Kundemøder med nerve og sjæl

Med JYSK ud i Europa

På knap 20 år har den danske detailkæde JYSK taget TimePlan med til foreløbig 19 europæiske lande. Næste stop bliver Rusland. Henrik Naundrup og Keld Marott har ført an på rejsen og fortæller, hvorfor TimePlan er et vigtigt værktøj i JYSKs internationale ekspansion.

Det startede alt sammen med Henrik Naundrup. I 1998 ar- bejdede han som økonomichef i IKEA Danmark og var med til at vælge TimePlan som en erstatning for manuel håndte- ring af arbejdstider.

"Da jeg kom til JYSK i 2000, stod vi med et lignende behov. Vi skulle finde et system, der kunne lave vagtplanlægning og tidsregistrering ikke blot i Danmark, men også i Nor- ge, Sverige, Finland og Polen. Og så var det jo heldigt, at TimePlan viste sig at kunne udvikles i retningen af at favne i alle disse lande," fortæller Henrik Naundrup, som i dag er Executive Vice President for Finance & IT i JYSK.

Nøgletal på tværs af lande De seneste knap 20 år har TimePlan således været en inte- greret del af det setup, som JYSK tager med ud i Europa.

"For os har det været vigtigt at have de samme it-systemer og platforme hele vejen rundt," fortæller Keld Marott, som kom til JYSK i 2003 og i dag er CIO.

"TimePlan giver os mulighed for at sammenligne nøgletal på tværs af lande. Hvor mange arbejdstimer vi bruger i butikker- ne, hvad vores personaleomsætning og sygefravær er. Time- Plan gør, at vi kan styre vores bemanding og lønudgifter." For JYSK har TimePlan også været et værktøj til at sikre ordnede arbejdsforhold.

"TimePlan sørger for, at vi følger de gældende regler og over- enskomster. At medarbejderne får de timer og den løn, de har krav på. Det er ikke alle lande, hvor vi opererer, hvor dette bare er en selvfølge," siger Henrik Naundrup.

Ikke hvile på laurbærrene I dag har JYSK over 15.000 medarbejdere i TimePlan fordelt på mere end 1.300 butikker i 19 lande. I foråret 2020 slår

“TimePlan giver os mulighed for at sammenligne nøgletal på tværs af butikker og lande.”

Keld Marott CIO JYSK

Henrik Naundrup Executive Vice President for Finance & IT JYSK

detailkæden dørene op i Rusland, hvor TimePlan også kom- mer med. Men selvom TimePlan snart kan fejre 20-års jubi- læum i JYSK-regi, er der ikke tid til at hvile på laurbærrene.

"Vi har holdt fast i TimePlan, fordi programmet helt grund- læggende gør det, det skal. Men TimePlan er ligesom vores andre it-systemer kommet under øget pres, fordi forbrugerne har fået fingre i smarte apps, som er lynhurtige og intuitive. Derfor forventer vores medarbejdere og planlæggere, at TimePlan er lige sådan. I forhold til TimePlans brugergræn- seflade er der fortsat plads til forbedring," lyder det fra Keld Marott.

Data er guld for nordiske hoteller

"Når du vækster, bliver præcise data altafgørende," siger Jørgen Holst, TimePlan-ansvarlig hos Nordic Choice Hotels. Han er i gang med to it-projekter på tværs af kædens 200 hoteller i Norden, og her spiller TimePlan en afgørende rolle i forhold til dataindsamling, systemintegration og performance management.

"En af mine yndlingsfunktioner i TimePlan er dataindsam- lingen og alt det, vi kan bruge dataene til," siger Jørgen Holst, People & Culture Manager hos Nordic Choice Hotels.

Den nordiske hotelkæde har benyttet TimePlan til workforce management siden 2013 og har for nyligt implementeret forecasting-systemet PMI, som via friske data fra TimePlan giver afdelingsledere et præcist overblik over, hvordan deres afdeling klarer sig.

Cockpit lyser rødt "Forecasting-systemet er vigtig for vores hoteller, fordi vi kører store selskaber, og en F&B manager kan hurtigt bruge 1.000 arbejdstimer på en dag. Hvis en afdeling bruger flere timer end planlagt, lyser cockpittet i PMI-systemet rødt. Hvis afdelingen følger planen, lyser det grønt. Vi behøver ikke at vente på kvartalsregnskabet for at finde ud af, om vi er over eller under budgettet. Vi kan se det med det samme takket været medarbejdernes timeregistreringer fra Time- Plan," fortæller Jørgen Holst.

Nordic Choice Hotels er i vækst og har derfor brugt tid på at oprette databaser over kunder og leverandører. Nu er turen kommet til kædens over 14.000 medarbejdere i Norge, Sveri- ge, Danmark og Finland.

"Når vi ansætter en ny medarbejder, bliver de "født" i vores database. Herfra overfører vi dem til TimePlan, så vi kan til-

dele dem vagter og sende timedata til lønudbetaling. Derfor er integrationen mellem TimePlan og vores andre it-syste- mer afgørende," siger Jørgen Holst.

Fair og ens løn Jørgen Holst tilføjer, at før Nordic Choice Hotels indførte TimePlan, vidste man ikke nødvendigvis, hvor mange med- arbejdere, et hotel eller hele kæden havde.

"TimePlan strømliner vores organisation på tværs af hoteller og lande. Ved at indføre TimePlan har vi sikret os, at vores workflows er ens, og at vores medarbejdere bliver betalt fair og ens — uanset hvor og hvornår de arbejder."

“TimePlan sikrer, at vores workflows er ens, og at alle vores medarbejdere bliver betalt fair og ens — uanset hvor og hvor- når de arbejder.”

Jørgen Holst People & Culture Manager

Nordic Choice Hotels

“Det bedste ved at være TimePlan-konsulent er at hjælpe og servicere vores kunder. At flytte noget for dem. Røre ved deres hverdag.

TimePlan er vagtplaner og tidsregistrering, men det er også change management på højeste plan.

Man ved aldrig, hvad man kommer ud til, når man skal undervise i TimePlan. Jeg føler, at jeg er med til at gøre en forskel.”

Henrik Larsen Seniorkonsulent Medarbejder siden 2009 TimePlan Software

Mød holdet bag TimePlan

At supportere kunder i mere end 25 lande på 19 sprog kræver tæt samarbejde med lokale forhandlere og afdelinger. Vores kollegaer i Sverige, Norge og Finland er en uundværlig del af TimePlans internationale ekspansion i samarbejde med vores danske hovedkontor.

12 år med svensk samarbejde I 2008 blev PA Kompetens i Sverige en af de første TimePlan-forhandlere udenfor Danmarks grænser.

Grundlægger Tomas Holm stod i spidsen sammen med Magnus Borjesson, og det gør de fortsat i dag, nu flankeret af konsulent Philip Lantz.

"TimePlan er et godt match til det svenske marked, fordi programmet håndterer overenskomster inden for mange forskellige brancher. Samtidig er det en fordel for vores kunder at kunne benytte det samme system i alle nordiske lande."

Tomas Holm Grundlægger PA Kompetens

Tager højde for finske behov I 2014 åbnede vores finske afdeling af TimePlan Software i Helsinki. I dag supporterer Karoliina Toikka, Arja Ahonkivi og Eija Partanen de finske TimePlan-kunder og er også tovholdere på vores finske ERFA-møder.

"Vi har ferieregler i Finland, som er markant anderledes end i de andre nordiske lande. TimePlan er meget fleksibel og kan med små justeringer sættes op til at tage højde for de forskellige behov. TimePlan er særlig velegnet til detailbutikker, restauranter og privathospitaler i Finland."

Karoliina Toikka Support manager TimePlan Software Oy

Overholder norske overenskomster Datatjenesten i Norge hørte oprindeligt om TimePlan gennem Siba og Bauhaus, som Datatjenesten leverede lønsystem til.

I 2011 blev Datatjenesten TimePlan-forhandler, og i dag varetager Frode Zeylon, Christine Gjersøe og Jørn Fjeldvik salg og support til norske kunder.

"I Norge er virksomheder og medarbejdere forpligtet til at overholde arbejdsmarkedsregler og overenskomster. Denne kompleksitet er TimePlan ideel til at favne. TimePlan kan skræddersyes efter kundens behov, og programmet har en enorm fleksibilitet."

Jørn Fjeldvik CEO Datatjenesten

Resten af verden Udover Norden har TimePlan Software også repræsentation i Tyskland, Holland, England og Singapore.

International manager Kieran Ambrose har siden 2015 stået for salg og kontakt til nye TimePlan-forhandlere samt et større antal internationale kunder.

Kieran Ambrose er manden bag kontrakter med DFDSfærgerne og den britiske forlystelsesgigant Merlin Entertain ments PLC, som har implementeret TimePlan i LEGOLAND Windsor og en række andre europæiske forlystelsesparker.