Implementing Cooperation in a European Network against Undeclared Work

Implementing Cooperation in a European Network against Undeclared Work Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

social

Europe

conditions

emploi

sĂŠcuritĂŠ

travail

communication

Table of Contents Préface

6

1. Contexte et principaux objectifs

10

2. Méthodologie et gestion du projet

11

2.1 Approche ascendante : approche pratique et sensibilisation

11

2.2 Tâches des chefs d’équipe

11

2.3 Définir la portée des données recueillies et mieux préciser les principaux objectifs

12

2.4 Questionnaire final

38

2.4.1 Contenu du questionnaire

39

2.4.2 Pertinence des réponses

82 84

3. Analyse du questionnaire

84

3.1 Documents comparables dans des domaines clés

4

3.1.1 Identification des travailleurs

84

3.1.2 Enregistrement des sociétés et entreprises

85

3.1.3 Document du droit du travail

85

3.1.3.1 Registre du personnel ou document équivalent

86

3.1.3.2 Déclaration de recrutement (préalable)

86

3.1.3.3 Information écrite au sujet de la relation d’emploi et contrat de travail

86

3.1.3.4 Temps de travail et périodes de repos

87

3.1.3.5 Liste des sites de travail et des lieux de travail temporaire

88

3.1.3.6 Fiche de paye

88 Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

89

3.1.4 Documents de la sécurité sociale

91

3.2 Absence de documents comparables 3.2.1 Permis de travail

91

3.2.2 Congé annuel

91

3.2.3 Santé et sécurité sur le lieu de travail

92

3.2.4 Prestation de services

93

3.2.5 Documents de la sécurité sociale

93

4. La banque de données sur les documents et les procédures en lien avec l’inspection

94

4.1. Schéma général (EM limités)

94

4.2. Schéma spécifique (catalogue de travail)

95

4.2.1 Classification du contenu

95

4.2.2 Le potentiel du catalogue

96 97

5. Lien avec la plateforme électronique « who’s who » 5.1 Philosophie

97

5.2 Présentation du Réseau et mode d’emploi

98

5.2.1 Pour se connecter à la plateforme

99

5.2.2 Contacter un homologue à l’étranger par la fonction de bavardage en ligne (« chat »)

99

5.2.3 Utiliser le module de comparaison pour faciliter la communication : trouver le document correspondant dans un autre EM

100 101

6. Conclusion

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

5

Préface La globalisation n’est pas uniquement une réalité ayant des retombées sur le contexte économique et monétaire contemporain. Elle pose également des problèmes additionnels au niveau du phénomène du travail non déclaré, rendant encore plus complexe un univers déjà trouble.

Il est clair que des facteurs tels que les migrations et la libre circulation dans un environnement globalisé engendrent des défis considérables lorsqu’il s’agit de combattre le travail non déclaré. Dans un nombre croissant de cas examinés, l’internationalisation du contexte a pour effet de solliciter encore davantage les capacités disponibles pour lutter contre des situations de travail non déclaré et obtenir des résultats.

Dans ce type de situation, les capacités nationales disponibles pour résoudre ces cas complexes atteignent leurs limites. Pour augmenter le taux de réussite, il n’existe pas d’autre alternative que d’associer à cette lutte une autorité/des autorités homologue(s) à l’étranger.

En 2006, le projet ENUW (European Network on Undeclared Work), financé par le programme européen PROGRESS, a analysé les limites de la coopération dans l’environnement européen et a livré quelques enseignements qu’il convient de garder à l’esprit.

Fondé sur les conclusions du projet ENUW, le projet ICENUW (Implementing Cooperation in a European Network against Undeclared Work) initié en 2010 vise à mettre en œuvre quelques-unes des pistes ayant été identifiées en mettant l’accent sur les possibilités opérationnelles offertes par les services de l’inspection du travail et de l’inspection sociale.

Une première piste a consisté à explorer la possibilité de développer un ensemble de normes d’inspection minimales. Elle s’est finalement concrétisée par l’élaboration d’un catalogue des documents et procédures d’inspection dans plusieurs Etats membres. Notre but est en effet d’améliorer la communication grâce à une bonne entente mutuelle.

Dans le cadre d’une deuxième étape, il s’est agi de faciliter la communication entre les nombreux services compétents dans les Etats membres, à un niveau informel et dans un environnement convivial. L’examen des possibilités de création d’un « who is who » des services de contrôle et d’inspection a démontré la nécessité de disposer d’un tel instrument. Il est souvent essentiel de savoir simplement à qui s’adresser, afin de mettre en rapport les bonnes personnes pour effectuer le travail en question.

Parallèlement, nous avons réfléchi à d’éventuelles réponses à apporter aux incertitudes et difficultés juridiques découlant de la collaboration internationale entre les services d’inspection et de contrôle. Notre troisième rapport révèle que les interactions seraient grandement facilitées par l’existence d’un réseau international.

6

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

Et enfin, nous nous sommes attachés à concevoir des mesures « douces » susceptibles de rendre le travail juridique plus attrayant. Les mesures de respect des règles s’accordent mal avec les activités d’inspection. Elles sont néanmoins incontournables en raison de l’importance et du caractère prometteur des possibilités qu’elles offrent.

Il importe haut plus au point d’analyser la manière dont elles peuvent être intégrées aux procédures d’inspection. Les bonnes pratiques en la matière devraient nous indiquer la voie à suivre.

Cette expérience n’aurait pas été réalisable sans l’engagement explicite de la France, de l’Italie et de l’Espagne, qui sont à l’origine de ce projet avec la Belgique.

Nous aimerions remercier la Commission européenne qui nous a chargés de définir les objectifs et a financé le projet dans le cadre du programme PROGRESS. Nous souhaiterions remercier tout particulièrement les différents experts qui nous ont assistés durant le projet : le Professeur Yves Jorens, le Professeur Jean-Philippe Lhernoud, M. Antonio Diaz Almagro et M. Mauro Di Giacomo. Leurs rapports ont permis de rendre les idées du projet tangibles et intelligibles. Leurs conclusions précieuses sont destinées à alimenter la réflexion.

Mais il nous faut également remercier tous les inspecteurs qui ont joué le rôle d’experts nationaux pour le compte de leurs autorités respectives et qui ont fourni l’input du terrain en provenance des pays suivants : Autriche, Belgique, Bulgarie, France, Italie, Luxembourg, Pays-Bas, Norvège, Pologne, Portugal, Roumanie et Espagne.

Nous espérons sincèrement que la « Charte de Bruges », qui approuve les objectifs du projet, démontrera clairement que les autorités d’inspection et de contrôle sont désireuses de coopérer, pour autant qu’un environnement approprié existe.

Didier Verbeke, Project Manager Pour le Comité de pilotage du projet ICENUW

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

7

8

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

Résumé Aujourd’hui, les services de l’emploi et ceux de la sécurité sociale connaissent plusieurs obstacles d’ordre pratique lorsqu’ils exercent des activités d’inspection comportant des éléments internationaux. Afin de leur faciliter la tâche, le présent rapport de projet a mis l’accent sur la collecte de données afin de permettre un accès informel, filable et convivial à l’information juridique comparative de différents Etats membres. Les résultats de ce rapport cherchent par ailleurs à renforcer l’interaction directe et la communication entre les inspecteurs sur le territoire européen dans le cadre du projet de plateforme électronique de type « Who’s who ».

Dans un chapitre plus analytique, le rapport - élaboré sur la base d’une approche ascendante (« bottom-up ») - évalue le niveau de comparabilité des documents et des procédures entre les Etats membres. Il n’est guère surprenant de constater que les données recueillies montrent que bon nombre d’Etats membres disposent de documents et de procédures similaires sur les questions clés de l’inspection du travail et de la sécurité sociale.

Ce n’est que lorsqu’on en vient à la nature exacte des procédures ou des documents reprenant des informations, à leur format et à leur portée juridique pour chaque Etat membre qu’il devient plus complexe d’évaluer les aspects parallèles. La mission de la banque de données est d’énumérer et de présenter ces règles spécifiques afin de donner un aperçu général des divergences et des similitudes existantes. Pour atteindre pleinement son potentiel, l’information de la banque de données doit être complétée par les documents et les procédures de tous les Etats membres. Des chapitres informatifs peuvent être préparés et certaines parties complexes (par exemple les permis de travail, la preuve des contributions imputables à la sécurité sociale) doivent être plus fouillées. Ce n’est qu’alors que la banque de données pourra revêtir sa forme définitive, celle d’une feuille de route détaillée servant de guide aux inspecteurs pour les cas transfrontaliers qu’ils traitent.

L’identification d’une ample base commune de documents et de procédures comparables utilisés dans les enquêtes sur l’emploi et la sécurité sociale pourrait suggérer que des pratiques communes en matière d’inspection existent déjà entre les Etats membres en Europe. Ces pratiques communes pourraient constituer la base d’éventuels accords à l’avenir pour l’élaboration de normes minimales d’inspection dans l’UE. Il s’agira là d’un avantage pour tous les services d’inspection menant à bien des recherches transnationales sur les délits de fraude perpétrés sur le continent.

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

9

1. Contexte et principaux objectifs Le Réseau européen de lutte contre le travail non déclaré (VP/2005/011) a concentré son activité sur l’acquisition de connaissances approfondies relatives à l’émergence du travail irrégulier. Parallèlement, des mécanismes facultatifs pour combattre ce phénomène ont été mis en exergue : consolidation d’un réseau européen, renforcement de l’échange d’informations sur la fraude transfrontalière, partage et promotion de « meilleures pratiques », mise en œuvre d’un programme européen pour sensibiliser le public et les partenaires au sujet des impacts négatifs du travail non déclaré.

L’objectif de l’ICENUW est de transformer ces options en véritables actions. La promotion de « normes minimales d’inspection » réservées aux organes d’inspection est l’une de celles-ci. A cet égard, le rapport cherche à atteindre deux objectifs : a) La collecte de données au sujet des procédures et des documents requis sur le plan national concernant l’accès au travail et les conditions de travail, dans le contexte des règlementations relatives à l’emploi et à la sécurité sociale. Ce travail ne met pas particulièrement l’accent sur les règlements transfrontaliers ou les activités de détachement : il est supposé couvrir toutes les situations d’emploi dans les Etats membres1. Le recueil des données offrira une information fiable, informelle, actualisée et conviviale que pourront utiliser les inspecteurs du travail dans toute l’Europe dans le cadre des leurs activités quotidiennes de contrôle. Par exemple, l’information comparative devrait permettre à un inspecteur dans un Etat membre A de vérifier plus facilement si une personne travaillant sur son territoire est en effet employée et déclarée dans un Etat membre B. A l’aide de la banque de données, un inspecteur d’un Etat membre A pourra demander à la personne faisant l’objet de l’inspection les documents pertinents utilisés dans l’Etat B où l’employeur est supposé être localisé. Toujours grâce à la banque de données, l’inspecteur d’un Etat membre A peut contacter un inspecteur correspondant de l’Etat B pour recevoir de plus amples informations (au sujet de la personne faisant l’objet de l’inspection) au sujet de la signification exacte ou du contenu exact des documents requis dans l’Etat membre B. Néanmoins, la banque de données (et le catalogue qui sera constitué sur cette base) n’affectera pas les procédures juridiques existantes qui, dans certains Etats, peuvent prévoir que les inspecteurs du travail ou de la sécurité sociale ne peuvent avoir accès à ou recevoir ou utiliser des informations transfrontalières (sauf par le biais de procédures bien spécifiées) ou fournir des informations à des personnes qui ne sont pas accréditées par l’administration nationale du pays qui détient l’information. De ce fait, la banque de données peut être considérée comme un instrument supplémentaire, souple, qui peut être utilisé dans le cadre des limites et des procédures définies par la législation de chaque Etat membre. b) L’examen et l’évaluation de normes minimales entre les Etats membres au sujet des activités d’inspection. Les données devraient mettre en exergue l’existence de pratiques communes et, en même temps, mettre l’accent sur l’importance des lacunes dans les pratiques nationales. Etant donné que le rapport sur les « normes minimales d’inspection » se fonde sur une coopération informelle entre les participants, le mot « standardisation » ne doit pas être mal interprété. Le but n’est pas d’harmoniser les législations nationales à l’aide d’instruments stricts (Règlements, Directives, etc.), mais bien de faciliter et d’encourager la coopération entre les Etats membres en les sensibilisant au sujet de la comparabilité et des affinités de certains de leurs documents et de certaines de leur procédures qu’ils utilisent sur le plan national.

1 Dans le présent rapport, l’expression « Etat membre » sera comprise dans un sens large et couvrira aussi la Norvège.

10

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

2. Méthodologie et gestion du projet 2.1 Approche ascendante : approche pratique et sensibilisation L’étude sur les « normes d’inspection minimales » se fonde sur une approche ascendante (« bottom-up ») bénéficiant de la contribution d’experts sur le terrain dans les Etats membres participants. La plupart des participants représentent en effet des administrations nationales au niveau central. Certains d’entre eux travaillent (ou ont travaillé) en tant qu’inspecteur du travail ou de la sécurité sociale. Ils ont accès à l’information la plus fiable et la plus actualisée.

Le but est de promouvoir une approche pratique de la coopération transfrontalière sans mettre en danger le droit qu’ont les législations nationales à définir leurs propres règles d’inspection en matière d’emploi et de sécurité sociale et sans affecter les politiques communautaires alternatives existantes (comme la politique de coopération établie par la Directive 96/71).

En même temps, la participation des représentants des administrations centrales et le fait qu’ils se retrouvent dans le cadre de réunions de travail avaient pour but d’accroître leur prise de conscience quant à la comparabilité de leurs documents nationaux liés aux inspections. Le projet devrait générer plus d’opportunités de coopération transfrontalière sous diverses formes, l’échange de données et le partage des connaissances. Les participants ont également été considérés comme des « prescripteurs » promouvant sur le plan national une culture de coopération transnationale, des échanges et un partage de connaissances dans leur pays respectif.

2.2 Tâches des chefs d’équipe Conformément à la méthode de travail adoptée par l’organe de gestion de l’ICENUW, la France a été nommée en qualité de leader de la partie « Normes minimales d’inspection » du projet. L’administration nationale française a désigné deux agents pour la coordination du travail : Jean-François Vandorpe, employé par la division internationale d’ACOSS (organe central chargé de la collecte des cotisations à la sécurité sociale) et Salvatrice Mollet, travaillant en qualité d’inspecteur du travail dans la région Nord-Pas de Calais pour « DIRECCTE » (organe régional chargé, entre autres, du Travail et de l’Emploi).

Ces deux agents ont travaillé sous la supervision de M. Jean-Paul Giacobbi, représentant du Ministère français responsable de la sécurité sociale (DSS/DACI) et membre du Comité directeur d’ICENUW. Sa tâche consistait à faciliter les contacts entre les deux agents français d’une part et, d’autre part, le Comité Directeur d’ICENUW et Jean-Philippe Lhernould, professeur de droit à l’Université de Poitiers qui avait été nommé par le Comité Directeur d’ICENUW en qualité d’expert académique.

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

11

2.3 Définir la portée des données recueillies et mieux préciser les principaux objectifs La liste des documents ciblés n’a pas été définie clairement au début du processus conformément à une approche ascendante : le questionnaire final (sous la forme d’un fichier Excel®) ne pouvait être simplement le résultat d’une réflexion interne du Comité Directeur d’ICENUW ou de l’équipe française agissant en qualité de leader.

Il a donc été demandé aux deux agents français de préparer un premier projet de questionnaire (que 4 Etats membres au moins devaient remplir) dont les résultats seraient présentés lors de la première conférence générale de Madrid. A ce moment-là, le but du questionnaire était : - de recevoir les premières réactions des Etats membres participants au sujet de la pertinence de l’information sélectionnée et demandée et de son utilité par rapport à l’activité quotidienne des inspecteurs du travail et de la sécurité sociale. En particulier, avant d’envisager la version finale du questionnaire, il était essentiel d’évaluer si les principaux concepts relatifs à l’emploi et à la sécurité sociale étaient partagés par la majorité des Etats membres et si la terminologie utilisée faisait référence à des significations et à des contenus comparables ou similaires, - de mieux définir la nature et le degré de précision des informations à demander aux Etats membres par rapport aux objectifs du rapport et au besoin de recueillir des informations fiables, pratiques et complètes.

Le premier questionnaire a également été conçu avec l’idée d’affiner les principaux objectifs du rapport et d’assurer que les Etats membres participants étaient d’accord avec la gestion de l’ICENUW quant à l’évolution du projet.

12

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

Le premier projet reprenait les sujets indiqués ci-dessous, classés en sous-thèmes :

I

Exigences identiques pour la sécurité sociale et l’emploi

1. Système d’identification d’assurance individuelle 2. Registre de sociétés et d’entreprises d’autre nature 3. Registre du personnel 4. Déclaration préalable au recrutement

II

Exigences spécifiques : sécurité sociale

1. Preuve du paiement des cotisations 2. Banque de données électronique 3. Accès à des données sociales périodiques

III

Exigences spécifiques : emploi

1. Contrat de travail 2. Permis de travail 3. Temps de travail et périodes de repos 4. Congé annuel 5. Salaires – fiche de paye 6. Salaires – aperçu général 7. Liste des sites de travail et des lieux de travail temporaire 8. Santé et sécurité sur le lieu de travail : preuve d’assurance 9. Santé et sécurité sur le lieu de travail : évaluation des risques professionnels 10. Santé et sécurité sur le lieu de travail : médicine d’entreprise 11. Santé et sécurité sur le lieu de travail : utilisation d’équipements professionnels spécifiques 12. Santé et sécurité sur le lieu de travail : accidents du travail

IV

Contrôle du travail illégal : documents requis pour établir la violation du droit pénal

V

Services internationaux

VI

Indépendants

1. Déclaration préalable au détachement 2. Santé et sécurité : déclaration relative aux accidents du travail 3. Documents requis sur le lieu de travail

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

13

AT

BE

IT

FR

ES

I- Identification requirements

I- Identification requirements

I- Identification requirements

I- Identification requirements

I- Identification requirements

NAME

System of individual insurance identification

System of individual insurance identification

System of individual insurance identification

System of individual insurance identification

System of individual insurance identification

NAME

Sozialversicherungsnummer

Identificatienummer van het Rijksregister/INSZ nummer Numéro d’identification du Registre National/numéro NISS

Codice Fiscale

NIR

“DNI”(NATIONAL IDENTITY CARD) / “NAF” (SOCIAL SECURITY AFFILIATION NUMBER)

FORMAT

10 digits

9 digits + a double digit chech key (first 6 digits correspond to the date of birth)

For legal persons, companies and so on, it is a 11 digits code provided by the Public Finance Body, while for phisical persons is 16 alphanumeric characters, from which it can be derived surname, name, sex, date and place of birth

The NIR is a 13 digit number. Every natural person registered holds such a number. It indicates the gender (one digit), the birth year (two digits), the month of birth (two digits), the birth place (five digits). The last three digits allow the individualization of persons of the same gender who were born the same day at the same place

DNI: 8 figures + 1 check letter (it is identical to the tax natural person’s identification number). NAF 12 figures ( first 2 identifying the affiliation province and last 2 are check figures)

DESCRIPTION

4 digits with a check key and date of birth

Single number of identification of natural persons

With reference to Social Welfare Institutes/Bodies, it is to be compulsorily included in the registration forms, monthly social contribution declarations, employees’ yearly social contribution declarations

Single number of identification of natural persons

NAF allows the Identification of persons insured by a Spanish Social Security scheme allowing payment of benefits and management of affiliation

USE

identification of persons insured by an Austrian social scheme, issued for children born in Austria after birth

Identification of social insured persons Natural persons has to carry always their ID-card (and SIS-card)

Identification of tax payers

Identification of persons insured by a French social scheme allowing payment of benefits and management of affiliation

NAF allows the Identification of persons insured by a Spanish Social Security scheme allowing payment of benefits and management of affiliation

STATUS

law

Required by law

Required by law

Required by law

Legally required

ACCESS

electronically data register

ID-card (and SIS-card = Social Insurance Card)

mentioned on the “carte vitale” (health care card)

With the affiliation card

in original language

OF CONTENT

14

NAME

NAME

in original language FORMAT

DESCRIPTION

AT

BE

IT

FR

ES

Companies and other businesses registry

Companies and other businesses registry

Companies and other businesses registry

Companies and other businesses registry

Companies registry

Firmenbuch, Zentrales Gewerberegister

KBO-nummer - numéro BCE

Codice Azienda

SIREN or SIRET

“CIF” (Companies identification number) and “CCC” (Code for the Contribution Account)

In both electronic registers a unique identification number is provided.

The numbers contain check keys

Companies Identification number (corresponding to the former VATnumber) 10 digits (first digit corresponding to “0” or “1”)

During the registration phase, INPS (Social Security Institute) provides each employer with: identification number, social contribution statistical code (csc), authorisation code/ s(c.a.), company-type code

Companies Identification number The first nine digits, called «SIREN», correspond to the administrative identity of the company The other five digits correspond to the identity of the establishments of the company The whole set of 14 digits is called “SIRET”. This is the complete identification number for all companies

CIF: The format consists of a letter depending on the legal nature of the company + 7 figures + either a check figure or Letter (depending on the legal nature) CCC: 11 figures: First 2 figures (registration province) + 9 figures (last 2 check figures which validate the assigned number)

Companies name, responsible persons, branch, balance sheet

Allows the verification of the lawfully establishment of a company or self employed person on the Belgian territory. It also allow bodies in charge of collecting contributions to identify the companies in IT systems

Each employer is bound to have an INPS registration as soon as there is a work under an employment contract, regardless the hiring modalities or of the contract itself

Allows verifying that the company is lawfully established. It also allows bodies in charge of collecting contributions to identify the companies in IT systems

CCC: Allows company’s registration, distribution of contracted workers and payment of contributions

USE

Allows verifying that the company is lawfully established. It also allows bodies in charge of collecting contributions to identify the companies in IT systems

Allows the identification of the location of the company seat and its establishment. Allows the verification of the activities of the company.

Allows the verification of companies known as employer

Social contribution statistical code allows to identify the employer’ sector and the relevant obligations

Allows verifying the legal existence of a company and the identification of the manager, as well as the location of the company seat and its establishments

Allows the verification of the registration, registered office, activity and workers

STATUS

Legal requirement for certain kinds of legal form of a company and certain activities

Legal requirement for companies and self employed persons

Legal requirement for commercial companies and self employed persons

Legal requirement for companies contracting workers

ACCESS

Both registers are publicly accessible but access is not free of charge

Public access by following link: http://kbopub.economie.fgov.be/ kbopub/zoekwoordenform.html Authorities may have a private access to other private data related to the entreprises

SIREN and SIRET numbers are publicly accessible. Numbers can be verified by anybody on the following website: http://avis-situation-sirene. insee.fr/avisitu/jsp/avis.jsp

Reserved for relevant authorities on inspection and management of Social Security Scheme

OF CONTENT

15

NAME

NAME

AT

BE

IT

FR

ES

Staff registry

Staff registry

Staff registry

Staff registry

Staff registry

Lohnkonto

in original language

Libro Unico del Lavoro

Registre Unique du Personnel

Workers registration and affiliation

FORMAT

Legal requirement in Article 76 income tax law

Compulsory in every company according to the Decree of July, 9th 2008 issued by Ministry of Labour

Compulsory in every company according to Article L1221 of French labour code

Ta2 form or on line through red system

DESCRIPTION

Name, social insurance number, address, husband/wife and children for tax deduction, other information for monthly tax deduction

It includes personal data (name and surname, tax code, qualification, remuneration, years of activities, number of social insurance and welfare position, etc.)

First name and last name of all employees, birthdate, gender, qualification, dates of commencement and end of activity in the establishment

Worker’s identification, ccc, starting date, contract feature, working time, proffesional group, rate for occupational accidents and professional diseases…

USE

For calculating and auditing taxes on wages

It allows verifying the registration of workers and that they are correctly “declared” in compliance with the labour collective agreement

Allows verifying that the employee subject to a control is mentioned on the staff registry

Allows workers registration, affiliation (and its termination), change of worker’s data, and later control

STATUS

Legal requirement with exeptions for small companies

Not longer required since DIMONA

Legal requirement for the employer to hold LUL as single register, instead of several registers as previously

Legal requirement for the employer to hold the registry

Legal requirement for the employer who contracts workers

ACCESS

The payroll account is mostly kept by tax advisors.

Can be found in the DIMONAdatabase with the employer’s identification number by Belgian inspectors

Must be held by all employers. In case a French company is subject to a control abroad, it should produce a copy of the staff registry

Companies included in the specific RED system may access on-line.

In the rest of cases, through the Provincial Directorate of the Social Security General Fund or relevant office

OF CONTENT

16

Personeelsregister Registre du personnel

NAME

AT

BE

IT

FR

ES

Declaration prior to recruitment

Declaration prior to recruitment

Declaration prior to recruitment

Declaration prior to recruitment

Declaration prior to recruitment

Anmeldung vor Arbeitsbeginn

Déclaration IMmédiate ONmiddellijke Aangifte (DIMONA)

Comunicazione Obbligatoria (UNILAV)

déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

OF CONTENT

Registration of employees, electronically and paper

Declaration by the employer (webapplication or phone) at the National Office of Social Security (identification number employee, identification number employer, date of beginning and ending of recruitment

Since October 2007, private companies and public administrations have been bound to send on-line notifications to employment services about the hiring and termination of workers (contracts). The worker’s tax code is also used as a search key for compulsory notifications

Email sent by the employer informing of his intention to recruit an employee (first name, last name, birthdate of the employee, date of recruitment)

Electronic notification through RED System or application in the Provincial Directorate of the Social Security General Fund or relevant office

STATUS

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

USE

Protection of workers from beinning and enhancing social contributions

Lack of fulfillment of this formality allows to prove illegal work. The inspector can check the updated database at any moment in order to verify that the employee has been indeed subject to declaration

Lack of fulfillment implies the payment of penalties by the employer

Lack of fulfillment of this formality allows to prove illegal work. The inspector can check the updated database at any moment in order to verify that the employee has been indeed subject to declaration

The lack of this requirement is an evidence of irregular work

ACCESS

Information for tax inspectors is provided electronically immediately when declaration was electronically.

Paper declarations with time lag in electronic data base

Updated information is accessible by Belgian inspectors who are certified to combat undeclared work and social frauds. Foreign inspectors must liaise with a Belgian inspector

Updated information is accessible by French inspectors who are certified to combat undeclared work and social frauds. Foreign inspectors must liaise with the French labour administration (“DGT”) or with the body collecting the contributions (“URSSAF”) in order to verify the declaration number

Access granted for all Spanish Inspectors. Foreign Inspectors must apply for it to the Spanish Inspectorate

NAME

in original language DESCRIPTION

17

AT

BE

IT

FR

ES

II- Specific requirements: social security

II- Specific requirements: social security

II- Specific requirements: social security

II- Specific requirements: social security

II- Specific requirements: social security

NAME

Proof of contribution payments

Proof of contribution payments

Proof of contribution payments

Proof of contribution payments

Proof of contribution payments

NAME

Anmeldung zur Sozialversicherung

Certificat de vigilance

Up to date Social Security contributions certificate

FORMAT

Paper or electronic certificate handed to employee proving that he is insured

Paper or electronic certificate reporting the registration number used by bodies entitled to collect contributions

Paper form or RED electronic transfer

DESCRIPTION

The employer can print electronically filed data or copy of paper registration and hand it over to employee with time and ind of working status

Certificate delivered by the URSSAF (body in charge of collecting contributions) proving that the employer complies with the social declarations. It must be required by the service provider for contracts which amounts are above 3000 euros (before VAT) per year

Certification issued by Social Security General Fund declaring the applicant has not pending payments claims due to unpaid debts with the Social Security.

This certification is compulsory to contract with the public administrations or to achieve public grants. Responsibility exemption in subcontracting is also guaranteed by this certification

USE

Allows verifying that the company has completed the legal declarations required by the body in charge of collecting contributions. The documents are not used for controls because of falsifications and direct access to registers for verifying data

Allows verifying that the company has completed the legal declarations required by the body in charge of collecting contributions

ACCESS

data base of social insurance

in original language

OF CONTENT

18

Issued by “TGSS� (Social Security General Fund), Social Security department which collects the contributions

NAME

AT

BE

IT

FR

ES

E-DATA BASE

E-DATA BASE

E-DATA BASE

E-DATA BASE

E-DATA BASE

HAUPTVERBAND DER SOZIALVERSICHERUNG

WEB PORTAL “HARMONIE WEB”

E-SIL

Web Portal to databases held by bodies collecting contributions, enabling to know the social insurance status of a company and employees, the amount of salaries declared (individualized) and the amount of contributions

Web Portal to databases held by bodies collecting contributions, enabling to know the account status of a company (known or unknown), the amount of salaries declared (not individualized) and the payment of contributions. For self employed activities, it enables to know the status of an account, the amount of income declared and the payment of contributions

Electronic access to TGSS’s data base of Affiliation and Collection. This access gives information about de situation of a worker or a company’s account in any moment.

Information provided by this data base includes details about the payment document, amount of the declared contribution bases (both individual and collective) concepts and dates, as well as documents issued by TGSS in order to enforce the payment

STATUS

Legal requirement to fill out yearly declarations (according to the employee)

Legal requirement to fill out monthly or quarterly declarations (according to the number of employees), legal requirement to fill out an annual declaration of incomes for self-employed persons

USE

Verifying the status of employment both from employers and employees side for the different authorities

Allows the inspector to verify that the company is identified as the employer, that its social declarations and payments of contributions are updated (only total amounts of salaries are reported: they are not individualized). Access to data is possible with SIREN, SIRET number or with the personal identification number (NIR) for self-employed persons. It allows the inspector to check if the self-employed person is lawfully declared, has paid his contributions in due time and completed its social declarations

Allows the inspector a thorough verification on every Social Security data referring to any company or worker

Inspectors

Inspectors and Subinspectors

NAME

in original language DESCRIPTION OF CONTENT

ACCESS

19

NAME

BE

IT

FR

ES

Access to periodical social data

Access to periodical social data

Access to periodical social data

Access to periodical social data

Access to periodical social data

Hauptverband der Sozialversicherungsträger

DMFA (Déclaration Multifonctionnelle Multifunctionele Aangifte)

Données Annuelles Sociales

DESCRIPTION OF CONTENT

Access to Web portal of social insurance to know the insurance status

Access to Web portal of social security bodies enabling to know the salaries which have been declared either for one person or for the employees of a company

Access to Web portal of social security bodies enabling to know the salaries which have been declared either for one person or for the employees of a company

STATUS

Legal requirement to fill out individualised annual declarations for all the employees employed

Legal requirement to fill out individualised threemonthly declarations for all the employees

Legal requirement to fill out individualised annual declarations for all the employees employed on 31 January Year+1

USE

Allows other authorities to verify the amount of employees and status

Allow the inspector to verify the amount of the salaries declared by an employer for each employee

Allow the inspector to verify the amount of the salaries declared by an employer for each employee.

Salaries amounts are individualized only at this stage

ACCESS

Access via Web Portal

Access is possible either by the KBO/BCE number for a research by company, or by the personal identification number for a research by employee. Information is available to social inspectors.

Therefore, a foreign controller would have to liaise with one of them to know whether the company complies with its legal duties

Access is possible either by the SIREN or SIRET number for a research by company, or by the personal identification number (NIR) for a research by employee.

Information is available only to the URSSAF inspection staff. Therefore, a foreign controller would have to liaise with the URSSAF to know whether the company complies with its legal duties

NAME

in original language

20

AT

In general terms (excepting some small collectives) in Spain it does not exist an annual declaration or totalisation of salaries to be submitted to the Social Security (Tax Authorities do require for). Salaries are declared on a monthly basis in the contribution documents. Access to these documents, either individual or collective, is allowed to Inspectors through the TGSS’s data base

AT

BE

IT

FR

ES

III- Specific requirements: employment

III- Specific requirements: employment

III- Specific requirements: employment

III- Specific requirements: employment

III- Specific requirements: employment

Employment contract

Employment contract

Employment contract

Employment contract

Employment contract

NAME

NAME

DIENSTZETTEL

Arbeidsovereenkomst Contrat de Travail

Written contract when required by law (fixed term, apprenticeship,temporary work, etc.)

Immediately after commencement of the employment relationsship, the employer has to provide the employee with a written statement outlining the essential rights and obligations arising from the contract of employment (Dienstzettel), in particular date of termination of employment in case of fixed term employment, period and date of notice, proposed workplace, the employee´s salary scheme classification, job title, initial salary, extent of annual paid leave, hours of work, applicable collective agreement. A „Dienstzettel“ is not required if the employment relationsship lasts not more than one month or if a written contract of employment was drawn up

Written contract (when required by law: fixed-term contracts, part-time contracts, temporary work (e.g. students), intermittent work)

Contract features (type of activity, salary, qualification, working time, contract duration, etc.) as well as relevant data on both employer and employee

Written contract (when required by law: fixed-term contracts, part-time contracts, temporary work, intermittent work)

Written contract if legally required (most of them) or required by any of the parties

Contract features (type of activity, salary, qualification, working time, contract duration, etc.)

required by law

Contract features (type of activity, salary, qualification, working time, contract duration, etc.)

Contract’s features (working time, salary, category, etc.)

It allows to verify regularity of the working relationship, particularly of those so called “Special”

Legal requirement

Legal requirement

Allows verifying the lawfullness of special employment contracts (which are not full-time and permanent)

Allows the inclusion of special conditions and the verification of the lawfulness (both with the Law and the Collective Agreement) of the agreed conditions

in original language FORMAT

DESCRIPTION OF CONTENT

STATUS

Legal requirement

Legal requirement

USE

Preservation of evidence, in particular in case of civil legal disputes

Allows verifying the lawfullness of special employment contracts (which are not full-time and permanent)

ACCESS

The employer

21

NAME

NAME

AT

BE

IT

FR

ES

Work permit

Work permit

Work permit

Work permit

Work permit

Arbeidskaart - Permis de travail

in original language

22

FORMAT

Document delivered by public authorities that allows a non EU-citizen to work in Belgium

Document issued by the public authority which allows working in Spain. Only applicable to third countries nationals

DESCRIPTION OF CONTENT

Permit B is a card with identity of employer and employee. Can also be a general permit A or C that is valid for all employers. Holds a picture of the employee and a validity period

Many types, depending on the authorised term, activity and geographical scope

STATUS

Legal requirement for some non EU-residents

Legal requirement for third countries nationals

USE

Allows verifying the permission to work in Belgium for non EU-citizens

Allows the verification of the legal or irregular situation of third countries nationals

ACCESS

Employer or employee. For non EU-citizens without permit contact social inspector

Labour Inspection staff and Ministry of Domestic Affaire (Police)

NAME

AT

BE

IT

FR

ES

Working time, rest periods

Working time, rest periods

Working time, rest periods

Working time, rest periods

Working time, rest periods

Arbeidsreglement Règlement de travail

NAME

in original language FORMAT

Temps de travail

Document providing amongst other obligations the knowledge of the employee’s working time, rest periods, date of payment of salary

Single Labour Registry (LUL)

Document providing the knowledge of the employee’s working time

Work schedule is a document used by the company to comply with working time limits, rest periods and holidays set by Law and Collective Agreements

DESCRIPTION OF CONTENT

Document providing the knowledge of the employee’s working time

The content of the document depends on the work organisation within the company and on the employee’s position. More specific obligations are applicable in case of occupation in specific sectors, seasonal labour and parttime work

LUL registers workers’ daily working time

The content of the document depends on the work organisation within the company and on the employee’s position

Work schedule sets the working and resting time for the whole company.

Individual workers’ time is set by the contract. Usually, working time (daily, weekly o annual), weekly resting time and holidays are set by means of a reference to the collective agreements and general Laws (“Estatuto de los Trabajadores”).

Specific working time and its special features are set by the contract

STATUS

The employer is obliged to keep record of the working hours and rest periods of the employees at the business premise

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

USE

Legal requirement

Allows checking the conformity with maximum work periods, rules about rest periods, rules about payment of overtime hours

It allows to check compliance with working time rules and provisions

Allows checking the conformity with maximum work periods, rules about rest periods, rules about payment of overtime hours

Allows the verification of the compliance with resting time and working time limits set by Law and Collective Agreement and the adaptation of the corresponding salary

ACCESS

Allows control of working conditions

Employer, employee and social inspectors

En el centro de trabajo para todos los trabajadores y para la Inspección

23

NAME

AT

BE

IT

FR

ES

Annual leave

Annual leave

Annual leave

Annual leave

Annual leave

Vakantieattest attestation de vacances

NAME

in original language

Annual holidays Schedule

FORMAT

24

Document issued by the company on an annual basis, previously agreed with the workers’ representatives

DESCRIPTION OF CONTENT

Extent of annual paid leave (statutory: 5 weeks; 6 weeks after 25 years of service) is indicated in the „Dienstzettel“, see above

In case of end of contract document indicating annual leave taken (4 weeks a year). In all other cases payslip and/or individual account indicates periods of annual leave taken (4 weeks per year)

Employment contract sets periods of annual leave the worker is entitled to, then registered in LUL

Payslip indicates periods of annual leave taken (5 weeks per year)

Sets the annual holiday periods for each worker. Minimum is fixed in 30 days per year

STATUS

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

USE

Allows verifying compliance with rules concerning annual leave

Allows to verify compliance with rules concerning annual leave

Allows verifying compliance with rules concerning annual leave

Allows the verification of compliance with the annual holiday regulation

ACCESS

Employer, employee and social inspectors

In the workplace for every workers and Labour Inspection

NAME

AT

BE

IT

FR

ES

Salaries - payslip

Salaries - payslip

Salaries - payslip

Salaries - payslip

Salary – salary receipt

Dienstzettel, Lohnzettel, Beitragsgrundlagennachweis

Loonbrief - Fiche de Paie

DESCRIPTION OF CONTENT

Employee´s salary scheme classification and initial salary is indicated in the „Dienstzettel“, see above. For tax ans social insurance purpose annual payslip or payslip when employment ends during the year to be filed electronically to tax administration

Payslip delivered once a month, with indication of position, social security number, qualification, collective agreement applicable, period and amount of hours worked, ancillary elements of remuneration, gross amount of salary, amount of social security contributions, salary paid, date of payment

LUL registers wage, social security and fiscal data

Payslip delivered once a month, with indication of position, social security number, qualification, collective agreement applicable, period and amount of hours worked, ancillary elements of remuneration, gross amount of salary, amount of social security contributions, salary paid, date of payment

Salary form issued on a monthly basis. This form contains referring both company and worker, professional group, worked period, Social Security number and, in case, overtime. Base salary and complements are separated and it states gross salary and legal discounts, and the contribution to the Social Security. Payment date is expressed and it is signed by the employee

STATUS

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

USE

Allows verifying amounts reported for the contributions and amounts actually paid to bodies in charge of collecting them

Allows verifying conditions of pay and comparing amounts reported for the contributions and amounts actually paid to bodies in charge of collecting them

Allows to verify compliance with rules concerning salary and social security obligations

Allows verifying conditions of pay and comparing amounts reported for the contributions and amounts actually paid to bodies in charge of collecting them

Allows the verification of salary’s payment and its compliance with the agreed conditions. It also expresses the tax and Social Security deductions. Monthly contribution basis is base don it

NAME

in original language

ACCESS

Employer, employee and social inspectors

Salary receipt

Each worker regarding his or her own receipt. Inspectors have access to every receipts

25

NAME

BE

IT

FR

ES

Salaries - overview

Salaries - overview

Salaries - overview

Salaries - overview

Salaries - overview

Vakantieattest attestation de vacances

Tax Income’s 190 Form

in original language DESCRIPTION OF CONTENT

An annual overview of the monthly pay slips

In the 190 Form, the company declares the total amount of salary paid to each worker. It must be noted that this is a tax document (not a Social Security document)

STATUS

Legal requirement

USE

Allows verifying conditions of pay and comparing amounts reported for the contributions and amounts actually paid to bodies in charge of collecting them. Totalises per three months and per year

ACCESS

Employer, employee and social inspectors

NAME

26

AT

Despite its tax nature, Labour Inspectors may ask Tax Authorities (“Agencia Tributaria”) for a copy of the document

NAME

AT

BE

IT

FR

ES

Listing of worksites and temporary work locations

Listing of worksites and temporary work locations

Listing of worksites and temporary work locations

Listing of worksites and temporary work locations

List of permanent and temporary workplaces

Betriebsstättenmeldung

DUC - Déclaration Unique de Chantier

DESCRIPTION OF CONTENT

With the annual payslip the employer has to announce the exact adress of the worksite and, if the employee was not there, the branch or temporary workplace

Web-application of temporary building sites. The head contractor has to inform the Belgian social security service (RSZ/ONSS) of all building sites with a value above 25000 euros, with details of his subcontractors

The Chamber of Commerce business register indicates both company’s registered office and branch/local offices

Documents listing worksites and temporary workplaces

Companies are obliged to notify the Labour Authority of the opening of a workplac

STATUS

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

USE

Knowledge of all locations where the company exercises activity

Knowledge of all locations where the company exercises a building activity

Knowledge of all locations where the company exercises activity

Knowledge of all locations where the company exercises activity

Workplace localisation

NAME

in original language

ACCESS

Workplace opening’s Notification

Social inspector

27

NAME

BE

IT

FR

ES

Health and safety at work: proof of insurance

Health and safety at work: proof of insurance

Health and safety at work: proof of insurance

Health and safety at work: proof of insurance

Health and safety at work: proof of insurance

in original language

Attest arbeidsongevallenverzerking Attestation police accident du travail

DESCRIPTION OF CONTENT

Proof of compulsory labour accident insurance

STATUS

Legal requirement

USE

Allows verification of conformity with labour accident legislation and payment of insurance fees

ACCESS

Social inspector

NAME

28

AT

Work accidents and professional diseases insurances is automatic with the worker’s registration.

Some Collective Agreements require extra insurances to cover additional compensations (companies must keep the payment documents of such insurances)

Inspectors and subinspectors

NAME

AT

BE

IT

FR

ES

Health and safety at work: evaluation of occupational risks

Health and safety at work: evaluation of occupational risks

Health and safety at work: evaluation of occupational risks

Health and safety at work: evaluation of occupational risks

Health and safety. risk assessment

NAME

in original language DESCRIPTION OF CONTENT

In order to obtain an optimized quality level for the work place, it is necessary to evaluate and assess all hazards and health risks which may affect workers. The findings are then used to identify suitable preventive measures. The findings and measures must be recorded in health and safety documents, which must be updated from time to time

5 yearly and yearly actions plans, internal to the enterprise; risk assessment documents; report of visits by external preventive service

Risk assessement document is issued directly by the employer

Single document evaluating the level of risks,their frequency and preventive measures

Document containing the risk assessment for each workplace.

A Preventive Action Plan must be attached. Such Plan will express the resources devoted to avoid risks and the periodicity of the adopted measures. Additional information regarding training, information, health surveillance, etc is also required

STATUS

Legal requirement

Legal requirement

it is ruled by the Consolidation Act 81/2008 - art. 38 and subsequent amendaments concerning occupational health and safety

Legal requirement

Legal requirement

USE

Allows checking that the company has taken all necessary measures to protect health and safety of their employees

Both internal use in a social dialogue dynamics and legally required documents controlled by LI

In addition to that, Labour medical doctor is responsible for issuing a certificate of fitness for work for each employee, proving that their activities are compatible with their own health conditions

Allows checking that the company has taken all necessary measures to protect health and safety of its employees and interns

Verifies whether the company has adopted the relevant measures in order to protect workers’ health and safety

ACCESS

Labour and Social Security Inspectors

29

AT

BE

IT

FR

ES

Health and safety at work: industrial medecine

Health and safety at work: industrial medecine

Health and safety at work: industrial medecine

Health and safety at work: industrial medecine

Health and safety.

Health surveillance

DESCRIPTION OF CONTENT

Health surveillance is based on the Occupational Safety and Health Act and a special regulation regarding the content of the tests.

Examinations are necessary for all types of work • that can result in occupational diseases • involve the regular use of respiratory protection • occur with rescue services for gas accidents • under heat that is especially exhausting • in a noisy environment that can endanger hearing.

These tests have to be carried out before the worker starts with these types of work and then in regular intervals. If the worker is not fit enough or has already developed some work related health problem he is not allowed to be assigned for the specific post

Document proving that the employee is able to exercise the work he is required to do by the employer

Document proving that the employee is able to exercise the work he is required to do by the employer

Set of documents proving that the worker has passed the relevant medical checks and that is fit for the work

STATUS

Legal requirement

Following a medical examination, the OHP must write a conclusion without mentioning any medical data: fit or temporarily or permamently unfit for the job, fit under specific working conditions to be respected or to be adapted, must be send in sickness leave, or pregnancy rules must be aplied

Legal requirement

Legal requirement

Allows to promote adapting working conditions to the individual worker, if employer follows advise, prevents people to be employed in jobs they cannot handle for health or safety reasons, preventing endagering other worker; protection of mothers and indirectly of offspring; assessing adequacy of preventive measures in the workplace via biomonitoring and health assessment; informaing employees of risks; casual detection of adverse health problems to be referred to clinical medicine

Allows verifying that the employee is not involved in activities which are not compatible with his state of health or with his status (young employee, temporary worker, etc.)

Verifies whether the worker is fit or not for his or her work and its inherent risks

NAME

NAME

in original language

USE

ACCESS 30

Labour and Social Security Inspectors

AT

BE

IT

FR

ES

Health and safety at work: use of specific work equipments

Health and safety at work: use of specific work equipments

Health and safety at work: use of specific work equipments

Health and safety at work: use of specific work equipments

Health and safety.

Specific work equipment

DESCRIPTION OF CONTENT

Some work equipment must be acceptance- tested, checked at regular intervals and checked after extraordinary events. Such tests and checks must be documented.

In principle employers are only allowed to employ employees with works like operating with cranes or handling with stacker trucks, if they are able to proof technical knowledge by a certificate

Certification and accreditation: procedures for specific equipments; legal prescriptions for different types of temporary installations, supplemented by risk assessment requirements, with in selected cases with obligatory involvement of specialised preventive officers

It si ruled by the Consolidation Act 81/2008 - art. 70 (work-related safety requirements) and 71 (employer’s obligation)

Reporting of technical check for some specific equipments and employee’s accreditation to use them (crane, for instance)

Set of documents proving that work equipment complies with regulation and mandatory certificates of the equipment’s safety training received by workers

STATUS

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

USE

Allows checking the conformity of the work equipment used.

Certificates proof technical knowledge

It allows to check the conformity of equipments used through information and training activities to all concerned employees (Consolidation Act 81/2008 art. 71 paragraph 7)

Allows checking the conformity of equiments used and employees’ accreditation

NAME

NAME

in original language

ACCESS

Labour and Social Security Inspectors

31

NAME

AT

BE

IT

FR

ES

Health and safety at work: accidents at work

Health and safety at work: accidents at work

Health and safety at work: accidents at work

Health and safety at work: accidents at work

Health and safety. occupational accidents

NAME

in original language

32

DESCRIPTION OF CONTENT

After an accident at work happened a special form has to be filled in and has to be sent to AUVA – The Austrian Workers´ Compensations Board, the Austrian social insurance for occupational risks. In addition employers are obligated to report serious accidents at work immediately to the Labour Inspection

Oligatory notification of every accident causing injury, even if work can be continued, to accident insurer. Different additional reporting obligations as a function of the (expected) seriousness of the lesions. Specific requirements for reporting incidents in so called SEVESO companies

As regards occupational health and safety, the competence of labour inspectors is limited to the constructions/building sector while in all other sectors are responsible the officials of Local Health Units ASL

Mandatory occupational accident notification

STATUS

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

USE

Allows verifying that the accident at work has been declared, to knowing the circumstances of the accident, and its direct consequences on the employee’s health. Benefits are provided to the victim only if the declaration has been made

Benefits to the victim; Control by LI in case of serious accidents; obligatory extensive analysis of the accident by prevention officer (internal or external to the enterprise and qualified according to legal requirement; possibility of additional premium and obligatory additional expert surveillance for companies with extremely hig accident experience)

D.P.R. 30 June 1965, n. 1124 D.P.R. 30 June1965, n. 1124 art. 54 and 55.

Consolidation Act laying down provisions on the compulsory insurance on work related accidents and occupational diseases

Allows verifying that the accident at work has been declared, to knowing the circumstances of the accident, and its direct consequences on the employee’s health. Benefits are provided to the victim only if the declaration has been made

Contains a brief description of the accident and its circumstances. Social Security protection is automatic regardless the notification

AT

BE

IT

FR

ES

IV - Control of illegal work: required documents to establish the violation of criminal law

IV - Control of illegal work: required documents to establish the violation of criminal law

IV - Control of illegal work: required documents to establish the violation of criminal law

IV - Control of illegal work: required documents to establish the violation of criminal law

IV - Control of illegal work: required documents to establish the violation of criminal law

NAME

NAME

Illegal work

Betrugsbekämpfung

in original language DESCRIPTION OF CONTENT

Before control a risk analysis has to take place with gaining all possible information available from registers and data base. During control documents concerning the employees identification and employment have to be presented

STATUS

USE

Normally not the lack of documents is punished as Austrian law mostly takes into account the true facts, e.g. for bogus companies. Lack of documents is punished in case of posting

Main documents allowing to detect cases of illegal work are the compulsory on line notification to be done prior to the hiring, the already mentioned LUL - Single Labour Registry and the relevant social insurance documentation

Documents which establish the existence of illegal work by dissimulation of activity and/or of employment : company registration, declarations to social and tax bodies, declaration prior to recruitement, payslips.

Any other documents in the context of a control of illegal work: estimates, invoices, commercial contracts, purchase order, etc.

Ordering party duties: documents establishing the registration of the service provider, of its lawfull social and tax status, formal declaration of the lawfulness of its employees’ status (declaration of prior recruitement, payslips

Breach of labour and social law

criminal breach of law

Lack of these fulfillments implies a violation of relevant law

Full or partial lack of such documents can establish the violation of law

Criminal Law infringements are competence of the Public Prosecutor

33

AT

BE

IT

FR

ES

V - International provision of services

V - International provision of services

V - International provision of services

V - International provision of services

V - International provision of services

NAME

Prior declaration of recruitment

Prior declaration of posting

Entsendemeldung

LIMOSA

DESCRIPTION OF CONTENT

Report: information on the workers who will be posted to Austria and handing over a copy of the report to the representative assigned by the employer. The report has to include the following details: name and address of the employer, name of the representative of the employer, name and address of the client in Austria (general contractor), the names, dates of birth, social insurance numbers and citizenship of the employees posted to Austria, start and expected duration of their employment in Austria, amount of remuneration due to the individual workers, place of employment in Austria (also other places of work in Austria), if it is construction work as defined by the Posting of Workers Directive, the type of work and how the employees are to be used, if an official permit is required for the employment of the posted workers in the state in which the employer is established, the name of the issuing authority and the reference number, the date of issue and the period of validity or a copy of the permit, if the posted workers require a residence permit in the state in which the employer is established, the name of the issuing authority and the reference number, the date of issue and the period of validity or a copy of the permit

Reports information about the company and its registration, nature and location of activity, foreseen duration of activity, list of posted employees, working time

STATUS

Legal requirement: must be sent to the central coordination office before commencement of activity

Legal requirement - Web application (www.limosa. be)

Legal requirement: must be sent to the labour inspector of the location of activity before commencement of activity

Posting of workers. In the frame of Directive 96/71/ CE, postings for periods over 7 days must be notified

USE

Allows being aware of the existence of activity and its conditions and is proved in case of controls

Allows being aware of the existence of activity and its conditions

Allows being aware of the existence of activity and its conditions

Foreign workers contracting on a definite term basis is conditioned to the authorised annual contingent

NAME

in original language

ACCESS 34

Social inspectors

There is no specific provision for workers seconded by a foreign/ international employer; Italian law requires only the on line notification of hiring to the competent employment service

Reports: information about the company and its registration, nature and location of activity, foreseen duration of activity, use of equiments or hazardous processes, list of posted employees, working time, accomodation location if relevant

AT

NAME

Health and safety: declaration concerning accidents at work

BE

IT

FR

ES

Health and safety: declaration concerning accidents at work

Health and safety: declaration concerning accidents at work

NAME

in original language DESCRIPTION OF CONTENT

In case of accidents at work see this point

In case of accident at work, a company which has posted employees in France must declare it to the labour inspection within 48 hours

STATUS

Legal requirement

Legal requirement

USE

Allows being aware of the circumstances of the accident at work and its consequences on the state of health of the victim (and to protect his rights)

In case of serious, very serious or fatal accidents, or those affecting to more than 4 workers, tha accident must be declared to the Labour Authority whithin 24 hours

Allows being aware of the circumstances of the accident at work and its consequences

35

AT

NAME

BE

IT

FR

Health and safety: work of a foreign company on the sites of an IT company

Health and safety: work of a foreign company on the sites of a French company

NAME

in original language

36

DESCRIPTION OF CONTENT

Companies registered in EU posting their workers in Italy are subject to the Italian law

STATUS

Legal requirement (Legislative Decree 81/2008)

Legal requirement

USE

Protection of workers working in Italy, regardless employee/ company’s nationality (at EU level)

Allows the prevention of risks encoutentered by the activity if more than one company on the same site

ES

AT

BE

IT

FR

ES

VI - Self employed persons

VI - Self employed persons

VI - Self employed persons

VI - Self employed persons

VI - Self employed persons

NAME

Work permit

NAME

Beroepskaart - Carte professionnelle

Work Permit

in original language FORMAT

Document (A4) delivered by government that allows a non EU-citizen to work in Belgium as an independent worker

STATUS

Legal requirement for some non EU-residents

USE

Allows verifying the permission to work in Belgium as an independent worker

ACCESS

Independent worker. For non EU-citizens without permit contact social inspector

Third countries nationals must obtain a work permit together with the residence permit

37

Les quatre Etats membres leaders du projet (BE, FR, IT, ES) ont rempli le questionnaire. L’Autriche a également répondu sur une base volontaire. Les résultats du questionnaire, que l’on peut considérer comme valables puisqu’ils émanaient de 5 Etats membres, ont fait l’objet de débats lors de la Conférence de Madrid à laquelle participaient des administrations centrales et des inspecteurs de tous les Etats membres contribuant au projet. Des échanges fructueux entre les participants ont confirmé les attentes des Etats membres, attentes que l’on peut classer selon le calendrier des actions à entreprendre.

1. Les Etats membres - qui sont en faveur de la définition d’objectifs réalistes pour le projet basé sur une approche pragmatique souhaitent promouvoir des solutions pratiques qui faciliteront les tâches quotidiennes des inspecteurs lorsque les inspections comprennent des éléments transfrontaliers. A cet égard, les Etats membres désirent renforcer tous les canaux de communication et de coopération transnationale.

I

Actions à court terme

2. Sur ce point, les inspecteurs ont exprimé le besoin d ‘avoir accès à un catalogue qui donne un aperçu des principaux documents nécessaires pendant une inspection liée à la question du travail non déclaré. Il reviendrait aux inspecteurs de décider quand le catalogue d’information est utile pour les cas faisant l’objet d’une enquête.

3. Les Etats membres voient le catalogue comme un soutien à la plateforme électronique de type “Who’s who” qui élimine les malentendus grâce à un renforcement de la compréhension au sujet des procédures et des documents des uns et des autres.

1. Le catalogue sera pleinement fonctionnel une fois que la banque de données couvrira l’ensemble des Etats membres et reprendra une information complète.

II

Projets à moyen et à long terme

2. Les Etats membres donnent leur soutien à l’idée d’une approche formelle coordonnée entre eux sur la base de leur bonne volonté : la comparaison des documents et des procédures disponibles sur le plan national peut conduire à mettre en exergue les pratiques communes bien établies et partagées par tous les Etats membres ou par une majorité d’entre eux.

Ces pratiques communes pourraient devenir une prestation de services minimale réciproque non contraignante, ce que l’on pourrait appeler des « normes minimales d’inspection » qui faciliteront la coopération transnationale.

3. Sur un plan de nature plus prospective, l’élaboration de normes minimales d’inspection qui soient contraignantes pourrait être examinée.

2.4 Questionnaire final Le questionnaire final a été préparé par l’équipe française avec la participation de J-C Giacobbi (membre du Comité Directeur) et a été finalisé par le Professeur J.-Ph. Lhernould (expert académique).

38

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

Il résulte des débats de la conférence de Madrid que le questionnaire était un tant soit peu trompeur, donnant à certains participants l’impression que le principal objectif du rapport était d’harmoniser la coopération transfrontalière ainsi que les documents d’inspection et d’imposer des normes communes pour les documents requis. Par ailleurs, il est aussi apparu que ce que nous pourrions faire dans le cadre du projet devait faire l’objet d’une réévaluation réaliste, ce qui implique que l’élaboration de la banque de données en tant que telle constituerait déjà une formidable avancée. Le questionnaire semblait aussi trop complexe. Il faisait référence à des documents qui n’étaient pas pertinents par rapport aux objectifs du projet et/ou n’étaient pas prévus par plusieurs législations. Finalement, la terminologie utilisée comportait certaines ambigüités qu’il convenait de résoudre. La méthode de travail (projet de questionnaire suivi de débats avec la contribution d’experts nationaux à Madrid) s’est révélée utile et fructueuse.

2.4.1 Contenu du questionnaire Le questionnaire a été raccourci, simplifié et modifié afin de correspondre aux actions à court terme et aux projets à moyen et long terme. Il reprend actuellement moins de sujets et sous-thèmes :

I

II

III

Exigences en matière d’identification

1. Identification du travailleur : sécurité sociale 2. Identification du travailleur : emploi 3. Identification/ enregistrement des sociétés et entreprises d’autre nature

Documents du droit du travail

1. Registre du personnel 2. Déclaration préalable au recrutement 3. Contrat de travail (et information écrite au sujet de la relation d’emploi) 4. Permis de travail 5. Temps de travail, périodes de repos 6. Congé annuel 7. Salaires – fiche de paye 8. Liste des sites de travail et des lieux de travail temporaire 9. Santé et sécurité sur le lieu de travail 10. Prestation internationale de services 11. Autres documents relatifs au travail, pertinents et disponibles

Documents de la sécurité sociale

1. Document permettant de savoir quelles sont les contributions dues 2. Document permettant de savoir si les contributions sont effectivement payées 3. Autres documents de la sécurité sociale, pertinents et disponibles 4. Détachement des travailleurs employés et indépendants Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

39

Category

AT

BE

IT

ES

I- Identification requirements

I- Identification requirements

I- Identification requirements

I- Identification requirements

Worker identification: Social security

Worker identification: Social security

Worker identification: Social security

Worker identification: Social security

Sozialversicherungsnummer

“Identificatienummer van het Rijksregister/INSZ nummer Numéro d’identification du Registre National/numéro NISS”

Codice Fiscale

“DNI”(NATIONAL IDENTITY CARD) / “NAF” (SOCIAL SECURITY AFFILIATION NUMBER)

DESCRIPTION OF CONTENT

4 digits with a check key and date of birth

9 digits + a double digit check key (first 6 digits correspond to the date of birth)

For legal persons, companies and so on, it is a 11 digits code provided by the Public Finance Body, while for physical persons is 16 alphanumeric characters, from which it can be derived surname, name, sex, date and place of birth

DNI: 8 digits + 1 check letter (it is identical to the tax natural person’s identification number). NAF 12 digits (first 2 identifying the affiliation province and last 2 are check keys)

USE

identification of persons insured by an Austrian social scheme, issued for children born in Austria after birth

Identification of social insured persons Natural persons has to carry always their ID-card

Identification of tax payers and of social security position

DNI allows persons’ identification NAF allows the Identification of persons insured by a Spanish Social Security scheme allowing payment of benefits and management of affiliation

NAME

in original language (if no such document exists, note: “non relevant”)

(indicate if it’s a specific document for social security or not)

40

LU

PL

BG

NO

FR

NL

I- Identification requirements

I- Identification requirements

I- Identification requirements

I- Identification requirements

I- Identification requirements

I- Identification requirements

worker identification: social security

Worker identification: Social security

Worker identification: Social security

Worker identification: Social security

Worker identification: Social security

Worker identification: Social security

Numéro de matricule individuel de la Sécurité sociale

PESEL (Powszechny elektroniczny system ewidencji ludności) NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej); PESEL and NIP numbers and in case if person doesn't have one of both of numbers, number of ID card or passport

Unified Civil Number (UCN)Единен граждански номер (ЕГН)

Personnummer (p-nummer or (d-nummer)

"NIR Numéro Identifiant au Répertoire, également appelé numéro de sécurité sociale"

Burgerservicenummer (BSN)

11 digits (first 8 correspond to year of birth, month and day, plus 3 check figures)

PESEL - 11 digits (first 6 digits correspond to the date of brith, one before last corresponds to sex, last is a control digit); NIP - 10 digits

A 10-digit unique number with which the individuals are defined unambiguous

Personnumber contains date of birth plus a unique five number identicator / the organisation number is a nine number unique identifier. There are special variations of person number given to people with temporary working or asylum permits (d-number)

The NIR is a 13 digit number. Every natural person registered holds such a number. It indicates the gender (one digit), the birth year (two digits), the month of birth (two digits), the birth place (five digits). The last three digits allow the individualization of persons of the same gender who were born the same day at the same place

10 digit number

Identification of persons insured by a Luxemburgish social scheme allowing payment of benefits and management of affiliation

It's not a specific number for social security, it's individual identification number of a person.Identification of persons insured by a Polish social scheme

An administrative indicator of the individuals that are subject to civil registration in Bulgaria

It1s not a specific number for social security, it`s identification number of a person. Personnumber is used in all public documents and databases to identify the person. The d-number is recognised by the fact that the day indicator is replaced with a number indicating the country the person originates from

Identification of persons insured by a French social scheme allowing payment of benefits and management of affiliation

General identification document

41

Category

STATUS

AT

BE

IT

ES

I- Identification requirements

I- Identification requirements

I- Identification requirements

I- Identification requirements

Worker identification: Social security

Worker identification: Social security

Worker identification: Social security

Worker identification: Social security

Required by law

Required by law

required by law

Legally required

electronically data register, access for labour and tax inspectors; also every citizen can look up his data with the electronic insurance card

ID-card. Access by Belgian inspectors.

Foreign inspectors can obtain full identity of posted workers from Belgian inspectors when INSZ-number or date of birth and name are known

it is a card who has to be shown to the inspector upon request

Labour and Social Security Inspection

(compulsory document or not) ACCESS (indicate who has access, if it’s a paper or an e-document -provide web address if relevant)

IMAGES AVAILABLE (yes/no)

COMMENTARIES

42

Yes, a specimen of a Belgian ID-card can be found on the adress http:// www.ibz.rrn.fgov.be/fileadmin/user_ upload/CI/eID/nl/8_documentation/ specimen/Very_low_res_NL_recto_01. jpg. Specimens of ID-cards for nonBelgians can be found on the adress https://dofi.ibz.be/fr/elek%20 vreemdelingenkaarten/080626%20 Overzicht%20vreemdelingenkaartenverblijfsdocumenten.pdf

http://www.dnielectronico.es/Asi_es_ el_dni_electronico/presen_graf.html

LU

PL

BG

NO

FR

NL

I- Identification requirements

I- Identification requirements

I- Identification requirements

I- Identification requirements

I- Identification requirements

I- Identification requirements

worker identification: social security

Worker identification: Social security

Worker identification: Social security

Worker identification: Social security

Worker identification: Social security

Worker identification: Social security

Required by law

mentioned on the ID card of the Luxembourg Social Security

Required by law

Legally required

Legal requirement

Required by law

Required by law

ID card

All tax inspectors and labour inspectors can access the person and company database

mentioned on the "carte vitale" (health care card)

Nederlandse identiteitskaart

Information and images of the Bulgarian ID documents is available at: http://www.mvr. bg/NR/rdonlyres/ A83E9C1A-E72F-40F6AB83-3780F4F87B11/0/ pressconfnewdocfinal4. pps

43

Category

BE

IT

ES

Worker identification: employment

Worker identification: employment

Worker identification: employment

Worker identification: employment

Identification of a worker is a bundle of controlling during and inspection. Personal identifications card in connection with social insurance card and working permits

See worker identification: social security

Codice fiscale see above

in original language (if no such document exists, note: “non relevant”)

see Worker identification: Social Security

DESCRIPTION OF CONTENT

paper

See worker identification: social security

see above

see Worker identification: Social Security

See worker identification: social security

It is key identification code of the subject with general purpose (administrative, tax, labour, health, etc.)

see Worker identification: Social Security

See worker identification: social security

it is compulsory and issued automatically by the Ministry of Economy and Finance

see Worker identification: Social Security

ACCESS (indicate who has access, if it’s a paper or an e-document -provide web address if relevant)

See worker identification: social security

it is a personal document which has to be shown/comunicated to the inspectors at the moment inspections take place. http:// www.cliclavoro.gov.it/Pagine/Sistemiinformativi.aspx The website contains all regional directories

see Worker identification: Social Security

IMAGES AVAILABLE

See worker identification: social security

provided above

see Worker identification: Social Security

See worker identification: social security

Through the fiscal code inspectors can check on the online system of compulsory notification (UNILAV - labour single system) the overall labour situation of workers

NAME

USE (indicate if it’s a specific document for social security or not) STATUS (compulsory document or not)

(yes/no)

COMMENTARIES

44

AT

LU

PL

BG

NO

FR

NL

Worker identification: employment

Worker identification: employment

Worker identification: employment

Worker identification: employment

Worker identification: employment

Worker identification: employment

Dowód osobisty z numerem PESEL (ID card with PESEL number), paszport (passport), tymczasowe zaświadczenie tożsamości cudzoziemca (temporary certificate of the foreigner’s identity), wiza (visa), karta pobytu (card of residence)

Unified Civil Number (UCN)Единен граждански номер (ЕГН)

Please see as an example the content of ID card: name and surname of the person, family name, parents’ names, date and place of birth, gender, series, number and expiry date of ID card, the person’s address of residence, PESEL number, the person’s height and colour of the eyes. Date of issuance, authority which issued the ID card. PESEL is an 11 digit permanent number which exactly identifies a natural person. Example of PESEL number: 44051401458

A 10-digit unique number with which the individuals are defined unambiguous

All the above-mentioned documents are of general use for identification of a given natural person. In the case of a visa and card of residence, their primary purpose is to confirm the legality of the person’s stay in Poland

An administrative indicator of the individuals that are subject to civil registration in Bulgaria

Legal requirement

Legal required

Access to such documents is for: natural persons - owners of the documents and competent authorities

ID card

Information and images of the Bulgarian ID documents is available at: http://www.mvr.bg/ NR/rdonlyres/A83E9C1A-E72F40F6-AB83-3780F4F87B11/0/ pressconfnewdocfinal4.pps

45

Category

NAME

in original language (if no such document exists, note: “non relevant”)

DESCRIPTION OF CONTENT

USE (+ indicate if system of identification identical for employment/social security or not)

46

AT

BE

IT

ES

LU

Companies and other businesses identification/ registration

Companies and other businesses identification/ registration

Companies and other businesses identification/ registration

Companies and other businesses identification/ registration

Companies and other businesses identification/ registration

Firmenbuch, Zentrales Gewerberegister

KBO-nummer - numéro BCE

Codice Azienda

CCIAA - Certificato della Camera di Commercio

“CIF” (Companies identification number) and “CCC” (Code for the Contribution Account)

Immatriculation auprès du Registre de Commerce et des Sociétés

In both registers a unique identification number is provided, containing numbers and verifications key.Companies name, responsible persons, branch, balance sheet

Companies Identification number (corresponding to the former VAT-number) 10 digits (first digit corresponding to “0” or “1”).

This number gives access to the company registry where you can find the company name, responsible persons, branch, balance sheet, ....

During the registration phase, INPS (Social Security Institute) provides each employer with: identification number, social contribution statistical code (csc), authorisation code/ s(c.a.), company-type code

All information related to a company: legal form, owner or legal representatives, shareholders in case of corporations, field of activity, registered office and branches, etc

CIF: The format consists of a letter depending on the legal nature of the company + 7 digits + either a check figure or Letter (depending on the legal nature)

Companies Identification Number starts with a letter (A-J) and 5 digits.

If the activity pursued needs an Authorisation of establishment, the undertaker needs to get this authorisation before registering his company in the RCS

Allows the identification of the location of the company seat and its establishment.

Allows the verification of the activities of the company.

Allows the verification of companies known as employer

Social contribution statistical code allows to identify the employer’ sector and the relevant obligations

Allows verifying that the company is lawfully established. It also allows bodies in charge of collecting contributions to identify the companies in IT systems

CCC: 11 digits: First 2 digits (registration province) + 9 digits (last 2 check digits which validate the assigned number)

Allows the verification of the registration, registered office, activity and workers

Allows verifying the legal existence of a company and the identification of the manager, as well as the location of the company seat , its establishments and activities

PL

BG

NO

FR

NL

Companies and other businesses identification/registration

Companies and other businesses identification/registration

Companies and other businesses identification/ registration

Companies and other businesses identification/ registration

Companies and other businesses identification/ registration

REGON (numer w krajowym rejestrze urzędowym podmiotów gospodarki

Unified Identification Code (UIC),called code of BULSTAT- Единен идентификационен код (ЕИК), наричан код по БУЛСТАТ

Organisasjonsnummer

SIREN or SIRET

Kamer van koophandel and Tax Authority

REGON is an identification number of the national economy entities. It consists of 9 digits, assigned to legal persons, organisational units without legal personality, or natural persons conducting economic activity. Eight first digits of REGON is an ordinal number and the ninth digit is a verification key. REGON number of a local unit consists of 14 digits, nine first digits are an identification number of the entity which set up the local unit, four next digits are an ordinal number assigned to the local unit, and the fourteenth digit is a verification key. Example of REGON number: 123456785. NIP is a tax identification number. It is a 10 digit code; three first digits are a code of the Revenue Office which assigned the NIP number, and the last digit is a verification key. Example of NIP number: 123-456-32-18. KRS is a number of an entity (e.g. a limited liability company, joint-stock company, cooperative) in the National Court Register. It is a 10 digit number (e.g. 0000185392)

The unified identification code “UIC” is obligatory for the traders and their branches, the branches of the foreign traders entered in the commercial register.

The way of forming of UIC is determined at the initial entering in the commercial register and it remains unchanged till their deletion

contains nine digits where the last digit is a control number v\ calculated with standard modulus 11

Companies Identification number The first nine digits, called « SIREN », correspond to the administrative identity of the company The other five digits correspond to the identity of the establishments of the company The whole set of 14 digits is called “SIRET”.

This is the complete identification number for all companies

The taxadministration registers a unique identification number

Knowing the REGON or NIP number, one can learn from the REGON register the following: type of economic activity of the company, its address, legal form, ownership, date of establishment, and date of activity commencement.

NIP number serves the purpose of identification of entities paying taxes in Poland. On the basis of KRS number, one can check: the company’s name and address, addresses of its branches, its legal form of operations, NIP and REGON numbers, persons authorised to represent the company, and the types of its activity. PESEL is given in the register of social insurance contribution payers if contributions are paid by a natural person. Social Insurance Institution (ZUS) uses NIP and REGON or NIP and PESEL to identify contribution payers in IT systems. REGON, NIP and KRS are used for labour inspection purposes. REGON, NIP and PESEL are used for social security purposes

Allows verifying the legal establishment of a company, the identification of the manager(s) and the legal representative(s), as well as the location of the company and the scope of its activities. If UIC is pointed out the court, the state bodies, the bodies of local government and the local administration and the persons to whom the exercising of public function has been assigned, organisations providing public services, including the banks shall not have right to require the proving of circumstances entered in the commercial register and the presenting of acts announced in the commercial register

All organisations and companies is to be registered in the National Register Centre. If they are registered as a VAT subject, the company have to add the tree letters MVA after the registration number

Allows verifying the legal existence of a company and the identification of the manager, as well as the location of the company seat and its establishments

Companies name, responsible persons, branch and with entities the balance sheet.

Allows verifying that the company is lawfully established

narodowej), NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) , KRS (numer w Krajowym Rejestrze Sądowym), PESEL (numer w powszechnym elektronicznym systemie ewidencji ludności).PESEL (including its content) has been explained in the parts “Worker Identification. Social Security” and “Worker Identification. Employment”

47

Category

STATUS (compulsory document or not)

ACCESS (indicate who has access, if it’s a paper or an e-document -provide web address if relevant)

IMAGE AVAILABLE (yes/no)

COMMENTARIES

48

AT

BE

IT

ES

LU

Companies and other businesses identification/ registration

Companies and other businesses identification/ registration

Companies and other businesses identification/ registration

Companies and other businesses identification/ registration

Companies and other businesses identification/ registration

Legal requirement for certain kinds of legal form of a company and certain activities, also for restricted areas of service for self employed persons

Legal requirement for companies and self employed persons

compulsory

compulsory

Legal requirement for companies contracting workers

Legal requirement for companies and self employed persons

Both registers are publicly accessible but access is not free of charge

Public access by following link: http://kbopub.economie. fgov.be/kbopub/ zoekwoordenform.html Belgian inspectors may have a private access to other private data related to the entreprises

All inspectors Bodies and Social Security Institutes can access through an integrated data basa system https://netinps.inps. it/http://netinpsp-ps. inps.it:82/Login

Inspection Services can have access to the Information system of the Chambers of Commerce (Telemaco) which provides all information on companies and employers. https:// telemaco.infocamere. it/

Reserved for relevant authorities on inspection and management of Social Security Scheme. Labour and Social Security Inspection

public access

See above

please refer to the numeric code included in the salary slip (Company’s INPS code)

yes

no

This integrated databanks system allows to share information relavant for all competent adminstrations (Ministry of Labour, Social Security Insittutes, etc. )

PL

BG

NO

FR

NL

Companies and other businesses identification/registration

Companies and other businesses identification/registration

Companies and other businesses identification/ registration

Companies and other businesses identification/ registration

Companies and other businesses identification/ registration

REGON - legal requirement for legal persons, organisational units without legal personality, or natural persons conducting economic activity.

NIP - legal requirement for legal persons, organisational units and natural persons obliged to pay taxes.

KRS - legal requirement, among others, for: entrepreneurs operating within the framework of registered partnership, limited partnership, limited liability companies, joint-stock companies, state-owned enterprises and cooperatives.

PESEL - legal requirement concerning natural persons

Legal requirement for legal entities and self employed natural persons

Legal requirement

Legal requirement for commercial companies and self employed persons

Legal requirement for companies and self employed persons

REGON register is publically accessible at the address: http//www.stat.gov. pl/regon/ where there is a search engine of entities listed in the REGON register. To obtain information included in the register, one can use REGON or NIP number. KRS is publically open and accessible at the address: http://krs. ms.gov.pl/login.aspx?ReturnUrl=%2fDefault.aspx, where one can find needed information using KRS or REGON or NIP, or the company’s name

All registers and information systems, provided in a normative act in the Republic of Bulgaria, containing data natural persons or legal entities, entered in register BULSTAT, identify these subjects with the code of BULSTAT

Publically accessible to some extent at www. brreg.no - the full access is given to tax and labour inspectors

SIREN and SIRET numbers are publicly accessible. Numbers can be verified by anybody on the following website: http://avissituation-sirene.insee. fr/avisitu/jsp/avis.jsp

public access

REGON number is used in official registers and information systems of public administration in Poland

49

AT

BE

IT

ES

II- Employment law documents

II- Employment law documents

II- Employment law documents

II- Employment law documents

Staff registry

Staff registry

Staff registry

Staff registry

Category

NAME

Lohnkonto

in original language (if no such document exists, note: “non relevant”)

Personeelsregister Registre du personne

Libro Unico del Lavoro - LUL

Afiliación

DESCRIPTION OF CONTENT

Name, social insurance number, address, husband/wife and children for tax deduction, other information for monthly tax deduction

It includes personal data (name and surname, tax code, qualification, remuneration, years of activities, number of social insurance and welfare position, etc.)

Worker’s identification, ccc, starting date, contract feature, working time, proffesional group, rate for occupational accidents and professional diseases…

USE

For calculating and auditing taxes on wages

It allows to verify the registration of workers and that they are correctly “declared” in compliance with the labour collective agreement

Allows workers registration, affiliation (and its termination), change of worker’s data, and later control

STATUS

Legal requirement in Article 76 income tax law with exeptions for small companies

Not longer required since DIMONA

Legal requirement for the employer to hold LUL as single register, instead of several registers as it was previously

Legal requirement for the employer who contracts workers

The payroll account is mostly kept by tax advisors

Can be found in the DIMONAdatabase with the employer’s identification number by Belgian inspectors

All Inspection Services and Labour Consultants (who manage and deal with the requirements on labour and social security provisions) to the employers can have access to the LUL

Companies included in the specific RED system may access on-line. In the rest of cases, through the Provincial Directorate of the Social Security General Fund or relevant office. Labour and Social Security Inspection

(compulsory document or not)

ACCESS (indicate who has access, if it’s a paper or an e-document -provide web address if relevant)

IMAGES AVAILABLE

no

http://www.seg-social.es/Internet_6/ Trabajadores/Afiliacion/Servicios/ Modelosdesolicitude31190/ ModeloTA1Solicitudd572/index.htm

(yes/no)

COMMENTARIES

50

LUL (personnel single registry) can be machine printed on loose-leaf on continous loop, laser printed or on magnetic support

LU

PL

BG

NO

FR

NL

II- Employment law documents

II- Employment law documents

II- Employment law documents

II- Employment law documents

II- Employment law documents

II- Employment law documents

Staff registry

Staff registry

Staff registry

Staff registry

Staff registry

Staff registry

Not relevant

Ansattregister

Registre Unique du Personnel

Wage administration

Name, person number, Address employee, organisation number employer, address employer, starting of employment, ending date of employment

First name and last name of all employees, birthdate, gender, qualification, dates of commencement and end of activity in the establishment

Name, social insurance number, address and other information for monthly tax withholding

Legal requirement for all employers/ employees

Allows verifying that the employee subject to a control is mentioned on the staff registry

For calculating and auditing taxes on wages

For calculating and auditing taxes on wages

Legal requirement for the employer to hold the registry

Legal requirement for the employer who contracts workers

The payroll account is mostly kept by the companies or their bookkeepers.

Personal data to be forwarded to governmental database

Must be held by all employers. In case a French company is subject to a control abroad, it should produce a copy of the staff registry

Acces by employer and bij authorities for auditing goals

Peut être tenu sous format papier ou dématérialisé

51

CATEGORY OF DOCUMENT

AT

BE

IT

ES

Declaration prior to recruitment

Declaration prior to recruitment

Declaration prior to recruitment

Declaration prior to recruitment

Anmeldung vor Arbeitsbeginn

Déclaration IMmédiate ONmiddellijke Aangifte (DIMONA)

Comunicazione Obbligatoria (UNILAV)

No relevant

DESCRIPTION OF CONTENT

Registration of employees, electronically and paper

Declaration by the employer (webapplication or phone) at the National Office of Social Security (identification number employee, identification number employer, date of beginning and ending of recruitment

Since October 2007, private companies and public administrations have been bound to send on-line notifications to employment services about the hiring and termination of workers (contracts). The worker’s tax code is also used as a search key for compulsory notifications

Electronic notification through RED System or application in the Provincial Directorate of the Social Security General Fund or relevant office

STATUS

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

USE

Protection of workers from beginning and enhancing social contributions

Lack of fulfillment of this formality allows to prove undeclared work. The inspector can check the updated database at any moment in order to verify that the employee has been indeed subject to declaration

Lack of fulfillment implies the payment of penalties by the employer

The lack of this requirement is an evidence of irregular work

ACCESS

Information for tax inspectors is provided electronically immediately when declaration was electronically. Paper declarations with time lag in electronic data base

Updated information is accessible by Belgian inspectors who are certified to combat undeclared work and social fraud. Foreign inspectors must liaise with a Belgian inspector. More information can be found in French, Dutch and German on the adress https://www.socialsecurity.be/site_nl/ Applics/dimona_new/index.htm.

http://www.cliclavoro.gov.it/Pagine/ Sistemiinformativi.aspx

Access granted for all Spanish Inspectors. Foreign Inspectors must apply for it to the Spanish Inspectorate

NAME

in original language (if no such document exists, note: “non relevant”)

(compulsory document or not)

(indicate who has access, if it’s a paper or an e-document -provide web address if relevant)

IMAGES AVAILABLE

no

no

(yes/no) 52

COMMENTARIES

It is the main tool to verify the correctness of the employment relationship

LU

PL

BG

NO

FR

NL

Declaration prior to recruitment

Declaration prior to recruitment

Declaration prior to recruitment

Declaration prior to recruitment

Declaration prior to recruitment

Declaration prior to recruitment

Notification according to art. 62, para 4 of the Labour Code- Уведомление по чл.62,

Innmelding arbeidsgiver arbeidstaker registeret

déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

not applicable

Electronic or paper declaration by employer indicating employee’s social security number, first name and last name, complete address, precise description of the job, manual or intellectual activity, territory where the employee will execute his work

The employer has the obligation to inform the competent territorial directorate of the National Revenue Agency of his registration about a conclusion, amendment or termination of the employment contracts by sending notification in a specific form, as well as notification for change of the employer of art. 123, para 1 of the Labour Code or about a change of its legal format

Registration of employees, electronically and paper

Email sent by the employer informing of his intention to recruit an employee (first name, last name, birthdate of the employee, date of recruitment)

not applicable

Legal requirement

Legally required

Legal requirement social security act art 25-1

Legal requirement

not applicable

affiliate the new employee and collect the social contributions; lack of fulfillment of this formality allows to prove illegal work

The employer has no right to admit to work the employee before conceding to him a copy of the concluded employment contract, signed by both of the parties, and a copy of the notification according to art. 62, para 3 of the Labour Code, certified by the territorial directorate of the National Revenue Agency. If control bodies of the GLI EA or a revenue body of NRA establishes, upon inspection, discrepancy between the data of the certified notification and the terms of the employment contract the employer is obliged to correct the data by sending a new notification within seven days from establishing the discrepancy

Enhancing taxation and social contributions

Lack of fulfillment of this formality allows to prove illegal work. The inspector can check the updated database at any moment in order to verify that the employee has been indeed subject to declaration

not applicable

Access granted for all Labour Inspectors; foreign Inspectors have to contact the Luxembourg Liaison office

After the receipt of the notifications, a reference note is issued containing a list of the certified notifications and a list of the notifications which have not been accepted, containing a description of the reason for non-acceptance. The employer is obliged to keep the reference notes and submit them on request of the control bodies of General Labour Inspectorate Executive Agency and of the revenue bodies of the National Revenue Agency. If control bodies of the GLI EA or a revenue body of NRA establishes, upon inspection, discrepancy between the data of the certified notification and the terms of the employment contract the employer is obliged to correct the data by sending a new notification within seven days from establishing the discrepancy. GLI EA is provided also access to the electronic register of employment contracts kept by NRA

Information for tax inspectors is provided electronically immediately when declaration was electronically. Paper declarations with time lag in electronic data base

Updated information is accessible by French inspectors who are certified to combat undeclared work and social frauds. Foreign inspectors must liaise with the French labour administration (“DGT”) or with the body collecting the contributions (“URSSAF”) in order to verify the declaration number

not applicable

déclaration d’entrée pour salarié du secteur privé

Not relevant

ал.4 от Кодекса на труда

53

Category

BE

IT

ES

Employment contract

Employment contract

Employment contract

Employment contract

NAME in original language (if no such document exists, note: “non relevant”)

DIENSTZETTEL

Arbeidsovereenkomst Contrat de Travail

Contratto di Lavoro

Contrato de trabajo

DESCRIPTION OF CONTENT

Immediately after commencement of the employment relationsship, the employer has to provide the employee with a written statement outlining the essential rights and obligations arising from the contract of employment (Dienstzettel), in particular date of termination of employment in case of fixed term employment, period and date of notice, proposed workplace, the employee´s salary scheme classification, job title, initial salary, extent of annual paid leave, hours of work, applicable collective agreement. A „Dienstzettel“ is not required if the employment relationsship lasts not more than one month or if a written contract of employment was drawn up

Written contract (when required by law: fixedterm contracts, part-time contracts, temporary work (e.g. students), intermittent work). Contract features (type of activity, salary, qualification, working time, contract duration, etc.)

Written contract when required by law (fixed term, apprenticeship,temporary work, etc.). Contract features (type of activity, salary, qualification, working time, contract duration, etc.) as well as relevant data on both employer and employee

Written contract if legally required (most of them) or required by any of the parties.

Contract’s features (working time, salary, category, etc.)

STATUS (compulsory document or not)

Legal requirement

Legal requirement in some cases

compulsory for the majority of jobs (with the exception of accessory work, etc.)

See Description of content

USE

Preservation of evidence, in particular in case of civil legal disputes

Allows verifying the lawfullness of special employment contracts (which are not full-time and permanent)

It allows to verify regularity of the working relationship, particularly of those so called “Special”

Allows the inclusion of special conditions and the verification of the lawfulness (both with the Law and the Collective Agreement) of the agreed conditions

ACCESS (indicate who has access, if it’s a paper or an e-document -provide web address if relevant)

The employer and the employee have the paper

The employer

Parties who have stipulated the work contract and Inspection Services

Labour and Social Security Inspection

IMAGES AVAILABLE (yes/no)

54

AT

COMMENTARIES

No. There is no compulsory model

https://www.redtrabaja.es/es/redtrabaja/ contenidos/empleo_formacion.do?pagina=/ Empleo/ah010305.html

LU

PL

BG

NO

FR

NL

Employment contract

Employment contract

Employment contract

Employment contract

Employment contract

Employment contract

Contrat de travail

Umowa o pracę

Employment contractТрудов договор

Arbeidsavtale

At latest at the beginning of the working relationship, the employer has to provide the employee with a dated and signed copy of the written contract

A contract confirmed in writing, which can be concluded for a trial period, for a fixed term, for the period of performing specified work, or for unspecified time period. The contract of employment should specify: parties to the contract, type of the contract, date on which it was concluded, and the terms of employment and remuneration, in particular: type of work, place of work, remuneration which corresponds to the type of work, with indication of its components, full time or part time employment, date of work commencement

Written employment contract containing data for the parties and determining at least:the place of work; the name of the occupation and the nature of the work; the date of its conclusion and the beginning of its fulfilment; the duration of the employment contraact; the size of the basic and extended paid annual leave and of the additional paid annual leaves; equal term of notice for both parties on termination of the employment contract; the basic and the extra remuneration of permanent nature, as well as the periodicity of their payment; the duration of the working day or week

Contract features (type of activity, salary, working time, contract duration, etc.) Contract - document containing: Identity of the employer and employee, where to work, employees title, position and category. Further when the employment starts, expected period of employment if temporary, test period, social rights regarding holidays etc, working hours, conditions for termination of employment

Legal requirement

Legal requirement

It is legally required that the employment contract is concluded in writing and has the abovementioned minimum contents

Legal requirement. The employer is obliged to keep record of the working hours and rest periods of the employees at the business premise

Identification of the contracting parties, starting date of the execution of the contract, location, type of activity, working time, salary, holidays, period of notice for dismissal, duration of trial period.

Allows verifying the lawfullness of the contracts with the law and the collective agreements applicable

To confirm that an employment relationship was concluded

Allows verifying the regularity of the employment relation

Legal requirement working environment act. Preservation of evidence, in case of civil legal disputes

employee, employer, labour inspectors

Access to the contracts of employment is for: the parties to the contract, i.e. the employee and the employer, and to inspection authorities, e.g. labour inspectors

The employer is obliged to keep and submit employment contracts on request of the control bodies of General Labour Inspectorate Executive Agency

arbeidsovereenkomst

Written contract (when required by law: fixed-term contracts, part-time contracts, temporary work, intermittent work)04/11/2010 Contract features (type of activity, salary, qualification, working time, contract duration, etc.)

written contract

Legal requirement

Allows verifying the lawfullness of special employment contracts (which are not fulltime and permanent)

just for civil use

employer/ employee

55

CATEGORY OF DOCUMENT

AT

BE

IT

ES

Work permit

Work permit

Work permit

Work permit

arbeitsmarktrechliche Bewilligungen

Arbeidskaart - Permis de travail

Permesso di soggiorno per motivi di lavoro

Permiso de trabajo

DESCRIPTION OF CONTENT

During transitional period some EU-citizens need work permits for beeing employed in Austria. For third country nationals residence and work permit are linked together. There exist different types depending on working period, and activity

Permit B is a card with identity of employer and employee. Can also be a general permit A or C that is valid for all employers. Holds a picture of the employee and a validity period

It allows to identify the worker, the employer, the validity period and all other main elements of the work contract

Many types, depending on the authorised term, activity and geographical scope

STATUS

Legal requirement for non EU-residents and some EU-residents during transition period

Legal requirement for some non EU-residents

compulsory for non EU workers

Legal requirement for third countries nationals

USE

Allows verifying the permission to work in Austria for some EU-citizens and third country nationals

Allows verifying the permission to work in Belgium for non EU-citizens

Allows verifying the permission to work in Italy for non EU-citizens

Allows the verification of the legal or irregular situation of third countries nationals

ACCESS

Documents are issued for employer or employee, depending on the kind of permit. The status is in central database of the Ministry of Social Affairs, Labour and Consumer Protection and of the Ministry of Interior. Access for tax and partly for labour inspectors

Employer or employee. For non EU-citizens without permit contact social inspector

Labour and Social Inspectors as well as Ministry of the Interior staff

Labour and Social Security Inspection staff and Ministry of Domestic Affaire (Police)

NAME

in original language (if no such document exists, note: “non relevant”)

(compulsory document or not)

(indicate who has access, if it’s a paper or an e-document -provide web address if relevant)

IMAGES AVAILABLE (yes/no)

COMMENTARIES

56

No, There are different types, and also differences between the Flemish, Walloon and Brussels area

http://www.mir.es/SGACAVT/modelos/ extranjeria/modelos_extranje/ex_05. pdf

LU

PL

BG

NO

FR

NL

Work permit

Work permit

Work permit

Work permit

Work permit

Work permit

Permis de travail

Zezwolenie na pracę

Work Permit- Разрешение

Arbeidstillatelse

Delivered by the Ministry of Foreign Affairs and Immigration.

4 types A,B,C,D, with specific validity periods, depending on the type of activity executed

Content of work permits: name and address of the entity which will entrust the foreigner with work/for whom the posted foreigner will perform work; the foreigner’s name and surname, citizenship, series and number of the travel document which the foreigner possesses. Name and address of the authority which issued the travel document. Job, type of work performed or function held on the basis of the issued permit.

Type of contract on the basis of which the work is to be performed. Minimum length of working time (full time or part time employment). Type of legal relationship which the entity entrusting work intends to conclude with the foreigner. Gross remuneration for the foreigner. Period of validity of the work permit

An official document, issued by different state bodies (depending on the categories of workers) in order to verify the permission to work in Bulgaria for underage workers or some non EU-residents

Delivered by the Ministry of Foreign Affairs and Immigration and the police

Legal requirement for some non EU-residents

Legal requirement for some non EU-residents

Legally required

Allows verifying the permission to work in Luxembourg for non EU-citizens

Allows verifying the permission to work in Poland for non EU-citizens

Allows the verification of the permission to work in Bulgaria for certain categories of workers

Labour Inspectors

Employer, employee and inspection authorities have access to work permits

The holder of the work permit is obliged to have it and to present it when demanded by the authorized control bodies of GLI EA

за работа

As a rule, the work permit is required for foreigners from third countries who want to take up employment or other paid work in the territory of Poland. There are several types of work permits depending on the purpose for its issuance. They are marked with symbols from A to E. Work permit type A is issued for foreigners who perform work on the basis of a contract concluded with an entity whose seat, place of residence, branch or company is located in the territory of Poland. Work permit type B is issued for foreigners performing work consisting in holding functions in the management of a legal person, e.g. a capital company. Work permits types C to E refer to foreigners posted to work in Poland 57

Category of document

AT

BE

IT

ES

LU

Working time, rest periods

Working time, rest periods

Working time, rest periods

Working time, rest periods

Working time, rest periods

NAME in original language (if no such document exists, note: “non relevant”)

Single Labour Registry (LUL)

Tiempo de trabajo. Períodos de descanso

Plan d’organisation du travail ou Règlement sur le fonctionnement d’un horaire mobile

DESCRIPTION OF CONTENT

Working time is part of the contract (Dienstzettel) and shoul be written there. Specific working time agreements depend on the organisation in the company

The content of the document depends on the work organisation within the company and on the employee’s position.

More specific obligations are applicable in case of occupation in specific sectors, seasonal labour and parttime work

LUL registers workers’ daily working time

Work schedule sets the working and resting time for the whole company.

Individual workers’ time is set by the contract. Usually, working time (daily, weekly o annual), weekly resting time and holidays are set by means of a reference to the collective agreements and general Laws (“Estatuto de los Trabajadores”).

Specific working time and its special features are set by the contract

The content of the document depends on the work organisation within the company and on the employee’s position; employer also has legal obligation to keep a special register for overtime, work on sundays, legal holidays or at night

STATUS (compulsory document or not)

The employer is obliged to keep record of the working hours and rest periods of the employees at the business premise

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

USE

Document providing the knowledge of the employee’s working time. Allows control of working conditions

Allows checking the conformity with maximum work periods, rules about rest periods, rules about payment of overtime hours

It allows to check compliance with working time rules and provisions

Allows the verification of the compliance with resting time and working time limits set by Law and Collective Agreement and the adaptation of the corresponding salary

Allows checking the conformity with maximum work periods, rules about rest periods, rules about payment of overtime hours

ACCESS (indicate who has access, if it’s a paper or an e-document -provide web address if relevant)

Employer, employee, general agreement with the employee representation

Employer, employee and social inspectors

As above

Labour and Social Security Inspection

Employer, employee and labour inspectors

No, no compulsory form

already provided in the relevant cell

No. See contrato de trabajo

IMAGES AVAILABLE (yes/no) 58

Arbeidsreglement Règlement de travail

COMMENTARIES

PL

BG

NO

FR

NL

Working time, rest periods

Working time, rest periods

Working time, rest periods

Working time, rest periods

Working time, rest periods

Karta ewidencji czasu pracy (Register card of working time)

Allocation of working time- Разпределение на работното време

Arbeidsavtale

Register card of working time includes information on: number of hours worked on each day, including work on Sundays and holidays, at night, in overtime, on days free from work resulting from the work schedule in an average 5-day working week, time of duty, annual leaves, leaves of absence (e.g. sick leave), including justified and unjustified absence.

In the case of juvenile workers, the employer has to register the time when they performed types of work forbidden to juveniles if it is allowed to them for the purposes of professional preparation

The allocation of working hours is established by the internal rules of the enterprise. Flexible working hours may be established in enterprises where the organisation of work allows that. The time during which the employee must be at work in the enterprise, as well as the manner of accounting for it, is specified by the employer.

Outside the time of his compulsory presence, the employee may determine the beginning of his working hours himself

Signed contract- paper. Work schedule is a document used by the company to comply with working time limits and rest periods set by law and collective agreements. The content of the document depends on the work organisastion within the company

The content of the document depends on the work organisation within the company and on the employee’s position

Legal requirement

Legally required

The employer is obliged to keep record of working hours and rest periods of the employees at the business premise.

Legal requirement

Legal requirement

Allows checking the conformity with, among others, maximum work periods, rules about rest periods, rules about payment of overtime hours

Allows checking the compliance with working time rules and provisions

Allows verification of the compliance with resting time and working time limits set by law and collective agreement

Allows checking the conformity with maximum work periods, rules about rest periods, rules about payment of overtime hours

Employer, employee and inspection authorities, e.g. labour inspectors

Employers are obliged to keep available for the control bodies at the undertaking, in its units, sites and workstations as well as other places where employment activity is carried out a copy of the internal rules and documents related to working time allocation as well as to the organization of work, such as: orders for overtime, duties, for the time of service, for introduction of part-time and time-tables by names regarding the time periods for which summed calculation of working hours is introduced

Allows control of working conditions

59

CATEGORY OF DOCUMENT

AT

BE

IT

ES

LU

Annual leave

Annual leave

Annual leave

Annual leave

Annual leave

NAME

in original language (if no such document exists, note: “non relevant”)

Vakantieattest attestation de vacances

Ferie

Vacaciones anuales

registre des congés

name of employee, dates and duration of holidays, date of validation and responsible’s name, type of holiday taken (ordinary or extraordinary)

DESCRIPTION OF CONTENT

Extent of annual paid leave (statutory: 5 weeks; 6 weeks after 25 years of service) is indicated in the „Dienstzettel“, see above

In case of end of contract document indicating annual leave taken (4 weeks a year). In all other cases payslip indicates periods of annual leave taken (4 weeks per year)

Employment contract sets periods of annual leave the worker is entitled to, then registered in LUL and in the salary slip

Sets the annual holiday periods for each worker.

Minimum is fixed in 30 calendar days per year

STATUS

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

USE

Allows verifying compliance with rules concerning annual leave

Allows to verify compliance with rules concerning annual leave

Document issued by the company on an annual basis, previously agreed with the workers’ representatives. Allows the verification of compliance with the annual holiday regulation

Allows verifying compliance with rules concerning annual leave

ACCESS

Employer, employee and social inspectors

see above (LUL)

In the workplace for every workers and Labour and Social Security Inspection

Employer, employee and labour inspectors. paper or electronic file

(compulsory document or not)

(indicate who has access, if it’s a paper or an e-document -provide web address if relevant) IMAGES AVAILABLE (yes/no) COMMENTARIES 60

No, no compulsory form

No. See contrato de trabajo

PL

BG

NO

FR

NL

Annual leave

Annual leave

Annual leave

Annual leave

Annual leave

Karta ewidencji czasu pracy (Register card of working time) or Roczna karta ewidencji obecności w pracy (Annual register card of presence at work)

Annual Paid Leave-

Ferieloven

The number of days of annual leave taken by the employee is specified in the above-mentioned documents

Employees have the right to an annual paid leave. The duration of the regular annual paid leave is no less than 20 working days. Some categories of employees, depending on the special nature of work, are entitled to an extended annual paid leave which includes the regular leave. The categories of workers and employees and the minimum duration of such leave, arespecified by the Council of Ministers. In taking up office for the first time the employee may use his paid annual leave after at least 8 months of work. On termination of the legal terms of employment before acquiring 8 months of work the employee is entitled to indemnification for unused paid annual leave. At the beginning of each calendar year the employer is obliged to approve a time-table of the paid annual leaves of employees following a consultation with the representatives of trade union organizations and workers’ representatives. The time-table should be drawn up in such a manner as to provide an opportunity for all employees to use their paid annual leave till the end of the calendar year for which it is due

The written contract contents the employees right to annual holiday according to the holiday act

Payslip indicates periods of annual leave taken (5 weeks per year)

minimum number of days per annum

Legal requirement (it refers to specification of taken annual leave in the register card of working time). The annual register cards of presence at work are kept on voluntary basis

Legally required

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

Allows verifying compliance with rules concerning annual leave

Allows verifying the compliancewith rules concerning annual leave

Allows the verification of compliance with the annual holiday regulation

Allows verifying compliance with rules concerning annual leave

Allows verifying compliance with rules concerning annual leave

Employer, employee and inspection authorities, e.g. labour inspectors

The employer is legally obliged to issue and present the time-table of the paid annual leaves of employees when demanded by the authorized control bodies of GLI EA

Платен годишен отпуск

Verlof

employer and employee

61

Category of document

AT

BE

IT

ES

Salaries - payslip

Salaries - payslip

Salaries - payslip

Salaries - payslip

Dienstzettel, Lohnzettel, Beitragsgrundlagennachweis, Arbeitsund Entgeltbestätigung

Loonbrief - Fiche de Paie

Busta paga

Recibo de salario (nómina)

DESCRIPTION OF CONTENT

Employee´s salary scheme classification and initial salary is indicated in the „Dienstzettel“, see above. For tax and social insurance purpose annual payslip or payslip when employment ends during the year to be filed electronically to tax administration

Payslip delivered once a month, with indication of position, social security number, qualification, collective agreement applicable, period and amount of hours worked, ancillary elements of remuneration, gross amount of salary, amount of social security contributions, net salary paid

It contains all essential elements of the labour contract which then are registered in LUL

Salary form issued on a monthly basis.

This form contains referring both company and worker, professional group, worked period, Social Security number and, in case, overtime. Base salary and complements are separated and it states gross salary and legal discounts, and the contribution to the Social Security.

Payment date is expressed and it is signed by the employee

STATUS

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

Allows verifying amounts reported for the contributions and amounts actually paid to bodies in charge of collecting them

Allows verifying conditions of pay and comparing amounts reported for the contributions and amounts actually paid to bodies in charge of collecting them

It Allows to verify compliance with rules concerning salary and social security obligations

Allows the verification of salary’s payment and its compliance with the agreed conditions. It also expresses the tax and Social Security deductions.

Monthly contribution basis is base don it

NAME

in original language (if no such document exists, note: “non relevant”)

(compulsory document or not) USE

62

LU

PL

BG

NO

FR

NL

Salaries - payslip

Salaries - payslip

Salaries - payslip

Salaries - payslip

Salaries - payslip

Salaries - payslip

Payrolls for salaries- Ведомости за заплати

Lønnsoppgave

BULLETIN DE PAIE

Loonstrook

Payslip delivered once a month, with indication of position, social security number, qualification, period and amount of hours worked, ancillary elements of remuneration, gross amount of salary, amount of social security contributions, salary paid, date of payment.

Within the specified periods, the employer is to: charge in payrolls for salaries the labour remuneration of employees for the work done by them; pay the specified labour remuneration for the work done; issue upon request by the employee an abstract from the pay-rolls for salaries for the paid and unpaid labour remuneration and indemnification.The minimum labour salary for the country and the types and minimum amounts of the additional labour remuneration and compensations in so far as they have not been defined in the Labour Code are dtermined by the Council of Ministers.Upon the bona fide performance of his employment obligations the employee is guaranteed a monthly payment of a labour remuneration amounting to 60 percent of his gross labour remuneration, but no less than the minimal salary for the country.

The difference to the full amount of the labour remuneration remains executable and should be paid additionally together with the legal interest

Unless otherwise agreed, salary shall be paid at least twice a month. At the time of payment or immediately thereafter, the employee shall receive a written statement of the method used for calculating the pay, the basis which the holiday pay is calculated and any deductions made. For tax periodical ( monthly) and annual payslip or payslip when employment ends during the year to be filed electronically to tax administration

Payslip delivered once a month, with indication of position, social security number, qualification, collective agreement applicable, period and amount of hours worked, ancillary elements of remuneration, gross amount of salary, amount of social security contributions, salary paid, date of payment

Wages, withholding tax and anything necessary for the incometax of the employee

Legal requirement

Legally required

Legally required

Legal requirement

Legal requirement

Allows verifying conditions of pay

Allows the verification of the rules and provisions concerning labour remuneration

Allows verifying amounts reported for the contributions and amounts actually paid to bodies in charge of collecting them

Allows verifying conditions of pay and comparing amounts reported for the contributions and amounts actually paid to bodies in charge of collecting them

Allows verifying conditions of pay

Fiche de paye

Not relevant

63

AT

BE

IT

ES

Category of document

Salaries - payslip

Salaries - payslip

Salaries - payslip

Salaries - payslip

(indicate who has access, if it’s a paper or an e-document -provide web address if relevant)

Dienstzettel for employer and employee, payslip for tax inspectors, time of social insurance for tax inspectors and employee

Employer, employee and social inspectors

Workers, Labour Consultant and Inspection services

Each worker regarding his or her own receipt. Inspectors have access to every receipts

http://www.wgkk.at/ mediaDB/721456_HV_KV_024_1_ Arbeits_und_Entgeltsbestaetigung.pdf, http://formulare.bmf.gv.at/service/ formulare/inter-Steuern/pdfd/9999/ L16.pdf

No, no compulsory form

yes

http://www.boe.es/boe/ dias/1995/01/13/pdfs/A01236-01238. pdf

The existence of this document doesn’t mean that the salary has been paid, nor that the social contributions have been paid

Sometimes it can happen that there is no full correspondance between salary slip and the salary really paid to the worker

ACCESS

IMAGES AVAILABLE (yes/no)

COMMENTARIES

64

LU

PL

BG

NO

FR

NL

Salaries - payslip

Salaries - payslip

Salaries - payslip

Salaries - payslip

Salaries - payslip

Salaries - payslip

Employer, employee and labour inspectors

Labour remuneration shall be paid at the enterprise where the work has been performed in advance or as final payment twice a month, unless otherwise agreed. It should be paid to the employee in person from a pay-roll or against receipt or, upon a request by the employee in writing, to his relatives.

Upon a request in writing of the employee his labour remuneration can be deposited in a bank chosen by him.The employer is legally obliged to keep and submit the documents related to labour remuneration when demanded by the authorized control bodies of GLI EA

Employer, employee and tax authority

employer and employee

In Poland there is no duty to provide payslips to employees. Employers are obliged to pay salaries to employees, at least once a month, on a fixed date which was decided earlier, not later than on the 10th of the following month.

Proofs confirming the payment of salaries are: payrolls on which employees confirm its receipt with their signature and date, or a confirmation of a bank transfer to the employee’s bank account, or bank statements. On the employee’s demand, the employer is obliged to give the employee access (for review purposes) to documents on the basis of which the salaries were calculated 65

CATEGORY OF DOCUMENT

AT

BE

IT

ES

Listing of worksites and temporary work locations

Listing of worksites and temporary work locations

Listing of worksites and temporary work locations

List of permanent and temporary workplaces

Betriebsstättenmeldung

DUC - Déclaration Unique de Chantier/ UWM - Unieke WerfMelding

CCIAA

Comunicación de apertura de centro de trabajo

DESCRIPTION OF CONTENT

With the annual payslip the employer has to announce the exact adress of the worksite and, if the employee was not there, the branch or temporary workplace

Web-application of temporary building sites. The head contractor has to inform the Belgian social security service (RSZ/ONSS) of all building sites with a value above 25000 euros, with details of his subcontractors

The Chamber of Commerce business register indicates both company’s registered office and branch/local offices

Companies are obliged to notify the Labour Authority of the opening of a workplace

STATUS

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

Legal requirement

Knowledge of all locations where the company exercises activity

Knowledge of all locations where the company exercises activity

Inspection Services, as already said above, can have access to the on line information system of Chambers of Commerce (Telemaco)

Workplace localisation

Social inspector

Inspection Services, as already said above, can have access to the on line information system of Chambers of Commerce (Telemaco)

Communication sent to regional competent authorities. Labour and Social Security Inspection

NAME

in original language (if no such document exists, note: “non relevant”)

(compulsory document or not)

USE

ACCESS (indicate who has access, if it’s a paper or an e-document -provide web address if relevant) IMAGES AVAILABLE (yes/no) COMMENTARIES

66

No

Form determined by regional authorities.

Different models

LU

PL

BG

NO

FR

NL

List of permanent and temporary workplaces

Listing of worksites and temporary work locations

List of permanent and temporary workplaces

List of permanent and temporary workplaces

Listing of worksites and temporary work locations

Listing of worksites and temporary work locations

Karta zgłoszenia pracodawcy (Employer notification card)

Daclaration according to art.15 of the Healthy and Safe Working Conditions Act- Декларация по чл.15 от

Avis préalable

Not obliged

Закона за здравословните и безопасни условия на труд

has to be communicated to the Labour Inspectorate at least 10 days before any installation on the construction site, if the work volume exceeds 500 men/day or if duration exceeds 30 working days and more than 20 workers are occupied simultaniouly on the site

The above document should include information, among others, about: place/places of conducting activity, with addresses and phone numbers. Employer notification card should be submitted to the competent District Labour Inspectorate, and competent territorial unit of the State Sanitary Inspectorate, within 30 days from the date of commencement of activity by the employer. The above duty is applicable to all entities which employ workers, also temporary work agencies

Employers are obliged to file themselves an annual declaration in the Territorial Directorate “Labour Inspectorate” at the address of registration of the enterprise by 30 April of the following year. The form and the contents of the declaration are determined in an ordinance of the Minister of Labour and Social Policy

Companies are obliged to notify the Labour Inspection Authority of temporary construction workplaces

Documents listing worksites and temporary workplaces

Legal requirement

Legal requirement

Legally required

Legal requirement

Legal requirement

Localisation of a construction site, has to be clearly exposed on the site

Knowledge of all locations where the company exercises activity

Provides information about the enterprises, their location, size, scope of activities, working conditions, etc.

Knowledge of all locations where the company exercises building activity

Knowledge of all locations where the company exercises activity

labour inspectors (electronic or paper)

Competent bodies of the National Labour Inspectorate and the State Sanitary Inspectorate

An electronic register is kept by GLI EA

67

Category of document

NAME

in original language (if no such document exists, note: “non relevant”)

AT

BE

IT

ES

Health and safety at work

Health and safety at work

Health and safety at work

Health and safety at work

Attest arbeidsongevallenverzekering Attestation police accident de travail

DESCRIPTION OF CONTENT

Proof of compulsory labour accident insurance

STATUS

Legal requirement

In case of accidents at work and generally speaking in relation to occupational health and safety of workers seconded in the framework of transnational activities, the relevant law applies: DPR no. 1124/1965 art. 53 employer’s obligations:(communication to INAIL - Italian Workers’ Compensation Authority) and art. 54 (communications to Public Security Authority)

(compulsory document or not) USE

Allows verification of conformity with labour accident legislation

ACCESS

OSH-inspectors

(indicate who has access, if it’s a paper or an e-document -provide web address if relevant) IMAGES AVAILABLE

No

(yes/no) COMMENTARIES

68

Oligatory notification of every accident causing injury, even if work can be continued, to accident insurer. Different additional reporting obligations as a function of the (expected) seriousness of the lesions. Specific requirements for reporting incidents in so called SEVESO companies

As regards occupational health and safety, the competence of labour inspectors is limited to the constructions/building sector while in all other sectors are responsible the officials of Local Health Units - ASL

LU

PL

BG

NO

FR

NL

Health and safety at work

Health and safety at work

Health and safety at work

Health and safety at work

Health and safety at work

Health and safety at work

In order to obtain an optimized quality level for the work place, it is necessary to evaluate and assess all hazards and health risks which may affect workers. The findings are then used to identify suitable preventive measures. The findings and measures must be recorded in health and safety documents, which must be updated from time to time Legal requirement

Allows checking that the company has taken all necessary measures to protect health and safety of their employees Labour inspectors

69

CATEGORY OF DOCUMENT

70

AT

BE

IT

ES

International provision of services

International provision of services

International provision of services

International provision of services

NAME in original language (if no such document exists, note: “non relevant�)

Entsendemeldung

LIMOSA

DESCRIPTION OF CONTENT

Report: information on the workers who will be posted to Austria and handing over a copy of the report to the representative assigned by the employer. The report has to include the following details: name and address of the employer, name of the representative of the employer, name and address of the client in Austria (general contractor), the names, dates of birth, social insurance numbers and citizenship of the employees posted to Austria, start and expected duration of their employment in Austria, amount of remuneration due to the individual workers, place of employment in Austria (also other places of work in Austria), if it is construction work as defined by the Posting of Workers Directive, the type of work and how the employees are to be used, if an official permit is required for the employment of the posted workers in the state in which the employer is established, the name of the issuing authority and the reference number, the date of issue and the period of validity or a copy of the permit, if the posted workers require a residence permit in the state in which the employer is established, the name of the issuing authority and the reference number, the date of issue and the period of validity or a copy of the permit

Reports information about the company and its registration, nature and location of activity, foreseen duration of activity, list of posted employees, working time

STATUS (compulsory document or not)

Legal requirement: must be sent to the central coordination office before commencement of activity

Legal requirement - Web application (www.limosa.be)

Desplazamiento de trabajadores

There is no specific provision/ requirement for workers seconded by a foreign/international employer; Italian law requires only the on line notification of hiring to the competent employment service. In Italy currently it doesn’t exist any legal provision concerning documents required in Italian by Inspection Authorities, but rather it is being elaborating a check - list of documents for inspection purpose as administrative practice (list of workers posted, labour contract, contract between the two companies who second and employ worker, etc.) As regards information to be provided at social security purposes, it is required the Form E101 and from May 2010 the form A1 which are under the responsibility of the National Social Security and Insurance Bodies

Posting of workers. Information about company, worker, activity, foreseen duration of works, etc.

Posting of workers. In the frame of Directive 96/71/CE, postings for periods over 7 days must be notified

LU

PL

BG

NO

FR

NL

International provision of services

International provision of services

International provision of services

International provision of services

International provision of services

International provision of services

Communication de détachement de salariés

Not relevant

Posted Work Information

Déclaration préalable au détachement

Contains information about the company and its registration, nature and location of activity, foreseen duration of activity, list of posted employees, working time and information about the temporarily holding person

Reports: information about the company and its registration, nature and location of activity, foreseen duration of activity, use of equiments or hazardous processes, list of posted employees, working time, accomodation location if relevant

Legal requirement, must be communicated to the Labour Inspectorate at latest the day of initial posted work on Luxembourg territory

Legal requirement: must be sent to the labour inspector of the location of activity before commencement of activity

Not relevant

71

CATEGORY OF DOCUMENT

USE

BE

IT

ES

International provision of services

International provision of services

International provision of services

International provision of services

Allows being aware of the existence of activity and its conditions

Foreign workers contracting on a definite term basis is conditioned to the authorised annual contingent

ACCESS (indicate who has access, if it’s a paper or an e-document -provide web address if relevant)

Social inspectors

Labour and Social Security Inspection

IMAGES AVAILABLE (yes/no)

No, see link, available in French, Dutch, English and German

No

COMMENTARIES

72

AT

Allows being aware of the existence of activity and its conditions and is proved in case of controls

Existance of Group on Posting of Workers Directive within EU

LU

PL

BG

NO

FR

NL

International provision of services

International provision of services

International provision of services

International provision of services

International provision of services

International provision of services

Allows being aware of the existence of activity and its conditions

Allows being aware of the existence of activity and its conditions

Labour inspectors

In Poland there is no duty to submit a prior notification of the intention to post workers

For some non EU-residents a work permit or notification is needed (depending on the category and the occasion) in order to work in Bulgaria

73

OTHER EMPLOYMENT RELEVANT DOCUMENTS NAME

in original language (if no such document exists, note: “non relevant”)

DESCRIPTION OF CONTENT

STATUS (compulsory document or not) USE

ACCESS (indicate who has access, if it’s a paper or an e-document -provide web address if relevant) IMAGES AVAILABLE (yes/no) COMMENTARIES

74

AT

BE

IT

ES

LU

Other employment relevant documents available

Other employment relevant documents available

Other employment relevant documents available

Other employment relevant documents available

Other employment relevant documents available

None relevant

not relevant

PL

BG

NO

FR

NL

Other employment relevant documents available

Other employment relevant documents available

Other employment relevant documents available

Other employment relevant documents available

Other employment relevant documents available

Oświadczenie pracodawcy o zamiarze powierzenia wykonywania pracy obywatelowi Republiki Białorusi, Republiki Gruzji, Republiki Mołdowy, Federacji Rosyjskiej lub Ukrainy (Employer’s declaration of the intention to entrust work to the citizen of Republic of Byelorussia, Republic of Georgia, Republic of Moldova, Russian Federation or Ukraine)

Set of documents proving that work equipment complies with regulation and mandatory certificates of the equipment’s safety training received by workers

In Poland it is allowed for the citizens of the above countries to take up work without the necessity to obtain work permits, but only on the basis of the employer’s declaration about the intention to entrust work. The declaration has to be registered at the county employment office, and the period of work on its basis cannot exceed 6 months during 12 subsequent months. Information included in the declaration refers, in particular, to: data of entity which entrusts work (employer’s name and surname, or company’s name, place of residence or company’s seat, the period during which the foreigner is to perform work, type of work), foreigner’s data: name and surname, date of birth and passport number. On the basis of this employer’s declaration a foreigner receives a visa authorizing him/her to perform work in Poland Document required and specified by law

Allows verifying the right to work in Poland for non EU-citizens coming from Byelorussia, Georgia, Moldova, Russia and Ukraine.

Employer, employee, inspection authorities, and the county employment office

75

AT

BE

IT

ES

SOCIAL SECURITY DOCUMENTS

SOCIAL SECURITY DOCUMENTS

SOCIAL SECURITY DOCUMENTS

SOCIAL SECURITY DOCUMENTS

SOCIAL SECURITY DOCUMENTS

CATEGORY OF DOCUMENT

Document allowing to know contributions payable

Document allowing to know contributions payable

Document allowing to know contributions payable

Document allowing to know contributions payable

Arbeits- und Entgeltbestätigung

DM 10

Boletín de cotizacion (TC1) Relación nominal de trabajadores (TC2) Recibo de salarios

DESCRIPTION OF CONTENT

Employers have to counter and pay social insurance for their employees. They have to hand over all documents relevant for calculating social contributions to the social insurance and the auditors

It cointains all information related to the salary due to workers and thus the social contributions to be paid monthly by the employers

Identification of company, employess, contribution by each employee

STATUS

Legal requirement

compulsory

Required by law

NAME

in original language (if no such document exists, note: “non relevant”)

(compulsory document or not) USE

Allows the auditors to proof the right classification of employment and amount of social contributions

ACCESS

Paper. there is no obligation how the documents have to be structured. Only on the “Lohnkonte” for the tax office the base of social insurance has to be noted

Labour and Social Inspectors

Labour and Social Security Inspection

http://www.wgkk.at/mediaDB/721456_HV_ KV_024_1_Arbeits_und_Entgeltsbestaetigung. pdf, http://formulare.bmf.gv.at/service/ formulare/inter-Steuern/pdfd/9999/L16.pdf

Yes

http://www.seg-social.es/Internet_6/ Trabajadores/CotizacionRecaudaci10777/ Servicios/Documentosdecotizac40286/ index.htm#BIN28143_6%20

(indicate who has access, if it’s a paper or an e-document -provide web address if relevant) IMAGES AVAILABLE (yes/no)

COMMENTARIES 76

Determination of the amounts that should be paid to Social Security

From January 2004 DM 10 are transmitted electronically to INPS - Social Security Institute (Law 326/2003)

LU

PL

BG

NO

FR

NL

SOCIAL SECURITY DOCUMENTS

SOCIAL SECURITY DOCUMENTS

SOCIAL SECURITY DOCUMENTS

SOCIAL SECURITY DOCUMENTS

SOCIAL SECURITY DOCUMENTS

SOCIAL SECURITY DOCUMENTS

Document allowing to know contributions payable

Document allowing to know contributions payable

Document allowing to know contributions payable

Document allowing to know contributions payable

Document allowing to know contributions payable

Document allowing to know contributions payable

ZUS DRA - monthly settlement declaration; ZUS RCA - name-specific monthly report

ZUS DRA - monthly settlement declaration and ZUS RCA name-specific monthly report are submitted to the Social Insurance Institution by contribution payers. ZUS DRA is a summary of due contributions and basis for assessment of contributions for all persons notified to social insurance (all employees). ZUS RCA report is drawn up separately for each insured person (each employee) and it shows due social insurance contributions on remuneration paid by the employer.

These documents declare an amount of due contributions to be paid by the contribution payer - they are no proof of payment Required by the law

Authorised employees of the Social Insurance Institution have access to data base where documents ZUS DRA and ZUS RCA are kept and to payments made. Information is also made available to authorised entities on their request.

Model form ZUS DRA is available at the website:http:// www.zus.pl/pliki/formularze/dra.pdf Model form ZUS RCA is available at the website : http://www.zus.pl/pliki/ formularze/rca.pdf

77

Category of document

AT

BE

IT

ES

Document allowing to know if contributions are paid

Document allowing to know if contributions are paid

Document allowing to know if contributions are paid

Document allowing to know if contributions are paid

Beitragskonto

DURC - Documento Unico di Regolarità Contributiva

Certificate/receipt of the payment done through an authorised finantial entity

DESCRIPTION OF CONTENT

Account within the social insurance system. Allows to compare the claim for social insurance contributions and the amount of payment

It is the Single Certification of Contributions Compliance which confirm the regularity of social contributions payment. It is mandatory when a company take part in a Public Procurement procedure

Payment, date of the payment

STATUS

Legal requirement

mandatory only for PPP

NAME

in original language (if no such document exists, note: “non relevant”)

(compulsory document or not) USE

For tax and social insurance purpose annual payslip or payslip when employment ends during the year to be filed electronically to tax and social insurance administration.

Allows to compare the claim for social insurance contributions and the amount of payment

ACCESS

Access to the account only for social insurance auditors

(indicate who has access, if it’s a paper or an e-document -provide web address if relevant)

Inspector Services and Social security Insittutes . Accessibility is on line through the INPS data bank https://netinps. inps.it/http://netinpsp-ps.inps.it:82/Login

Labour and Social Security Inspection

IMAGES AVAILABLE

no

no

(yes/no) COMMENTARIES 78

Certifies the payment and its date

LU

PL

BG

NO

FR

NL

Document allowing to know if contributions are paid

Document allowing to know if contributions are paid

Document allowing to know if contributions are paid

Document allowing to know if contributions are paid

Document allowing to know if contributions are paid

Document allowing to know if contributions are paid

Zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek (Certificate of no overdue payments)

ATTESTATION DE VIGILENCE

It is issued on the request of the contribution payer.

The certificate of no overdue payments certifies that the contribution payer has no arrears in respect of contributions. It certifies that no overdue payments were disclosed as for the day of certificate issue. The certificate is issued by the Social Insurance Institution, which inter alia deals with contributions’ collection. Each certificate is issued on a pre-numbered form, it has a number, which allows to check the reliability of presented document. Its authenticity may be checked on the website of the Social Insurance Institution (https://ssl.zus.pl/zn/), by entering the required data: No of certificate, No of form, NIP number, date of issue

Atteste du respect des obligations déclaratives et du paiement des cistisations de sécurité sociales

It is issued on the request of the contribution payer

document obligatoire pour tous les contrats supérieurs à 3000 euros

Le document est adressé aux cotisant qui peut ainsi le communiquer à chacun de ses co-contractant

Ce dispositif entrera en application au cours de l’année 2011. Jusqu’alors la vérification ne portait que sur les déclarations et non le paiement

79

CATEGORY OF DOCUMENT

NAME

AT

BE

IT

ES

LU

Other social security relevant documents available

Other social security relevant documents available

Other social security relevant documents available

Other social security relevant documents available

Other social security relevant documents available

Alta, baja, variación de datos de trabajadores

in original language (if no such document exists, note: “non relevant”) DESCRIPTION OF CONTENT

Administrative acts that constitute, end or modify the Social Security legal relationship

STATUS

Required by law

(compulsory document or not) USE

Verification of employees status

ACCESS

Labour and Social Security Inspection

(indicate who has access, if it’s a paper or an e-document -provide web address if relevant) IMAGES AVAILABLE (yes/no)

COMMENTARIES

80

http://www.seg-social.es/Internet_6/ Trabajadores/Afiliacion/Altasbajasyvariacio32765/ Modelosdesolicitud/index.htm

PL

BG

NO

FR

NL

Other social security relevant documents available

Other social security relevant documents available

Other social security relevant documents available

Other social security relevant documents available

Other social security relevant documents available

ZUS RMUA - name-specific monthly report for the insured person

This document is drawn up by contribution payers - employers for their employees / insured persons. The contribution payer is obliged to provide the person insured with all information contained in name-specific monthly reports - ZUS RCA - submitted by the contribution payer to ZUS. Beside identification data of the contribution payer and of the insured person, ZUS RMUA inter alia contains information on the basis for assessment of contributions, due contributions, insurance entitlement, benefits paid to the person insured. Contribution payers are not obliged to inform insured persons about the amount of paid contributions using form ZUS RMUA for this purpose. Employers may provide these persons with information contained in RMUA in other form, if it meets the requirements of the Law on the social insurance system. Such document is not certified by the Social Insurance Institution and is no proof of payment of contributions listed therein Required by the law, not necessarily on the form ZUS RMUA

Model form ZUS RMUA is available at the website: http://www.zus.pl/pliki/formularze/rmua. pdf

81

2.4.2 Pertinence des réponses Le questionnaire a été rempli par 9 Etats (AT, BE, BG, ES, FR, IT, LU, NO, PL). Tant la source des réponses que leur nombre ont permis de tirer des conclusions pertinentes : • Origine des réponses par rapport à la position dans l’UE : - Les réponses proviennent d’Etats membres fondateurs, de pays qui ont rejoint l’UE dans les années 70-90 et de nouveaux Etats membres (BG et PL) - L’un des pays fait partie de l’EEE (NO) • Origine des réponses par rapport au « contexte idéologique » de la législation sur l’emploi et la sécurité sociale : - Certaines des personnes interrogées proviennent d’un pays ayant une « tradition sociale » avec un niveau élevé de droits pour les employés, garantis par un cadre réglementaire complet et complexe avec une supervision/ un contrôle exercé par une administration forte - Certaines des personnes interrogées proviennent d’un pays avec une « tradition plus libérale » mettant plus l’accent sur la liberté d’entreprise, avec moins de règles et moins d’administration

82

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

83

3. Analyse du questionnaire Conformément aux objectifs prévus par le projet d’ICENUW (voir ci-dessus 2.3), le questionnaire tel qu’il a été rempli par les Etats membres participants a été conçu pour déboucher sur un catalogue des principaux documents nécessaires pour l’inspection en lien avec la question du travail non déclaré et avec les éléments internationaux concernés. Un autre objectif est d’évaluer le niveau de comparabilité et l’utilisation possible de ces documents.

Les données recueillies par le biais du questionnaire montrent qu’il existe déjà de nombreux documents clés qui sont comparables. Néanmoins, pour d’autres situations, les Etats membres produisent des documents pour lesquels la comparaison est plus difficile, mais qui de toute manière fournissent des informations.

3.1 Documents comparables dans des domaines clés Par « documents comparables », le rapport se réfère aux documents d’Etats membres qui, même s’ils n’ont pas le même contenu ou la même portée, servent à la même chose dans le contexte d’une inspection.

3.1.1 Identification des travailleurs Identifier les travailleurs est une question cruciale et préliminaire à l’action des inspecteurs du travail et de la sécurité sociale. Dans un contexte transfrontalier en particulier, il est important d’avoir accès à des informations telles que la nationalité du travailleur (S’agit-il d’un ressortissant de l’Union ou d’un citoyen d’un pays tiers ? S’il s’agit d’un ressortissant de l’Union, est-il citoyen d’un Etat membre sujet à une période de transition ?), mais également de procéder à tous les contrôles concernant par exemple le paiement des cotisations à la sécurité sociale ou le respect des exigences établies par la Directive 96/71 sur le détachement transnational.

Les données recueillies soulignent le fait que tous les Etats membres ont mis en place un système d’identification obligatoire qui garantit que tous les travailleurs peuvent être reconnus en tant qu’individus au travers d’un processus fiable. Il existe deux méthodes d’identification : - soit les Etats membres disposent d’un système applicable non seulement aux questions liées à l’emploi et à la sécurité sociale, mais aussi à l’activité publique.

- soit les Etats membres ont établi un système ad hoc d’identification pour la sécurité sociale. Dans ce cas, il peut s’agir d’une carte qui établit que le détenteur est couvert par le régime national de sécurité sociale.

84

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

La banque de données fournit des informations utiles pour l’activité quotidienne des inspecteurs. Par exemple, il est possible de connaître le nom exact dans la langue d’origine et la substance du document d’identité (une carte, un document papier, un produit électronique, etc.) ; des images des documents concernés sont également fournies par les Etats membres participants. Ces renseignements permettent de mieux comprendre le document d’identification. L’accès à cette information facilitera le travail des inspecteurs qui pourront réclamer le document correct et, par exemple, détecter plus facilement des documents falsifiés.

3.1.2 Enregistrement des sociétés et entreprises L’identification d’une compagnie peut se révéler être une question essentielle dans le cadre d’une inspection. En effet, le fait de déterminer l’employeur (ou le supposé employeur) permettra de confirmer l’existence juridique réelle d’une société (ou s’agit-il d’une société « boîte aux lettres » ?) et/ ou la législation applicable conformément aux règles de conflit des lois. Elle facilitera par ailleurs la preuve de l’existence (ou non) d’un lien d’autorité entre l’employeur et l’employé (qui peut conduire à la conclusion que le travailleur est en fait employé par une autre compagnie ou est indépendant) et donnera des informations sur le paiement réel de toutes les contributions et de tous les impôts dus.

Tous les Etats membres disposent d’un système d’identification applicable aux sociétés et aux entreprises.

La banque de données indique clairement le format et l’accessibilité des données d’identification. Dans certains cas, l’accès est public et facile étant donné que l’information est disponible via un site public (l’adresse et le lien sont fournis par la banque de données). Dans d’autres, l’information n’est accessible que pour les personnes autorisées : les échanges informels transfrontaliers entre inspecteurs de contact devraient alors permettre la circulation de l’information2.

3.1.3 Document du droit du travail Plusieurs documents liés au droit du travail sont comparables entre les Etats membres participants. Cette situation résulte des objectifs communs fixés par les directives européennes dans le domaine du droit du travail.

2 Pour autant que l’échange transnational d’information soit compatible avec les législations nationales concernées (voir ci-dessus 1a).

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

85

3.1.3.1 Registre du personnel ou document équivalent Même si le « registre du personnel » n’est pas soumis à une quelconque loi communautaire, il est frappant d’observer qu’il existe dans la plupart des Etats membres participants.

Les employeurs doivent reprendre dans un document officiel (qui peut prendre le nom de “registre du personnel” ou faire partie d’un document d’une portée plus large, comme en Belgique) la liste des employés qui ont été recrutés ainsi que la date de leur recrutement. Ils doivent par ailleurs indiquer quand les employés quittent la compagnie. Cette information est très utile étant donné qu’elle se trouve au cœur de la lutte contre le travail non déclaré.

La banque de données souligne quels sont les organes ou les personnes qui ont un droit d’accès à l’information reprise dans le « registre du personnel » ou dans le document équivalent. Lorsqu’il n’est pas accessible à des personnes autres que les administrations locales et les inspecteurs, une coopération transfrontalière informelle peut être envisagée tant qu’elle n’est pas interdite par les législations respectives.

3.1.3.2 Déclaration de recrutement (préalable) Une autre manière de connaître l’identité de l’employeur et de savoir si un contrat de travail existe est de consulter la déclaration de recrutement (préalable) imposée à l’employeur afin d’informer officiellement l’administration du travail de la présence d’un nouvel employé au sein de la compagnie.

Tous les Etats membres participants requièrent ce genre de déclaration, soit avant le recrutement soit très peu de temps après celui-ci.

La banque de données indique le nom dans la langue d’origine, la manière dont la déclaration doit être notifiée (copie papier, site web, courrier électronique) et quelles sont les autorités qui ont le droit d’accès aux données. Elle peut aussi indiquer la façon dont les inspecteurs étrangers peuvent recevoir l’information envoyée par l’administration locale.

3.1.3.3 Information écrite au sujet de la relation d’emploi et contrat de travail L’exigence d’une information écrite au sujet de la relation d’emploi est une règle commune aux Etats membres.

Cette pratique respecte la Directive 91/533 du 14 octobre 1991 traitant de l’obligation de l’employeur à informer les employés au sujet des conditions applicables au contrat de travail ou à la relation d’emploi. La Directive ne rend pas obligatoire l’existence d’un contrat de travail écrit entre les parties, mais impose bien à l’employeur de notifier ses employés 86

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

au sujet des principaux aspects du contrat ou de la relation d’emploi.

La banque de données reflète les objectifs de la Directive (à savoir informer l’employé au sujet des principaux éléments de la relation de travail) ainsi que sa mise en œuvre par les Etats membres. En effet, pour chaque Etat membre, la banque de données décrit le soutien qu’offre l’information écrite (et le nom du document dans la langue d’origine). Il peut s’agir soit d’un contrat de travail écrit ou d’un document alternatif (fiche de paye, par exemple). Les inspecteurs peuvent également trouver dans la banque de données les catégories d’activités et les situations pour lesquelles un contrat de travail écrit est requis. Selon les données recueillies, cela est souvent le cas pour les contrats à durée déterminée, le travail temporaire (par le biais d’une agence de travail intérimaire), pour les contrats d’apprentissage et pour les contrats d’emploi à temps partiel.

La banque de données reprend les informations qui doivent figurer sur le document écrit fourni et/ou signé par l’employé. Conformément à la Directive 91/553, elles se réfèrent à : l’identité des parties ; le lieu de travail ; le titre, le grade, la nature ou la catégorie du travail pour lequel l’employé est engagé ; la date de début de la relation de travail ; en cas de travail temporaire, la durée attendue de celui-ci ; les vacances annuelles payées auxquelles l’employé a droit ou les procédures pour la détermination de ces vacances ; la durée des préavis à observer par l’employeur et l’employé ; le montant de base initial, les autres composantes de la rémunération et la fréquence du paiement de cette dernière ; la durée habituelle de la journée ou de la semaine de travail pour l’employé.

La banque de données mentionne par ailleurs le statut du document, c’est-à-dire qu’elle indique par exemple si l’employé doit en posséder une copie ou non et quel est le type de support utilisé pour fournir l’information (fiche de paye, contrat de travail, etc.)

3.1.3.4 Temps de travail et périodes de repos La question du temps de travail et des périodes de repos, qui fait partie de la grande thématique de la santé et de la sécurité, est soumise à de fréquents contrôles de la part des inspecteurs. Il est dès lors essentiel qu’ils puissent avoir accès à une information fiable au sujet des conditions de travail de l’employé.

La Directive 2003/88 du 4 novembre 2003 sur certains aspects relatifs à l’organisation du temps de travail a eu un impact certain sur la législation des Etats membres dans le domaine du temps de travail et des périodes de repos. Rappelons-nous que la Directive fixe des normes minimales applicables dans tous les Etats membres au sujet des périodes minimale de repos par jour, du repos hebdomadaire et du congé annuel, des pauses quotidiennes et du temps de travail maximal hebdomadaire ainsi que sur certains aspects du travail de nuit, sur le travail par roulement d’équipes et sur les régimes de travail.

Elle explique que les législations nationales des Etats membres délivrent des documents comparables au sujet du temps de travail et des périodes de repos.

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

87

Il est important que les inspecteurs du travail soient conscients de l’affinité existant entre les législations. Bon nombre d’Etats membres participants exigent que l’employeur remplisse un document stipulant que la compagnie agit conformément aux règles en matière de temps de travail et de repos. La banque de données démontre que la nature du document peut varier. Elle indique le nom du document dans la langue d’origine et en décrit le format et le contenu précis. Elle permet par ailleurs de savoir si le document est obligatoire ou non et quelle est l’autorité chargée de le récupérer.

3.1.3.5 Liste des sites de travail et des lieux de travail temporaire Connaître le(s) lieu(x) de travail d’une société est utile pour les inspecteurs de travail. Entre autres, cette information peut leur permettre de vérifier la nature du lien entre l’employeur et l’employé, de définir le type d’activité entreprise (et donc de vérifier si des règles spécifiques en matière de santé et de sécurité devraient être appliquées), de vérifier si la compagnie mène à bien des activités substantielles (ou s’il s’agit d’une société « boîte aux lettres ») ou de définir la législation applicable en cas de conflit de lois.

Il est frappant de noter que tous les Etats membres participants requièrent que les compagnies informent l’administration de l’emploi au sujet de la localisation de leurs lieux de travail (même si cette exigence ne couvre pas tous les secteurs d’activités).

Les données recueillies indiquent le nom du document dans la langue d’origine ainsi que le type de document qui reprend la liste des sites de travail (un formulaire ad hoc, la fiche de paye, la déclaration annuelle, …), le support utilisé (papier ou document électronique) et l’autorité chargée de sauvegarder ces données.

3.1.3.6 Fiche de paye La fiche de paye est un document-clé pour les inspecteurs qui réalisent des contrôles, même si sa fiabilité peut quelquefois être mise en cause. Cela signifie qu’il s’agit là d’un document qui s’ajoute à d’autres.

La fiche de paye peut être utile car elle contribue à déterminer l’existence d’un contrat de travail et l’identité du travailleur. Elle peut aussi servir de base à la comparaison entre le salaire réel et le montant minimal qui devrait être payé. Elle peut contribuer à découvrir si d’autres règles nationales importantes (en particulier si celles-ci tombent dans le cadre des aspects fondamentaux de la Directive 96/71) comme celles concernant le temps de travail, le congé annuel, les conventions collectives sont respectées.

Il n’existe pas de règle communautaire spécifique au sujet de la fiche de paye, sauf si l’on considère que l’information sur les éléments essentiels de la relation d’emploi que l’employeur doit fournir à l’employé peut être reprise sur celle-ci (voir ci-dessus 3.3.3). Ce point est toutefois laissé à la discrétion des Etats membres.

88

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

Malgré le manque de réglementation communautaire, presque tous les Etats membres imposent à l’employeur de fournir une fiche de paye.

Dans la plupart des cas, l’absence d’une fiche de paye signifiera soit que le travailleur soumis au contrôle n’est pas déclaré soit qu’il est réticent à fournir l’information. Il est également utile de savoir quand les fiches de paye ne sont pas obligatoires (par exemple en Pologne).

La banque de données explique, pays par pays, quelle est l’information qui peut figurer sur la fiche de paye. Il s’agit là d’une information précieuse car le contenu et la fréquence des paiements (mensuels ou toutes les deux semaines) par exemple varient selon les pays.

3.1.4 Documents de la sécurité sociale Il existe un document vraiment comparable qui est en fait identique puisqu’il s’agit d’un formulaire défini dans le cadre du Règlement 883/2004. Il concerne les situations de détachement transnational entre les Etats membres. Ce document « portable », appelé A1, établit l’affiliation à la sécurité sociale de l’Etat membre du lieu de travail habituel. Il est donc fortement utilisé par les services d’inspection dans des cas transnationaux.

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

89

90

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

3.2 Absence de documents comparables 3.2.1 Permis de travail Tous les Etats membres protègent leur marché de l’emploi face aux travailleurs migrants. Toutefois, conformément à la législation communautaire, l’accès au travail peut être rendu conditionnel, sur autorisation, uniquement pour les citoyens de pays tiers et pour les ressortissants des nouveaux Etats membres de l’UE (actuellement la Roumanie et la Bulgarie), mais pas pour les autres citoyens de l’UE et les membres de leur famille. Néanmoins, même pour les ressortissants de pays tiers, la législation communautaire offre aux Etats membres un cadre incorporé dans un ensemble de Directives.

L’intérêt de la banque de données vient de ce qu’elle présente la variété des permis de travail (autorité responsable de la délivrance, nom, catégorie de personnes, période de validité, type d’activité autorisée, etc.). Cette information devrait faciliter le travail des inspecteurs, en particulier lorsqu’ils sont confrontés à un ressortissant d’un pays tiers qui réalise une activité transfrontalière sur leur territoire (par exemple, dans le cadre du détachement).

Tenant compte de la forte complexité des règles en matière de migration (en lien avec l’accès au travail), la banque de données méritera bien d’être renforcée sur ce point pour donner une description plus complète des permis de travail.

3.2.2 Congé annuel Afin d’assurer la mise en œuvre correcte de la Directive 2003/88, certains Etats membres ont établi un « registre de vacances » spécifique, mais, dans certains Etats membres, son existence n’est pas évidente.

Pour les Etats membres qui requièrent ce type d’information, les données recueillies révèlent qu’il existe deux modèles : soit le registre est spécifique pour les périodes de congés annuels soit cette information fait partie de celle reprise sur la fiche de paye. Le registre est tenu par l’employeur ou par l’organe public compétent. Habituellement, il est obligatoire.

La banque de données indique par ailleurs qui a un droit d’accès à l’information et quelles sont les règles à suivre.

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

91

3.2.3. Santé et sécurité sur le lieu de travail La santé et la sécurité sur le lieu de travail constituent un domaine d’activité extrêmement sensible pour les inspecteurs du travail. L’ensemble de règles à respecter est complexe et dense. La question de la santé et de la sécurité est liée à des aspects cruciaux puisqu’elle touche à l’intégrité et à la dignité du travailleur. Il est fondamentalement important que les règles en matière de santé et de sécurité soient respectées. Ces règles sont habituellement considérées comme relevant de l’ordre public (ou il s’agit de règles obligatoires), ce qui signifie qu’elles ne peuvent faire l’objet d’un abandon ou d’une modification par dispositions contractuelles entre les parties.

La politique dans ce domaine fait partie de la législation du travail la plus sophistiquée et la plus avancée de l’UE. Après la publication de la Directive-cadre 89/391 du 12 juin 1989 sur l’introduction des mesures visant à encourager l’amélioration de la santé et de la sécurité des employés sur le lieu de travail, un nombre considérable de Directives a été introduit dans différents secteurs et pour différents types d’activités. De plus, conformément à la Directive 96/71 sur le détachement transnational, les règles en matière de santé et de sécurité sont équivalentes à celles relatives aux travailleurs détachés quelle que soit la législation applicable à la relation d’emploi.

Il résulte de la présence active du droit de l’UE dans le domaine de la santé et de la sécurité que les exigences fondamentales sont essentiellement les mêmes pour tous les Etats membres. Néanmoins, lors des contrôles, il est possible que les inspecteurs rencontrent deux types de difficultés : a) la première est de comprendre les documents rédigés dans une langue étrangère qui sont supposés établir la compatibilité avec les règles en matière de santé et de sécurité. La fiabilité des documents fournis peut également être incertaine. b) Etant donné que la santé et la sécurité couvrent un domaine très large, de nombreux documents sont fournis par chacun des Etats membres. Il est très difficile d’en évaluer le niveau de comparaison. La première version du questionnaire (édité pour la conférence intermédiaire de Madrid) reprenait de nombreuses sous-divisions : évaluation des risques professionnels, preuve d’assurance, médecine d’entreprise, accidents du travail (voir ci-dessus 2.3). Les résultats n’étaient pas très convaincants et montraient que le cadre choisi n’était pas familier pour la plupart des Etats membres. Les sous-divisions proposées avaient été considérées par les Etats membres participants comme trop complexes et trop détaillées. La dernière version de la banque de données a donc été simplifiée même si elle ne reflète pas la réalité des réglementations nationales.

A l’avenir, il s’agit là de l’un des sujets pour lesquels les pays devront faire des efforts particuliers pour présenter une liste exhaustive des documents requis par leur propre législation.

92

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

3.2.4 Prestation de services Le chapitre relatif à la prestation internationale de services n’a pas été considéré comme étant prioritaire dans ce rapport étant donné que la Directive 96/71 sur le détachement transnational offre ses propres règles de coopération et d’échange de données (voir en particulier l’Article 4(1) : « Les États membres, conformément aux législations et/ou pratiques nationales, désignent un ou plusieurs bureaux de liaison ou une ou plusieurs instances nationales compétente(s) ».

Néanmoins, s’agissant de l’activité quotidienne des inspecteurs du travail, il est pertinent de réunir des données au sujet des procédures administratives et du type de documents et de procédures qu’une compagnie qui envoie des travailleurs à l’étranger doit remplir ou suivre. En effet, il existe certaines situations où il est nécessaire pour un inspecteur du travail de vérifier si un travailleur est bel et bien détaché vers un autre Etat membre. L’un des intérêts de la banque de données par ailleurs est de démontrer que certains Etats membres participants n’offrent aucune procédure spécifique pour les employés détachés.

3.2.5 Documents de la sécurité sociale Il peut être intéressant pour les inspecteurs de vérifier si des cotisations sociales sont dues dans un autre Etat membre et si elles ont été effectivement payées. Par exemple, l’accès à ce type d’information peut être une preuve de ce qu’un employé est déclaré, qu’il est employé dans l’Etat membre où il est déclaré et/ou que la législation applicable est celle de ce pays.

La fiche de paye (voir ci-dessus 3.3.7) peut être utilisée pour établir que l’employé est assuré dans le pays où l’employeur est établi. Elle ne constitue toutefois pas une preuve du paiement réel des cotisations. En outre, le paiement de cotisations dans un Etat membre n’exclut pas que le paiement ait pu être effectué par erreur si, conformément aux règles de conflit de lois, une autre législation est en fait applicable.

Dans le domaine de la sécurité sociale, les données recueillies ne montrent pas – mais n’excluent pas non plus – l’existence de documents comparables. Cela ne signifie pas que de tels documents puissent ne pas exister et qu’ils ne sont pas uniformément requis étant donné que la question de la contribution à la sécurité sociale est une question clé pour des pays qui doivent assurer leur paiement réel. A l’avenir, il pourrait être nécessaire d’identifier de manière plus précise les documents qui démontrent que l’employeur est soumis aux contributions à la sécurité sociale.

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

93

4. La banque de données sur les documents et les procédures en lien avec l’inspection 4.1. Schéma général (EM limités) Sur la base du premier questionnaire, un tableau Excel a été établi (première production) qui reproduit des informations très détaillées sur bon nombre de questions liées à l’inspection en général, parmi lesquelles le bien-être au travail et, aussi, certains documents nécessaires pour établir la violation du droit pénal.

Même si le premier résultat, après le séminaire de Madrid des 3 et 4 novembre 2010, a été considéré comme trop complexe, il a donné aux participants le sentiment que cette entreprise était trop ambitieuse à réaliser dans le cadre du projet en cours, tenant compte de la complexité, de la portée et de la multitude des informations déjà recueillies. De plus, le but final du produit, à savoir l’établissement de normes d’inspection communes, dépendait de facteurs ne faisant pas partie de la portée du projet et qui n’ont pas pu être pris en compte.

Cette évaluation a néanmoins le mérite d’offrir un aperçu général des documents existants dans le cadre des inspections au quotidien dans 5 Etats membres et met en exergue la complexité des activités d’inspection dans la lutte contre le travail non déclaré et, de là, le besoin d’une diffusion et d’un partage de l’information entre les EM. En même temps, elle a clairement montré que les documents et les procédures utilisés dans les différents EM présentent de nombreuses similitudes ce qui ouvre la voie à diverses possibilités de coopération.

Elle justifie par ailleurs l’idée que ce travail devrait être poursuivi afin de créer un catalogue européen détaillé.

De ce fait, nous reprenons cette première version au tableau de l’Annexe 1.

94

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

4.2. Schéma spécifique (catalogue de travail) 4.2.1 Classification du contenu Une deuxième version du tableau Excel a alors été établie pour prendre en compte les différents commentaires exprimés par les participants lors du séminaire de Madrid en novembre 2010.

Le catalogue résumera la subdivision établie sous le chapitre 3 du présent rapport entre documents comparables et non comparables. Toutefois, dans le cadre du soutien nécessaire au réseau, une application conviviale est développée dans laquelle les documents sont repris dans des sous-divisions : identiques, comparables et documents isolés utiles aux activités d’inspection.

Nous obtenons ainsi le schéma suivant (voir annexe 2):

I

Documents identiques

1. Document de la sécurité sociale: document « portable », appelé A1.

1. Identification du travailleur 2. Enregistrement des compagnies et des entreprises 3. Document du droit du travail

II

a. Registre du personnel ou document équivalent b. Déclaration de recrutement (préalable) c. Information écrite au sujet de la relation d’emploi ou du contrat de travail

Documents et procédures comparables

i. Temps de travail et périodes de repos ii. Liste des sites de travail et des lieux de travail temporaire iii. Fiche de paye

III

Documents et procédures isolés utiles portant sur des aspects liés au droit du travail et à la législation en matière de sécurité sociale

1. Congé annuel 2. Document permettant de savoir si les cotisations ont été payées 3. Autres documents pertinents de la sécurité sociale qui sont disponibles 4. Autres documents pertinents relatifs à l’emploi qui sont disponibles 5. Santé et sécurité sur le lieu de travail

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

95

4.2.2 Le potentiel du catalogue Pour tous les documents repris ci-dessus, le catalogue offre l’information suivante : a) Le nom du document dans la langue d’origine, ce qui permet d’identifier clairement le document concerné. b) Une description du contenu du document : ceci concerne la structure du document et le support utilisé (papier, format électronique). c) L’utilisation du document, en précisant qu’un usage spécifique relève de la législation en matière de sécurité sociale ou du droit au travail. Cependant, l’information se centre fondamentalement sur le but du document ou identifie le potentiel qu’il offre dans le cadre du contrôle de la législation en matière de sécurité sociale ou du droit du travail. d) Le statut du document indique si le fait de le détenir résulte ou non d’une obligation légale. e) Accessibilité de l’information : le document est-il ou non accessible au public ? S’il est accessible via un site web, adresse de l’hyperlien pour accéder directement à l’information souhaitée. f) Le cas échéant, lorsque l’information est disponible, une image représentant le modèle du document concerné. g) Finalement, un bref commentaire sur le document comme par exemple l’usage plus large à d’autres fins.

Ainsi, même si le réseau ne devait pas être activé, le catalogue offre très clairement des informations utiles pour les inspecteurs qui réalisent sur leur territoire des enquêtes comportant des éléments internationaux.

96

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

5. Lien avec la plateforme électronique « who’s who » 5.1 Philosophie La première difficulté qui surgit dans le contexte de la coopération sur le plan européen dans le domaine du travail non déclaré concerne l’identification de la personne ou du département concerné qui détient l’information nécessaire. La Convention N°81 de l’Organisation Internationale du Travail ne prévoit pour les Etats membres qu’une obligation à établir un système d’inspection.

Au-delà de cette exigence générale, chaque état membre peut librement déterminer ses propres règles d’organisation ou ses services d’inspection et les facultés dont ils disposent.

Différents raisonnements sont à la base des modèles d’organisation de l’inspection mis en œuvre par les Etats membres : parfois, ce sont des éléments historiques ou juridiques qui interviennent et il a parfois fallu aussi prendre en compte le système d’aide sociale et le marché du travail qui sont d’ailleurs souvent associés.

Il est dès lors impossible de présenter un panorama complet des services d’inspection établis dans les vingt-sept Etats membres et d’en indiquer les pouvoirs respectifs. Par ailleurs, la première vague de consolidation du réseau devrait débuter par une application Web, un « Who’s who », permettant à chaque partenaire d’identifier d’un simple « clic » son contact et le domaine de compétence de celui-ci au sein du réseau sur le travail non déclaré Une fois la première phase de consolidation réalisée, les parties prenantes de ce même réseau seront à même d’échanger des informations, de partager au sujet des meilleures pratiques de lutte contre le travail non déclaré, de préparer des exposés et de poser des questions sur l’opportunité du contrôle.

En cas de contrôle sur le territoire d’un Etat membre au sujet d’une situation comportant des éléments extraterritoriaux (emploi de travailleurs d’un autre état), l’inspecteur, face à des documents étrangers, peut poser des questions directement à son point de contact à l’étranger en utilisant le catalogue comportant des documents comparables des différents Etats membres (utilisation en termes opérationnels du réseau) : en cliquant, tout simplement, un inspecteur belge peut s’adresser directement à la personne appropriée en Espagne (point de contact), lui demander de lui indiquer comment obtenir l’information nécessaire pour compléter son enquête et trouver, grâce au catalogue, l’information disponible en Espagne qui pourrait l’aider.

Le catalogue sera intégré au sein du réseau en tant qu’outil (dans une application conviviale). Il comprendra plusieurs sous-catégories et donnera accès à l’information sur les documents et les procédures disponibles.

La langue du réseau (et du catalogue qui y est intégré) est l’anglais bien que les participants puissent décider d’utiliser une autre langue dans le cadre d’un échange.

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

97

5.2 Présentation du Réseau et mode d’emploi Afin que les partenaires puissent se rendre compte des avantages réels dont ils peuvent bénéficier en utilisant le réseau et le catalogue qui y sera intégré, une présentation en direct leur sera faite lors de la conférence qui se tiendra à Bruges les 17 et 18 février 2011.

Sur la base du scénario d’une inspection réalisée sur un lieu de travail situé en Belgique par des inspecteurs belges confrontés à des documents étrangers, un inspecteur belge se connectera au réseau et joindra son point de contact dans un autre Etat membre et conversera avec ce dernier grâce à l’option de « Chat » (conversation). Il posera ses questions à ce collège en utilisant le catalogue pour orienter sa demande d’information (le catalogue donne un aperçu de l’information qui pourrait être obtenue dans le pays d’origine de l’employeur et/ou de l’employé). Le cas échéant, l’inspecteur belge peut scanner et transmettre le document dépersonnalisé à titre d’illustration. Le point de contact de l’autre Etat orientera son collègue belge et, si possible, lui donnera des indications pour obtenir l’information nécessaire dans le cadre de son enquête. S’il convient de consulter des institutions autres, il renverra l’inspecteur belge vers celles-ci et il envisagera même éventuellement d’ouvrir sa propre enquête. Le contact ainsi établi peut, le cas échéant, être élargi « sur place » à d’autres contacts. Le système devrait offrir des caractéristiques de type « conférence » comme une salle de discussion (« chat room »). Ces contacts multilatéraux devraient être utiles pour les montages frauduleux transfrontaliers complexes.

Les différentes étapes à suivre sont assez simples.

98

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

5.2.1. Pour se connecter à la plateforme Etant donné qu’il s’agit d’un réseau sûr, l’inspecteur qui souhaite se connecter doit introduire son nom d’utilisateur et son mot de passe; il peut alors entrer dans l’environnement de la plateforme et utiliser ses différentes caractéristiques.

5.2.2. Contacter un homologue à l’étranger par la fonction

de bavardage en ligne (« chat ») La deuxième étape consiste en l’identification d’un point de contact dans un autre Etat membre; ces données sont initialement fournies à chacun des participants du réseau.

Il est ensuite possible d’entamer une conversation avec le ou les collègue(s) ainsi sélectionné(s).

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

99

5.2.3. Utiliser le module de comparaison pour faciliter la communication : trouver le document correspondant dans un autre EM Outre la possibilité pour l’utilisateur d’identifier un correspondant nommé ou ajouté, le réseau permettra une comparaison côte à côte des documents et des procédures disponibles dans les pays partenaires. Grâce à une banque de données d’usage facile, avec un système de pointeur et de clic, l’utilisateur peut identifier le domaine qui l’intéresse (entre autres, identification du travailleur ou d’une société, documentation au sujet des dispositions en matière d’emploi ou de sécurité sociale, etc.) et le pays concerné afin d’obtenir des explications au sujet du statut, de l’accessibilité et du contenu du document étranger. Il pourra également obtenir une représentation visuelle de ce dernier.

100

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

6. Conclusion Le rapport démontre que bon nombre de documents et de procédures essentiels et nécessaires pour réaliser une inspection sont comparables entre les Etats membres, ce qui veut dire que même s’ils ne portent pas le même nom, n’ont pas exactement le même contenu ou la même portée, ils servent à la même chose dans le contexte d’une inspection. Nous faisons ici référence à un système d’identification des travailleurs et des compagnies et aux éléments de la relation d’emploi (déclaration de recrutement préalable, information au sujet de la relation d’emploi, registre du personnel, temps de travail et périodes de repos, fiche de paye, lieux de travail).

Cet exercice connaît néanmoins certaines limitations. Le rapport n’a pas pu établir la comparabilité des documents dans d’autres domaines, soit parce que les Etats membres ont des pratiques différentes soit parce que les données fournies par les Etats membres n’étaient pas suffisamment précises pour vérifier la comparabilité.

D’autre part, il existe d’autres documents et procédures détaillés et même des documents et des procédures isolés qui peuvent apporter des informations supplémentaires utiles dans le cadre d’une inspection.

Nous disposons déjà de suffisamment d’éléments pour confirmer la pertinence d’un catalogue qui sera utilisé au quotidien par les inspecteurs pour les situations internationales et pour lutter contre le travail non déclaré.

Le catalogue sera disponible sous la forme d’une banque de données électronique (tableau Excel) avec une application conviviale facilitant l’extraction de l’information, ce qui en favorisera l’utilisation.

Un second élément positif vient de l’application du catalogue en tant que soutien à la plateforme électronique “Who’s who”. Le catalogue intervient en tant que facilitateur et dictionnaire en familiarisant les participants du réseau aux différents concepts utilisés dans les Etats membres, ce qui donne lieu à une compréhension commune et mutuelle des procédures d’inspection.

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

101

Le catalogue est un travail en cours ; la prochaine étape devrait comprendre les actions suivantes : a) Préciser les documents requis pour certaines situations complexes (comme pour la santé et la sécurité); b) Demander aux Etats membres des informations plus détaillées sur les documents requis par le biais d’un questionnaire plus précis et mieux développé afin d’avoir des précisions sur ce qui est ou non comparable, ce qui est ou non utilisable ; c) Afin de renforcer les effets utiles du catalogue, entreprendre une enquête sur la question de l’accessibilité et sur l’usage des données transfrontalières. En effet, comme le souligne le rapport, certains documents sont réservés au personnel autorisé ou, lorsqu’ils sont accessibles aux inspecteurs situés dans un autre Etat membre, il est possible que la législation de cet Etat ne permette pas à un inspecteur de les demander ou bien les documents n’ont aucune valeur juridique. Avant d’envisager une action au niveau de l’UE (par des instruments contraignants ou non), il est important de mieux connaître les règlements internes des Etats membres ; d) Définir les actions spécifiques à entreprendre pour des sujets clés pour lesquels des documents comparables n’ont pas été clairement identifiés. Ces actions spécifiques pourraient revêtir diverses formes d’actions non contraignantes (politiques de coopération, échanges de bonnes pratiques, promotion d’accord bilatéraux/ multilatéraux,…) ou d’instruments contraignants. e) Elargir la collecte de données à tous les Etats membres afin de pouvoir fournir un catalogue européen détaillé sur les procédures et les documents utilisés dans le cadre d’enquêtes dans le domaine du travail non déclaré par les services d’inspection compétents. f) Comme le catalogue constitue une base permettant d’explorer les pratiques d’inspection éventuellement communes, identifier et répertorier ces dernières et, le cas échéant, exploiter les meilleures pratiques. g) Finalement, examiner l’opportunité de créer et d’adopter des règles de prestations minimales de services, contraignantes et non contraignantes, pour les activités d’inspection transnationales.

102

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe

Avec le soutien de l’Union européenne

La présente publication bénéficie du soutien du programme de l’UE pour l’emploi et la solidarité sociale — Progress (2007-2013).

Ce programme est administré par la Direction générale Emploi, Affaires sociales et Egalité des Chances de la Commission européenne. Il a été créé pour soutenir financièrement la réalisation des objectifs de l’Union européenne dans le domaine de l’emploi et des affaires sociales, tels que définis dans l’Agenda social, et pour contribuer de la sorte à l’obtention des résultats attendus dans le cadre de la Stratégie de Lisbonne.

Ce Programme d’une durée de 7 ans s’adresse aux parties prenantes susceptibles de contribuer au développement d’une législation et d’une politique adéquates et efficaces en matière d’emploi et de législation sociale, dans les 27 Etats membres de l’UE, dans les pays de l’AELE/EEE et dans les pays candidats et pré-candidats à l’adhésion.

PROGRESS doit renforcer la contribution de l’UE en matière de soutien apporté aux engagements des Etats membres. Pour ce faire, PROGRESS réalise ce qui suit : • livrer des analyses et des orientations politiques relativement aux domaines politiques de PROGRESS; • effectuer des contrôles et un rapportage concernant la mise en œuvre de la législation et la politique européennes dans les domaines politiques de PROGRESS; • promouvoir, entre les Etats membres, le transfert des bonnes politiques, l’apprentissage et le soutien mutuels en ce qui concerne les objectifs et priorités de l’UE et; • relayer les positions des parties prenantes et de la société dans son ensemble.

Vous trouverez de plus amples informations sur http://ec.europa.eu/social/main.jsp?catId=327&langId=fr

Les informations décrites dans cette publication ne reflètent pas nécessairement la position ou l’opinion de la Commission Européenne.

© 2011 Service public fédéral Sécurité sociale Tour des Finances Centre Administratif Botanique Boulevard du Jardin Botanique 50, boîte 100 1000 Bruxelles Editeur responsable Tom Auwers

104

Caractéristiques communes aux procédures d’inspection en Europe