Εμπόδια επικοινωνίας.
Ποιοι παράγοντες μπορεί να εμποδίζουν την επικοινωνία;
1
Εμπόδια επικοινωνίας.
Φυσικά εμπόδια: - φυσικές ικανότητες που έχει ο πομπός ή ο δέκτης (λεκτική ικανότητα, αντίληψη κ.α.) - φυσική κατάσταση στην οποία βρίσκεται όπως κόπωση κ.α.
Ψυχοσυγκινησιακά εμπόδια: oι προκαταλήψεις, η διάθεση, το άγχος, η πίεση, συναισθήματα κ.α. Περιβαλλοντικά εμπόδια: ο χώρος που λαμβάνει μέρος η επικοινωνία, τα τεχνικά τηλεπικοινωνιακά μέσα, οι εσωτερικές δομές του οργανισμού, τεχνικές και διαδικασίες κ.α.. 2
Εμπόδια επικοινωνίας.
Μη σαφείς στόχοι Ο προϊστάμενος πρέπει να εξηγήσει τους στόχους στους υφισταμένους του με τρόπο σαφή ώστε οι τελευταίοι να αντιληφθούν και να καταλάβουν ποιος είναι ο στόχος. Λάθος μηνύματα Έλλειψη πληρότητας, έλλειψη περιεκτικότητας, κακή κωδικοποίηση, έλλειψη συντομίας και ορθότητας, λάθος περιεχόμενο, υποκειμενικό περιεχόμενο. Μη αξιοπιστία Ο προϊστάμενος χάνει την αξιοπιστία του όταν δίνει ανακριβείς ή λάθος πληροφορίες, έχει μικρή γνώση των καθηκόντων του και του τμήματος του 3
Εμπόδια επικοινωνίας.
Φόβος της επικοινωνίας. Συχνά στελέχη οργανισμών δεν δίνουν ούτε γνώσεις ούτε πληροφόρηση στους υφισταμένους τους υπό τον φόβο του ανταγωνισμού. Λύση : η αύξηση των προσόντων, των γνώσεων και των ικανοτήτων Bad Timing H επιλογή λάθος χρόνου και τόπου συνήθως έχει ελάχιστα αποτελέσματα Λάθος επιλογή μέσου και τρόπου. Τα μέσα μπορεί να είναι ο τόνος της φωνής, το e-mail, το τηλέφωνο, το fax και o τρόπος είναι γραπτός, προφορικός και οπτικός. 4
Εμπόδια επικοινωνίας.
Έλλειψη ενδιαφέροντος Η έλλειψη ενδιαφέροντος από τον δέκτη και η έλλειψη ικανότητας του πομπού να υποκινήσει το ενδιαφέρον.
Βιαστικές απαντήσεις-συμπεράσματα Πρόωρα συμπεράσματα (αιτίες: η πίεση, η αδιαφορία, η έλλειψη υπομονής, ο εγωισμός) Προκαταλήψεις H άρση αυτού το εμποδίου επικοινωνίας γίνεται με την διατήρηση ουδέτερης θέσης. 5
Εμπόδια επικοινωνίας.
Υπερευαισθησία Λέξεις για θρησκευτικές πεποιθήσεις, πολιτικές πεποιθήσεις, κοσμοθεωρία, οικογένεια, ψυχολογική και σωματική πίεση, πολιτισμικές αξίες, συγκεντρώνουν την προσοχή. Διαφορετικές αντιλήψεις πομπού -δέκτη Ο κάθε άνθρωπος έχει διαφορετική εικόνα για τον κόσμο, για τον εαυτό του και για ό,τι υπάρχει γύρω του.
Σχέσεις πομπού και δέκτη Οι σχέσεις συμφερόντων, οι ανθρώπινες σχέσεις και η κοινωνικοοικονομική θέση δημιουργούν εμπόδια στην επικοινωνία. 6
Εμπόδια επικοινωνίας.
Διαδικασίες και δομές Τα πολλά ιεραρχικά επίπεδα, ο κλειστός χαρακτήρας μερικών τμημάτων, η τυπολατρική-γραφειοκρατική διαδικασία επικοινωνίας, οι ανελαστικοί γραπτοί και άγραφοι κανόνες. Υπερβολικός όγκος πληροφοριών Λανθασμένη ερμηνεία των μηνυμάτων, καθυστέρηση επεξεργασίας και κατανόησης των μηνυμάτων, αρνητική στάση στα νέα μηνύματα. Κουλτούρα επικοινωνίας Σε άλλους οργανισμούς υπάρχει ελευθερία έκφρασης και αυτό είναι διάχυτο στην ατμόσφαιρα ενώ σε άλλους υπάρχει καχυποψία, έλλειψη σεβασμού, έλλειψη ελευθερίας έκφρασης.
7
Εμπόδια επικοινωνίας. Κώδικες επικοινωνίας Διαφορετικός κώδικας:Ο νοσηλευτής σε ένα νοσοκομείο, χρησιμοποιεί λέξεις και κινήσεις που είναι διαφορετικές από αυτές που χρησιμοποιεί ένας αξιωματικός της αστυνομίας. Ίδιος κώδικας – άλλη ερμηνεία: H λέξη ‘αποδοτικότητα-κέδρος’ ηχεί διαφορετικά σε ένα διευθυντή υπουργείου, ένα επιχειρηματία, ένα θυρωρό.
Προσωπικές επικοινωνιακές ικανότητες Διανοητικές ικανότητες & φυσικές ικανότητες. Για παράδειγμα κάποιος μπορεί να εκπαιδευτεί στην ερμηνεία της γλώσσας του σώματος ή στην αύξηση της ταχύτητας ανάγνωσης κτλ. Η θέση του πομπού και του δέκτη (ιεραρχία) Εκείνος που κατέχει την υψηλότερη θέση είναι αυτός που προσδιορίζει και καθορίζει το κλίμα και την ελευθερία της επικοινωνίας ή αντίθετα μπορεί να την δυσκολεύει. 8
Εμπόδια επικοινωνίας.
Οι κανόνες της οργάνωσης Σε άλλες οργανώσεις μπορείς να χτυπήσεις όποτε θέλεις την πόρτα του διευθυντή και σε άλλες όχι.
9
Βελτίωση της επικοινωνίας. «10 εντολές για καλή επικοινωνία» - American Management Association 1. απαιτείται η αποσαφήνιση των σκέψεων πριν γίνει η επικοινωνία 2. να προηγείται η μελέτη του σκοπού της επικοινωνίας. 3. να υπάρχει κατανόηση του φυσικού και του ανθρώπινου περιβάλλοντος που αφορά στην επικοινωνία. 4. στο σχεδιασμό της επικοινωνίας να ακούγεται η συμβολή και άλλων προσώπων που έχουν σχέση με τα γεγονότα. 5. να γίνεται εκτίμηση της ικανοποίησης. 6. να γίνεται η επικοινωνία για κάτι που βοηθά ή έχει αξία για τον παραλήπτη της πληροφορίας. 7. για να είναι αποτελεσματική η επικοινωνία αξιώνει την ύπαρξη συνέχειας. 8. οι πληροφορίες που μεταδίδονται με τις επικοινωνίες πρέπει να είναι σημαντικές, τόσο βραχυπρόθεσμα όσο και μακροπρόθεσμα. 9. οι ενέργειες που ακολουθούν να είναι σύμφωνες με το αντικείμενο της επικοινωνίας. 10. αυτός που επικοινωνεί να είναι καλός ακροατής. 10
Μετάδοση του μηνύματος Ο πομπός προκειμένου να είναι αποτελεσματικός στην μετάδοση του μηνύματος του και ο δέκτης να κατανοήσει αυτό ακριβώς που θέλει να πει ο πομπός μπορεί να ακολουθήσει τα παρακάτω βήματα σχεδιασμού του μηνύματος. Σχεδιασμός- προετοιμασία επικοινωνίας Μετάδοση του μηνύματος Έλεγχος-Επανατροφοδότηση (feedback)
11
Μετάδοση του μηνύματος Σχεδιασμός- προετοιμασία επικοινωνίας -Καθορισμός του στόχου της επικοινωνίας, -
τη μελέτη του δέκτη ως προς της μόρφωση, ψυχική κατάσταση, ανάγκες, αξίες, διάθεση κ.α.
-
τη μελέτη των διαφορών με τον δέκτη
- την επιλογή του κατάλληλου τόπου, χρόνου και τρόπου για την πραγματοποίηση της επικοινωνίας
12
Μετάδοση του μηνύματος Μετάδοση του μηνύματος Η αποτελεσματικότητα αυτού του σταδίου εξαρτάται από τα εξής: -
από την σωστή προετοιμασία μετάδοσης του μηνύματος
- Την βελτίωση των ικανοτήτων μετάδοσης του μηνύματος σχετικά με τον τόνο της φωνής, το χρώμα της φωνής, τη γλώσσα του σώματος κ.α.
13