Capacitación en tiempo de crisis. SAIA 16B

Prof: Zulay Vega Integrantes: Lcda. Loirys Sarmiento Ing. Ariana Gomez Ing. Francisco García Ing. Gabriel Sánchez Barquisimeto, Junio de 2015

UNIVERSIDAD FERMIN TORO VICE-RECTORADO ACADEMICO DECANATO DE POSTGRADO MAESTRIA EN GERENCIA EMPRESARIAL

Capacitación en tiempos de crisis

1.- Introducción. ¿Debe reducirse el presupuesto para capacitaciones en tiempo de crisis en Venezuela?

2.- Diseño y ejecución de planes de capacitación. ¿Es necesaria la planeaciòn de la capacitación? ¿Cómo planearla con poco presupuesto?

3.- Tipos de capacitación. ¿Dependen del tipo de necesidad que quiere solventarse o del tipo de empresa?

4.- Técnicas para la capacitación del personal ¿Cuál es la màs efectiva?

5.- Beneficios de la capacitación ¿ Es un gasto o una inversión?

6.- Método ROI ¿Cómo vender la idea de la capacitación a la alta gerencia?

INTRODUCCION “ Si la capacitación le parece cara, prueba con la ignorancia”. Watson

La crisis económica, política y social que viven las empresas en Venezuela actualmente es amplia y tiene múltiples aristas y consecuencias.

Ante dicha crisis las empresas se ven obligadas a reducir gastos de todo tipo: gastos de viáticos, gastos de remodelación, gastos de celebraciones, entre otros. Sin embargo, éstas pueden verse tentadas a reducir el presupuesto en capacitaciones, porque en ciertas gestiones se considera ésta un gasto y no una inversión.

Recientes estudios avanzados de gerencia y mercado indican que la capacitación estratégica es la única manera de salir de crisis profundas, logrando maximizar las fortalezas, minimizar las debilidades y obtener una ventaja de mercado

Lo que si debe hacerse en tiempos de crisis es re-evaluar las necesidades de capacitación, para entender cuales habilidades no son indispensables, cuales requieren refuerzo y de cuales carece la organización para obtenerlas rápidamente.

Si la empresa está teniendo problemas de calidad, de accidentes laborales, o simplemente de ventas, es altamente probable que la causa sea una falta de capacitación Deben encontrarse cuales son las habilidades estratégicas en las que haya que profundizar y otras nuevas que solucionen los nuevos problemas que vive la empresa.

Esto favorecerá la obtención de una ventaja competitiva frente a la competencia y facilitará el resurgimiento de las ventas, la disminución de accidentes de calidad, accidentes laborales, el incremento de la productividad, entre otros.

DISEÑO Y EJECUCION DE PLANES DE CAPACITACIÓN En tiempos de crisis, es indispensable planear estratégicamente la capacitación, partiendo de las siguientes preguntas: ¿Qué quiere lograr la empresa en los próximos años?, ¿Qué habilidades requiere el personal para lograr los objetivos de la empresa? ¿Cuál es la mejor manera de enseñar dichas habilidades? ¿Ha funcionado el entrenamiento? ¿Requiere profundización?

En la medida que se planee adecuadamente las capacitaciones, el retorno sobre la inversión de las mismas será más rápido, y los resultados de la empresa mejorarán sustancialmente.

Un programa de capacitación en términos generales tiene las siguientes etapas para su formulación y ejecución: 1.- Definir o determinar la denominación de curso.

2.- Definir los objetivos de la capacitación, es decir que se va a lograr con ello.

3.- Definir el contenido temático del curso, que temas abordara.

4.- Prever los medios y recursos didácticos, que materiales y soporte tecnológico se necesitara.

5.-Determinar la duración y el cronograma de desarrollo.

6.- Establecer los conocimientos previos, experiencia u otros requisitos que deben cumplir los participantes.

7.- Prever al personal de instructores, prever la relación de expositores.

8.- Diseñar el sistema de evaluación, determinar la evaluación en función de los objetivos del curso.

DEFINIR LOS OBJETIVOS DE LA CAPACITACIÓN

Los objetivos de la capacitación se formularan en función a las necesidades detectadas y estas pueden ser: mejorar el clima organizacional, incrementar la productividad, disminuir accidentes, aminorar los rechazos, pedidas o productos fallados, elevar la calidad de los productos, mejorar el uso de los insumos y materia prima, mejorar el desempeño, mejorar los procesos de trabajo, mejorar la atención al cliente, disminuir o reducir accidentes, etc.

Programar la evaluación Existen 4 criterios básicos para evaluar la capacitación: Reacciones: Como reacciono el personal después de la capacitación, referente al contenido y al proceso en general.

Aprendizaje: En qué medida ha incrementado sus conocimientos y ha desarrollado habilidades y destrezas.

Comportamiento: Como actúa el personal después de la capacitación, ha habido cambios o es igual que antes, que comentarios se oye, como ha variado las relaciones interpersonales, cual es la actitud ante la supervisión, cual es el compromiso, puntualidad, responsabilidad con las metas y objetivos de la empresa.

Resultados o costo beneficio: Como ha variado los accidentes, la producción, la calidad de los productos, en general la productividad y la rentabilidad, en que resultados concretos esto beneficia a la organización y esto se puede hacer observando o midiendo sobre los siguientes aspectos.

3.- Tipos de capacitación. ¿Dependen del tipo de necesidad que quiere solventarse o del tipo de empresa?

En tiempo de crisis, debemos seleccionar muy bien el tipo de capacitación que se requiere para cada necesidad de la empresa y dependiendo del perfil de cada empleado o colaborador. Para esto debemos tomar en cuenta los resultados de anteriores capacitaciones y las opiniones de los supervisores.

Un tipo de capacitación No inherente o inadecuado representa una pérdida de dinero, pues no logrará modificar la actitud ni aptitud del colaborador.

Los tipos de capacitación que podemos aplicar en la empresa son diversos, y se clasifican de acuerdo a varios criterios.

* Capacitación Informal: Está relacionado con el conjunto de orientaciones o instrucciones que se dan en la operatividad de la empresa.

POR SU FORMALIDAD

* Capacitación Formal: Son los que se han programado de acuerdo a necesidades de capacitación específica Pueden durar desde un día hasta varios meses, según el tipo de curso, seminario, taller, etc.

Coaching Empresarial

* Capacitación Vestibular: Es un sistema simulado, en el trabajo mismo.

* Capacitación de Orientacion: Capacitación para los trabajadores de nuevo ingreso.

* Capacitación de Supervisores: Capacitación en el desempeño de funciones gerenciales.

POR SU NATURALEZA

* Entrenamiento Técnico: Es un tipo especial de preparación técnica del trabajo.

* Capacitación en el Trabajo: Práctica en el trabajo.

* Entrenamiento de Aprendices: período formal de aprendizaje de un oficio.

En este criterio el tipo de entrenamiento depende de la madurez del trabajador en la organización y del rol del mismo. Así podemos aplicar entrenamientos On Boarging o de aprendices, o entrenamiento vestibular o de simulación en el trabajo para un mismo empleado.

* Capacitación de Operarios.

* Capacitación de Obreros Calificados

POR SU NIVEL OCUPACIONAL

* Capacitación de Gerentes.

* Capacitación de Jefes de Línea.

* Capacitación de Supervisores.

CONCLUSION La capacitación se suele dividir en tres grandes grupos: Capacitación para el trabajo: Va dirigida al trabajador que va a desempeñar una nueva actividad, ya sea por ser de reciente ingreso o por haber sido promovido o reubicado dentro de la misma empresa.

Se divide a su vez en:

Capacitación promocional: Busca otorgar al trabajador la oportunidad de alcanzar puestos de mayor nivel jerárquico

Capacitación de pre ingreso.

Se hace con fines de selección y busca brindar al nuevo personal los conocimientos, habilidades o destrezas que necesita para el desempeño de su puesto..

Capacitación de inducción. Es una serie de actividades que ayudan a integrar al candidato a su puesto, a su grupo, a su jefe y a la empresa, en general.

Capacitación en el trabajo. Es una serie de acciones encaminadas a desarrollar actividades y mejorar actitudes en los trabajadores. Se busca lograr la realización individual, al mismo tiempo que los objetivos de la empresa. Busca el crecimiento integral de la persona y la expansión total de sus aptitudes y habilidades, todo esto con una visión de largo plazo. El desarrollo incluye la capacitación, pero busca principalmente la formación integral del individuo, la expresión total de su persona.

4.- Técnicas para la capacitación del personal ¿Cuál es la más efectiva?

TIPOS

CLASIFICACION 1. Entrenamiento orientado al contenido

FINALIDAD Transmitir conocimientos o información

2. Entrenamiento orientado al proceso

Cambiar actitudes, desarrollar Role—playing, entrenamiento de conciencia acerca de sí mismo grupos, entrenamiento de la y desarrollo de habilidades sensibilidad, etc.

En cuanto al Uso

3. Entrenamiento mixto En cuanto al Tiempo

En cuanto al Lugar de Aplicación

MEDIOS Técnicas de lectura, recursos individuales, instrucción programada, etc.

Transmitir información, cambiar actitudes y comportamientos 1. Entrenamiento de Adaptación y ambientación inducción o integración en inicial del nuevo empleado la empresa 2. Entrenamiento después Entrenamiento constante, para del ingreso del trabajador mejorar el desempeño del empleado

Conferencias, estudios de casos, simulaciones, juegos, rotación de cargos, etc.

Programa de inducción

1. Entrenamiento en el sitio de trabajo

Rotación de cargos, entrenamiento de tareas, etc.

Transmitir las enseñanzas necesarias a los empleados

2. Entrenamiento fuera del Transmitir conocimientos y lugar de trabajo habilidades

Entrenamiento en el sitio de trabajo y entrenamiento fuera del sitio de trabajo

Aulas de exposición, estudios de casos, simulaciones, vídeo conferencia, dramatización, etc.

* Esta clasificación es de acuerdo a Idalberto Chiavenato (1995)

Técnicas en Cuanto a su Utilización a) Técnicas de capacitación orientadas al contenido: • Transmisión de conocimiento o información • Ej: Técnica de lectura comentada, video-discusión, instrucción programada (IP), instrucción por computadora. (autoinstrucción) • b) Técnicas de capacitación orientadas al proceso: • Para cambio de actitudes, relaciones humanas, habilidades interpersonales.

• Ej. Representación de roles, simulación, entrenamiento de la sensibilidad, entrenamiento de grupos, etc.

• c) Técnicas mixtas de capacitación: Se transmite información y se procura cambio de actitudes.

• Ej: técnicas de conferencia, estudio de casos, simulaciones y juegos, técnicas en el trabajo, capacitación para la inducción, rotación de puestos.

PROGRAMAS DE INDUCCION

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Los programas de inducción buscan: la adaptación del nuevo empleado.

• Se hace por medio de un programa sistemático.

• Conducida por el jefe inmediato, o un instructor especializado

La inducción a los empleados es fundamental para evitar que los mismos fracasen en etapas tempranas de su desarrollo en la organización y se frustren.

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CONTENIDO: Historia de la empresa Servicios que ofrece Derechos y obligaciones del personal Términos del contrato de trabajo Prestaciones Normas y reglamento Prevenciones de seguridad y protección Información específica del pues (salarios,horarios, etc.)

9. Supervisor del nuevo empleado 10. Relaciones con otros puestos 11. Descripción detallada del puesto

Técnicas Audiovisuales La presentación de información a los empleados mediante técnicas audiovisuales como películas, circuito cerrado de televisión, cintas de audio o de video puede resultar eficaz, en la actualidad estas técnicas se utilizan con mucha frecuencia. Los audiovisuales son más costosos que las conferencias convencionales.

Aprendizaje Programado Es un método sistemático para enseñar habilidades para el puesto, consiste en presentar un conjunto de preguntas o hechos para que el alumno responda luego revisa y compara con las respuestas y retoma a aquellas en las que se ha equivocado, hasta responder correctamente todas.

Permite al empleado una retroalimentación inmediata sobre la precisión de sus respuestas y sobre el aprendizaje que va logrando.

Su ventaja principal es que reduce el tiempo de capacitación considerablemente y permite que las personas en capacitación aprendan a su propio ritmo, proporciona retroalimentación inmediata y reduce el riesgo de errores

Aprendizaje Programado En tiempo de crisis, es una excelente opción la del aprendizaje programado, pues representa un bajo costo y una retroalimentación inmediata, lo que permite que los conocimientos se fortalezcan de una vez.

Así mismo, por su bajo costo permite masificarlo a toda la población laboral incluso. Es muy útil para enseñar habilidades de uso general como: sistemas informáticos básicos, políticas de calidad de la empresa, políticas de seguridad industrial, descripción de procesos productivos, entre otros.

De igual forma, se utiliza para aprendizajes específicos de un cargo como los procedimientos de operación de una maquinaria, estándares de inspección de ciertas fallas o averías, entre otros

Técnicas de Capacitación en Cuanto al Lugar de su Aplicación 

Las técnicas de clasificación se dividen en dos las cuales son:



Capacitación en el lugar de trabajo (en el puesto).

Se refiere a que se desarrolla cuando se realizan tareas en el propio lugar de trabajo.



Fuera del lugar de trabajo.

Esta tiene lugar en una aula o local preparándose para esta actividad.

Debe evitarse el entrenamiento fuera del lugar de trabajo si no es exclusivamente necesario, por su alto costo y porque dependiendo del ambiente pudiera distraer a los alumnos

Capacitaci贸n a distancia Es nueva tendencia la cual se da a trav茅s del desarrollo de habilidades y destrezas de forma efectiva, sin necesidad de estar en un aula de clase.

En ella podemos encontrar algunas barreras en cuanto al tema tecnol贸gico, pero son los facilitadores los que se encargan dar las instrucciones para que las actividades puedan ser mas interactivas. .

PERFIL DEL TUTOR VIRTUAL • Debe ser una persona que posea una buena planeación académica, es decir, debe elaborar material didáctico que sea fácil de comprender y así poder desarrollar nuevas habilidades en el alumno.

• A traves del manejo de TIC´s como lo es el internet, coreo electrónico, foros y chats que estimulen la participación de los estudiantes.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA EDUCACION A DISTANCIA Ventajas

Desventajas

Se adapta el estudio a horarios personales

Limitaciones técnicas: desconexiones, imprecisiones

Puede seguir el ritmo de trabajo marcado por el facilitador y los compañeros de estudios.

Puede ser que el participante se aislé y no planifique correctamente sus actividades y horarios.

El alumno tiene una papel activo que no se limita recibir información, si no forma parte de su propia formación

Se utilizan canales unidireccionales de comunicación con el alumno

Existe una retroalimentaron entre el alumno y el facilitador

Se requiere un esfuerzo de mayor responsabilidad y disciplina por parte del estudiante.

El estudiante es el protagonista de su propio sistema educativo

La comunicación de red y la vía excedente de los alumnos, puede desviar la atención de los participantes

CONFERENCIAS 

Las

conferencias

o

exposiciones

constituyen métodos prácticos y fáciles de ejecutar, es una manera rápida y sencilla de proporcionar conocimientos a grupos grandes de personas, se puede acompañar de materiales impresos para facilitar

el

aprendizaje

asimismo

se

pueden usar proyectores para presentar imágenes,

gráficos,

fotografías,

grabaciones de videos o películas para facilitar el aprendizaje.

Es un método económico si se realiza con personal interno de la empresa y permite divulgar en tiempo real gran cantidad de información a grandes grupos. Sin duda una herramienta que debemos usar en tiempos de crisis.

JUEGO DE ROLES 

Se utiliza esta técnica en la capacitación para enseñar técnicas de venta, de entrevista, para dirigirse a grupos, resolver conflictos y lograr negociaciones o desempeñar cargos de más responsabilidad como jefes o supervisores. Consiste en hacer que los profesionales desarrollen roles de acuerdo al cargo o tareas que desempeñaran.

Se puede preparar en base a guiones o improvisado. Es una técnica sumamente útil para la media y alta gerencia y para la fuerza de ventas de la empresa. Tiene el valor agregado de incrementar la empatía entre compañeros de trabajo.

Requiere alta madurez de los alumnos

5.- Beneficios de la capacitación ¿ Es un gasto o una inversión?

Según el economista Joseph Stiglitz (Premio Nobel de economía), la educación o capacitación junto con las buenas relaciones son las únicas dos inversiones que no podemos disminuir en tiempo de crisis. De hecho, representa una de las mejores inversiones para el bienestar de la organización y de las personas. Es la respuesta que tienen las empresas para salir de los problemas que posee, alienta al personal y genera sentido de pertenencia.

¿ Como beneficia a la empresa la inversión en capacitación?

1.- Conduce a una rentabilidad más alta, a través del incremento de la eficiencia de procesos, materias primas, tecnología…

2.- Presta mejor imagen a la empresa, diferenciándola de la competencia.

3.- Mejora la relación jefe-subordinado o facilitador-colaborador

¿ Como beneficia a los empleados la inversión en capacitación?

1.- Sube el nivel de satisfacción con el puesto, lo cual a su vez aumenta la productividad.

2.-Ayuda al individuo para la toma de decisiones y solución deproblemas.

3.- Alimenta la confianza, la posición asertiva y el desarrollo.

De manera general, la capacitación incrementa la velocidad de madurez en el cargo de los empleados dentro del ciclo gerencial, lo cual permite que estos puedan ser ascendidos, por lo que ya no necesitarán una inspección a detalle de todo lo que hacen en la organización En tiempo de crisis esto es ideal, pues con los altos costos de personal, según Lorenzo Servitje (Fundador del grupo BIMBO) lo que se requiere es tener tantos empleados como sea posible y tantos supervisores como sea necesario.

6.- Método ROI ¿Cómo vender la idea de la capacitación a la alta gerencia?

Como hemos podido comprender, la capacitación es una inversión no un gasto.

Pero como toda inversión tiene su costo: monetario, de tiempo, de recursos, de inventario diferido, entre otras…

Ahora bien, ¿Cómo saber en cuanto tiempo va a retornar la inversión que hizo la empresa en capacitación? O ¿Qué beneficios económicos percibirá ésta de dicha capacitación?

Jack Phillips reformuló el modelo de Donald Kirkpatrick del modo de evaluar las capacitaciones. Este último se basaba en la evaluación de 4 niveles: 1.- Nivel de reacción.

2.- Nivel de Aprendizaje 3.- Nivel de conducta 4.- Nivel de resultados

Jack agregó un quinto nivel: 5.- ROI (Retorno sobre la Inversión) Para el ROI no sólo es importante recabar resultados del nivel 4: mejoras en desempeño, productividad, bajo índice de accidentes, entre otros.. Lo importante para el nivel 5 son los beneficios de retorno económico producto del entrenamiento.

Para aplicar la metodología ROI, deben conocerse las siguientes respuestas: 1.- ¿Qué importancia tiene para la organización la capacitación producto de estudio?

2.- ¿Qué objetivos quieren ser logrados?

3.- ¿Pueden los elementos del programa ser medidos independientemente?

4.- ¿Existe apoyo dentro de la organización para aplicar la metodología?

¿Cómo se calcula el ROI de una capacitación?

Se deben conocer los objetivos de la capacitación previamente, para calcular los beneficios económicos de haberlos logrado. Así mismo, deben conocerse los costos de la capacitación como: costo del alquiler de video beam, costo del tutor, costo del tiempo de los alumnos al dejar de producir en la línea… Esto nos darà como resultado un porcentaje que puede ser medido contra otras capacitaciones del pasado o para comparar en proyecciones a la alta gerencia, entre otras utilidades.

Ejemplo práctico La empresa Zapatos BQTO presenta un promedio de 100.000 Bs mensuales en pérdidas por devolución de zapatos de cuero manchados o mal pintados.

Dicha empresa prepara un entrenamiento para los operarios y los enseña a pintar correctamente los zapatos, disminuyendo en 80% las pérdidas de calidad relacionadas a este defecto. El costo de dicho entrenamiento fue en total 20.000 Bs.

ROI = ((80.000 Bs – 20.000 Bs) / (20.000 Bs) ) * 100 = 300% La empresa ganó 80.000 Bs por mes al invertir tan solo 20.000 Bs una sola vez.

“Es en la crisis que nace la inventiva, los descubrimientos y las grandes estrategias. Quien supera las crisis se supera a sí mismo sin quedar superado.

Quien atribuye a la crisis sus fracasos y penurias, violenta su propio talento y respeta más a los problemas que a las soluciones. Acabemos de una vez con la única crisis amenazadora, que es la tragedia de no luchar por superarla”.

- Einstein -