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Gestão Jurídica Revista

A FORÇA DA ASSESSORIA JURÍDICA A Tigre, considerada uma das melhores empresas para se trabalhar no Brasil, conta com um Departamento Jurídico que atua integrado aos seus objetivos estratégicos

Eberhardt Carrascoza

MMT ADVOGADOS

SANCHEZ & SANCHEZ

Ferramentas gerenciais afinadas com o escritório

A tecnologia como base do planejamento estratégico

Estrutura tecnológica para atender a grandes clientes


O Espaider é uma solução para gestão jurídica desenvolvida com tecnologia 100% brasileira.

www.facil.com.br | comercial@facil.com.br Matriz 47 3328.2929 | Filial São Paulo 11 3262.1890


O Espaider é utilizado pelos departamentos jurídicos de várias empresas relacionadas entre as maiores do País pelo Anuário Melhores & Maiores da revista Exame. São empresas que atuam nas mais diversas áreas, como alimentos, siderurgia, química, comunicações, automotiva, têxtil, finanças e tecnologia. Juntos, esses usuários do Espaider faturam mais de R$ 238 bilhões.

Akzo Nobel • Algar • Atacadão • Avon Cosméticos • Biolab Calçados Beira Rio • CBMM - Cia. Bras. de Metalurgia e Mineração Celulose Irani • Cenibra - Celulose Nipo Brasileira CET - Cia. de Engenharia de Tráfego • Cia. Hering CMPC Celulose do Brasil • CNH • Comau do Brasil • Comgás Dow Brasil • Duratex • Elekeiroz • Eternit • FIAT Automóveis Fundação CESP • Galvani • Gerdau Aços Longos • Grupo RBS Heineken do Brasil • Hypermarcas • IBM Brasil • Indústrias Romi International Paper do Brasil • Itautec • Kraft Foods Localiza Rent a Car • Magneti Marelli • Mosaic Fertilizantes do Brasil Natura • Nextel • Oxiteno • Panarello • Pfizer • RaiaDrogasil Rede Globo • Refrescos Guararapes • Schincariol • Siemens Spal Ind. Bras. de Bebidas • Takata - Petri • TAM Linhas Aéreas Teka • Tigre • TNL Contax • Tupy • Usaçúcar • Vale Fertilizantes Villares Metals • Vipal • Volvo • Vonpar Refrescos

Faça como os maiores. Prefira o melhor. Espaider, o melhor sistema de gestão para departamentos jurídicos de empresas e escritórios de advocacia.

Clientes presentes no Anuário Exame Melhores & Maiores – As 1000 Maiores Empresas do Brasil - Julho/2011 - edição 995-e

OS MAIORES PREFEREM O MELHOR


EspEcIAL

Primeiro produto da Fácil: Editor de Textos Fácil para DOS. Capa do primeiro manual, 1987.

25 AnOs de transformações O Brasil nunca mudou tanto como nos últimos 25 anos. As mudanças começaram a ser gestadas em 1987, com a posse dos deputados e senadores que formulariam a Constituição de 1988. E, com certeza, a maior parte dessas mudanças deu-se a partir do reordenamento do nosso arcabouço jurídico-institucional. Além de uma nova Carta Magna, tivemos posteriormente grandes codificações em áreas como Direito Penal, Direito Civil, CLT e Direito Tributário.

De lá para cá tivemos também o surgimento e a consolidação de microssistemas jurídicos, como o Código de Defesa do Consumidor, a Ação Civil Pública, os Juizados Especiais nas esferas Cível e Criminal e os Estatutos, com destaque para os do Idoso, Criança e Adolescente e das Cidades. Vivenciamos ainda o aparecimento das novas leis ambientais e reformulações importantes no Direito Tributário, Empresarial e Previdenciário. Tivemos um novo Código Nacional de Trânsito e testemunhamos a reformulação das estruturas do próprio Poder Judiciário. Foi também em 1987 que surgiu a Fácil Informática, uma empresa com sede em Blumenau (SC). Em pouco tempo ela ficaria nacionalmente conhecida por lançar o Processador de Textos Fácil, líder de vendas absoluto em todo o território nacional. Muito usado por advogados e seus auxiliares, o produto logo gerou uma versão exclusiva para a área, então denominada Fácil Advogados. Em seguida, um novo produto chamado Fácil Jurídico transformava-se no embrião do Fácil Processos, culminando com o Espaider, que hoje se destaca como a melhor e mais completa solução para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas. Ao longo destes 25 anos de intensa transformação em seu sistema legal, a sociedade brasileira avançou, nossas instituições se fortaleceram e nossa democracia se consolidou. Durante todo esse período, a Fácil evoluiu junto com os profissionais do Direito, modernizando-se, acompanhando as transformações e firmando-se como desenvolvedora do melhor sistema de gestão jurídica do Brasil. A Fácil deve suas conquistas ao espírito inovador e à capacidade técnica dos advogados brasileiros, que contribuem de sobremaneira para que o Brasil se torne uma Nação cada vez mais forte, justa e soberana. Muito obrigado, Carlos josé Pereira Diretor


EDITORIAL Avanços jurídicos e tecnológicos Você está lendo a sexta edição da revista Gestão Jurídica, que aborda assuntos relacionados à administração de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas a partir do uso da tecnologia. Nas próximas páginas você encontra cases de sucesso de diversas partes do país e confere entrevistas de advogados sobre a importância da advocacia no contexto tecnológico atual, em que os profissionais que lidam com o direito confrontam-se com a necessidade de um desempenho cada vez mais célere e eficiente, proporcionando respostas rápidas aos desafios que lhes são apresentados. Um dos destaques da edição mostra como funciona o Departamento Jurídico da Tigre, multinacional brasileira reconhecida pela força da sua marca. O trabalho da equipe de advogados e assessores é fundamental para o sucesso da empresa, que tem nove fábricas no Brasil e 13 no exterior, mantendo negócios em 28 países através de contratos de exportação. A edição traz ainda as mais recentes atualizações do Espaider, o melhor e mais completo software de gestão jurídica do mercado, que atende escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas.

Boa leitura e bom proveito!

ÍNDICE CASES

Sanchez & Sanchez............................................................. 06 MMT Advogados................................................................. 13 Eberhardt Carrascoza ....................................................... 18 Tigre....................................................................................... 26

MATÉRIAS

Multibrowser para todos os setores da advocacia ................................................... 10 Fórum de Departamentos Jurídicos............................... 16 On Demand - Planos de comercialização flexibilizam a aquisição do Espaider .............................. 20 Smart Forms ...................................................................... 22

ARTIGOS

Advogar ou administrar: eis a questão ......................... 12 Virtualização - A justiça muito além da digitalização ................................................................... 24 Integração entre sistemas ............................................... 30 Indicadores gerenciais ...................................................... 33 Contingenciamento de valores correção monetária x índices .......................................... 34 Smart Report ...................................................................... 49 Arquivamento de documentos eletrônicos ................. 50

NOTAS ................................................................32 MÓDULOS

Societário ............................................................................. 36 Business Intelligence ......................................................... 37 CRM ....................................................................................... 37 Cobrança .............................................................................. 38 Consultivo ............................................................................ 39 Contábil ................................................................................ 39 Contencioso ......................................................................... 40 Contratos ............................................................................. 42 GED ........................................................................................ 42 Indicadores Gerenciais ...................................................... 43 Financeiro ............................................................................ 44 Propriedade Intelectual .................................................... 46 Requisições........................................................................... 47 Biblioteca ............................................................................. 47 Time-Sheet .......................................................................... 48

Revista Gestão Jurídica Publicação Corporativa Fácil - Edição 06 - Ano 2012/2013 Rua Gustavo Budag, 407 - 89036-501 - Velha - Blumenau - SC Matriz 47 3328.2929 | Filial São Paulo 11 3262.1890 www.facil.com.br - comercial@facil.com.br Coordenadora Geral Caroline da Rocha

Edição e textos Agência Noticenter 47 3035.4314 Carlos Tonet - Reg. Prof. 330/SC Projeto Gráfico e Editoração Brava Propaganda www.bravapropaganda.com.br 47 3041.2155


Sanchez & Sanchez

ESTRUTURA TECNOLÓGICA para atender grandes clientes

Grandes grupos econômicos integram a carteira de clientes da Sanchez & Sanchez, um dos maiores escritórios do país. Uso de tecnologia atualizada garante eficiência

www.sanchezadv.com.br

Rubens Zampieri Filardi, Maria Helena de Carvalho Ros, Jorge Donizeti Sanchez, Fabiana Cristina Mencaroni Gil e Rafael Barioni

A Sanchez & Sanchez Advogados Associados está entre os maiores escritórios de advocacia empresarial do Brasil. Conta com uma equipe de mais de 200 profissionais. E tem entre seus clientes grandes grupos econômicos como HSBC, Itaú, Santander, Claro, AMC do Brasil e Embratel. Para atender a clientes com grande potencial de demanda, a organização tem sua estrutura segmentada em áreas independentes, conforme a atividade fim e subdividida em células de trabalho por matérias, clientes, perfis e valores. Conta ainda com uma central de controle de riscos operacionais, forte estrutura física, tecnológica, administrativa e financeira, exigências do mercado atual.

sessoria e consultoria a empresas brasileiras e estrangeiras nas áreas trabalhista, cível, recuperação de crédito, gestão de contratos, penal empresarial e tributária.

Constituída em 1998 na cidade de Ribeirão Preto (SP), a Sanchez & Sanchez tem filiais nas cidades de São Paulo, Campinas e São José do Rio Preto. Acumula ampla experiência no sistema financeiro nacional. Atende também a grandes e médias corporações em diversos segmentos. Presta serviços jurídicos de as-

Com intensa atuação em todo o estado de São Paulo e parte do sul de Minas Gerais, as atividades desempenhadas pelo escritório são conduzidas por um controle administrativo interno baseado em gestões de logística, financeiro, recursos humanos, tecnologia da informação, riscos operacionais e arquivos lógicos.

“Apesar de estabelecida em 1998 como pessoa jurídica, as atividades e todo o planejamento já vinham sendo alicerçados desde meados de 1983, fruto da carreira profissional e dos esforços pessoais de nosso sócio fundador, o advogado Jorge Donizeti Sanchez”, informa Rafael Barioni, sócio e advogado coordenador do Departamento Administrativo/Financeiro e Riscos Operacionais.

SANCHEZ & SANCHEZ


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“A otimização e o controle das ações, dos deslocamentos das informações são centralizadas num único sistema informatizado, o Espaider, que garante a integração entre todas as áreas existentes, norteando as tomadas de decisões a partir de relatórios detalhados, completos e personalizados.” Rafael Barioni - sócio e advogado

INFORMATIZAÇÃO

Para gerenciar os processos e as atividades internas, o escritório Sanchez & Sanchez utiliza o software de gestão jurídica Espaider, com ênfase no módulo Contencioso. “Mantemos cerca de 70 mil pastas dentro do sistema”, diz Barioni. “O Espaider permite uma integração ampla de informações com todos os usuários envolvidos, sejam eles advogados, estagiários ou colaboradores do suporte, como nos departamentos financeiro, logística, riscos operacionais e outros. Toda a colaboração é online”. Barioni destaca que o sistema dispõe de muitas ferramentas e funcionalidades avançadas. “O Espaider permite acessos a relatórios, filtros e ferramentas de gestão impressionantes como, por exemplo, formulários destacando a quantidade de processos que se encontram em determinada fase processual. Também mostra quais estão parados, informando o número de dias em que se encontram sem alterações”. A utilização do Espaider pela Sanchez & Sanchez compreende outros módulos, incorporados a partir de um projeto de expansão da automação interna. “Passamos a utilizar também os módulos de Cobrança, Financeiro e de Requisições, que estão em fase final de ajustes e parametrizações para iniciarem suas atividades. Recentemente foi colocado em uso o mó-

dulo Indicadores, que expõe graficamente algumas informações preestabelecidas aos gestores. Ele tem sido uma importante ferramenta de trabalho de nossos líderes de equipes”, afirma o diretor.

RESULTADOS

O escritório Sanchez & Sanchez atua como parceiro dos clientes para que atinjam seus objetivos da maneira mais rápida, eficiente e segura possível. “Buscamos uma prestação de serviços jurídicos com agilidade e qualidade. Somos, basicamente, uma empresa prestadora de serviços jurídicos e de cobrança para clientes do segmento corporativo que se diferencia pelos seus valores e expertise. Nossa missão é crescer com solidez, gerando resultados para clientes e parceiros sempre pautados pela ética, compromisso, transparência e competência”, assinala Barioni. Para atingir essas metas, o escritório conta com o suporte eficiente e seguro do Espaider em seus procedimentos administrativos e operacionais. Barioni atesta a eficiência do sistema a partir de suas próprias constatações. “O Espaider facilitou o acesso às informações e documentos. A gestão passou a contar com ferramentas gerenciais padronizadas e atualizadas. Verificou-se que o sistema diminuiu o retrabalho e os preenchimentos de inúmeros formulários internos, eliminando os riscos de imperfeições”.

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“Inúmeros foram os motivos que justificaram a tomada de decisão de mudar para um datacenter especializado e externo, mantendo a gestão do conteúdo e da operacionalização sob nossa responsabilidade.” Um estilo próprio de atuação

O escritório Sanchez & Sanchez busca auxiliar seus clientes através de profissionais e áreas de atuação focadas no contencioso cível e trabalhista, bem como na recuperação de crédito. No direito trabalhista, presta assessoria jurídica em quaisquer assuntos e em todos os estágios do processo. Trata-se de uma área composta por profissionais especializados e pós-graduados em Direito Material e Processual do Trabalho. Seu foco principal é a assistência jurídica na elaboração de teses, defesas, recursos administrativos e judiciais, encaminhamento de memoriais e realização de sustentações orais perante os tribunais regionais e superiores do trabalho e elaboração de pareceres. A prática contenciosa compreende os mais variados tipos de disputas em juízo, principalmente o acompanhamento de ações possessórias, reivindicatórias, indenizatórias, responsabilidade civil por danos morais e patrimoniais, locação, cobranças e execuções, prestação de contas, cautelares e procedimentos processuais especiais, procedimento arbitral e contencioso de massa em todas as instâncias da justiça estadual, federal e tribunais superiores, inclusive sustentação oral junto aos diversos tribunais. Já a recuperação de crédito tem como objetivo a adoção de medidas judiciais ou extrajudiciais que visem à rápida satisfação de operações de crédito inadimplentes. As duas áreas vislumbram sempre a possibilidade de reduzir os custos com o processo e a considerável preocupação em promover a composição amigável entre as partes, contando com a atuação de profissionais voltados exclusivamente para a negociação. O escritório também possui atuação na gestão de contratos, versando desde a triagem da documentação necessária à confecção da minutaria (contratos, distratos, quitações, aditivos) até a entrega do instrumento devidamente formalizado e assinado pelos representantes legais da empresa contratada ou prestador de serviços à área de compras e suprimentos do cliente. Sua gestão estende-se ainda ao controle de vencimento dos instrumentos e obrigações decorrentes, bem como a adoção de todas as providências necessárias para manutenção das informações disponíveis ao cliente em relação ao status de cada demanda.

datacenter Assegura economia, segurança e praticidade

O escritório Sanchez & Sanchez sempre usou servidores próprios para rodar o sistema de gestão jurídica. Mas isso não é mais assim. A organização mudou para o sistema datacenter, que é a forma terceirizada de hospedagem. Hoje toda a infraestrutura está a cargo da própria Fácil, empresa que produz o Espaider. “Inúmeros foram os motivos que justificaram a tomada de decisão de mudar para um datacenter especializado e externo, mantendo a gestão do conteúdo e da operacionalização sob nossa responsabilidade”, revela Rafael Barioni. “Um dos motivos está na estrutura complexa e completa que a Fácil oferece, com inúmeros profissionais habilitados e treinados. Hoje contamos com sistemas de backup e atualizações que proporcionam uma grande tranquilidade para os diretores do escritório”. Barioni menciona também outros fatores. “Foi uma decisão estratégica”, diz. “Com a terceirização, evitamos possíveis falhas no fornecimento de energia elétrica, na própria rede de internet interna com sinistros em nosso departamento de TI, furtos, incêndio, instalações inadequadas e erros causados por imperícia ou imprudência de qualquer técnico não especializado”, complementa. Mas não foram apenas os aspectos estratégicos que pesaram na decisão de mudar do ambiente in house para o datacenter. “Levamos em conta também a questão financeira, já que o armazenamento dos dados requer um grande volume de recursos e é fonte de constante preocupação”. Para a manutenção de servidores próprios, Barioni cita investimento em acompanhamentos diários, geradores de energia, refrigeração adequada, links redundantes, com a contratação de duas empresas diferentes, proteção contra invasões de rede monitorada por equipe 24 horas/dia e servidores em espelhamento separados do banco de dados. “É preciso ter servidores de armazenamento storage com dois backups diários, realizar auditoria de acessos externos, atualizações de versões em ambiente de homologação e produção e plantão aos sábados, domingos e feriados para eventuais manutenções do sistema”, complementa.

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PERGUNTAS & RESPOSTAS Entrevista com Rafael Barioni, sócio e advogado coordenador do Departamento Administrativo/ Financeiro e Riscos Operacionais do escritório Sanchez & Sanchez Advogados Associados Que tipo de postura um profissional da área jurídica deve ter em relação aos projetos estratégicos de seus clientes na área empresarial?

O profissional da área jurídica deve estar totalmente em sintonia com os projetos, metas e desafios de seus clientes, prestando-lhes todo o apoio jurídico necessário, conduzindo-os pelos caminhos propostos com o mínimo de riscos envolvidos. O sólido acompanhamento preventivo também é elementar para garantir o sucesso de uma eventual contenda futura.

Como deve ser o posicionamento e a atuação estratégica do advogado no mundo corporativo?

O assessor jurídico deve se pautar pela orientação ao cliente e à prevenção. A prevenção é ainda o meio mais rápido e barato para se evitar a formação de uma relação processual entre partes e juízo. É até estranho mencionar isto desta maneira tão friamente, mas um processo deve ser considerado a via extrema para a solução de um conflito. Ou seja, todas as cautelas e tentativas de negociações anteriores ao ajuizamento de uma contenda em busca de imposição jurisdicional devem ser sugeridas e apresentadas.

te estratégias de condução de um caso ao compilar as formas de abordagem de teses aceitas com maior frequência. É lógico que não se deve deixar de considerar a concepção crítica do estudo tradicional da ciência do direito voltado a discussões teóricas de leis e princípios abstratos. O aprimoramento dos bancos de dados é uma das diretrizes do CNJ e também deve ser dos escritórios de advocacia que devem possuir profissionais aptos à leitura dos relatórios gerenciais.

Faça uma avaliação da atividade jurídica brasileira em relação aos avanços tecnológicos.

Finalmente, acredita-se que nós, profissionais do direito, estamos diariamente sendo apresentados a novos institutos, acessos e avanços tecnológicos no sentido de informatizarem o sistema processual vigente. Todavia, ainda há muito que avançar rumo a este novo realismo jurídico. Os tribunais apresentam sinais de inovações, mas ainda engatinham quando a palavra é informatização, uma vez que muitos preceitos e preconceitos precisam ser esclarecidos.

A assessoria jurídica garante, inclusive, resultados práticos junto aos documentos contáveis, ajudando e auxiliando nas informações junto a balanços patrimoniais, demonstrativos de resultados, planejamentos tributários e outros, em vista de um resultado esperado ao final e um período.

Qual a importância da tecnologia da informação na área jurídica?

Jurimetria é a expressão da vez! Trata-se de uma disciplina nova que está surgindo no Brasil cujo escopo esteja em ampliar o conhecimento sobre os litígios e indicar melhores formas de resolvê-los. A ideia é misturar direito, estatística e informática na medida em que antecipam-se cenários e planejam-se condutas, ou seja, pode-se medir, por exemplo, o percentual de decisões de um certo tribunal num certo sentido.

Rafael Barioni

Sanchez & Sanchez

Estas informações que são permitidas por sistemas avançados como o Espaider podem alterar totalmen-

SANCHEZ & SANCHEZ


Espaider 5.0

MULTIBROWSER

para todos os setores da advocacia Nova versão traz todas as atualizações tecnológicas compatíveis com as mais avançadas interfaces dos navegadores e dispositivos móveis

Chegou o Espaider 5.0. Ele vem cheio de novas funcionalidades, incorpora maior valor agregado tecnológico e traz inúmeras vantagens para os usuários. “É o sistema com o melhor da tecnologia, uma ferramenta ímpar de gestão para departamentos jurídicos e um ERP Jurídico para médios e grandes escritórios de advocacia”, define Carlos José Pereira, diretor da Fácil, empresa que desenvolve o sistema. O Espaider é o software que atende a todos os requisitos tecnológicos e funcionais. “É um produto único”, diz Pereira. “É uma solução totalmente web, acessível por diversos tipos de browsers – Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari – em desktops, notebooks, tablets, para Oracle e MS SQL-Server. E pode estar em servidores remotos, pois a Fácil dispõe de detacenter próprio para hospedagem”. O Espaider 5.0 também pode ser adaptado para as características e peculiaridades do cliente e ainda as-

NOVIDADES DO ESPAIDER 5.0 TECNOLÓGICAS MULTIBROWSER

O Espaider pode ser acessado pelos principais browsers do mercado. Internet Explorer, Chrome, Firefox e Safari.

HTML 5

Novo conjunto de especificações do HTML, de CSS e de JavaScript, projetado para aplicativos dessa nova geração. Uma nova era no desenvolvimento de programas para a internet, onde a mobilidade do usuário é a palavra-chave. Suportado como padrão pelos mais recentes navegadores em diversos dispositivos como tablets e smartphones.

SMART CACHE

Nos browsers mais modernos como o Internet Explorer 9 e Chrome 15.0 a velocidade de acesso foi incrementada utilizando-se um novo esquema de controle de permanência de arquivos.

sim ser atualizado constantemente sem prejuízo para as customizações. É completo funcionalmente, atendendo áreas como Contencioso, Contratos, Fluxos de Requisições, Financeiro, Time-Sheet, Societário, Propriedade Intelectual, correção monetária, contingenciamento e leitura de andamentos de diários oficiais.

A MELHOR COMPRA

O produto já nasceu web. Desde suas primeiras versões apresenta características que o fizeram líder de um segmento, como a forma diferenciada de realizar e manter customizações. “Os clientes expressam também a satisfação quando falam do atendimento diferenciado que a Fácil presta em termos de apoio. Mas o grande segredo é que o produto foi construído para permitir excelência no atendimento, facilidade nas customizações, mobilidade e principalmente segurança para grandes organizações”, assinala Carlos José Pereira.

SMART DB SIZE

O tamanho do banco de dados se adequa às características utilizadas pelos clientes, não utilizando áreas desnecessárias.

SMART INTERFACE

Ao detectar que o dispositivo é um tablet a interface se adequa com novas características que facilitam a utilização com touch screen.

SMART FORMS

As informações a serem solicitadas ao usuário (campos em telas) se modificam de acordo com a resposta fornecida em itens anteriores. Por exemplo: se o processo escolhido for cível, as informações que serão solicitadas ao usuário podem ser diferentes das informações solicitadas caso o processo seja trabalhista. Outro exemplo importante é para escritórios de advocacia que atendem clientes de diversas áreas. Caso o cliente selecionado seja de um determinado segmento, poderá controlar informações que normalmente não são utilizadas por outros clientes, tudo isso de forma transparente e segura.

ESPAIDER 5.0


MATÉRIA CASE | 11

Dinamismo nos Indicadores Gráficos

FUNCIONAIS

SMART BILLING

Novo pacote de funcionalidades que envolvem os módulos Financeiro e Time-Sheet. Automatiza todo o processo de faturamento. Ótimo para gerenciar com maior segurança e agilidade o faturamento de honorários e despesas dos médios e grandes escritórios de advocacia. Abrange as áreas de consultoria, contencioso, execução de serviços tabelados de propriedade intelectual, adiantamentos a colaboradores, adiantamentos de clientes, pagamento de despesas, faturamento, contas a receber, contas a pagar e controles bancários.

CLIENTE/CASO

Incorporação do conceito “Cliente/Caso” – característica que está se consolidando como uma das melhores práticas de gestão de relacionamentos com os clientes dentro de um escritório de advocacia.

NOTA FISCAL ELETRÔNICA – NFE

Emissão de notas fiscais de serviços eletrônicas – O Espaider emite NFS-e através do intercâmbio de informações com os sistemas das prefeituras. Esta integração já está homologada para diversos municípios. Novos são incluídos sempre que necessário.

Novas funcionalidades no módulo de Cobrança

Ampliação das funcionalidades do módulo de Cobrança para médios e grandes escritórios que necessitem controlar cobrança de títulos de terceiros em atraso e também para empresas que mantenham setor de cobrança interna.

Smart Cockpit

Painel de configurações centralizado que agiliza diversas parametrizações de telas e funcionalidades do sistema.

Agora é possível aplicar filtros nos gráficos disponibilizados pelo módulo Indicadores. Possibilita análises dinâmicas das informações apresentadas.

Smart Scanning

Ligação direta com equipamentos Scanner para a digitalização de informações e arquivamento dentro do sistema de forma ágil.

Smart Uploader

Envio de arquivos digitais para o sistema de forma autônoma. Facilita o processo de arquivamento quando o usuário precisa anexar muitos documentos no sistema. Também evita o tráfego excessivo de dados em momentos de pico da rede interna e/ou internet.

Smart Tickets

Integração com impressoras térmicas de emissão de cupons não fiscais. Ótima funcionalidade para diminuir custos de impressões em documentos internos – autorizações de pagamentos, efetivações de adiantamentos aos colaboradores, extratos de despesas incorridas pelos colaboradores, comprovantes de prestações de contas. Possibilita ainda flexibilidade nos tipos de formulários: os dados que são impressos pelo sistema são configuráveis.

Smart Report

No momento da emissão o usuário seleciona as informações que deseja. O relatório pode ser: visualizado em tela, lido em Microsoft Excel ou impresso em papel. O relatório é automaticamente ajustado da melhor forma possível de acordo com os parâmetros fornecidos. As informações disponíveis para seleção são configuráveis pelos usuários. É possível disponibilizar informações de todos os cadastros do sistema, inclusive de cadastros subordinados. O sistema disponibiliza ainda totais parciais e gerais sempre que possível.

ESPAIDER ESPAIDER5.0 5.0


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Eliane girão

ADVOGAR OU ADMINISTRAR EIs A QuEsTãO

Eliane Girão é sócia fundadora do Grupo ESG, administradora de empresas com especialização em Marketing, coordenadora do Comitê de Departamentos Jurídicos e membro ativo do CEAE - Centro de Estudos de Administração de Escritórios de Advocacia e Departamentos Jurídicos.

Você já se viu dividido entre exercer bem seu papel de administrador e o de advogado? Já pensou em quanto tempo perde com atividades operacionais e repetitivas e que poderiam estar sendo delegadas à pessoas de sua equipe? Trabalho há uma década no segmento jurídico. Auxilio os meus clientes na Gestão Estratégica Jurídica, e além disso, quando não posso auxiliá-los, busco no mercado a melhor solução para todas as áreas do escritório. Funciono como uma integradora de soluções jurídicas. Estes anos de muito trabalho rendeu-me uma experiência ampla em várias áreas da administração, mas também me ensinou que por mais que se tenha visão generalista, é preciso ter especialização em uma delas, pois o “foco” é fundamental para levar diferencial ao cliente. Para atingir a excelência, o advogado precisa visualizar todas as áreas do escritório: Tecnologia/Informática, Recursos Humanos/Gestão de Pessoas, Marketing e a Área Financeira, isto porque o escritório é uma empresa e o sócio é um empresário, fato este que não pode ser desprezado. Aceitar esta condição é um passo fundamental para que o escritório compreenda a sua inserção no mercado e adote uma postura administrativa e estratégica, visando o crescimento da carteira “de bons clientes” e preocupando-se em manter a satisfação dos mesmos. Cabe ao Gestor pensar que para prestar um bom serviço jurídico, seja para clientes externos ou internos (nos casos de departamentos jurídicos), é preciso ter foco. Este foco irá para a administração ou irá para a área técnica jurídica? É preciso refletir muito sobre esta questão, porque muitas vezes você é um exce-

lente advogado tributarista, mas não consegue gerir de forma profissional o seu escritório ou o departamento jurídico da empresa em que trabalha, gerando angústias e estresses, muitas vezes desnecessários. É mais comum do que se pensa, perceber uma grande rotatividade de pessoas no escritório, porque não se “gastou tempo” para planejar na contratação. É muito comum também, não saber quanto cobrar por um contrato ou até mesmo quanto está custando um determinado cliente porque não se mede o tempo destinado a este cliente e não se controla os custos com o mesmo. Percebo que existe uma dificuldade brutal, quase desumana, em gerar estes indicadores de desempenho, e, muitas vezes, a culpa sempre é direcionada ao sistema de gestão do escritório, sendo que na verdade, para que haja um bom “resultado” na implantação de um sistema, existe uma grande lição de casa que deve ser feita antes mesmo da compra deste sistema. Deve-se planejar muito a implantação, entender quais são as peculiaridades de cada área, fazer entrevista com os usuários, entender qual é a expectativa das áreas com relação ao sistema, com quais departamentos da empresa este sistema deverá interagir, etc. Deve-se ainda criar guias de cadastro, fluxos de informações, identificar os responsáveis pela alimentação do sistema, não esquecendo “jamais” que existem campos no sistema que um estagiário (por exemplo) não saberá e não poderá alimentar, a exemplo das provisões de contingência dos processos, os relatórios de auditoria, indicadores de proveito econômico, dentre outros indicadores importantes. Administrar uma organização de maneira que esta atinja sua missão, não é tarefa fácil, mas a boa notícia é que é possível. Vale refletir se o responsável tem aptidão para a gestão, caso não tenha, vale a pena delegar esta tarefa a um administrador ou até mesmo a um consultor externo para assuntos pontuais e que exigem especialização. Esta pode ser uma ótima saída. eliane.girao@grupoesg.com.br | www.grupoesg.com.br | 11 3107.2864

ADVOGAR


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MMT Advogados - Martini, Medeiros e Tonetto Advogados Associados

Gestão e tecnologia

como base do planejamento estratégico Escritório dividido em cinco grandes áreas, a MMT Advogados, do Rio Grande do Sul, utilizando tecnologia e ferramentas gerenciais como aliadas do desempenho profissional

www.mmtadvogados.com.br

Wagner Pompêo, Luciano de Medeiros, Daniel Tonetto, Alexandre Martini e Felipe de Medeiros

A MMT Advogados – Martini, Medeiros e Tonetto Advogados Associados - é um escritório de advocacia fundado no ano de 2001 pelos advogados Alexandre Martini, Luciano de Medeiros, Felipe Medeiros e Daniel Tonetto. O escritório conta com duas unidades, uma na cidade de Santa Maria, principal cidade da região central do Rio Grande do Sul e outra em Porto Alegre, a Capital do Estado. A MMT Advogados conta hoje com aproximadamente 30 colaboradores e sua carteira atingiu recentemente a marca de 12 mil clientes, entre pessoas físicas e jurídicas. Para dar uma maior abrangência territorial à sua atuação, a MMT Advogados mantém parcerias firmadas em todo o Rio Grande do Sul e em Santa Catarina. A organização interna compreende cinco grandes áreas: Direito Empresarial e Societário, Direito Público, Direito Civil, Direito Penal e Penal Empresarial e Direito Trabalhista. Os serviços prestados dividem-se entre os campos preventivo e contencioso.

MMT


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POSICIONAMENTO ESTRATÉGICO

“Prestar assessoria e consultoria jurídica, prezando pela qualidade e eficiência dos serviços, no sentido de identificar a necessidade do cliente e encontrar a melhor oportunidade para supri-la”. É dessa forma que o sócio advogado Luciano de Medeiros define a atuação da MMT Advogados. Ele acrescenta: “Assim como a MMT tem como foco principal a resolução dos problemas do cliente, o cliente passa a ter uma conexão direta conosco na busca de suas pretensões, expondo suas necessidades para cada advogado da área, assim como, na necessidade, este cliente terá a conexão entre as diversas áreas com os advogados de cada setor, tudo isso na busca da melhor solução para a sua necessidade. O papel da MMT é atingir a excelência nesta troca”. Luciano explica que os serviços prestados pela MMT atingem uma importante fatia do setor empresarial e tributário da região central do estado. “Buscamos em primeiro lugar blindar a empresa e seus acionistas para depois planejar com os seus gestores o tipo de estratégia para suprir as suas necessidades.” A sociedade tem, ainda, uma atuação destacada no Direito Público. “Somos um dos escritórios mais importantes nesse setor no estado. Mantemos uma carteira de clientes que atinge funcionários públicos federais e estaduais de todas as áreas, além de assessorar as empresas em licitações e licenças.” Já na área Cível, o advogado explica que o portfólio de serviços está direcionado, principalmente, à área contratual, possessória e agrária, tendo uma importante atuação, também nas áreas do Direito do Consumidor e Ambiental. Na área Penal acrescenta que “o escritório está posicionado como líder na região e é um dos maiores do Rio Grande do Sul.” Por fim, há uma importante atuação no Direito do Trabalho, primando pelo exercício da atividade em conexão com o direito empresarial.

DESAFIOS DA GESTÃO

Para atingir suas metas, a MMT investe em processos de gestão e atualização tecnológica. Em sua gestão jurídica são utilizados os módulos Contencioso, Financeiro e Indicadores Gerenciais do ERP Espaider, software especializado na administração de escritórios de advocacia e departamentos jurídicos de empresas. “O módulo Contencioso veio para organizar o banco de dados de nossos processos, propiciando informações mais seguras e rapidez na prestação dos serviços aos nossos clientes. Permite-nos, ainda, ter a informação e controle de prazos de maneira eficaz. E contribui com o rápido andamento dos processos à medida que informa automaticamente quais são os que se encontram parados nas varas judiciais por mais de 30 dias. Em muitos casos, podemos nos antecipar às intimações”, explica Luciano. O módulo Financeiro foi integrado como forma de organizar o departamento financeiro. “Sua implantação fez com que pudéssemos medir a lucratividade das diversas áreas de atuação e dos profissionais envolvidos. Também é importante na medida que temos informações para a tomada de decisões estratégicas”, diz Luciano. O módulo Indicadores está em fase de implantação e também deve auxiliar na tomada de decisões. “A apresentação dos resultados em formato gráfico permitirá uma avaliação mais clara e direta”, prevê o advogado. A opção pelo Espaider como ferramenta para a gestão da MMT surgiu da necessidade de solucionar problemas recorrentes no âmbito da administração do escritório. “Tínhamos um sistema que burocratizava demais a alimentação das informações. Isso propiciava erros. O sistema apresentava algumas falhas, também, no arquivamento dos documentos, fazendo com que as informações estratégicas não refletissem, muitas vezes, a realidade do negócio”, revela Luciano.

“Por ser um sistema baseado em tabelas, o Espaider permite que as informações sejam colocadas em seus devidos lugares e interliguem-se nos diversos setores, acabando com a necessidade de retrabalho nos lançamentos. Além disso, por possuir níveis de acesso, impede que os colaboradores alterem informações sem que estejam aptas para tanto.”

MMT


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PERGUNTAS & RESPOSTAS Entrevista com Luciano de Medeiros, sócio advogado da MMT - Martini, Medeiros e Tonetto Advogados Associados Que tipo de postura um profissional da área jurídica deve ter em relação aos projetos estratégicos de seus clientes na área empresarial?

É necessário, acima de tudo, comprometimento. O profissional atuante na área de direito empresarial deve estar comprometido com o projeto estratégico do cliente. É muito importante ter conhecimento do plano para que se possa adotar medidas societárias e tributárias que contribuam com o desenvolvimento da empresa e não a engesse. O comprometimento leva à excelência na prestação do serviço. A MMT Advogados preza por esta excelência.

É correto dizer que no mundo corporativo a assessoria jurídica deve ser cada vez mais proativa, prevendo e orientando as empresas do que apenas na área de defesa?

Não só é correto como indispensável. O modelo de contencioso causa enormes prejuízos às empresas, não só do ponto de vista financeiro como de imagem. Muitos problemas de defesa existentes nas empresas podem ser resolvidos, não raras vezes, com soluções simples. Mas, para isso, torna-se necessário uma assessoria proativa. Por óbvio que de nada adianta a proatividade se não estiver presente a constante atualização dos profissionais que prestam os serviços, pois somente dessa maneira se consegue antever os problemas e propor soluções inteligentes.

A TI casa diretamente com esta visão estratégica, pois trata-se de um produto imprescindível para atingirmos a rapidez, a certeza e o nível de organização necessários para termos o domínio da nossa atividade e as informações exatas sobre ela, em qualquer lugar e em um tempo menor. Desta forma, otimizamos o tempo para focar na busca de mais clientes, oportunidades e agilidade de adaptação.

Isso significa que um escritório de advocacia nos dias de hoje não pode sobreviver sem as melhores práticas de gestão?

Sim. O avanço tecnológico da atividade jurídica vem ao encontro da visão acima demonstrada, uma vez que isto leva o prestador de serviços desta área a repensar sua estratégia de atuação. O romantismo do escritório de advocacia de outrora já não tem tanto espaço no mundo jurídico virtualizado. Aqui entra a necessidade de uma adaptação rápida ao novo procedimento, pois a otimização do tempo e do serviço é que determinará qual a fatia de mercado o profissional irá atingir.

Qual a importância da tecnologia da informação na área jurídica?

O mercado jurídico está cada vez mais exigente com os profissionais e, por consequência, mais competitivo, seja pela qualificação dos profissionais, seja pelo grande número de centros de ensino jurídico existentes em nosso país, seja pelo nível de informação e exigência dos clientes do mundo globalizado. Na MMT sempre destacamos a importância de prestarmos um serviço diferenciado e, ao mesmo tempo, aumentarmos nossa fatia no mercado, inobstante as barreiras impostas pela evolução do mercado. Para tanto, identificamos dois pontos como estratégicos: o primeiro é a rápida adaptação às modificações mercadológicas, tecnológicas internas e aos novos procedimentos jurídicos criados, como o processo eletrônico. O segundo ponto é ter agilidade na identificação das oportunidades do mercado. Luciano de Medeiros MMT

MMT


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FDJUR

FÓRUM de

departamentos jurídicos www.fdjur.com.br

Desde 2008 os advogados contam com um espaço permanente para discutir questões ligadas aos departamentos jurídicos das empresas. Trata-se do FDJUR - Fórum de Departamentos Jurídicos, que tem como objetivo disseminar os modelos e ferramentas de gestão existentes no mercado deste segmento. Além disso, busca incentivar os associados ao estudo, desenvolvimento, intercâmbio e irradiação de sua base de conhecimento e experiências, através de uma rede virtual. O FDJUR foi idealizado por José Nilton Cardoso de Alcantara, advogado e administrador de empresas. Professor e palestrante de diversos cursos de instituições como FGV, PUC e Unisinos, além de seminários promovidos por instituições como IBC, Grupo Informa, ADPO, Canal Executivo e IBEF. É pós-graduado em Direito Civil e Processo Civil pela Universidade Estácio de Sá e possui especialização em Marketing, Administração de Pessoas e Projetos Empresariais pela Fundação Getulio Vargas. “No mundo globalizado em que vivemos é muito fácil trocar experiências, informações, entrar em contato com pessoas ao redor do mundo. Ainda assim, os advogados corporativos brasileiros não eram um grupo organizado, não tinham onde expor suas dúvidas e questionamentos, nem com quem trocar ideias”, assinala Alcantara. O Fórum surgiu quando José Nilton Cardoso de Alcantara, que é o atual diretor-presidente da associação, identificou a dificuldade dos profissionais do ramo em obter dados, esclarecimentos e informações sobre gestão de departamentos jurídicos. Ele começou a compartilhar informações com amigos da área por e-mail. A partir daí, outros gestores passaram a solicitar inclusão na lista, até que, em março de 2008 foi fundado o FDJUR. Funcionando através de uma rede virtual, o FDJUR possibilita que especialistas que atuam em departamentos jurídicos de empresas, entidades ou associações tenham acesso a uma variada gama de informações e possam interagir entre si. “A missão do FDJUR é disseminar os modelos e ferramentas de gestão existentes no mercado para o segmento de Departamentos Jurídicos e incentivar os associados ao estudo, desenvolvimento, intercâmbio e ampliação de suas experiências e base de conhecimento”, relata Alcantara. “Trabalhamos para a construção de uma consistente rede de relacionamentos que possa ge-

FDJUR

rar resultados para os associados, sempre pautado na confiança e na ética”, diz. Atualmente, o FDJUR conta com 465 associados, que atuam em departamentos jurídicos como vice-presidentes, diretores, gerentes gerais, gestores e consultores, superintendentes, coordenadores, supervisores, assessores, assistentes, advogados e especialistas, todos pertencentes ao setor jurídico.

Eventos de sucesso

Considerado o melhor evento jurídico corporativo já realizado no Brasil, o “I Fórum Nacional de Departamentos Jurídicos” aconteceu em setembro de 2009, na cidade de São Paulo, e contou com a presença de 255 participantes entre diretores, gerentes jurídicos e advogados de todo o país. O Fórum trouxe aos convidados a possibilidade de trocar experiências e compartilhar práticas de sucesso na gestão estratégica de departamentos jurídicos. Durante o evento, foram apresentados diferentes temas. Ainda no mesmo mês o FDJUR iniciou com a Fundação Getulio Vargas o projeto “FGV Opinião” e realizou a pesquisa “Métricas para Benchmarking nos Departamentos Jurídicos das Empresas Brasileiras”. O projeto foi patrocinado por empresas de grande porte como Gerdau, Fibria, Nextel, Editora Abril, Souza Cruz, Whirlpool, Natura, Walmart, Liquigás, Serasa, Light, Abbott Laboratórios, Embratel, Alcoa, Casas Bahia e International Paper. Em março de 2010 ocorreu um encontro entre o FDJUR e seus associados com headhunters da Michael Page, Hays, Stanton Chase, MindSearch, 2Get e Hudson Legal do Brasil. O objetivo era mantê-los atualizados nas necessidades de recursos humanos do mercado jurídico. Em outubro do mesmo ano realizou-se o “II Fórum Nacional de Departamentos Jurídicos”, onde foram


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ESpAIDER É O pREFERIDO pElOS DEpARTAMENTOS JURÍDICOS

Levantamento realizado pelo FDJUR revelou que o Espaider lidera o ranking dos softwares de gestão mais utilizados entre os departamentos jurídicos de empresas associados da instituição. O produto respondeu por cerca de 15% do mercado dentro do universo pesquisado (106 empresas). A pesquisa foi realizada em julho de 2011. O diretor da Fácil, Carlos José Pereira, mostra-se satisfeito com o desempenho do Espaider na pesquisa. Ele atribui o sucesso do produto à sua flexibilidade e capacidade de atender características e peculiaridades dos clientes. O Espaider se distingue por identificar e atender as necessidades específicas dos profissionais do direito dentro dos diversos segmentos em que eles atuam. “O produto está presente em quase uma centena de departamentos jurídicos das grandes empresas citadas pelo Anuário Melhores & Maiores da Exame, o que reflete sua qualidade e grande aceitação por advogados que atuam em grandes grupos nacionais e multinacionais”, afirma Pereira.

discutidas questões como competências necessárias aos advogados corporativos e formas de como desenvolver, motivar e gerenciar os talentos da equipe, além da realização de uma abordagem sobre o mercado de trabalho na visão dos profissionais de recrutamento e seleção.

pARCERIA

Hoje, o mercado exige que, tanto departamentos jurídicos quanto escritórios de advocacia estejam cada vez mais alinhados com o negócio da empresa. Focada na comunicação e no relacionamento, a GEJUR – Gestão Jurídica Empresarial nasceu em 2011 através do interesse advindo dos escritórios de advocacia que manifestavam vontade em se associar ao FDJUR. “Vendo a necessidade de diferentes nichos do setor jurídico, pedi autorização aos associados do FDJUR e comecei assim, a compartilhar algumas informações que não eram totalmente fechadas e exclusivas para os departamentos jurídicos. Dessa maneira, iniciei uma rede de contatos que, hoje, já conta com mais de 1700 nomes, entre sócios de escritórios, advogados empresariais, empresas de tecnologia e softwares jurídicos, recrutamento e seleção e consultorias”, explica Alcantara.

A apresentação oficial da GEJUR aconteceu em maio de 2011 durante o congresso “As 12 Melhores Práticas de Relacionamento entre Escritórios de Advocacia e Departamentos Jurídicos” – primeiro evento promovido pela empresa. Foram debatidas e destacadas quais medidas e esforços podem ser estabelecidos a fim de obter uma melhor performance do serviço prestado, efetivando assim, uma parceria de sucesso. Aqueles que se tornarem parceiros GEJUR poderão usufruir de benefícios como: participação de eventos exclusivos GEJUR/FDJUR, sorteio de cortesias, oportunidade de desenvolver, compartilhar e disseminar informações importantes para o mercado.

José Nilton Cardoso de Alcantara: promovendo a integração entre os departamentos jurídicos

FDJUR


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Eberhardt carrascoza

FERRAMENTAS GERENCIAIS AFInADAs cOm O EscRITÓRIO

A equipe do Eberhardt Carrascoza Advogados Associados ganha em produtividade e eficiência através da tecnologia de gestão adaptada ao seu perfil www.ge.adv.br

Luiz Antônio S. Carrascoza Sócio Advogado

Um sistema totalmente adaptado ao jeito do escritório. Funções e relatórios configuráveis de acordo com o tipo de informação que cada cliente mais precisa. Velocidade e praticidade no acesso às informações. Luiz Antônio S. Carrascoza, sócio do Eberhardt Carrascoza Advogados Associados, não tem dúvidas em afirmar: “O Espaider é uma ferramenta poderosíssima e indispensável na gestão de um escritório de advocacia que busque resultados mais rápidos, com maior eficiência e confiabilidade”. Luiz Antônio fala com conhecimento de causa. O Eberhardt Carrascoza Advogados Associados é especializado em advocacia empresarial e atende a clientes de áreas diversificadas, que precisam de agilidade no encaminhamento de questões tributárias, cíveis e trabalhistas. A primeira versão do Espaider foi implantada em 2007. Em sua fase inicial, o sistema permitiu um maior controle interno das pastas e ações em andamento. Atualmente o escritório está com mais de 1.500 processos judiciais e administrativos em anda-

mento, todos gerenciados pelo Espaider. “Seria muito difícil gerenciar e organizar todos esses processos sem o sistema”, atesta Luiz Antônio. Atualmente o escritório se concentra na utilização do módulo Contencioso, que executa o controle dos principais eventos dos processos em andamento. Luiz Antônio assinala que uma particularidade está se mostrando especialmente útil. É a possibilidade de adequar o sistema às particularidades funcionais e estruturais do escritório. “Podemos moldar livremente a configuração dos relatórios e o modo de incluir as informações a serem processadas pelo sistema”. Luiz Antônio destaca que uma das principais vantagens do Espaider é a geração de relatórios gerenciais completos e personalizados. “O escritório atende a empresas que passam por auditorias e necessitam de informações consolidadas e apresentadas dentro de padrões normativos rigorosos. O Espaider consegue gerar informações dentro dos mais diversos formatos, com conformações bastante específicas”.

CARRASCOZA


CASE | 19

ESTRUTURA

O escritório Eberhardt Carrascoza Advogados Associados está divido por áreas. As principais são tributária, cível e trabalhista. Dentro das áreas existem algumas subdivisões. A área tributária também resolve questões societárias, penais tributárias e aduaneiras. Na área cível também estão compreendidos propriedade industrial, marcas e patentes, contratos e obrigações. A organização também mantém parcerias, sendo a principal com um escritório de Porto Alegre, especializado em falências e recuperação judicial. A equipe é formada por 16 colaboradores entre advogados contratados, estagiários e profissionais de apoio. Do total, seis são sócios e dois são os sócios fundadores. O escritório é focado no direito empresarial em geral, atendendo as principais necessidades jurídicas das empresas, em especial nas de maiores demandas. “Atendemos tanto no âmbito preventivo,

com a análise das mais diversas situações vivenciadas pelos clientes, incluindo planejamentos tributários e societários, e participação em negociações e elaboração de contratos complexos, quanto no âmbito contencioso, com a interposição de ações judiciais e defesas que se mostrarem pertinentes”, informa Luiz Antônio.

DATACENTER

Todo o sistema e o processamento de informações do escritório Eberhardt Carrascoza rodam em servidores remotos hospedados no datacenter da Fácil. Luiz Antônio diz que as principais vantagens são o acesso às informações remotamente, em qualquer ponto com acesso a internet, segurança e facilidade na atualização e compartilhamento de informações. “Além disso, há a economia com o investimento em equipamentos e servidores”.

COMpROMISSO COM OS RESUlTADOS

O escritório Eberhardt Carrascoza foi concebido com a missão de atender e satisfazer as necessidades jurídicas das mais diversas empresas e pessoas físicas, tendo como foco a informação e defesa jurídicas dos seus direitos e também sua utilização como técnica de administração de projetos e empreendimentos em diferentes campos. Perseguindo resultados altamente satisfatórios na relação custo-benefício, com preferência pela ágil e preventiva solução dos problemas e conflitos enfrentados, encontra-se permanentemente à disposição para responder a consultas, exarar pareceres, intermediar negociações, resolver litígios perante os diversos órgãos públicos, bem como para propor as ações e os recursos cabíveis, nas esferas administrativa e judicial, de sorte a corresponder à confiança depositada e atingir a satisfação esperada.

pERGUNTAS & RESpOSTAS Luiz Antônio carrascoza analisa a atuação profissional do advogado especializado na assessoria jurídica da área empresarial Que tipo de postura um profissional da área jurídica deve ter em relação aos projetos estratégicos dos seus clientes na área empresarial?

O principal foco, ao nosso ver, deve ser procurar compreender qual o resultado final que o cliente está pretendendo, avaliar adequadamente sua viabilidade, orientar e fazer tudo o que for possível para atingi-lo.

É correto dizer que no mundo corporativo a assessoria jurídica deve ser cada vez mais proativa, prevendo e orientando as empresas do que apenas na área de defesa? Sim, e apesar de o escritório possuir um grande número de processos em andamento, nos últimos anos a demanda por trabalhos consultivos e preventivos vem aumentando em muito maior proporção do que a demanda por trabalhos contenciosos. A própria reforma do sistema jurídico vigente, em especial a processual que está em andamento, acaba maximizando essa situação. Os principais temas litigiosos serão resolvidos por “leading cases”, precedentes que se aplicarão a todos os demais casos semelhantes. Isso implicará numa maior segurança jurídica, de sorte que casos com matérias de direito já consolidadas

tenderão a ser resolvidas extra-judicialmente, pelas próprias partes.

Qual a importância da tecnologia da informação na área jurídica?

É essencial, principalmente quando se observa a tendência em se universalizar o processo eletrônico, que já é realidade na Justiça Federal da Região Sul e que já está se espalhando também para outras esferas, inclusive para órgãos da administração pública, como a Secretaria Estadual da Fazenda e a Receita Federal.


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Rute gruchinski

ON DEMAND

pLAnOs DE cOmERcIALIzAçãO FLEXIbILIzAm A AQuIsIçãO DO EspAIDER

Novas opções para a utilização do Espaider facilitam o acesso ao sistema por escritórios e departamentos jurídicos A Fácil lançou novas formas de comercialização e modalidades de utilização do Espaider. Elas permitem a contratação na forma On Demand, atendendo às condições e necessidades do cliente. As novidades visam atender a grande variedade de clientes, formada por departamentos jurídicos de grandes empresas ou médios e grandes escritórios de advocacia. “Todos os clientes, sejam os departamentos jurídicos ou os escritórios de advocacia, variam no porte, na quantidade de usuários e nas necessidades de customização. Isso tudo influencia nos orçamentos disponíveis para a implementação de sistemas, na quantidade de unidades, nas permissões e restrições de acesso, na necessidade de mobilidade e nos idiomas em que o sistema é acessado”, diz Marlei Rute Gruchinski, gerente comercial da Fácil. Para atender a clientes de todas as especialidades e dos mais diversos portes, a Fácil implementou novas políticas de comercialização do Espaider. “Elas permitem uma infinidade de variações que acabam atendendo ao que o cliente necessita no momento, permitindo que ele venha a migrar de plano e condições à medida que o cenário se modifica e suas necessidades mudem”, destaca Marlei. A seguir, você confere as novas modalidades de comercialização do Espaider:

STARTER

Projetada para aqueles clientes que desejam implantações rápidas, sem muito custo, com horas de consultoria reduzidas e treinamentos simples. O Espaider vem pré-configurado, pronto para utilização. As telas foram simplificadas. Nesta modalidade a Fácil vende somente para utilização em seu próprio datacenter e com um preço de hospedagem reduzido.

Marlei Rute Gruchinski

Gerente Comercial Matriz - Fácil

semi-personaliZada

Criada para escritórios ou empresas que desejam o produto completo e com poucas personalizações. Os próprios consultores fazem alterações em telas, relatórios, criam novos indicadores e até mesmo criam novos relatórios. O cliente pode decidir utilizar ou não determinadas funcionalidades e eliminar informações desnecessárias em tela. Tudo isso, sem utilizar analistas de negócios, analistas de sistemas ou programadores. O trabalho de consultoria e os treinamentos são mais extensos, mas o cliente tem o Espaider semi-adaptado para suas características e preferências. É uma opção para quem deseja gastar menos sem perder funcionalidades.

ON DEMAND


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Personalizada

A modalidade de comercialização Personalizada é aquela que atende aos mais diversos requisitos das empresas e escritórios. A Fácil faz quaisquer tipos de customizações e integrações com outros sistemas. Um exemplo disso são as empresas que desejam integrar o Espaider com o SAP, por exemplo. O Espaider atualiza no SAP os valores contábeis necessários. Além disso, escritórios grandes de advocacia querem que o produto se adapte perfeitamente às preferências e características, abrangendo todas as formas de faturamento e cobranças e também tendo para cada um de seus clientes relatórios personalizados ou quaisquer outras personalizações necessárias, como automatismos nas distribuições de valores para sócios e outras. Nesta forma de comercialização o projeto é mais extenso, pois utiliza analistas de negócios, analistas de sistemas, gerente de projeto e programadores, atendendo a definições prévias e aprovadas pelos clientes para que sejam implementadas no Espaider.

que utiliza um parque de servidores gerenciados pela Quellon do Brasil Sistemas S.A. As vantagens de utilização do datacenter são inúmeras: uu 

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MODALIDADES DE USO In House

O Espaider é instalado em servidores do cliente ou sob sua responsabilidade. Se o datacenter for do cliente, ou contratado pelo cliente, a Fácil considera a instalação como in house, pois os servidores não estão sob seus cuidados.

Datacenter

Além de adquirir o Espaider o cliente pode optar por deixá-lo hospedado no datacenter da própria Fácil,

O Espaider fica disponível 24 horas por dia e sete dias por semana. Inclusive com suporte para restabelecimento da aplicação à noite, sábados, domingos e feriados. Os backups são responsabilidade do servidor datacenter. Acesso fácil e rápido com utilização de internet banda larga e browser. Os serviços de atualizações de versões do sistema são responsabilidade da Fácil. Nos preços está incluso um ambiente de homologação para que o cliente faça as verificações antes da nova versão ir para produção. O cliente não precisa se preocupar com servidores, bancos de dados, backups e, além disso, o suporte fica facilitado. A qualquer momento o cliente pode optar por transferir a aplicação para seus servidores.

Datacenter SAAS

Nesta opção o cliente não adquire a licença de uso do programa. Ele começa a utilizar pagando apenas as mensalidades. A diferença é que se no futuro o cliente desejar transferir o sistema para seus servidores, deverá pagar a licença de uso inicial. Além das vantagens de utilização do datacenter, como explicado no item anterior, o custo de instalação inicial é reduzido, pois o cliente não precisa pagar valores iniciais.

STARTER

SEMI PERSONALIZADA

PERSONALIZADA

ESCRITÓRIO E CORPORATIVO

ESCRITÓRIO E CORPORATIVO

ESCRITÓRIO E CORPORATIVO

SOMENTE DATACENTER OU DATACENTER SAAS

IN HOUSE

DATACENTER OU DATACENTER SAAS

ON DEMAND

IN HOUSE

DATACENTER OU DATACENTER SAAS


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Bruno Felipe Bauler

SMART FORMS a personalização facilitada

O Espaider dispõe de ferramentas exclusivas que agilizam customizações e personalizações. É possível adaptá-lo facilmente às preferências e características dos clientes. Essas funcionalidades garantem um ótimo custo/benefício. Sua base ferramental permite ainda atualizações de versões com a manutenção das alterações realizadas. Desenvolver sistemas para computadores é uma atividade de alto custo, demorada e que envolve muitos riscos. Requer recursos humanos altamente qualificados, estratégia adequada e seleção precisa das tecnologias e ferramentas de software a serem utilizadas. Uma grande dificuldade é separar o que é moda do que é tendência e acertar antecipadamente. Exige ainda foco constante no fundamental: realizar o que o cliente necessita, da forma como ele precisa. Por outro lado, os clientes não desejam utilizar sistemas herméticos, extremamente padronizados. Todas as empresas, escritórios e organizações têm diferenciais. Organizações do mesmo porte e do mesmo ramo podem funcionar de forma distinta e requerem controles diferenciados. Neste contexto, sistemas de sucesso são aqueles vendidos por preços aceitáveis devido à escala de venda, mas que ao mesmo tempo possam ser adaptados às particularidades de cada cliente. Desenvolver soluções desse tipo é um grande desafio para as empresas de software. Para que o custo das adaptações seja reduzido, é fundamental que elas sejam feitas com o mínimo de utilização de analistas e programadores. Quanto mais poder o consultor que realiza a implantação tiver para adaptar o sistema para o cliente, mais rápida é a implantação e menos onerosa é a personalização. Ao final, os analistas e programadores trabalham principalmente

na criação desses ferramentais que dão poder aos consultores e usuários. O Espaider faz parte da escassa linha de produtos feitos com ferramentas que agilizam customizações e personalizações. É possível adaptá-lo facilmente às preferências e características dos clientes, o que lhe garante um ótimo custo/ benefício. Sua base ferramental permite ainda, atualizações de versões com a manutenção das alterações realizadas. Os consultores especializados em implantações do Espaider já dispunham de facilidades que em geral somente são encontradas em grandes ERP’s mundiais. Alguns exemplos: uu  uu  uu  uu  uu  uu  uu  uu 

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Mudar legendas de campos em tela. Inclusive em vários idiomas. Alterar a obrigatoriedade dos campos. Reorganizar os cadastros, distribuindo as informações na ordem e da forma desejada. Criar cadastros e campos para novas informações. Eliminar campo e suprimir cadastros. Criar, excluir ou alterar relatórios. Definir os filtros e as telas de pesquisa. Configurar inúmeros perfis de usuários, com permissões de leitura/gravação chegando a nível de campos e/ou registros. Limitar o acesso de usuários a apenas determinados registros.

SMART FORMS


MATÉRIA | 23

O Smart Forms permite criar regras que determinam comportamentos especiais no sistema. Estes comportamentos acontecem ao longo da digitação das informações, moldando o cadastro de acordo com as escolhas feitas pelo usuário. Exemplos nas figuras abaixo:

Campos exclusivos de determinado cliente do escritório Campos exclusivos de determinada categoria do processo

Campos exclusivos de determinado subtipo de contrato Campos exclusivos de determinado tipo de contrato

O Smart Forms traz uma infinidade de novas possibilidades. As regras são configuráveis pelo consultor através de uma linguagem simples e eficiente. Temos certeza que os clientes perceberão o potencial desta novidade. Tornaremos o Espaider ainda mais adequado para os diversos segmentos do direito e para as diversas organizações, dos mais variados setores. Bruno Felipe Bauler

Gerente de Desenvolvimento - Fácil

SMART FORMS


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Sebastião Tavares Pereira

Virtualização a Justiça muito além da digitalização A virtualização é condição indispensável para acelerar o processo decisório

Sebastião Tavares Pereira - Doutorando em Direito Laboral pela UBA. Mestre em Ciência Jurídica pela Univali (SC). Especialista em Direito Processual Civil pela PUC (RS). Analista de Sistemas. Magistrado diretor da Amatra12.

Quando pensamos no encaminhamento de processos judiciais por meio eletrônico, costumamos utilizar expressões ligadas aos conceitos de digitalização. Isso nos limita ao conceito de procedimentos digitais. Para evoluir, é necessário pensar adiante, criando-se ambientes virtuais. Há uma grande diferença entre o que é digital e o que é virtual. Digital é algo estanque, como a digitalização de documentos ou páginas de um processo. Já a virtualização corresponde à criação de programas de computadores e ambientes operacionais interativos, onde as partes de um processo (juízes, advogados, promotores), possam agilizar suas atividades valendo-se de ferramentas virtuais. Vive-se, ainda, o processo tradicional (papel) e, parcialmente, o processo eletrônico digital, desenhado pela lei 11.419/2006. O novo CPC deveria abrir caminho para um novo processo, re-concebido segundo as possibilidades da virtualização. Esse passo adiante pode ser dado sem macular princípios jurídicos, processuais ou materiais. A Lei 11.419/2006 trouxe o processo digital. O CPC deveria avançar para o processo virtual. A virtualização significa o alívio para os operadores jurídicos, entre os quais se encontram o magistrado e o advogado. A lei 11.419/2006 – a lei do processo eletrônico – não contém o termo “virtual”, mas utiliza 22 vezes o termo “digital” ou variações. Isso ocorre porque o Brasil dispõe de um processo eletrônico fundado na digitalização. O que se está propondo é um avanço para um processo eletrônico que incorpore, de maneira robusta, a virtualização, porque esta é condição indispensável para acelerar o processo decisório, exatamente o calcanhar-de-aquiles do processo eletrônico atual.

Parece fato inquestionável, hoje, que a mera digitalização das peças e demais elementos dos autos processuais – como tem ocorrido no Brasil - não é condição suficiente para se alcançar um processo eletrônico com as características necessárias para colocar a tecnologia de forma otimizada a serviço de uma melhor prestação jurisdicional, qualitativa e quantitativamente falando. É condição necessária, mas não suficiente. Muita esperança tem sido posta no processo eletrônico e será frustrada se continuar nesse caminho. Há um dispositivo na lei 11.419/2006, na verdade um comando expresso, que tem sido esquecido pela maioria dos sistemas eletrônicos atuais: detectar a ocorrência de litispendência, perempção e coisa julgada. A impossibilidade de dar cumprimento a esse comando legal é, talvez, a expressão mais contundente da impotência do processo eletrônico digital existente no Brasil hoje. Nessa norma, o legislador determinou que se fizesse o que é impossível fazer num processo desenhado e desenvolvido segundo os ditames da mesma lei. Mais parece um titubeio legislativo. Ou um devaneio. Esse comando da lei 11.419/2006 só será atendido se o novo CPC der o passo avante. Algumas variáveis interessam para a virtualização. Outras não. No caso de petições: a facilidade do famoso copia-cola trazido pelo computador, a quantidade de pedidos, as citações doutrinárias e jurisprudenciais, a quantidade e discriminação de teses a serem expostas ou analisadas na peça, a quantidade de partes e testemunhas, a qualidade da tese – pacificada ou inovadora – o nível em que a peça está chegando ao processo, e por aí vai. Parte delas atrai a ideia de um editor especializado de peças processuais virtuais. Esse desmonte em elementos, sob luzes e ações das engenharias do conhecimento e de software, podem levar a um editor de peças processuais virtuais inteligente, parte do sistema processual e uma imensa janela pela qual o sistema processual evoluirá em inteligência e poderá assumir papeis de apoio a todos os operadores jurídicos, notadamente juízes e advo-

VIRTUALIZAÇÃO


ARTIGO | 25

gados. Neste artigo, voltado aos juristas, deixou-se de mencionar os meios tecnológicos e suas potencialidades. Eles estão disponíveis, muito evoluídos, nos dois âmbitos – hardware e software – com possibilidades plenas de tornar realidade as ideias aqui ventiladas.

Considerações finais

O novo CPC não pode nascer velho. E deve assumir o papel de grande sistematizador do processo virtual no Brasil. Um processo em que as máquinas farão tudo o que podem fazer melhor que o homem. E aos homens estará reservado o trabalho que só eles podem e devem fazer no processo, notadamente o “julgar”. O processo digital vem prestando imensos benefícios para o avanço tecnológico no âmbito judicial. Suas limitações também começam a se tornar evidentes. O novo CPC, pela natural perspectiva de futuro por trás de uma legislação dessa natureza, deve abrir os caminhos para a implantação de um efetivo processo virtual, conforme a acepção de virtual adotada neste artigo: um processo novo, com forte incorporação de automação em todas as tarefas que possam ser en-

Preceitos mínimos para o novo cpc 1.

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Determinar que se caminhe na direção da virtualidade e se abandone a mera digitalização; os desdobramentos desse comando são incontáveis, chegando até à facilitação e aceleração do ato decisório (auxiliando efetivamente o juiz). Estabelecer a padronização sistêmica, em níveis que só a virtualização pode permitir – o que não significa sistemas iguais, os técnicos sabem disso. Exigir e autorizar a integração sistêmica plena do ou dos SEPAJs com os demais sistemas do mundo (extraoperabilidade). Determinar e autorizar o estabelecimento e a utilização de bases de dados confiáveis; com isso, entre outras coisas, abrindo espaço para o uso amplo, mas seguro e controlado, do linkamento e outras tecnologias, nos sistemas processuais, nos níveis de informação e operação. Zelar pelo acionamento da publicidade somente até os limites necessários para a garantia da fidedignidade do processo (evitar os julgamentos secretos); a virtualização facilitará enormemente esse ajuste.

tregues aos computadores. O processo digital exibirá, cada vez mais, sua incapacidade para produzir os resultados esperados de aceleração dos prazos e de otimização da qualidade da prestação jurisdicional. Sua concepção sistêmica aponta para esse resultado. Portanto, o avanço para um processo virtual é uma imposição do tempo sobre o legislador. Se este, ao elaborar a mais relevante lei do país atinente ao processo, passar ao largo dessa questão, negando-se a enfrentar o problema do novo processo – que será obrigatoriamente virtual, o processo eletrônico do novo CPC – estará cometendo, permite-se pensar, um erro histórico. A cidadania clama por uma Justiça célere e de qualidade. Somente um processo virtual é capaz de responder a esse reclamo constitucional do brasileiro. Os detalhes poderão ser remetidos para legislação esparsa. Entretanto, o grande arcabouço, as grandes diretrizes, terão de ser postas pelo novo diploma processual.

6. Determinar a submissão da tecnologia ao jurídico

e não o inverso (princípio da dupla instrumentalidade ou da subinstrumentalidade da tecnologia). 7. Determinar que a alimentação do sistema processual se faça em consonância com os ditames da virtualidade e de modo que abram caminhos para a otimização do sistema processual (datificação pertinente). 8. Determinar a adoção de peças processuais virtuais e abrir caminho para investimentos públicos no desenvolvimento de ferramenta de edição especializada de peças processuais (editor de peça processual virtual), de propriedade do Estado e de distribuição gratuita, para uso acoplado aos sistemas processuais ou não; a determinação deverá ser feita no nível de generalidade e abstração compatível com o teor da lei, mas com redação que abranja o que já agora se mostra adequado para o processo. 9. Determinar que o sistema processual, independentemente das ferramentas tecnológicas adotadas, seja de propriedade do Estado brasileiro – que dele poderá dispor da maneira que os interesses nacionais exigirem - e não esteja sujeito a licenças de quaisquer ordens, formatadas por terceiros.

Este texto é o resumo de um artigo que trata do assunto com referências técnicas e bibliográficas. O conteúdo completo pode ser acessado em: http://jus.com.br/revista/texto/21242/processo-eletronico-no-novo-cpc-e-preciso-virtualizar-o-virtual/1

VIRTUALIZAÇÃO


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Tigre

DEpARTAMENTO JURÍDICO

cORpORATIvO AcOmpAnhA A FORçA DA mARcA Líder absoluta em seu segmento de atuação, a multinacional brasileira conta com o apoio estratégico de uma assessoria jurídica estruturada para apoiar seu crescimento

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Equipe do Departamento Jurídico Corporativo da Tigre: atuação integrada ao crescimento da empresa

A Tigre é uma multinacional brasileira. É líder na fabricação de tubos, conexões e acessórios para a construção civil. Tem nove fábricas no Brasil, 13 no exterior e mantém negócios com 38 países, sendo 28 com exportações. Fatura perto de R$ 3 bilhões anuais produzindo mais de 450 mil toneladas de produtos. Com 6,7 mil funcionários, já figurou por 12 vezes no ranking das melhores empresas para trabalhar, elaborado anualmente pela revista Você S/A. A empresa é reconhecida pela qualidade, inovação e responsabilidade social e ambiental. A Tigre é uma das mais conhecidas e valiosas marcas do país e reina absoluta no segmento de construção. Pesquisa do Datafolha em 2011 indica que ela tem 83% da preferência do mercado. E que a lealdade a seus produtos alcança formidáveis 92%. O valor do ativo da marca corresponde a cerca de 40% do valor da empresa, de acordo com pesquisa da Interbrand/Financial Times. Uma corporação desse porte e com esse perfil de eficiência exige estruturas de apoio igualmente bem organizadas e com o mesmo nível de capacidade técnica e operacional. É o que acontece com o Departamento Jurídico Corporativo da Tigre, que vem se estruturando para atuar de forma proativa, atendendo a todas as unidades de negócio da empresa no Brasil e no exterior. Sua estrutura é formada por advogados, auxiliares e estagiários divididos em dois núcleos: o Núcleo de Contencioso e Contratos e o Núcleo Societário, Internacional e Marcas e Patentes.

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ESTRATÉGIA JURÍDICA

O Departamento Jurídico Corporativo da Tigre assumiu sua atual conformação em 2009, depois de um amplo processo de reorganização estratégica e operacional. “O Jurídico passou a atender a todas as operações da empresa em todo o mundo, e em todas as áreas do direito. Atendemos a diversas empresas da corporação e a um número significativo de clientes internos. São atividades diversificadas e com variados graus de dificuldade. A equipe é exigida para atender desde simples consultas até as complexas operações internacionais”, explica o gerente jurídico corporativo Alencar Guilherme Lehmkuhl.

Nessa nova forma de atuação do Jurídico da Tigre, foi determinante a implantação de diversos indicadores, tanto para acompanhar, medir e estabelecer metas para as atividades internas do jurídico, quanto para mensurar os resultados do trabalho em toda a empresa. “Os indicadores das atividades internas possibilitaram o controle do fluxo de trabalho da equipe, estabelecendo divisões por especificidade, manutenção de um padrão de qualidade no atendimento e o estabelecimento de metas como o tempo de resposta ao cliente interno’, destaca Alencar.

Para dar respostas rápidas e alcançar os níveis de eficiência propostos, o jurídico da Tigre investiu em novos processos de gestão e de informatização. O sistema de gestão jurídica Espaider faz parte dessa estrutura. Adquirido em 2005, o Espaider está capacitado a atender a todas as exigências da atividade jurídica da empresa em seu formato atual. São utilizados os módulos de Contratos, Requisições, Contencioso, Consultivo, Propriedade Intelectual, Propriedade Imobiliária e Societário.

O coordenador atesta que a utilização das ferramentas tecnológicas disponíveis no Espaider resulta até mesmo em ganhos financeiros para a Tigre. “Com indicadores em contencioso, além da rotina de atualizar mensalmente as contingências contábeis, foi possível avaliar os pontos críticos em cada tipo de demanda e promover ações preventivas para diminuir o risco e, por conseguinte, obter resultados financeiros com a redução de novos processos”.

Alencar destaca as principais vantagens decorrentes da utilização do Espaider. “O sistema possibilitou uma maior sinergia entre os colaboradores do Jurídico, pois o acesso simultâneo, dentro do conceito de portal colaborativo, permite que nosso cliente interno seja atendido independentemente de quem esteja tratando de determinado assunto originalmente. Isso garante um fluxo contínuo de informações, providências e encaminhamentos”. Ele complementa: “O módulo de Requisições, por exemplo, ampliou os benefícios à empresa e ao Jurídico ao determinar claramente um fluxo para as solicitações, possibilitando aos gestores o acompanhamento e aprovação dos contratos, pareceres e outras demandas que envolvam sua área”.

Alencar reforça a disposição do Departamento Jurídico Corporativo da Tigre em acompanhar o crescimento da empresa, permanecendo à altura dos desafios resultantes de uma atuação global e cada vez mais desafiadora.

GESTãO JURÍDICA

Alencar faz uma avaliação extremamente positiva das funcionalidades do Espaider e dos ganhos que o sistema proporciona para o Jurídico da Tigre. “Muito mais do que possuir uma base digitalizada dos documentos, o Espaider viabilizou a gestão das informações, atividades e o relacionamento com os clientes internos. Possibilitou, inclusive, que o Jurídico possa ser avaliado pelo seu atendimento às demandas da empresa”. Entre os benefícios o advogado destaca ainda a impressão de relatórios, a descentralização do atendimento, a utilização de indicadores e a redução no uso de planilhas e controles paralelos.

ACOMpANHANDO O CRESCIMENTO

As questões jurídicas vivenciadas pelo dia a dia da Tigre são muitas e diversificadas. A empresa conta com escritórios terceirizados no Brasil e no exterior para tratar de assuntos específicos. A utilização de produtos da empresa em muitos países e em quantidades volumosas resulta também numa preocupação especial relacionada ao direito do consumidor. Mesmo as questões colocadas sob responsabilidade de parceiros são gerenciadas pelo Jurídico da Tigre. “Temos que apresentar aos gestores uma visão ampla de toda conformação jurídica, com relatórios globais. Sem ferramentas tecnológicas robustas, modernas, integradas e eficientes, isso não seria possível”, avalia Alencar. Os investimentos em tecnologia foram fundamentais para alcançar o desempenho desejado. Antes da reorganização, até 50% do tempo das equipes era gasto em rotinas e processos. “Hoje a parte operacional corresponde a apenas 30%. Isso significa que podemos dedicar muito mais tempo e atenção às atividades que nos são propostas”, diz Alencar. “A equipe já recebeu até mesmo elogios da auditoria, pela qualidade e confiabilidade das informações geradas”.

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PERGUNTAS & RESPOSTAS Entrevista com Alencar Guilherme Lehmkuhl, gerente jurídico corporativo da Tigre Qual a importância do departamento jurídico interno nas grandes corporações atualmente? O jurídico de empresas está ganhando cada vez mais espaço no mundo corporativo, sendo decisivo e participativo como as demais áreas envolvidas em projetos estratégicos, como financeiro, marketing e engenharia.

O jurídico da Tigre, por ser uma área corporativa, centraliza as informações jurídicas de todas as empresas. Em organizações com diversas empresas e unidades de negócio, isso somente é possível através de um sistema versátil, ágil e de fácil utilização, permitindo a gestão de informações gerenciais com o uso de indicadores e interfaces com outras áreas.

Alinhado com a estratégia e conhecendo profundamente o negócio na sua empresa, o jurídico pode atuar ativamente para viabilizar os projetos com menor risco e custos atendendo a legislação de cada país.

Cabe ressalvar que, por melhor que seja o sistema, ele precisa ser corretamente atualizado pelos membros do jurídico, caso contrário, será um obstáculo ao dia a dia dos profissionais do setor.

Além de participar na estratégia da empresa, o jurídico deve atuar de forma preventiva, deixando de “apagar incêndios”, buscando a revisão de processos internos, promovendo treinamentos e disseminando conhecimento, oferecendo alternativas e soluções inovadoras na mitigação de riscos e agregando valor aos negócios da companhia.

Como você avalia a informatização na esfera do Judiciário?

Que tipo de postura um profissional da área jurídica deve ter em relação aos projetos estratégicos de uma empresa?

É indispensável para o advogado interno, o conhecimento em direito empresarial e o domínio do negócio da empresa para atingir o objetivo corporativo através dessa estratégia definida.

O Judiciário brasileiro vem caminhando para a modernização tecnológica que já é uma realidade. Iniciou uma disponibilidade de andamentos processuais via internet e, mais recentemente, o processamento eletrônico, que certamente é benéfico, pois resulta em celeridade dos trâmites processuais e diminuição de custos com acompanhamento. Por outro lado, esse avanço na informatização trouxe um grande desafio para os advogados, que precisam obrigatoriamente se modernizar para conseguir exercer a profissão.

É correto dizer que no mundo corporativo a assessoria jurídica deve ser cada vez mais proativa, prevendo e orientando as empresas do que apenas na sua defesa?

Podemos com toda a certeza afirmar que a orientação é a melhor defesa. Com ações preventivas muitas vezes é possível a revisão de processos internos que minimizam riscos e, em alguns casos, se pode obter um efetivo ganho econômico, deixando de ser uma área de despesas para ser uma área que agregue valor ao negócio, com ética e legalidade. Neste sentido, o jurídico da empresa deve realizar constantemente palestras e treinamentos para capacitar os gestores, possibilitando que o dia a dia da empresa seja conduzido por profissionais cada vez mais conscientes de suas possibilidades e limites, uma vez que com ações simples e de baixo custo se minimiza o risco das operações.

Qual a importância da tecnologia da informação na área jurídica? No perfil atual jurídico corporativo, a utilização de um sistema integrado aos demais softwares da empresa é indispensável.

Alencar Guilherme Lehmkuhl

Gerente jurídico corporativo da Tigre

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O Jurídico sob a ótica de gestão

Na Tigre desde, 2000, Alencar sempre foi um entusiasta dos processos de gestão. “Desde o início da carreira eu acreditava que o funcionamento de um departamento jurídico depende, em grande parte, de uma correta e eficiente gestão de seus processos internos. É preciso organizar as atividades, padronizar procedimentos, melhorar a comunicação interna e adotar ferramentas tecnológicas capazes de garantir segurança e agilidade no trabalho, obtendo os melhores resultados para a empresa”, diz. Motivado pelo desafio de implementar as melhores soluções na Tigre, Alencar cursou Administração de Departamento Jurídico, pela GVLaw. “Foi uma decisão acertada. Pude conhecer e aprender novos conceitos de gestão jurídica, muitos dos quais foram aplicados na prática. Diante da multiplicidade de fatores que regem as questões jurídicas de uma grande empresa, não basta apenas contar com profissionais de talento. É preciso dar aos advogados e à toda a equipe um ambiente de trabalho organizado, planejado e com uma gestão eficiente das atividades”, opina.

O ESPAIDER NA TIGRE

A utilização do Espaider pelo Departamento Jurídico Corporativo da Tigre resulta em diversos ganhos operacionais. Confira os destaques:

Atendimento ao cliente interno

Qualquer funcionário da Tigre que utilize um e-mail com o domínio “@tigre” pode solicitar um parecer para o Jurídico. O Espaider aceita automaticamente as solicitações.

Banco de Conhecimento

O Espaider incorpora um sistema de buscas que encontra informações, documentos, pareceres e trocas de mensagens sobre assuntos pesquisados. Assim, situações vivenciadas anteriormente podem servir de suporte para atendimento a novos casos.

Agilidade e segurança Nas comunicações entre profissionais do setor jurídico, o Espaider dispensa o uso de e-mails. Com isso, garante a plena comunicação entre as partes, sem riscos de perdas de mensagens e com a certeza de que as informações repassadas são realmente recebidas. Indicadores Uma das funções bastante utilizadas pelo Jurídico da Tigre é a análise dos fatores de risco. O Espaider calcula as possibilidades de êxito em processos e ajuda a identificar pontos vulneráveis, indicando a necessidade de uma atenção redobrada.

David Mauricio Escobar Gomez, Alencar Guilherme Lehmkuhl e Auriane Rosa de Almeida Pires

Planejamento O Espaider facilita o planejamento de provisões contábeis da Tigre, indicando ações preventivas que diminuem o contigenciamento tanto em questões trabalhistas como tributárias. Essa opção resulta na melhoria dos procedimentos ligados ao balanço anual da empresa. Integração entre contratos e o financeirO A Tigre possui centenas de contratos junto a fornecedores, nas mais diversas áreas. O Espaider verifica a validade dos contratos e emite avisos de renovação. Por estar integrado com outros sistemas, ele bloqueia pagamentos nos casos em que os contratos não estejam dentro das condições exigidas ou que se encontrem em aberto.

Unidade da Tigre em Joinville

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Gil Corrêa Júnior

INTEGRAção entre sistemas As empresas utilizam sistemas de informação de diversos fornecedores. Algumas ainda mantêm seus próprios programas, criando um ambiente bastante heterogêneo e complexo. A vantagem desta prática é poder optar pelos melhores produtos para a informatização das diversas áreas. A desvantagem é o desafio de integração entre os diferentes sistemas utilizados. Os benefícios para as organizações que vencem este desafio são diversos. Entre eles, pode-se destacar a agilidade no acesso às informações unificadas e atualizadas, a confiabilidade destas informações e a diminuição de trabalho aos usuários, na medida em que eles não precisam alimentar a mesma informação em mais de um sistema. Contrapondo-se às vantagens de integrar os diversos sistemas, estão as muitas dificuldades técnicas para fazê-lo. É comum encontrar softwares utilizando tecnologias e arquiteturas variadas, sendo executadas sobre diferentes plataformas e utilizando bancos de dados distintos.

Nos últimos anos, a Fácil superou estes obstáculos e conseguiu integrar o Espaider com diversos sistemas de seus clientes. Na área jurídica, é difícil existir uma rotina padronizada. Os projetos devem ser sob medida, atendendo às características e peculiaridades de cada empresa e sistema que utiliza. Diversos tipos de integrações fazem parte da experiência adquirida pela Fácil. Já customizamos o Espaider para interagir, por exemplo, com sistemas de gestão de crédito bancário, sistemas contábeis para provisionar contingências. O mesmo ocorreu em relação a sistemas financeiros para autorizar pagamentos relacionados a processos judiciais, mantendo atualizadas as informações relacionadas a estes pagamentos. Mostramos, nesse artigo, uma integração – classificada como de “complexidade alta” – desenvolvida para contabilizar as contingências e os depósitos judiciais no sistema R/3 da SAP®.

Lote contábil para contingenciamento criado pelo sistema Espaider.

Gil Corrêa Júnior

Gerente de Análise de Negócios - Fácil Lote contábil para contingenciamento criado pelo sistema Espaider no sistema R/3.

INTEGRAÇÃO


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O risco e os valores dos processos são analisados e revisados pela área jurídica, no sistema Espaider, formando provisões para as contingências. Estas informações passam por um fluxo de aprovação, e ao final, os valores são automaticamente provisionados no módulo Contábil do sistema R/3 da SAP®. A geração dos documentos contábeis é feita de forma transparente aos usuários jurídicos.

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Mensalmente, o Espaider atualiza monetariamente esses valores, conforme regras vigentes em cada área do direito – trabalhista, tributária e cível, entre outras – e envia complementos destas provisões para o R/3®.

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Há ainda uma integração entre os sistemas em função das informações relacionadas a depósitos. No caso de depósitos programados com antecedência, o usuário do jurídico cadastra as informações no sistema Espaider e estas informações são enviadas ao módulo financeiro do sistema R/3 da SAP®. Desta forma, a área financeira da empresa é alertada sobre a necessidade do depósito e na data prevista efetiva o pagamento. Já no caso de depósitos emergenciais, cuja efetivação precisa ser realizada imediatamente, o fluxo é inverso: a área financeira faz o depósito e cadastra as informações no sistema R/3®. Estas informações são transmitidas para o Espaider. Não há retrabalho algum de digitação dos dados. Os sistemas se integram perfeitamente.

Este tipo de integração visa ainda evitar divergências e até mesmo fraudes nas informações contabilizadas pela empresa. Principalmente após o surgimento da Lei Sarbanes-Oxley, notamos que as empresas estão cada vez mais preocupadas em dar transparência aos seus balanços contábeis. Nos departamentos jurídicos, o foco foi direcionado para os valores contabilizados das contingências. Preparamos o Espaider para permitir que a evolução de todos os valores existentes no sistema possam ser auditados.

Contingência de um processo criada pelo sistema Espaider.

O Espaider possui ferramentas que permitem visualizar a variação histórica de cada valor, inclusive identificando o responsável por cada modificação. As correções monetárias históricas, os juros moratórios históricos e as alterações manuais a partir de determinada data, tanto do valor quanto da classificação de risco do processo, ficam registradas para consultas futuras. A integração destas ferramentas do Espaider com o módulo contábil do sistema já utilizado pela organização, completa a solução e confere transparência e confiabilidade total para os balanços de resultados da empresa. A Fácil mantém os profissionais necessários nas diversas áreas para prover soluções nessa linha, com bastante sucesso. Quando trabalhamos neste tipo de empreitada, atuamos de maneira integrada com a área de TI de nosso cliente, dando ideias e expondo os melhores meios para obter o resultado esperado com a maior eficiência possível. Nossa equipe de analistas auxilia na definição tanto das regras de negócio envolvidas, quanto nas tecnologias mais adequadas para desenvolver o projeto em questão. Estes fatores são decisivos para o sucesso. Quanto às tecnologias e formas de integração utilizadas, cada projeto possui suas particularidades. Há casos em que o cliente já possui um sistema de gestão preparado para exportar/importar dados através de arquivos ou views no banco de dados, e quer aproveitar estas funcionalidades para integrar com o sistema jurídico. Neste caso, customizamos o Espaider conforme este cenário. Em outros casos, a empresa quer sincronizar determinado sistema com o Espaider, permitindo troca de informações em tempo real. Nestas situações, recomendamos sempre a construção e utilização de web services. É a forma mais fácil e ágil para integrar dois sistemas de tecnologias, plataformas, arquiteturas ou banco de dados diferentes. Ao adotarmos esta solução, conseguimos reduzir o esforço de integração e, consequentemente, o custo final do projeto é minimizado.

Contingência de um processo criada pelo sistema Espaider no sistema R/3.

INTEGRAÇÃO


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NOTAS DIÁRIO FÁCIl

Em breve será lançado o Diário Fácil, programa desenvolvido em parceria com a empresa cearense Sevana, que irá oferecer informações periódicas sobre os andamentos dos processos publicados nos diários oficiais e outras publicações oficiais. São Paulo é o primeiro estado a receber o serviço, seguindo-se dos demais tribunais. Com a nova ferramenta, usuários do Espaider recebem e-mails com avisos e têm os andamentos incluídos diretamente nos processos correspondentes cadastrados no sistema.

ESTRUTURA DE DATACENTER

A Quellon do Brasil Sistemas S.A, que gerencia o datacenter da Fácil/Quellon, incrementou os serviços de replicação online. Todas as informações postadas no datacenter da Fácil/Quellon são transferidas em segundos para o datacenter da parceira Quick Soft, empresa especializada em hospedagem e infraestrutura de segurança corporativa. O datacenter backup pode ser utilizado em caso de disaster/recovery.

pRESENÇA lOCAl

A Fácil abrirá novas unidades em diversos estados. As próximas serão no Rio de Janeiro e Belo Horizonte. Já está sendo estudado o local para uma unidade também no Nordeste.

Nuno Francisco Simão - Diretor de tecnologia da Quellon e Ênio Lindner - Diretor da Quick Soft

ApOIO AO ClIENTE EM ESpANHOl

Um grupo de colaboradores do departamento de Apoio ao Cliente da Fácil está recebendo aulas de espanhol para atender clientes da América Latina localizados principalmente na Argentina, Chile, Colômbia e Venezuela. Cursos de inglês já vinham sendo oferecidos pela empresa aos colaboradores.

Julio, Jefferson, Marco Antônio, Fernando Volpi, Fernando Bauler, Guilherme, Jonas, Eduardo e Janaína.

NEW FACE

Usuários Espaider poderão utilizar qualquer navegador, como Internet Explorer, Chrome, Firefox, Safari, Android e outros que ainda serão homologados. As novas versões também serão imediatamente disponibilizadas à medida em que forem lançadas. Para que essa solução fosse possível, foi montado o projeto New Face na empresa Quellon, que reuniu uma equipe de programadores durante dois anos. A Quellon é uma empresa do grupo e responsável pelas tecnologias de base utilizadas no Espaider. Pablo, Felipe, Bernardo, Rolf, Nuno, Taynara, Bruna e Sorlei

NOTAS


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Alexandre marcelo pickler

INDICADORES GERENCIAIS A visualização de dados em forma de gráficos auxilia a tomada de decisões, facilita o entendimento e é a forma mais adequada para apresentações e relatórios resumidos. O módulo Indicadores do Espaider foi especialmente desenvolvido para suprir essa necessidade de apresentações dos dados do sistema de forma visual. A partir da utilização da primeira versão liberada, os clientes passaram a solicitar uma importante melhoria. A Fácil atendeu e trabalhou em uma nova funcionalidade, nos indicadores, que permite “filtros dinâmicos em tempo de visualização”. A inclusão de filtros possibilita que os dados apresentados em tela sejam dinâmicos. Permite assim, análises mais elaboradas sem perder a facilidade e a simplicidade no acesso às informações. O módulo de Indicadores está ligado a todas as informações do sistema e permite que sejam feitas as configurações necessárias para cada acompanhamento. As páginas de indicadores aparecerão no módulo que o usuário indicar, com os parâmetros que foram definidos e, agora, com os filtros que podem ser utilizados. Existe uma infinidade de parametrizações possíveis, com diversos tipos de gráficos.

Um consultor da Fácil ou profissional treinado no cliente poderá criar novos indicadores ou alterar os existentes, além de incluir os filtros necessários. Um item importante é que os indicadores serão processados no servidor (serviço de tarefas), em horários de pouca utilização do sistema (à noite, por exemplo). O sistema processará cada indicador e deixará os gráficos prontos para serem rapidamente visualizados via web. É possível também configurar o Espaider para que os indicadores sejam enviados para um endereço de e-mail determinado. Serão enviados em formato de imagem para visualização em qualquer computador. O Espaider auxilia na obtenção de resultados e análise de dados, tudo para que os controles sejam mais efetivos.

Alexandre Marcelo Pickler

Analista de Sistemas - Fácil

Os gráficos podem ser salvos em formatos padronizados para serem incluídos em apresentações.

INDICADORES


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marcelo Luis Engler

CONTINGENCIAMENTO DE VAlORES

cORREçãO mOnETÁRIA X ÍnDIcEs

Para que o contingenciamento de valores dos processos possa ocorrer de forma eficaz, é importante que a correção monetária seja eficiente. E para uma boa correção monetária a base de índices deve estar perfeita. É muito comum na migração de dados de sistemas legados e/ou de planilhas eletrônicas para o Espaider, ainda durante o processo de homologação, a equipe de consultoria perceber que os números apresentados pelo Espaider não conferem com os números até então utilizados pelos clientes. O primeiro procedimento a ser realizado é uma nova verificação das configurações realizadas no Espaider, como: juros, índices e outras. O Espaider é bastante flexível quanto às configurações que podem ser realizadas. Permanecendo eventuais diferenças, a equipe de consultoria debruça-se sobre a questão e analisa onde ocorreu o equívoco. Normalmente, como veremos abaixo, encontram-se divergências nos dados históricos dos clientes.

São comuns as seguintes situações: u

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O tipo de juro estava incoerente. O cliente não percebe que estava com juros compostos, por exemplo, quando deveria de estar com juros simples. O valor de determinado índice havia sido digitado erroneamente sem que ninguém percebesse. A distorção vai se acumulando com o tempo. Um simples erro de digitação pode significar milhares de reais em diferenças acumuladas. Os índices foram obtidos em sites não confiáveis e sem a qualidade necessária. Existiam fórmulas no programa ou na planilha que estavam incorretas. O fato se agrava quando se trata de processos tributários, onde os valores são altos e as correções monetárias podem ser diferenciadas para o principal, multa e juros.

Os clientes necessitavam de uma assessoria adicional. Diante disso, foram lançados dois serviços opcionais: u

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O primeiro é uma base de índices correta e atualizada constantemente. O Espaider do cliente todos os dias se conecta com uma base de dados na Fácil e obtém os índices disponíveis, corretos e verificados. O cliente pode optar por qualquer índice. A Fácil garante qualquer índice em sua base de dados. O segundo serviço é a consultoria de algumas horas todos os meses para garantir que todo o processo de correção monetária esteja correto. O consultor garante que os relatórios para contingenciamento podem ser emitidos ou os sistemas corporativos irão obter dados corretos, via integrações diretas realizadas. Embora o Espaider permita o agendamento da tarefa de correção monetária, pode haver inconsistências nos dados, apontadas pelo programa. Processos podem ter sido incoerentemente configurados quando foram cadastrados. O usuário deve então proceder a correção para que tudo ocorra de forma eficaz. O contingenciamento e a contabilização passam a ser confiáveis.

O Espaider mantém ainda um histórico de valores da correção monetária, com o valor original, correções, os juros, os acréscimos, os decréscimos e todos os valores envolvidos no processo. O trabalho dos advogados e das auditorias contratadas fica minimizado.

Marcelo Luis Engler

Gerente de Consultoria - Fácil

Os clientes que desejarem esses serviços podem postar chamados técnicos (TRM) solicitando proposta ou enviar e-mail para comercial@facil.com.br.

CONTINGENCIAMENTO DE VALORES


módulos DO espaider Uma solução completa para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos Melhor e mais completo sistema de gestão jurídica do mercado, o Espaider pode ser usado tanto por escritórios de advocacia quanto por departamentos jurídicos de empresas ou instituições. O Espaider possui ferramentas modernas e recursos tecnologicamente avançados. A seguir, conheça os detalhes de algumas das principais funções do sistema.

SOCIETÁRIO Procurações Controle de procurações emitidas pela empresa com vigência e poderes. Aviso de vencimento da procuração, com antecedências configuradas, para o responsável ou responsáveis da procuração. Atos Controle de todos os atos, como assembléias e outros, com registro, documentos, atas e controle de providências com datas e acompanhamento da realização. Alterações de Capital Registro das composições de capital, atuais e históricas. Participação de cada sócio e histórico das alterações realizadas ao longo do tempo. Cadastro de Sócios / Acionistas Cadastro geral de sócios e acionistas com todos os dados e informações. Pessoas físicas ou jurídicas. Administrações Controle das administrações e seus participantes e cargos. Decisões e Circulares Cadastro geral de decisões e circulares, diretoria, data da aprovação, revisão, distribuição e revogação. Eventos / Ocorrências Registro de todos os eventos e ocorrências com a instituição, reuniões, acertos e outros, com envio de e-mails de alertas em datas escolhidas. Normas Cadastro geral de normas, diretoria, data da aprovação, revisão, distribuição e revogação.

Anexos Quaisquer documentos, em qualquer formato, podem ser arquivados como anexos, para visualização sempre que necessário. Os anexos são compactados e transferidos para o servidor, podendo ser acessados somente por pessoas com autorização e senhas pertinentes. Os documentos podem ser vinculados ao GED e o conteúdo dos mesmos indexados, desde que estejam nos seguintes formatos: Microsoft PowerPoint (PPT e PPTX), Microsoft Word (DOC e DOCX), Microsoft Excel (XLS e XLSX), HTML (HTM/HTML), Text files (TXT), Microsoft Visio (VSD, VSS, VST, VDX, VSX e VTX), RTF, XML e PDF (Acrobat). Imóveis Cadastro de imóveis com denominação, código da fazenda, código interno, coligada envolvida, tipo de imóvel, número do contrato, situação fiscal, matrícula, número do contribuinte, se há processo na propriedade e número do processo, penhora ou hipoteca, valor, data e observações. Características como endereço, número do INCRA, unidade de medida, área e dados de seguro. Dados de registro, cartório, área registrada, livro, página e data da negativa. Valores envolvidos atuais e históricos. Valor de impostos. Controle de Certidões e Licenças Cadastro de certidões e licenças, municipais, estaduais e federais com controle de vencimento e avisos via e-mail. Relatórios Diversos relatórios podem ser emitidos. Podendo ser aplicados filtros criados pelos usuários. O formato dos relatórios pode ser: PDF; XLS do Excel ou DOC do Word, da Microsoft. Podem ser visualizados no navegador, impressos ou enviados aos clientes.

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business intelligence Permite que o usuário extraia dados do ambiente corporativo, dos demais módulos do sistema Espaider, criando uma nova base de informações para análises, cruzamentos, geração de planilhas e gráficos, capazes de auxiliar na tomada de decisões. Data Warehouse Nova base de dados criada para análises e cruzamentos de informações. Data Marts Uma base de dados Data Warehouse pode armazenar grandes quantidades de informação, divididas em unidades lógicas menores que são chamadas de Data Marts. Navegar nas Informações O analista de informação ou pessoa que gerencia os dados, pode navegar nas informações por diversas maneiras e ao final pode imprimir, e até mesmo salvar aquela visão para uma futura consulta. Slice and Dice É possível trocar a ordem das colunas e linhas, escondê-las ou trazê-las novamente para visualização.

Resultado pode ser Gravado em Diversos Formatos O resultado da análise pode ser gravado nos seguintes formatos: HTML, MHT, PDF e XLS. Estilos Condicionais AplicadoS em Valores Dependendo de determinadas condições, são apontados valores em cores diferenciadas, chamando a atenção do analista. Diversas Configurações A visualização das informações pode ser configurada de diversas formas: totais na primeira ou na última coluna, mostrar ou não totais de valores simples, mostrar ou não totais em colunas e linhas, totais gerais ou parciais em colunas ou linhas e visualização automática de amostragens. Os resumos podem ser: médias, somas, mínimo, máximo, desvio padrão, desvio padrão percentual, quantidade, variância, variância percentual e variações absolutas e percentuais.

CRM - Customer relationship management Permite o controle e acompanhamento de negócios, atendimentos e campanhas. Envio periódico de e-mails e documentos com base em listas de pessoas físicas e/ou jurídicas criadas por critérios definidos. Negócios Cadastramento dos negócios em andamento com controle de produtos oferecidos, valor geral do negócio, data prevista de fechamento, responsáveis internos e externos e documentos associados como propostas, planilhas, textos e outros. Cada negócio ganha um número único para ser acompanhado. Atendimentos Cadastramento dos atendimentos em andamento com controle de responsáveis internos e externos e documentos associados como e-mails, planilhas, textos e outros. Cada atendimento ganha um número único para ser acompanhado. Campanhas Cadastramento de campanhas para oferta de produtos por vendedores internos ou externos, via e-mail, carta, telefone ou visitas. Controle do estado geral de cada campanha e também de cada cliente dentro da campanha. Periódicos Lista de pessoas físicas ou jurídicas que receberão em data fixa ou periodicamente e-mails ou documentos. Não existe limite para a criação de listas que podem ser

segregadas por classificação das pessoas como clientes, fornecedores, clientes potenciais, aniversariantes e outras. As classificações são ilimitadas e sobrepostas. Eventos e Providências Todos os eventos relacionados ao negócio, ao atendimento e as campanhas, são cadastrados com data, hora, tipo e responsáveis. Ao evento podem ser associadas providências para os responsáveis, que serão avisados por e-mail, relatórios e ainda visualização de todos os compromissos em agenda individual. Núcleos / Equipes Os negócios, atendimentos e campanhas podem ser controlados por núcleos ou equipes, que têm um gerente ou responsável e diversos membros. O gerente sempre é avisado dos trâmites de negócios, atendimentos e campanhas que estão sob sua responsabilidade. Os membros responsáveis pelas providências são avisados por e-mail, relatórios e via agenda de compromissos. Produtos Cadastro de produtos que estão sendo oferecidos no negócio. Além do estado geral do negócio que pode ser sucesso, insucesso ou cancelado, cada produto individualmente será controlado pelo estado proposto, vendido.

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COBRANÇA

Permite o registro e o controle de títulos de terceiros em cobrança amigável ou judicial.

Despesas Controle de despesas por processo ou por título. Permite a inclusão de despesas do escritório e de despesas do cliente para cobrança do devedor. Valores adiantados pelos devedores Controle dos valores adiantados pelos devedores antes do fechamento da negociação. Estes valores são automaticamente abatidos no cálculo do valor da dívida. Funcionalidade bastante útil quando o devedor deixa de pagar um parcelamento negociado, e os títulos precisam ser renegociados. Geração de Parcelas Geração automática das parcelas devedoras no cadastro do processo de cobrança. Importação de Arquivos Importação de arquivos com as informações para cobrança. Possui leiautes pré-definidos, e permite ainda, a definição e implementação de novos leiautes. Tela de Negociação Tela de negociação com parâmetros informados. Permite diversas simulações dos cálculos, facilitando a negociação com o devedor. Aprovação de propostas diferenciadas de renegociação Permite que as propostas feitas pelo devedor sejam cadastradas e submetidas para aprovação do cliente. Somente depois da aprovação é que a negociação é fechada, com a geração do boleto e demais etapas do fluxo. Pagamento ao escritório ou pagamento diretamente ao cliente O sistema controla tanto os pagamentos realizados ao escritório quanto os pagamentos realizados diretamente ao cliente. No caso do pagamento realizado ao escritório, o sistema gerencia desde os recebimentos dos títulos negociados até o repasse dos valores correspondentes ao cliente, passando pela emissão da fatura de honorários para fins fiscais. Na hipótese de preferência por pagamento diretamente ao cliente, o sistema pode emitir os boletos de cobrança contra o devedor em nome do cliente, e gerenciar ainda a cobrança pertinente dos honorários devidos.

Distribuição Distribuição de responsabilidades de cobranças. Distribuição por núcleo e por usuário. Índices Monetários Variáveis de índice monetário para atualização do saldo devedor. Garantias Informações sobre objetos e garantias da cobrança (veículos, imóveis ou genérico). Eventos e Providências Controle de eventos e providências de cada título / devedor. Agenda Controle da agenda (providências). Bloqueto Emissão de bloquetos de cobrança. Campanhas Parametrização para clientes em campanha, com a possibilidade de definição de diversos tipos de filtros para as campanhas. Exemplos: dias em atraso da dívida, faixa de valor da dívida, classificação do devedor, etc. Variáveis Variáveis de contratos para cálculo de juros e correções. Cálculo dos honorários do escritório e as comissões dos profissionais envolvidos de acordo com parâmetros previamente configurados. Integração Integração com o módulo Contencioso. Publicação de dados para os clientes Além dos e-mails que podem ser disparados automaticamente para os clientes, na ocorrência de determinados eventos, existe a possibilidade de publicação de dados pela internet.

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CONSULTIVO Funções para o controle e o acompanhamento de atendimentos que foram realizados, mas que ainda não estão em fase de processo, pareceres e outros itens extrajudiciais. Sua função é evitar que se percam dados sobre atendimentos, clientes e tarefas realizadas nas fases iniciais. À medida em que as informações são inseridas, o módulo vai formando o perfil completo do caso. Ele passa a inserir providências e documentos, formando uma base para consulta e acompanhamento do processo no futuro. Horas para o Time-Sheet Integração com o Time-Sheet para o lançamento, acompanhamento, controle e cobrança das horas despendidas. Eventos e Providências O Espaider sugere as providências mais apropriadas e seus prazos de cumprimento, dependendo do evento (andamento) lançado. As providências são inseridas nas agendas dos profissionais responsáveis. As agendas são acompanhadas pelos responsáveis, em tela e em relatórios. Podem ser aplicados diversos tipos de seleção. Workflow de Providências No cumprimento de uma ou mais providências, o sistema automaticamente gera as providências subsequentes. Núcleos Os advogados podem ser agrupados em núcleos ou equipes, com um gerente para acompanhamento dos assuntos. Documentos Os documentos são ligados diretamente ao processo ou às suas fases, e mantidos em seus arquivos originais como textos, planilhas, figuras, sons e vídeos. A obtenção dos documentos de determinado caso é automáti-

ca, fácil e rápida. Os documentos podem ser anexados no GED, para serem localizados por verbetes, palavras chaves e por palavras constantes no documento quando os formatos dos arquivos forem: Microsoft PowerPoint (PPT e PPTX), Microsoft Word (DOC e DOCX), Microsoft Excel (XLS e XLSX), HTML (HTM/HTML), Text files (TXT), Microsoft Visio (VSD, VSS, VST, VDX, VSX e VTX), RTF, XML e PDF (Acrobat). Alertas via e-mail Além de todos os controles presentes em telas e relatórios, o Espaider permite que alertas sejam configurados para serem enviados por e-mail, em diversos tipos de ocorrências. Pesquisa Fácil e Rápida Os casos podem ser localizados rapidamente por diversos argumentos. Numeração automática de pastas Opcionalmente, podem ser definidas as regras para a geração automática da numeração das pastas. Codificação única dentro do escritório ou departamento jurídico. Relatórios Diversos relatórios podem ser emitidos. Podem ser aplicados filtros criados pelos usuários. O formato dos relatórios pode ser: PDF; XLS do Excel ou DOC do Word, da Microsoft. Podem ser visualizados no navegador, impressos ou enviados aos clientes.

CONTÁBIL Principais características Plano de contas flexível em diversos níveis. Diário, razão e balancetes. Diversos períodos abertos para lançamentos. Integração perfeita com o módulo Financeiro. As configurações prévias permitem que lançamentos sejam realizados automaticamente. uu  Pesquisa de lançamentos contábeis por origem, data, valor, conta e histórico. uu  Rateio de lançamentos por centros de custos previamente cadastrados. uu  Visualização fácil e rápida dos saldos contábeis. uu  Importação de dados de outros sistemas. Alguns leiautes já são disponibilizados pelo sistema, e outros podem ser acrescentados. Funcionalidade útil para importar dados de sistemas de Recursos Humanos, por exemplo.

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Bloqueio das competências e exercícios já contabilizados, evitando inconsistências nas informações e até mesmo fraudes contábeis. O bloqueio é estendido ao módulo Financeiro, já que ele também alimenta o módulo Contábil. Pré-fechamento contábil: as informações financeiras que impactam a contabilidade ficam bloqueadas em períodos determinados pelo contador, possibilitando que o fechamento contábil seja feito com segurança e agilidade.

Relatórios Diversos relatórios podem ser emitidos. Podem ser aplicados filtros criados pelos usuários. O formato dos relatórios pode ser: PDF; XLS do Excel ou DOC do Word, da Microsoft. Podem ser visualizados no navegador, impressos ou enviados aos clientes.

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contencioso

Cadastramento geral dos processos, seus andamentos, valores, características e participantes. Agendas Agenda de compromissos de todo o sistema. Também podem ser adicionados os compromissos particulares. Permite a criação de novas agendas, podendo ser visualizadas separadamente ou em conjunto. Agenda especial de providências com facilidades de cumprimento, prorrogação, períodos, pessoas e outros argumentos. Eventos e Providências O Espaider sugere as providências mais apropriadas e seus prazos de cumprimento, dependendo do evento (andamento) lançado. As providências são inseridas nas agendas dos profissionais responsáveis, evitando a perda dos prazos. As agendas são acompanhadas pelos responsáveis, em tela e em relatórios. Podem ser aplicados diversos tipos de seleção. Workflow de Providências No cumprimento de uma ou mais providências o sistema automaticamente gera as providências subsequentes.

PEsquisa Fácil e Rápida Os processos podem ser localizados rapidamente por diversos argumentos de busca. Numeração automática de pastas Opcionalmente, podem ser definidas as regras para a geração automática da numeração das pastas. Codificação única dentro do escritório ou departamento jurídico. Atualização de Valores Cálculo de atualização de valores, com correção por qualquer índice, taxa ou moeda cadastrada. Podem ser utilizados os critérios de atualização desde 1964. Podem ser mantidos os históricos mensais de atualização com segregação dos valores de correção, multa, juros e outras modificações judiciais.

Controle de Adiantamentos Controle de adiantamentos fornecidos aos colaboradores com integração com o módulo Financeiro. Valor solicitado, data da solicitação, valor adiantado, data do adiantamento e o saldo de adiantamentos. A prestação de contas pode ser opcionalmente por processo.

Contingenciamento / Controle de Riscos As informações utilizadas no contingenciamento dos processos – valores e riscos analisados e atribuídos pelos advogados – podem ser cadastrados por processo ou pedido a pedido. As revisões nestas informações ficam armazenadas historicamente, demonstrando claramente quando e por qual motivo houve alterações. Este conceito torna o processo de contingenciamento muito mais transparente e seguro.

Núcleos Os advogados podem ser agrupados em núcleos ou equipes, com um gerente para acompanhamento dos assuntos.

Controle de Pedidos Os pedidos formulados na inicial e na situação atual do processo ficam registrados. Análise fácil e rápida dos níveis de sucesso por área ou pedido.

Providências Judiciais e Administrativas As providências podem ser Judiciais ou Administrativas.

Controle de Atrasos A partir das datas de cada evento e das datas de recebimento e cadastramento das informações, o Espaider permite o cálculo da eficiência de todas as áreas do escritório e também dos colaboradores externos.

Documentos Os documentos são ligados diretamente ao processo ou às suas fases, e mantidos em seus arquivos originais como textos, planilhas, figuras, sons e vídeos. A obtenção dos documentos de determinado processo é automática, fácil e rápida. Os documentos podem ser anexados no GED, para serem localizados por verbetes, palavras chaves e por palavras constantes no documento quando os formatos dos arquivos forem: Microsoft PowerPoint (PPT e PPTX), Microsoft Word (DOC e DOCX), Microsoft Excel (XLS e XLSX), HTML (HTM/HTML), Text files (TXT), Microsoft Visio (VSD, VSS, VST, VDX, VSX e VTX), RTF, XML e PDF (Acrobat). Instâncias Os processos são acompanhados em suas múltiplas instâncias, com identificação do processo em cada tribunal - número, juízo, turma, seção, etc.

Antifraude / Auditoria Todas as operações realizadas no sistema podem ser armazenadas por data, hora, usuário e tipo de operação. O sistema mantém o controle do histórico do evento e suas alterações, impedindo que os prazos sejam alterados ou camuflados. Arquivo Controle da retirada de pastas e outros documentos. Solicitações e devoluções feitas via sistema. Cadastro Geral de Pessoas O Espaider mantém um cadastro único de pessoas físicas, jurídicas, espólio e internos, para todos os módulos. Isto evita a duplicidade de cadastros. As pessoas podem ser classificadas de acordo com os critérios do escritório ou da empresa.

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Lançamentos de Valores de Despesas e outros Em cada processo podem ser lançados valores de despesas e outros, como honorários e viagens. Os valores são lançados automaticamente no módulo Financeiro para o reembolso de despesas quando necessário. Busca e Apreensão Controle de busca e apreensão de veículos e equipamentos. Alertas via e-mail Além de todos os controles presentes em telas e relatórios, o Espaider permite que alertas sejam configurados para serem enviados via e-mail, em diversos tipos de ocorrências. Publicação de dados para os clientes Além dos e-mails que podem ser disparados automaticamente para os clientes, na ocorrência de determinados eventos (andamentos), existe a opção de publicação de dados em tela pela internet. Arquivo morto Controle de processos encerrados e transferência para o arquivo morto, com dados de êxito parcial ou total, motivo e benefício auferido. Apensos Controle de processos apensados e localização fácil e rápida. Acordos Controle de acordos, parcelas e datas de vencimento. Dados para Seguro Laudo pericial com data, valor e valor atualizado. Depósito prévio com data, valor e valor atualizado.

Valores para Cálculo de Execução de Sentença Valor do cliente, valor do adverso, valor do perito e juiz. Impostos sobre a Sentença Imposto de renda, INSS e valor líquido. Depósitos, Penhoras e Cauções Controle de depósitos, bens penhorados e cauções, com correção monetária automática por qualquer moeda ou índice. Classificação dos Processos Classificação dos processos por diversas informações como Categoria, Natureza, Especificidade, Assunto, Unidade, Divisão e Centro de Custo. Filtros Organizacionais A empresa ou escritório poderá criar informações de grupo empresarial, empresa e filiais. Todo o sistema se adapta a essas informações para lançamentos, emissão de relatórios, grupos de usuários e consultas. Controle de Eventos a Aprovar Os eventos lançados por estagiários ou vindos eletronicamente podem cair numa caixa denominada eventos a aprovar e dependem da aprovação de usuário supervisor para serem efetivados nos processos. Poderão ser confirmados, alterados ou cancelados. Cadastramento de Procurações As procurações poderão ser cadastradas e controladas via sistema, com datas de vencimentos, poderes e outras informações. As procurações poderão estar pré-cadastradas em modelos pré-formatados que serão preenchidas pelo sistema no momento da emissão. Os arquivos são gerados no formato DOC da Microsoft Word. Relatórios Diversos relatórios podem ser emitidos. Podem ser aplicados filtros criados pelos usuários. O formato dos relatórios pode ser: PDF; XLS do Excel ou DOC do Word da Microsoft. Podem ser visualizados no navegador, impressos ou enviados aos clientes.

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CONTRATOS Permite o controle dos contratos genéricos, valores, parcelas, correções, avisos e documentos Análise Crítica de Contratos Minutas de contratos podem ser submetidas a diversos usuários para que se pronunciem a respeito e fiquem registradas as sugestões de alterações no sistema. Todos os trâmites, até a aprovação final, ficam armazenados para consultas futuras. Valores e Correção Monetária Todos os valores envolvidos no contrato são registrados com data de vencimento. Os valores podem ser corrigidos por qualquer moeda ou índice informado. Periodicidade / Renovação / Rescisão Controle de periodicidade. O responsável pelo contrato é avisado via e-mail, com a antecedência solicitada pelo usuário, do vencimento do contrato, da existência de data para rescisão e da renovação automática do contrato. Opcionalmente podem ser avisados também outros participantes do contrato. Pesquisas Pesquisa fácil e rápida de contratos por: contratado, responsável, tipo de contrato, objeto e datas de início e término de abertura e de encerramento. Procurações Controle de procurações emitidas pela empresa com vigência e poderes. Aviso de vencimento da procuração com antecedência configurada, para o responsável ou responsáveis pelo contrato. Eventos / Ocorrências Registro de todos os eventos e ocorrências do contrato, reuniões, acertos e outros, com envio de e-mails de alertas em datas escolhidas.

Documentos Controle de entrega de documentos do contrato e do cliente/fornecedor. A entrega pode ser única na contratação ou periódica durante a vigência do contrato. Anexos Quaisquer documentos, em qualquer formato, podem ser arquivados junto com o contrato como anexos, para visualização sempre que necessário. Os anexos são compactados e transferidos para o servidor, podendo ser acessados somente por pessoas com autorização e senhas pertinentes. Garantias Garantias podem ser cadastradas para os contratos arquivados. Cláusulas Especiais Cláusulas especiais podem ser destacadas, com envio de alertas diferenciados quando necessário. Aditivos Armazenamento e controle dos diversos aditivos realizados durante a vigência do contrato principal. Relatórios Diversos relatórios podem ser emitidos. Podem ser aplicados filtros criados pelos usuários. O formato dos relatórios pode ser: PDF; XLS do Excel ou DOC do Word, da Microsoft. Podem ser visualizados no navegador, impressos ou enviados aos clientes.

GED - Gerenciamento eletrônico de documentos Os documentos eletrônicos são armazenados e recuperados a qualquer tempo, de forma fácil e rápida, para visualização ou edição. Ligação com Outros Módulos Funciona independentemente ou ligado aos demais módulos do sistema.

e DOCX), Microsoft Excel (XLS e XLSX), HTML (HTM/ HTML), Text files (TXT), Microsoft Visio (VSD, VSS, VST, VDX, VSX e VTX), RTF, XML e PDF (Acrobat).

Vários Tipos de Arquivos Aceita os mais variados tipos de arquivos podendo ser imagens, sons, textos, etc. Extensões como XLS, XLSX, DOC, DOCX, BMP, PPT, PPTX, HTML e PDF são exemplos de arquivos que podem ser armazenados.

Pesquisas “E” e “OU” Uma tela de pesquisa permite que documentos sejam recuperados, visualizados e editados rapidamente, utilizando-se diversas palavras chaves em combinações “OU” ou “E” ou sem determinadas palavras.

Indexação do Conteúdo do documento Os documentos com os seguintes formatos, que forem arquivados no GED, terão seus conteúdos indexados: Microsoft PowerPoint (PPT e PPTX), Microsoft Word (DOC

Este recurso é utilizado na pesquisa de palavras dentro dos documentos anexados ou na pesquisa de quaisquer registros cadastrados no sistema, tornando as buscas ainda mais fáceis e práticas.

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Armazenamento Centralizado Os documentos são automaticamente copiados para o servidor e criptografados, podendo ser acessados somente por pessoas autorizadas. Backups periódicos garantem a armazenagem total de todos os documentos. Programas de Origem Os programas de origem são chamados automaticamente para edição ou visualização de documentos. Últimos Documentos Pasta “últimos documentos”, com os documentos inseridos nos últimos seis dias, para facilitar o acompanhamento dos profissionais de diversas áreas. Envio Automático de e-mails Opcionalmente pode ser configurado o envio automático de e-mails informando os documentos inseridos e o resumo de seu conteúdo. Classificação Estruturada Classificação estruturada dos documentos em diversos níveis. A quantidade de níveis é determinada pelo usuário. Os documentos são separados automaticamente pela classificação indicada.

Indicação da Localização Física Localização física dos documentos. Estrutura de plantas, andares, salas, armários, prateleiras e gavetas, configuradas pelo usuário. Natureza e Tipo Classificação dos documentos por natureza e tipo. Administrativos, financeiros, técnicos, etc. As classificações são configuradas pelo usuário. Origem do Documento Origem do documento. Filial ou departamento, autores e revisores. Verbetes e Palavras-Chaves Além da indexação das palavras contidas no texto do documento, para os formatos mais utilizados, o Espaider permite que o usuário digite verbetes e palavras-chaves padronizadas do escritório ou empresa para consulta futura. Então, mesmo que o documento não apresente em seu texto original determinadas palavras ou jargões, o usuário poderá acrescentá-las, para facilitar a pesquisa futura.

INDICADORES gerenciais Configuração de indicadores com base em informações do sistema presentes em quaisquer módulos e tabelas. Diversos tipos de gráficos O resultado do cálculo dos indicadores configurados, é apresentado em tela em forma de gráfico. Pode ser impresso ou exportado para formatos que podem ser lidos por outros programas. Visualização dos gráficos O usuário poderá configurar em que local do sistema a página de gráficos deve aparecer e também ligar a esta página os diversos controles de acesso e segurança, garantindo que somente pessoas autorizadas possam visualizar informações estratégicas. Filtros dinâmicos em tempo de visualização É possível incluir filtros nos indicadores, fazendo com que os dados apresentados em tela sejam dinâmicos. Permite assim, análises mais elaboradas sem perder a facilidade e a simplicidade no acesso às informações. Flexibilidade O usuário treinado ou consultores especializados configuram a forma e o tipo de gráfico e quais informações serão demonstradas.

Processamento no servidor As tarefas que preparam os dados são executadas no servidor, permitindo que extensas bases de dados sirvam de base para as consultas. Podem ser agendadas para execuções noturnas deixando os resultados à disposição no dia seguinte, sem que o usuário aguarde ou sobrecarregue os equipamentos em horários inadequados. Visualização na web O Espaider é totalmente web. O resultado dos indicadores configurados através de gráficos pode ser visualizado facilmente via web, no próprio browser, facilitando a utilização por diretores e gerentes. Resultado via e-mail O Espaider pode ser configurado para que os indicadores sejam enviados para um endereço de e-mail determinado. Serão enviados em formato de imagem para serem visualizados em qualquer computador.

O usuário fica livre para incluir, alterar ou excluir as parametrizações. Flexibilidade total no tratamento das informações.

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financeiro

FINANCEIRO Contas a Receber / Contas a Pagar / Faturamento / Fluxo de Caixa, todas as funcionalidades para o controle do contas a receber, contas a pagar, tesouraria, emissão de notas fiscais e bloquetos. Cadastro de Pessoas Físicas e Jurídicas Um cadastro único de pessoas físicas e jurídicas permite que clientes, fornecedores, parceiros, pessoas e empresas em geral, possam ser cadastradas no sistema. O cadastro pode ser completo, com todas as informações importantes ou resumidamente, com dados mínimos. O cadastro pode ser centralizado num único departamento, responsável pela manutenção periódica das informações. Através de senha podem ser definidos critérios de manutenção, como: criação, alteração, exclusão e outros. Determinados usuários podem apenas utilizar as informações sem incluir ou alterá-las, garantindo a qualidade e exatidão da informação armazenada. Cliente / Caso Sistema totalmente compatível com o conceito “Cliente/ Caso” – característica que está se consolidando como uma das melhores práticas de gestão de relacionamentos com os clientes dentro de um escritório de advocacia. Smart Billing Funcionalidades envolvendo os módulos Financeiro e Time-Sheet. Automatizam todo o processo de faturamento. Ótimo para gerenciar com maior segurança e agilidade o faturamento de honorários e despesas dos médios e grandes escritórios de advocacia. Abrange as áreas de consultoria, contenciosa, execução de serviços tabelados de Propriedade Intelectual, adiantamentos a colaboradores, adiantamentos de clientes, pagamento de despesas, faturamento, contas a receber, contas a pagar e controles bancários.

Pagamentos Parciais e Renegociações Controle dos pagamentos parciais e apuração do saldo final. Facilidade no controle de renegociações e prorrogações. Contas Bancárias e Movimentações Lançamentos efetuados por conta, com apuração atualizada do saldo. Movimentações do período podem ser visualizadas facilmente. Conta Caixa Controle da movimentação do caixa. Conciliação Bancária Rotina para agilização da conciliação bancária. O extrato do banco é confrontado com os lançamentos realizados. Autorizações de Pagamentos Controle e emissão de autorizações de pagamento. Pode ser definido o fluxo de aprovação e ordem dos aprovadores. Smart Tickets Integração com impressoras térmicas de emissão de cupons não fiscais. Ótima funcionalidade para diminuir custos de impressões em documentos internos – autorizações de pagamentos, efetivações de adiantamentos aos colaboradores, extratos de despesas incorridas pelos colaboradores, comprovantes de prestações de contas, etc. Possibilita ainda, a flexibilidade nos tipos de formulários. Os dados que são impressos pelo sistema são configuráveis. Lançamentos no Caixa/Bancos Facilidade na execução e controle de lançamentos em Caixa ou em Bancos, bem como transferências entre contas.

Ocorrências em Títulos Além dos controles normais de pagamentos e recebimentos, totais ou parciais, o sistema permite que todas as ocorrências com títulos possam ser gravadas com data e informações relevantes, mantendo um histórico perfeito e facilitando a tomada de decisão sempre que necessário.

Plano de Contas Financeiro Os lançamentos são classificados de acordo com o plano de contas financeiro. Emissão de balancetes financeiros, com total de despesas e receitas por conta e apuração dos resultados. Ligação com o plano contábil, para geração automática dos lançamentos. Os balancetes financeiros podem ser emitidos e analisados antes da apuração contábil final.

Juros e Descontos Controle dos juros a receber e a pagar, cálculo de acordo com os dados informados. Podem ser ainda informados descontos e outros abatimentos.

Centros de Custos Os lançamentos podem ser classificados por Centros de Custos para apuração dos resultados e emissão dos balancetes financeiros por centros de custos.

Títulos Vencidos e a Vencer Consulta fácil e rápida com controle eficaz e eficiente dos títulos vencidos e a vencer.

Regimes de Caixa ou Competência O sistema possui relatórios que demonstram o resultado financeiro através do regime de caixa e também através do regime de competência. A visualização pode ser por conta financeira ou por centro de custo, com totalizações em cada nível dos respectivos planos.

previsões Podem ser lançados valores a pagar e a receber como previsões, influenciando o fluxo de caixa. No recebimento do documento, as previsões poderão ser alteradas e confirmadas.

Fluxo de Caixa Fluxo de caixa com base no plano de contas financeiro.

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Emissão de Bloquetos Emissão de bloquetos com códigos de barras personalizados para os diversos bancos. TRibutos Cálculo e controle de tributos, retidos ou não, como IRRF, ISS, PIS, COFINS e CSLL. Remessa e Retorno Ligação com os bancos no padrão CNAB400 e Febraban240, para o envio e retorno de recebimentos e pagamentos eletrônicos. Integração com a Contabilidade Geração automática do movimento contábil, de acordo com parâmetros inseridos no sistema. Reembolso de Despesas As despesas realizadas e que devem ser reembolsadas pelo cliente são faturadas com notas de débito para ressarcimento dos gastos efetuados. Controle eficaz e eficiente, na recuperação dos valores. Na configuração pode-se pré-determinar as naturezas de despesas que são faturáveis contra cada cliente. Limites diários e/ou por ocorrência de despesas que o cliente aceita. Faturamentos indevidos dos reembolsos de despesas são evitados. Faturamento de Serviços Tabelados Funcionalidade especial para apuração de faturas de serviços cujos preços são tabelados. Conceito muito utilizado em escritórios especializados em Propriedade Intelectual. Adiantamentos Controle dos valores entregues aos colaboradores, obedecendo a um fluxo de aprovação. As despesas podem ser digitadas e o saldo a receber ou a pagar controlado pelo sistema. O controle também se estende à Clientes e Fornecedores. Cheques Permite o gerenciamento de cheques emitidos e recebidos com baixa automática, pré-datados e descontados, controle de numeração e impressão de cheques, sendo totalmente integrados ao sistema financeiro de contas a receber e a pagar.

Faturamento e Pré-Faturamento As receitas podem ser lançadas como pré-faturamento, onde o sistema permite aglutinar, visualizar e alterar as informações antes de serem faturadas. O sistema dispõe de modelos padrões de nota fiscal e de reembolso, que podem ser personalizados de acordo com a necessidade do cliente. A emissão pode ser realizada em impressoras laser, em regimes especiais, e também em impressoras matriciais. Notas Fiscais Eletrônicas Emissão de notas fiscais de serviços eletrônicas (NFS-e) através do intercâmbio de informações com os sistemas das prefeituras. Esta integração já está homologada para novos municípios. Outros são incluídos sempre que necessário. Boletos e Extratos Anexos à Fatura Inclusão automática de relatórios e boletos dentro da fatura. Esta inclusão é feita no mesmo arquivo PDF, em página subsequente à nota fiscal/nota para ressarcimento de despesas. Desta forma é detalhado claramente o Time-Sheet faturado, as despesas incorridas no período, etc. A transparência ao cliente é feita sem controles manuais/paralelos do departamento Administrativo/Financeiro. Faturamento Internacional Emissão de faturas diferenciadas (Invoices) em moeda e idioma estrangeiro, com os controles pertinentes. Pagamento Eletrônico O pagamento de tributos (impostos, taxas e contribuições), TED, DOC, e títulos pode ser feito de forma simples e rápida, através do intercâmbio eletrônico de dados com o banco. E-mails automáticos que avisam o vencimento de títulos a Pagar e a Receber. O sistema permite configuração para enviar e-mails automaticamente, avisando o vencimento de títulos a pagar e a receber. Notas Fiscais de Entrada Gerenciamento e controle das notas fiscais de fornecedores, calculando tributos e gerando títulos automaticamente no contas a pagar. Relatórios Diversos relatórios podem ser emitidos. Podem ser aplicados filtros criados pelos usuários. O formato dos relatórios pode ser: PDF; XLS do Excel ou DOC do Word, da Microsoft. Podem ser visualizados no navegador, impressos ou enviados aos clientes.

Projetos Os lançamentos podem ser classificados por projetos, auxiliando a apuração de resultados e possibilitando a visão dos balancetes financeiros por projeto. Ordens de Faturamento Ao criar uma ordem de faturamento, o sistema gera as faturas conforme as regras dos contratos dos clientes e aprovação prévia dos responsáveis. As faturas são disparadas automaticamente aos clientes através de e-mail ou disponibilizados para impressão em lote e envio pelos correios.

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PROPRIEDADE INTELECTUAL Permite o perfeito acompanhamento e controle de Marcas, Patentes, Desenhos Industriais, Contratos de Averbação, Direitos Autorais e Domínios. Leitura das Revistas / Análise de Colidências As revistas no formato eletrônico podem ser obtidas no site do INPI e fornecidas ao sistema, que faz a leitura e a análise das colidências. Durante a leitura da revista, os processos e seus andamentos são cadastrados automaticamente no sistema. Ao efetuar a análise das colidências, os despachos que podem interessar ao escritório/ departamento são apontados. Nacionais e Internacionais Marcas, Patentes e Desenhos Industriais, nacionais e internacionais. Agendamento de Providências Agendamento de providências conforme despacho publicado em revista (RPI). Os eventos e as providências são lançadas automaticamente no ato da leitura da revista. Eventos e Providências Automáticas São lançadas automaticamente as providências necessárias, dependendo do evento ocorrido e parametrização realizada pelo usuário. Datas Controle de datas de vencimento, de concessão, de vigência, de proteção e prorrogação. Retribuições Anuais Controle de vencimento de retribuições anuais. Colidência Análise de colidência entre as revistas de marcas e de patentes do INPI com os registros acompanhados pelo departamento/escritório. A Fácil presta o serviço de leitura antecipada da revista para correção de eventuais inconsistências que impeçam sua leitura adequadamente.

Formulários no padrão do INPI Emissão de formulários em Word (da Microsoft) nos modelos fornecidos pelo INPI. Preenchimento automático de informações. Buscas e Registros Controle de buscas e registros. Classificação de marcas Classificação de marcas IN51 e acordo NICE. São armazenadas as descrições padrão e personalizada, facilitando o preenchimento automático dos formulários do INPI. Controle de Participantes Controle de todos os participantes: clientes, interessados, correspondentes, inventores, engenheiros e outros. Armazenamento de Arquivos Armazenamento de arquivos, imagens e e-mails. Controle de Orçamentos Anuais Podem ser lançadas as previsões anuais com desembolsos previstos e o sistema faz o lançamento do realizado. Podem ser emitidos mapas comparativos do previsto com o realizado. Tabela de Preços Cadastramento dos agentes e dos preços e taxas cobradas. Nacionais e internacionais. Na realização dos serviços o sistema sugere o agente com menor custo, considerando todos os serviços que serão realizados. Relatórios Diversos relatórios podem ser emitidos. Podem ser aplicados filtros criados pelos usuários. O formato dos relatórios pode ser: PDF; XLS do Excel ou DOC do Word, da Microsoft. Podem ser visualizados no navegador, impressos ou enviados aos clientes.

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requisições

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As requisições de serviços realizadas junto ao departamento jurídico/escritório por outros profissionais da empresa podem ser feitas via sistema. Logins sob Demanda Possibilidade dos próprios usuários se cadastrarem no sistema para utilizar o módulo de Requisições. A única exigência neste caso, é que o profissional tenha um e-mail válido nos domínios pré-configurados (@nome_ da_empresa.com, por exemplo). O acesso ao sistema é garantido a todos os interessados, sem comprometer a segurança. Ótima funcionalidade quando a empresa não possui um sistema centralizado de Logins (AD, LDAP ou SSO), mas quer disponibilizar o módulo de Requisições para centenas de usuários. Existem ainda, meios de integrar o sistema com softwares de RH, para assim inativar contas de colaboradores que não estejam mais na empresa. Alertas via e-mail Além de todos os controles presentes em telas e relatórios, o Espaider permite que alertas sejam configurados para serem enviados via e-mail, em diversos tipos de ocorrências. O requisitante e o responsável são avisados da entrada de requisições ou da resposta de requisições postadas no sistema. Diversos Serviços As requisições podem ser classificadas por tipo de serviço: contratos, cartas, pareceres, procurações e outros que podem ser configurados. Para cada tipo de serviço o usuário deve preencher os dados correspondentes e necessários para a resposta do departamento jurídico/ escritório.

Histórico Automático O sistema mantém um histórico com data, hora e andamento realizado. Documentos Anexados Podem ser anexados quaisquer tipos de documentos em Requisições. Fluxos de Informações Diferenciados Podem ser customizados fluxos de trabalho diferenciados de acordo com a necessidade do departamento jurídico/escritório. Diversas parametrizações são possíveis. Alguns exemplos: fluxos distintos de acordo com o tipo de serviço e níveis de alçada; etapas de cada fluxo, inclusive, indicando as pessoas responsáveis por cada etapa; informações que devem ser preenchidas em cada etapa; ações que podem ser tomadas em cada etapa; etc. Aprovações via e-mail As aprovações podem ser realizadas por e-mail. Bastante útil quando o fluxo exige aprovação da presidência e/ ou diretoria da empresa. As aprovações ficam registradas no sistema, sem que estes usuários precisem receber treinamento, dispor de login e senha, etc. O controle de acesso é diferenciado, permitindo o acesso à aprovação apenas ao destinatário do e-mail. Relatórios Diversos relatórios podem ser emitidos. Podem ser aplicados filtros criados pelos usuários. O formato dos relatórios pode ser: PDF; XLS do Excel ou DOC do Word, da Microsoft. Podem ser visualizados no navegador, impressos ou enviados aos clientes.

BIBLIOTECA Cadastramento de livros, isolados ou em coleções, artigos, CD’s e outros. Com dados de registro, título, mídia, coleção, fascículo, volume, edição, ano, ISBN, tombo, editora, imagens de capa e dorso, capítulos e número de páginas. Imagens Informações para arquivo de imagens de capa e dorso. Controle de Empréstimos e Movimentações Tipo de evento, data, usuário, prazo e data prevista de retorno e data do retorno efetivo. Cadastros Autores, editoras e assuntos. Pesquisa fácil e rápida por esses argumentos. Catalogação Catalogação estruturada. Localização. Pesquisa Pesquisa fácil e rápida de itens por autor, editora, assunto, capítulo, verbetes ou palavras chaves.

Etiquetas Impressão de etiquetas para identificação de itens. As etiquetas podem conter códigos de barras para agilizar o registro de empréstimos e devoluções. Assinaturas Controle de assinaturas de itens com avisos de vencimentos. Solicitações de itens Controle de solicitações de itens feitas para a biblioteca, com solicitantes em espera e ordem de entrada de pedidos. Relatórios Diversos relatórios podem ser emitidos. Podem ser aplicados filtros criados pelos usuários. O formato dos relatórios pode ser: PDF; XLS do Excel ou DOC do Word, da Microsoft. Podem ser visualizados no navegador, impressos ou enviados aos clientes.

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TIME-SHEET Permite o cadastramento e a classificação das horas trabalhadas para posterior cobrança ou análise de desempenho. Produtividade As horas são divididas em “Produtivas Cobráveis”, “Produtivas não Cobráveis” e “Improdutivas”. Mapas e relatórios apresentam a produtividade do colaborador e do escritório ou departamento. Aparecem os percentuais de cada tipo em relação a carga horária padrão do período. Pode-se visualizar claramente a carga horária, as horas lançadas, o saldo e o percentual atingido, por colaborador do escritório ou do departamento. Fatura Valorizada Ao final do período o sistema apresenta os extratos/faturas de cada cliente, valorizadas e totalizadas de acordo com o contrato e suas características. O extrato de Time-Sheet é anexado automaticamente à nota fiscal, sem necessitar de operacionalização manual do setor administrativo/financeiro. Valorização das atividades Utilização do conceito de “Tipo de hora” para valorizar o Time-Sheet, permitindo a união de regras de faturamento bem diferenciadas e específicas em uma estrutura única, facilitando o cadastramento das informações contratuais e o faturamento do Time-Sheet. Configurações permitem atender todas as regras de cobrança existentes em um escritório de advocacia. Serviços Tabelados Pode-se optar por trabalhar com serviços cujos preços são tabelados. Funcionalidade muito utilizada em escritórios especializados em Propriedade Intelectual. Inglês ou português - Real ou Dólar A fatura pode ser emitida em inglês ou português, valorizada em real ou dólar ou outra moeda qualquer, configurada para o cliente. No momento do lançamento o sistema informa o idioma do cliente, para que o lançamento seja pertinente. Lançamentos Detalhados ou Resumidos A tela de lançamento é configurada de acordo com a necessidade. Podem ser resumidas para agilizar o lançamento ou completas, com todos os detalhes exigidos pelo usuário.

Fechamento Temporário Após o fechamento de cada colaborador existe a fase de fechamento temporário, onde o supervisor pode analisar e alterar os lançamentos antes da emissão da fatura definitiva. Ajuste de Horas Antes do faturamento podem ser realizadas alterações diretamente na quantidade de horas, ou então, em informação denominada ajuste. Nesses casos, a quantidade de horas é ajustada para mais ou para menos, para efeito de faturamento, mas mantendo-se o valor original inalterado para efeito de estatísticas. Tabela de Categorias O sistema permite que os profissionais sejam divididos em categorias, de acordo com a necessidade do cliente. Estagiário, júnior, pleno, sênior, advogado, sócio, etc. Tabela de Escalas As diversas escalas de horário dos profissionais são cadastradas, para efeito do cálculo automático da carga horária do período. Tabela de Motivos de Indisponibilidade Os diversos motivos de indisponibilidade são cadastrados, para serem lançados em horas improdutivas e produtivas não cobráveis, para acompanhamento do colaborador. No caso de determinadas indisponibilidades, como férias, o sistema preenche automaticamente o Time-Sheet do profissional. Custo da Hora O custo hora de cada profissional pode ser cadastrado para comparação com o valor efetivamente faturado e o resultado auferido. Banco de Horas Controle de banco de horas. As horas podem ser lançadas contra um banco de horas e acompanhadas periodicamente, para verificação do saldo disponível. Relatórios Diversos relatórios podem ser emitidos. Podem ser aplicados filtros criados pelos usuários. O formato dos relatórios pode ser: PDF; XLS do Excel ou DOC do Word, da Microsoft. Podem ser visualizados no navegador, impressos ou enviados aos clientes.

MÓDULOS


ARTIGO | 49

marco Aurélio beber

SMART REpORT

nOvAs OpçÕEs Em RELATÓRIOs EXcLusIvOs

A Fácil sempre trabalhou fortemente para permitir que as informações do Espaider pudessem ser extraídas através de bons relatórios. O sistema já nasceu com um ótimo gerador de relatórios. Através dele, consultores especializados ou usuários treinados podem criar novos relatórios ou alterar os já existentes com facilidade, redefinindo leiautes, incluindo e suprimindo campos. Além disso, este gerador emite o relatório em formato PDF, o que facilita a visualização em qualquer computador. Também no início do desenvolvimento do Espaider, agregamos componentes que nos permitiram desenvolver relatórios nativos para os aplicativos Excel e Word, da Microsoft. Desta forma, o relatório gerado pode ser trabalhado pelo usuário, aproveitando todo o potencial destas ferramentas. Assim, com estas soluções e aproveitando as sugestões de diversos clientes, criamos centenas de relatórios. Os mais variados modelos estão à disposição dos usuários do Espaider. Contudo, percebemos que a demanda por novos relatórios só aumentava. As necessidades das organizações mudam rapidamente. Um relatório que é bom hoje, pode ser incompleto amanhã, ou conter informações que não são mais necessárias. Tendo esta visão, decidimos desenvolver uma solução nova. A ideia era simples: permitir que os usuários escolhessem rapidamente os campos a serem impressos, no momento da emissão do relatório. O sistema passou a gerar uma listagem com os dados escolhidos. Esta listagem pode ser visualizada

Marco Aurélio Beber

Programador de Sistemas - Fácil

em tela ou exportada para o Microsoft Excel, possibilitando assim, a mineração e/ou reorganização das informações. Denominamos esta funcionalidade de “Relatórios HTML”. O impacto nos clientes foi muito positivo. Os usuários ganharam bastante agilidade para extrair informações operacionais, e até mesmo, montar mapas gerenciais. Desta experiência positiva, tiramos a ideia para desenvolver uma nova e poderosa ferramenta. Chama-se “Smart Report”. Ela segue a lógica dos “Relatórios HTML”, mas com as seguintes inovações: u

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O usuário pode unir informações de vários cadastros no mesmo relatório. Extrair dados de campos de processos, andamentos, providências e pedidos no mesmo relatório, por exemplo. A escolha destes dados é simples e a visualização do resultado é clara. Ao unir vários cadastros, os subtotais pertinentes também podem ser demonstrados na listagem. É mais uma opção para o usuário. A nova ferramenta permite a escolha de qualquer informação do sistema, inclusive daquelas que dependem de filtros especiais. Por exemplo: é possível incluir no relatório valores de processos atualizados até determinada data histórica. Neste caso, quando algum destes campos é selecionado, o filtro do relatório solicita qual data histórica o usuário deseja. O relatório é gerado de forma nativa para o Microsoft Excel. Um Core inteligente de organização das informações foi incorporado. O relatório resultante varia de acordo com o objetivo do usuário naquele momento. Os dados são distribuídos da melhor forma possível para visualização em tela, para impressão em papel, ou para que o usuário trabalhe com o “Auto-filtro” do Excel, da Microsoft.

O Smart Report está disponível na nova versão do Espaider (5.0).

SMART REPORT


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ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS ElETRôNICOS O Espaider facilita o arquivamento de documentos através de funcionalidades especiais: lIGAÇãO DIRETA ESpAIDER x MICROSOFT OUTlOOk

Uma grande quantidade de e-mails precisa ser arquivada em pastas correspondentes, sejam de processos, contratos, propriedade intelectual ou outros. Normalmente esses e-mails eram impressos em papel e enviados para o arquivo. Com o Espaider, isto não é mais necessário. A Fácil fornece um Add-On que liga o Outlook da Microsoft com o Espaider. Desta forma, o usuário arquiva facilmente e-mails em pastas do Espaider. Basta clicar em um botão denominado Arquivar, que é acrescentado na tela do Outlook. Em seguida, o usuário escolhe o local do Espaider onde deseja anexar o e-mail. Pronto: uma cópia do e-mail fica armazenada no sistema. Imediatamente se torna disponível para outros usuários que tiverem permissão para acessar a pasta. Outra característica do Add-On do Espaider resolve um grande problema: os e-mails enviados acabam ficando somente na caixa de quem os manipula, podendo ser perdidos em caso de problemas nestas caixas de e-mail. Para resolver esta situação, o Outlook pode ser configurado para que e-mails enviados somente saiam da caixa de saída depois que o usuário fizer o arquivamento.

SMART SCANNING

O Espaider tem ligação direta com equipamentos de captura de imagens. Esta funcionalidade elimina a necessidade dos documentos serem primeiramente armazenados em disco para depois serem anexados ao sistema. Agilidade e diminuição de erros de arquivamento são benefícios imediatos.

SMART UplOADER

Em determinados escritórios ou organizações, a quantidade de documentos eletrônicos a serem arquivados é bastante elevada. É comum também que o escritório ou empresa faça mutirões para digitalizar documentos antigos, gerando milhares de documentos eletrônicos que devem ser arquivados organizadamente num curto espaço de tempo. Para resolver esse problema, o Espaider dispõe de uma rotina especial denominada Smart Uploader. O Espaider localiza o documento eletrônico no disco rígido e faz automaticamente o arquivamento no local adequado. O arquivo anexado ao sistema é marcado como arquivado, podendo ser eliminado. Essa rotina pode ser agendada para ser executada em horários com menos fluxo de acesso ao sistema, à noite, por exemplo, para não sobrecarregar a rede. Esse agendamento permite ainda, que o sistema continue performático para os usuários durante o dia, evitando qualquer peso adicional por causa dos arquivamentos em série. Essa funcionalidade pode ser utilizada regularmente, caso o cliente opte por utilizá-la no dia a dia. O usuário disponibiliza o arquivo num diretório e sabe que em determinado horário o próprio sistema fará o arquivamento.

e-mails direTamenTe do espaider

A partir das telas do Espaider o usuário pode enviar e-mails e já mantê-los arquivados no sistema. Não precisa recorrer ao seu programa de e-mail tradicional. Além disso, pode anexar ao e-mail a ser enviado, arquivos que já estejam em formato eletrônico no sistema. O usuário ganha agilidade em suas tarefas.

Hains, Luiz, Alexandre, Anderson, Ulisses, Henrique e Rafael

ESPAIDER 5.0


QUEM USA ESPAIDER, TEM DIREITO À TRANQUILIDADE. Você só está tranquilo quando tem certeza de que todas as coisas estão funcionando direito, mesmo na sua ausência. Nós também pensamos assim. Por isso desenvolvemos uma solução em gestão jurídica totalmente segura, eficiente e dinâmica para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos.

O Espaider é uma solução para gestão jurídica desenvolvida com tecnologia 100% brasileira.

www.facil.com.br | comercial@facil.com.br Matriz 47 3328.2929 | Filial São Paulo 11 3262.1890

A força da Assessoria Juridica  

6ª Edição

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