Handbok i delaktighet by Halmstads kommun

Handbok i delaktighet

Innehåll En föränderlig demokrati 3 Varför ska invånare vara delaktiga? 4 Vad är delaktighet? 5 Planering 7 Genomförande 8 Resultat 10

Verktygslåda Upplägg på en träff

Presentationsrundor Fyrfältare Förväntningar och farhågor Repet Presentationsrunda Presentation i par/mindre grupper Gruppindelning

13 14 14 14 14 14

Information – invånare får veta Informationsmöte Informationsspridning

15 15

Konsultation – invånare får tycka Enkät, kulröstning Områdesvandring PMI

16 16 17

Dialog – invånare får resonera Dialogcafé (eller World Café) Mitt xxx AB Idéverkstad Inflytande – invånare får påverka Framtidsverkstad Arbetsgrupp

18 19 20 21 21

Medbeslutande – invånare får bestämma Rådslag Medborgarbudget Utvärderingar Enkät Handen Fokusgrupp

22 22 22 22 22 22

Vidare läsning

En föränderlig demokrati

I begreppet invånare ingår alla personer som bor eller verkar i Halmstads kommun eller tar del av kommunens utbud av tjänster. Andra begrepp för denna målgrupp är medborgare, brukare och kunder.

Den här handboken är till dig som arbetar i Halmstads kommun. Den innehåller kunskap, inspiration och verktyg för att göra invånare mer delaktiga i de demokratiska processerna. Demokratin i Sverige behöver ständigt utvecklas och erövras och ett sätt att göra invånare mer aktiva är att arbeta med delaktighet som ett komplement till den representativa demokratin. I Halmstads kommun har vi stora skillnader i valdeltagandet och allt fler väljer att inte engagera sig i ett parti. Vissa grupper är underrepresenterade, framförallt unga, utlandsfödda och personer med funktionsnedsättningar. Att möjliggöra för invånare att vara delaktiga i olika processer som bedrivs i Halmstads kommun stärker det demokratiska samhället och leder ofta till bättre beslut. Så läs, inspireras och lycka till!

Varför ska invånare vara delaktiga? Invånare har rätt att vara delaktiga i demokratiska processer utifrån en rad konventioner, lagar och mål på internationell, nationell och kommunal nivå. Invånare är en resurs i att utveckla Halmstads kommun och demokratin. Bättre beslut Invånarna kan bidra med nya kunskaper, erfarenheter och idéer. Delaktighet kan leda till att kvalitén ökar, besluten stämmer bättre överens med vad som efterfrågas och ifrågasätts i mindre grad då de upplevs som mer legitima. Förankringen av beslut kan också öka då invånare varit delaktiga i processer innan beslut tagits. Tilltron till det offentliga ökar När invånare är delaktiga så kan förtroendet, förståelsen och tilliten till kommunen och dess uppdrag, politiker och tjänstepersoner öka. En förståelse skapas mellan de olika funktionerna och deras ansvar samt för fattade beslut. Det kan också leda till att invånare känner ett större ansvar för de offentliga resurserna och hur de bäst kan användas. Delaktighet skapar demokratiska invånare När invånare får möjlighet att vara delaktiga så kan också deras samhällsengagemang och politiska intresse öka vilket är viktigt i en demokrati. Kunskapen om de demokratiska processerna ökar också. Känslan av sammanhang bibehåller god hälsa Delaktighet bidrar till att individer finns i sammanhang där de känner att de kan påverka sin situation och känner tillhörighet och meningsfullhet. Det är viktigt både för individens utveckling och för hälsan. När invånare är delaktiga och tar del av andra människors åsikter och tankar kan detta också leda till ett ökat socialt kapital och en ökad respekt mellan människor som stärker sammanhållningen i ett samhälle1.

1. Läs gärna Aaron Antonovskys teorier om salutogenes (faktorer som orsakar och håller fast vid hälsa) och bland annat Robert Putnam som forskat mycket kring socialt kapital och dess betydelse. 4

Vad är delaktighet? Delaktighet innebär att du deltar i en kollektiv process som känns viktig både för dig själv och för andra. För att tydliggöra olika nivåer av delaktighet så är delaktighetstrappan en hjälp. Det finns ingen nivå som är bättre än någon annan och det är inte meningen att ta ett trappsteg i taget utan graden av delaktighet sätts utifrån syftet och så väljs metod utifrån det.

Delaktighetstrappan

Delaktighetstrappan bygger i stora delar på Sherry Arnsteins delaktighetsstege och har tagits fram av SKL (Sveriges kommuner och landsting). Delaktighetstrappan används av en rad kommuner och landsting/regioner i delaktighetsarbetet.

Delaktighetsspektrum

För att tydligt se vad de olika stegen på trappan kännetecknas av, vad invånaren får göra och exempel på metoder så är följande delaktighetsspektrum till hjälp.

Grundförutsättningar Det finns några grundförutsättningar som är bra att ha koll på för att inte delaktighetsarbetet rent av ska få motsatta effekter. Är frågan påverkbar? Ibland är det varken tidsmässigt, resursmässigt eller ens lagmässigt möjligt att påverka en fråga och då är det givetvis inte aktuellt att bjuda in till delaktighet. Är vi påverkbara? I många fall är politiker och/eller tjänstepersoner inte påverkbara och då ska inte heller invånare bjudas in till delaktighet. Resultatet av ett delaktighetsarbete måste alltid ha påverkbara mottagare. Är det viktigt och på riktigt? När invånare ska engagera sig så är det viktigt att de upplever att deras deltagande är meningsfullt och att det handlar om frågor som uppfattas som viktiga. Ingen vill bjuda in till eller delta i skenprocesser som ska se fina ut på ytan men som saknar reellt innehåll och där ingen bryr sig om resultatet. Är allt tydligt? Var noggrann med vilken nivå av delaktighet som utlovas alltså vilket steg på delaktighetstrappan som insatsen hamnar på. Ge aldrig ut mandat som inte går att fullfölja. Om invånare bjuds in tidigt i en process som tar flera år så är det ännu viktigare att vara tydlig med vad dem kommer vara delaktiga i. Återkopplingen tillbaka till invånarna ska vara tydlig annars finns det risk för att dem tycker det känns hopplöst och onödigt att delta. Tänk också på hur eventuella idéer och projekt som dras igång ska kunna leva vidare även på lång sikt.

Olika funktioner

Delaktighetsarbetet är ett samarbete mellan invånare, politiker, och medarbetare. Initiativet att bjuda in till delaktighet kan komma från olika håll och beroende på vem som är mottagare av resultatet så är det också viktigt att dessa funktioner deltar i processen. Politiker Politikerna har kontinuerlig kontakt med invånarna och genom ett delaktighetsarbete får de åsikter och kunskaper som invånarna har i en specifik fråga. Deras uppgift är att lyssna och ta till sig vad som kommer upp. De kan också svara på frågor och ge legitimitet till processen. När invånare ska bjudas in till delaktighet för att diskutera VAD som ska göras där beslutsfattandet ligger på politisk nivå (i någon nämnd) så ska politikerna vara närvarande i delaktighetsarbetet. Om det däremot gäller konkreta saker inom verksamheterna om HUR något ska göras där besluten ligger på verksamhetsnivå (i någon förvaltning) så deltar inte politikerna i arbetet. Medarbetare Det är medarbetarens uppgift att leda arbetet med planering, genomförande och uppföljning. Om initiativet kommer från en medarbetare är det viktigt att det förankras hos ledningen på förvaltningen innan arbetet sätts igång. Invånare I begreppet invånare ingår alla personer som bor, verkar eller är en del av Halmstads kommun. I delaktighetsarbetet är deras uppgift att framföra sina tankar och åsikter. Det kan också vara att delta i, lyssna eller genomföra aktiviteter samt fatta beslut, beroende på grad av delaktighet. 6

Planering Planeringen är viktig för att det ska bli ett bra resultat. Ofta är det bra att börja i det lilla, kom hellre igång med ett mindre delaktighetsarbete än satsa för stort i början. Vad ska uppnås? Diskutera syftet med att bjuda in till delaktighet, vad är det som ska uppnås? Det kan finnas flera olika syften. Politikerna kan ha ett syfte och invånarna ett annat. Det är viktigt att begränsa vilka frågor som ska behandlas och vilken nivå av delaktighet det handlar om (steg på delaktighetstrappan). Formulera gärna några mål som kan följas upp och var inte rädd för att dra igång. Det är roligt och ger ofta väldigt mycket tillbaka att arbeta med delaktighet. Vilken nivå av delaktighet handlar det om? Välj metod utifrån syfte och grad av delaktighet på delaktighetstrappan. Vissa processer innehåller både information, konsultation och dialog. Det viktiga är att gruppen som arbetar i processen är överens om vilket steg på trappan de arbetar med och att det är tydligt för invånarna som deltar. När i processen? Bestäm när i processen som invånarna ska vara delaktiga. Ska invånarna rådfrågas före ett beslut eller vara med och genomföra ett beslut eller kanske utvärdera ett redan fattat beslut? När och hur invånare görs delaktiga beror på syftet. Hur ska kommunikationen se ut? Kommunikationen är viktig i delaktighetarbetet. Här behövs både tid och resurser läggas in i planeringen. Hur ska aktiviteterna marknadsföras till invånarna? Hur ska återkopplingen se ut? Hur ser den interna kommunikationen ut? Det finns hjälp att få från kommunikationsavdelningen i Halmstads kommun. Vilka resurser behövs? Se till att utrymmet finns tidsmässigt att arbeta med delaktighet annars blir det inte bra för någon. Välj metod utifrån syftet och de tillgängliga resurser som finns för att kunna hantera processen med kvalitet. Digital information kräver betydligt mindre resurser än trycksaker och fysiska träffar. Vem är målgruppen? För att identifiera målgruppen så kan modellen till höger vara en hjälp. Särskilda kommunikationsinsatser kan behövas till specifika grupper, framförallt till dem som är mycket berörda men lite aktiva. En hjälp kan vara att tänka utifrån exempelvis ålder, kön, funktion, intresse och geografi. Eftersom delaktighets arbetet är ett komplement till den representativa demokratin så är det särskilt viktigt att möjliggöra för underrepresenterade grupper att komma till tals i frågor som berör dessa. 7

Vilka samarbeten är möjliga? För att nå olika målgrupper som traditionellt inte är delaktiga så är det smart att samarbeta med andra förvaltningar inom kommunen men också med andra aktörer såsom exempelvis Region Halland, ideella föreningar (inklusive studieförbunden), Högskolan i Halmstad och näringslivet. Vem är mottagare av resultatet? Redan från början bör det vara tydligt vilka som är mottagare av resultatet av delaktighetsarbetet och den insats som invånarna har bidragit med.

Genomförande Utifrån syfte och resurser (både personella och finansiella) samt grad av delaktighet så finns det en uppsjö metoder att välja mellan. I verktygslådan finns beskrivningar av ett urval beprövade metoder utifrån olika steg på delaktighetstrappan.

Skapa en bra träff I mycket delaktighetsarbete så ingår minst en fysisk träff med invånare och här kommer några tips att tänka på. På vilket sätt bjuds invånarna in och vilka får del av informationen? l Se till att det i inbjudan framgår vad som förväntas av deltagarna, vilken nivå av delaktighet som utlovas, vad resultatet kommer användas till samt praktiska detaljer om själva insatsen de behöver göra. l Utifrån vilka målgrupper som identifierats så finns det ibland tillfällen där det är bäst att bjuda in till flera träffar på olika platser och som attraherar olika målgrupper direkt från start. I andra fall är det bättre att bjuda in brett till en träff och målgrupper som saknats kan bjudas in till ytterligare nya träffar. Det beror givetvis också på storleken på delaktighetsarbetet och vilka möjligheter som finns. l Använd ett enkelt språk i all kommunikation. Det kan vara kostnadskrävande eller svårt att översätta till flera språk och tillgängliggöra den på andra sätt (punktskrift, uppläst inbjudan) men se till att samarbeta med olika aktörer som når olika målgrupper som kan sprida inbjudan. 8

Hur sprids en inbjudan? l Digital information och kampanjer på webbsida eller sociala medier. l Skicka riktade inbjudningar specifikt till en målgrupp du vill nå eller till slumpmässigt utvalda invånare. l Genomför en dörrknackning eller sök upp personer utanför mataffärer, på torg, på tågstationen, eller på andra platser där det rör sig mycket folk. l Samarbeta med föreningar, nätverk, nyckelpersoner för att nå ut till flera. l Ha med invånare i en arbetsgrupp som blir engagerade redan innan aktiviteterna och som drar folk från olika håll. l Ta personlig kontakt med invånare eller målgrupper som inte deltar automatiskt och berätta att de är viktiga i det här arbetet, skicka personliga inbjudningar. l Tänk på balansen i gruppen, om möjligt arbeta för att underrepresenterade grupper är i majoritet. Vilken plats/lokal genomförs träffen på? l Att mötesplatsen finns i närområdet, det vill säga nära de människor som kommer och att den är lätt att ta sig till genom kollektivtrafik. l Att många känner till platsen, exempelvis ett bibliotek eller en skola. l Att platsen är ideologiskt och religiöst neutral. l Att lokalerna är trevliga, ljusa och kreativa att vistas i. l Att lokalen och toaletterna är fysiskt tillgängliga. l Att det finns hörslinga och om det finns synskadade på plats också tänka på att berätta vad som visas på ett bildspel. l Välj gärna en mötesplats som är hemarena för en målgrupp som är svårare att nå till exempel en mötesplats för unga eller en samlingslokal i ett bostadsområde. l Tips om hur du arbetar med tillgänglighet finner du på Myndigheten för delaktighets webbsida www.mfd.se/stod-och-verktyg/filmer Vid vilken tidpunkt och dag genomförs träffen? l Dag och tidpunkt spelar roll. Unga är bra att träffa måndagar till torsdagar mellan 16.30–18.30 och vuxna som yrkesarbetar mellan 17.30–19.30. l Ibland är det bra att planera in aktiviteter vid olika tidpunkter och på olika platser för att nå olika målgrupper. l Det kan också vara smart att själv bjuda in sig till redan planerade träffar, aktiviteter eller möten. Ha koll på vad som är på gång och se om det går att samordna. Kolla också av så att inte träffen krockar med något stort arrangemang eller l en religiös högtid. 9

Vad behövs för att skapa en god stämning och en tillgänglig träff? l Möblera utifrån valda metoder, det är ofta bra att placera bord och stolar i öar om det är möjligt. l Välkomna deltagarna och se till att de möts med respekt. Ha gärna musik på. l Bjud på mat/fika (ha specialkostalternativ). l Led hela träffen så att alla är trygga med vad som förväntas av dem som är där och hur träffen kommer att gå till. l Var noggrann med vilken nivå av delaktighet som det bjuds in till (steg på delaktighetstrappan). l Skriv minnesanteckningar, gärna synliga för deltagarna på blädderblock eller digitala skärmar. l Fundera innan träffen på om det är en känslig fråga som ska tas upp, om det finns risk för en otrygg stämning. Se till att ha beredd personal på plats som kan svara på frågor och hantera olika situationer. l Erbjud vid behov parallella aktiviteter för barn under mötet så att föräldrar kan delta enklare.

Resultat Återkoppla Att återkoppla till alla som varit med i processen är en mycket viktig del. Återkopplingen bör innehålla en sammanfattning av vad som sagts samt en insyn i hur resultatet används vidare. Återkoppling sker bäst personligt via mail eller annan kontaktyta. Resultatet som ska återkopplas kan presenteras på olika sätt till exempel med text och bilder som återger vad som kommit upp under arbetets gång och en beskrivning över nästa steg eller en kort video där resultatet presenteras. Det kan också vara viktigt att sprida resultatet till allmänheten i Halmstads kommun för att skapa förståelse och acceptans både för delaktighetsarbetet och för fattade beslut. Detta kan göras till exempel via webbsida och sociala medier. Glöm inte heller att återkoppla resultatet internt i kommunen, detta kan göras via intranätet. När resultatet skickas vidare till en nämnd eller förvaltning och nya beslut eller åtgärder tas är det viktigt att återkoppla detta till dem som varit delaktiga för att det ska bli tydligt att det faktiskt har hänt något. 10

Kommunicera resultat Se till att de funktioner/personer som ska ta del av delaktighetsarbetet får resultatet. Det bästa är om de som ska påverkas också varit aktiva i själva delaktighetsarbetet på något sätt och lyssnat direkt till invånarna.

Utvärdera Planera gärna in en utvärdering redan från start. Att utvärdera är viktigt för att kunna lära sig av misstag och ta med sig framgångar in i fortsatt arbete.

Checklista Först och främst, storleken på processen avgör hur omfattande arbetet måste vara. Se denna checklista som en hjälp för att inte missa något men sen kan omfattningen se olika ut. SYFTE. Skriv ned ett tydligt syfte och välj nivå av delaktighet utifrån delaktighetstrappan. METOD. Utifrån syfte och nivå av delaktighet väljer du metoder för arbetet, tänk på

inkluderingen av olika målgrupper när metoderna sätts. TID- OCH AKTIVITETSPLAN. Formulera en tid- och aktivitetsplan med de största aktiviteterna och när dessa ska ske inklusive återkoppling och utvärdering. KOMMUNIKATION. Kontakta kommunens kommunikationsavdelning för att tillsammans ta fram en aktivitetsplan för delaktighetsarbetet. KOSTNADSBERÄKNING. Beräkna kostnaderna för aktiviteterna som planeras. IDENTIFIERA MÅLGRUPPER OCH EVENTUELLA SAMARBETEN. Undersök vilka som är berörda i frågan och arbeta aktivt för att inkludera underrepresenterade grupper bland annat genom att samarbeta med andra aktörer. IDENTIFIERA MOTTAGARE. Undersök vilka det är som är intresserade av resultatet och som ska kunna ta till sig av dokumentationen. FÖRBERED. Skaffa eventuell bakgrundsinformation som kan behövas, förbered alla enskilda aktiviteter. BJUD IN. Informera invånarna enligt kommunikationsplanen om de aktiviteter som planeras. Kommunicera vad syftet är, vilken nivå av delaktighet som erbjuds, hur det ska gå till, vad ska det leda till och kontaktperson. Kommunicera på ett sätt som når människor med olika ålder, kön och bakgrund. GENOMFÖR. Var förberedd och positiv när aktiviteterna genomförs och dokumentera allting både skriftligt men gärna också med bilder och film. ÅTERKOPPLA. Se till att ge bra återkoppling till invånarna, ibland behövs det flera återkopplingar i längre processer. KOMMUNICERA RESULTAT. Se till att de funktioner som ska ta del av resultatet förhoppningsvis är på plats men i alla fall får till sig dokumentationen på ett bra sätt. UTVÄRDERA. Analysera och utvärdera alla aktiviteter. Uppnåddes syftet och höll budgeten? Finns det mervärden som tillkom eller andra erfarenheter som är viktiga att ta med sig? Lär av misstagen och fira framgångarna. 11

Verktygslåda I verktygslådan finns förslag på hur en träff kan läggas upp, presentationsrundor och workshops utifrån delaktighetstrappans olika nivåer av delaktighet.

Upplägg på en träff SCHEMA 17.30 Välkommen och presentationsrunda. 17.50 Bakgrund, syfte och upplägg. Berätta vad som har hänt innan träffen, vad tanken är med dagensträff och hur upplägget ser ut, när det är fika/paus med mera. 18.00 Workshop. 19.15 Utvärdering. 19.25 Avrundning. Tacka för allas medverkan, berätta om hur arbetet kommer fortsätta och hur resultatet kommer återkopplas. 19.30 Slut.

Presentationsrundor Fyrfältare Antal deltagare: 5–15 personer Tidsåtgång: 5 minuter för att rita och skriva, 1 minut/person för att presentera sig. Be deltagarna dela in ett papper i fyra delar där de i varje ruta målar eller skriver vad du på förhand bestämmer. Det kan till exempel vara: 1) Namn och porträtt 2) Något de gillar 3) Vad de förväntar sig av dagens träff 4) Vad de har för farhågor kring dagens träff Låt alla deltagare hålla upp sina papper och presentera sig utifrån fyrfältaren.

Förväntningar och farhågor Antal deltagare: 5–25 personer Tidsåtgång: 2–4 minuter för att skriva, 5-15 minuter för gemensam genomgång beroende på antalet personer. För att få reda på vad deltagarna förväntar sig av en träff samt om det finns några farhågor så kan det vara bra att göra denna i början av en träff. Be deltagarna att skriva ned 1- 3 förväntningar och 1-3 farhågor på post it-lappar. Sätt upp dessa på blädderblock och gå igenom dem. Återkom till dessa i avslutningen under utvärderingen. Då kan deltagarna exempelvis få pluppa (sätta en prick) på de post it-lappar med förväntningar och farhågor som de upplever har inträffat och så kan ni samtala om detta tillsammans.

Repet Antal deltagare: 5-40 personer Tidsåtgång: Ca 20 sekunder/person Knyt ihop ett rep till en stor ögla så det är lagom att ”gå igenom”. Be alla deltagare att ställa sig i en ring och hålla varandras händer. Häng repet mellan dig och deltagaren du håller i handen. Nu är uppgiften att krångla dig igenom repet utan att släppa händerna och samtidigt presentera dig själv genom att till exempel berätta vad du heter och något du gillar att göra.

Presentationsrunda Antal deltagare: 5-30 personer Tidsåtgång: Ca 30 sekunder/person Be alla deltagare att säga sitt namn och vad som känns spännande och intressant med denna träff.

Presentation i par eller mindre grupper Antal deltagare: 40-många personer Tidsåtgång: Ca 30 sekunder/person vid varje bord Be alla att presentera sig för den eller dem de sitter bredvid. Ifall ni är placerade vid mindre bord kan alla gå en runda vid respektive bord och checka in genom att säga sitt namn och något mer som du bestämmer på förhand till exempel vad som känns spännande inför dagens träff.

Gruppindelning Om workshopen sker i grupper kan det vara bra att göra en gruppindelning för att få blandade grupper. Ett förslag är att låta alla deltagare ställa sig på en linje utefter vilket datum de är födda på året, januari till vänster och december till höger och så placerar sig deltagarna utifrån födelsemånad. Sen kan mötesledaren fördela ut deltagarna i lika stora grupper så alla som är födda i jan-feb bildar en grupp och så vidare.

Workshops Workshoparna som presenteras är uppdelade på vilken nivå på delaktighetstrappan de passar och symbolerna visar antal deltagare och tidsåtgång där det är möjligt att ange. Det finns mycket delaktighetsarbete i Halmstads kommun och i detta kapitel finns några exempel.

Information – invånare får veta Informationsmöte 5–200 personer

1–2 timmar

Samla invånare till en träff för att informera om en process, ett beslut eller en förändring där det finns ett stort intresse. Under mötet informerar tjänstepersoner och eller politiker kring området och alla på mötet ges möjlighet att ställa frågor och komma med synpunkter. Arrangera om möjligt informationsmöten på flera platser i kommunen så både centrum och serviceorter inkluderas. Formen är inte till för en dialog utan för att informera och förhoppningsvis skapa förståelse kring en process. Ha en van mötesledare som leder mötet och kan hantera många personer och frågor. Ha även insatta tjänstepersoner som kan svara på frågor. Dokumentera mötet och skicka ut till de som vill och publicera en sammanfattning på webbsida eller sociala medier. Exempel: Halmstads kommun arrangerar Föreningsforum årligen. På dessa forum bjuds invånare in som är engagerade i föreningslivet för att få information om vad som händer och kan samtidigt nätverka och sprida information mellan föreningarna. Ibland arrangeras också Föreningsforum med syfte att ta hjälp av deltagarna att utveckla föreningslivet på olika sätt. När det är fråga om konsultation eller dialog så hamnar Föreningsforum på dessa nivåer steg på delaktighetstrappan.

Informationsspridning

1–flera tusen personer

Gör en enkel informationsfilm om en process, beslut eller förändring och sprid via webbsida och sociala medier. Eller sätt ihop en artikel med information som skickas ut till berörda målgrupper. Hänvisa alltid till en kontaktperson och gärna en webbsida om någon vill veta mera. Många målgrupper kan också nås via olika digitala plattformar till exempel inom förskola och skola eller via föreningsregister. Du kan även sprida information via en tryckt knapp, en påse eller en flyer. Exempel: Halmstads kommuns kommunikationssatsning inför valet 2018 bestod av en rad olika satsningar för att höja valdeltagandet. Bland annat trycktes knappar och tygkassar. Filmer spelades också in med lokala personer som på olika språk informerade om betydelsen av att rösta och att alla röster räknas. Filmerna spreds framförallt på sociala medier.

Konsultation – invånare får tycka

Enkät, kulröstning 1–flera tusen personer

Gör en enkät för att samla in åsikter kring specifika frågor. Enkäten kan spridas via en webbsida och sociala medier. Du kan också ta med en platta och ställa dig utanför matvarubutiker och på torg runtom i kommunen och låta förbipasserande personer fylla i enkäten på plats. En länk till enkäten kan också skickas ut till specifika grupper för att inkludera flera, gå via nätverk och föreningar för att nå rätt. Delar av en enkät kan också göras i form av en kulröstning där personer får lägga i kulor i flaskor beroende på vad de anser i frågan. Det kan ge både en riktning i en fråga och det kan användas för att ge svar mellan olika alternativ.

Områdesvandring 5–20 personer

2 timmar

Arrangera en områdesvandring för att konsultera personer i ett område om hur de upplever sin närmiljö. Bjud in boende men också företag och föreningar som är verksamma i området tillsammans med kommunpolitiker och tjänstepersoner som arbetar med området och bostadsbolag. Områdesvandringen kan göras utifrån en förutbestämd rutt och den fysiska miljön inven teras utifrån trygghet och trivsel som markeras på en karta. När vandringen avslutas tar respektive ”problemägare” med sig punkterna som tagits upp och försöker genomföra önskvärda åtgärder. När nästa områdesvandring görs utvärderas vad som hänt på en åtgärdslista. Vandringen kan också vara öppen och frågan ställs då till deltagarna: ”Nu får ni visa vilka ställen vi ska gå till”. Exempel: Halmstads kommun samlar kontinuerligt invånares tankar i olika frågor med hjälp av enkäter, många invånare svarade till exempel på enkäten som handlade om utvecklingen av centrum. 2016 gjordes en invånardialog om Östra stranden där invånare kunde delta på tre olika sätt: samtal på plats med frågor på affischer, diskussionspromenad och en webbenkät.

Plus minus intressant (PMI) 5–50 personer

1 timme

En PMI kan göras på olika sätt och i kombination med information men där deltagarna ska göras mer delaktiga och förutom att ta del av information också konsulteras i en fråga. Beskriv metoden Berätta för deltagarna hur metoden går till och om området som ni ska analysera närmare. Brainstorm Låt deltagarna börja med att skriva ned alla plus. Här ska allt som är positivt och alla tänkbara saker listas. Det kan göras i en brainstom på en whiteboard eller digitalt eller så gör varje deltagare individuellt på post it-lappar. Gå sedan över till minus, då ska alla nackdelar, problem och brister skrivas upp. Sist skrivs allt som är intressant upp. Det är saker som är viktigt att tänka på, intressanta uppslag, saker som bör studeras eller utredas närmare men som inte är givet positivt eller negativt. Prioritera Detta kan göras genom att alla deltagarna får pluppa (sätta en prick) på max 3 punkter under respektive plus, minus, intressant. Det kan också göras genom att deltagarna i grupper diskuterar och väljer max 3 punkter per PMI. Nästa steg Beroende på vilket område deltagarna har gjort en PMI kring så berättar mötesledaren hur resultatet tas om hand och vad nästa steg blir.

Dialog – invånare får resonera Metoder som presenteras under följande nivåer av delaktighetstrappan är exempel på workshops som kan användas vid olika tillfällen. För att det ska handla om dialog, inflytande och medbeslutande utifrån delaktighetstrappan så krävs bra uppföljning och ofta flera träffar så att det blir ett ömsesidigt utbyte av tankar och idéer.

Dialogcafé (eller World Café) 15–50 personer

2 timme

Ett dialogcafé görs bäst med ett specifikt tema och tillhörande frågeställningar. Det kan vara ett tema som är övergripande för hela kommunen till exempel att sätta prioriteringar i den kommande budgeten, eller hur vi uppnår ett jämställt Halmstad. Det kan också vara ett tema som hör till en specifik nämnds/bolags uppdrag till exempel grundskolan eller idrottsplatser. Dialogcafé möjliggör att människor deltar i flera olika diskussioner under en träff och det kommer ofta upp många spännande idéer och åsikter som kan användas vidare. Placera bord och stolar som på ett café där deltagarna sitter utspridda runt borden. Träffen inleds med en bakgrund- och faktabeskrivning av ämnet som ska diskuteras och hela träffen leds av en processledare/moderator som ser till att alla förstår vad som ska göras och vad som förväntas av deltagarna. Förslagsvis finns det 3-4 bord där olika frågeställningar ska diskuteras. Deltagarna diskuterar en frågeställning under 10-20 minuter och sen byter deltagarna bord för att diskutera nästa frågeställning. Vid varje bord finns en person som antecknar diskussionerna och som sitter kvar under hela tiden och även ger en kort återberättelse av vad tidigare grupp sagt. Ett bord kan vara fritt för att ta upp egna infallsvinklar till det givna området som diskuteras för kvällen. En uppföljningsträff där materialet diskuteras vidare är bra och att deltagarna får möjlighet att fortsätta resonera i frågan. Mer information om metoden: http://www.theworldcafe.com/ Exempel: År 2015 genomfördes flera dialogtillfällen inför omvandlingen av Tullkammarkajen med invånare, fastighetsägare, verksamhetsutövare, politiker, och andra intressenter som fick föra fram sina idéer om hur Tullkammarkajen kan utvecklas till en levande stadsdel. Varierande metoder användes i dessa dialoger.

Mitt xxx AB 10–30 personer

40 minuter

Metoden heter i grunden Din Sko AB och då utformar deltagarna en sko men här är det bara fantasin som sätter gränser. Det går att utveckla exempelvis byar, skolor och festivaler med denna metod. Kreativiteten i gruppen växer fram på ett bra sätt med denna metod och det är ofta enkelt att utgå från de tillgångar som redan finns i byn/på skolan eller i en festival för att sedan utveckla detta tillsammans i gruppen.Upplägget är följande: Forma grupper Dela in alla i blandade grupper på valfritt sätt och placera ut grupperna i rummet. Berätta bakgrunden Här berättar du att byn/skolan/festivalen har stora utmaningar, att ledningen vill se förändringar och att dem nu gett uppdraget till er i grupperna att komma med förslag om hur en bättre by/skola/festival kan utvecklas. Gör gärna detta lite tillspetsat för att få en lustfylld stämning i grupperna. Låt grupperna utse VD Låt alla personer sträcka upp en arm och blunda. På 3 ska ni peka på er grupps VD, räkna 1,2,3. Sen pekar alla på någon i gruppen som de vill ska vara VD. Be VD:n utse sekreterare Produktanalys Här ska varje grupp beskriva byn/skolan/festivalen som den är idag. Både positiva, negativa och neutrala saker. Detta görs på stora blädderblockspapper. Utvecklingsfas I denna fas ska varje grupp utveckla sin produkt (by/skola/festival), här finns inga gränser, vad kan bli bättre, större och roligare? Använd nya blädderblockspapper för denna fas. Marknadsfas Berätta att det snart är dags för respektive grupp att presentera sin produkt för ledningen och låt de utveckla några riktigt bra argument om varför just deras produkt är värd att utveckla. Presentation Dags för varje grupp att presentera sin produkt för ”ledningen” som består av övriga grupper. Efter presentationen kan en omröstning göras för att ta fram det bästa förslaget enligt gruppen. Ofta finns det dock många bra förslag i varje grupp och här är ett alternativ att sätta upp alla blädderblockspapper på en vägg och så låta deltagarna själva välja vilken idé de vill konkretisera och arbeta vidare med. Gärna under samma träff. Exempel: När Harplinge skulle ta fram en lokal utvecklingsplan så bjöds barn och unga in till ett specifikt möte då Halmstads kommun såg att den målgruppen inte deltagit på de övriga träffarna. Deltagarna fick arbeta fram ”Mitt Harplinge AB”. Med hjälp av detta kunde sen aktiviteter och prioriteringar tas fram.

Idéverkstad 10–40 personer

1,5–2 timmar

Presentera ämne och frågeställningar

Introducera ämnet som ska diskuteras och upp till 3 olika frågeställningar kopplade till ämnet. Forma grupper med ungefär 5 personer i varje grupp och placera ut grupperna.

Brainstorma Låt deltagarna börja med att svara på frågorna individuellt på post it-lappar. Varje svar ska stå på olika post it-lappar. Låt deltagarna göra en runda i respektive grupp där de berättar vad de skrivit ned. Låt varje grupp fylla på med fler idéer, allt skrivs på olika post it-lappar.

Fika Under fikat samlas alla post it-lappar in och grupperas i teman eller kluster för att lättare se vilka områden som många är intresserade av att utveckla.

Gemensam genomgång Gå igenom vilka teman eller kluster som har bildats.

Välj tema Låt deltagarna välja vilket tema de vill jobba vidare med, på så sätt bildas nya grupper där intresset får styra.

Utveckla och konkretisera Låt de nya grupperna läsa igenom och diskutera vad idéerna och tankarna innebär. Låt varje grupp sedan välja ut, ta bort och konkretisera idéer. Diskutera och skriv ned svar på: När, hur, var, vilka, varför, tillgängliga resurser, vad behövs, nästa steg, vem ansvarar, vem kallar till ny träff. I den bästa av världar så har varje grupp konkretiserat så pass mycket att de vet vad nästa steg är och vem som ansvarar för att de träffas igen för att utveckla vidare. Det kan givetvis vara så att det är Halmstads kommun som ansvarar för att bjuda in till nästa träff där arbetet fortsätter. Exempel: I arbetet med att ta fram en kulturstrategi för Halmstads kommun har en enkät genomförts på webbsidan och flera dialoger har genomförts med personer från olika sektorer såsom näringsliv, organisationer, kulturutövare, föreningar, kommunala företrädare och invånare.

Dialog – invånare får resonera Framtidsverkstad 10–40 personer

1,5–2 timmar

Framtidsverkstad är en metod för att ta fram idéer och visioner i en grupp och som samtidigt tar hand om eventuellt missnöje och farhågor. En framtidsverkstad görs vanligtvis under en heldag med uppföljande träffar och innehåller tre faser. Kritikfas: l

Här analyseras vilka hinder som finns Visionsfas: Här sprutas nya idéer med tillåtelse att vara helt utanför alla ramar l  Konkretiseringsfas: Vad ska tas bort från visionsfasen och vad ska jobbas vidare med. l  Här formuleras en tydlig handlingsplan. Vem gör vad, när och hur och vad är första steget. En framtidsverkstad leder förhoppningsvis till arbetsgrupper som konkret börjar arbeta utifrån handlingsplanen som tagits fram i konkretiseringsfasen. Det finns mycket arbets material och stödfrågor till alla faser i processen. Metoden bygger på att deltagarna medverkar och deltar i hela processen. En spännande tvist på en framtidsverkstad är att utgå från gruppens eller ortens styrkor och möjligheter. Att kartlägga och vidareutveckla befintliga resurser på en ort blir ofta en framgångsfaktor som även undviker långa önskelistor till kommunen. Det finns en metod som heter Asset-based community development som utgår just från styrkor och möjligheter. Exempel: Halmstads kommun har arrangerat flera framtidsverkstäder, bland annat i ett flertal av kommunens serviceorter.

Arbetsgrupp 5–10 personer

1,5–2 timmar

Arbetsgrupper som träffas kontinuerligt under en tid och arbetar med en fråga, ett arrangemang eller en plats kan vara ett bra sätt att få invånare delaktiga på denna nivå på delaktighetstrappan. Det kan vara en arbetsgrupp med deltagare som leds av konstnärer som fritt kan utveckla en process kring en plats. Eller det kan vara en arrangörsgrupp som planerar, genomför och utvärderar ett arrangemang. Arbetsgruppen har kontinuerligt kontakt med en tjänsteperson som följer arbetet och ibland en budget kopplad till arbetet. Exempel: I Halmstads kommun finns verktyget Idépeng där pengar varje år avsätts i budget för ungas egna idéer. Projektet initieras, planeras, genomförs och följs upp av unga själva med stöd från en coach.

Medbeslutande – invånare får bestämma

Rådslag Rådslag finns i flera olika varianter där invånare röstar i en fråga som sedan blir styrande för det politiska beslut som sen ska fattas. Deltagarna kan antingen ta ställning till ett eller flera färdiga förslag eller så kan de själva vara med och formulera förslag innan omröstningen.

Medborgarbudget Att arbeta med medborgarbudget är en återkommande process varje år och görs i flera olika steg. Det finns olika exempel på kommuner som arbetar med medborgarbudget i Sverige och internationellt. I Halmstad finns dock (ännu) inte någon sådan process som måste designas för att passa Halmstads förutsättningar.

Utvärderingar Om det finns tid så är det bra att göra utvärdering direkt under träffen. Utvärderingar som skickas ut i efterhand riskeras att inte fyllas i. Här är några exempel på utvärderingar som kan göras. Enkät Görs individuellt. Antingen i digital form eller på papper. Ger en tydlig bild av deltagarnas tankar kring processen de varit delaktiga i. Handen Handen är en enkel och rolig metod för att utvärdera en träff tillsammans med deltagarna. Ge deltagarna varsitt papper med en förtryckt hand alternativt att deltagarna själva får rita sin hand. Sen skriver eller ritar deltagarna utifrån:

Fokusgrupp En annan metod för utvärdering är att samla en mindre grupp av deltagare för att föra ett samtal kring deras upplevelser av processen. Då kan till exempel en PMI (Plus, Minus, Intressant) göras i gruppen utifrån den processen som har varit. Deltagarna i gruppen får då först fundera individuellt och skriva ned på post it-lappar föra att sedan i helgrupp diskutera hur arbetet kan förbättras och utvecklas. 22

Vidare läsning På Sveriges kommuner och landstings webbsida, www.skl.se finns mycket samlat material om delaktighetsarbete. Bland annat en dialogguide, en metodbank och en skrift med 250 exempel på medborgardialoger där även flera av ovanstående metoder finns med. Tack Stort tack till alla medarbetare som på olika sätt varit delaktiga i att ta fram Handbok i delaktighet. Boken är skriven av Karin Back Halmstads kommun, illustrationerna är gjorda av Maja på Näset AB och Oh My Interactive AB har gjort layouten.