Sistema de Archivo Geográfico

Iquitos,

de noviembre de 2023

TEORIA AA013

SISTEMA DE ARCHIVO GEOGRÁFICO CONCEPTO Es un ordenamiento alfabético de documentos, en primer lugar de acuerdo con la división geográfica: País, estado, ciudad, pueblo, etc. En segundo lugar se considera el nombre del corresponsal o del asunto.

USOS -Clasifica sus clientes por ciudades, estados o territorios. Esto les facilita el control de sus servicios y el análisis de sus operaciones.

Empresas mercantiles

Compañías de transporte

Compañías que venden sus productos o servicios por correo

Agencias gubernamentales e instituciones privadas que proveen servicio de agua, luz, teléfono, gas y otros servicios a nivel nacional

Agencias de bienes raíces

Guía telefónica

-Asignan a sus vendedores por territorio.

Esto les facilita la venta y distribución de sus productos.

-Organizan sus operaciones por geográficas.

áreas

Les facilita el envío de su correspondencia mediante la clasificación previa por zonas geográficas según lo requiere el servicio postal.

Para dar mejor servicio clasifican a sus miles de abonados por distritos, ciudades, provincias, y establecen oficinas regionales.

Utilizan listas organizadas por los nombres de los diferentes sectores de una ciudad, provincia, etc.

Tiene una sección en la cual los nombres de los abonados se agrupan en primer lugar por ciudades o pueblos y luego por los nombres de los individuos o las instituciones.

ORGANIZACIÓN Depende: • El tipo de negocio • La forma en que se van a usar los documentos • Las áreas geográficas en las cuales tiene negocios la compañía Consta de dos elementos importantes: 1. Un archivo principal 2. Un Tarjetero o fichero 1. El archivo principal: Se ordena alfabéticamente por países, estados o territorios, zonas, direcciones, etc. y puede organizarse de la siguiente forma: ❖ Con guías alfabéticas y ❖ Con guías de los nombres de las divisiones geográficas ORGANIZACIÓN DE PLAN DE GUÍAS ALFABÉTICAS Las guías principales se rotulan con los nombres de los países, departamentos, provincias, pueblos, etc.

Cada sesión que corresponde a un país, departamento, provincias, pueblos, etc. se divide con guías alfabéticas para clasificar las ciudades o pueblos de los cuales se tienen corresponsales.

Las carpetas se organizan en orden alfabético por ciudades o pueblos y se colocan detrás de la guía alfabética de acuerdo a la primera letra con la que comienza el nombre de la ciudad o pueblo de procedencia del corresponsal. Por ejemplo, la carpeta de María Rosales, Trujillo, Perú, se archivará en la sección de Trujillo, detrás de la guía S en la que estarán los corresponsales de Trujillo, Perú.

Al final de cada guía alfabética hay una carpeta miscelánea que lleva el mismo rótulo que tiene la guía correspondiente.

Los documentos en la carpeta miscelánea se coloran en orden alfabético, primero por los nombres de las ciudades, luego por los nombres de los corresponsales y finalmente en orden de fecha por corresponsal.

ORGANIZACIÓN CON NOMBRES DE DIVISIONES GEOGRÁFICAS Las guías se rotulan con los nombres de los países, estados o territorios Las guías secundarias se rotulan con los nombres de los pueblos o ciudades de donde proceden los corresponsales activos.

Se utilizan guías alfabéticas auxiliares solamente para subdividir los expedientes de aquellas ciudades o pueblos donde hay muchos corresponsales.

Las carpetas individuales se colocan en estricto orden alfabético detrás de la guía de la ciudad o pueblo que corresponde.

Las carpetas misceláneas se colocan al final de cada sección o pueblo correspondiente.

En la carpeta miscelánea de una ciudad o pueblo los documentos se colocan en orden alfabético por los nombres de los corresponsales y luego en orden de fecha, el más reciente al frente.

En el sistema geográfico las carpetas individuales se rotulan: ✓ En la primera línea del marbete se anota el nombre del país o ciudad. ✓ En la segunda línea se escribe el nombre del corresponsal.

2. El tarjetero o fichero Esencial en un sistema geográfico de correspondencia. Se ordena en estricto orden alfabético por los nombres de los corresponsales. En cada tarjeta se indica, además del nombre del corresponsal, la dirección, el teléfono, el nombre del representante de la empresa y cualquier otra información necesaria. En el tarjetero se incluyen todas las referencias que sean necesarias para los nombres de los corresponsales.

Es necesario preparar una tarjeta para cada corresponsal, aunque no tenga una carpeta individual. Si el corresponsal no tiene carpeta individual, deberá escribirse una M al lado derecho de la tarjeta, al final de la primera línea. Tan pronto se le abra una carpeta individual a ese corresponsal, se tacha la M y se escribe una I para indicar que los documentos están en una carpeta individual.

Cuando se preparan las tarjetas de corresponsales que tienen sucursales en diferentes direcciones, se debe indicar en la tarjeta la ubicación de las otras sucursales, se debe preparar una tarjeta por sucursal. De lo contrario, se puede preparar una tarjeta que incluya todas las sucursales. Por ejemplo.

El tarjetero índice se utiliza para localizar los registros o expediente cuando no se conoce la zona geográfica de procedencia. En el tarjetero se busca alfabéticamente por el nombre del corresponsal, se obtiene la dirección y se procede a localizar el registro o expediente en el archivo principal geográfico, de acuerdo al país o la ciudad de donde procede.

Procedimiento para archivar la correspondencia Inspeccionar. Ver si tiene la autorización para proceder a su archivo Codificar y marcar. Se determina el nombre del corresponsal y la zona geográfica bajo el cual se debe archivar el documento. La zona geográfica se circula, además se subraya la primera unidad del nombre del corresponsal. La zona geográfica se circula para diferenciarla de la codificación alfabética correspondiente a los nombres de los individuos o instituciones.

Si se necesita bajo otra dirección, ésta se debe marcar con una equix (X). Si es necesario escribirla, se anota en el borde inferior del documento.

Clasificar. Los documentos se clasifican preliminarmente por las principales áreas geográficas. Luego se clasifican en estricto orden alfabético por ciudad y dentro de cada ciudad por los nombres de los corresponsales.

Organizar los documentos dentro de las carpetas o archivar. Se ordenan en carpetas individuales y misceláneas. En un sistema organizado bajo el plan de de guías alfabéticas, en primer lugar, se localiza la gaveta que corresponde al país, estado o territorio. Dentro de esa gaveta se localiza la guía alfabética con la que comienza el nombre de la ciudad o pueblo de procedencia del corresponsal. En esa sección se localiza la carpeta individual correspondiente. En la carpeta individual, los documentos se organizan en orden cronológico.

Cuando no hay una carpeta individual para ese corresponsal, el documento se coloca en la carpeta miscelánea que lleva la letra con la que comienza el nombre de la ciudad y luego por los nombres de los corresponsales. Si se tiene más de un documento del mismo corresponsal, se organizan en orden cronológico. En el plan de guías con divisiones geográficas, se localiza la guía con el rótulo de la ciudad o pueblo. Dentro de esa sección se localiza la carpeta individual. En la carpeta individual, los documentos se archivan en orden

cronológico. Si el corresponsal no tiene carpeta individual, el documento se coloca en la carpeta miscelánea que lleva el rótulo de la ciudad correspondiente. Dentro de esa carpeta se colocan los documentos en orden alfabética por los nombres de los corresponsales y luego en orden de fecha. Una carpeta miscelánea de un estado, país o territorio tendrá documentos de corresponsales pasivos de diferentes ciudades o pueblos de ese estado. En esa carpeta los documentos se organizan en primer lugar en orden alfabético por los nombres de las ciudades o pueblos del estado. Luego los documentos se ordenan por los nombres de los corresponsales dentro de esa ciudad.

https://www.youtube.com/watch?v=YZR3l-7YOsc&t=138s https://www.youtube.com/watch?v=dlgXJWrUMe8