversitarios • Incremento de la cantidad de universidades en el medio Económico • Presupuesto universitario • El escaso pago de Aporte Voluntario Estudiantil por parte de los alumnos • Menores ingresos del Centro de Idiomas , debido a que las continuas tomas reducen la cantidad de alumnos matriculados • Crecimiento económico del país
Social-Cultural • Premio Nobel a Mario Vargas Llosa • Errado concepto, difundido en la sociedad, de que los sanmarquinos son terroristas
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• La FLCH tiene capital simbólico, por ser una de las Facultades más antiguas y tener egresados reconocidos • Preferencia por carreras técnicas, de menor duración que las universitarias • Mayor acceso a las universidades de grupos minoritarios (como los nativos amazónicos)
Tecnológico • Biblioteca Central está mejor equipada, además de poseer mejor infraestructura • Desarrollo de la Web 2.0 • Mayor acceso de la población a las TIC • El desarrollo de bibliotecas digitales en el medio con colecciones bibliográficas similares y el mayor accesos a ellas
Educativo • La FLCH cuenta con la EAP de Bibliotecología Otros • Sismos, incendios, etc.
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3. MATRIZ EFI FORTALEZAS 1. Posee una colección amplia de más de 40.000 volúmenes, e incluso cuenta con incunables
PESO
CALIF.
TOTAL
0.2
4
0.8
0.15
4
0.6
0.05
3
0.15
0.1
3
0.3
0.03
3
0.09
DEBILIDADES 1. El personal que atiende al público lo hace mal o con desgano; no son personal bibliotecario, sino administrativos contratados o nombrados. 2. No hay servicio de reprografía
0.15
1
0.15
0.07
2
0.14
3. La sala de lectura implementada en el segundo piso está totalmente alejada del depósito
0.15
1
0.15
4. La adquisición se realiza mayoritariamente con el Aporte Voluntario Estudiantil, que no es mucho y además es variable, lo que impide planificar las compras.
0.08
2
0.16
5. A pesar de tener computadoras con internet, no se cuenta con bases de datos, solamente con el OPAC.
0.02
2
0.04
2. En el desarrollo de colecciones, cada escuela determina los libros que debe adquirir la biblioteca para cubrir las necesidades de sus alumnos, de manera que la biblioteca está especializada en materias de las seis escuelas. De la misma manera sucede con las donaciones que realizan los graduados, pues se hacen de acuerdo con una lista ya establecida.
3. Personal capacitado en restauración, lo que permite que la colección se mantenga en buenas condiciones. 4. El OPAC de la biblioteca se encuentra integrado al sistema de la Biblioteca Central, lo que le permite mayor visibilidad de su colección. 5. Cuenta con computadoras con internet para uso gratuito por parte de los usuarios.
1
2.58
Interpretación : El valor promedio para esta matriz es 2,5. El valor de 2,58 obtenido por la biblioteca de la FLCH indica que escasamente está logrando superar sus debilidades, y que es necesario maximizar sus fortalezas.
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4. MATRIZ EFE OPORTUNIDADES 1. El Nobel es un factor de motivación para estudiar en la facultad 2. Los estudiantes de Bibliotecología pueden practicar en la biblioteca y mejorarla 3. Se pueden lograr donaciones a partir de los convenios con otras instituciones 4. Buscar aprovechar la alianza estratégica para préstamo interbibliotecario 5. Aprovechar las aplicaciones de la Web 2.0, como las redes sociales, para promocionar sus servicios y productos
AMENAZAS 1. La afluencia de usuarios puede disminuir si no se acorta la brecha con la Biblioteca Central 2. No hay presupuesto fijo para las compras por el AVE, y este puede seguir disminuyendo 3. Autoridades inescrupulosas podrían intentar tomar el pabellón 4. Podría ocurrir otro sismo y terminar de dañar la infraestructura; o un siniestro como un incendio, y no hay políticas de seguridad al respecto en la facultad 5. La aparición de otras bibliotecas universitarias con colecciones más
PESO
CALIF.
TOTAL
0.04
3
0.12
0.2
4
0.8
0.03
3
0.09
0.03
3
0.09
0.15
4
0.6
0.1
2
0.2
0.18
1
0.18
0.05
2
0.1
0.2
1
0.2
0.02
2
0.04
actualizadas y especializadas puede reducir la afluencia de usuarios
1
2.42
Interpretación : El valor promedio para esta matriz es 2,5. El valor de 2,42 obtenido por la biblioteca de la FLCH indica que no logra afrontar adecuadamente las amenazas, que es necesario minimizar haciendo uso de las oportunidades que se le presentan.
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2.5 MATRIZ FODA
El siguiente análisis FODA se realizó sobre la base de los aportes realizados por todos los grupos que integran el curso de Planeamiento en Unidades de Información.
Fortalezas
F1 Colección amplia de más de 40.000 volúmenes, cuenta también con incunables F2 Especialización de la materia debido a que cada EAP da sus requerimientos F3 Personal capacitado en restauración F4 Bibliotecólogos en procesos técnicos F5 OPAC integrado a la red de la Biblioteca Central UNMSM F6 Acceso a Internet F7 Valor intangible de la colección F8 Horario de atención F9 Pertenencia al Sistema de Bibliotecas UNMSM
Debilidades
D1 Personal no especializado, no son bibliotecólogos sino administrativos D2 Atención deficiente D3 Falta de servicios D4 Sala de lectura lejos del depósito D5 Catálogo con registros incompletos D6 No hay acceso a bases de datos D7 Cultura organizacional D8 Deficiencia en infraestructura D9 Falta de políticas de adquisición D10 Incumplimiento del MOF D11 Falta de capacitación del personal D12 Personal no domina las TIC D13 Falta de formación de usuarios y ALFIN D14 Falta de Plan Estratégico
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Oportunidades
O1 Premio Nobel de Literatura O2 Convenios internacionales O3 Alianza Estratégica O4 Web 2.0 O5 Globalización O6 Acreditación universitaria O7 Ley del Bibliotecólogo O8 Prestigio institucional O9 Tecnología
Amenazas
A1 Brecha digital A2 Limitación del AVE A3 Tomas constantes de la facultad A4 Competencia A5 Tecnología A6 Presupuesto deficiente A7 Humedad/clima A8 Huelgas
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2.6 MATRIZ DE ESTRATEGIAS
FORTALEZAS
DEBILIDADES
F1 Colección amplia F2 Especialización de la materia F3 Personal capacitado en restauración F4 Bibliotecólogos en procesos técnicos F5 OPAC integrado a la red de la Biblioteca Central UNMSM F6 Acceso a Internet F7 Valor intangible de la colección F8 Horario de atención F9 Pertenencia al Sistema de Bibliotecas UNMSM
D1 Personal no especializado D2 Atención deficiente D3 Falta de servicios D4 Sala de lectura lejos del depósito D5 Catálogo con registros incompletos D6 No hay acceso a bases de datos D7 Cultura organizacional D8 Deficiencia en infraestructura D9 Falta de políticas de adquisición D10 Incumplimiento del MOF D11 Falta de capacitación del personal D12 Personal no domina las TIC D13 Falta de formación de usuarios y ALFIN D14 Falta de Plan Estratégico
FO1: Desarrollar una plataforma web interinstitucional a fin de difundir la colección amplia y especializada de la biblioteca (F1, F2, F5, F7, O2, O3, O4, O5, O 8, O 9)
DO1: Elevar la competitividad y eficiencia del personal mediante capacitaciones periódicas y contratación de personal profesional (D1, D2, D11, D12, O6, O7, O8, O9)
FO2: Lograr la acreditación de la biblioteca (F1, F2, F3, F4, O6, O7, O8, O9)
DO2: Normalizar la gestión administrativa de la biblioteca, integrando a todo el personal en su desarrollo, con el apoyo de especialistas de universidades con las que se mantienen convenios (D7, D10, D14, O2, O7)
FA1: Elaborar políticas de conservación y restauración para proteger la colección de la biblioteca (F1, F2, F3, F7, A2, A6, A7)
DA1: Desarrollar un programa de formación de usuarios para el uso eficiente de la nueva OPAC (D13, A1, A5)
FA2: Reestructurar el OPAC de la biblioteca de manera que sea más amigable y atractivo para los usuarios (F5, F6, A1, A4, A5, A6)
DA2: Normalizar las políticas de adquisición de la biblioteca, impulsando canales alternativos de adquisición (D9, A2, A6)
OPORTUNIDADES O1 Premio Nobel de Literatura O2 Convenios internacionales O3 Alianza Estratégica O4 Web 2.0 O5 Globalización O6 Acreditación universitaria O7 Ley del Bibliotecólogo O8 Prestigio institucional O9 Tecnología
AMENAZAS A1 Brecha digital A2 Limitación del AVE A3 Tomas constantes de la facultad A4 Competencia A5 Tecnología A6 Presupuesto deficiente A7 Humedad/clima A8 Huelgas
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FO2
FO1
Estrat.
Nº de reuniones mantenidas/Nº de convenios firmados
Fortalecer vínculos interinstitucionales con las universidades de la alianza estratégica (UNALM, UNMSM, UNI)
Fortalecer vínculos macro institucionales con Nº de comunicaciones intercambiadas/Nº las universidades extranjeras (UCM, UNAM, de convenios firmados CBM)
Indicador
Líneas de acción
m2 por alumno / Cantidad de puestos por alumno Cantidad de equipos adquiridos
Mejorar la infraestructura de acuerdo con estándares de acreditación
Potenciar la infraestructura tecnológica mediante la adquisición de equipo moderno y línea dedicada
Tiempo que tarda el proceso (min.) Cantidad de volúmenes por cada 250 alumnos
Automatizar procesos (ingreso, préstamo, etc.)
Aumentar la cantidad de volúmenes de la colección por % de alumnos
Lograr la acreditación de Contratar bibliotecólogos por % de alumnado Cantidad de bibliotecólogos por cada 250 la biblioteca para los servicios alumnos
Cantidad de visitas a la plataforma/Cantidad de consultas
Aprovechar la web institucional para difundir la colección y la plataforma
Conformar un equipo multidisciplinario para Plataforma web diseñada e implementada implementar la plataforma web
Potenciar la infraestructura tecnológica a Desarrollar una través de la ampliación de fibra óptica, para plataforma web % de mejoría de ancho de banda mejorar la transmisión y almacenamiento de interinstitucional a fin de datos difundir la colección amplia y especializada de Digitalizar la colección especializada, la biblioteca Cantidad de volúmenes digitalizados/ mes considerando los criterios: incunables valiosos por cada criterio (deteriorados y valiosos) y documentos deteriorados
Descripción de la estrategia
X
X
X
X
E-F
X
X
X
X
M-A
X
X
X
X
X
X
M-J
X
X
X
X
X
J-A
X
X
X
S-O
X
X
N-D
Respon.
Bibliotecólogo
Ing. Sistemas
Ing. Sistemas
Jefe de biblioteca
Bibliotecólogo
Jefe de biblioteca
Bibliotecólogo
Ing. Sistemas
Jefe de biblioteca
Jefe de biblioteca
PROPUESTA DE UN POA PARA LA BIBLIOTECA DE LA FACULTAD DE LETRAS Y CIENCIAS HUMANAS Observ.
FA2
FA1
Estrat. Espacio habilitado para la restauración/Cantidad de equipos adquiridos
Implementar un área de restauración bibliográfica para dar un tratamiento adecuado a los documentos que lo ameriten
usuarios
Promocionar el nuevo OPAC en diferentes medios de difusión
Cantidad de medios usados en la difusión / Cantidad de apariciones
Nº de reuniones realizadas/Listado de requerimientos
Nº de encuentas-entrevistas realizadas
Software adquirido
Nº de programadores contratados
Contratar programadores para la reestructuración del OPAC
Adquirir el software pertinente para la reestructuración del OPAC Realizar encuestas y entrevistas a los usuarios para determinar requerimientos del nuevo Reestructurar el OPAC de sistema la biblioteca de manera Realizar reuniones de coordinación entre que sea más amigable y programadores y bibliotecólogos atractiva para los
Manual de políticas de conservación terminado
Desarrollar un manual de conservación y restauración con la participación de expertos en la materia y la colaboración de los alumnos de la EAP de Bibliotecología
Cantidad de presupuesto asignado
humo x m2 / Nº de ventiladores x m2
Nº de deshumedecedores x m2 / Nº de extinguidores x m2/Nº de detectores de
Contratar personal especializado en materia Cantidad de personal contratado/Cantidad de conservación y restauración para llevar a de libros restaurados x mes cabo el proceso
Indicador
Líneas de acción
Elaborar políticas de Adquirir los equipos necesarios que permitan conservación y la modificación del ambiente a estándares restauración para adecuados para la conservación del material proteger la colección de bibliográfico la biblioteca Asignar una partida económica para la encuadernación y restauración del fondo bibliográfico
Descripción de la estrategia E-F
M-A
M-J
J-A
S-O
N-D
Respon.
Observ.
DO2
DO1
Estrat.
Indicador Espacio habilitado para el uso del OPAC (m2) / Nº de equipos en red para uso del OPAC / Mobiliario implementado Nº de capacitaciones realizadas / Nº de asistentes
Líneas de acción
Adecuar infraestructura para uso del nuevo OPAC
Capacitar al personal en técnicas bibliotecarias
Normalizar la gestión administrativa de la biblioteca, integrando a todo el personal en su desarrollo, con el apoyo de especialistas
Trabajadores y usuarios conocen la normativa de la biblioteca
Nº de reuniones x trimestre
Alumnos de Bibliotecología y CC.II. practican en la biblioteca
Involucrar al personal de la biblioteca en la toma de decisiones de carácter administrativo a través de reuniones periódicas
Hacer cumplir el MOF en lo referente a las prácticas de los alumnos de la EAP de Bibliotecología y CC.II.
Se cuenta con normativa sistematizada
Regularizar y sistematizar la normativa referente a la biblioteca
Difundir la normativa referida a la biblioteca entre los trabajores y los usuarios
Bibliotecólogo contratado
Contratar un bibliotecólogo con experiencia en administración y gestión de unidades de información
Realizar talleres de dinámicas de grupo que favorezcan la mejor comunicación y cohesión Nº de talleres realizados / Nº de asistentes entre el personal de la biblioteca
Contratar bibliotecólogos con experiencia en Cantidad de contratos/Años de experiencia administración y gestión de unidades de en gestión de bibliotecólogos Elevar la competitividad y información eficiencia del personal Elaborar directrices y reglamento del área de Reglamento elaborado, acorde con las mediante capacitaciones servicios normas de la Universidad periódicas y contratación Cantidad de sugerencias x mes/Sugerencias Implementar un buzón de sugerencias de personal profesional atendidas x mes
Descripción de la estrategia E-F
M-A
M-J
J-A
S-O
N-D
Respon.
Observ.
DA2
DA1
Estrat.
Indicador
Programa de formación de usuarios elaborado
Líneas de acción
Diseñar un programa de formación de usuarios
Protocolo elaborado
Realizar reuniones con representantes de las EAP para establecer un protocolo de necesidades
Se fortalece el sistema de información en aras La información sobre las adquisiciones de de la transparencia institucional en lo referido materail bibliográfico se encuentra a las adquisiciones de material bibliográfico accesible en el portal institucional
Normalizar las políticas de adquisición de la Difundir el reglamento de las políticas de biblioteca, impulsando adquisición de la biblioteca, en versión física o Los trabajadores de la biblioteca conocen el Reglamento y lo aplican eficientemente canales alternativos de electrónica, a sus integrantes adquisición de material bibliográfico Propiciar el canje de material bibliográfico a Nº de reuniones / Nº de comunicaciones través del fortalecimiento de los vínculos intercambiadas / Nº de convenios firmados interbibliotecarios
Elaborar el reglamento de la política de Se cuenta con el Reglamento de la política adquisición de la biblioteca que favorezca en de adquisiciones materia de desarrollo de colecciones
Actualizaciones y evaluaciones del programa x año
Actualización y evaluación permanente del programa
Designar y capacitar a las personas Nº de horas de capacitación/Cantidad de encargadas de ofrecer la formación de personal designado Desarrollar un programa usuarios de formación de usuarios Normar la asistencia obligatoria al programa R. D. normando la asistencia obligatoria al para el uso eficiente de la de formación de usuarios programa nueva OPAC Establecer cronograma de los talleres para Nº de talleres realizados / Nº de asistentes ingresantes de cada examen de admisión
Descripción de la estrategia E-F
M-A
M-J
J-A
S-O
N-D
Respon.
Observ.
BIBLIOGRAFÍA Tito Huamaní, Pedro (2003). Importancia del planeamiento estratégico para el desarrollo organizacional [en línea]. Gest.Terc. Milen. 2003, 5 (10): 105-110. Recuperado el 15 de noviembre de 2010 de http://sisbib.unmsm.edu.pe/ Bibvirtual/publicaciones/administracion/v05_n10/importancia.htm UNMSM-Facultad de Letras y Ciencias Humanas (2010, 24 de junio). Misión-Visión [en línea]. Recuperado el 12 de noviembre de 2010 de http://letras.unmsm.edu.pe/index.php?option=com_content&view=article&id=229 :mision-vision&catid=40:biblioteca&Itemid=192