Manual - Gestão económica das compras

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MANUAL UFCD 0672- GESTÃO ECONÓMICA DAS COMPRAS

Curso:Técnico Administrativo Duração: 25h Formador: Pedro Faria

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Índice

Objectivos gerais ..........................................................................4 Sumário................................................................4

Capítulo 2: Compras ......................................................................8 Introdução ...................................................................................9 O comprador .............................................................................. 10 Diferentes formas de compra ........................................................ 11 A natureza das compras ............................................................... 12 Individuais, retalhistas independentes e feirantes ............................ 13 Grossista ................................................................................... 13 Grandes armazéns independentes e fábricas ................................... 13 As centrais de compras ................................................................ 14 A função do serviço de compras .................................................... 15 Qual é a função exacta do serviço de compras? ............................... 16 Relações internas e externas do serviço de compras .................................................................................... 19 Relações Externas ....................................................................... 19 Relações Internas........................................................................ 19 A Organização das compras .......................................................... 21 Fases da compra ......................................................................... 22 Registo de necessidades de compra ............................................... 24 Procura do fornecedor................................................................. 24 Escolha do fornecedor .................................................................. 25 Realização do pedido .................................................................. 25 Recepção e controlo das mercadorias ............................................. 26 Apoio às fases de compra ............................................................. 26 A documentação poderá assumir três tipos: .................................... 26 Capítulo 3: Gestão de Stocks ........................................................ 29 Os Stocks................................................................................... 30 Vantagens e inconvenientes dos stocks .......................................... 31 Tipos de stocks ........................................................................... 31 A gestão material de stocks .......................................................... 33

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Objectivos.................................................................................. 33 Implantação do armazém ............................................................. 33 Instalações................................................................................. 34 Arrumação do armazém ............................................................... 34 A movimentação ......................................................................... 35 Documentação............................................................................ 36 Recepção ................................................................................... 37 Conservação e Entrega ................................................................ 37 Ficha de armazém ....................................................................... 37 Guia de Entrada .......................................................................... 38 Guia de Saída ............................................................................. 39 A gestão económica de stocks....................................................... 40 Objectivos.................................................................................. 40 Custo dos Stocks......................................................................... 40 Stock de segurança ..................................................................... 41 Gráfico em dentes de serra........................................................... 42 Quantidade económica de encomenda ............................................ 43 Análise ABC................................................................................ 44 Gestão administrativa dos stocks................................................... 46 Objectivos.................................................................................. 46 Nomenclatura dos artigos em stock ............................................... 46 Colaboração da informática........................................................... 48 Capítulo nº 5: Conclusão .............................................................. 49 Bibliografia ................................................................................. 50 Participantes .............................................................................. 51

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Índice de tabelas Tabela 1: Fases/Documentos ........................................................ 27 Tabela 2: Resumo Geral de Documentos......................................... 28

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Índice de figuras Figura 1: Serviço de Compras .........................................................9 Figura 2: O comprador ................................................................. 10 Figura 3: Natureza das compras .................................................... 11 Figura 4: Função das Compras ..................................................... 15 Figura 5: Ponto de Aprovisionamento ............................................. 16 Figura 6: Organização das Compras ............................................... 21 Figura 7: A Encomenda ................................................................ 25 Figura 8: Liquidação / Pagamento.................................................. 28 Figura 9: Rotação de Stocks ......................................................... 32 Figura 10: Noção de armazém ...................................................... 33 Figura 11: Movimentação no armazém ........................................... 36 Figura 13: Guia de Entrada........................................................... 38 Figura 14: Guia de saída .............................................................. 39 Figura 15: Ruptura Stocks / Stock Segurança.................................. 41 Figura 16: Curva em dentes de serra ............................................. 42 Figura 17: Fórmula nº encomendas/ano ......................................... 43 Figura 18: Fórmula quantidade económica ...................................... 43

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Figura 19: Curva ABC .................................................................. 45 Figura 20: O Activo ..................................................................... 46 Figura 21: Noção de nomenclatura ................................................ 47 Figura 22: Código de Barras ......................................................... 47

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Capítulo 1: Apresentação

Introdução Sumário Objectivos Gerais

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Capítulo 1: Apresentação

Sumário Uma correcta política de compras é fundamental a qualquer empresa que pretenda maximizar os seus lucros. No entanto, não é possível traçar um bom plano de compras sem uma eficaz gestão de stocks. Com efeito, a empresa deve ser capaz de satisfazer atempadamente as necessidades dos seus clientes, sem correr o risco de se afundar em “monos”.

Neste sentido, as Compras e fundamental na gestão global da apoiar os formandos para que forma eficiente e eficaz este tipo

Gestão de Stocks são uma peça empresa, e este manual destina-se a no futuro possam desempenhar de de funções.

O conteúdo deste manual foi dividido em duas partes: 1-Compras e 2Gestão de Stocks. com vista à formação, que, no entanto, estão intimamente ligadas. Também não pode ser descurada a interligação com a área da documentação.

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INSTITUTO DO EMPREGO E FORMAÇÃO PROFISSIONAL, IP DELEGAÇÃO REGIONAL DO NORTE CENTRO DE FORMAÇÃO PROFISSIONAL DE VIANA DO CASTELO Capítulo 1: Apresentação

Objectivos gerais

• Identificar a importância da função Compra na empresa, de modo a efectuar compras dos bens necessários à empresa de forma eficiente e eficaz.

• Fornecer instrumentos de gestão de stocks adequada à capacidade de resposta imediata à solicitações do cliente, evitando ruptura e ou excedentes.

• Aplicar regras de gestão económica das compras.

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Capítulo 2: Compras

As compras Introdução Diferentes formas de compras A função do serviço de compras Relações Internas e externas do serviço de compras Organização das compras

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Capítulo 2: Compras

Introdução As empresas têm de realizar um conjunto de acções a fim de se abastecerem dos bens e serviços indispensáveis ao seu funcionamento.

As compras são uma das áreas de actividade da empresa e têm por fim a procura nos mercados interno e externo das possibilidades de compra de bens e serviços que satisfaçam as necessidades nas melhores condições e ao menor custo.

Para se fazer uma compra é necessário contactar os fornecedores, logo é importante ter em atenção os seguintes aspectos: •

a quem comprar

•

em que condições comprar

•

o momento a comprar

•

o preço

Figura 1: Serviço de Compras

Nota: O Serviço de Compras só decide, depois de receber os pedidos de outros serviços da empresa, onde os bens/serviços estão em falta.

9

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Capítulo 2: Compras

O comprador Quando falamos de compras é necessário ter em conta o comprador, a pessoa que se propõe comprar um determinado bem ou serviço.

Em linhas gerais o comprador deverá: •

ter uma boa formação geral e técnica;

•

ser honesto, sorridente, afável e optimista; (estas qualidades ajudam a constituir a sua personalidade, a qual será muito útil nas discussões e fará com que nunca se sinta em posição de inferioridade);

•

ser discreto e paciente;

•

não perder de vista que o comprador "faz" o fornecedor, e não ter nunca o menor complexo de inferioridade perante os fornecedores, qualquer que seja a importância relativa das empresas com quem está a negociar;

•

pensar sempre que o comprador está numa posição vantajosa relativamente ao vendedor, pois é ao primeiro que pertence a decisão final;

•

possuir algumas noções de direito comercial relacionadas com os contratos.

Figura 2: O comprador

Não podemos afirmar que se nasce comprador, mas é possível formar um comprador; no fundo, é uma questão de formação profissional!

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Capítulo 2: Compras

Diferentes formas de compra Os métodos e meios para comprar variam consoante os produtos ou artigos comprados se destinam a ser transformados (no caso das matérias-primas), revendidos (mercadorias) ou consumidos (consumíveis).

Figura 3: Natureza das compras Matérias-primas: Bens que se destinam a ser transformados num produto final.

Exemplos:

Fábrica de confecções: compra TECIDOS para fabricar calças Fábrica de esferográficas: compra PLÁSTICO para produzir esferográficas

Mercadorias: Bens que se destinam a ser vendidos exactamente como se compraram.

Exemplos: Hipermercado: compra CALÇAS e ESFEROGRÁFICAS para as vender

Consumíveis: Bens que se destinam a ser utilizados pela própria empresa.

Exemplos:

Compra de esferográficas para uso no escritório

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Capítulo 2: Compras

A natureza das compras Compras agrupadas

São compras que passam por centrais.

Exemplo: Central de Compras do Estado

Compras não agrupadas

São compras efectuadas por comerciantes ou empresas, com vista à revenda ou transformação.

Compras correntes

São as compras do dia a dia, para manter a empresa em funcionamento.

Exemplos: mercadorias material de escritório

Compras excepcionais

São compras que se fazem raramente.

Exemplo: máquinas instalações

Compras intermitentes

São as compras periodicamente.

que

se

fazem

Exemplo: Reaprovisionamento stocks Compras técnicas

de

Compras que se fazem segundo as orientações dos técnicos.

Exemplo: compra de um gerador de corrente para empresa que comercializa congelados

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Capítulo 2: Compras

Assim, as compras podem ser:

•

Individuais, retalhistas independentes, feirantes, etc.

•

Grossistas

•

Grandes armazéns independentes e fábricas

•

As centrais de compras

Individuais, retalhistas independentes e feirantes A característica destas formas de comprar é a sua forma individual: •

o particular compra para se alimentar, vestir, distrair;

•

o pequeno comerciante (retalhista independente) e o feirante compram para manter o seu negócio; é o comerciante que compra e o método praticado é o intuitivo.

Grossista A característica desta forma de compras é comprar em quantidade ao produtor par vender ao comerciante/feirante. Neste caso já é necessário o apoio de uma organização devido ao numero de artigos e ao volume de compras.

Grandes armazéns independentes e fábricas Reencontramos aqui o tipo anterior, mas em maior escala, dado: •

haver maior diversidade de artigos;

•

haver maior volume;

•

ser necessário comprar mais vezes porque se escoam mais depressa.

Neste caso a função baseia-se em métodos mais evoluídos e emprega meios mais aperfeiçoados e dispendiosos. Aplica-se a grandes empresas e ao Estado.

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Capítulo 2: Compras

As centrais de compras Esta forma de compra aplica-se a agrupamentos: •

pontos de venda - armazéns com muitas sucursais

•

ou utilizadores - indústrias semelhantes

•

e ainda ao Estado.

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Capítulo 2: Compras

A função do serviço de compras As empresas para funcionarem necessitam de comprar bens e serviços.

Assim A empresa comercial Compra as mercadorias atendendo às necessidades e preferência dos seus clientes (actuais ou futuros) visto que só assim realizará vendas.

A empresa

industrial

Adquire as matérias-primas e subsidiárias em fornecedores que lhe merecem crédito no que respeita a preços, à quantidade, à qualidade e a prazos.

Figura 4: Função das Compras

Matérias-subsidiárias: Bens que contribuem para o produto final, mas que não sofrem qualquer transformação.

Exemplos: Cola, nas marcenarias Linhas, nas confecções

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Capítulo 2: Compras

Qual é a função exacta do serviço de compras?

1

Comprar o quê?

O que a empresa precisa em qualidade e quantidade: produtos, artigos, serviços .... É necessário conhecer bem os programas de venda e as características dos produtos.

2

Porquê comprar?

Para satisfazer as actividades comerciais da empresa.

3

Quando?

Este é um dos pontos mais delicados, exige uma verdadeira ciência das compras. A solução é saber calcular o ponto de aprovisionamento, para poder satisfazer sempre a procura, mas não ficar com artigos parados muito tempo.

Exemplo: produtos alimentares podem perder validade Figura 5: Ponto de Aprovisionamento Ponto de Aprovisionamento:

Data ideal para reabastecimento

4

Quanto?

Depende de tipo: •

de empresa - se é industrial ou comercial

•

da produção dos fornecedores

•

da capacidade de armazenagem da empresa.

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Capítulo 2: Compras

5

A quem?

É preciso conhecer o mercado, os fornecedores, estar atento aos descontos, bónus, promoções...

6

Onde?

Tem de ter em atenção:

7

•

a posição geográfica dos diferentes fornecedores

•

os seus meios e condições de transporte

•

preços e condições de pagamento

•

prazos de entrega

Como?

Esta é a arte do comprador. Para comprar bem é necessário saber o que se quer e agir de forma a consegui-lo.

Neste sentido, a sua função é:

•

•

Fazer uma análise de mercado em função das necessidades, relativamente a: •

escolha de fornecedores;

•

preço;

•

prazos de entrega;

•

qualidade do produto ou serviço;

Comprar os bens e/ou serviços para satisfazer as necessidades dos serviços requisitantes: •

com a melhor relação qualidade/preço;

•

com os melhores prazos de entrega.

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Capítulo 2: Compras

•

•

Manter relações estreitas com os fornecedores, de forma a: •

conseguir condições vantajosas para a empresa. (descontos, bónus, promoções,...)

•

criar uma boa imagem da empresa empresas.

perante as

outras

Estar sempre atento à entrada de novos produtos no mercado pelos quais os consumidores se sentem atraídos.

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Capítulo 2: Compras

Relações internas e externas do serviço de compras Para cumprir a sua missão, o comprador tem necessidade de estabelecer relações externas e internas, com pessoas e ambientes muito diferentes: •

vendedores

•

chefes de empresa

•

agentes comerciais

•

técnicos, funcionários

•

transportadoras

•

...

Relações Externas Constituem um dos aspectos mais importantes do serviço de compras.

Relações externas são aquelas que se estabelecem com pessoas e/ou outras empresas, com vista à compra. É a procura ou confirmação do núcleo de fornecedores.

A procura do mercado começa muitas vezes com o contacto do fornecedor, seguido da visita dum seu vendedor, e é nesta fase que o comprador começa a organizar a sua documentação sobre a possível compra.

Relações Internas São as que se estabelecem dentro da própria empresa e que, quando bem organizadas, permitem um bom planeamento das compras.

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Capítulo 2: Compras

Em pequenas e médias empresas, os serviços internos são aqueles que mantêm relações frequentes com os fornecedores de mercadorias.

Dependendo da dimensão e actividade da empresa, assim se organizam diversos departamentos; no entanto, mais ou menos dividido, tem que haver: •

Serviço de vendas

•

Serviço de armazém

•

Serviço de compras

•

Serviço de contabilidade

Estes departamentos têm que articular muito bem, dado que: •

O serviço de vendas quer e deve vender muito

•

O serviço de armazém tem que garantir a existência de produtos para venda e a sua manutenção em bom estado de conservação

•

O serviço de compras tem que comprar no momento oportuno todos os produtos que garantam a satisfação das necessidades das vendas, sem, contudo, deixar acumular quantidades desnecessárias

•

O serviço de contabilidade tem que garantir o registo actualizado de compras e vendas, de forma a que os respectivos pagamentos sejam sempre cumpridos, evitando conflitos legais quer com clientes, quer com fornecedores.

Assim, quem vende tem que prever com antecedência as tendências do mercado, a fim de comunicar as necessidades ao armazém. Este, por sua vez, controlando as existências, comunica as necessidade de compra ao respectivo departamento, o qual providenciará a aquisição atempada dos produtos necessários.

Daqui se verifica a necessidade das relações internas do serviço de compras.

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Capítulo 2: Compras

A Organização das compras Para vender, a empresa necessita de efectuar:

C O M P R A S

Máquinas e Equipamentos

Utensílios

Material de Expediente

Mercadorias

Figura 6: Organização das Compras As médias e grandes empresas têm um serviço de compras independente, onde estão centralizadas todas as compras, responsabilizando-se pela sua realização nas melhores condições e ao melhor preço.

Nas pequenas empresas é ao comerciante que cabe a organização das tarefas relacionadas com as compras. Esta organização deve ter em atenção as diversas fases da compra, pois que cada fase exige procedimentos adequados. É importante que o comerciante não esqueça: •

a necessidade do serviço de compras

•

as fases que envolvem uma compra 21

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Capítulo 2: Compras

•

a necessidade de apoio às fases da compra

Relativamente às tarefas, destacamos: 8

Procura do fornecedor: •

9

Pesquisa de empresas que reunam condições para fornecerem os produtos/serviços pretendidos

Escolha do fornecedor •

Dos possíveis fornecedores identificados na fase anterior, optar por aquele que melhor satisfaça as exigências determinadas

10 Efectivação do pedido •

Encomenda dos produtos/serviços ao fornecedor seleccionado

11 Recepção e controlo das mercadorias •

Dar entrada dos produtos, verificando se estão conforme a encomenda

Fases da compra

1ª Fase: Constatação da necessidade

dos serviços/pessoas que a sentem.

2ª Fase: Procura de fornecedores Verificar se há contactos anteriores com fornecedores dos produtos em falta Estabelecer contactos com outros possíveis fornecedores e

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Capítulo 2: Compras

analisar as respectivas propostas, a fim de escolher as mais vantajosas para a empresa.

3ª fase: Negociação e comunicação Negociar com o fornecedor todas as condições.

4ª fase: Realização da compra Fazer a compra com base num contrato que poderá ser: •

pontual Exemplos:

•

•

compra de um equipamento

•

compra de um produto especial, em determinada época do ano (amêndoas na Páscoa, p.e.)

periódico Exemplos: •

compra diária de bolos, num salão de chá

•

compra semanal de refrigerantes, num café

5ª fase: Procedimentos administrativos •

Informar o serviço de recepção sobre os produtos e quantidades pedidas

•

Informar a contabilidade sobre preços e condições negociadas

Quando se trata de uma pequena empresa, é o comerciante que, por intuição, desencadeia todas estas fases 23

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Capítulo 2: Compras

Registo de necessidades de compra O trabalho da compra começa com o pedido ao serviço de compras de um determinado bem.

Este pedido é formalizado por um documento interno. É o documento o registo de necessidades.

Procura do fornecedor A procura do fornecedor pode efectuar-se de diversas formas: •

entrevistas a vendedores

•

visitas a feiras e exposições

•

contactos com fabricantes e concorrentes

É pois, muito importante, a criação de um registo de informação específica e permanentemente actualizado sobre os fornecedores, recorrendo para o efeito aos tradicionais ficheiros, com suporte informático ou não.

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Capítulo 2: Compras

Escolha do fornecedor Pedir propostas de fornecimento aos fornecedores escolhidos.

Comparar as respostas, tendo em atenção: qualidade, descontos, prazos de entrega, assistência pós-venda...

Realização do pedido Escolhido o fornecedor, o serviço de compras emite um documento (nota de encomenda, requisição, ...) em várias vias: Figura 7: A Encomenda

Triplicado

Serviço de controlo

Duplicado Original

Serviço de recepção

Fornecedor

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Capítulo 2: Compras

Recepção e controlo das mercadorias A mercadoria chega à empresa acompanhada por um documento emitido pelo vendedor – a guia de remessa/guia de transporte.

Nesta fase é importante: 1

Verificar o estado da mercadoria (se não estiver em boas condições, devolve-se)

2

Verificar se a guia de remessa coincide com a nota de encomenda (verificar se as quantidades e qualidades são as mencionadas na guia de remessa)

3

Armazenar a mercadoria

4

Enviar a guia de remessa para o serviço de controlo.

Apoio às fases de compra A compra pressupõe sempre um suporte documental, isto é, um conjunto de documentos que fornecem as informações necessárias à sua realização.

A documentação poderá assumir três tipos:

•

Documento base •

•

Documento de apoio •

•

Os que servem para se registarem os dados da compra

Os que fornecem dados para a compra

Documento de movimentação •

Os que acompanham a movimentação dos produtos

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Capítulo 2: Compras

No quadro seguinte faz-se a identificação entre fase da compra e respectivos documentos:

Documentos Base 1ª Fase

Mapa de Registo de Necessidades

Documentos de Apoio Lista de Produtos Lista de Fornecedores

2ª Fase

Propostas

Contactos anteriores

Orçamentos

Ficheiros de Fornecedores Tabelas de Preços

3ª Fase

Mapas comparativos

Propostas recebidas

4ª Fase

Nota de Encomenda

Proposta do Fornecedor escolhido

5ª Fase

Cópias da Nota de Encomenda

Nota de Encomenda

Tabela 1: Fases/Documentos

Confirmada a encomenda, o fornecedor procede à entrega dos produtos, que dão entrada na empresa acompanhados do respectivo documento (que pode ser uma Guia de Remessa ou Guia de Transporte) e que deve ser conferida sempre com a Nota de Encomenda. É com base nestas Guias que, de seguida, o fornecedor procede à liquidação dos produtos vendidos, enviando a respectiva Factura.

Ao recebê-la, os serviços de contabilidade conferem com a Guia, procedem aos registos necessários e emitem o pagamento.

Sempre que se paga, é preciso exigir o respectivo Recibo.

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Capítulo 2: Compras

Documentos de Apoio Contratos elaborados com fornecedores Negociações anteriores Preçários da concorrência (Shopping na concorrência)

Documentos de Movimentação

Documentos de Liquidação/Pagamento

Nota de Venda

Factura

Guia de Remessa

Factura-Recibo

Guia de Transporte

Venda-a-Dinheiro

Guia de Devolução

Nota de Débito

Venda-a-Dinheiro

Nota de Crédito Recibo

Tabelas de preços dos fornecedores Listagem dos produtos comercializados Ficheiros de Fornecedores Tabela 2: Resumo Geral de Documentos

Figura 8: Liquidação / Pagamento Liquidação: Acto de determinar o valor líquido a pagar pelos produtos Pagamento: Acto de entregar ao fornecedor o valor líquido dos produtos

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Capítulo 3: Gestão de Stocks

A Gestão de Stocks Os stocks A gestão material dos stocks A gestão económica dos stocks A gestão administrativa dos stocks Colaboração da informática

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Capítulo 3: Gestão de Stocks

Os Stocks Não é possível traçar um bom plano de compras sem uma eficaz gestão de stocks. Com efeito, a empresa deve ser capaz de satisfazer atempadamente as necessidades dos clientes, sem correr o risco de se afundar em "monos".

Conceito de Stock Stocks são todos os artigos que se encontram em armazém para serem utilizados numa fase posterior.

Para se poder abastecer a empresa de tudo o que precisa para a sua actividade é necessária a constituição de stocks.

As quantidades em stock devem ser adequadas às necessidades e à medida que se vai gastando deve repor-se.

O seu escoamento tem que ser compensado por aprovisionamentos que vão repor os stocks nos níveis desejados.

A importância dos stocks Os stocks são necessários, pois sem stocks não seria possível: •

utilizar racionalmente a capacidade produtiva

•

produzir de forma económica os artigos vendidos

•

satisfazer as encomendas nos prazos considerados aceitáveis para os clientes

Mas por outro lado, não podem ser em excesso, pois produtos em armazém: •

custam dinheiro

•

podem-se estragar ou perder validade

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Capítulo 3: Gestão de Stocks

•

podem passar de moda

Assim, bons aprovisionamentos trazem vantagens económicas às empresas, mas stocks em excesso podem conduzi-las à catástrofe.

Vantagens e inconvenientes dos stocks A constituição de stocks é vantajosa pois permite: •

evitar a ruptura (quando não há produto para satisfazer as encomendas)

•

assegurar o consumo regular de um produto, apesar da sua produção ser irregular

•

aproveitar oportunidades

•

fazer face a imprevistos de consumo e de entrega

Mas apesar da sua utilidade, todo o stock que exceda as necessidades, torna-se inútil ocasionando custos desnecessários.

Assim, a existência de stocks pode acarretar algumas desvantagens, tais como: •

fragilidade e validade de certos produtos

•

improdutividade do material não vendido

•

capital imobilizado

•

custos com a armazenagem

Tipos de stocks De uma maneira geral, nos armazéns existe uma variedade de artigos, que pela sua natureza, rotação ou importância para os utilizadores, se caracterizam da seguinte forma: 31

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Capítulo 3: Gestão de Stocks

1

Stock permanente/activo - é constituído pelos artigos que têm um consumo regular e aprovisionamentos periódicos.

2

Stock afectado - é constituído pelos artigos que estão destinados a determinados trabalhos.

3

Stock de excedentes ou monos - é constituído por artigos desactualizados, que já não têm qualquer saída.

4

Stock em transito - é constituído pelos artigos que se encontram em armazém por períodos de tempo muito curtos.

5

Stock de segurança - é constituído pelos activos que farão face a imprevistos de consumo e/ou de entrega

Rotação de Stocks: Número de vezes que, num determinado período, é necessário renovar o stock de um produto

Figura 9: Rotação de Stocks

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Capítulo 3: Gestão de Stocks

A gestão material de stocks Objectivos A gestão material de stocks é constituída por um conjunto de actividades que visam: •

possibilitar uma fácil recepção, conferência, arrumação e entrega dos bens em armazém

•

proteger os bens evitando roubos e estragos

•

armazenar os bens no menor espaço possível, facilitando o seu acesso e movimentação

•

planear os armazéns de acordo com as necessidades de cada tipo de bens e ao mesmo tempo prevenir os acidentes.

Implantação do armazém Figura 10: Noção de armazém

Os armazéns são recintos onde os bens se encontram guardados até serem utilizados.

Assim, o local do armazém deve obedecer às seguintes condições: •

estar situado próximo dos utilizadores

•

possuir fáceis acessos

•

estar situado fora dos centros urbanos 33

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Capítulo 3: Gestão de Stocks

•

ser servido por uma rede de estradas que permita a passagem de camiões de diversos tamanhos

•

possuir boas áreas para estacionamento

Instalações As instalações devem: •

ser amplas de forma a facilitar a circulação

•

possuir portões de entrada suficientemente largos de modo a facilitar todas as manobras dos diferentes veículos ou cargas

•

ser concebidas de acordo com as regras de higiene e segurança, evitando piso escorregadio, pilares, traves, tubos, afunilamentos, degraus

•

possuir sinalizações de forma visível de todos os obstáculos circulação

•

ter detectores e extintores de incêndio

à

Arrumação do armazém Como os armazém são locais onde os artigos se encontram guardados até serem utilizados, é aconselhável que estes se encontrem devidamente arrumados, pois tal permitirá: •

um melhor aproveitamento de espaços

•

maior facilidade de contagem/verificação

•

diminuição de perdas e

estragos 34

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Capítulo 3: Gestão de Stocks

•

maior rapidez na preparação dos pedidos

Assim, é vantajoso adoptar em plano de arrumação que se baseie num dos métodos seguintes: 1

os artigos são arrumados sempre no mesmo local

Segundo este método, os artigos são arrumados sempre no mesmo local, ou seja a cada artigo corresponde sempre um local certo.

Vantagem: •

permite uma maior rapidez na preparação dos pedidos

Inconveniente: •

2

existe uma grande superfície normalmente pouco utilizada, devido às grandes variações de artigos em armazém, pois atingem o máximo nos dias de reaprovisionamento, diminuindo constantemente nos dias seguintes

Os artigos são arrumados onde existe local

Os artigos são colocados onde existe espaço disponível, tornando-se então necessário a existência de um ficheiro que facilite o acesso aos artigos.

Vantagem: •

aproveita os melhores espaços

Inconveniente: •

não há local fixo para cada artigo

A movimentação Nos armazéns de grande dimensão a movimentação dos artigos torna-se por vezes difícil, sobretudo quando os artigos a movimentar são muito variáveis em volume, peso e dimensão.

De forma a facilitar todas estas movimentações, existe no mercado uma grande variedade de máquinas adaptadas a cada situação.

35

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Capítulo 3: Gestão de Stocks

Conforme a natureza dos artigos e a actividade dos armazéns, utilizam-se: Figura 11: Movimentação no armazém

Grandes armazéns • gruas sobre carris • gruas automotrizes • pontes • guindastes • empilhadores Armazéns Médios e Pequenos • empilhadores • tubagens • porta paletes • carrinhos de mão

Documentação A gestão material dos stocks pode estar informatizada; neste caso, quase não precisa de documentação, a informação está sempre disponível.

No entanto, quando este serviço não está informatizado, além dos documentos de entrada e saída, é necessário criar um ficheiro de armazém, de forma a se poderem registar as entradas e saídas de produtos.

Desde que se actualize sistematicamente este ficheiro é possível saber, a qualquer momento o que existe em armazém e em que quantidades.

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Capítulo 3: Gestão de Stocks

O pessoal que trabalha no armazém desempenha fundamentalmente duas funções, às quais correspondem documentos específicos:

Recepção

o armazém é informado da encomenda e chegada das mercadorias através da Nota de Encomenda e da Guia de Remessa. (Capítulo 2 – Realização do pedido)

Conservação e Entrega

os documentos a utilizar são fundamentalmente a nota de saída (ou Guia de Remessa/Transporte) e Ficha de Armazém.

Quer a Nota de Encomenda, quer a Guia de Remessa foram objecto de estudo no capítulo “Compras”, pelo que agora debruçamo-nos sobre:

Ficha de armazém

Documento que serve para registar a entrada e saída de um produto, bem como permite conhecer, a qualquer momento, as quantidades e o preço desse produto.

Figura 12: Ficha de Armazém

37

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Capítulo 3: Gestão de Stocks

Exemplo:

FICHA DE ARMAZÉM Critério: Data Mês

Dia

Descrição

Entradas

Saídas

Existências

Quant. P.Un. Valor Quant. P.Un. Valor Quant. P.Un. Valor

Os registos de entradas e saídas efectuam-se nestas fichas através dos seguintes documentos:

Guia de Entrada

Encomenda n.º ____ Guia de entrada n.º ___

Data: __/__/__

Refª

Quantidade Existência Recebida Entrada

Descrição

Recepção

Armazém

Stocks

Compras

Contabilidade

__/__/__

___/___/___

__/__/__ __/__/__ __/__/__

Figura 13: Guia de Entrada

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Capítulo 3: Gestão de Stocks

Guia de Saída

Guia de saída n.º ___

Requisição n.º ____

Data: __/__/__

Refª

__/__/__

Quantidade Recebida Saída

Existência

Armazém

Stocks

Contabilidade

___/___/___

__/__/__ __/__/__ __/__/__

Descrição

Compras

Figura 14: Guia de saída

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Capítulo 3: Gestão de Stocks

A gestão económica de stocks Objectivos A gestão económica dos stocks visa: •

minimizar o custo dos artigos à saída do armazém;

•

assegurar a continuidade do fornecimento aos utilizadores;

•

permitir o investimento em actividades mais rentáveis, evitando o excesso de investimentos em stocks.

Custo dos Stocks Possuir artigos em armazém ocasiona custos e o custo desses artigos à saída do armazém é composto por:

1

Custo de aquisição •

2

é o preço pago ao fornecedor pelos artigos recebidos

Custo de posse de stock •

são todos os custos necessários à existência de artigos em armazém e compreende as despesas relativas a: •

rendas ou amortizações do armazém

•

iluminação aquecimento, seguros e conservação

•

ordenados e encargos com o pessoal de armazém

•

juros do capital imobilizado em stock

•

desvalorização, estragos e quebra de stocks

40

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Capítulo 3: Gestão de Stocks

3

Custo de realização de encomenda •

Compreende os custos necessários a ter que se efectuar uma encomenda e é composto por: •

gestão administrativa dos stock

•

funcionamento do departamento de compras

•

recepção e controlo dos artigos

•

deslocações dos compradores

Stock de segurança O espaço de tempo que decorre desde o momento em que se realiza uma encomenda e o momento em que essa encomenda se encontra disponível na empresa para poder ser utilizada, chama-se prazo de entrega. A sua maior ou menor variação depende essencialmente do cumprimento dos prazos de entrega por parte dos fornecedores e da procura final da clientela.

Assim a empresa tem que se prevenir de forma a evitar ruptura de stock e prejuízos daí resultantes para o funcionamento normal da empresa.

Figura 15: Ruptura Stocks / Stock Segurança Ruptura de Stocks: Quando não há produto para satisfazer as necessidades

Stock de Segurança: Quantidade necessária à satisfação das necessidades, durante o prazo de entrega

Transparência 32

41

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Capítulo 3: Gestão de Stocks

A função dos stocks de segurança é de prevenção contra variações dos prazos de entrega e imprevisões de consumos; mas de maneira a que a empresa não suporte custos superiores àqueles que se verificariam se houvesse a referida ruptura de stocks.

Gráfico em dentes de serra O nível de stock de um artigo em armazém atinge o máximo com o reaprovisionamento, diminuindo gradualmente com os consumos. A representação gráfica da evolução do stock entre duas entregas denomina-se "curva em dentes de serra" tal como representado na figura:

GRÁFICOEM EMDENT DENTES ESDE DESERRA SERRA GRÁFICO 600 600

Quantidades Quantidades

500 500 400 400 300 300 200 200

Consumo Anual previsto 2000

100 100Tempo 0

de realização da encomenda 30

0 1

1

2

2

3

3

4

4

5

5

6

6

7

7

Pe

8

8

9

9

10 11 12 13 14 15 16 10 11 12 13 14 15 16

Meses/ano Meses/ano

Figura 16: Curva em dentes de serra Pe = Ponto de Encomenda Data em que se deve efectuar a encomenda, para evitar rupturas

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Capítulo 3: Gestão de Stocks

Para a elaboração deste gráfico é necessário recolher os seguintes dados: •

Quantidade de artigos por encomenda

•

Consumo anual previsto

•

Tempo de realização da encomenda (prazos de entrega)

A partir destes dados obtem-se o

Número de Encomendas por ano =

Consumo anual previsto Quantidade de artigos por encomenda

Figura 17: Fórmula nº encomendas/ano

Quantidade económica de encomenda Como os custos totais anuais relativos à realização de encomenda e aos custos de posse de stocks variam em sentido inverso, existe uma quantidade para a qual será mínimo o custo total dos artigos para a empresa. Esta quantidade denomina-se quantidade económica ou lote económico.

A determinação da quantidade económica pode ser feita através da seguinte formula:

Qe =

√

2x N x D P

Em que: Qe = Quantidade económica de encomenda N = Consumo anual previsto D = Custo de realização de encomenda P = custo de posse de stock por unidade de encomenda Figura 18: Fórmula quantidade económica 43

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Capítulo 3: Gestão de Stocks

Exemplo: A empresa “X” dedica-se a comercialização de resmas de papel A4, tendo-se registado os seguintes elementos referentes a este artigo: •

preço de aquisição - 800€/unidade

•

consumo anual previsto - 1000 unidades

•

custo de posse - 10€/unidade

•

custo de realização de encomenda - 200$00

Então, aplicando a fórmula:

Qe =

√ 2x1000 x 200€ 10€

=

√ 40 000

= 200

Concluímos que a Quantidade Económica deste produto é: Qe = 200 unidades Assim a quantidade económica ou lote económico é o mínimo de artigos que se deve encomendar de cada vez, de forma a minimizar o custo total dos artigos à saída do armazém.

Análise ABC Muitas empresas possuem em armazém um número elevado de artigos diferentes e o seu controlo constante torna-se difícil e caro.

Acontece porém que na maior parte dos armazéns das empresas se verifica o seguinte: •

Aproximadamente 10% dos artigos em armazém são responsáveis por cerca de 70% dos capitais investidos em stocks

•

Cerca de 70% dos artigos em armazém são responsáveis por investimentos em stocks de aproximadamente 10%

44

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Capítulo 3: Gestão de Stocks

Esta grande variedade de artigos não precisa toda do mesmo tipo de gestão. Devem ser constituídos 3 grupos, de acordo com a percentagem de artigos e os capitais neles investidos. Esta situação pode ser verificada através de uma representação gráfica que tem o nome de "Curva ABC".

% acumulada valor anual

CURVA ABC 100 80 60 40 20 0 % acumulada nº artigos Figura 19: Curva ABC Da análise do gráfico retira-se o seguinte: 1

Os artigos pertencentes ao grupo A, em que 10% de artigos são responsáveis por 70% dos investimentos em stock, necessitam de uma gestão vigilante e frequente.

2

Os artigos pertencentes ao grupo B, em que 20% dos artigos ocasionam 20% dos investimentos em stocks, carecem de uma gestão mais leve e menos frequente que os do grupo A.

3

A gestão dos artigos que pertencem ao grupo C, onde 70% dos artigos representam 10 % dos investimentos em stocks deve ser feita de uma forma menos rigorosa e muito pouco frequente.

45

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Capítulo 3: Gestão de Stocks

Gestão administrativa dos stocks Objectivos Os stocks são elementos pertencentes ao activo das empresas e em muitos casos têm um valor bastante elevado, necessitando dum suporte informativo do movimento dos stocks, que permita conhecer em qualquer momento: •

as quantidades dos artigos entrados e saídos dos armazém da empresa

•

as quantidades existentes de cada artigo nos armazéns

Figura 20: O Activo Activo: Conjunto de bens (entre os armazém) e direitos da empresa

quais

os

produtos

em

A gestão administrativa dos stocks é importante pois permite conhecer: •

as quantidades dos artigos em armazém

•

o valor das perdas e estragos dos artigos em armazém

•

o momento em que se deve fazer uma nova encomenda

Nomenclatura dos artigos em stock Uma empresa necessita possuir em cada momento informações sobre a quantidade e valor dos artigos em armazém, estando essa informação registada em documentos específicos.

Para que esta informação seja eficiente a adaptada à empresa, é fundamental a existência de uma linguagem comum entre os 46

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Capítulo 3: Gestão de Stocks

utilizadores dos artigos e os responsáveis da gestão aprovisionamento. A essa linguagem chama-se "nomenclatura".

e

do

Figura 21: Noção de nomenclatura Nomenclatura: é um conjunto de termos ou símbolos que definem com precisão os artigos utilizados pela empresa, convenientemente registados e ordenados segundo critérios adequados.

Uma nomenclatura tem por base um trabalho de classificação, que consiste na determinação de categorias ou grupos, pelos quais devem ser distribuídos os artigos, ou seja, aproximar os artigos parecidos e separar os diferentes.

A classificação pode ser: •

Alfabética

•

Numérica

•

Alfanumérica

Após a classificação, deve-se designar cada artigo por um símbolo de forma a facilitar a sua utilização podendo ser usadas letras ou algarismos.

Com o desenvolvimento de meios informáticos de apoio à gestão de stocks, apareceram os “Códigos de Barras”, que hoje em dia são utilizados por quase todas as empresas, em quase todos os produtos.

O código de barras só se pode usar em empresas que tenham terminais informatizados nos pontos de venda, e que estejam ligados a equipamentos ópticos que fazem a leitura do código.

Figura 22: Código de Barras Código de Barras: é um conjunto de barras negras que se encontra no produto, para o identificar.

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Capítulo 3: Gestão de Stocks

Colaboração da informática Terão as empresas de se informatizar?

Esta pergunta tê-la-ão feito os empresários há 10 ou 15 anos atrás.

Hoje em dia essa questão não se coloca dada a evidente necessidade da informática na gestão das empresas.

A informática, através das suas várias aplicações, é utilizada como ferramenta indispensável na gestão propriamente dita dos stocks: •

•

calculando •

custos de stocks

•

lotes económicos

•

pontos de encomenda

permitindo •

evitar trabalho manual e susceptível de erro

•

o processamento de requisições, notas de encomenda, etc.

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Capítulo nº 5: Conclusão

Conclusão Bibliografia

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Capítulo 5: Conclusão

Bibliografia •

Prática de Compras na Empresa •

Bernarténé, H. •

•

Manual de Armazenagem Moderna •

Krippendorff, Herbert •

•

Anderlini, Giuseppe F.M. •

Editorial Pórtico

Gestão de Aprovisionamento •

Braga, Miguel •

•

Editorial Pórtico

Técnica de Aprovisionamento •

•

Editorial Pórtico

Editorial Presença -

A Gestão de Stocks •

Zermati, Pierre •

Editorial Presença -

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Capítulo 5: Conclusão

•

Aprovisionamento, Gestão de Stocks, Compras e Recepção •

•

Instituto Nacional de Investigação Industrial -

A Empresa •

Maria do Rosário Teixeira e Aires Lousâ •

•

Organização e Administração de Empresas •

Helder Viegas da Silva e Maria Adelaide Matos •

•

Porto Editora -

Texto Editora -

Organização e Administração de Empresas •

Costa, Maria Fernanda Assis •

Plátano Editora

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