An Instructional Module on the Basics of Accounting for Inmates of the New Bilibid Prison

1

KABANATA 1: Introduksyon sa Accounting

I.

Depinisyon Ayon sa American Institute of Certified Public Accountants [AICPA], "Ang accounting ay ang sining ng pagtatala, pag-uuri at pagbubuod sa isang makabuluhang paraan sa mga tuntunin ng pera, transaksyon at mga kaganapan na bahagi ng isang pinansiyal na katangian at pagbibigay-kahulugan sa resulta nito" Ayon naman sa American Accounting Association [AAA], “Ang accounting ay tumutukoy sa proseso ng pagtukoy, pagsukat at pakikipag-ugnayan

ng

impormasyong

pang-ekonomiya

upang

pahintulutan ang matalinong paghuhusga at desisyon ng mga gumagamit ng impormasyon.”

Ayon naman kina Weygandt, Kieso at Kimmel, “Ang accounting ay isang sistema ng impormasyon na nagtatala ng mga rekord at ipinapaalam ang mga kaganapan sa ekonomiya ng isang organisasyon” Sa madaling salita, mula sa pananaliksik nina Bigalantol et.al, (2016), ang Accounting ay tinukoy ng Investopedia bilang isang sistematiko at

2

komprehensibong pagtatala ng mga pinansyal na transaksyon na may kaugnayan sa larangan ng pagnenegosyo II.

Nature of Accounting ● Accounting is a service activity Ang accounting ay isang aktibidad ng serbisyo. Ang accounting ay nagbibigay ng tulong sa mga gumagawa ng desisyon sa pamamagitan ng pagbibigay sa kanila ng mga ulat pinansyal na gagabay sa kanila sa pagbuo ng mga tamang desisyon. ● Accounting is a process Ang accounting ay isang proseso: Ang proseso ay tumutukoy sa paraan ng pagsasagawa ng anumang partikular na trabaho ayon sa mga layunin o target. Ang accounting ay kinikilala bilang isang proseso, dahil ginagawa nito ang tiyak na gawain ng pagkolekta, pagproseso at pag-uulat ng impormasyon ukol sa pinansyal. Sa paggawa nito, sinusunod nito ang ilang tiyak na hakbang tulad ng pagkolekta, pagtatala, pag-uuri, pagbubuod, at pag-uulat ng pinansyal na data. ● Accounting is both an art and a discipline Ang accounting ay parehong sining at isang disiplina. Ang accounting ay ang sining ng pagtatala, pag-uuri, at pagbubuod pinansyal na data sa.

Ang salitang 'sining' ay tumutukoy sa kung paano ginagawa ang isang bagay. Ito ay kaalaman sa pag-uugali na kinabibilangan ng isang tiyak na pagkamalikhain at kasanayan upang matulungan tayong makamit ang

3

ilang partikular na layunin. Ang accounting ay isang sistematikong pamamaraan na binubuo ng mga tiyak na pamamaraan at ang wastong aplikasyon nito ay nangangailangan ng kasanayan at kadalubhasaan. Kaya sa likas na katangian, ang accounting ay isang sining ayt dahil ito ay sumusunod sa ilang mga pamantayan at propesyonal na etika, ito rin ay isang disiplina. ● Accounting deals with financial information and transactions Ang accounting ay may kinalaman sa pinansyal na impormasyon at mga transaksyon: Ang accounting ay nagtatala ng mga pinansyal na transaksyon at data, inuuri ang mga ito at tinatapos ang kanilang mga resulta na nakatakda sa partikular na panahon. ● Accounting is an information system Ang accounting ay isang sistema ng impormasyon: Ang accounting ay kinikilala at nailalarawan bilang isang kamalig ng impormasyon. Bilang isang function ng serbisyo, nangongolekta ito ng mga proseso at tinatalakay ito sa impormasyong pinansyal ng anumang entity. Ang disiplina ng kaalaman na ito ay nagdebelop upang matugunan ang pangangailangan

para

sa

pinansyal

pangangailangan ng mga nananaliksik.

III.

Functions of Accounting ● Record Keeping Function:

4

na

impormasyon

ayon

sa

Ang pangunahing tungkulin ng accounting ay nauugnay sa pagtatala, pag-uuri at buod ng mga pinansyal na transaksyon -

journalization,

pag-post, at paghahanda ng mga final statements. Pinapadali ng mga ito na malaman ang mga operating results at mga financial posistions. Ang layunin ng function na ito ay regular na mag-ulat sa mga interesadong mananaliksik sa pamamagitan ng mga financial statements. Kaya ang accounting ay gumaganap ng makasaysayang function i.e., pagbibigay atensyon sa past performance ng isang Negosyo at pag facilitate sa decision-making program ng mga future activities. ● Managerial Function: Lubos na nakakatulong ang accounting sa decision-making program. Ang managerial function at decision making ay maaaring makaranas ng pagkagulo kung walang accounting. Ang pang-araw-araw na operasyon ay inihahambing sa ilang pre-determined standard. Ang mga pagkakaiba-iba ng aktwal na mga operasyon sa pre-determined standards at ang kanilang pagsusuri ay posible lamang sa tulong ng accounting. ● Legal Requirement Function: Ang pag-audit ay compulsory at required sa mga rehistradong kumpanya.

Hindi posible ang pag-audit nang walang accounting. Kaya nagiging compulsory ang accounting dahil kailangan ito upang mag comply sa mga legal requirements. Naihahanda ang iba't ibang uri ng returns, documents, statements, atbp sa tulong ng accounting. ● Language of Business:

5

Ang accounting ay isang language of business. Ang iba't ibang mga transaksyon ay itinatalakay sa pamamagitan ng accounting. Maraming mga partido- owners, creditors, government employees atbp., na interesadong malaman ang mga resulta ng kompanya at ito ay natatalakay lamang sa pamamagitan ng accounting. Ipinapakita ng accounting ang real at true position ng isang kompanya o negosyo.

6

7

KABANATA 2: Branches of Accounting I.

Financial Accounting Ang Financial Accounting ay nagtatalakay sa recording, preparation at presentation ng mga business transactions sa anyo ng mga financial statement upang mabigyan ang mga business owners ng larawan ng mga resulta ng operasyon (kung nagkaroon ng profit o loss) at ang financial position (kung gaano kahusay ang performance ng isang negosyo) ng negosyo sa tinakdang partikular napanahon.

Ginagamit din ang mga financial statement para magbigay ng impormasyon para sa mga pangangailangan ng mga external na user. Ang mg external na user ay ang mga tao at partido sa labas ng organisasyon ng negosyo (halimbawa, mga nagpapautang, mga bangko, namumuhunan, mga awtoridad ng gobyerno).

Financial Accounting ay ang sistema ng accounting na may kinalaman lamang sa financial state of affairs at financial results of operations. Ito ang orihinal na anyo ng accounting. Itinatalakay nita ang paghahanda ng mga financial statements para sa paggamit ng mga outsiders tulad ng mga creditors, debenture holders, investors, at financial institutions. Ang financial statements tulad ng profit at loss account at balance sheet and nagpapakita ng paraan kung paano isinagawa ang mga operasyon ng negosyo sa tinukoy na panahon.

8

II.

Cost Accounting Ang cost accounting ay tumatalakay sa pagsukat at pagtatala ng lahat ng mga gastos (inproduction man o specific job order) na natamo sa isang negosyo upang matulungan ang management na kontrolin ang mga gastos ng organisasyon ng negosyo. Ang mga rekord na nakalap mula sa cost accounting ay maaaring gabayan ang mga tagapamahala sa pagtatakda ng mga presyo para sa kanilang mga produkto at serbisyo upang ang negosyo ay makamit ang mas malaking kita. Sa negosyong pagmamanupaktura, ang cost accounting ay lubhang kapaki-pakinabang dahil ang ganitong uri ng negosyo ay may pinakamasalimuot na proseso ng paggastos. Ang mga may-ari ay nagpapasya at pumili ng mga hinaharap na kurso ng mga aksyon tungkol sa mga operasyon at proseso ng kanilang kumpanya Dahil sa mga limitasyon ng financial accounting sa impormasyon na may kaugnayan sa cost of individual products, binuo ang cost accounting. Ito ang sangay ng accounting na may kinalaman sa akumulasyon at pagtatalaga ng mga historical costs sa units ng produkto at departamento, pangunahing para sa layunin ng pagtatasa ng stock at pagsukat ng mga kita. Ang cost accounting ay naglalayong tiyakin ang halaga ng unit na ginawa at ibinebenta o ang mga serbisyong ibinigay ng unit ng negosyo na may layuning gamitin ang kontrol sa mga gastos na ito upang masuri ang kakayahang kumita at kahusayan ng negosyo. Ito ay karaniwang nauugnay sa hinaharap at nagsasangkot ng pagtatantya ng mga gastos sa hinaharap na matatanggap. Ang proseso ng cost accounting batay sa data na ibinigay ng financial accounting.

9

III.

Management Accounting Ang objectivity ng management accounting ay ang magbigay ng mga ulat at impormasyon tungkol sa mga transaksyon sa negosyo sa mga internal na user. Ang internal users

ay ang mga tao sa loob ng

organisasyon ng negosyo na may kontrol sa sistema ng accounting (mga may-ari ng negosyo, tagapamahala, empleyado). Ang data ng accounting na nakalap mula sa financial at cost accounting ay ginagamit sa management accounting upang matulungan ang mga managers at/o mga may-ari na gumawa ng mga desisyon para sa pagpapabuti ng negosyo. Ang managerial accounting ay kinabibilangan ng cost analysis, financial analysis, ebalwasyon ng business decision budgeting at forecasting, at iba pang katulad na mga paksa.

Ito ay isang accounting para sa pamamahala i.e., accounting na nagbibigay ng kinakailangang impormasyon sa pamamahala para sa pagtupad sa mga tungkulin nito. Ayon sa Anglo-American Council on productivity, "Ang management accounting ay ang pagtatanghal ng impormasyon sa accounting sa paraang matulungan ang pamamahala sa paglikha ng patakaran at ang pang-araw-araw na operasyon ng isang gawain." Sinasaklaw nito ang lahat ng pagsasaayos at kumbinasyon o pagsasaayos ng orthodox na impormasyon para ibigay sa Chief Executive ang impormasyon kung saan makokontrol niya ang negosyo hal.

Impormasyon tungkol sa mga pondo, gastos, kita atbp. Ang management accounting ay hindi lamang nakakulong sa lugar ng cost accounting ngunit sumasaklaw din sa iba pang mga areas (tulad ng mga desisyon sa paggasta

10

ng kapital, mga desisyon sa istruktura ng kapital, at mga desisyon sa dibidendo).

IV.

Government Accounting Ang government accounting ay tumatalakay sa sistematikong pagkolekta, pagtatala, pagbubuod, pagsusuri, at pagbibigay-kahulugan ng mga transaksyon sa pananalapi na may kaugnayan sa mga paggasta at kita ng mga institusyon ng pamahalaan. Ang layunin ng larangang ito ng accounting ay ibunyag kung paano nabubuo at ginagastos ang mga pampublikong pondo para sa kapakanan ng pangkalahatang publiko.

V.

Auditing Ang auditing ay ang larangan ng accounting kung saan maraming CPA ang nag-aalok ng kanilang mga serbisyo. Sa pag-audit, ang mga rekord ng pananalapi ay maingat na sinusuri upang matukoy ang accuracy at fairness ng mga talaang ito. Ang mga gumagamit ng data na nakalap mula sa na-audit na mga financial statement ay tiniyak na ang impormasyong ginagamit nila ay lihis sa mga maling pahayag dahil sa pagkakamali o pandaraya

VI.

Tax Accounting Ang mga organisasyon ng negosyo at kumpanya ay nagbabayad din ng buwis. Ang tax accounting ay isang espesyal na uri ng accounting na

11

nakatuon sa mga buwis sa halip na sa mga financial statement. Mayroon itong dalawang layunin: upang matiyak na ang negosyo ay sumusunod sa mga batas sa buwis (na pinamamahalaan ng Bureau of Internal Revenue sa Pilipinas) at upang mabawasan ang mga tax liabilities ng negosyo sa pamamagitan ng mga legal na paraan. Ang accounting ng buwis sa isang negosyo o kumpanya ay pinaplano at inihahanda ng mga accountant nito.

Tinitiyak nila na sa paghahanda ng mga tax return, nasusunod ang mga partikular na patakaran at tuntunin na itinakda ng BIR para sa lahat ng nagbabayad ng buwis.

VII.

Accounting Education Ang accounting education ay kumukuha ng mga accountant bilang mga tagapagturo at mananaliksik. Ang mga accountant sa larangang ito ay nag iimprove at nagdedevelop ng kurikulum ng accounting para sa mga kolehiyo, unibersidad, at iba pang institusyong pang-edukasyon upang ihanda ang mga mag-aaral para sa kasalukuyan at hinaharap na mga hamon sa propesyon. Ang mga accountant sa larangan ng pananaliksik ay nagsasagawa rin ng mga pananaliksik na nakatuon sa pagtukoy at pagtugon sa mga hamon sa mga sistema ng edukasyon sa accounting, gayundin sa pagsusuri ng kahusayan at pagiging epektibo ng mga sistemang ito. Ang ilang mga accountant ay nagtatrabaho din bilang mga CPA board examination reviewers upang ihanda ang mga naghahangad na accountant para sa licensure examinations.

VIII.

Accounting Research

12

Ang

Accounting

Research

ay

isang

uri

ng

akademikong

pananaliksik na nakatuon sa pag-aaral ng mga epekto ng mga pang-ekonomiyang kaganapan sa mga proseso ng accounting at kung paano nakakaapekto ang impormasyong nakalap sa pananaliksik na ito s mga kaganapang pang-ekonomiya. Ang pananaliksik na ito ay isinasagawa ng mga propesyonal sa propesyon ng accounting, partikular, ang mga nagsasanay na mga accountant at mga mananaliksik sa akademya. Ang layunin nito ay suriin at tugunan ang mga posibleng isyu sa iba't ibang larangan ng accounting sa pamamaraang siyentipiko. Kasama sa pananaliksik sa accounting ang mga sumusunod na lugar ng pag-aaral: -

Paggawa ng desisyon sa pagpapatupad ng mga bagong pamantayan sa accounting o pag-audit.

-

Pagtatanghal ng mga hindi pangkaraniwang economic operations at transactions sa mga financial records

-

Pag-aaral kung paano makakaapekto ang mga bagong batas sa buwis sa mga gumagamit ng impormasyon tulad ng mga employer at kliyente

-

Pagpapasiya kung paano naaapektuhan ang capital market ng accounting profession

13

14

KABANATA 3:

Users of Accounting Information Ang accounting ay language of business, nagdudulot ito ng buhay sa mga walang buhay na aktibidad sa negosyo. Ito ay nagsisilbing tulay sa pagitan ng mga gumagamit ng impormasyon at sa pang-araw-araw na mga transaksyon na nangyayari sa loob ng isang negosyo. Ang mga gumagamit ng impormasyon sa accounting ay maaaring nasa loob o labas ng isang negosyo.

Mayroong dalawang pangunahing uri ng mga gumagamit ng impormasyon sa accounting: ● Internal users (primary users) – Kung ang isang gumagamit ng impormasyon ay bahagi ng negosyo mismo kung gayon siya ay itinuturing na isa sa mga internal (panloob) o pangunahing gumagamit ng impormasyon sa accounting.

Halimbawa, pamamahala, mga may-ari, empleyado, atbp. Ang sangay ng accounting na nakikitungo sa mga panloob na gumagamit ay tinatawag na management accounting. ● External users (secondary users) – Kung ang isang gumagamit ng impormasyon ay isang panlabas na partido at hindi nauugnay sa negosyo, siya ay itinuturing na isa sa mga external (panlabas) o secondary user ng impormasyon sa accounting.

15

Halimbawa, ang mga potensyal na mamumuhunan, nagpapahiram, vendor, customer, legal at awtoridad sa buwis, atbp.

I.

Internal Users of Accounting Information 1. Management - Kasama sa panloob na pamamahala ng organisasyon ang lahat ng junior at senior na manager ng negosyo.

Ginagamit nila ito para sa: ● Pagbabadyet, pagtataya, pagsusuri at pagkuha ng mahahalagang desisyon sa pananalapi. ● Mga desisyon sa pamumuhunan, pagkakakilanlan ng mga senyales ng babala at pagkakataon. ● Pagkuha ng kaalaman at nasuri na mga desisyon. ● Pagsunod sa lahat ng ayon sa batas, regulasyon, at anumang iba pang panlabas na katawan.

2. Owners/Partners - Ang owners ay ang mga legal na stakeholder ng negosyo at ang pinakamataas na awtoridad sa pagpirma.

Ginagamit nila ito para sa: ● Pag track sa kanilang pamumuhunan at pagsubaybay sa kanilang return on investment. ● Pag observe sa kanilang kapital na ipinuhunan at pagsusuri sa pataas o pababang paggalaw nito. ● Pagsubaybay sa pangkalahatang kapakanan ng negosyo.

3. Employees (Mga Empleyado) – Full-time at part-time na manggagawa.

Ang mga ito ay mahalagang nasa payroll ng kumpanya

16

Ginagamit nila ito para sa: ● Pagsusuri sa pangkalahatang financial health ng kumpanya dahil nakakaapekto ito sa kanilang suweldo at seguridad sa trabaho. ● Paggawa ng desisyon sa kaso ng pagbabayad batay sa pagbabahagi ● Pagsusuri kung ang employer ay nagdedeposito ng lahat ng kinakailangang pondo sa mga naaangkop na awtoridad tulad ng provident fund, atbp.

II.

External Users of Accounting Information 1. Investors (Mga Namumuhunan) – Maaaring sila ay kasalukuyang mga mamumuhunan, minority stakeholder, mga potensyal na mamumuhunan, atbp.

Ginagamit nila ito para sa: ● Sinusuri kung paano ginagamit ng namamahala ang equity na pinuhunan sa negosyo. ● Mga desisyon na may kaugnayan sa pagtaas ng pamumuhunan o pag-divest mula sa negosyo. ● Pagsusuri sa kanilang kasalukuyang pamumuhunan sa negosyo o sa pangkalahatang financial health sa kaso ng isang potensyal na mamumuhunan.

2. Lenders (Mga nagpapahiram) – Ang mga bangko at mga kumpanyang pinansyal na hindi nagbabangko na nagbibigay ng mga pautang sa anyo ng cash o kredito ay tinatawag na mga lenders.

17

Ginagamit nila ito para sa: ● Pagsusuri ng panandalian at pangmatagalang katatagan ng pananalapi ng isang negosyo. ● Isang insight sa liquidity, profitability, atbp. sa tulong ng ratio analysis ● Pag assess ng pagiging mapagkakatiwalaan sa kredito sa tulong ng mga ratios sa pananalapi at pagsusuri sa tatlong pangunahing mga pahayag sa pananalapi sa accounting.

3. Regulatory and Tax Authorities (Mga Awtoridad sa Regulatoryo at Buwis) – Ang mga regulatory bodies tulad ng stock exchange at mga awtoridad ay kinabibilangan ng gobyerno kasama ang iba't ibang mga kagawaran ng batas at buwis.

Ginagamit nila ito para sa: ● Upang panatilihin ang isang tseke at matiyak na ang kumpanya ay sumusunod sa lahat ng kinakailangang mga prinsipyo ng accounting, mga pamantayan, mga tuntunin at mga regulasyon. ● Ang pangunahing layunin ay protektahan ang integridad ng negosyo at pangalagaan ang mga namumuhunan. ● Ang departamento ng buwis bilang isa sa mga gumagamit ng impormasyon sa accounting ay nagsisiguro ng tumpak na pagkalkula ng buwis ng mga kumpanya.

18

4. Mga Customer – Ay mga mamimili ng mga produkto o serbisyo at maaaring umiral sa anumang yugto ng ikot ng negosyo. Maaaring sila ay mga producer, manufacturer, retailer, atbp.

Ginagamit nila ito para sa: ● Pagsusuri ng tuloy-tuloy na pagpasok ng stock at ang bilis ng kabuuang produksyon. ● Pagtatasa sa pinansiyal na posisyon ng mga supplier nito na mahalaga upang mapanatili ang isang matatag na mapagkukunan ng supply.

5. Mga Supplier – Ang mga nagbebenta ng mga goods at serbisyo.

Gingamit nila ito para sa: ● Pag-inspeksyon sa kredibilidad ng kanilang mga customer sa pamamagitan ng pagsusuri sa kanilang kakayahan sa pagbabayad. ● Pagse-set up ng credit limit at mga tuntunin sa pagbabayad sa kanilang mga customer.

6. Public (publiko) - Ang pangkalahatang publiko ay kabilang din sa mga gumagamit ng impormasyon sa accounting. Sila ay masigasig na malaman ang pinansiyal na kalusugan ng isang negosyo upang makakuha ng isang patas na ideya ng niche market ng kumpanya, kapaligiran ng negosyo, at pang-ekonomiyang kapaligiran ng bansa.

19

20

KABANATA 4:

Forms of Business Organizations Ang business organization ay ang pinakamahalagang desisyon na gagawin mo tungkol sa iyong kumpanya. Kung anong anyo ang pinagtibay ng iyong negosyo ay makakaapekto sa maraming salik at marami sa mga ito ang magpapasya sa hinaharap ng iyong kumpanya. Ang pag-align ng iyong mga layunin sa uri ng organisasyon ng iyong negosyo ay isang mahalagang hakbang, kaya ang pag-unawa sa mga kalamangan at kahinaan ng bawat uri ay napakahalaga.

Ang form ng iyong kumpanya ay makakaapekto sa: ● Paano ka binubuwisan ● Ang iyong legal na pananagutan ● Mga gastos sa pagbuo ● Mga gastos sa pagpapatakbo Ang 4 na Pangunahing Forms ng Business Organizations A. Sole Proprietorship Ang pinakasimple at pinakakaraniwang anyo ng pagmamay-ari ng Negosyo ay ang sole proprietorship. Ito ay isang negosyong pagmamay-ari at pinapatakbo ng isang tao para sa kanilang sariling pakinabang. Ang pagkakaroon ng negosyo ay ganap na nakadepende sa mga desisyon ng may-ari, kaya kapag namatay ang may-ari, ganoon din ang negosyo.

Mga advantages ng sole proprietorship:

21

● Ang lahat ng kita ay napapailalim sa may-ari ● Napakakaunting regulasyon para sa mga proprietorships ● Ang mga may-ari ay may kabuuang kakayahang umangkop sa pagpapatakbo ng Negosyo ● Napakakaunting mga kinakailangan para sa pagsisimula—kadalasan ay isang lisensya lamang sa negosyo Mga disadvantages: ● Ang may-ari ay 100% liable para sa mga utang sa Negosyo ● Ang equity ay limitado sa mga personal na resources ng may-ari ● Ang pagmamay-ari ng proprietorship ay mahirap itransfer ● Walang pagkakaiba sa pagitan ng kita ng personal at negosyo B. Partnership Mayroong dalawang uri ng partnership: pangkalahatan at limitado. Sa pangkalahatang mga pagsososyo, ang parehong may-ari ay namumuhunan ng kanilang pera, ari-arian, paggawa, atbp. sa negosyo at parehong 100% mananagot para sa mga utang sa negosyo. Sa madaling salita, kahit na mamuhunan ka ng kaunti sa isang pangkalahatang pakikipagsosyo, ikaw ay may potensyal na responsable para sa lahat ng utang nito. Ang mga pangkalahatang pakikipagsosyo ay

hindi

nangangailangan

ng isang pormal na kasunduan—ang mga

pakikipagsosyo ay maaaring pasalita o kahit na ipinahiwatig sa pagitan ng dalawang may-ari ng negosyo.

Ang mga limitadong pagsososyo ay nangangailangan ng isang pormal na kasunduan sa pagitan ng mga kasosyo. Dapat din silang maghain ng sertipiko ng

22

pakikipagsosyo sa estado. Ang limitadong pakikipagsosyo ay nagpapahintulot sa mga kasosyo na limitahan ang kanilang sariling pananagutan para sa mga utang sa negosyo ayon sa kanilang bahagi ng pagmamay-ari o pamumuhunan.

Mga advantages ng pakikipagsosyo: ● Ang shared resources ay nagbibigay ng mas maraming kapital para sa Negosyo ● Ang bawat kasosyo ay nagbabahagi ng kabuuang kita ng kumpanya ● Katulad na flexibility at simpleng disenyo ng proprietorship ● Murang magtatag ng pakikipagsosyo sa negosyo, pormal o impormal Mga disadvantages: ● Ang bawat kasosyo ay 100% na responsable para sa mga utang at pagkalugi ● Ang pagbebenta ng negosyo ay mahirap—nangangailangan ng paghahanap ng bagong kasosyo ● Magtatapos ang pakikipagsosyo kapag nagpasya ang sinumang kasosyo na wakasan ito C. Corporation Ang mga korporasyon ay kahiwalay na entidad at itinuturing na isang legal na tao para sa mga layunin ng buwis. Nangangahulugan ito, bukod sa iba pang mga bagay, na ang mga kita na nabuo ng isang korporasyon ay binubuwisan bilang "personal na kita" ng kumpanya. Pagkatapos, ang anumang kita na ibinahagi sa mga shareholder bilang mga dibidendo o kita ay binubuwisan muli bilang personal na kita ng mga may-ari.

23

Mga advantages ng korporasyon: ● Nililimitahan ang pananagutan ng may-ari sa mga utang o pagkalugi ● Ang mga kita at pagkalugi ay nabibilang sa korporasyon ● Maaaring ilipat sa mga bagong may-ari nang mas madali ● Ang mga personal na ari-arian ay hindi maaaring kunin upang bayaran ang mga utang sa negosyo Mga disadvantages: ● Ang mga operasyon ng korporasyon ay magastos ● Ang pagtatatag ng isang korporasyon ay magastos ● Ang

pagsisimula

ng

isang

negosyong

pangkorporasyon

ay

nangangailangan ng complex na mga papeles ● Sa ilang mga pagbubukod, ang kita ng korporasyon ay binubuwisan ng dalawang beses D. Limited Liability Company Katulad ng isang limitadong pagsososyo, ang isang LLC ay nagbibigay sa mga may-ari ng limitadong pananagutan habang nagbibigay ng ilan sa mga pakinabang ng kita ng isang pakikipagsosyo. Ang mga bentahe ng mga pakikipagsosyo at mga korporasyon ay pinagsama sa isang LLC, na nagpapagaan ng ilan sa mga disadvantages ng bawat isa.

Mga advantages ng LLC: ● Nililimitahan ang pananagutan sa mga may-ari ng kumpanya para sa mga utang o pagkalugi

24

● Ang mga kita ng LLC ay ibinabahagi ng mga may-ari nang walang double-taxation Mga disadvantages: ● Ang pagmamay-ari ay limitado ng ilang mga batas ng estado ● Ang mga kasunduan ay dapat na komprehensibo at kumplikado ● Ang pagsisimula ng isang LLC ay may mataas na gastos dahil sa mga bayad sa ligal at sa pag-file

25

26

KABANATA 5: Uri ng Negosyo Batay sa Aktibidad

Pangunahing Layunin: Ang layunin ng kabanatang ito ay tagumpay na mailahad, maipaliwanag, at maihambing ang pinagkaiba ng mga uri ng mga negosyo batay sa aktibidad na ginagampanan. Bukod dito, nais din ng kabanatang magbigay liwanag sa kalakasan at kahinaan ng mga uri ng aktibidad na ito.

Introduksyon: Ang business o negosyo ay isang organisasyong sumusunod sa isang sistemang naka-sentro sa inputs at outputs. Ang mga inputs ay ang tinatalang mga resources tulad ng mga materyales at ang paggawa, samantalang ang outputs naman ay ang mga produkto at serbisyong naibibigay. Sumasailalim ang mga negosyo sa isang prosesong ang layunin ay gawing outputs ang mga inputs.

Mula dito, masasabing mayroong tatlong pangunahing uri ng mga negosyo. Ito ay ang Service companies, Merchandising companies, at Manufacturing companies. Ang mga ito ay may saro-sariling paraan kung paano makakakalap ng income o kita, at kung paano ipinapadaloy ang kanilang sariling operating cycle.

Ang Operating Cycle (OC) ay tumutukoy sa oras na kinakailangan ng isang business o negosyo para magawa ang tatlong mahahalagang aktibidad–matanggap at maibenta ang imbentaryo, pati na rin ang pagkolekta ng kita mula sa mga naibentang

27

produkto mula sa imbentaryo. Malaki ang papel ng OC sa pagdetermina ng kalidad, pagkamabisa, at pagkahusay ng isang negosyo.

Tatlong Pangunahing Uri ng mga Negosyo (Types of Business According to Activities) I.

Service Companies Ang service companies ay isang uri ng kumpanya kung saan ang pangunahing puhunan ay ang kanilang mga trabahador at manggagawa, kasama na rito ang kanilang propersyonal na kasanayan, talento, and serbisyo, sapagkat ang primaryang produkto ng ganitong uri ng mga kumpanya ay serbisyo o maari ring mga “intangible products.” Ang prinsipal na pinagkukuhanan ng revenue o kita ng kumpanya ay nakabatay sa kalidad ng serbisyo, madalas na tinutukoy bilang “service revenues.”

Sa lente ng isang mamimili, ito ang mga uri ng negosyong binabyaran ng isang indibidwal para sa isang tiyak na serbisyong makukuha mula sa kanila. Dito, ipinapalagay na ang mga manggagawang nasa ilalim ng negosyong ito ay may kasanayan sa serbisyong kinakailangan ng isang indibidwal.

Halimbawa: Isa sa mga halimbawa ng isang Service Company ay ang mga Salon at Barber Shop. Ang serbisyong nagsisilbing produkto rito ay ang kasanayan ng mga empleyado sa pag-aayos at pasa-style ng buhok. Isa pang halimbawa ay ang mga ospital sapagkat nagbibigay sila ng healthcare services o mga serbisyong panggagamot na ginagampanan ng mga kilalang eksperto sa medisina. Ang

28

parehong negosyong ito ay nakakukuha ng kita o revenue mula sa mga indibidwal na nagbabayad para sa serbisyong kanilang ibinabahagi.

Operating Cycle:

Ang proseso ng operating cycle ay nabubuo ng apat na bahagi. Ang unang hakbang ay ang pagkakaroon ng cash on hand kung saan ginagamit upang bayaran ang mga empleyado at iba pang mga gastusin na kinakailangan sa isang negosyo. Ang mga empleyado ay may bitbit na responsibilidad na gampanan ang serbisyong inaasahan sa kanila ng mga mamimili at pagkatapos pa lamang ng katuparan ng serbisyo aasahang magbabayad ang mga mamimili.

Lakas at Kahinaan ng mga Service Companies

29

Ang hindi pagkakaroon ng imbentaryo at tangible goods, o materyal na mga produkto, ng mga negosyong ganito ang uri ay masasabing isang kalakasan sapagkat ang mga ito ay kinakailangan ng mahigpit na pamamahala at kontrol.

Ang karagdagang mga hakbang na ito ay magdudulot ng karagdagang gastos sa isang kumpanya.

Sa isang banda, isang kahinaan ng ganitong uri ng negosyo ay ang kawalan ng isang tiyak na pamantayan o standardized services para sa mga serbisyong binibigay sapagkat kahit eksperto ang nangangasiwa sa bawat negosyo ay iba iba pa rin ang kalidad at antas ng kasanayan ng bawat empleyado. Bukod pa dito, maaari ring magbago ang kalidad ng pagsasagawa serbisyo sa bawat customer o mamimili.

II.

Merchandising Companies Ang Merchandising Companies naman ay isang uri ng kumpanya na ang pangunahing puhunan ay ang materal na mga produkto o tangible products. Sa halip ng pagbibigay ng serbisyo, sila ay bumibili ng mga produkto (finished or almost finished goods) sa kanilang tagapagtustos (supplier) at ibebenta naman ito sa mga mamimili. Ang kanilang pagbili ay hindi lamang paisa-isa; sa halip ito ay karaniwang isang bulto dahil inilalagay ang mga ito sa imbentaryo. Ang Merchandising Companies ay kumikita sa pamamagitan ng kanilang pagbebenta ng mga produktong ito sa mga mamimili. Ang kita na ito ay matatawag na sales or revenue sales.

Sa lente ng isang mamimili, ang isang indibidwal ay nagbabayad upang makuha ang isang pisikal na produktong ibinebenta ng isang negosyo. Sa ganitong

30

proseso, ang mga negosyong ito ang nagiging tulay sa mga mamimili upang sila ay maka-bili ng tiyak na na mga produkto.

May dalawang uri ng Merchandising Companies, ang retailer at wholesaler.

Ang retailer ay ang mga negosyong direktang nagbebenta ng mga produkto sa kanilang mga mamimili. Sa kabilang dako, and wholesaler naman ay ang mga negosyong pinagbibilhan ng mga retailers–ibig sabihin, hindi ang mga mamimili ang direktang bumibili sa kanila, kundi ang mga negosyong may intensyong magbenta ng kanilang produkto.

Halimbawa: Iilan sa mga halimbawa ng retailer ay ang mga pinagbibilhan ng mga indibidwal sa pang araw-araw nila. Iisa na rito ay ang kilalang National Book Store na madalas pagbilhan ng mga mag-aaral ng kanilang kagamitan para sa eskwela.

Ang National Book Store ay isang retailer sapagkat bumibili sila ng bulto ng mga produkto sa kanilang mga wholesaler, inilalagay sa imbentaryo, at tsaka naman ito binebenta sa mga mag-aaral. Ang halimbawa naman ng wholesaler ay ang Pilot, sapagkat sila ang pinagbibilhan ng National Book Store ng isang uri ng panulat. Iilang halimbawa pa ng retailer ay ang Walter Mart and Puregold; ang Cattleya at Dove, ang iilang halimbawa naman ng wholesalers.

Operating Cycle:

31

Ang proseso ng operating cycle ng Merchandising Comapnies ay binubuo ng limang bahagi. Nagu-umpisa ito sa pagkakaroong ng cash-on hand ng negosyo, kung saan ginagamit pambili ng bulto ng mga produkto. Ang mga nabiling produkto ay inilalagay sa imbentaryo habang ang iilan ay ipinapakita sa mismong tindahan. Natatanggap ang bayad mula sa mga mamimili pagkatapos nilang bilhin ang produkto.

Lakas at Kahinaan ng mga Merchandising Companies Sa kadahilanan na ang produkto ng mga Merchandising Companies ay materyal at pisikal, nakikita’t nababalandra ang mga ito sa iba pang mga mamimili. Dahil dito, tumataas at lumalakas ang promosyon at kita ng ganitong uri ng mga kumpanya. Dagdag pa rito, ang ganitong uri ng kumpanya ay kumakailangan ng mas onting oras, pagsisikap, at gastos sapagkat dumadaloy ang kita sa

32

pamamagitan ng pagbebenta ng produkto at sa pangangasiwa ng imbentaryo ng mga produktong ito. Sa kabilang dako, isang kahinaan ng ganitong uri ng negosyo ay ang pangangailangan para sa mahigpit na pamamahala at kontrol sa imbentaryo. Ang karagdagang mga hakbang na ito ay magdudulot ng karagdagang gastos at serbisyo mula sa kumpanya.

III.

Manufacturing Companies Ang Manufacturing Companies, kinikilala rin bilang mga manufacturers, ay pinaka-kumplikadong uri ng negosyo kumpara sa service at merchandising companies. Isang kadahilanan bakit masasabing kumplikado ang uri ng negosyong ito ay dahil ang mga manufacturing companies ay responsable sa paggawa ng sarili nilang produkto. Sila ay gumagamit ng hilaw na materyales at ang mga ito ay dinadaan nila sa proseso gamit ng kanilang makinarya, kagamitan, at teknolohiya, upang sila ay makagawa ng finished goods.

Karaniwan sa mga manufacturing companies na sumailalim sa tinatawag na large-scale production, o paggawa ng mga malalaking bulto ng produkto.

Ginaganap ito sa tinatawag na manufacturing plants–ang lugar kung saan pinoproseso ang mga hilaw na materyales. Kagaya ng merchandising companies, nakakalap ang mga manufacturing companies ng kita mula sa pagbenta ng kanilang manufactured products.

Kaiba sa service and merchandising companies, ang manufacturing companies ay maaaring pagbilhan ng mga mamimili, retailers, o kapwa nila manufacturers.

33

Halimbawa: Ang industriya ng manufacturing ay masasabing malawak sapagkat sakop nito ang iba’t ibang larangan tulad ng electronics, pharmaceutical, fashion, at marami pang iba. Isang halimbawa rito ay ang kilalang San Miguel Corporation. Sila ay kilala bilang isa sa pinaka-malaking manufacturer ng produktong beer. Bukod dito, isa pang halimbawa ay ang Purefoods at Star sapagkat sila ay gumagawa ng mga prepared at packaged food tulad na lamang ng mga hotdog at nuggets.

Operating Cycle

Dahil sa pagiging kumplikado ng mga manufacturing companies, masasabing ang kanilang operating cycle ay mas maraming hakbangin na kailangan gawin. Para mabigyang ilustrasyon, ang mga manufacturing companies ay may mga pabrika kung saan pinoproseso ang mga hilaw na materyales. Kaya naman kinakailangan

34

muna ng mga kumpanyang itong bumili ng mga materyales bago nila ito gawing pisikal na produkto. Bahagi ng proseso ng paggawa ng pisikal na produkto ay ang libo-libong mga manggagawa at iilang mga makinarya. Pagkatapos mabuo ng mga produktong ito, sumasailalim ang mga produkto sa isang pagsusuri at inspeksyon para masigurong nakamit ng produkto ang kalidad na lagay. Ang mga produktong

nakapasa

sa

inspeksyon

ay

ilalagay

na

sa

imbentaryo–pinagkukuhanan ang imbentaryo ng mga produktong ipinadadala sa mga distributors at retailers, o kaya naman binebenta sa mga mamimili.

Pagnatanggap na ng mga distributors, retailers, at mga mamimili ang produkto dito pa lamang matatanggap ang kabayaran at kita.

Lakas at Kahinaan ng mga Manufacturing Companies Isa sa mga kalakasan ng Manufacturing Companies ay ang kasiguraduhan ang kanilang produkto ay nasa maganda kalidad dahil ang bawat produkto ay sumasailalim sa mahigpit na pagsusuri at inspeksyon. Kagaya rin ng merchandising companies, ang mga ganitong uri ng negosyo ay nakararanas ng promosyon at pagkilala sa kanilang mga produkto dahil sila mismo ang nagbebenta’t gumagawa. Ito ay labis na nakatutulong sa pagtaas ng kanilang kita.

Subalit, may kahinaan din ang mga manufacturing companies. Isa na rito ay ang pagkakaroon dapat ng malaking inisyal na kapital (initial capital) para mapatakbo ang operating cycle nito na nakasalalay sa kagamitan, makinarya, at hilaw na materyales. Dagdag gastos din ang pagkakaroon ng quality control procedures, isang sistemang isinasagawa upang masiguradong malinis at maayos ang paggawa sa bawat produkto. Huli, kagaya ng merchandising companies, kinakailangan din ng mahigpit na pamamahala at kontrol sa imbentaryo. Ang

35

karagdagang mga hakbang na ito ay magdudulot ng karagdagang gastos at serbisyo mula sa kumpanya.

36

37

KABANATA 6: Mga Konsepto at Prinsipyo sa Accounting Pangunahing Layunin: Ang layunin ng kabanatang ito ay malawak na maipahayag at maituro ang iilan sa mga konsepto at mga prinsipiyo sa larangan ng Accounting. Sa pagtalakay ng mga konsepto at prinsipyo na ito, inaasahang mabigyang gabay ang mga mambabasa sa mga susunod na kabanata ng module.

Introduksyon: Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) ay tumutukoy sa karaniwang hanay ng mga konsepto, prinsipiyo, pamantayan, at pamamaraang itinatag ng Financial Accounting Standards Board (FASB). Sa konteksto ng PIlipinas, ang sinasabing kapilas ng GAAP ay ang Philippine Financial Reporting Standards (PFRS) at Philippine Accounting Standards (PAS). Ang mga ito ay ang prinsipiyong pinagbabatayan para itala ang mga transaksyong nagaganap sa tamang paraan. Sa madaling salita, ang mga prinsipyong ito ay nagsisilbing gabay. Pareho itong umaangkop sa International Financial Reporting Standards (IFRS) at International Accounting Standards (IFS).

Accounting Concepts A. Transaction Ang mga aktibidad o kaganapang bahagi ang isang negosyo na ipinapahayag sa termino’t konsepto ng pananalapi.

B. Business Document

38

Ito ay isang uring ng dokumentong may layuning ilarawan ang klase ng transaksyong naganap sa pamamagitan ng salita at halaga

C. Records Ito ay ang mga papeles o kalap ng mga dokumento hawak ng mga accountant.

Ang mga datos mula sa pagtatala ng mga transaksyon ay kinakalap at tinatala sa tinatawag na “journal” D. Methods Ito ay tumutukoy sa mga pamamaraan ng pagpo-proseso ng mga datos mula sa dokumento. Ang mga impormasyon ay dumadaan sa isang makabuluhang proseso sa pamamagitan ng pamamahayag, pag-uuri, pagbibigay-kahulugan, pagbubuod, pag-uulat, at pagbibigay-kahulugan. Ang mga presosyong ito ay maaaring gawin ng isang indibidwal gamit ang sarili nilang lakas (manwal) o sa pamamagitan ng tulong mga teknolohiya.

E. Economic Entity or Accounting Entity Ang personal na transaksyong ginawa ng isang indibidwal ay hiwalay negosyong kanilang pagmamay-ari. Sa konseptong itong binibigyang liwanag na may hati pagitan sa transaksyong nagaganap sa loob ng negosyo at sa transaksyong ginagawa ng may mag-ari ng negosyo. Ibig sabihin din nito, hindi dapat isinasama ang personal na mga kaganapan na nangyayari sa may mag-ari sa kalagayan at proseso ng kanilang negosyo.

F. Accrual Basis of Accounting

39

Sa konseptong ito ay nakapokus sa pagtala ng kita at ng gastos. Ayon sa konseptong ito, ang kita ay dapat itinatala sa oras na ito ay kinita; ang gastos naman ay dapat itala sa oras na ito ay nangyayari na. Ang pagtatalo na ito ay hindi alintana sa kung kailangan natanggap ang pera o kailan nabayaran.

Halimbawa: Ikaw ay nagkaroon ng kita pagkatapos ka bayaran ng isang mamimili mo ng buwan ng Hunyo pero natanggap mo ang mismong pera ng Hulyo, ang kita na ito ay itatala mo sa ilalim ng buwan ng Hunyo at hindi ng Hulyo. Tandaan, itatalo mo ang kita sa kung kailan siya nangyari at hindi kung kailan mo natanggap ang pera. Kung ikaw naman ay may bayaran ng buwan ng Marso, ngunit nabayaran mo ito ng buwan ng Mayo, ang gastos na ito pa rin ay itatala sa ilalim ng buwan ng Marso.

G. Going Concern Ito ay isang pundamental na konsepto sa larangan ng accountancy sapagkat ipinapalagay nito na sa tiyak na panahon at lampas sa susunod na panahon ng pananalapi, tungkuli ng kumpanyang kumpletuhin kasalukuyang plano nito, gamitin ang mga kasalukuyang asset nito at tugunan ang mga obligasyong pinansyal nito. Sa madaling salita, ang negosyo ay magpapatuloy sa kanyang operasyon, kaya kinakailangan itala ang mga transaksyong papasukin nito.

H. Monetary Unity Ang mga transaksyong ay palaging ipinapahayag sa metriko ng pera o ang tinatawag na monetary unity of measure. Sa konteksto ng Pilipinas, ang mga transaksyon ay itatala sa Philippine Peso

40

I. Time Period Ang mga transaksyon ay tinatala sa ilalim ng regular na oras at mga pagitan. Taon-taon nagkakaroon ng ulat sa mga transakyong nagaganap sa loob ng isang taon, at ang pag-uulat na ito ay dapat may sinusunod na time frame. May dalawang uri ng pagitan ng oras–maaring Calendar Year o Fiscal Year. Ang calendar year ay mula Enero 1 at nagtatapos sa Disyembre 31, samantalang ang Fiscal Year ay nagsisimula kahit kailan tas ito ay dagdagan ng labindalawang (12) na buwan.

Accounting Principles A. Cost Principle Ang halagang itatala sa mga ulat pinansyal ay masasabi historical costs. Ibig sabihin nito, kung magkano yung perang ginastos ng isang indibidwal o kung ano yung halagang binayaran, ito ang itatala sa ulat pinansyal. Ang halagang ito ay hindi maapektuhan ng inflation o pagtaas.

Halimbawa: sa ulat pinansyal noong taong 2015, ang nakatalang halaga ng isang gastos ay Php 40, 000, ibig sabihin sa taong 2015 ang bagay na ito ay nasa halagang Php 40, 000.

B. Full Disclosure Principle Ang nagtatala ng mga transaksyon ay dapat maisigurong ang impormasyong nasa ulat ay kumpleto at buo. Ang kadahilanan sa likod nito ay, para tuwing may bumabasa ng ulat ng transaksyon ay sapat ang impormasyon para sila ay humantong sa tinatawag na informed judgements o matalinong mga desisyon.

41

C. Matching Principles Hindi nagtatapos sa pagtatala ang responsibilidad ng isang accountant. Tila may katotohanan na mahalagang maitala ang bawat kita at gastos na nagaganap sa transaksyong pinapasukan ng mga negosyo, ngunit hindi lamang hiwalay na pagtatala ang dapat maganap. Bukod dito, dapat tugma ang kita sa mga gastusin para malaman kung ano ang profit o tubo ng isang negosyo. Ang laki ng tubo ay malalaman sa kung ano ang relasyon ng kita at gastusin. Kung mas mataas ang kita sa gastusin, masasabing mataas ang tubo, ngunit kung mas malaki ang gastusin kaysa sa kinita ng negosyo, mapaghahantungan na maliit lang ang tinubo ng negosyo–dito masasabi na “nalugi” ang isang kumpanya.

D. Revenue Recognition Principle Isaalang-alang na ang kita sa oras na ang mga produkto ay naibenta na o ang serbisyo ay naibigay na, anuman ang disposisyon ng resibo ng pera. Ibig sabihin nito, itatala ang kita sa oras na ito ay nangyari na at hindi sa oras na natanggap ang pera mula sa mamimili.

E. Materiality Ang konsepto na ito ay tumutukoy sa impluwensiya at epekto ng pagkukulang o maling pagpapahayag sa pagtatala sa pinansyal na ulat sa isang kumpanya, sa indibidwal na bahagi ng mga transaksyon na iyon. Sa kaganapan na ang desisyon at aksyon ng inbidiwal ay nagbago dahil sa pagkukulang sa ulat ng pinansyal na transaksyon o kaya sa maling pagpapahayag, ang halagang ito ay masasabing materyal. Dapat bigyang linaw na walang batayan ng porsyento sa pagpapalagay kung ang isang halaga ay materyal o hindi, sapagkat naka-batay ito sa desisyong

42

ng nagtatala at sa halaga ng salapi ng isang negosyo. Madalas na ginagamit ang prinsipyong ito ng mga auditors.

Halimbawa: Habang nagbabasa ng pinansyal na pag-uulat may isang kumpanya na may cash o salapi na Php 500 million at ang halagang Php 1,000 ay sinasabing nawawala. Ang halagang ito ay masasabing hindi materyal sapagkat hindi naman ito ganon kalaki. Ngunit, kung mababasa sa pinansyal na ulat ng isang negosyong may salaping Php 5,000, ang halagang Php 1,000 na nawawala ay masasabing materyal sapagkat malaki ang epektong dala dala nang pagkawala nito.

F. Objectivity Ang pagtatala at pag-uulat ng mga pinansyal na transaksyon ay dapat malayo sa kahit anong bahid ng pagkiling at inklinasyon. Ibig sabihin nito, ang isang indibidwal ay dapat magtala at mag-ulat ng mga transaksyon ng walang kahit ano o sinong iniisip maliban sa buong detalye ng nangyaring transaksyon. Dapat maging totoo at tapat sa pagtatala at pag-uulat.

Mga Kwalitatibong Katangian ng Kapaki-pakinabang na Impormasyong Pinansyal (Qualitative Characteristics of Useful Financial Information)

43

I.

Fundamental Characteristics Ang mga kwalitatibong katangian na ito ay likas na sa isang negosyo. Ibig sabihin mayroon na ang mga negosyo ng mga katangiang ito.

A. Relevance Ang konseptong ito ay tumutukoy sa mga bagay na sinasabing “relevant” o may kaugnayan sa isang negosyo. Maituturing na relevant ang isang bagay kung may epekto ito sa negosyo at kung mayroon itong parehong Predictive Value at Confirmatory Value. Ibig sabihin dahil sa mga halagang ito maaaring matanaw ang mangyayari sa hinaharap o magbalik tanaw upang makumpirma ang mga kaganapan sa transaksyong tapos na. a. Predictive Value

44

Ito ay tumutukoy sa sa kung papaano ginagamit ang halaga ng isang bagay sa ulat pinansyal upang mahulaan o matansya ang maaring mangyari sa hinaharap. Halimbawa: Habang binabasa ang pinansyal report, nakikita na kada-taon nagkakaroon ng 5% na bawas sa sales o kita. Mula sa halagang ito, maaaring mahulaan na ika-lulugi ng kumpanya ang ganitong hindi kagandang kita. Dahil sa 5% na bawas sa kita, nagkakaroon ng pagtanaw sa kung ano ang maaaring mangyari sa kinabukasan. b. Confirmatory Value Ito ay tumutukoy sa kung papaano ginagamit ang halaga ng isang bagay upang mabigyang kumpirmasyon ang mga transaksyong nangyari na. Halimbawa: Noong panahong 2012, ay sa tingin ng may mag-ari ng negosyo ay nalugi sila dahil mataas ang inflation, maaaring tignan ang transaction noong 2012 para kumpirmahin ang lagay ng sales o kita noong taong 2012. Dito masasabi na nakukumpirma ang mga nangyayari sa negosyo base sa halaga ng kita.

B. Faithful Representation Ang mga ulat pinansyal at ang mga naitalang mga transaksyon ay dapat sumususnod sa tatlong pamantayan. Ito ay dapat kumpleto sa detalye at impormasyon. Ibig sabihin lahat ng transakyong ay naitakda at naitala ito ng full disclose o buong paglalarawan. Dapat din walang kinikilingan sapagkat tapat ang pagtatala, at malayo sa ano mang uri ng pagkakamali.

45

II.

Enhancing Characteristics Ito ang mga katangiang tumutulong sa pagpapa-unlad ng mga katangian ng impormasyong pinansyal A. Verifiability Ang mga ulat sa pinansyal ay dapat tama, totoo, at mapatutunayan kapag ito ay sinuri. Sa madaling salita, kapag ibang tao na ang nagcompute ng mga pahayag sa ulat, hindi dapat magbabago ang halaga at kalalabasan.

Dagdag pa rito, kung nagbabalak na patunayan ang mga pahayag sa ulat pinansyal, dapat may sapat na dokumento para sumuporta sa mga pahayag na nasa ulat pinansyal.

B. Comparability May dalawang uri ng comparability–intra at inter-comparability. Ang intra-comparability ay nagaganap tuwing ang pagkukumpara ng ulat pinansyal ay nangyayari sa loob ng kumpanya. Maaaring pinagkukumpara ang katayuan ng ulat pinansyal ng isang kumpanya sa paglipas ng mga taon (Halimbawa: 2015 Financial Transactions vs 2016 Financial transactions). Ang inter-comparability naman ay nagaganap kung ang pagkukumpara ay sa pagitan ng dalawang magkaibang kumpanya.

Maaaring ang ulat pinansyal ng isang kumpanya ay ikukumpara sa isang kumpanyang masasabing ka-komptetensya ng nataguriang kumpanya.

Ang pagkukumpara ay dapat nasa parehong laranagan (Halimbawa: Philippine Airlines 2016 Financial Transaction vs Cebu Pacific Airlines 2016 Financial Transaction).

46

C. Understandability Dapat ang mga pahayag sa ulat pinansyal ay madaling maintindihan ng babasa nito. Ibig sabihin dapat ito ay organisado at maayos upang madaling maintindihan. Ngunit, sa parte ng mambabasa–dapat ang taong babasa ng mga pahayag sa ulat pinansyal ay may kaalaman sa accounting D. Timeliness Ang mga ulat ay dapat napapanahon, kaya dapat naitatala kaagad ang mga transaksyong nagaganap sa negosyo. Kung hindi naging matagumpay ang accountant sa pagtatala ng mga transaksyon, sa oras na naitala na ang mga ito hindi na siya masasabing relevant o may kaugnayan sa negosyo.

47

48

KABANATA 7: Ang Basic Accounting Equation Pangunahing Layunin: Ang kabanatang ito ay may layuning talakayin at ilarawan ang Accounting Equation at mga bahagi nito. Bukod dito, layunin din ng kabanatang talakayan kung papaano isasagawa ang Accounting Equation sa ilalim ng iba’t ibang mathematical operation.

The Three Elements of the Accounting Equation 1. Assets (A) - Ito ay tumutukoy sa anumang bagay na pag-aari ng isang negosyo na may dala-dalang halaga sa ekonomiya o economic value. Ang assets ay maaring long term (pangmatagalan) o short term (panandalian) Makatutulong din ang mga bagay na ito para ang isang negosyo ay kumita. Ang assets ay maaaring hatiin sa dalawa–ang Non-Current at Current Assets.

Non-Current Assets - Ang isang uri ng assets kung saan ang bisa ay lumalampas ng isang taon. Maaaring tangible (mahahawakan) na mga bagay ito, maaari rin maging intangible (hindi mahahawakan). Ilan sa halimbawa nito ay ang lupa, imprastraktura, makinarya, copyrights, o brandname Current Assets - Ito ang uri ng assets na panandalian lang. Karamihan sa mga ito ay maaring gawing salapi o pera. Iilan sa halimbawa nito ay ang mga accounts receivables.

49

2. Liabilities (L) - Tumututukoy sa halaga ng utang o dating mga obligasyon ng isang kumpanya sa ibang partido dahil sa dating mga transaksyon. May dalawang uri rin ng liabilities, ang current at non-current liabilities.

Non-current Liabilities - Ito ay ginagamit upang tustusan ang mga non-current assets. Ilan sa halimbawa nito ay ang long-term debt, mortgage, at iba pa.

Current Liabilities - Ang current liabilities are panandalian lang, at ginagamit ito para tustusan ang mga short-term assets. Iilang halimbawa ng current liabilities ay ang panandaliang pangungutang, overdrafts, accounts payable ay iba.

3. Owner’s Equity (E) - Ito ay tumutukoy sa halaga ng puhunan ng may mag-ari ng kumpanya pati na rin ang net profit na nanatili sa kumpanya. Ang net profit ay tumutukoy sa halaga ng perang natira pagkatapos kaltasin ang mga gastusin, tulad na lamang ng operating interest at tax expenses. Sa madaling salita ito ang kabuoang pagmamay-ari sa lahat ng mga assets.

The Basic Accounting Equation Dahil ang mga assets ay maaaring maangkin ng mga creditors (mga nagpapautang) na binibigyang representasyon ng mga liabilities, at ng mga investors o owners na binibigyang representasyong ng equity, masasabing ang relasyong ito ay dapat itinatatag sa isang relasyong balanse.

50

Matagumpay na masasagot ang equation kung masisigurong alinman sa dalawang elemento ay maibibigay. Gamit ang halaga ng dalawang elemento ay makukuha na ang pangatlong elemento. Tandaan na ang equation ay dapat panatilihing balanse. Ibig sabihin kung may pagbabagong magaganap sa isang elemento ng equation ay dapat gawin ito sa kahit isang elemento rin.

Halimbawa: Ang assets ng isang kumpanya ay may halagang Php 60,000 malang ang Liabilities ay nasa Php 25,000. Ang hinahanap ay ang halagang ng Equity Gamit ang accounting equation, ating ilalagay ang mga nabanggit na halaga ng dalawang elemento: A = Php 60,000 L = Php 25,000 A=L+E Php 60,000 = Php 25,0000 + E

51

Tandaan na dapat balanse ang equation. Kaya naman magbabawas tayo ng Php 25,000 sa parehong bahagi ng equation para ito ay maging balanse A-L=L-L+E Php 60,000 - Php 25,000 = Php 25,000 - Php 25,000 + E A-L=E Php 35,000 = E Mula dito mapapagtanto na: Assets

=

Php 60, 000 =

Liabilities

+

Php 25, 000 +

Owner’s Equity Php 35,000

Bilang gabay, maaring tandaan ang mga paraan na ito sa kung papaano mapananatili ang pagka-balanse ng equation: Assets

=

Liabilities

+

Equity

Equity

=

Assets

-

Liabilities

Assets

=

Equity

+

Liabilities

52

53

KABANATA 8: Mga Uri ng Major Accounts Pangunahing Layunin: Ang layunin ng kabanatang ito ay matagumpay na talakayin ang limang uri ng major accounts. Sa pagtatalakay dapat makapagbibigay ng mga halimbawa sa bawat uri ng account upang makatulong sa paglalarawan ng pinagkaiba ng mga ito.

Introduksyon: Labis na may katotohanang ang mga negosyo ay maraming mga accounts sa kanilang mga pinansyal na ulat, ngunit ang bawat account na ito ay sumasailalim sa isa sa mga limang kategorya. Tila ang major accounts ay nabubuo ng limang kategorya–ang assets, liabilities, equity, revenue, at expenses. Ang kanilang papel ay tukuyin kung papaano ginagamit, ginagastos, at natatanggap ng kumpanya ang mga pera. Ang limang kategorya na ito ay mayroon pang kategoryang sarili. Dapat ding tandaan na ang limang major accounts ay may kaugnayan sa bawat isa. Ibig sabihin kapag ang isang account ay nagbago, magbabago rin ang natitirang mga account.

5 Uri ng Major Accounts A. Assets Account Itong uri ng account na tumutukoy sa lahat ng pagmamay-ari ng isang kumpanya. Ang assets ay may dalawang uri–ang tangible at intangible. Ang tangible ay ang mga pagmamay-ari na pisikal at nahahawakan. Iilang halimbawa rito ay ang makinarya at teknolohiyang pagmamay-ari ng isang kumpanya. Ang

54

intangible naman ay ang ari-arian na hindi nahahawakan, tulad na lamang ng logo, copyrights, patent, at iba pa.

B. Expenses Account Ito ay tumutukoy sa mga produkto o serbisyo na binili’t pinaggagastusan ng isang negosyo upang magkaroon ng kita o kaya naman makabuo o gawa ng produkto.

Iilan sa pinaggagastusan ng mga negosyo ay ang pambili ng hilaw na materyales, bayad sa kuryente’t upa, pampa-sweldo sa mga empleyado, insurance at iba pa.

Dapat tandaan na ang sakop ng mga gastusing ito ay para lamang sa negosyo.

Ang personal na gastusin ng may mag-ari ng kumpanya ay hindi kabilang.

C. Revenue o Income Ang kita ay isa sa mga primaryang uri ng account sa accounting. Tinutukoy nito ang perang kinikita ng negosyo mula sa pagbebenta ng produkto o ng serbisyo.

Bukod pa rito, tinutukoy rin nito ang mga dibidendo, o ang distribusyon ng kita sa mga shareholders ng kumpanya,

at interes na nagreresulta mula sa

marketable securities, o ang mga ari-arian na maaaring ma-liquidate nang mabilis. Iilang halimbawa nito ay ang product sales, miscellaneous income, at earned interest.

D. Liabilities Account Tumutukoy ito sa mga utang at obligasyon na kinakailangang bayaran sa mga creditors o nagpapautang. Kasama rin dito ang mga ibang partidong nagpautang sa kumpaya. Sa madaling salita, ang account na ito ay para sa mga utang at mga

55

kailangan bayaran ng isang negosyo. Ilang halimbawa nito ay ang mga hindi pa bayad na utility bills, mga overdraft sa bangko, car loans, at mortgages.

E. Equity Account Ang account na ito ay tumutukoy sa kung magkano kasalukuyang halaga ng negosyo. Ito rin ay ang pagkakaiba sa pagitan ng iyong mga asset at liabilities.

Ibig sabihin makukuha ang equity kung ibabawas ang asset mula sa liabilities.

Iilang halimbawa nito ay ang common stock, natitirang mga kita o retained earnings.

Ginagamit ang mga accounts na ito upang mas malinaw ang pagtatala ng mga transaksyong pinapasukan at nagaganap sa isang negosyo o kumpanya. Ang accountant ngayong ay nagdadala ng responsibilidad na gumawa ng balance sheet. Ang balance sheet ay isang pinansyal na ulat o financial statement na nagpapabatid ng tinatawag na "book value" ng isang negosyo, na kinakalkula sa pamamagitan ng pagbabawas ng lahat ng mga liabilities ng kumpanya mula sa kabuuang mga asset nito. Labis itong makatutulong sa paglalarawan ng pinansyal na posisyon ng isang kumpanya at mahahalagang implikasyon na kinakailangan isa-alangalang sa mga susunod ng hakbangin at desisyong gagawin ng isang kumpanya.

56

57

KABANATA 9: Accounting para sa mga Negosyong Pang-serbisyo Introduksyon Sa nakaraang kabanata, tinalakay natin ang iba’t ibang mga transaksyong nagaganap sa mga negosyong pang serbisyo (Service Businesses) gayundin ang mga mahahalagang dokumentong pang negosyo. Sa kabanatang nito, ipagpapatuloy natin ang diskusyon hinggil sa pagtutuos ng mga transaksyong isinasagawa sa mga negosyong pang serbisyo. Ang kabanatang ito ay naglalayong talakayin ang mga sumusunod: 1. Alamin ang kalikasan ng iba’t ibang mga transaksyong nagaganap sa mga negosyong pang serbisyo; 2. Itala ang mga nabanggit na transaksyon sa general journal; 3. I-post ang mga transaksyong ito sa ledger; 4. Maghanda ng trial balance; 5. Maghanda ng adjusting entries; at 6. Kumpletuhin ang accounting cycle.

I.

Pag-aanalisa ng mga Transaksyon gamit ang Double-Entry System at Accounting Equation Sentral sa pagkaunawa ng proseso ng pagtatala ang pagkaunawa natin sa

konsepto ng double-entry system. Sinasabi ng prinsipyong ito na sa bawat isang transaksyong pang negosyo, may dalawa o higit pang mga account ang

58

naaapektuhan. Naipapaliwanag ang naturang relasyon ng mga account sa pamamagitan ng accounting equation.

Ipinapakita sa accounting equation ang epekto ng bawat transaksyon sa tatlong mahahalagang elemento: Assets = Liabilities + Owner’s equity Ari-arian = Utang + Bahagi ng May-ari Ipinapaliwanag ng accounting equation na ang mga asset ng isang negosyo ay maaaring magmula sa may-ari o mula sa pangungutang. Ang kaliwang bahagi ng equation at sumasagot sa tanong na, “Anu-ano ang mga ari-ariang nasa ilalim ng kontrol ng negosyo?” Samantala, ang kaliwang bahagi naman ay sumasagot sa tanong na “Sino ang nagmamay-ari ng mga assets ng negosyo?”

Ang accounting equation ay makabuluhan lamang kung ito ay palaging balanse.

Ang kawalan ng balanse ay maaaring magpahiwatig ng potensyal na pagkakamali sa pagtatala.

Ang debit ay tumutukoy sa kaliwang bahagi ng equation, samantalang ang credit naman ang nasa kanang bahagi. Malimit na gamitin ang Dr. bilang pagpapaikli sa salitang debit, habang Cr. naman ang ginagamit para sa credit.

Ang bawat elemento ay may normal balance. Ito ay tumutukoy sa debit (kaliwang bahagi) o credit (kanang bahagi) na bahagi ng equation kung saan ang naturang account ay inaasahang matagpuan. Halimbawa, ang mga asset ay matatagpuan sa kaliwang bahagi ng equation. Kung gayon, ang normal balance ng lahat

59

ng mga asset ay sa debit side (kaliwang bahagi). Sa kabilang banda, ang mga Liability at Owners’ Equity ay matatagpuan naman sa kanang bahagi ng equation, kaya’t ang kanilang normal balance ay nasa credit side. Ang kasunod na talaan ay pag bubuod sa mga relasyon ng mga account sa equation.

Elemento

Bahagi sa Accounting

Normal Balance

Equation Assets

Kaliwa

Debit

Liabilities

Kanan

Credit

Owner’s Equity

Kanan

Credit

Table 1 Ang normal balance ng mga kontribusyon at pag-wiwithdraw ng mga may-ari, mga kita at mga gastos ng negosyo ay natutukoy ayon sa relasyon nito sa Owner’s Equity. Maaalalang ang Owner’s equity ay tumutukoy sa kabuuang interes o bahagi ng may-ari sa negosyo. Kung gayon, kung ang may-ari ay magpapasok ng pera o anumang asset sa negosyo, tataas ang kaniyang bahagi sa negosyo, at tataas rin ang Owner’s Equity. Sa kabilang banda, kung siya ay mag-wiwithdraw ng bahagi ng kaniyang pagmamay-ari, bababa naman ang kaniyang bahagi sa negosyo kaya’t bababa rin ang Owner’s Equity.

Matapos maisagawa ang mga operasyon ng negosyo sa pamamagitan ng pag-aalok ng serbisyo, magbubunga ito sa pagkakamit ng kita at gayundi’y mga gastos sa pagsasakatuparan ng mga aktibidad ng negosyo. Kung ang negosyo ay kumikita, tumataas rin ang interes o bahagi ng may-ari sa kabuuan ng negosyo, kaya’t tumataas

60

rin ang Owner’s Equity. Sa kabilang banda, ang mga gastos sa operasyon ay nagpapababa sa interes ng may-ari kaya’t bumababa rin ang Owner’s Equity. Bilang pangkalahatang tuntunin sa lahat ng mga naturang komponent ng Owner’s Equity, kung ang transaksyon ay nagpapataas ng Owner’s Equity, ang normal balance nito ay Credit, tulad rin ng sa Owner’s Equity. Kung ito naman ay nakapagpapababa, ang normal balance nito ay debit, ang kabaliktaran ng sa Owner’s Equity. Ang sumusunod na talahayanan ay magbubuod sa talakayang ito.

Komponent

Epekto sa Owner’s

Normal Balance

Equity Kontribusyon

(+)

Credit

Pagwiwithdraw

(-)

Debit

Kita (Revenue)

(+)

Credit

Gastos (Expense)

(-)

Debit

Table 2 Ang normal balance na panig ay ginagamit sa pagpapataas ng isang elemento.

Ang kabilang panig naman ay ginagamit sa pagpapababa ng elemento. Bilang halimbawa, upang itala ang pagtaas ng asset ng isang negosyo, kinakailangan itong itala sa panig ng normal balance na natutunan nating nasa kaliwang panig o sa debit side sapagkat ito ay nasa kaliwang panig ng accounting equation. Maaaring gamitin ang kasunod na talahanayan bilang gabay at buod.

61

Elemento

Normal Balance

Pagpapataas (+)

Pagpapababa (-)

Assets

Debit

Debit

Credit

Liabilities

Credit

Credit

Debit

Owner’s Equity

Credit

Credit

Debit

Kontribusyon

Credit

Credit

Debit

Pagwiwithdraw

Debit

Debit

Credit

Kita (Revenue)

Credit

Credit

Debit

Gastos (Expense)

Debit

Debit

Credit

Table 3 Ilustrasyon ng Accounting Equation at Double-Entry System Upang lalong lumalim ang ating pagkaunawa sa aralin, gamitin nating halimbawa ang kaso ng Abaniko Law Office (ALO). Noong Disyembre 1, 2022, si Ginoong Juan Abaniko ay nagbukas ng kaniyang sariling Law Office. Tayo ay inupahang magsilbing bookkeeper ng nasabing negosyo. Narito ang mga transaksyong naganap sa buwan ng Disyembre:

62

Petsa 12/01

Transaksyon Binuksan ni G. Abaniko ang Law Office.

Si G. Abaniko ay nagpasok ng ₱1,000,000 bilang paunang investment sa negosyo.

Ang Abaniko Law Office (ALO) ay nagbayad ng ₱20,000 na cash para sa mga permit at license sa pagsasalegal ng negosyo.

Nagbayad ang ALO ng ₱350,000 na cash para sa taunang upa sa kanilang opisina. Ang kontrata ay matatapos sa Disyembre 1, 2023 at maaaring i-renew taun-taon.

12/02

Ang ALO ay nangutang ng ₱200,000 mula sa Dee Bank. Ang kontrata sa utang ay nagtatakda ng 5% na interes kada taon, simula Disyembre 1, 2023. Ang prinsipal ng utang ay babayaran sa susunod na taon.

Siningil ng ALO si G. Paypay sa halagang ₱85,000 para sa mga ligal na abisong ibinigay ni G. Abaniko.

Ang ALO ay nagbayad ng ₱75,000 na cash para sa pagbili ng mga supplies ng opisina.

12/07

Bumili ang ALO ng laptop na nagkakahalagang ₱51,000. Ang laptop na ito ay inaasahang magagamit sa loob ng 3 taon, at sa dulo ng buhay nito’y mawawalan na ito ng gamit.

63

12/12

Nakatanggap ang ALO ng ₱42,500 mula kay G. Paypay bilang paunang bayad sa kaniyang utang.

12/13

Nakapagbigay ng ligal na serbisyo ang ALO kay G. Quentin, at siya’y siningil sa halagang ₱35,000 na kanya namang agad binayaran ng cash.

12/15

Binayaran ni G. Paypay ang kaniyang natitira pang balanse sa ALO.

12/18

Si G. Abaniko ay nag-withdraw ng ₱50,000 para sa kaniyang personal na gamit.

12/21

Ang ALO ay nakatanggap ng ₱90,000 bilang paunang bayad ni G. Wen sa mga serbisyong kaniyang hinihiling na maisasakatuparan sa susunod na taon.

12/23

Ang ALO ay nakatanggap ng bill mula sa AAA Catering na naniningil ng halagang ₱20,000 para sa kanilang mga serbisyo sa Christmas party ng mga empleyado ng ALO.

12/31

Ang ALO ay nagbayad ng ₱30,000 para sa sweldo ng mga empleyado. ₱12,000 naman ang ibinayad para sa kuryente at tubig ng opisina para sa buwan. ₱2,000 halaga ng supplies ang naggamit na para sa buwan.

Solusyon Sa pagsisiyasat ng mga transaksyon, mainam na mailapat natin ang aplikasyon ng accounting equation.

64

Petsa

Transaksyon

12/01

Si G. Abaniko ay nagpasok ng ₱1,000,000 bilang paunang investment sa negosyo.

Sa pagpasok ng paunang pera ni G. Abaniko, tumaas ang asset ng negosyo sa

halagang ₱1,000,000 at tumaas din naman ang bahagi niya sa negosyo (Owner’s Equity) sa halagang ₱1,000,000.

Assets Cash

=

Liabilities

+

Abaniko,

₱1,000,00 0

Petsa 12/01

Owner’s Equity

Capital

₱1,000,00 0

Transaksyon Ang Abaniko Law Office (ALO) ay nagbayad ng ₱20,000 na cash para sa mga permit at license sa pagsasalegal ng negosyo.

Sapagkat nagbayad ang ALO ng cash para sa mga permit at lisensya, bumaba ang lebel ng cash kaya’t bumaba rin ang asset ng negosyo sa halagang ₱20,000.

Gayundinaman, ang paggastos ng kompanya para sa pagpapanatili ng operasyon ng negosyo ay maituturing na expense na entry, isa sa mga komponent ng Owner’s Equity na nakapagpapababa dito. Kung gayon, gagamitin nating ang Permits and License Expense bilang pangalan ng ating account. (Maaari ring gumamit ng ibng termino ayon sa kung ano ang nakaugalian ng negosyo, tulad ng Legal Expense)

65

Assets Cash

=

Liabilities

+

- ₱20,000

Owner’s Equity Permits and

- ₱20,000

License Expense

Petsa 12/01

Transaksyon Nagbayad ang ALO ng ₱350,000 na cash para sa taunang upa sa kanilang opisina. Ang kontrata ay matatapos sa Disyembre 1, 2023 at maaaring i-renew taun-taon.

Bagamat kamukha ng nakaraang halimbawa ang transaksyong ito, ang nakaraang halimbawa ay para sa pagbabayad ng expense o gastos na wala nang maidudulot na economic benefit sa negosyo sa hinaharap, samantalang ang transaksyong ito ay mayroon. Ang economic benefit ay tumutukoy sa mga benepisyong maaaring mabilang o maipahayag sa pamamagitan ng mga numero at makapagdudulot ng revenue/kita o di naman kaya’y mas mababang gastos sa hinaharap. Mula sa depinisyong ito, mahihinuha nating ang pagbabayad para sa pagkamit ng lisensya at permit ay kinakailangan upang isalegal ang negosyo at walang kontribusyon sa kita o sa pagpapababa ng gastos sa hinaharap. Samantala, ang pagbabayad naman ng renta ng mas maaga ay makapagdudulot ng mas mababang gastos sa hinaharap kaya’t imblis na ituring itong expense, ito ay papasok sa ilalim ng asset. Ang asset na ito ay tinatawag na Prepaid rent. Sa kabilang banda, sapagkat ang negosyo ay naglabas din ng cash upang ipambayad sa asset na ito, bababang muli ang asset sa kaparehong halaga.

66

Assets Prepaid

=

Liabilities

+

Owner’s Equity

₱350,000

Rent Cash

₱350,000

Petsa 12/02

Transaksyon Ang ALO ay nangutang ng ₱200,000 mula sa Dee Bank. Ang kontrata sa utang ay nagtatakda ng 5% na interes kada taon, simula Disyembre 1, 2023. Ang prinsipal ng utang ay babayaran sa susunod na taon.

Sapagkat ang ALO ay nangutang sa banko, ang negosyo ay nakatanggap ng ₱200,000 na cash, kaya’t ang kabuuang asset ng negosyo ay tataas rin. Sa kabilang banda, ang pangungutang naman sa banko ay makapagpapataas sa kabuuang utang o Liabilities ng negosyo. Ang account ay tatawagin nating Bank Loan Payable.

Assets Cash

₱200,000

=

Liabilities Bank Loan ₱200,00 Payable

0

67

+

Owner’s Equity

Petsa 12/02

Transaksyon Siningil ng ALO si G. Paypay sa halagang ₱85,000 para sa mga ligal na abisong ibinigay ni G. Abaniko.

Sapagkat ang ALO ay nagbigay ng serbisyo kay G. Paypay sa pamamagitan ng ligal na abiso, kumita ang negosyo ng halagang ₱85,000. Matatandaang ang kita o revenue ay isa sa mga komponent ng Owner’s Equity na nagpapataas dito. Sa kabilang banda, hindi nabanggit sa problema na si G. Paypay ay nagbayad na para sa serbisyo ng ALO. Sa ganitong mga pagkakataon, ang pangunahing pagpapalagay ay hindi pa nababayaran ang utang. Kung gayon, hindi pa tataas ang cash, subalit mayroon tayong matatanggap na pera sa hinaharap. Sapagkat may monetaryong bagay na matatanggap, maaari tayong magrekord ng asset. Ang asset na ito ay tatawagin nating Accounts Receivable, na magsasama-sama sa lahat ng account na matatanggap ng negosyo mula sa mga kostumer na may utang dulot ng pagbibigay ng serbisyo.

Assets Accounts

=

Liabilities

+

₱ 85,000

Owner’s Equity Revenues

₱85,000

Receivabl e

Petsa 12/02

Transaksyon Ang ALO ay nagbayad ng ₱75,000 na cash para sa pagbili ng mga

68

supplies ng opisina.

Sa pagbili ng mga supplies para sa opisina, ang negosyo ay nagkamit ng mga tangible na kagamitang pagmamay-ari nila, kaya’t mapapataas nito ang kabuuang asset ng kompanya. Ang account na gagamitin ay tatawaging Office Supplies. Samantala, sapagkat ang kompanya ay gumamit ng pera upang bilhin ang mga naturang kagamitan, bababa rin naman ang asset sa parehong halaga.

Assets Office

=

Liabilities

+

Owner’s Equity

₱ 75,000

Supplies Cash

- ₱ 75,000

Petsa 12/07

Transaksyon Bumili ang ALO ng laptop na nagkakahalagang ₱51,000. Ang laptop na ito ay inaasahang magagamit sa loob ng 3 taon, at sa dulo ng buhay nito’y mawawalan na ito ng gamit.

Sa pagbili ng kompanya ng laptop, nagkaroon ng karagdagang asset ang kompanya. Ang lahat ng mga kagamitang makinarya na gagamitin sa loob ng opisina ay maaaring itala sa ilalim ng account ng Office Equipment. Sa kabilang banda, ang perang ginamit sa pagbili ng laptop ay makapagpapababa rin sa lebel ng kabuuang asset sa parehong halaga.

69

Assets Office

=

Liabilities

+

Owner’s Equity

₱ 51,000

Equipmen t Cash

- ₱ 51,000

Petsa 12/12

Transaksyon Nakatanggap ang ALO ng ₱ 42,500 mula kay G. Paypay bilang paunang bayad sa kaniyang utang.

Sa pagbabayad ni G. Paypay ng ₱ 42,500 upang bawasan ang kaniyang utang, ang negosyo ay nagkamit ng cash na nagpataas sa kabuuang asset. Sa kabilang banda, ang halagang inaasahang matanggap mula kay G. Paypay ay bababa rin. Sapagkat nauna na natin itong naitala sa ilalim ng account na Accounts Receivable, na isa ring asset, babawasan rin natin ang naturang asset ng kaparehong halaga.

Assets Cash Accounts

=

Liabilities

₱ 42,500 - ₱ 42,500

Receivabl e

70

+

Owner’s Equity

Petsa 12/13

Transaksyon Nakapagbigay ng ligal na serbisyo ang ALO kay G. Quentin, at siya’y siningil sa halagang ₱35,000 na kanya namang agad binayaran ng cash.

Sa pagbibigay ng serbisyong ligal ng ALO kay G. Quentin, ang negosyo ay kumita ng ₱ 35,000 na mairerekord bilang Revenue, isang komponent ng Owner’s Equity na nakapagpapataas dito. Samantala, ang cash naman na natanggap ay makapagpapataas din sa asset ng negosyo.

Assets Cash

Petsa 12/15

=

Liabilities

+

₱ 35,000

Owner’s Equity Revenues

₱35,000

Transaksyon Binayaran ni G. Paypay ang kaniyang natitira pang balanse sa ALO.

Muling nakatanggap ng cash ang negosyo bilang kabayaran sa utang ni G. Paypay na nauna nang naitala sa accounts receivable na account. Ang pagtanggap ng cash ay makapagpapataas sa kabuuang asset ng negosyo, samantalang ang kabawasan naman sa kabuuang utang inaasahang matatanggap mula sa mga kostumer ay makapagpapababa sa Accounts Receivable na account na nakapagpapababa rin sa asset sa parehong halaga.

71

Assets Cash

=

Liabilities

+

Owner’s Equity

₱ 42,500

Accounts

- ₱ 42,500

Receivabl e

Petsa 12/18

Transaksyon Si G. Abaniko ay nag-withdraw ng ₱50,000 para sa kaniyang personal na gamit.

Nauna na nating natutunan sa kabanatang ito na isa ang pag-wiwithdraw sa mga komponent ng Owner’s Equity na nakapagpapababa rito. Ang account na gagamitin natin para rito ay Abaniko, Drawing. Sa kabilang banda, ang kanyang pagwiwithdraw ng pera ay makapagpapababa rin sa asset ng negosyo sa parehong halaga.

Assets Cash

=

Liabilities

- ₱ 50,000

+

Owner’s Equity Abaniko, Drawing

72

- ₱ 50,000

Petsa 12/21

Transaksyon Ang ALO ay nakatanggap ng ₱90,000 bilang paunang bayad ni G. Wen sa mga serbisyong kaniyang hinihiling na maisasakatuparan sa susunod na taon.

Ang pagtanggap ng ALO ng pera mula kay G. Wen ay nakapagpapataas ng asset ng negosyo. Sa kabilang banda, matatandaang ayon sa prinsipyo ng accrual accounting, ang revenue (kita) at expense (gastos) ng negosyo ay maaari lamang maitala kung ang serbisyo ay naisagawa na. Sa kasong ito, ang serbisyo ay hindi pa naibibigay, kaya’t hindi pa maaaring itala ang revenue. Kung gayon, maaaring masabing ang negosyo ay may “utang” na serbisyo kay G. Wen. Ang ganitong transaksyon ay tinatawag na unearned revenue, isang uri ng transaksyon na nakapagpapataas sa liability ng negosyo. Lalo pang mapagyayabong ang naturang talakayan sa mga susunod na talakayan.

Assets Cash

₱ 90,000

=

Liabilities Unearned

+

Owner’s Equity

₱ 90,000

revenue

Petsa 12/23

Transaksyon Ang ALO ay nakatanggap ng bill mula sa AAA Catering na naniningil ng halagang ₱20,000 para sa kanilang mga serbisyo sa Christmas party ng mga empleyado at kliente ng ALO.

73

Ang pagtanggap ng bill ay nangangahulugang ang negosyo ay may utang na hindi pa nababayaran. Kung gayon, ang transaksyong ito’y nakapagpapataas sa Liability ng negosyo. Sa pangkalahatan, ang anumang pagkakautang ng negosyo ay nirerekord sa account na Accounts payable. Sa kabilang banda, sapagkat ang ALO ay nagsagawa ng Christmas party para sa mga empleyado at kliente na walang inaaasahang kitang matatanggap mula rito, isang expense account ang dapat irekord mula sa bayaring ito.

Ang account na gagamitin ay tatawaging Representation Expense, na kumakatawan sa lahat ng gastos ng negosyo na may kinalaman sa mga okasyonal na pangangailangang makapagtipon-tipon upang panatilihin ang mabuting relasyon sa pagitan ng mga kliente at ng mga empleyado ng negosyo.

Assets

=

Liabilities Accounts

₱ 20,000

+

Owner’s Equity Representation

Payable

Petsa 12/31

- ₱ 20,000

Expense

Transaksyon Ang ALO ay nagbayad ng ₱30,000 para sa sweldo ng mga empleyado.

Sapagkat ang negosyo ay nangangailangan ng mga empleyado upang tumakbo ng maayos, inaasahan rin ang kanilang paggastos sa pagpapasweldo sa kanilang mga empleyado. Malimit ay ang mga gastos hinggil sa mga empleyado ay itinuturing na expense account na nakapagpapababa sa Owner’s Equity. Sa kabilang banda, ang perang ginamit pampasweldo sa mga empleyado ay makapagpapababa rin naman sa

74

assert ng negosyo sa parehong halaga.

Assets Cash

=

Liabilities

+

- ₱ 30,000

Owner’s Equity Salaries

- ₱ 30,000

Expense

Petsa 12/31

Transaksyon ₱12,000 naman ang ibinayad para sa kuryente at tubig ng opisina para sa buwan.

Tulad rin ng naunang halimbawa, ang mga gastos pambayad ng kuryente, tubig at iba pang utility na kinakailangan sa maayos na pagpapatakbo ng opisina ay itinuturing na expense na nakapagpapababa sa Owner’s Equity ng negosyo. Samantala, ang cash na ipinambayad ay nakapagpapababa rin sa kabuuang asset.

Assets Cash

=

Liabilities

- ₱ 12,000

+

Owner’s Equity Utilities Expense

II.

Pagtatala ng mga transaksyon sa journal

75

- ₱ 12,000

Matapos nating masiyasat ang mga transaksyon, nararapat lamang na ma-organisa natin ang mga impormasyong ating nakalap sa paraang madaling maunawaan para sa mga stakeholder ng negosyo. Ang mga stakeholder ng negosyo ay maaaring tumukoy sa mga kostumer na interesadong malaman kung ang negosyo ay lehitimo at may kakayanang punan ang kanilang pangangailangan, o di naman kaya’y mga supplier na nais malaman kung ang negosyong kanilang pagbebentahan ng produkto ay may kakayanang makapagbayad sa tamang panahon. Maaari rin itong tumukoy sa gobyerno na nais siguruhing ang negosyo ay nakapagbabayad ng angkop na buwis, o di naman kaya’y ang mismong komunidad na kanyang kinabibilangan, na interesado naman sa kung ano ang mabuting tulot nito sa komunidad.

Upang maisagawa ito, gumagamit ang mga bookkeeper at accountant ng mga espesipikong sistema ng pagdodokumento na nagsisimula sa pagtatala ng mga transaksyon sa general journal. Ang general journal ay ang diary ng mga accountant at bookkeeper. Ito ay nagtataglay ng mga pang-araw-araw na transaksyong naganap sa negosyo, na may kronolohikal na pagkakasunud-sunod. Ang general journal ay binubuo ng mga journal entry, na nagpapaliwanag sa bawat transaksyon ng negosyo. Ang journal entry ay sumusunod sa mga tuntunin ng debit at credit na ating tinalakay sa simula ng kabanata. Balikan natin ang halimbawa ng Abaniko Law Office upang mai-apply natin ang ating mga natutunan.

Abaniko Law Office (ALO) General Journal

Petsa

Deskripsyon

Reference

76

Debit

Credit

Makikita sa itaas ang panimulang bahagi ng bawat general journal. Malimit na gamitin ang dalawang linyang pamagat gaya ng makikita natin sa itaas. Ito ay nagtataglay ng pangalan ng negosyo at ng uri ng aklat na ginagamit sa pagtatala.

Kasunod naman nito ay talahanayang nagtataglay ng 5 hanay.

Sa unang hanay ay ang petsa. Mahalagang mailagay ang petsa sapagkat isa sa mga mahahalagang katangian ng general journal ay ang kronolohikal nitong paglilista ng

mga

transaksyon,

na

nakakatulong

sa

pagpapanatili

ng

integridad

at

pagkamakatotoo ng rekord.

Sa susunod na hanay nama’y inilalagay ang mga pangalan ng account. Kung maaalala natin, sa ating pagsisiyasat ng mga transaksyon, tayo ay nakapagbigay ng pangalan sa iba’t ibang mga asset, liability, equity, revenue at expense na account na naaapektuhan ng bawat transaksyon. Ang mga pangalang ito ay mahalaga sa general journal at sa mga susunod pang aklat ng rekord. Makikita ang listahan ng mga pangalan ng account na ito sa chart of accounts na iba-iba rin sa bawat negosyo. Narito sa ibaba ang chart of accounts para sa Abaniko Law Office.

Chart of Accounts

77

ASSETS Cash

1001

Accounts Receivable

1002

Office Supplies

1003

Prepaid Rent

1004

Office Equipment

1005

Accumulated Depreciation

1006 LIABILITIES

Accounts Payable

2001

Bank Loan Payable

2002

Unearned Revenue

2003

Interest Payable

2004 OWNER’S EQUITY

Abaniko, Capital

3001

Abaniko, Drawing

3002 INCOME

Revenues

4001

78

EXPENSES Salaries Expense

5001

Rent Expense

5002

Utilities Expense

5003

Representation Expense

5004

Office Supplies Expense

5005

Depreciation Expense

5006

Interest Expense

5007

Permit and License Expense

5008

Table 4 Makikitang liban sa pangalan ng mga account ay may mga numero ring nakatakda sa bawat account. Ito naman ang lilitaw sa reference na hanay ng general journal.

Ang ikaapat at ikalimang hanay naman ay magtataglay ng halaga ng pagbabago sa bawat account. Ang bawat account ay maaaring maging debit o credit ngunit hindi pareho, kaya’t ang bawat hilera ay maaari lamang magtaglay ng isang halaga. Upang lalong maunawaan ang aralin, muli nating balikan ang mga transaksyon ng Abaniko Law Office.

79

Petsa

Transaksyon

12/01

Si G. Abaniko ay nagpasok ng ₱1,000,000 bilang paunang investment sa negosyo.

Ang nasa itaas ang unang transaksyon ng Abaniko Law Office. Narito naman ang

atin pagsusuri sa transaksyong ito.

Assets Cash

=

Liabilities

+

Owner’s Equity Abaniko,

₱1,000,00 0

Capital

₱1,000,00 0

Makikitang bunga ng transaksyong ito, tumaas ang asset ng Abaniko Law Office.

Matatandaang ayon sa accounting equation, ang asset ay nasa kaliwang panig, kaya’t ang normal balance nito ay debit. Kung gayon, kung nais nating irekord ang pagtaas ng asset, dapat natin itong i-debit. Sa kabilang banda, ang pagkokontribyut ni G. Abaniko sa negosyo ay nakapagpataas ng Owner’s equity. Matatandaang ang Owner’s equity naman ay nasa kanang bahagi ng accounting equation kaya’t ang normal balance nito ay credit, at kung nais nating itala nag pagtaas nito ay dapat natin itong i-credit. Mula sa analysis nating ito, maaari na tayong magtala sa ating general journal.

80

Petsa Disyembre

Deskripsyon

Ref.

Cash

1001

Debit

Credit

₱1,000,000

1 Abaniko, Capital

3001

₱1,000,000

Paunang kapital

Sa pagtatala sa general journal, ang debit ang unang isinusulat sa lahat ng pagkakataon. Sa kasong ito, makikitang cash ang unang isinulat sapagkat ayon sa ating analysis, ito ang dapat i-debit sa transaksyong ito. Sa kanan naman nito ay nakalista ang reference number ng account na ito na makukuha natin mula sa chart of accounts. Sa kanan nito’y ang halaga ng pagbabago sa ilalim ng debit na hanay. Sa susunod na hilera nama’y matatagpuan ang account na dapat i-credit mula sa ating analysis: ang Abaniko, Capital na account. Ang credit na account ay dapat itala ng bahagyang naka-indent, kaya’t ang Abaniko, Capital na account ay bahagyang malayo sa Cash account. Sa kanan muli nito ay ang reference number at ang halaga ng pagbabago sa account sa tamang hanay, na sa kaso ng Abaniko, Capital, ay ang credit na hanay. Sa panghuling hilera ay inilalagay ang maikling deskripsyon ng transaksyong naganap na nagdulot ng pagkakabuo ng journal entry na ito. Tandaan na sa pagsusulat ng journal entry, dapat ay palaging tiyakin na ang debit at credit na hanay ay magkapantay ng halaga at naaayon sa tuntunin ng debit at credit.

Subukin naman nating gumawa ng journal entry para sa kasunod na transaksyon.

81

Petsa 12/01

Transaksyon Ang Abaniko Law Office (ALO) ay nagbayad ng ₱20,000 na cash para sa mga permit at license sa pagsasalegal ng negosyo.

Ito naman ang ating analysis ng transaksyon ayon sa accounting equation.

Assets Cash

=

Liabilities

- ₱20,000

+

Owner’s Equity Permits and

- ₱20,000

License Expense

Mula sa analysis na ito, makikita nating bumaba ang asset bunga ng transaksyong ito. Ayon sa accounting equation, ang normal balance ng asset ay debit (kaliwang panig), kaya’t kung nais nating irekord ang pagbaba nito, dapat natin itong itala sa kabaliktarang panig. Samakatuwid, ang cash ay dapat i-credit sa halagang ₱20,000 para sa transaksyong ito. Sa kabilang banda, maaalalang ang mga expense ay may normal balance na debit kaya’t para irekord ang pagtaas nito, dapat nating i-debit ang Permits and License Expense na account sa halagang ₱20,000 din. Pantay na ang halaga ng debit at credit kaya’t maaari na itong i-rekord sa general journal.

82

Petsa Disyembre

Deskripsyon

Ref.

Permits and License Expense

5008

Debit

Credit

₱20,000

1 Cash

1001

₱20,000

Bayad sa permit at lisensya

Sa susunod na talahanayan ay makikita ang mga journal entry para sa iba pang mga transaksyon. Maaari itong magsilbing praktis para sa pag-aaral ng aralin.

Mahalagang balikan ang Table 3 ng kabanatang ito at kabisaduhin ang konsepto ng debit at credit upang ma-master at pagsasagawa ng mga journal entry.

Petsa Disyembre 1

Deskripsyon Prepaid Rent

Ref. 1004

Cash

Debit

Credit

₱350,000

1001

₱350,000

Advance na pagbayad ng renta sa opisina

Disyembre 2

Cash

1001

Bank Loan Payable

2002

83

₱200,000 ₱200,000

Utang sa Dee bank, 5% interest taun-taon Disyembre 2

Accounts Receivable

1002

Revenues

₱85,000

4001

₱85,000

Serbisyo kay G. Paypay

Disyembre 2

Office Supplies

1003

Cash

₱75,000

1001

₱75,000

Pagbili ng office supplies

Disyembre 7

Office Equipment

1005

Cash

₱51,000

1001

₱51,000

Pagbili ng laptop

Disyembre 12

Cash

1001

Accounts Receivable

1002

Parsyal na pagbabayad ni G. Paypay ng utang

84

₱42,500 ₱42,500

Disyembre 13

Cash

1001

Revenues

₱35,000

4001

₱35,000

Serbisyo kay G. Quentin

Disyembre 15

Cash

1001

Accounts Receivable

₱42,500

1002

₱42,500

Pagbabayad ni G. Paypay sa kabuuan ng kanyang utang

Disyembre 18

Abaniko, Drawing

3002 ₱50,000

Cash

1001

₱50,000

Pag-wiwithdraw ni G. Abaniko

Disyembre 21

Cash

1001

Unearned Revenue

2003

Advance na pagbabayad ni G. Wen sa serbisyo ng ALO

85

₱90,000 ₱90,000

Disyembre 23

Representation Expense

5004

Accounts Payable

2001

₱20,000 ₱20,000

Gastos sa Christmas party ng negosyo

Disyembre 31

Salaries Expense

5001

Cash

₱30,000

1001

₱30,000

Pambayad sa sweldo ng mga empleyado

Disyembre 31

Utilities Expense

5003

Cash

1001

₱12,000 ₱12,000

Pagbayad sa kuryente at tubig ng opisina

III.

Pag-popost ng mga entry sa Ledger Matapos na maitala ang lahat ng transaksyon sa general journal, ang mga

impormasyong ito ay ililipat at ibubuod naman sa general ledger. Ang general ledger

86

ay tumutukoy sa isang aklat sa accounting na nagsasama-sama at nagtototal sa lahat ng transaksyong nakaapekto sa bawat isang account ng negosyo. Ang proseso ng paglilipat ng impormasyon mula sa general journal patungo sa general ledger ay tinatawag na posting.

Account Name: Cash

Account Number: 1001

Debit Date

Credit Amount

Date

Amount

Ang talahanayan sa itaas ay isang halimbawa ng t-account. Kung ang general journal ay binubuo ng mga journal entry, ang general ledger naman ay binubuo ng mga t-account. Ang bawat t-account ay naglalaman ng lahat ng transaksyon na nakaapekto sa account kung saan ito naka-assign. Halimbawa na lamang, ang talahanayan sa itaas ay para sa cash account na may account number na 1001 mula sa chart of accounts. Ang bawat t-account ay nahahati sa dalawang pangunahing hanay: ang debit at credit. Sa proseso ng pag-popost ng mga entry sa ledger, ang unang hakbang ay hanapin ang mga transaksyon sa general journal na nakaapekto sa account ng cash. Upang mas madali ang pag-unawa sa mga instruksyon, muli nating gamitin ang halimbawa ng Abaniko Law Office.

Mula sa general journal, makikitang ang unang transaksyong kinasasangkutan ng cash account ay ang kontribusyon ni G. Abaniko sa negosyo. Matapos matukoy ang transaksyong kasangkot, ang susunod na hakbang ay alamin kung ang transaksyon ba

87

ay naka-debit o naka-credit. Sa kasong ito, ang cash ay naka-debit kaya’t ang transaksyon ay dapat ilista sa kaliwang bahagi ng t-account. Ang panghuling hakbang ay ang paglista ng petsa at amount ng pagbabago sa account sa tamang hanay. Ang talahanayan sa baba ang magpapakita sa tamang pagpopost sa ledger para sa Abaniko Law Office.

Account Name: Cash

Account Number: 1001

Debit Date Disyembre 1

Credit Amount

Date

Amount

₱1,000,000

Bilang pagbubuod, may limang pangunahing hakbang sa pagpopost sa ledger.

Una, ihanda ang mga blangkong t-account para sa bawat account ng negosyo.

Pangalawa, pumili ng isang account at hanapin ang mga transaksyong nakaapekto rito.

Pangatlo, sa bawat transaksyon, alamin kung sa transaksyong ito, ang account ay naka-debit o naka-credit. Pang-apat, alamin ang petsa kung kailan naisagawa ang transaksyon at kung ano ang halaga ng epekto nito sa account at ilista ito sa angkop na hanay. Ulit-ulitin ang mga hakbang para sa bawat transaksyon at para sa bawat account, hanggang sa tuluyang mailipat ang ahat ng impormasyon mula sa general journal patungo sa general ledger. Bilang pagtatapos, kunin ang total ng hanay ng debit at kredit sa bawat transaksyon at kunin ang kanilang diperensiya. Ilagay ang nakuhang diperensiya sa kolumn na may mas mataas na total sa simula. Upang lalong maunawaan ang proseso, tapusin natin ang t-account para sa cash account ng Abaniko Law Office.

88

Account Name: Cash

Account Number: 1001

Debit Date

Credit Amount

Date

Amount

Disyembre 1

₱1,000,000

Disyembre 1

₱20,000

Disyembre 2

₱200,000

Disyembre 1

₱350,000

Disyembre 12

₱42,500

Disyembre 2

₱75,000

Disyembre 13

₱35,000

Disyembre 7

₱51,000

Disyembre 15

₱42,500

Disyembre 18

₱50,000

Disyembre 21

₱90,000

Disyembre 31

₱30,000

Disyembre 31

₱12,000

Subtotal

₱588,000

Subtotal

₱1,410,000

BALANCE

₱822,000

Mula

sa

halimbawang

ito,

makikitang

ang

lahat

ng

transaksyong

kinasasangkutan ng cash account ay nakatala kasama ang kanilang petsa at halaga at nakatala ayon sa kung sila ay naka-debit o naka-credit. Kinuha rin ang total ng bawat hanay, debit at credit, at kinuha ang kanilang diperensya. Ang diperensiyang ito ang balanse ng account sa kasalukuyan. Samakatuwid, matapos ang lahat ng transaksyon ng kompanya para sa buwan ng Disyembre, ang negosyo ay nagtataglay ng ₱822,000 na cash. Ang halagang ito ay muling lilitaw sa mga susunod pang rekord.

89

Ang mga sumusunod ay ang mga t-account para sa iba pang account ng negosyo.

Maaari muling praktisin ang pag-popost bago tignan ang mga sagot sa ibaba.

Account Name: Accounts

Account Number: 1002

Receivable Debit Date Disyembre 2

Credit Amount

₱85,000

Subtotal

₱85,000

BALANCE

₱0

Account Name: Office Supplies

Date Disyembre 12

₱42,500

Disyembre 15

₱42,500

Subtotal

₱85,000

Account Number: 1003

Debit Date

Amount

Credit Amount

Disyembre 2

₱75,000

Subtotal

₱75,000

BALANCE

₱75,000

Date

Subtotal

90

Amount

₱0

Account Name: Prepaid Rent

Account Number: 1004

Debit Date

Credit Amount

Disyembre 1

₱350,000

Subtotal

₱350,000

BALANCE

₱350,000

Account Name: Office Equipment

Date

Subtotal

₱0

Account Number: 1005

Debit Date

Amount

Credit Amount

Disyembre 7

₱51,000

Subtotal

₱51,000

BALANCE

₱51,000

Date

Subtotal

91

Amount

₱0

Account Name: Accounts Payable

Account Number: 2001

Debit Date

Subtotal

Credit Amount

₱0

Account Name: Bank Loan Payable

Date Disyembre 23

₱20,000

Subtotal

₱20,000

BALANCE

₱20,000

Account Number: 2002

Debit Date

Subtotal

Credit Amount

₱0

Amount

Date

Amount

Disyembre 2

₱200,000

Subtotal

₱200,000

BALANCE

₱200,000

92

Account Name: Unearned Revenue

Account Number: 2003

Debit Date

Subtotal

Credit Amount

₱0

Account Name: Abaniko, Capital

Date Disyembre 21

₱90,000

Subtotal

₱90,000

BALANCE

₱90,000

Account Number: 3001

Debit Date

Subtotal

Credit Amount

₱0

Amount

Date

Amount

Disyembre 1

₱1,000,000

Subtotal

₱1,000,000

BALANCE

₱1,000,000

93

Account Name: Abaniko, Drawing

Account Number: 3002

Debit Date

Credit Amount

Disyembre 18

₱50,000

Subtotal

₱50,000

BALANCE

₱50,000

Account Name: Revenues

Date

Subtotal

Subtotal

Credit Amount

₱0

₱0

Account Number: 4001

Debit Date

Amount

Date

Amount

Disyembre 2

₱85,000

Disyembre 13

₱35,000

Subtotal

₱120,000

BALANCE

₱120,000

94

Account Name: Salaries Expense

Account Number: 5001

Debit Date

Credit Amount

Disyembre 31

₱30,000

Subtotal

₱30,000

BALANCE

₱30,000

Account Name: Utilities Expense

Date

Subtotal

₱0

Account Number: 5003

Debit Date

Amount

Credit Amount

Disyembre 31

₱12,000

Subtotal

₱12,000

BALANCE

₱12,000

Date

Subtotal

95

Amount

₱0

Account Name: Representation

Account Number: 5004

Expense Debit Date

Credit Amount

Disyembre 23

₱20,000

Subtotal

₱20,000

BALANCE

₱20,000

Account Name: Permit and License

Date

Amount

Subtotal

₱0

Account Number: 5008

Expense Debit Date

Credit Amount

Disyembre 1

₱20,000

Subtotal

₱20,000

BALANCE

₱20,000

IV.

Date

Subtotal

Pagbuo/Pagsasagawa ng Unadjusted Trial Balance

96

Amount

₱0

Matapos maisagawa ang general ledger, ang mga total ng bawat account ay ibubuod naman sa unadjusted trial balance. Ang trial balance ay isang simpleng talahanayang nagtataglay ng dalawang hanay: pamagat ng mga account at ang halaga nito. Ang mga account na ito ay malimit na naka-ayos ayon sa kanilang mga klasipikasyon: una ang mga assets, na sinusundan naman ng mga liabilities, equity, revenues at expenses ng negosyo. Maliban pa rito, ang mga accounts ay nakaayos din ayon sa kanilang liquidity o kakayanang mai-convert sa cash sa madaling panahon. Ang “unadjusted” na bahagi ng pamagat ay lalo pang palalalimin sa mga susunod na paksa.

Ang sumusunod ay ang unadjusted trial balance para sa Abaniko Law Office.

Abaniko Law Office Unadjusted Trial Balance December 31, 2022

Account

Account Name

Debit

Number 1001

Cash

₱822,000

1002

Accounts Receivable

0

1003

Office Supplies

75,000

1004

Prepaid Rent

350,000

1005

Office Equipment

51,000

97

Credit

2001

Accounts Payable

₱20,000

2002

Bank Loan Payable

200,000

2003

Unearned Revenue

90,000

3001

Abaniko, Capital

1,000,000

3002

Abaniko, Drawing

4001

Revenues

5001

Salaries Expense

30,000

5003

Utilities Expense

12,000

5004

Representation Expense

20,000

5008

Permit and License

20,000

50,000 120,000

Expense TOTALS

₱1,430,000

₱1,430,000

Tandaan na ang debit at credit na hanay sa trial balance ay dapat palaging magkapantay (equal), sang-ayon sa prinsipyo ng accounting equation.

V.

Pag-jojournalize ng mga Adjusting Entry Matapos na maisagawa ang paunang trial balance, ang bookkeeper o accountant

ay magsasagawa naman ng mga adjusting entry upang i-ayos ang halaga ng iba’t ibang

98

account. Ang adjusting entry ay tumutukoy sa mga journal entry na isinusulat o isinasagawa sa pagtatapos ng accounting period. Ito ay nakabase sa prinsipyo ng accrual reporting na nagsasabing ang pagtatala ng mga kita ng kompanya ay ayon sa kung kailan naisagawa ang serbisyo o nakompleto ang proseso ng pagbebenta sa konsumer at hindi sa kung kailan ang pera ay natanggap. Isinasagawa ang mga adjusting entry sa pagtatapos ng accounting period sapagkat dito malimit magkaroon ng kalituhan sa kung kailan dapat itala ang kita at gastos ng kompanya.

A. Mga Uri ng Accounting Period May tatlong uri ng accounting period sa iba’t ibang negosyo: calendar year, fiscal year, at natural business year. Ang pinaka-karaniwang ginagamit ay ang calendar year. Ang siklong ito ay nagsisimula sa Enero 1 at nagtatapos sa Disyembre 31. Sa kabilang banda, ang fiscal year naman ay tumutukoy sa kahit na anong siklo na hindi nagtatapos sa Disyembre. Halimbawa’y kung mula Abril 1 hanggang Marso 31 ang siklo ng negosyo, sila ay gumagamit ng fiscal year. Ang ikatlo at panghuling uri ay ang natural business year, na tumutukoy sa uri ng accounting period na nagtatapos sa Lax Season o sa panahong magaan na ang trabaho. Nakadipende sa kung anong uri ng accounting period ang sinusunod ng negosyo ang panahon kung kailan isinasagawa ang mga adjusting entry ng isang negosyo. Para sa ating halimbawa, calendar year ang gagamitin.

B. Iba’t Ibang Uri ng Adjusting Entry May apat na pangunahing uri ng adjusting entry. Ito ay ang mga sumusunod: 1. Prepaid Expense

99

Ito ay tumutukoy sa mga gastos ng negosyo na binayaran sa mas maagang petsa. Sa halimbawa ng Abaniko Law Office, ito ay tumutukoy sa transaksyong ito:

Petsa 12/01

Transaksyon Nagbayad ang ALO ng ₱350,000 na cash para sa taunang upa sa kanilang opisina. Ang kontrata ay matatapos sa Disyembre 1, 2023 at maaaring i-renew taun-taon.

Ang orihinal naman na journal na entry na nakalista sa general journal ay ganito:

Petsa Disyembre 1

Deskripsyon Prepaid Rent Cash

Ref.

Debit

1004

₱350,000

1001

Credit

₱350,000

Advance na pagbayad ng renta sa opisina

Makikitang ang paunang bayad ay inirekord bilang asset dagling pagkatapos itong mabayaran. Subalit sapagkat natapos na ang buwan ng Disyembre, bahagi ng paunang bayad para sa renta ay nagastos na. Kung gayon, mababawasan na rin ang prepaid rent na asset ng isang buwang halaga ng renta. Ang komputasyon sa halagang matatanggal sa prepaid expense ay ganito:

100

₱350,000 X 1 month / 12 months = ₱29,166.67 Para makompyut ang bahagi ng prepaid rent na na-expire na, ang total na halaga nito ay i-mumultiply sa ilang buwan na ang nakaraan at i-didivide naman sa kung ilang buwan ang buhay ng renta. Sa kasong ito, isang buwan pa lamang ang nakararaan, samantalang ang buhay ng prepaid rent ay para sa isang buong taon na kaakibat rin naman ng 12 buwan. Mula sa komputasyong ito, nakuha natin na ₱29,166.67 ng Prepaid rent ay nagastos na. Upang bawasan ang asset, dapat itong i-credit. Sa kabilang banda, ano naman ang dapat i-debit? Muli tayong babalik sa pagsusulit ng economic benefit.

Matapos bang mawala ang asset na ito, nakatanggap ba tayo ng pisikal na bagay o di naman kaya’y instrumentong makapagdudulot ng kita sa atin sa hinaharap? Sa kaso ng renta, walang kita ang inaaasahan sa hinaharap, kaya’t tayo ay magrerekord ng gastos o expense sa debit. Ang journal entry para sa problemang ito ay ang sumusunod:

Petsa Disyembre

Deskripsyon

Ref.

Rent Expense

5002

Debit

Credit

₱29,166.67

31 Prepaid Rent

1004

₱29,166.67

Pagbawas ng bahagi ng rentang dapat nang bayaran

Sa ibang senaryo, kung ang renta ay binayaran sa Mayo 1, 2022, ganito naman ang komputasyon:

101

₱350,000 X 8 month / 12 months = ₱233,333.33 Ganito naman ang journal entry para sa senaryong ito:

Petsa Disyembre

Deskripsyon Rent Expense

Ref.

Debit

5002

₱233,333.33

Credit

31 Prepaid Rent

1004

₱233,333.33

Pagbawas ng bahagi ng rentang dapat nang bayaran

Isa pang halimbawa ng ganitong uri ng adjusting entry ay ang sumusunod na transaksyon para sa Abaniko Law Office.

Petsa 12/31

Transaksyon ₱2,000 halaga ng supplies ang naggamit na para sa buwan.

Sapagkat bahagi ng asset na office supplies ang nagasta na, maari na itong ilipat sa expense. Ang entry para sa transaksyong ito ay ang sumusunod:

102

Petsa Disyembre

Deskripsyon

Ref.

Office Supplies Expense

5005

Debit

Credit

₱2,000

31 Office Supplies

1003

₱2,000

Pagbawas ng bahagi ng office supplies na nagasta na

2. Unearned revenue Ang unearned revenue naman tumutukoy sa mga bayad na natatanggap ng negosyo bago pa man nila maisagawa ang serbisyo. Malimit rin itong mangyari sa totoong buhay. Halimbawa’y sa pagbili natin sa Shopee, kinakailangan muna nating magbayad para sa produktong ating binibili bago ito dalhin sa ating mga bahay. Sa perspektibo ng Shopee, ang ganitong mga benta ay tinatawag na unearned revenue. Ganito rin ang kaso sa transaksyong ito ng Abaniko Law Office:

Petsa 12/21

Transaksyon Ang ALO ay nakatanggap ng ₱90,000 bilang paunang bayad ni G. Wen sa mga serbisyong kaniyang hinihiling na maisasakatuparan sa susunod na taon.

Makikitang nakatanggap na ng pera ang ALO bago pa nila maibigay ang serbisyo.

103

Dahil dito, ang perang natanggap ay hindi pa maaaring i-rekord bilang kita. Sa halip, inirerekord muna ito bilang utang. Ganito ang journal entry na inilagay natin sa general journal.

Disyembre

Cash

1001

₱90,000

21 Unearned Revenue

2003

₱90,000

Advance na pagbabayad ni G. Wen sa serbisyo ng ALO

Sapagkat ang serbisyo ay hindi pa inaaasahang matanggap sa taong ito, walang adjusting entry ang irerekord sa pagtatapos ng accounting period. Sa halip, ang entry ay isasagawa sa susunod na taon. Ipagpalagay natin na ang serbisyo ay naisagawa sa buwan ng Pebrero. Ganito ang journal entry na isasagawa upang mai-rekord ang kita ng negosyo:

Pebrero

Unearned Revenue

2003

₱90,000

2023 Revenue

4001

Pagsasagawa ng serbisyo kay G. Wen

3. Accrued Expense

104

₱90,000

Ang accrued expense ay tumutukoy sa mga expenses na nagastos na pero hindi pa nababayaran. Malimit na maging halimbawa nito ay ang interest expense, sapagkat ang interes ay lumalaki sa paglipas ng panahon. Sa halimbawa ng Abaniko Law Office, ang transaksyong may kinalaman sa utang sa bangko ay nagpapakita ng uri ng accrued expense.

Petsa 12/02

Transaksyon Ang ALO ay nangutang ng ₱200,000 mula sa Dee Bank. Ang kontrata sa utang ay nagtatakda ng 5% na interes kada taon, simula Disyembre 1, 2023. Ang prinsipal ng utang ay babayaran sa susunod na taon.

Mula sa Disyembre 2 hanggang sa Disyembre 31, 29 na araw na ang lumipas.

Para sa pagpapadali ng halimbawa, sabihin na nating isang buwan na ang nakaraan mula noong ang utang ay nakuha at nagsimulang magka-interes. Ayon sa mga datos na nakasaad sa kontrata, ang utang sa banko ay kumikita ng 5% kada taon. Kung gayon, ang taunang interes ng utang ay makokompyut sa pamamagitan ng pag-mumultiply ng prinsipal ng utang sa halagang ₱200,000 at ng rate ng interes na 5%. ₱200,000 X 5% = ₱10,000 Sa kasong ito, sapagkat isang buwan pa lamang ang nakalilipas, kailangan ring i-prorate ang utang sa 1 buwan. Samakatuwid, dapat ay kompyutin natin ang interes para sa nagdaang buwan pa lamang. Ito ay makukuha sa pamamagitan ng pag-mumultiply ng ₱10,000 na annual na interes sa 1 buwang nagdaan at i-divide sa 12

105

buwan ng taon. ₱10,000 X 1 / 12 = ₱833.33 Ayon sa komputasyong ito, ang interes na dapat i-rekord sa Disyembre 31 ay ₱833.33. Ang interes na ito ay i-rerekord bilang expense. Sapagkat ang normal balance ng expense ay debit, i-dedebit rin natin ito sa kasong ito sapagkat nais nating i-rekord ang pagtaas ng expense ng negosyo. Ano naman ang dapat i-debit. Sa kaso ng accrued expense, wala pang bayad na naibibigay, kaya’t ito’y itinuturing na utang o liability ng negosyo. Upang pataasin ang liability, dapat natin itong i-credit. Mula sa analysis na ito, ang journal entry para sa halimbawang ito ay ang sumusunod:

Disyembre

Interest Expense

5007

₱833.33

31 Interest Payable

2004

₱833.33

Pag-accrue ng interes sa utang sa Dee Bank

4. Depreciation Expense Upang maunawaan ang depreciation expense, nararapat ring maunawaan muna natin na ang mga asset ay may dalawang uri: Current at Non-current assets. Ang current assets ay tumutukoy sa mga asset na inaasahang ma-konvert sa cash sa loob ng isang taon. Halimbawa nito ay cash mismo, accounts receivable, office supplies at iba pa. Sa kabilang banda, ang non-current assets ay tumutukoy naman sa mga asset na

106

inaasahang mabuhay ng higit pa sa isang taon. Ang pinakamadaling isiping halimbawa para rito ay mga building. Halimbawa, kung ang negosyo ay nagmamay-ari ng isang gusali, hindi nila inaaasahang mawawala ang building na ito sa loob lamang ng isang taon. Malamang ang building na ito ay maaaring magtagal ng sampung taon o higit pa, liban na lang kung mayroong mga natural na kalamidad na makapaninira sa ari-arian ng negosyo. Subalit kung iisipin, ang mga gusali ay unti-unti ring nasisira sa paglipas ng taon. Kung gayon, ang halaga nito ay bumababa sa paglipas ng panahon. Dito pumapasok ang depreciation expense. Ang depreciation expense ay tumutukoy sa bahagi ng buhay ng mga asset na nagasta na. Ganito ang formula para sa depreciation expense: Depreciation Expense = (Orihinal na Halaga ng Non-current asset - Presyo sa pagtatapos ng buhay) / inestimang haba ng buhay ng asset Upang lalo pang maunawaan ang formula na ito, gamitin natin ang transaksyon sa ibab na hango sa Abaniko Law Office na problema na halimbawa rin ng depreciation expense:

Petsa 12/07

Transaksyon Bumili ang ALO ng laptop na nagkakahalagang ₱51,000. Ang laptop na ito ay inaasahang magagamit sa loob ng 3 taon, at sa dulo ng buhay nito’y mawawalan na ito ng gamit.

Gamit ang formula, ang komputasyon para sa depreciation expense ay ganito:

107

Depreciation Expense = (₱51,000 - 0) / 3 taon =₱17,000 kada taon Mula sa komputasyon sa itaas nakita nating ang depreciation expense kada taon ay ₱17,000. Subalit sa halimbawang ito, isang buwan pa lamang ang nakalilipas mula ng ang asset ay nabili. Kung gayon, dapat pang muling i-multiply ang ₱17,000 na taunang depreciation sa 1 buwang nakalipas at i-divide sa 12 buwan sa loob ng isang taon.

Depreciation Expense = ₱17,000 X 1 month / 12 month = ₱1,416.67 (NOTE: Ang mga haba ng panahon ay ini-raround up para sa mga problema upang mapadali ang komputasyon. Maaari rig tukuyin ang eksaktong depreciation expense sa pamamagitan ng paggamit ng bilang ng araw na nakalipas bilang multiplier at i-divide ito sa bilang ng araw sa taong ito.)

Mula sa komputasyong ito, maaari na tayong bumuo ng journal entry. Sa kasong ito, alam nating dapat nating i-debit ang depreciation expense upang pataasin ang expense ng negosyo. Sa kabilang banda, ang kinaugaliang i-kinicredit sa ganitong mga halimbawa ay ang account na Accumulated Depreciation. Ang accumulated depreciation account ay isang contra-asset account. Ang account na ito ay nakapagpapababa sa total na halaga ng asset. Ito rin ay lilitaw muli sa balance sheet ng negosyo.

Mula sa analysis na ito, ang journal entry para sa halimbawang ito ay ang sumusunod:

108

Disyembre

Depreciation Expense

5006

₱1,416.67

31 Accumulated Depreciation

1006

₱1,416.67

Bahagi ng laptop na nag-depreciate na

5. Doubtful Accounts o Bad Debts Ang doubtful accounts ay tumutukoy sa bahagi ng accounts receivable na hindi na inaasahang masingil. Samakatuwid, ito ay ang bahagi ng pautang ng negosyo na maaaring hindi na matanggap. Mahalagang malamang ang halagang ito ay estima lamang, kaya’t madalas itong i-adjust bawat taon.

Sa kaso ng Abaniko Law Office, ang negosyo ay walang accounts receivable sa dulo ng buwan, kaya’t wala ring doubtful accounts para sa halimbawang ito.

Sa ibang senaryo, ipagpalagay nating ang isang negosyo ay may accounts receivable na nagkakahalagang ₱28,000 sa dulo ng taon. Ang polisiya ng negosyo ay i-rekord ang 5% ng accounts receivable bilang doubtful accounts sa dulo ng taon. Kung gayon, ang doubtful accounts para sa negosyong ito ay nagkakahalagang ₱1,400 (₱28,000 X 5%). Ang journal entry para sa senaryong ito ay ganito:

109

Disyembre

Doubtful Accounts Expense

₱1,400

31 Allowance for Doubtful

₱1,400

Accounts Bahagi ng accounts receivable na hindi na makokolekta

Para sa ganitong uri ng adjusting entry, idine-debit ang doubtful accounts expense upang itala ang pagtaas nito, samantalang ang kinaugalian namang credit ay Allowance for Doubtful Accounts na isa ring contra-asset account. Pinabababa nito ang net na halaga ng Accounts Receivable.

C. Mga Adjusting Journal Entry para sa Abaniko Law Office Ang mga sumusunod ang mga adjusting journal entry para sa Abaniko Law Office:

Petsa Disyembre

Deskripsyon

Ref.

Rent Expense

5002

31

110

Debit ₱29,166.67

Credit

Prepaid Rent

1004

₱29,166.67

Pagbawas ng bahagi ng rentang dapat nang bayaran

Disyembre

Office Supplies Expense

5005

₱2,000

31 Office Supplies

1003

₱2,000

Pagbawas ng bahagi ng office supplies na nagasta na

Disyembre

Interest Expense

5007

₱833.33

31 Interest Payable

2004

₱833.33

Pag-accrue ng interes sa utang sa Dee Bank

Disyembre

Depreciation Expense

5006

31

111

₱1,416.67

Accumulated Depreciation

1006

₱1,416.67

Bahagi ng laptop na nag-depreciate na

VI. Pagsasagawa ng Adjusted Trial Balance Matapos na mai-journalize ang mga adjusting journal entry, ang susunod na hakbang ay ang pagsasagawa ng adjusted trial balance. May dalawang paraan para gawin ito. Maaaring muling i-post ang mga entry sa ledger, o di naman kaya’y gumamit ng worksheet at idirekta ang pag-aadjust sa mga halaga sa trial balance. Para sa mas mabisang talakayan, gagamitin natin ang worksheet approach.

Ang worksheet ay isang talahanayang nagtataglay ng walong kolumn na may ganitong mga pamagat:

Account Account Number Name

Unadjusted Debit

Credit

Adjustment Debit

Credit

Adjusted Debit

Credit

Sa unang hanay ay ang account number na sinundan naman ng mga pangalan ng account. Ang dalawang magkasunod na kolumn ay hinango mula sa unadjusted trial balance na ating nauna nang prinepara. Sa dalawang magkasunod na hanay nama’y ilalagay ang mga pagbabagong dulot ng mga adjusting entry at sa huling dalawang hanay makikita natin ang adjusted na na halaga ng mga account.

112

Upang mas lalong maunawaan kung paano gumagana ang worksheet approach, pumili tayo ng isang adjusting entry mula sa Abaniko Law Office at ihanda natin ang worksheet para rito. Gamitin natin ang entry para sa Office Supplies.

Petsa Disyembre

Deskripsyon

Ref.

Office Supplies Expense

5005

Debit

Credit

₱2,000

31 Office Supplies

1003

₱2,000

Pagbawas ng bahagi ng office supplies na nagasta na

Account Account Number Name

Unadjusted Debit

1001 Cash

Credit

Adjustment Debit

Credit

Adjusted Debit

822,000

822,000

0

0

Accounts 1002 Receivable 1003 Office Supplies 1004 Prepaid Rent

75,000

2,000

73,000

350,000

350,000

51,000

51,000

Office 1005 Equipment

113

Credit

Accumulated 1006 Depreciation

0

Accounts 2001 Payable

20,000

20,000

200,000

200,000

90,000

90,000

Bank Loan 2002 Payable Unearned 2003 Revenue 2004 Interest Payable

0

Abaniko, 3001 Capital

1,000,0

1,000,0

00

00

Abaniko, 3002 Drawing

50,000

4001 Revenues

50,000 120,000

120,000

Salaries 5001 Expense 5002 Rent Expense

30,000

30,000

0

Utilities 5003 Expense

12,000

12,000

20,000

20,000

Representation 5004 Expense

114

Office Supplies 5005 Expense

0

2,000

2,000

Depreciation 5006 Expense

0

Interest 5007 Expense

0

Permit and License 5008 Expense

20,000

20,000

1,430,0 1,430,0 TOTAL

00

00

1,430,0 1,430,0 2,000

2,000

00

00

Mula sa worksheet sa itaas, makikita kung paanong ipinasok ang entry para sa pagkagasta ng office supplies sa worksheet. Itinatapat ang halaga sa hilera ng account na naapektuhan, at sa hanay ng kung anong uri ng adjustment ang ginawa sa account (kung ito ba ay debit o credit). Halimbawa, ang Office Supplies expense ay dinebit para sa P2,000, kaya’t makakakita tayo sa debit na hanay ng adjustments at sa hilera ng office supplies expense ng adjustment sa halagang P2,000. Matapos maitala ang mga adjustment ay kukunin naman ang kabuuang epekto ng mga transaksyong ito sa mga account. Kung ang dalawang halaga sa hilera ng isang account ay parehong debit o credit, ang dalawang alaga ay ipag-aadd lamang. Subalit, kung ang dalawang pagbabago ay isang debit at isang credit, dapat ay kunin muna ang kanilang diperensiya at ilagay ang balanse sa hanay ng kung saan ito mas malaki bago ang proseso ng subtraction.

Halimbawa, sa kaso ng Office Supplies Expense, sapagkat walang orihinal na halaga ang account na ito, inilagay natin ang pinal na halaga sa hanay ng pagbabago, sa debit, at sa

115

halagang kapantay rin nito. Samantala, pagdating naman sa Office Supplies, ang orihinal na halaga ng account ay P75,000 sa panig ng debit, ngunit ang adjustment ay nasa panig ng credit sa halagang P2,000. Upang makuha ang pinal na halaga, pag-susubtract-in natin ang dalawang halaga. Ang resulta nito ay P73,000, at ilalagay sa side kung saan ito mas malaki bago ang proseso ng pagbabawas. Sapagkat mas malaki ang P75,000 sa P2,000 at ito ay nasa debit na panig, ang adjusted na halaga na P73,000 ay inilagay rin sa debit na panig.

Ganito rin naman ang prosesong inaasahang isagawa para sa iba pang adjusting entry. Ang kabuuang worksheet para sa Abaniko Law Office ay ang sumusunod:

Account Account Number Name

Unadjusted Debit

1001 Cash

Credit

Adjustment Debit

Adjusted

Credit

Debit

Credit

822,000

822,000.

.00

00

0.00

0.00

75,000.

2,000.0 73,000.0

Accounts 1002 Receivable

1003 Office Supplies

00

0

350,000 1004 Prepaid Rent Office 1005 Equipment

0

29,166.6 320,833.

.00

7

33

51,000.

51,000.0

00

0

116

Accumulated 1006 Depreciation

0.00

Accounts 2001 Payable Bank Loan 2002 Payable Unearned 2003 Revenue

1,416.67

1,416.67

20,000.

20,000.

00

00

200,000

200,000

.00

.00

90,000.

90,000.

00

00

Interest 2004 Payable

0.00

Abaniko, 3001 Capital

833.33

833.33

1,000,00

1,000,00

0

0

Abaniko,

50,000.

50,000.

3002 Drawing

00

00

4001 Revenues

120,000.

120,000.

00

00

Salaries

30,000.

30,000.

5001 Expense

00

00

5002 Rent Expense

0.00

29,166.6

29,166.6

7

7

Utilities

12,000.

12,000.0

5003 Expense

00

0

117

Representation 20,000.

5004 Expense

20,000.

00

00

Office Supplies 5005 Expense

2,000.0

2,000.0

0.00

0

0

0.00

1,416.67

1,416.67

0.00

833.33

833.33

Depreciation 5006 Expense Interest 5007 Expense Permit and License 5008 Expense

20,000.

20,000.

00

00

1,430,0 1,430,0 33,416. 33,416. 1,432,2 1,432,2 TOTAL

00

00

67

67

50

50

VII. Paghahanda ng Income Statement Mula sa Adjusted Trial Balance, maaari na nating buuin ang income statement para sa Abaniko Law Office. Ang income

statement o Statement of

Comprehensive Income ay isa sa mga primaryang financial statement na inihahanda ng mga accountant at bookkeeper para sa mga stakeholder ng negosyo. Ito ay nagbubuod sa lahat ng mga revenue (kita) at expense (gastos) ng negosyo sa loob ng accounting period. Ipinapakita nito ang bisa ng negosyo sa paglikha ng pagkakakitaan.

Ito ang mga pangunahing bahagi ng isang income statement.

118

1. Pamagat Ang pamagat ng income statement ay nagtataglay ng pangalan ng negosyo, pamagat ng financial statement at ang petsa at period na sakop ng report na ito. Para sa Abaniko Law Office, ganito ang pamagat ng Income Statement.

ABANIKO LAW OFFICE Statement of Comprehensive Income For the Year Ended Dec. 31, 2022 2. Revenue (Kita) Tinataglay nito ang lahat ng kita ng negosyo.

3. Expenses (Gastos) Tinataglay nito ang lista ng lahat ng gastos ng negosyo.

4. Net Income Ito ang diperensiya sa total ng revenue at total ng mga expense ng negosyo.

Gamit ang mga primaryang bahaging ito, maaari na tayong makabuo ng Income Statement para sa Abaniko Law Office.

ABANIKO LAW OFFICE Statement of Comprehensive Income For the Year Ended Dec. 31, 2022

119

Debit Revenues

Credit 120,000.00

Expenses Salaries Expense Rent Expense Utilities Expense

30,000.00 29,166.67 12,000.00

Representation Expense

20,000.00

Office Supplies Expense Depreciation Expense Interest Expense

2,000.00 1,416.67 833.33

Permit and License Expense Total Expense Net Income

20,000.00 (115,416.67) 4,583.33

VIII. Paghahanda ng mga Closing Journal Entry Matapos na maihanda ang income statement, maaari na nating ihanda ang mga closing journal entry. Ang layon ng mga closing journal entry ay alisin ang lahat ng mga nominal account at isara ito sa mga real account. Ano nga ba ang mga nominal account?

Ang mga nominal account ay tumutukoy sa mga temporary o panandaliang mga account

120

na hindi nadadala sa susunod na accounting period. Ito ay binubuo ng mga withdrawal ng may-ari, revenue at expense ng negosyo. Sa kabilang banda, ang mga real account ay binubuo naman ng mga account na permanent at nadadala sa susunod na accounting period. Lahat ng mga asset, liability at owner’s equity ng negosyo ay itinuturing na mga real account.

Paano ba natin maaalis ang mga nominal na account? Upang maalis ang mga nominal account, kinakailangang magawa nating zero ang balance nito sa dulo ng accounting period. Upang makamtan ito, dapat ay mailipat natin ang mga halaga na nakapaloob sa mga account na ito sa isang real account (permanent account). Ang real account na binabanggit dito ay ang Owner’s Equity.

Anu-ano ba ang mga nominal account na dapat isara sa dulo ng accounting period? Ang mga sumusunod ang mga karaniwang closing journal entries na isinasagawa ng mga negosyo. Muli nating babalikan ang kaso ng Abaniko Law Office bilang halimbawa.

1. Ang mga revenue account ay isinasara sa mga capital account.

Petsa Disyembre 31

Deskripsyon Revenues Abaniko, Capital

Ref.

Debit

4001

₱120,000

3001

Pagsasara ng mga revenue account

121

Credit

₱120,000

Makikita sa journal entry sa taas na ang natatanging revenue account na may normal balance na credit ay nirekord bilang debit sa kabuuang amount nito upang magkaroon ng balanseng zero sa dulo ng taon. Ang kabuuang amount naman nito ay nilipat sa Abaniko, Capital, isang owner’s equity account na nauna ng nasabing real account.

Bakit nga ba sa capital account isinasara ang mga kita/gastos/withdrawal ng may-ari? Ito ay sapagkat ang lahat ng nabanggit ay komponent din ng owner’s equity, gaya ng ating napag-aralan sa unang bahagi ng kabanatang ito. Maliban pa rito, kung iisipin, ang lahat ng withdrawal ng may-ari, kita at gastos ng negosyo ay mapupunta rin namang lahat sa may-ari/mga may-ari ng negosyo. Kung gayon, ang epekto ng closing entries ay ang pagbibigay ng kita ng negosyo sa mga may-ari sa dulo ng taon.

2. Ang mga expense account ay isinasara sa mga capital account.

Petsa Disyembre

Deskripsyon

Ref.

Abaniko, Capital

3001

Debit

Credit

₱115,416.67

31 Salaries Expense

5001

₱30,000

Rent Expense

5002

₱29,166.67

Utilities Expense

5003

₱12,000

Representation Expense

5004

₱20,000

122

Office Supplies Expense

5005

₱2,000

Depreciation Expense

5006

₱1,416.67

Interest Expense

5007

₱833.33

Permit and License Expense

5008

₱20,000

Pagsasara ng mga expense account

Sapagkat ang normal balance ng expense ay debit, ito ay kini-credit sa mga closing entry upang makamit ang zero na balanse. Ang kabuuang halaga naman ng walong expense accounts na ito ay isinasara sa Abaniko, Capital account sa pamamagitan ng pag-dedebit dito. Ang pagdedebit ng Abaniko, Capital ay nakakapagpababa sa halaga nito. Ito ay sang-ayon sa lohikang ang mga gastos ng negosyo ay makapagpapababa sa bahagi ng kita ng negosyong mapupunta sa mga may-ari.

3. Ang mga drawing o withdrawal na transaksyon ng mga may-ari ay isinasara sa kani-kanilang mga capital account.

Petsa Disyembre

Deskripsyon

Ref.

Abaniko, Capital

3001

31

123

Debit ₱50,000

Credit

Abaniko, Drawing

3002

₱50,000

Pagsasara ng mga revenue account

Gayundin naman, sapagkat ang normal balance ng drawing account ay debit, ang kabuuang halaga ng withdrawal ni G. Abaniko ay inirekord bilang credit upang maabot ang balanseng zero. Samantala, muling idinebit ang capital account ni Abaniko, na nakapagpapababa ng balanse nito. Ito’y naaayon sa lohikang ang pagwiwithdraw ng pera ng may-ari ay nakapag papabawas sa kanyang bahagi sa negosyo.

IX. Paghahanda ng Balance Sheet Matapos na maihanda ang mga closing entry, ang accountant o bookkeeper ng ALO ay maaari nang maghanda ng Balance Sheet. Ang balance sheet ay isa sa mga pangunahing financial statement ng mga negosyo. Ito ay tinatawag ding Statement of Financial Position. Kung ang income statement ay naglalaman ng mga nominal account ng negosyo, ang balance sheet naman ay naglalaman ng mga real account o permanenteng account nito. Ipinapakita nito ang posisyon ng negosyo mula noong ang negosyo ay mabuo hanggang sa kasalukuyan.

Maaaring maihanda ang Balance sheet sa pamamagitan ng paggamit muli ng worksheet. Ganito ang itsura ng panimulang bahagi ng talahanayan ng worksheet.

124

Account Account Number Name

Adjusted Debit

Credit

Closing Debit

Credit

Balance Sheet Debit

Credit

Ang worksheet ay sisimulan mula sa adjusted trial balance na una na nating inihanda. Walang kinaibahan ang prosesong ito sa paggawa ng adjusted trial balance, maliban sa pagpapalit ng mga account at trial balance na kasangkot sa komputasyon.

Makikita sa ibaba ang kompletong worksheet sa paghahanda ng balance sheet ng Abaniko Law Office.

Account Account Number Name

Adjusted Debit

1001 Cash

Credit

Closing Debit

Credit

Balance Sheet Debit

Credit

822,000.

822,000.

00

00

0.00

0.00

73,000.0

73,000.0

0

0

320,833.

320,833.

33

33

Accounts 1002 Receivable Office 1003 Supplies

1004 Prepaid Rent

125

Office 1005 Equipment

51,000.0

51,000.0

0

0

Accumulated 1006 Depreciation Accounts 2001 Payable Bank Loan 2002 Payable Unearned 2003 Revenue

1,416.67

1,416.67

20,000.

20,000.

00

00

200,000

200,000

.00

.00

90,000.

90,000.

00

00

833.33

833.33

Interest 2004 Payable Abaniko,

1,000,00 45,416.6

3001 Capital

0.00

954,583.

7

33

Abaniko,

50,000.0

50,000.

3002 Drawing

0

00

0.00

120,000. 120,000.

4001 Revenues

00

00

0.00

Salaries

30,000.0

30,000.

5001 Expense

0

00

0.00

29,166.6 5002 Rent Expense 29,166.67

7

126

0.00

Utilities

12,000.0

12,000.0

5003 Expense

0

0

Representatio 20,000.0

20,000.

5004 n Expense

0

00

0.00

0.00

Office Supplies 5005 Expense

2,000.0 2,000.00

0

0.00

1,416.67

1,416.67

0.00

833.33

833.33

0.00

20,000.0

20,000.

0

00

Depreciation 5006 Expense Interest 5007 Expense Permit and License 5008 Expense

0.00

1,432,25 1,432,2 165,416 165,416 1,266,8 1,266,8 TOTAL

0.00

50.00

.67

.67

33.33

33.33

Mula sa worksheet sa itaas, maaari na nating ihanda ang ating Balance sheet.

ABANIKO LAW OFFICE Statement of Financial Position As of Dec. 31, 2022

127

ASSETS Current Assets Cash

₱ 822,000.00

Office Supplies

73,000.00

Prepaid Rent

320,833.33

Total Current Assets

₱ 1,215,833.33

Non-Current Assets Office Equipment

₱ 51,000.00

Accumulated Depreciation

(1,416.67)

Total Non-Current Assets

₱ 49,583.33

TOTAL ASSETS

₱ 1,265,416.66

128

LIABILITIES Current Liabilities Accounts Payable

₱ 20,000.00

Unearned Revenue

90,000.00

Interest Payable

833.33

Total Current Liabilities

₱ 110,833.33

Non-current Liabilities Bank Loan Payable

₱ 200,000.00

Total Non-current Liabilities

₱ 200,000.00

TOTAL LIABILITIES

₱ 310,833.33

OWNER’S EQUITY Abaniko, Capital

₱ 954,583.33

TOTAL OWNER’S EQUITY

₱ 954,583.33

129

TOTAL LIABILITIES AND

₱ 1,265,416.66

OWNER’S EQUITY

Mula sa kumpletong Balance Sheet sa itaas, makikita natin na gaya ng income statement, mayroon ding tatlong linya ng pamagat para sa balance sheet: ang pangalan ng negosyo, pangalan ng financial statement (sa kasong ito, balance sheet o statement of financial income) at ang petsa ng pagtatapos ng accounting period. Matatandang para sa income statement, ang pariralang kasama ng petsa ay “For the Year Ended”, samantalang ang sa balance sheet naman ay “As of”. Ito ay sapagkat ang income statement ay may bisa lamang para sa taong ito ay ginawa. Ang mga kita sa dulo ng taon ay idinidistribute sa may-ari, kaya’t balik na zero ang balanse ng mga kita at gastos ng negosyo sa susunod na taon. Samantala, ang mga balanse sa balance sheet ay nake-”carry over” sa susunod na taon. Halimbawa na lamang ay ang cash. Ang cash ng negosyo ay hindi maglalaho sa susunod na taon. Sa halip maaari itong madagdagan at mabawasan mula sa gastos at kita ng negosyo. Ito ang rationale sa likod ng mga pariralang ito.

Tandaan rin na sa pagbuo ng balance sheet, nararapat lamang na paghiwa-hiwalayin ang mga asset, liability at equity ng negosyo. Gayundin naman, ang current at non-current asset at liability ay dapat ilagay sa magkahiwalay na seksyon.

Mas lalo pang mauunawaan ang mga konsepto sa likod ng balance sheet sa pagtungtong ng susunod na taon. Sa kasalukuyan, dapat lamang na tandaan na ang total ng asset at ang total ng liability at owner’s equity ay dapat laging equal o pantay, alinsunod sa accounting equation.

130

X. Pagkumpleto sa Accounting Cycle Bilang pagbubuod, narito ang kumpletong mga hakbang sa proseso ng accounting.

1. Pag-aanalisa ng mga transaksyon 2. Pag-rerekord ng mga transaksyon sa Journal 3. Pag-popost ng mga transaksyon sa Ledger 4. Pagbuo ng Unadjusted Trial Balance 5. Pag-rerekord ng mga Adjusting entry 6. Pagbuo ng Adjusted Trial Balance 7. Pagbuo ng Income Statement 8. Paghahanda ng mga Closing Entry 9. Pagbuo ng Balance Sheet Comprehensive Exercise: Ang mga sumunod ang mga transaksyong isinagawa ng Batman Law Office sa taong 2022.

Petsa 12/01

Transaksyon Binuksan ni G. Bruce Wayne ang Batman Law Office.

131

Si G. Bruce Wayne ay nagpasok ng ₱1,500,000 bilang paunang investment sa negosyo.

Ang Batman Law Office (BLO) ay nagbayad ng ₱40,000 na cash para sa mga permit at license sa pagsasalegal ng negosyo.

Nagbayad ang BLO ng ₱200,000 na cash para sa taunang upa sa kanilang opisina. Ang kontrata ay matatapos sa Disyembre 1, 2023 at maaaring i-renew taun-taon.

12/02

Ang BLO ay nangutang ng ₱200,000 mula sa Dee Bank. Ang kontrata sa utang ay nagtatakda ng 5% na interes kada taon, simula Disyembre 1, 2023. Ang prinsipal ng utang ay babayaran sa susunod na taon.

Siningil ng BLO si G. Evangelista sa halagang ₱85,000 para sa mga ligal na abisong ibinigay ni G. Wayne.

Ang BLO ay nagbayad ng ₱75,000 na cash para sa pagbili ng mga supplies ng opisina.

12/07

Bumili ang BLO ng laptop na nagkakahalagang ₱51,000. Ang laptop na ito ay inaasahang magagamit sa loob ng 3 taon, at sa dulo ng buhay nito’y mawawalan na ito ng gamit.

12/12

Nakatanggap ang BLO ng ₱42,500 mula kay G. Evangelista bilang paunang bayad sa kaniyang utang.

12/13

Nakapagbigay ng ligal na serbisyo ang BLO kay G. Fajardo, at siya’y

132

siningil sa halagang ₱35,000 na kanya namang agad binayaran ng cash.

12/15

Binayaran ni G. Evangelista ang kaniyang natitira pang balanse sa BLO.

12/18

Si G. Wayne ay nag-withdraw ng ₱50,000 para sa kaniyang personal na gamit.

12/21

Ang BLO ay nakatanggap ng ₱90,000 bilang paunang bayad ni G. Ben sa mga serbisyong kaniyang hinihiling na maisasakatuparan sa susunod na taon.

12/23

Ang BLO ay nakatanggap ng bill mula sa BBB Catering na naniningil ng halagang ₱20,000 para sa kanilang mga serbisyo sa Christmas party ng mga empleyado ng BLO.

12/31

Ang BLO ay nagbayad ng ₱30,000 para sa sweldo ng mga empleyado. ₱12,000 naman ang ibinayad para sa kuryente at tubig ng opisina para sa buwan. ₱2,000 halaga ng supplies ang naggamit na para sa buwan.

Ihanda ang mga sumusunod: 1. General Journal para sa taong 2022 2. General Ledger para sa taong 2022 3. Unadjusted Trial Balance 4. Adjusting Entries 5. Adjusted Trial Balance 6. Income Statement 7. Closing Entries 8. Balance Sheet

133

References

Accounting. (2001). [E-book]. https://www.studocu.com/ph/document/st-paul-university -iloilo/accountancy/actg-1-introduction-of-accounting-docx/9631329

Accounting Capital. (n.d.). Users of Accounting Information. https://www.accounting capital.com/basic-accounting/who-are-the-users-of-accounting-information/

Betticon, Domingo & Yabut (2016). Fundamentals of Accountancy, Business and Management 2. Vibal Group Inc.

Bigalantol, P., Bragat, M., Gabucan, M., Loyloy, P., Nioda, C., Oclinaria, J., & Suello, D. (2016, March). Pagpapalawak ng kaalaman sa Accounting ng mga mag-aaral sa Unibersidad ng San Carlos gamit ang internet, Unibersidad ng San Carlos, https://www.academia.edu/26900724/FILIPINO_RESEARCH_PROPOSAL

Blakely-Gray, R. (2022, January 19). Types of accounts in accounting: Assets, expenses, liabilities, & more. Patriot Software. https://www.patriotsoftware.com/blog/accounting/ types-of-accounts-subaccounts-accounting/

Rojas, E. (2021, November 20). Cash receipt and disbursement method. Bizfluent. https://bizfluent.com/info-11385158-cash-receipt-disbursement-method.html

The basic accounting equation - bucks county community college. (n.d.). https://www.bucks.edu/media/bcccmedialibrary/tutoring/documents/accounting/TheBasic-Accounting-Equation2018.pdf

Sir Chua’s Accounting Lessons PH. (2020, April 7). Lesson 008 - Accounting Concepts and Principles [Video]. YouTube. https://www.youtube.com/watch?v=fPOcUtfGtxQ

Vera Cruz-Manuel, Z. (2020). The Accounting Process: Financial Accounting & Reporting for Servicers & Merchandisers (26th ed.).