Koosolekud ja kuidas tabelarvutus saab olla abiks

130 min Kõik

Objective / Aims

• Aja kokkuhoid ja ebaproduktiivsete koosolekute vältimine. • Pärast töötuba osaleja: • Oskab koostada koosoleku protokolli ja otsuseid tabelarvutusporgrammiga. • Oskab kasutada tabelarvutust koosolekul tehtud otsuste tähtaegade jälgimiseks ja kontrollimiseks

Materials/Apps

• Täiskasvanud õpetajad, tegevuste jaoks on tarvis ka materjale trükkida. • Rakendused: tabelarvutusprogramm

Ruum

Ruum tuleks ette valmistada grupi- ja individuaalseks tööks. Internetiühendusega personaalarvuti ja installitud tabelarvutusprogramm. Suur ekraan grupi ees esitlemiseks.

Analoogse osa juhend. I osa (20 min)

1. Töötoa selle osa esimene tegevus on osalejate ja nende kogemuste tundmaõppimine. 2. Koosoleku kogemuste jagamine. Arutage ja kirjutage paberile, tahvlile või ekraanile ekraanil. Rääkige rühmaga koosolekutel osalemise isiklikest headest / halbadest kogemustest.

Võimalikud küsimused: 1) Mis iseloomustab head/halba koosolekut? 2) Miks on koosolekud üldse vajalikud? P.S. Peate tegema uue QR-koodi. 3) Arutage erinevaid olukordi, kus koosolekud võivad aidata või on need halva organiseerimise tulemus.

ALTERNATIIVSELT. Saate valmistada virtuaalse ruumi, luua QR-kood ja paluge osalejatel kasutada /testida oma digitaalse maailma oskusi QR-koodi kasutamisel. Lühiuuring kogemuste kohta 1) Kui tihti peate koosolekul osalema? 2) Kui kaua teie koosolekud tavaliselt kestavad? 3) Kui palju on tavaliselt osalejaid? 4) Kuidas otsuseid fikseeritakse?

Lõpeta arutelu arvutusega “Kui palju maksab üks koosolek?” Ja kui palju läheb maksma koosolek, kus midagi ei otsustata... või ei ole kokku lepitud tegevusi?

Väikese uuringu võiks teha näiteks rakendusega Padlet http://padlet.com

Saate kasutada esitlust koos kommentaaridega koolitajale, mis on lisatud sellele dokumendile. Vaata dokumenti spreadsheet-meetings_est

Analoogse osa juhend. II osa (30 min)

Looge loetelu, kuidas koosolekut hästi ette valmistada ja koosoleku protokolli pidamise võimalikest viisidest. Kirjutage loetelud tahvlile või andke see rühmatööks ning seejärel kirjutage tulemused tahvlile.

Saate kasutada esitlust koos kommentaaridega koolitajale, mis on lisatud sellele dokumendile. Vaata dokumenti spreadsheet-meetings_est.

Digitaalse osa juhend. I osa (20 min)

Paluge väikestes rühmades või paarides osalejatel luua arvutustabel, mida saaks kasutada koosoleku protokollimiseks ja otsuste salvestamiseks. Esitlege tulemusi ja arutage pakutud lahendusi. Arutada ülesannete ja tähtaegade määramist ning arvutustabeli kasutamisvõimalusi.

Digitaalse osa juhend. II osa (20 min)

Loendite ja eeltäidetud lahtrite kasutamine

Arutage ühe või teise näite kasutusvõimalusi ülesannete, kohustuste, tähtaegade määratlemiseks, eelmistel kohtumistel tehtud otsuste läbivaatamiseks. Soovitav on kasutada filtreid.

Pärast arvutustabelite erinevate variantidega tutvumist võite pöörata tähelepanu võimalike tehniliste vigade mõjule - trükivead, õigekirjavead jms

Soovitav on luua teemade, nimede ja muude korduvate andmete sisestamiseks loendid (lists) eraldi lehele, mis aitab säästa aega vigade jälgimiseks ja parandamiseks.

Üksikasjalikud juhised loendite loomise kohta võivad erineda kasutatavast tabelarvutusprogrammist või selle versioonist. Täpsema info leiate vastava tarkvara spikrijaotistest. Otsingu võtmesõnad: loend (list), andmete valideerimine (data validation).

Digitaalse osa juhend. III osa (30 min)

Oma dokumendi loomine – koosoleku tööleht Ülesanne: tehke koosolekute jaoks oma tööleht / mall. Individuaalne või rühmatöö. Selle ülesande ajal abistage osalejaid individuaalselt vastavalt nende konkreetsetele vajadustele.

Tegevuste hindamine, tulemus (10 min)

Arutage, mida on osalejad õppinud, et rakendada oma igapäevatöös.

Näidisküsitlus https://freeonlinesurveys.com/s/30iBxjE7 (link võib olla aegunud, seega looge oma link)

Valikuline. Kuva mõned näited projektihaldustarkvaradest (ülesannete, tähtaegade ja projektide haldamine). Juhi arutelu, et osalejad saaksid otsustada, et millal tuleks kasutada spetsiaalset tarkvara ülesannete haldamiseks ning millal piisab tabelarvutusest.

Vahendid projektide haldamise, planeerimise, ülesannete jaotamise ja tähtaegade määramise kohta:

• Asana • ClickUp

• Jira • Trello Ainult koosoleku protokollimiseks: Fellow

Virtuaalkoosoleku planeerimine – kontroll-loend: 1) Millised on meie eesmärgid – käegakatsutavad ja immateriaalsed? 2) Milline oleks minu koosoleku päevakord, kui kohtumine oleks füüsiline? Milline on osalejate osalemise määr? 3) Samad küsimused, kui koosolek oleks virtuaalne? 4) Kes peaksid olema igal sammul kaasatud? 5) Mida me saame asünkroonselt teha? Mis peab toimuma reaalajas? 6) Millised tehnoloogilised vahendid võiksid kõige paremini toetada protsessi iga etappi? Mis mul olemas on? 7) Milliseid takistusi ma võin ette näha? Kuidas ma saan neid vältida? 8) Millises rollis on klient või sponsor? 9) Kuidas osalejaid kõige paremini ette valmistada? 10)Kui palju aega kulub mul selle koosoleku / koosolekute sarja koordineerimiseks? 11)Millist täiendavat abi ma vajan? 12)Kas see virtuaalne protsess vastab meie eesmärkidele? Mida ma pean uuesti läbi rääkima?

Siiski mitte keegi teine kui Sina ise, peate koostama protokolli ja määrama ülesanded!