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Perguntas e respostas SIGA-DOC


Conselho Nacional de Justiça

Presidente Ministro Joaquim Barbosa Corregedor Nacional de Justiça Ministro Francisco Falcão Conselheiros

Ministra Maria Cristina Irigoyen Peduzzi Ana Maria Duarte Amarante Brito Guilherme Calmon Nogueira da Gama Flavio Portinho Sirangelo Deborah Ciocci Saulo Casali Bahia Rubens Curado Silveira Luiza Cristina Fonseca Frischeisen Gilberto Valente Martins Paulo Eduardo Pinheiro Teixeira Gisela Gondin Ramos Emmanoel Campelo de Souza Pereira Fabiano Augusto Martins Silveira

Secretário‑Geral Adjunto Juiz Marivaldo Dantas de Araújo Diretor‑Geral Sérgio José Américo Pedreira

EXPEDIENTE Secretaria de Comunicação Social Secretária de Comunicação Social Cintia Lima Projeto gráfico Eron Castro Revisão Carmem Menezes 2014 CONSELHO NACIONAL DE JUSTIÇA Endereço eletrônico: www.cnj.jus.br


Sumário 5 Orientações iniciais e atendimento ao usuário 7 MPA E e-CNJ ADM 9 ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS (DIGITAIS E FÍSICOS) 17 Distribuição de processos/documentos digitais para as unidades e dentro da unidade 18 Requisições de Passagens e Diárias (RPDs)


Perguntas e respostas

Orientações iniciais e atendimento ao usuário Em que lugar encontro informações de acesso e utilização do SIGA‑DOC? Quais tipos de informação estão disponíveis? Foram criadas algumas cartilhas para auxiliar o usuário, de acordo com o problema. Esta cartilha de perguntas e respostas pretende esclarecer os pontos mais importantes para a utilização inicial. A cartilha de digitalização orienta o passo a passo para transformação de processos físicos em digitais. A cartilha de classificação tem como objetivo auxiliar a correta classificação de documentos e processos, sendo esta uma das etapas mais importantes de ser feita corretamente, visto que não se altera essa informação após a criação e a assinatura de um documento/processo. A cartilha técnica traz indicações de procedimentos para se resolverem alguns problemas comuns de sistema e orienta o que fazer caso a situação não seja resolvida. Adicionalmente, existe uma comissão formada para atender às demandas das unidades e a dúvidas variadas – desde problemas técnicos do sistema, problemas de utilização e até de classificação de documentos/processos. Essa comissão poderá ser acionada ao se abrirem chamados pelo ramal 5454 ou pelo g-atendimento.ti@cnj.jus.br.

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Qual documento regula a utilização do SIGA‑DOC? A Instrução Normativa (IN) n. 27/2014 da Diretoria-Geral do CNJ (DG/CNJ) dispõe sobre a implantação do processo administrativo digital e do sistema de gestão eletrônica de documentos no CNJ. A norma traz regras sobre prazos e regras para criação, assinatura, comunicação, tramitação e guarda de documentos e processos administrativos. A partir de quando o SIGA‑DOC passa a ser obrigatório? A partir do dia 26 de maio de 2014, conforme o art. 4º da IN n. 27 DG/CNJ. Qual o prazo para digitalização dos processos físicos? Seis meses a contar do dia 26 de maio de 2014, data de início do SIGA‑DOC no CNJ. É recomendado que as unidades que ainda não possuam facilidade com o sistema aguardem algumas semanas, antes de procederem à digitalização. A prioridade deve ser a criação e a tramitação de novos documentos e processos digitais.

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Perguntas e respostas

MPA E e-CNJ ADM O MPA e o e-CNJ ADM continuarão a ser utilizados? Com a implementação do SIGA‑DOC, será vedada a autuação de novos processos tanto no MPA quanto no e-CNJ ADM. Entretanto, processos físicos ainda não digitalizados e os documentos destinados a esses processos físicos continuarão a tramitar pelo MPA (com prazo de 6 meses para digitalização desses processos físicos). Como será feita a numeração de documentos novos físicos? A numeração desses documentos físicos (obrigatoriamente subordinados a processos físicos já existentes) seguirá com a numeração antiga, conforme cada unidade. Já a numeração de memorandos, ofícios, processos digitais e seus documentos seguirá uma sequência contínua para todo o Conselho (numeração automática feita pelo SIGA‑DOC). Exemplo: Uma informação, a ser inserida em um processo físico já existente antes da implementação do SIGA‑DOC, será numerada conforme sequencial já existente na unidade. Se sua última informação física era n. 154, a nova informação (também física) será n. 155. Exemplo: Uma informação, a ser inserida em um processo digital (processo novo ou processo antigo já digitalizado), será numerada automaticamente pelo SIGA‑DOC. Se a última informação era de número CNJ-INF-0010 (feita por outra unidade), a nova informação será CNJ-INF-0011. A mesma regra vale para memorando e ofícios.

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Ao digitalizar um processo físico, o que registrar no MPA ou no e-CNJ ADM? No caso de processos tramitando pelo MPA: A unidade que realizar a digitalização do processo físico deverá inserir no MPA o número do processo do SIGA‑DOC e, no SIGA‑DOC, o número do processo do SIGA‑DOC. Também deverá incluir Termo de Encerramento, indicando o número do processo digital. Na sequência, fará remessa pelo MPA do processo físico para o Arquivo. No caso de processos tramitando pelo e-CNJ ADM, deverá ter como último evento o número do processo do SIGA‑DOC que dará continuidade ao processo em questão.

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Perguntas e respostas

ELABORAÇÃO DE DOCUMENTOS E PROCESSOS (DIGITAIS E FÍSICOS) Como deve ser feita a descrição de processos e documentos no SIGA‑DOC? É de grande importância que a descrição de todos os processos e do‑ cumentos seja feita com elementos suficientes para sua identificação. Não se deve descrever um documento/processo apenas por seu número, ou ainda, por seu número e unidade de origem. Palavras que remetam a seu assunto e o identifiquem serão os elementos que facilitarão que esse documento/processo seja encontrado em buscas futuras. Exemplo: Se for digitalizar um contrato, uma descrição que auxilie buscas futuras poderia ser “Contrato 25 2014 Telefonia móvel local Empresa XXX”. Indicamos também a leitura da Cartilha para Classificação de Documen‑ tos no SIGA‑DOC. Como deve ser feita a classificação de processos e documentos no SIGA‑DOC? A orientação é para que se proceda com cautela ao se classificar um documento. Deve-se observar se toda a descrição que compõe a classificação é compatível com o que se pretende digitalizar/cadastrar no sistema. A indicação é de que, havendo dúvida, que se entre em contato com o atendimento ao usuário, que está pronto para auxiliar as unidades, em especial neste período inicial.

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Deve-se lembrar também que, ao se adotar uma classificação para uma espécie de documento/processo, que se mantenha a coerência e se repita essa mesma classificação para documentos/processos de espécie igual, respeitando, obviamente, as possíveis especificidades. Indicamos também a leitura da Cartilha para Classificação de Documen‑ tos no SIGA‑DOC. Com o SIGA‑DOC funcionando, quais PROCESSOS poderão ser criados/autuados/tramitados de forma física? A partir da implementação do SIGA‑DOC, todos os processos deverão ser criados e autuados exclusivamente pelo SIGA‑DOC, em forma digital. Nenhum processo físico novo será permitido (ficando vedada até a autuação pelo MPA). Deve-se atentar à IN n. 27, art. 14, que determina quem pode autuar processos (servidores que exercem cargos ou funções comissionadas de chefia, direção ou assessoramento, observada a competência da unidade responsável pela matéria tratada no processo). A tramitação de processos físicos permanecerá pelo MPA apenas até sua digitalização (ver seção sobre MPA e e-CNJ ADM). Com o SIGA‑DOC funcionando, quais DOCUMENTOS poderão ser criados/tramitados de forma física? Apenas os documentos que serão vinculados a processos físicos poderão ser criados de forma física (fora do SIGA‑DOC), conforme procedimento antigo (numeração própria de cada unidade).

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Perguntas e respostas

Quem fará a digitalização dos documentos e processos físicos? A unidade responsável pelo documento ou processo físico fará a digitalização deles, conforme IN n. 27, art. 30. A fim de auxiliar nessa atividade, recomendamos a leitura da Cartilha de Transformação de Processo Físico para o Virtual SIGA‑DOC. Quem será responsável por receber documentos físicos externos no CNJ? Essa competência permanecerá com as áreas de protocolo, subordinadas à Secretaria de Administração ou à Secretaria Processual. Os protocolos serão responsáveis por receber o documento (independentemente de sua origem), registrar o seu recebimento, identificar a unidade responsável por aquele documento e encaminhar para a unidade responsável. O protocolo ou a unidade responsável pelo documento que será responsável pela digitalização/inserção do documento no SIGA‑DOC? O protocolo apenas recebe, registra e encaminha o documento para a unidade identificada como responsável (conforme matéria). A unidade responsável que deverá digitalizar e cadastrar o documento físico no SIGA‑DOC, decidindo sobre sua autuação ou não (conforme IN n. 27, art. 14, §1º: “As unidades do Conselho Nacional de Justiça, antes de proceder à autuação de processo administrativo, deverão certificar-se da necessidade do procedimento e realizar consulta prévia sobre a existência ou não de processo sobre a mesma matéria”.

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O que fazer com o documento físico, depois que for digitalizado? Deverá ser encaminhado para o Arquivo, para guarda e preservação, contendo indicação do número de processo e/ou documento digital. Todos os documentos recebidos deverão ser digitalizados ou não? Os documentos que serão inseridos em processos físicos já existentes, antes da implantação do SIGA‑DOC, não precisam ser digitalizados/cadastrados no SIGA‑DOC imediatamente, enquanto acompanhem o processo físico. Entretanto, lembramos que todos os processos deverão ser digitalizados em 6 (seis) meses a partir da implantação do SIGA‑DOC. Todos os documentos que não sejam referentes a processos físicos já existentes deverão ser digitalizados e cadastrados no SIGA‑DOC e tramitar exclusivamente por esse sistema. Quem recepcionará documentos SIGILOSOS e quais os procedimentos com eles? Os protocolos, subordinados à Secretaria de Administração ou à Secretaria Processual, recepcionarão todos os documentos, incluindo os sigilosos, os quais deverão ser mantidos lacrados e encaminhados para o destinatário. Não havendo indicação de destinatário, deverão ser encaminhados para a Diretoria-Geral, a qual tomará providências devidas. Caso a indicação de sigilo seja visível apenas após sua abertura, o invólucro deverá ser lacrado em novo envelope/recipiente e encaminhado ao destinatário, registrando-se o ocorrido em termo assinado por servidor responsável.

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Perguntas e respostas

Documentos com destinatários externos serão feitos digitalmente ou em forma física? Apenas os documentos referentes a processos físicos (criados anteriormente à implantação do SIGA‑DOC), poderão ser criados e tramitados em forma física. Todos os demais deverão ser criados, autuados e tramitados exclusivamente no SIGA‑DOC, isso valendo para documentos com destinatário externo. A expedição para o destinatário externo poderá ser eletrônica ou não, de acordo com a disponibilidade de malote digital por parte do destinatário. Se a expedição for por via física, o documento deverá ser impresso e assinada fisicamente (ainda que já esteja assinado eletronicamente). E os comprovantes de remessa e recebimento físicos deverão ser digitalizados e cadastrados no SIGA‑DOC (de acordo com seu respectivo documento/processo eletrônico de origem). Quem possui responsabilidade e/ou competência para autuar processos (criar processos digitais)? Apenas servidores que exerçam cargos ou funções comissionadas de chefia, direção ou assessoramento poderão autuar processos, sendo necessário observar se os documentos a serem autuados se referem a matéria de competência da unidade. O responsável pela autuação deverá assegurar que a descrição do processo contenha elementos suficientes para sua individualização e para pesquisas futuras.

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Como funciona a numeração dos documentos no SIGA‑DOC? Os documentos criados no SIGA‑DOC serão numerados conforme seu tipo (memorando, ofício etc.) em um sequencial único, ou seja, a contagem será de acordo com a elaboração de documentos, em nível de Conselho Nacional de Justiça, e não mais por unidade. Exemplo: Se a Secretaria de Administração cria um memorando (recebendo número de CNJ-MEM-00001), e logo após a Diretoria-Geral elabora outro memorando, este receberá automaticamente o número CNJ-MEM-00002. Quem é responsável pela classificação de um documento ou processo? E como isso é feito? O responsável pelo cadastro do documento no SIGA‑DOC e o responsável pela autuação de processo deverão proceder à classificação, respectivamente. Essa classificação deverá obedecer ao Plano de Classificação e Ta‑ bela de Temporalidade de Documentos (PCTT) incorporado ao sistema. Para melhor esclarecer sobre classificação, recomendamos a leitura da Car‑ tilha para Classificação de Documentos no SIGA‑DOC. Quem possui responsabilidade e/ou competência para arquivar processos? Apenas servidores que exerçam cargos ou funções comissionadas de chefia, direção ou assessoramento poderão autuar processos, sendo necessário observar se os documentos a serem arquivados se referem a matéria de competência da unidade.

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Perguntas e respostas

Qual deverá ser a ordem de cadastro dos documentos nos processos do SIGA‑DOC? O documento mais recente ficará por último a ser cadastrado/elaborado/digitalizado. O último documento autuado em processo será aquele em que será feita a movimentação. Qual tipo de arquivo pode ser inserido no SIGA‑DOC? Apenas documento do tipo PDF (.pdf ) poderá ser inserido no SIGA‑DOC. O próprio sistema limita a tentativa de colocar qualquer outro tipo de arquivo. Caso seja necessário inserir um documento de outro tipo (por exemplo, uma planilha do Excel), será necessário salvar esse arquivo como PDF, e então cadastrá-lo no SIGA‑DOC. Atenção: o sistema limita o tamanho dos arquivos inseridos em 10MB por arquivo. Qual o tamanho máximo de um volume no SIGA‑DOC? Cada volume de processo deverá ter no máximo 200 folhas. O sistema executará o encerramento automático do volume ao ele atingir 200 páginas. Se o último documento faria o volume ultrapassar as 200 páginas, o SIGA‑DOC permite que esse documento seja inserido no volume corrente, ainda encerrando-o automaticamente. No caso de digitalização de processos físicos, recomendamos ler a Cartilha de Transformação de Processo Físico para o Virtual, sobre como manter a documentação digital distribuída em volumes iguais ao processo físico.

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Com o SIGA‑DOC, quais são os tipos de processos? Principal, de pagamento etc.? Conforme a IN n. 27, arts. 15, 16, 17 e 18, existirão duas classes processuais: Processo Normativo e Processo Administrativo Comum. Cada processo receberá numeração seriada separada. O Processo Normativo é aquele que contém proposição de criação ou alteração de atos normativos, tais como portarias e instruções normativas, com efeitos internos. O Processo Administrativo Comum é aquele originário das unidades administrativas do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e relativo às suas rotinas, aquele originário de requerimentos de servidores do CNJ (como férias, benefícios e auxílios) e os relativos a sindicâncias ou a processos administrativos disciplinares de servidores deste Conselho. Os Processos Administrativos Comuns de contratação ou aquisição poderão ser ainda desmembrados em quatro tipos: processo principal, de pagamento, processo da ata ou contrato decorrente de procedimento licitatório com mais de um vencedor e processo de apuração de descumprimento contratual. As especificidades de cada um estão descritas no art. 18 da IN n. 27.

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Perguntas e respostas

Distribuição de processos/ documentos digitais para as unidades e dentro da unidade Como devo encaminhar um processo/documento? Devo colocar como destinatário a unidade/lotação ou o funcionário? Recomenda-se que se encaminhe o documento/processo para a lotação/ unidade e a unidade redistribuirá internamente entre seus funcionários. Lembrando que encaminhar um documento/processo para uma matrícula (ou seja, diretamente para um funcionário) não o torna oculto para os demais de sua unidade. Para se alterar a visibilidade do documento, deverá ser alterado o campo Acesso. Uma vez que um documento digital ou um processo digital seja criado ou recebido em uma unidade, como fazer para encaminhá-lo para que um funcionário específico tome providências? Deverá ser efetuado Despacho/Transferência e, no campo de destinatário, deverá ser escolhida a opção Matrícula. Então deverá ser inserida a matrícula ou o nome do funcionário que será responsável na unidade por tomar providências com aquele documento/processo neste momento. Assim, os documentos/processos continuam visíveis para a lotação, mas constarão como pendentes de ação apenas para aqueles funcionários. Sempre é possível visualizar as situações dos documentos na página inicial do SIGA‑DOC, atentando-se a cada situação e às subdivisões de Atendente (aguardando ação do usuário) e Lotação (aguardando ação da lotação). 17


Requisições de Passagens e Diárias (RPDs) Como serão feitas as Requisições de Passagens e Diárias após a implementação do SIGA‑DOC? Os usuários que já possuem processo de RPD físico criado procederão de forma regular: preenche formulário de RPD disponível na intranet, proponente assina o documento físico e encaminha-o para a Seção de Passagens e Diárias (Sepad). Esse procedimento será adotado até a conversão do processo físico em eletrônico. Os usuários que não possuem processo de RPD físico criado deverão adotar os seguintes passos: Servidor beneficiário/Unidade responsável pela elaboração 1) Preencher o formulário RPD disponível na intranet; 2) Salvar o formulário preenchido como PDF; 3) Criar memorando no SIGA‑DOC, anexar o formulário, juntamente com a documentação comprobatória da justificativa e a pesquisa de preços de voos; 4) Assinar digitalmente e tramitar para o proponente (remessa à unidade) autorizar o deslocamento; Proponente 5) Autorizar o deslocamento, por meio de despacho eletrônico; 6) Tramitar a RPD para a Sepad.

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Perguntas e respostas

SEPAD 7) Conferir e juntar documentação complementar; 8) Elaborar despacho; 9) Tramitar para a Diretoria-Geral, para apreciação e autorização do ordenador de despesas. Diretoria-Geral 10) Autorizar ou recusar, via despacho; 11) Tramitar para a Sepad. SEPAD 12) Autuar o processo eletrônico. Como saber se já existe um processo de RPD para um usuário? Na página do SIGA‑DOC na Intranet, será disponibilizada listagem que informa quais usuários já possuem processo físico de RPD. No caso de indisponibilidade dessa listagem, essa informação deverá ser consultada na Sepad.

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