Power BI: Un Salto Cuántico para Helados Sensación
Entrevista a Luis Demetrio Arce Víquez.
En esta entrevista contamos un poco acerca del camino de don Luis en la empresa, cómo se dio la implementación de Power BI y lo que esto representa para la organización de cara al futuro.
Luis Demetrio Arce Víquez es jefe de Planeación y Tesorería. Además, lidera el departamento de Tecnologías de Información. Ha laborado cerca de 20 años para Helados Sensación. Contador de profesión, pero siempre ligado a la parte tecnológica, durante la pandemia se dedicó de lleno a implementar Power BI en la compañía. Con esfuerzo y perseverancia ha logrado crear un sistema robusto que nos permite hoy tener información veraz e inmediata para tomar decisiones a tiempo, convirtiéndose así en una gran ventaja competitiva.
Don Luis, antes de entrar en el tema, cuéntenos un poco de usted. ¿Quién es Luis Demetrio? ¿Dónde vive? ¿Cuántos años tiene de laborar en la empresa? ¿Tiene familia? ¿Cuáles son sus hobbies?
Soy una persona dedicada a la familia y al trabajo. Desde joven me gustaba estudiar por convicción y no por obligación. Puedo decir que desde muy joven he tenido una actitud de perseverancia. Vivo felizmente casado con mi esposa Georgina Quesada en Santa Gertrudis de Grecia y tengo 2 hijos: Yirlania y Esteban. Me encanta la fotografía.
Mi experiencia en Helados Sensación se divide en 2 etapas. La primera del año 2000 al 2002. Don Javier me había contratado a tiempo parcial como contador y en poco tiempo se convirtió en tiempo completo. La rápida evolución de la empresa en esos años hizo que mis capacidades se vieran un poco limitadas. Por tanto, se tomó la decisión de contratar a otra persona y salí de la empresa.
La segunda va desde el año 2005 hasta la actualidad. En ese año, don Javier me buscó nuevamente ya que la persona que había contratado había encontrado otro trabajo y salido de la empresa.
En el 2009 pasé a tiempo completo y en el año 2010 sufrí un infarto. Poco tiempo después me dediqué más a la parte administrativa. En el 2013, se contrató a don William Molina como gerente financiero. Hasta entonces pasé a estar en planilla de Helados Sensación, ya que antes trabajaba a destajo, por servicios profesionales. Mis funciones pasaron a ser más del tipo de asesoría al área contable y acompañamiento a la gerencia financiera.
Algo interesante de esas etapas es que en el 2009 establecimos la Asociación Solidarista de Empleados de Helados Sensación, ASEHESEN, que sigue vigente hasta hoy.
Don Luis, usted se formó como Contador, ¿cómo es que se involucra en la parte de Tecnologías de Información?
Desde mi ingreso a Helados Sensación he estado 100% involucrado en la implementación de los sistemas que hemos utilizado. En el periodo 2000-2001 implementamos el primer sistema. Nos enteramos de él ya que lo utilizaba una empresa proveedora de Atenas. Nos pareció bien y lo implementamos parcialmente. A mi regreso (en 2005) continuamos con la implementación, pero poco tiempo después el volumen de trabajo hizo que el sistema se quedara corto. Entre 2006-2007 implementamos Manager. En 2008 implementamos el primer sistema de facturación, que funcionaba con dispositivos PALM Pocket. Luego, implementamos ECOM que ya funcionaba a través de teléfono
celular. Finalmente, en 2019 migramos al sistema actual (Softland), el cual integra el ERP con el sistema de facturación. Siempre de forma muy empírica, pero con mucha curiosidad, coordiné la parte tecnológica y estaba en contacto con las empresas que nos daban asesoría. En 2018, a raíz de una práctica profesional que realizó Luis Matarrita en el campo de sistemas de información, vimos la necesidad de tener una persona con conocimientos más especializados y por eso decidimos contratarlo, conformando así por primera vez un departamento de Tecnologías de Información, que sigo coordinando hasta hoy.
Don Luis ¿Qué es Power BI?
Es una herramienta de Inteligencia de Negocios. Integra información de distintas bases de datos para generar estadísticas y análisis de datos. Esas estadísticas se presentan en forma de gráficos y cuadros que deben ser fácilmente entendibles, de manera que sean insumo para tomar decisiones. Power BI puede reconstruir datos que ya existen a través de fórmulas para presentarlos de cierta forma, mas no puede capturarlos.
¿Cómo fue el proceso que llevó a cabo para lograr tener un Power BI como el que tenemos hoy? ¿Qué conocimientos tuvo que adquirir?
A mediados del 2019 me interesé por un curso que ofrecía la Cámara de Industrias sobre Power Query y Power Pivot, dos herramientas que desconocía totalmente, pero que son fundamento previo para Power BI. Lo conversé con don William y nos matriculamos Luis (Matarrita) y yo. Duró aproximadamente 4 meses y con Power Query aprendimos cómo hacer enlaces entre las bases datos del sistema y otros programas como Excel. Esos conocimientos nos han permitido hoy crear herramientas que los usuarios puedan utilizar para hacer sus procesos de forma más eficiente. Con Power Query y Power Pivot hemos hecho herramientas que han reducido el tiempo de ejecución de algunos procesos contables hasta en un 50%, por ejemplo.
PROACTIVOS, BUSQUEMOS SIEMPRE LA MANERA DE INNOVAR”
¿Cómo nos enteramos de la existencia de Power BI? ¿En algún momento habíamos hecho intentos de tener algún sistema similar?
Don William (exgerente Financiero) tenía algo de experiencia con sistemas de inteligencia de negocios, por su anterior trabajo. Él contactó a unos consultores en la materia, nos hicieron una oferta de implementación de Power BI, pero nos pareció bastante costosa y rígida ya que solo funcionaría para la estructura y nivel de información que teníamos en ese momento. Por tanto, decidimos no avanzar, pero la idea quedo ahí: latente.
Luego, en diciembre de 2019 nos matriculamos en otro curso de la Cámara de Industrias de Power BI para principiantes. Ahí entendimos más sobre herramientas SQL y la conexión con Power BI, relaciones entre tablas de datos, etc. Recuerdo que en repetidas ocasiones el profesor decía que para poder hacer una buena implementación de Power BI se necesitaba conocer muy bien la empresa. Ahí entendí que yo podía hacerlo de forma exitosa, ya que tenía lo mejor de 2 mundos: 1) un muy buen manejo de los sistemas y procesos de la empresa y 2) estaba profundizando cada vez más en la herramienta. Sin embargo, los conocimientos se volvían cada vez más densos y dedicar tiempo a montar los reportes era muy complicado ya que tenía además otras funciones que atender.
Todo cambió a partir de marzo de 2020 cuando estalló la pandemia y al ser población de riesgo tomé la decisión de irme a trabajar 100% desde la casa. Ahí monté mi estación de trabajo, con 2
“SEAMOS
pantallas y todo lo necesario para dedicarme fundamentalmente a aplicar lo que había aprendido en el curso con la información nuestra.
¿Ya estando en su casa, cuántas horas a la semana le dedicó a la construcción del Power BI?
El no estar presencialmente en la oficina me permitió desligarme de muchas cosas que el equipo me pedía. Con el conocimiento que tenía del curso y algunas consultas en Internet generé un reporte inicial muy básico de indicadores de ventas y con eso tuve que convencer a don William y a don Jorge Villegas (q.e.p.d) de que se podían hacer cosas interesantes. Lo presenté y fue bien recibido, entonces fue a partir de ahí donde empecé a dedicarle más tiempo, aproximadamente 3 días por semana, algunos días hasta las 7 u 8 de la noche. Era necesario, ya que era yo solo, con el conocimiento básico que tenía y complementando con videos largos en YouTube, tratando de lograr ciertas cosas. Recuerdo que, una de las cosas que más me costó en su momento, fue cuando vimos la necesidad de crear un reporte para el control de visitas de los vendedores al punto de venta. Le consulté a los profesores del curso, pero no supieron cómo ayudarme, entonces tuve que jugármela buscando en videos y consultas en internet. Finalmente encontré una fórmula que podía hacerlo. Se me hizo muy difícil, pero lo logré.
Una vez convencidos del potencial de la herramienta, ¿Qué otra información le empezaron a pedir?
Yo le pedí a don William espacio para participar en las reuniones de ventas de los lunes y de esa forma entender, de acuerdo con lo que ellos (personal de ventas) conversaban y discutían, cuál
informe podría crear para contribuir a un mejor análisis. No recuerdo específicamente cuáles, pero se empezó a generar mucha información. Algunos reportes se siguen usando hoy y otros ya se volvieron obsoletos. Don Javier me pidió que lo que se creara fuera de uso para las personas y no se quedara solo como un reporte estático. Fue ahí donde decidimos involucrar a los supervisores de ventas, con información específica sobre sus zonas y rutas.
En un punto hubo que hacer un cambio en la estructura del Power BI, ya que las consultas se volvían muy lentas por la forma en que estaban construidas algunas fórmulas. En ese momento se vio amenazada la utilidad del proyecto, porque no era viable esperar tanto tiempo para que un reporte cargara. Tuve entonces que, de nuevo, investigar la forma de hacer las consultas de forma eficiente. Encontré la manera y logré que los reportes cargaran con fluidez.
En su tiempo libre Don Luis se dedica a la fotografía, especialmente de naturaleza y paisaje.
Se crearon primero usuarios para las gerencias general, financiera y comercial. Posteriormente a los jefes de venta y supervisores.
¿Cómo fue permeando el uso de Power BI a las distintas áreas?
Se hizo un Power BI específico para uso de servicio al cliente y el área de redes sociales con información sobre puntos de venta y localidades. Se han creado reportes para control de congeladores, otro para el departamento de Recursos Humanos y recientemente algunos reportes financieros.
¿Cuál es el objetivo final de Power BI para los usuarios?
Tener información veraz y a la mano de los procesos que realizan en la empresa para accionar y tomar decisiones a partir de datos numéricos. Por ejemplo, en el área de mantenimiento nos dimos cuenta al implementar un reporte, que en algunas ocasiones se hacía doblemente un mantenimiento preventivo a un congelador, simplemente por el hecho de no tener la información a la mano.
¿Antes no teníamos esa información? ¿Cómo era que se tomaban decisiones previo a Power BI?
Información siempre ha habido, principalmente en cuanto a Ventas. Lo que cambia con Power BI es la forma de obtenerla y la inmediatez con la que podemos acceder a ella. Antes teníamos que esperar a que finalizara una semana para comenzar a “bajar” información, construir los reportes (en Excel) y comenzar a circularlos (vía correo). Entonces, por ejemplo, si queríamos saber si un cliente había comprado o no, el monto y los productos que había comprado, teníamos que esperar hasta el lunes de la semana siguiente para poder ver la información.
Podemos decir que teníamos retrasos de una semana para poder analizar información y tomar acciones al respecto. Hoy, si un cliente compra, ya al día siguiente los supervisores y jefes de Ventas pueden ver la información completa en Power BI. La información se actualiza en Power BI todos los días a las 9 pm.
¿Si tuviera que resumir los beneficios de Power BI en 3 principales cosas, cuáles serían?
1)Inmediatez de la información.
2)Mejor medición de la información. Se pueden crear indicadores de seguimiento (KPIs).
3)Democratización de la información. La información no se queda solo en las gerencias, sino que fluye a los usuarios finales también.
Suponga que entra hoy un colaborador nuevo a la compañía y le dice: “Don Luis, deme por favor acceso a Power BI”. ¿Cuál sería su respuesta?
En primera instancia, que no. Para dar acceso a un colaborador a Power BI debe tener autorización previa de la gerencia a quien reporta. Debe estar muy bien justificado por qué debe ver la información, de acuerdo con las funciones que debe realizar. Los accesos se definen por roles. La cantidad de reportes difiere entre las gerencias y la gestión operativa. Además, se pueden aplicar filtros para que el colaborador tenga acceso solamente a la información que realmente necesita para realizar su trabajo.
¿Cuáles son las principales deficiencias o limitaciones de Power BI?
Una de las principales limitaciones se da al tratar de replicar en Power BI algunas de las cosas que se hacen en Excel, ya que ambas herramientas funcionan de forma diferente. Por ejemplo, en Excel se pueden realizar operaciones entre prácticamente cualquier celda y en cualquier columna de una hoja de trabajo. Power BI trabaja con operaciones por columnas. Sin embargo, Power BI le gana a Excel ya que se pueden programar actualizaciones automáticas de los reportes, donde no es necesario que un usuario intervenga en absoluto. También, a la hora de crear algunos reportes, Power BI puede parecer algo rígido, pero usualmente es que hay una forma más fácil de hacerlo que no he descubierto aún.
¿Existen riesgos?
Por supuesto. Un colaborador puede perder la clave o se la pueden robar y pueden existir fugas de información. Eso tratamos de mitigarlo limitando el nivel de información que tienen los usuarios y haciendo cambios periódicos de las contraseñas.
Don Luis, ¿tuvo algunas noches sin sueño, o días de frustración al no saber cómo lograr algo?
Noches sin sueño, realmente no. Algo que aprendí después de que me dio el infarto en 2010 fue que tenía que lograr que el trabajo no afectara negativamente mi salud. Lo que sí es que he sido muy insistente en investigar y buscar la forma de lograr hacer algunas cosas. Muchas de ellas no he podido solucionarlas y me he quedado con las ganas. En el pasado quizás sí me frustraba, pero hoy no. Algo que sí me pasaba, principalmente durante la pandemia, era que comenzaba a trabajar en algún reporte y cuando me daba cuenta ya eran las 8 de la noche. Ya esa era la señal de que tenía que parar por el día.
Don Luis compartiendo su conocimiento a sus compañeros de trabajo.
Don Luis, imagínese frente a la pantalla de la computadora. Ya casi van a ser las 8 PM. Lleva horas y horas en Power BI tratando de lograr algo y simplemente no halla la manera de hacerlo. ¿Qué hace usted en esos casos? ¿Cómo lo afronta?
Simplemente lo dejo para el día siguiente. Ya me ha pasado que hago eso y al otro día usualmente “me cae el cuatro”, sin necesidad de estar pensando toda la noche en eso.
Un salto cuántico se define como “un crecimiento fuera de toda proporción con respecto a lo que ocurría previamente”, una especie de transformación. ¿Usted cree que Power BI nos ha transformado como compañía de alguna forma?
Transformación es una palabra muy fuerte, en mi opinión. Pienso que la compañía siempre ha tenido claro un norte y eso no necesariamente cambió con Power BI. Lo que sí, es que creo que nos ha ayudado a ser mucho más eficientes, a actuar de forma inmediata. Nos ha inculcado un sentido de urgencia y a actuar con base en información veraz y no intuiciones o percepciones.
Eso también depende del liderazgo que tengan las gerencias en cuanto a la importancia que se la da al análisis de información. Pienso que, aunque hemos hecho cambios importantes, debemos trabajar más en fomentar una cultura de análisis de la información. Por otro lado también, seguimos teniendo mucho uso de Excel en algunas áreas. Trabajar en Excel está bien, de forma inicial. Pero debemos buscar trasladar ese análisis a un reporte vivo de Power BI, siempre que sea posible. Para eso, veo necesario 2 cosas: capacitación al usuario final en el uso de la herramienta y mayor trabajo en equipo para evitar dedicar tiempo a la construcción de los reportes y más tiempo al análisis.
En estos días hemos hablado de estrategia y de nuestra visión de cara a los próximos 2 años (2023-2025). ¿Hacia dónde ve el uso de Power BI en el corto y mediano plazo? ¿En qué tenemos que trabajar más? ¿Le vemos potencial de uso en otras áreas?
“BUSQUEMOS TRABAJAR EN EQUIPO, JUNTOS LOGRAREMOS LO QUE NOS PROPONGAMOS”
Ha sido un cambio cultural interesante en cuanto a la importancia que se le da al manejo de la información. Por ejemplo, es difícil encontrar un supervisor de ventas que en un momento determinado del mes no tenga dominio de los indicadores de las rutas que tiene a cargo. En algunas ocasiones en que la información no ha estado a tiempo en Power BI (ya sea por errores en envío de datos o propios del sistema) los supervisores inmediatamente comienzan a preguntar por qué la información difiere de la que ellos obtuvieron de los vendedores. Es decir, se nota que el seguimiento es diario y eso es algo que no ocurría antes.
Veo Power BI enfocado en la medición de KPIs de las distintas áreas. Todo lo que definamos en el plan estratégico 2023-2025 debe tener un seguimiento periódico y veo que la herramienta nos puede ayudar con eso. En el corto plazo quiero trabajar con el área de Producción para comenzar a ver esos indicadores, ya que actualmente no hemos implementado nada. Luego, con el área financiera-contable. Tenemos que trabajar en un uso continuo de la herramienta. Es decir, que los reportes que se creen, realmente se usen, tanto para el seguimiento de los KPIs como para lograr verdaderamente tener siempre información correcta. Digo esto porque, yo mismo me he equivocado en algunos reportes que he generado y he mostrado datos erróneos. Pero solo en la medida en que los usuarios finales vean los reportes y tomen responsabilidad de los datos que se generan, podemos ir haciendo un proceso de “curación de la información”.
Yo realmente creo que todavía estamos “en pañales”, en términos de lo que podemos lograr con la herramienta y que no hemos explorado.
Don Luis, volvamos a inicios del 2020: Usted finalizó el curso de Power BI y está en su casa comenzando a generar algunos reportes. ¿Se imaginó que íbamos a tener algún día una herramienta tan robusta como la de hoy?
No. Como dije al inicio, mi formación es en Contabilidad y mis conocimientos en Tecnologías de Información son muy empíricos. Por tanto, no tenía idea del alcance de lo que se podía lograr. Sin embargo, participar en las reuniones de ventas y tener ese roce con el departamento me ayudó a pensar de forma más comercial y buscar maneras de presentar la información que ellos necesitaban para gestionar la operación.
¿Alguna vez le ha dicho a algún colaborador (o a usted mismo): “Esto que me pide definitivamente no lo puedo hacer”?
No. Desde que empecé a trabajar con la herramienta sí me di cuenta de que las posibilidades eran muy amplias. Por eso, cuando me encuentro con algo que no logro hacer, siempre digo: “Esto no se cómo hacerlo en este momento, pero voy a investigar más para poder lograrlo”.
¿Qué nos dice esta experiencia suya en la implementación de Power BI sobre nuestra capacidad (personal y organizacional) de realizar proyectos nuevos e implementar nuevas cosas desde dentro de la organización?
Que definitivamente tenemos la apertura y la agilidad para embarcarnos en estos nuevos proyectos. Difícilmente si yo no hubiese tenido la libertad de trabajar desde la casa y dedicar gran parte de mi tiempo a la construcción de la herramienta, no tendríamos hoy lo que tenemos. A cambio, debemos aprovechar esa apertura y tratar de ser eficientes en lo que hacemos, pero sobre todo perseverantes. La ventaja de que lo hayamos desarrollado “in-house” es que tenemos la oportunidad de que nuestro Power BI sea un ser vivo. De esta forma, cualquier cambio necesario se puede implementar casi de forma inmediata y no dependemos de una empresa externa que nos tenga que dar servicio.
Don Luis muchas gracias por el tiempo, ¿algún mensaje final para los compañeros?
A usted las gracias, Javier. A los compañeros les
puedo decir que aprovechemos al máximo las herramientas que se ponen a disposición. Seamos proactivos, busquemos siempre la manera de innovar y de pensar siempre en qué otros procesos o actividades podemos automatizar y que sean de provecho para la empresa y nuestro trabajo.
Por otra parte, en lo personal les digo que nunca dejen de aprender, busquen las oportunidades, ya sea asistiendo a cursos o buscando en internet. Hoy en día las posibilidades son casi infinitas, (el que no aprende es porque no quiere). También les digo que hay que ser perseverantes para alcanzar lo que se quiere. Siempre busquemos trabajar en equipo ya que juntos lograremos lo que nos propongamos. A don Javier Blanco Murillo y a la empresa Helados Sensación muchas gracias por la confianza depositada en mi persona para desarrollar este proyecto y todo lo que hacemos. Hay que seguir creciendo, pero sin perder las raíces que son las que nos hacen una empresa fuerte y de vanguardia.
Saludos y bendiciones para toda la familia Sensación.
Entrevista realizada por Javier Blanco González. Diseño del artículo por Paola Arce Palma.
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Diciembre 2022.