41037 Werken in een team vergaderen en evalueren voor smd en scw by Uitgeverij Edu'Actief b.v.

fb .v

Training

u' Ac

tie

Werken in een team: vergaderen en evalueren voor SMD en SCW

Colofon

fb .v

Uitgeverij: Edu’Actief b.v. 0522-235235 info@edu-actief.nl www.edu-actief.nl Auteur: Joke Kraakman Inhoudelijke redactie: Floortje Vissers

Titel: Werken in een team: vergaderen en evalueren voor SMD en SCW

tie

ISBN: 9789037241037 ©

u' Ac

Edu’Actief b.v. 2017 Behoudens de in of krachtens de Auteurswet gestelde uitzonderingen mag niets uit deze uitgave worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.

Voor zover het maken van reprografische verveelvoudigingen uit deze uitgave is toegestaan op grond van artikel 16h Auteurswet dient men de daarvoor wettelijk verschuldigde vergoedingen te voldoen aan de Stichting Reprorecht (www.reprorecht.nl). Voor het overnemen van gedeelte(n) uit deze uitgave in compilatiewerken op grond van artikel 16 Auteurswet kan men zich wenden tot de Stichting PRO (www.stichting-pro.nl). De uitgever heeft ernaar gestreefd de auteursrechten te regelen volgens de wettelijke bepalingen. Degenen die desondanks menen zekere rechten te kunnen doen gelden, kunnen zich alsnog tot de uitgever wenden.

Door het gebruik van deze uitgave verklaart u kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met de specifieke productvoorwaarden en algemene voorwaarden van Edu’Actief, te vinden op www.edu-actief.nl.

Over deze training

Inleiding

u' Ac

tie

fb .v

Waar mensen samenwerken is overleg en afstemming nodig. Soms kan dit informeel als je met z’n tweeën iets moet overleggen. Als sociaal-maatschappelijk werker of als sociaal-cultureel werker moet je ook formeel vergaderen. Dit is overleg met meerdere mensen met een duidelijke doelstelling. In deze training leer je wat belangrijk is om goed aan een overleg of vergadering deel te kunnen nemen. Ook oefen je de vaardigheden die nodig zijn om deelnemer, voorzitter of notulist te zijn bij een teamoverleg of vergadering.

Vergaderen is teamwork, iedereen is verantwoordelijk voor het resultaat.

Leerdoelen • • • • • •

Je hebt kennis van vergaderen en de diverse onderdelen. Je kunt aan een overleg deelnemen. Je kunt aan een overleg deelnemen als voorzitter. Je kunt aan een overleg deelnemen als notulist. Je kunt diverse besluitvormingsmethoden toepassen. Je kunt een proces- en productevaluatie uitvoeren.

Over deze training

Beoordeling Er wordt tijdens deze training veel geoefend. Om te kunnen beoordelen of je tijdens de training voldoende hebt geleerd om in je toekomstige werksituatie effectief te kunnen deelnemen aan een vergadering wordt je op verschillende punten beoordeeld. Deze punten kun je in het beoordelingsformulier terugvinden. De volgende punten zijn belangrijk bij de beoordeling: • Je doet actief mee aan de lessen. • Je gebruikt de betreffende werkmodellen om de feedback in te leveren op je rol als: – deelnemer – voorzitter – notulist. • Je demonstreert je vergadervaardigheden.

tie

fb .v

Beoordelingsformulier <

Planning

u' Ac

Aan het einde van de training lever je een korte film in waarin je demonstreert dat je als voorzitter een vergadering kan leiden. Hiervoor lees je eerst de demonstratie goed door en vul je daarna het planningsformulier in. Neem ook in je planning het inleveren van de ingevulde werkmodellen feedback notulist, deelnemer en voorzitter op. Zo voorkom je dat je in tijdnood komt. In de oefeningen die in deze training worden gegeven wordt diverse keren aangegeven dat iemand de rol van voorzitter op zich moet nemen. Zorg ervoor dat je een aantal keren deze rol op je neemt en hierover feedback vraagt van je medestudenten. Zo train je jezelf in je rol als voorzitter.

Planningsformulier <

Demonstratie: Vergadering leiden

Als einddemonstratie maak je een filmpje van maximaal vijftien minuten waarin je verschillende vaardigheden laat zien die je als voorzitter nodig hebt. Deze vaardigheden kun je tijdens de training bij verschillende opdrachten oefenen. Je stelt hiervoor ook een agenda op. Deze lever je tegelijk met het filmpje in.

Werkmodel Observatie- en feedbackformulier vergaderen <

Processtappen

Voorbereiding In het filmpje laat je een vergadering zien met maar één inhoudelijk agendapunt. Als voorbereiding bedenk je dus: • wat de werksetting is • over welk onderwerp je de bespreking wilt laten gaan (dit is een onderwerp waar een besluit over moet worden genomen) • wat de aanleiding van de bespreking is • met welk doel je het onderwerp in wilt brengen • wat je als resultaat voor ogen hebt • wat je onderwerp is als enige agendapunt • als er een besluit moet worden genomen: welke methode je wilt hanteren • hoe je het agendapunt in gaat leiden.

Over deze training

fb .v

Controle In dit filmpje laat je zien: • hoe je een agendapunt inleidt (aanleiding, doel en beoogd resultaat) • hoe je sturing geeft aan het gesprek/de discussie over het agendapunt • hoe je een stoorzender bij de les houdt • hoe je de discussie samenvat • hoe je ervoor zorgt dat er een besluit wordt genomen • hoe je ervoor zorgt dat er goede afspraken worden gemaakt over de benodigde acties.

tie

Uitvoering Voor deze opdracht heb je een groep medestudenten nodig die allemaal een filmpje in moeten leveren. Maak daarom vroegtijdig afspraken over de planning. Je maakt de volgende afspraken met je groep medestudenten: • wanneer je het filmpje op wilt nemen • wie als stoorzender gaat fungeren • wie het filmpje op gaat nemen • wie de deelnemers zijn (minimaal drie).

u' Ac

Je zorgt ervoor dat alle deelnemers tijdig over de informatie kunnen beschikken die ze nodig hebben om actief mee te kunnen doen aan de bespreking.

Eisen aan de demonstratie

•

• •

•

De agenda is zo opgesteld dat de deelnemers goed geïnformeerd zijn over zowel het inhoudelijke onderwerp als ook de praktische zaken. Je leidt het agendapunt zo in dat de deelnemers geïnformeerd worden over de aanleiding en het doel van het agendapunt en wat je met de bespreking wilt bereiken (het resultaat). Je geeft sturing aan het gesprek door het stellen van een duidelijke beginvraag, door te zorgen dat iedereen aan het woord komt en door het tussentijds samenvatten en stellen van stimulerende vragen. Je houdt de stoorzender op een rustige manier bij de les. Je geeft een samenvatting van de discussie waarin de verschillende zienswijzen kort aan bod komen en waarin je een conclusie trekt. Je laat zien hoe je een besluit neemt dat past bij het onderwerp. Je laat zien dat je ervoor zorgt dat er heldere afspraken worden gemaakt over het wat, wie en wanneer.

•

Oriëntatie

Oriëntatie Oefening 1

Boodschappenlijstje

u' Ac

tie

fb .v

Op het bord staat het woord ‘vergaderen’. • Iedereen neemt een papier en schrijft bovenaan zijn naam en het woord ‘vergaderen’ met een streep eronder. Onder de streep schijf je nu een woord dat bij het onderwerp hoort. • Je geeft het papier vervolgens door naar links. • Op het papier dat je nu voor je hebt liggen schrijf je weer een woord bij het onderwerp. Daarna geef je het papier weer door naar links. • Dit gaat zo door tot je je eigen kladblaadje weer terug hebt of de docent je zegt te stoppen. • Er mogen geen dubbele woorden op de kladblaadjes komen te staan. Als je echt niks nieuws weet toe te voegen zet je een kruisje op het blaadje. • Bekijk de lijst die je terug hebt gekregen en onderstreep de woorden die je niet kent. • Kruis van de lijst vijf woorden aan die volgens jou het belangrijkst zijn als het gaat om vergaderen.

Heb je ervaring met overleggen of vergaderen? Heb jij ervaring met het deelnemen aan een vergadering of overleg? Beschrijf in een kort verslag je ervaring hiermee met behulp van de volgende vragen: • Waar ging het overleg of de vergadering(en) over? • Welke rol had jij tijdens deze vergadering: deelnemer, notulist, voorzitter? • Vond je dat de vergadering goed verliep? • Waardoor denk je dat dat kwam? • Wat vond je van je eigen rol? Wat ging goed? Wat vond je dat je beter had kunnen doen? • Wat vind jij belangrijk wanneer je met anderen overlegt?

Oefening 2

Bespreek in een groep van vier personen het resultaat. • Ken je alle woorden die op de lijst staan? Zo niet, kan iemand van de groep het woord uitleggen? Zoek bij twijfel de betekenis van het woord op. • Horen alle woorden op het papier inderdaad bij het onderwerp vergadering? • Vergelijk de vijf woorden die ieder als belangrijkste heeft aangekruist. Leg aan elkaar uit waarom je oor deze vijf hebt gekozen. • Zit hier veel verschil tussen? Welke opvallende verschillen zitten er tussen de woorden die de groepsleden belangrijk vinden als het om vergaderen gaat? Waar ligt dit aan?

Oriëntatie

Oefening 3

Welke vergaderingen worden er op de opleiding gehouden? a. Op jouw opleiding worden ook diverse vergaderingen of overleggen gehouden. Ga eerst met je groep na welke vergaderingen er volgens jullie zijn. Maak hier een lijst van.

tie

fb .v

Ga daarna op onderzoek uit of er nog meer overleggen of vergaderingen worden gehouden. Splits je als groep op en zoek allemaal iemand op die je hierover informatie kan geven. Vraag ernaar bij iemand van de administratie, van de facilitaire dienst, een docent, een secretaresse, iemand van het management/de directie enzovoort. • Aan welke overleggen of vergaderingen nemen zij deel? • Waar gaan deze vergaderingen over?

u' Ac

b. Kom weer bij elkaar en bespreek de uitkomsten: • Kan de lijst die jullie hebben gemaakt nog worden aangevuld? • Moeten er overleggen af? • Zijn er veel meer of juist minder vergaderingen of overleggen dan jullie hadden gedacht?

Kennis van vergaderen

Inleiding

tie

fb .v

Binnen organisaties werken mensen met elkaar. Ze overleggen en dat doen ze omdat ze een gezamenlijke taak hebben. Zo’n bijeenkomst noemen we een vergadering of overleg. Er wordt heel wat afvergaderd in Nederland. Ook in het sociaal-cultureel werk en in het sociaal-maatschappelijk werk ontkom je daar niet aan. Wil je met plezier en effectief vergaderen dan is een goede structuur van belang. Er moet een overzichtelijke agenda zijn en de rollen (voorzitter, deelnemer, notulist) moeten duidelijk zijn. Hiermee wordt een structuur gecreëerd die maakt dat je effectief kunt vergaderen.

Leerdoelen • •

•

Je kunt aangeven wat het doel van vergaderen is en welke rollen je daarbij kunt onderscheiden. Je kunt minimaal vijf verschillen benoemen tussen een informeel samenzijn met collega’s en een teamoverleg of vergadering. Je kunt minimaal vijf doelstellingen benoemen die in een overleg aan de orde kunnen komen. Je kunt uitleggen wat het belang is van een doelstelling bij een agendapunt.

u' Ac

•

Vergaderen of gezellig samen zijn met collega's?

Wat houdt vergaderen in?

Oefening 1

Theoriebron Kennis van vergaderen <

Je zult in je werk altijd deelnemen aan een vergadering. Wil je een goede inbreng hebben dan is het van belang dat je kennis hebt over de werkwijze en de doelstelling van een vergadering. Bestudeer de Theoriebron en beantwoord de volgende vragen. a. Schrijf in je eigen woorden op wat volgens jou vergaderen inhoudt.

b. Geef minimaal drie redenen aan waarom er vergaderingen worden gehouden.

Kennis van vergaderen

fb .v

c. Noem de drie rollen die we binnen een overleg of vergadering onderscheiden en geef de bijbehorende taken aan.

d. Bij het vergaderen onderscheiden we vier belangrijke onderdelen. Als al deze onderdelen voldoende aandacht krijgen, dan wordt er effectief vergaderd. Noem deze vier onderdelen.

Vergadering of gesprek?

Theoriebron Kennis van vergaderen <

tie

Oefening 2

u' Ac

Marieke, Hans, Jeroen en Wilma zijn begeleiders op een sociale werkplaats. Ze drinken na het werk samen nog even een kopje koffie. Het is een hectische dag geweest. Marieke heeft een aanvaring met een cliĂŤnt (Wim) gehad over de bediening van de snijmachine. Dit liep zo hoog op dat Wim zich agressief naar Marieke heeft gedragen. Ze is er nog vol van en vindt het prettig dat ze nog even met haar collegaâ&#x20AC;&#x2122;s over Wim kan sparren. Ze vraagt ook naar hun ervaring met Wim. Al pratende komen ze tot de conclusie dat Wim het best kan worden overgeplaatst naar een andere groep. Van de belevenissen met Wim en de snijmachine komen ze al kletsend over veiligheid op het werk terecht bij de haperende mengmachine waar volgens de groep de oplossing toch echt ligt in de vervanging van dit apparaat. Ook de ervaringen met het nieuwe initiatief van de beweeggroep voor ouderen wordt doorgesproken. De ervaringen van Hans hiermee zijn positiever dan die van Loes. Aan het einde van het gesprek vraagt Marieke of ze een werkdag met Hans kan ruilen en dit wordt ter plekke geregeld. Al met al een vruchtbaar overleg.

a. Geef vijf verschillen aan tussen een vergadering en het voorgaande gesprek.

b. Als dit wel een officieel overleg zou zijn, welke punten zouden er dan op de agenda kunnen staan en met welk doel?

Oefening 3

Theoriebron Kennis van vergaderen <

Agenda buurthuis A-Poort Lees individueel de volgende casus goed door en beantwoord de vragen. Daarna kom je bij elkaar en vergelijk je de antwoorden.

Kennis van vergaderen

Agenda opstellen

tie

fb .v

Ben is voorzitter van een aankomend overleg van het buurthuis A-Poort. Een week voor die tijd overdenkt hij wat er in de vergadering aan de orde moet komen. Er speelt van alles in de organisatie. Zo wil de directeur uitleg komen geven over de nieuwe ontwikkelingen op welzijnsgebied en wat dit betekent voor de organisatie. De ouderensoos op woensdagmorgen draait nu een half jaar en het is van belang om te weten of de doelen die het team hiermee wilde bereiken ook gerealiseerd zijn. De planning voor het jaarlijkse buurtfeest is nog niet rond. En er moet nu ook een besluit worden genomen over het al dan niet schenken van alcohol tijdens dat feest. Niet alle werkers denken hier hetzelfde over en het is wel van belang dat daar één lijn in wordt getrokken. Verder lopen teamleden ertegenaan dat er op vrijdagavond een groep jongeren is die zich agressief gedraagt tegenover andere bezoekers. Dit wordt weer een volle agenda. Het is zaak dat Ben deze zo opstelt dat alle deelnemers weten wat er van ze wordt verwacht. O ja, aan het begin van het overleg is het iedere keer weer een heel gedoe om iemand te vinden die bereid is om de notulen te maken. Dit moet anders.

a. Nieuwe ontwikkelingen:

u' Ac

Ga ervan uit dat jij de agenda moet opstellen. Geef voor alle zes de onderdelen die Ben overdenkt het volgende aan: • Wat is de aanleiding om het punt op de agenda te zetten? (in het kort) • Wat is de doelstelling? (informatief, oplossend, afstemmend, evaluatief, besluitvormend of beeldvormend) • Wat is het beoogde resultaat? (Wat wil Ben met het bespreken van dit punt bereiken?)

b. Ouderensoos:

c. Planning buurtfeest:

d. Schenken van alcohol:

Kennis van vergaderen

e. Agressief gedrag:

fb .v

f. Notulist:

Oefening 4

Belang van een doelstelling bij een agendapunt

a. Noem twee redenen waarom het van belang is dat er op de agenda vermeld staat wat het doel van de bespreking van dat agendapunt is.

u' Ac

Theoriebron Kennis van vergaderen <

tie

g. Bespreek met elkaar de uitkomsten. Zijn er verschillende antwoorden mogelijk?

b. Wat wordt er van je verwacht als op een agenda het onderwerp ‘jeugdsoos’ staat zonder verdere uitleg of toelichting? Beschrijf minimaal drie doelstellingen die van toepassing zouden kunnen zijn op het onderwerp ‘jeugdsoos’ en wat deze verschillende doelstellingen betekenen voor de voorbereiding en de bespreking in een overleg. Je formuleert eerst de doelstelling, dan geef je aan wat je met deze doelstelling wilt bereiken en daarna hoe je het agendapunt dan voorbereidt.

Deelnemen aan een vergadering

fb .v

Inleiding

Als deelnemer aan een vergadering of overleg worden er bepaalde eisen aan je gesteld. Je goed voorbereiden en je houden aan de spelregels zijn daarbij van belang. Ook wordt er een beroep gedaan op je vaardigheden zoals luisteren en doorvragen.

•

Je kunt als deelnemer een overleg voorbereiden. Je kunt op correcte wijze deelnemen aan een overleg, je past de spelregels goed toe. Je kunt een bijdrage leveren aan de bespreking van de onderwerpen door gespreksvaardigheden toe te passen. Je kunt je eigen (stoorzender)gedrag en dat van anderen in een vergadering herkennen.

u' Ac

• • •

tie

Leerdoelen

Gespreksvaardigheden zijn van groot belang bij een vergadering.

Oefening 1

Theoriebron Deelnemen aan een vergadering <

Een vergadering voorbereiden In deze oefening ga je individueel een vergadering voorbereiden. Vervolgens bespreek je de voorbereidingen met drie medestudenten. Voorbereiding • Maak groepen van vier personen. • Ieder leest voor zich de agenda door.

Deelnemen aan een vergadering

u' Ac

tie

fb .v

Agenda team buurtwerkers Oost, d.d. 8 mei 2017 van 15.00 tot 17.00 uur in de personeelskamer 1. Opening 2. Mededelingen 3. Notulen 4. Wmo: kanteling in de zorg en welzijn (informatief) Door nieuwe weten regelgeving gaat het nodige veranderen. Dit heeft ook consequenties voor het werk van de buurtwerker. Arie geeft een presentatie over dit onderwerp zodat iedereen goed geĂŻnformeerd is. 5. Evaluatie communicatieprotocol De communicatie rond de spelweek is rommelig verlopen. Een aantal medewerkers gaf aan dat dit komt omdat het communicatieprotocol niet duidelijk is. Beoogd resultaat: een overzicht van zaken die verbeterd kunnen worden. 6. Afstemming jaarlijkse brandweeroefening Wie gaat dit organiseren? 7. Oplossen van het probleem van de chaos in de personeelskamer Mensen ergeren zich aan de chaos in de personeelskamer. Kunnen we hier afspraken over maken? 8. Rondvraag 9. Sluiting Uitvoering a. Leg vast op welke wijze de agenda voorbereid zou moeten worden. Richt je daarbij op de agendapunten vier tot en met zeven.

b. Hoe zou jij de vier agendapunten voorbereiden (punt vier tot en met zeven)?

c. Bespreek met de groep ieders voorbereiding en vergelijk die met elkaar.

Reflectie d. Wat viel je bij de vergelijking met je groepsgenoten op. Bij welke punten zat er verschil?

e. Waar denk je dat dat door kwam?

Deelnemen aan een vergadering

Voorbereiding • Spreek af wanneer jullie het groepsoverleg voeren. • Lees de spelregels van een goed overleg door en bekijk individueel of in groepsverband de volgende drie Filmpjes op internet waarin wordt vergaderd: – Belangrijke vergadering - Toren C – Vergadering: goed & slecht – Buurtzorg vergaderen 2e deel. •

Filmpje Belangrijke vergadering Toren C <

• • •

Filmpje Vergadering: goed & slecht <

•

Ieder beantwoordt voor zich de volgende vragen. Het gaat hierbij niet om de inhoud van de vergaderingen, maar om de wijze waarop iedereen in de vergadering invulling geeft aan zijn rol. Noteer welke zaken niet goed gaan. Kies uit deze lijst de drie belangrijkste zaken die niet goed gaan. Waar erger jij je je het meest aan? Er worden in de filmpjes ook voorbeelden gegeven van gedrag waardoor het overleg goed verloopt. Noteer deze ook. Kies nu uit deze lijst de drie belangrijkste zaken volgens jou. Het gaat hierbij om zaken die maken dat jij op een goede en veilige manier deel kunt nemen aan een overleg.

Uitvoering • Kom als groep bij elkaar. • Wijs een voorzitter aan die het gesprek leidt en twee personen die observeren. De observanten observeren de deelnemers met behulp van het Werkmodel Observatie- en feedbackformulier vergaderen. • De voorzitter opent het gesprek. • Bespreek de antwoorden op de vragen met elkaar. Waar zitten de overeenkomsten en waar de verschillen? Wat zegt dit over de manier waarop jullie een vergadering ervaren? • Wat is de observanten opgevallen? • Geef de voorzitter feedback op de invulling van zijn rol. Wat ging goed. Wat kan beter?

Filmpje Buurtzorg Vergaderen 2e deel <

fb .v

Werkmodel Observatie- en feedbackformulier vergaderen <

Voor deze oefening ga je een overleg voeren over gedrag in een vergadering. Je bespreekt welk gedrag jij als positief en stimulerend ervaart en aan welk gedrag je je ergert of wat maakt dat je je niet veilig voelt in een vergadering.

tie

Theoriebron Deelnemen aan een vergadering <

Deelnemen aan een overleg

u' Ac

Oefening 2

Reflectie a. Geef aan wat voor jou de drie belangrijkste zaken zijn die goed zijn gegaan in het gesprek en geef aan waarom.

b. Geef aan wat voor jou de drie belangrijkste zaken zijn die niet goed zijn gegaan in het gesprek en licht toe.

Deelnemen aan een vergadering

In deze oefening gaan jullie aan de hand van een casus een overleg voeren. Vervolgens evalueren jullie dit overleg en gaan daarover met elkaar in gesprek.

tie

Werkmodel Observatie- en feedbackformulier vergaderen <

Vergaderen en evalueren

Voorbereiding • Lees de volgende casus.

u' Ac

Oefening 3

fb .v

c. Iedereen neemt zijn eigen gedrag mee naar een vergadering. Wat je prettig vindt aan het gedrag van de andere deelnemers verschilt ook. Wat is je opgevallen bij de bespreking met je groepsgenoten? Beschrijf gedrag waar je je aan ergert of gedrag dat je juist als positief en stimulerend ervaart.

Een discussie of overleg?

Met een groep vrienden heb je een noodlanding gemaakt met een watervliegtuig in de Grote Oceaan. Er was een lek in de brandstoftank. Tijdens de noodlanding zijn de drijvers van het watervliegtuig lekgeslagen. Jullie drijven al een tijdje rond, maar er is geen land in zicht. Bovendien begint het vliegtuig te zinken vanwege de lekke drijvers. Jullie weten niet exact waar jullie zijn, omdat de navigatieapparatuur en de radio niet meer werken. Naar schatting bevind je je ongeveer duizend kilometer ten noorden van het dichtstbijzijnde eiland. Gelukkig is er een opblaasbare rubberboot, inclusief vier roeispanen, gevonden achter in het vliegtuig. Daarnaast zijn er vijftien voorwerpen die je zou kunnen meenemen. Het probleem is dat de opblaasbare rubberboot wel groot genoeg is voor alle passagiers, maar niet voor alle spullen. De broekzakken van de overlevenden bevatten: een pakje sigaren, een doosje lucifers (nat) en vijftig dollar aan bankbiljetten. Er kunnen maximaal vijf dingen uit de lijst worden meegenomen in de rubberboot. Er moet dus een keuze worden gemaakt welke vijf voorwerpen mee gaan op de boot. De volgende voorwerpen zijn gevonden: • een liter wasbenzine • een hengel • een tomtom • een klamboe • een ronde toiletspiegel • zeekaarten van de Grote Oceaan • een sleepkabel • een luchtbed (te gebruiken als reddingsboei) • een doos breezers • een doos met tien blikjes corned beef • haaienafschrikmiddel • een waterzak met vijftien liter water • dik doorzichtig plastic (7 m2) • een mobiele telefoon met een lege batterij • een zak tacochips.

• •

Zoek een ruimte met een tafel en voldoende stoelen voor iedereen. Noteer eerst je eigen keuze. Welke vijf voorwerpen kies jij uit om te overleven in de rubberboot?

Deelnemen aan een vergadering

• •

Bepaal welke twee leden van de groep de rol van voorzitter op zich nemen. Bepaal welke twee leden de rol van observant op zich nemen. Zij observeren het overleg met behulp van het Werkmodel Observatie- en feedbackformulier vergaderen.

Evaluatie vergadering

u' Ac

tie

fb .v

Uitvoering • Als groep ga je bepalen welke vijf artikelen je mee gaat nemen. Dus wat zijn de vijf belangrijkste zaken om te kunnen overleven in de rubberboot? Denk eraan dat je in totaal maar vijf voorwerpen kunt meenemen in de boot. • Dit overleg duurt twee keer vijftien minuten. • De eerste voorzitter leidt de eerste vijftien minuten het gesprek. Degene die de eerste vijftien minuten observeert hoe het overleg verloopt, houdt ook de tijd in de gaten. • Na vijftien minuten wordt er gewisseld. De tweede voorzitter en de tweede observant nemen hun rol in. • Na de tweede vijftien minuten vat de voorzitter de discussie samen en geeft zijn conclusie. • Jullie beginnen nu aan het tweede deel van de oefening: de evaluatie. a. Geef eerst voor jezelf de volgende stellingen een score: 5 = helemaal waar 4 = waar 3 = neutraal 2 = beetje waar 1 = niet waar Score

1. De vergadering is ordelijk verlopen.

2. Er werd nauwelijks door elkaar gesproken.

3. Iedereen kreeg de ruimte om zijn mening te geven.

4. Een of meer personen waren dominant; zij wilden constant het woord en daardoor kregen anderen minder kans om wat te zeggen. 5. Een of meer personen waren veel te stil; zij durfden nauwelijks hun mening te geven.

6. Ik ben er zeker van dat iedereen de besluiten steunt. 7. De vergadering was zakelijk en efficiënt.

8. Er viel af en toe ook nog wat te lachen. 9. Door deze vergadering is onze teamgeest versterkt.

10. Iedereen was constructief bezig.

• • • • •

•

Wijs een voorzitter aan die de evaluatie van de vergadering leidt. Vergelijk de scores. Bespreek samen jullie bevindingen. Waar zitten de verschillen? Hoe kijken de observanten hiertegenaan? Concludeer wat er beter kan als het gaat om jullie manier van vergaderen. Geef iedere deelnemer feedback op zijn rol als deelnemer. Wat ging goed en wat kan beter? Geef ook aan of je in het gedrag van de deelnemers elementen van een stoorzender merkt. Geef de beide voorzitters feedback. Wat ging goed? Wat kan beter?

Deelnemen aan een vergadering

fb .v

Reflectie b. Welke feedback heb je van de groep gekregen? Zitten hier ook elementen van stoorzender in? Welke?

u' Ac

d. Waar ben je tevreden over?

tie

c. Komt de feedback overeen met hoe je jezelf ervaart in een vergadering? Wat wel en wat niet?

e. Wat had je beter kunnen doen?

Je gaat in drietallen drie gesprekken voeren. Het gaat er hierbij om dat je goed naar je gesprekspartner luistert en doorvraagt op wat er wordt verteld. Voorbereiding • Maak groepen van drie personen. • Ieder bedenkt voor zich een verhaal over een lastige situatie. • Lees het Werkmodel Observatie- en feedbackformulier door. • Bepaal wie deelnemer A, B en C zijn.

Theoriebron Deelnemen aan een vergadering <

Luisteren en doorvragen

Oefening 4

f. Hoeveel van de door jou genoteerde voorwerpen werden inderdaad meegenomen?

Uitvoering • Deelnemer A vertelt een verhaal over een lastige situatie, deelnemer B luistert naar dit verhaal en vraagt door, deelnemer C observeert met behulp van het Werkmodel Observatie- en feedbackformulier vergaderen. • Na uiterlijk tien minuten vertelt deelnemer A hoe hij het doorvragen heeft ervaren. Daarna doet deelnemer B dit. • Degene die heeft geobserveerd vertelt wat is opgevallen. • Hierna wissel je twee keer van rollen, zodat iedereen alle rollen een keer heeft vervuld.

Werkmodel Observatie- en feedbackformulier vergaderen <

Reflectie a. Vond je het wel of niet moeilijk om doorvraag-vragen te bedenken? Waar lag dat aan?

Deelnemen aan een vergadering

Theoriebron Deelnemen aan een vergadering <

Werkmodel Discussie <

Door goed samen te vatten wat een ander heeft gezegd, laat je zien dat je goed hebt geluisterd. Ook check je op deze manier of je de ander goed hebt begrepen.

Voer een discussie waarbij je telkens datgene wat een ander zegt samenvat voordat je mag reageren.

Voorbereiding • Maak groepen van vier personen. • Zoek een ruimte waar jullie de discussie kunnen voeren. • Bestudeer het Werkmodel Discussie, zodat je weet hoe je een discussie moet voeren. • Bedenk een stelling waarover jullie willen discussiëren. Dit moet een onderwerp zijn waar verschillen van mening over bestaan. Je kunt ook op de Website Casus op maat kijken. Daar kun je diverse dilemma's vinden waarover je kunt discussiëren. • Stel een deelnemer als observator aan. Wijs aan wie deelnemer A, B en C zijn.

u' Ac

Website Casus op maat <

Samenvatten

tie

Oefening 5

fb .v

b. Wat heb je van deze oefening geleerd?

Uitvoering • Deelnemer A geeft aan waarom hij voor of tegen de stelling is en geeft hier een aantal argumenten bij aan. • Deelnemer B vat eerst samen wat deelnemer A heeft gezegd. Daarna reageert deelnemer B op de argumenten van A. • Dan gaat de beurt naar deelnemer C, die de reactie van deelnemer B samenvat om daarna de eigen reactie te geven. • Ga zo door tot iedereen twee keer aan de beurt is geweest. • Bespreek met de observant hoe het is verlopen. • Herhaal de oefening nog een keer met een andere stelling en een andere observant.

Reflectie Hoe heb je deze wijze van discussiëren ervaren? Wat vond je er wel of niet goed aan?

De voorzitter

Inleiding

fb .v

De voorzitter heeft een belangrijke rol. Of er goede resultaten wordt behaald in een vergadering hangt voor een belangrijk deel af van de voorzitter. Hierbij zijn onder andere een gedegen voorbereiding van de vergadering en het in goede banen leiden van het overleg van belang.

Leerdoelen

tie

Je kunt een vergadering voorbereiden door een agenda op te stellen. Je kunt een agendapunt inleiden. Je kunt een agendapunt afronden. Je kunt leidinggeven aan het groepsgesprek. Je kunt stoorzenders bij de les houden.

u' Ac

• • • • •

De voorzitter leidt de vergadering met behulp van de opgestelde agenda.

Oefening 1

Theoriebron Het opstellen van een agenda < Theoriebron Kennis van vergaderen <

Een vergadering voorbereiden Naar aanleiding van de volgende casus stel je een agenda op. Voorbereiding • Lees de casus goed door.

Het overleg van de afdeling Sociale Zaken Je werkt als consulent op de afdeling Sociale Zaken van de gemeente. Je hebt nog zeven collega’s, die ook consulent zijn. In het team rommelt het al een tijdje. De sfeer is soms onprettig. De algemene kantoorruimte is vaak een rommeltje: papieren slingeren op het

De voorzitter

bureau, de prullenbak is vol, er zitten koffievlekken op de tafel, er liggen kruimels op de vloer. Er moet afgesproken worden hoe de algemene kantoorruimte netjes en schoon blijft.

fb .v

Verder worden afspraken niet nagekomen. Bijvoorbeeld die ene keer toen een cliënt ’s middags een afspraak had met Peter. Peter was de afspraak helemaal vergeten of had er geen zin in. De cliënt was hierna erg boos en verdrietig geweest. Hoe kan dit de volgende keer voorkomen worden? In de zomervakantie hebben twee collega’s hun vakantie in dezelfde weken ingepland. Hierdoor is een gat in het werkrooster ontstaan. Dat betekent dat een van de collega’s zijn vakantie eerder of later moet inplannen.

tie

Ten slotte moet er een dagje uit georganiseerd worden voor het hele team. Besloten moet worden wie deze dag gaat organiseren en wat ze gaan doen tijdens die dag. Er moet een vergadering worden georganiseerd in jullie team. Jij bent de voorzitter.

u' Ac

Uitvoering a. • Maak op basis van de informatie uit de casus een volledige agenda in Word, vanaf de kop tot en met de sluiting. • Vermeld ook een tijdsindeling. • Geef bij de inhoudelijke agendapunten kort de aanleiding, het doel en de gewenste resultaten van de bespreking aan.

Reflectie b. Vergelijk met een medestudent je agenda. Bespreek de overeenkomsten en de verschillen. Waar zaten de verschillen tussen de beide agenda’s?

c. Hoe ging het opstellen van de agenda je af? Wat vond je moeilijk?

Een agendapunt inleiden en afronden Je presenteert aan een groep medestudenten hoe je een onderwerp van de agenda inleidt, sturing geeft aan het gesprek en het agendapunt afrondt.

Oefening 2

Website Casus op maat < Theoriebron De rol van de voorzitter <

Werkmodel Observatie- en feedbackformulier vergaderen <

Voorbereiding • Maak groepen van vier personen. • Kies voor jezelf een agendapunt waarover je het overleg wilt leiden. Je bedenkt zelf een agendapunt of je laat je inspireren door op zoek te gaan op de Website Casus op maat. Op deze site vind je diverse casussen die gaan over dilemma’s die je in je toekomstige werk tegen kunt komen. – Je gaat dit agendapunt dus inleiden, je gaat sturing geven aan het gesprek en het gesprek afronden. • Je bereidt de agendapunten zodanig voor dat aanleiding, doel en beoogd resultaat aan de orde komen. • Ook bedenk je met welke eerste vraag je de bespreking wilt openen.

De voorzitter

fb .v

Uitvoering • Om beurten nemen de deelnemers de rol van voorzitter en observant op zich. De observant observeert de voorzitter met behulp van het Werkmodel Observatie- en feedbackformulier vergaderen. De voorzitter leidt zijn agendapunt in, stuurt het gesprek en rond de bespreking af (totaal maximaal vijftien minuten). • Na ieder agendapunt wordt er een feedbackronde gehouden. Wat ging goed bij dit agendapunt bij de inleiding, de sturing van het gesprek en de afronding? Wat kan voor deze aspecten beter?

tie

Reflectie a. Welke feedback heb je ontvangen?

u' Ac

b. Wat heb jij geleerd van de feedback die je hebt gekregen?

Als voorzitter leid je een vergadering op basis van een casus waarin besloten moet worden met welke activiteiten moet worden gestopt. Voorbereiding • Lees de casus goed door.

Theoriebron De rol van de voorzitter <

Een vergadering met een stoorzender leiden

Oefening 3

c. Wat vond je lastig aan je optreden als voorzitter? Wat wil je nog oefenen?

Welke activiteiten gaan eruit? In buurthuis Het Spoortje worden verschillende activiteiten georganiseerd. Deze activiteiten worden gedraaid door buurtcoaches met ondersteuning van vrijwilligers. De buurtcoaches zijn Jacob, Gert en Shirley. Nu is kortgeleden bekend geworden dat de subsidie voor het buurthuis met vijftig procent zal worden verlaagd. Bezuinigingen dus. Er moet gesneden worden in de activiteiten. Minstens vier activiteiten moeten gestopt worden. Daarbij moeten ze een keuze maken uit de volgende activiteiten. De namen van de verantwoordelijke buurtcoaches staan er tussen haakjes achter: • cursus geld en administratie (Shirley) Deze cursus is op vijf maandagavonden en is bedoeld voor mensen met een (licht) verstandelijke beperking die binnenkort op zichzelf gaan wonen. • voetbalmaatje (Jacob) Het gaat hier om het begeleiden van een cliënt met een beperking naar thuiswedstrijden van FC Emmen. Voor een kaartje wordt gezorgd. De cliënt is meer een genieter dan een prater, maar wil wel graag na afloop over de wedstrijd praten met een glaasje fris.

Werkmodel Observatie- en feedbackformulier vergaderen <

De voorzitter

•

maatschappelijk begeleider vluchtelingen (Gert) Het gaat om het verstrekken van informatie aan vluchtelingen, het helpen met invullen van formulieren en het regelen van praktische zaken. Dit kost acht uur per week. bewegingsactiviteiten voor ouderen (Shirley) Het gaat hier om steps, aerobics, fit forever, fifty fit, pilatus, meer bewegen voor ouderen, zowel ’s avonds als overdag. Nederlandse les voor nieuwkomers (Gert) Er wordt vier ochtenden in de week Nederlandse les gegeven aan nieuwe Nederlanders volgens lesmethode De IJsbreker. computerbegeleiding voor 55-plussers in buurthuis Het Jonkertje (Jacob) Op dinsdagavond wordt de doelgroep begeleid in het basale gebruik van Windows, internet, e-mail en sociale media. lopen maakt je fit (Shirley) Het gaat hier om lekker samen buiten wandelen, lopen, bewegen, werken aan je conditie. Deze activiteit is elke donderdagochtend voor vrouwen, jong en oud, uit alle culturen. het schildersgilde (Gert) Het schildersgilde bestaat uit amateurschilders die iedere week bij elkaar komen om van elkaar te leren en elkaar te adviseren. Dit wordt begeleid door een vrijwilliger.

•

fb .v

•

tie

•

Maak groepen van vier personen. Bepaal wie de voorzittersrol op zich neemt. Verdeel de rollen van de drie buurtcoaches. Bepaal wie als stoorzender gaat functioneren. Die persoon bereidt zich hierop voor. Iedereen neemt de tijd om zich voor te bereiden op de bespreking en bepaalt voor zichzelf voorafgaand aan de vergadering welke activiteiten moeten blijven en welke niet en onderbouwt dit met argumenten.

• • • • •

u' Ac

•

Uitvoering • De voorzitter leidt het onderwerp in, geeft sturing aan de discussie en rond het agendapunt af met een samenvatting en een besluit. • Stel een nieuwe voorzitter aan en bespreek met elkaar het overleg na: – Heeft iedereen zich goed in zijn rol ingeleefd? – Had iedereen argumenten voorbereid? – Is de groep tevreden over het verloop van de discussie? – Heeft iedereen goed naar elkaar geluisterd? – Werd er niet door elkaar heen gepraat? – Geef tot slot de twee voorzitters feedback: Wat ging goed? Wat kan beter?

Reflectie a. Was je tevreden over je eigen rol tijdens deze bespreking. Waarom wel of niet?

b. Zijn er zaken die je nog wilt oefenen? Hoe wil je dat gaan doen?

De notulist

Inleiding

fb .v

Als afspraken en besluiten niet worden vastgelegd, dan worden er zaken vergeten. Om die reden worden de belangrijkste zaken opgeschreven in de notulen en de actielijst. Op deze manier worden ook degenen die niet aanwezig konden zijn geïnformeerd over het overleg.

Je kunt aan een overleg deelnemen als notulist. Je kunt notulen opstellen. Je kunt een actielijst bijhouden.

u' Ac

• • •

tie

Leerdoelen

Door de notulen kun je achteraf teruglezen wat er besproken is.

Notulen maken

Oefening 1

In deze oefening maak je de notulen van een gefilmd overleg. Voorbereiding • Maak groepen van drie personen. • Zoek individueel een rustige plek op.

Theoriebron De notulen en de actielijst <

Filmpje Vergaderen <

Uitvoering • Bekijk het Filmpje Vergaderen en maak ondertussen aantekeningen zodat je van dit overleg notulen kunt maken. • Werk individueel je aantekeningen uit tot een volwaardig verslag. • Maak voor de andere twee deelnemers een kopie van je notulen. • Kom bij elkaar, bekijk elkaars notulen en geef hier feedback op. Wat is er goed aan? Wat kan beter?

De notulist

Theoriebron De notulen en de actielijst <

In deze oefening ga je op basis van een casus een actielijst bijwerken. Voorbereiding â&#x20AC;˘ Maak groepen van vier personen. â&#x20AC;˘ Bekijk het Werkmodel Actielijst. â&#x20AC;˘ Lees de casus door.

Actielijst voor De Bunker

u' Ac

Werkmodel Actielijst <

Het bijwerken van de actielijst

tie

Oefening 2

fb .v

Reflectie Wat lijkt je makkelijker: notuleren op basis van een gefilmd overleg of notuleren van een overleg waarbij je zelf aanwezig bent? Leg je antwoord uit.

Het wijkteam van De Bunker vergadert op 16 maart. Bij het bespreken van de notulen en de actielijst van 14 februari blijkt dat Reinier nog niet alle vakantiewensen van iedereen heeft ontvangen en ook de vakantieplanning niet heeft gemaakt. Clara en Henk hebben hun wensen nog niet aangeleverd. De tijd begint te dringen. Clara en Henk krijgen nog twee dagen de tijd. Marjolein neemt de taak van Reinier over, want hij heeft het nu te druk om de planning in de komende dagen op te stellen. Marjolein geeft aan dat ze binnen een week de vakantieplanning naar iedereen zal sturen. De wijkverpleegkundige is uitgenodigd en ook de informatie van de zelforganisatie is rondgemaild. Bij de ingekomen post zit een uitnodiging voor een symposium over de Wmo. Er wordt besloten dat geen van de teamleden daarheen gaat. Andere punten die op de agenda aan bod zijn gekomen:

Het scholingsbudget Na inventarisatie van de scholingswensen besluit het team het budget vooral in te zetten op het onderwerp zelforganisatie. Els gaat buiten de vergadering om bij alle teamleden inventariseren welke scholingsvragen ze op dit gebied hebben en komt in het volgend overleg op 13 mei met een voorstel.

Evaluatie speelweek Uit deze bespreking komt naar voren dat men niet tevreden was over de communicatie met de gemeente, die een aantal faciliteiten zou verlenen. Emma gaat contact opnemen met de gemeente om uit te zoeken hoe dit in de toekomst kan worden voorkomen. Ze komt hier in de volgende vergadering op terug.

De brandoefening De jaarlijkse brandweeroefening staat er weer aan te komen. Wie gaat dit regelen? Reinier neemt dit op zich. Hij neemt contact op met de brandweer om een datum te prikken en verdere praktische afspraken met hen te maken. Bij de rondvraag stelt Clara aan het team de vraag hoe iedereen denkt over het wel of niet schenken van alcohol tijdens het buurtfeest. De voorzitter zet dit punt voor het volgende overleg op de agenda.

Datum

Wat

Wie

Wanneer afgerond

28-01-2017

Evaluatie jeugdsoos voorbereiden

Wilma

06-06-2017

14-02-2017

Vakantiewensen doorgeven aan Reinier

Iedereen

01-03-2017

14-02-2017

Opstellen vakantieschema

Reinier

14-02-2017

Uitnodiging wijkverpleegkundige versturen

Rosalie

14-02-2017

Informatie zelforganisatie rondmailen

Wilma

fb .v

Nummer

De notulist

20-03-2017 16-03-2017

u' Ac

tie

16-03-2017

Uitvoering â&#x20AC;˘ Vul individueel, met behulp van het Werkmodel Actielijst, de actielijst in zoals deze er na de bespreking van 16 maart uit moet zien â&#x20AC;˘ Bespreek de actielijsten in de groep. Zitten er verschillen in? Hoe komt dit?

Reflectie a. Zaten er verschillen in de actielijsten van jouw groep? Zo ja, waar kwam dit door?

b. Wat heb je van de oefening geleerd?

Besluitvorming

Inleiding

fb .v

Niet alle agendapunten hebben tot doel dat er een besluit wordt genomen, maar soms is dat wel het geval. In de volgende oefeningen komen verschillende manieren aan bod om een besluit te nemen.

Leerdoelen

Je kunt laten zien hoe je aan de hand van de BOB-methode een besluit neemt. Je kunt in een overleg drie verschillende manieren toepassen om een besluit te nemen.

u' Ac

tie

• •

Soms moeten er besluiten genomen worden tijdens een vergadering.

Aan de hand van volgende casus ga je minimaal vijf vragen bedenken die je een beter beeld kunnen geven van de situatie. Het is niet de bedoeling dat je de vragen beantwoordt. Je gaat nadenken over de vragen waarop je een antwoord nodig hebt om in het volgende stadium een oordeel te kunnen geven (kennis en feiten, vanuit verschillende gezichtspunten, doelstellingen).

Theoriebron Besluitvorming <

De BOB-methode: beeldvorming

Oefening 1

Voorbereiding • Vorm een groep van vier studenten. • Lees de volgende casus.

Beeld vormen Ria is Wmo-consulent en zij is op huisbezoek geweest bij een mevrouw van 75 die in een mooi groot huis woont. Haar kleindochter en partner wonen bij haar in. Deze mevrouw heeft een verzoek om huishoudelijke hulp ingediend, want zij is van mening dat het huis vervuilt. De consulente vond de vervuiling in het huis erg meevallen. Moet deze vraag om huishoudelijke hulp worden gehonoreerd?

Besluitvorming

fb .v

Uitvoering a. Formuleer voor jezelf minimaal vijf vragen waarop je het antwoord nodig hebt om een goed beeld van de situatie te krijgen?

b. Bespreek met je groepsgenoten de antwoorden. Tot hoeveel vragen komen jullie samen?

u' Ac

tie

Reflectie c. Ben je objectief gebleven bij het opstellen van de vragen? Vond je dat moeilijk of juist makkelijk? Leg je antwoord uit.

Oefening 2

De BOB-methode: oordeelsvorming en besluitvorming Bedenk welke verschillende oplossingen er zijn om het probleem in de volgende casus op te lossen. Geef argumenten waarom je voor een bepaalde oplossing kiest. Neem daarna een besluit over het eten in de kantine middels drie verschillende besluitvormingsmethoden. Eerst door loting, daarna door meerderheid van stemmen en als laatste door consensus.

Theoriebron Besluitvorming <

d. Vind je dit een goede methode om in de praktijk te gebruiken? Leg je antwoord uit.

Voorbereiding • Lees de casus.

Oplossingen bedenken

Een deel van de studenten van het Meerland College is niet tevreden over het aangeboden eten in de kantine. Het aanbod is te eenzijdig, te vet en is niet altijd vers. Ze willen dat er gezondere eetwaren worden aangeboden. Een ander deel van de studenten is het daar niet mee eens. Zij vinden het aangeboden eten wel lekker en willen de gefrituurde snacks niet missen. Daarbij zijn de gezondere snacks een stuk duurder. Als de leverancier van de snacks tegelijkertijd de gefrituurde snacks en de gezonde snacks moet aanbieden, dan wordt alles duurder, want van beide zal dan minder worden afgenomen. Welke oplossingen zijn er voor dit probleem te bedenken?

• • •

Bedenk individueel zo veel mogelijk oplossingen. Maak groepen van zes personen. Wijs een voorzitter aan.

Besluitvorming

u' Ac

Reflectie a. Wat heb je geleerd van deze oefening?

tie

fb .v

Uitvoering • De voorzitter leidt de brainstorm in. • Brainstorm met elkaar over mogelijke oplossingen. • Als je de oplossingen gaat afwegen, welk criterium vind je dan belangrijker: kosten die de armlastige studenten maken of de gezondheid van de studenten? • Bespreek de oplossingsmogelijkheden en neem een besluit. • Er wordt drie keer een besluit genomen (door loting, meerderheid van stemmen en consensus). • Bespreek de oefening na. Wat was de meest geëigende methode om bij dit probleem tot een oplossing te komen? • Lukte het om via consensus een besluit te nemen? Wat was daarvoor nodig? • Luisterden de deelnemers goed naar elkaar? • Brachten alle deelnemers voldoende in? • Waren de argumenten inhoudelijk goed? • Welke argumenten gaven de doorslag?

Theoriebron Besluitvorming <

De BOB-methode toepassen Voorbereiding • Lees de casus.

Oefening 3

b. Was je tevreden over je eigen inbreng? Waarom wel/niet?

Beeldvorming

Theoriebron De rol van de voorzitter <

Cliënt A was naar het kantoor van Vluchtelingenwerk gekomen om een ov-dagkaart aan te vragen voor een bezoek aan zijn advocaat. Collega Pieter-Jan, die baliedienst had, keek in het dossier. Daaruit bleek dat er op dat moment in de asielprocedure van de cliënt geen ontwikkelingen waren die maakten dat hij naar de advocaat moest. Ook waren er vermoedens dat cliënt A de ov-dagkaart gebruikte om vrienden te bezoeken in plaats van naar de advocaat te gaan. Pieter-Jan deelde mee dat als de cliënt een bezoek wilde brengen aan zijn vrienden, hij de reiskosten zelf moest betalen. Cliënt A is daarop vreselijk boos geworden aan de balie. Hij heeft Pieter-Jan uitgescholden, gezegd dat hij de boel in de brand zou steken als hij geen ov-dagkaart zou krijgen en een stoel door de ruimte gesmeten. Daarna is hij naar buiten gegaan. Pieter-Jan is hiervan erg geschrokken. In het logboek heeft hij hierover gerapporteerd. Ook coördinator Joke is geïnformeerd over het voorval. Zij zei ook dat cliënt A geen recht heeft op een ov-dagkaart en dat Pieter-Jan de juiste beslissing had genomen. Ook dat is in het logboek geschreven. De volgende dag kwam cliënt A weer terug. Hij had dezelfde vraag. Collega Petra stond hem nu te woord en heeft hem vervolgens wel een ov-dagkaart gegeven. Petra was zich van geen kwaad bewust. Ze zei dat ze wel het logboek had gelezen, maar het stukje over de ov-dagkaart

Besluitvorming

• •

Maak groepen van zes personen. Wijs een voorzitter aan en verdeel de rollen van Pieter-Jan, Petra en Joke. De anderen zijn overige deelnemers aan de vergadering. Iedereen bereidt de casus voor en begint dus eerst met na te gaan of de beeldvorming voldoende is uitgewerkt. Pieter-Jan, Petra en Joke bereiden zich voor op mogelijke aanvullende vragen.

tie

• •

fb .v

was ze vergeten. Toen Pieter-Jan dit hoorde, was hij erg teleurgesteld. Hij voelde zich niet gesteund door Petra. Joke vindt dat er een teamvergadering moet worden gehouden om het voorval te bespreken. Er kunnen drie beslissingen genomen worden: 1. Cliënt A wordt de toegang tot het kantoor ontzegd. 2. Petra moet door Joke worden aangesproken op haar gedrag. 3. Pieter-Jan en Petra gaan met cliënt A in gesprek om hem de ov-dagkaart te laten terugbetalen.

u' Ac

Uitvoering • Bespreek de casus volgens de BOB-methode. • De voorzitter zorgt ervoor dat er onderscheid wordt gemaakt in de drie fasen en deze niet door elkaar gaan lopen. • Discussieer hierover vijftien minuten en probeer tot een besluit te komen. • Bespreek na: • Hoe heeft iedereen deze wijze van besluitvorming ervaren? • Is het gelukt om de fase van beeldvorming en oordeelsvorming uit elkaar te houden? • Geef de voorzitter feedback: Wat ging goed? Wat kan beter?

Reflectie a. Was je tevreden over je eigen inbreng? Waarom wel/niet?

b. Was je tevreden over de inbreng van de andere groepsleden? Waarom wel/niet?

Evalueren

Inleiding

Leerdoelen Je kunt een procesevaluatie uitvoeren. Je kunt een productevaluatie uitvoeren.

u' Ac

• •

tie

fb .v

Als je een proces- of een productevaluatie gaat uitvoeren, dan is het van belang dat je dat methodisch doet. Even een rondje ‘En wat vonden we ervan?’ volstaat niet. Je moet vooraf duidelijk hebben waar de evaluatie over gaat. Het optimale resultaat behaal je dus door voordat je aan een opdracht begint duidelijk te hebben aan welke eisen het eindproduct moet voldoen (productevaluatie). Een procesevaluatie vindt vaak plaats zonder dat vooraf is vastgesteld aan welke eisen het proces moet voldoen. Het werkt wel goed als de deelnemers vooraf bepalen op welke punten zij zichzelf willen evalueren.

Heb je behaald wat je wilde behalen? Door goed te evalueren weet je het!

Oefening 1

Aan de hand van een casus ga je evaluatievragen voor een procesevaluatie bedenken.

Theoriebron Evalueren <

Evaluatievragen bedenken

Voorbereiding • Lees de casus.

Proces evalueren In Buurtcentrum Valkenhof, waar je met drie andere collega’s werkt als buurtcoach, is gisteren het eind van de ramadan gevierd. Het leek het bestuur van het buurtcentrum een goed idee om op die dag een ontmoeting te organiseren tussen de niet-moslimbewoners van de buurt en de moslimbewoners. Dit met als doel de integratie tussen de bewoners te bevorderen. Moslims uit de buurt hebben de hele dag hapjes gemaakt en lekker gekookt. ’s Avonds konden personeelsleden, vrijwilligers van het buurthuis, moslim- en niet-moslimbewoners op bezoek komen. Ook vrienden en kennissen uit de aangrenzende buurt Ravenstein kwamen langs. Dat waren vooral niet-moslims. De avond verliep heel gezellig, totdat er een brandmelding binnenkwam. Achter het buurthuis

Evalueren

fb .v

was brand. Oplettende bewoners en een paar bezoekers van de wijk Ravenstein, die te gast waren, kwamen snel ter plaatse. Zij konden de beginnende brand blussen met brandblussers. Enkele buurtbewoners die later kwamen aanlopen, begonnen een discussie met de bewoners van de wijk Ravenstein. Die werden ervan beschuldigd de brand te hebben aangestoken. De discussie werd heftiger. Er werd over en weer gescholden. De politie moest erbij komen om de bewoners uit elkaar te houden. Politie en brandweer gaan de volgende dag een onderzoek doen naar de oorzaak van de brand. Uiteraard wil het team voorkomen dat het volgende keer weer zo uit de hand loopt. Ze kiezen er daarom voor een evaluatie te houden. In deze situatie gaat het om een procesevaluatie.

u' Ac

tie

Uitvoering a. Bedenk minimaal vier vragen die je bij deze procesevaluatie kunt stellen.

Oefening 2

Een procesevaluatie uitvoeren

Je gaat met een groep gezamenlijk een kaartenhuis bouwen. Het doel is om als groep een bouwwerk neer te zetten dat het hoogste van de klas is. Daarna evalueer je hoe de samenwerking tijdens het bouwen is verlopen.

Theoriebron Evalueren <

Reflectie b. Vind je het makkelijk of juist moeilijk om enkel evalutievragen gericht op het proces op te stellen?

Voorbereiding • Maak groepen van vier. • Je hebt per groep nodig: een flap-overpapier, een stift, een pak kaarten en voor iedereen zes rode, groene en oranje stickers. • Lees de Theoriebron over procesevaluatie door. • Bepaal gezamenlijk op welke punten (minimaal zes) je na het bouwen de samenwerking wilt evalueren. • Schrijf deze punten onder elkaar op de flap-over, zodanig dat je ernaast de stickers kunt plakken. Uitvoering • Iedere groep staat bij een vlakke tafel en heeft de spelkaarten bij de hand. • Als de docent het signaal geeft dan mag je beginnen met bouwen of met overleggen hoe je het gaat doen natuurlijk. • Na vijftien minuten geeft de docent weer een signaal. • De docent bepaalt welke groep heeft gewonnen. • Iedere groep gaat nu evalueren hoe de samenwerking is verlopen door op de flap-over achter elk punt een sticker te plakken. Een groene sticker als je vindt dat de samenwerking op dat punt goed is verlopen. Een oranje sticker als je vindt dat op dat punt zaken nog wel verbeterd kunnen worden. Een rode sticker als de samenwerking op dat punt slecht is verlopen.

Evalueren

Bespreek het resultaat. – Wat zeggen de kleuren? – Zit er veel verschil tussen hoe de groepsleden de samenwerking hebben ervaren? – Laat iedereen een toelichting geven op zijn keuzes. – Bepaal wat goed ging en wat beter kan. – Zouden jullie het op grond van deze evaluatie de volgende keer anders aanpakken?

fb .v

•

Reflectie a. Hoe kijk je terug op jouw rol tijdens deze oefening? Wat ging goed? Wat kan beter?

Theoriebron Evalueren <

Eisen aan een productevaluatie Voorbereiding • Lees de casus.

u' Ac

Oefening 3

tie

b. Wat zegt dit over jouw manier van samenwerken?

Evalueer het product

Buurtwerker Robbert geeft aan een groep stagiaires de opdracht om een opzet voor een spelmiddag voor een groep basisschoolleerlingen te maken. Het gaat om een middag in een vakantieweek. Voor een groot deel van de kinderen is er verder geen invulling voor deze week en dan is een spelmiddag een leuke break. Hij geeft de stagiaires de vrije hand, maar vindt wel dat er een gevarieerd programma moet worden aangeboden. Hij wil de stagiaires een aantal eisen meegeven, zodat ze het resultaat (de opzet van de spelmiddag) daaraan kunnen toetsen.

Uitvoering a. Bedenk vier eisen die Robbert kan formuleren, zodat na inlevering van de opzet van de spelmiddag er een productevaluatie kan plaatsvinden.

b. Bespreek je antwoorden met een medestudent. Wat zijn de verschillen en overeenkomsten tussen jullie antwoorden? Reflectie c. In welke praktijksituaties in je toekomstige beroep denk jij een productevaluatie uit te gaan voeren?

Evalueren

u' Ac

tie

fb .v

d. Wat vind jij leuk aan het evalueren van het product? En wat vind je er juist niet leuk aan? Leg je antwoord uit.

Theoriebron Kennis van vergaderen

fb .v

Inleiding

u' Ac

tie

Mensen werken met elkaar. Om hun gezamenlijke taak goed uit te kunnen voeren, is overleg nodig. Ook in het sociaal-cultureel werk en in het sociaal-maatschappelijk werk ontkom je daar niet aan. Je vergadert omdat je samen iets wilt bereiken. Wil je dat dit effectief gebeurt dan is een goede structuur van belang. Dit begint met een overzichtelijke agenda. Daarnaast moeten de rollen van voorzitter, deelnemer en notulist duidelijk zijn. De voorzitter leidt de vergadering. Als deelnemer bereid je de vergadering voor en werk je actief mee aan het realiseren van de doelstellingen van de verschillende agendapunten. De notulist legt in het kort de belangrijkste zaken van de vergadering vast in de notulen en de actielijst. Hiermee wordt een structuur gecreĂŤerd die maakt dat je effectief kunt vergaderen.

Vergaderen voor een gemeenschappelijk doel.

Wat houdt vergaderen in? Vergaderen is gestructureerd en met een duidelijk doel met elkaar overleggen. De structuur wordt bepaald door de agenda en de verdeling van rollen: voorzitter, deelnemer en notulist. Het teamoverleg is een van de vergaderingen die in een organisatie voorkomen. Andere voorbeelden van formeel overleg zijn: managementteamvergaderingen (MT-vergaderingen), vergaderingen van de ondernemingsraad (or), afdelingsvergaderingen, beleidsvergaderingen, MDO (Multi Disciplinair Overleg). Al deze overleggen zijn doelgericht en van belang om een organisatie goed of beter te laten functioneren.

Theoriebron Kennis van vergaderen

fb .v

Vergaderen doe je met een vooraf vastgestelde groep mensen die gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor een opdracht of taak. Deelnemers krijgen de gelegenheid een bijdrage te leveren aan de punten die op de agenda staan. Bij het vergaderen onderscheiden we vier belangrijke elementen: de voorbereiding, de vergadering zelf, de besluiten en de te ondernemen acties. Bij een effectieve vergadering krijgen al deze elementen voldoende aandacht.

Is over je werk praten altijd vergaderen?

u' Ac

tie

Koffiedrinken met je collega’s waarbij je over het werk praat, is geen vergadering. Tijdens de pauze of na het werk praten collega’s ook vaak over thema’s die op het werk spelen. Deze gesprekken kunnen soms heel serieus verlopen. Er wordt informatie uitgewisseld, meningen gegeven en er komen ook wel goede ideeën over oplossingen op tafel. Hoe waardevol deze gesprekken ook zijn, we noemen dit geen vergaderingen. Als je tijdens een koffiepraatje met de aanwezige collega’s een besluit neemt, heeft dit geen officiële status. Er is pas sprake van een vergadering of een formeel overleg als wordt voldaan aan een aantal eisen: Er is vooraf afgesproken waarover wordt gepraat (agenda) en met welk doel. Het is voor alle deelnemers duidelijk wie er aan het overleg deelnemen en in welke rol. Er worden notulen met een actielijst opgesteld. Betrokkenen weten of er een besluit wordt genomen dat van invloed is op hun werk. Vergaderingen hebben een verplichtend karakter.

Niet vergaderen zonder doel

In meeste vergaderingen komen verschillende punten aan de orde. Als agendapunten geen duidelijk doel hebben, dan loop je het risico tijd te verspillen. Het is belangrijk dat iedereen de reden (het doel) kent waarom punten op de agenda staan. Er worden verschillende doelen onderscheiden: • informatief Bijvoorbeeld: een presentatie over het nieuwe registratiesysteem, zodat men ermee kan werken • beeldvormend Bijvoorbeeld: informatie uitwisselen over de belasting van de mantelzorgers, zodat we met kennis acties kunnen ondernemen om deze doelgroep te ondersteunen • meningsvormend of oordeelsvormend Bijvoorbeeld: de verschillende standpunten ten aanzien van het al of niet schenken van alcohol • probleemoplossend Bijvoorbeeld: wat gaan we doen aan de negatieve sfeer op de jeugdsoos? • besluitnemend Bijvoorbeeld: keuze maken uit de twee opties voor het teamuitje • evaluerend Bijvoorbeeld: voldoet de nieuwe bhv-training aan de eisen die we hebben gesteld? • afstemmend Bijvoorbeeld: de vakantieplanning zo maken dat er voldoende medewerkers aanwezig zijn

Theoriebron Kennis van vergaderen

Het doel van een agendapunt moet helder zijn

fb .v

Vaak wordt vergaderen als zinloos en saai ervaren. Er gaat veel tijd in zitten. Er wordt wel met elkaar gesproken, maar wat er nu verder precies mee gebeurt is niet duidelijk. Wil je efficiënt vergaderen dan moeten alle deelnemers duidelijk voor ogen hebben met welk doel een onderwerp op de agenda staat. Soms is een agenda alleen maar een opsomming van onderwerpen ‘waar we het met elkaar over moeten hebben’. Dit werkt niet stimulerend.

u' Ac

tie

Stel dat op de agenda, zonder verdere toelichting, het punt staat: Protocol intake nieuwe cliënt. Dan kan dat het volgende betekenen: • Er is een nieuw protocol voor de intake opgesteld en hier wordt informatie over gegeven, zodat iedereen weet hoe met het protocol te werken. • Het protocol moet worden geëvalueerd. • Er is een voorstel gemaakt voor een nieuw protocol en het team moet een besluit nemen of ze hiermee gaan werken. • Er is vastgesteld dat het protocol moet worden herschreven en er moet worden afgestemd wie dat op zich gaan nemen. Je kunt je voorstellen dat als vooraf niet duidelijk is met welk doel het onderwerp ‘protocol intake nieuwe cliënt’ op de agenda staat, deelnemers niet weten wat er van hen wordt verwacht. Het is dan lastig je goed voor te bereiden en het is dan ook niet duidelijk waarover je precies met elkaar in gesprek gaat. Als de deelnemers met verschillende verwachtingen over het doel van het onderwerp met elkaar in gesprek gaan, dan kan dat tot een chaotisch gesprek leiden.

Een agendapunt kent een aanleiding, een doel en een beoogd resultaat

Een onderwerp wordt nooit zomaar op de agenda gezet. Er is altijd een aanleiding en een doel. Verder heeft de voorzitter ook altijd voor ogen welk resultaat wenselijk is. Of dit resultaat wordt bereikt, is vooraf niet te zeggen. De voorzitter kan bijvoorbeeld voor ogen hebben dat er een besluit moet worden genomen over het nieuwe protocol. Tijdens de bespreking blijkt dat een belangrijk onderdeel naar de mening van de teamleden onvoldoende is uitgewerkt. Het beoogde resultaat wordt dan niet bereikt. De conclusie kan dan zijn dat het protocol wordt aangepast en de volgende keer weer op de agenda komt. Als bij een onderwerp op de agenda de aanleiding, het doel en het beoogde resultaat staan vermeld, dan heeft iedereen voldoende informatie om zich optimaal voor te bereiden op de vergadering.

Theoriebron Deelnemen aan een vergadering

fb .v

Inleiding

u' Ac

tie

Alleen aanwezig zijn tijdens een overleg is niet voldoende. Er wordt ook een actieve houding van alle deelnemers gevraagd. Dit begint bij een gedegen voorbereiding. Verder houd je je aan de regels van het vergaderen. Om effectief deel te kunnen nemen worden er ook een aantal vaardigheden van je gevraagd.

Als deelnemer wordt er tijdens het overleg of de vergadering een actieve houding gevraagd.

Voorbereiding als deelnemer

Alleen met een gedegen voorbereiding lever je als deelnemer een bijdrage aan een efficiënt verloop van de vergadering. Ook verhoog je hiermee de kwaliteit van de besluitvorming. Als deelnemer bereid je je voor op een overleg door voldoende tijd in te plannen om de agenda met bijlagen en de notulen met actielijst door te lezen en te bedenken wat je verder kunt doen om je goed voor te bereiden. Kloppen de notulen en de actielijst? Is dit niet het geval, noteer dan alvast op welke wijze je de tekst aangepast zou willen zien.

De inhoudelijke punten Afhankelijk van de doelstelling die in de agenda wordt genoemd, bereid je de onderwerpen inhoudelijk voor. • informatie uitwisselen Wat kun je al vinden over dit onderwerp op internet? Kun je al vragen bedenken waarop je een antwoord wilt, zodat je deze kunt stellen als het antwoord niet in de gepresenteerde informatie naar voren komt? • beeld vormen Ook bij deze doelstelling kun je ervoor zorgen dat je niet blanco aan de vergadering begint en google je vooraf het onderwerp of gaat hierover in gesprek met collega’s of mensen van de doelgroep. • mening vormen of oordeel vormen Bedenk welke aandachtspunten/inzichten/belangen bij dit onderdeel een rol spelen.

Theoriebron Deelnemen aan een vergadering

•

probleem oplossen Verdiep je in het probleem, spreek mensen hierover (collega’s, de doelgroep), bedenk mogelijke oplossingen. besluit nemen Bedenk welke argumenten relevant zijn voor of tegen het besluit. Neem alvast een positie in. evalueren Als het om een protocol of werkwijze gaat, lees je het betreffende document door en bedenk je hoe dit in de praktijk uitwerkt. afstemmen Bekijk je agenda voor jouw mogelijkheden, zodat je ter plekke een aanbod kunt doen.

fb .v

•

u' Ac

tie

Als je goed voorbereid aan de vergadering deelneemt, werk je ook aan je eigen ontwikkeling: een positief kritische opmerking, een vraag waaruit blijkt dat je je in de materie hebt verdiept of een suggestie voor een oplossing maken dat je jezelf in de kijker speelt. Ook al wordt je punt niet overgenomen, je wordt door anderen wel geregistreerd als iemand die meedenkt. Je vergroot hiermee de kans dat je wordt gevraagd voor een interessant project, taak of werkgroep.

Voordat de vergadering begint, schakel je je telefoon uit en doe je die in je tas.

De vergadering

Niet alleen een goede voorbereiding is van belang. Vergaderen doe je ook volgens spelregels. Deze zijn: • Je zorgt dat je ruim op tijd bent, zodat de vergadering op het afgesproken moment kan beginnen. • Lukt dit onverhoopt niet, dan bel of sms je voorafgaand aan de vergadering de voorzitter. • Kom je te laat binnen, dan excuseer je je kort en zoekt zo rustig mogelijk een plek. • Tijdens de vergadering is je telefoon uitgeschakeld en ligt niet op tafel. Heb je bereikbaarheidsdienst, dan meld je dit aan het begin van de vergadering. • Moet je eerder de vergadering verlaten, dan geef je dat aan het begin bij de voorzitter aan. • Je draagt bij aan de bespreking door goed te luisteren, eventueel door te vragen op wat een ander vertelt en rustig je inbreng te geven. • Je beperkt je tot het agendapunt dat aan de orde is. • Je formuleert kort en bondig. • Je luistert naar anderen. • Je accepteert dat de voorzitter de leiding over de vergadering heeft.

Theoriebron Deelnemen aan een vergadering

Wat als je niet aanwezig kunt zijn?

fb .v

Soms komt het voor dat de vergadering is gepland op een moment dat je niet aanwezig kunt zijn. Je kunt dan wel laten zien dat je betrokken bent bij het overleg. De vergadering bereid je voor zoals je dit zou hebben gedaan als je wel aanwezig zou zijn. Je opmerkingen, vragen en meningen zet je per agendapunt op papier en mail je naar de voorzitter. De voorzitter geeft bij de betreffende agendapunten jouw reactie weer. Zo kun je toch van invloed zijn en je collega’s laten blijken dat je betrokken bent. Na de vergadering zoek je een collega op en informeer je hoe de vergadering is verlopen en wat de uitkomst van de diverse besprekingen is geweest.

tie

Luisteren en samenvatten

u' Ac

Vergaderen doet een beroep op je communicatieve vaardigden. De belangrijkste hiervan zijn actief Luisteren, Samenvatten en Doorvragen (LSD). Goed luisteren is lastiger dan het in eerste instantie lijkt. Als je in staat bent om te luisteren naar wat een ander zegt, ben je in staat te begrijpen wat diegene echt bedoelt. Je doet dit door te luisteren naar de woorden die gesproken worden en naar de intonatie van de stem en aandacht te schenken aan de lichaamstaal. Zorg dat je begrijpt wat de ander zegt. Bij twijfel kun je altijd navragen of je het goed begrijpt. Door samen te vatten wat een ander zegt, zorg je ervoor dat je zeker weet wat de ander bedoelt. Je controleert als het ware of je interpretatie van het gezegde klopt. Je vat samen door in je eigen woorden terug te geven wat de ander heeft gezegd. Het moet geen letterlijke herhaling zijn. Het is belangrijk dat je de kern van het verhaal weet te pakken: ‘Als ik het goed begrijp bedoel je …’ of ‘Klopt het dat je wilt dat …?’

Doorvragen

Met doorvragen toon je betrokkenheid en krijg je meer informatie. Door goed door te vragen kun je erachter komen wat de ander beweegt en vermijd je misverstanden. Begrijp ik de spreker? Wat bedoelt de spreker precies? Doorvragen doe je met open vragen: wie, wat, waar, hoe enzovoort. Vermijd het stellen van een vraag die met het woord ‘waarom’ begint. Het lijkt dan namelijk of iemand zich moet verantwoorden. Er zit verschil tussen: ‘Waarom wil je dit?’ en ‘Wat maakt dat je dit wilt?’

De stoorzenders in de vergadering

Filmpje 3 video’s die laten zien hoe je niet moet vergaderen <

Iedere deelnemer heeft zijn typische eigen gedrag tijdens de vergadering. Sommige mensen hebben meteen hun mond open, anderen zijn wat terughoudender en weer anderen zeggen alleen iets als ze daartoe worden uitgenodigd door de voorzitter. Er zijn ook deelnemers die storend gedrag vertonen tijdens de vergadering. Je kunt verschillende typen stoorzenders onderscheiden: • de deelnemer die alleen maar roept en nooit luistert Je herkent hem meteen: de deelnemer die zichzelf graag hoort praten, zonder dat dit inhoudelijk iets voorstelt. • de vergaderaar die argumenten hopeloos herkauwt Alle argumenten zijn al op tafel gekomen. Op het moment dat er een besluit moet worden genomen vraagt deze deelnemer nogmaals aandacht voor eerdergenoemde argumenten.

Theoriebron Deelnemen aan een vergadering

u' Ac

tie

fb .v

• de grappenmaker die zijn grenzen niet kent Lachen tijdens een overleg brengt lucht, maar een aaneenschakeling van humoristisch bedoelde opmerkingen haalt de vaart en de serieuze toon uit de vergadering. • de deelnemer die nog nooit van voorbereiden heeft gehoord Deze deelnemer irriteert de andere deelnemers door overbodige vragen te stellen en opmerkingen te maken die niet nodig waren geweest als de deelnemer de agenda en bijlagen goed had doorgelezen. • de botte boer die iedereen de mond snoert Deze deelnemer sabelt het liefst mensen neer die iets zeggen wat hem niet bevalt. Hierdoor verdwijnt de veilige sfeer. • de storende factor Deze wordt uitgebeeld door Els. Bekijk het Filmpje 3 video’s die laten zien hoe je niet moet vergaderen.

Theoriebron De rol van de voorzitter

fb .v

Inleiding

u' Ac

tie

De voorzitter heeft een belangrijke rol in alle vier de onderdelen van de vergadering: als je deze rol hebt, stel je de agenda op, geef je sturing aan het gesprek, zorg je ervoor dat er besluiten worden genomen en dat er concrete afspraken worden gemaakt.

De voorzitter geeft leiding aan de vergadering.

De voorbereiding van de praktische zaken

Als de praktische zaken goed geregeld zijn, krijgt het overleg een vliegende start. Als voorzitter bewaak je de gang van zaken voor en tijdens een vergadering. Dat begint al bij een goede voorbereiding van de praktische zaken. Het gaat hier om een geschikte vergaderplek en het tijdig uitnodigen van deelnemers. Ook moeten de agenda en de bijbehorende informatie bijtijds worden verspreid. De voorzitter regelt dat vooraf bekend is wie er gaat notuleren. Als de koffie en thee voor aanvang klaarstaan, kan de vergadering meteen van start gaan. Uiteraard kan de voorzitter de zorg hiervoor delegeren aan een van de deelnemers.

De inhoudelijke voorbereiding Een goed doordachte agenda is het halve werk. Dit is de verantwoordelijkheid van de voorzitter. Voordat de agenda wordt opgesteld, worden de agendapunten geĂŻnventariseerd. De agenda kan op verschillenden manieren worden gevuld: er kunnen nieuwe ontwikkelingen binnen de organisatie zijn die doorgesproken moeten worden, het kan zijn dat er problemen spelen die om een oplossing vragen, er kan een protocol geĂŤvalueerd moeten worden enzovoort. De voorzitter kan deze punten aandragen, maar het kan ook zijn dat er bij de

Theoriebron De rol van de voorzitter

De taken tijdens de vergadering

fb .v

deelnemers zaken spelen die zij graag besproken willen zien. Zij geven dan tijdig bij de voorzitter aan waarom zij een bepaald punt willen bespreken en met welk doel. De deelnemer maakt dan zelf een inschatting van de benodigde tijd voor de bespreking van het onderwerp. Als er van een deelnemer aan de vergadering een extra inbreng wordt verwacht, bijvoorbeeld het geven van informatie, dan geeft de voorzitter dit tijdig door. Zo voorkom je dat iemand tijdens de vergadering wordt overvallen door het verzoek van de voorzitter om een agendapunt toe te lichten.

u' Ac

tie

De voorzitter heeft tijdens de vergadering de volgende taken: • agendapunten inleiden • gesprek/discussie leiden • sfeer bewaken Voelt iedereen zich voldoende veilig om aan de discussie deel te nemen? • tijd in de gaten houden Komen alle agendapunten wel aan bod? • discussie samenvatten bij het afronden van een agendapunt • zorgen dat er een besluit wordt genomen • waar nodig besluiten omzetten in acties. De voorzitter heeft een behoorlijk zwaar takenpakket. Toch is een goed verloop van de vergadering niet alleen de verantwoordelijkheid van de voorzitter, maar van alle deelnemers.

Een agendapunt inleiden

Bij het inleiden van een agendapunt stipt de voorzitter even in het kort de volgende zaken aan: • de aanleiding voor plaatsing van dit onderwerp op de agenda • indien nodig inhoudelijke informatie over het onderwerp • het doel waarmee het onderwerp is geagendeerd • het resultaat dat wordt verwacht.

Vervolgens stel je het onderwerp aan de orde met behulp van een vraag: • Hoe denken jullie over dit voorstel? • Wat moeten we gaan doen? • Hoe zullen we dat aanpakken? • Wie gaan we kiezen? • Welk alternatief heeft jullie voorkeur en waarom?

Sturing geven aan het gesprek Je kunt op verschillenden manieren het gesprek opstarten. Je kunt vragen wie als eerste wil reageren of je kiest ervoor om een rondje te maken langs alle deelnemers. Kies je voor het laatste dan zorg je dat je steeds bij een ander deelnemer het rondje start. Als je eerst wilt inventariseren hoe iedereen erover denkt, dan vraag je van de andere deelnemers dat zij nog niet reageren op wat er wordt gezegd. Als voorzitter geef je dit vooraf aan en help je iedereen die toch meteen wil reageren. In de discussie ben je als voorzitter onpartijdig en leg je zo veel mogelijk de nadruk op de overeenkomsten. Je houdt iedereen bij de les door het doel van de bespreking te benadrukken: Waarom bespreken we dit vraagstuk? Wat willen we hiermee bereiken? Ook is het belangrijk om door te vragen op de argumenten.

Theoriebron De rol van de voorzitter

fb .v

Afronden van een agendapunt

Je geeft ruimte aan degenen die niet als vanzelfsprekend het woord nemen en zorgt ervoor dat deelnemers naar elkaar luisteren en aandacht hebben voor elkaars standpunt. Ook voorkom je een zogenoemde schoolpleindiscussie: ‘gewoon’ en ‘daarom’ zijn geen argumenten.

u' Ac

tie

Bij het afronden van een agendapunt vat de voorzitter de discussie kort samen. Aan de hand hiervan trekt hij een conclusie. Deze conclusie wordt voorgelegd aan de deelnemers, bijvoorbeeld: ‘Alle voors en tegens van het verschuiven van het tijdstip van de avondmaaltijd zijn de revue gepasseerd. Volgens mij kunnen we concluderen dat de voordelen van het later op de avond eten de overhand hebben. Klopt dit?’ Als de deelnemers dit beamen, dan kan er een besluit worden genomen. ‘Zijn we het erover eens dat vanaf de eerstvolgende maand de avondmaaltijd om 18.00 uur begint?’ Hierna komt het erop aan om de nodige acties af te spreken, zodat het besluit ook handen en voeten krijgt. De volgende vraag is dan: ‘Welke acties zijn er hiervoor nodig en wie gaat ze voor welke datum uitvoeren?’

De stoorzenders bij de les houden

Het gaat er dus om dat je het gedrag en de effecten hiervan op de vergadering benoemd.

De voorzitter grijpt alleen in als het nodig is, want met ingrijpen kun je een bespreking ook doodslaan. Ingrijpen is wel degelijk nodig als er stoorzenders optreden. Hierbij is het zaak om dit op een rustige manier te doen. Onderbreek de stoorzender in eerste instantie met: ‘Ik wil je onderbreken’ of ‘Kees, ik ga je nu even onderbreken.’ Hierna worden een aantal voorbeelden gegeven van het aanpakken van de verschillende stoorzenders. • de deelnemer die alleen maar roept en nooit luistert ‘Ik merk dat je niet reageert op de argumenten die Laura heeft ingebracht. Hiermee komt de discussie niet goed op gang, dus graag ingaan op de argumenten van Laura of een ander aan het woord laten.’ • de vergaderaar die argumenten hopeloos herkauwt ‘Merk je wel dat je je steeds herhaalt? We komen alleen verder als je inhoudelijk op de argumenten van anderen reageert.’ • de grappenmaker die zijn grenzen niet kent ‘Leuk Jan, maar nu even serieus, anders loop de vergadering te ver uit. Misschien moeten we een keer afspreken na de vergadering.’ • de deelnemer die nog nooit van voorbereiden heeft gehoord ‘De antwoorden op de vragen die je nu stelt had je in de bijlage kunnen vinden. Het is voor de andere deelnemers en mijzelf vervelend dat we hier nu tijd aan moeten besteden.’ • de botte boer die iedereen de mond snoert ‘Jantien, merk je dat door jouw negatieve reacties op wat de anderen inbrengen de sfeer in de vergadering negatief wordt beïnvloed? De discussie valt hierdoor dood. Ik merk dat ik het vervelend begin te vinden als jij het woord neemt.’

Theoriebron Het opstellen van een agenda

fb .v

Inleiding

u' Ac

tie

Effectief vergaderen vraagt om een goed gestructureerde agenda. Alle deelnemers kunnen daaruit opmaken wat er van hen wordt verwacht. Hierdoor worden er sneller en betere resultaten in het overleg behaald.

Een vergadering verloopt beter als er een overzichtelijke agenda ligt.

Het doel van de agenda Als je tijdens de vergadering pas agendapunten gaat verzamelen is dat niet handig. Een effectieve vergadering staat of valt met een goede agenda. Alleen punten aangeven met het idee â&#x20AC;&#x2DC;We gaan het hierover hebbenâ&#x20AC;&#x2122; is onvoldoende. Deelnemers kunnen zich alleen goed voorbereiden als duidelijk is waarom een punt op de agenda staat. Welke bijdrage wordt van de deelnemers verwacht en wat moet het resultaat zijn? Per agendapunt wordt vaak ook een tijdsplanning gemaakt, zodat de vergadering niet te veel uitloopt.

De opbouw van de agenda Boven aan de agenda geef je duidelijk aan om welke vergadering het gaat, op welke datum en op welk tijdstip de vergadering wordt gehouden en waar. Dan volgt een overzicht van de te bespreken onderwerpen: de agendapunten.

Theoriebron Het opstellen van een agenda

Er zijn twee soorten agendapunten: de vaste (steeds terugkerende) punten en de inhoudelijke punten die per vergadering verschillen.

tie

De inhoudelijke agendapunten

fb .v

Een agenda ziet er meestal als volgt uit: 1. Opening 2. Mededelingen 3. Notulen en actielijst 4. Ingekomen stukken 5. Inhoudelijk punt 1 6. Inhoudelijk punt 2 7. Inhoudelijk punt 3 8. Rondvraag 9. Sluiting.

u' Ac

Vaak zijn de inhoudelijke punten van een vergadering het belangrijkste deel. Het voorbereiden op de agenda gaat beter als voor de deelnemers duidelijk is wat de aanleiding is om dit punt te bespreken, met welk doel het op de agenda staat en welk resultaat er wordt nagestreefd. Voorbeeld agendapunt: Het buurtfeest Aanleiding: Inwoners van de buurt hebben diverse keren aangegeven dat ze graag een buurtfeest willen organiseren. Ze willen hier ondersteuning bij. Het welzijnsteam staat hier wel positief tegenover maar de werkers weten ook uit ervaring dat de buurtbewoners soms de neiging hebben om te denken: de werkers organiseren het wel en wij helpen ze een handje. Daarbij worden de werkers soms tegen elkaar uitgespeeld. Dit strookt niet met de visie om bewoners zo veel mogelijk in hun kracht te zetten. Doel van de bespreking: meningsvormend. Hoe kunnen de werkers de inwoners wel ondersteunen, zonder daarbij zaken over te nemen die de buurtbewoners met wat steun zelf kunnen doen. Beoogd resultaat: een breed gedragen set van afspraken over de inzet en houding van de buurtwerkers bij het ondersteunen van het buurtfeest.

Als een agendapunt op bovengenoemde wijze in de agenda wordt opgenomen, weet elke deelnemer wat er verwacht wordt en hoe hij zich erop kan voorbereiden.

De voorzitter moet keuzes maken

Niet vergeten: vergaderen doe je samen! Dus ook de agenda stel je samen op. Meestal neemt de voorzitter hierin de leiding. Hij bereidt de onderdelen voor: Welke actuele praktische zaken spelen er? Welke ontwikkelingen binnen de organisatie moeten worden besproken? De andere deelnemers kunnen ook agendapunten aandragen. Hiermee blijven zij betrokken bij het overleg. Degene die het punt voor de agenda aandraagt, bepaalt welke vraag of welk voorstel er behandeld gaat worden. Hij levert dus ook aan wat de aanleiding, het doel van de bespreking en de beoogde resultaten zouden moeten zijn. Mochten er zich te veel inhoudelijke punten aandienen, dan moet de voorzitter keuzes maken: wat kan echt niet wachten en wat kan uitgesteld worden tot een volgend overleg? De volgorde van de inhoudelijke punten hangt ook af van het doel. Gebruikelijk is om de agendapunten waarover een besluit moet worden genomen, zodat zaken verder kunnen worden opgepakt, als eerste aan bod komen. Ook punten die al een keer zijn uitgesteld komen hoog op de agenda.

Theoriebron De notulen en de actielijst

fb .v

Inleiding

u' Ac

tie

Tijdens een vergadering of formeel overleg worden er altijd notulen (dit is het verslag) en een actielijst opgesteld. Een overleg zonder goede notulen zoud weinig zin hebben. Niemand weet dan meer wat er precies is besloten en wie op welke taak kan worden aangesproken. Vandaar dat goed notuleren en goede notulen schrijven van groot belang is. Gelukkig kun je door het volgen van een aantal richtlijnen al snel een goed verslag schrijven.

De notulist moet goed kunnen luisteren en hoofd- en bijzaken kunnen onderscheiden.

De notulen

De notulen zijn een korte weergave van wat er is besproken tijdens een vergadering. De belangrijkste zaken, zoals conclusies en besluiten naar aanleiding van de besproken punten, worden genotuleerd. Op die manier hebben de deelnemers een document waarop het gezamenlijke geheugen. Ook degenen die niet aanwezig zijn worden hiermee geïnformeerd. • Je begint met de naam van het overleg en de datum. • Daarna: Aanwezigen en rol (voorzitter en notulist) en de afwezigen m.k. (met kennisgeving. Dit zijn de mensen die zich hebben afgemeld voor het overleg).

fb .v

Verder volgen de notulen het stramien van de agenda en worden dus dezelfde koppen gebruikt. 1. Opening en vaststellen agenda 2. Mededelingen 3. Notulen en actielijst vorig overleg 4. Ingekomen stukken 5. Bespreekpunt 1 6. Bespreekpunt 2 7. Bespreekpunt 3 8. Rondvraag 9. Sluiting.

Theoriebron De notulen en de actielijst

tie

De notulist

u' Ac

De notulen worden gemaakt door de notulist of secretaris van de vergadering. Sommige teams hebben een vast teamlid dat notuleert, vaak rouleert ook de taak van notulist. De notulist maakt tijdens de vergadering aantekeningen om na afloop van de vergadering de notulen uit te kunnen werken. De notulist moet goed kunnen luisteren en hoofdzaken en bijzaken kunnen onderscheiden. Worden er afspraken gemaakt, besluiten genomen, acties uitgezet, meningen gepeild of wordt er informatie gedeeld? De notulist registreert het en maakt de noodzakelijke aantekeningen. Het verslag is neutraal (de notulist geeft niet zijn eigen mening), zakelijk en in goed Nederlands opgesteld.

Tegenwoordig wordt er vaak direct op de laptop genotuleerd.

De notulist in actie Als notulist zorg je ervoor dat je voordat het overleg daadwerkelijk begint al de naam en datum van het overleg en de aanwezigen hebt vastgelegd. De notulist kan aantekeningen maken op papier, maar steeds vaker wordt er gewerkt op een laptop of iPad. • Opening Je noteert: ‘De voorzitter opent om (tijdstip start overleg) de vergadering en heet iedereen welkom.’ Als er geen wijzigingen op de agenda staan: ‘De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld.’ Zijn er wel wijzigingsvoorstellen, dan geef je die weer. • Mededelingen Dit zijn korte berichten, bijvoorbeeld: Anneke geeft aan volgende week afwezig te zijn vanwege een training. Deze neem je op in het verslag.

Theoriebron De notulen en de actielijst

•

tie

•

Notulen en actielijst Als aanwezigen akkoord gaan met de tekst: ‘De notulen van het overleg van (datum vorig overleg) worden vastgesteld.’ Mochten er fouten in staan, dan neem je de correcties op in het verslag en vermeld je verder: ‘Met deze correcties worden de notulen vastgesteld.’ Ingekomen stukken De notulist maakt een opsomming van de ingekomen stukken en eventuele acties die daaruit volgen. Inhoudelijke punten Bij het notuleren van deze punten houd je rekening met het doel ervan. Als het gaat om het nemen van een besluit, noem je het besluit en geef je de redenen. Als het gaat om het oplossen van een probleem, dan benoem je het probleem en de oplossing. Rondvraag Notuleer de namen van de vragers, de vragen en de antwoorden. Sluiting ‘Om (tijdstip) werd de vergadering gesloten.’

fb .v

•

u' Ac

Het uitwerken van de notulen

Begin snel na de vergadering met het uitwerken van het verslag, het liefst nog op dezelfde dag. Het snel uitwerken van het verslag heeft een aantal voordelen. Je geheugen neemt namelijk na verloop van tijd af: direct na de vergadering weet je nog het best wat er is besproken. Bovendien ontvangen de deelnemers graag zo snel mogelijk de notulen, met name de actie- en besluitenlijst. Het helpt bij je planning als je op de dag van de vergadering al in je agenda tijd blokkeert voor het maken van het verslag.

Noteer in het verslag alleen namen als deze ertoe doen, dus bij mededelingen, de rondvraag en bij acties. In de meeste verslagvormen gaat het er niet om wie wat zegt, maar wat het resultaat is (akkoord gaan met een besluit bijvoorbeeld). Maak voor jezelf verschil tussen hoofd- en bijzaken. De hoofdzaken komen altijd terug in het verslag (bijvoorbeeld of men akkoord gaat met een voorstel ja of nee). Letterlijke citaten opnemen in de notulen is doorgaans niet wenselijk, omdat de lezer de precieze context niet (meer) kent. Beter is het om enkel de strekking van datgene wat gezegd is op te nemen.

De actielijst

Aan het einde van de bespreking van een agendapunt wordt niet alleen het besluit kort en bondig samengevat, maar wordt ook nagegaan of er naar aanleiding van de bespreking acties nodig zijn. De voorzitter vraagt wie de actie op zich wil nemen. Degene die de actie uit gaat voeren bepaalt wanneer de actie uiterlijk afgerond is. Deze informatie wordt verwerkt in de actielijst. De actielijst helpt om gericht en gestructureerd meteen afspraken te maken en vast te leggen. Zo kunnen de deelnemers efficiënt werken. De actielijst wordt elk overleg besproken en door te werken met een actielijst hebben de deelnemers snel overzicht van openstaande acties.

Theoriebron De notulen en de actielijst

Hoe ziet de actielijst eruit?

fb .v

De actielijst is een overzicht van de te ondernemen acties naar aanleiding van de vergadering. Deze leg je vast in een actielijst die als bijlage bij de notulen wordt gevoegd. De actielijst is een tabel met een aantal kolommen. Hierna volgt een voorbeeld van een actielijst na een overleg dat op 14 februari 2017 is gehouden. Datum

Wat

Wie

28-01-2017

Evaluatie jeugdsoos voorbereiden

Wilma

14-02-2017

Vakantiewensen doorgeven aan Reinier

Iedereen

14-02-2017

Opstellen vakantieschema

Reinier

20-03-2017

14-02-2017

Uitnodiging wijkverpleegkundige versturen

Rosalie

16-03-2017

14-02-2017

Informatie zelforganisatie rondmailen

u' Ac

tie

Nummer

Wilma

Wanneer afgerond

06-06-2017 01-03-2017

16-03-2017

Nummer: Alle acties worden voorzien van een nummer. Dit is gemakkelijk bij de bespreking van de actielijst. Datum: Dit is de datum van het overleg waarop de afspraken voor de acties zijn gemaakt. Wat: Hier staat in het kort de actie die uitgevoerd gaat worden. Wie: Hier staat de naam van degene die verantwoordelijk is voor het uitvoeren van de actie. Wanneer afgerond: Hier wordt de datum genoemd waarop de actie uiterlijk uitgevoerd moet zijn.

Hoe werk je met een actielijst?

De actielijst is een dynamisch document. Omdat een actielijst steeds wijzigt en er punten afgaan en bijkomen, zal de nummering nooit exact doorlopen. Je nummert dus door. Als op de eerste vergadering acht acties zijn benoemd, begin je de acties bij de tweede vergadering met nummer negen. Je kunt wel elk jaar opnieuw beginnen bij 1, zodat je niet in de honderdtallen terecht komt. Iedere vergadering wordt de actielijst nagelopen op acties die op dat moment uitgevoerd hadden moeten zijn. Zijn ze afgerond dan verdwijnen ze van de lijst. Is dit niet het geval dan blijft de actie op de lijst staan. Er wordt dan aan degene die verantwoordelijk is voor de actie gevraagd wat de reden is dat de actie nog niet is afgerond en wat de consequenties daarvan zijn. Afhankelijk van de situatie kan worden besloten dat er een nieuwe datum in de besluitenlijst wordt opgenomen of dat iemand anders de actie uit gaat voeren. De nieuwe acties die tijdens het overleg worden vastgesteld worden onder aan de lijst toegevoegd.

Theoriebron Besluitvorming

fb .v

Inleiding

Het BOB-model

tie

Tijdens vergaderingen worden besluiten genomen. Deze besluiten kunnen op verschillende manieren tot stand komen. Voor welke wijze van besluitvorming je kiest is afhankelijk van het onderwerp waarover een besluit moet worden genomen.

u' Ac

Je wilt dat er in een vergadering een goed besluit wordt genomen. Als je onder druk een besluit neemt, dan kan het zijn dat de kwaliteit van het besluit slecht is, waardoor je er binnen korte tijd weer op terug moet komen. Ook kan het draagvlak voor een besluit tegenvallen. Je wilt het liefst dat besluiten worden genomen waarbij ieders mening en goede ideeĂŤn zijn gehoord. Dit leidt namelijk tot goede besluiten. Het BOB-model kan hierbij helpen. Het BOB-model is ontwikkeld door Robert Bales en Fred Strodtbeck en onderscheidt in de besluitvorming drie fasen:

Het BOB-model.

Beeldvorming (Wat weten we?) Oordeelsvorming (Wat vinden we ervan?) Besluitvorming. (Wat willen we?).

Overigens is het niet zo dat alle drie de BOB-fasen in een vergadering moeten worden doorlopen. Zeker als het om een belangrijk besluit gaat, is het aan te bevelen om het gehele proces over twee vergaderingen te verdelen.

Beeldvorming (Wat weten we?) Het doel is zo veel mogelijk informatie te verzamelen om te komen tot een heldere probleemdefinitie: Wat weten we van het probleem? Hebben we een gezamenlijk beeld? In deze fase ga je niet met elkaar discussiĂŤren, maar probeer je om zo veel mogelijk feiten boven water te krijgen. Het is ook belangrijk om duidelijk te krijgen wat je niet weet. Je maakt ook onderscheid tussen feitelijke informatie en interpretaties of veronderstellingen. Je probeert een beeld te krijgen vanuit verschillende gezichtspunten. Het gaat hierbij om kennis, feiten, doelstellingen.

Theoriebron Besluitvorming

In deze fase worden geen oordelen gegeven! Dat komt pas in de volgende fase. Als alle deelnemers het erover eens zijn dat zij voldoende informatie hebben om zich een oordeel te vormen over de verschillende oplossingsrichtingen, is het tijd om aan de tweede fase te beginnen: de oordeelsvorming.

fb .v

Stel een buurtwerker vindt dat er in het dorp te weinig sportieve activiteiten voor ouderen zijn. Dan ga je bij de beeldvorming eerst na: â&#x20AC;˘ Welke activiteiten zijn er al? â&#x20AC;˘ Over ouderen van welke leeftijd praten we? â&#x20AC;˘ Vinden de ouderen zelf ook dat er te weinig sportieve activiteiten zijn?

Oordeelsvorming (Wat vinden we ervan?)

u' Ac

tie

Je bespreekt nu met elkaar welke gedachten en standpunten je over de feiten hebt. In deze fase ga je zo veel mogelijk verschillende oplossingen bedenken voor het probleem. Je stelt ook vast op grond van welke criteria je de verschillende oplossingen gaat beoordelen. Dit kan een behoorlijk levendige fase worden. De discussies kunnen hoog oplopen. Het gaat tenslotte om het vormen van een mening over de mogelijke oplossing van het probleem. Als iedereen alle argumenten op tafel heeft kunnen brengen, is het tijd om deze fase af te sluiten. Het is op dat moment goed als de voorzitter een korte samenvatting geeft van de oplossingen en de bijbehorende argumenten, en eventuele voors en tegens, waarover besloten gaat worden. Heb je alles op een rijtje, dan is het tijd om door te gaan naar de laatste fase.

Bij een discussie kunnen de gemoederen hoog oplopen.

Besluitvorming (Wat willen we?) De eerste twee fasen duren meestal het langst. De uiteindelijke beslissing kan vaak snel genomen worden, zeker als de eerste twee stappen zorgvuldig doorlopen zijn. Er wordt gezamenlijk een afweging gemaakt en de knoop wordt doorgehakt. Het is wel van belang dat iedere deelnemer invloed kan uitoefenen op het besluit. Als dit niet het geval is, kan dat leiden tot verminderd draagvlak. Soms is het goed om de verschillende argumenten uit de oordeelsvorming nog even te laten bezinken en pas in een volgende vergadering een besluit te nemen, maar wacht daar ook weer niet te lang mee. Er zijn ook redenen om wel direct na de oordeelsvorming een besluit te nemen: iedereen heeft dat wat er besproken is dan nog vers in het geheugen en heeft in de meeste gevallen zijn besluit al genomen.

Theoriebron Besluitvorming

Besluiten bij meerderheid van stemmen of consensus

tie

fb .v

Er bestaan verschillende besluitvormingsmethoden. Vooraf moet duidelijk zijn op welke wijze een besluit wordt genomen. De twee meest voorkomende zijn: bij meerderheid van stemmen (de helft plus één bepaalt) en consensus. Bij consensus wordt er gezocht naar overeenstemming over het te nemen besluit. Alle deelnemers krijgen de kans om hun mening te geven en te beargumenteren. Er wordt gekozen voor een besluit waarin iedereen zich kan vinden, omdat dit besluit het beste alternatief is. Dit kan betekenen dat er aanpassingen worden voorgesteld die maken dat zo veel mogelijk deelnemers zich kunnen vinden in een voorstel. Mocht een zeer kleine meerderheid toch niet met het besluit eens zijn, dan kan de vraag worden voorgelegd: ‘Het is niet jouw keuze, maar zou je ermee kunnen leven dat we toch zo besluiten?’ Vaak is er dan wel de bereidheid om het besluit te ondersteunen, omdat de deelnemers actief betrokken zijn geweest bij de totstandkoming ervan en iedereen zijn invloed daarop heeft kunnen uitoefenen.

u' Ac

Andere vormen van besluitvorming

Er zijn naast meerderheid van stemmen en consensus nog een aantal andere manieren om na een discussie tot een besluit te komen: • De voorzitter neemt een besluit. De voorzitter vat de discussie samen en legt uit op grond van welke argumenten hij een besluit neemt. Ook als de stemmen staken, kan de voorzitter de doorslag geven. • Het lot bepaalt wat er wordt besloten. Als vooraf duidelijk is dat het lot bepaalt, dan is een discussie vooraf niet nodig. Argumenten doen er niet toe. • Een minderheid neemt het besluit. Een of meerdere deelnemers worden op grond van hun deskundigheid gemandateerd om een besluit te nemen. Dit besluit wordt buiten de vergadering genomen. De deelnemers leggen zich op voorhand bij het besluit neer. • Het besluit wordt unaniem genomen. Een voorstel kan voor alle deelnemers zo ingrijpend zijn dat het alleen wordt aangenomen als iedereen erachter staat.

Theoriebron Evalueren

Inleiding

fb .v

In je werk voer je veel verschillende werkzaamheden uit. Het is belangrijk dat je jouw werkzaamheden afstemt op de doelen van de organisatie waarvoor je werkt en de doelgroep waarmee je werkt. Doe je je werk goed? Wat gaat goed en waardoor komt dat? Wat kan beter en wat kun je daaraan doen? Om hier zicht op te krijgen is het van belang om regelmatig te evalueren.

tie

Evalueren

u' Ac

Evalueren is een oordeel geven over de waarde van je werk: is het resultaat van je werk goed? In dat geval gaat het om een productevaluatie. Ook als je een toets maakt, wordt deze door je docent geëvalueerd en misschien beoordeeld met een cijfer. Bij procesevaluatie geef je een oordeel over de totstandkoming van het resultaat. Heeft je docent je een onvoldoende gegeven, dan kun je zelf jouw voorbereiding op de toets evalueren.

Je evalueert om ervan te leren. Toch krijgt evaluatie in de praktijk te weinig aandacht. Als er al wordt geëvalueerd, dan gaat het om een rondje met de vraag ‘Wat vonden jullie ervan?’ In veel gevallen volgt een vrij oppervlakkig antwoord: ‘Ik vond het wel goed.’ Evalueren doe je met een doel. Je wilt weten wat de waarde is van een product dat je hebt opgeleverd. Of je wilt leren van het proces dat je hebt doorlopen om het product op te leveren. Evalueren doe je door informatie te verzamelen en deze te interpreteren. Het gaat bij evalueren om ervan te leren. Je behaalt het beste leereffect als je samen met een groep evalueert.

Evalueren doe je om ervan te leren.

Doelen van evaluatie Er zijn allerlei redenen om te evalueren. Een aantal hiervan zijn: • om vast te kunnen stellen of de beoogde doelen zijn bereikt • om vast te kunnen stellen of het plan volgens de verwachtingen werkte • om de samenwerking te verbeteren • om verantwoording af te leggen aan de werk- of opdrachtgever

Theoriebron Evalueren

om de kwaliteit van het werk te verbeteren om het eigen handelen te verbeteren om te controleren of vraag en aanbod goed op elkaar zijn afgestemd om plannen tussentijds bij te stellen om na te gaan of er efficiënter kan worden gewerkt om het in de toekomst (nog) beter te doen.

fb .v

• • • • • •

Productevaluatie

u' Ac

tie

Bij een productevaluatie beoordeel je het eindresultaat van wat je gemaakt hebt. Dit eindresultaat kan een werkstuk zijn dat je geschreven hebt, een feest dat je georganiseerd hebt of een dagprogramma dat je voor een cliënt hebt opgesteld. Je wilt weten of je het goed hebt gedaan. Een goede productevaluatie uitvoeren kan alleen als je de doelen en eisen waaraan het product moet voldoen goed in beeld hebt. Voldoet het product aan de gestelde kwaliteit? Als je in opdracht van je docent een werkstuk moet maken, dan kun je dat werkstuk alleen evalueren als je het eindproduct kunt toetsen aan de doelen en eisen die de docent er vooraf aan heeft gesteld.

De samenwerking verloopt beter als je deze regelmatig evalueert.

Procesevaluatie

Procesevaluatie is een manier om erachter te komen wat goed en minder goed gaat in een proces. Procesevaluatie is gericht op de manier waarop gewerkt en samengewerkt wordt en hoe aan de doelen gewerkt is. Wanneer je na afloop van een project of opdracht een procesevaluatie doet, verzamel je informatie om het proces een volgende keer beter te laten verlopen. Tijdens de procesevaluatie kijk je naar de aanpak of werkwijze. Is deze naar tevredenheid uitgevoerd? Je onderzoekt wat goed ging en wat niet of minder goed gelukt is.

Theoriebron Evalueren

u' Ac

tie

fb .v

Bij procesevaluatie kun je de volgende vragen stellen: • Was de wijze van samenwerking efficiënt? • Hebben teamleden elkaar ondersteund? • Waren de taken goed verdeeld? • Was de tijdsplanning goed? • Was er voldoende materiaal of waren de juiste hulpmiddelen aanwezig? • Was de opdracht duidelijk? • Was de beginsituatie goed in beeld? • Heb ik op de juiste manier gegevens verzameld? • Is er goed ingespeeld op onverwachte situaties? • Is het plan bijgesteld tijdens de uitvoering? • Kan er efficiënter worden gewerkt? • Is er ook gekeken naar alternatieven? • Hebben alle betrokkenen inbreng kunnen geven?

Vragen bij procesevaluatie