EKSOTE Arviointikertomus 2020

20 Arviointikertomus 20

Etelä-Karjalan sosiaali-ja terveyspiirin valtuustolle

Näillä eettisillä toimintatavoilla teemme yhdessä työtä

AVOIMUUS, LÄPINÄKYVYYS JA VASTUULLISUUS. Edistämme asioita avoimesti, teemme päätökset läpinäkyvästi, lait ja ohjeet huomioiden, sekä otamme vastuun asiakkaistamme ja ympäristöstämme.

YKSILÖN VASTUU JA PUOLUEETTOMUUS. Jokai-

KESTÄVÄ KEHITYS. Toimintamme on ympäristövastuullista, kokonaistaloudellista ja toteuttaa yhteisiä tavoitteitamme.

LAATU. Toimintamme perustuu korkeaan laatuun. Haluamme parantaa ja kehittää toimintaamme jatkuvasti.

nen työntekijämme on vastuussa toimimaan ja käyttäytymään asemansa edellyttämällä tavalla. Henkilökohtainen etu ei saa vaikuttaa päätöksentekoon.

HYVÄ HALLINTO. Noudatamme lakeja ja asetuksia sekä hyvän johtamisen ja hallintotavan periaatteita. Emme suvaitse lahjontaa tai korruptiota.

KUNNIOITUS JA YHDENVERTAISUUS. Kohtelemme

OMAISUUDEN JA TIEDON VASTUULLINEN KÄYTTÖ.

työntekijöitämme, asiakkaitamme ja yhteistyökumppaneitamme kunnioittavasti ja yhdenvertaisesti. Emme hyväksy syrjintää, häirintää tai epäasiallista käytöstä.

YHTEISTYÖ. Teemme rohkeasti yhdessä asioita asiakkaidemme terveyden, hyvinvoinnin ja toimintakyvyn edistämiseksi.

Käytämme ja suojelemme julkista omaisuutta ja tietoa vastuullisesti sekä säännösten mukaisesti.

1

Puheenjohtajan katsaus Tehtäväni Etelä- Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin tarkastuslautakunnan puheenjohtajana alkoi neljän vuoden valtuustokauden viimeisenä vuonna. Paljon oli hyviä asioita tehty aiempien kolmen vuoden aikana ja valtuusto oli saanut näinä vuosina hyvää tietoa erilaisista toiminnoista. Tarkastuslautakunnan toimintaa näinä neljänä vuotena väritti monenlaiset tapahtumat, kuten arviointipäällikön palkkaaminen, tarkastuslautakunnan jäsenen ja puheenjohtajan vaihtuminen. Tarkkojen arviointisuunnitelmien ansiosta lautakunta kesti nämäkin muutokset kuitenkin hyvin ja asioita saatiin hoidettua aikataulussa.

Arviointityötä on tehty pitkäjänteisesti ja suunnitelman mukaisesti. Arviointisuunnitelma on laadittu neljän vuoden valtuustokauden alussa ja tämän suunnitelman mukaan on edetty. Joitakin asioita on otettu arviointiin myös suunnitelman ulkopuolelta lautakunnan päätöksen mukaisesti. Etelä- Karjalan sosiaali- ja terveyspiirissä on monenlaisia toimintayksiköitä ja tulosyksiköitä ja näillä kaikilla on omanlaisensa toimintakenttä. Tämän toimintakokonaisuuden arvioinnin suorittamisessa suunnitelmallisuus on tärkeää.

Tässä tämän valtuustokauden viimeisessä arviointikertomuksessa todetaan tälle vuodelle 2020 asetettujen arviointien tulokset ja annetaan ne tiedoksi valtuustolle. Lisäksi tuodaan näkyviin kootusti kaikki neljän vuoden aikana saadut tulokset yhteenvetona.

Tulevalle lautakunnalle tehdään ehdotuksia tarkastussuunnitelman pohjaksi ja tuleva lautakunta voi sitten päättää, että ovatko kaikki ehdotukset heidän näkemyksensä mukaan sellaisia, jotka he haluavat ottaa suunnitelmaan. Uusi lautakunta laatii suunnitelman omien toiveidensa mukaisesti.

Lautakunnan työskentely on ollut saumatonta. Kaikesta ei aina heti olla oltu samaa mieltä, mutta aina on päästy yksimielisyyteen. Asioista on pystytty keskustelemaan rakentavasti ja niiden eri näkökulmat on saatu käsiteltyä. Tästä iso kiitos kuuluu lautakunnan kaikille jäsenille. Yhteistyö arviointipäällikön ja tilintarkastajan kanssa on ollut mutkatonta ja heille iso kiitos hyvästä yhteistyöstä. Työskentely lautakunnassa kaikkien osapuolten osalta on ollut välitöntä ja avointa.

Kiitokset kaikille Etelä- Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin yksiköille hyvästä yhteistyöstä ja rakentavasta suhtautumisesta kaikenlaisiin tilanteisiin. Kiitokset sairaalan johdolle asioiden eteenpäin viemiseksi. Kiitokset valtuustolle arviointityön arvostamisesta ja kiitokset hallitukselle nopeasta reagoinnista.

Mirva Hyvärinen Tarkastuslautakunnan puheenjohtaja

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

3

2

Tarkastuslautakunnan toiminta vuonna 2020 Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin (Eksote) tarkastuslautakunta kokoontui vuoden 2020 aikana 11 kertaa, järjesti keväällä yhden työkokouksen sekä suunnitteli järjestävänsä loppuvuonna yhteistyökokouksen hallituksen ja valtuuston kanssa, mutta aikataulusyistä se peruuntui. Tarkastuslautakunnan kokoonpano muuttui, kun puheenjohtaja ja yksi lautakunnan jäsenistä vaihtui syykuussa 2020. Tarkastuslautakunnan kokouksissa ovat olleet kuultavina vuonna 2020 hankinta-asiantuntija ja logistiikkapäällikkö, henkilöstöjohtaja, hallintojohtaja, tilapäisen valiokunnan puheenjohtaja, pääluottamusmiehet, hallintojohtaja, perhe- ja sosiaalipalvelujen controller, toimitusjohtaja, sisäinen tarkastaja, henkilöstö- ja viestintäjohtaja ja perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaja. Potilasasiamiehen ja toimitusjohtajan kuulemiset peruuntuivat koronarajoitusten alettua maaliskuussa. Myös yksi suunniteltu tarkastuslautakunnan kokous peruttiin sen vuoksi. Vastuunalainen tilintarkastaja esitteli kokouksissa tarkastusraportit sekä tilintarkastuskertomuksen.

Tarkastuslautakunnan esittelijänä toimi hallintosäännön

mukaisesti arviointipäällikkö. Tarkastuslautakunta vei tiedoksi valtuustolle väliraportin 18.11.2020 sairaalarakennuksen yhtiöittämiseen liittyen. Koronapandemia vaikutti tarkastuslautakunnan toimintaan niin, ettei perinteistä joululounasta järjestetty ja kokouksia järjestettiin hybridi- ja etäkokouksina toimikauden aikana. Tarkastuslautakunta osallistui syksyllä FCG:n järjestämään tarkastuslautakunnille suunnattuun etäkoulutukseen. Koronapandemian takia tarkastuslautakunta perui suunnitellut tutustumiskäyntinsä.

Tarkastuslautakunta käsitteli sidonnaisuusrekisteriä ja sen muutoksia kokouksissaan 1.4.2020 ja 21.10.2020 rekisterin tiedot vietiin valtuustolle tiedoksi.

Marraskuussa 2020 tarkastuslautakunnan vuoden 2019 arviointikertomus palkittiin vuoden parhaana arviointikertomuksena kuntayhtymien sarjassa valtakunnallisessa KPMG:n ja Tampereen yliopiston yhteistyönä järjestämässä Vuoden arviointikertomus -kilpailussa. Tämä oli toinen valtakunnallisen kilpailun voitto peräkkäisenä vuonna.

EKSOTEN TARKASTUSLAUTAKUNTA

Puheenjohtaja Mirva Hyvärinen (kesk.)

Varapuheenjohtaja Esko Ijäs (sd.)

Jäsen Anneli Myllärinen (sd.)

Jäsen Kari Terho (kesk.)

Jäsen Jouko Partanen (kok.)

varajäsen: Susanna Laine

varajäsen: Juhani Liimatta

varajäsen: Merja Vasara

varajäsen: Heikki Heimala

varajäsen: Esa Kourujärvi

Arviointipäällikkö Taija Myyrä

4

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

Tilintarkastusyhteisönä vuonna 2020 toimi BDO Audiator Oy, vastuunalaisena tilintarkastajana Ulla-Maija Tuomela, KHT, JHT.

Sisältö

20 20

1. Puheenjohtajan katsaus.............................................................................. 3 2. Tarkastuslautakunnan toiminta vuonna 2020............................................. 4 3. Tarkastuslautakunnan tehtävät................................................................... 6 4. Eksoten toiminta, johtaminen ja omistajaohjaus...................................... 10

4.1 Kuntayhtymän tehtävät................................................................. 11

4.2 Strategia 2019-2023 ja eettiset toimintatavat.............................. 12

4.3 Mittarit.......................................................................................... 14

4.4 Laatu osana arjen työtä ja valtakunnallinen vertailu................... 14

5. Henkilöstöpolitiikka, työhyvinvointi ja henkilöstöä koskevat linjaukset.. 16

5.1 Yhteistoimintaneuvottelut............................................................ 16

5.2 Henkilöstökyselyn keskeisimmät tulokset................................... 17

5.3 Koronapandemian vaikutukset toimintaan .................................. 18

6. Talous ja tuloksellisuus............................................................................. 19

6.1 Talouden tasapaino ja edellisten vuosien kertyneet alijäämät .... 19

6.2 Valtuustoon nähden sitovat taloudelliset tavoitteet..................... 20

6.3 Nettotoimintamenojen vuotuinen kasvu ja valtakunnallinen

vertailu............................................................................................... 22 7. Strategisten avaintavoitteiden toteutumisen arviointi.............................. 25 8. Työohjelman mukaiset arviointiaiheet...................................................... 27

8.1 Perhe- ja sosiaalipalvelut............................................................. 28

8.2 Sisäinen valvonta ja riskien hallinta............................................. 34

8.3 Sosiaali- ja potilasasiamiehen raportti........................................ 35

9. Yhteenveto................................................................................................. 36 10. Suositusten vaikuttavuuden arviointi valtuustokauden ajalta................. 38

3

Tarkastuslautakunnan tehtävät

Tarkastuslautakunnan toiminnan määrittää kuntalaki.

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin (Eksote) valtuusto on asettanut kuntalain mukaisesti tarkastuslautakunnan.

Lautakunnan keskeisenä tehtävänä on hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestäminen sekä valtuuston asettamien tavoitteiden toteutumisen arviointi ja sidonnaisuuksien valvonta.

Valtuusto

Tarkastuslautakunta Hallitus Arviointipäällikkö

-Tarkastuslautakunta tuottaa tavoitteiden toteutumista koskevaa palautetietoa ja arvioi toimenpiteiden tarkoituksenmukaisuutta suhteessa asetettuihin tavoitteisiin.

Tarkoituksenmukaisuuden ja vaikuttavuuden arviointi on monipuolisempaa kuin tavoitteiden saavuttamisen arviointi.

Toimitusjohtaja

Sisäinen tarkastaja

Operatiivinen

-Tarkastuslautakunta toimii parhaimmillaan kehittämisen välineenä, joka palvelee Eksoten johtamista sekä tiedon tuottamisen että käyttämisen näkökulmasta.

-Tarkastuslautakunta toteuttaa Eksoten toimivaan organisaatioon nähden ulkoista tarkastusta.

Organisaatiouudistusten ja hallintosääntöön tehdyn muutoksen (Valtuusto 2.7.2020) vuoksi Eksoten organisaatiokaavio muuttui vuonna 2020. Hallintosäännön muutoksessa otettiin kantaa arviointipäälikön sijoittumiseen organisaatiossa. Muutosta ei tuotu käsittelyyn tarkastuslautakuntaan.

Muutosta tutkittiin lautakunnassa ja todettiin, että muutos aiheutti epäselvyyttä tarkastuslautakunnan suorassa toiminnallisessa alaisuudessa työskentelevän arviointipäällikön riippumattomaan asemaan.

6

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

Perhe- ja sosiaalipalvelut

Terveys- ja vanhustenpalvelut

Kuntoutus

TARKASTUSLAUTAKUNNAN LAKISÄÄTEISET TEHTÄVÄT OVAT KUNTALAIN 121 §:N MUKAAN: 1. Valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat

4. Huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteen sovittamisesta;

2. Arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla

5. Valvoa 84 §:ssä säädetyn sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi

3. Arvioida talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä, jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää

n päällikkö

Strategiset tukipalvelut

Kuvio 1. Eksoten ylätason organisaatiokaavio vuoden 2021 alussa.

6. Valmistella kunnanhallitukselle esitys tehtäviään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi sekä arvioinnin ja tarkastuksen talousarvioksi.

Arviointipäällikön tehtävänä on jatkossakin tuottaa tarkastuslautakunnalle johdosta riippumatonta tietoa arvioinnin tueksi. Tämän vuoksi hallintosääntöä korjattiin joulukuun 2020 valtuuston kokouksessa tilintarkastajan antaman suosituksen mukaisesti. Kuviossa 1. on korjattu organisaatiokaavio. Muutettu hallintosääntö astui voimaan vuoden 2021 alusta.

Tarkastuslautakunnan toiminta ja tehtävät perustuvat kuntalakiin.

Lautakunnan toimintaa ohjaa lainsäädännön lisäksi Eksoten valtuuston hyväksymä hallintosääntö.

Hallintoa ja tarkastusta koskevat hallintosäännön muutokset tulee kuntalain mukaan viedä tarkastuslautakunnan kautta valtuuston päätettäviksi, niistä ei voi hallitus päättää.

Valtuuston asettamat strategiset tavoitteet ovat keskeisiä, mutta eivät ainoita arvioinnin kohteita.

Tarkastuslautakunnalla on salassapitoa koskevien säännösten estämättä oikeus saada kuntayhtymän viranomaisilta ja kuntayhtymään kuuluvilta yhteisöiltä ja säätiöiltä sekä kuntayhtymän tytäryhtiöiltä tiedot ja nähtäväkseen asiakirjat, joita se pitää tarpeellisena tarkastustehtävän hoitamiseksi (Kuntalaki 124 §). Ulkoisen valvonnan viranomaisena arviointipäälliköllä on oikeus saada tehtäviensä toteuttamiseen tarvittava apu sekä tiedot muulta kuntayhtymän viranomaiselta kaikissa tarkastuslautakunnan tarvitsemissa asioissa.

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

7

Kuvio 2. Tarkastuslautakunnan toimintaa kuvaava vuosikello.

TALOUSARVIO

Arviointikertomuksen laatiminen käynnistyy

Valtuusto hyväksyy tavoitteet talousarvioesityksen ja -suunnitelman yhteydessä.

(Kuntalaki 14. ja 110. §) Valtuustoon nähden sitovat mittarit esitellään jatkossa ennen valtuuston hyväksyntää tarkastuslautakunnalle Arvioinnin toteutus

KÄYTTÖSUUNNITELMA Hallitus antaa valtuustolle toimintakertomuksessa selvityksen tavoitteiden toteutumisesta

TARKASTUSLAUTAKUNNAN TEHTÄVÄT

TILINPÄÄTÖS

• Valtuuston asettamien toiminnan ja talouden tavotteiden toteutumisen valvonta

Tarkastuslautakunta antaa arviointikertomuksen valtuustolle (Kuntalaki § 121)

• Toiminnan tuloksellisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden arviointi • Talouden tasapainotuksen toteutumisen ja riittävyyden arviointi

Tavoitteita valmistellaan yksiköissä ja hallituksessa

• Kuntayhtymän ja tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittaminen • Sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden valvonta

Korjaavien toimenpiteiden seuranta

PUOLIVUOTISRAPORTTI Arvioinnin suunnittelu

Valtuusto merkitsee tiedoksi mahdolliset hallituksen lisäselvitykset sekä päättää tarvittaessa jatkotoimenpiteistä

TARKASTUSLAUTAKUNNAN TOIMINTAA KUVAAVA VUOSIKELLO Vuosikellon tarkoituksena on kuvata sitä, miten tarkastuslautakunnan toiminta rytmittyy muiden organisaation toimintojen kanssa. Valtuusto asettaa strategiset tavoitteet ja raamit eli määrärahat toiminnalle ja hallitus valvoo palvelujen toteuttamista näissä puitteissa. Tarkastuslautakunnan toimintaan linkittyy kiinteästi sekä hallituksen että valtuuston työskentely. Yllä olevassa vuosikelloksi nimetyssä kuviossa 2. on esitetty keskellä tarkastuslautakunnan tehtävät. Kuvion sisäkehällä on arviointityö ja ulommaisella kehällä on kerrottu, miten tarkastuslautakunnan toiminta nivoutuu kiinteäksi osaksi hallituksen ja valtuuston työskentelyä. Vuosikelloon on lisätty esittely valtuustoon nähden sitovista mittareista ja mittareiden esittely on tarkoituksena toteuttaa ennen valtuuston tekemää päätöstä talousarviosta.

8

ARVIOINTIKERTOMUS

Vuosikelloon on lisätty syksylle mittareiden esittely. Mittarit esitellään tarkastuslautakunnalle ennen kuin ne menevät valtuuston päätettäväksi.

Tarkastuslautakunta esittää, että tarkastuslautakunnan ja valtuuston puheenjohtajistot pitäisivät yhteistyökokouksia.

Mikäli organisaation arvioidaan riippumattomasti ja tuotetaan tietoa sen epäkohdista, sen toimintaa voidaan kehittää tarkoituksenmukaisesti. Kuntalaki edellyttää arvioinnissa erityisesti epäkohtien nostamista.

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

Valtuusto käsittelee arviointikertomuksen tilinpäätöksen yhteydessä (Kuntalaki § 121).

Valtuusto pyytää mahdollisia lisäselvityksiä hallitukselta arviointikertomuksen johdosta

TARKASTUSLAUTAKUNNAN ARVIOINTITEHTÄVÄ Eksoten tarkastuslautakunnan tekemä arviointityö pohjautuu valtuuston vuonna 2017 hyväksymään arviointisuunnitelmaan.

”Arvioinnin sisällöstä ei säädetä laissa, mutta tarkastuslautakunnan on laadittava arviointisuunnitelma, jonka pohjalta arviointi toteutetaan. Arvioinnissa on syytä kiinnittää huomiota erityisesti siihen, mitkä tavoitteet eivät ole toteutuneet. Arviointiin kuuluu myös kannanotto kunnan ja kuntakonsernin toiminnan järjestämisen tuloksellisuuteen ja tarkoituksenmukaisuuteen.” (Kuntalaki, tausta ja tulkinnat 2015) Arviointisuunnitelman lisäksi tarkastuslautakunta tarkentaa suunnitelmaansa vuosittain laadittavalla työohjelmalla, joka

Kuvio 3. Tarkastuslautakunnan arviointitehtävät kuntaliiton mukaan.

TARKASTUSLAUTAKUNNAN ARVIOINTITEHTÄVÄT

Tavoitteiden toteutumisen arviointi

Toiminnan järjestämisen tuloksellisuuden ja tarkoituksen­mukaisuuden arviointi

Talouden tasapainottamisen arviointi

sisältää tarkemman arviointisuunnitelman sekä toimii tarkastuslautakunnan työn aikatauluttajana.

den tarpeisiin vastataan kustannustehokkaasti sekä laadukkaasti ja henkilöstön työssä jaksaminen on hyvällä tasolla.

palveluja, ja samalla myös palvelujen laatu paranee, niin voidaan sanoa tuottavuuden lisääntyneen.

Eksoten uusi strategia tuo toimintaan isoja toiminnallisia muutoksia. Uudistamisen aikana on erityisen tärkeää kiinnittää huomiota toiminnan ja palvelujen arviointiin.

Arvioinnilla edistetään ja vahvistetaan palveluiden tuottamista kuntalaislähtöisesti ja tuloksellisesti. Tarkastuslautakunnan arviointitehtävä voidaan jakaa asetettujen tavoitteiden toteutumisen, toiminnan järjestämisen tuloksellisuuden ja tarkoituksenmukaisuuden sekä talouden tasapainottamisen arviointiin.

-Tuloksellisuutta voidaan pitää yläkäsitteenä tuottavuudelle, vaikuttavuudelle, laadulle, kustannusvaikuttavuudelle, tehokkuudelle sekä työelämän laadulle.

Tarkastuslautakunnalla on oltava käytössään riittävä asiantuntemus, jotta se suoriutuu tehtävästään.

Tarkastuslautakunta arvioi ja tarkastelee, ovatko kuntalaisten verorahat hyödynnetty parhaalla mahdollisella tavalla.

TOIMINNAN JÄRJESTÄMISEN TULOKSELLISUUDEN JA TARKOITUKSENMUKAISUUDEN ARVIOINTI -Organisaation toiminnan voidaan sanoa olevan tuloksellista silloin, kun asiakkai-

-Kuntalaisten verorahoilla tuotettujen palveluiden tehokkuutta ja heille siitä koituvaa hyötyä ei voida suoraan päätellä tilinpäätöksestä.

-Tuloksellisuuden arvioimisen tavoitteena on taloudellisten voimavarojen käytön ja toiminnan arvioinnin yhdistämisellä tuottaa päätöksenteon kannalta mahdollisimman paljon hyötyä.

- Tarkoituksenmukaisuudella tarkoitetaan sitä, että palvelut ovat järjestetty tarkoituksen mukaisesti myös kuntalaisen eli palvelun käyttäjän näkökulmasta.

ULKOINEN VALVONTA Ulkoisesta valvonnasta vastaavat tarkastuslautakunta ja tilintarkastaja. Ulkoinen valvonta on hyvän hallintotavan mukaan järjestetty, kun ulkoinen ja sisäinen valvonta yhdessä muodostavat kattavan valvontajärjestelmän. Eräänlaiseksi ulkoiseksi valvonnaksi voidaan lukea myös julkisuusperiaate ja kuntalaisen oikeus olla selvillä organisaation toiminnasta, kuten kuntalaissa on mainittu. Tätä Eksoten tarkastuslautakunta pyrkii omalla työllään edistämään.

Eksotelta odotetaan tehokkuuden lisääntymistä ja entistä kustannusvaikuttavampia palveluita. Kun tuotetaan pienemmällä määrällä resursseja suurempi määrä Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

9

4

Eksoten toiminta, johtaminen ja omistajaohjaus

Eksoten valtuuston vastuulla on sosiaali- ja terveystoimen järjestämisen lisäksi muun muassa talousarvion ja -suunnitelman hyväksyminen. Valtuusto hyväksyy lisäksi kuntayhtymän strategian sekä valitsee kuntayhtymän toimitusjohtajan. Alla olevassa kuviossa 4. on esitetty kuntayhtymän hallintomalli, josta voidaan nähdä valtuuston, hallituksen, johtoryhmän sekä toimialojen ja palvelualueiden vastuut johtamisessa. Eksote on kuntayhtymän perustaneiden kuntien omistuksessa, ja kunnat ovat siirtäneet palveluiden tuottamisen Eksotelle. Toimitusjohtajan työskentelyn tukena, hallintosäännön ja perussopi-

muksen mukaan erityisesti kuntayhtymän taloudellisten ja toiminnallisten toimintaedellytysten suunnittelussa ja arvioinnissa toimii jäsenkuntien kuntajohtajista muodostuva neuvottelukunta. Neuvottelukunta sekä jäsenkuntia edustavat henkilöt toimivat ohjaavana työkaluna kuntien suunnasta.

Tarkastuslautakunta on arviointityössään kuluvan valtuustokauden aikana kiinnittänyt huomiota hyvään hallintotapaan ja oikeisiin toimintamalleihin. Hyvän hallinnon periaatteet tulevat hallintolaista.

Kuvio 4. Kuntayhtymän hallintomalli.

Valtuusto

Hallitus

Johtoryhmä

Toimialat ja palvelualueet

10

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

Vastaa kunta­yhtymän toiminnasta ja taloudesta

Vastaa kuntayhtymän hallinnosta ja taloudenhoidosta

Johtaa kuntayhtymän hallintoa ja toimintaa

Johtaa kuntayhtymän palvelutoimintaa ja vastaa viranomaistehtävistä

4.1 Kuntayhtymän tehtävät Eksoten perussopimusta uudistettiin ja uusi sopimus astui voimaan 2020 vuoden alussa. Perussopimusta muutettiin.

Sopimuksen muutokset vastaavat nykyisellään enemmän kuntaliiton suositusta. Perussopimuksessa ei ole oleellisia muutoksia kuntayhtymän tehtävien tai toiminta-ajatuksen osalta vuoden 2016 perussopimukseen nähden.

Tarkastuslautakunnan edellisenä vuonna arviointikertomuksessa esille nostamaa kuntayhtymän omistajaohjausta täsmennettiin uudistetussa perussopimuksessa.

JÄRJESTÄMISSUUNNITELMA Samaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymään kuuluvien kuntien on terveydenhuoltolain (1326/2010) 34 §:n mukaan laadittava terveydenhuollon järjestämissuunnitelma, joka perustuu alueen väestön terveysseurantatietoihin ja palvelutarpeeseen. Järjestämissuunnitelman hyväksyy Eksoten valtuusto ja se on laadittava valtuustokausittain. Suunnitelmassa on kuvaus järjestämisvastuulla olevista palveluista, yhteistyöstä ja kehittämisestä. Suunnitelmassa kuvataan myös erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon kehittämistä ja sen tueksi tarvittavaa tutkimusta sekä kuntien kanssa tehtävää yhteistyötä hyvinvoinnin ja terveyden edistämiseksi. Suunnitelmassa tulee mahdollisuuksien mukaan ottaa huomioon yksityisten palveluntuottajien ja sosiaalihuollon tietohallinnon yhteistyötarpeet (Terveydenhuoltolaki 34 §).

Eksoten järjestämissuunnitelma on päivitetty 15.6.2020.

KUNTAYHTYMÄN TEHTÄVÄNÄ PERUSSOPIMUKSEN MUKAAN ON: 1. Järjestää kaikkien jäsenkuntien puolesta erikoissairaanhoitolaissa (1062/89) ja terveydenhuoltolaissa (1326/2010) tarkoitettu erikoissairaanhoito ja kehitysvammaisten erityishuollosta annetussa laissa (519/1977) tarkoitettu erityishuolto sekä järjestää jäsenkuntien puolesta 2. kansanterveyslaissa (66/72) ja terveydenhuoltolaissa (1326/2010) tarkoitettu perusterveydenhuolto ja

3. sosiaalihuoltolaissa (1301/2014) tarkoitettu sosiaalihuolto sekä sosiaalihuoltoasetuksessa tarkoitettu ehkäisevä työ lukuun ottamatta ympäristöterveydenhuoltoa ja eläinlääkintähuoltoa, jotka jäävät jokaisen kunnan itsensä hoidettavaksi.

Kuntayhtymä voi järjestää myös muita toimialaansa liittyviä tai sitä tukevia palveluita sekä olla osallisena yhteisöissä, jotka toteuttavat kuntayhtymän tarkoitusperiin liittyviä toimintoja.

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

11

Kuva 1. Eksoten strategia.

4.2 Strategia 2019–2023 ja eettiset toimintatavat Eksoten uusi strategia hyväksyttiin uudelleen valmistelun jälkeen valtuustossa kesäkuussa 2020. Strategian uudet toimenpideohjelmat Toimintakyky (KYKY), Työhyvinvointi (INTO) ja Digitalisaatio (DIGI) pyrkivät vaikuttamaan palvelujen saatavuuteen, saavutettavuuteen ja laatuun. Strategiassa painottuvat asiakkaiden toimintakykyyn liittyvät prosessit ja yhteistyön kehittäminen, henkilöstön työhyvinvointi sekä digitaalisten työkalujen ja ratkaisujen käyttöönotto. Strategiakaudella pääpainona on strategian konkretisointi yhdessä henkilöstön kanssa.

Eksoten uudessa strategiassa toiminnan periaatteina (arvoina) ovat rohkeus, yksinkertaisuus ja ihminen. Strategian mukaan tavoitteena ovat kustannusvaikuttavat palvelut, asiakasohjauksen ja asiakaspalvelun kehittäminen, tasapainoinen talous ja uudistuvan työkulttuurin vahvistaminen.

Eksoten visiona on toimintakykyisenä kotona, arjessa ja elämässä. Uusi visio huomioi entistä paremmin kaikki Eksoten asiakkaat. Eksoten strategiassa on myös maininta Eksotesta edelläkävijänä.

Tarkastuslautakunta on tutustunut Eksoten uuteen strategiaan ja eettisiin toimintatapoihin. Tarkoituksena on, että uusi strategia ja eettiset toimintatavat kulkisivat yhdessä ja jalkautuisivat käytäntöön samaan aikaan. Eettisten toimintatapojen jalkautuminen vuoden 2020 lopussa oli vielä kesken, mutta tarkoituksena on ottaa ne mukaan osaksi käynnissä olevaa strategiavalmennusta. Erityisesti huonon taloustilanteen aikana eettisillä arvoilla ja ohjeistuksilla on merkitys päätöksenteossa. Tarkastuslautakunta nosti edellisessä vuoden 2019 arviointikertomuksessaan esille eettisten ohjeiden puuttumisen.

Eettiset ohjeet koskevat aina koko organisaation toimintaa. Uudet eettiset toimintatavat löytyvät tämän arviointikertomuksen etukannen sisäpuolelta. Tulospaineet

ja nopeat toiminnan muutokset voivat vaikuttaa eettisiin valintoihin ja suoraan kuntalaisten saamaan palveluun ja sen laatuun. Eettiset ohjeet toimivat kentällä tapahtuvan työn ohjaamisen lisäksi erityisesti johtamisessa ja päätöksen teossa tärkeänä tukena.

Eksotella ei ole uutta johtamiseen liittyvää ohjeistusta, vaan entinen valmentavan johtamisen toimintamalli herätellään jatkossa uudelleen käytäntöön Eksoten hallitus hyväksyi kokouksessaan uudet Eksoten eettiset toimintatavat 2.9.2020, tarkastuslautakunta pitää tätä hyvänä uudistuksena. Tiedottaminen eettisistä toimintatavoista on kesken ja ne pyritään ottamaan strategian jalkautuksen mukaan.

”Kohtaa ihminen älä vain asiaa.”

12

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

Strategisten tavoitteiden kattona:

Maakunnallinen palveluverkko, syventyvä integraatio ja digitaalisuus TOIMINTAKYKYISENÄ KOTONA, ARJESSA JA ELÄMÄSSÄ

IHMINEN, YKSINKERTAISUUS JA ROHKEUS TOIMINTAPERIAATTEINA

Työhyvinvoinnin, toimintakyvyn ja digitalisaation kehittäminen Toimenpideohjelmat TYÖHYVINVOINTI

TOIMINTAKYKY

DIGITALISAATIO

TAVOITTEENA TUOTTAA LAADUKKAAT JA OIKEA-AIKAISET PALVELUT KUNTIEN RAHOITUKSEN MUKAISESTI

Yhteistyön vahvistaminen ihmisen terveyden ja työhyvinvoinnin edistämiseksi ja sairauksien hoitamiseksi Tulevaisuuden Tulevaisuuden liikkuvat palvelut sairaala ja sote -tilannekeskustoiminta

Tulevaisuuden sosiaali- ja terveyskeskus

Kehitystyötä tehdään ASIAKKAILLEMME ihminen toiminnan ytimessä, yksinkertaisesti ja rohkeasti.

Kuvio 5. Eksoten uudet strategiset linjaukset

Kuviossa 5. on esitetty Eksoten uusia strategisia linjauksia.

Uudet strategiakauden tavoitteet ja niihin liittyvät kriittiset menestystekijät ovat: uudistuvan työkulttuurin vahvistaminen, kustannusvaikuttavat palvelut, asiakasohjauksen ja asiakaspalvelun kehittäminen sekä tasapainoinen talous.

Strateginen tavoite UUDISTUVAN TYÖKULTTUURIN VAHVISTAMINEN

Alla olevassa kuviossa 6. on esitetty näihin strategisiin tavoitteisiin kriittiset menestystekijät.

Kriittinen menestystekijä > Motivoitunut ja osaava henkilöstö > Innostava johtaminen

KUSTANNUSVAIKUTTAVAT PALVELUT

> Kustannusvaikuttavien toimintamallien toteuttaminen > Monipuolinen koulutus ja toimintakyvyn tukeminen > Digitaaliset palvelut

ASIAKASOHJAUKSEN JA ASIAKASPALVELUN KEHITTÄMINEN

> Sujuvuus ja oikea-aikaisuus palveluissa/toiminnassa > Ammattilaisten yhteinen tekeminen

TASAPAINOINEN TALOUS

> Yhteistyö ja kumppanuudet sidosryhmien kanssa > Palvelurakenteen kriittinen ja innovatiivinen tarkastelu

Kuvio 6. Uuden strategiakauden strategiset tavoitteet ja niihin liittyvät menestystekijät 2019-2023.

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

13

4.4 Laatu osana arjen työtä ja valtakunnallinen vertailu 4.3 Mittarit Valtuustoon nähden sitovien mittareiden tavoitteena on ohjata Eksoten toimintaa strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi ja kuvata sekä seurata organisaation toiminnassa tapahtuvaa strategian mukaista muutosta. Valtuustoon nähden sitovissa tavoitteissa ja tavoitteita mittaavissa mittareissa on esiintynyt pitkään erilaisia ongelmia. Useana vuonna arviointikertomuksissa on kiinnitetty huomiota mittareihin ja niiden ongelmiin. Tarkastuslautakunnat ovat nostaneet muun muassa esille sitä, että vastuuhenkilöiden on usein ollut mahdotonta vaikuttaa päätöksillään asetettujen tavoitteiden saavuttamiseen.

Hyvän mittarin tulee olla sidoksissa strategiaan. Mittarit ohjaavat suunnitelmallisesti toimintaa, luotsaavat työntekijöiden jokapäiväistä työtä ja auttavat selkiyttämään menestystä. Aidosti merkityksellinen mittari on sellainen, jonka avulla voidaan kehittää toimintaa. Mitä synkronisemmat ovat eri osa-alueiden tavoitteet ja mitä tarkemmin toimintatavoista on sovittu, sitä parempi on lopputulos.

Jokaisella vastuullisella taholla on vastuu mittareista ja siitä, että mittareiden sisältö on kaikkien työntekijöiden tiedossa. Jokainen vastuualue, tulosalue, tulosyksikkö ja toiminta-/palveluyksikkö on velvollinen seuraamaan mittareidensa arvoja, miettimään toimenpiteitä mittarin tuloksen saavuttamiseksi, seuraamaan toimenpiteiden toteutumista ja tarvittaessa muuttamaan toimenpiteitä. Jokainen vastuualue, tulosalue, tulosyksikkö, kustannuspaikka, suorituspaikka/palveluyksikkö vastaa itse mittarin datan oikeellisuudesta eli datan hyvästä laadusta.

Mittarin täytyy olla kuvaava. Määritellään vastuuhenkilöt ja tarvittavat toimenpiteet, jos mittari osoittaa toiminnan kehittyvän väärään suuntaan. Mittarista vastaavien tulee ryhtyä toimenpiteisiin asioiden korjaamiseksi.

Hyvän mittarin tulee olla sidoksissa strategiaan. Mittarit ohjaavat suunnitelmallisesti toimintaa, luotsaavat työntekijöiden jokapäiväistä työtä ja auttavat selkiyttämään toimintaa.

Laadun ulottuvuuksia ovat esimerkiksi: Aidosti merkityksellinen mittari on sellainen, jonka avulla voidaan seurata asetettuja tavoitteita ja kehittää toimintaa. Mitä synkronisemmat ovat eri osa-alueiden tavoitteet ja mitä tarkemmin toimintatavoista on sovittu, sitä parempi on lopputulos.

•Diagnostisen tai hoitomenetelmän tekninen kapasiteetti ja toimintavarmuus

Raportointijärjestelmässä on edelleen ongelmia, jotka vaikeuttavat arviointityön tekemistä. Mikäli raportointijärjestelmä ei toimi luotettavasti, ei myöskään Eksoten johtamisen tueksi tuotettu tieto ole luotettavaa.

•Saatavuus

”Muutoksen mahdollistajana on fokusointi ja valitseminen. Muutos on luopumisen taidetta.”

Mittareiden avulla osoitetaan muutos.

14

Tarkastuslautakunta teki laatuun liittyvää valtakunnallista vertailua, jonka otantaan valikoituivat organisaatiot erilaisin perustein kuten esimerkiksi ikärakenteen, kokonsa tai muun erityispiirteensä vuoksi.

Laatu on erittäin laaja käsite sosiaali- ja terveydenhuollon palveluissa. Laatutyö pyritään sisällyttämään kaikkeen toimintaan, joten sen erottaminen erilliseksi tarkasteltavaksi osa-alueeksi on haastavaa.

Laadun eri ulottuvuudet voivat painottua eri tavoin. IOM:n (Institute of Medicine) muotoileman käsitteistön modifikaatioita on käytetty monien maiden laadun ja potilasturvallisuuden seurannassa ja kehittämisessä.

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

•Hoidon lääketieteellinen vaikuttavuus •Potilasturvallisuus •Asiakaslähtöisyys •Näyttöön perustuvuus

•Kustannusvaikuttavuus •Yhdenvertaisuus Suomessa on käynnissä kansallinen laaturekisterihanke, joka jatkuu vuosille 2021-2022 ja osana sitä jatketaan myös asiakkaiden raportoiman laatutiedon kehittämistä. Tähän luetaan mukaan myös potilas- ja asiakasturvallisuustiedon tuottaminen ja edistäminen. Vaasan sairaanhoitopiiri koordinoi VNTEAS hanketta (2020-2021), jonka tavoitteena on selvittää asiakas- ja potilasturvallisuuden tilannekuva ja kehittää tutkimustietoon perustuva asiakas- ja potilasturvallisuuden seurantamalli Suomeen. THL on hankkeessa mukana tuottamassa kansallista tilannekuvaa sekä rakentamassa tietomallia.

Hyvä sosiaali- ja terveydenhuollon laatu tarkoittaa sitä, että asiakas saa tarpeensa mukaista palvelua oikeaan aikaan ja oikeassa paikassa. Hyvä laatu on parhaaseen käytettävissä olevaan tietoon tai näyttöön perustuvaa palvelua, joka tuottaa kansalaisille hyvinvointia ja pyrkii terveyden ja hyvinvoinnin maksimointiin ja riskien minimointiin. Laatua on hyvä toiminta sille asetettujen vaatimusten ja siihen kohdistuvien odotusten mukaisesti annettujen taloudellisten voimavarojen asettamissa rajoissa. (THL, Tilannekatsaus sosiaali- ja terveydenhuollon laatuun vuonna 2008)

kaan näkökulmasta, henkilökunnan näkökulmasta ja yhteiskunnan näkökulmasta.

Laatua tarkastellessa voidaan myös pohtia, millaista yhteistyö ulkopuolelle on, onko vertaisarviointia, vakiointia (sertifikaatit, standardit), onko organisaation sisäinen toiminta järjestetty selkeällä tavalla, millainen tilanne on kriisivalmiuden, riskienhallinnan ja ennakoinnin suhteen organisaatiossa. Tarkastuslautakunta on koonnut laatuasioihin liittyen vertailutaulukon (taulukko 1.) Vertailukohteet eivät ole suoraan toisiinsa nähden vertailukelpoisia, mutta taulukko antaa yleiskuvaa siitä, miten laatuasiat ovat järjestetty kussakin organisaatiossa.

tioiden omilta verkkosivuilta sekä sähköpostikyselyiden avulla. Eksoten tiedot ovat tarkistettu, muissa tiedoissa voi olla osin puutteita muiden toimijoiden osalta.

Kun tarkastuslautakunta tarkasteli laatua, nousi esiin, että Eksotessa on jo käytössä muutamilla työntekijöillä Arterin tuottama IMS-ohjelmisto. IMS -ohjelmiston keskeisimpinä toiminnallisuuksina ovat prosessien kuvaaminen, dokumenttien hallinta, palautetiedon ja arviointien käsittely, tulosten mittaaminen sekä riskien arviointi. Sillä voidaan koostaa erilaisia käsikirjoja. Järjestelmän avulla voitaisiin halutessa muodostaa kokonaisvaltainen laatujärjestelmä sisältäen riskienhallinnan kokonaisuuden.

Vertailevassa taulukossa on tuotu esille laatuasioiden saatavuus internetistä, ovatko laatu- ja potilasturvallisuusraportit saatavilla ja voimassa, onko laatu huomioitu organisaation strategiassa. Lisäksi taulukossa on selvitetty, työskenteleekö laadun parissa organisaatiossa laatupäällikkö tai vastaava henkilö, onko organisaatio mukana THL:n toteuttamassa laaturekisterissä, onko organisaatiossa järjestetty ulkoista auditointia, onko organisaatio saanut sertifikaatin toiminnalleen, onko sähköistä toimintajärjestelmää laatutyössä käytössä ja muut laatuun liittyvät esille nousseet huomiot organisaatioista. Taulukossa olevat tiedot on hankittu organisaa-

Laatu käsitteenä pitää sisällään muun muassa: vaikuttavuuden, oikeudenmukaisuuden, tehokkuuden, turvallisuuden, ajantasaisuuden ja sen että potilas on työn keskiössä. Myös henkilöstön hyvinvointi ja kehittyvä organisaatio voidaan lukea sisältyvän laatuun.

Kun pohditaan, onko organisaatiossa hyvä laatu, voidaan asiaa tarkastella 1. mittaamalla, 2. tarkastelemalla onko palvelut järjestetty vaatimusten ja suositusten mukaisella tavalla, 3. tarkastella asiaa monesta eri näkökulmasta kuten asiak-

Eksotella ei ole käytössä organisaation kattavaa toimintajärjestelmää laatutyössä.

Eksotella ei ole ulkoista laatuun liittyvää auditointia eikä sertifikaatteja tai ISO standardeja.

Selvityspyyntö: Tarkastuslautakunta pyytää täsmentämään, mitä laadulla tarkoitetaan Eksotessa?

Taulukko 1. Vertailutietoa laatuun liittyen.

Asukaslukumäärä 2020 Kriteerit Laatuasiat netissä saatavilla

Eksote

HUS

Vaasan shp

Essote

Kainuun sote

Kymsote

Epshp

126 947

1 703 633

169 728

140 610

71 680

169 511

187 713

Kyllä

Ei

Kyllä x

x

x

x

x

x

x

x

Laatu mukana strategiassa Laatu- / potilasturvallisuuspäällikkö

x

Mukana THL:n laaturekisterissä

x

Ei

Kyllä

Ei

Kyllä

Ei

Kyllä

x

x

x

x

x

x

Ei

Kyllä

Ei

x

x

x

Ulkoinen auditointi

x

Sertifikaatti

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Arvioinnissa valtakunnalliset mittarit

x

x

x

Laatu- ja potilasturvasuunnitelma

x

x

x

x

Laatu- ja potilasturvallisuusraportti

521 147 Ei

Kyllä

x

x

x

x

x

x

Ei

x

x

Toimintajärjestelmä laatutyössä

Kyllä

Pirkanmaan shp

x

x

x

x

x x

x x

x

x

x x

x

Muuta huomioitavaa JCI-laatujärjestelmä ja standardit SHQS-laatujärjestelmä

X 2021 X2005

ISO 9001:2015 Asiakkaiden Haipro-ilm. johtavat toimenpiteisiin

x x

50%

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

15

5

Henkilöstöpolitiikka, työhyvinvointi ja henkilöstöä koskevat linjaukset

Henkilöstöpolitiikalla tarkoitetaan kaikkia niitä toimintaperiaatteita, joita henkilöstöasioiden hoitamisessa halutaan noudattaa.

Hyvä henkilöstöpolitiikka auttaa saavuttamaan henkilöstöstrategiassa määritellyt tavoitteet ja ohjaa henkilöstöasioiden hoitamista käytännössä. Tarkastuslautakunnan kuultavana on ollut helmikuussa 2020 Eksoten silloinen henkilöstöjohtaja ja loppuvuodesta 2020 uusi henkilöstö- ja viestintäjohtaja. Kuulemisten aiheena ovat olleet muun muassa palkkojen, paikallisten sopimusten sekä henkilöstön uudelleen sijoittelun teemoihin liittyen, myös henkilöstön pätevyysvaatimukset nousivat keskustelun aiheeksi. Samassa yhteydessä tarkastuslautakunnalle on esitelty HR-tulosalueen toimintaa.

HR-tulosalueella on vuosien aikana ollut paljon vaihtuvuutta johtajissa, nelivuotisen valtuustokauden aikana henkilöstöjohtajan tehtävässä on työskennellyt seitsemän eri henkilöä. Vuonna 2020 lopetettiin viestintäjohtajan virka ja perustettiin yhdistetty henkilöstö- ja viestintäjohtajan virka, jonka jälkeen HR-tulosalue muuttui kesästä 2020 alkaen. Muutoksessa rekrytointipalvelut ja viestintä liitettiin osaksi samaa tulosaluetta. HR-tulosalue vastaa henkilöstöhallinnon ja viestinnän prosesseista ja palveluista sekä tukee omalla toiminnallaan Eksoten strategian toteutumista. HR:n tärkein rooli on esimiesten tukeminen henkilöstöjohtamisessa ja henkilöstöhallinnon asioissa. HR:n

16

toiminta esimiesten tukena ilman yhdessä sovittua henkilöstöpolitiikkaa ja kattavia toimintaohjeita on haastava tai mahdotonta. HR-työtä voidaan arvioida useilla mittareilla ja vaikuttavuutta voidaan nähdä muun muassa siinä, miten henkilöstö voi, miten esimiehet onnistuvat henkilöstöjohtamisessa sekä miten HR:n tarjoamilla osaamisen kehittämisen palveluilla voi tuottaa lisäarvoa osaamiselle.

Tarkastuslautakunta havaitsi arvioinnin yhteydessä, ettei Eksotella ole olemassa olevaa henkilöstöstrategiaa. Henkilöstöstrategia ja siihen liittyvät toimintavaltuudet ja velvoitteet esimerkiksi asiakirjahallintajärjestelmän käytöstä tulisi määritellä asianmukaisesti.

Selvityspyyntö: Tarkastuslautakunta on havainnut, ettei Eksotella ole yhteisiä, koko organisaation kattavia henkilöstöön liittyviä tavoitteita tai henkilöstöstrategiaa. Miten Eksoten henkilöstöpolitiikka on tarkoitus järjestää hyvän hallinnon mukaiseksi?

Selvityspyyntö: Miten tulevaisuudessa on varauduttu siihen, että Eksote saa osaavaa henkilöstöä riittävästi?

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

5.1 Yhteistoimintaneuvottelut Eksotessa aloitettiin vuoden 2019 lopulla ensimmäiset yhteistoimintaneuvottelut (yt-neuvottelut). Neuvottelujen tavoitteena oli toiminnallisten muutosten suunnittelu ja uudelleen organisoituminen. Tavoitteena yt-menettelyissä oli toimintojen tehostaminen ja talouden tasapainottamistoimenpiteet. Vuoden 2019 puolella aloitetut yt-neuvottelut tulivat käytäntöön vuoden 2020 aikana ja Eksotesta vähennettiin 50 henkilötyövuotta. Yt-neuvottelut kohdistuivat noin 69 eksotelaiseen. Suurimmat henkilöstövähennykset aiheutuivat terveys- ja vanhuspalveluiden Oman päivätoiminnan lakkautuksesta, perhe- ja sosiaalipalveluiden organisaatiouudistuksesta ja strategisten tukipalveluiden osalta teknisen puolen organisaatiouudistuksesta sekä muista yksittäisistä toimenpiteistä.

Osalle henkilöstövähennystoimenpiteiden kohteeksi joutuneista tarjottiin muita tehtäviä. Muina henkilöstöön kohdistuvina toimenpiteinä toteutettiin: hammaslääkäreiden toimenpidepalkkiokertoimen lasku tasolta 1,2 tasolle 1,1 1.9.2020 lukien, 60 sairaslomapäivän / kalenterivuosi jälkeen osasairasloman palkallisuus määräytyy KVTES:n mukaan, jolloin palkka maksetaan vain työssäoloajalta 1.9.2020 lukien, Kelan kuntoutuksen palkallisuus poistuu 1.9.2020 lukien ja vuoden 2020 Sporttipassin maksimimäärä laskettiin 60 euroon.

5.2 Henkilöstökyselyn keskeisimmät tulokset

JOHTAMINEN HENKILÖSTÖKYSELYN TULOSTEN MUKAAN

Vuosittain Eksotella tehtävässä Mitä kuuluu? -henkilöstökyselyssä henkilöstön vastaamisaktiivisuus on hieman laskenut. Alla olevassa taulukossa 2. on esitetty vastausprosentin lasku, joka on 10 %-yksikön verran viimeisen kahden vuoden aikana. Kyselyyn vastasi vuonna 2020 Eksotessa kaikkiaan 3 035 henkilöä.

Mitä kuuluu? -kyselyn tulosten mukaan johtamisessa on tapahtunut positiivista muutosta. Taulukossa 2. on esitetty keskeisimpiä tuloksia Mitä kuuluu? -henkilöstökyselystä.

Taulukossa on esitetty, miten johtamisen osa-alueilla vastanneiden tulokset ovat muuttuneet vuodesta 2019 vuoteen 2020. Vihreä väri tarkoittaa positiivista ja punainen väri negatiivista muutosta edelliseen vuoteen nähden.

Taulukko 2. Mitä kuuluu? -henkilöstökyselyn keskeisimmät tulokset. vastausprosentit

2020

johtaminen

65%

69 %

69%

2019 2018

75%

46 %

Kokee työnsä mielekkääksi

72 %

Pitää organisaation päätöksentekoa johdonmukaisena

+0,8

Tuntee lähiesimiestyön oikeudenmukaiseksi

+4,1%

+4,6%

työ

41,3 %

Palautuu hyvin työpäivän aiheuttamasta

38,4 %

Tuntee epävarmuutta oman työmäärän

37,5%

Kokee työpaineita -0,2

62,7 %

Uskoo jatkavansa työssään eläkeikään

34,1%

Tuntee hallinnan tunnetta

rasituksesta +1,4

71,2 %

Pitää Eksoten toimintaa asia-

lisääntymisestä yli sietokyvyn +8,2

kaslähtöisenä

52 %

saakka +1,1

+3,6%

41,6 %

Pitää organisaation päätöksentekoa oikeudenmukaisena

+4,3%

Osallistuu kehityskeskusteluun -7%

työstään +0,8

49,5 %

61,4 %

Mielestä esimies ratkaisee joustavasti työn ja muun elämän välisiä ristiriitoja yhdessä työntekijöiden kanssa +6,3%

Kokee kehityskeskustelun hyödylliseksi

-1,4%

työyhteisö

35,8 %

Tuntee, ettei ole voinut vaikuttaa työssä

24,6 %

Kokee työnsä palkitsevaksi

80,9 %

Panostaa työhön

54,5 %

Kokee eettistä kuormitusta -1,8

31,7 %

Tuntee muutokset työssä myönteisiksi

tapahtuneisiin muutoksiin +7,1

+1,3 -1,1

69,8 %

Pitää työyhteisön yhteistyötä toimivana +1,8

69,3 %

Kokee, että työyhteisössä on sosiaalista pääomaa +3,2

68,6 %

Pitää työyhteisön toimintaa innovatiivisena +4,5

64 %

Kokee työyhteisön tukevan esimiestyötä +5,8

45,6 %

Pitää työyhteisön toimintaa tavoitteellisena +1,7

+7,4 Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

17

TYÖ HENKILÖKYSELYN TULOSTEN MUKAAN Suuri osa Eksoten työntekijöistä kokee Mitä kuuluu? -henkilöstökyselyn mukaan työnimua. Keskimäärin neljä viidestä panostaa työhön ja vain 1/5 kokee työnsä palkitsevaksi. Taulukossa 2. on esitetty Mitä kuuluu? -henkilöstökyselyn työosion keskeisiä tuloksia. Taulukossa on esitetty, miten työ osa-alueella vastanneiden tulokset ovat muuttuneet vuodesta 2019 vuoteen 2020. Vihreä väri tarkoittaa positiivista ja punainen väri negatiivista muutosta edelliseen vuoteen nähden.

TYÖYHTEISÖ HENKILÖSTÖKYSELYN TULOSTEN MUKAAN Mitä kuuluu? -henkilöstökyselyn vastausten perusteella suuri osa henkilöstöstä kokee, että työyhteisössä on sosiaalista pääomaa ja henkilöstön sopeutumiskyky muutoksiin on hieman kehittynyt edellisvuoden vastauksista. Taulukossa on esitetty keskeisimpiä henkilöstökyselyn tuloksia työyhteisöön liittyen. Taulukossa on lisäksi esitetty, miten työyhteisö osa-alueella vastanneiden tulokset ovat muuttuneet vuodesta 2019 vuoteen 2020.

Vihreä väri tarkoittaa positiivista ja punainen väri negatiivista muutosta edellisvuoteen nähden.

Suurin osa henkilöstöä pitää organisaation toimintaa asiakaslähtöisenä.

Henkilöstön kokemus siitä, että päätöksen teon oikeudenmukaisuus ja johdonmukaisuus on hieman parantunut.

Tarkastuslautakunta haluaa muistuttaa kehityskeskustelun tärkeydestä sekä työhyvinvoinnin, että työntekijöiden vaihtuvuuden kuin johtamisen näkökulmasta.

18

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

5.3 Koronapandemian vaikutukset toimintaan Koronapandemia on vaikuttanut kaikkeen toimintaan maailmalla niin myös Etelä-Karjalassa. Eksote ryhtyi pandemian leviämisen estämiseen ja siihen liittyviin rajoitus toimiin varhaisessa vaiheessa pandemian alussa. Tavoitteena oli estää pandemian leviäminen. Pandemian vuoksi Eksotessa siirrettiin kiireettömiä leikkauksia, peruttiin vastaanottoaikoja ja ryhmätoimintoja lopetettiin väliaikaisesti.

Eksoteen perustettu pandemiajohtoryhmä kokoontui viikoittain. Pandemiajohtoryhmä teki kovasti töitä suojavarusteiden riittävyyden varmistamiseksi koko valtakunnassa jatkuneen suojavarusteiden puutteen vuoksi. Pandemian leviämisen ehkäisyssä on tehty yhteistyötä eri toimijoiden kanssa. Korona on vaikuttanut merkittävästi aiheuttamalla Eksotelle lisäkustannuksia. Koronakustannukset kokonaisuudessaan olivat n. 17,4 miljoonaa euroa pois jääneet asiakasmaksutuotot huomioiden. Ja valtiolta sekä kunnilta saadut avustukset ovat kattaneet kuluista ainoastaan 10,7 miljoonaa euroa. Kuntien kanssa on käyty jatkuvaa vuoropuhelua korona-avustusten kompensoimisesta Eksotelle, mutta tilikauden 2020 kulut kuitenkin ylittävät saadut korona-avustukset.

Selvityspyyntö: Tarkastuslautakunta pyytää selvitystä, kuinka koronatukien käyttö on osoitettu ja kohdennettu?

6

Talous ja tuloksellisuus

Taulukko 3. Eksoten yli/alijäämät ja kumulatiivinen yli/alijäämä vuosien 20172020 ajalta ja arvio vuosille 2021-2023.

30 000 000

2017

2018

2019

2020

TA2021

TS2022

TS2023

20 000 000 10 000 000 0,00 -10 000 000 -20 000 000 -30 000 000 -40 000 000 -50 000 000 tilikauden yli/alijäämä

kumulatiivinen yli/alijäämä

6.1 Talouden tasapaino ja edellisten vuosien kertyneet alijäämät Eksoten vuoden 2020 tilinpäätöksessä on ollut kertynyttä alijäämää taseessa yhteensä 44,2 miljoonaa euroa. Alijäämän kattamisessa voidaan kirjanpitolautakunnan kuntajaoston ohjeiden mukaan huomioida alentavana tekijänä investointivarausten ja poistoerojen määrä taseesta. Eksotella poistoeron määrä on ollut 4,1 miljoonaa euroa. Tämän jälkeen kattamatonta alijäämää on taseessa 40,1 miljoonaa euroa.

Talous toteutui vuonna 2020 talousarviota heikompana. Alkuperäisessä talousarviossa tilikauden tulos oli -0,3 miljoonaa euroa ja tarkistetussa talousarviossa -24,2 miljoonaa euroa. Toteutuma oli -28,6 miljoonaa euroa eli talousarvion ylitystä oli 4,4 miljoonaa euroa.

Kuntalain 110 §:n mukaan taloussuunnitelman on oltava tasapainossa tai ylijäämäinen. Kunnan taseeseen kertynyt alijäämä tulee kattaa enintään neljän vuoden kuluessa tilinpäätöksen vahvistamista seuraavan vuoden alusta lukien. Kunnan tulee taloussuunnitelmassa päättää yksilöidyistä toimenpiteistä, joilla alijäämä mainittuna ajanjaksona katetaan.

Valtuuston vahvistamassa talousarviossa ja –suunnitelmassa 2021-2023 on arvioitu ylijäämää syntyvän yhteensä 36,7 miljoonaa euroa. Vuoden 2020 syntynyt alijäämä huomioiden taloussuunnitelmakauden lopussa alijäämää olisi taseessa 7,5 miljoonaa euroa. Kun huomioidaan taseessa vuoden 2023 lopussa oleva poistoero 3,2 miljoonaa euroa alijäämää vähentävänä, jää kattamaton alijäämä taloussuunnitelmakauden päättyessä 4,3 miljoonan euron suuruiseksi. Taloussuunnitelma ei nykymuodossaan ole kuntalain 110 §:n edellyttämässä tasapainossa. Tilinpäätöksen tuloksen käsittely kohdassa on selvitetty talouden tasapainotusta ja tuotu esille tekijöitä, joiden avulla talouden tasapainon saavuttaminen on mahdollista. Muun muassa jäsenkuntien maksuosuuksien nostaminen talousarviota 2021 suuremmaksi on esitetty yhtenä tasapainotustoimenpiteenä.

Eksoten yli/alijäämät ja kumulatiivinen yli/alijäämä on kehittynyt vuosina 2017-2020 ja on arvioitu talousarviossa/-suunnitelmassa 2021-2023 kehittyvän taulukossa 3. esitetyn mukaisesti.

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

19

6.2 Valtuustoon nähden sitovat taloudelliset tavoitteet Talousarviossa 2020 valtuusto on hyväksynyt sitovana Eksote-tason tilikauden tuloksen ja toimintatavoitteet sekä määrärahat ja tuloarviot. Vuoden 2020 kuntayhtymän tilikauden tulos on -28,6 miljoonaa euroa.

Toimintatuotot ovat alittuneet 0,1 miljoonaa euroa ja toimintakulut ovat ylittyneet 1,1 miljoonaa euroa tarkistetusta talousarviosta. Lisäksi muut rahoituskulut ovat ylittyneet 3,1 miljoonaa euroa. Tilikauden

tulos on toteutunut 4,4 miljoonaa euroa talousarviota heikompana. Toimintatuotot ja toimintakulut kertyvät tuloslaskelmaan käyttötalousosasta, jossa vastuualuetasoiset tavoitteet on esitetty. Hallitustason käyttötalousosan vastuualuekohtaiset määrärahat ja tuloarviot ovat sisältäneet taulukossa 4. esitettyjä alituksia ja ylityksiä.

Toimintakuluissa ylityksiä on tullut TerValla (0,8 %) sekä strategisilla tukipalveluilla (10,9 %). Toimintatuotot ovat alittuneet PerSolla (0,8 %) ja Kuntoutuksella (0,5 %).

talousarvion ylitys - / alitus + (1 000 � ) PerSo

TerVa

Kuntoutus

Strat.tukip.

3 000,00 2 000,00 1 000,00 0,00 -1 000,00 -2 000,00 -3 000,00 toimintatuotot Taulukko 4. Talousarvion ylitykset ja alitukset vuonna 2020.

20

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

toimintakulut

Seuraavaan taulukkoon 5. on kerätty toimintakuluerin toteutumatietoja tilinpäätöksistä sekä talousarvioista.

Suurin ylitys talousarvioon nähden on määräaikaisten palkoissa 40,6 %, määräaikaisten erilliskorvauksissa 34,8 %, sairaalapalvelujen ostoissa 6 %, lääkäri- ja hoitajapalveluiden ostoissa 3,9 % ja radiologiapalveluissa 18,3 % sekä hoitotarvikkeissa 8,7 %. Verrattaessa vuoden 2019 ja 2020 toteutumatietoja toisiinsa voidaan todeta suurimmat muutokset olleen samojen tilikoh-

Palkat yhteensä Eläkekulut yhteensä 4010

Vakinaiset viranhaltijat

4020

Määräaikaiset palkat

4022

Määräaikaisten erilliskorvaukset Palvelujen ostot yhteensä

tien osalta lukuun ottamatta sairaalapalveluja, jossa on tapahtunut 1,3 miljoonan euron vähennys toteutumassa. Hoitotarvikkeiden osalta kasvu on ollut edelliseen vuoteen verrattuna 20 %. Aineet ja tarvikkeet ryhmän merkittävimmät kuluerät ovat esitetty seuraavassa taulukossa 6.

Lääkkeiden osalta on tapahtunut selkeä lasku edellisen vuoden lukemista.

2017

2018

2019

TA 2020

2020

muutos ed. vuosi

muutos %

Ta ylitys + / alitus -

ylitys / alitus %

196 384 242,00

205 066 042,04

212 361 422,41

231 237 714,68

228 267 178,00

15 905 755,59

7,49

2 970 536,68

1,28

46 105 209,00

46 960 259,42

47 925 851,63

52 752 646,02

50 258 592,00

2 332 740,37

4,87

2 494 054,02

4,73

137 679 374,00

144 801 292,53

148 213 326,54

174 653 064,93

159 719 971,00

11 506 644,46

7,76

14 933 093,93

8,55

30 254 819,00

30 829 417,55

30 864 417,06

23 983 331,22

33 716 343,00

2 869 925,94

9,30

-9 733 011,78

-40,58

7 029 528,00

6 985 422,00

8 041 933,42

6 718 030,75

9 056 167,00

1 014 233,58

12,61

-2 338 136,25

-34,80

145 041 092,00

153 250 091,80

153 932 514,77

179 792 135,84

184 397 525,00

30 465 010,23

19,79

-4 605 389,16

-2,56

5012

Sairaala­ palvelujen ostot

21 223 650,00

26 135 509,44

26 631 635,39

23 939 503,25

25 366 285,00

-1 265 350,39

-4,75

-1 426 781,75

-5,96

5015

Asumis- ja hoivapalvelujen ostot

34 455 410,00

35 736 169,87

37 349 118,35

41 261 804,98

41 220 161,00

3 871 042,65

10,36

41 643,98

0,10

5030

Atk-palvelut

12 879 242,00

14 820 203,02

15 416 046,28

15 142 740,49

14 095 985,00

-1 320 061,28

-8,56

1 046 755,49

6,91

5310

Lääkäri- ja hoitajapalv. ostot

11 609 532,00

13 202 084,25

13 623 407,17

14 755 046,00

15 336 640,00

1 713 232,83

12,58

-581 594,00

-3,94

5311

Laboratoriopalvelut

2 601 101,00

16 560 420,69

16 519 321,00

13 918 220,00

535,09

41 099,69

0,25

5312

Radiologiapalvelut

976 528,00

11 206 839,25

13 260 324,00

12 283 796,00

1257,91

-2 053 484,75

-18,32

1 131 959,62

2,70

-802 317,36

-1,90

Aineet ja tarvikkeet yhteensä

41 444 980,00

43 380 528,49

41 947 525,38

42 276 894,64

43 079 212,00

5560

Lääkkeet

11 487 225,00

12 514 883,23

11 238 411,51

11 393 905,06

11 134 701,00

-103 710,51

-0,92

259 204,06

2,27

5565

Hoitotarvikkeet

12 989 427,00

13 567 425,85

13 899 241,32

15 346 758,04

16 682 669,00

2 783 427,68

20,03

-1 335 910,96

-8,70

Taulukko 5. Toimintakuluerien toteumatietoja 2017-2020 välisenä aikana.

18 000 000 16 000 000 14 000 000

Taulukko 6. Aineet ja tarvikkeet ryhmän merkittävimpiä kulueriä vuosien 2014-2020 aikana. Lääkkeiden osalta on tapahtunut selkeä lasku edellisen vuoden lukemista.

12 000 000 10 000 000 8 000 000 6 000 000 4 000 000 2 000 000

0 2014

2015

Röntgen ja laboratoriotarv.

2016 Lääkkeet

2017

2018

2019

2020

Hoitotarvikkeet

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

21

6.3 Nettotoimintamenojen vuotuinen kasvu ja valtakunnallinen vertailu Terveyden ja hyvinvoinnin laitos vertailee vuosittain suurimpien kuntien sosiaali- ja terveydenhuollon nettotoimintamenoja. Seuraavassa taulukossa 7. on esitetty 44 suurimman kunnan ja 8 kuntayhtymän sosiaali- ja terveystoimen tarvevakioidut nettotoimintamenot €/asukas tammi-elokuussa vuoden 2020 aikana.

Taulukko 7. Suurimpien kuntien sosiaali- ja terveydenhuollon nettotoimintamenot vuodelta 2020. (THL)

Tarvevakioituja menoja tarkasteltaessa on hyvä tiedostaa, etteivät menot kerro mitään sote-palveluiden laadusta tai saatavuudesta.

Väestön palvelutarpeiden lisäksi sote-kustannuksiin vaikuttavat myös monet muut tekijät. Keskimääräistä matalammat tarvevakioidut menot voivat olla merkki hoitoketjujen toimivuudesta ja pienestä yksikkökustannuksista- tai huonosta julkisten palveluiden saatavuuden tasosta.

Vastaavasti korkeat menot voivat olla merkki tehottomasta toiminnasta ja siitä, että kunta haluaa tuottaa korkean palvelutason sosiaali- ja terveyspalveluita. Kuntien, joiden tarvevakioidut menot poikkeavat maan keskiarvosta merkittävästi, tulisi tarkastella tähän vaikuttavia tekijöitä, kuten asiakastyytyväisyyttä sekä palveluiden tehokkuutta, saatavuutta ja riittävyyttä. Tilastotietojen perusteella ei voi myöskään tehdä päätelmiä alueiden yksityisten ja julkisten palveluiden käytöstä tai saatavuudesta. Poikkileikkauksesta laskettuja tarvevakioituja menoja ei voi myöskään verrata suoraan aiempiin vuosiin. Laskelmien aineistot ja menetelmät eivät ole eri vuosina olleet samat. (THL 2020)

Suurimpien kuntien sosiaali- ja terveydenhuollon nettotoimintamenot 44 Suurimman kunnan sekä 8 kuntayhtymän sosiaali- ja terveystoimen tarvevakioidut nettotoimintamenot €/asukas tammi-joulukuussa 2020, kaikki=100.

Tarvekerroin, THL 30.6.2020

22

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

EKSOTEN NETTOTOIMINTAMENOT Eksoten nettotoimintamenot kasvavat vuosittain monien eri syiden takia. Vuoden 2020 aikana erityisesti nettitoimintamenojen kasvuun vaikuttivat palkkaharmonisointi ja koronapandemia.

Seuraavan taulukon 8. tiedot ovat kerätty Eksoten tilipäätöksistä, Etelä-Karjalan maakuntaliiton verkkosivuilta sekä THL:n raporteista. Taulukossa on laskettuna myös nettotoimintameno per maakunnan asukas. Tulos vastaa THL:n julkaisemia vastaavia lukuja, kun verrataan valtuustoon sitovien tavoitteiden lukuja.

Tarkastuslautakunta on havainnut, että tarvekertoimet ja indeksit muuttuvat hyvin hitaasti, jonka vuoksi vuosittaiseen valtuustoon nähden sitovaan seurantaan riittäisi hyvin Eksoten nettotoimintamenot per asukas –tieto.

Vuosi

Eksoten nettotoimintamenot M€

Etelä-Karjalan asukasluku

Nettotoimintameno per asukas €

Jaettuna 1,10 tarvekertoimella

THL:n raportti

Ero

2020

502,90

126947

3691

3355

-

-

2019

460,47

127757

3604

3277

3259

18

2018

456,28

128756

3544

3222

3213

9

2017

438,98

129865

3380

3073

3043

30

2016

436,76

130506

3347

3042

3012

30

Taulukko 8. Nettotoimintamenot.

EKSOTEN SIJOITTUMINEN THL:N VERTAILUISSA ERI INDEKSIEN MUKAAN Alla olevassa taulukossa 9. on vertailtu Eksoten sijalukua (sijoittuminen paremmuusjärjestykseen) THL:n kehittämien indeksien mukaan. Taulukon avulla voi verrata eri vuosia keskenään, mutta ei tehdä indeksien välistä vertailua. Mitä pienempi luku on, sitä ”parempi” sijoitus Eksotella on.

Taulukon luvut vaihtelevat vuosittain, eikä selkeää trendiä voi nähdä.

Eksoten järjestysluku THL:n listauksessa

Ennuste 2020

2019

2018

2017

2016

Sairastavuusindeksin mukaan

22

22

22

21

-

Yli 65-vuotiaiden osuus indeksin mukaan

12

12

11

11

-

Tarvevakioindeksin mukaan

32

36

33

38

-

Todellisten nettotoiminta-kustannusten mukaan

16

18

14

15

19

Taulukko 9. Eksoten sijoittuminen eri indeksien mukaan THL:n tilastossa.

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

23

Alue

2018/2019 Kuntakohtainen tarvekerroin

2018 Kunnan

2019 Kunnan

nettomenoindeksi

nettomenoindeksi

Imatra

1,17

102

99

Lappeenranta

1,03

102

97

Lemi

0,98

93

101

Luumäki

1,26

124

122

Parikkala

1,34

132

137

Rautjärvi

1,42

126

135

Ruokolahti

1,19

116

116

Savitaipale

1,42

130

109

Taipalsaari

0,89

89

91

Eksote

1,10

105

102

Taulukko 10. Sosiaali- ja terveydenhuollon nettomeno- ja tarveindeksit Eksoten alueella verrattuna manner Suomen keskiarvoihin.

SOSIAALI- JA TERVEYDENHUOLLON KUNTAKOHTAISIA VERTAILUJA EKSOTEN ALUEELLA THL:n on kehittänyt kustannusseurantaa varten tarkempia indeksejä. Ne julkaistiin kesällä 2020 ja niiden avulla THL on laskenut takautuvasti vuosien 2018 ja 2019 lukuja. Taulukossa 10. esitellään kuntakohtaisia vertailuja Eksoten alueella.

THL:n tarvekerroin kuvaa alueen asukkaiden sote-palvelujen tarvetta ja suhteuttaa aluekohtaisen tarpeen koko maan keskiarvoon. Tarvekerroin perustuu tietoihin alueiden väestön ikä- ja sukupuolirakenteesta, sairastavuudesta ja sosioekonomisesta asemasta. Alueiden tarvevakioidut menot saadaan jakamalla alueiden sote-nettomenot aluekohtaisella tarvekertoimella. Tarvevakioituja menoja tulkitaan vastaavalla tavalla tarvekertoimen kanssa: poikkeama maan keskiarvosta (100) kertoo sen, kuinka monta prosenttia alueen tarvevakioidut menot poikkeavat suhteessa koko maahan. (THL 2020)

24

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

Indeksit ja tarvevakioinnit auttavat suhteuttamaan ja ymmärtämään väestöltään erilaisten kuntien terveydenhuollon erilaiset kustannukset. (THL 2020) Indikaattori ilmaisee, miten kunnan, sairaanhoitopiirin tai maakunnan sosiaali- ja terveydenhuollon asukaskohtaiset nettomenot suhteutuvat alueen palvelutarpeeseen. Tarvevakioidut menot saadaan jakamalla alueen sote-nettomenot kuntakohtaisella tarvekertoimella. Kunkin alueen tarvevakioidut menot suhteutetaan koko maan keskiarvoon (100), joten poikkeama maan keskiarvosta kertoo, kuinka monta prosenttia kunnan/sairaanhoitopiirin/maakunnan tarvevakioidut menot poikkeavat maan keskiarvosta. Esimerkiksi, jos kunnan tarvevakioidut menot ovat 95, ovat kunnan tarvevakioidut menot 5 prosenttia maan keskiarvoa alhaisemmat.

7

Strategisten avaintavoitteiden toteutumisen arviointi

Valtuusto on vahvistanut kolme painopistettä Eksoten uudessa strategiassa 2019–2023. Näitä painopisteitä ovat maakunnallisesti optimoitu palveluverkko, integraation syventäminen sekä digitalisaatio. Uuden strategian yhteydessä uudistettiin valtuustoon nähden sitovat tavoitteet uuden strategian mukaisiksi. Tavoitteiden toteutumista seurataan tällä hetkellä yhteensä kuudellatois-

ta mittarilla. Tarkoituksena on parantaa seurantaa raportoinnin kehittämisellä ja tällä tavoitellaan entistä parempaa talouden, toiminnan ja laadun suhteiden välistä seurantaa. Kunkin mittarin seurannasta ja tavoitteen toteutumisen edistämisestä vastaa nimetty vastuujohtaja.

V

Tavoitearvo saavutettu; ei vaadi uusia toimenpiteitä

K

Tavoitearvo +/- 2% päässä tavoitteesta; toimenpiteet käynnissä

P

Tavoitearvoa ei saavutettu; vaatii toimenpiteitä

ASIAKASLÄHTÖISET PALVELUT JA PROSESSIT Mittarit

Tavoite

Toteutuma

Ero tavoitteeseen

Tarkastuslautakunnan arvio

1. Asiakkaan omatoimisuuden tukeminen

Laitoshoidon nettotoimintamenojen osuus

<25%

22,6%

2,4%-yks.

Tilanne on säilynyt edellisten vuosien tasolla.

V

Kotona hoidettavien osuus yli 75-vuotiaista

>17%

17,5%

+0,5%-yks.

Tilanne on säilynyt vuosien 2018 ja 2019 tasolla.

V

Sairaala- ja vuodeosastohoidon jälkeen päivystykseen, sairaalaan tai vuodeosastohoitoon palanneiden osuus (30 vrk)

<15%

Osastolle: 11,1% Päivystykseen: 19,4% Keskiarvo: 15,3%

+0,3%-yks.

Ei muutosta vuosien 2018 ja 2019 tasoon verrattuna.

K

Sähköisen ajanvarauksen osuus kaikista ajanvarauksista, jotka mahdollista varata sähköisesti

>15%

12,3%

-2,7%-yks.

Ei muutosta vuosien 2018 ja 2019 tasoon verrattuna.

P

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

25

2. Palvelujen saatavuuden helpottaminen Sähköisesti tehtyjen palvelu- ja oirearvioiden osuus puhelimessa tai vastaanotolla tehtyihin arvioihin (OmaOlo)

>10%

Sähköisen asioinnin yhteydenottojen suhde call center -järjestelmän puhelumäärään

>35%

Pitkäaikaispaikkaa kotona odottavat

Yleislääketieteen päivystyksen läpimenoaika (mediaani)

vertailutietoa ei ole saatavilla

Mittari pitää aina koeponnistaa ennen kuin päätetään ottaa mukaan. Mittaus on aloitettu 4/2019, mutta tulos puuttuu.

30,3%

-4,7 %-yks.

Tulos on parantunut vuodesta 2019 + 5,6 %-yksikköä.

Suunta on hyvä.

P

<10 hlö/kk

16 hlö/kk

-6 hlö/kk

Tässä kaivataan selkeitä toimenpiteitä, jotta päästään lähemmäs tavoitetta!

P

< 2h

1h 42 min

+18 min

Vuonna 2019 oli yleislääketieteen läpimenoaika 1:10 ja nyt 32 minuuttia pidempi. Syy pitää selvittää, vaikka nyt ollaankin tavoitekaton alapuolella.

V

3. Sosiaalisen osallisuuden lisääminen

Pitkäaikaistyöttömyyden nettokustannus =Työmarkkinatuen kuntaosuus + aktivointitoimien nettokustannukset

<15 milj.EUR

14,6milj.

EUR

0,4milj.EUR (tavoite)

Viime vuosina on oltu suhteellisen lähellä tavoitetta.

V

Yli 300 päivää työmarkkinatukea saaneiden aktivointiaste

>35%

32,6%

-2,4 %-yks.

Vuonna 2019 saavutettiin sama tulos. Eksoten mahdollisuudet vaikuttaa mittarin saavuttamiseen ovat rajalliset.

P

16,6pv/htv

-1,6pv/htv

Tilanne näyttää pysyneen entisellään. Tavoitteen saavut-

P

IHMISET JA OSAAMINEN 4. Innostava ja vetovoimainen työpaikka Sairauspoissaolojen määrä

<15 pv/htv

tamiseksi tulisi löytää uusia toimenpiteitä.

Savuton sairaala, itsearviointi

27

91

+64

Työhyvinvointikysely

>70%

72,5%

+2,5%-yks.

V

Tulos viittaa työhyvinvoinnin selkeään paranemiseen ja

V

tätä työtä kannattaa jatkaa.

TALOUS JA TULOKSELLISUUS 5. Tasapainoinen talous 31.12.2020 taseen osoittaman *kumulatiivisen alijäämän määrä **katettava alijäämä

*20,4milj.EUR

Nettotoimintamenon budjettiero

0

**16,4milj.

EUR

*44,2milj.

EUR

-23.7milj.EUR

Taloussuunnitelmaa pitää päivittää.

P

-4,3milj.EUR

Taloussuunnitelma ei kata vielä alijäämää, alijäämän kattamiseksi tarvitaan taloussuunnitelma.

P

110EUR/as.

Eksote on keskitasossa nettotoimintamenojen mukaan.

V

**40,1 milj.

EUR

-4,3milj.

EUR

Tarvevakioitujen nettotoimintamenojen määrä asukasta kohden Vuoden 2020 alijäämä = 0

<60 suurimman kunnan k.a.(EUR/ asukas)

2245 EUR/ asukas (tammi-elokuu)

Taulukko 11. Strategisten avaintavoitteiden arviointi.

Liikennevalojen eri värien määrät: vihreät 7 kpl, keltaiset 1 kpl, punaiset 7 kpl ja yksi mittari, jota ei voida arvioida.

26

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

8

Työohjelman mukaiset arviointiaiheet

Tarve saada tietoa syntyy

Tarkastuslautakunnan vuoden 2020 työohjelmassa olivat strategia, henkilöstöjohtaminen, riskienhallinta, eettiset ohjeet, perhe- ja sosiaalipalvelut sekä palkkaharmonisointi. Lisäksi työohjelmassa oli mainittuna koronapandemian huomioiminen.

Kaikki tarkastuslautakunnan työohjelman arviointiaiheet perustuivat tarkastuslautakunnan valtuustokauden voimassa olevaan valtuuston hyväksymään arviointisuunnitelmaan (2017–2021). Arviointiaiheet ovat käyneet kuviossa 7. mukaisen prosessin.

Tiedonhankinnassaan tarkastuslautakunta on käyttänyt arviointipäällikköä ja vastuullisten kuulemisia.

Arviointitutkimuksen suunnittelu ja jäsentäminen

Tiedonhankinta: Haastattelut, kyselyt, dokumentit, sopimukset, vastuullisten kuuleminen

Arviointikriteerien määrittäminen ja aineiston kerääminen

Arvioinnin suorittaminen

Kuvio 7. Tarkastuslautakunta ja arviointipäällikkö ovat yhdessä asettaneet arvioinnille tavoitteet, arviointipäällikkö on toteuttanut objektiivisen arvioinnin. Arvioinnin yhteydessä vastuulliset ovat saaneet raportin kommenttikierrokselle ja hyväksyttäväksi.

Arvioinnin tulokset on käyty läpi tarkastuslautakunnan kanssa ja niistä on tehty johtopäätökset, kehittämissuositukset ja muut huomiot. Eksoten johto on saanut kaikki erilliset arviointiraportit käyttöönsä.

Arvioinnin tulosten, johtopäätösten ja kehittämissuositusten raportoiminen

Arviointitiedon hyödyntäminen päätöksenteossa

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

27

8.1 Perhe- ja sosiaalipalvelut Tarkastuslautakunta arvioi Perhe- ja sosiaalipalveluita (Perso) kuluneen työkauden aikana kuulemisten ja arviointipäällikön toteuttamien haastattelujen avulla. Perheja sosiaalipalveluissa työskentelee noin 1100 työntekijää. Perhe- ja sosiaalipalvelut ovat pääosin pitkälle integroituja valtakunnalliseen tasoon verrattuna ja vastaavat valtuuston asettamiin strategisiin tavoitteisiin näiltä osin. Perhe- ja sosiaalipalvelut jakautuvat kolmeen tulosalueeseen, joita ovat: Perhepalvelut, Aikuisten monialaiset palvelut ja Vammaispalvelut.

Tulosalueet jakautuvat tulosyksiköihin, joita Perhepalveluissa ovat: Perhekeskuslasten- ja nuorten peruspalvelut, Lasten ja nuorten mielenterveys- ja päihdepalvelut ja Lastensuojelun sosiaalityö sekä yhteiset erityispalvelut. Aikuisten monialaisissa palveluissa tulosyksiköitä ovat: Mielenterveys- ja päihdepalvelut, Psykososiaalinen kuntoutus, Työelämäpalvelut ja Aikuisten sosiaalipalvelut. Lisäksi Vammaispalveluiden tulosyksiköt ovat: Avopalvelut, Toiminnalliset palvelut ja Ympärivuorokautiset palvelut.

Perhe- ja sosiaalipalveluissa on tapahtunut vuoden 2020 aikana organisaatiomuutos, jonka positiivisena vaikutuksena

Arvo

johtoporrasta vähennettiin ja esimiehet siirtyivät suoraan toimintayksiköihin sekä esimiesten alaisten määrä pieneni. Sen lisäksi, että tämä parantaa esimies-alaissuhdetta, ei maantieteellisiä etäisyyksiä esimiesten ja alaisten välillä ole enää yhtä paljon kuin aiemmin. Esimiestyön ja johtamisen parantamiseksi perhe- ja sosiaalipalveluissa sekä koko Eksoten tasolla on järjestetty HR:n toimesta paljon erilaisia lähiesimieskoulutuksia. Organisaatiouudistuksen myötä asioiden käsittely on nopeutunut, koetaan että kokonaisuus on helpommin hallittavissa. Hyvänä uudistuksena pidetään myös sitä, että esimies on nyt lähempänä asiakastyötä, joka auttaa hahmottamaan myös asiakastarpeita ja palvelupolkujen sujuvuutta paremmin.

Myös tiedottamisen koettiin perhe- ja sosiaalipalveluissa parantuneen viime vuoden aikana. Kokonaisuudessaan organisaatiouudistuksen koettiin vaikuttaneen prosesseihin positiivisesti ja yhteistyötä lisäävästi.

HOITO- JA PALVELUTAKUIDEN TOTEUTUMINEN PERHE- JA SOSIAALIPALVELUISSA Hoito- ja palvelutakuut ovat pääsääntöisesti onnistuneet määräaikojen eli tavoitteiden mukaisesti Perhe- ja sosiaalipalveluissa vuoden 2020 aikana. Taulu-

koissa 12. on esitetty vuoden 2020 ajalta hoito- ja palvelutakuiden toteutumistiedot perhepalvelujen, aikuisten monialaisten ja vammaispalvelujen osalta. Haastattelujen perusteella hoitoketjujen sujuvuudessa on kuitenkin vielä parannettavaa ja siiloumia eri toimintojen välillä voi vielä olla. Näiden eteen kuitenkin ollaan aktiivisesti tekemässä erilaisia toimenpiteitä. Vammaispalvelujen osalta hoito- ja palvelutakuu on 100 %. Aikuisten monialaisissa palveluissa myös pääasiassa 100 %, toimeentulotuessa on ollut pientä viivästymää vuoden vaihteen tienoilla. Perhepalvelujen osalta viivettä on ollut koulukuraattorin ja psykologin kanssa keskusteluun pääsyssä ja SHL:n mukaisessa palvelutarpeen arviossa.

Perhepalveluissa hoito- ja palvelutakuun osalta oppilashuollon henkilöstöresurssien rekrytointeihin panostetaan, jotta vastaanottoajoille päästäisiin määräaikojen puitteissa. SHL palvelutarpeen arvioinnin aloitus ei vielä ole toteutunut täysin kattavasti. SHL palvelutarpeen arvioiden myöhästyminen on liittynyt sosiaalieffican ohjeistukseen, joka ei ollut kaikille työntekijöille ihan selkeä ja sitä onkin täsmennetty. Lisäksi esimies käy systemaattisesti katsomassa ilmoituksia, jotta käsittelyajat eivät ylittyisi.

2020 / 1

2020 / 2

2020 / 3

2020 / 4

2020 / 5

2020 / 6

2020 / 7

2020 / 8

2020 / 9

2020 / 10

2020 / 11

2020 / 12

Koulukuraattorin keskusteluun pääsy alle 7 päivässä

88,1 %

77,7 %

78,2 %

94,7 %

97,4 %

91,7 %

20,0 %

96,2 %

84,4 %

78,4 %

76,9 %

88,7 %

Psykologin keskusteluun pääsy alle 7 päivässä

52,9 %

48,1 %

64,7 %

75,0 %

50,0 %

88,9 %

81,5 %

59,6 %

68,6 %

67,9 %

68,0 %

Lastensuojelun palvelutarpeen arvioinnin aloitus viimeistään 7. arkipäivänä asian vireille tulosta

99,6 %

100,0 %

99,1 %

98,3 %

100,0 %

100,0 %

100,0 %

100,0 %

99,0 %

100,0 %

100,0 %

97,4 %

SHL palvelutarpeen arvioinnin aloitus viimeistään 7. arkipäivänä

35,6 %

67,3 %

72,7 %

81,3 %

75,9 %

75,8 %

81,8 %

80,0 %

68,2 %

66,7 %

88,2 %

90,5 %

Lastensuojelun palvelutarpeen arviointi tehty viimeistään 3 kk kuluessa asian vireille tulosta

91,8 %

98,2 %

100,0 %

98,3 %

98,1 %

100,0 %

96,9 %

100,0 %

98,2 %

100,0 %

100,0 %

100,0 %

SHL palvelutarpeen arviointi tehty viimeistään 3 kk:ssa

77,8 %

77,4 %

66,7 %

81,8 %

81,6 %

72,2 %

71,4 %

83,3 %

81,0 %

84,2 %

100,0 %

100,0 %

Lasten- ja nuorisoprykiatrian hoidontarpeen arvio aloitettu viim. 3 vko lähetteestä

100,0 %

100,0 %

100,0 %

100,0 %

100,0 %

100,0 %

100,0 %

100,0 %

100,0 %

100,0 %

100,0 %

100,0 %

Lasten- ja nuorisopsykiatrian hoito aloitettu viimeistään 3 kk sisällä siitä kun tarve on todettu

100,0 %

100,0 %

100,0 %

100,0 %

100,0 %

100,0 %

100,0 %

100,0 %

100,0 %

100,0 %

100,0 %

100,0 %

87,2 %

87,6 %

91,5 %

95,3 %

95,6 %

94,6 %

95,5 %

96,3 %

88,3 %

88,5 %

90,4 %

94,8 %

Yhteensä

Taulukko 12. Hoito- ja palvelutakuuaikojen toteutuminen perhepalveluissa vuonna 2020, tavoite on 100%.

28

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

TAMMI IMATRA LAPPEENRANTA LEMI

HELMI

MAALIS

HUHTI

TOUKO

KESÄ

HEINÄ

ELO

SYYS

LOKA

MARRAS

JOULU

2,8

2,86

1,13

1,37

1,73

1,87

1,85

2,5

1,87

2,15

2,93

2,19

3,59

3,57

2,39

1,16

1,55

1,68

2,38

3,17

2,77

3,15

3,88

4,59 4,59

3,5

2,5

3,16

0,75

3

3,67

-

1

6

3

3,5

LUUMÄKI

3,83

2,5

3,21

2,12

1,45

1,6

4,5

3,6

4,9

2,27

2,6

5

PARIKKALA

1,24

0,14

1,08

1,21

0,82

1,5

1,67

1,44

2,15

1,67

2,8

4,1

RAUTJÄRVI

1,62

1,67

1,54

2

1,17

1,38

1,82

3,3

1,5

2,1

1

3,2

RUOKOLAHTI

1,85

2

1,15

2,33

1

1,25

2,71

3,5

0,81

2,08

3,18

4,36

SAVITAIPALE

2,5

1,5

2,2

0,75

0,75

1,12

5,17

4

2,38

2,12

3,29

3,29

TAIPALSAARI

4,78

4

2,83

2,57

2,33

3,12

2,83

5

3,88

3,88

4,33

4,86

EKSOTE

3,22

3,26

2,15

1,21

1,49

1,75

2,29

2,29

2,48

2,8

3,53

4,22

Taulukko 13. Aikuisten monialaisten palvelujen palvelutakuun toteuma vuodelta 2020.

Taulukossa 13. on esitetty Aikuisten monialaisten palvelujen palvelutakuu kuukausittain vuoden 2020 aikana toimeentulotuen keskimääräisen käsittelyajan toteumina.

vireillepanosta selvitykseen tai vireillepanosta päätökseen vuorokausina. Taulukossa 14. on kuvattu palvelutakuun toteuma pylväsdiagrammeina.

Toimeentulotuen osalta aikuisten palveluissa vuoden 2020 alussa olevien joidenkin toimeentulotukihakemusten käsittelyaikojen ylitys johtui vuoden 2019 lopun hakemusten ruuhkautumisesta. Ruuhkautumisen syynä olivat Life care-ohjelmaan siirtyminen ja sitä seuranneet toimikorttiongelmat Sosiaalieffican käyttäjillä, Kelan tietoliikenneongelmat sekä Postin lakon seuraamukset. Lisäksi vuoden 2020 aikana muutamien hakemusten käsittelyaikojen ylitykset johtuivat pääsääntöisesti yllättävistä pitkähköistä työntekijöiden poissaoloista, rekrytointihaasteista ja yksittäisten päivien aikaisista Kelan järjestelmäongelmista.

Asian käsittelyn määräajat, vammaispalvelut: Kun vammainen henkilö tai hänen omaisensa on ottanut yhteyttä vammaispalveluun, on aloitettava palvelujen ja tukitoimien tarpeen selvittäminen seitsemän arkipäivän sisällä yhteydenotosta. Palveluja ja tukitoimia koskevat päätökset on tehtävä kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun vammainen henkilö tai hänen edustajansa on tehnyt palveluhakemuksen. Joskus asian selvittäminen vaatii erityisestä syystä pidemmän käsittelyajan.

Vammaispalvelujen palvelutakuut ilmoitetaan

Käsittelyaika, toimeentulotuki: Kunta tekee päätöksen täydentävästä toimeentulotuesta ja ehkäisevästä toimeentulotuesta. Päätös toimeentulotuesta on saatava viimeistään

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

29

VAMMAISPALVELUT / PALVELUTAKUU 16 14 12 10

8 6 4 2 0

2019 Vireillepanosta selvitykseen vrk

2020 Vireillepanosta päätökseen vrk

Taulukko 14. Vammaispalvelujen palvelutakuun toteuma vuodelta 2020.

seitsemäntenä arkipäivänä hakemuksen jättämisestä. Kiireellisessä tapauksessa päätös on tehtävä samana tai viimeistään seuraavana arkipäivänä. Hakijan on myös päästävä keskustelemaan henkilökohtaisesti kunnan sosiaalityöntekijän tai sosiaaliohjaajan kanssa viimeistään seitsemäntenä arkipäivänä siitä, kun hän on sitä pyytänyt.

Hoitotakuu, oppilashuolto: Oppilaalla on oikeus päästä keskustelemaan psykologin tai kuraattorin kanssa viimeistään seitsemäntenä koulun työpäivänä sen jälkeen, kun oppilas on tätä pyytänyt. Kiireellisissä tilanteissa keskustelumahdollisuus on järjestettävä jo samana tai seuraavana työpäivänä myös esimerkiksi huoltajan tai muun henkilön yhteydenoton perusteella.

Perhe- ja sosiaalipalveluilla olleita vaikuttavuuteen ja laatuun liittyviä tavoitteita ovat:

30

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

1) Lisää aikaa asiakkaalle: työajasta entistä suurempi osa kohdistuu suoraan asiakastyöhön 2) Asiakaskokemuksen ja asiakaskohtaisen vaikuttavuuden parantaminen (ihmislähtöisyys).

3) Palveluiden monimuotoisuus lisääntyy, asiakas saa palvelunsa hänelle itselleen sopivalla tavalla (esim. kasvokkain tai digitaalisesti). Itsemäärääminen, osallisuus ja valinnanvapaus lisääntyvät.

4) Henkilöstön osaamisen parantaminen 5) Työhyvinvointitavoitteet Tavoitteena on myös se, että koettu Asiakasväkivalta vähenisi ja, että työntekijöiden työmäärä olisi hallittavissa.

PERHE- JA SOSIAALIPALVELUJEN TALOUS Taulukossa 15. näkyy Perhe- ja sosiaalipalvelujen maltillinen kustannuskehitys ja talousarvion toteutuminen. Tulokseen ovat vaikuttaneet muun muassa maltillinen palkkamenojen kehitys, palkkaharmonisointi sekä korona-avustukset.

HENKILÖSTÖ Vuoden 2020 aikana toteutettuun Mitä kuuluu? -kyselyyn vastasi 70 % Perhe- ja sosiaalipalvelujen henkilöstöstä. Kyselyn perusteella Perhe- ja sosiaalipalveluissa positiivista kehitystä oli ollut

työyhteisöä koskevissa tuloksissa, esimiehen toiminnan oikeudenmukaisuuden ja valmentavuuden kokemisessa sekä syrjinnän ja kiusaamisen vähentymisessä. Kyselyn tulosten mukaan työnimua kokee aiempaa harvempi ja työn mielekkääksi kokeminen on hieman vähentynyt ja työpaineet kasvaneet. Aiempaa harvempi palautuu työpäivästä hyvin ja aiempaa useampi joutuu vastausten mukaan toimimaan entistä useammin omien arvojensa vastaisesti. Myös asiakasväkivallan tai sen uhan lisääntyminen ja henkilöstön kokema unettomuus on lisääntynyt hieman Perheja sosiaalipalveluissa.

Taulukko 15. Perhe- ja sosiaalipalvelujen tulos PERHE- JA SOSIAALIPALVELUT 1000 EUR

2020 Tammi-joulukuu Toteuma

Budjetti

TP 2019 Erotus

Muutos E2020 vs. TP 2019

Toteuma

EUR

%

TOIMINTATUOTOT Myyntituotot jäsenkunnilta Muut myyntituotot

124 535

125 235

-700

126 302

-1 767

-1,4 %

1 740

1 784

-44

1 929

-189

-9,8 %

Myyntituotot

126 275

127 019

-743

128 232

-1 956

-1,5 %

Maksutuotot

3 134

3 090

45

3 230

-96

-3,0 %

Tuet ja avustukset

2 277

2 746

-469

2 053

224

10,9 %

Muut toimintatuotot yhteensä

1 259

1 193

65

1 294

-35

-2,7%

132 945

134 047

-1 103

134 808

-1 863

-1,4 %

0

0

0

71

-71

-100,0 %

Henkilöstökulut

-60 428

-61 575

1 147

-55 458

-4 970

9,0 %

Palvelujen ostot

-46 056

-46 402

347

-48 841

2 785

-5,7 %

-1 742

-2 279

537

-1 445

-296

20,5 %

-21 501

-21 439

-62

-20 034

-1 467

7,3 %

TOIMINTATUOTOT VALMISTUS OMAAN KÄYTTÖÖN

Kun palkkaharmonisointi neutraloitu toteumasta, on muutos verrattuna TP2019 positiivinen: - Henkilöstökulut +0,4 M€ / -0,7 % - Toimintakulut +1,4 M€ / -1,0 % - Nettotoimintamenot 1,2 M€ / -1,0 % Covid-19 vaikutus tulokseen on -0,4 M€, josta valtion avustusta +0,6 M€, muu vaikutus yhteensä n. -1 M€ (säästöt ja lisäkulut huomioiden).

TOIMINTAKULUT

Aineet, tarvikkeet ja tavarat Avustukset Muut toimintakulut TOIMINTAKULUT TOIMINTAKATE Rahoitustuotot ja -kulut VUOSIKATE Poistot ja arvonalentumiset Satunnaiset tuotot ja kulut TILIKAUDEN TULOS Varausten ja rahastojen muutos TILIKAUDEN YLIJÄÄMÄ/ALIJÄÄMÄ NETTOTOIMINTAMENOT

-7 917

-7 927

10

-7 896

-21

0,3 %

-137 643

-139 622

1979

-133 675

-3 969

3,0 %

-4 699

-5 575

876

1 204

-5 903

-490,2 %

-668

-3

-665

0

-668

158 474,3%

-5 367

-5 578

211

1 204

-6 571

-545,8 %

-447

-446

0

-441

-6

1,3 %

0

0

0

0

0

0

-5 814

-6 024

210

763

-6 577

-861,8 %

0

0

0

0

0

-5 814

-6 024

210

763

-6 577

-861,8 %

-130 349

-131 259

910

-125 539

-4 810

3,8 %

Palkkaharmonisointi -5,36 M€

Palkkaharmonisointi -0,67 M€

Palkkaharmonisointi -6 M€

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

31

KILPAILUTTAMINEN JA OSTOPALVELUT Perhe- ja sosiaalipalvelujen kilpailuttamiset tehdään yksiköittäin ja apua kilpailutuksiin on saatavilla hankintayksiköstä.

Hankintaosaamiseen liittyvä epävarmuus heijastui useissa haastatteluissa ja kilpailutus koettiin usean haastatteluun osallistuneen taholta työlääksi prosessiksi. Hankintoihin liittyvää koulutusta on kuitenkin saatavilla ja kaikki osallistuvat niihin mielellään.

Ostopalvelujen hintavertailua omaan tuotantoon nähden on toteutettu. Kotiin vietävien ja ostopalvelujen hintoja on vertailtu ja Eksoten oma tuotanto ei tässä vertailussa ole ollut kovin paljon edullisempi vaihtoehto. Edullisempaa on ollut toteuttaa vain joitain asumispalveluja omana tuotantona. Muun muassa vammaispalveluissa ostetaan kotiin vietävänä palveluna henkilökohtaista apua kilpailutuksen myötä.

Ostopalveluja 01-10/2020 ajalla koko perhe- ja sosiaalipalveluissa on tehty yhteensä 621 eri toimittajalta.

Perhe- ja sosiaalipalveluissa on ollut suurta vuosittaista vaihtelua etenkin sairaalapalvelujen ostoissa, jossa esimerkiksi 2019 kulut yli 100 % suuremmat kuin 2017. Koronan vuoksi vuonna 2020 perhe- ja sosiaalipalveluilla on ostoissa ollut merkittäviä säästöjä etenkin vammaispalveluissa, kun päivä- ja työtoiminnan palveluista jäi omaehtoisesti asiakkaita pois poikkeusolojen vuoksi keväällä 2020. Ostopalvelukumppaneihin pidetään paljon yhteyksiä erityisesti korona-aikana, vammaispalveluissa koetaan olevan hyvin perillä mitä ostetaan ja saadaan näiltä kumppaneilta. Kauempaa hankittuihin palveluihin ollaan vähemmän yhteyksissä kuin lähempänä oleviin.

Omaisverkostolla on oleellinen rooli ilmoittajana, jos palvelu ei toimi. Palvelujen tuottajat ovat yleensä isoja valtakunnallisia toimijoita. Asumispalvelujen puolella on ollut joitakin valitusprosesseja menossa vuoden 2020 aikana. Kanteluja on tehty esimerkiksi, kun lääkelupa-asiat eivät ole ohjeiden mukaisesti toteutettu. Mutta tähän on ollut syynä se, ettei ostopalvelukumppaneille ollut lähtenyt ajantasaista ohjeistusta, eli tiedottamisessa on ollut ongelmaa. Sittemmin ohjeet on toimitettu ostopalvelukumppaneille. Lisäksi valituksia on tullut siitä, että henkilökunnalla ei ole ollut vaadittavaa osaamista, omaiset ovat kokeneet,

32

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

että henkilökuntaa on liian vähän, ruoan laadusta sekä henkilökunnan epäkohteliaasta käytöksestä on myös tullut joitakin valituksia. Ostopalvelupäätösten teko on parantunut ja ne tulevat nykyisin aikataulussa (3kk aikaraja). Ostopalvelupäätöksistä ei ole tullut valituksia. Toimintakyky- ja oiremittareita ei juuri ostopalveluissa ole ollut käytössä. Haastattelujen perusteella ostopalveluissa ollaan tekemässä jatkossa sopimuksia, joihin sisällytetään asiakkaan toimintakykyä mittaavia mittareita. Mittaristot on tarkoitus suunnitella yhdessä palveluntuottajien kanssa. Mittareiden avulla on tarkoitus voida osoittaa, mikäli asiakkaan kunto parantuu ja palvelu voidaan vaihtaa raskaammasta kevyempään palveluun, joka tulee kustannuksiltaan edullisemmaksi. Tällä hetkellä tällaisen osoittaminen on haastavaa.

INVESTOINNIT Perhe- ja sosiaalipalvelujen investoinnit olivat lähinnä tilavuokriin, uusien yksiköiden perustamisiin tai muuttoihin liittyviä kalustamiskuluja. Myös vammaispalvelujen uusi tutkimus- ja kuntoutusyksikkö on vaatinut alkuinvestoinnin. Seuraavassa taulukossa 16. on eritelty investoinnit.

Perhe- ja sosiaalipalvelujen henkilöstöstä 70% pitää työyhteisön yhteistyötä toimivana.

Perhe- ja sosiaalipalvelujen johtamisessa on tapahtunut paljon positiivista muutosta Mitä kuuluu? -henkilöstökyselyn tulosten perusteella Perhe- ja sosiaalipalvelujen haastatteluissa nousi erityinen huoli eteläkarjalalaisten nuorten päihteiden käytöstä ja päihdehoidosta.

Tarkastuslautakunta sai tietää arvioinnin yhteydessä Lasten ja nuorten päihdeyksikön perustamissuunnitelmasta. Asia on menossa Eksoten johtoryhmän kautta hallituksen päätettäväksi tätä kertomusta valmisteltaessa.

Tarkastuslautakunta pitää tätä erinomaisena asiana ja toivoo, että yksikkö saadaan pian toimintaan.

Taulukko 16. Perhe- ja sosiaalipalvelujen investoinnit 2020.

Tärkeysjärjestys numerojärjestyksessä

Korvaava investointi

Investointikohde

1

ei

Mansikkalan uusi neuvola

620

32 360

2

Neuvolan irtokalusteet ja työvälineet

Uuden nykyistä isomman tilan kalustaminen

2

ei

Varhainen vuorovaikutusyksikkö

620

24 100

2

Irtokalusteet ja työvälineet

Uuden nykyistä isomman tilan kalustaminen

3

ei

Lappeenrannan keskustan neuvola

620

17 250

2

Verhot, verhotangot ja lasten tutkimustuolit

Huoneiden akustiikan parantaminen

1

ei

Mansikkalan uuden koulun kalusteet

622

6/2020

23 500

2

Terveydenhoitajien, kuraattoreiden ja psykologin

Uuden koulun myötä pieniä toimipisteitä lakkautuu ja palvelut keskittyvät. Vanhoissa kouluissa sisäilmaongelmaa.

1

ei

Mansikkalan uuden koulun puhelinkopit

626

6/2020

8 000

2

1

ei

610

2020

20 000

2

Lasten ja nuorten talon kalustus

Kustannuspaikka

Hankintakuukausi ja -vuosi

Kustannusarvio 2020 yhteensä

Hankeryhmä

Oheiskustannusten erittely

1 = rakennukset ja 2 = koneet ja kalusto 3 = tietojärjestelm.

irtokalusteet ja työvälineet

Perustelu / lyhyt kuvaus investoinnista

Kirjaamistilassa työskentelevien 15 työntekijän käyttöön

Yllättävät sisäilmaongelmat vaativat kaluston uusimista toimiyksiköissä.

1

ei

1

kyllä

1

kyllä

Neuromodulaatioyksikön perustaminen

314

6/2020

10 000

2

Sähköpöydät ja terapiatuolit

314

6/2020

20 000

2

316

6/2020

20 000

2

Sähköpöydät ja terapiatuolit

Depression hoidon kehittäminen ja parantaminen tDCS (transkraniaalinen tasavirtasimulaatio) on todettu tehokkaaksi masennuksen hoidossa ja laitteet ovat tulleet hinnaltaan edullisiksi. Potilas voi toteuttaa hoitoa myös kotona hänelle annetun kannettavan laitteen avulla, jolloin vastaanottokäyntien määrä vähenee ja hoitokustannukset pienenevät. Hoitoresursseja vapautuu. Anestesiaa ei tarvita, kuten perinteisessä sähköhoidossa. tDCS kuuluu depression hoidon palveluvalikkoon ja kehityksessä on syytä olla mukana.

Henkilökunnan työergonomian parantaminen ja uudet terapiatuolit rikkoutuneiden tilalle. Uutena toimintana käynnistyy injektiopkl tänä syksynä. Kalusteiden korjausvelkaa on paljon.

Henkilökunnan työergonomian parantaminen ja uudet terapiatuolit rikkoutuneiden tilalle. Uutena toimintana käynnistyy injektiopkl tänä syksynä. Kalusteiden korjausvelkaa on paljon.

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

33

Yhteensä 78 te

8.2 Sisäinen valvonta ja riskien hallinta Sisäisellä valvonnalla tarkoitetaan kuntayhtymän ja konsernin sisäisiä menettely- ja toimintatapoja, joiden avulla pyritään varmistamaan organisaation tavoitteiden saavuttaminen ja toiminnan laillisuus. Sisäistä valvontaa ei eriytetä muusta tavoitteiden saavuttamiseen tähtäävästä toiminnasta, vaan se on osa jatkuvaa päivittäistä johtamista. Valtuuston tulee päättää kuntayhtymän ja konsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista.

Velvoite riskienhallintaan tulee kuntalaista (325/2012) ja se pitää sisällään kuntayhtymän ja konsernin sisäiset menettely- ja toimintatavat, joiden avulla pyritään varmistumaan organisaation tavoitteiden saavuttamisesta ja toiminnan laillisuudesta. Kuntalain säädösten tavoitteena on ollut Kuntaliiton mukaan kuntayhtymien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen sekä raportoinnin terävöittäminen. Riskien hallinnan avulla tunnistetaan, arvioidaan ja hallitaan tavoitteiden saavuttamista uhkaavia tekijöitä. Riskienhallintaa ei eriytetä muusta tavoitteiden saavuttamiseen tähtäävästä toiminnasta, sillä se on osa jatkuvaa päivittäistä johtamista, ohjaamista ja työn toteuttamista. Organisaation menestyksekkääseen johtamiseen tarvitaan tänä päivänä järjestelmäajattelua, jonka avulla voidaan varmistaa yhdenmukainen toiminnan toteutuminen ja organisaation omasta toiminnasta ja tuloksista oppiminen. Riskienhallintaa voidaan teknologian kehittymisen myötä toteuttaa koko organisaation kattavan järjestelmän avulla. Tämän tyyppinen toiminta nostaa myös organisaation maturiteettitasoa eli kypsyystasoa ja on sekä taloudellisesti että ekologisesti kestävää toimintaa. Järjestelmän avulla voidaan havainnollistaa toimintoja ja tuoda tieto helposti organisaation eri toimijoiden saataville.

EKSOTEN HALLINTOSÄÄNTÖ 6.LUKU Riskienhallinta 43 § Vastuu riskien hallinnasta Hallitus vastaa riskienhallinnasta konsernitasolla, erityisesti siitä, että kuntayhtymän ja sen tytär- ja osakkuusyhtiöiden toimintaan liittyvät riskit tunnistetaan ja arvioidaan ja että niiden hallintatoimenpiteet toteutetaan. Toimitusjohtaja vastaa riskienhallinnan organisoimisesta, ohjauksesta ja siihen liittyvien vastuiden määrittämisestä. Vastuualuejohtajat vastaavat omien alueidensa riskienhallinnan käytännön toteutuksesta.

Tarkastuslautakunta havaitsi riskienhallintaa arvioidessaan, että Eksoten riskienhallinta on kehittynyt edellisvuodesta, mutta siinä on vielä kehitettävää.

Eksotella on olemassa IMS-toimintajärjestelmä, jolla laadun- ja riskienhallintaa olisi mahdollista toteuttaa.

IMS lyhenne tulee sanoista Integrated Management System ja tarkoittaa suomennettuna toimintajärjestelmää. IMS-toimintajärjestelmä toimii verkkoselainpohjaisena ratkaisuna sekä laadunhallinnan että toiminnan ja johtamisjärjestelmän kehittämistyön alustana.

Keskeisimpinä toiminnallisuuksina IMS-ohjelmistossa ovat prosessien kuvaaminen, dokumenttien hallinta, palautetiedon ja arviointien käsittely, tulosten mittaaminen sekä riskien arviointi, lisäksi sillä voidaan koostaa erilaisia käsikirjoja. Näiden avulla voidaan muodostaa kokonaisvaltainen laatu- ja riskienhallintajärjestelmä.

Edistystä riskienhallinnassa on tapahtunut ja riskienhallintasuunnitelma on tehty.

Hallitus on ottanut työohjelmaansa säännölliset sisäisen tarkastuksen raportoinnit kvartaaleittain. Sisäisen tarkastuksen jatkuva raportointi monijäseniselle toimielimelle edistää asioiden riippumatonta ja objektiivista käsittelyä.

34

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

8.3 Sosiaali- ja potilasasiamiehen raportti Tarkastuslautakunta pyytää vuosittain sosiaali- ja potilasasiamiehen raportoimaan. Eksoten sosiaali- ja potilasasiamies on vaihtunut vuoden 2020 aikana. Uusi sosiaali- ja potilasasiamies oli kuultavana tarkastuslautakunnan kokouksessa 21.4.2021. Vuoden 2020 aikana yhteydenottoja sosiaali- ja potilasasiamiehelle tuli yhteensä 616 kappaletta, joista 36 kappaletta liittyi perhe- ja sosiaalipalveluihin, 72 kappaletta ikäihmisten palveluihin ja 508 kappaletta terveyspalveluihin. Taulukossa 17. on esitetty asiakastapahtumien määrän vaihtelu vuosien 2018-2020 välisenä aikana.

600 500

508

485 428

400 300 200 100

52

50

72

46

37

36

0 Terveyspalvelut

Ikäihmisten palvelut 2018

2019

Perhe- ja sosiaalipalvelut 2020

Taulukko 17. Sosiaali- ja potilasasiamiehen asiakastapahtumat vuosilta 20182020.

YHTEYDENOTTOJEN SYYT Perhe- ja sosiaalipalveluissa palvelun sisältöön, laajuuteen, kohteluun sekä viranhaltijan tavoitettavuuteen. Yhteydenotot koskivat erityisesti lastensuojelua, aikuissosiaalityötä (toimeentulotuki ja kuntouttava työtoiminta) sekä vammaispalveluita. Ikäihmisten palveluissa kotihoidon toteuttamiseen ja sen laatuun, kohteluun vuorovaikutustilanteissa ja asumispalveluiden sisältöön. Yhteydenotot tulivat sekä asiakkailta että heidän omaisiltaan. Terveyspalveluissa yhteydenotot liittyivät hoitovirheisiin, potilasvahinkoihin, kohteluun, vuorovaikutusongelmiin, tyytymättömyyteen

saatuun hoitoon ja sen sisältöön sekä itsemääräämisoikeuden kunnioittamatta jättämiseen. Yhteydenotot tulivat pääsääntöisesti keskussairaalasta, avoterveydenhoidosta sekä suun terveydenhuollosta. Koronaviruksen vaikutusta vuoteen 2020 on vaikea arvioida, koska mitään selkeitä syy-seuraussuhteita ei pystytä osoittamaan minkään palvelun osalta.

Yhteistyön vahvistamiseen on kiinnitetty huomiota. Sosiaali- ja potilasasiamies ja keskussairaalan avainhenkilöt ovat aloittaneet laatutyön kokoukset vuonna 2021.

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

35

9

36

Yhteenveto

POSITIIVISTA

MERKITTÄVIÄ HUOMIOITA

•

Valtuustoon nähden sitovat mittarit esitellään jatkossa tarkastuslautakunnalle ennen kuin ne menevät valtuuston päätettäväksi.

•

Tarkastuslautakuntaa koskevat hallintosäännön muutokset tulee kuntalain mukaan viedä tarkastuslautakunnan kautta valtuuston päätettäviksi.

•

Eksoten järjestämissuunnitelma on päivitetty.

•

•

Suurin osa henkilöstöstä pitää organisaation toimintaa asiakaslähtöisenä.

Tarkastuslautakunta esittää, että tarkastuslautakunnan ja valtuuston puheenjohtajistot pitäisivät yhteistyökokouksia.

•

•

Eksoten hallitus hyväksyi uudet Eksoten eettiset toimintatavat 2.9.2020. Tiedottaminen eettisistä toimintatavoista on vielä kesken.

Tarkastuslautakunta kannustaa mittariprosessien kehittämiseen ja olisi toivottavaa, että mittareita ei muuteltaisi jatkossa vuosittain.

•

•

Henkilöstön kokemus päätöksenteon oikeudenmukaisuudesta ja johdonmukaisuudesta on hieman parantunut.

Tarkastuslautakunta haluaa muistuttaa kehityskeskustelun tärkeydestä sekä työhyvinvoinnin, että työntekijävaihtuvuuden kuin johtamisen näkökulmasta.

•

•

Sisäinen tarkastus on kutsuttu kertomaan havainnoistaan hallitukseen kvartaaleittain.

Laadun- ja riskienhallinnassa olisi mahdollisuus käyttää koko organisaation yhtenäistä järjestelmää, jolloin toiminnan laatu- ja riskienhallintatyö olisi organisaation kaikkien toimijoiden hyödynnettävissä.

•

Sosiaali- ja potilasasiamiehen ja keskussairaalan avainhenkilöiden yhteistyö on kehittymässä.

•

•

Perhe- ja sosiaalipalvelujen johtaminen ja työyhteisön toiminta on parantunut.

Raportointijärjestelmän ongelmat vaikeuttavat edelleen arviointityötä. Mikäli raportointijärjestelmä ei toimi luotettavasti, ei myöskään johtamisen tueksi tuotettu tieto ole luotettavaa.

•

Tarkastuslautakunta on huolissaan eteläkarjalaisten nuorten päihteiden käytöstä ja päihdehoidosta.

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

SELVITYSPYYNNÖT Tarkastuslautakunta esittää, että valtuusto pyytää hallitukselta selvitykset seuraaviin esitettyihin asioihin 15.8.2021 mennessä:

1 2 3 4 5

Mitä laadulla tarkoitetaan Eksotessa?

ESITYS EKSOTEN VALTUUSTOLLE Tarkastuslautakunta on jättänyt 17.6.2021 kokoukseen valtuustolle esityksen, että 2020 tilinpäätös hyväksytään ja kuntayhtymän hallintoa ja taloutta hoitaneille toimintaelinten jäsenille ja tehtäväalueiden viranhaltijoille myönnetään vastuuvapaus.

Selvitys yhtenäisen henkilöstöstrategian ja henkilöstöpolitiikan laadinnasta?

Miten varaudutaan osaavan henkilöstön saatavuuteen?

Miten koronatuet on käytetty ja kohdennettu?

Millainen exit-suunnitelma Eksotella on koronapandemiasta selviytymiseksi?

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

37

38

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020 Potilaiden tasapuolinen palvelu laajalla Etelä-Karjalan alueella on tärkeää.

Vuoden 2017 aikana on avoterveydenhoidon eri alueilla jonotusajat vaihdelleet. Esimerkiksi jonotusaika kiireettömään lääkärinvastaanottoon saattaa jollakin hyvinvointiasemalla olla kolme kertaa pidempi kuin toisella.

Mihin toimenpiteisiin hallitus aikoo ryhtyä tilanteen parantamiseksi?

Tarvikevarastojen seuranta on aiheuttanut ongelmia budjettiseurannassa sekä itse varastojen hallinnassa. Mihin toimenpiteisiin hallitus aikoo asian korjaamiseksi ryhtyä?

Varastot

Tarkastuslautakunta toteaa, että vuoden 2018 osalta näyttää vahvasti siltä, että kuntayhtymälle syntyy merkittävää alijäämää taseeseen. Talouden tasapainottamiseen on kiinnitettävä erityistä huomiota.

Kuntayhtymän ennustettu alijäämä vuodelle 2018 on 13,4 M€. Mitä toimenpiteitä hallitus on tehnyt tai tekee alijäämän kattamiseksi?

Avoterveydenhuolto

Talous

Tarkastuslautakunta toteaa, että tavoitteiden ja mittariston kehittämiseen tulee kiinnittää erityistä huomiota, jotta mittari kuvaa strategista tavoitetta.

Valtuustoon nähden sitovalle tavoitteelle tulee olla myös määritelty vastuuhenkilö ja toimenpiteet tavoitteiden saavuttamiseksi.

Valtuustoon nähden sitovista 14:sta tavoitteesta on toteutunut kolme. Mitä konkreettisia toimenpiteitä hallitus on tehnyt tai tekee, jotta valtuustoon nähden sitoviin toiminnallisiin tavoitteisiin päästäisiin?

tavoitteet

Valtuustoon nähden sitovat mittarit ja

Ei voida arvioida

Vaatii seurantaa

Talouden kulukirjaukset tapahtuvat automaattisesti joko toimituksen tai PDA-varaston varasto-oton yhteydessä. Yksiköiden omien tasearvollisten varastojen hallintaa on parannettu koulutuksien avulla, arvot tarkistetaan inventoinneilla vuosittain.

Varmuusvarastotuotteita varten on kehitteillä oma laajennus Martta-ohjelmistoon, jonka avulla niitä voidaan tehokkaammin seurata ja reagoida määrien ja nimikkeiden muutostarpeeseen.

Kaikki logistiikan keskusvaraston tarvikkeet ovat tällä hetkellä materiaalihallintaohjelma Martan saldoilla.

Hoitoon pääsyn kansallinen T3-aika on nähtävillä Eksoten verkkosivuilla. Etäpalvelut ja sähköinen asiointi ovat myös kehittyneet/lisääntyneet 2020 vuoden aikana (osittain koronan vaikutuksesta).

Palveluja alettiin vuonna 2020 kehittämään. Tulevaisuuden sotekeskusta kehitettiin osana kansallista sote-uudistusta.

Jonotusajoissa on vaihtelua. Vuonna 2020 korona vaikuttanut jonotusaikoihin. Eksotessa on eri kokoisia asemia ja henkilöstöresurssin riittävyys erilaista eri yksiköissä.

Mittareiden kehittämistyötä on tehty. Strategian periaatteiden mukaisesti mittareita selkeytetty. Vuonna 2020 mittareita uudistettiin, uudet mittarit (10 kpl) käyttöön 2021. Strategisista mittareista johdettiin valtuustoon nähden sitovat mittarit.

Mittariston tavoitteiden asetannassa on haluttu asettaa riittävän haastavat tavoitteet

Vaikutus /nykytilanne

Osittain toteutunut

Suositusten vaikuttavuuden arviointi

Hyvin toteutunut

K

K

K

Seuranta jatkossa

Tarkastuslautakunnan tehtävänä on valvoa, että toiminnasta vastaavat toimielimet, henkilöt ja tilivelvolliset ovat ryhtyneet tarpeellisiin toimenpiteisiin niiden huomautusten johdosta, joihin toiminnan ja talouden arviointi, hallinnon ja talouden tarkastus tai tilintarkastus ovat antaneet aihetta. Seuraavassa osassa arviointikertomusta on koostettu aikaisempien arviointikertomusten vuosilta 2017–2019 suositusten toteutumien seurantaa. Liikennevalo-värein tehty arviointi ilmaisee jatkoseurannan tarpeen.

VUOSI 2017

SUOSITUSTEN VAIKUTTAVUUDEN ARVIOINTI VALTUUSTOKAUDEN AJALTA

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

39

Digitalisaatio

Tarkastuslautakunta toteaa, että K-sairaalan investointimäärän osalta on käytetty valtuuston 2015 hyväksymää 71 M EUR:n määrärahaa, joka koostuu sekä uudisrakennuksen osuudesta, että peruskorjaukseen liittyvästä osuudesta.

Suurissa investoinneissa tulisi eriyttää uudisrakentamiset ja peruskorjaukset erillisiksi selkeiksi määrärahoiksi. Määrärahojen toteutumista tulee seurata kumulatiivisesti hankkeen aikana.

Talous K-siipi

Tarkastuslautakunta katsoo, että sähköisten palvelujen kehittäminen ja käyttäminen ovat Eksotelle strateginen tavoite, johon tulee jatkossa panostaa ja vastuuhenkilöt tulee määritellä palvelujen käyttöönotolle.

Tarkastuslautakunta toteaa, että uudisrakennuksen osalta on alun perin varauduttu 49,7M EUR kustannukseen. Vuoden 2017 lopussa kustannusten toteuma on ollut 50,6M EUR. Lisäksi vuonna 2018 tulee edelleen kustannuksia toteutumaan uudisrakennukseen. Investoinnin osalta voidaan todeta, että peruskorjaukseen varattu kustannusarvio on pitkälti käytetty jo uudisrakennuksen rakentamiseen.

Tarkastuslautakunta esittää, että talousarvion käyttötalousosan sitovuustaso valtuustoon nähden määritellään vastuualuetasolle koskien sekä toiminnallisia tavoitteita että määrärahoja ja tuloarvioita.

Tietosuoja-asetus tulee voimaan 25.5.2018, jonka noudattamatta jättämisellä on merkittäviä sanktioita. Miten hallitus on valvonut tietosuoja-asetuksen edellyttämien muutosten toimeenpanon?

Tietosuoja

Talous

Potilastyytyväisyyttä on mitattu vuodeosastoilla vuonna 2017. Mitä toimenpiteitä aiotaan tehdä, jotta kaikilla osastoilla on laatu ja potilastyytyväisyys samalla korkealla tasolla, kuin parhaissa yksiköissä?

Asiakas- ja potilastyytyväisyys sekä laatu

Digitalisaatiota viedään Eksotessa koko ajan eteenpäin, ja se on huomioitu myös uudessa strategiassa.

Ehdotuksen todettiin haittaavan joustavuutta eikä viety eteenpäin.

Eksotella on nimetty tietosuojavastaava ja tietosuojaasiantuntija. Tietosuojaraportti käsitellään vuosittain.

Tietosuojatyöryhmä kokoontuu kerran kuukaudessa.

Tietosuojan ABC-koulutus henkilöstölle kolmen vuoden välein.

Loppuvuodesta 2020 oli tietosuojainfotilaisuuksia kaikille.

Myös Rai-järjestelmä, THL:n vanhuspalvelun laatukysely sekä Lean-menetelmän käyttäminen vaikuttavat osaltaan potilastyytyväisyyteen ja laatuun.

Palautteen vertailu yksiköiden välillä on hyvin hankalaa esimerkiksi palautteen määrän vuoksi. NPS luvun tavoite palautelaitteilla (ei juuri arviointikertomusta kirjoittaessa ole käytössä) on 72 ja verkkosivujen kautta viisi. Asiakaspalautteesta aiheutuneet kehittämistoimenpiteet raportoidaan johtoryhmälle.

Eksote toimii asiakaspalautteen suhteen valtakunnallisissa verkostoissa. Esimerkiksi verkkosivuilla olevan asiakaspalautteen kysymykset ovat valtakunnallisesti sovittuja.

Tavoitelukuja ei ole määritelty valtakunnallisesti eikä Eksotessa.

Potilas- ja asiakastyytyväisyyttä on mitattu joissain yksiköissä.

Asiakastyytyväisyyskyselyjärjestelmää kilpailutetaan parhaillaan, väliaikaisesti käytössä on Webropol-kysely, yksiköissä on tehty kohdennettuja kyselyitä. Kotihoidossa ja asumispalveluissa asiakastyytyväisyyskyselyitä ei ole toteutettu.

V

V

P

40

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020 Selvitys Eksoten ulkoistettujen palvelujen valvonnasta; miten järjestetty, suunnitelma/ toimintaohje ja onko vastuuhenkilöitä nimetty?

Hallituksen ja sisäisen tarkastuksen välinen yhteistyö puuttuu.

Taloussuunnitelma ei ole kuntalain 110 §:n edellyttämässä tasapainossa ja vaatii merkittäviä toimenpiteitä. Tasapaino on esitettävä

Ulkoistettujen palvelujen valvonta

Sisäinen tarkastus

Talous

Asiakaspalautteiden hyödyntäminen ei näy systemaattisena, organisaation kattavana prosessina. Joissain yksiköissä asiakaspalautteita

Yhteistoimintaneuvottelun yhteydessä on katsottu palvelujen tarpeellisuutta. Valtion poikkeusolomääräys koronan takia on vaikuttanut niin, että on jouduttu sulkemaan/vähentämään toimintoja. Tästä riskinä on, että väärin kohdennettuna voi aiheutua hoitovelkaa.

Järjestämissuunnitelma on päivitetty vuoden 2020 aikana.

Suositusten vaikuttavuuden arviointi

Kaikkien Eksotessa olevien ei-lakisääteisten palvelujen tuottamisen tarpeellisuutta ja hyötysuhdetta tulisi tarkastella erityisesti tässä taloustilanteessa varsinkin kun palveluiden tarpeen kasvu on selvästi osoitettavissa.

Järjestämissuunnitelma tulee päivittää ajan tasalle. Tarkastuslautakunta on havainnut, että Eksoten järjestämissuunnitelma ei ole ajantasainen, eikä sitä ole hallituksessa tai valtuustossa käsitelty vuoden 2019 aikana.

VUOSI 2019

Palvelujen tuottaminen ja järjestäminen

Vaikutus /nykytilanne

Suunniteltu tämän systematisoitumista. Eksotessa on ohje palautteiden/valitusten käsittelyyn. Kokemusasiantuntijoiden hyödyntäminen asiakkaan äänen kuulemisessa ja osallisuuden vahvistamisessa. Strategisten linjausten valmistelussa käytetty asiakkaiden palautteita. Asiakaspalautteista johtuneiden kehittämistoimenpiteiden raportointi kuuluu osana laatupäällikön johdon raportointiin. Eli tiedot kehittämistoimenpiteistä kerätään tulosalueita säännöllisesti ja raportoidaan eteenpäin.

Raportointijärjestelmässä on ongelmia, jotka vaikeuttavat arviointityön tekemistä. Mikäli raportointijärjestelmä ei toimi luotettavasti, ei myöskään johtamisen tueksi tuotettu tieto ole luotettavaa.

Muut huomiot

hyödynnetään, mutta yhtenevää palvelujen kehittämisen käytäntöä asiakaspalautteita hyödyntäen ei ole.

Raportointijärjestelmää on uusittu ja kehitetään. Raportoinnin ohjausryhmä on käynnistetty vuonna 2020.

Valtuustoon nähden sitoville tavoitteille ei ole määritelty vastuuhenkilöitä ja toimenpiteitä tavoitteiden saavuttamiseksi. Mittareissa on paljon kehitettävää

Sisäinen tarkastus raportoi kvartaaleittain hallitukselle.

Vastuuhenkilöitä on nimetty, hankintapäätökseen edellytetään esimerkiksi iäkkäiden palveluissa velvoitetta käyttää RAIjärjestelmää. On suunnitelmallisia valvontakäyntejä ja käyntejä, joita tehdään myös ilmoittamatta. Palvelujen tarjoajien kanssa on yhdessä sovittu tavoitteet ja palvelun tarjoajan omavalvontasuunnitelma. Hankintailmoituksessa palvelulle määritellään laatutaso ja asetetaan kriteerit.

Vaikutus /nykytilanne

Valtuustoon nähden sitovat tavoitteet ja mittarit

vuosien 2020 – 2023 taloussuunnitelmassa.

Suositusten vaikuttavuuden arviointi

VUOSI 2018

V

K

Seuranta jatkossa

K

K

K

Seuranta jatkossa

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

41

Tarkastuslautakunta ei voi ottaa kantaa uuden strategian 2019–2023 sisältöön, sillä strategian valmistelu on arviointikertomuksen julkaisemisen aikaan vielä kesken. Tarkastuslautakunta tulee ottamaan kantaa siihen ensi vuoden arviointikertomuksessa.

Mittariprosessissa on ongelmia. Valtuustoon nähden sitovien mittareiden kehittämiseen olisi hyvä panostaa ennen seuraavan valtuustokauden alkua.

Mittariston kehittämiseen tulisi kiinnittää erityistä huomiota ennen seuraavan valtuustokauden alkua. Mittareiden olisi hyvä olla koko valtuustokauden ajan samat, jotta mittaustulosten seuranta pidemmällä aikajaksolla onnistuisi.

Valtuusto kokoontui vuonna 2019 yhteensä neljä kertaa, tämä on positiivinen muutos ja osoittaa valtuustolta aktiivisempaa toimintaa myös oman roolinsa vahvistamiseksi. Valtuustoon nähden sitovien mittareiden valmisteluprosessi on ollut epäonnistunutta. Kuinka voidaan laatia toiminnan toteutumista kuvaavia mittareita ennen kuin strategia on edes valmisteltu

Strategia

Valtuustoon nähden sitovat tavoitteet ja

Tarkastuslautakunnan saaman tiedon mukaan eettisten ohjeiden valmistelu on alkamassa vuoden 2020 toisella puoliskolla.

Suurin osa henkilöstöä pitää organisaation toimintaa asiakaslähtöisenä.

Henkilöstö kokee, ettei päätöksenteko ole oikeudenmukaista eikä johdonmukaista. Työyhteisötaidot ovat hyvällä tasolla ja työyhteisössä on sosiaalista pääomaa. Tyytyväisyys työyhteisöön on noussut vuodesta 2018. Se on huomion arvoinen asia suurien muutosten keskellä.

Eettiset ohjeet

Henkilöstö

Mitä toimenpiteitä on käynnistetty Eksoten henkilöstön sairauspoissaolojen vähentämiseksi?

koettaisiin oikeudenmukaisena ja johdonmukaisena.

Mitä toimenpiteitä on tehty tai tullaan tekemään Mitä kuuluu? – kyselyn tuloksiin viitaten, että päätöksenteko jatkossa

Merkittävä määrä hallinnon henkilöstön vaihtumisesta väistämättä vaikuttaa Eksoten hallintoon ja toimintaan.

Henkilöstö ja johtaminen

tai päätetty?

Eksoten talous ja toiminta ovat ristipaineessa.

Talous

mittarit

Mitä toimenpiteitä tullaan tekemään laadunhallinnan ja potilas- ja asiakasturvallisuuden edistämiseksi? Millä aikataululla?

Laatu ja potilas- ja asiakasturvallisuus

V

V

Eettiset toimintatavat on laadittu ja hyväksytty hallituksessa syksyllä 2020. Jalkauttamisprosessia ollaan aloittamassa.

Vuoden 2020 Mitä kuuluu? -kyselyn kokonaistulos oli parempi kuin aiemmin, vaikkakin vastausprosentti oli hieman pienempi

Käynnistetty on toimenpiteitä työterveyden kanssa, esimiestyön vahvistamista esimerkiksi koulutusten avulla, henkilöstön osallistumisen mahdollistuminen on huomioitu. Erillinen työhyvinvointiohjelma on myös yksi toimenpiteistä.

Yksiköt käyvät vuosittain läpi kyselystä nousseet asiat, laativat toimenpiteet. Toimenpiteiden toteutumista seurataan.

V

K

V

K

Hallinnon henkilöstön vaihtuvuus on rauhoittunut 2020 vuoden aikana.

Tarkastuslautakunnan vuosikelloon on otettu uusien valtuustoon nähden sitovien mittareiden esittely ennen valtuuston käsittelyä syksystä 2021 alkaen.

Uusi strategia on tehty, linjaukset ja henkilöstölle kohdennettu strategiatyö, erilaisia valmennuspäiviä pidetty koko henkilöstölle. Eettiset toimintaohjeet on laadittu.

Potilas- ja asiakasturvallisuustyön edistämiseksi on perustettu kansallinen Potilas- ja asiakasturvallisuuden kehittämiskeskus.

Osittain paikallistakin työtä aikatauluttaa keskuksen kautta tulevat asiat.

Tulosalueilla (pois lukien Perhepalvelut) on nimetty vastinparit, joiden tehtävänä on omalta osaltaan edistää suunnitelman jalkauttamista. Vastinparit toimivat linkkinä tulosalueiden ja laatupäällikön välillä. Toiminta on alkanut syksyllä 2020 ja hakee vielä osittain muotoaan. Tavoitteena on vahvistaa vastinparien roolia laatu- ja potilas-/asiakasturvallisuustyötä tulosalueilla.

42

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020 Sisäinen tarkastus raportoi suoraan toimitusjohtajalle. Hallituksen kanssa tehtävä yhteistyö puuttuu, kuten edellisenäkin vuonna. Tarkastuslautakunta suosittaa hallitusta ottamaan työohjelmaansa säännölliset sisäisen tarkastuksen raportoinnit ja hyödyntämään sisäistä tarkastusta työssään.

Sisäinen tarkastus raportoi tällä hetkellä suoraan toimitusjohtajalle.

Hallituksen kanssa tehtävä yhteistyö ja aktiivinen raportointi puuttuvat, kuten edellisinäkin vuosina. Hallituksen tulisi kiinnittää tähän erityisesti huomiota.

Hallituksen olisi suositeltavaa ottaa työohjelmaansa säännölliset sisäisen tarkastuksen raportoinnit. Tällöin sisäisen tarkastuksen riippumattomuus toteutuisi paremmin. Sisäisen tarkastuksen jatkuva raportointi monijäseniselle toimielimelle edistäisi asioiden riippumatonta ja objektiivista käsittelyä.

Eksoten ulkoisen valvonnan toimintamalli ei sisällä intressiristiriitoja ja on täten esimerkillinen. Yhteistyö on koko organisaation etu ja tämän vuoksi tarkastuslautakunta kutsuu jatkossa säännöllisesti sisäisen tarkastuksen raportoimaan työtään. Valtuuston lisäksi myös kuntalaisilla on oikeus saada tietoa verorahoin tuotetusta palvelusta ja julkinen hallinto on aina tilintekovastuullinen myös heidän suuntaansa. Tämä on osaltaan ulkoista valvontaa ja mainitaan myös kuntalaissa.

Miten käynnistettävien hankkeiden arviointi- ja hyväksymismenettelyä kehitetään ja yhtenäisestään? Arvioinnin mukaan Eksoten kehittämistoiminta on aktiivista ja korkeatasoista, jonka vuoksi Eksote on saavuttanut maineensa kehittämisen edelläkävijänä. Hyväksymisprosessissa ei huomioida riittävän hyvin sitä, miten hanke tukee strategian toimeenpanoa ja millaisia konkreettisia hyötyjä hankkeista saavutetaan. Hankkeiden vaikutukset ydintoimintaan ja toiminnan jatkuvuus hankkeen jälkeen tulisi suunnitella ja määritellä nykyistä tarkemmin. Hankkeiden kustannusvaikuttavuuden arviointia tulisi tehostaa seurannan ja arvioinnin lisäämisellä hankkeiden päättymisen jälkeen.

Palvelutarpeen arviointiprosessia arvioidessa tehtiin havainto, että kirjalliset palvelutarpeen päätökset erityisesti kielteisissä päätöksissä ovat tärkeitä asiakkaan näkökulmasta. Ilman kirjallista päätöstä ei voi tehdä valitusta päätöksestä. Kaikki tehdyt palvelutarpeen arvioinnit toteutuivat lain vaatiman aikarajan sisällä. Yhtenäistä tapaa merkitä palvelutarpeen arviointi ei ollut tarkastuksen aikana käytössä. Tarkastuksen perusteella tilanteen vaatiessa asiakas saa avun nopeasti.

Ulkoinen valvonta

Kehittämistoiminta

Palvelujen saatavuus

arviointikertomusta valmistellessaan saanut tietää, että riskienhallintaa on suunniteltu toteutettavan jatkossa aktiivisemmin.

Eksoten valtuusto on 1/2019 kokouksessaan käsitellyt valmisteilla olevan strategian riskienhallintaa ja ennakkovaikutusten arviointia. Riskienhallintaa ei ole käsitelty hallituksessa kokousasiakirjojen mukaan vuoden 2019 aikana.

Organisaatioon liittyvää riskienhallintaa on jollain tavoin toteutettu keväällä 2019, mutta mahdollista riskikartoitusta tai muuta dokumenttia tästä ei ole saatavilla. Edistystä riskienhallinnassa on nähtävillä. Tarkastuslautakunta on

Kokonaisvaltaiseen riskienhallintaan tulisi kiinnittää enemmän huomiota, lisäksi riskejä kartoittaessa tulisi olla selvillä mahdolliset toimenpiteet ja kuka vastaa niistä.

Miten hallitus järjestää ja toteuttaa organisaation riskienhallintaa?

Sisäinen tarkastus

Riskien hallinta

Palvelutarpeen arvioinneissa kirjallisten kielteisten päätösten tekemiseen on kiinnitetty huomiota.

Kansallinen sote-uudistus käynnistyi 2020 vuoden aikana ja se vaikuttaa siihen, miten kehittämistyötä arvioidaan ja hyväksytään.

Yksittäisten hankkeiden lukumäärä vaihtelee kansallisten rahoitusohjelmien mukaisesti. Kehittämisen kokonaiskuvaa on selkeytetty ja hankkeita rakennettu tiiviisti strategian toimenpideohjelmia tukeviksi.

Yhteistyö sisäisen tarkastuksen kanssa on hyvä asia, sisäinen tarkastaja on kutsuttuna säännöllisesti tarkastuslautakunnan kokoukseen.

ntressiristiriidaton toiminta edellyttää johdosta riippumatonta tarkastusta.

Sisäinen tarkastus raportoi kvartaaleittain hallitukselle.

Vuoden 2020 riskikartoituksen raportointi tuotiin hallituksen käsiteltäväksi 11.11.2020.

Eksoten hallitus päätti 3.6.2020, että riskienhallintasuunnitelman eri osa-alueiden raportointi riskikartoituksen muodossa tapahtuu hallitukselle kerran vuodessa. Riskikartoitus tehtiin uudistetulla mallilla syysmarraskuun 2020 aikana. Jokaisella riskillä on vastuuhenkilö ja toimenpiteet riskin minimoiseksi aikatauluineen.

K

K

K

V

K

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

43

Raportointijärjestelmässä on ongelmia, jotka vaikeuttavat yhä arviointityön tekemistä. Mikäli raportointijärjestelmä ei toimi luotettavasti, ei myöskään johtamisen tueksi tuotettu tieto ole luotettavaa.

Kuntoutuksen haasteena on lääkäreiden ja puheterapeuttien saatavuus.

Tämä tiettyihin asiantuntijoihin liittyvä ongelma on valtakunnallinen, eikä siihen välttämättä pysty esimerkiksi johtamisella tai työnantajakuvan avulla vaikuttamaan.

Raportointijärjestelmä

Kuntoutus

Sähköisen ajanvarauksen määrän lisääntymisen tavoite ei ole kuntoutuksessa toteutunut. Sähköistä ajanvarausta on yritetty mainostaa, mutta se ei ole auttanut tilanteeseen. Yhteistyö ja prosessien avaaminen yhteistyötahojen kanssa voisi tehostaa entisestään toimintaa.

Prosessin aikana selvisi, etteivät kaikkien toimielinten toiminta ja toimielinten jäsenten roolit ole selkeästi kuvattuna Eksoten toimintaa ohjaavissa säännöissä.Tarkastuslautakunta haluaa muistuttaa kaikkia luottamushenkilöitä oman aseman mieltämisestä, kun toimitaan luottamushenkilöinä. Jokaisella toimijalla on vastuu omasta toiminnastaan ja sen oikeellisuudesta. Eksotella on nyt mahdollisuus näyttää, että toimintakulttuuri saadaan muutettua ja johtaminen sekä hallinto paremmaksi.

asettaminen on haastavaa. Eksoten talous ja toiminta ovat ristipaineessa.

Eksoten johto on pyrkinyt vastaamaan toiminnallisten tavoiteohjelmien avulla palvelutarpeen kasvuun ja rahoituksen niukkenemiseen.

Kuntien rahoitus on niukkaa ja palveluntarve kasvaa voimakkaasti. Kuntien ja Eksoten yhteisen molemmille realistisen talouskehityksen tavoitteen

Johtaminen

Sote-kustannusten kehitys

K

P

K

Raportointijärjestelmään ongelmat on havaittu ja raportointia kehitetty.

Kuntoutuksessa on edelleen haasteita saada riittävästi lääkäreitä ja puheterapeutteja. Tutkimusyhteistyö ja sähköisten palvelujen määrä on lisääntynyt. Uusia malleja haettu, vahvistettu esimerkiksi asiantuntijafysioterapeuttien roolia.

K

Yhteistyökokous ja koulutusta on pidetty tarkastuslautakunnalle ja valtuustolle kesällä 2020. Toimielinten rooleja ja hallintosääntöä on korjattu kesällä 2020.

Palvelutarve kasvaa edelleen voimakkaasti, mutta Eksoten toimenpideohjelmilla hillitään kustannusten kasvua.

Lainsäädäntömuutokset lisäävät kustannuksia vuosina 2021 – 2023 yhteensä n 18 milj. euroa. Valtio on luvannut kompensoida näitä kustannuksia kunnille, mutta kustannuksia vastaava alueellinen kompensaatio on epävarmaa. Kuntien kanssa neuvotellaan näiden muutosten rahoituksesta.

Eksoten tarvevakioidut asukaskohtaiset nettotoimintamenot ovat vuosia olleet alle valtakunnallisen keskiarvon. Jopa vuonna 2020 takautuvien palkkasaatavien kustannuksista huolimatta Kuntaliiton alustavien tilinpäätösvertailujen mukaan Eksoten tarvevakioidut nettotoimintamenot olivat niukasti alle valtakunnallisen keskiarvon 44 suurimman kunnan sekä kahdeksan kuntayhtymän vertailussa.

Taloudellisesta tilanteesta:

Kuntajohtajien neuvottelukunta toimii toimitusjohtajan apuna taloudellisissa asioissa. Kuntajohtajat kokoontuvat kuukausittain käsittelemään maakunnallisesti merkittäviä Eksoten toimintaan liittyviä asioita. Kuntajohtajien neuvottelukunta ei ole päätöksentekoelin vaan toimii nimensä mukaisesti toimitusjohtajan tukena taloudellisesti merkittävien asioiden käsittelyssä, ja linjaa ja valmistelee yhteisesti päätöksentekoon vietäviä asioita.

44

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020 Tarkastuslautakunta ihmettelee, kuinka voidaan olla lähdössä näin mittavaan hankkeeseen, jonka lopullinen hinta ei ole selvillä, ja jonka tavoitteetkin ovat ainakin päätöksentekijöille epäselvät.

Sosiaali- ja potilasasiamiehen aikaisempien vuosien selvityksissä on todettu, että verratessa vastaavan kokoisiin maakuntiin asiamiestoiminnan resurssi Etelä-Karjalassa on vähäinen.

Varastojen hoidosta ei ole dokumentoituja ohjeita tai päätöksiä.

Varastonhallinnan tietojärjestelmän Martan käytöstä on olemassa ohjeistus sekä lääkevarastolla on pääosin Fimean seurannan takia erilaisia toimintaohjeita varastonhallinnasta, velvoitevarastoinnista, maahantuonnista ja lääkehuoltokeskuksen hankinnasta. Varastopuitteet on asianmukaisesti miehitetty tai tiloihin kulkua on rajoitettu. Varastojen määrää on vähennetty, varaston hallintaa vastuutettu ja logistiikkatyöntekijät ovat mukana Marttavarastojen inventoinneissa. Varastonhallintaan liittyvä ohjeistus puuttuu edelleen ja varastoilla on monenlaisia toimintatapoja. Lääkevaraston osalta todettiin, että toiminnan luonteen takia se toimii itsenäisenä yksikkönä ja on organisoitu sekä valvottu asianmukaisesti.

Sosiaali- ja potilasasiamies

Varastointi

ja hankintaosaamiseen koko organisaatiossa kiinnitetään jatkossa enemmän huomiota.

2014–2020, joka sisältää hankintatoimen tavoitteita ja organisoinnin. On perusteltua, että hankintojen asemaa nostetaan organisaatiossa

Eksoten strategiassa 2014–2018 ei ole mainittu hankintoja millään tavoin.

Eksotella on erikseen laadittu palvelu- ja hankintastrategia.

Miten varmistetaan riittävä hankintaosaaminen yksikkötasolla ja hankintaohjeiden noudattaminen?

Tarkastuslautakunnan tekemän henkilöstökyselyn mukaan ensihoidon henkilöstö kokee ylimääräistä kuormitusta työssään. Henkilöstön kuormittumisen tilannetta on syytä seurata myös jatkossa.

kertoja. Syynä tilanteeseen on ensihoitolääkärivaje.

Palvelutasopäätöksen päivitys 2019 on huonosti dokumentoitu, asiakirjat ovat puutteelliset. Tarkastuslautakunta kehoittaa ensihoitoa päivittämään palvelutasopäätöksen ja käyttämään erityistä huolellisuutta sen dokumentoinnissa. Eksoten ensihoidon voimassa olevassa palvelutasopäätöksen päivityksessä ei ole avattu ensihoidon palvelusisältöä.

Palvelutasopäätös ohjaa ensihoitopalvelun rakennetta ja toimintaa.

Palvelutasopäätös on velvoittava asiakirja. Ensihoitolääkäripalvelu ei toteudu palvelutasopäätöksen mukaisesti, vaan lääkärivajausta on vuoden aikana ollut useita

Miten hallitus pitää jatkossa huolen, että velvoittavan ensihoitopalvelun palvelutasopäätöksen mukaiset palvelut järjestetään kuntalaisille ja ensihoidon ongelmiin puututaan?

Väliraportti: Una-hanke

Hankinnat

Ensihoito

K

K Varastoinnissa on tapahtunut positiivista kehitystä.

Dokumentoituja ohjeita tai päätöksiä varastojen hoidosta ei ole.

V

K

K

Uusi toimintamalli otettu käyttöön, jossa sosiaali- ja potilasasiamies ottaa suoraan yhteyttä yksiköihin, joista tulee yhteydenottoja. Vuonna 2020 sovittu säännöllisistä kahdenkolmen kuukauden välein tapahtuvista yhteistyötapaamisista laatupäällikön, potilasturvallisuuskoordinaattorin sekä sosiaalija potilasasiamiehen kanssa.

Eksote jättäytyi Una-hankkeen KAARI-osiosta (potilastietojärjestelmän uudistaminen) pois. Niin sanotussa Una-ytimessä -osiossa Eksote on edelleen mukana.

Hankintainfoja ja -koulutuksia pidetty vuonna 2020 henkilökunnalle ja ne jatkuvat edelleen. Toimintasääntöä on muutettu, hankintavaltuuksia on tarkennettu. Hankintaohjeet on päivitetty. Hankintaprosessin tärkeyttä korostettu.

Ensihoidon prosesseja on tarkasteltu uudelleen ja työaikamalli on muutettu. Omavalvontaa on seurattu tehostetusti vuonna 2020. Työhyvinvointikyselyn tuloksiin on reagoitu, työpaikkapalavereja on pidetty erilaisin teemoin ja henkilöstölle on järjestetty koulutusta. Tyky-toimintaa on järjestetty, henkilöstölle on tarjottu mahdollisuus työkiertoon ja aamu- ja iltapalaverit, henkilöstö- ja toimipistepalavereja on pidetty.

Säännöllistä työnohjausta järjestettiin ensihoidon esimiehille, palvelupäälliköille ja kenttäjohtajille.

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

45

Selvitys potilasturvallisuuden tulevaisuudesta Eksotessa; miten johto huomioi potilasturvallisuuden edistämisen jatkossa? Laadunhallinnan ja potilas-/ asiakasturvallisuussuunnitelman päivittämisen aikataulu ja onko potilasturvallisuudesta vastaavia henkilöitä nimetty?

POTILASTURVALLISUUDEN TILANNE

Selvitys kotihoidon ongelmien ratkaisemisesta; miten kotihoidon tilanne konkreettisesti korjataan niin, että henkilöstö voi hyvin, prosessit ovat toimivat ja asiakkaat saavat riittävän hyvää palvelua? Kuinka varmistetaan, että jatkossa saadaan riittävästi työntekijöitä kotihoitoon? Toimenpidesuunnitelma, aikataulu ja onko vastuuhenkilöitä nimetty?

KOTIHOIDON TILANNE

Selvitys Eksoten strategiakauden 2019–2022 valmistelusta; prosessikuvaus, aikataulu ja onko vastuuhenkilöitä nimetty?

STRATEGIAN VALMISTELU

Tarkastuslautakunnan käsitys on, että potilasturvallisuustoiminta tarvitsee laajemmin Eksotessa huomiota. Organisaation laadun ja turvallisuuden kehittäminen tulisi pyrkiä saada samalle tasolle kaikissa Eksoten yksiköissä.

Akuuttisairaalaan on nimetty oma potilasturvallisuuskoordinaattori vuoden 2018 alusta. Akuuttisairaalan potilasturvallisuuskoordinaattori raportoi sairaalan johtajalle. Vuonna 2018 sairaalassa on aloitettu säännölliset johdon potilasturvallisuuskävelyt toimintayksiköihin kahdesti vuodessa.

Tavoitteena on kehittää ennakoivan potilasturvallisuuden kulttuuri sairaalaan ja kotiin vietäviin palveluihin. Potilasturvallisuuskertomus tehdään vuosittain. Potilasturvallisuuteen liittyviä mittareita seurataan ja kehitetään.

Esimerkkejä koko sairaalaa koskevien käytäntöjen kehittämisestä ovat laiteajokortti lääkinnällisille laitteille, lääketurvallisuuden kehittäminen, potilaan kliinisen tilan seuranta ja vakioidut konsultaatiokäytännöt sekä tarkistuslistojen käyttö. Potilasturvallisuus on osa jatkuvaa hoidon laadun parantamista toimintayksiköissä. Akuuttisairaalan johtoryhmässä potilasturvallisuuskatsaukset toteutuvat 3-4- kertaa vuodessa. Käytännön potilasturvallisuudesta ja sen kehittämisestä vastaavat toimintayksiköiden esimiehet ja erikoisalojen ylilääkärit oman toimintayksikkönsä osalta.

Potilasturvallisuuskoordinaattori on apuna kehittämis- ja jalkauttamistyössä.

Kotihoidon toiminnanohjausjärjestelmän käytettävyyden parantaminen on aloitettu yhteistyössä henkilöstön kanssa. Keskitetyn työnjaon ja kotihoitotiimien henkilöstön kesken vuoropuhelua on lisätty ja jalkautumista kotihoitoalueille on jatkettu. Johdon, esimiesten ja henkilöstön välistä vuoropuhelua on lisätty. Työntekijöiden kokeman haitallisen kuormituksen vähentämiseksi on kokonaishenkilöstömäärää lisätty ja virtuaalikäyntien osuutta kaikista kontakteista on lisätty. Työhyvinvointikyselyn tulokset on käyty läpi jokaisessa työyksiköissä ja yhteistyössä henkilöstön kanssa on aloitettu kehittämistoimet. Asiakkaiden hoidon ja palvelun parantamiseksi aamukäyntien oikea-aikaisuutta on parannettu. Viiden tutuimman hoitajan osuus asiakkaan käynneistä on lisääntynyt. Kotihoidon asiakkaiden ja omaisten illat on aloitettu syksyllä 2018. Tavoitteena on, että jokaisella kotihoitoalueella on järjestetty asiakas- ja omaisilta vuoden 2019 loppuun mennessä. Saadun selvityksen liitteessä on kuvattu yksityiskohtaisemmin 25 toteutettavaa toimenpidettä vastuuhenkilöineen ja ohjelman aikataulu.

Kotihoidon tilanne on joiltain osin parantunut, mutta se on ollut pitkään hankala ja seurantaa tulee jatkossakin toteuttaa.

Hallitus antoi vastauksensa 28.8.2019. Strategian suunnittelu alkoi 6/2018 toimitusjohtajan ja kehitysjohtajan toimesta ja se valmistui 5/2019.

Suunnittelu toteutui alun perin liian laajana, koska tulossa olevaa Soteuudistusta ja siihen liittyvää maakuntauudistusta pyrittiin huomioimaan. Ei osattu varautua siihen, etteivät valtakunnalliset uudistukset toteudu, jolloin strategiasuunnitelma viivästyi.

HaiPro-ilmoitusten kohdalla kiinnitetään enemmän huomiota kehittämistoimenpiteisiin ja näistä raportoidaan myös johtoryhmälle.

Positiivista muutosta on tapahtunut. Laatu- ja potilasturvallisuuspäällikkö seuraa toimenpiteiden toteutumista. toimintaa on systematisoitu. Laatu ja potilasturvallisuuspäällikkö raportoi kuusi kertaa vuodessa Eksoten johtoryhmälle laatu- sekä potilasturvallisuusasioista.

Jokaisella tulosalueella (pois lukien Perhepalvelut) on laatu- ja potilasturvallisuuspäällikölle vastinpari. Vastinparitoiminta auttaa laatu- ja potilasturvallisuustiedon keräämisessä tulosalueilta. Heidän rooliaan pyritään myös vahvistamaan laatu- ja potilasturvallisuustyössä tulosalueilla. Toisin sanoen vastinparien toimintaan kuuluu omalta osaltaan laadunhallinnan sekä potilas- ja asiakasturvallisuussuunnitelman jalkauttaminen.

Kotihoidon tiimimallia viety eteenpäin, kotihoidon aluejaon uudistaminen on toteutettu, nykyisin kotihoidossa on pienemmät tiimit. Esimiestyöhön on panostettu. Kansallinen vertaiskehittäminen esimerkiksi Eksotessa kotihoidon työntekijöiden sairauspoissaolojen määrät ovat pienemmät, kuin muualla kotihoidossa keskimäärin.

Uusi strategia on tehty, linjaukset ja henkilöstölle kohdennettu strategiatyö, erilaisia valmennuspäiviä pidetty koko henkilöstölle. Eettiset toimintaohjeet on laadittu.

K

K

V

46

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

JÄRJESTÄMISSUUNNITELMA JA PERUSSOPIMUS

Selvitys akuuttisairaalan toiminnasta ruuhkatilanteessa; miten jatkossa pidetään huoli siitä, ettei sairaala pääse ruuhkautumaan? Toimenpidesuunnitelma ja onko vastuuhenkilöitä nimetty?

AKUUTTISAIRAALAN RUUHKAT

Eksoten järjestämissuunnitelma ei ole ajantasainen, eikä sitä ole hallituksessa tai valtuustossa käsitelty vuoden 2019 aikana.

Sairaalassa yhteyshenkilönä on nimetty resurssivastaava, joka tarkastaa sairaalan paikkatilanteen ja päivystyksen tilanteen joka päivä klo 14.

Päivystyksessä toimivan kotiutushoitajan työaikaa ja työnkuvaa kehitetään lisää vuoden 2019 aikana. Oleellista on, että avoterveydenhuollossa hoitoon pääsy ja hoidon jatkuvuus toteutuvat niin, että potilailla ei ole näiden palvelujen puuttuessa tarvetta tulla ylimääräisesti päivystykseen (vastuuhenkilönä avoterveydenhuollon johtava ylilääkäri). Ikäihmisten osalta olennaista on edelleen parantaa hoivan lääkäripalveluja. Kotihoidon päiväaikaisista lääkäripalveluista vastaa avoterveydenhuollon ylilääkäri ja päivystysajalla päivystyksen ylilääkäri. Asumispalvelujen lääkäripalvelut on tällä hetkellä ulkoistettu.

Toukokuun 2019 lopusta alkaen tilanne on tasaantunut: Läpimenoajat päivystyksessä ovat lyhentyneet ja vuodeosastojen nettokuormitus kesäkuussa 2019 oli 93 %. Sairaalan toimintaa (vastuuhenkilönä sairaalanjohtaja) on kehitetty niin, että hoitojaksot ovat lyhentyneet.

Sairaalassa on myös hyödynnetty avopainotteisuutta niille potilaille, joille se on lääketieteellisesti mahdollista kehittäen esim. hoitokeskusta ja heräämöstä kotiin toimintaa. Haasteena on nettokuormituksen säilyminen siedettävänä myös syksyllä, kun elektiivinen toiminta jälleen palautuu normaaliin talvikauteen. Hoivan tulosalueella toimiva SAS (vastuuhenkilönä hoivajohtaja) koordinoi hoivan ja kuntoutuksen jatkohoitopaikkoja apunaan sairaalassa toimivat kotiutushoitajat.

Järjestämissuunnitelma ja perussopimus ovat päivitetty.

Avoterveydenhuollon kuormitus on lisääntynyt koronan myötä, mutta esimerkiksi kotihoidon lääkäripalveluja on silti pystytty kehittämään yhdessä hoivapalvelujen kanssa ja tämän yhteiskehittämisen oletetaan jatkossa vähentävän ikäihmisten päivystyspalvelujen tarvetta. Asumispalvelujen lääkäripalvelut ovat jatkossakin toimintakyky- ja hoivapalvelujen ulkoistettua toimintaa ja muista avoterveydenhuollon lääkäripalveluista vastaa avoterveydenhuollon vastaava lääkäri.

Koronavuoden 2020 aikana sairaalan osastokuormituksen ruuhkia ei ole merkittävästi esiintynyt, kun muu hoidon tarve on ollut pienempi. Esimerkiksi influenssaa ja norovirusinfektioita ei ole esiintynyt lainkaan normaalivuoden tapaan. Sairaalan vuodeosastojen ruuhkautuminen tuli kuitenkin esiin maaliskuun 2021 lopussa, kun lisääntynyt määrä koronaviruspotilaita tarvitsi vuodeosastohoitoa ja ohje koko Eksoten osastohoidon käytöstä päivitettiin ja sitä parhaillaan jalkautetaan päivystyksen esimiehien toimesta. (kokonaisuuden vastuuhenkilönä osastokuormituksissa toimintakyky- ja hoivapalvelujen johtaja)

V

P

Tarkastuslautakunnan itsearviointi Tarkastuslautakunta on itse arvioinut omaa toimintaansa valtuustokauden 2017-2021 väliseltä ajalta alla olevassa taulukossa.

Arvioinnin osa-alueet

Tarkastuslautakunnan näkemys asiasta

Tarkastuslautakuntatyön kehittyminen

Asioita käydään monipuolisemmin kuin valtuustokauden alussa läpi, korona vaikuttanut ettei kentälle ole päässyt. Selkeää toiminnan tavoitteellisuuden parannusta. Ymmärrys siitä, miksi tehdään arviointityötä parantunut. Edellisellä kaudella kuin pään hakkaamista seinään. Lautakunnan toimintaa ei ymmärretty alussa, nyt se on mennyt paljon eteenpäin koko organisaatiossa.

V

Valtuuston kanssa käyty vuoropuhelu ja yhteistyö

Enemmän yhteyttä valtuuston suuntaan, lähestymistä tullut.

K

Lautakunnan saaman tiedon laatu

Tietoa on saatu hyvin, eri toimipaikoista on ollut ihmisiä kertomassa, on voitu kysyä tarkentavia kysymyksiä. On saatu analyyttista tietoa enemmän kuin aikaisemmin.

V

Lautakunnan valtuustolle tuottaman tiedon laatu

Koska kahtena edell. vuotena palkittu, on kerätty tieto ollut hyvää.

V

Lautakunnan antamien suositusten vaikuttavuus

Hallituksen suunnalta nykyisin vastaukset ovat tulleet hyvin, ainakin asiat ovat menneet eteenpäin.

K

Arviointikertomus

Saanut hyvää palautetta ulkopuoleltakin.

V

Yhteistyö organisaation sisällä

Parantunut vuosien varrella. Ihmiset ymmärtävät paremmin, että samassa veneessä ollaan ja saman asian eteen työskennellään.

Yhteistyö muiden lautakuntien kanssa

Aika vähän on ollut yhteistyötä: koulutukset, yhteistyöpalaveri, tutustuminen HUS:iin. Kehitettävää on yhteistyössä.

Tarkastuslautakunnan viestintä

On toiminut hyvin. Tavoitteena jatkossa enemmän viestiä valtuuston suuntaan. Väliraportteja tehty pari kertaa vuodessa.

Tarkastuslautakunnan toiminnan sujuvuus

Toimii hyvin nyt. Korona haittaa, etäyhteydet koetaan hankalana.

K

V

Taulukko 18. Tarkastuslautakunnan itsearviointi.

ARVIONTIKERTOMUKSESSA ON KÄYTETTY LÄHTEINÄ: • Tarkastuslautakunnan toteuttamat kuulemiset, tarkastuslautakunnan työpaperit; muistiot, arviointipäällikön tuottama arviointiaineisto • Eksoten tilinpäätös- ja toimintakertomus 2020 • Eksoten hallintosääntö • Eksoten toimintasääntö • Eksote strategia 2019-2023 •

Maury, Tuomila ja Valkamo Eksote edelläkävijä rohkeus, ihminen, yksinkertaisuus -kirja

• Kuntalaki

• Tilintarkastajan tarkastusraportti vuodelta 2020 • Sisäisenvalvonnan toimintaohje • Arviointikertomukset vuosilta 2017, 2018 ja 2019 • Hallituksen pöytäkirjat vuodelta 2020 • THL verkkosivut • Kuntaliiton verkkosivut • Ala-Aho Virpi, Leppänen Pasi, Oulasvirta Lasse, Tarkastus ja arviointi kunnissa ja kuntayhtymissä -teos.

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiiri | Arviointikertomus 2020

47

Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveyspiirin julkaisu 2021.

Tekstit: Tarkastuslautakunta/Taija Myyrä Taitto: Mainostoimisto Grafical Oy

eksote.fi