Soziodemografische Übersicht
Erfahrung und Perspektive Aktuelles Arbeitsmodell
Interview mit Holger König Flexplätze
Zusammenarbeit im Team & Kommunikation
Führung
Interview mit Gesa Bartels
wie gefällt Ihnen die hybride Arbeit, wie kommen Sie mit den Flexarbeitsplätzen zurecht und wie zufrieden sind Sie mit der Kommunikation im Haus? Von Ende Januar bis Mitte Februar 2024 konnten Sie drei Wochen lang Ihre ganz persönlichen Einschätzungen zu rund 30 solcher Fragen im Rahmen unserer umfangreichen Mitarbeiterbefragung abgeben. 80 Prozent aller KVN-Mitarbeiterinnen und -mitarbeiter haben diese Gelegenheit wahrgenommen und mitgemacht und uns so zu repräsentativen Daten verholfen. Das ist eine umwerfende Teilnahme. Dafür ein großes Dankeschön. In dieser Ausgabe der matze stellen wir Ihnen die wichtigsten Ergebnisse der Befragung vor. Für detailliertere Auskünfte sprechen
Sie bitte Ihre Unternehmens- oder Fachbereichsleiter an. Wir möchten an dieser Stelle bereits festhalten, dass wir die Resultate sehr positiv bewerten. Die Arbeitswelt der KVN wird geschätzt, unsere Regelungen werden unterstützt. Homeoffice und flexibles Arbeiten kommen gut an und werden intensiv genutzt. Viele sparen sich zuvorderst einen langen Arbeitsweg, Zeit, die man besser nutzen kann –beispielsweise für die nächste Videokonferenz. Auch Stillarbeit oder reguläres Tagesgeschäft klappen im Homeoffice besonders gut. Aber auch der Wert der Anwesenheit im Büro wird erkannt. Hier ist man im Team kreativer und kann sich besser austauschen – inklusive eines gemeinsamen Kaffees. Einar-
beitung neuer Kolleginnen und Kollegen funktioniert vor Ort effektiver. Und auch ein Konfliktgespräch führt man lieber von Angesicht zu Angesicht. Homeoffice und Büroarbeit stehen sich also nicht gegenüber, sondern sind in einer modernen Arbeitswelt zwei gleichberechtigte Seiten einer Medaille. Wir möchten auf den Ergebnissen der Befragung zukünftig aufbauen und die gut funktionierenden, flexiblen Regelungen im Detail weiterentwickeln. Einen großen Umbruch benötigen wir nicht. Unser Ziel ist eine motivierte und leistungsstarke KVN-Mitarbeiterschaft, die sich hier wie dort engagiert einbringt. Und dass das so ist, zeigen die folgenden Auswertungen. Vielen Dank für Ihr Interesse und Ihre Mitarbeit.
Mark Barjenbruch
Nicole Löhr
Thorsten Schmidt
Auf einen Blick
39 Prozent der Befragten waren zwischen 30 und 49 Jahren alt, 39 Prozent über 50 Jahre. Beinahe die Hälfte (43 %) der Teilnehmenden sind schon länger als 16 Jahre bei der KVN beschäftigt. 52 Prozent der Befragten arbeiten in der Hauptgeschäftsstelle. 80 Prozent haben angegeben, keine Führungs-
verantwortung wahrzunehmen. 80 Prozent geben ihren Arbeitsweg mit einer Dauer zwischen 0 und 60 Minuten an, genauso viele arbeiten Vollzeit. 45 Prozent sind drei oder vier Tage in der Woche im Homeoffice tätig. Nur 15 Prozent geben zwei Homeoffice-Tage an (KVNLeitplanke).
Die Befragung führte die Firma Makabeo Consulting aus München im Auftrag der KVN durch.
„Im Antwortverhalten traten keine signifikanten Unterschiede zwischen den Mitarbeitenden in der Hauptgeschäftsstelle oder den Bezirksstellen auf.“
Auf einen Blick
Das Büro wird bevorzugt für kreative Tätigkeiten genutzt, das Homeoffice für Einzelarbeit.
Die persönliche Produktivität im Homeoffice wird von Führungskräften und Mitarbeitern unterschiedlich eingeschätzt: 34 Prozent der Führungskräfte und 59 Prozent der
Mitarbeiter fühlen sich (deutlich) produktiver im Homeoffice.
Die meisten Führungskräfte wünschen sich von ihren Teams zwei bis drei Tage Anwesenheit im Büro. Tatsächlich sind 50 Prozent der Befragten weniger als die empfohlenen drei Tage anwesend.
Optimale Arbeitsumgebung: Büro für Interaktion und Kreatives, Homeoffice für fokussierte Einzelarbeit
Faktoren, um öfters ins Büro zu gehen
Der wichtigste Grund für Mitarbeiter, noch häufiger ins Büro zu gehen, ist der persönliche Kontakt zu ihren Kollegen.
Mitarbeiter ohne Führungsverantwortung schätzen ihre eigene Produktivität bei mobiler Arbeit im Durchschnitt höher ein. So sind ingesamt 59 Prozent der Meinung, bei mobiler Arbeit (deutlich) produktiver zu sein. Bei den Führungskräften sind es im Vergleich nur 34 Prozent. Bei der Einschätzung der Führungskräfte wird deutlich, dass es auch Teams gibt, die laut ihrer Führungskraft im Homeoffice scheinbar eine geringere Produktivität aufweisen. 46 Prozent der Führungs-
kräfte schätzten die Produktivität im Homeoffice werder gut noch schlecht ein. Kommunikation sowie Störfaktoren sind laut Führungskräften die entscheidenden Kriterien für Produktivität. Führungskräfte wünschen sich eine Anwesenheit ihrer Teams von 2-3 Tagen pro Woche. Wichtig ist ihnen dabei die gemeinsame Anwesenheit der Teammitglieder. Über die Hälfte der befragten Führungskräfte wünschen fast vollständige Anwesenheit während der Einarbeitungsphase.
Insgesamt befürworten Führungskräfte mehr Homeofficetage als in der Leitplanke der KVN vorgesehen ist.
Bewertung der eigenen Produktivität im Büro und bei der mobilen Arbeit
Auf einen Blick
Die Bewertung der technischen sowie ergonomischen Ausstattung im Büro und Homeoffice fiel überwiegend positiv aus.
Das Einhalten von Arbeits- und Pausenzeiten scheint im Homeoffice besser zu funktionieren als im Büro.
Bewertung der technischen Ausstattung am Arbeitsplatz im Homeoffice und im Büro
Stimmen
„Im Büro arbeitet man meistens ohne wirkliche Pause durch bzw. wird in der Pause von Kollegen „gestört“. Man muss schon das Gebäude verlassen, um wirklich eine Pause zu haben.“
„Im Homeoffice ist man länger ansprechbar. Die Bürozeit endet mit dem Verlassen des Büros.“
„Im Büro gibt es wenig Möglichkeiten seine Pause angenehm zu verbringen [...]“
Einhaltung von Arbeits- und Pausenzeiten
Personalchef Holger König über den Anlass der Befragung, die guten Ergebnisse und was er selbst am Homeoffice schätzt
Herr König, was war der Anlass für die Mitarbeiterbefragung? Während der Ausnahmesituation der Corona-Pandemie haben wir schon zwei Umfragen durchgeführt. Jetzt wollten wir den aktuellen Stand erfahren: Wie gut funktioniert die Zusammenarbeit, welche Baustellen gibt es?
Die Reaktionen auf die Ergebnisse sind durchweg positiv. Hatten Sie das so erwartet?
Dass sich bei uns schon eine gefestigte Homeoffice-Kultur etabliert hat und die Zusammenarbeit insgesamt gut funktioniert, habe ich schon so wahrgenommen. Dass wir so gut beurteilt werden – das hätte ich aber nicht in dieser Deutlichkeit erwartet.
Was sind für Sie die drei wichtigsten Erkenntnisse?
Es wird deutlich mehr im Homeoffice gearbeitet, als es unserer „Leitplanke“ (zwei Tage die Woche) entspricht. Dabei wird die Produktivität nicht nur von den Mitarbeitenden positiv beurteilt, sondern auch aus Sicht der Führungskräfte überwiegend unkritisch. Und die Rahmenbedingungen stimmen, von der sehr guten technischen Ausstattung bis hin zur Besprechungskultur.
Was bedeuteten die Ergebnisse für den weiteren Umgang der KVN mit Homeoffice oder Arbeitszeitmodell?
Wie wir hier das Homeoffice leben, ohne feste Vorgaben und mit flexibler Arbeitszeitregelung, das ist im Wesentlichen schon gut und hat sich auch bestätigt. Jetzt gilt es für
jeden Bereich, die Details im Blick zu haben und zu schauen, wo noch etwas verbessert werden kann. Mir persönlich ist es dabei ein Anliegen, den Team-Gedanken, das Teamgefühl weiter zu stärken und eine gute Mischung aus Homeoffice und Präsenz zu finden.
Wo sehen Sie die KVN im Vergleich mit anderen Arbeitgebern?
Ganz vorne. Das ist die eindeutige Rückmeldung unserer Dienstleisterin Gesa Bartels (Makabeo), die schon viele solcher Befragungen durchgeführt hat.
Sind die Regelungen auch in Ihren Einstellungsgesprächen ein positives Argument für die KVN? Unbedingt! Homeoffice ist in Vorstellungsgesprächen ein wichtiges Thema. Wir profitieren sehr davon, Bewerberinnen und Bewerbern un-
sere für den öffentlichen Dienst sehr fortschrittliche und moderne Regelung einschließlich der Hardwareausstattung anbieten zu können.
Sie selbst nutzen ebenfalls das Homeoffice. Was schätzen Sie persönlich daran?
Dass sich dienstliche und private Termine so besser koordinieren lassen. Und die Möglichkeit, auf Verkehrsstörungen durch Streiks und Staus in Hannover flexibel zu reagieren, indem ich die ersten Videokonferenzen des Tages im Homeoffice wahrnehme. Die Mischung macht es: Ich schätze den direkten Kontakt mit den Kolleginnen und Kollegen vor Ort auch sehr.
Auf einen Blick
Etwa die Hälfte der Befragten (42 Prozent) nimmt am FlexplatzSystem teil, 50 Prozent nehmen nicht teil, 8 Prozent haben keine Angabe gemacht. Interessant: 36 Prozent der HGS glauben, nicht teilzunehmen.
Als positiv am Flexplatz-System werden die Zusammenarbeit und freie Arbeitsplatzwahl wahrgenommen.
Auf der anderen Seite werden eine ungleiche Ausstattung der Arbeits-
plätze und fehlende Individualität (Deko) als negative Aspekte angeführt.
Positive Stimmen
„Wechselnde Büros und Umgebungen und dadurch bedingt keine Eintönigkeit.“
„Wie das Wort Flex sagt: Ich kann kurzfristig den geeigneten Platz für mich und mein Vorhaben auswählen.“
„Aufgeräumter Arbeitsplatz, kein Ballast.“
„Wechselnde Kollegen, dadurch immer wieder neue Kontakte.“
Negative Stimmen
„Dass nicht alle Tische höhenverstellbar sind. Nicht alle halten sich ans Clean-Desk-Prinzip.“
„Man benötigt viel Zeit zum Einrichten (Stuhl und Tisch einstellen). Manche hinterlassen den Arbeitsplatz dreckig.“
„Keiner fühlt sich zuständig, um Probleme und Auffälligkeiten zu melden, Platz sauber und ordentlich zu halten.“
„Einzelne können nicht spontan für ein Gespräch aufgesucht werden; man weiß nicht wo sie sitzen.“
Insgesamt bewerten 77 Prozent die Zusammenarbeit als (eher) gut.
Die Informationsverfügbarkeit im Team ist gut. Auf Gesamt-Unternehmensebene besteht Verbesserungspotenzial.
Zusammenarbeit mit Kollegen in hybriden Teams
Stimmen
„Die Kommunikation und der schnelle, unkomplizierte fachliche Austausch hat seit Einführung des flächendeckenden Homeoffice deutlich gelitten. Innovationen finden durch diese Barrieren nur noch eingeschränkt statt.“
„Für mich besteht kein Unterschied, ob hybrid oder nicht. Kontakt zu den Teamkollegen ist ja jederzeit möglich.“
„Ich verliere den Bezug zu meinen Kollegen und habe häufig nicht das Gefühl, dass wir ein Team sind.“
„Die virtuelle Zusammenarbeit in hybriden Teams hat psychisch und physisch negative Folgen, die subjektiv gar nicht immer spürbar sind. Dies muss man sich täglich bewusst machen und aktiv gegensteuern.”
„Die Kommunikationsregeln können ja immer nur im eigenen Bereich nachhaltig gelebt werden. Dort klappt das sehr gut. Unter Beteiligung anderer Bereiche ist teilweise noch Luft nach oben.“
„Das Problem der Informationsweitergabe und internen Kommunikation bestand bereits vor dem Homeoffice und hat nicht dort die Ursache.”
Auf einen Blick
Feedback geben und erhalten funktioniert grundsätzlich gut: 20 Prozent der Mitarbeiter könnten jedoch mehr Feedback an Führungskräfte weitergeben – Kulturfrage!
Meetingkultur, Erreichbarkeit von Kollegen und Führungskräften sowie Fehlerkultur werden (eher) gut bewertet.
Feedback erhalten
Feedback geben
Die meisten Mitarbeiter sind zufrieden mit der Anerkennung, die sie erhalten. Gleichzeitig wünschen sich etwa 10 Prozent mehr Anerkennung von Führungskräften.
„Das Geben von Feedback an Führungskräfte ist am geringsten ausgeprägt.“
Anerkennung von der Führungskraft
Anerkennung von Kollegen
Die Gesamtansicht zeigt, dass die Anerkennung von Führungskräften und Kollegen grundsätzlich als gut bewertet wird.
25 Prozent der Befragten sind nicht vollständig zufrieden mit der Anerkennung, die sie von ihrer Führungskraft erhalten. Demgegenüber fühlen sich 69 Prozent von ihrer Führungskraft (eher) anerkannt.
75 Prozent der Befragten bewerten die Fehlerkultur in ihrem eigenen Team als (eher) gut.
Die empfundene Transparenz sinkt nach persönlicher Einschätzung mit zunehmender Entfernung vom eigenen Team.
Beurteilung der Meetingkultur bei der KVN sowohl online als auch in Präsenz
Wenn Sie eine Sache bei der KVN ändern könnten ...
Gesa Bartels leitete die Umfrage bei der KVN. Im Interview schaut sie auf die wichtigsten Ergebnisse und wagt eine Prognose, wie sich Zusammenarbeit in Zukunft entwickelt
Frau Bartels, wie lautet in einem Satz das Ergebnis Ihrer Befragung zum mobilen Arbeiten bei der KVN?
Ich schaffe es in zwei Sätzen: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der KVN sind außergewöhnlich zufrieden mit ihrem Arbeitgeber.
Die KVN ist bereits jetzt sehr gut aufgestellt, was ihre HomeofficeKultur angeht – und aus meiner Sicht schon weiter als sie selbst bisher gedacht hatte.
Was sind für Sie die drei wichtigsten Erkenntnisse aus der Befragung?
Erstens: Die Ergebnisse bilden eine einzige KVN ab – etwa die Hälfte der Antworten kamen aus der Hauptgeschäftsstelle, die andere Hälfte aus den Bezirksstellen. Und sosehr wir auch gesucht haben: Wir konnten keine signifikanten Unterschiede im Antwortverhalten zwischen Hauptgeschäfts- und Bezirksstellen finden.
Zweitens: Die insgesamt sehr guten Ergebnisse der Befragung zeigen, wie zufrieden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit der KVN als Arbeitgeber sind – und mit der Art, wie flexibel und mitarbeiterfreundlich hybride Arbeit gehandhabt und gelebt wird. Die KVN macht also sehr viel richtig – und das wird gesehen und geschätzt!
Und Ihre dritte Erkennnis?
Das ist die außergewöhnlich hohe Beteiligung an der Umfrage von 80 Prozent. Sie zeigt das große Interesse, die KVN als Arbeitgeber aktiv mitzugestalten. Genau wie die über 4.000 freien Kommentare, die einige Optimierungspotenziale ans Tageslicht gebracht haben. Ich habe
Gesa Bartels ist Gründerin und Geschäftsführerin von makabeo Consulting aus München.
selten so viele konstruktive, klare und lösungsorientierte Äußerungen gelesen. Auch wenn es sich bei den Wünschen und Ideen oftmals um kleinere Anpassungen der aktuellen Handhabung handelt, hat die KVN hier ganz konkrete Ansatzpunkte.
Wo sehen Sie die KVN im Vergleich mit anderen Unternehmen?
Die KVN ist überdurchschnittlich gut entwickelt in den Bereichen hybride Arbeitskultur und moderne Formen der Zusammenarbeit – generell ohne Einbußen ihrer Standards als Dienstleister. Meiner Einschätzung nach ist genau das eins der großen Themen der kommenden Jahre: Die kontinuierliche Weiterentwicklung passender Formen der Zusammen-
arbeit bei gleichzeitigem Blick auf Produktivität und den Team-Zusammenhalt.
Hier beginnt dann die Arbeit in den einzelnen Teams.
Genau. Notwendig ist das Definieren von Regeln der Zusammenarbeit, damit Teams örtlich und zeitlich flexibel, aber auch gemeinsam im Büro, leistungsfähig bleiben und ihr Teamgefühl festigen.
Impressum
matze
Ausgabe 2 I 2024
Herausgeber:
Kassenärztliche Vereinigung Niedersachsen
Berliner Allee 22 I 30175 Hannover
Redaktion und Texte:
Abteilung Kommunikation und Information
Kontakt: lars.menz@kvn.de
Fotos Titel und Inhalt: pexels-vlada-karpovich
Fotos Vorstand: Nils Hendrik Müller