EventBranche TrendMagazine 1-2013

TrendMagazine INSPIRATIEBRON VOOR

ZAKELIJKE EVENEMENTEN

MAART 2013 JAARGANG 4

7

Tips en Trends Voor uw event

2013 Events in The new 60’s

MAAK VAN

UW BUSINESS MEETING EEN UNIEKE BELEVING

Het ss Rotterdam is een plek waar gasten op avontuur gaan, iets beleven. Tijdens een we weergaloos w weer weerga ergaloos rggaloo rgaloo oos os enkomst enko enk koms komst om mst st waar w waa aar ar ar feest, inspirerend congres, de mooiste bruiloft, een luxe hotelovernachting of een bijeenkomst ment me ent.t ent. uw klant centraal staat. Iedereen merkt het: dit is de beste locatie ooit voor een evenement.

Om u ook werkelijk de ruimte te geven, bieden we u een tweede zaal aan. Voor meer informatie over de oneindige mogelijkheden aan boord en voorwaarden van deze actie, verzoeken we u contact op te nemen met één van onze Account Managers.

HOTEL RESTAURANTS EXCURSIONS CONGRES EVENTS CATERING LEARNING ARNING RNING

10 - 3.500 GASTEN

|

20 VERGADERRUIMTES

|

14 BANQUETINGRUIMTES

|

1 MULTIFUNCTIONEEL THEATER

|

2 RESTAURAN

AURANTS

|

3 BARS

|

254 HOTELKAMERS

|

48 BUSINESS BOARD ROOMS

|

600 PARKEERPLAATSEN

|

RONDLEIDINGEN

WIJ GEVEN

U GRAAG ALLE RUIMTE

TSEHOOFD 25 3e KATENDRECH DAM RO 3072 AM TTER POSTBUS 51041 DAM 3007 GA ROTTER 33 T +31 10 206 65 SHORE.NL WWW.ONBOARDON WW W.SSROTT ER

DA M-EV ENTS.NL

GELREDOME.NL EVENTS@GELREDOME.NL

IN GELREDOME IS VERGADEREN EEN FEEST VOOR UW SMAAKPAPILLEN. Tongstrelende banketten. Cooking-on-the-spot. Kookworkshops. Dankzij onze topkoks is er op culinair gebied van alles mogelijk. Ook bepaalt u zelf in welke ambiance u wilt vergaderen. Onze nieuwe zalen richten we net zo gemakkelijk in voor een intieme vergadering of receptie als voor een grootscheeps congres of personeelsfeest.

Meer weten? Bel 026 - 880 70 45 of kijk op GelreDome.nl.

8

Inhoud

10

Gadgets en innovaties

19

13

Locaties presenteren zich

80 Technologische ontwikkelingen

76 De eventtrends voor 2013

47

Evenement organiseren:

tips en trends

TRENDMAGAZINE

90 De meest bizarre bedrijfsuitjes

Het eventresort van Nederland

07

Inhoudsopgave: 9 10 13 19 22 24 26 28 30 34 36 38 40 42

Voorwoord Gadgets en Innovaties Trendwatchers Noordwijk marketing Expo Flora Indoor Skydive Roosendaal Orpheus LibĂŠma De Landgoederij Van der Maarel De Haven van Zandvoort Haarlem marketing Hulskamp Audiovisueel De Efteling

Dossier Evenement Organiseren: 48 Inhoud 49 Doelstelling 50 Doelgroep 51 Evenementenbureau 52 Evenementenlocaties 54 Partycateraar 55 Deelnemerregistratie 57 Artiestenbureau 58 Beveiliging 59 Decoratie 61 Hostess service 63 Audiovisueel 65 Evenementenverhuur 66 Evenementenvervoer 68 Foto/videomarketing 69 Personeel evenementen 70 Promotieartikelen 71 Sprekersbureau 72 Evenementenverzekering 76 Hof van Saksen 80 Technologische ontwikkelingen 86 Sendsteps 90 Bedrijfsuitjes over de hele wereld 93 Blue Boat Company 94 Boekenpagina 96 Party Rent style guide

9

Laat je inspireren door Héman

Trendy hoeft niet duur te zijn!

Met Héman kan je elk event houden op elke locatie.

Laat je inspireren. Scan de QR-code en bezoek ook onze website www.heman.nl Joan Muyskenweg 34 1099 CK Amsterdam

Tel. (020) 668 68 58 www.heman.nl

Colofon Uitgevers: Mark Wichmann en Sjoerd Weikamp Redactie: Sjoerd Weikamp (hoofdredactie), Jan Jacobs, Robin van Leeuwen (eindredactie), Lieke Hogenkamp en Nicolien Reith Fotografie: FotoCarlo.nl e.a.

Coverfoto: Alex Dokter Fotostudio Alkmaar Sales: Mark Wichmann l 0314 333453 mark@eventbranche.nl Askin Ozay l 0314 333453 askin@eventbranche.nl Traffic & Events: Robin van Leeuwen l 0314-333453 robin@eventbranche.nl

TRENDMAGAZINE

07

Welkom in het

evenemententijdperk

De signalen waren er al even, maar inmiddels is het echt zo ver. Niemand kan er meer omheen: het tijdperk van de evenementen is definitief ingezet. Sociale media, technologische ontwikkelingen, eventopleidingen en kwalitatieve eventorganisatoren hebben er samen voor gezorgd dat live communicatie en marketing niet meer weg te denken zijn uit de communicatie- en marketingmix van vele bedrijven, organisaties en instellingen.

Backoffice: Charmaine Gerritsen Vormgeving: Goedkoopstevormgevers.nl, Groningen Druk: Senefelder Misset, Doetinchem Abonnementenbeheer: A tot Z l info@atotzet.nl l 010 4090099 Branchenieuws, tips of vragen? info@eventbranche.nl of 0314 333453

Verspreiding en doelgroepen: 28% Directie-secretaresses van bedrijven >100FTE 20% Communicatie-

en

marketingmedewerkers

van bedrijven >100FTE 15% Event- en Travelmanagers van bedrijven >100 FTE 9%

Productmanagers van bedrijven >100 FTE

4% Losse verkoop, verspreiding op Event-beurzen, -congressen en andere bijeenkomsten 24% Aanbieders van evenementen (organisatiebureaus, locaties, cateraars etc)

Oplage 24%

28%

30.000 exemplaren

4% 9% 15%

20%

Sterker nog, in deze lastige economische tijden, kiezen steeds meer bedrijven voor een vorm van live communicatie met een duidelijke doelstelling en afgebakende doelgroep. Tegelijkertijd worden marketingbudgetten verkleind en eventmanagers weggesneden. Het is de nieuwe realiteit waarmee zowel opdrachtgever als organisator om moeten leren gaan. En die opdrachtgever is steeds vaker weer een secretaresse of communicatiemedewerker, die plots het evenement of live communicatiemoment op zijn of haar bordje krijgt. Naar aanleiding van ons vorige trendmagazine hebben wij dan ook een aantal vragen binnengekregen met name van secretaresses.

De gemene deler in die vragen: ‘Waar vind ik houvast voor het organiseren van evenementen?

Ik word namelijk in het diepe gegooid.’ Het is een logisch gevolg van het wegsnijden van eventprofessionals enerzijds en de steeds sterkere hang naar evenementen anderzijds. Geen budget om alles uit te besteden, maar wel de behoefte om met een afgebakende doelgroep live te communiceren en een doelstelling te bereiken. Van business to business evenementen, productintroducties, congressen, jubilea, bedrijfsuitjes tot interne evenementen, netwerkevenementen, roadshows en teambuilding, de kracht van live communiceren kent geen kaders.

Losse verkoop 29,95 euro

Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieĂŤn, opnamen of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. De redactie besteedt de grootst mogelijke aandacht aan de juistheid van informatie op deze site. Fouten zijn echter niet volledig uit te sluiten. U kunt daarom geen rechten ontlenen aan deze teksten.

Events&MICE TrendGuide is een uitgave van Proef Media BV

Wij zijn ons ervan bewust dat dit trendmagazine op de bureaus terecht komt van zowel eventprofessionals, eventmanagers, communicatiemedewerkers, marketingmanagers en secretaresses.

Daarom in deze uitgave een duidelijke mix van trendwatchers, technologische ontwikkelingen, maar juist ook zeer toegankelijke houvast, tips en trends voor het organiseren van kwalitatieve evenementen. Natuurlijk ook dit keer weer een groot aantal aanbieders uit de evenementenmarkt, stuk voor stuk ideale partners voor het doen slagen van uw evenement. En natuurlijk is live communiceren niet altijd zaligmakend, maar gebruikt u het in de juiste mix van uw communicatie- en marketingkanalen dan is een evenement goud waard. Laat het evenement het hoogtepunt zijn van uw multimediale campagne. Laat uw merk, uw bedrijf, uw instantie of organisatie tot leven komen.

Laat uw boodschap direct landen in uw doelgroep. Bereik alle zintuigen en benut zo de kracht van eventmarketing en live communicatie. Als u dat aandurft, welke soort opdrachtgever u ook bent, en daarbij kiest voor de juiste kwalitatieve eventbedrijven, dan heten wij u van harte welkom in het evenemententijdperk. Een periode waar communicatie en marketing opnieuw worden uitgevonden. De communicatie in voor- en natrajecten van een evenement letterlijk een hoogtepunt maken en het strategisch inzetten van waardevolle live momenten zorgen voor ongekende impact bij uw doelgroep. Een impact die eigenlijk veel verder gaat dan alleen maar zenden en ontvangen: dankzij alle ontwikkelingen en trends is een evenement verworden tot het meest krachtige (interactieve) communicatiemiddel dat wij ooit tot onze beschikking hebben gehad.

Laat dit trendmagazine u inspireren om evenementen op een juiste manier in te zetten en motiveer, inspireer, deel, geef en overdonder uw doelgroep. Welkom in het evenemententijdperk.

Sjoerd Weikamp Hoofdredacteur Sjoerd@eventbranche.nl

PS: Wilt u meer weten over evenementen en live communicatie, neem dan eens een kijkje op eventbranche.nl of neem een abonnement op ons vakblad: www.eventbranche.nl/abonneren/

11

12

Gadgets

Gadgets en innovaties De levenscyclus van een product is drastisch aan het veranderen en gadgets en innovaties volgen elkaar in rap tempo op. Wat eerder een droom leek, lijkt nu werkelijkheid te worden. Denk hierbij aan de futuristische Google bril of de iWatch. Steeds meer apparaten worden draadloos en het wordt zelfs mogelijk om een thermostaat te bedienen met je smartphone. Niet alleen de technologie verandert maar ook de manier om producten te presenteren. Zo kon men in Zuid Afrika de nieuwe smaak van Fanta proeven door de eetbare advertentiepagina naar binnen te werken. Interessant voor uw evenement of bij u op kantoor? foto: Persfoto Google

Google bril Al enige tijd is Google bezig met het ontwikkelen van de Google augmented reality bril ofwel ‘Project Glass’. De futuristische bril beschikt over verschillende apparaten en sensoren als een 3G of 4G internet verbinding, batterij, camera, microfoon, beeldschermpje in het rechter- of linkerglas, luidspreker, gyroscoop en snelheidsmeter. Hierdoor ontstaan mogelijkheden om foto’s en video’s te maken en die gelijk met anderen te delen. Ook hoef je nooit meer te verdwalen, omdat er een navigatiesysteem in verwerkt kan worden. De bediening van de bril is deels te regelen door middel van spraak en de touchpad aan de zijkant van de bril. De verwachting is dat hij begin 2014 verkrijgbaar is voor consumenten.

Aparte Smartphone case Deze siliconencase, die geschikt is voor de Iphone 5 en de Samsung Galaxy S3, heeft een schuine achterkant waardoor de telefoon makkelijk te bedienen is als hij op een bureau ligt. Dit maakt het scrollen makkelijker en ook kunnen video’s beter bekeken worden. De stabiele grip zorgt ervoor dat de telefoon op de schouder blijft liggen wanneer u aan het telefoneren bent en ondertussen op de computer bezig bent. Ideaal voor drukke secretaresses.

Eetbare advertentie Eind februari is er een advertentie van Fanta verschenen die eetbaar is om de vernieuwde smaak te laten proeven. Ook Volkswagen had dit in Zuid Afrika met de 'Eat the Road'-campagne. Nu is dit in het verleden wel eens vaker gebeurt voor een goed doel, maar toch heeft het ons aan het denken gezet. Wat als dit nu geïntegreerd word in de eventbranche? Cateraars die op een advertentiepagina een tipje van de sluier kunnen lichten over de smaken van nieuwe culinaire concepten, programmaboekjes waarbij bezoekers de sfeer van het evenement terug kunnen proeven of uitnodigingen die zo lekker smaken, dat je benieuwd bent wat er daadwerkelijk aangeboden wordt.

TRENDMAGAZINE

iWatch

07

Nike FuelBand

De geruchten worden alsmaar sterker: Apple komt nog dit jaar met een ‘slim’ horloge volgens persbureau Bloomberg. De iWatch wordt voor het eerst sinds jaren weer een innovatief product van Apple en moet gekoppeld kunnen worden met de iPhone via Bluetooth. Daarnaast zou er een wifi-module worden ingebouwd. Enkele bronnen meldden dat de gadget telefoongesprekken aan kan nemen, je er berichten op kunt lezen en een routebeschrijving kan zien. Ook gaan er geruchten dat er een hartslagmeter en stappenteller in zit. Volgens de bronnen ligt de iWatch eind 2013 in de winkels.

Nest

In Amerika is een nieuw soort thermostaat te koop, de Nest. Deze is ontworpen door twee voormalige werknemers van Apple, die betrokken waren bij de ontwikkeling van de iPod en iPhone. De meeste mensen vergeten om de temperatuur omlaag te zetten wanneer ze thuis of op het werk weggaan. Als eventprofessional zult u druk in de weer zijn en op flexibele uren op kantoor aanwezig zijn. Om continue de verwarming aan te laten staan is dan weggegooid geld. De ‘slimme’ thermostaat leert uw schema en programmeert zichzelf. Ook is het mogelijk om hem te bedienen vanaf de computer, tablet en smartphone met de speciaal ontworpen app. Wanneer de Nest goed geïnstalleerd wordt, kan de energie rekening tot 20% afnemen. De Nest is vooralsnog niet in Nederland te verkrijgen, maar de verwachting is dat dit niet lang meer zal duren.

foto: Persfoto Nike

Bent u als evenementenorganisator ook wel eens benieuwd hoe veel meters u maakt op de dag van een evenement? Wilt u weten hoever een deelnemer loopt tijdens een buitensportactiviteit of vindt u de gezondheid van uw medewerkers belangrijk? Dan is de Nike FuelBand een handige en leuke gadget. De armband houdt precies bij hoe actief iemand is. Door middel van een chip in een schoen, een sporthorloge of via apps op de iPhone of iPod kan men de afgelegde kilometers, routes en snelheden bijhouden. De resultaten kunnen gedeeld worden op de social media. Het is ook mogelijk om doelstellingen in te voeren. Wanneer u het belangrijk vindt dat uw medewerkers voldoende bewegen, kunt u ze een minimaal stappen per dag opleggen.

Naast het aantal afgelegde stappen en de tijd, laten ledlampjes zien hoever je bent met het ingestelde doel. Bij een groene kleur nader je het dagelijkse doel, bij oranje zit je op de helft en als de lampjes rood zijn moet je hard aan de slag. Het instellen van het doel kan op je profiel van Nike+. De band is gemaakt voor rubber en beschikt over een zilveren sluiting.

Voor meer informatie: www.bright.nl/eerste-indruk-nike-fuelband

13

TRENDMAGAZINE

07

In the new sixties draait het om

'Me, Myself and Us' Door Jan Jacobs

Lokalisering en nieuw activisme. Empowerment en verbondenheid. Van Iconomy naar Weconomy.

Sociale overwaarde en ontsystematisering. De comeback van de homo ludens, the new sixties en de cappucinozation van de samenleving. Van ‘Me, Myself & I’ naar ‘Me, Myself & Us’. In dit artikel laten zes trendwatchers hun licht schijnen over mega en micro trends in de samenleving, die van invloed zijn op het gedrag van mensen, en die gevolgen hebben voor het karakter van events.

15

16

Trendwatcher aan het woord

“Het ‘ik’-tijdperk heeft plaatsgemaakt voor

een tijdperk waarin het

voeren van de eigen regie

samengaat met de drang naar verbondenheid’

Fons van Dyck

Empowerment en verbondenheid Volgens Fons van Dyck (BBDO) bepalen twee drijfveren het gedrag van de huidige consument, burger en eventbezoeker: empowerment en verbondenheid. Fons van Dyck: ”Empowerment is de overtuiging van het individu dat hij de regie in handen heeft. Dit gevoel van onafhankelijkheid ten opzichte van gevestigde merken, bedrijven, instituten, organisaties en instellingen ervaart hij (paradoxaal genoeg) het sterkste in relatie met andere consumenten, die in de nabije omgeving vertoeven, zoals familie, vrienden, buren, de streek en de virtuele gemeenschap. Het gaat tegenwoordig niet meer alleen om geld en rijkdom, maar om een betekenisvolle rol en invloed in je omgeving.

De social media bieden daarvoor een podium. In de laatste dertig jaar van de twintigste eeuw draaide het om ‘Me, Myself & I’. Tegenwoordig gaat het om ‘Me, Myself & Us’. Het ‘ik’-tijdperk heeft plaatsgemaakt voor een tijdperk waarin het voeren van de eigen regie samengaat met de drang naar verbondenheid. Uit medisch wetenschappelijk onderzoek blijkt dat mensen die beantwoorden aan deze beide drijfveren gelukkiger en gezonder zijn en langer leven. Empowerment en verbondenheid komen ultiem tot uitdrukking tijdens events.

Dancefestivals zijn daar een goed voorbeeld van. Het vertrekpunt van dit concept is niet de line up van artiesten op het podium, maar is de bezoeker. Die is feitelijk de ster. De focus ligt niet on stage, maar in de zaal, op de weide, waar iedereen zijn eigen beleving ervaart en deelt met de mensen die voor hem of haar op dat moment belangrijk zijn. De twee genoemde drijfveren leiden ook tot buurt- en wijkfeesten, tot de burendagen van DE.”

Half vol, half leeg Fons van Dyck vervolgt: “Voor merken hebben deze empowerment en verbondenheid belangrijke gevolgen. Consumenten gebruiken slechts vier of vijf merken om hun persoonlijkheid te accentueren. De overige merken worden gekozen op basis van prijs/kwaliteit verhouding en zijn inwisselbaar. Dat verklaart de opmars van huismerken. Voor veel topmerken is dit een ontnuchterende vaststelling. Ze voeren een hevige strijd om een plaatsje in het universum van empowerment. De positie van de merken in dit universum verschuift daardoor steeds. Automerken verliezen terrein en worden steeds meer inwisselbaar (steeds meer mensen schaffen de auto af of kiezen voor het delen van de auto, Londen krijgt zelfs fietspaden), terwijl modemerken, technologische producten en maatschappelijk betrokken merken een opmars doormaken. De economische crisis leidt voor de middenklasse tot twee gedragingen, die zijn samen te vatten in: het glas is half leeg en half vol. Aan de ene kant stellen consumenten grote aankopen uit en willen ze elke aankoop rationeel verantwoorden, aan de andere kant verwennen ze zichzelf regelmatig met kleine presentjes, bezuinigen ze niet op het toekomstperspectief van hun kinderen en hebben ze geld over voor duurzame producten, zoals biologisch voedsel. Merken die gepositioneerd zijn op het halfvolle/ halflege-glasconcept, doen het uitstekend, zoals H&M, dat modieuze kleding biedt tegen betaalbare prijzen.”

Cappucinozation Jempi Moens (van Fresh Forward) signaleert zeven consumententrends.

“We bevinden ons de komende 8 tot 10 jaar in een tijdsperiode, die in grote lijnen qua mentaliteit en sfeer lijkt op die van de jaren zestig van de vorige eeuw”, vertelt Jempi Moens. “In the new sixties hebben we

TRENDMAGAZINE

Jempi Moens

07

Tom Kniesmeijer

een grote vrijheidsdrang en geen ontzag voor autoriteit. Mensen willen vrij zijn om te kunnen kiezen, willen op elk moment van de dag van het leven genieten, willen grenzen verleggen en taboes doorbreken. We zijn niet meer op zoek naar zekerheid, maar naar inspiratie en creativiteit.

Dat verklaart deels de opkomst van het Nieuwe Werken. Mensen willen ook op hun werkplek genieten. Dat leidt tot nieuwe soorten community’s; naar concepten als seats2meet, waarbij je niet met geld, maar met kennis betaalt en die een aantrekkelijk alternatief zijn voor traditionele vergadercentra.”

nozation van het leven. Smartphones en de games op Facebook geven ons tools om sociaal geaccepteerd te kunnen spelen. In Duitsland is er een pretpark voor mannen die met graafmachines en bulldozers kunnen spelen. In de dresscode is de speelsheid allang doorgedrongen: eerst met Casual Friday, nu is business casual al de standaard. Hier liggen natuurlijk enorm veel kansen voor de eventbranche. Veel events zijn nog te saai en te weinig gedifferentieerd. Event organizers spelen te veel op save, omdat ze het zo al 30 jaar doen, maar de behoefte van bezoekers om geïnspireerd te worden met speelse concepten is enorm.”

“Co-creatie en Custumization worden belangrijker. De generatie Z (de huidige generatie tot 18 jaar) is opgegroeid met het idee dat elk product of dienst aangepast kan worden aan de persoonlijke smaak. De trend naar kleinschaligheid zet zich door, ook in horecaconcepten, waar het huiskamerconcept terrein wint. Naast de hang naar huiselijkheid is er ook een drang naar extreme ervaringen. De middenweg is uit. The worst place to be is the middle of the road. Standaard events en traditionele congressen krijgen de rekening die ze kunnen verwachten: een hoge no show. Er is een toenemende behoefte aan beleving en betekenis. De burger/consument/event bezoeker vraagt zich bij alles af wat het toevoegt aan zijn leven/zijn vak. Een event zal rationeel, intellectueel of emotioneel iets moeten toevoegen. Mensen samenbrengen om ouderwets te netwerken is niet meer voldoende. Ook het creëren van een totaalbeleving wordt steeds belangrijker. Het effect van goede sprekers op een congres valt weg zodra de techniek hapert, er wachtrijen staan voor de garderobe, of men door de modder moet lopen op weg naar de parkeerplaats.

Ten slotte is er een toenemende behoefte aan spelen (homo ludens) en speelsheid. Elk moment van de dag dient leuk te zijn: de totale cappuci-

Ontsystematisering en nieuw activisme Volgens toekomstpsycholoog Tom Kniesmeijer spelen twee trends een belangrijke rol: de ontsystematisering en nieuw activisme. Tom Kniesmeijer: “Oude systemen lopen vast (bankencrisis, eurocrisis, bouwcrisis, de zorgcrisis, VN-crisis). Er ontstaat het gevoel dat de wereld de weg kwijt is. Veel bedrijven zijn losgeraakt van hun drijfveren. Ze weten niet meer waar het ooit om begonnen is en zijn op zoek naar nieuwe ankers.

Dat leidt tot een zoektocht naar nieuwe zingeving. Er is een grote behoefte aan filosofie, aan een verhaal, aan storytelling. Mensen komen ook meer in beweging. Ze willen iets bijdragen. Er ontstaat sociaal activisme, vooral binnen de lokale gemeenschap, want die is te overzien en die kun je vertrouwen. In de eventbranche leidt dit tot lokalisering en ambachtelijkheid. Naar catering met biologische, seizoensgebonden producten uit de eigen streek, bereid met aandacht, liefde en passie. De binding met de eigen omgeving neemt toe. Er ontstaan dwarsverbanden tussen lokale bedrijven, die elkaar vinden op zingeving en waardetoevoeging. De consument vertrouwt bedrijven en merken niet meer, is de woede en het cynisme voorbij, en gaat over tot actie. En met resultaat.

17

18

Trendwatcher aan het woord

“De social media zijn nu de podia waarop iedereen zijn eigen acteur is.'

In Groot-Brittannië zijn de burgers de belastingontwijking van multinationals beu, omdat die leidt tot meer bezuinigingen. Zo heeft de protestbeweging UK Uncut met sit-ins in de filialen van Starbucks er voor gezorgd dat deze multinational ineens heel snel belasting ging betalen. Het programma Keuringsdienst van Waarde controleert namens de consumenten of de claims van fabrikanten wel kloppen.

Het initiatief 7 Days of Inspiration is een landelijke groep mensen, die Nederland upgradet met sociale overwaarde. Met spullen die over zijn, met kennis die toegankelijk is en met vrijwilligers die beschikbaar zijn, realiseren ze allerlei projecten. Zonder geld, zonder formele organisatie.

Een van de projecten van sociale overwaarde is het Huis van Overvloed in Nijmegen: een pand, dat dient als co-workplek voor sociaal en duurzaam ondernemende mensen en initiatieven. Uit het activisme is ook #Durftevragen en de Eigen Krachtcentrale ontstaan: het sociale netwerk (familie, buren, vrienden en kennissen) maakt onder leiding van een onafhankelijke coördinator samen een plan voor de toekomst voor een persoon of gezin, dat is vastgelopen in een hulpvraag.

In Utrecht passen ouders zelf onderling op de kinderen als alternatief voor de kostbare kinderopvang. In de buurtzorg is een systeem opgezet waarbij 6000 thuiszorgers zelfstandig werken zonder manager en waarbij ze elkaar helpen door middel van feedback via online tools. Mensen zijn bereid te investeren in hun omgeving: een betere omgeving verbetert ook de kwaliteit van hun eigen leven. De beste events zijn momenteel die waarin consumerende mensen samen met de mensen achter een merk aan iets moois bouwen.”

Bruno Fabre

Six steps away from fame Nu de wereld de weg lijkt kwijt te zijn, is de behoefte van mensen om gehoord te worden, groter dan ooit. “De social media zijn nu de podia waarop iedereen zijn eigen acteur is,” vertelt Bruno Fabre van The Bright ID. “Dankzij de social media zijn mensen nog maar zes stappen verwijderd van contact met willekeurig wie op de wereld. De valkuil van social media is dat alles wat op dit podium gebeurt, zichtbaar blijft. Event organizers raken de grip op de communicatie op hun event kwijt en kunnen dit alleen maar accepteren. In de eventwereld zal de beleving van de bezoeker versterkt worden door technologische ontwikkelingen. Via Apps zal het geluid tijdens concerten niet alleen uit de luidsprekers komen, maar ook uit hun smartphones. Geurmarketing zal een belangrijkere tool worden tijdens events. Technologische innovaties zorgen er voor dat het spektakel zich niet op het podium afspeelt, maar in het publiek. Bezoekers krijgen steeds meer een eigen, individuele beleving. Off stage wint het van on stage.

Technologische innovaties stellen event organizers ook in staat bezoekers beter te beïnvloeden met (onbewuste) boodschappen.”

Niet gaan schuilen Farid Tabarki van Studio Zeitgeist verwacht dat de aanhoudende economische crisis leidt tot betaalbare innovatieve oplossingen in de eventbranche. “De tijd dat het bedrijfsleven huiverig was events te (laten) organiseren uit angst voor de publieke opinie (die events ziet als geldverkwisting) is voorbij, maar de budgetten voor events worden er niet groter door. Bedrijven willen het optimale rendement voor minder geld. In de eventbranche dringt het besef door dat het geen zin heeft te schuilen tot het economische onweer overwaait. Dat vertaalt zich in meer creativiteit en betaalbare, innovatieve oplossingen.“

TRENDMAGAZINE

Farid Tabarki

Het event wordt een game Marcel Bullinga van Future Check beaamt dat innovaties onder druk ontstaan. Marcel Bullinga: “De moeder der verandering is de boze buurman.

Externe druk dwingt tot verandering. We zitten nu in de transitie van de Iconomy naar Weconomy. We gaan vaker dingen delen en minder bezitten. In de Weconomy werken producenten samen met consumenten.

Bijvoorbeeld op de plukboerderij, waar klanten van lokale boerderijen aandeelhouder zijn en toegang hebben tot de transparante boekhouding, het oogstplan, enzovoort. We gaan terug naar het model van de oude coöperaties en vertrouwen minder op steun van de overheid.”

“Wat events betreft, slaat de gamification toe. Ik noem een paar trends.

Het Nieuwe Werken wordt het gewone werken en krijgt steeds meer eigenschappen van een event: het Werk Event.

Dagelijkse routine bestaat niet meer, werken wordt steeds meer presenteren, beïnvloeden, overtuigen. Waar je bent, is het event. In het EetJezelf-Op-Event beconcurreer je je eigen event met een livestream. In de toekomst zijn deelnemers standaard online aanwezig en is fysieke aanwezigheid zeldzaam. Wie betaalt waarvoor precies, is dan de vraag?

Nu het beeldscherm het nieuwe gezinslid is geworden, ontstaan er als reactie Offline Events, die in het teken staan van stilte en beslotenheid.

Twitterloos als teken van nieuwe exclusiviteit en om socialmedia stress tegen te gaan. Het Privé Event kent privé consulten door de sprekers.

In het Transparante Event check je direct de return on investment van het event. In het Ervarings Event wordt kennis gemixt met psychologie en humor. Liefst doorspekt met moderne technologieën. Interview eens een hologram! Het mag in de eventbranche allemaal wat minder saai en serieus. Wie neemt de handschoen op?”

07

Marcel Bullinga

Meer weten over deze trendwatchers? www.predictingfutures.com www.futurecheck.nl www.freshforward.com www.thebrightid.com www.kniesmeijer.nl www.hetmatje.nl www.thinkbbdo.be www.studiozeitgeist.com

19

TRENDMAGAZINE

07

Noordwijk: I know a place where we should meet

De zakelijke strandplaats

Het succes van storytelling

Congressen, evenementen, meetings, vergaderingen, het zijn allemaal vormen van live communicatie waarbij de entourage een niet te onderschatten rol speelt. Wat is er dan mooier dan een locatie aan zee? Dat besef had Noordwijk al vele jaren geleden. Toen werd Noordwijk Marketing opgericht om de strandplaats op de kaart te zetten als dĂŠ congreslocatie van Nederland.

Dat is prima gelukt en ook in 2013 staat de hele gemeente en regio in dienst van uw evenement of congres. Nou heeft Nederland wel meer strandplaatsen waar de combinatie van zakelijke ontmoeten, uitwaaien, strand en zee een gouden combinatie is, maar wat verklaart het succes van Noordwijk? Waarom is het ook voor u een meer dan geschikte locatie? Het geheim achter Noordwijk is storytelling. Het verhaal van de badplaats klopt. Sterker nog, het verhaal van Noordwijk is even zo divers als het event- en congresaanbod in de gemeente. Met een diversiteit aan kapstokken voor uw eventhema, een publieksagenda waar ook uw live moment aan gekoppeld kan worden en een diversiteit aan locaties op loopafstand mag Noordwijk zich met recht een event- en congreswalhalla noemen.

21

22

Noordwijk

Ruimtevaart

‘In veel congressteden zie je de koppeling met een universiteit. Die ontbreekt in Noordwijk, maar daar staat een even zo interessante ‘kapstok’ tegenover. Binnen de gemeente houdt het European Space Research and Technology Centre, beter bekend als ESA/ ESTEC, de werkgever van astronaut André Kuipers, haar kantoor. Het bijbehorende Space Expo bezoekerscentrum is een ideale locatie, denk bijvoorbeeld aan productlanceringen, waarbij het zelfs mogelijk is om met uw zakelijke gasten het wetenschappelijke onderzoekscentrum te bezoeken.’

Tip: het ruimtevaartthema is breed inzetbaar voor een inhoudelijke doorvertaling naar zakelijke onderwerpen. Een productlancering past natuurlijk helemaal één op één bij dit thema.

Bloemen

‘Het bloemenseizoen leeft zo enorm in Noordwijk. Zodoende ontstaan ook allerlei concepten en eventideeën vanuit de markt. In de maanden maart tot en met oktober zijn er veel publieksevenementen gekoppeld aan onze Bollenstreek. Daar kan uw evenement naadloos op aansluiten en ook het bloementhema leent zich prima als thema voor zakelijke ontmoetingen. Tot bloei komen, ontkiemen, Nederlands, etc etc.’

Tip: vanuit onze kuststrook bent u echt in enkele minuten tussen de bloemen, daar zijn zo veel combinaties mogelijk. Maar bloemen kunnen ook uw kant op komen tijdens een ‘flowerdiner’met eetbare bloemen tijdens een congres. Dat is het mooie van Noordwijk.

Er zijn wel meer marketingorganisaties in Nederland. Met gebundelde krachten zetten deze partijen steden of regio’s op de zakelijke kaart.

Noordwijk Marketing was één van de eersten die zich volledig richtte op zakelijke bijeenkomsten binnen haar gemeente. Daarbij werd de focus, samen met een aantal grote en kwalitatieve hotels, vooral gelegd op de nationale én internationale congresmarkt. Die segmentatie legde Noordwijk geen windeieren. ‘Vanaf moment één is gewerkt aan het kwalitatieve en diverse imago op zowel locatiegebied als cultureel- en landschapsniveau. Daar heb je wel heel Noordwijk bij nodig en dat besef is er zeker bij gemeente en inwoners’, aldus Evelien Feijen van Noordwijk Marketing. ‘Het is niet voor niets dat de gemeente nu bijvoorbeeld onderzoekt of we in de hele gemeente gratis WiFi aan kunnen bieden.’

De marketingorganisatie heeft inmiddels een grote groep participanten in de hele eventketen, die onder de vlag van Noordwijk Marketing zo

TRENDMAGAZINE

veel mogelijk congressen en events naar Noordwijk halen, waarbij de marketingorganisatie een spin in het web is. ‘Ook voor opdrachtgevers en planners die bijvoorbeeld een conceptidee hebben, waarbij ze gebruik willen maken van de diversiteit, zijn wij een prima startpunt. Dat is natuurlijk ook de trend: waar bedrijven een aantal jaar geleden nog 4 evenementen per jaar organiseerden, maken ze nu combinaties zodat er slechts 1 of 2 event georganiseerd worden.

Voor een dergelijke combinatie-evenement zoeken wij objectief naar de beste partijen voor dat specifieke congres of evenement.’ Zoals op deze pagina duidelijk te zien is: het diverse en onderscheidende verhaal van Noordwijk als uw potentiële event- of congresbestemming vertelt zichzelf. Feijen geeft tekst en uitleg en doet bij ieder thema een voorzet tot een succesvol event, gekoppeld aan de onderscheidende kracht van Noordwijk. www.noordwijk.info

07

Strand

‘Noordwijk heeft één absoluut pluspunt als strandlocatie: vanuit heel veel hotels bent u echt binnen een paar meter op het strand. Daarbij onderscheidt Noordwijk zich, onder meer door de oude stadskern en het prachtige Noordwijk-Binnen, als charmante en stijlvolle strandplaats. Dat betekent ook dat u uw gasten kunt laten kiezen, bijvoorbeeld tijdens een break-out activiteit. Gaat u sportief bezig op het strand, of neemt u een kijkje in het charmante Noordwijk-Binnen en de Bollenstreek?

Tip: de strandpaviljoens hebben steeds meer zakelijk aanbod. In dergelijke locaties vindt u gegarandeerd een combinatie van ontspanning en inhoud.

Congreslocatie

‘Het is natuurlijk niet voor niets dat wij ons vanaf moment één als dé congreslocatie aan zee hebben neergezet. In een zone van een vierkante kilometer vindt u een enorme concentratie en diversiteit aan locaties. Voor alle soorten events en grootten van groepen heeft Noordwijk aanbod. De grote hotels zijn bekend, maar ook de strandpaviljoens en boutique hotels zijn ingesteld op zakelijke gasten.

Tip: even out of the box? Waarom maakt u niet gebruik van de enorme concentratie. En verdeelt u uw gasten in groepen die van locatie naar locatie trekken voor een inhoudelijke bijeenkomst en bij het wisselen in een strandpaviljoen kunnen netwerken met de andere groepen…

23

Expo Flora

Vaste opdrachtgevers en niet voor zomaar iedereen!

Expo Flora

24

durft anders te zijn

Expo Flora is in meerdere opzichten een onderscheidend bedrijf. Het bedrijf in Harmelen dat ooit begon met bloemen en planten, wist in de loop der jaren een geheel eigen positie te claimen in de beurs- en eventbranche. Het decoratieve karakter alsook de positionering en segmentering maakt van Expo Flora op zijn minst een bijzondere evenemententoeleverancier.‘Wij zijn geen toeleverancier, maar een creatief bedrijf dat als zelfstandig partner opereert. Om onze positie te waarborgen zijn wij verder op zoek naar opdrachtgevers en bureaus die de waarde van een extern bedrijf gespecialiseerd in goede decoratie als absolute meerwaarde zien en daarvoor echt een passend budget reserveren bij grotere producties.

Niet veel bedrijven in de eventbranche durven het aan: een eigen drempel creëren. De decorateur uit Midden-Nederland met een enorme creatieve expertise in bloemen, en planten en decoratie kiest bewust voor een eigen plek in de markt: ‘Expo Flora werkt graag met vaste opdrachtgevers waarbij wij als volwaardige creatieve partner worden ingezet om de eindproductie tot een succes te maken. Onze dienstverlening is qua creatieve expertise en welwillendheid heel erg groot’, aldus mede-eigenaar Stefan Enthoven en creatief commercieel medewerker Miranda Gresnigt. We houden niet vast aan minimale budgetten, het gaat ons erom klanten de waarde te laten zien van goede en daarmee onderscheidende decoratie. Dat betekent als vanzelfsprekend dat wij alles voor die klant doen. Bij iedere offerte krijgen zij bijvoorbeeld in no time en kosteloos een schets van hoe het evenement of de beurs er uit zal komen te zien. Creatief meedenken en absolute service verlenen, dat is wat wij doen voor onze opdrachtgevers, zonder daar iets extra voor in rekening te brengen. Service staat bij ons synoniem aan vertrouwen en dus betaal je alleen de gehuurde producten. We werken met “all-in” prijzen.

TRENDMAGAZINE

07

Onderaan de sluitpost Dat de aanpak werkt blijkt wel uit de preferred partnerships met RAI Amsterdam en Jaarbeurs Utrecht, maar ook andere grote zakelijke opdrachtgevers. ‘Mijn vader begon samen met mijn huidige compagnon Herman Bos 30 jaar geleden Expo Flora. Bloemen en planten was het assortiment dat werd geleverd’, aldus Stefan Enthoven, die inmiddels al weer 13 jaar mede-eigenaar is. ‘Destijds ging het puur om het leveren van flora. Daarna zijn wij ook Europees gaan denken. In de laatste tien jaar is onze omzet en onze organisatie verdubbeld doordat wij ons assortiment drastisch hebben uitgebreid. Om een fundament te leggen voor onze expertise, het decoreren van beurzen en evenementen, hebben we de laatste jaren in eigen huis heel veel (basis)meubilair ontwikkeld.’ Miranda Gresnigt vult aan. ‘Onze meubellijnen Expo Black, Expo White Wash en Expo Stone Grey zijn terug te zien in onze praktische en creatieve totaalopdrachten. Wij hanteren basic materialen en kleuren.

De meubels moeten vooral het kader zijn waarbinnen de decoratie het onderscheid maken.’

Hergebruik en doorontwikkelen Expo Flora treedt bij vaste klanten als volwaardig creatief partner. Het bedrijf is volledig ingericht op het hergebruik van al hun producten. ‘Alles wordt hier ontwikkeld vanuit de vraag van de klant. Van daaruit ontwikkelen wij iedere keer weer door. Om een voorbeeld te noemen: er kwam steeds meer vraag naar vervangende oplossingen voor standaard standbouw voor beurzen of evenementen. Nu hebben wij binnen ons aanbod een groot aantal zogeheten Expo Walls met standaard prints en logo’s op maat naar wens van de klant. Het is maar een voorbeeld van het aanbod van een bedrijf dat letterlijk vaart op expertise en vertrouwen bij vaste opdrachtgevers. Enthoven: ‘De grote opdrachtgevers blijven trouwe klanten. Onze kracht zit in de creatieve, praktische totaalbeleving en aankleding. Als ervaren en flexibel bedrijf, dat zich daadwerkelijk als partner opstelt, durft Expo Flora ook te zeggen dat dergelijke totaaloplossingen geld kosten wat het uitgeven ervan zijn waarde altijd opleverd in de vorm van tevreden opdrachtgevers en tevreden beurs en evenementbezoekers. Daarbij begeven wij ons tussen het midden en hoog segment in de evenementenmarkt. www.expoflora.nl

25

Indoor Skydive Roosendaal

Brainstormen

26

met orkaankracht

Het woord uniek is vaak een dooddoener, totdat je recht van spreken hebt. Dat heeft Indoor Skydive in Roosendaal. De activiteit die de locatie biedt, is nou eenmaal uniek in Nederland: in de windtunnel van Indoor Skydive Roosendaal wordt een vrije val nagebootst waar de adrenalinestoot een garantie is. Zeer geschikt als bedrijfsuitje, maar de locatie zet zich ook nadrukkelijk in de markt als dé brainstormlocatie van Nederland.

De combinatie van uit uw comfortzone treden, gegarandeerde adrenaline en een zakelijke brainstormsessie leidt tot verrassende inzichten. Brainstormen met orkaankracht.

Direct aan de A58 stapt u in de wereld van het skydiven; laat alles los en denk out of the box. Een wereld waar iedere collega verandert in een durfal. Juist die metamorfose is de basis voor een verrassende zakelijke bijeenkomst. ‘We bootsen een echte skydive na’, vertelt Paul Elsten van Indoor Skydive Roosendaal. ‘Met het Brainstormen met orkaankrachtconcept versterkt de kick van de vrije val de zakelijke meeting en boekt u in 1 dag direct resultaat. Uw gasten ontvangen wij in de Inofec Skybox, waarna we ons gaan omkleden in de skydivepakken. Aan de hand van het oefenen van groepsfiguren die gemaakt kunnen worden tijdens de vrije val kunt u met uw bedrijf de agenda en de planning doornemen. Na een instructie stapt uw groep de windtunnel in. Daar krijgt iedere deelnemer binnen een seconde de ultieme adrenaline kick en laat iedereen de comfortzone ver achter zich. Direct na de vliegsessie betreedt u onze Inofec Skybox. Met het kunstgras op de vloer, alle audiovisuele benodigdheden en bijvoorbeeld een groot magneetbord met als achtergrond een potgrond foto waar uw ideeën kunnen ontkiemen, is de Inofec Skybox an sich al een belevenis, maar vooral de meegenomen adrenaline en endorfine zorgen voor de meest effectieve brainstorm.’

TRENDMAGAZINE

07

Dat het werkt, blijkt wel uit de reactie van opdrachtgevers, die binnen dit concept daadwerkelijk tot de meest creatieve ideeën kwamen. ‘Om de brainstormdag een kop en een staart te geven, kunt u met uw groep de dag afsluiten door bijvoorbeeld een workshop parachutevouwen te volgen. En wilt u de dag helemaal onvergetelijk maken, dan kunt u op vliegveld Seppe ook nog eens een tandemsprong maken met uw groep’, zet Elsten het complete concept van Brainstormen met orkaankracht neer.

“Your mind is like a parachute, it only

works when its open” De locatie in Roosendaal is een groot succes op de particuliere en bedrijfsuitjesmarkt. Aan de hand van een extern communicatiebureau is dat succes nu ook vertaald naar zakelijke bijeenkomsten. Daarbij durft de locatie zich, buiten de diversiteit aan mogelijkheden voor een actief uitje en de grotere groepsruimten, als één van de weinige evenementenlocaties van Nederland als een specialist neer te zetten. ‘Ons product, onze locatie, het is gemaakt om te brainstormen. Daarnaast blijft Indoor Skydive Roosendaal ook uitermate geschikt als bedrijfsuitjeslocatie.

Met de samenwerking met onder meer een naastgelegen kartcentrum, paintballterrein, golfbaan en Skidôme Rucphen en Icekartingbaan, kunnen we ook grotere groepen een hele leuke verrassende dag bezorgen.

Op ons terrein hebben we ook nog eens voldoende ruimte voor alle andere (teambuildings)activiteiten’, maakt Elsten de diversiteit van de locatie duidelijk.

‘Grotere groepen kunnen we ook huisvesten in het Experience Center, maar voor het brainstormen is een groepsgrootte van maximaal 12 deelnemers ideaal. Voor een brainstormsessie moet de groep ook niet veel groter zijn. En als extraatje liggen in onze locatie de kapstokken voor uw meetingthema voor het oprapen. ‘De wind er weer onder krijgen’, ‘Volle kracht vooruit’, ‘Een frisse wind door het bedrijf’…eigenlijk kan een brainstormsessie hier niet mislukken.’

www.indoorskydive.com

27

Orpheus

foto Angeline Dobber

Orpheus:

28

Theater en congrescentrum

Evenementen met een theaterbeleving

Theater en congrescentrum Orpheus heeft een duidelijke positie ingenomen binnen de zakelijke evenementen- en congresmarkt: de theaterbeleving vertalen naar onvergetelijkeevents, beurzen, congressen en andere zakelijke bijeenkomsten. Het imposante theater in Apeldoorn gebruikt daarbij de theaterbeleving en hospitality als onderscheidende factoren, en weet daarnaast exact wat er nodig is om zakelijke ontmoetingen tot een succes te maken. De theaterlocatie faciliteert beleving, durft mee te denken in de doelstelling van het evenement en kan u met haar theaterexpertise én een uitgebreid netwerk aan partners begeleiden naar een geslaagd evenement. Orpheus inspireert.

Het indrukwekkende gebouw middenin de hoofdstad van de Veluwe, één van de vijf grootste theaters van Nederland, heeft eigenlijk alle randvoorwaarden voor een zakelijk evenement in huis. Het theater en congrescentrum in Apeldoorn ziet de theaterfunctie en de zakelijke mogelijkheden absoluut niet los van elkaar. ‘De beleving die wij onze theatergasten bieden, vertalen wij 1 op 1 naar de zakelijke gast’, stellen marketeer Rachel Camps en salesmanager Niels Beernink. ‘ Ga maar eens bij jezelf na: een theateravond blijft in de herinnering. Die herinnering, dat onuitwisbare moment, zetten wij ook neer tijdens een zakelijke bijeenkomst. Dat begint altijd bij onze mensen, de hospitality aan de deur, bij de trap, de zalen; het zit in ons DNA.’ Theater integreren Waar bij veel theaterlocaties de zakelijke- en theateragenda regelmatig botsen, heeft Orpheus de keus gemaakt om events en congressen meer dan ooit een eigen plek te geven. Het theater zoekt daarbij juist de mogelijkheden in plaats van de onmogelijkheden. ‘Congressen en evenementen kunnen prachtig gecombineerd worden met theatervoor-

TRENDMAGAZINE

07

stellingen. Denk daarbij aan acteurs of cabaretiers die een rol zouden kunnen spelen tijdens uw event, of een thematische koppeling van uw congres aan de voorstelling die u na het dagprogramma in één van onze zalen bijwoont.’ Leuke bijkomstigheid: steeds meer artiesten en theatergezelschappen zijn bereid om hieraan mee te werken. Daarin is een theater als Orpheus een ideale bemiddelingspartner. Ook hier gaat Orpheus verder. ‘Het heeft ook te maken met de efficiëntie van bijvoorbeeld de voorstellingen. Waar eerder soms een dag werd uitgetrokken, roepen we nu op tot flexibiliteit, zodat er meer ruimte ontstaat voor zakelijke bijeenkomsten. Daarnaast profileren wij ons ook echt als een locatie waar iedere opdrachtgever aan de hand van zijn of haar doelstelling altijd geholpen kan worden. Heeft een opdrachtgever hulp nodig bij het complete organisatietraject, dan hebben wij een netwerk aan professionele relaties die kwalitatieve decoratie, catering of bijvoorbeeld activiteiten in de stad of op de Veluwe, kunnen verzorgen. Of het nou een eventmanager, een evenementenbureau of een secretaresse is, onze samenwerking begint altijd bij het blootleggen van de doelstelling van het evenement. Van daaruit zijn wij het ideale portal om u te helpen in het organisatieproces’, leggen Beernink en Camps de werkwijze van het theateruit. ‘Wij zijn het centrale punt waar iedere organisatie kan worden ontzorgd, waar wij als locatie meedenken vanuit de doelstelling en expertisepartners aan u binden om het concept optimaal neer te zetten.’ Camps en Beernink vatten de kracht van Orpheus als evenementenlocatie samen: ‘Onze gasten persoonlijk raken met een theaterbeleving die bijblijft en dus voor impact zorgt. Theater raakt je in het hart, een evenement in ons theater ook.

Orpheus inspireert’, besluiten de twee.

foto Angeline Dobber

De Nederlandse afstanden voorbij…

Theater en congrescentrum Orpheus ligt in het hart van Apeldoorn, midden in de groene Veluwe. Dat klinkt voor veel opdrachtgevers als erg ver weg, maar de realiteit is een hele andere. Nog los van het feit dat een locatie als Orpheus de ongekende mogelijkheid biedt om zowel naast de deur te parkeren, als in no time in een prachtig natuurgebied te staan, zijn ook de afstanden in minuten helemaal niet zo ver. EventBranche.nl deed een klein reistijdenonderzoek: Kilometers en netto reistijd naar Orpheus Apeldoorn: - Centrum Utrecht – Apeldoorn 70 kilometer 50 minuten - Centrum Amsterdam – Apeldoorn 90 kilometer 65 minuten - Centrum Den Haag – Apeldoorn 130 kilometer 85 minuten Ter vergelijking: - Centrum Den Haag – centrum Amsterdam

60 kilometer - Centrum Amsterdam – centrum Utrecht

45 kilometer

55 minuten 45 minuten

USP’s: - Eigen parkeergarage - Diverse zalen, foyers en ruimtes onder één dak - Eigen (theater)AV - Eigen keuken - Ligging nabij de Veluwe - Locatie als startpunt van de organisatie www.orpheus.nl

29

Libéma

De 22 locaties van

Libema: Flexibele eventpartner

30

Libéma is één van de grootste leisure concerns van Nederland. Sterker nog: er zal bijna niemand zijn die in zijn of haar leven níet op een locatie van Libéma geweest is. Beekse Bergen, Autotron, Brabanthallen, Aviodrome, IJsselhallen, Omnisport Apeldoorn, het zijn allemaal locaties waar u als ‘gast’ vast een keer geweest bent. De landelijke dekking van Libéma biedt alle mogelijkheden voor zakelijke events. Dat Libéma zich nu als flexibele grootgrutter in de markt zet als uw partner voor het neerzetten van events, joint promotions, sponsoring en als spil in het delen van uw kosten, is des te opvallender.

Een aantal jaar geleden besloot Libéma nadrukkelijk uit te dragen dat de locatieverschaffer niet op de stoel wilde gaan zitten van de evenementenbureaus. Waar veel andere locaties in Nederland de complete organisatie van events op zich namen, hield Libéma het bij een aantal eigen publieksevents als Indoor Brabant en Unicef Open. Die duidelijke positionering wordt nu verder uitgebouwd. ‘Wij zijn en blijven een faciliteerder, maar wel een hele flexibele die zich als organisatiepartner opstelt. Zo proberen wij organisatoren letterlijk te steunen. Niet alleen als partner bij het organiseren, maar ook door samen het risico te dragen.

Dat geldt vooral voor het opzetten van nieuwe publieksevenementen of het gezamenlijk promoten van producties op één van onze locaties. Voor de zakelijke markt helpen wij graag mee door onze publieksproducties te koppelen aan zakelijke evenementen voorafgaand of na afloop van deze vaak grote producties. Mochten we voor een publieksevenement bijvoorbeeld tribunes plaatsen of een complete licht en geluidsinstallatie neerzetten, dan kunnen we dat eenvoudig doorverhuren aan een zakelijke partij. Door die combinatie kan een zakelijke organisator veel kosten besparen. Met het conceptmatige zullen wij ons nooit bemoeien.

TRENDMAGAZINE

Een greep uit de diversiteit van Libéma Aviodrome Lelystad Airport De laatste aanwinst in de Libéma-stal draait inmiddels weer op volle toeren. Op de locatie zijn diverse mogelijkheden, waaronder een aantal vaste arrangementen. Bijzonderheid: vanaf het vliegveld mag sinds kort weer geland en gevlogen worden. www.aviodrome.nl Event Center Beekse Bergen Een thematische locatie waar de arrangementen succesvol zijn. De combinatie met Safaripark Beekse Bergen biedt talloze kapstokken voor een geslaagd bedrijfsfeest of bijzondere congres- en vergaderlocatie.Bijzonderheid: managementgames als Run een dierentuin. www.eventcenterbeeksebergen.nl

07

Daar zijn hele goede bureaus en freelancers voor, want dat is echt een heel specialistisch vakgebied’, is ook het verkapte advies naar opdrachtgevers toe.

Costsharing Aan het woord is marketeer Dianne Joosten van Libéma. Met de landelijke dekking van locaties, de grote diversiteit en nog veel grotere mogelijkheden, kent zij de kracht van Libéma op de zakelijke evenementenmarkt. ‘Organisatoren van zakelijke evenementen zou ik dan ook aan willen raden: bekijk onze publieksevenementenagenda. Ziet u daar mogelijkheden om een evenement aan te koppelen, dan gaan wij graag samen met u en de organisator van het publieksevenement om tafel om te kijken wat mogelijk is. Het is een voorbeeld van hoe Libéma zich als grote speler heel flexibel kan opstellen.’ Daarbij hebben de diverse locaties allemaal hun eigen kracht. ‘Zeelandhallen Goes of IJsselhallen Zwolle zijn uitermate geschikt voor grote beurzen en evenementen, terwijl Beekse Bergen en Aviodrome vaste arrangementen hebben, waar ook kleinere groepen terecht kunnen.’

1931 Congrescentrum Brabanthallen De congres en evenementenlocatie naast Brabanthallen ‘s-Hertogenbosch is een doorslaand succes op de zakelijke markt.

De mix van moderne mogelijkheden en het authentieke van de jaren ’30 slaat erg aan. Bijzonderheid: zeer flexibele locaties, waar drie zalen in no time een zaal van bijna 3000 vierkante meter vormen. www.1931.nl Autotron Rosmalen Autotron Rosmalen is een goed voorbeeld van de constante doorontwikkeling van de Libéma locaties. Aan de hand van evaluaties van opdrachtgevers is hier onlangs de vast bar verwijderd voor een flexibele, de vloerbedekking geheel vernieuwd en kunnen er weer events georganiseerd worden op de vide van de klassieke evenementenlocatie. In de loop van dit jaar worden de ruimtes in Autotron zelfs geheel gerenoveerd. Bijzonderheid: goed voorbeeld van joint promotions en sponsoring is het jaarlijkse tennistoernooi, die inmiddels de naam Unicef Open draagt, maar waar onder meer Libéma, Achmea en Ricoh samen de kar trekken.

De 22 locaties van Libéma: - Autotron Rosmalen - Da Vinci Cinema Goes - 1931 Congrescentrum Brabanthallen - Eventron Rosmalen - Zeelandhallen Goes - Brabanthallen ‘s-Hertogenbosch - Aviodrome Lelystad Airport - Vakantiepark Beekse Bergen - Vakantiepark Dierenbos - Expo Haarlemmermeer - Event Center Beekse Bergen

- Americahal Apeldoorn - Het Zilveren Schor - Speelland Beekse Bergen - Omnisport Apeldoorn - Safaripark Beekse Bergen - Dierenrijk - IJsselhallen Zwolle - De Buitenjan - Klimrijk Brabant - Zwolle Event Center -H et Nederlands Stripmuseum Groningen

Niches en kennisdelen Bij Libéma zien ze een ontwikkeling in de zakelijke markt waarbij er steeds vaker gekozen wordt voor kleinschaligere events, maar juist ook koppelingen tussen fun en inhoud. ‘Zodra publieksevenementen te breed worden ingestoken verliezen ze aan kracht. Bij de zakelijke evenementen zien wij nog altijd een enorme diversiteit. De trend van kleinschaligere events en combinaties is er, maar ook de grote feesten worden nog georganiseerd.In veel gevallen wordt dat echter niet gecommuniceerd. Dat heeft alles met het niet aantonen van de toegevoegde waarde te maken.

Wij zijn ons zeer bewust dat het evenement dat bij ons georganiseerd wordt voor een bedrijf een zeer belangrijk moment is. We willen partijen helpen met het aantonen van de toegevoegde waarde. Libéma is al jarenlang actief als locatieverschaffer in de zakelijk markt en we willen onze kennis en ervaring inzetten om organisers te ondersteunen. Via deze kennisdeling willen wij antwoord geven op vragen als waarom organiseer je een evenement en hoe zorg je dat je doelstellingen middels het event bereikt worden? Onze toegevoegde waarde zit dus nog steeds niet in organiseren, maar we willen wel een partner zijn voor organisatoren. We denken mee op financieel, facilitair en communicatie gebied. Dat maakt ons uniek’, is de overtuiging van Libéma zoals Joosten die verwoordt. www.libemazakelijk.nl

31

32

Studio A12

Brothers Horeca Groep

Brothers Horeca Groep (BHG) is één van de snelst groeiende bedrijven in de evenementenbranche. Met haar wortels diep in de Nederlandse horeca heeft het bedrijf een enorme ervaring en expertise in huis. Daarmee verovert het nu ook de zakelijke markt. Het diverse locatieaanbod van de groep krijgt vanaf april dit jaar uitbreiding. De Landgoederij, een traditioneel historisch landgoed aan De Kromme Rijn vlakbij Utrecht, maakt vooralsnog het aanbod van BHG compleet. ‘Een locatie als deze leent zich perfect voor zakelijke evenementen, met name personeelsfeesten en overige feestelijke evenementen komen hier volledig tot hun recht.’

Onder de naam Hofstede De Beesde zette de evenementenlocatie zich eerder al op de zakelijke kaart. Toch waren het vooral bruiloften en partijen die hun weg naar de locatie wisten te vinden. ‘Om ook voor de zakelijke evenementen interessant te zijn, hebben wij ervoor gekozen om de locatie rigoureus aan te pakken. Zoals duidelijk zichtbaar op de artist impressions kiest BHG voor een strakke en moderne uitstraling, waarbij het authentieke van de boerderij niet verloren gaat. De Landgoederij heeft een compleet nieuwe entree, is inmiddels volledig geïsoleerd, voorzien van alle moderne faciliteiten en kan daardoor alle soorten evenementen huisvesten’, positioneert Esther Schwarze de evenementenlocatie met liefst 5 zalen.

Schwarze is binnen BHG verantwoordelijk voor de zakelijke evenementen en ziet De Landgoederij als een ideale aanvulling op het steeds grotere locatieaanbod van BHG. ‘Iedere locatie heeft een eigen doelgroep. Zo heeft Studio A12, onze grootste locatie, alle ruimte voor grote groepen tot 3500 gasten, maar daarentegen weinig mogelijkheden voor buitenevenementen en kleinere gezelschappen. De Landgoederij beschikt naast de diverse zalen en accommodaties over een prachtig eigen terrein waar veel mogelijk is. Daarnaast is er

TRENDMAGAZINE

07

een enorme eigen parkeergelegenheid en een groot terras in het groen aan het water, vanwaar groepen per boot zo Utrecht in kunnen varen. Om de locatie voor alle soorten opdrachtgevers toegankelijk te maken, hebben wij een bedrijfsleider die verantwoordelijk is voor de uitvoering van locatie.’

De Landgoederij beschikt inmiddels over alle faciliteiten voor zakelijke bijeenkomsten. Ook evenementenbureaus en toeleveranciers zoals audiovisuele bedrijven, cateraars en decorateurs zijn enthousiast over de vernieuwde locatie. De Landgoederij stelt samenwerking dan ook zeer op prijs en wil daarin net zo flexibel zijn als Studio A12. Daar komt ook nog eens bij dat het kasteel op het landgoed in de loop van dit jaar eveneens opengesteld gaat worden voor evenementen. ‘Alles is aanwezig en de grote keuken maakt het mogelijk om voor zowel kleine als grote gezelschappen het perfecte evenement neer te zetten.’Dat BHG daardoor een bijzondere rol krijgt op de zakelijke evenementenmarkt is Schwarze meer dan duidelijk. ‘Met de diversiteit aan locaties, van restaurants als Zuiver, Belle en Down Under, tot evenementenlocaties als Studio A12 en nu dus ook De Landgoederij, kunt u binnen dezelfde professionele organisatie eigenlijk eigenlijk ieder jaar een compleet andere locatie boeken.´

Facts & Figures

• 5 km vanaf Utrecht • 1100m2 vloeroppervlakte verdeeld over 5 zalen: De Hooiberg, De Hal, De Deel, De Tapperij en De Voorkamer.

• 200 gratis parkeerplaatsen • 6000 m² evenemententerrein • Aanlegplaats voor boten • Gratis WiFi

Meer weten?

Bent u door dit artikel en de impressies geïnteresseerd geraakt en nieuwsgierig naar het resultaat? De Landgoederij is vanaf 2 april a.s. beschikbaar voor al uw evenementen. Om kennis te maken met onze nieuwe locatie nodigen wij u van harte uit tijdens de Open Landgoederijdag op dinsdag 23 april a.s. Stuur een e-mail naar opendag@ delandgoederij.nl. Wilt u aangeven met hoeveel personen u komt en of u een rondleiding in de ochtend of middag wenst. Wij verwelkomen u graag met een kop koffie en heerlijke oud-Hollandse lekkernij!

33

van der Maarel

t

36

Van der Maarel Sfeermeesters: De decoratietrend: Mix & Match Trends: Nature, VOC en Folklore ‘Van koel, strak en mannelijk gaan we naar warm, rond en vrouwelijk. Wij laten ons inspireren door sferen als Nature, VOC en Folklore. Door elementen van deze stromingen toe te voegen in onze bestaande eigentijdse productlijnen ontwerpen wij nieuwe stylingconcepten, die efficiënt en betaalbaar tot stand komen.’

TRENDMAGAZINE

07

Van der Maarel is een begrip in de eventbranche. De decorateur uit Rijswijk verzorgt de decoratie en aankleding van vele honderden evenementen op jaarbasis. Maar de kracht van het bedrijf gaat verder dan decoreren en aankleden: ‘Wij maken van ieder event een ware sfeerbeleving”, aldus Cees van der Maarel en Barry van de Wall. Van der Maarel Sfeermeesters is constant bezig met het vertalen van trends in interieur en decoratie en haalt haar inspiratie onder andere uit de fashion & lifestyle. Dit vertalen zij daarna weer naar praktische toepassingen voor events. Daarbij neemt de decorateur ook steeds meer een adviserende rol in.

‘Mix en Match is hét antwoord op de huidige vraag in de evenementenmarkt.’

De rol van een decorateur op uw live communicatiemoment of evenement mag niet onderschat worden. Niet alleen bepaalt de inrichting of het decoratieconcept de sfeer en uitstraling van uw evenement, het is ook een prima manier om te communiceren. Van der Maarel Sfeermeesters is specialist in eventstyling sinds 1953 en richt zich al jaren op het ontwikkelen van creatieve maatwerk sfeerconcepten. ’Daarbij vallen wij altijd terug op onze vijf sfeerelementen: innovatief meubilair, florale creaties, natuurlijke objecten, accessoires en toebehoren en grafische toepassingen. Dat is onze basis, ons fundament, om voor ieder evenement een sfeerconcept op maat neer te zetten met een maximaal effect. Dat effect is te bereiken door tijdig met ons om tafel te zitten. Niet alleen kunnen wij dan de sfeerbeleving perfect aan laten sluiten op uw concept en locatie, maar dragen wij ook zorg voor het gehele sfeertraject. Ontzorgen.

Dat betekent dat wij zelf of met een van onze partners ook prima kunnen adviseren in de randvoorwaarden die bepalend zijn voor de sfeer, zoals audiovisueel of catering. Samenwerking is daarbij erg belangrijk. Het betekent niet dat wij bijvoorbeeld zelf de catering gaan doen, maar dat wij vanuit onze expertise en adviserende rol wel de sfeer op uw evenement bewaken.’

Trendsetters Als er een tak van sport is binnen de evenementenbranche waar trends en ontwikkelingen op de voet gevolgd worden, dan is het wel bij de decorateurs. Van der Maarel Sfeermeesters heeft in de loop der jaren een rol toegeëigend waarbij het bedrijf zich terecht één van de trendsetters in de eventbranche mag noemen. ‘ Op verschillende beurzen en trendshows in Europa pikken wij steeds weer de komende trends op, die vertaald worden naar praktische mogelijkheden voor evenementorganisatoren. Wij geven een eigen verhaal aan een trend. Voor u als opdrachtgever gaan wij niet steeds opnieuw een nieuwe trendlijn ontwikkelen. Dat zou veel te kostbaar zijn. Om toch een geheel eigen en passende sfeer te creëren, verweven met de hedendaagse trends, geloven wij sterk in het mix en match concept. Daarbij zijn onze bestaande lijnen de basis en voegen wij elementen, decoraties en accessoires uit de laatste trends toe.

Met een van onze bekende eyecatchers, branding en visuele communicatie ontstaat zo een eigen en passend stylingconcept speciaal voor uw event. Binnenkort mag u ook weer wat geheel nieuws van ons verwachten, de lancering hiervan laat niet lang op zich wachten…’

Trend: Useful en Structures ‘Sfeerbeleving waarbij het duurzame op de voorgrond staat. Hergebruik van producten, die samen een sfeer neerzetten die anders is dan anders. Design, sfeervol en puur tegelijkertijd.

Ieder budget, maximaal effect Het is de manier van Van der Maarel Sfeermeesters om met de zelfde kwalitatieve decoratie onderscheidend te kunnen blijven ook met een kleiner budget. Om de diversiteit aan opdrachtgevers wat meer houvast te geven, komt Van der Maarel Sfeermeesters met basisbelevingen van waaruit op maat concepten kunnen ontstaan. ‘ Het belang van goede decoratie op het evenement is inmiddels wel duidelijk. Wij denken alleen dat we dat nog meer zichtbaar moeten maken vandaar ook onze basisconcepten en prijslijsten. Die vormen het creatieve en toegankelijke startpunt om uw bedrijfsidentiteit te vertalen naar de sfeer van uw evenement’, aldus Cees van der Maarel en Barry van de Wall, die weten waar het omdraait: ‘Binnen ieder budget het maximale eruit halen.’ www.vandermaarel.nl

37

De Haven van Zandvoort

De Haven van

38

Eindelijk een eventZandvoort: locatie op het strand

De combinatie van zee, strand en zakelijk is een hele prettige. Toch zijn er vrijwel geen strandlocaties die uw evenement kunnen huisvesten. Natuurlijk is er een groot aantal strandpaviljoens waar ook zakelijke bijeenkomsten plaats kunnen vinden, maar die doen het er vooral bij. Ook zijn er locaties aan zee, die weer zo zakelijk zijn dat je bijna het strandgevoel verliest. Slechts een handje vol zeelocaties weten de juiste mix te bieden. De nieuwe locatie De Haven van Zandvoort is er zo één.

Tijdens de bouw van het strandpaviljoen is in alles rekening gehouden met de wensen en randvoorwaarden voor kwalitatieve zakelijke ontmoetingen aan zee. Niet alleen de ligging bij een stenen opgang aan de boulevard van Zandvoort, met een eigen ruime toegangsweg naar de locatie toe, maar vooral de inrichting maakt van het strandpaviljoen een evenementenlocatie. Het robuuste uiterlijk van de evenementenlocatie breekt het strandgevoel niet af. ‘De Haven van Zandvoort blijft een paviljoen aan zee. Je kunt hier binnenlopen op slippers, maar ook met naaldhakken’, beschrijven eigenaar Theo Miedema en sales- en eventmanager Brenda Dekker de geslaagde mix. Het pand heeft een ruim eigen strandterrein en terras van in totaal bijna 2800 vierkante meter en beschikt binnen over 700 vierkante meter. ‘In onze verbouwing hebben wij juist de ruimte gecreëerd voor zakelijke mogelijkheden. De basis is groot en ruim, met overal in het pand uitzicht op zee. Daarbij heerst hier het hele jaar door een warm, knus strandgevoel met luxe.’

TRENDMAGAZINE

07

Flexibele wand Het meest opvallende is de flexibele verschuifbare scheidingswand. Op een rolsysteem door de hele locatie kunnen daarmee kleine en grote ruimtes gecreëerd worden. Zo kunnen inhoudelijke presentaties, of besloten diners plaatsvinden, waarbij het slotfeest aan de andere kant onopgemerkt op haar gasten wacht. ‘Het maakt onze locatie uitermate flexibel. Daarnaast zijn alle randvoorwaarden als (kracht)stroompunten binnen en buiten, audiovisuele middelen, voldoende toiletgelegenheid en eigen meubilair voorhanden.’

Dé evenementenlocatie van Zandvoort heeft ook bewust geïnvesteerd in food and beverage. De Haven van Zandvoort beschikt over een indrukwekkende keuken, zeker voor een strandlocatie. ‘Onze koelcellen achter de bar zijn direct aangesloten op de uitgiftepunten. Daarbij kunnen wij prima voor de partycatering van een evenement of bedrijfsfeest zorgen.

Met name in de keuken hebben wij er voor gekozen om het niveau van een gemiddelde strandlocatie ruimschoots te overtreffen. Onze barren zijn deels flexibel, er is een buffetuitgiftepunt in de vorm van een boot en voor buiten hebben wij ook al het materiaal om met mooi weer op ons ruime terras het event voort te zetten.’

Voor- en nadelen De locatie ligt wel in één van de meest populaire strandplaatsen van Nederland. Dat heeft zijn voor- en nadelen. In hartje zomer zal de nadruk van de populaire locatie meer op het toerisme liggen. Voor de rest van het jaar geldt in principe dat de zakelijke boeking voorrang heeft. Door de samenwerking met het naastgelegen Holland Casino, het Circuit Zandvoort iets verderop in de duinen én natuurlijk de ruime binnenlocatie, kan DHVZ zelfs een slecht weer garantie geven. Vanzelfsprekend heeft een strandpaviljoen andere vergunningen dan een eventlocatie op een industrieterrein. Toch kan er ook na 24.00 uur volop doorgegaan worden tot de vroege uurtjes in één van de clubs in het centrum van Zandvoort.

De evenementenlocatie is klaar voor zakelijke bijeenkomsten en blijft daar ook de bedrijfsvoering op voeren. ‘Gasten lopen in 5 minuten van Station Zandvoort naar onze locatie, er zijn ruime parkeervoorzieningen binnen loopafstand van het paviljoen en kan iedereen hier al gratis gebruikmaken van WiFi. Zonder dat we naar buiten toe de nadruk op duurzaamheid leggen, wordt bij de keuze van onze producten rekening gehouden met verantwoorde en duurzame teelt, is bij ons alles Ledverlicht en zijn we bezig met zonnepanelen.’ Het strandpaviljoen De Haven van Zandvoort is daarmee een welkome aanvulling op het aanbod aan zee. www.dehavenvanzandvoort.nl

39

Haarlem

Haarlem

40

een wereldplek met menselijke maat Een stad waar het monumentale centrum de sfeer van de Gouden Eeuw uitademt, terwijl het dorpsgevoel nog overal bewaard is gebleven. Zee en strand op enkele kilometers. Tientallen uiteenlopende locaties en gevarieerde natuur rondom de stad. Dat moet haast een succesnummer zijn voor zakelijke bijeenkomsten? Een zakelijke speeltuin voor iedere organisator. EventBranche Trendmagazine koos Haarlem als dé stad om uw zakelijke evenement te doen slagen. De charme en het bijzondere van Haarlem, het innemende en gastvrijheid van een provinciestad. Haarlem, een wereldplek met menselijke maat.

‘Haarlem is een unieke en inspirerende plek voor zakelijke bijeenkomsten. Op relatief korte afstand zijn alle ingrediënten te vinden die nodig zijn voor een geslaagd zakelijk verblijf. Er is een grote variëteit aan locaties; van efficiënt ingerichte, historische congres- en vergaderruimten en sfeervolle restaurants tot uitstekende overnachtingsmogelijkheden. De locaties en faciliteiten zijn alle kwalitatief hoogwaardig’, weten Djoeke Kalis en Leontine Splinter. De twee hebben met Haarlem Marketing de krachten van de diverse aanbieders in de ‘Muggenstad’ gebundeld en vermarkten de stad en omgeving met succes als dé nieuwe hotspot voor zakelijke bijeenkomsten in Nederland.

Historisch centrum: de Gouden Eeuw herleeft De sfeervolle binnenstad van Haarlem kenmerkt zich door de vele monumentale gebouwen, interessante bezienswaardigheden op het gebied van kunst en cultuur, goede cafés en restaurants. Samen met de karakteristieke winkelstraten en alles op loopafstand van elkaar, wordt de Gouden Eeuw herleefd. Het bijzondere ‘achtergronddecor’ voor ieder evenement is dus al aanwezig.

TRENDMAGAZINE

07

‘Een stad met een informele sfeer in combinatie met ouderwetse hoffelijkheid’ ‘Aan de Grote Markt liggen het Middeleeuwse stadhuiscomplex, de Hoofdwacht, de Grote of St. Bavokerk en de Vlees- en Vishal. Maar ook elders in de stad zijn talloze monumenten te bewonderen zoals de Waag, de Janskerk en de Kathedrale Basiliek Sint Bavo. Een groot deel van deze historische locaties, van heren- of regentenkamer tot kerk, kan ook geboekt worden voor een meeting, evenement of andere zakelijke bijeenkomst’, vertellen Kalis en Splinter enthousiast. Aan het nieuwe Raaksplein liggen nog twee bijzondere vergader locaties: de Jopenkerk (grandcafé en brouwerij in voormalige kerk) en Pathé Bioscoop Haarlem met een groot aantal verrassende zalen. In het centrum ook afdoende overnachtingsmogelijkheden, bijvoorbeeld in het viersterren Amrâth Grand Hotel Frans Hals of Stempels.

Rondom het historische hart Het Haarlemse centrum wordt omsloten door water en dat biedt weer een totaal ander scala aan zakelijke mogelijkheden. Rivier Het Spaarne, de Nieuwe Gracht, de Leidsevaart en de singels vormen een natuurlijke ring waarover prima gevaren kan worden. Net buiten de ‘waterring’ bevinden zich bijzondere, goed bereikbare evenementenlocaties met ieder hun eigen karakter. Zoals de Lichtfabriek, Hotel Haarlem Zuid en Carlton Square.

Het buitengebied van Haarlem: ongekend Het buitengebied van Haarlem kenmerkt zich door de grote diversiteit: natuurgebieden, landgoederen en natuurlijk strand en zee. Badplaatsen als Bloemendaal en Zandvoort liggen dichtbij de stad, maar bieden een compleet ander aanbod. De locaties in het buitengebied combineren de sfeer van de prachtige omgeving met hoogwaardige faciliteiten. Denk bijvoorbeeld aan Orangerie Elswout, landgoed Groenendaal, het Oude Slot en landgoed Duin en Kruidberg of aan zee NH Zandvoort en De Haven van Zandvoort.

Bereikbaarheid Haarlem en omgeving Haarlem is centraal gelegen ten opzichte van Amsterdam (17 km), Schiphol (12 km), Utrecht (46 km) en andere steden in de Randstad en is uitstekend bereikbaar, zowel met de auto als met het openbaar vervoer. Haarlem telt twee NS treinstations. Eén in het centrum, station ‘Haarlem’, en één aan de rand van de stad, station ‘Haarlem Spaarnwoude’. De treinreis van Amsterdam naar Haarlem kost slechts 15 minuten, die van Haarlem naar Zandvoort 10 minuten.

Ideaal om uw gasten per openbaar vervoer naar Haarlem te laten komen. Daarnaast liggen er rondom het centrum diverse parkeergarages en ligt Haarlem nabij luchthaven Schiphol (12 km) waardoor de stad voor buitenlandse gasten snel en eenvoudig te bereiken is.

Kunst en cultuur Stadsschouwburg Haarlem, Philharmonie, Toneelschuur en poppodium Patronaat bieden een kwalitatief hoogwaardig programma op het gebied van toneel, dans, film en muziek. De Philharmonie is dé concertzaal van Haarlem, met landelijke en internationale bekendheid. De intieme theaterzaal van de Stadsschouwburg Haarlem is daarentegen eveneens een prachtig decor voor een avondje uit. Alle genoemde locaties hebben veel te bieden op het gebied van meetings en congressen, waarbij de Philharmonie de meeste mogelijkheden heeft voor grotere congressen.

Naast het zakelijk aanbod zijn natuurlijk ook diverse andere programmaonderdelen met deze culturele instellingen bespreekbaar. Haarlem huisvest daarnaast een aantal prachtige musea, zoals het Frans Hals Museum met veel kunst uit de Gouden Eeuw, Teylers Museum, het eerste en oudste museum van Nederland (1784) en Het Dolhuys dat de bezoeker op interactieve wijze laat kennismaken met de geschiedenis van de psychiatrie. Deze drie musea zijn bij uitstek geschikt voor de wat exclusievere vergaderingen en bijeenkomsten, waarbij private views onderdeel kunnen zijn van het programma. www.haarlem.nl

41

42

Hulskamp

De nieuwe rol van een toeleverancier

Hulskamp

Hospitality by Audiovisueel Hulskamp is zo’n naam in de eventbranche en live communicatiewereld die iedereen eigenlijk wel kent. De audiovisuele toeleverancier levert jaarlijks mensen, concepten, diensten en producten aan vele honderden uiteenlopende events. Het bedrijf is in het bezit van een enorm arsenaal aan AV-producten van louter A-merken en is inmiddels ook bij veel bedrijven en locaties vaste AV-partner. Maar het bedrijf Hulskamp van vandaag en morgen onderscheidt zich op een geheel ander vlak: hospitality

by Hulskamp. Over hoe een audiovisueel bedrijf vol inzet op dienstverlening en hospitality.

Ook voor de audiovisuele bedrijven zijn de tijden veranderd. Hulskamp is zich daar heel bewust van. Het bedrijf investeerde jaren en jaren in producten, innovaties en wilde trendsetter zijn. Tegenwoordig zet Hulskamp juist in op bestaande trends. Het fundament van producten, kennis en mensen is zo breed, dat presenterende hologrammen, beamers van de allerbeste kwaliteit en videoproducties op zeer hoog niveau allemaal bij Hulskamp vandaan komen.

Dienstverlenende toeleverancier Met de ontwikkeling van technologische middelen werden de producten die Hulskamp levert toegankelijk voor veel kleine aanbieders. Zo is er een wildgroei ontstaan van aanbieders in deze tak van sport. ‘Onze basis is perfect, maar het product alleen is niet meer genoeg om te onderscheiden. Door onze breedte kunnen we mee in de concurrentiestrijd qua prijzen, maar gaan we het winnen op basis van dienstverlening en snelheid.’ Het zijn de voorspellende woorden van Jack Davids, operationeel manager bij Hulskamp. Hij stoomde het audiovisuele bedrijf klaar voor de nieuwe vraag: dienstverlenende toeleveranciers.

TRENDMAGAZINE

07

‘De klant centraal zetten. Dienstverlenend werken. In het concept en evenement mee gaan. Het zijn dooddoeners die je wel vaker hoort. Totdat je er echt mee bezig gaat’, schetst Davids. ‘De klant centraal zetten, klinkt leuk, maar wij zetten de klant ‘keihard’ centraal.’ Davids geeft het vooral aan om niet in loze kreten te vervallen. ‘Binnen Hulskamp hebben we het Back to Basic genoemd. Niet van bovenaf opleggen, maar juist laten voeden vanaf de werkvloer. De mannen en vrouwen die in de zwarte Hulskamp-kledij op de evenementen ons bedrijf vertegenwoordigen worden leidend. Zij kunnen exact vertellen waar ze in de praktijk tegenaan lopen en wat de opdrachtgever van ons verwacht. Juist onze collega’s op de vloer moeten niet ‘hun dingetje’ doen, maar meegaan in het grotere plaatje’, weet Davids.

De gemiddelde AV-professional is natuurlijk boven alles een techneut.

Dus kun je dienstverlening moeilijk opleggen. Hulskamp zette daarom in op workshops en trainingen, waarbij de 40 uitvoerende collega’s dit zelf moesten ontdekken. Maar hoe doe je dat? ‘Door te waarderen en te confronteren. Het trainingsbureau liet in samenspraak met Hulskamp filmpjes zien van opdrachtgevers die vertelden wat zij als goed en slecht ervaarden. Daarnaast hebben we letterlijk rolspellen gespeeld om zo al doende onszelf te confronteren. En het werkte. Onze AV-professionals herkent u op uw evenement nu niet alleen aan hun zwarte kleding met het Hulskamp-logo. Nee, zij zullen op uw evenement vanuit onze expertise proactief aanwezig zijn, meedenken, kijken waar ze nog bij kunnen springen en ontzorgen. Met die trainingen, de workshops en de daaruit volgende bewustwording, durf ik wel te zeggen dat wij als audiovisuele toeleverancier de klant echt keihard centraal zetten’, concludeert Davids.

Content creation Maar de dienstverlening van Hulskamp is niet alleen ‘op de vloer’ zichtbaar. De nieuwe vraag en realiteit vraagt om meer. Zo heeft het bedrijf al enige tijd een afdeling content creation. Voor de opdrachtgever van evenementen vrij vertaald: een afdeling waarbij Hulskamp niet denkt in producten, maar conceptmatig audiovisueel meedenkt en pas daarna de bijhorende producten er bij zoekt. ‘Dat is dé onderscheidende factor.

Ook deze pilaar van ons bedrijf komt louter voort uit het centraal zetten van de klant. In combinatie met de dienstverlening en onze omvang in producten kunnen we de concurrentieslag winnen op kwaliteit en snelheid. Ons nieuwe concept Het Bedrijfsjournaal, kan hier in de studio opgenomen worden en als de klant weer terug is op kantoor zit de video al in zijn mailbox’, geeft Davids als voorbeeld. Is het bedrijf Hulskamp, de voormalige trendsetter in AV, daarmee een ander bedrijf geworden?

‘Nee, alleen kijken we nu minder naar product maar meer naar hospitality, service, beleving, contentcreatie en advies. Zo profileren wij ons ook niet meer als preferred supplier, maar als preferred partner. Nog altijd is het allerbelangrijkste bij Hulskamp: waarmaken wat je afspreekt, maar nu gaat het niet meer om de producten, maar om de totaalbeleving.’

Hulskamp: kwalitatief hoogwaardige AV-diensten Al meer dan 40 jaar is Hulskamp Audiovisueel hét toonaangevende Nederlandse bedrijf voor beleving in beeld, licht en geluid. Bij hen kunt u terecht voor het huren of aanschaffen van AV-apparatuur en diensten.

Tevens beschikken zij over een afdeling ‘content creation’ voor de productie van bedrijfsfilms, productpresentatie video’s, bedrijfsjournaals en andere multimediatoepassingen. De professionals zijn goed getrainde en servicegerichte specialisten, op alle gebieden. www.hulskamp.nl

43

De Efteling

De Efteling:

44

een zakelijk sprookje Geen enkele evenementenlocatie kan tippen aan de naamsbekendheid van de Efteling. Dat het oer-Hollandse merk ook voor de zakelijke markt een grote attractie is, is inmiddels ook kraakhelder. Maar het attractiepark in Kaatsheuvel is meer. Met de diversiteit aan zakelijke mogelijkheden in het park zelf, het Efteling Theater, het Efteling Hotel, vakantiepark Efteling Bosrijk, de golfbaan en alle schakels voor een geslaagd evenement in eigen huis, is de Efteling zakelijker dan ooit. De Efteling zet zichzelf daarom in de markt als een full service evenementenlocatie, waar een zakelijke bijeenkomst altijd van een vleugje betovering en nostalgie voorzien wordt.

Combinatie evenementen Met de opmars van gecombineerde evenementen, waarbij bedrijven ervoor kiezen om feest en inhoud op één moment samen te laten komen, duikt al snel de naam Efteling op. ‘Het is inderdaad dé kracht van ons diverse aanbod’, weet Salesmanager Business Esther Lettinga. Die diversiteit zit niet alleen in de verschillende locaties, maar zeker ook in het feit dat de Efteling alles voor een evenement in eigen huis heeft. ‘Van Account-, Projectmanagers en Partymanagers tot live entertainment, techniek en catering, het maakt ons een full service partner voor iedere opdrachtgever. Een meeting, event of congres in de Efteling geeft altijd een extra beleving, maar het hoeft echt niet altijd ‘fun’ te zijn. De Efteling kan ook puur zakelijk zijn, maar dan wel op een heel bijzondere locatie.

Dankzij de ruime overnachtingsmogelijkheden (hotel en Bosrijk, red.) weten congresplanners ons ook steeds meer te vinden.’

Concepten? Bouwstenen!

De avonduitkopen van delen of zelfs het hele park bieden ongekende mogelijkheden om een geslaagd custom made evenement neer te zet-

TRENDMAGAZINE

07

ten. Met steeds weer die Eftelingsfeer als basis. Daarmee is het park een ideale locatie voor grote evenementen, maar ook voor kleine groepen is er veel mogelijk. Om dat totaalbereik bloot te leggen, is Efteling Zakelijk steeds meer bezig om alle bouwstenen voor een event, die zij in eigen huis hebben, bloot te leggen. ‘Heel bewust bieden wij nu ook concepten aan. Deze concepten kunnen als basis en houvast dienen voor alle soorten opdrachtgevers en hun op maat wensen. Met iedere vraag of voorstel kan een opdrachtgever bij ons aankloppen. Vanuit onze eigen expertise kunnen wij prima adviseren.’

Watershow Aquanura

Efteling Theater

Divers aanbod Dankzij de herinneringen uit bijna ieders kindertijd, de nostalgie, het sprookje, kunt u als opdrachtgever geen buil vallen aan een evenement of congres in de Efteling. ‘Een evenement in het Droomvlucht Paleis kan heel verrassend zijn als we kiezen voor strakke witte inrichting. Een deel van het park voor uw gasten exclusief, gebrand in uw bedrijfskleuren, maakt grote indruk. Of maak gebruik van de bekende Efteling-klantgerichtheidstrainingen, in de vorm van een lezing, een workshop of een inspiratiesessie. De diversiteit van onze foodconcepten in combinatie met het VIP terras van het Efteling Theater, waarbij je ook nog eens het perfecte zicht hebt op de nieuwe watershow Aquanura, die als slotstuk van een evenement prima in een concept past. Een golfclinic? Of het gevoel van een hutje op de hei in Efteling Bosrijk? Ons enige probleem is dat het soms lastig is om alles te vertellen’, besluit Lettinga, die trots is op de full service aanpak van de locatie. Mede daardoor is de Efteling, met één loket voor het hele evenement, een bijzonder attractieve locatie voor iedere opdrachtgever. www.efteling.com/zakelijk Efteling Sleutelier

45

Fort Voordorp... een toplocatie met karakter!

Fort Voordorp b.v.

T. 030 - 273 53 54

Voordorpsedijk 28b

F. 030 - 273 33 63

3737 BK Groenekan

info@fortvoordorp.nl

Congressen en evenementen • Totaalorganisatie van congressen en evenementen • Unieke combinatie van monumentaal en modern • Uitstekende service en kwalitatief hoogstaande catering • Goede bereikbaarheid • Van 30 tot 3.000 personen • Vlakbij Utrecht, aan de A27 • 450 gratis parkeerplaatsen • WiFi in alle ruimtes • 16 ruimtes, variërend in grootte van 30 tot 550 personen • Iedere ruimte heeft een eigen terras • Ruim buitenterrein voor activiteiten of festivalsetting

www.fortvoordorp.nl

Sportieve events

all-in concepten

Optisport Events biedt spetterende oplossingen voor uw bedrijfsevenement. Concepten, begeleiding én prachtige locaties door heel Nederland.

Ook geschikt voor: Bedrijfsfeesten • Recepties • Beurzen • Productpresentaties Vergaderingen • Seminars • Trainings locaties

Events

Meer informatie: www.optisportevents.nl T 0183 66 88 88

TRENDMAGAZINE

07

Dossier

Evenement organiseren?

Checklist met tips en trends

49

50

Dossier

De checklist HOUVAST BIJ HET ORGANISEREN VAN EEN EVENEMENT. WELLICHT HEEFT DE MEEST DOORGEWINTERDE EVENTMANAGER GEEN CHECKLIST MEER NODIG, MAAR ZELFS NA 100 EVENEMENTEN IS HET PRETTIG OM TERUG TE KUNNEN VALLEN OP EEN BONDIG OVERZICHT. EN WAT TE DENKEN VAN OPDRACHTGEVERS DIE SLECHTS 1X IN DE ZO VEEL TIJD MET EEN EVENEMENT BEZIG ZIJN? SECRETARESSES DIE OPEENS EEN EVENT OP HUN BUREAU KRIJGEN. EVENTBRANCHE.NL IS DAAROM DRUK BEZIG OM ONLINE EEN ENORM VIDEODOSSIER OP TE BOUWEN MET TIPS EN TRUCS VAN EVENTEXPERTS UIT HET VAK. IN DIT EVENTBRANCHE TRENDMAGAZINE VOOR OPDRACHTGEVERS EEN CHECKLIST BIJ HET ORGANISEREN VAN EVENEMENTEN. WAAR MOET U AAN DENKEN? WELKE SOORT BEDRIJVEN KUNT U INSCHAKELEN? WAT ZIJN DE TRENDS? WAT ZIJN DE TIPS? EN WAT KUNT U BETER NIET DOEN?

1.

DOELSTELLING

49

2.

DOELGROEP

50

3.

51

EVENEMENTENBUREAU

4.

EVENEMENTENLOCATIE

52

5.

PARTYCATERAAR

54

6. DEELNEMERSREGISTRATIE

55

7.

57

ARTIEST & ARTIESTENBUREAU

8.

BEVEILIGING

58

9.

DECORATIE

59

10. HOSTESS SERVICE EN PROMOTIE

61

11. EVENEMENTENTECHNIEK / AUDIOVISUEEL

63

12. EVENEMENTENVERHUUR

65

13.

EVENEMENTENVERVOER

66

14. FOTO- EN VIDEOMARKETING

68

15. PERSONEEL EVENEMENTEN

69

16.

PROMOTIEARTIKELEN

70

17. SPREKER EN SPREKERSBUREAU

71

18. EVENEMENTENVERZEKERING

72

TRENDMAGAZINE

07

De Doelstelling Gewoon een gezellig eindejaarsfeest? Of een afdelingsuitje? Net als het productintroductie evenement of het congres, is het noodzaak om het waarom in kaart te brengen, want ook een feestje dient een doel.‘Anders hoef je het niet te organiseren’, roepen eventexperts. De doelstelling is dan ook dé start van de organisatie van uw evenement.

Zonder doel is het lastig scoren.

TREND: Meerdere doelstellingen Waar ‘oude’ communicatiekanalen als gouden stelregel hadden: zorg voor één duidelijke doelstelling en de daaraan gekoppelde boodschap, leent het evenement zich prima voor meerdere doelstellingen. Onder meer door de dreigende invoer van de Werkkostenregeling, waarbij events voor fun ongunstig belast worden, zie je steeds meer combinatie-evenementen. Een combinatie van kennis, teambuilding en een beloningsfeest kunnen allemaal in één evenement gevat worden.

TIP: DO – Bepaal het ‘waarom’ Door de doelstelling van het inzetten van een evenement zo concreet mogelijk op papier te zetten, geeft u uzelf houvast in het organisatieproces dat volgt, maar heeft u ook meteen uw interne (en externe) verantwoording op papier staan.

DO - Evenementen communiceren Om uw doelstelling te bepalen, moet u uitgaan van de kracht van een evenement: gebruik het evenement om te communiceren. De kracht van een evenement is het raken en bespelen van emotie. Door het evenement te integreren in de communicatie- en marketingstrategie van uw bedrijf, heeft u met een evenement het meest krachtige communicatiemiddel tot uw beschikking.

DON’T - Begin niet zo maar ‘te organiseren’ Vanuit een doelstelling (en doelgroep) wordt de organisatie van een evenement een logische aaneenschakeling van diverse toeleveranciers. Maar begint u bijvoorbeeld met de keuze van een locatie of een partycateraar, dan zult u uw doelstelling ongemerkt aanpassen aan de (on)mogelijkheden van deze partijen.

DO – Laat u adviseren door eventexperts Zowel uitvoerend als adviserend kunnen zij uw doelstelling vertalen in de juiste vorm van live communicatie en de juiste toeleveranciers. Kwalitatieve eventbureaus kunnen zelfs meedenken in het strategisch integreren van het evenement in uw communicatie- en marketingmix. Zodra uw doelstelling helder is, zijn dit ideale sparringpartners en adviseurs.

51

52

Dossier

Doelgroep NAAST HET VASTSTELLEN VAN DE DOELSTELLING IS HET BEPALEN VAN EEN DOELGROEP ESSENTIEEL VOOR EEN ZINVOL EVENEMENT. U MOET WETEN HOE DEZE DOELGROEP BENADERD MOET WORDEN, WELKE TAAL ZIJ SPREEKT EN DUS WELK EVENTCONCEPT BIJ DEZE DOELGROEP HET MEEST TEWEEGBRENGT.

TIP: DO – Maak een analyse van de doelgroep Blijkbaar is er een aanleiding om een evenement te organiseren. Daar heeft u inmiddels een duidelijke doelstelling bij geformuleerd, maar wie is dan uw doelgroep? Daarbij is het belangrijkste onderscheid: intern en extern. Van werknemers, tot oud-werknemers en van toprelaties tot prospects, iedere doelgroep behoeft een eigen aanpak.

ON’T – Voeg niet krampachtig doelgroeD pen bij elkaar Het lijkt zo verleidelijk: alle doelgroepen met één groot evenement bereiken.

Het kan, maar in veel gevallen slaat u dan bij het gros van de gasten de plank mis. In alle gevallen is het raadzaam om doelgroepen zo min mogelijk te vermengen, zeker als ze ‘anders tegenover’ uw bedrijf staan. Twee kleinere events met een afgebakende doelgroep en specifieke doelstelling, kunnen effectiever zijn dan één groot evenement.

TREND: Social Media leggen doelgroepdetails op straat Social Media geven u als opdrachtgever een ongekende kans: u kunt uw doelgroep tot op hobby-niveau in kaart brengen. Steeds vaker worden socialmediagegevens gevraagd en gegeven in voortrajecten of adresbestanden. Durf daarbij rondom een evenement de interactie met uw gast aan te gaan. Voor, tijdens en na een evenement biedt dit veel mogelijkheden. De trend zet zich snel door, maar heeft ook een keerzijde: te veel contact wordt als storend ervaren en het gebruik van ‘privéinformatie’ van uw doelgroep kan door uw gast als vervelend ervaren worden. Toch biedt het vooral kansen om bijvoorbeeld het concept of het programma voor uw evenement aan te passen op de kennis die u van uw doelgroep heeft.

TRENDMAGAZINE

07

Het evenementenbureau TIP: DON’T – Internet is niet heilig In uw zoektocht naar een goed bureau voor uw specifieke doelstelling geldt: de allermooiste site is niet altijd het allerbeste bureau. Zorg altijd voor 1-op1-contact.

DON’T – Een pitch is geen markt Als u gaat pitchen, zorg er dan voor dat u niet te veel evenementenbureaus laat meepitchen. Maak aan de hand van uw doelstelling en de concrete bureauvraag een voorselectie om veel onnodig werk en irritatie te voorkomen.

Er zijn evenementenbureaus die geld vragen voor een offerte, vraag dit altijd even na alvorens een offerte aan te vragen.

DO – Branchevereniging als keurmerk

Het is een hele reële afweging: organiseer ik het zelf, of neem ik een bureau in de hand? Factoren als budget, tijd, kennis van de eventmarkt en de complexiteit van het doel van het evenement buiten beschouwing gelaten: een bureau heeft grofweg twee grote meerwaardes. Ten eerste de logistieke uitvoering tot in de perfectie regelen, ten tweede zijn er bureaus die zich hebben gespecialiseerd in eventmarketing en –communicatie en dus op strategisch niveau mee kunnen denken over de juiste integratie van live communicatie in de bedrijfscommunicatie en –marketing.

Een bureau inschakelen? Denk dan aan het volgende:

Brancheverenigingen als IDEA, CLC VECTA, VeBON etc bieden kwalitatief goede evenementenbureaus en kunnen met hun toelatingseisen best gezien worden als keurmerk. Bij het FEP (Freelance EventProfessionals) vindt u kwalitatieve freelancers net als bij 7Beaufort.

DO – Transparantie Geef het bureau, zeker als u wilt dat er strategisch wordt meegedacht zo veel als mogelijk informatie over uw bedrijf. Des te beter kan het concept aansluiten op uw doelstelling en de situatie in uw bedrijf. Van de andere kant kunt u bureaus gerust vragen om een open kostenberaming.

TREND:

Profiteer van de segmentatie Tot voor kort riep bijna ieder bureau dat ze nooit NEE verkochten en eigenlijk alles konden organiseren. In die periode was het helemaal een struggle om het juiste bureau te vinden. De ontwikkeling in de eventbranche van de laatste paar jaar is er eentje van duidelijke segmentatie. Bureaus geven vaak op hun site al aan waar hun expertise en kracht ligt. Van die trend kunt u optimaal profiteren wanneer uw doelstelling duidelijk is, uw doelgroep en dus ook het waarom van het inzetten van een bureau. Hetzelfde geldt overigens voor de vele freelance eventprofessionals.

Kijk op www.eventbranche.nl/select/evenementenbureau/ voor een selectie van gesegmenteerde bureaus.

53

54

Dossier

De evenementen Ga er maar aan staan: in Nederland alleen al zijn vele duizenden locaties en accommodaties die zich vermarkten als evenementenlocatie. Naast de rationele afmetingen en cijfers hebben veel evenementenlocaties ook een bijzondere emotionele waarde: van sfeervol tot zakelijk en van trendy modern tot industriële evenementenlocatie. Welke evenementenlocatie u ook kiest, zorg er voor dat de accommodatie voldoet aan de eisen voor uw evenement.

TIP:

locatie O – Bekijk costsharing D mogelijkheden

ON’T – Kies niet alleen D op prijs of naam Het is een bekende valkuil: kiezen op foto’s

In het kader van costsharing: vraag aan de lo-

van de locatie. Let ook goed op alle randvoor-

catie of u wellicht kunt profiteren van een eve-

waarden: bereikbaarheid, extra parkeerkosten, geluidsoverlast, omgeving, aanwezige faciliteiten etc.

O - Mogelijkheden D buiten locatie bekijken Heeft uw concept meer nodig dan een locatie,

nement dat voor of na uw eigen evenement plaats vindt. Het kan maar zo duizenden euro’s schelen op het gebied van logistiek of aankleding.

O – Hanteer voor een D locatie een aparte checklist

maar wilt u bijvoorbeeld ook inzetten op team-

• Hoe is de bereikbaarheid met auto en OV?

O – Kies een locatie D van voldoende omvang

building tijdens outdooractiviteiten? Bekijk dan

• Hoe flexibel kan locatie worden ingericht?

ook de mogelijkheden in de omgeving: kan er

• Parkeergelegenheid?

Het ligt voor de hand dat uw bedrijf niet met

een tent bij geplaatst worden, activiteiten geor-

• Past de uistraling bij uw event?

een groep van 20 man in een enorme oude

ganiseeerd worden etc.

• Is er een locatiecateraar? Wat zijn de moge-

fabriekshal gaat zitten. Of toch wel? Met een kleine groep centraal in een grote locatie kan heel verrassend zijn. Out of the box, buiten de paden, het hoort bij de kracht van het effect van een evenement. Als houvast voor het maximum aantal gasten, hier toch een lijstje met richtlijnen. Uitgaande van een evenementenlocatie met 500 vierkante meter gebruiksoppervlak:

ON’T – Staar niet blind D op cijfers Veel locaties zetten zichzelf in de markt met ‘van zoveel tot maximaal zoveel’ bezoekers.

lijkheden?

• Wat is er wel/niet aanwezig op de locatie?

• Beschikt u exclusief over de locatie?

• Maak duidelijke prijsafspraken.

• Branduitgangen • Wat kan locatie bieden binnen uw concept?

Analyseer of de locatie nog altijd geschikt is als

• Zijn er extra vergunningen nodig?

alle aankleding en attributen voor uw evene-

• Wat is de prijs-kwaliteitverhouding?

ment in de evenementenlocatie zijn gezet.

• Bekijk cases van events in de locatie

• receptie/ feest (staand): 600 gasten • congres (zittend): 500 gasten • diner (met dansvloer): 300 - 350 gasten

O – Maak gebruik van D de locatie expertise Net als het evenementenbureau beschikt de locatie over veel eigen expertise en ervaringen.

Maak daar gebruik van. Veel evenementenlocaties beschikken bijvoorbeeld over meerdere ruimtes. Denk gezamenlijk na over hoe het concept het best verdeeld kan worden over deze ruimtes.

TREND: WiFi op locatie Steeds meer evenementen maken gebruik van internet tijdens het evenement. Een beurs kan niet meer zonder, want bezoekers zoeken en ontvangen live informatie. Tijdens een bedrijfsfeest worden foto’s geüpload. Op congressen wordt vaak gestemd via mobiel internet. Dus kiezen steeds meer evenementenlocatie voor het (gratis) aanbieden van WiFi. Die trend maakt de mogelijkheden van uw evenement alleen nog maar groter. Het live streamen vanuit de locatie op internet om zo zelfs niet-aanwezige gasten mee te laten genieten/profiteren? Met de juiste breedte van het internet kan het allemaal. Als tip bij deze trend: ga in overleg met de locatie over wat er voor gebruik gemaakt gaat worden van het netwerk. Veel foto’s? Video’s? En vraag naar de kosten.

TRENDMAGAZINE

07

Nederland is bezaaid met evenementenlocaties, dus kies de juiste, want hij zit er tussen. Een overzicht van kwalitatieve locaties? www.eventbranche.nl/select/evenementenlocatie

55

56

Dossier

De partycateraar ‘AL IS DE ARTIEST NOG ZO GOED EN ZO BEKEND, ALS DE SOEP LAUW IS, IS HET TOCH EEN SLECHT EVENEMENT.’ EEN TEGELTJESWAARHEID, DIE AANGEEFT HOEVEEL INVLOED CATERING KAN HEBBEN OP HET EINDOORDEEL VAN EEN EVENEMENT EN DUS DE BELEVING VAN UW GAST. MAAR TEGENWOORDIG IS CATERING ZO VEEL MEER DAN EEN HAPJE EN EEN DRANKJE. VAN BIJROL NAAR HOOFDROL.

TIP: DO: integreer de catering in uw concept Het is zonde om aan het eind van uw organisatietraject te denken: oh ja, en natuurlijk nog wat eten en drinken. Er zijn in Nederland zeer veel kwalitatief goede partycateraars die hun catering en hun presentatie volledig kunnen aan- en inpassen op uw concept. Zorg daarom dat u ook de cateraar in uw organisatieteam betrekt, ongeacht of het een externe cateraar is of de locatiecateraar.

DO: aparte checklist voor catering Voorbeelden van aandachtspunten die nog wel eens vergeten worden, maar die u als organisator wel in de gaten moet houden: • speciale diëten of maaltijden voor bepaalde gasten (bijvoorbeeld op grond van religie) • heeft de locatiekeuken voldoende materieel voor uw wensen • maaltijden voor ouderen en kinderen • seizoensgebonden gerechten en overige duurzame mogelijkheden • kies de juiste vorm van catering • aankleding en tafels: concept van cateraar moet binnen evenement passen • neem maatregelen tegen no show in verband met waste

ON’T: maak van ‘over the top’ geen D doel Natuurlijk zijn er concepten denkbaar waar uitzonderlijke kwaliteitskaviaar, de mooiste champagnes en dergelijke producten het best passen, maar wees voorzichtig met over the top gaan. De huidige economische tijd heeft een mentaliteitsverandering teweeg gebracht, waarbij gasten overdreven luxe als storend kunnen ervaren. Maak gebruik van de expertise van cateraars want zij kunnen passende, creatieve en belevende concepten bedenken die meer indruk maken dan de duurste whiskey.

TRENDS: Fine food, slow food en storytelling Transparantie in prijzen. Jarenlang waren er onduidelijke marges, nu kiezen veel cateraars voor open en transparante calculatie. Catering in bedrijfskantoren, om zo doende de Werkkostenregeling te omzeilen. Samenwerking. Zowel tussen cateraar en andere schakels binnen uw evenement, maar ook tussen diverse cateraars. Waarbij er veel spelers op de markt zijn met een specialistisch product. Duurzame producten, duurzame bedrijfsvoering met minder overhead en bijvoorbeeld geen eigen grote productiekeuken en duurzame relaties. Op productniveau zijn termen als fine food, slow food, fast fresh, lokaal, live cooking en ambachtelijke storytelling momenteel leidend. Waar het daarbij vooral om gaat: de partycatering moet echt zijn, authentiek, met een eigen verhaal.

Een selectie van kwalitatieve cateraars? www.eventbranche.nl/select/catering/partycatering/

TRENDMAGAZINE

07

De deelnameregistratie Mocht u denken dat het registreren van bezoekers op uw evenement niet veel meer is dan het bijhouden van wie wel en wie niet komt, dan raden wij u aan zich te verdiepen in de deelnameregistratiebedrijven. Al is het alleen maar omdat de uitnodiging in veel gevallen het eerste moment is van uw evenemententraject.

Goede deelnameregistratie zorgt voor een kwalitatief voortraject.

TIP: DON’T: Knutsel niet zo maar een site in elkaar Het is heel verleidelijk: even een collega een registratieformulier op de site laten zetten en klaar. Maar niet alleen geeft dat een amateuristisch beeld van uw zakelijke evenement, ook mist u de kracht en de mogelijkheden van goede registratie.

DO: Maak van de registratie een voortraject Een evenement is allang niet meer een moment op zich. Zorg daarom voor een goed voor- en natraject met het event als hoogtepunt. De registratiesite en mailing kunnen een prima voorprogramma zijn van het event. Denk aan video’s van sprekers op de registratiesite of kleine tipjes van de sluier in de uitnodiging. Het is uw begin van de communicatie rondom het evenement.

DO: beperk de no show Na de uitnodiging, het inschrijven/aanmelden en de bevestiging, kunt u er voor kiezen om enkele dagen voor het evenement een reminder te sturen, waarbij uw gasten nog een kans krijgen om af te melden. Zo beperkt u de no show, want er is niets vervelender, kostbaarder en slechter voor uw waste dan mensen die zich wel hebben aangemeld maar niet komen opdagen.

TREND: Mogelijkheden door technologie oneindig Het gaat hard met de technologische ontwikkelingen. Daardoor kunnen registratiebedrijven u helpen met interactieve aanmeldsites, persoonlijke mailingen, reminder-sms of geïntegreerde social media. In de praktijk zijn de mogelijkheden enorm: interactieve gastenlijst waardoor uw gasten al voor het evenement met elkaar in contact kunnen komen; social media groepen waar gasten al kunnen discussiëren over de inhoud; video’s op de aanmeldpagina om te enthousiasmeren; eenvoudige aanmeldprocedures met als toegangsbewijs een streepjescode op uw smartphone; een ouderwetse kaart als uitnodiging met daarin een persoonlijke videoboodschap…; kortom, maak gebruik van de mogelijkheden en expertise van deze specialistische schakel in uw evenement.

Het is de eerste indruk van uw gast met het event en die kans heeft u maar één keer.

Kwalitatieve registratiebedrijven? www.eventbranche.nl/select/toeleveranciers/ deelnemersregistratie/

57

“Uitsluitend professionele sprekers, dagvoorzitters & cabaretiers�

Quality Bookings Randstad 22-129 1316 BW Almere info@quality-bookings.nl

www.quality-bookings.nl

TRENDMAGAZINE

Entertainment TIP: DON’T: kies niet blind voor een grote naam Een grote naam, een A-artiest, het werkt nog altijd, maar kies niet blind voor een grote naam. Het entertainement moet uw doelstelling ondersteunen en uw communicatie versterken. Dat betekent dat The Rolling Stones niet altijd goed passen, nog los van de kostprijs.

DO: onderscheid in originaliteit Het is een gegeven dat steeds meer mensen naar festivals en publieksevenementen gaan. Door het internet hebben ze daarnaast de beschikking over het grootste theater ter wereld. Mensen zijn dus al snel verwend en hebben veel al gezien. Zoek het daarom in de originaliteit.

DO: betrek de artiest/bureau bij het concept Zorg dat het entertainment ook meegaat in het concept en de boodschap. Het kan heel krachtig zijn als de boodschap ook verweven is met het optreden. Of laat de artiest (wellicht samen met collega’s) een custom made act maken.

DON’T: laat persoonlijke voorkeur geen rol spelen U als organisator of uw directeur als eindopdrachtgever moeten de persoonlijke voorkeur qua entertainment geen rol laten spelen. Te vaak horen wij nog dat 50% van het budget op ging aan de favoriete artiest van de directeur. Fijn dat hij of zij tevreden is, maar het gaat om uw doelstelling, uw doelgroep en dus uw gasten. Vergeet dat alstublieft niet.

07

Nog altijd is een grote artiest op een evenement voor veel gasten indrukwekkend en een moment om niet snel te vergeten.

Maar nu events gebruikt worden als communicatie- en marketingmedium wordt steeds vaker onbekend maar goed passend entertainement ingezet. Die keuze is lastig, maar het aanbod is enorm, dus goed nadenken levert passend entertainment op.

TREND: Klein entertainment Nu steeds meer evenementen kleiner worden in omvang, met een specifiekere doelgroep, is klein entertainment vaak passend. Binnen dat segment is er een enorm divers en dikwijls origineel aanbod.

Spar met het boekingsbureau, vanuit uw concept en doelstelling, op zoek naar het best passende entertainment. Het zogeheten ‘persoonlijke entertainment’ leent zich uitermate voor storytelling.

Als de story van de artiest of de act aansluit bij de doelstelling en de communicatie van uw evenement, dan heeft uw entertainment de grootste toegevoegde waarde.

Kwalitatieve artiestenen entertainmentbureaus? www.eventbranche.nl/select/ toeleveranciers/artiestartiestenbureau/

59

60

Dossier

De beveiliging Bij een publieksevenement is de beveiliging een logische schakel in de organisatie, maar ook voor uw zakelijke evenement hoort het op uw checklist.

Zeker bij prominente gasten, maar ook wanneer uw evenement op een centrumlocatie ligt, wilt u natuurlijk niet dat iedereen zo maar naar binnenloopt.

TIP: DO: maak een risicoanalyse Beveiligingsbedrijven die gespecialiseerd zijn in evenementen, kunnen samen met u een risicoanalyse maken. Zo kunt u samen tot de conclusie komen of en in welke hoeveelheid er beveiligers moeten worden ingezet.

DON’T: geen uitsmijters Niet iedere horecabeveiliger/uitsmijter is geschikt als beveiligingsmedewerker op een zakelijk evenement. Dus leuk om deze klus uit te besteden aan een bevriende lokale ondernemer, maar zorg dat de beveiligers passen binnen uw zakelijke uitstraling. Vraag naar certificering en diploma’s.

DO: crowdmanagement Er is meer dan beveiliging alleen. Zeker de kwalitatieve beveiligingsbedrijven kunnen u daarom ook zeer grondig adviseren op het gebied van crowdmanagement. Hoe bewegen grote groepen zich tijdens het evenement en hoe kunt u daar op inspelen.

Maar ook extra controles op branduitgangen en andere noodscenario’s worden u uit handen genomen.

TREND: Beveiliging en hospitality gaan hand in hand Steeds meer gespecialiseerde eventbeveiligers hebben hun personeel omgeschoold. Niet alleen de kennis en expertise van evenementenbeveiliging nemen de beveiligers nu mee naar uw evenement, zij kunnen ook fungeren als hostess of gastheer. Prettig om bijvoorbeeld de veiligheid en het scannen van de toegangsbewijzen te combineren. Ook worden eventbeveiligers voor de zakelijke markt getraind in hospitality om bijvoorbeeld mensen vanuit het borrelgedeelte weer ordentelijk de plenaire zaal in te krijgen.

Op zoek naar een kwalitatief beveiligingsbedrijf? http://www.eventbranche.nl/select/ toeleveranciers/evenementen-beveiliging/

TRENDMAGAZINE

07

Evenementen

decoratie Een evenement creëert eigenlijk een eigen omgeving en werkelijkheid, de wereld waar een merk, label, bedrijf of instelling tot leven komt. Dan dient u dus wel de aandacht van uw gast te trekken. Ook als het om evenementendecoratie gaat is de kracht: integratie in het concept, de doelstelling en op een juiste wijze de aandacht trekken van de doelgroep.

TIP: DO: zorg voor een eyecatcher

Decoratie zit in de details, maar de werking van een eyecatcher mag op een evenement niet worden onderschat. Nog waardevoller is een decoratieve eyecatcher die door belichting, of ingebouwd led ook meteen de sfeer van het evenement en het bedrijf uitdraagt. De eyecatchers en grote objecten zijn ook ideaal om grote ruimtes te breken.

TRENDS: Van design naar huiselijk De trend die momenteel gaande is binnen de decoratiewereld is de verschuiving van strak, trendy en design naar meer huiselijk. Bezoekers, ook op evenementen, willen een warm, welkom gevoel.

Natuurlijk passen daar ook moderne en trendy meubelen bij, wellicht versterkt door led-lampen in de meubels, maar het geheel plaatje zal volgens de trends vooral huiselijkheid uit moeten stralen. Los van de trends, en verreweg het allerbelangrijkste: de decoratie moet passen bij het thema en doelstelling van uw evenement. Staar dus niet blind op trends als huiselijkheid.

Op zoek naar een kwalitatieve evenementendecorateur? www.eventbranche.nl/select/toeleveranciers/ evenementen-decoratie/

ON’T: decoratie mag functionaD liteit niet verdrukken

Het klinkt logisch, maar zorg bijvoorbeeld voor een scherpe uitlijning van zit- en staplekken in de locatie. Daardoor kan de decoratie nooit in looppaden of tegen zitplekken aan komen te staan. Ook tafeldecoratie dient extra aandacht, want niet meer dan eens lijkt de decoratie belangrijker dan de functie van de tafel. En decoratie die het eet- of zitgenot van een gast wegneemt, zal als storend ervaren worden.

D O: Bekijk de logistieke mogelijkheden

Een evenement in een speciaal daarvoor gebouwde evenementenlocatie is anders dan in een oude historische locatie.

Beide kunnen effectief zijn voor uw evenement, maar ze hebben totaal verschillende mogelijkheden als het gaat om logistiek en laden en lossen. Overleg daarom met decorateur en locatie wat wel en niet mogelijk is, voordat u voor een te kleine deur komt te staan.

DON’T: het zal wel goed zijn…

Is het materiaal brandveilig? Ga er niet blind van uit en vraag naar de bewijzen.

61

Design by Boels

Grootste assortiment topmerken

Als u huurt bij Boels, dan kiest u voor kwaliteit, service en een compleet assortiment. Dankzij onze jarenlange ervaring weten we precies welk materiaal een evenementenorganisator nodig heeft. Als grootste verhuurspecialist staan we dicht bij de klant en houden we de ontwikkelingen in de markt nauwlettend in de gaten. We innoveren dan ook voortdurend, waardoor ons assortiment steeds wordt aangevuld met materiaal volgens de nieuwste trends.

Tel. 0900 3333 000 boelsparty.com

TRENDMAGAZINE

07

Hostess en promotie Net als zo veel onderdelen van uw evenement is het inzetten van hostessen of promotiemedewerkers zo succesvol als uw briefing. Een kwalitatief hostessenbureau kan namelijk zorgen voor de perfecte ontvangst en sfeer voor uw gasten.

TIP: DON’T: goedkoop, duurkoop?

Denk goed na over de rol die een hostess op uw evenement moet gaan vervullen.

Zij zijn op het evenement de gastvrouw of –heer namens uw bedrijf of merk, dan verdient het de grootste zorg om de juiste personen daar te hebben staan en zijn studenten die even een zakcentje bij komen verdienen niet altijd geschikt.

DO: brief alle hostessen voor het event Een goed hostessenbureau zal er zelf op aansturen, maar zorg altijd voor een gedetailleerde briefing. De gastvrouwen en –heren staan er namens u, verwoorden uw doelstelling en uw boodschap. In de meeste gevallen zijn zij het eerste en laatste aanspreekpunt van uw gasten op het evenement, dus onderschat het niet. Kleding, manier van aanspreken, juiste informatie, het moet allemaal kloppen.

DON’T: bespaar niet op het aantal Niets zo vervelend als een onbemande garderobe, in een lange rij om in te schrijven, of in de rij om informatie in te winnen. Als u het doet, doe het dan goed.

DO: check cases en referenties Ook dit is weer een tak van sport waar het checken van cases en referenties aandacht verdient. Zeker in dit internettijdperk kunnen online bureaus heel veel voorstellen, met prachtige foto’s van medewerkers. Zorg voor schriftelijke zekerheid op het gebied van bijvoorbeeld verzekeringen, opkomstzekerheid, etc.

TRENDS: De multifunctionele hostess Hostessen promotiebedrijven hebben al een tijdje in de gaten dat het inhuren van alleen een gastheer of gastvrouw niet rendabel is. Tegenwoordig kunnen de hostessen eigenlijk iedere vorm van live communicatie op zich nemen. Van het scannen van bezoekers, tot het verkopen of promoten van uw product tot een prettige menselijke aanvulling op de (audio)visuele informatieverstrekking tijdens uw evenement of congres. Veel locaties hebben de beschikking over interactieve schermen met informatie over het congres, de spreker of het programma van uw evenement. Om de afstandelijkheid die daardoor ontstaat te doorbreken een levende hulp erg prettig zijn.

Kwalitatieve evenementenhostessen en –promotie? www.eventbranche.nl/select/toeleveranciers/evenementen-hostess-service-en-promotie/

63

Lunchen & dineren met een echte plus Meld u aan voor een proeflunch via www.openluchtmuseum.nl/proeflunch

TRENDMAGAZINE

07

Evenemententechniek en audiovisueel Het onderdeel waar het misschien wel het vaakst misgaat: audiovisueel en evenemententechniek. Neem hier geen genoegen met de goedkoopste, maar gebruik A-producten, de expertise van uw AV-leverancier en laat ze meekijken in uw concept, want voor dat u het weet, loopt u zelf door de beamer heen…

TIP: DON’T: Denk niet vanuit producten Er zijn tegenwoordig de meest prachtige AV-producten. Wat dacht u van een hologram als duopresentatie of 3d-mapping, waarbij op een gebouw geprojecteerd wordt. Maar dé tip met betrekking tot het inzetten van audiovisuele producten: het moet functioneel zijn en het moet het concept versterken. Producten zijn dus ondergeschikt aan het concept.

Denk content en dan pas product.

TREND:

DO: licht- en geluidsplan

Gebruik techniek en AV voor interactie

Een productieleider of regisseur is bij een beetje evenement noodzakelijk

Het oude model van zender, boodschap en ontvanger is definitief doorbroken door de technische mogelijkheden tot interactie.

Interactie tussen bedrijf en gasten, tussen spreker en gasten of tussen live aanwezigen en online kijkers. Diverse AV-bedrijven kunnen live videostreaming verzorgen met de mogelijkheid tot communicatie, verbindingen met collega’s over de hele wereld etc etc. Denk ook eens aan de diverse stemsystemen die inmiddels beschikbaar zijn: met ‘ouderwetse’ kastjes, per sms of via de smartphone van uw gasten. Techniekbedrijven en AV-leveranciers denken graag met u mee om deze interactie te bewerkstelligen.

van publiek, het starten van geluidsfragmenten of video’s, het moet vol-

Kwalitatieve aanbieders van evenementtechniek? www.eventbranche.nl/select/toeleveranciers/evenemententechniek/

zijn op internet en of u interactiviteit wilt met de online kijkers?

om alles te stroomlijnen. Bij presentaties op het podium, het uitlichten ledig op elkaar aansluiten. Gebruik de expertise van uw AV-leverancier en zijn specialisten, maar laat ze vooral meekijken in het draaiboek.

DO: streaming en hybride Diverse AV-aanbieders in Nederland zijn al volledig voorbereid om evenementen hybride te maken, om gasten die niet lijfelijk aanwezig kunnen zijn, toch te betrekken bij het evenement. Door middel van videostreaming is een eerste stap snel gezet. Bedenk van te voren wel of dit toegevoegde waarde heeft voor uw evenement, of het volledig openbaar mag (zie TREND)

65

www.deregistratiebalie.nl info@deregistratiebalie.nl

Het visitekaartje van uw evenement!

Van website tot evaluatie.

Wij maken samen uw evenement tot een succes!

Wij vertalen technische mogelijkheden naar persoonlijke, klantvriendelijke deelnemersregistraties. Van een relatie-evenement tot een complete beurs, de oplossingen van deRegistratiebalie zijn altijd op maat en sluiten aan op de gewenste uitstraling van uw evenement.

Van uitnodiging en registratie-website tot en met de evaluatie, wij maken uw evenement beheersbaar en meetbaar. de Registratiebalie: dé meerwaarde voor Event­ organisaties, Event Partners en Bezoekers!

PERSOONLIJK OVERZICHTELIJK GEBRUIKSVRIENDELIJK BETROUWBAAR RESULTAATGERICHT WIN-WIN-WIN

Eventwebsite,

online-klantomgeving,

E-mailmarketing,

Enquête, Persoonlijke uitnodiging,

Postmailing, Data-Entry, Websiteontwerp, SMSmarketing,

Registratiebalie, Statistieken, Facturatie, Fotoimpressie, Registratiepagina, E-ticketing, Workshops, Sponsorkortingen, Voorregistratie, vouchercodes, Tell-a-friend,

Bezoekerslimiet,

Stellingenpad,

spelelementen,

Print&kom!, QR-code,

Barcode,

Sponsorscanner,

Nieuwsbrief,

Rapportage, Social media, online-betaling,

Bestelformulier, Evaluatie, Digitale congrestas.

TRENDMAGAZINE

07

De evenementenverhuurder Stoelen, tafels, borden, scheidingswanden, plantenbakken, de grote verhuurders van Nederland hebben werkelijk alles wat nodig is voor een evenement. Veel evenementenlocaties hebben ook eigen materiaal in beheer, maar ook hier moet het passen binnen het concept.

TIP: DON’T: gebruik de verhuurder niet alleen als toeleverancier Deze tip is eigenlijk voor alle toeleveranciers, maar bij verhuurbedrijven is de valkuil groot: bestellen uit een catalogus of op de site en klaar. Juist deze bedrijven kunnen prima meedenken over het ideale materiaal en zijn zelfs in staat om op maat te leveren.

DO: maak afspraken over de mancorekening Vooral bij servies en glaswerk is het zeer denkbaar dat er enkele stuks zullen sneuvelen tijdens een evenement.

Maak daarom van te voren duidelijke afspraken over de mancorekening. Wat wordt in rekening gebracht en hoe worden de manco’s in kaart gebracht?

DO: materiaal kan ook communiceren Grote verhuurders hebben veel verschillende lijnen en stijlen en kunnen bijvoorbeeld met LED-verlichting meubels en materiaal in uw bedrijfskleuren zetten. Gebruik de stoel dus niet alleen als stoel, maar laat ook de meubels communiceren.

TREND: Van kunststof, zwart-wit en LED naar donker en hout Verhuurders zullen niet zo snel hun complete lijn aanpassen aan de trend van dat moment. De evenementenverhuurder is vooral bezig met het inpassen van meubels in uw concept en uw bedrijfskleuren. Toch is ook de organisatie en inrichting van een evenement onderhevig aan de heersende trends. In de verhuur is daar een duidelijke lijn zichtbaar: het strakke en ietwat kille van de kunsttof zwartwit-lijnen, werd enkele jaren geleden aangevuld met diverse LED-toepassingen.

Inmiddels is het huiskamergevoel ook in de verhuur geland en zijn er steeds meer donkere, houten producten. Die in veel gevallen gecombineerd worden met LED of kunststof.

Op zoek naar een evenementenverhuurder? www.eventbranche.nl/select/toeleveranciers/evenementenverhuur/

67

68

Dossier

De evenementenvervoerder Per bus, trein, boot, tuktuk, fiets, limo’s of zelfs door de lucht, het kan allemaal en toch zal ook de meerderheid van uw gasten per auto naar uw evenement komen. Het is aan u om te zorgen dat uw gast van andere vervoersmogelijkheden gebruik kan maken.

TIP: DO: zoek een OV-locatie Hecht uw bedrijf grote waarde aan het gebruik van openbaar vervoer door haar werknemers, neem dat dan mee in uw evenement en zoek een locatie die met OV goed bereikbaar is. Er zijn locaties die letterlijks naast treinstations liggen, maar diverse locaties bieden ook shuttleservices naar de locatie aan van een station.

TREND: Duurzaam leuk maken Bij de overheid is het al heel normaal: een locatie moet per OV bereikt kunnen worden door iedere gast. Steeds meer locaties hebben van daaruit en

DON’T: vergeet de spits niet Erg leuk: vanuit de drie vestigingen per bus naar uw evenement in Amsterdam, waar om 09.30 uur de keynote het congres zal openen. In verband met de filedruk is het verstandig om daar uw programma op aan te passen.

vanuit het duurzame ondernemen preferred suppliers of zelf vervoersmiddelen om gasten van en naar de locatie te brengen. Daarbij zijn steeds meer initiatieven ontstaan waarbij milieubewust en leuk samen gaan. Met tiental-

DO: gebruik het vervoer als voorprogramma In bussen, per boot of in afgehuurde treinen is vanzelfsprekend alle mogelijkheid om uw gasten alvast in de juiste sfeerstemming te krijgen voor het evenement. Een prima moment om alvast te communiceren.

DO: toch met auto’s? Carpoolen!

Er is een aantal bedrijven in Nederland dat gespecialiseerd is in het organiseren van carpoolafspraken rondom evenementen. De ervaring leert dat hier niet massaal gebruik van wordt gemaakt, maar dat zij die wel carpoolen dit als zeer prettig ervaren.

len gasten tegelijk vanaf het station per Segway naar de locatie? Of met enkele tuktuk’s of elektrische vervoersmiddelen. De locatie of een evenementenbureau kan u hier prima in adviseren.

Op zoek naar goed vervoer rondom uw evenement? www.eventbranche.nl/select/ toeleveranciers/evenementenvervoer/

Connexxion Projexx: Spin in het web bij grootschalige evenementen Connexxion Projexx heeft zich het afgelopen decennium met veel succes toegelegd op het busvervoer bij grootschalige evenementen. Juist door de massaliteit is dat vakwerk Ên maatwerk. Connexxion Projexx heeft alle disciplines daarvoor in huis. Bij al die grote evenementen moeten alle puzzelstukjes naadloos in elkaar passen. Dat is ook de kracht van Connexxion Projexx. Niet voor niets hebben we in de branche van grootschalige evenementen zo’n grote en goede naamsbekendheid.

Connexxion Projexx is o.a. verantwoordelijk geweest voor de coordinatie en het personenvervoer bij projecten als: In opdracht van FNV en AOB: Grootste lerarenstaking in 30 jaar in opdracht van Min. Defensie: landmachtdagen, luchtmachtdagen, vlootdagen in opdracht van Gem Rhenen/Veenendaal: Koninginnedag in opdracht van Achmea: 200 jaar Achmea Event in opdracht van Wehkamp: 60 jaar Wehkamp in opdracht van St. Kinderpostzegels: scholieren Event Walibi in opdracht van Dance4Life: scholen tour in opdracht van Ned. Zwembond: EK Waterpolo in opdracht van Ned. Bridgebond: WK Bridge in opdracht van Congrex: Ministersconferentie in opdracht van RAI Amsterdam , Gelredome: Alle evenementen in opdracht van Le Champion: Dam tot Dam loop Postadres | Postbus 357, 8260 AJ Kampen in opdracht van LOC7000: Lowlands Telefoon | 088 - 339 49 40 In opdracht van UPC: Personeelsfeest | Email projexx@connexxion.nl In opdracht van KPN: UItjes voor ouderen en personeel | Internet www.connexxionprojexx.nl In opdracht van Traffic Support: Alle evenementen

70

Dossier

Foto- en videomarketing Altijd leuk: foto’s of video’s van uw evenement. Maar er is inmiddels zo veel meer mogelijk. Van branding op de foto’s tot greenscreenfotografie, complete streamingvideo of videoregistratie.

Evenementen zonder foto of video worden eigenlijk bijna niet meer georganiseerd. Zeker in het natraject verlengen foto’s en video’s de herinnering en dus de boodschap/communicatie.

TIP: DON’T: kwantiteit boven kwaliteit Honderden nietszeggende foto’s. Een video zonder inhoud. Het is dodelijk in uw natraject. Zorg dat u foto’s en video inzet met een bewust doel. Moet een video na afloop nog één keer de kennisoverdracht in beeld brengen, maak dan ook een video met een samenvatting van uw keynotes. Denk goed na over het doel van foto en video. Moet het een aandenken worden aan het evenement? Denk dan ook eens aan een bijzondere, grappige of unieke foto door gebruik te maken van greenscreen, waar alle soorten achtergronden in geshopt kunnen worden.

DO: maak van foto’s úw foto’s Fotobedrijven in de evenementenmarkt kunnen frames op uw foto’s aanbrengen waardoor de foto’s van u worden: het logo van uw bedrijf, de naam van het evenement, het maakt zowel (achteraf) online als live uitgeprint op het evenement van de foto een brandingtool.

DO: video is king, geef de king een troon…

De opmars van beeld is in volle gang. Steeds meer maken we online gebruik van video’s. En dus zien we steeds vaker prachtige videoproducties van evenementen, congressen of beurzen. Houd daarbij rekening met de belichting en de benodigdheden voor een goede productie. Is er extra belichting nodig? Of misschien wel een tweede camera? Gebruik deze dan ook.

TREND: User generated beeldmateriaal Steeds meer aanbieders van foto en video op uw evenement hebben tools om het beeldmateriaal direct te linken aan social media accounts. Naast het posten van foto’s en videos op Facebookpagina’s van het event of op twitter met een eventhashtag, zijn er ook al diverse toepassingen waardoor met een chip foto’s direct verstuurd kunnen worden naar een fotowall in de locatie. Onderschat daarnaast ook niet het gebruik van de smartphones van uw gasten. U kunt het posten van foto’s en zelfgemaakte video’s door uw gasten, stimuleren door bijvoorbeeld prijzen uit te reiken aan het beeldmateriaal dat het mooist of het best uw event in beeld brengt. De kracht van dit zelfgemaakte beeldmateriaal is dat het een objectief beeld geeft van uw evenement en dus van uw bedrijf.

Op zoek naar kwalitatieve toeleveranciers in deze rubriek? www.eventbranche.nl/select/toeleveranciers/ fotomarketing-en-evenementen-fotografie/

TRENDMAGAZINE

07

Evenementen

personeel Geen goed evenement zonder goed personeel. Naast de hostessen, eerder beschreven in deze checklist, moet u niet onderschatten dat de medewerkers op uw evenement een belangrijke schakel zijn in het live moment van uw bedrijf.

TIP: DO: ervaren personeel Of het nou gaat om het personeel dat uw catering uitserveert, of de parkeerwachten, zorg voor personeel dat exact weet wat er van ze verwacht wordt. In de meeste gevallen betekent dit: personeel van gerenommeerde eventuitzendbureaus. Voorkom in alle gevallen dat er ongeïnteresseerd personeel uw gasten bedient. Het gebeurt maar al te vaak dat zij voor een slecht gevoel bij uw gast zorgen.

DON’T: op z’n beloop laten

TREND: De toeleveranciers als host

Het lijkt zo verleidelijk: professionele organisaties ingezet om het personeel op uw evenement te verzorgen. Mensen in de garderobe, promotiedames, beveiligers aan de deur en cateringpersoneel, allemaal professionals dus dat komt wel goed. Meestal wel ja, maar zorg bijvoorbeeld voor lijn in de kleding en een uitgebreide briefing waarbij bijvoorbeeld ook duidelijk is wat het andere personeel op

In de loop der jaren is er steeds meer het besef gekomen dat personeel op een evenement erg belangrijk is voor de beleving van uw gasten. Onbeschoft personeel? Het wordt direct vertaald naar uw bedrijf of merk. Gastvrij en oprecht personeel dat weet waar het evenement omgaat? Het versterkt uw boodschap en dus uw evenement. Maar gek genoeg is er tot voor kort nooit nagedacht over de AV-professional of de cateringkok. Ook zij begeven zich tussen uw gasten, maar komen meestal niet met een hospitality insteek naar het event. Tot voor kort, want steeds meer toeleveranciers realiseren zich dat ook hun personeel uw uithangbord is. Dus zie je steeds meer toeleveranciers in de rol van host.

het evenement doet.

Op zoek naar kwalitatief personeel voor uw event of een tijdelijke eventmanager? www.eventbranche.nl/select/toeleveranciers/personeel-evenementen/

wel of niet leuk vindt, want u kunt hiermee de plank ook

DO: durf origineel te zijn Er is een dun draadje waar u op kunt balanceren: personeel met een knipoog. Toiletdames die van ieder WCbezoek een ervaring maken. Obers die aan tafel cabaret of goocheltrucs uitvoeren, het kan voor die extra jus zorgen. Maar let op: schat erg goed in wat uw doelgroep helemaal mis slaan. Gedurfd dus!

71

72

Dossier

Promotie en visuele communicatie Het was lange tijd een ondergeschoven kindje: de eigen promotie op uw event. Dat veranderde op zich wel en complete locaties werden omgetoverd in de bedrijfskleuren van de opdrachtgever, maar inmiddels is er zo veel meer mogelijk.

TIP: DON’T: overkill Het is als opdrachtgevend bedrijf heel verleidelijk om de branding van uw eigen merk op uw evenement overal terug te laten komen. Maar blijf dan wel terugdenken aan de doelstelling.

De kracht van het evenement zit in de live communicatie, de beleving en de atmosfeer waar uw gast in terecht komt, als die omgeving doordrenkt is van ‘advertenties’ dan schaadt overdaad.

TREND: Flexibele promotie De vlag, de banner of de promotie in frames, het werkt en het is een zekerheidje, maar kijk eens wat verder dan de promtieneus lang is: er is een golf aan innovatieve

DO: ga mee in de innovatie In de visuele communicatie en promotiematerialen is de laatste jaren veel ontwikkeld. Het klinkt als een dooddoener, maar alles is mogelijk, in alle groottes, op alle materialen, op iedere locatie. Denk out of the standaard promtiebox en ga op zoek naar bijzondere vormen van promotie. Denk daarbij ook aan promotie op individueel niveau via bijvoorbeeld de smartphone van uw bezoekers.

producten op de markt. Er zijn frames met ingebouwde audio. Na het digitaal inchecken verschijnen er

gepersonaliseerde

boodschappen op de schermen voor die specifieke gast. Maar ook in de vorm en de uiting van het promotiemateriaal is zo veel meer mogelijk. Van magneetwanden waarop flexibele uitingen geplaatst kunnen wor-

DO: maak van communicatie entertainment De combinatie promotie, visuele communicatie en ‘mensen’ is de laatste jaren een goede gebleken. Breng uw communicatie tot leven door bijvoorbeeld levende signing (acteurs met borden waarop de routing naar bijvoorbeeld het nieuwe product te zien is); zorg voor audio in combinatie met visuele promo; zorg voor een vorm van field- of guerillamarketing op uw evenement.

den, tot inflatables en in alle vormen buigbare frames en bedrukbare voorwerpen.

Kwalitatieve promotiebedrijven? www.eventbranche.nl/select/ toeleveranciers/promotieartikelen/

TRENDMAGAZINE

07

Het sprekersbureau Een keynotespreker op een congres of een evenement is een zeer belangrijke communicatieschakel in uw live moment. Dan moet u dus wel de goede spreker hebben. Er zijn inmiddels bureaus met duizenden sprekers in hun bestand, dus hoe weet u nu welke spreker bij uw doelstelling hoort?

DON’T: begin niet bij de spreker

Verleidelijk: u kunt een topspreker boeken voor uw evenement, maar eigenlijk past deze peroson niet binnen het concept en uw doelstelling.

Niet doen. Ook hier geldt: denk vanuit uw doel, uw doelgroep, uw concept en zoek dan naar de juiste invulling.

DON’T: spreker ook maar dagvoorzitter

Dagvoorzitter zijn, is een beroep en zeker niet weggelegd voor het gros van de sprekers. De dagvoorzitter zorgt voor een soepele aaneenschakeling van uw inhoudelijke programma en is ideaal als aanjager van interactie met uw publiek. Dat is een hele andere tak van sport dan spreker.

DO: kijk verder dan de BN’er

Staar niet blind op een BN’er maar zoek naar een spreker die op onderwerp aansluit op uw evenement. Bijkomend voordeel: een enorm verschil in prijs.

DO: brief ook de spreker

U huurt een spreker. Weet wat hij of zij zal gaan zeggen en that’s it. Nee. Er zijn veel sprekers die een soort van standaardverhaal hebben, maar het is zo veel krachtiger om uw spreker mee te nemen in uw concept, uw doelgroep en uw doelstelling. Waar kan het verhaal van de externe spreker aansluiten op uw boodschap?

TREND: Interactie

Content was al king, maar in de wetenschap dat uw gast eigenlijk zijn eigen content maakt, is de gast keizer. De trend van de laatste tijd is dan ook interactie tussen de spreker en uw gasten. Alleen zenden kan soms ook erg indrukwekkend zijn, maar ga voor de interactie, want vooral dat zal uw gast heugen. Er zijn zelfs congressen waar bijvoorbeeld tijdens het ochtendprogramma de reacties van het publiek bepalen wat de invulling wordt van het middagprogramma. Een perfecte tool om uw gast centraal te zetten en de spreker ondergeschikt te maken aan de wensen van uw gast.

Een kwalitatief sprekersbureau? www.eventbranche.nl/select/toeleveranciers/spreker-en-sprekersbureau/

73

Dossier

De evenementenverzekering Door schade en schande is zakelijk Nederland wijs geworden als het gaat om speciale evenementenverzekeringen.

Of het nou een bedrijfsuitje is of een groot bedrijfsfeest, een goede verzekering is absoluut aan te raden, want zeker op een event zit een ongeluk in een klein hoekje.

TREND: Strafrecht meeverzekeren?

In Nederland is een aantal trieste voorbeelden geweest van onder meer bedrijfsuitjes waarbij zwaargewonden en zelfs doden vielen. Zelfs als een evenement goed verzekerd is, dan kun je als opdrachtgever/organisator alsnog strafrechtelijk vervolgd worden. Neem in de risico analyse dat ook mee, want een aanvullende strafrechtverzekering kan soms niet overbodig zijn.

TIP: DO:

zet de evenementenverzekering op uw checklist De evenementenverzekering moet een vast onderdeel zijn van uw checklist bij de organisatie van uw evenementen. Dat wil niet zeggen dat ieder evenement (zwaar) verzekerd moet worden, maar denk er op zijn minst over na en maak het bespreekbaar.

DO: maak een risico analyse Het is zonde om alles rondom uw evenement tot in de details te verzekeren. Maak samen met een expert een risico analyse om zo tot de juiste verzekering te komen.

Benoem daarbij ook onderdelen die juist niet verzekerd hoeven te worden omdat het risico nihil is.

DON’T: beslis niet alleen De evenementenverzekering is een samenspel tussen u als opdrachtgever, het bureau en ook alle toeleveranciers. Werkt u met kwalitatieve toeleveranciers dan scheelt dat in uw premie. Deel daarbij samen uw kennis en ervaringen. Werkt u met een bureau? De kwalitatieve bureaus hebben een lopende goede verzekering.

DON’T: kiest niet voor de makkelijke weg Niet iedere verzekeraar is gespecialiseerd in aparte evenementenverzekeringen.

Zoek daarom naar een gespecialiseerde verzekeraar. Daar zit ook de expertise om tot de juiste verzekering te komen. Bij een groot evenement is het aan te raden om niet voor één verzekeraar te gaan.

uw partner in deelnemerregistratie

Al 8 jaar zijn wij de specialist voor de registratie van uw event, congres en seminar.

In deze tijd zijn wij uitgegroeid tot partner voor grote én kleine organisaties. Onze ervaren Project Managers zorgen, samen met u, voor een succesvol en geslaagde uitnodiging en registratie van de deelnemers. Professioneel en betrouwbaar.

EventAssist – www.eventassist.nl – 020-799 48 68 – info@eventassist.nl – Zekeringstraat 42 – 1014 BT Amsterdam

INFORMEER NAAR DE

EYN N-KK TUGR RESPA KETTE CON

RSONEN

VOOR 100 TOT 1.000 PE

.nl

Check FokkerTerminal

Fokker Terminal - Binckhorstlaan 249 - Den Haag Informatie en boekingen: Tim Rosman 06 52038755 en Tom Verhaar 06 20603286

WWW.FOKKERTERMINAL.NL

event branche.nl platform voor live communicatie en mice

HÉT GROOTSTE EN MEEST COMPLETE B2B EVENEMENTENPLATFORM VAN NEDERLAND.

EventBranche Borrels

EventBranche Nieuwsbrief

6 keer per jaar krijgt u persoonlijk de mogelijkheid Wekelijks ontvangt u de Nieuwsbrief; tot voorinschrijving voor onze EventBranche bor- need to know informatie met achtergronden op rels. Netwerken met wel 400-500 Eventprofessio- www.eventbranche.nl nals!

EventBranche TrendGuide

Vacatures

Deze kunt u als abonnee gratis plaatsen op http:// 2 keer per jaar het EventBranche Trendmagazine, www.eventbranche.nl/vacatures/ Uw vacature een 100 pagina’s dikke inspiratiegids gevuld met wordt ook meegenomen in de nieuwsbrief. de allerlaatste trends en heel veel praktische tips.

EventBranche Magazine

Online directory

4 keer per jaar ontvangt u het EventBranche maga- Uw bedrijf wordt getoond onder nieuwsartikelen zine, boordevol vakinhoudelijke informatie. die gerelateerd zijn aan uw bedrijfssegment.

GA NAAR WWW.EVENTBRANCHE.NL EN WORD ABONNEE VOOR SLECHTS € 99,- PER JAAR

Hof van Saksen

Hof van Saksen:

78

Hét evenementenresort van Nederland

Het is inspirerend vergaderen, brainstormen en trainen in Hof van Saksen. Het luxueuze, door Piet Boon ingerichte, vakantieresort in het Drentse Nooitgedacht staat weer op de kaart. De formule van onder één dak vergaderen, dineren, teambuilden, feesten, overnachten en recreëren, is een groot succes.

Hof van Saksen was de afgelopen jaren veelvuldig in het nieuws. Het lukte maar niet om de opstartinvesteringen weg te werken, met financiële problemen tot gevolg. Terwijl de locatie op zowel de particulier als zakelijke markt prima draaide. Inmiddels is Landal GreenParks de nieuwe exploitant van het resort en staat het luxe vakantieresort steviger dan ooit, zeker op de zakelijke kaart. Het complete aanbod is dan ook veelzijdig: onder één dak vergaderen, dineren, teambuilden, feesten, overnachten en recreëren. Hof van Saksen koppelt een hoog niveau op het gebied van faciliteiten en beleving aan een ultieme gastenservice.

Teambuilden, feesten, logeren Het Business Centre beschikt over stijlvol ingerichte ruimtes voor vergaderingen, brainstormsessies, teammeetings, incentives, workshops, presentaties, trainingen en congressen. Het sfeervolle Theatre biedt plaats aan 250 gasten, heeft een eigen lounge, bar en garderobe en is uitgerust met de modernste audiovisuele apparatuur. Behalve het Business Centre beschikt Hof van Saksen ook over vier vergader- en twee executive boerderijen met extra faciliteiten voor zakelijke toepassingen.

TRENDMAGAZINE

07

Golfen, klimmen, wijnproeven Roland Rozenbroek, de nieuwe General Manager van Hof van Saksen, heeft zijn sporen op de zakelijke evenementenmarkt ruimschoots verdiend. De man die onder andere Hart van Holland heeft geleid, zegt: “Bij Hof van Saksen draait alles om gastvrijheid en de ultieme beleving.

Met je team in een informele ambiance bijeenkomen, ontspannen en genieten, creëert een gevoel van saamhorigheid. Dat maakt ons resort ideaal als eventlocatie voor één of meerdere dagen. Hof van Saksen is geheel of gedeeltelijk af te huren voor een zakelijk event inclusief diner, feestavond en overnachting. Uiteraard op maat gesneden: ons ervaren Edutainmentteam weet wensen perfect te vertalen. Denk aan een klimwedstrijd op onze eigen klimtoren, golfen op de vier nabijgelegen golfbanen, een sportieve zeskamp, een wijnproeverij of een kookworkshop.

Tussen de besprekingen door is het mogelijk om te ontspannen in onze Spa & Wellness, het schitterende zwembad, de bowlingbaan en de gezellige shops.”

Gastvriendelijkheid Binnen Landal GreenParks, waar het resort dus inmiddels onderdeel van uitmaakt, biedt de zakelijke afdeling Landal Business Line een ideaal startpunt voor uw event. Tom Bouchier, Manager Business Line: ‘Behalve de geweldige faciliteiten zit gastvriendelijkheid bij de medewerkers in het DNA en dat is ook op de zakelijke markt steeds meer een absolute onderscheidende factor. Events of meetings, waarbij de organisator een link wil leggen naar gastvrijheid, worden regelmatig bij ons georganiseerd.’

Corporate clients De afgelopen maanden hebben diverse bedrijven Hof van Saksen gekozen als locatie voor hun events. Zo bood het resort onderdak aan de Recreatie en Toerisme Beurs. Er werd geluncht in een van de zes restaurants, alle andere activiteiten vonden plaats in het Business Centre. Daar stonden diverse stands, er werd plenair bijeengekomen en het was ook de locatie voor de afsluitende borrel en de prijsuitreiking.

Dat er in Hof van Saksen heel veel mogelijk is, bleek ook uit het event dat het gerenommeerde bureau LiveHouse onlangs organiseerde voor een belangrijk internationaal bedrijf. Tom Blansjaar van LiveHouse: “De jaarlijkse kick-off voor het Europese topmanagement vond plaats in Hof van Saksen. Een perfecte keuze omdat in het resort een geweldige sfeer heerst en omdat het absoluut grandeur uitstraalt. We vonden het bijzonder prettig dat we gebruik konden maken van plenaire ruimtes en voor de subsessies van tientallen boerderijen. Bovendien was de servicegerichtheid enorm. Niks was te veel en aan ieder idee werd enthousiast medewerking verleend. Afspraken werden allemaal stipt nagekomen.” aldus Tom Blansjaar van LiveHouse. ‘In het geval van ons event hebben we plenaire inhoud in het theater en subsessies in de boerderijen gecombineerd met ontspanning in de verschillende restaurants.’

Hof van Saksen online Zie voor de veelzijdige faciliteiten van Hof van Saksen de nieuwe video op de website www.hofvansaksen.nl

79

One-Two Take Off FULL-HD FILM EN FOTOGRAFIE, ALTIJD EN OVERAL VAN 0 TOT 300 METER HOOGTE. MILIEUVRIENDELIJK EN HELEMAAL NIET DUUR! One-Two take off verzorgt luchtopnamen (foto en video) met behulp van een op afstand bestuurbare octocopter.

Deze drone is ongeveer een meter doorsnee en door zijn 8 propellers zeer goed te positioneren. Er kan gevlogen worden tussen de 0 en 300 meter hoogte en er kunnen snelheden tot wel 70 km/h gehaald worden! Onder de drone hangt een mechanische gyroscoop waardoor iedere beweging automatisch gecorrigeerd wordt en de camera altijd recht hangt. Ook kan er met de tilt functie iedere gewenste hoek bepaald worden. Door onze flexibiliteit zijn de mogelijkheden onbegrensd. Denk aan vliegen langs een object of groepen mensen met hoge of lage snelheid, meevliegen met bewegende objecten, langzame en snelle stijgers langs gebouwen en stilhangen in de lucht op iedere gewenste plek d.m.v. place and hold.

De video downlink zorgt ervoor dat alles vanaf de grond live op een scherm te volgen is.

Voor fotografie maken wij gebruik van een professionele 18 megapixel camera, een Canon eos 550d. Filmen gebeurt volledig in HD.

PUBLIEKSEVENEMENTEN

PROJECT ONTWIKKELING

CONGRES EN EVENEMENTENLOCATIES OPDRACHTGEVERS: ■ Het Zwarte Cross Festival ■ Green M2 ■ Focus TV ■ ZAMC EK Trial ■ Floriade ■ Mulder & Quint Makelaardij ■ Ten Hag Makelaardij ■ City Beach Doetinchem ■ Skydas Security Doors

NIEUW! 12 Take Off verzorgt sinds kort interactieve 360 graden lucht- en grondfotografie. Door deze techniek is het mogelijk om een bepaald terrein vanuit de lucht op een Google Street view achtige wijze te bekijken is. Daarbij kunnen de foto’s volledig interactief worden gemaakt.

1,2Off

o f w t ne Of

Dit houdt in dat er in de foto objecten (denk aan bijvoorbeeld gebouwen) aangeklikt kunnen worden waarachter digitale informatie te vinden is: Foto’s, video’s, tekst, url’s (achtergrondinformatie, product-

e k a T

informatie etc.)

.com

o ake T

.com

Ook is het mogelijk om verschillende foto’s met elkaar te verbinden. Zo klik je van de ene foto naar de andere en ontstaat er een virtuele tour.

1,e2Off

VERZEKERING EN VERGUNNING

One-Two Take Off is in het bezit van alle nodige vergunningen en verzekeringen.

Tak

om

WWW.12TAKEOFF.COM.c

o f w t ne Of

o ake T

.com

Innovaties

Dit moet iedere organisator gelezen hebben:

Innovaties die events veranderen 82

NIEUWE TECHNIEKEN MAKEN EVENEMENTEN VIRTUELER EN INTERACTIEVER DAN OOIT. MAAR VERANDEREN INNOVATIES OOK DE ORGANISATIE VAN EEN EVENT? OF DE BOODSCHAP? EN ZIT ER NOG TOEKOMST IN DE FACE-TO-FACE ONTMOETING? MOGELIJKHEDEN ZIJN NIET SYNONIEM AAN KANSEN.

KIES SLIM. Tekst: Nicolien Reith

TRENDMAGAZINE

Moderated twitter-feeds, interactieve webcasts, spotify-music, social side-kick. Even knipperen met je ogen en je loopt achterop. Hoe vinden eventorganisatoren met krimpende budgetten hun weg in de nieuwste technieken?

‘Techniek is zinvol als het je leven echt gemakkelijker maakt,’ kopt Gerrit Heijkoop in. Heijkoop is een van de ondernemers achter How Can I Be Social (HCIBS), bedenker van oplossingen voor efficiënt en effectief gebruik van sociale netwerken. ‘Veel technische ontwikkelingen komen voort uit de mogelijkheden, maar leiden niet altijd tot slimme toepassingen. Wat evenementenorganisatoren zich zouden moeten afvragen is: “Wat maakt het organiseren van een evenement moeilijk?” en daar technische oplossingen voor inzetten. Neem reizen. Het scheelt een hoop gedoe als dat niet meer nodig is.’

Heijkoop experimenteerde zelf met deelname aan een dertien uur durend online-event. Puur om te ontdekken hoe dat was. ‘De kracht ervan zit in de beleving dat je met mensen van over de hele wereld tegelijk iets beleeft en daarover praat. En dat heeft meer elementen van live-events in zich dan je zou denken. Zie je elkaar na een paar maanden persoonlijk, dan is dat echt geen koude ontmoeting.’ Volgens Gerdie Schreuders van Live Online Events, expert in hybride evenementen, komt de evenementenbranche er nu pas aan toe om gebruik te maken van de mogelijkheid om vanaf een andere plek mee te doen aan een evenement. ‘Hybride events, een combinatie van live en online, zijn hot. Neem online-talkshows. Daar kun je grote groepen mee bereiken.’

Voor- en natraject Marcel van Overveld, eigenaar van Marsmellow Experience Marketing, gelooft in hybride events. Hij deed er aan een stuk of tien mee. Maar de gedachte dat online-ontmoetingen het fysieke event zouden verdringen, is voor hem een brug te ver. Het werkt juist andersom. ‘In bijna alle gevallen dacht ik: “Volgend jaar wil ik erbij zijn”. Techniek kán een bijdrage leveren aan het welslagen van een event en aan het behalen van doelstellingen’, vindt Van Overveld. ‘Maar bedenk waarvoor je die techniek dan inzet. Er is vooral veel te halen in het betrekken en activeren van je doelgroep. Voorbeeld? Laat je deelnemers sprekers beoordelen of stemmen op bepaalde onderwerpen, dán motiveer je ze.’ Daarbovenop bepleit hij gebruik van techniek, behalve tijdens een evenement, ook in het voor- en natraject. ‘Het maakt zaken gemakkelijker én meetbaar.’

07

Zelf doen Ook Ad de Haan van LiveLAB, producent van visuals en presentaties, schudt moeiteloos een aantal voorbeelden uit zijn mouw om beleving van en betrokkenheid bij een evenement te vergroten. Interactiviteit op grote videosystemen waardoor iemand uit het publiek bijvoorbeeld via zijn smartphone de kleur van het licht kan kiezen tijdens een concert.

Gepersonaliseerde eventervaringen met hulp van RFID-tags: een technologie om informatie vanaf een afstand op te slaan en af te lezen. Zelf liet LiveLAB onlangs een nieuw gepresenteerde auto verschijnen op een hologram, rondbewegend in 3D en in zelfgekozen kleuren.

Aangestuurd via smartphones met pinchen en swipen. Maar ook hij vindt: ‘Techniek moet onderdeel uitmaken van je concept. Wat wil je ermee bereiken?’ Het is volgens De Haan voor eventorganizers nog helemaal niet zo makkelijk om daar de juiste antwoorden op te vinden.

‘De meesten zijn technisch niet zo onderlegd. En hebben moeite om de link te leggen tussen creativiteit en de zich snel ontwikkelende techniek.

Specialisten en innovators bieden hierin uitkomst.’

Actief participeren Volgens Gerdie Schreuders tekent zich dan ook een duidelijke tweedeling af binnen de branche. ‘Bureaus die technische innovaties oppakken en organisatoren die blijven doorgaan met keynotespreker één, twee en drie.’ Heijkoop ziet ‘...vrij veel platgekauwde formats qua content en sprekers’. Niettemin blijven beiden de toegevoegde waarde inzien van een live-ontmoeting. Maar dan met een ander oog voor de inhoud. Heijkoop: ‘Creëer alleen nog live-events die juist mogelijk zijn omdát mensen naar je toe komen. Dus: niet langer statisch consumeren, maar actief participeren door middel van discussie, spel, ervaring. Mensen leren door te doen. Alle professionals in de branche weten dat. De vraag is hoe we dat verkocht krijgen. Misschien moeten eventorganisatoren actiever op zoek naar plekken waar ze een evenement zelf als deelnemer kunnen ervaren? Dan kom je er pas achter wat écht de moeite waard is.’

Meer beleving Die verlenging van een evenement is een uit Amerika overwaaiende trend. Het viel Bart Smulders van MOVE op bij zijn bezoek aan EventTech 2013 in New York afgelopen najaar. EventTech is een beurs op het kruispunt van technologie en experimental marketing. ‘Amerikanen slaan nog meer dan wij de brug tussen off-en online. Tussen de live-ontmoeting en uitwisseling via social media, ook in het voor- en natraject. Zo kun je de beleving van een evenement verlengen tot soms nog maanden later.’ Zelf bracht MOVE dat in praktijk bij deelname van Nintendo aan Firstlook, de jaarlijkse gamebeurs. ‘Tijd en ruimte waren te beperkt om alle geïnteresseerden onder de vijftienduizend bezoekers kennis te laten maken met de nieuwste spellen licht Smulders toe. ‘Echte fans konden zich daarom vooraf via Facebook aanmelden als VIP. Zo trokken we het event van live naar online.’

83

84

Innovaties Eventapplicaties

Nu en toekomst Joost Maas, mede-eigenaar Connect2People: ‘Innovaties die virtueel en fysiek dichter bij elkaar brengen, hebben de toekomst. Zonder dat iedereen op een evenement met een scherm voor zijn hoofd loopt. Maak gebruik van de informatie die er is, maar houdt ruimte voor spontaniteit.’

Hans Mackaay, conceptbedenker Media Centrum Hilversum ‘Als ik met evenementenorganisatoren praat over film en videocommunicatie, roepen ze direct: “Dat is te duur voor ons.” Maar waar is het bewijs? Ik nodig EventbrancheMagazine uit om samen een onderzoek te doen.’

Emile de Lat, specialist in regie en 3D animatie bij Media Centrum Hilversum ‘Voor eventstreaming staat niemand in de rij. We praten erover, maar doen weinig. Angst?

Kosten? Het is ondenkbaar dat eventstreaming zich in de toekomst niet verder ontwikkelt.’

Marcel van Overveld, eigenaar Marsmellow Experience Marketing ‘Er komen steeds meer aanbieders van eventapps. Daarom verwacht ik dezelfde shakeout als bij bouwers van internetpagina’s. We moeten meer doen met interactiviteit en netwerken. Waar nu iedereen op aast, is een ‘tomtom-achtige’ bewegwijzering voor beurzen.

Ook dichtbij: informatie ophalen met je mobiele telefoon via smartposters en die vervolgens delen binnen je netwerk via je naambatch. Zelf zijn we druk met de ontwikkeling van Social Event Control, een online tool die alle interactie met de doelgroep voor, tijdens en na een event met de integratie van social media faciliteert.’

Ad de Haan, creative director LiveLAB ‘We gaan interactie steeds meer rondom bezoekers en events organiseren. En daarin is een steeds belangrijker rol weggelegd voor de smartphone als tool voor interactie. Momenteel implementeren we software waarmee bezoekers via een webpagina zelf onze systemen voor content, licht, geluid en mechanica kunnen sturen. De mogelijkheden zijn enorm. We weten eigenlijk niet waar dit naartoe gaat.’

Tim Abelskamp, account executive Eventresult ‘De digitale kwaliteit van webcast verbetert nog verder. Het effect? Webcast komt binnen het bereik van kleinere evenementen met enkele sprekers. En mensen die live meekijken, zullen vaker denken: “Hier wil ik volgend jaar bij zijn”.’

De meeste eventapps bestaan uit: een al dan niet interactieve plattegrond en programmaboekje, een persoonlijke agenda, een overzicht van deelnemers en integratie met social media. Kosten starten vanaf enkele duizenden euro’s. Organisatoren van grotere evenementen zoeken daarom vaak een sponsor. Het Amsterdamse bedrijf The Saints ontwikkelde een tabletapplicatie voor een congres van tweehonderd topmanagers, met onder meer mogelijkheden om berichten te versturen, te stemmen en foto’s te posten. Een andere applicatie, voor een fondsenwervingsgala, droeg bij aan financieel succes van het evenement door middel van een stille veiling. ‘Apps maken het netwerken actiever,’ zegt creatief directeur van The Saints Thomas Engel.

‘En de telefoon als toegangspoort tot meer content wordt nog belangrijker. Om te zien wie er komen. Of om je ticket te betalen en te scannen. Dit zal een vlucht nemen komende jaren.’

Connectivity Internationaal ontstaan overal ideeën om het netwerken tijdens live-events te faciliteren. Tijdens het Mobile World Congress in Barcelona afgelopen februari konden deelnemers elkaar ontmoeten in netwerktuinen gecreëerd rond thema’s als water, hout en steen. En een Amerikaanse eventorganisator bedacht een pre-event networking campaign waarbij deelnemers zich presenteerden via social media met foto en meet-me at..-boodschap. Joost Maas van Connect2People, ontwikkelde met partner Erik de Ruiter de event-matchmaker Wezuki.com. Een platform –website met twee apps- om deelnemers voorafgaand aan of tijdens een evenement met elkaar te verbinden op basis van bepaalde kenmerken.

‘Organisatoren vragen deelnemers, uitgaande van de eventthema’s, wat ze komen halen of brengen en creëren op grond daarvan matches. De informatie die hen dat oplevert, gebruiken ze om hun product of volgend event aan te scherpen.’ Wezuki is op dit moment vooral geschikt voor kennisgerelateerde en netwerkevenementen zoals congressen, businessclubs en netwerkborrels. Connect2People werkt aan toepassingen voor beurzen en webinars.

TRENDMAGAZINE

07

Social Media Twitter, Facebook, YouTube, niks nieuws.

De volgende social media liggen net iets minder voor de hand: Instagram: de YouTube voor foto’s Google Hangout: mini-hybride events direct uitgezonden via YouTube, iedereen kan meekijken.

SlideShare: upload je presentaties om ze openbaar te maken.

Digitaal inpakpapier Digitaal cadeaus uitpakken op je smartphone of tablet. Inclusief de ervaring die nu eenmaal gepaard gaat met het uitpakken van cadeautjes; spanning, verrassing, van wie is het? Student Donald Vossen lanceerde vorig jaar zijn digitale inpakpapier en won er direct de Folia Startup Award mee: vijftigduizend euro waarvan hij nu zijn bedrijf Wrap-the-Gift opstart. Vossen boekt inmiddels zijn eerste successen in de eventbranche. Wat je allemaal kunt verpakken? E-tickets, uitnodigingen, apps, promotie-video’s, digitale muziek, magazines. Wrap-the-Gift bedenkt bijpassend papier, geluid of voegt een timer toe die je instelt op het juiste uitpakmoment. Tijdens of na een event.

Als prikkel of als beloning.

Video Film en video, voorheen vooral aantrekkelijk visueel medium tíjdens evenementen, vinden steeds meer toepassing in voor- en natraject. Als uitnodiging, om stemmen te vergaren, of als mogelijkheid om achteraf terug te kijken. ‘Streamen is al lang niet nieuw meer', zegt Emile de Lat, partner van Media Centrum Hilversum, ‘wel interactiviteit zoals de koppeling met social media waardoor mensen je kunnen volgen of met elkaar in debat kunnen. Als je dat inhoudelijk goed aanstuurt, kun je er een heel lang lopend evenement van maken. Je vergroot je bereik en maakt het bovendien meetbaar.’ Van dat laatste zijn eventorganisatoren volgens De Lat nog moeilijk te overtuigen. ‘Ik vraag me af in hoeverre zij zich daadwerkelijk verdiepen in de mogelijkheden die nu binnen bereik liggen.’ Ook kosten –zo’n 60% zit in het voortraject- werpen soms barrières op. De Lat vindt echter: ‘Als je video bewust inzet, met een scherp oog voor boodschap, doelgroep, aanpak, in samenhang met meetmomenten en eventuele sponsors, is er veel winst te behalen.’

85

86

Innovaties

Presenteren zonder laptop Altijd dat ge-emmer met filmpjes die niet werken, kabeltjes die niet goed op je laptop aansluiten. Niet nodig volgens Tim Abelskamp van Eventresult. E! manager, een modulair systeem van online hulpmiddelen, vereenvoudigt het organiseren van grote en kleine congressen. Te beginnen bij het vooraf uploaden van presentaties naar een beveiligde database. Waarna sprekers deze op de dag zelf startklaar terugvinden op het juiste moment in de juiste ruimte.

Geen laptop meer nodig. E! Presenter vergemakkelijkt het presenteren via een touchscreen zodat een spreker zich optimaal op zijn publiek kan richten. En met E! Signage kunnen congresorganisatoren informatie geven –bewegwijzering, bezoekersberichten delen, sessiegegevens- via schermen op geselecteerde locaties weergeven voor een specifiek publiek.

Ook een idee voor andere evenementen dan congressen. ‘Met E! manager creëer je een portal, een uitgebreide bibliotheek aan informatie, die je ook achteraf nog kunt raadplegen.

Erg efficiënt.’

Interactie Social side-kick Beheerder van social media activiteiten.

Legt voorafgaand aan een evenement de mogelijkheden uit van online-interactie (twitter hashtag, wifi code, networking tools etc.). En is tijdens een evenement zowel stem als moderator van online publiek. Geschikt voor evenementen die grote groepen online deelnemers trekken, zoals congressen en beurzen.

GroupSkype/GoToMeeting Online gesprekken voeren tussen meerdere deelnemers die elkaar kunnen zien.

Ook te gebruiken voor demonstraties of presentaties. GoToMeeting is de geavanceerde versie van GroupSkype, bedoeld voor meer deelnemers.

Virtuele goodybag Digitale cadeautjes in de vorm van prijzen of een quiz om een online event via zoveel mogelijk zintuigen te kunnen beleven en daarmee deelnemers betrokken te houden.

Tweetredacteuren Redacteuren die via Twitter live verslag doen van een evenement.

E-Posters Electronische posters met informatie waar je via een touchscreen ter plekke, of via je desktop op afstand, doorheen bladert.

Moderated twitter-feed Twitterberichten passeren een administrator die de informatiestroom beheert door goedkeuren of afwijzen.

Interactieve webcasts Een presentatie live-streamen naar internet zodat ook niet-aanwezigen deze kunnen volgen en vragen stellen. Steeds vaker gebruikt voor kleinere evenementen.

Populair is de combinatie met Twitter.

‘Je eigen park’?

Eén van de parken van Landal GreenParks exclusief voor het volgende event?

Huur nu exclusief ‘je eigen park’ voor één of meerdere nachten.

Met meer dan 70 parken in 7 landen bieden we voor iedere groepsgrootte dé locatie. Geschikt voor 30 of 3.000 gasten. Combineer overnachten, teambuilden, vergaderen, dineren, feesten en recreëren. Voor ieder event maatwerk op één unieke locatie.

Zelf beleven?

Kijk voor meer informatie op www.landalbusinessline.nl/events @landalzakelijk

88

Sendsteps

Presentaties interactief in

5 stappen STEEDS MEER INNOVATIEVE PARTIJEN ONTWIKKELEN PRODUCTEN EN DIENSTEN WAARDOOR DE KRACHT VAN EVENEMENTEN, CONGRESSEN EN LIVE COMMUNICATIE NOG GROTER WORDT. EVENTBRANCHE TRENDMAGAZINE NAM ÉÉN VAN DIE PRODUCTEN ONDER DE LOEP: SENDSTEPS.COM. HET NEDERLANDSE BEDRIJF IS INMIDDELS EEN WERELDWIJDE HIT. SENDSTEPS KAN MET EEN EENVOUDIGE TOOL IEDERE PRESENTATIE INTERACTIEF MAKEN. EVENTBRANCHE TRENDMAGAZINE BEKEEK HET PRODUCT EN LAAT IN 5 STAPPEN ZIEN HOE OOK UW PRESENTATIE INTERACTIE WORDT. 1. Waarom uw spreker of presentatie interactief maken?

Mike Coumans bedenker van Sendsteps: ‘We geloven er stellig in dat presentaties in de toekomst veel meer input zullen krijgen van het publiek. Iedereen wordt dan gehoord, mensen gaan enthousiast naar huis en de organisatie verrijkt zichzelf met nog meer kennis en ervaring.’

2. Waar te beginnen?

Heeft uw evenement of congres een spreker of presentatie waarbij u graag de interactiviteit met uw gasten wilt faciliteren? Neem dan een kijkje op Sendsteps.com. Op deze site ziet u in één oogopslag de mogelijkheden van de interactieve tool. Bent u op zoek naar een gemakkelijke manier om te stemmen? Of wilt u het publiek de mogelijkheid geven om te reageren of vragen te stellen? Dan is Sendsteps.com het startpunt op weg naar interactiviteit.

3. Hoe werkt het?

De tool van Sendsteps.com is zeer eenvoudig te integreren in PowerPoint- of Apple Keynote-presentaties. Op de site vindt u testmodules om te kijken of de tool voor u het gewenste effect zal gaan hebben.

Gaat u Sendsteps gebruiken op uw evenement, dan kunt u op de door u bepaalde momenten in een presentatie vragen stellen aan uw gasten.

Het publiek kan reageren op stellingen, op polls of vragen stellen aan de spreker. Met een moderator kan een selectie gemaakt worden van de reacties en de interactiviteit met de spreker in goede banen geleid worden.

4. Welke producten zijn er?

Sendsteps kan per congres of evenement diverse tools inzetten op weg naar interactiviteit.

Send2vote: De oplossing waarmee uw bezoekers kunnen stemmen via SMS, (mobiel) internet en Twitter. Met Send2vote kan iedereen in de zaal anoniem

meedoen. Zo worden bezoekers niet door elkaar beïnvloedt en krijgt u authentieke reacties. De uitkomsten van uw vragen leiden tot betrouwbaardere inzichten en garanderen een gefundeerde discussie.

Send2stage: Naast het kunnen insturen van antwoorden op multiple choice vragen (Send2vote), kunt u uw publiek ook om een open reactie vragen. Het publiek wordt zo ultiem in staat gesteld de dialoog met de spreker aan te gaan. Ook hier geldt dat alle reacties anoniem zijn. Met de verschillende reacties op het scherm bent u gegarandeerd van zowel een inhoudelijke als levendige discussie.

Sendsteps Sidekick: Tijdens uw bijeenkomst ontvangt de sidekick als eerste alle reacties uit het publiek op een iPad. Hij maakt ter plekke een selectie van de berichten. Zodra er waardevolle of grappige bijdragen zijn en wanneer er een geschikt moment is, gaat hij live vanuit het publiek de dialoog aan met het podium de dagvoorzitter, het panel of de sprekers. Op die manier wordt er gezorgd voor een goede balans tussen de input vanaf het podium en vanuit het publiek 5. Hoe bewaakt u de discussie?

Bij het insturen van berichten kan worden bepaald welke reacties wel of niet op het scherm getoond worden. Op een zogenaamd “moderator panel”, komen alle reacties binnen. Vanaf daar kan worden bepaald welke reacties wel getoond worden en welke niet. Op die manier kunnen reacties gefilterd en de hoeveelheid ervan gemanaged worden. Zo worden alleen de meest waardevolle reacties getoond en kan er optimaal ingespeeld worden op de groepsdynamiek.

www.sendsteps.com

beda bedankt

event 13eve bedankt haar partners, nkt haar partners, eve exposanten, sprekers, volgers ex sprekers, volgers ex en bezoekers!! zoekers!!

ankt

ent 13 ent 13 xposa xposa

92

Bedrijfsuitjes

De meest bijzondere Met de collega’s naar het Bierfest Waar: München – Duitsland Wat: Bierfest arrangement Info: www.oktoberfest.de Nederland kent het ook: gezellig met collega's biertje of een wijntje drinken. Maar wat als de vrijdagmiddagborrel een compleet evenement wordt? Dat kan op de Bierfesten in München.

De bierfeesten in de Zuid-Duitse stad zijn inmiddels uitgegroeid tot een van de grootste evenementen van Europa. De bijna 7 miljoen bezoekers drinken gemiddeld 1 l bier per persoon.

Steeds meer aanbieders van bedrijfsuitje's, evenementen en incentives hebben zakelijke arrangementen samengesteld voor dit bierfestijn. De Duitsers zijn zakelijk nog altijd vrij hiërarchisch en correct maar u kunt zich voorstellen hoe een bedrijfsuitje in een van de biertenten aan de lange tafels er aan toegaat…

Een bedrijfsuitje naar de maan Waar: o.a. Curaçao Wat: een ruimtereis Info: www.spacexc.com / www.virgingalactic.com Dat het op de Nederlandse Antillen goed toeven is, dat mag inmiddels wel duidelijk zijn. Veel Nederlandse bedrijven maakten al eens de vlucht naar een van de tropische eilanden. Toch zal een eiland als Curaçao niet meteen in verband worden gebracht met misschien wel het spectaculairste bedrijfsuitje ter wereld. Het eiland wordt namelijk een van de eerste plekken op deze aarde waar u met collega's een bedrijfsuitje in de ruimte kunt beleven. Oké, het kost wat om met een klein gezelschap collega's of relaties de ruimte in te gaan, maar dan heb je ook wel wat…

Een fastfood-tocht door Philly Waar: Philadelphia - VS Wat: The Junkfood Tour Info: http://thejunkfoodtour.com/ Om niet te veel anti-vet-organisaties achter zich aan te krijgen, laten de organisatoren van de Junkfood Tour in iedere uiting weten dat het vooral gaat om het “vieren” van Philadelphia. Dat is namelijk de stad waar u als bedrijfsuitje een heuse tocht langs de typische straatgerechten kunt volgen. Er zijn diverse programma's, maar op iedere tour vindt u de drie specialiteiten van Philadelphia: The Philly Cheesesteak (zie foto), Philadelphia Soft Pretzel en The Hoagie. Maar eerlijk is eerlijk, de tocht langs de diverse fastfoodketens laat wel de echte kant van Philly zien. Nog even ter waarschuwing: alleen de Philly Cheesesteak is al goed voor een dikke 1000 cal.

TRENDMAGAZINE

07

bedrijfsuitjes ter wereld De naakte waarheid in Japan Waar: Japan Wat: Hadaka Matsuri Info: wikipedia.com Hadaka Matsuri, is vrij vertaald het festival van de naakte man. Tijdens het festival van de naakte man gaan mannen met alleen hun meest intieme lichaamsdelen bedekt, naakt de straat op. In Japan zijn diverse varianten van het evenement, maar daar waar er ‘gestreden’ wordt om kleine stokjes met een symbolische en heilige waarde, daar doen steeds meer bedrijven mee als team. Een compleet andere wereld waar teambuilding, cultuur, bedrijfstrots en traditie samen komen.

Duiken tussen twee continenten en afdalen in een vulkaan Waar: IJsland Wat: Continentduiken en vulkaanafdaling Info: amsgroups@icelandair.is De slapende vulkaan Thrihnukagigur is een uniek natuurverschijnsel, waar men sinds kort een kijkje binnenin kan nemen.

Gedurende deze activiteit daal je 120 meter in de krater door middel van een open kabel lift. Je hebt er wat lef voor nodig maar eenmaal in de krater bevind je je op een surrealistische plek. Nog surrealistischer wordt het onder water. Een van IJslands best bewaarde geheimen is de Silfra spleet. Silfra is een breuk tussen de Europese en Noord-Amerikaanse continentale platen. De spleet is gevuld met smeltwater van de IJslandse gletsjers waardoor je het helderste water ter wereld kan ervaren met de mooiste blauw kleuren.

Opgesloten in een oude Sovjet-gevangenis Waar: Liepaja – Letland Wat: Een spannende nacht in een Letse cel uit de 19e eeuw Info: http://www.karostascietums.lv Officieel schijnt de gevangenis in het Letse Liepaja het hotel te zijn met de slechtste service ter wereld. Tijdens uw bedrijfsuitje of event wordt u dan ook behandeld als een crimineel die de zwaarbewapende gevangenis binnenkomt. Ook al weet u van te voren dat de bewakers acteurs zijn, vele van hen zijn overigens oud-bewakers uit de KGB-tijd, een beleving wordt het. Zeker als de deur ’s avonds op slot gaat en u de nacht in de cel blijft. Alleen zij die zich gedragen, krijgen eten. Of kiest u voor een ontsnapping?

93

Je kan in een kroeg gaan borrelen.

Je kan het ook op een boot doen!

Borrel Cruise

Anderhalf uur varen en borrelen met bier, wijn, frisdrank, zoutjes & kaas al vanaf € 32,00 per persoon! Een luxe rondvaartboot haalt u op bij de door u gewenste locatie, bijvoorbeeld uw hotel of het station, en laat u kennis maken met Amsterdam vanaf het water. Terwijl u geniet van het uitzicht vanuit de heerlijk verwarmde boot (of in het zonnetje op het achterdek) serveren onze obers u nog een lekker biertje.

Dinner Cruise

Culinaire hoogstandjes op de grachten; dat zijn de dinner cruises van Blue Boat Company!

Sla 2 vliegen in één klap en laat uw gasten genieten van een prachtige rondvaart tijdens een heerlijk dinner of buffet. Altijd op een privé boot, dus zeer flexibel in planning. U heeft al een dinner cruise vanaf € 62,50 per persoon, inclusief drankjes Hollandse bar.

Open sloep vaarten

Wij noemen onze sloep liefkozend de Blue Sky Boat. Hij kan op plekken in de stad komen waar de grotere schepen niet kunnen komen, waardoor u een heel ander deel van de stad kunt ontdekken. En natuurlijk is het ook op de sloep mogelijk om met uw gezelschap te genieten van een heerlijk drankje en hapje.

Zo heeft u al een 1,5 uur durende vaart met prosecco vanaf € 25,00 per persoon.

En je kan nog veel meer doen op een boot!

Check: www.blueboat.nl

Blueboat A Stadhouderskade 30 P 1071 ZD Amsterdam T +31 (0) 20 679 13 70 F +31 (0) 20 675 43 62

TRENDMAGAZINE

07

Blue Boat Company: De grachten op voor ouderwetse gezelligheid

DE AMSTERDAMSE GRACHTEN BESTAAN DIT JAAR 400 JAAR. DE LAATSTE DECENNIA WAREN DE WATERWEGEN DOOR AMSTERDAM VELE HONDERDEN KEREN HET DECOR VAN ZAKELIJKE BIJEENKOMSTEN OF ZAKELIJKE GROEPSVERVOER DOOR DE HOOFDSTAD. DÉ SPECIALIST IN VARENDE EVENEMENTENLOCATIES IN AMSTERDAM IS BLUE BOAT COMPANY. DE REDERIJ BIEDT DIVERSE ARRANGEMENTEN OP HET WATER. OF HET NU GAAT OM COMPLETE EVENTS OF ALS VERRASSEND VERVOER VAN OF NAAR EEN LOCATIE, BLUE BOAT VERWACHT IN 2013 WEINIG BOMBARIE: ‘HET IS ECHT WEER TERUG NAAR OUDERWETSE GEZELLIGHEID. DE REVIVAL VAN DE BITTERBAL.’

De boten van Blue Boat Company zijn een vertrouwd gezicht op de Amsterdamse grachten. Duizenden en duizenden toeristen lieten zich over het Amsterdamse water varen. Maar ook zakelijke groepen gebruiken de mogelijkheden van de vloot van het bedrijf. Voor borrels, feestjes, events of vervoer van a naar b, Blue Boat Company heeft een breed (arrangementen)aanbod om de specifieke vraag uit de zakelijke markt te beantwoorden. ‘Vanzelfsprekend kunnen wij alles op maat aanbieden, maar in de huidige markt merken wij dat gasten niet te veel poespas willen. Dat betekent dat vooral de “gouwe ouwe” arrangementen het nu heel goed doen. Dit uit zich bijvoorbeeld in de borrelhapjes die het meest besteld worden. Waren dat de laatste vooral selecties met luxe hapjes, recent is de bitterbal is weer helemaal terug’, vertelt marketingmanager Cindy Koning van Blue Boat Company met een glimlach.

‘Opdrachtgevers zien de extra beleving van vervoer of bijvoorbeeld netwerken op het water, maar daarbij zoeken ze vooral naar een goed product voor een goede prijs. Dat is precies wat wij kunnen bieden. Ik snap ook wel dat de trendwatchers (zie pagina 13 en verder, RED) dit tijdperk betitelen als the new sixties. De hang naar ouderwetse gezelligheid is groter dan ooit en daar past ons product en aanbod perfect bij’, weet Koning. In de top 3 arrangementen van Blue Boat Company zijn dan ook bijna geen nieuwe pakketten terug te vinden, maar zijn de toppers vooral een bevestiging van de zakelijke vraag naar ‘Hollandse’ gezelligheid:

1. Borrel Cruise ‘Heerlijk borrelen, netwerken, een presentatie en tegelijkertijd genieten van het uitzicht op de prachtige grachtengordel? Op uw luxe privé boot inclusief drankjes & hapjes (en eventueel aangevuld met entertainment) bepaalt u zelf de route, vertrek- en eindtijd.

Prijs: vanaf 32,- euro

2. BBQ arrangement Barbecueën aan boord van een rondvaart zorgt voor een bijzondere sfeer. Al varend over de grachten zorgt de chefkok op de elektrisch barbecue voor de heerlijkste spiesjes, biefstuk en worstjes. Maar ook voor vegetariërs kunnen ze een heerlijke BBQ leveren.

Prijs: vanaf 67,50 euro

3. Cup Cake Workshops De diverse rondvaarten kunnen eenvoudig aangevuld worden met workshops aan boord. Een hardloper op dit moment is de Cup Cake Workshop. Wie van de collega’s maakt aan het eind van de workshop de mooiste bedrijfscupcake?

Prijs workshop: vanaf 59,- euro www.blueboat.nl

95

96

Boekentips

Naam: Evenementen in de praktijk Auteur: Frank Joosten ISBN: 978 94 91073 16 8 Prijs: €59,00 Samenvatting: Evenementen in de praktijk is voornamelijk geschreven voor gemeenten. Zij organiseren veel kleine, middelgrote en grote evenementen. Toch heeft de eventprofessional wel iets aan dit boek, omdat hierin alle juridische aspecten van een vergunningsaanvraag tot aan wet- en regelgeving uitvoerig beschreven worden.

Naam: Return on Investment in Meetings and Events Auteur: Jack Phillips, M. Theresa Breining en Patricia Pulliam Phillips ISBN: 978 07 506 8338 8 Prijs: €35,19 Samenvatting: De ROI Methodology is ontwikkeld door dr. Jack Phillips. Dit Engelstalige boek geeft eventprofessionals handvatten om verschillende type data te identificeren, verzamelen, analyseren en rapporteren. Er wordt onder andere stilgestaan bij het ROI model, hoe data verzameld kunnen worden, hoe gegevens omgezet kunnen worden in monetaire voordelen, het berekenen van de return en het identificeren van immateriële maatregelen.

Naam: Het event als strategisch marketinginstrument Auteur: Dorothé Gerritsen en Ronald van Olderen ISBN: 978 90 469 0241 7 Prijs: €37,50 Samenvatting: Het boek ‘event als strategisch marketinginstrument’ geeft inzicht hoe een evenement ingezet kan worden als marketinginstrument. Het boek bestaat uit drie delen. In het eerste deel staat de planfase centraal. Er wordt uitgelegd wat eventmarketing als instrument inhoudt en hoe dit toegepast kan worden in de relatiemarketing, marketingcommunicatie, branding en citymarketing. Het tweede deel zet in op de do-fase van de strategische inzet van events. Beschreven wordt hoe de strategie vertaald kan worden in een concept en hoe belevingsconcepten in relevante touchpoints vertaalt kunnen worden. In het derde en laatste deel komen methoden voorbij om te evalueren en effecten te meten.

Naam: Eventmarketing Auteur: Karoline Wiegerink en Ed Peelen ISBN: 978 90 430 1802 9 Prijs: €37,50 Samenvatting: Het boek is opgedeeld in zeven hoofdstukken en aan het eind van ieder hoofdstuk staat een case die is toegepast op de theorie van dat hoofdstuk.

Het boek is logisch opgebouwd en er wordt begonnen met een introductie van eventmarketing.

Hier komen onder andere verschillende definities, typologieën en succesfactoren aan bod. Daarna worden events in strategisch perspectief uitgewerkt. In dit hoofdstuk worden mogelijke strategieën uitgelegd met betrekking op de merken, propositie, relaties, verkoop en organisatie. Waarom mensen events bezoeken en op welke manier zij dit kunnen beleven wordt aan de kaak gesteld in hoofdstuk 3 ‘De beleving van events’. Vervolgens komen crosschannel-communicatie, strategische eventmarketing, doelgroepen, doelstellingen en accountability aan bod.

Boekentips

TRENDMAGAZINE

Naam: Events, Society and Sustainability Redactie: Michael Luck, Thomas Pernecky, Michael L. CK ISBN: 978 04 158 0993 1 Prijs: €105,00 Samenvatting: Dit Engelstalige boek staat stil bij de sociale en culturele aspecten van de duurzaamheid.

Bij veel studies van evenementen wordt er wel aandacht geschonken aan de economische kant van duurzaamheid, maar worden de bovenstaande elementen genegeerd. Dit boek brengt opkomende kritische perspectieven, innovatieve concepten en case studies samen. Het boek is verdeeld in vijf thema’s. In de thema’s wordt aandacht geschonken hoe mainstream standpunten omgezet kunnen worden naar duurzaamheidsstandpunten, welke rol gebeurtenissen spelen in diverse culturen en welke gebeurtenissen invloed hebben op de publieke conversatie en maatschappelijke identiteit. Ook wordt duurzaamheid onderzocht vanuit een strategisch perspectief, gericht op de evenementensector.

Naam: Basisboek Eventmanagement Auteur: Gabriëlle Kuiper ISBN: 978 90 469 0098 7 Prijs: €29,50 Samenvatting: Het basisboek Eventmanagement wordt op veel hogescholen gebruikt als leidraad van de opleiding. Het eerste deel is een inleiding en hier komen de definities aan bod. Het tweede deel staat in het teken van de eigenschappen en taken van de eventmanager. De belangrijkste partners, de opdrachtgever en de toeleveranciers zijn het onderwerp in het derde deel. Het vierde en laatste deel is toegespitst op de toekomst van eventmanagement. Om de theorie te oefenen zijn na ieder hoofdstuk opdrachten toegevoegd.

07

Naam: Zakelijke- en publieksevenementen Auteur: Lenny Kaarsgaren ISBN: 978 90 430 2529 4 Prijs: €35,50 Samenvatting: Zowel een beginnende als geoefende eventmanager kan dit boek gebruiken als handboek of naslagwerk. Alle facetten van het organiseren van evenementen van A tot Z komen aan bod. In verschillende stappen en aan de hand van voorbeelden, checklisten, stappenplannen en instructies wordt uitgelegd hoe een groot of klein evenement georganiseerd kan worden. Het eerste gedeelte staat in het teken van de opstart en kaderstelling, waarna de aanzet tot de invulling van het programma behandeld worden. De programmakeuze en definitieve invulling beslaan het derde deel gevolgd door de uitvoering. In het vijfde deel staat de afwikkeling en evaluatie centraal en er wordt afgesloten met de algemene aspecten.

Naam: De Imagineer Auteur: Gabriëlle Kuiper en Bert Smit ISBN: 978 90 469 0276 9 Prijs: €38,50 Samenvatting: In dit boek gaat het er om dat consumenten betekenissen koppelen aan en zich verbonden voelen met een product of merk. Dit is mogelijk door producten en merken op een bepaalde manier te positioneren en er waarde aan toe te voegen. De imagineer is een koppeling van de woorden imagination (verbeelding) en engineering (technologie). Het boek bestaat uit drie delen en er wordt begonnen met de context waarbinnen de imagineer opereert.

Het tweede deel gaat in op het werkproces en de ontwerpmethodiek van de imagineer zelf. In het laatste deel kan de lezer op zoek naar zijn eigen kracht door middel van oefeningen.

97

Gun uw gasten een welverdiend feest met collega’s

info@partyrent.com Kassel | München | Stuttgart | L uxe m burg | Parijs | Ko pe nhage n | Mal mö | Stockhol m | O slo | Wels (A )

Gun uw gasten een geurig en kleurig welkom

Arnhem | Berlijn | Bocholt | Bremen | Dortmund | D端sseldorf/Keulen | Frankfurt a. M. | Hamburg | Hannover

Gun uw gasten een smakelijk eten en drinken

info@partyrent.com Kassel | MĂźnchen | Stuttgart | L uxe m burg | Parijs | Ko pe nhage n | Mal mĂś | Stockhol m | O slo | Wels (A )

Gun uw gasten een inspirerende presentatie

Arnhem | Berlijn | Bocholt | Bremen | Dortmund | D端sseldorf/Keulen | Frankfurt a. M. | Hamburg | Hannover

S T Y L E G U I D E 2 013