Sichere Navigation beim Prüfen der SAP Finanzbuchhaltung

Sichere Navigation beim ®

Prüfen der SAP Finanzbuchhaltung

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Aktuelles Know-How für Revisoren und Finanzverantwortliche Hauptbuch, Kreditoren, Debitoren und Anlagen wirksam prüfen Journal Entry Testing (JET) mit SAP-Standardauswertungen Effiziente Datenextraktion Undokumentierte SAP-Auswertungen für das IKS nutzen

Roland Giger

Roland Giger

Sichere Navigation beim Prüfen der SAP Finanzbuchhaltung ®

Copyright, Markenzeichen und Ha ungsausschuss © ( ) Roland Giger, Gümligen, Schweiz Die Weitergabe und Vervielfäl gung dieser Publika on oder von Teilen daraus sind, zu welchem Zweck und in welcher Form auch immer, ohne die ausdrückliche schri liche Genehmigung durch Roland Giger, Gümligen, Schweiz, nicht gesta et. In dieser Publika on enthaltene Informa onen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Für mögliche Fehler sowie Anwendung der Beispiele wird keine Ha ung übernommen.

Herstellung und Verlag: Roland Giger, Gümligen, Schweiz – www.giger‐consul ng.com

In diesem Werk werden SAP‐Screenshots verwendet. © SAP SE oder ein SAP‐Konzernunternehmen. Alle Rechte vorbehalten.

Mit Genehmigung von SAP SE.

© Titelbild von Pixabay. © Einzelne Bilder wurden mit Ressourcen von Freepik.com erstellt.

Roland Giger

Sichere Navigation beim Prüfen der SAP Finanzbuchhaltung ®

Die wich gsten SAP‐Auswertungen für die Prüfung des Jahresabschlusses

. Auflage,

Liebe Leserin, lieber Leser Vielen Dank, dass Sie sich für dieses Buch von mir entschieden haben.

Betriebswirtscha liche Auswertungen, Datenanalysen und risikoorien erte Prüfungen – Die in SAP vorhandenen Informa onen sind wie ein Schatz im Meer, der gefunden und gehoben werden will. Doch wer an diesen Schatz zielgerichtet herankommen, ihn filtern und effizient nutzen will, steht o vor der Suche nach der rich gen Naviga on im riesigen Ozean der SAP‐Transak onen.

Ich weiss noch, wie ich als SAP‐Newbie selbst dieser Herausforderung gegenüberstand und trotz einer Vielzahl von Büchern und Kursunterlagen wusste und spürte, dass die Suche wohl doch länger dauern würde, als ich mir wünschte.

Diese längere Suche und Erfahrungszeit möchte ich Ihnen mit meinem Buch verkürzen, da ich überzeugt bin, dass Sie weder SAP‐Spezialist werden noch langjährige SAP‐Erfahrung aufweisen müssen, damit Sie sicher und effizient in SAP navigieren und den Schatz heben können.

Dieses Buch beschreibt die wich gsten finanzrelevanten Auswertungen der SAP‐Finanzbuchhaltung mit Schwerpunkt auf Hauptbuch, Kreditoren, Debitoren und Anlagenbuchhaltung. Darunter befinden sich auch einige Perlen, die Sie in keiner Dokumenta on und keiner Onlinehilfe finden.

Deren Nutzen und Informa onsgehalt wird Sie überraschen.

Das Buch eignet sich sowohl für Wirtscha sprüfer, Revisoren, Verantwortliche für das Interne Kontrollsystem im Finanzbereich sowie Personen, die in ihrer täglichen Arbeit, auf eine effiziente Art die Finanzbuchhaltung prüfen oder auswerten möchten.

Ich freue mich über Ihre Reak on, kri schen Anmerkungen und Fragen, damit ich dieses Buch verbessern kann. Lassen Sie es mich wissen und schreiben Sie mir bi e an info@giger‐consul ng.com.

Ich danke Ihnen schon jetzt dafür.

Roland Giger

«Mein Engagement ist Ihnen sicher»

Inhaltsverzeichnis Einleitung

Teil I ‐ Die Prüfung der SAP Finanzbuchhaltung 1 Berichte zur Revisionsvorbereitung ................................................. 13 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7

RW1 ‐ Verzeichnis der Kontenpläne ............................................................... 13 RW2 ‐ Sachkonten ‐ Mengengerüst ................................................................ 14 RW3 ‐ Kontenplan ‐ Sachkontenliste .............................................................. 15 RW4 ‐ Sachkontenverzeichnis ........................................................................ 17 RW5 ‐ Anzahl Sachkontenbelege .................................................................... 19 RW6 ‐ Buchungssummen ................................................................................ 21 RW7 ‐ IKS‐Auswertung ‐ Welche Personen buchen ....................................... 23

2 Hauptbuch ...................................................................................... 29 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.11 2.12 2.13 2.14

HB1 ‐ Bilanz/GuV‐Struktur prüfen .................................................................. 29 HB2 ‐ Bilanz und GuV erstellen ....................................................................... 32 HB3 ‐ Saldovortrag Hauptbuch prüfen (AIS‐Auswertung) .............................. 35 HB4 ‐ Buchungsperioden prüfen .................................................................... 37 HB5 ‐ Sachkontensalden prüfen ..................................................................... 39 HB5 ‐ Sachkontensalden für Abstimmung mit Nebenbüchern ....................... 41 HB5 ‐ Sachkontensalden mit Saldo Null.......................................................... 43 HB6 ‐ Salden von Einzelkonten und Profit‐Center prüfen .............................. 44 HB7 ‐ Hauptbuchbelege prüfen (AIS‐Auswertung) ......................................... 46 HB8 ‐ Belegpositionsprüfung (AIS‐Auswertung) ............................................. 53 HB9 ‐ Belegjournal .......................................................................................... 55 HB10 ‐ Sachkonten prüfen (AIS‐Auswertung)................................................. 57 HB11 ‐ Sachkontenbelege prüfen (AIS‐Auswertung) ...................................... 62 HB12 ‐ Sachkonteneinzelposten prüfen ......................................................... 64

3 Kreditoren ....................................................................................... 67 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9

KR1 ‐ Kreditoren ‐ Mengengerüst ................................................................... 67 KR2 ‐ Kreditorenstammsatz ‐ kritische Felder prüfen..................................... 69 KR3 ‐ Kreditorenverzeichnis ‐ kritische Felder prüfen .................................... 71 KR4 ‐ Kreditorensalden prüfen ....................................................................... 73 KR4 ‐ Kreditoren mit dem Hauptbuch abstimmen ......................................... 75 KR4 ‐ Debitorische Kreditoren prüfen ............................................................ 77 KR4 ‐ Saldovortrag Kreditoren prüfen ............................................................ 78 KR5 ‐ Salden von Kreditoreneinzelkonten prüfen .......................................... 80 KR6 ‐ Kreditorenumsätze prüfen .................................................................... 82

3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 3.15

KR7 ‐ Kreditorenkonten prüfen (AIS‐Auswertung) ......................................... 86 KR8 ‐ Kreditorenbelege prüfen (AIS‐Auswertung) .......................................... 89 KR9 ‐ Kreditorenfälligigkeit ‐ Altersrasterung prüfen ..................................... 92 KR10 ‐ Kreditoreneinzelposten prüfen ........................................................... 94 KR11 ‐ Doppelte Rechnungserfassung prüfen .............................................. 100 KR12 ‐ Zahlungsregulierungsliste prüfen ...................................................... 101

4 Debitoren ..................................................................................... 103 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14

DR1 ‐ Debitoren ‐ Mengengerüst .................................................................. 103 DR2 ‐ Debitorenstammsatz ‐ kritische Felder prüfen ................................... 105 DR3 ‐ Debitorenverzeichnis ‐ kritische Felder prüfen ................................... 108 DR4 ‐ Debitorensalden prüfen ...................................................................... 110 DR4 ‐ Debitoren mit dem Hauptbuch abstimmen ........................................ 112 DR4 ‐ Kreditorische Debitoren prüfen .......................................................... 114 DR4 ‐ Saldovortrag Debitoren prüfen ........................................................... 116 DR5 ‐ Salden von Debitoreneinzelkonten prüfen ......................................... 118 DR6 ‐ Debitorenumsätze prüfen ................................................................... 120 DR7 ‐ Debitorenkonten prüfen (AIS‐Auswertung) ........................................ 124 DR8 ‐ Debitorenbelege prüfen (AIS‐Auswertung) ......................................... 126 DR9 ‐ Debitorenfälligkeit ‐ Altersrasterung prüfen ....................................... 129 DR10 ‐ Debitoreneinzelposten prüfen .......................................................... 131 DR11 ‐ Debitoren ‐ Mahnwesen prüfen ........................................................ 138

5 Anlagenbuchhaltung ..................................................................... 141 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 5.13 5.14

AA1 ‐ Festlegen Bewertungsplan .................................................................. 141 AA2 ‐ Konsistenz Buchungskreis ................................................................... 142 AA3 ‐ Anlagen ‐ Mengengerüst ..................................................................... 143 AA4 ‐ Verzeichnis der Anlagenklassen .......................................................... 144 AA5 ‐ Kontenfindung Anlagenbuchhaltung .................................................. 147 AA6 ‐ Anlagenbestand mit dem Hauptbuch abstimmen .............................. 149 AA7 ‐ Abstimmdifferenzen mit dem Hauptbuch analysieren ....................... 151 AA8 ‐ Anlagengitter mit dem Hauptbuch abstimmen .................................. 152 AA9 und AA10 ‐ Anlagenzu‐ und abgänge prüfen ........................................ 155 AA11 ‐ Anlagenwerte (Asset Explorer) ......................................................... 157 AA12 ‐ Anlagenstammsatz ‐ kritische Felder prüfen..................................... 159 AA13 ‐ Unbebuchte Anlagen prüfen ............................................................. 161 AA14 ‐ Fehlerhafte Anlagen prüfen .............................................................. 162 AA15 ‐ Unvollständige Anlagen prüfen ......................................................... 163

Teil II ‐ SAP Grundlagenwissen 6 Spezielle Auswertungen ................................................................ 167 6.1 6.2 6.3

Datenexport nach Excel ................................................................................ 167 Themenspezifisch, prüfungsrelevante Transaktionen .................................. 171 Ergänzende IKS‐Auswertungen..................................................................... 172

7 Grundlagen ................................................................................... 175 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 7.9 7.10 7.11 7.12 7.13 7.14 7.15 7.16 7.17 7.18 7.19 7.20 7.21 7.22 7.23 7.24 7.25 7.27 7.29 7.30 7.31 7.32 7.33

Das Audit Information System (AIS) ............................................................. 175 Die SAP Organisationsstrukturen der Finanzbuchhaltung ............................ 177 Der Kontenplan ............................................................................................. 178 Der Buchungskreis ........................................................................................ 180 Die Steuerung der Buchungsperioden .......................................................... 181 Die Struktur der Bilanz und Gewinn‐ und Verlustrechnung ......................... 182 Die Abschlussarbeiten Hauptbuch, Kreditoren und Debitoren .................... 184 Der Saldovortrag ........................................................................................... 186 Die technische Abstimmung – «Grosse Umsatzprobe» ............................... 189 Die manuellen Buchungen finden ................................................................ 191 Belegnummernlücken finden ....................................................................... 195 Journal Entry Testing (JET) ............................................................................ 197 Die Debitoren‐ und Kreditorenstrukturen .................................................... 199 Der abweichende Zahlungsempfänger ......................................................... 201 Die Abstimmung von Bank‐ und Postkonten ................................................ 203 Der Saldovortrag für Debitoren und Kreditoren ........................................... 204 Die Saldenbestätigungen für Debitoren und Kreditoren .............................. 205 Die Sonderhauptbuchvorgänge .................................................................... 206 Die Auswirkungen bei geändertem Abstimmkonto ..................................... 208 Das Mahnwesen ........................................................................................... 211 Die SAP‐Organisationsstrukturen der Anlagenbuchhaltung......................... 212 Die Anlagenklasse ......................................................................................... 213 Die Kontenfindung der Anlagenbuchhaltung ............................................... 214 Das Anlagengitter ......................................................................................... 215 Die Abschlussarbeiten Anlagenbuchhaltung ................................................ 217 Der Jahreswechsel und ‐abschluss der Anlagenbuchhaltung ....................... 219 Der Anlagenzugang ....................................................................................... 221 Der Anlagenabgang ...................................................................................... 223 Die Empfehlung für Berechtigungen der Prüfer ........................................... 225 Die Tabellenprotokollierung vs. Änderungsbelege ....................................... 226 Der Referenz‐ und betriebswirtschaftliche Vorgang .................................... 227

8 Ausblick auf SAP S4/HANA............................................................ 229 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6

Einleitung ...................................................................................................... 229 Die neue Benutzeroberfläche SAP Fiori ........................................................ 229 Das neue Universal Journal im Rechnungswesen ......................................... 230 Der Geschäftspartner.................................................................................... 231 Die Sachkonten‐Stammdaten ....................................................................... 231 Die Anlagenbuchhaltung ............................................................................... 233

Teil III ‐ Anhang Transaktionsliste .......................................................................... 237 Transaktionsliste für die Mengengerüste ................................................................ 237 Transaktionsliste für die Revisionsvorbereitung ...................................................... 237 Transaktionsliste für die Anlagenbuchhaltung......................................................... 237 Transaktionsliste für die Kreditoren ......................................................................... 238 Transaktionsliste für die Debitoren .......................................................................... 238 Transaktionsliste für das Hauptbuch ....................................................................... 239

Was Sie beim Kunden nachfragen sollten ..................................... 240

Der Autor ...................................................................................... 241

Weitere Publikationen .................................................................. 243 Fachartikel ................................................................................................................ 2 43 Fachbücher ............................................................................................................... 245

Einleitung Als Wirtscha sprüfer, Revisor oder Mitarbeitender im Finanzwesen benö gen Sie SAP‐Know‐How und verfügen vergleichsweise nicht über die Erfahrung und Ausbildung eines SAP‐Beraters? Kein Nachteil wie ich meine und ein Weg zu mehr SAP‐Know‐How ist möglich!

Als ich von der SAP‐Beratung in die Wirtscha sprüfung wechselte, stellte ich fest, dass es Weiterbildungsmöglichkeiten gibt, diese aber Nachteile ha en. Seminare dauerten lange, die Unterlagen waren technisch, sehr umfangreich und zu wenig präzise für die tägliche Arbeit. entwickelte ich deshalb ein SAP‐Seminar zur Prüfung der Finanz‐ buchhaltung, um damit die Anforderungen und Bedürfnisse besser abzudecken. Nach mehrjähriger Durchführung und Weiterentwicklung des Seminars publiziere ich nun erstmals den Inhalt als Buch, damit es zu Ihrem bequemen und hilfreichen Kompass bei Ihrer täglichen Arbeit wird.

Das ist Ihr Buch, geschätzte Wirtscha sprüfer, Revisoren, Verantwortliche des Internen Kontrollsystems und Mitarbeitende im Finanzwesen!

Ein rascher Überblick was zu tun ist oder wo die Risiken stecken?

Nachschlagen und nachvollziehen, wie die Auswertung funk oniert? Wie die relevanten Informa onen zu interpre eren und zu beurteilen sind?

Gewusst wo und gewusst wie – damit unterstütze ich Sie mit diesem Buch.

Informa onen eines Finanzbuchhaltungssystems ändern sich in der Art der Darstellung, aber der fachliche Inhalt bleibt stabil. Somit benö gen Sie eine möglichst präzise, einfache und wiederholbare Naviga onshilfe und keine neue fachliche Ausbildung. Mit diesem Buch gebe ich Ihnen eine präzise und ausreichende Naviga onsbeschreibung und verbinde sie mit Ihrem Fachwissen. Das verscha Ihnen den Vorteil, die SAP‐Finanz‐ buchhaltung auf eine effiziente Art selbst und ohne fremde Hilfe prüfen und auswerten zu können.

Das Buch hat einen prak schen und theore schen Teil. Der prak sche Teil enthält jeweils bewusst kurz gehaltene Beschreibungen der einzelnen SAP‐Auswertungen und wie diese hinsichtlich der risikobasierten Prüfungshandlung auszuführen sind. Die Kapitel können im Sinne einer Reihenfolge für ein Prüfprogramm genutzt werden oder als einzelne unabhängige Nachschlagemöglichkeit. Der theore sche Teil beschreibt kompakt und zusammenfassend das Wesentliche, was Sie über die SAP‐Finanzbuchhaltung wissen sollten und welche Risiken sich hinter den einzelnen Themen verbergen.

Die Transak onen funk onieren sowohl auf einem SAP ERP ECC . wie auch auf einem S /HANA. Die wenigen Ausnahmen sind dokumen ert und die Prüfungshandlungen müssen nicht angepasst werden. Ein kurzer Ausblick auf S /HANA finden Sie im Kapitel «Ausblick auf SAP S/ HANA».

Meine Mo va on

Ihre Mo va on

Au au dieses Buches

Die Zukun mit S /HANA

Teil I

Die Prüfung der SAP Finanzbuchhaltung

1 Berichte zur Revisionsvorbereitung .

RW - Verzeichnis der Kontenpläne

Mit dieser Auswertung erhalten Sie eine Übersicht, welche Kontenpläne im Mandanten verfügbar sind. Die Auswertung enthält noch keine Liste der Sachkonten eines Kontenplanes.

Die Prüfungshandlungen sind:  Ermi eln, welche Kontenpläne vorhanden sind  Ermi eln der zulässigen Länge der Kontennummern  Ermi eln, ob der Kontenplan gesperrt ist Rufen Sie die Transak on direkt auf: SAP‐Menü Transak on

Ausgangslage

Vorgehen

Diese Auswertung befindet sich nicht im SAP‐Menü.

OB

Ergebnis

Abbildung - : Liste der verfügbaren Kontenpläne – Übersicht

In dieser Liste sehen Sie alle verfügbaren Kontenpläne. Mi els Doppelklick gelangen Sie zur Detailbeschreibung. Zu erkennen ist, dass die Länge der Sachkonten ‐stellig ist, die Pflegesprache Englisch ist sowie der Konzern‐ kontenplan «CONS» heisst.

Abbildung - : Liste der Verfügbaren Kontenpläne – Detailanzeige

| BERICHTE ZUR REVISIONSVORBEREITUNG

.

RW - Sachkonten - Mengengerüst

Mit dieser Auswertung erhalten Sie eine Übersicht der Kontenpläne und deren Anzahl Sachkonten sowie eine Übersicht der Buchungskreise mit dem zugteilten Kontenplan und dessen Anzahl Sachkonten.

Die Prüfungshandlungen sind:  Ermi eln, wie viele Sachkonten ein Kontenplan hat  Ermi eln, welchen Kontenplan vom Buchungskreis verwendet wird  Ermi eln, wie viele Sachkonten ein Buchungskreis hat Rufen Sie die Transak on direkt auf:

Ausgangslage

Vorgehen

SAP‐Menü Transak on

Diese Transak on befindet sich nicht im SAP‐Menü.

S_ALR_ ‐ Anzahl Sachkonten

Ergebnis

Checkfragen

Abbildung - : Anzahl Sachkonten im Kontenplan und Buchungskreis

Im oberen Teil ist die Übersicht der Kontenpläne und die Anzahl Sachkonten. Im unteren Teil pro Buchungskreis der zugeordnete Kontenplan und die Anzahl Sachkonten des Buchungskreises.  Wie viele Sachkonten hat der Kontenplan «INT»?  Wie viele Sachkonten hat der Buchungskreis « »?  Welcher Buchungskreis hat ebenfalls den Kontenplan «INT»?

RW ‐ KONTENPLAN ‐ SACHKONTENLISTE | .

.

RW - Kontenplan - Sachkontenliste

Mit dieser Auswertung erhalten Sie eine Liste der Sachkonten eines Kontenplanes. Ein Kontenplan ist unabhängig vom Buchungskreis und die tatsächlichen Sachkonten eines Buchungskreises sind mit der Transak on «S_ALR_ » (Kapitel «RW ‐ Sachkontenverzeichnis») ersichtlich.

Die Prüfungshandlungen sind:  Ermi eln, welche Sachkonten ein Kontenplan hat  Ermi eln der Stammdaten‐Details eines Sachkontos Rufen Sie die Transak on über das SAP‐Menü oder direkt auf: SAP‐Menü

Rechnungswesen Finanzwesen Hauptbuch  Infosystem  Berichte zum Hauptbuch (neu)  Stammdaten

Transak on

S_ALR_

Ausgangslage

Vorgehen

Ergebnis

Einzugebende Parameter:  Kontenplan  Nicht zugeordnete Kontenpläne =

Abbildung - : Kontenplan – Auswahlbildschirm

Angezeigt werden alle Sachkonten des gewählten Kontenplanes.

Abbildung - : Kontenplan – Detailliste

Mit einem Doppelklick auf ein Sachkonto werden deren Details angezeigt.

| BERICHTE ZUR REVISIONSVORBEREITUNG

Diese Anzeige zeigt die Stammdaten des Sachkontos, die für den Kontenplan gelten. Für die Stammdaten des Buchungskreises nutzen Sie die Auswertung gemäss Kapitel «RW ‐ Sachkontenverzeichnis».

Abbildung - : Kontenplan – Detailanzeige des Sachkontos

RW ‐ SACHKONTENVERZEICHNIS | .

.

RW - Sachkontenverzeichnis

Mit dieser Auswertung erhalten Sie eine Liste der Sachkonten und deren Detaildaten eines Buchungskreises. Der Umfang der Liste ist variabel. Im Gegensatz zum Kontenplanverzeichnis eignet sich dieser Bericht dazu, dass alle Details auf einer Liste dokumen ert werden können.

Die Prüfungshandlungen sind:  Ermi eln der Sachkonten und deren Details eines Buchungskreis  Ermi eln der im Prüfungszeitraum neu angelegten Sachkonten  Ermi eln der gesperrten Sachkonten  Ermi eln, ob Sachkonten in der Bilanz/GuV‐Struktur fehlen Rufen Sie die Transak on über das SAP‐Menü oder direkt auf: SAP‐Menü

Rechnungswesen  Finanzwesen  Hauptbuch  Infosystem  Berichte zum Hauptbuch (neu)  Stammdaten

Transak on

S_ALR_

Ausgangslage

Vorgehen

‐ Sachkontenverzeichnis

Ergebnis

Einzugebende Parameter:  Buchungskreis  Ergebniszuordnung

Wählen Sie bei Ausgabesteuerung:  Anlegedaten für Buchungskreis  Status im Buchungskreis  Kontosteuerung  Anlegedaten für Kontenplan  Status im Kontenplan

Im Feld «Ergebniszuordnung» ist der Name der Bilanz/GuV‐Struktur einzutragen.

Dies bewirkt, dass in der Auswertung ein zusätzlicher Abschni angezeigt wird und erkennbar wird, ob das Sachkonto in der Bilanz/GuV‐Struktur vorhanden ist oder fehlt.

Abbildung - : Sachkontenverzeichnis – Auswahlbildschirm

| BERICHTE ZUR REVISIONSVORBEREITUNG

Abbildung - : Sachkontenverzeichnis – Detailanzeige der Sachkonten

Einschränken auf Prüfungs‐ zeitraum

Checkfragen

Mit den Anlegedaten ist erkennbar, wann dieses Sachkonto angelegt wurde und durch wen. Der Status im Buchungskreis bzw. Kontenplan zeigt, ob das Konto zum Buchen gesperrt ist oder zum Löschen vorgemerkt wurde. In der Kontosteuerung wird gezeigt, in welcher Währung das Konto geführt wird.

Beim Konto ist der Eintrag «Ergebniszuordnung» vorhanden, beim Konto fehlt dieser. Das bedeutet, dass das Konto nicht in der Bilanz/GuV‐Struktur «INT» vorhanden ist und bei einer Bilanzauswertung dieses Konto nicht erscheinen wird. Die Bilanz/GuV wäre möglicherweise unvollständig. Über die freie Abgrenzung können Sie die Auswertung auf diejenigen Konten einschränken, welche im Prüfungszeitraum neu angelegt wurden.

Drücken Sie den Bu on und geben im Feld «Angelegt am» den gewünschten Zeitraum ein.

 Durch wen und wann wurde das Konto angelegt?  Ist das Konto zum Buchen gesperrt oder zum Löschen vorgemerkt?  Wird das Konto in Fremdwährung geführt?  Ist das Konto einer Bilanz/GuV‐Struktur zugewiesen?

RW ‐ ANZAHL SACHKONTENBELEGE | .

.

RW - Anzahl Sachkontenbelege

Mit dieser Auswertung erhalten Sie eine Liste mit der Anzahl der gebuchten Belege je Belegart und Buchungsperiode eines Buchungskreises während einem Geschä sjahr.

Die Prüfungshandlungen sind:  Ermi eln der Anzahl Belege je Belegart und Buchungsperiode  Ermi eln ungewöhnlicher Nutzung von Belegarten Rufen Sie die Transak on direkt auf: SAP‐Menü Transak on

Ausgangslage

Vorgehen

Diese Auswertung befindet sich nicht im SAP‐Menü.

S_ALR_ ‐ Anzahl Sachkontenbelege

Einzugebende Parameter:  Buchungskreis  Geschä sjahr  Ledger

Ergebnis

Abbildung - : Anzahl Sachkontenbelege – Auswahlbildschirm

Die Liste zeigt den Buchungskreis, das Geschä sjahr mit der Belegart, die Buchungsperiode und die Anzahl der gebuchten Belege.

Pro Belegart wird ein Total ausgegeben und am Ende der Liste die Gesamtanzahl.

Hinweis: Sie können bei der Auswahl mehrere Buchungskreise auswählen.

Abbildung -

: Anzahl Sachkontenbelege – Detailanzeige

| BERICHTE ZUR REVISIONSVORBEREITUNG

Verdichten Sie die Anzeige nach Belegart. Über das Menü «Einstellungen; Summenstufen, Aufriss festlegen» wählen Sie die «Stufe – Belegart» aus. Sie erhalten diese übersichtliche Darstellung.

Abbildung -

Checkfragen

: Anzahl Sachkontenbelege – Zusammenfassung

Die Bezeichnung der Belegarten sind in der Tabelle T T gespeichert. Mit der Transak on «OBA » können Sie diese anzeigen. Wenn Sie keine Berech gung haben, benutzen Sie eine Transak on, die als Parameter die Belegart zur Verfügung stellt. In einer solchen Transak on drücken Sie im Feld Belegart die Taste «F ».  Wie viele Belege wurden für den Buchungskreis im Jahr gebucht?  Ist die Anzahl für Geschä sfälle spezifischer Belegarten plausibel (Bsp. Abschreibungen, Lohnabrechnungen, Inventardifferenzen etc.)?  Werden kundenspezifische Belegarten (beginnend mit X oder Y) verwendet und geben somit Aufschluss über mögliche Schni stellen?

Teil II

SAP Grundlagenwissen

7 Grundlagen .

Das Audit Information System (AIS)

Mit dem Audit Informa on System (AIS) stellte SAP dem Revisor eine Reihe von Auswertung für eine kaufmännische Revision oder Systemprüfung zur Verfügung. Dem Revisor wird eine klar definierte Menüstruktur zur Verfügung gestellt.

Abbildung - : Audit Informa on System (AIS) – Menüstruktur

| GRUNDLAGEN

Ursprünglich über die Transak on «SECR» aufru ar, hat SAP das AIS auf ein rollenbasiertes Konzept mit Benutzermenü umgestellt. Diese Umstellung hat den Nachteil, dass sie nur funk oniert, wenn eine solche Benutzermenüfunk onalität generell im Sicherheitskonzept des Unternehmens zugelassen wird und die Berech gungsrollen entsprechend aufgebaut sind. Ob das SAP-System Benutzermenüs zulässt, erkennen Sie daran, dass oben links auf dem SAP-Bildschirm dieser Bu on ak vierbar ist:

AIS ist noch brauchbar

Danach gab es noch eine Weiterentwicklung von SAP, um das AIS durch ein neues Konzept mit einem Audit Cockpit abzulösen. Dies hat sich aber nicht durchgesetzt. Unsere Schlussfolgerung ist, dass SAP das AIS nicht mehr anpassen wird, da es wahrscheinlich nicht mehr wirtscha lich ist.

Dies lässt den Schluss zu, dass das AIS veraltet und nicht mehr nützlich wäre. Aus unserer Sicht und Erfahrung klar Nein, weil:  Das AIS enthält nach wie vor eine Reihe nützlicher Transak onen.

Diese sind sowohl für Revisoren geeignet als auch für den Fachbereich.  AIS-Transak onen können ohne rollenbasierte Berech gungen genutzt werden. Die Liste der AIS-Transak onen sind im Paket «FAIS».  In S /HANA sind die meisten AIS-Transak on noch vorhanden und können weiterhin genutzt werden.

Ein weiterer Nutzen der AIS-Transak onen ist, dass zusätzliche Tools für Analysen und Datenexport nicht notwendig sind.

Es kann technisch vorkommen, dass beim Aufruf einer AIS-Transak on eine Fehlermeldung erscheint, die auf ein veraltetes Programm hinweist.

Abbildung - : AIS – Fehlermeldung

AIS ist in diesem Buch

SAP hat dazu den OSS Hinweis erstellt. Lassen Sie diese Korrektur implemen eren, dann funk oniert es wieder. Als Überbrückung ist die direkte Nutzung des entsprechenden Programmes möglich. Hierzu brauchen Sie die Berech gung für die Transak on «SQ – SAP Query» mit der Benutzergruppe «/SAPQUERY/AU».

Nun noch eine gute Nachricht für Sie. Alle nützlichen AIS-Transak onen für eine kaufmännische SAP-Prüfung finden Sie in diesem Buch. Wir haben alle analysiert und die sinnvollen AIS-Transak onen ausgewählt.

DIE SAP ORGANISATIONSSTRUKTUREN DER FINANZBUCHHALTUNG | .

.

Die SAP Organisationsstrukturen der Finanzbuchhaltung

Das externe und interne Rechnungswesen kann in SAP mit folgenden Organisa onselementen abgebildet werden:  Gesellscha  Buchungskreis  Geschä sbereich  Kostenrechnungskreis  Ergebnisbereich  Profit-Center  Segment

Abbildung - : Organisa onsstrukturen im Rechnungswesen

Die minimalen Organisa onsstrukturen für eine Finanzbuchhaltung sind:

Abbildung - : Minimale Organisa onsstrukturen für die Finanzbuchhaltung

| GRUNDLAGEN

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Der Kontenplan

Der Kontenplan ist das Verzeichnis aller Sachkonten, welcher von einem Buchungskreis oder mehreren Buchungskreisen verwendet wird. Der Kontenplan enthält grundlegende Informa onen zu den Konten. In SAP besteht ein Kontenplan aus zwei Teilen:  Kontenplansegment  Buchungskreissegment

Abbildung - : Kontenplan – Segmente

Das Kontenplansegment umfasst allgemeingül ge Informa onen und ist für alle zugordneten Buchungskreise gül g. Es enthält u.a. folgende Informa onen:  Kontonummer  Kontobezeichnung (in Kurz- und Langform)  Steuerungsfelder  Konsolidierungsfelder Zwei Buchungskreise können den gleichen Kontenplan nutzen und eine unterschiedliche Anzahl Konten haben sowie die einzelnen Konten im Verhalten unterschiedlich gestalten. Diese buchungskreisspezifischen Informa onen werden im Buchungskreissegment angelegt und gepflegt.

Dieses enthält u.a. folgende Informa onen:  Währung  Steuern  Abs mmkonto  Sor erschlüssel  Feldstatusgruppe  Hausbank  Verzinsungsdaten

DER KONTENPLAN | .

In SAP können mehrere Arten von Kontenplänen abgebildet werden.

Abbildung - : Die verschiedenen Kontenpläne

Konzernkontenplan Kontenplan, der für einen Konzern gilt und die einzelnen Kontenpläne der Buchungskreise konsolidiert.  Opera ver Kontenplan Der opera ve Kontenplan beinhaltet die Sachkonten, die im Tagesgeschä eines Buchungskreises benutzt werden.  Landeskontenplan Der Landeskontenplan beinhaltet die Sachkonten, welche die landesrechtlichen Anforderungen erfüllen. Über die alterna ve Kontennummer erfolgt die Zuordnung zum Landeskontenplan und über die Konzernkontonummer diejenige zum Konzernkontenplan. 

Abbildung - :Kontenplanzuordnung

Teil III

Anhang

Der Autor

Roland Giger ist selbständiger Unternehmensberater, Autor und Dozent. Er verfügt über mehr als Jahre Erfahrung in Informa k und Revision.

Seit unterstützt er mit seiner Firma Wirtscha s‐ prüfungsgesellscha en, interne Revisionen und Unternehmen bei der Konzep on und Prüfung der Ordnungsmässigkeit der Finanzbuchhaltung sowie der Informa onssicherheit von SAP‐Systemen.

Informa onen finden Sie unter www.giger‐consul ng.com.

Weitere Publikationen Fachartikel

Download unter www.giger‐consul ng.com Undokumen erte SAP-Reports Mit der Einführung des Audit Informa on System (AIS) stellte SAP dem Revisor eine Reihe von Auswertungen zur Verfügung. Leider aber keine ausreichende Dokumenta on, was diese Auswertungen alles können.

Zusätzlich verfällt das AIS in eine Art Dornröschenschlaf, da es prak sch nicht weiterentwickelt wird. Nach wie vor enthält es aber einige Schätze, sprich Auswertungen, die sehr nützlich und sinnvoll sind. Darunter auch Auswertungen, für die sonst aufwändige Analysetools nö g sind.

Datenänderungen auswerten – Einfacher mit dem Audit Trail SAP zeichnet Änderungen an Tabellen mit verschiedenen Verfahren auf.

Die Tabellenprotokollierung und die Änderungsbelege. Was die Unterschiede sind und wie beide Verfahren einfach, schneller und besser genutzt werden können, wird in diesem Fachar kel vorgestellt.

Werteflüsse im SAP Reisemanagement Reisekosten und die Verarbeitung mit dem SAP‐Modul Reisemanagement verbreitet sich zunehmend, da die Funk onalität und Integra on immer umfassender und durch die Mitarbeitenden selbst erfasst werden.

Dieser Fachar kel gibt einen Überblick über die Werteflüsse aus Sicht der Revision.

-Way-Match – Wissen was dahinter steckt Nur die Wirksamkeit der Kontrollen in einem Einkaufsprozess zu prüfen, erfüllt zwar einen wich gen Zweck, deckt aber nur teilweise die Ansprüche der Verantwortlichen ab. ‐Way‐Matching ist eine dieser Kontrollen, die auch das Poten al für Prozessverbesserung hat.

Werteflüsse im SAP Immobilienmanagement RE-FX Die SAP‐Funk onalität für die Verwaltung der Immobilien ist sehr mäch g und komplex. Dieser Fachar kel erläutert die Werteflüsse und zeigt die Prüfungsansätze auf.

SAP Enhancement Packages – Was Revisoren darüber wissen sollten Der Wechsel zur neuen SAP ERP‐Architektur im Jahr umfasste eine grundlegend neue Upgrade‐Strategie der Firma SAP. Die sogenannten Enhancement Packages (EHP) oder auch Erweiterungspakete genannt.

Was damit gemeint ist und welches die Auswirkungen auf die Revision sind, erläutert dieser Fachar kel.

Fachbücher

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Aktuelles Know‐How für Revisoren und Finanzverantwortliche Materialwirtscha , Personalabrechnung, Umsatzsteuer und Anlagenbuchhaltung ver e prüfen Internes Kontrollsystem (IKS) wirksam stärken

Geplantes Erscheinungsdatum . Quartal

Erweiterte Prüfung der SAP Finanzbuchhaltung Die Prüfung und Sicherstellung der Ordnungsmässigkeit in SAP für die Mehrwertsteuer, der Personalabrechnung, der Materialwirtscha sowie der Anlagenbuchhaltung vermi elt Ihnen dieses Buch anhand anschaulicher Fallbeispiele, damit Sie selbst die wich gsten SAP‐Auswertungen und Prüfungshandlungen wirkungsvoll durchführen können. Ergänzt mit prak schen Tipps und dem nö gen Grundlagenwissen unterstützt Sie dieses Buch in der Praxis als Naviga onshilfe, Wegweiser und Nachschlagewerk und wird eine unverzichtbare Unterstützung für Ihre tägliche Arbeit.

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Aktuelles Know‐How für Steuerprüfer und Finanzverantwortliche Mehrwertsteuer wirksam prüfen Die SAP‐Auswertungen effizient und effek v nutzen IKS‐relevante Einstellungen prüfen Grundlagenwissen ‐ Einfach und verständlich vermi elt

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Prüfen der Mehrwertsteuer in SAP

Die Prüfung und Sicherstellung in SAP für die Mehrwertsteuer vermi elt Ihnen dieses Buch anhand anschaulicher Fallbeispiele, damit Sie selbst die wich gsten SAP‐Auswertungen und Prüfungshand‐ lungen wirkungsvoll durchführen können. Ergänzt mit prak schen Tipps und dem nö gen Grundlagenwissen unterstützt Sie dieses Buch in der Praxis als Naviga onshilfe, Wegweiser und Nachschlagewerk und wird eine unverzichtbare Unterstützung für Ihre tägliche Arbeit.

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Im Gegensatz zu einer SAP-Standardausbildung, die ausgerichtet ist auf Anwender oder Berater, benötigen Wirtschaftsprüfer, Revisoren, IKS-Beauftragte und Finanzverantwortliche das Wissen, wie gezielt und risikoorientiert vorgegangen wird, welche Schwerpunkte zu setzen sind und wie die Zusammenhänge, Auswirkungen und Risiken auf die Ordnungsmässigkeit und Wirtschaftlichkeit zu beurteilen sind.

Dieses Buch vermittelt Ihnen anhand anschaulicher Fallbeispiele, wie Sie selbst SAP-Auswertungen und Prüfungshandlungen in der SAP-Finanzbuchhaltung wirkungsvoll durchführen können. Ergänzt mit praktischen Tipps, undokumentierten SAP-Auswertungen und dem nötigen Grundlagenwissen unterstützt Sie dieses Buch in der Praxis als Navigationshilfe, Wegweiser und Nachschlagewerk und wird eine unverzichtbare Unterstützung Ihrer täglichen Arbeit.

Aus dem Inhalt  Berichte zur Revisionsvorbereitung  Prüfungshandlungen Hauptbuch

 Prüfungshandlungen Debitoren  Prüfungshandlungen Kreditoren  Prüfungshandlungen Anlagenbuchhaltung  Spezielle Auswertungen  Grundlagenwissen  Ausblick auf SAP S4/HANA  Übersichtliche Transaktionsliste

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