Księgowość w kancelarii prawnej

JAK ZREDUKOWAĆ KOSZTY PROWADZENIA

KSIĘGOWOŚCI POPRZEZ WDROŻENIE ANALITYKI DANYCH I KSIĘGOWOŚCI

HYBRYDOWEJ Z MICROSOFT DYNAMICS NAV

KSIĘGOWOŚĆ Z

MICROSOFT DYNAMICS NAV

Naszym klientem z branży księgowokadrowej jest kancelaria prawna. Wystawia ona stosunkowo duży wolumen faktur sprzedażowych i ma trudności z ciągłym monitorowaniem, czy wszystkie faktury są opłacane w terminie. Aby usprawnić proces, zasugerowaliśmy klientowi przetestowanie naszego hybrydowego rozwiązania, które pozwala na wystawianie faktur bezpośrednio w naszym systemie księgowym. W tym celu zapewniamy dostęp do tej części systemu, która odpowiada za wystawianie faktur. Wystawione w ten sposób faktury są automatycznie rejestrowane w systemie. Nie ma konieczności wysyłania ich do działu księgowości. Drugi element realizowanej usługi to raport, który jest generowany w określonych przez klienta odstępach czasu. W przypadku naszego klienta, raz w tygodniu wysyłamy listę faktur, których płatność jeszcze nie nastąpiła .

TRADYCYJNY PROCES KSIĘGOWANIA

W standardowym procesie księgowania przez zewnętrzne biuro rachunkowe, klient gromadzi dokumenty, a następnie przesyła je do biura rachunkowego. Co miesiąc zespół księgowy ręcznie rejestruje faktury sprzedażowe i zakupowe od klientów. Taki proces jest kosztowny i zawiera wiele punktów, w których potencjalnie mogą wystąpić błędy. Faktury muszą być wysyłane, a ich zbieranie zajmuje dużo czasu. Może dojść do pomyłek, przeoczenia faktur i naruszenia poufności (faktury wysyłane pocztą elektroniczną lub tradycyjną), co powoduje wzrost kosztów i wydłużenie czasu przetwarzania faktur.

SYSTEM MICROSOFT

DYNAMICS NAV I SHAREPOINT

DOSTARCZONY KLIENTOWI

getsix® CLOUD

getsix ERP Hosting (Microsoft Dynamics NAV)

getsix Customer Extranet (SharePoint Online)

getsix® Reporting / BI Portal

USŁUGI KSIĘGOWE, KADROWE, IT I INNE ZAKUPIONE PRZEZ KLIENTA

KOSZTY PO STRONIE KLIENTA:

Koszty logistyczne: zbieranie i wysyłanie faktur papierowych do działu księgowości

Koszty błędów i pomyłek: korekty i usterki

Koszty czasu poświęconego na ręczne analizowanie zapłaconych faktur (logowanie się do systemu bankowego i szukanie czy faktura została zapłacona i który klient jej nie zapłacił)

KOSZTY PO STRONIE BIURA

RACHUNKOWEGO:

Logistyka: przyjmowanie i fizyczna dystrybucja dokumentów w dziale księgowości

Ręczne wprowadzanie danych z faktur do systemu księgowego

Korekty i błędy

getsix.eu

facebook.com/getsix/ linkedin.com/company/getsix

CERTIFICATION poland-accounting.eu

CASE STUDY Księgowość

kancelarii prawnej

w

NOWY HYBRYDOWY PROCES KSIĘGOWY Z MICROSOFT DYNAMICS NAV

Aby sprostać potrzebom klienta, dokonano 2 optymalizacji procesu księgowania.

Udostępnienie modułu Microsoft NAV, który odpowiada za bezpośrednie tworzenie faktur dla klienta, zmniejsza koszty pośrednie po stronie klienta i biura rachunkowego. To z kolei przekłada się na 25% redukcję bezpośrednich kosztów usług księgowych.

Automatyczne generowanie raportów o przeterminowanych należnościach (otwartych pozycjach) - cykliczne generowanie raportów przyspiesza windykację należności, zwiększając tym samym płynność finansową przedsiębiorstwa.

INNE PRZYDATNE FUNKCJE

Możliwe jest również wysłanie faktury sprzedaży do klienta bezpośrednio w systemie NAV, co pozwala zaoszczędzić czas przy zmianie oprogramowania do fakturowania na e-mail. Kolejną przydatną cechą MS NAV jest funkcjonalność „e-bankingu“ i możliwość importu kursów walut NBP.

Nasze rozwiązanie jest elastyczne i pozwala klientowi skupić się na dalszym rozwoju i zaoszczędzić czas na fakturowaniu. Po utworzeniu faktury od strony klienta, zostaje ona automatycznie wysłana na nasz serwer. Możemy je następnie zaksięgować, a także stworzyć listę otwartych pozycji, na której znajdują się niezapłacone faktury według terminu płatności. Widzimy dokładnie, ile dni przeterminowana jest faktura i który kontrahent nie zapłacił. Dzięki temu cały proces jest łatwiejszy, bezpieczniejszy i szybszy.

Z naszego doświadczenia wynika, że firmy starają się ograniczyć papierowy obieg dokumentów. Wraz ze wzrostem liczby klientów cyfryzacja staje się niezbędnym rozwiązaniem. Elektroniczny obieg dokumentów eliminuje wiele czynności, które powodują chaos i wymagają dodatkowego wysiłku przy obsłudze dokumentów papierowych. Wraz ze wzrostem liczby materiałów drukowanych rośnie liczba czynności operacyjnych, takich jak przegląd, przetwarzanie i zatwierdzanie. Procesy te wymagają zaangażowania wielu pracowników, co prowadzi do większej liczby błędów, zagubienia dokumentów, niedotrzymania terminów i zobowiązań oraz możliwości dostania się dokumentów w ręce osób nieupoważnionych.

Jeśli podobne problemy występują w procesach księgowych w Państwa firmie, prosimy o kontakt, po przedstawieniu problemu nasz konsultant zaproponuje rozwiązanie dostosowane do Państwa potrzeb. LINK