Guia Sistema Plex

Guía de uso Sistema Plex

Teléfono de asistencia técnica: 0810-555-7615

Contenido Ventas – Facturación ........................................................................................................................... 1 Ventas – Ayudas .................................................................................................................................. 6 Consulta de Stock en otras sucursales ............................................................................................ 6 Consulta de productos similares ..................................................................................................... 6 Consulta de productos conociendo solo una parte del nombre ..................................................... 7 Consulta de productos por acción farmacológica ........................................................................... 8 Consulta de productos por monodroga .......................................................................................... 8 Consulta de información básica del producto ................................................................................ 9 Consulta de información extra del producto .................................................................................. 9 Consulta de interacciones farmacológicas entre dos productos .................................................. 10 Para encargar un producto (en WFarma cargar en f12) ............................................................... 10 Conocer la cobertura orientativa de una obra social sin autorizar ............................................... 10 Ejemplo de autorización por PAMI ............................................................................................... 11 Anulación de ticket............................................................................................................................ 16 Dar de alta un cliente para carga de puntos (fidelizar) ..................................................................... 17 Cuentas corrientes ............................................................................................................................ 18 Movimiento de un producto en particular ....................................................................................... 20 Ingreso por ajuste ............................................................................................................................. 22 Apertura/Cierre de caja..................................................................................................................... 23 Para emitir los listados de tarjetas y obras sociales para los cierres del día ................................ 24 De tarjetas ..................................................................................................................................... 24 De mutuales .................................................................................................................................. 25 Prestamos entre sucursales .............................................................................................................. 26 Préstamo hacia otra sucursal (envío) ............................................................................................ 26 Recepción ...................................................................................................................................... 29 Cargar pedido .................................................................................................................................... 32 Pedidos - Realización ......................................................................................................................... 37

SISTEMA PLEX Para ingresar al sistema, poner el número de empleado seguido del símbolo más (+) y la clave de acceso. Por ejemplo, en Wfarma el número de empleado es 99 y la clave es 123, en el sistema Plex, se ingresa poniendo 99+123 Esta validación de usuario se realiza varias veces, dependiendo de las acciones que queramos hacer, pero siempre con la misma metodología: nº de empleado+clave

La tecla escape se utiliza para cerrar ventanas o cancelar comprobantes en las diferentes ventanas del sistema.

Ventas – Facturación Se ingresa haciendo clic en el símbolo PLEX situado en la esquina superior izquierda, y en el menú se selecciona ventas y luego facturación.

Plex➔Ventas➔Facturación

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Se abre la pantalla de facturación, el primer cuadro nos muestra la opción para ingresar el cliente.

Con / (barra) y luego enter se muestra un listado con los clientes, mientras que con * (asterisco) y luego enter va a mostrar un listado con los clientes habilitados para facturar con ticket “A”. Con el símbolo +(mas) y luego enter, nos permite dar de alta un cliente.

Luego debemos elegir si es por obra social o es una compra de forma particular. Si es particular, se presiona enter para saltar hasta el cuadro de abajo (que dice Producto), donde ingresaremos los productos. Si es por obra social, se debe ingresar que obra social es. En el cuadro Plan principal se puede poner * (asterisco) y luego enter para que nos muestre un listado con todos los planes disponibles. En el caso de que sea con dos obras sociales, se ingresa en este momento (como por ejemplo el caso de APROSS con UEPC). Al seleccionar la obra social y presionar enter, se despliega una nueva ventana en donde ingresaremos los datos del afiliado (dependiendo del tipo de obra social, nos pedirá diferentes datos), esto se llena si a la obra social se la autoriza por nuestra sucursal. En el caso de que a la obra social se la autoriza por otra sucursal diferente, se debe saltear esta pantalla y autorizar la obra social por la página que se hace habitualmente y en caso de obtener una respuesta positiva, se vuelve al sistema plex.

Cuando presionamos enter nuevamente para bajar al cuadro principal del facturador para ingresar los productos vender (en este paso puede pedirnos nuevamente nuestra clave), se nos va a mostrar una ventana para seleccionar por donde van a salir los tickets (puede ser por una tickeadora fiscal o comandera, según sea cada sucursal). En esta ventana también podemos elegir para hacer una nota de crédito.

Finalmente accedemos al cuadro para ingresar los productos. Si bien, el ingreso de productos se puede realizar de manera manual (por nombre o por código de barra o troquel), por favor hacerlo mediante lector de código de barras para evitar errores y reducir tiempos. Con excepción de los fraccionados que se ingresan de forma manual eligiendo la “caja grande” de la cual se fraccionan (Ver el listado de fraccionados enviado).

Para eliminar ítems del facturador, lo seleccionamos y presionamos Supr (o Del en algunos teclados).

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Por ejemplo, para la venta de media tira de sertal compuesto se realiza de la siguiente manera: Ingresamos el nombre o una parte del nombre del producto a vender, en este caso sertal compuesto (fraccionado), presionando enter nos abre una ventana para seleccionar el producto a vender teniendo en cuenta lo que ingresamos anteriormente. Al ser un fraccionado, debemos elegir la caja que se utiliza para dicha venta, en este caso “Sertal compuesto 20x10 COMP REC (PACK)”, una vez que encontramos el producto a vender, presionamos enter nuevamente para cerrar esta ventana y que aparezca el producto a vender en el facturador.

Como lo que se quiere vender es media tira, es decir, 5 unidades, en el cuadro cantidad se pone .(punto) seguido de la cantidad de unidades y presionamos enter. Si se efectuó bien la operación, va a mostrar el numero seguido de una “u” para indicarnos que se van a facturar por unidades.

Cuando terminamos de cargar todos los productos para facturar, para culminar la venta y emitir el ticket, presionamos (lo que en Wfarma se hacia con Esc).

F12

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Nos abre una ventana informativa con el monto a cobrar, dependiendo de la forma de pago puede haber descuentos. Si el pago es en efectivo, presionamos emitir.

Si el pago va a ser con tarjeta, MercadoPago o puntos Fidely, se debe presionar las opciones de otros medios de pago.

F12

para abrir

Nos permite optar por el medio de pago, el monto a pagar (si es el total del ticket, no se debe modificar) y luego se ingresa el tipo de tarjeta. En el caso de que el cliente abone una parte en efectivo y otra parte con otro medio, es en esta instancia donde debemos indicarlo. En el cuadro monto se ingresa la cantidad a abonar con tarjeta, MercadoPago o puntos Fidely.

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Presionando aceptar nuevamente, nos muestra el detalle del pago final: A la izquierda, el pago se realizo con 2 metodos de pago, $100 se abonaron con tarjeta de credito y el monto restante en efectivo (se aplico el descuento). A la derecha el pago se realizo completamente en efectivo, por lo cual el sistema aplico el descuento correspondiente.

El ultimo paso para culminar la venta es presionar Emitir y nos va a preguntar la cantidad de ticket a emitir (o pregunta si se quiere una copia del ticket). Tener en cuenta este paso para quedarnos con una copia del ticket para adjuntar al cupon de la tarjeta firmada por el cliente. Es decir si la compra se realiza con tarjeta, necesitamos una copia para adjuntar. Si es solo en efectivo, solo emitir un ticket, que sera el que se entrega al cliente.

En el caso de que el cliente se arrepienta de pagar mediante otro medio de pago, o por equivocacion nuestra, para limpiar el metodo de pago y volver a la primer ventana de pago en efectivo, se debe presionar Ctrl+DEL (o Supr en algunos teclados).

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Ventas – Ayudas Consulta de Stock en otras sucursales Para buscar el stock del producto en otras sucursales, con el producto escrito en el facturador, seleccionándolo (queda “pintado” en azul) presionamos y nos va a mostrar una ventana con el stock F5 disponible en otras sucursales.

Consulta de productos similares Si por algún motivo tenemos que buscar un producto similar al que está seleccionado en el facturador, presionamos y nos abre una ventana mostrando los productos con igual monodroga.

F2

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Si tildamos la opción Filtrar Igual Forma, Concentración y Presentación nos va a reducir el resultado solo a los productos iguales en cantidad y potencia al indicado en el facturador.

Consulta de productos conociendo solo una parte del nombre En el cuadro de seleccionar productos, en el cuadro de búsqueda podemos utilizar las ayudas que brinda el sistema, como por ejemplo buscar artículos por una parte de su nombre. Esto se hace anteponiendo el símbolo ? y a continuación la parte a buscar y finalmente presionando enter.

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Consulta de productos por acción farmacológica Para buscar por acción farmacológica, se debe comenzar escribiendo “,” (signo coma) y luego la acción a buscar, finalizando con enter. En este ejemplo se buscaron laxantes:

Consulta de productos por monodroga Para buscar por monodroga, se debe comenzar escribiendo “.” (signo punto) y luego la monodroga a buscar, finalizando con enter. En este ejemplo se buscaron artículos cuya monodroga sea enalapril:

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Consulta de información básica del producto

Teniendo el producto seleccionado en el facturador, podemos conocer información extra presionando F2 nos va a mostrar una ventana con información general del producto. De esta ventana podemos obtener el código de barras o el troquel del producto en caso de necesitarlo.

Consulta de información extra del producto Si quisiéramos información más exhaustiva, con el producto seleccionado en el facturador, podemos presionar y nos va a dar información más detallada.

F3

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Consulta de interacciones farmacológicas entre dos productos Si tenemos 2 medicamentos cargados en el facturador, podemos ver por sistema si existen interacciones farmacológicas entre ambos, esto se hace presionando

D

Para encargar un producto (en WFarma cargar en f12) Escribir el producto como si se fuera a facturar y estando seleccionado, es decir, pintado de azul se presiona para incluirlo al pedido.

F5

Conocer la cobertura orientativa de una obra social sin autorizar Se puede conocer la cobertura de un producto (o 2 o 3 según sea el caso) que podría llegar a brindar la obra social sin autorizar la receta. Esto se puede hacer simulando una venta con obra social hasta el paso previo a presionar ALT+S para autorizar y posicionándonos en la solapa de la obra social. Nos va a mostrar un estimado de cobertura que puede llegar a brindar la obra social. Recordar que es solo orientativo, cuando se autorice la receta vamos a poder conocer realmente los valores.

Ingresando los productos en el facturador y eligiendo la solapa de la obra social (en este ejemplo APROSS) nos va a mostrar el porcentaje de cobertura estimado y el monto a abonar.

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Ejemplo de autorización por PAMI En el plan principal ingresamos la obra social, en este ejemplo será PAMI, por lo tanto, ingresamos FARMAPAMI AMBULATORIO (por este plan se autoriza PAMI) o si se quiere hacerlo de manera más rápida se ingresa el código del plan y luego enter. El código de FARMAPAMI es 1950.

Al presionar enter, nos abre una ventana para poder ingresar los datos del afiliado.

Una vez ingresado el número de afiliado y número de documento presionar en la lupa (indicada por la flecha verde). Esto nos va a mostrar las recetas del cliente.

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En esta pantalla podemos ver las recetas del afiliado y los productos indicados para orientarnos.

Seleccionamos una receta (haciendo clic en la x arriba a la derecha) y presionamos aceptar y nos va a llevar nuevamente a la pantalla del facturador.

Presionando ALT+E nos trae los productos de la receta al facturador. Si no, se pueden pasar los productos de forma manual por la lectora de códigos de barra (aunque deberíamos de conocer de antemano cuales productos son los recetados, esto se puede ver en la pantalla que nos muestra las recetas y su detalle) Es recomendable en este punto buscar (físicamente) el producto y luego pasarlo por el lector, así ahorramos tiempo y reducimos la posibilidad de cometer errores.

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Nos informa mediante este tipo de ventana el medicamento indicado en la receta y al presionar continuar, nos abre una ventana con las opciones de alternativa del producto por si se quiere escoger otro.

Aquí es donde podemos modificar la marca del medicamento recetado si es que el cliente lo requiera o por falta del producto solicitado, nos muestra las opciones de reemplazo tal cual lo hace la página de PAMI. Una vez elegido, presionamos enter y nos va a mostrar el segundo producto de la receta en el caso de que lo haya.

Nos muestra de a 1 producto recetado por vez, al elegir el primer producto, el sistema repite el proceso para el segundo producto.

Una vez que tenemos los productos elegidos podemos proceder a autorizar la receta, en el caso de que se quiera consultar la cobertura para informarle al cliente sin realizar la autorización presionamos ALT+C para realizar la consulta de cobertura.

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Para autorizar la receta, presionamos ALT+S, después de unos segundos obtendremos la respuesta de PAMI si autoriza o no la receta, en caso afirmativo nos muestra la receta y nos da la opción para imprimirla (este ejemplo donde nos muestra la receta ya autorizada es diferente al ejemplo anterior en donde había dos productos).

Para terminar con la facturación, se presiona F12 y nos muestra una pantalla donde podemos elegir la forma de pago (si es que hubiera un monto a pagar) Si la forma de pago seria con otro medio de pago distinto a efectivo, en la pantalla que se nos abre, presionamos CTRL+F12 para que podamos elegir la forma de pago que el cliente requiera. Si al pago lo van a hacer una parte en tarjeta y una en efectivo es en este momento donde ingresamos la cantidad a abonar en tarjeta y el tipo de tarjeta.

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Si por algún motivo se debe anular la autorización, sin haber emitido el ticket, presionando Ctrl+S se realiza la anulación de la autorización. Si ya se emitió el ticket, la anulación se debe hacer mediante la anulación del ticket con una nota de crédito (al realizar una nota de crédito de un ticket con autorización de obra social, el sistema pregunta si además de la anulación de ticket, se desea anular la autorización de la obra social). Presionando ESC, el sistema nos va a preguntar si deseamos cancelar el comprobante y si nuestra respuesta es afirmativa, a continuación, nos va a preguntar si también deseamos anular la autorización de obra social (este caso se puede dar cuando realizamos la autorización de alguna obra social para otra sucursal).

Resumiendo:

E

Nos trae al facturador los productos de la receta seleccionada.

C

Realizamos la consulta de cobertura (el monto que cubre PAMI).

S

Autorizamos la receta.

S

Anulamos la autorización de la receta (sin haber emitido el ticket).

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Anulación de ticket Si por algún motivo (reintegro o error de facturación) debemos anular un ticket, vamos a Plex➔Ventas➔Consultas de comprobantes y nos va a mostrar el listado de los comprobantes. Se pueden filtrar por fecha y si tenemos el número de ticket será mucho más ágil ingresando dicho número en el cuadro buscar y luego presionando enter.

Para anular el ticket, se lo selecciona (para corroborar, nos muestra un detalle a la derecha) y se presiona el simbolo que tiene una hoja con las letras nc. Nos va pedir confirmación de la anulación y en el caso de que el ticket corresponda a una obra social, tambien nos va a preguntar si deseamos anular la autorización de la obra social.

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Dar de alta un cliente para carga de puntos (fidelizar) Plex➔Archivo➔Padrones➔Clientes

v v

Nos va a abrir una ventana mostrándonos el padrón de clientes actuales. En esta ventana podemos dar de alta o modificar datos de los clientes (no podemos dar de alta clientes con cuenta corriente, eso solo lo hace administración).

Para dar de alta un cliente presionamos en la hojita con un + (mas) y nos abre la ventana en donde debemos ingresar todos los datos del cliente a cargar.

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En esta ventana debemos ingresar el nombre del cliente con el siguiente formato (muy importante para poder cargarle los puntos):

v

❖ Apellido, Nombre

Después del apellido, poner siempre ,(coma) dejar un espacio y el/los nombre/s

Luego va a pedir datos obligatorios como: DNI, Localidad, Dirección, Fecha de nacimiento, Teléfono, Correo electrónico.

En el Sistema de Puntos debemos elegir Fidely.

Una vez completado los datos y elegido Fidely, presionamos aceptar y el cliente se habrá dado de alta.

Cuentas corrientes Plex➔Cuenta corriente➔Cobranza de artículos vendidos

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Nos abre una ventana en donde ingresamos el cliente por nombre o por número y al presionar enter, nos muestra un listado con los artículos adquiridos por dicho cliente.

Para realizar un cobro de artículos específicos, los podemos ir seleccionando con la barra espaciadora o posicionarnos sobre el articulo y presionando la tilde que está arriba a la izquierda. Como guía, en la parte inferior nos informa la deuda total y lo que será acreditado, dependiendo de lo que este seleccionado. Una vez definido, para culminar el cobro, se presiona F12 o se hace clic en el icono de la impresora para emitir el recibo y finalizar la operación.

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Movimiento de un producto en particular Plex➔Stock➔Listado de movimientos

Nos va a mostrar una ventana en donde ingresaremos datos para afinar nuestra búsqueda de movimientos de un determinado producto en determinada fecha.

Otra manera de conocer el movimiento de una articulo determinado, es ingresando su nombre o código de barra en el cuadro de búsqueda de Administración de Stock y presionar enter. Luego con las flechas o con el mouse posicionarse sobre el artículo que nos interesa (va a quedar “pintado”) y presionando Alt+I (i latina) nos abre una ventana con el detalle del movimiento de dicho artículo.

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Ingreso por ajuste Plex➔Stock➔ administración de stock

Para dar de alta un articulo (en Wfarma era ingreso por ajuste) hacemos click en la hojita con un signo + o presionamos la tecla insert.

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Nos abre una ventana para cargar los artículos a ingresar al stock, en esta ventana presionamos nuevamente la hojita con el más o la tecla insertar para que nos muestre la ventana de agregar productos.

En la ventana Agregar Producto, en el cuadro producto ingresamos el articulo (manualmente o por la lectora) y las cantidades a agregar (si es un fraccionado, serian unidades) y luego aceptar.

Una vez finalizada la carga del/los producto/s presionamos aceptar en ambas ventanas. Para corroborar que se realizó correctamente la operación nos va a mostrar un mensaje de confirmación.

Apertura/Cierre de caja Plex➔Caja➔Administración de caja

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En el símbolo peso ($) con el signo más (+) se hace clic para abrir la caja del día, y al lado, en el símbolo peso ($) con un candado se hace clic para cerrar la caja. En ambos casos nos pide montos a ingresar.

Para emitir los listados de tarjetas y obras sociales para los cierres del día De tarjetas Plex➔Informes➔Financieros➔Ventas por tarjeta

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Nos pide el rango de fecha para emitir el listado, antes de presionar en aceptar, debemos tildar Detallar comprobantes para que nos emita un resumen más detallado.

De mutuales Plex➔Informes➔Obras Sociales De la misma manera que para las tarjetas nos va a pedir el rango de fechas a emitir el listado y marcar la opción Detallado por comprobante.

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Al presionar aceptar nos va a mostrar el listado listo para imprimir.

Prestamos entre sucursales Préstamo hacia otra sucursal (envío) Plex➔Compras➔Pedidos➔Envíos a sucursales

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Hacemos clic en la hojita que tiene un signo más (+) para hacer un nuevo préstamo.

Se abre una ventana en donde ingresamos descripción (poner préstamo y como sugerencia, escribir también el nombre del medicamento para facilitar luego su búsqueda) y destino (sucursal a la cual se enviará). Confirmamos presionando aceptar.

En la nueva ventana que se nos abre, nuevamente presionamos en la hojita con el signo más para agregar los productos a enviar hacia otra sucursal, también se puede presionar Insert para agregar productos.

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Se abre otra ventana que nos permite ingresar los productos mediante código de barras o presionando insert, se puede ingresar el nombre o una parte de el para buscar los productos. En el caso de ser productos fraccionados, se debe poner la cantidad en el cuadro unidades.

Cuando se terminan de ingresar todos los productos a prestar a otra sucursal, presionamos F12 para confirmar el envío. Presionamos aceptar y aparecen carteles para confirmar el préstamo. Tener en cuenta de tildar la opción para pedirlo nuevamente.

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Para tener un control se debe imprimir (por impresora o por tickeadora) un comprobante para acompañar al producto, el cual debe ser recibido y archivado por la sucursal de destino al confirmar la recepción del producto.

Luego de presionar aceptar, nos mostrara un mensaje de confirmación para completar el envío a sucursal.

Recepción Plex➔Pedidos➔Recepción desde sucursales

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Se nos abre una ventana en donde podemos ver el estado de los prestamos entre sucursales. Para hacer la recepción de un envío, presionamos en la hojita con el signo más y nos va a abrir una ventana mostrándonos los envíos pendientes de recepción.

En este ejemplo, en la columna detalle se puede observar que resulta más fácil la identificación si cuando realizamos el envío (préstamo) en la descripción ponemos el nombre del producto.

Cuando encontremos nuestro préstamo (si desde la otra sucursal, en la descripción del préstamo incluyeron el nombre del producto, va a resultar más fácil la búsqueda), presionamos en aceptar para abrir el envío y corroborar que lo enviado coincida con lo solicitado.

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En este ejemplo, se realizó un préstamo de un Pantus 20 x30comp. Si a nuestra sucursal llego correctamente este producto (o el troquel en ciertos casos), nuevamente hacemos clic en la hojita con el signo más para que nos abra la ventana Editar productos, la cual nos permite ingresar la cantidad recibida y luego presionamos aceptar.

Si el préstamo está correcto, como último paso, hacemos un clic en la hojita con la tilde (o presionamos F12) para confirmar la recepción. Como guía nuestra, podemos ver que va a cambiar el estado del pedido de Pendiente a Recibida en sucursal. Además, nos emite un informe que se debe imprimir para adjuntar al comprobante recibido desde la sucursal de origen.

Importante: Es fundamental confirmar la recepción del pedido para que el producto se dé de alta en el stock de la sucursal que recibe y se descuente del stock de la sucursal de origen.

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Cargar pedido Plex➔Compras➔Administración de compras

En la carpeta importar factura de compras busco las facturas descargadas de la página de Sud o de Keller como se realizaba para importar en Wfarma.

Se ingresa el proveedor y se buscan los archivos descargados desde la web de drogueria.

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Cuando encuentre el archivo que descargo de la página web de la droguería, antes de cargar el archivo al sistema, debe completar en: • •

Centro de costo (Gravados IVA Normal): seleccione Gravados 21 Centro de costos (Productos exentos): seleccione Exento

En el caso de que el proveedor sea Quantio (es decir, deposito) el sistema nos permite elegir los pedidos enviados desde deposito sin tener que buscar el archivo como sí se debe hacer para Keller o Sud. Finalmente presiono cargar archivo y nos abre una ventana con los productos contenidos en la factura descargada.

En este ejemplo solo hay 2 productos en la factura. 2 ítem, 1 con 2 cajas y el otro con 3, este detalle se lo puede ver abajo a la derecha.

Al ir pasando los productos por la lectora se irán incrementando las cantidades recibidas. Como ayuda, cada fila del articulo ira cambiando de color según sean las condiciones: Azul ➔OK Rojo➔Faltan o sobran productos de este articulo Amarillo➔Tiene 2 códigos de barra asociados (presionar ctrl+insert para elegir uno)

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En este caso, por ejemplo, el capilatis brillo y volumen 420 ML SHA posee 2 códigos de barra asociados. Para solucionarlo, presionamos ctrl+insert para que nos abra una ventana y podamos elegir solo un código de barra para asociar a este producto.

Este tipo de ventana nos abre el sistema cuando tenemos asociados más de un código de barra al producto, de esta manera elegimos el código correspondiente y presionamos aceptar.

El producto Colgate Smiles Kids…. Figura en rojo porque se recibió solo 1 caja y están facturadas 3. Cuando se hayan pasado por la lectora las tres recibidas, dejara de estar en rojo y pasara a estar en azul.

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Están facturados 4 Corbis 2,5 y se pasaron por la lectora los 4 que llegaron, por lo tanto, se pintan en azul para informar que está correcto.

Como ayuda, podemos tildar la opción Ver Solo Diferencias y el sistema solo nos mostrara los productos que todavía no fueron pasados por la lectora. Esto nos sirve para tener un mejor panorama cuando son pedidos grandes. (No lo hace automáticamente, se debe destildar y nuevamente tildar para que actualice el listado).

Una vez pasado todos los productos (nos podemos guiar viendo que coincidan el total de cajas con el total recibido) presionamos aceptar y nos muestra una ventana de confirmación para registrar los movimientos.

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Mensaje de confirmación que nos muestra que los productos fueron registrados, aunque falta una nueva confirmación para que se registren los comprobantes.

El último paso (y también importante) para culminar con la carga de pedidos es presionar aceptar en la ventana de Importar Facturas de Compras para confirmar la recepción y que los productos se sumen a nuestro stock. En el caso de keller, se deben hacer todos estos pasos para cada una de las boletas que lleguen.

Resumiendo: una vez que se pasan todos los artículos recibidos y sean correctas las cantidades recibidas con las facturadas presionamos aceptar para confirmar la carga de los artículos. Tener en cuenta que son dos ventanas en las que tenemos que presionar aceptar para confirmar la recepción del pedido y los artículos se carguen al stock. Si todo se hizo correctamente, nos muestra un cartel informativo.

Este es el mensaje informativo indicando que se realizo de forma correcta la carga del pedido.

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Pedidos - Realización Se ingresa a Compras➔ Pedidos ➔ Administración de pedidos

Se hace clic en el calendario ➔ Se elige la fecha desde donde se va a tomar en cuenta. Prestar atención a la fecha y hora seleccionada para no repetir pedidos.

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Se abre esta ventana para ingresar la fecha desde cuando queremos tener en cuenta para realizar el pedido. En Tipo de Pedido dejar marcada la opción desde ventas. Prestar atención al rango de fecha para no generar pedidos ya realizados. Y, por último, en Rubros podemos elegir el tipo de productos a pedir: Medicamentos, Perfumería, Accesorios o varios. Se puede seleccionar más de una opción.

Una vez definidos todos los parámetros, hacemos clic en aceptar y nos va a generar el pedido, que va a figurar como “Cerrado” en el estado y se va a colocar primero en la lista. Para entrar al pedido, le hacemos doble clic y nos va a mostrar una lista con todos los productos incluidos en el pedido.

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Luego con ctrl+M selecciono todo el pedido (se va a “pintar” de verde), una vez que este todo seleccionado, presiono F2 para seleccionar el proveedor, para un mejor orden se recomienda pedir primero a Quantio (deposito), luego a droguería Kellerhoff y finalmente a droguería Del Sud.

Una vez elegido Quantio como proveedor en primera instancia, nos va a mostrar en la columna proveedor el nombre QUANTIO, esto significa que dichos productos serán solicitados a depósito.

La columna Proveedor nos indica a donde será pedido el producto y la columna Cantidad nos indica el número de productos que se van a pedir.

Teniendo todo seleccionado y asignado a Quantio, lo que debemos hacer es presionar ctrl+S para actualizar el stock de quantio para conocer qué productos tiene depósito y cuales no se van a poder pedir a depósito.

Como ayuda, podemos hacer un clic en la columna stock Quantio (y se va a mostrar una pequeña flecha para abajo) para que se ordenen de mayor a menor los productos con stock en depósito y vamos saber que productos pedir a deposito (estos serán los tengan stock). De esta manera, al final van a quedar los productos con stock 0 en depósito, los cuales se deben pedir a droguería del Sud o a Kellerhoff.

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Como todos los productos están “pintados” de verde, es decir seleccionados, debemos presionar ctrl+D para destildar el pedido (para que no queden ítems seleccionados). Una vez hecho esto, buscamos cual es el último producto que no tiene stock en depósito y nos posicionamos en el producto que esta debajo de el (sería el primero con stock en 0 en depósito) Presionando la barra espaciadora vamos seleccionando todos los productos (o los que necesite) que tengan stock en 0 en depósito y presiono F2 para seleccionar el siguiente proveedor (Droguería Kellerhoff) y luego repito el proceso para droguería Del Sud, es decir, selecciono los productos a pedir a Del Sud con la barra espaciadora y una vez hecho esto, presiono F2 para elegir el proveedor, que en este caso sería droguería Del Sud.

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De esta manera nos van a quedar los productos asignados a los diferentes proveedores según lo hayamos asignado mediante F2 (Si hay un error de asignación, se puede modificar).

El sistema sugiere una cantidad a pedir, pero esta puede ser modificada posicionándose sobre el producto y presionando enter y nos abre una ventana para modificar la cantidad y en caso de ser necesario, el proveedor asignado.

Los productos que están “pintados” de rojo significa que son fraccionados y se vendieron unidades, no siempre completándose la caja grande. En estos casos, si no se llegó a completar la venta de una caja cerrada, la cantidad a pedir estará en 0, aparece pintado de rojo y no se asigna a ningún proveedor. Se debe modificar manualmente la cantidad a pedir (caja cerrada) y si el valor es mayor o igual a 1, nos va a permitir asignarle un proveedor para pedirlo.

En el ejemplo superior, el Tafirol Forte 650 EXH… figura en rojo porque como cantidad a pedir tiene 0 (esto es porque se vendieron 20 unidades, es decir, 2 tiras, pero no se completó la caja cerrada para pedirla. En el caso del Sertal Perlas 10 x 10 (PACK) se modificó la cantidad a 1, motivo por el cual si permite asignarle proveedor y realizar el pedido.

Se puede agregar un producto no incluido en el pedido, esto se hace presionando Insert y nos abre una ventana para ingresar el producto, la cantidad a pedir y a que proveedor será pedido. En este ejemplo se encargará un Danlox 40mg x30 a droguería Kellerhoff.

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AYUDA PARA REALIZAR EL PEDIDO: Como control previo a confirmar los pedidos a enviar a droguerías, podemos usar los filtros que nos brinda Plex para corroborar que hayamos hecho una correcta asignación de los proveedores. Por ejemplo, en el filtro Laboratorio tildamos los laboratorios que se deben pedir de forma específica a Kellerhoff, es decir: Baliarda, Casasco, Elea y Montpellier. De esta manera podemos ver rápidamente que los productos de estos laboratorios hayan sido correctamente pedidos a Quantio, y en caso de que deposito no posea stock, a droguería Kellerhoff.

De esta forma, podemos ver de una manera mas sencilla que los productos de los laboratorios mencionados sean pedidos correctamente como primera instancia a Quantio, y en caso de que no haya stock en depósito, sean solicitados a droguería Kellerhoff.

De la misma manera, en el filtro Rubro, podemos tildar Perfumería, para que solo veamos los productos de este rubro y corroboremos que se hayan asignado a la droguería correspondiente.

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Una vez seleccionados los productos y elegidos los proveedores (y controlado su correcta asignación), se presiona F7 para cargar el pedido y nos ira mostrando ventanas informativas y preguntándonos si deseamos realmente enviar el pedido.

Este caso se da cuando hay productos fraccionados, nos informa que no va a pedir unidades sueltas. En el caso de que se quiera pedir hay que hacerlo por caja cerrada.

Mensaje informativo de que se va a generar un archivo con el pedido. Presionar aceptar para continuar.

Este archivo se va a generar para enviar a droguería Del Sud, aquí se debe presionar renombrar para no generar un error en el archivo a enviar. Se generará un archivo con un nombre asignado por el sistema y terminación en: “.dds”

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Mensaje informativo de la generación del archivo con el pedido para enviar a droguería Del Sud. En este ejemplo el archivo se llama: pedido(13).dds

Para los pedidos a Kellerhoff, en esta ventana presionamos enter sin ingresar código de cliente y el sistema va a generar el archivo terminado en “.ped”

Mensaje informativo de la generación del archivo con el pedido para enviar a Kellerhoff. En este ejemplo el archivo se llama: S0000016.ped

✓ Los archivos terminados en .dds pertenecen a droguería Del Sud ✓ Los archivos terminados en .ped pertenecen a droguería Kellerhoff Ambos archivos se guardan de forma predeterminada en la carpeta C:\Plex 25\Gestion\Pedidos. Tener en cuenta esto a la hora de buscar los archivos desde la página web de la droguería.

Mensaje de confirmación para enviar el pedido a deposito

Luego se realiza el procedimiento habitual desde las páginas de Sud y Keller, es decir cargar archivo, seleccionar archivo, etc. Como se realizaba para los pedidos efectuados a través de Wfarma.

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En este ejemplo se está buscando el archivo S0000016.ped generado por plex25 para subirlo a la página web de droguería Kellerhoff

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