Revista Gestão Jurídica - 9ª ed. - ano 2018 - Fácil | Espaider

EDITORIAL 30 ANOS DE PRODUTIVIDADE O Sistema de Gestão Jurídica Espaider conquistou a confiança e a preferência de advogados e profissionais ligados ao direito por reunir características tecnológicas exclusivas que garantem maior eficiência, agilidade e produtividade aos escritórios de advocacia e departamentos jurídicos.

O Espaider é utilizado hoje por milhares de profissionais entre advogados, seus clientes e auxiliares.

Está presente em centenas de empresas e escritórios.

Dentre os departamentos jurídicos destacam-se empresas como: AkzoNobel, Aliança Energia, Ambev, Aperam, Avon, Azul Linhas Aéreas, Cia. Hering, Coca-Cola Femsa, Dell, Electrolux, Fertilizantes Heringer, Fiat Automóveis, Gerdau, Grupo Vipal, Grupo Wilson Sons, International Paper, Karsten, Latam Linhas Aéreas, Natura, O Boticário, Paranapanema, Rede Globo, Sapore, Teka, Tigre, Uol, Usiminas, Vale, VLI Logística, Volvo, Votorantim Metais e Xerox.

Dentre os escritórios destacam-se advocacias como: Caruncho & Pimenta Advogados Associados, Coutinho Lacerda Rocha Diniz & Advogados Associados, Dias e Pamplona Advogados, Frank Peluffo & Advogados, Gaia Silva Gaede Advogados, Guazzelli & Torrano Advogados Associados, Gusmão e Labrunie, Hess & Arend Advogados, Kincaid Mendes Vianna Advogados, LTSA - Lebrão Topal Simões Andrade Advogados, Martinelli Advogados, Pimentel & Rohenkohl Advogados Associados, Pipek Penteado e Paes e Manso Advogados Associados, Rayes & Fagundes Advogados Associados, RGF - Roner Guerra

Fabris Advogados Associados, Rolim Viotti & Leite Campos Advogados, Sanchez & Sanchez Advogados Associados, SL de Costa Savaris e Advogados Associados, Souto Correa Cesa Lummertz e Amaral Advogados Associados e TWL Advogados Associados.

A história do Espaider tem início há 30 anos, com a fundação da empresa Fácil, na cidade catarinense de Blumenau, em 1987.

A empresa desenvolveu um processador de textos que em sua fase de testes teve um advogado como colaborador e primeiro usuário. Ele contribuiu com as primeiras sugestões para seu aperfeiçoamento.

Outros advogados se interessaram e passaram a sugerir funcionalidades. O pioneiro processador de textos logo ganhou versões específicas para advogados.

Em 2017 o Espaider completa 30 anos de história como um produto maduro, completo e eficiente.

E o que é melhor: continua colaborativo, acolhendo sugestões dos usuários para aperfeiçoamentos e customizações.

Esta edição da revista Gestão Jurídica é dedicada a todos os nossos usuários, os novos e mais antigos, os escritórios de advocacia e os departamentos jurídicos, e também aos nossos colaboradores, que conosco trilharam estes 30 anos de permanente evolução, sempre com foco na produtividade como ferramenta indispensável para o melhor atendimento às demandas dos clientes.

Muito obrigado!

EQUIPE FÁCIL

Índice

ARTIGOS Fácil 30 anos - Da pedra polida à inteligência artificial .................................................. 06 PARKER - Inteligência artificial, aprendizado de máquina .......................................... 10 Análises gerenciais .................................................................................................................................................... 15

CASES

Alertas e notificações pop-up além do e-mail ........................................................................... 24

Pimentel & Rohenkohl Advogados Associados - Advocacia com perfil empresarial .......... 19

Diálogo entre sistemas ........................................................................................................................................ 30

AkzoNobel Tintas Decorativas - Juridicamente sustentável ............................................................................. 26

O perigo mora nos detalhes ........................................................................................................................... 39

TWL Advogados Associados - Foco em empresas ....................................................................................................... 35

Gerenciamento de arquivos digitais ...................................................................................................... 43

Martinelli Advogados - Cliente como base de tudo ........................................................................................................ 53

Custam mais caro, demoram mais e fazem menos do que se espera .......... 49 Algumas novidades do Espaider 6.0 ..................................................................................................... 57

Editorial - 30 anos de produtividade

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DA PEDRA POLIDA À INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL Entrevista com o Diretor-Presidente da Fácil - Carlos José Pereira Em tecnologia os tempos são contados de forma diferenciada. A evolução é constante e vertiginosa. Estamos falando de menos de oitenta anos desde a criação do primeiro computador. O chamado cérebro eletrônico era um burro vagaroso se comparado ao smartphone atual.

Quando a Fácil foi criada, em 1987, ainda estávamos na idade da pedra polida, pois boa parte do que temos hoje não existia ou não estava disponível para os mortais em grande escala.

Não é simples para uma empresa de tecnologia manter-se viva num mercado tão competitivo e inovador.

Em entrevista à Gestão Jurídica o diretor-presidente e sócio-fundador da empresa, Carlos José Pereira (59), profissional de informática desde os 18 anos, aponta os principais marcos e motivos pelos quais a empresa conseguiu, não somente manter-se, mas liderar em soluções para a advocacia, continuando a sua trajetória em busca da consolidação dessa posição e da ampliação dessa liderança.

GESTÃO JURÍDICA – POR QUE A FÁCIL ESTÁ NO MERCADO DE ADVOCACIA? Carlos José Pereira – Nosso primeiro produto foi um processador de textos. E foi um sucesso. O Fácil vendeu milhares de cópias entre 1987 e 1993. Ganhamos muitos prêmios nesse período.

O produto era inovador e concorria muito bem com os principais editores de textos importados, principalmente americanos. Era mais barato, mais fácil de ser utilizado, dai o nome “Fácil”, e funcionava em português, aceitando acentuações, cedilhas e separações de sílabas, coisa que os estrangeiros sofriam uma enormidade, pois apresentavam um sotaque funcional imenso.

Era uma epopeia conseguir colocar um til ou um acento agudo em uma palavra, se estivéssemos escrevendo um texto com um editor americano. Dentre os usuários de nosso processador de textos, os advogados eram a grande maioria. Aproveitamos essa clientela e começamos a fazer outros produtos para esse público. Dentre eles o sistema de gestão.

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GESTÃO JURÍDICA – NESSE PERÍODO PASSAMOS POR DIVERSAS MUDANÇAS EM TERMOS DE HARDWARE E DE SISTEMAS OPERACIONAIS. COMO A FÁCIL SE REESTRUTUROU NESSA ÉPOCA? Carlos José Pereira – O Fácil começou em DOS, depois tivemos que reescrevê-lo para Windows. Foi em Windows que escrevemos nosso primeiro produto para gestão, chamado Fácil Jurídico. Depois vieram os bancos de dados e a necessidade de os produtos serem cliente/servidor. Novamente tivemos que reescrever tudo. Chamamos o sistema de gestão de Fácil Processos. Com o advento da web tivemos que reescrever tudo novamente e em 2003 lançamos o Espaider.

GESTÃO JURÍDICA – ENTÃO PODEMOS DIZER QUE FOI ESSA ADEQUAÇÃO TECNOLÓGICA QUE MANTEVE A FÁCIL COMPETITIVA NO MERCADO? Carlos José Pereira – Também. Obviamente, se somos uma empresa baseada em tecnologia, é natural que procuremos estar atualizados. Embora isso não pareça ser verdade para todas as empresas de sistemas. Algumas não conseguem essa atualização constante. Pecado que custa muito caro.

Mas não é somente isso que garante o sucesso de uma empresa. Existe um conjunto de fatores que atuam juntos e que são fundamentais para sustentarem uma operação no longo prazo.

Assim é a informática. Em determinado momento pode haver a necessidade de uma mudança radical.

Apenas a tecnologia, por si só, não atende às demandas dos clientes.

A empresa precisa, antes de mais nada, antever para onde o mercado caminha, coisa que não é simples.

Nunca sabemos se é uma moda passageira ou uma tendência. Para estarmos uptodate em termos de tecnologia, é necessário que, dois anos antes, a empresa inicie os investimentos na direção certa, para não perder o bonde. Neste momento estamos finalizando a versão que sairá este ano, na qual estamos trabalhando há muitos meses, e já iniciamos os trabalhos para a nova versão que será lançada nos próximos 15 meses. É uma evolução constante.

Ela é um substrato fundamental para os sistemas, é um conjunto de ferramentas básicas e genéricas.

Mas ao final, é o sistema que realmente irá automatizar atividades, interagir com o usuário e ajudar a resolver suas demandas. Eu diria que o fato de construirmos um sistema que dá as respostas que os usuários esperam, principalmente adequando-se às suas preferências e características, melhorando a produtividade na execução de suas tarefas diárias, sobre uma tecnologia atualizada, e suportando esse sistema ao longo do tempo com um excelente Fácil 30 anos - Da pedra polida à inteligência artificial

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serviço de atendimento, atuando sempre próximo do usuário, é o que nos manteve sendo os preferidos para o mercado jurídico.

Além disso, a Fácil se especializou nesse mercado.

Esse também é um diferencial importante, quando comparamos com empresas que atendem diversos segmentos, tentando obter uma extensão de linha que parece funcionar para a empresa, mas não para o cliente final.

GESTÃO JURÍDICA – POR QUE O NOME ESPAIDER? Carlos José Pereira – Ainda na época do Fácil Processos, no início dos anos 2000, ao falar com um advogado, nosso cliente, em visita ao escritório – vale salientar que esse escritório é nosso cliente desde 1995 – já utilizou o Fácil Jurídico, o Fácil Processos e agora utiliza o Espaider – ele me disse: “esse nome do teu produto está errado. Fácil Processos dá a ideia de um produto que atende somente processos e não outros aspectos da gestão do escritório”.

Voltei para a empresa e ao pensar mais detidamente concordei com a crítica.

Com o advento da web precisávamos novamente reescrever o produto. Fazer tudo de novo. Aproveitamos então para mudar o nome. Web é também “teia” em inglês. Que remete a aranha. Começamos por desenvolver uma base para o sistema que denominamos de Quellon, nome de uma aranha do sul do Chile. Então decidimos que um bom nome, para o sistema que seria construído sobre essa ferramenta, seria Spider. Mas esse nome estava bem difundido mundialmente e não teríamos condições de registrá-lo. Acrescentamos duas letras e aportuguesamos.

Acho que de início causava uma certa estranheza.

Talvez hoje eu não aprovasse experiência semelhante, mas atualmente nossa marca é amplamente conhecida e tem mais vantagens que desvantagens.

Assim tudo o que fizéssemos no produto não estaria limitado ao nome e tudo teria que ser web.

Na época queríamos fugir de uma tendência de nomes de produtos para a área jurídica baseados em expressões latinas. Data venia, não temos nada

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Fácil 30 anos - Da pedra polida à inteligência artificial

contra nomes desse tipo, apenas queríamos, a priori, lato sensu, nos diferenciarmos, pois entendíamos que nosso produto, como ficou demonstrado, era também diferente. Assim estávamos resolvendo várias questões ao batizarmos de Espaider.

GESTÃO JURÍDICA – GOSTARÍAMOS QUE O SENHOR FALASSE UM POUCO DO DATACENTER. COMO SURGIU? Carlos José Pereira – Lançamos o datacenter oficialmente em 2003. Temos que lembrar que nessa época não se falava em nuvem. O que percebíamos é que o nosso sistema era web, mas nossos clientes tinham dificuldade de publicá-lo para acesso externo. Pelos mais diferentes motivos. Principalmente os escritórios de menor porte ou departamentos jurídicos subordinados ao departamento de tecnologia da empresa, que não permitia ou não demonstravam disposição de manter sistema diferente em ambiente que consideravam inseguro.

Então começamos a oferecer esse serviço de hospedagem e deu certo.

“A Fácil quer continuar atendendo o mercado jurídico.

Quer evoluir junto.”

Fomos aprendendo e investindo ao longo do tempo.

Hoje temos uma estrutura que compete em pé de igualdade com os serviços mundiais do gênero, com certificação ISAE-3402, para atender exclusivamente a hospedagem de nossos sistemas. Esse é o grande diferencial. Tudo está voltado para os nossos sistemas. Inclusive os serviços de atualização de versões, gerenciamento de backups e outros.

Com isso o preço é extremamente competitivo.

Quando o cliente coloca na ponta do lápis, verifica que hospedar conosco é sempre mais econômico.

Seja em relação às suas instalações, que nesse caso

é o pior cenário, seja em relação a outras ofertas de mercado, que oferecem hospedagem, mas não têm outros serviços de atendimento agregados. Fazemos investimentos constantes em nosso datacenter e atualmente sabe-se que o futuro é essa utilização de serviços de hospedagem em servidores externos, que chamamos genericamente de nuvem. A Fácil quer continuar a prestar esse serviço e sempre de uma forma competitiva.

GESTÃO JURÍDICA – E COMO ESTÃO OS PREPARATIVOS PARA OS PRÓXIMOS 30 ANOS? Carlos José Pereira – A Fácil quer continuar atendendo o mercado jurídico. Quer evoluir junto. Uma primeira providência é que estamos preparando a sucessão. Já iniciamos um processo que vem se desenrolando. Tudo está bem encaminhado para que a empresa se mantenha bem administrada. Nesse momento também estamos investindo em tecnologias de Inteligência Artificial que deverão dominar o cenário nas próximas décadas.

GESTÃO JURÍDICA – FALANDO EM IA (INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL) COMO O SENHOR VÊ ESSA TECNOLOGIA? REALMENTE CAUSARÁ DESEMPREGO NA ÁREA JURÍDICA?

zado com eficácia e eficiência e onde, por enquanto, não vejo substituto, deixando para os agentes automatizados àquelas tarefas que podem ser realizadas até com mais eficácia e eficiência que um ser humano, mas que não são as tarefas nobres da advocacia.

Além disso, cada escritório ou advogado, poderá ter agentes automatizados que são ensinados nas características e peculiaridades daquela organização, mantendo diferenciais de conhecimento importantes para o exercício dessa atividade nobre. Ajudantes muito espertos que facilitarão principalmente as tarefas de pesquisas e adequações de casos ao contexto que se apresenta. Em breve esses agentes automatizados começarão a entrar nas vidas dos profissionais, mas esses profissionais logo verão que são ferramentas excelentes e não competidores.

Nesse momento, alguns profetas se expressam de forma a pintar um céu em termos de aplicação da IA, falando de cenários imaginários, mas devemos refletir e fazer aplicações otimizadas para os problemas concretos que enfrentamos atualmente e nesse sentido, sim, serão muito úteis.

Carlos José Pereira – A automatização de processos chegará a um nível nunca antes imaginado. Atividades que pensávamos que poderiam ser realizadas somente por seres humanos serão realizadas por agentes automatizados. E obviamente atingirá também a área do Direito.

Mas devemos ir com calma. Primeiramente temos que pensar que exemplos que vem de fora devem ser analisados à luz do direito comparado. Muitas das automatizações realizadas não servem para todos os países. Além disso, IA é um termo muito genérico e as pessoas tendem a achar que estamos chegando ao famoso cérebro eletrônico, mas estamos longe disso.

O Direito é complexo e muito ligado ao sentido.

Necessitará ainda por muito tempo do sistema psíquico. A boa notícia é que o advogado se fixará cada vez mais em sua atividade, onde pode ser utili-

Carlos José Pereira Diretor-Presidente - Fácil

Fácil 30 anos - Da pedra polida à inteligência artificial

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PARKER

Inteligência Artificial Aprendizado de Máquina

Diretor-Presidente da Fácil - Carlos José Pereira 2018 – ANO DE NASCIMENTO DO PARKER

É com prazer que anunciamos o PARKER, o ferramental construído pela Fácil para aplicar tecnologias de aprendizado de máquina aos seus produtos.

Aos poucos os produtos da Fácil serão permeados com rotinas de Inteligência Artificial.

MODELOS PERSONALIZADOS Para aprender, o PARKER precisa acessar os dados dos clientes e gerar modelos personalizados para cada um deles. À medida que os dados dos clientes mudam, refinamentos nos modelos são necessários. Periodicamente as bases de dados dos clientes que utilizam o PARKER, são verificadas e os modelos atualizados.

O PARKER atualiza todos os modelos de cada cliente, para que os demais produtos da Fácil possam utilizá-los. O PARKER apreende os padrões e disponibiliza o conhecimento para os demais produtos.

O PARKER GOSTA DE DADOS Aprendizado de Máquina ou Machine Learning, pode ser encontrado com diversos nomes: reconhecimento de padrões, modelagem estatística, mineração de dados, descoberta de conhecimento, análise preditiva, ciência de dados, sistemas adaptativos e outros.

A Fácil decidiu chamar cada nova funcionalidade utilizando o PARKER como análise preditiva de algo, do problema onde a solução será aplicada.

O PARKER foi desenvolvido especialmente para ser utilizado na área do direito, onde tão importante quanto a mineração de dados é a mineração de textos.

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A primeira funcionalidade disponível é a Análise Preditiva de Andamentos.

A partir da base de dados do cliente, utilizando o PARKER, extrai-se conhecimento de como o usuário costuma classificar seus andamentos e cria-se um modelo preditivo.

A partir desse modelo, o Espaider – ERP Jurídico sabe como classificar os andamentos que chegam diariamente dos tribunais e órgãos e classifica-os de acordo com a tabela de eventos do cliente especificamente.

Obviamente, quanto mais andamentos forem colocados à disposição do PARKER, mais conhecimento ele extrairá e mais eficiente será o modelo preditivo que criará. O PARKER gosta de dados e aprende com eles.

IA – INTELIGÊNCIA ARTIFICIAL OU APRENDIZADO DE MÁQUINA (MACHINE LEARNING).

IA é termo genérico e abrangente. Quem se dedica a essa área tem como objetivo dotar os computadores da capacidade de aprender, assim como o ser humano faz. O que temos de mais nobre é a capacidade de aprendizado. Uma aranha faz teias maravilhosas, mas fará teia a vida inteira. Aprendemos muitas coisas genericamente. Dotar os computadores dessa capacidade não é e não será simples.

Machine Learning é um subcampo da IA que nasceu dessa forma de redução de complexidade para atingirmos uma complexidade maior. Um novo tipo de algoritmo, sendo executado em computadores potentes, em redes mundiais, que traz resultados surpreendentes para as organizações.

A área do direito já é, e continuará sendo, assim como outras, uma das grandes atingidas e beneficiadas.

Técnicas resolvem pontualmente problemas reais das pessoas e das organizações. Problemas que antes não eram resolvíveis com algoritmos tradicionais, agora podem ser estudados e resolvidos com esses novos algoritmos.

ALGORITMOS Um programa é um algoritmo composto de diversos outros algoritmos.

Um algoritmo nada mais é do que um conjunto de instruções precisas e estruturadas para serem executadas por um computador. E computador é burro. Executa exatamente sem pensar no que está fazendo. Sendo assim, não podem existir comandos que deixem dúvidas.

“O computador em si não pensa, apenas executa as instruções que foram passadas”

Diante da grandiosidade do desafio, e na busca por esse cálice sagrado, estudos realizados por psicólogos, cientistas e técnicos de TI acabaram se concretizando em tecnologias paralelas, efeitos colaterais desse processo, que começaram a ser utilizadas na prática com bastante resultado.

É importante destacar que nos algoritmos tradicionais o fluxo transcorre da seguinte maneira: dados de entrada, algoritmo e dados de saída. Você digita dois números, o algoritmo soma e emite o resultado.

Técnicas embrionárias de aprendizado. Técnicas que simulam de forma bastante incipiente a aquisição de conhecimento. Que podemos entender como um processo natural evolucionário para atingirmos uma mente artificial. Uma dessas técnicas é o Machine Learning.

Quando falamos em aprendizado de máquina, o fluxo é diferenciado. No momento de aprendizado, entram os dados históricos e o resultado desejado, e um algoritmo produz modelos. No momento de utilização propriamente dita, entram os dados novos e, com base nos modelos previamente produzidos, Parker - Inteligência Artificial

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são gerados os dados de saída. De acordo com as intervenções dos usuários, o algoritmo atualiza os modelos, aperfeiçoando assim seu aprendizado inicial e melhorando as saídas futuras.

Quanto mais dados são processados, mais precisos ficam os modelos. Isso é algo novo para os programadores tradicionais e também para as pessoas comuns. Isso não significa que adquirirão vontade própria. Justamente porque estão sempre ligados aos dados históricos.

PARKER UMA NOVA FORMA DE PENSAR

“Precisamos mudar nossos pensamentos a respeito dos computadores” Computadores nos levam a pensar em cálculos perfeitos e corretos, com totais e regras confiáveis.

Nesses novos tempos precisamos entender que o computador pode fazer sugestões que não estejam cem por cento corretas, ou então que terá dúvidas e solicitará ainda a intervenção de um humano, até que, após diversas vezes, aprenda a nova sistemática.

Justamente por se basear em dados históricos, se um humano vinha classificando errado, e ele aprendeu com esse humano, então classificará errado também. Quando o humano corrigir seu modo de agir é que os dados mostrarão um outro padrão e novos modelos de conhecimento serão criados. Também é possível que não existam dados suficientes para que o PARKER tenha como aprender, e dessa forma não será possível gerar um modelo preditivo confiável.

Quanto mais dados, melhores serão os resultados do modelo preditivo. Nunca será perfeito, dificilmente chegará a ser infalível. A imperfeição está nos humanos. Ainda assim, um agente automatizado poderá classificar melhor que um humano, na média, pois não cansa e não se estressa, não fica com sono e não deixa de perceber certas particularidades que um humano distraído não teria notado em milhares de ocorrências.

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Parker - Inteligência Artificial

Extrair padrões de dados, gerando conhecimento em modelos, é o que chamamos de aprendizado de máquina. E como essas bases mudam de acordo com a demanda, cada cliente terá o seu modelo específico, sem que haja a necessidade de utilizar programadores ou alterações de programa para customizar determinados casos. O cliente tem um sistema personalizado em determinadas funcionalidades através de algoritmos inteligentes.

O sonho e o medo reunidos, de que a IA irá substituir alguns advogados, deve ser postergardo.

Não estamos perto de substituirmos um advogado em sua atividade mais nobre. Devemos lembrar que alguns exemplos citados por artigos veiculados na imprensa devem ser vistos à luz do direito comparado.

Em alguns países é mais simples a criação de árvores de decisão para que se possa atingir modelos peticionais, por exemplo. No Brasil algumas categorias de processos permitirão a utilização desses agentes inteligentes.

Como regra geral podemos dizer que quanto mais um profissional utilizar o seu cérebro, menos risco tem de ser substituído.

Se um profissional trabalha em atividades onde a utilização do cérebro é pequena, sendo o trabalho mais laborioso que intelectual, certamente o PARKER criará modelos que o substituem.

CONHECIMENTOS Até então, todo o conhecimento estava programado explicitamente. Os programadores criavam código para cada solução. A partir do PARKER, partes do sistema solucionarão problemas específicos do cliente com modelos que representam o conhecimento extraído dos dados.

Operações que antes pareciam ser possíveis somente se executadas por seres humanos, serão realizadas por agentes automatizados.

ANÁLISES GERENCIAIS ARTHUR HAMANN PEREIRA Gerente de treinamento, produto e qualidade - Fácil

Quanto mais avançamos na era digital, mais as organizações são pressionadas a tomar decisões rápidas.

Para agravar a situação, o volume e o escopo dos dados armazenados não param de subir. Felizmente, as ferramentas disponíveis para organizar isso tudo também estão evoluindo.

O foco na geração, processamento e aplicação da informação nos trouxe o conceito do Business Intelligence, que passou a cuidar de todo o processo de gestão destes dados para a tomada de decisões.

A Análise Gerencial, por sua vez, pode ser vista como um dos aspectos do Business Intelligence, preocupada com a transformação dos dados coletados em informações e conhecimento relevantes para o negócio.

As ferramentas de BI, por seu custo financeiro e operacional, eram inicialmente empregadas apenas no âmbito estratégico das organizações. A redução dos custos fez com que cada vez mais sejam aplicadas a todas as camadas de decisão.

Uma das características que tornam as análises gerenciais especiais é permitir alterar o escopo dos dados para um nível adequado à tomada de decisões.

Em um indicador ou relatório precisamos antever todos os níveis em que teremos que analisar as informações de antemão. Relatórios muito sucintos podem não ter todos os dados que serão solicitados em uma reunião.

Relatórios muito completos são monstros difíceis de manejar, comprometendo a expressão correta dos dados desejados.

Através dos cubos do módulo Análises Gerenciais (BI), o usuário pode partir de uma visão geral, totalizada dos dados, e inserir níveis e categorias.

Os dados podem ser montados de acordo com as necessidades da situação.

Por exemplo, podemos partir do indicador abaixo, que mostra o nível de atendimento dos prazos contenciosos do departamento:

O módulo de Análises Gerenciais (BI) do Espaider consolida esta tendência, disponibilizando as capacidades de visualização de informações e dados para o departamento ou escritório jurídico, em seus diversos níveis organizacionais.

Ele traz diversas ferramentas para auxiliar o advogado nos aspectos relevantes da análise gerencial, funcionando como híbrido entre relatórios e dashboards, incorporando também ferramentas como os indicadores (KPIs).

Esta é uma informação geral, que não nos aponta muita coisa. Arrastando algumas colunas, classificamos a informação por escritório e podemos comparar seu desempenho: Análises gerenciais

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As listas e informações exportadas podem ser usadas como base para ações posteriores, garantindo que as análises sejam produtivas e contribuam com o negócio.

Um dos fornecedores está um pouco fora da curva.

Arrastamos mais algumas colunas e estendemos a análise no tempo. Agora podemos avaliar seu nível de atendimento ao longo do tempo:

Caso seja necessário apresentar os dados de forma gráfica, o módulo conta com um poderoso motor gerador de gráficos, que pode ser configurado pelo próprio usuário, cubo a cubo. Os gráficos podem sincronizar as alterações do cubo, desenhando na tela as linhas e colunas atuais, ou exibir uma informação estática, referencial.

Os cubos e gráficos podem ser salvos e organizados em páginas próprias. As páginas podem ser disponibilizadas em outros módulos ou áreas do sistema, permitindo o acesso rápido às informações mais relevantes, no formato de dashboards.

Garantir a integridade das informações, todavia, é fundamental.

Os dados podem ser montados de acordo com as necessidades da situação A dinamicidade do módulo é difícil de expressar em palavras ou imagens.

Ao alterar as linhas e colunas conforme as necessidades e dúvidas dos usuários, o módulo permite construir entendimentos muito mais precisos sobre os dados analisados. Ao encontrar uma informação curiosa, é possível detalhar todos os resultados que compuseram aquela informação.

Todas as páginas do módulo podem ser acessadas apenas pelos usuários autorizados, e todas as informações seguem as normas e filtros previamente configurados no sistema: filtros de usuário, visão organizacional e restrições de acesso são respeitados. Cada usuário pode ver apenas aquilo que lhe é permitido.

A análise gerencial não é apenas um fim, mas um meio de melhorar os nossos processos e tornarmos nossa organização uma referência.

O módulo Análises Gerenciais (BI) responde facilmente à pergunta “Por que os valores do mês passado ficaram tão elevados?”.

O detalhamento, ou drilldown da célula, lista todas as informações que compuseram os valores da célula selecionada, permitindo identificar as informações críticas e decidir o tratamento adequado.

Todas as informações analisadas pelo módulo podem ser exportadas a partir da tela de análise.

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Análises gerenciais

Arthur Hamann Pereira Gerente de treinamento, produto e qualidade - Fácil

Este é o Jonas Eduardo Carl.

Jonas tem 23 anos de Fácil. Foi o primeiro emprego dele.

Começou fazendo demonstrações. Hoje é coordenador de Apoio.

Jonas, fala pra gente como é estar há 23 anos na Fácil: “A tecnologia sempre foi uma paixão minha. Por isso estou há tantos anos na Fácil, minha segunda casa e minha segunda família.

Sou feliz por isso.

Ser um dos colaboradores mais antigos é motivo de muito orgulho pra mim. Agradeço a oportunidade de fazer parte de um time vencedor”.

Obrigado a você, Jonas. Quem agradece somos nós.

Nós é que estamos felizes por tê-lo conosco.

Nós é que sentimos orgulho por você ter nos escolhido.

Nos 30 anos da Fácil, queremos que todos os nossos colaboradores, clientes, revendedores e parceiros se sintam o Jonas, recebendo nossos agradecimentos pela confiança, compreensão e colaboração.

O sucesso se faz juntos.

Nossas conquistas têm como base a reciprocidade.

Um grande Abraço!

Fácil

ASSINATURA ELETRÔNICA VIA ESPAIDER No Brasil milhões de pessoas já têm o Certificado Digital, procedimento que permite a assinatura de documentos eletrônicos ou digitais.

Tanto o fluxo de assinaturas, como o cadastro dos envolvidos e o acesso ao documento a ser assinado são realizados diretamente no Espaider.

Diversas empresas oferecem soluções que permitem às organizações circularem, via internet, documentos digitais para serem assinados pelas partes, que podem estar fisicamente em locais distantes.

O Espaider demonstra ainda, toda a movimentação de assinaturas.

A economia de tempo, de correio e a facilidade, atrai cada vez mais empresas para essa modalidade. O módulo de Requisições do Espaider se integra com algumas dessas empresas.

Os envolvidos devem entrar nos sites de assinatura apenas para assinar o documento indicado através de link que está na mensagem de e-mail que receberá.

Esta funcionalidade está disponível a partir da versão 5.1 do Espaider.

O Espaider faz o processo de upload e download nos sites especializados, mantendo o arquivo assinado no sistema para eventuais consultas futuras.

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ADVOCACIA COM PERFIL EMPRESARIAL

PIMENTEL & ROHENKOHL ADVOGADOS ASSOCIADOS UTILIZA TÉCNICAS DE GESTÃO EMPRESARIAL PARA SUPORTE RÁPIDO E EFICIENTE A CLIENTES CORPORATIVOS

Marcelo Saldanha Rohenkohl Sócio-Diretor Pimentel & Rohenkohl

Cláudio Leite Pimentel

Deise Galvan Boessio

Eduardo Pretto Mosmann

Sócio-Fundador Pimentel & Rohenkohl

Sócia - Pimentel & Rohenkohl

Sócio - Pimentel & Rohenkohl

Caroline Ten Caten Sócia - Pimentel & Rohenkohl

Foto Marcio Ferraz

São três sedes: Porto Alegre, Curitiba e São Paulo.

Um total de 37 pessoas estão envolvidas nas operações, sendo 17 advogados. As áreas de especialização são duas: societária e tributária.

Esse é o perfil da Pimentel & Rohenkohl Advogados Associados, escritório que figura por nove anos na lista dos mais admirados do país, de acordo com o levantamento da revista Análise Advocacia.

Para obter esse destaque no cenário nacional a Pimentel & Rohenkohl investe em capacitação e atualização profissional, métodos de gestão e tecnologia. De sua equipe fazem parte especialistas, pós-graduados, mestres e doutorando, inclusive com formação no exterior. O escritório é composto pelos sócios Antônio Augusto Della Côrte da Rosa, Caroline Ten Caten, Cláudio Leite Pimentel, Deise Galvan Boessio, Eduardo Pretto Mosmann e Marcelo Saldanha Rohenkohl.

Pimentel & Rohenkohl Advogados Associados - Advocacia com perfil empresarial

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Atenta ao ambiente corporativo no qual está inserida, a Pimentel & Rohenkohl estruturou uma política própria de compliance visando fortalecer os princípios éticos e de integridade na prestação e entrega dos seus serviços.

“A função do programa de compliance é a promoção de uma organização que se pauta por uma conduta ética e transparente. Através dele destacamos nossos princípios de observância da lei, estabelecendo normas, regras e disposições que orientam nossas relações internas e externas com agentes públicos e privados, instituições, organizações, tribunais e todos aqueles com os quais nos relacionamos”, destaca o sócio e fundador Cláudio Leite Pimentel.

Na área de TI o escritório optou pela implantação do sistema de gestão jurídica Espaider, dotando os advogados e colaboradores de ferramentas avançadas de gestão e controle de processos.

SUPORTE TECNOLÓGICO O Espaider foi escolhido a partir da indicação de clientes corporativos do escritório, a Ambev e a Unimed Porto Alegre, que também utilizam o sistema.

O módulo Financeiro engloba todas as funções ligadas a fluxo de caixa, pagamentos, emissão de títulos e contas a pagar e a receber, centro de custos e integração com a contabilidade.

Cláudio destaca a utilização da função específica de gestão de riscos, que permite apresentar aos clientes o provisionamento de valores por teses em tributos: “A atividade do escritório é estreitamente ligada a questões tributárias. Por isso é absolutamente indispensável apresentar aos clientes os valores de riscos das demandas em curso (principal, multa, juros, honorários e custas processuais). Em se tratando de grandes e médias empresas, os valores têm de estar provisionados visando expor aos sócios e acionistas a real situação financeira da empresa”.

“O sistema Espaider, como software de gestão jurídica, proporcionou um assessoramento de melhor qualidade, gerando maior precisão e rapidez nos serviços, atingindo a automação dos processos gerenciais. A gestão através de relatórios, que permite configurações personalizadas, garante uma maior transparência e visibilidade das informações”, complementa.

“O sistema Espaider foi a solução que nos trouxe ganho de produtividade e aumento de qualidade nas tomadas de decisões. Por ser totalmente web, torna-se extremamente operacional, atendendo nossas expectativas”, assinala Cláudio.

O escritório utiliza os Time-Sheet e Financeiro.

módulos

Contencioso,

O Contencioso é responsável pela gestão dos processos judiciais e administrativos, realizando o controle de informações do processo, andamentos e valores envolvidos.

O Time-Sheet é utilizado para medir a produtividade dos colaboradores e o rendimento dos clientes.

Ele auxilia também na tomada de decisões, permitindo o cadastramento e a classificação das horas trabalhadas para posterior cobrança ou análise de desempenho.

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Pimentel & Rohenkohl Advogados Associados - Advocacia com perfil empresarial

Cláudio Leite Pimentel Sócio-Fundador - Pimentel & Rohenkohl Foto Marcio Ferraz

DESEMPENHO RECONHECIDO A Revista Análise Advocacia, em sua décima primeira edição, pela nona vez classificou o escritório Pimentel & Rohenkohl Advogados Associados entre os 500 mais admirados do Brasil.

O sócio Marcelo Saldanha Rohenkohl, também diretor e gestor, aparece entre os advogados tributaristas mais admirados.

A pesquisa tem como entrevistados os dirigentes dos departamentos jurídicos das maiores empresas do Brasil e busca identificar os escritórios e advogados mais citados como referências nas suas áreas de atuação.

Na avaliação do diretor e fundador Cláudio Pimentel, o reconhecimento se deve ao modelo de atuação implantado desde a fundação do escritório, em 1994: “Desde a fundação o nosso diferencial são as

pessoas. Reunimos uma equipe dotada de sólida experiência profissional e acadêmica. O escritório se notabiliza pela atuação lado a lado com o cliente, envolvendo-se na sua atividade, tudo na busca obstinada pelas melhores soluções jurídicas aos problemas impostos pelo ambiente empresarial.

E aqui se entenda que a melhor solução jurídica é aquela que priorize a necessidade do cliente como destinatário final da nossa atuação”.

“Entendemos que nossos clientes esperam a criação de oportunidades de ganhos e que o jurídico externo seja uma fonte destas oportunidades, não de problemas. O jurídico deve estar sempre pronto para uma solução ágil, efetiva e que reduza custos, proporcionando ganhos às empresas e aos seus sócios”.

Cláudio observa ainda, que deve haver uma sintonia entre a equipe do escritório e sua direção:

Cláudio Leite Pimentel

Marcelo Saldanha Rohenkohl

Sócio-Fundador - Pimentel & Rohenkohl

Sócio-Diretor - Pimentel & Rohenkohl Foto Marcio Ferraz

Pimentel & Rohenkohl Advogados Associados - Advocacia com perfil empresarial

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“O profissional que trabalha conosco deve ter conhecimento da carteira de clientes, tendo também a exata compreensão da realidade da advocacia nos dias de hoje. Exigimos sempre um maior comprometimento com o resultado daquilo que é feito, aliado a uma percepção de que é sempre necessário fazer muito mais. Também valorizamos e estimulamos uma maior organização combinada com uma evolução técnica e inteligência emocional”.

A Pimentel & Rohenkohl opõe-se à massificação da atividade do advogado, apostando no atendimento personalizado que todo o cliente busca: “É importante conhecer a realidade e os problemas do cliente. É um diferencial que permite dedicar a ele

a máxima atenção. O direito está intimamente ligado à noção de tempo. A eficácia da prestação do serviço advocatício está relacionada ao dinamismo da sua presteza”.

“Com base nessas premissas os profissionais do escritório atuam para antecipar cenários e soluções, gerando instrumentos e ferramentas para controle e previsibilidade sobre as questões jurídicas tributárias, auxiliando a tomada de decisão pelos gestores.

Dedicamo-nos ainda a orientar os clientes sobre alterações legislativas, decisões administrativas e judiciais relevantes, bem como, apresentamos soluções e oportunidades que possam trazer benefícios de ordem tributária, financeira e empresarial”, conclui.

www.pimenteladvogados.com.br

PORTFÓLIO A Pimentel & Rohenkohl oferece o know-how e experiência de profissionais especializados nas seguintes áreas:

Gestão Tributária

Consultoria e Planejamento

Através da utilização de ferramentas de gestão da carteira de processos tributários customizadas às necessidades do cliente, os profissionais do escritório atuam para antecipar cenários e soluções, gerando instrumentos para controle e previsibilidade das informações relacionadas aos temas jurídico-tributários.

O escritório busca atuar ao lado dos gestores para dar suporte com as informações necessárias para a tomada de decisão e para definir as ações a serem empregadas em favor de uma gestão ativa do contencioso tributário.

Consultas e pareceres sobre a interpretação da legislação tributária e societária. Emissão de newsletters semanais para os clientes contendo novidades e atualizações relacionadas a temas tributários e societários.

Planejamento para a racionalização da carga tributária, através da verificação das operações do cliente e a possibilidade de uma atuação mais racional e econômica quanto aos tributos. Atuação na estruturação jurídica de negócios e de relações societárias, em reestruturações societárias e em planejamentos sucessórios.

Atuação na mediação de conflitos societários.

Fusões e Aquisições

Contencioso

Assessoria na compra e venda de participações societárias, aquisições financiadas e oferta pública de ações. Realização de auditoria legal (legal due dilligence), que inclui a verificação e a revisão de todos os procedimentos jurídicos e contingências da empresa auditada, proporcionando a mensuração dos riscos do negócio. Elaboração dos atos societários de cisões, fusões e incorporações.

Atuação estratégica em litígios judiciais e administrativos nas áreas do direito tributário e societário. Atuação junto a Tribunais Arbitrais no Brasil e no exterior. Larga experiência em litígios tributários, especialmente na defesa de autos de infrações e execuções fiscais, bem como, no patrocínio de demandas visando à recuperação de tributos indevidamente pagos.

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NOTIFICAÇÕES POP-UP ALÉM DO E-MAIL JHONATAN WILLIAN REIS - Programador de software - Fácil

Uma característica importante, que deve estar disponível nos sistemas de gestão, é a possibilidade de o usuário configurar formas de ser avisado de eventos de destaque que ocorram paralelamente, protagonizados por outros usuários e também de avisos prévios de eventos que estejam programados para ocorrer no dia, na semana ou no mês.

Esses eventos podem ser variados: alterações em valores críticos, marcações de audiências, reuniões ou postergação de compromissos. Esses acontecimentos podem afetar somente o usuário, mas podem também afetar membros de sua equipe e a importância do acompanhamento pode ser idêntica ou até maior.

Independentemente do relatório que possa ser emitido a priori, ou agendado para ser emitido e encaminhado por e-mail periodicamente, o envio de alertas é sempre uma medida importante que chama a atenção do usuário, atenção essa disputada constantemente por diversos outros eventos. A emissão de um alerta, antes ou imediatamente após a ocorrência de um evento crítico, dá ao usuário uma vantagem adicional quando uma ação corretiva é necessária.

A forma mais comum de alerta é o envio de mensagem de e-mail. O programa de e-mail, em geral, é um dos programas mais utilizados pelo usuário, facilitando a visualização de mensagens que indiquem a necessidade de sua intervenção ou atenção.

Atualmente está se popularizando uma forma adicional de alerta, que são as denominadas notificações pop-up.

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Essas notificações aparecem enquanto o usuário está trabalhando em seu sistema de gestão, como pequenas caixas de texto com botões que permitem ações.

O Espaider dispõe deste recurso a partir da versão 5.1.

As notificações pop-up têm a vantagem de chamar a atenção do usuário e exigir do mesmo uma atuação imediata, pois cobre um pequeno pedaço da tela enquanto nenhuma ação for tomada.

Eventos que poderiam levar horas ou dias para serem vistos e respondidos, acabam por serem imediatamente solucionados, por conta do aviso e da facilidade de intervenção.

Mesmo que o usuário prorrogue-o, terá tido o conhecimento e avaliado rapidamente a situação, decidindo sobre a relevância do mesmo, sobre sua criticidade. O risco de perder um prazo ou de deixar de agir dentro de limites aceitáveis é consideravelmente menor.

Além da ação de postergação do próprio alerta, deixando-o para ser tratado em futuro próximo definido, o usuário pode ir diretamente para o local que necessite de sua intervenção, pulando alguns passos e cliques, facilitando a ação.

O Espaider dispõe deste recurso a partir da versão 5.1.

Jhonatan Willian Reis Programador de software - Fácil

Alertas no canto da tela sobre eventos relevantes Alertas - Notificações pop-up além do e-mail

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JURIDICAMENTE SUSTENTÁVEL RECONHECIDA INTERNACIONALMENTE POR SUA ADESÃO A CAUSAS SOCIAIS E AMBIENTAIS, A AKZONOBEL UTILIZA O ESPAIDER NO BRASIL E NA ARGENTINA. MAIS DE 450 PESSOAS FAZEM USO DO SISTEMA A AkzoNobel é uma empresa especial. Ela está entre as 20 empresas mundiais listadas no Dow Jones Sustainability Index, um índice que relaciona as empresas que aderem às causas sociais e ambientais.

Ela tem origem holandesa e atua nos setores químico, de tintas e produtos de saúde. No Brasil, possui marcas muito conhecidas no setor de tintas, como Wanda, International e Coral. O seu departamento jurídico está centralizado na matriz, em São Paulo, e atende a todas as unidades no país e na Argentina.

São sete funcionários atuando internamente, sendo um diretor jurídico, três advogados, um gerente de compliance, um estagiário e um paralegal. Além disso, a estrutura conta com assessoria de escritórios de advocacia.

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“A vantagem do módulo de Contratos do sistema Espaider é o controle de contratos e procedimentos juntamente ao workflow de aprovação. Além disso, podemos acessar via internet, o que facilita nosso dia a dia”, diz Nayra Venancio Mascarenha, Analista de Controles Internos na AkzoNobel Tintas Decorativas. www.akzonobel.com

A advogada Roberta Furlan explica que as atividades do Jurídico da AkzoNobel não se restringem à gestão do passivo: O sistema de gestão jurídica utilizado é o Espaider, que atende a 467 usuários ativos, sendo 25 ligados à administração interna.

Unidades no Brasil e na Argentina empregam os módulos Contencioso, Contratos e Requisições.

O módulo Contencioso é utilizado pelas unidades Surface Chemistry, Functional Chemicals, Industrial Chemicals, Pulpand Performance Chemicals, Repintura Automotiva, Tintas Marítimas e Protetoras, Tintas em Pó, Tintas Industriais, Revestimentos para Embalagem e Tintas Decorativas Mauá, Raposo e Recife.

“É importante destacar a atuação da área de modo preventivo, focada nas necessidades dos clientes, alinhada com as estratégias globais e locais da empresa, participando da avaliação e mitigação de riscos, auxiliando na prospecção de oportunidades no mercado e crescimento, agregando valor à reputação e promovendo o fortalecimento da imagem da companhia”.

Tintas Decorativas Mauá, Raposo e Recife e Argentina fazem uso dos módulos de Contratos e Requisições.

De acordo com Fabio Raszl, coordenador de Controles Internos, o Espaider foi escolhido devido à sua melhor relação custo-benefício: “A necessidade foi identificada a partir do workflow de aprovação para os novos contratos. Assim, o módulo de Requisições passou a ser utilizado”.

O módulo de Requisições foi implantado na Argentina recentemente.

Fabio Raszl Coordenador de Controles Internos - AkzoNobel Tintas Decorativas Foto: Ivan Almeida

AkzoNobel Tintas Decorativas - Juridicamente sustentável

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INSPIRAÇÃO VERDE A AkzoNobel cria todos os dias produtos essenciais para tornar a vida das pessoas mais agradável e inspiradora. Como uma companhia global líder em tintas e revestimentos e uma das principais produtoras de especialidades químicas, a empresa fornece ingredientes, proteção e cores essenciais para indústrias e consumidores em todo o mundo.

Respaldados por um legado de pioneirismo, os produtos da AkzoNobel são inovadores. Suas tecnologias sustentáveis são concebidas para atender às crescentes demandas de um planeta em rápida transformação, tornando a vida mais fácil.

Com sede em Amsterdã, na Holanda, o grupo emprega aproximadamente 46 mil pessoas em cerca de 80 países. O portfólio inclui marcas como Coral, Sikkens, International, Interpon e Eka. DOW JONES SUSTAINABILITY INDEX Consistentemente classificada como uma das empresas líderes em sustentabilidade, a AkzoNobel está comprometida em energizar cidades e comunidades, criando um mundo protegido e colorido.

O Dow Jones Sustainability Index avalia as melhores práticas globais de gestão social, ambiental e econômica. São analisadas mais de 2.500 empresas. Para serem inclusas, elas passam por rigoroso processo seletivo, que analisa dados econômicos, desempenho ambiental e social, governança corporativa, gestão de risco, mitigação da mudança climática e práticas trabalhistas.

A AkzoNobel figura entre as 20 melhores do mundo nesses itens.

A posição foi conquistada através do conceito de ecoprodutos premium, que oferecem menor toxicidade, maior eficiência energética e uso eficiente dos recursos naturais. Vários departamentos colaboram para desenvolver produtos inovadores que contribuam para o crescimento sustentável.

A empresa atua na fabricação de produtos químicos especiais que são utilizados em tintas, detergentes, alimentos, plásticos, cosméticos, construção, papel e celulose, produtos farmacêuticos, eletrônicos, agricultura e para a produção de produtos petrolíferos.

Foto: Ivan Almeida

O reconhecimento às ações ecológicas e sociais tem colocado a empresa entre as melhores posicionadas no índice de sustentabilidade da Dow Jones, o mais

importante índice econômico mundial, responsável por cotar o valor das ações dos maiores conglomerados do mundo.

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Ana Carolina Silva

Taila R. Santana

Fabio Raszl

Nayra Mascarenha

Aprendiz AkzoNobel Tintas Decorativas

Estagiária AkzoNobel Tintas Decorativas

Coordenador de Controles Internos AkzoNobel Tintas Decorativas

Analista de Controles Internos AkzoNobel Tintas Decorativas

AkzoNobel Tintas Decorativas - Juridicamente sustentável

DIÁLOGO ENTRE SISTEMAS LUIZ ROBERTO LEICHT - Coordenador de desenvolvimento - Fácil As organizações investem constantemente na automação de suas atividades. Normalmente, para essa automação, o núcleo central do negócio está a cargo de um sistema ERP (do inglês Enterprise Resource Planning), que foca mais nas atividades produtivas e financeiras.

Embora alguns desses sistemas atendam também marginalmente outros setores e outros departamentos, nem sempre eles dispõem de módulos que possam automatizar a contento outras atividades não ligadas diretamente a esse núcleo básico, que já é bastante extenso e extremamente importante para o sucesso das organizações.

Neste artigo vamos falar do Espaider quando atuando das duas formas: como um sistema de apoio, no caso de departamentos jurídicos de grandes organizações e como um ERP no caso dos escritórios de advocacia.

Em quaisquer dos casos, o Espaider pode ser preparado para se integrar e conversar com outros sistemas da organização.

Por exemplo, nos casos de um departamento jurídico, onde o Espaider atua como um sistema subsidiário à organização global, ele pode ser preparado para troca de informações com o ERP, seja ele qual for, desde que esse ERP também disponha dessa capacidade de diálogo.

Nos casos de escritórios de advocacia, onde o Espaider é ele próprio o ERP, atendendo todas as principais áreas, ele pode ser preparado para troca de informações com outros sistemas complementares, desde que esses sistemas também disponham dessa capacidade de diálogo.

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O Espaider pertence a uma categoria de produtos que permite integrações de qualquer natureza.

Ele foi desenvolvido com a premissa de ser altamente personalizável quando necessário, além de contar com algumas interfaces de integrações prontas, preparadas para serem configuradas a cada ambiente.

VEJAMOS ALGUNS EXEMPLOS: CONTABILIZAÇÃO DAS CONTINGÊNCIAS E DOS DEPÓSITOS E PAGAMENTOS PROCESSUAIS A lei estadunidense Sarbanes-Oxley (SOX) exigiu, entre outras coisas, uma readequação das empresas com o objetivo de aumentar a transparência das escriturações contábeis e divulgações das informações.

Sendo o passivo contencioso uma informação relevante no balanço financeiro, inicialmente as empresas se preocuparam em controlar seus processos e apurar os respectivos valores em softwares jurídicos confiáveis.

Melhorar os procedimentos de cadastramento dos valores e o contingenciamento deste passivo foi a prioridade inicial. Uma parte dos sistemas especialistas na área jurídica corporativa aprimorou suas funcionalidades neste sentido. Hoje é possível encontrar algumas soluções no mercado que possuem bons recursos desta natureza.

Vencida esta primeira fase, a evolução natural é integrar o software da área jurídica com o sistema contábil utilizado. Assim é possível automatizar procedimentos e garantir que as informações cadastradas e auditadas pelo jurídico corporativo estão sendo corretamente contabilizadas.

O Espaider já está preparado para esta integração.

Para seus clientes, integrar o contingenciamento, as movimentações de depósitos e os pagamentos processuais com o software contábil é uma questão de escolha. Diversas empresas já contam com a transparência e as facilidades proporcionadas.

AUTENTICAÇÃO DE USUÁRIOS Garantir que o controle de acesso aos diversos sistemas da empresa está sendo feito de maneira adequada pode ser uma tarefa árdua.

Os profissionais estão em constante mudança dentro das organizações. Ora recebem novas atribuições, ora deixam de ter determinadas responsabilidades, ora mudam de departamento ou de empresa.

O assunto deve ser tratado com muita seriedade.

Um profissional que sai para trabalhar em um concorrente e permanece com acessos indevidos representa graves riscos à empresa.

Centralizar o cadastro de usuários é essencial.

O Espaider possui nativamente integração com as ferramentas mais utilizadas do mercado. São elas: Active Directory (AD), Active Directory Federation Service (ADFS) e Lightweight Directory Access Protocol (LDAP). É possível ainda integrar o Espaider com outras ferramentas de autenticação de usuários, incluindo ferramentas desenvolvidas exclusivamente para a empresa.

Quem opta por hospedar o Espaider na nuvem também pode contar com esta centralização de autenticação de usuários. Neste caso, a solução ADFS é a recomendada. Outra opção comumente utilizada é o desenvolvimento de rotinas específicas para autenticar na estrutura interna da empresa, que depois redireciona o usuário ao Espaider, utilizando tokens para validar a sessão.

INTEGRAÇÃO DO CADASTRO DE PESSOAS É rotineiro o advogado trabalhista precisar de informações detalhadas a respeito de ex-funcionários que ingressaram com ações contra a empresa.

Também bastante comum é existirem burocracias internas para este advogado conseguir acesso a tais informações.

Conceder acesso irrestrito para o advogado consultar os sistemas de Recursos Humanos beira o exagero. No outro extremo, criar barreiras para que Diálogo entre sistemas

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ele consiga acesso a dados de que precisa para defender o interesse da empresa seguramente gera improdutividade.

Com a solução nativa que o Espaider oferece, o advogado tem acesso apenas aos dados necessários para elaboração das peças processuais e embasamento de sua defesa, e faz isto diretamente através do software jurídico. É a solução ideal para este problema, tão comum em empresas dos mais variados ramos de atividades.

PUBLICAÇÕES DIRETAMENTE NO ESPAIDER Buscar manualmente as publicações nos diários oficiais faz parte do passado. Diversos fornecedores oferecem serviços de leitura automatizadas. As publicações são encontradas através de parâmetros variados, como nome do advogado ou da empresa, OAB e número dos processos. Depois de identificadas e processadas, são enviadas aos clientes de maneira padronizada.

Há algum tempo o envio costumava ocorrer através de e-mails. Com a evolução natural das tecnologias, a maioria das empresas passou a suportar o envio automático destas publicações através de web services ou outras técnicas de integrações entre sistemas.

O Espaider é aderente a estes mecanismos. Através de uma funcionalidade chamada Integrador Diário Fácil, as publicações capturadas pelas empresas especializadas são cadastradas automaticamente no Espaider, dentro do processo. Tudo de maneira transparente aos advogados.

Todo o ciclo de vida para elaboração do contrato é controlado pelo sistema, que gerencia os trâmites da requisição conforme workflows pré-definidos.

Em determinada etapa do fluxo, é necessário coletar as assinaturas do contrato. Para esta etapa, o Espaider possui integração nativa com portal de assinatura eletrônica de documentos.

O contrato elaborado é enviado ao portal, junto com a definição das pessoas que devem assinar o documento. As partes assinam os documentos de maneira eletrônica, com a utilização de certificados digitais que garantem a validade jurídica das assinaturas, e depois o contrato assinado digitalmente é anexado no sistema Espaider. É a solução perfeita para o problema de elaboração de contratos e coleta de assinaturas.

INTEGRAÇÕES COM OS PROGRAMAS DO PACOTE OFFICE DA MICROSOFT Ao utilizar um programa do Office, um menu do Espaider aparece e permite que o usuário trabalhe com o documento diretamente no Espaider, armazenando-o no local desejado para futuras consultas, inclusive por palavras que se encontrem no interior do documento. Armazenar documentos e e-mails tornou-se uma tarefa mais simples e produtiva.

INTEGRAÇÕES DESENVOLVIDAS SOB MEDIDA Considerando o ambiente bastante heterogêneo existente nas empresas, o Espaider foi desenvolvido com a premissa de permitir todo tipo de personalização, sem, contudo, inviabilizar a atualização do sistema para versões novas.

ASSINATURA ELETRÔNICA DE CONTRATOS O fluxo para elaboração e aprovação de contratos nem sempre é simples. Algumas negociações envolvem riscos bastante altos e precisam ser analisados por diversas áreas e profissionais. Para esta questão, o Espaider possui uma solução bastante completa através do módulo de Requisições.

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Diálogo entre sistemas

Por isto, o Espaider permite qualquer tipo de integração que a empresa desejar. Além das já citadas neste artigo.

Como exemplo, o Espaider já foi customizado para interagir com sistemas de gestão de crédito bancário. Um objetivo comum neste caso é permitir que o sistema que avalia a liberação de créditos consulte se determinada pessoa possui ou não processos contra a empresa.

Outra integração comumente desenvolvida é do módulo de Contratos do Espaider com o módulo de contas a pagar das empresas. O objetivo nestes casos costuma ser autorizar pagamentos apenas referentes a contratos que estão formalizados e vigentes.

Estes projetos são feitos sob medida, seguindo as características e os requisitos de cada cliente.

Enfim, em tempos de diminuição de custos, nada melhor que otimizar os processos e trabalhar para melhorar a produtividade eliminando tarefas manuais desnecessárias.

Luiz Roberto Leicht Coordenador de desenvolvimento - Fácil

FOCO EM EMPRESAS ATENDIMENTO PERSONALIZADO COM EQUIPE DE ESPECIALISTAS, MESTRES E PROFESSORES DE DIREITO É A MARCA DA TWL ADVOGADOS ASSOCIADOS, DE CAXIAS DO SUL

Vanderlei Luis Wildner

Air Paulo Luz

Diretor Executivo TWL Advogados Associados

Diretor de Direito Trabalhista TWL Advogados Associados

www.twl.adv.br Foto Daniel Stochero

São mais de 30 colaboradores entre sócios, advogados e equipe de apoio. Atende clientes com interesses em todo o território nacional e em alguns países do exterior.

Os advogados Vanderlei Luis Wildner, Air Paulo Luz, Marcio Leandro Wildner, Eduardo Faccin e Alberto de Marco Dick integram a diretoria.

TWL Advogados Associados - Foco em empresas

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O escritório atua em advocacia e consultoria empresarial atendendo todas as áreas do direito através de departamentos específicos.

Cada um deles responde exclusivamente pelos assuntos relacionados à sua área.

Administrativo, ambiental, civil, consumidor, contratual, imobiliário, penal tributário e financeiro, societário, trabalhista, tributário e recuperação judicial são as áreas do direito atendidas pelo escritório.

Da equipe fazem parte especialistas, mestres em direito e professores universitários.

SUPORTE TECNOLÓGICO Como suporte às suas atividades, o escritório utiliza o sistema de gestão jurídica Espaider, fazendo uso dos módulos Time Sheet, Contencioso, Consultivo e Financeiro.

O diretor executivo Vanderlei Luis Wildner explica a opção pelo sistema: “Examinamos diversas opções de softwares disponíveis, e o Espaider, em que pese não ter sido o de menor custo, foi o que apresentou o mais completo leque de soluções para as necessidades do escritório, além de o atendimento que recebemos tanto da equipe de vendas quanto do pessoal da área técnica ter sido diferenciado em relação aos demais”.

“Todos os módulos adquiridos têm se mostrado muito úteis e eficientes no dia a dia do escritório, mas o módulo Contencioso, em especial, é o mais utilizado, em razão do volume de informações ali processadas e armazenadas”.

Wildner destaca as vantagens da concentração de todas as ferramentas num único sistema: “É vital que as informações sejam congruentes e estejam facilmente acessíveis. Isso aumenta a importância do Espaider como instrumento essencial de gestão técnica e administrativa para o escritório”.

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TWL Advogados Associados - Foco em empresas

Vanderlei Luis Wildner Diretor Executivo TWL Advogados Associados Foto Daniel Stochero

O módulo Time-Sheet tem importância fundamental na relação com os clientes, pois permite total transparência em relação às atividades realizadas. Também serve de parâmetro para análise das questões afeitas à estipulação adequada dos honorários advocatícios cobrados.

“Internamente, permite aos gestores a mais adequada alocação dos recursos humanos, bem como alimenta informações vitais para o gerenciamento dos centros de custos”, assinala Wildner.

“Assim como o Espaider é fonte de informação interna, as inúmeras configurações de relatórios disponíveis também proporcionam ao cliente não apenas informações acerca de processos ou consultorias em andamento, mas principalmente servem como ferramenta de gestão, auxiliando na confecção das demonstrações contábeis e financeiras, sendo também parte essencial das auditorias externas dos clientes”.

PERSONALIZAÇÃO DO ATENDIMENTO A TWL não atua em contencioso de massa. Seu foco está no atendimento personalizado de acordo com as características e necessidades de cada cliente.

O escritório conta hoje com 21 advogados em seu quadro de colaboradores. E todos têm titulação acadêmica mínima de especialização em suas respectivas áreas de atuação.

“A TWL acredita e investe na advocacia comprometida com a eficácia e eficiência das soluções jurídicas oferecidas aos clientes”, diz Wildner, para quem o

escritório de advocacia se transformou em instrumento essencial de apoio a gestão empresarial: “Tanto na questão preventiva através de consultoria especializada, voltada à orientação para a tomada de decisões, quanto na solução dos conflitos que fazem parte da álea natural das operações empresariais, o escritório de advocacia tem papel fundamental.

Ele caminha lado a lado com a gestão das empresas, devendo, por isso, estar sempre atento às novas tecnologias e exigências de um mercado cada vez mais competitivo e em constante evolução”.

O PERIGO MORA NOS DETALHES CARLOS JOSÉ PEREIRA - Diretor-Presidente - Fácil

SE FIZERMOS A SEGUINTE PERGUNTA: TODOS OS ESCRITÓRIOS DE ADVOCACIA SÃO IGUAIS? Qualquer profissional do direito responderia que não. Apesar das semelhanças inevitáveis entre os diversos escritórios sabemos que são todos diferentes na essência. Nem precisaríamos citar o porte, as especializações, as características dos sócios, suas experiências, suas visões de mundo, a concentração de clientes de determinadas categorias e outras mais.

E tudo que vamos falar nesse texto, vale também para os departamentos jurídicos, que estão subordinados às regras de diferentes empresas, de diferentes portes, com abrangências diferentes, setores diferentes, nacionais ou multinacionais, administradas por executivos que podem mudar a qualquer momento e todas tentando encontrar seus diferenciais em mercados altamente competitivos.

Pensar que todas as organizações sejam farinha do mesmo saco, mesmo aquelas que pertençam ao mesmo setor, é simplificar demais quaisquer segmentos, todos altamente complexos.

Devemos nos perguntar então: qual a razão de algumas empresas de software desenvolverem produtos para a gestão de escritórios e departamentos jurídicos como se eles fossem todos iguais?

E também devemos nos perguntar: qual a razão de alguns profissionais encarregados da seleção de produtos para seus escritórios e para seus departamentos jurídicos considerarem esse processo como se todos os sistemas fossem iguais e como se todos os escritórios e departamentos fossem iguais?

Os escritórios parecem todos iguais, os departamentos jurídicos parecem todos iguais e os sistemas de gestão também parecem todos iguais. Olhando-se a distância, sem conferir os detalhes, todos os gatos são pardos.

Tem uma frase famosa de origem duvidosa, aceita como sendo um velho provérbio alemão, que diz: O Diabo mora nos detalhes.

Isso é comprovado todos os dias em nossas vidas.

Seja na elaboração de contratos, nas viagens de férias, nas reservas de um hotel, no pedido de um prato em um restaurante. No geral tudo parece lindo e maravilhoso, mas então temos que nos deparar com os malditos detalhes.

Um sistema de gestão não automatiza um todo.

Ele automatiza os detalhes que formam o todo.

PARA QUE EXISTEM? A verdade é que o geral é feito de detalhes. Principalmente os detalhes dos serviços agregados, inerentes à compra da maioria dos produtos, mesmo quando o objeto principal não seja um serviço.

Ao visitar o Museu do Prado em Madrid, Espanha, e estar diante de um quadro enorme, que ocupava quase uma parede, me dei conta, pela primeira vez na vida, de que de muito perto o que se podia O perigo mora nos detalhes

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vislumbrar eram misturas de tintas, pequenos montinhos, traços esquisitos, sem quaisquer significados aparentes. À medida que me afastava, ao olhar um determinado conjunto, uma determinada parte, algo surgia, uma imagem aqui, outra acolá, até que, o quadro todo, visto como um único conjunto resplandecia em sua verdadeira beleza. Essa é a magia da pintura.

O pintor imagina o todo, mas tem que lidar com os detalhes. Detalhes insignificantes, que parecem não dizer nada, mas que ao serem vistos juntos, expressam seus verdadeiros objetivos.

Na vida, embora olhemos o todo, ou queiramos o todo, em algum momento nos depararemos com os detalhes. Qualquer processo é feito de acontecimentos isolados.

Um sistema de gestão não automatiza um todo.

Ele automatiza os detalhes que formam o todo. No caso de um escritório de advocacia o sistema precisa lidar com os mais variados tipos de contratos. Desde aquele contrato de um cliente que tem formas de cobrança bem escalafobéticas até aqueles que são padronizados, mas nem tanto.

O sistema precisa emitir relatórios diferentes para diferentes clientes. O sistema precisa armazenar informações que são utilizadas por alguns clientes, mas que outros nem querem saber que existem.

Precisa atender os clientes externos, mas também aos clientes internos, inclusive o sócio que deseja mapas gerenciais totalizados e “graficados” das mais variadas formas.

Para os departamentos jurídicos e para os escritórios que atendem aos mesmos, devem possibilitar diferentes formas de provisionamento, relatórios de históricos de valores, relatórios para auditorias, tratamento de correções monetárias diferenciadas para diversos tipos de processos, relatórios gerenciais, formas de verificação de atribuição dos valores a serem contingenciados pois interferem no caixa e no lucro das companhias, fluxos diferenciados de aprovação de contratos e outros detalhes que encheriam uma página.

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O perigo mora nos detalhes

Detalhes de todas as áreas, desde o controle de andamentos, passando pelo controle de horas, pelo armazenamento e localização fácil de peças e outros mais.

São essas as razões para que o processo de escolha de um produto, e sua efetiva implementação, leve em conta os detalhes. A organização está cheia de detalhes aguardando para serem pedras no sapato de qualquer desenvolvedor de software e de qualquer gestor.

Mas aqui não temos um paradoxo? Um sistema computacional não é bom justamente porque automatiza processos? Inclusive pressupondo-se que existam processos que se repetem? Sim, é verdade.

Existem processos que se repetem em organizações diferentes, principalmente aqueles regidos por leis e regulamentos, e quanto a esses, em princípio, não deveria haver grandes preocupações.

fadados a ser mal utilizados e necessitar de muitos controles paralelos.

Um sistema de gestão não é um sistema de rede social.

Necessita atender aos detalhes e cada cliente é um cliente. Tanto o sistema quanto o projeto de implantação devem considerar esse fato. Basta olhar as empresas líderes em seus segmentos, ou que se firmaram no mercado, ou que são bem avaliadas por seus clientes, para uma constatação dessa afirmação.

The Garden of Love Peter Paul Rubens

Aquele sistema que foi concebido, e desenvolvido, tendo como foco esses fatores, essa preocupação com os detalhes e as diferenças entre organizações, atende bem seus clientes e faz muito pelos negócios onde foi implantado. Não é limitador, e sim partícipe do processo de desenvolvimento.

Os investimentos se justificam.

O problema é que temos alguns processos que se repetem, podem ser automatizados, mas são diferentes em organizações diferentes, mesmo nos casos em que os resultados pareçam ser os mesmos; e esses são os detalhes que colocam água no vinho.

E esses são os processos que devem vir à luz no momento em que um sistema está sendo selecionado. Claridade sobre os mesmos é a melhor providência para evitar dissabores, perda de investimentos e problemas nos prazos com consequente aumento nos custos.

Um bom sistema computacional, desde o seu nascimento, sua concepção, deve levar isso em consideração e estar preparado para enfrentar essa pedreira de detalhes. Aqueles sistemas de gestão que foram feitos para automatizar processos, pensando que todos os processos simplesmente se repetem nas diversas organizações, estão

É missão dos clientes fazerem um processo de escolha baseado nos detalhes que considerem fundamentais, importantes e diferentes de outras organizações, e é missão dos fornecedores dos sistemas atenderem essas organizações em suas idiossincrasias.

Os sistemas devem nascer preparados para enfrentar essa complexidade, pois esse fato se estenderá por toda a vida útil do mesmo dentro da organização.

Pois tanto o sistema como a organização mudam e evoluem e garantir esse acoplamento contínuo, sem traumas, sem impor limites ao negócio, que nos dias atuais não vive mais sem um bom sistema de gestão, é um desafio que pode ser vencido, desde que seja entendido claramente por ambas as partes.

Existem sistemas de gestão assim? Existem.

O perigo mora nos detalhes

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GERENCIAMENTO DE ARQUIVOS DIGITAIS ANDERSON RISSARDI - Analista de sistemas - Fácil

Você recebe um e-mail no Outlook, lê a mensagem, clica num botão, escolhe o local de arquivamento no sistema de gestão (pasta de um processo específico, contrato, cadastro de uma pessoa física ou jurídica ou qualquer outro local configurado no sistema para receber documentos e imagens).

Pronto. O e-mail será arquivado para consultas futuras, sem se perder em meio aos inúmeros outros recebidos.

Essas consultas poderão ser feitas de diversas formas: por palavras constantes no texto, por remetente, por destinatário ou simplesmente abrindo-se a pasta onde o e-mail foi arquivado.

Você responde ao emitente sem se preocupar em selecionar novamente o local de arquivamento. O local fica memorizado e todas as mensagens trocadas serão arquivadas no mesmo local, quando forem do mesmo assunto.

Você pode eliminar todas as mensagens do próprio Outlook sem perder o conteúdo, pois todas estarão no sistema de gestão e poderão ser facilmente acessadas por você, quando necessário, ou por outros que tiverem as mesmas permissões de acesso.

Pode inclusive perder seu equipamento e não se preocupar, pois todas as mensagens e outros documentos e imagens estão salvos em seu sistema de gestão. Pode trocar de equipamento facilmente, pois poucos dados necessitam ser restaurados. Até algum tempo atrás trocar de equipamento era um martírio a ser evitado a qualquer custo.

Você inicia um documento no Word e ao invés de salvá-lo em seu equipamento, salva diretamente no Espaider, (pasta de um processo específico, contrato, cadastro de uma pessoa física ou jurídica ou qualquer outro local configurado no sistema para receber documentos e imagens), sendo que o sistema de gestão pode estar na rede ou na nuvem.

Gerenciamento de arquivos digitais

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Figura [01]: Novos botões na tela principal do Outlook.

Antes de iniciar um documento você pode pesquisar, por palavras que se encontrem no interior dos textos, em todos os documentos que já foram produzidos pelo escritório, ou da empresa, e localizar algum documento similar em caso semelhante e a partir dele gerar um novo, aproveitando grande parte dos textos ali constantes.

Você preparou um documento no Word e gostaria que um colega fizesse observações. Transfere o documento para o colega. Esse histórico de transferência fica registrado no sistema e automaticamente uma versão nova é gerada. O colega faz correções e ajustes e devolve o documento. As versões ficam armazenadas e podem ser consultadas.

Você está em algum programa do Office, Word, Outlook, Excel ou PowerPoint, e deseja acessar dados do sistema de gestão. Um menu permite acesso rápido, trazendo diretamente telas do sistema de gestão, sem que seja necessário colocar novamente login e senha. É como se o sistema fizesse parte do Office.

Uma demonstração completa do produto pode ser obtida junto à Fácil. O objetivo aqui é mostrar uma pequena parcela dos recursos disponíveis.

Iniciamos com o Outlook, um dos produtos mais utilizados do pacote Office, onde centenas de mensagens que são trocadas devem ficar arquivadas para que além do usuário envolvido, outros profissionais tenham acesso em caso de necessidade. Em geral, este tipo de arquivo digital é o calcanhar de Aquiles das organizações, pois os profissionais não arquivam e mantém somente em seus equipamentos.

Conforme aparece na figura [01], novos comandos aparecem no menu do Outlook que permitem a ligação do mesmo com o sistema de gestão. Esses comandos estão à disposição quando as mensagens recebidas estão sendo examinadas.

Você tem todo o histórico de cada documento, versões e acessos.

Essa é uma pequena descrição do que é o DocSite.

Um conjunto de funções que são inseridas nos produtos Office e se apresentam como sendo parte de suas funcionalidades básicas, para facilitar a integração com o sistema de gestão e o gerenciamento de documentos digitais.

Para tentar demonstrar parte do funcionamento, já que traz novos conceitos, e principalmente da ligação entre o Office e o Espaider, apresentamos alguns exemplos, utilizando o Outlook e o Word.

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Gerenciamento de arquivos digitais

Figura [02]: Funções no botão Acessar Espaider.

O usuário pode configurar quais funções deseja colocar à disposição.

Você tem todo o histórico de cada documento, versões e acessos.

Abaixo, um exemplo de como o usuário pode utilizar alguns desses comandos.

Ao receber uma mensagem de e-mail, no Outlook, o usuário poderá arquivá-la no Espaider (sistema de gestão), como já citamos, em local determinado e acessível por outros usuários que tenham as mesmas permissões de acesso. Basta clicar no botão “Salvar Mensagem”. Neste momento, a tela seguinte é apresentada:

Ao final o usuário pode simplesmente confirmar ou confirmar e lançar eventuais horas despendidas com essa tarefa para cobrança ou simplesmente para análises e estatísticas de atendimento. Todos os arquivos que estiverem anexos à mensagem poderão ser salvos individualmente no banco de dados de documentos, outra facilidade, pois poderão também ser localizados em consultas futuras por palavras no interior dos textos.

Depois dessas operações a mensagem pode ser eliminada do Outlook, pois já estará arquivada no sistema de gestão e disponível para outros usuários de acordo com os critérios definidos.

UM NOVO E-MAIL Para novas mensagens, outros botões estão à disposição no menu do DocSite dentro do Outlook.

Figura [04]: Botões na tela de um novo e-mail.

Figura [03]: Tela apresentada ao salvar um e-mail.

O usuário deverá informar alguns dados que direcionam a mensagem para o local onde deverá ser arquivada no sistema e também pode determinar se o documento tem alguma restrição de acesso, onde uma das opções: Público, Particular ou Restrito, pode ser selecionada.

Opcionalmente pode inserir uma pequena descrição e ainda definir que todas as novas mensagens sobre esse assunto devem ser arquivadas automaticamente neste mesmo local indicado.

O usuário tem à disposição novas funções como “Anexar arquivos” (arquivos que estejam no DocSite), “Salvar ao enviar e-mail” (sistema já abre a tela de salvamento – figura [03], arquiva e envia o e-mail), “Buscar destinatário” (acesso ao cadastro de pessoas no Espaider para obter e-mail), “Acessar Espaider” (acessar quaisquer funcionalidades do Espaider).

LOCALIZAR DOCUMENTOS NA BASE DO DOCSITE ATRAVÉS DO OUTLOOK Figura [05]: Nova pasta @DocSite criada automaticamente no Outlook.

Gerenciamento de arquivos digitais

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Na lista de pastas do Outlook uma nova pasta denominada @DOCSITE é incluída pelo programa, com algumas subpastas.

Quando o usuário clica sobre o nome @DOCSITE uma tela de consulta é aberta conforme abaixo:

VERSIONAMENTO E CONTROLE DE ALTERAÇÕES Documentos podem ser compartilhados entre profissionais para revisões e adendos, até que sejam considerados finalizados ou até mesmo congelados para edições futuras por outros usuários que não sejam o autor.

O Fácil DocSite mantém as diversas versões armazenadas, que podem ser consultadas ou até mesmo restauradas para ser a principal.

Figura [06]: Tela de consulta de documentos a partir do Outlook.

Através desta tela o usuário poderá localizar qualquer documento que esteja na base de dados do DocSite. Como demonstrado, o usuário pode localizar documentos de qualquer tipo, ou pode filtrá-los, pelo tipo (Todos, Word, Excel, PowerPoint, E-mail ou PDF), por nome, remetente, destinatário, por código ou em uma biblioteca específica, ou combinar todos esses argumentos.

Em nosso exemplo o usuário procurou em documentos Word aqueles que tinham as palavras Reconhecer rostos. Essa mesma pesquisa encontra-se nos programas Word, Excel e PowerPoint.

Esses são apenas alguns exemplos das facilidades que o DocSite oferece no arquivamento e localização dos documentos.

Solicite uma demonstração através do e-mail comercial@facil.com.br ou através do site facil.com.br e veja como sua empresa ou escritório podem desfrutar das vantagens desse produto.

Fácil DocSite. Uma maneira simples de organizar os documentos internos e localizá-los como no Google.

WORD, EXCEL E POWERPOINT

Figura [07]: Menu de opções do Word, Excel e PowerPoint.

Um novo menu Fácil DocSite aparece no Word, Excel e PowerPoint, permitindo ao usuário trabalhar com textos, planilhas e apresentações diretamente no sistema de gestão. Os arquivos ficam salvos no sistema e não no computador pessoal do usuário.

Alguns usuários podem inclusive ter o salvamento local desabilitado.

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Gerenciamento de arquivos digitais

Anderson Rissardi Analista de sistemas - Fácil

CUSTAM MAIS CARO, DEMORAM MAIS TEMPO E FAZEM MENOS DO QUE SE ESPERA BRUNO FELIPE BAULER - Diretor de desenvolvimento - Fácil Existem algumas verdades na área de desenvolvimento de software que nunca mudaram, mesmo com o advento de muitas bibliotecas e ferramentas que melhoram a produtividade: os sistemas custam mais caro do que o orçado originalmente, em geral muito mais caro; demoram muito mais tempo do que o estimado para ficarem prontos, em geral muito mais tempo; e fazem menos do que os usuários esperam.

Principalmente em relação ao sonho de ter algo novo e que supra com sobra suas necessidades em termos de automação, de relatórios, de resumos gerenciais e de operacionalidades necessárias para o desenvolvimento das atividades mais corriqueiras do dia a dia.

Isso vale para qualquer desenvolvimento de sistema, seja próprio e específico ou feito por empresas de software para comercialização em escala.

As primeiras versões sempre decepcionam.

Uma frase que costumávamos utilizar: sistema é como vinho, quanto mais velho melhor. Embora a mesma não seja verdadeira nem para os vinhos e nem para os sistemas.

Essa observação não deixa de ter uma verdade embutida, tanto para alguns vinhos como para alguns sistemas.

Os sistemas que se consolidaram no mercado, passando por diversas etapas de ajustes, ao final se estabeleceram porque conseguiram ultrapassar as principais barreiras de aceitação de clientes, tanto em termos de funcionalidades quanto de custo. Mas é um processo de desenvolvimento que nunca acaba.

Custam mais caro, demoram mais tempo e fazem menos do que se espera

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Um sistema deve ser visto como algo dinâmico, não estático. Processo esse representado pelas diversas versões e releases que são liberados continuamente.

Quando uma versão chega ao cliente, aparentemente estabilizada e estática, já está velha, pois dezenas de programadores já estão alterando o sistema para as versões seguintes e analistas já preparam novas especificações de funcionalidades que serão incorporadas em seguida, ao término daquelas já em desenvolvimento. Sem falar que nem sempre o que foi previsto é o que será aceito pelo mercado.

Em geral, na prática, a funcionalidade será alterada de seu formato original para algo que está mais próximo ao que o usuário necessita. Existem casos em que a visão inicial está longe do que o usuário realmente espera e deseja. E é por isso que o sistema rodado, com quilômetros de utilização e centenas de clientes, indica que o caminho está certo na prática, e não apenas em teoria.

Quando um cliente está comprando um sistema de mercado, está adquirindo essa certeza em relação ao sistema, de que o mesmo está construído e pronto para ser utilizado dentro do escopo que pretende atender. Funciona e pode ser comprovado por muitos clientes. De qualquer maneira, deve ficar bem claro para o potencial comprador que ele não está adquirindo a certeza de que o sistema atenderá ao seu negócio, pois sua organização pode ter particularidades que fazem com que o sistema em alguns aspectos esteja inadequado e necessite ser alterado.

Um bom sistema corporativo deve estar preparado para atender a essas modificações de forma relativamente rápida e dentro de custos aceitáveis.

Em geral, os sistemas que têm centenas de clientes resolveram de alguma forma essa questão. Claro que num grande mercado, encontram-se organizações que preferem se adaptar ao sistema, principalmente por questões de custo. Em geral as organizações de pequeno porte. Existe este encontro entre a fome com o alimento disponível. E isto não está errado, pode ser uma excelente estratégia para alguns

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segmentos. É melhor utilizar a tecnologia, adaptando um pouco o negócio em alguns aspectos, que abdicar de vez por falta de recursos.

Em organizações médias e grandes o cenário já é um pouco mais restrito. O negócio não pode ser adaptado ao sistema. Não se pode mexer em time que está ganhando. O sistema deve ter a flexibilidade necessária para atender as necessidades e particularidades da organização. Não significa que em alguns aspectos a organização não possa se adaptar ao sistema, pois entende que o sistema tem uma prática até melhor que aquela adotada internamente, mas o comum é a organização entender que o diferencial do negócio deva ser mantido, pois está funcionando.

O sistema deve ter a flexibilidade necessária para atender as necessidades e particularidades da organização É óbvio que é tentador para uma organização desenvolver seu próprio sistema, com o objetivo de obter um diferencial de mercado, de automatizar suas práticas, melhorando o desempenho, principalmente quando já passou por uma experiência traumática de ter adquirido um sistema errado. Perdeu tempo e dinheiro. Mas um erro não pode ser corrigido com outro. É bastante arriscado assumir o desenvolvimento de um sistema. Os casos de sucesso são raros e mesmo nessas situações os sócios admitem que o caminho poderia ter sido diferente e melhor para a organização, que teve que dividir seus esforços em área que não era a sua, perdendo inclusive espaço para concorrentes que acabaram por andar mais rápido com soluções prontas de mercado. Houve uma época em que essa opção, do desenvolvimento próprio, era até necessária e viável, mas atualmente ela oferece mais desvantagens do que benefícios.

Custam mais caro, demoram mais tempo e fazem menos do que se espera

O mercado de advocacia tem à disposição uma série de empresas e muitos produtos que são utilizados por centenas de organizações. E se o cliente fizer uma boa escolha, bem fundamentada, poderá se beneficiar rapidamente, focando sua atenção no negócio e não na forma como deve ser amparado.

Esse amparo, essa base tecnológica, também é fundamental nos dias atuais, e felizmente está disponível e não precisa ser pensada e criada.

Num mercado como o atual, onde quem pisca morre, tirar a atenção do negócio para quaisquer divertimentos adicionais, seja em termos de tempo dos sócios ou de recursos que possam encarecer os serviços, pode ser fatal, pode significar uma perda de posição importante e difícil de ser retomada.

A razão desse artigo é que existem ainda grandes empresas e grandes escritórios de advocacia tentando fazer seus próprios sistemas jurídicos, na esperança de que possam ser mais bem atendidos, mesmo utilizando equipes menores, tecnologias que nem sempre são reconhecidas e seguras, e com profissionais que podem a qualquer momento partir para novas aventuras, em momentos muito inadequados.

necessários durante o ciclo de vida do software, que são até maiores.

O segundo é desconsiderar o aumento exponencial na complexidade de alterar um sistema pronto, fazendo com que os tempos de programação sejam também muito altos.

No início tudo é rápido. Mas com o tempo, uma pequena alteração pode se transformar num drama.

Um terceiro, já citado acima, é que o usuário começará a fazer sugestões de alterações quando iniciar a utilização do sistema na prática. Justamente quando é mais difícil alterar.

Um sistema sem usuários é uma maravilha tecnológica, um sonho bom, mas um sistema com cem usuários mostra sua verdadeira face e pode se transformar num pesadelo.

Desenvolver sistemas é um negócio, com suas particularidades e características. Existem muitas variáveis a serem consideradas e a experiência na gestão de profissionais próprios desse mercado, suas idiossincrasias, as mudanças rápidas e constantes nos aparatos tecnológicos, seja em termos de software e hardware, exigem investimentos além dos que podem ser aportados por uma única organização para obtenção dos mesmos resultados.

Uma empresa especializada acaba por dividir os investimentos entre diversos clientes ao longo do tempo. Desenvolver um sistema parece uma corrida de cem metros, mas na verdade é uma maratona.

Existem três principais aspectos que costumam ser subestimados na criação de um sistema, seja específico ou para o mercado: o primeiro é achar que o maior investimento é em sua criação inicial, sua primeira versão, ignorando os demais investimentos

Bruno Felipe Bauler Diretor de desenvolvimento - Fácil

Custam mais caro, demoram mais tempo e fazem menos do que se espera

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CLIENTE COMO BASE DE TUDO

www.martinelli.adv.br

O MARTINELLI ADVOGADOS SE TORNOU UM DOS MAIORES ESCRITÓRIOS DE ADVOCACIA DO PAÍS INVESTINDO EM CAPACITAÇÃO, COMPROMETIMENTO E GESTÃO Com 15 escritórios em 6 estados, além do Distrito Federal, e um staff de mais de 530 profissionais entre advogados, consultores, estagiários e paralegais, o Martinelli Advogados figura entre os maiores escritórios de advocacia do Brasil.

No plano internacional o escritório é membro da JHI - Jeffreys Henry International, uma rede mundial de escritórios associados presente em mais de 55 países, permitindo-lhe uma amplitude global em todas as suas atividades.

Mas ele não está apenas entre os maiores. Está também entre os melhores na avaliação dos profissionais e empresas que têm alguma ligação com a advocacia empresarial.

Classificado como referência em direito empresarial entre os escritórios de advocacia brasileiros pela publicação britânica Chambers and Partners, figura também entre os mais admirados no ranking da revista Análise Advocacia, onde mantém presença constante e ininterrupta há 11 anos.

Martinelli Advogados - Cliente como base de tudo

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Em Santa Catarina, onde tem sua sede, acaba de ganhar o Prêmio Top of Mind como o mais lembrado na área de advocacia empresarial, numa votação junto a mais de 150 executivos e empresários de todo o estado. A categoria dessa premiação foi criada neste ano e a votação ocorreu pela primeira vez.

QUALIFICAÇÃO O Martinelli tem em sua equipe a principal matéria-prima. A organização investe maciçamente em treinamento e especialização. Incentiva seus advogados a participarem de cursos de pós-graduação e orgulha-se de manter profissionais experimentados, com versátil titulação obtida em importantes universidades, larga experiência conquistada em renomados escritórios e no setor jurídico de grandes corporações.

Aliado a tudo isso, conta com uma estrutura administrativa que se ampara em modernos conceitos de gestão e produtividade.

O sistema jurídico Espaider foi escolhido para dar suporte técnico e operacional em todas as áreas.

PROXIMIDADE COM O CLIENTE O Martinelli Advogados possui como um dos seus lemas mais enraizados, o encantamento do cliente.

“Encantar o cliente significa fazer um pouco mais do que ele espera que nós façamos. Isso requer atualização técnica constante, competência, treinamento e vigilância. Nossos profissionais devem estar comprometidos com nosso projeto de total dedicação ao cliente e amor à causa”, diz José Carlos Meinert, diretor administrativo-financeiro.

“Mantemos equipes multidisciplinares aptas a atender casos de maior grau de complexidade. Fazemos questão de acompanhar e orientar o cliente em cada uma das fases que seu processo percorre na esfera da Justiça. Na outra ponta, confeccionamos relatórios internos que fornecem um sistema de informações atualizadas sobre procedimentos jurídicos em vigor”.

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Martinelli Advogados - Cliente como base de tudo

GESTÃO JURÍDICA Na condução de suas atividades o Martinelli utiliza o software de gestão jurídica Espaider.

Os módulos mais utilizados são Contencioso, Consultivo, Financeiro, Time-Sheet, CRM, Contábil, Indicadores Gerenciais e Cobrança.

O Espaider foi escolhido após uma criteriosa avaliação das soluções disponíveis no mercado.

O Martinelli Advogados tem 15 unidades em 6 estados e no Distrito Federal, abrangendo todas as áreas do direito, com mais de 2 mil clientes.

O desafio era encontrar um sistema de gestão jurídica versátil e capaz de facilitar toda a operacionalização.

“Após uma avaliação das opções disponíveis no mercado, o que chamou a nossa atenção foi a versatilidade do Espaider. Essa questão é importante porque conseguimos abranger todos os departamentos do nosso escritório sem a necessidade de outros sistemas, exceção feita à gestão de pessoas, onde usamos um sistema dedicado e integrado ao Espaider”, diz José Carlos Meinert.

São aproximadamente 700 usuários, incluindo também os clientes que têm acesso ao sistema.

A maioria dos clientes recebe relatórios mensais de acompanhamento dos seus processos. Os relatórios são gerados e enviados automaticamente pelo Espaider.

GANHOS DE PRODUTIVIDADE “No nosso planejamento, consideramos dois ativos estratégicos fundamentais: clientes e pessoas.

O Espaider nos permite organizar as demandas de forma clara, gerando um melhor atendimento ao cliente e maior produtividade à nossa equipe.

Entre os nossos valores, também prezamos pela solidez financeira e excelência operacional, e o Espaider é uma ferramenta muito útil para tal”, assinala Meinert.

O diretor explica que o Espaider também é importante para manter a proximidade com o cliente: “Nossa operação é grande e múltipla, pois atuamos em temas e mercados multifacetados. Como nosso “mantra” é a proximidade com o cliente de forma a encantá-lo, a eficiência nos contatos relacionados aos pagamentos e controles é indispensável. O Espaider nos permite customizar o atendimento conforme o modelo de cada cliente, acompanhando nossa tendência de atendimento cada vez mais personalizado”.

ATUAÇÃO • Societário • Fusões e Aquisições • Impostos • Cível • Contencioso • Economia e Finanças • Comércio Internacional e Direito Aduaneiro • Direito do Trabalho e Previdenciário • Direito Ambiental • Direito Penal Empresarial • Portos e Logística • Previdência Complementar • Cooperativas

Sócios: Oséas Aguiar Carlos Amorim Gustavo Goulart Tiago Brasileiro Rodrigo Girolla Patrícia Mendlowicz Denise Aquino Costa Juliana Martinelli

O Martinelli Advogados em Dados Fundado em 1997, em Joinville, Santa Catarina.

Unidades em: São Paulo, Curitiba, Maringá, Porto Alegre, Caxias do Sul, Rio de Janeiro, Belo Horizonte, Campinas, Brasília, Florianópolis, Joinville, Caçador, Criciúma e Chapecó.

Autonomia para prestar serviços jurídicos para seus clientes por todo o país.

Quadro formado por dez sócios, que são responsáveis pela administração, gerenciamento e organização do escritório.

Mais de 300 advogados e consultores, com o suporte de uma equipe de estagiários e paralegais distribuídos em todas as unidades.

Membro da JHI - Jeffreys Henry International, uma rede mundial de escritórios associados presente em mais de 55 países. Classificado como referência em direito empresarial pela publicação britânica Chambers and Partners.

Presente há 11 anos no ranking dos mais admirados da revista Análise Advocacia. Investe maciçamente em treinamento e especialização. Incentiva seus advogados a participarem de cursos de pós-graduação.

Preocupação com a permanente reciclagem para atender a demandas cada vez mais complexas.

Equipes de formação multidisciplinar aptas a atender casos de maior grau de complexidade, por vezes situações de emergência.

Foco no encantamento do cliente com atualização técnica constante, treinamento e profissionais comprometidos.

João Martinelli Presidente - Martinelli Advogados

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Algumas Novidades do ESPAIDER 6.0 A versão 6 do Espaider já está sendo implantada em alguns clientes. Está na fase denominada VERSÃO RELEASE CANDIDATE (RC), que é o estágio anterior ao estágio de VERSÃO ESTÁVEL, quando então todos os clientes terão acesso. Em breve estará no mercado para instalação em novos clientes e para aqueles que têm versões anteriores e desejarem atualizar. É importante salientar que, dentre as diversas novas funcionalidades presentes em cada um dos módulos do sistema, estamos destacando apenas algumas mais genéricas. Os clientes da Fácil já recebem periodicamente um informativo denominado Cutting Edge que detalha todas as novidades disponíveis. E esse será o meio pelo qual os clientes saberão das muitas modificações implementadas na versão 6.

TECNOLOGIA O Espaider está mais veloz em diversos aspectos com a atualização para as tecnologias recentes disponíveis no mercado.

Uma das novidades básicas é a utilização do .NET 4.6. A versão 5 utilizava o .NET 4.0.

Quanto aos bancos de dados suportados foram atualizadas as exigências em termos de versões mínimas aceitas, que passam a ser: • ORACLE 10g R2; ou • MICROSOFT SQL SERVER 2005.

A Fácil recomenda a utilização do MS-SQLServer 2012, onde algumas funções executam mais rapidamente que as versões anteriores.

Em termos de navegadores (browsers) as versões mínimas são as seguintes:

MAIS INFORMAÇÕES NAS LISTAS Com a atualização da versão mínima de banco de dados, houve aumento do limite de páginas do grid da interface de 10 para 100 páginas, trazendo com mais eficiência a fatia de dados necessários em cada consulta.

A lista também passou a mostrar a quantidade total de registros que atendem às condições de filtro, mesmo quando o número de registros exibidos é menor em função dos limites da tela.

MENOS DADOS TRAFEGADOS E CONSEQUENTEMENTE MAIOR VELOCIDADE Com a atualização da versão mínima dos navegadores, aliada a algumas implementações feitas, a quantidade de dados trafegados entre o navegador e o servidor ao realizar um cadastro diminuiu significativamente. O que representa ganho de velocidade, especialmente em ambientes com conexão de internet mais lentas.

MELHORIAS DE SEGURANÇA Foram incorporadas novas verificações de segurança e o sistema ficou mais robusto em termos de controles de invasões indesejadas. Os recentes testes com invasões indicam um alto grau de proteção contra acessos indevidos.

Algumas novidades do Espaider 6.0

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TEMPLATES – NOVO EDITOR

MAXIMIZAÇÃO DA TELA EM CAMPOS TEXTOS

Em todas as organizações é comum a existência de documentos padronizados, emitidos principalmente para clientes e fornecedores. Contratos de compra, contratos de venda, aditivos, procurações e outros.

Os campos do tipo texto agora podem ser visualizados e editados em tela cheia. Esta facilidade auxilia na leitura de informações com textos mais longos.

Mesmo os documentos padronizados têm dados que devem ser preenchidos e alterados. Principalmente quando se fala em partes, suas qualificações e testemunhas. Essas informações devem aparecer em locais específicos, normalmente introduzidas com a utilização de editores de textos ou escritas em lacunas. Dependendo da quantidade e da periodicidade dos documentos, o processo pode ser trabalhoso e improdutivo.

NOVO VISUAL PARA CAMPOS TIPO COR

Para resolver essa questão o sistema ESPAIDER tem uma funcionalidade denominada TEMPLATES. É muito utilizada na área de contratos e procurações, mas pode ser utilizada também em quaisquer outras situações ou módulos do sistema.

Um usuário treinado na funcionalidade, ou consultor da Fácil, cria o documento padrão no ESPAIDER, em editor próprio do sistema e indica os locais onde devam estar as variáveis. Indica também de que cadastros essas mesmas variáveis serão obtidas. Ao ser comandada a emissão do documento, o sistema automaticamente preenche os dados nos locais corretos.

Na versão 6 o editor foi aperfeiçoado. Ficou mais simples editar documentos e aplicar efeitos de estilo. Uma melhoria substancial para as organizações que utilizam essa funcionalidade.

O novo componente facilita a seleção de cores para a indicação de criticidades e outros alertas onde as cores são importantes para chamar a atenção do usuário.

O Espaider seleciona a cor configurada para cada situação. Um exemplo de utilização de cores é na lista de providências que devem ser cumpridas pelo usuário.

TELA DIVIDIDA O ESPAIDER está preparado para adequar-se ao redimensionamento da tela. Isto permite, por exemplo, a utilização de mais de uma janela aberta ao mesmo tempo, dividindo a tela no monitor. Na figura a seguir, a primeira tela é utilizada pelo usuário para criar uma nova requisição no sistema. Para isto, é necessário consultar algumas informações do processo ao qual se refere esta requisição. Isto é feito através da segunda tela (redimensionada, à direita), onde é possível visualizar os dados do processo sem precisar alternar entre as telas, agilizando o cadastro da requisição.

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Algumas novidades do Espaider 6.0

que utilizam essa versão e o controle de qualidade aperfeiçoa os testes de verificação.

ESTÁGIOS PELOS QUAIS PASSAM AS VERSÕES DOS SISTEMAS FÁCIL

O terceiro estágio de uma versão é chamado de VERSÃO ESTÁVEL. Está disponível para todos os clientes, novos e antigos. São realizadas novas implementações apenas se consideradas de baixa complexidade, cujo risco de causar impactos negativos em quem já está utilizando a versão é considerado inexistente.

O primeiro estágio de uma versão que será lançada no mercado chama-se VERSÃO PREVIEW. Nesta versão começam as incorporações de novidades que podem sofrer modificações durante a utilização normal por sugestões dos usuários. Até que ganhem estabilidade. Um número bem restrito de clientes tem acesso a essas versões e participa do desenvolvimento de determinadas funcionalidades.

O último estágio de uma versão é chamado de VERSÃO DESCONTINUADA. Esse estágio ocorre vinte e quatro meses após a versão ter sido considerada estável. A Fácil recomenda que os clientes que estejam utilizando versões nesse estágio atualizem seus sistemas, pois embora o cliente possa continuar utilizando, em caso de customizações ou incidentes, as correções somente poderão ser realizadas se a versão for atualizada.

O segundo estágio de uma versão é chamado de RELEASE CANDIDATE, já citado anteriormente.

Este é um período de estabilização da versão como um todo. São realizadas novas implementações apenas se consideradas de baixa complexidade, cujo risco de causar impactos negativos em quem já está utilizando a versão é considerado pequeno ou inexistente. É incrementado o número de clientes

Podem existir casos excepcionais onde temporariamente a Fácil tenha que fazer implementações em uma versão utilizada por determinado cliente e incorporá-las somente na versão seguinte.

Nesse caso a versão chama-se VERSÃO ESPECIAL. Deve ficar no cliente no máximo por alguns meses até que substitua definitivamente por uma nova versão estável.

REVISTA GESTÃO JURÍDICA Publicação Corporativa Fácil Edição: IX - Ano: 2018 Rua Gustavo Budag, 407 - 89036-501 - Blumenau/SC Blumenau/SC +55 47 3328.2929 Belo Horizonte/MG +55 31 2532.2382 São Paulo/SP +55 11 3262.1890 Atendimento local em Curitiba/PR, Juiz de Fora/MG e Porto Alegre/RS. facil.com.br - comercial@facil.com.br

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