Ano 05, número 06, jan.-jun. 2013
Em ambos os casos, são eventos e precisam ser eficientes e ajustados dentro das expectativas de gasto de quem realiza. Ambos querem impressionar para que todos se lembrem daquele momento como algo especial e associado a imagens e experiências positivas. Uma festa com uma grande verba e outra com o mínimo necessário: como conseguir esses resultados com orçamentos tão diferentes? A questão a ser levantada é como e onde investir em um evento. Assim, voltamos às perguntas que podem ser determinantes para se achar essas respostas e alcançar o sucesso. É preciso saber, então: Para quem? Para quantos? Onde? Quando? Para que se possa responder bem à primeira questão – Para quem? –, o segredo é conhecermos bem o público que queremos conquistar. Saber do que gosta, suas referências, suas expectativas e seu grau de tolerância a inovações. Esses dados podem ajudar na substituição de itens, que poderiam ser muito dispendiosos, por outros que, com criatividade, trarão satisfação e ainda diminuirão os custos. A segunda pergunta – Para quantos? – costuma ser feita logo após a apresentação do conceito do evento e, quando respondida, causa logo algum impacto, pois é determinante no dimensionamento do evento. Quanto mais preciso e próximo da realidade do dia do evento for esse número, melhor será o planejamento. Com o objetivo de apurar o potencial de participação de público, principalmente no caso de eventos maiores, vale a pena investir em pesquisas de comportamento e segmentação de modo a demonstrar que o evento terá público garantido, afirmando sua viabilidade. No caso de eventos sociais, é importante prever a contratação de um serviço de RSVP para auxiliar no levantamento do número correto de convidados, evitando-se assim o desperdício e otimizando as compras. Nesse caso, também outro componente da gestão financeira pode ser aplicado no princípio do processo de compra. Existem itens que, se comprados em quantidades maiores e caso haja demanda de usá-los com frequência, podem representar uma grande economia, pois os preços tornam-se competitivos pelo volume comprado.
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