Só Reparos - eBook Gerenciamento de Projetos

Gestão de Projetos

O que Como Para quem Por quê

O que é um Projeto?

Projeto é um conjunto de atividades que tem como objetivo produzir um produto, serviço ou resultado, com início e fim estabelecidos.

Existem projetos grandes e complexos (como a criação da Liven) e projetos simples e rápidos (como a implementação dos murais dos valores Só Reparos nas unidades).

Ele pode servir para aproveitar uma oportunidade ou resolver um problema e sempre terá uma data pra começar e uma data pra terminar.

Projeto x Processo Já sabemos o que é um projeto, mas e quando ele vira um processo? Quando ele passa a ter uma rotina contínua de realização, quando o projeto teve sucesso e se incorporou ao dia a dia da empresa.

Para fixar os conceitos, vamos pensar em um projeto como algo que faz uma entrega exclusiva, já os processos realizam entregas idênticas.

Por exemplo, uma campanha publicitária de Black Friday é um projeto, enquanto a ligação semanal de telemarketing para ofertar produtos em promoção é um processo de vendas.

O que é Gestão de Projetos?

A arte de fazer com que projetos aconteçam da melhor forma possível, cumprindo os prazos, o escopo, os custos e claro os objetivos e resultados planejados.

Qual o papel do Gerente de Projeto?

O Gerente de Projetos tem o desafio de conseguir coordenar as diferentes atividades, pessoas e recursos dentro do tempo disponível para o projeto ter sucesso.

Outro papel fundamental é conseguir fazer os fluxos de informações do projeto estarem sempre atualizados na ferramenta de projetos da Só Reparos, o Asana.

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passos para colocar um projeto em prática

O QUE É O PROJETO?

O que é o seu projeto? Escreva a sua ideia central. Seja objetivo, específico e claro na sua ideia. O Projeto precisa de uma definição capaz de comunicar de forma clara e efetiva os benefícios da sua implementação.

Exemplo: Criação de uma intranet como diretório único de informações da Só Reparos.

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PARA QUE FAZER ISSO? QUAL É O SEU OBJETIVO?

Clareza nos objetivos é uma das coisas mais importantes no projeto. É o que te dá Foco e Direção. Lembre-se, a direção é mais importante do que a velocidade.

Muita gente confunde o que são metas e o que são objetivos.

As METAS são mensuráveis: responde a duas perguntas: “quanto?” e “até quando?”. Elas são alvos que partem de um ponto específico e o objetivo é mais amplo.

O OBJETIVO é a descrição daquilo que se pretende alcançar, tem a ver com algo maior. Os objetivos dizem respeito ao que você deseja concretizar ao percorrer as metas, ou seja, é o seu propósito.

As metas você atinge. O objetivo, você conquista!

Na prática, você precisa atribuir uma série de metas especificas para se atingir um objetivo. É uma questão hierárquica. Parece óbvio, mas muita gente não tem isso claro, o que dificulta na evolução de uma ideia para um projeto.

Agora, liste uma a um quais os objetivos (ou o objetivo) que você quer atingir com esse projeto Em seguida, pense em apenas 1 frase que responda exatamente por todos esses objetivos específicos. Escreva em uma única frase algo que represente a busca por todos esses objetivos.

Essa frase será o seu objetivo principal. Ela vai nortear toda e qualquer ação ou tomada de decisão ao longo do seu projeto.

Exemplo: O1 – Aprimorar a Comunicação Interna O2 – Ter um repositório de arquivos com indexação de fácil entendimento O3 – Centralizar os acessos aos sistemas Só Reparos em um único local Qual é o objetivo principal?

Exemplo: Implementar uma intranet como canal interno de distribuição de informação acessível a todos os funcionários da Só Reparos.

Repare que o objetivo principal não é uma cópia dos objetivos, mas responde a todos eles.

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QUEM

Para quem - Quem você pretende impactar diretamente com o seu projeto? Quem irá se beneficiar com os resultados do projeto?

Exemplo: A criação desse e-book de projetos (sim, ele também é um projeto) pretende impactar diretamente todos os líderes da Só Reparos. Como consequência de projetos mais assertivos os demais colaboradores, os Clientes e os parceiros também poderão ser beneficiados Com quem - Quais pessoas da equipe podem apoiar a realização do projeto? Algumas podem apoiar durante todo o projeto, outras apenas pontualmente. Tudo vai depender do tamanho, do impacto e de como você vai vender o projeto internamente

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TAREFAS E CRONOGRAMAS

Esta é a hora que você define as Tarefas do projeto com as datas de início e prazo de término de cada uma delas. Cada Tarefa deve apoiar diretamente um ou mais objetivos do projeto. Temos sempre uma Tarefa principal, como por exemplo: Preparar a campanha de lançamento do novo serviço.

Dentro dela teremos as tarefas complementares, que apoiarão a realização da ação principal. Por exemplo: Definir e aprovar budget da campanha; Passar briefing para a agência; Validar proposta da agência; Comunicar equipe de Vendas; etc.

Seja o mais realista possível, lembrando que muitas vezes os prazos precisam ser negociados com outras pessoas responsáveis pela execução. Com as Tarefas definidas você será capaz de ter um cronograma geral para o seu projeto.

Imprevistos podem (e devem) acontecer, esteja preparado para redefinir tarefas e prazos ao longo do projeto, mantendo todos os envolvidos comunicados sobre as mudanças.

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COMUNIQUE-SE

O papel de Gerente de Projeto passa por 2 grandes habilidades: Comunicação e Negociação. É fundamental manter a equipe e os interessados ciente dos avanços, barreiras e próximos passos. Para isso sugerimos que sejam feitas apresentações regulares do projeto, apontando o estágio atual e as necessidades (de recursos e pessoas) para que o projeto tenha sucesso.

Renegociar prazos e recursos será comum. Manter comunicação direta com todos os envolvidos também.

A maioria dos projetos não avança por falta de engajamento, o seu papel passa muito por alimentar as relações com todas as pessoas envolvidas.

Dicas para ser um bom Gerente de Projetos

NÃO SE PRENDA AO MÉTODO A metodologia tem a função de apoiar o projeto e não o contrário.

A sugestão é que encontre a que melhor atende ao seu perfil, ao perfil das pessoas envolvidas e ao resultado desejado. Se não tiver nenhum que você considere completa, utilize as melhores práticas daquelas que você se sente confortável e confiante para implementar. O importante é o sucesso do projeto e não o método.

DÊ ATENÇÃO AO ORÇAMENTO Quanto o seu projeto vai custar? Essa pergunta é fundamental para fazer o controle de projetos. Afinal, sem dinheiro para financiar, ele dificilmente será concretizado. Coloque no papel o valor que precisará ser destinado para cada etapa do projeto. Além disso, monitore todos os custos a fim de evitar gastos desnecessários.

Esteja sempre ciente de quanto, quando e como o dinheiro está sendo gasto.

FAÇA UMA REVISÃO AO FINALIZAR O PROJETO No final, é importante realizar uma revisão do projeto. Não estamos apenas falando sobre ler atentamente o produto final e garantir que todos os objetivos, necessidades e tarefas sejam concluídos.

Em vez disso, é necessário examinar todas as fases, avaliar cada marco e analisar suas habilidades de gerenciamento de projetos (elas eram as melhores que podiam ser ou há espaço para melhorias? Quais foram as lições aprendidas?). Ao revisar o início, o planejamento, a execução e o fechamento, você pode melhorar algo, manter sua eficácia ou estabelecer o melhor curso de ação.

Essa é a melhor ferramenta de aprendizagem de todas.

Metodologias As metodologias de gerenciamento de projetos são esquemas que orientam a idealização e concretização dos projetos. Cada uma delas tem seu diferencial e suas qualidades, a escolha dependerá das necessidades do projeto e também da capacidade do time de se trabalhar com ela.

Na Só Reparos utilizamos o modelo GTD. Nele existe uma abordagem para planejamento de projetos chamada Modelo de Planejamento Natural que trata-se de uma ferramenta, e não uma obrigatoriedade, que pode ser usada se você sentir necessidade de planejar melhor algum projeto.

Esse modelo tem 5 estágios que norteiam nosso cérebro de uma maneira natural para planejar o resultado desejado. São eles: 1 - Propósito e princípios (ou seja, por que ele precisa ser realizado); 2 - Visualização de resultados (você vai detalhar e descrever melhor o seu resultado, que seria a visualização do sucesso estrondoso desse projeto); 3 - Brainstorming (levantar todas as ideias relacionadas e potencialmente relevantes); 4 - Organização (pegar todas as ideias levantadas no brainstorm e fazer uma seleção das ideias que efetivamente usará); 5 - Identificação das próximas ações (identificar todas as próximas ações – ou seja, ações que você já pode executar com base em todas as fases do projeto).

Além do GTD, existem outras metodologias que podemos utilizar para o gerenciamento dos seus projetos. Confira nas próximas páginas.

SCRUM A metodologia Scrum propõe que um projeto seja dividido em diversos (pequenos) ciclos de atividades, com reuniões frequentes para que a equipe possa alinhar o que vem fazendo e pensar formas de melhorar o processo com agilidade. A ideia é que o projeto seja acompanhado sempre bem de perto e passe por mudanças de planejamento o tempo todo, de forma livre e pouco engessada. Essa metodologia: • Engaja a cultura de comunicação • Permite estratégias mais bem-sucedidas • Permite a correção/ação rápida diante das barreiras e desafios (resultado do acompanhamento diário) • Trabalha a transparência para revelar pontos fortes e fracos • Promove a liderança

KANBAN Essa metodologia tem o objetivo de ser usada como um método de agendamento de atividades para dizer o que produzir, quando produzir e quanto deve ser produzido. Entre outros benefícios, ela ajuda a eliminar gargalos ao identificar os momentos em que o fluxo de trabalho fica mais lento, preparando para otimizá-lo como um todo ao entender os processos que compõem cada etapa dele.

O primeiro passo é criar o seu quadro Kanban para visualizar o fluxo de trabalho. Em um quadro clássico, você terá apenas três colunas (para quem quiser se aprofundar depois, existem outros modelos com mais colunas): • Novas: esta coluna lista as tarefas que ainda não começaram • Em andamento: consiste nas tarefas que estão atualmente em progresso • Finalizadas: consiste nas tarefas que foram concluídas.

Os 4 princípios básicos do Kanban: 1 - Comece com o que estiver fazendo agora; 2 - Concorde em buscar mudanças incrementais com o objetivo de evoluir e otimizar; 3 - Inicialmente, respeite as funções atuais da sua equipe, reponsabilidades e cargos; 4 - Encorage atos de liderança em todos os níveis de trabalho.

DIAGRAMA DE GANTT O diagrama ou gráfico de Gantt é uma metodologia que auxilia a visualização das ações de um projeto acordo com o tempo de início e de fim. A partir de sua consulta, fica fácil entender o fluxo, conhecer as responsabilidades de cada setor ou verificar o que já deveria ter sido concluído.

Confira alguns benefícios do uso do Diagrama: • Segmentação mais eficaz de tarefas • Distribuição de responsabilidades mais transparente e eficaz • Interdependência das atividades • Definição clara de prazos • Aumento da performance dos times

PDCA Sigla para “planejar”, “fazer”, “conferir” e “agir”. O ciclo PDCA é uma metodologia que tem o objetivo de promover melhorias contínuas em ciclos em quatro etapas: planejar, fazer, conferir e agir. Com sua aplicação correta, é possível aumentar a produtividade, a eficiência e a qualidade, ao mesmo tempo em que se conquista uma redução nos custos relacionados ao trabalho otimizado.

Um dos diferenciais da PDCA é que ela pode ser aplicada tanto quando o negócio está em apuros como em momentos tranquilos, apenas para melhorar um ponto específico.

Sempre que houver algo que pode ser melhorado, esta ferramenta pode ser usada.

DESIGN THINKING É uma metodologia criada para tornar processos de visualização de projetos acessíveis a um público que não tem formação em design, mas entende seu valor em projetos que buscam inovação. É uma metodologia que traz ao projeto sensibilidade, muitos processos de geração de ideias, elementos visuais e outros fatores que merecem destaque, como: Empatia Colaboração Experimentação

Essas metodologias são sempre bem-vindas no dia a dia das empresas para alcançar objetivos, aprimorar processos e gerar economia de tempo aliado ao desenvolvimento constante com interatividade, melhoria contínua, flexibilidade e transparência.

Aproveite as ideias apresentadas até aqui e se entregue ao gerenciamento de projetos. Esse é o seu momento!