Krav om innsyn i og opplysninger om styresaker

Krav om innsyn i og opplysninger om styresaker Av advokat Kristine Andersen Aasgaard kaasgaard@eurojuris.no

Kristine Andersen Aasgaard er advokat i Svensson Nøkleby Advokatfirma i Drammen. Hun har spesialiser t seg på borettslags- og eierseksjonsrett, og hun jobber også med generell kontraktsrett og bygg- og entrepriserett.

1. INNLEDNING Boligselskaper, dvs. både borettslag og eierseksjonssameier, opplever fra tid til annen at beboere krever innsyn i eller opplysninger om saker behandlet av styret. Det kan tenkes at Larsen i 10 C krever å få se avtalen styret har inngått med rengjøringsselskapet, fordi hun mener trappevasken er dårlig. Eller det kan hende at Hansen i 6 A mener styret må fortelle hva det «feiler» naboen rett over gangen, siden styret ga naboen lov til å ha hund, mens han selv fikk avslag på sin søknad.

I borettslagsloven § 7-9 og eierseksjonsloven § 36 finnes det regler om beboers rett til innsyn i protokoll fra generalforsamlingen, men det er ingen regler som gir beboer rett til innsyn i protokoll fra styremøter.

Borettslagsloven § 13-1 har derimot en regel om styremedlemmers taushetsplikt. Opplysninger som er taushetsbelagt, kan styret selvfølgelig ikke gi beboerne innsyn i. Der opplysningene ikke er taushetsbelagt, er det i stor grad opp til styret å velge om de vil gi opplysninger.

I det videre gis derfor først en fremstilling av hvilke opplysninger som er underlagt taushetsplikt. Deretter oppstilles noen utgangspunkter og råd for styrets håndtering av beboers krav om innsyn i saker som ikke er underlagt taushetsplikt.

12 Krav om innsyn i og opplysninger om styresaker

2. OPPLYSNINGER SOM ER UNDERLAGT TAUSHETSPLIKT Det følger av borettslagsloven § 13-1 at tillitsvalgte, dvs. styremedlemmer, har taushetsplikt om personlige forhold som styremedlemmene har fått kjennskap til gjennom lagets virksomhet.

Forsettlig brudd på taushetsplikten kan straffes med bøter og kan også føre til erstatningsansvar.

Typiske personlige forhold vil være helse og sosiale problemer, slektskap, familieforhold og økonomi. Som i eksemplet innledningsvis skal styret derfor avstå fra å gi Hansen i 6 A opplysninger om at hans nabo fikk innvilget søknad om å ha hund fordi han hadde legeerklæring som viste til et sosialt behov.

Taushetsplikten gjelder bare de opplysninger styremedlemmet får gjennom lagets virksomhet, og ikke det vedkommende får kjennskap til på andre måter, for eksempel i et privat selskap. Selv om det ikke vil være brudd på taushetsplikten å dele slik informasjon, er det viktig å være klar over at styremedlemskap er et tillitsverv.

Dette innebærer at styremedlemmet bør utvise forsiktighet med å dele den informasjonen som han eller hun får kjennskap til i mer uformelle sammenhenger.

den personen det gjelder, ha gitt samtykke til at opplysningene gis.

Eierseksjonsloven har ingen tilsvarende bestemmelse om taushetsplikt. Det må derfor legges til grunn at styremedlemmer i eierseksjonssameier ikke har en alminnelig taushetsplikt om den informasjonen de får i egenskap av å være styremedlemmer. Det skal likevel utvises varsomhet.

For eksempel kan misbruk av opplysninger til skade for andre sameiere føre til erstatningsansvar. Som nevnt over, er vervet som styre-

medlem et tillitsverv, og det anbefales derfor at bestemmelsen om taushetsplikt praktiseres også i eierseksjonssameier.

Dreier det seg om innsyn i en avtale, må styret være oppmerksom på at enkelte avtaler har bestemmelser om at innholdet i avtalen skal holdes hemmelig. I så fall skal andre ikke gis innsyn i avtalen. Undersøk derfor om avtalen inneholder slike bestemmelser, før beboer ukritisk gis innsyn i avtalen.

I saker der styremedlemmene ikke har taushetsplikt, står styret fritt til å dele informasjonen med beboer.

Hvis ingen berettiget interesse tilsier at opplysningene skal holdes hemmelige, er de heller ikke underlagt taushetsplikt. For eksempel kan Krav om innsyn i og opplysninger om styresaker 13

Styreansvar i eierseksjonssameier og borettslag Av advokat Heidi Nergård heidi@adnor.no

Heidi Nergård er advokat hos Adnor Advokat AS i Trondheim. Hun driver allmennpraksis med hovedvekt på fast eiendoms rettsforhold, obligasjonsrett, selskapsrett, samt ar v og skifte.

1. INNLEDNING Med få unntak har alle borettslag, andelslag og eierseksjonssameier, heretter kalt boligselskap, en lovpålagt plikt til å ha et styre og en styreleder.

3. SAKER OG OPPLYSNINGER SOM IKKE ER UNDERLAGT TAUSHETSPLIKT I saker der styremedlemmene ikke har taushetsplikt, står styret fritt til å dele informasjonen med beboer. I eksemplet med avtalen om renhold, kan styret altså velge å la Larsen få innsyn i avtalen, forutsatt at det ikke følger av avtalen at innholdet i den skal holdes hemmelig for andre.

Styret kan også velge ikke å gi beboer innsyn og opplysninger, eller i det minste be beboer gi en begrunnelse for hvorfor innsyn ønskes. Nekter styret beboer innsyn, kan det være at beboer krever en begrunnelse fra styret. Da er det tilstrekkelig for styret å henvise til at saken anses som et styreanliggende.

Beboer som gjentatte ganger krever innsyn i en sak som styret ikke ønsker å gi innsyn i, kan også anmodes om å melde saken til den ordinære generalforsamlingen/sameiermøtet.

Generalforsamlingen/sameiermøtet er øverste myndighet i boligselskapet og kan fatte vedtak med instruks om at styret gir opplysninger om en konkret sak. Styret vil da være pliktig til å gi 14 Krav om innsyn i og opplysninger om styresaker

opplysninger, forutsatt at opplysningene ikke er underlagt styremedlemmenes taushetsplikt.

Styret vil også være pliktig til å avholde ekstraordinær(t) generalforsamling/sameiermøte hvis minst to sameiere/andelseiere som til sammen har minst en tiendedel av stemmene, krever det og samtidig oppgir hvilke saker de ønsker behandlet. Dette følger av borettslagsloven § 7-5 og eierseksjonsloven § 33. Krav om innsyn eller opplysninger kan være en slik sak.

4. OPPSUMMERING Som det fremgår over, er det i mange saker opp til styrets skjønn å avgjøre om beboer skal gis innsyn og opplysninger. Styret bør avveie beboers behov for informasjon opp mot hensynet til effektivt styrearbeid. Hvis styret har grunn til å tro at Larsen vil lage merarbeid for styret ved å få innsyn i avtalen med rengjøringsselskapet, kan hun nektes innsyn. Mener hun at styrets avgjørelse er feil, kan styret henvise henne til å ta saken opp på ordinær eller eventuelt ekstraordinær(t) generalforsamling/sameiermøte.

Styret velges av sameiermøtet/generalforsamlingen i boligselskapet. Sentrale oppgaver i styret er daglig drift og vedlikehold av boligselskapets eiendom, økonomi og forvaltning av fellesskapets øvrige anliggender i samsvar med vedtak i sameiermøtet/generalforsamlingen samt tilsyn med tanke på HMS, brannsikkerhet o.l.

Styret har en omfattende myndighet ved at de kan treffe alle beslutninger som etter lov eller vedtekter er lagt til andre organ i samme utstrekning som sameiermøtet/ generalforsamlingen kan gjøre med simpelt fler tall. Styret har dermed vide fullmakter til å treffe beslutninger på vegne av fellesskapet, og det oppstår i den forbindelse spørsmål om hvilket erstatningsansvar styret og dets medlemmer er underlagt i utøvelsen av sine verv.

Foruten et alminnelig erstatningsansvar er styret for boligselskap pålagt et gårdeieransvar, og dersom det har ansatte, et arbeidsgiveransvar.

Et styre kan også bli strafferettslig ansvarlig etter reglene om foretaksansvar, men det er

heldigvis så sjeldent at det ikke vil bli behandlet i denne ar tikkelen. Arbeidsgiveransvaret er heller ikke særlig praktisk og utelates derfor.

Denne ar tikkelen er begrenset til å omhandle styrets erstatningsansvar. Det vil bli avgrenset mot andre organers ansvar, dvs. ansvar for forretningsfører, revisor osv.

2. ANSVARSGRUNNLAG For at et styre skal bli erstatningsrettslig ansvarlig må det, i samsvar med alminnelige erstatningsrettslige prinsipper, foreligge et ansvarsgrunnlag og et økonomisk tap. I tillegg må det være årsakssammenheng mellom ansvarsgrunnlaget og det økonomiske tapet.

I eierseksjonsloven er det ingen bestemmelse som regulerer erstatningsansvar for styret, men det er fastslått i rettspraksis og juridisk teori at bedømmelsen skal skje etter samme prinsipp som følger av borettslagsloven § 12-1 som regulerer ansvar for styret i borettslag. Denne bestemmelsen har følgende ordlyd: «Den som i eigenskap av styremedlem, forretningsførar, granskar eller andelseigar valdar tap forsettleg eller aktlaust for laget, andelseigarar eller andre under utføringa av oppgåva si, har plikt til å bøte tapet. Det same gjeld for medlem av andre organ som er skipa etter vedtektene.»

Styreansvar i eierseksjonssameier og borettslag 15

Bestemmelsen gir uttrykk for et ordinær t uaktsomhetsansvar, hvor aktsomhetsvurderingen skal foretas med utgangspunkt i hva en vanlig aktsom person ville gjor t i en tilsvarende situasjon.

Det følger av rettspraksis at terskelen for å ilegge styreansvar er høy. Årsaken er at boligselskapenes styrer ofte består av personer som normalt ikke har samme kompetanse og erfaringsbakgrunn som næringslivets styremedlemmer. Om dette er det uttalt følgende i Oslo Byretts dom inntatt i RG 1997-1308: Når det gjelder styret og de enkelte styremedlemmer, bemerker retten at det må tas hensyn til virksomhetens art - nemlig at det her er tale om et borettslag - og at det gjelder ansvar innad overfor borettslaget selv og ikke mot utenforstående juridiske personer. Videre bemerker retten at aktsomhetskravet er mindre strengt enn hva som gjelder styret i et aksjeselskap, hvor andre og særegne/reelle hensyn og interesser gjør seg gjeldende. I næringslivet er styret normalt betalt for det ansvar det påtar seg. Dette i motsetning til borettslag, hvor styrevervet er

et tillitsverv man påtar seg som medlem av laget. Styremedlemmene hentes fra en snever krets, og godtgjørelsen er beskjeden. De har normalt ikke styreerfaring, og er normalt ikke forretningskyndige og besitter heller ikke juridisk og/eller regnskapsmessig kompetanse. En for streng aktsomhetsnorm vil kunne avholde de mest innsiktsfulle fra å påta seg slike styreverv, og det må konstateres at det allerede i dag er vanskelig å finne beboere som er villige til å påta seg slike tillitsverv. Også den enkelte borettshaver har et ansvar for styrets virksomhet gjennom valg av tillitsmenn, og gjennom den mulighet som gis til å engasjere seg i enkeltsaker.

Hovedregelen er imidlertid at det er styret, innenfor sitt myndighetsområde, som disponerer på vegne av borettslaget. Det er sistnevnte som oppnår gevinst ved heldige styredisposisjoner og tilsvarende tap ved uheldige disposisjoner. Når styremedlemmer har handlet etter eget beste skjønn og gjort så godt de har kunnet for å ivareta lagets interesser, skal det mye til for å holde dem erstatningsansvarlige. Hvert enkelt styremedlem må vurderes individuelt, ref. borettslagsloven § 87a tredje ledd.

Det følger av rettspraksis at terskelen for å ilegge styreansvar er høy. Årsaken er at boligselskapenes styrer ofte består av personer som normalt ikke har samme kompetanse og erfaringsbakgrunn som næringslivets styremedlemmer.

16 Styreansvar i eierseksjonssameier og borettslag

Ovennevnte vurdering av aktsomhetsnormen for styremedlemmer i boligselskap er lagt til grunn i senere rettsavgjørelser, senest i en dom fra Agder lagmannsrett, LA-2016-51745, hvor det understrekes at man ikke kan forvente «perfekt opptreden fra styremedlemmer i borettslag. Ansvaret må ses i lys av at det er tale om et frivillig verv, som utøves av mennesker uten spesialkompetanse innenfor økonomi eller juss.»

Det skal altså mye til for å ilegge erstatningsansvar forutsatt at styret treffer sine beslutninger på grunnlag av en forsvarlig saksbehandling baser t på eget beste skjønn. Forsvarlig saksbehandling tilsier at styret søker råd og veiledning i den grad de anser nødvendig, og at deres avgjørelser treffes på grunnlag av en forsvarlig vurdering av de råd som gis. En annen side av kravet til forsvarlig saksbehandling er at styret sørger for å føre protokoller hvor det fremgår hvilke saker styret har hatt til behandling, gjerne med en begrunnelse for de beslutninger som tas i forbindelse med styrearbeidet.

Praktiske eksempler på vurderinger styret må ta, er om det skal utføres større eller mindre vedlikeholdstiltak, herunder valg av entreprenører og leverandører. Dersom det dreier seg om kostnadskrevende oppgaver som krever særlig fagkunnskap, vil styret være ansvarsfritt dersom det treffer sin beslutning etter innhenting av fagkyndig vurdering. Større vedlikeholdsoppgaver bør også vurderes satt ut på anbud. Det er imidlertid ikke tilstrekkelig for å stadfeste ansvar at en oppgave ville vær t mer gunstig med en annen enn den valgte løsningen.

Dette følger av praksis fra Høyesterett, Rt 1991, s. 119. Her fremholdes det at det ikke er nok til å utløse ansvar for styret at det er valgt et mer ugunstig alternativ, selv om en annen løsning hadde vær t å foretrekke. Det avgjørende er, i henhold til premissene, at styret har foretatt en forsvarlig vurdering av de ulike alternativene.

At det skal mye til for å stadfeste erstatningsansvar for styremedlemmer i boligselskap, er også fremhevet av juridisk teori, blant annet i Wyllers Boligrett, der det heter :

Styreansvar i eierseksjonssameier og borettslag 17

styremedlemmer være seg bevisst det ansvaret et styreverv i boligselskap faktisk innebærer.

Ansvaret må imidler tid ses i sammenheng med aktsomhetsnormen til styremedlemmer i boligselskap, hvor andre hensyn enn ellers gjør seg gjeldende.

«For at styremedlemmer skal kunne pådra seg ansvar, må det dreie seg om et klart og utvilsomt avvik fra hva man forvente av styremedlemmer i et borettslag.»

vedtaket innebærer en erstatningsbetingende handling eller unnlatelse. Man kan heller ikke holdes ansvarlig dersom man ikke var til stede på det aktuelle styremøtet.

Det er altså ikke tilstrekkelig at man i etter tid ser at ting kunne vær t håndter t på en bedre måte. Derimot skal det ikke så mye til dersom det dreier seg om en handling som tilgodeser én eller flere medlemmer av styret på bekostning av fellesskapet.

Selv om det i utgangspunktet dreier seg om et kollektivt ansvar, skal det foretas en individuell vurdering med hensyn til det enkelte styremedlem, da det dreier seg om et personlig økonomisk ansvar for hver t enkelt styremedlem.

3. STYRETS SOLIDARANSVAR VED ERSTATNING

4. STYREMEDLEMMERS INDIVIDUELLE FORUTSETNINGER

Dersom et styre har opptrådt på en måte som medfører erstatningsansvar, dreier det seg i utgangspunktet om et kollektivt ansvar ved at det fattes fler tallsvedtak. Dersom hele styret har sluttet seg til et vedtak, kan ansvar gjøres gjeldende overfor alle styremedlemmene.

Dersom man er uenig i et vedtak, bør dette fremgå ved at man sørger for å få protokollfør t uenighet eller stemme aktivt imot forslaget som man er uenig i. I så fall vil man ikke kunne holdes ansvarlig dersom det viser seg at 18 Styreansvar i eierseksjonssameier og borettslag

Medlemmer av styrer i næringslivets aksjeselskap kan vanligvis ikke unndra seg ansvar fordi de ikke hadde forutsetninger for å forstå innholdet i de sakene det skal tas stilling til.

Dersom det er tilfellet, bør vedkommende frasi seg sitt verv.

Det kan naturligvis ikke stilles like strenge krav til styremedlemmer i boligselskap, men det må kreves en viss innsikt og interesse i forhold som vedrører selskapet. I tillegg må

Styremedlemmene i et boligselskap hentes normalt fra en snever krets av beboere, og godtgjørelsen er vanligvis beskjeden. En for streng aktsomhetsnorm vil kunne føre til at det blir vanskelig å få beboere til å påta seg styreverv.

Dersom det ikke er mulig å rekruttere beboere til styreverv, er boligselskapet henvist til å rekruttere styreleder eller øvrige styremedlemmer eksternt. Det er ikke uvanlig at boligselskap engasjerer advokat til slike verv, særlig til styreledervervet. Dette kan være en god løsning for boligselskap med god økonomi, men for andre kan det innebære en uforholdsmessig kostbar løsning som man ønsker å unngå.

5. STYREFORSIKRING Som ar tikkelen viser, skal det ganske mye til for at styremedlemmer i boligselskap blir holdt erstatningsrettslig ansvarlige. Det er likevel en kjensgjerning at beboere i enkelte boligselskap kvier seg for å påta seg det personlige og økonomiske ansvaret som et styreverv tross alt innebærer. I slike tilfeller kan det være avgjørende for motivasjonen at man kan forsikre seg mot eventuelle erstatningskrav ved at boligselskapet tegner en styreansvarsforsikring.

Styreansvarsforsikringer er etter hvert blitt svær t vanlige, og de fleste boligselskap har en slik forsikring omfattet av sin alminnelige huseierforsikring. Med en slik forsikring bør beboer i boligselskap med en viss innsikt og interesse for styrearbeid ikke ha for store betenkeligheter med å påta seg styreverv.

Dersom et styre har opptrådt på en måte som medfører erstatningsansvar, dreier det seg i utgangspunktet om et kollektivt ansvar ved at det fattes fler tallsvedtak.

Styreansvar i eierseksjonssameier og borettslag 19