Przejmowanie dokumentacji

Metody przetwarzania dokumentów elektronicznych w organach paostwowych Grzegorz Gałęzowski

- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz.U. Nr 206, poz. 1517),

-Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. Nr 206, poz.

1518),

-Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagao technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów paostwowych (Dz. U. Nr 206, poz. 1519).

Dokument elektroniczny w przepisach prawnych

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagao technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów paostwowych.

Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne. (Dz. U. z dnia 20 kwietnia 2005 r.)

Dokument elektroniczny w Normie PN-ISO 690-2

Dokument elektroniczny w Decyzji Komisji Unii Europejskiej 2004/563/WE2

Metadane

Metadane a bezpieczeostwo

- Camera Make = Apple, - Camera Model = iPhone, - GPS Latitude Reference = N, - GPS Latitude = 38/1,3550/100,0/1 [degrees, minutes, seconds] ===> 38° 35.5′, - GPS Longitude Reference = W, - GPS Longitude = 90/1,2657/100,0/1 [degrees, minutes, seconds] ===> 90° 26.57′.

Przejmowanie dokumentacji elektronicznej przez Archiwa Paostwowe.

Organizacja przetwarzania dokument贸w ewidencjonowanych

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnai 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. Nr 206, poz 1518)

Procedura przechowywania dokument贸w elektronicznych

Brakowanie

Lp.

Znak sprawy

Hasło Tytuł klasyfikac sprawy yjne wykazu akt odpowiad ające znakowi sprawy

Data Data Liczba wszczęcia zakończen dokument sprawy ia sprawy ów w sprawie

Wymagania techniczne dokument贸w elektronicznych

Metadane

Wymagania dla systemów informatycznych przetwarzających dokumenty ewidencjonowane

SODA System Obiegu Dokumentów w Archiwum Paostwowym w Lublinie http://192.168.1.110/knowledgetree

„System zapewnia integralnośd treści dokumentów i metadanych polegająca na zabezpieczeniu przed wprowadzeniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur”

„System zabezpiecza przed wprowadzeniem zmian w dokumentach spraw załatwionych”

„System zapewnia stały i skuteczny dostęp do dokumentów oraz ich wyszukiwanie”

„System umożliwia odczytanie metadanych dla każdego dokumentu”

„System identyfikuje użytkownika i dokumentuje dokonywane przez nich zmiany w dokumentach i metadanych.”

„System zapewnia kontrolę dostępu poszczególnych użytkowników do dokumentów i metadanych”

„System umożliwia odczytanie bez zniekształceo treści dokumentów wytworzonych przez podmiot, w którym działa system”

„System zachowuje dokumenty i metadane w strukturze określonej w przepisach prawnych, łącznie z możliwością prezentacji tej struktury”

„System zapewnia odtworzenie przebiegu załatwienia i rozstrzygania spraw”

„System informatyczny wspomaga czynności związane z klasyfikowaniem i kwalifikowaniem oraz grupowaniem dokumentów w akta spraw na podstawie wykazu akt”

„System informatyczny wspomaga i dokumentuje proces brakowania dokumentów stanowiących dokumentację niearchiwalną”

„System wspomaga czynności związane z przygotowaniem dokumentów stanowiących materiały archiwalne i ich metadanych do przekazania do archiwum paostwowego”

http://ade.ap.gov.pl

„System umożliwia przesyłanie dokumentów do innych systemów teleinformatycznych”

Przekazywanie dokument贸w elektronicznych do archiw贸w paostwowych

Kontrola metod przechowywania dokument贸w elektronicznych przeprowadzona przez APL

Przepisy prawne: [1631] Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631 z późn. zm) *1450+Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450 z późn. zm.) *1517+ Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206, poz. 1517) *1518+ Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz.U. Nr 206, poz 1518) *1519+ Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie wymagao technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów paostwowych (Dz. U. Nr 206, poz. 1519) *1024+ Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadad urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych (Dz. U. Nr 100, poz. 1024) *1766+ Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagao dla systemów informatycznych (Dz. U. Nr 212, poz. 1766) *1781+ Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagao dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w formie elektronicznej (Dz. U. Nr 214, poz. 1781).