Exemplo de PROJETO com PRINCE2

por Management Plaza / ATHEM

O Projeto Caneta

Exemplo de um Projeto PRINCE2®

totalmente documentado

ISBN: 9789082114706

Por: Frank Turley, Nader K. Rad

Data: 24/9/2013

Tradução Português Brasil Amintas Maciel/ Ernani Marques

versão: 01.15 Premium Edition

Verificar novas Atualizações https://athem.net.br/ Por favor, envie comentários

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ISBN: 9789082114706

PRINCE2® is a registered trade mark of AXELOS Limited. The Swirl logo™ is a trade mark of AXELOS Limited.

Por: Frank Turley, Nader K. Rad

Data: 24/9/2013

Tradução Português Brasil Amintas Maciel/ Ernani Marques

versão: 01.15 Premium Edition

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Copyright © 2013 Management Plaza

Sobre os autores

Frank Turley has been a Project Manager for more than 15 years and a PRINCE2® Practitioner. He is also a PRINCE2, Scrum and Project Management trainer and coach and has written a number of PRINCE2® and Project Management related books. Frank is best known in the PRINCE2 world for his work in creating the most popular PRINCE2 Self Study training including:

• The PRINCE2 Foundation Training Manual and video course

• The PRINCE2 Practitioner Training Manual

• The Scrum Master Training Manual

Website: http://www.mgmtplaza.com

LinkedIn Profile: http://linkedin.com/in/frankturley

Nader K. Rad is a project management consultant, author, and trainer at Management Plaza. His career started in 1997 and he has been involved in many projects in different industries. He has designed a number of project management courses, prepared a number of e-learning materials, and written more than 40 books and plenty of practical articles on project management concepts and standards, planning software, scheduling, etc. He is certified as PMP®, PRINCE2® Practitioner, AgilePM® Foundation, CSM®, and PSM I.

Website: http://www.mgmtplaza.com

LinkedIn Profile: http://www.linkedin.com/in/naderkhorramirad

Thanks to every one who has given us feedback/suggestion, especially Henny Portman

Documento:

Para quem é recomendado este exemplo de Projeto PRINCE2?

1) Estudantes do PRINCE2 Foundation

• Ver (navegar mais) os principais documentos do PRINCE2, isso vai ajudar sua compreensão do PRINCE2.

• Aconselha-se a olhar para: 1) Proposição de Projeto, 2) Sumário do Projeto, 3) Plano de Estágio de Iniciação, 4) Descrição do Produto, 5) DIP, 6) Arquivos de Registros, 7) Arquivos de Notas e Diários

• Você precisa estar familiarizado com todos os documentos de gerenciamento PRINCE2 e sua estrutura (conteúdo típico)

• Por isso, é melhor para se familiarizar com o cenário utilizado neste projeto exemplo e, em seguida, se familiarizar com cada documento de gerenciamento do PRINCE2.

• Esta é talvez a melhor maneira de se preparar para o Exame Practitioner como o exame usa um determinado cenário de projeto e que se espera de saber como aplicar PRINCE2 .

3) Ganhar experiência em PRINCE2

• Muitas pessoas nunca tiveram a chance de trabalhar em um ambiente PRINCE2 e não entendem como aplicar PRINCE2.

• Sugerimos para re-criar este projeto de amostra com base em outro cenário (e.g. um projeto que você tenha feito)

• Esta é talvez a melhor maneira de praticar PRINCE2 (Nós da MP ficamos felizes em lhe dar feedback, se você fizer isso)

4)Implementação de um PMO

• Muitas empresas agora estão pensando em implementar um PMO mas não tem certeza por onde começar

• Sugerimos que você identifique um projeto padrão da sua organização e documente-o como este projeto exemplo

• Início da forma mais simples possível para que possa entregar um primeiro exemplo de projeto interno (Isto irá fornecer um projeto de referência)

• O PMO pode atualizar gradualmente este projeto de amostra de referência para apresentar lições e novas técnicas

2) Estudantes do PRINCE2 Practitioner

Cenário do Projeto

OCriamos um cenário de projeto fácil de entender pois nosso foco é em como usar os documentos de gerenciamento do PRINCE2

Cenário do Projeto

Documento:

Cenário do Projeto: CopyWorld365

Companhia: CopyWorld365

A CopyWorld365 é uma companhia que vende máquinas copiadoras e impressoras de fotos, a qual conta com 15 empregados (incluindo 4 pessoas da área de vendas) e que gostaria de iniciar um projeto para dar a seus clientes uma caneta promocional de alta qualidade para ajudar a melhorar o relacionamento com eles, além de reduzir a perda em volume de negócios devida à rotatividade de clientes.

O Gerente de Vendas presidiu uma reunião e o resultado da reunião foi o seguinte:

• Vamos presentear todos os clientes com uma caneta de qualidade para ajudar a reduzir a rotatividade de clientes e melhorar nosso relacionamento com eles.

• A maioria das canetas será entregue pelos funcionários da equipe de vendas.

• A caneta deve ser de boa qualidade e as pessoas ficarão felizes em usá-la (não terão vergonha de usá-la).

• Orçamento: €6 a €8 por caneta.

• A apresentação da caneta é um fator importante.

• O logotipo da empresa deverá aparecer na caneta.

Escopo do Projeto

• Definir os requisitos de qualidade;

• Escolher e testar tipos de canetas;

• Encomendar as canetas já com o logotipo da empresa;

• Escolher aqueles clientes que receberão a caneta.

Fora do Escopo

• Tal distribuição de canetas não faz parte do projeto.

• O desenho do logotipo será fornecido por alguém da área de marketing.

• A lista original dos clientes será fornecida por alguém da área contábil.

Proposição de Projeto

Pré-Projeto Estágio 1 (iniciação) Estágio 2 Estágio 3 (Final)

Processos ò

Produtos de Gerenciamento ò

Proposição de Projeto

A Proposição de projeto é o gatilho para o projeto.

Outros documentos serão gradualmente adicionados neste diagrama.

Eles serão apresentados em uma das seguintes cores :

Azul: Criados uma vez no projeto

Verde: Criados uma vez em cada estágio

Alaranjados: Criados/atualizados muitas vezes em cada estágio

Vermelho Escuro: Criados/atualizados para cada Pacote de Trabalho

Nota: Este diagrama contém apenas os documentos de amostra deste curso de formação, ao invés de todos os documentos necessários em cada estágio

Starting up a Project

Initiating a Project

Controlling a Stage

Controlling a Stage

Managing a Stage Boundary

Closing a Project

Managing a Stage Boundary

Documento: Projeto: Projeto Caneta Autor: Gerente do Projeto

Proposição de Projeto Data:

1. Definição de projeto

O projeto irá escolher uma caneta de alta qualidade e distribuir cerca de 400 canetas para nossos clientes existentes.

Objetivos do projeto

• Escolher uma caneta que atenda às especificações de qualidade.

Escopo do projeto:

1. Avaliação das Canetas encomendadas

2. Caneta avaliada

2. Razões

3. Lista de clientes

4. Canetas encomendadas

3. Descrição do Produto do Projeto

A ser criada.

4. Abordagem

Fazer o projeto internamente, com parte do projeto a ser contratada.

5. Equipe de Gerenciamento do Projeto

O executivo deve ser o CEO

Construir um melhor relacionamento com os clientes e reduzir a perda na renovação de contratos de manutenção em 50%. A CopyWorld365

tinham 4.200 contratos de manutenção com um lucro de €200 por contrato = €840.000

10% de perda de custos a cada ano € 84.000

A proposição de Projeto não contêm muita informação; normalmente, só as razões e o nome do Executivo.

Notas de Lições

Processos ò

Produtos

Proposição de Projeto

O Gerente do Projeto facilitará a reunião das lições. Todas as partes interessadas do projeto serão convidadas a fornecer lições.

Este é um Princípio do PRINCE2.

Nota: Este diagrama contém apenas os documentos de amostra deste curso de formação, ao invés de todos os documentos necessários em cada estágio.

Documento: Projeto: Projeto Caneta Autor: Gerente do Projeto

Notas de Lições Data:

O GP facilitará a reunião das lições. Lições podem vir de usuários, Gerentes de Equipe Especialistas, Relatórios de Lições de Projetos passados, consultores …

1 J Nós usamos os presentes de negócios da empresa "BizGifts" no ano passado e eles ofereceram um bom serviço.

2 L O tempo para entregar os presentes sempre parece levar mais tempo do que o acordado pela maioria das empresas (adicionar um buffer de tempo)

3 L A empresa de presentes de negócio "Gifts4All" forneceu um serviço de má qualidade para a nossa empresa vizinha .

4 J Existe uma norma ISO para canetas: ISO 12757-2

Risco visto antes?

+-: (J) Efeito positivo sobre o projeto, (L) efeito negativo, O risco de antes: O risco foi visto antes (se sim, como o projeto lidou com ele?)

Prioridade: Importância para o projeto – O GP vai querer certificar-se, Eles estão usando as lições importantes

Estágio: O GP pode ver quais lições têm valor para o próximo estágio

Diário do Projeto

Documento: Projeto: Projeto Caneta Autor: Gerente do Projeto

Diário do Projeto Data:

2013-06-22

Quando estávamos preparando a lista de potenciais fornecedores, percebi que um deles é de propriedade de um velho amigo meu (conflito de interesses)

Um homem de vendas de um dos potenciais fornecedores veio ao nosso escritório hoje para me encontrar, enquanto eu estava em uma reunião. Ele me deixou um presente e deixou o prédio antes que eu pudesse conhecê-lo. Este pode ser considerado um suborno.

Daniel Ross, que é responsável pelo logotipo, é convidado a preparar a versão vetorizada, mas ele não parece saber como.

Gerente do Projeto 2013-06-17

Eu acredito que sou capaz de avaliar os fornecedores com honestidade. Eu também informei ao Comitê Diretor do Projeto sobre o conflito de interesses.

Gerente do Projeto 2013-06-18

Eu devolvi o presente e coloquei o fornecedor na lista negra da empresa.

Gerente do Projeto 2013-06-23

Ele foi substituído por Julie Gates, que é mais especialista em design gráfico. Perdemos dois dias, mas a atividade tem um cronograma com folga e não teremos quaisquer problemas.

2013-06-25

A comunicação entre Julie Gates e o fornecedor, necessária para o design do logotipo, não é suficientemente eficaz. Leva bastante tempo para que cada versão seja revisada e a nova versão é liberada.

Gerente do Projeto 2013-06-25

Julie Gates pediu para se encontrar com a pessoa responsável na empresa fornecedora para discutir as exigências do logotipo e para prepará-lo em conjunto.

O Diário do Projeto é usado para assimilar issues e riscos no processo Starting up a Project depois ele é usado como um diário (privado) pelo Gerente do Projeto.

Nota: o conteúdo deste exemplo do Diário do Projeto pertence próximas estágios do Projeto

Descrição do Produto do Projeto (parte do Sumário do Projeto)

Pré-Projeto Estágio 1 (iniciação)

Processos ò

Estágio 2 Estágio 3 (Final)

Proposição de Projeto

Produtos de Gerenciamento ò Diário

Sumário do Projeto

Descrição do Produto do Projeto

A Descrição do Produto do Projeto (Descrição do produto principal de alto nível) define o que o projeto deve entregar de forma a obter aceitação. Ele normalmente define o escopo, requerimentos, expectativas de qualidade, critérios de aceitação, método de aceitação, e responsabilidades de aceitação.

Nota: Este diagrama contém apenas os documentos de amostra deste curso de formação, ao invés de todos os documentos necessários em cada estágio

O Gerente de Projeto organizou um Workshop para criar a Descrição do Produto do Projeto. Os principais objetivos do Workshop são:

1. Pegar o de acordo das partes interessadas necessárias;

2. Identificar os requisitos mais importantes para a caneta e priorizá-los;

3. Completar a descrição do produto do projeto durante o workshop.

Requisitos do Exercício

• O GP deu a cada pessoa post-its e lembrou-lhes sobre os objetivos do projeto.

• O GP pediu a cada pessoa uma lista de 10 exigências da caneta.

• Depois deste exercício, o GP categorizou cada requisito e identificou os principais requisitos.

• Os requisitos estão listados abaixo usando a técnica MoSCoW.

Documento:

Requisitos das Descrições do Produto do Projeto (MoSCoW)

1. Must Have (Deve ter )Requisitos

• Caneta com qualidade e visual superior

• 5 anos de garantia

• Logotipo exibido corretamente

• Facilidade de escrita

3. Could have (Poderia Ter) requisitos

• Cartão de memória USB

Um número de requisitos foram agrupado sob “5 anos de garantia”

(todas as partes funcionando; não esmaecimento da cor....)

2. Should have (Deveria Ter) requisitos

• Facilidade para obter refis

• Garantia de não vazamento

4. Outros (Won’t have for now)(Não Ocorrerá por enquanto)

• Escrever de cabeça para baixo

O critério de aceitação e o método de aceitação para cada caneta deverão ter sido detalhados na Descrição do Produto do Projeto

Descrição do Produto do Projeto (parte do Sumário do Projeto)

Este é um bom exemplo da descrição do produto do projeto (Descrição do Produto Principal). Ele não precisa ser um documento grande.

Descrição do Produto do Projeto

Documento: Projeto: Projeto Caneta Autor Gerente do Projeto

1. Proposito

O proposito das canetas será fornecer uma lembrança de nossa empresa para a maioria dos nossos clientes e reduzir a perda de contratos de manutenção e renovações em 50% nos próximos 12 meses.

2. Composição

1. Canetas a serem avaliadas

2. Caneta escolhida

Qualidade

Expectativas de Qual.

Critérios de Aceitação

Tolerância

Métodos de Aceitação

Responsabilidades

Expectativas de Qual.

Critérios de Aceitação

Tolerância

Métodos de Aceitação

Responsabilidades

3. Lista revisada de Clientes

4. Canetas distribuídas

3. Derivação

1. Catalogo de Presentes Coorporativos.

2. Lista de clientes

4. Habilidades de desenvolvimento requeridas

Habilidades de compra

Gestão de contas de cliente

Data:

Este exemplo delineou quatro requisitos principais e definiu o nível de qualidade para cada requisito. Veja o próximo slide para obter mais informações.

Prioridade

M Qualidade na aparência da caneta

1: A caneta parece custar mais que €10.

2: A caneta tem aparência profissional.

Nenhuma

1: Confirmar que 8 dentre 10 pessoas a vejam como tendo valor €10

2: Confirmar que 9 dentre 10 pessoas a vejam como profissional

1: Susan Kelly, 2: Susan Kelly

5 anos de garantia

1: 5 anos de garantia do fornecedor

1: ± 10%

1: Certificado de Garantia

Expectativas de Qual.

Critérios de Aceitação

Tolerância

Métodos de Aceitação

Exibição correta do logo na caneta

1: Tamanho correto sobre a caneta

Prioridade

2: O logo não se apaga em 5 anos de uso normal

1: Tamanho ± 10%, 2) Logo permanente: + 100%

1: Meça o logo na caneta com régua

2: Logo: Pedir garantia do logo

Prioridade

M

Responsabilidades

1: Susan Kelly, CA2: Susan Kelly

1: O Gerente de Vendas irá aceitar a garantia.

Expectativas de Qual.

Critérios de Aceitação

Tolerância

Métodos de Aceitação

Responsabilidades

Fácil de escrever com a Caneta

Prioridade

1: 9 dentre 10 pessoas acham fácil escrever com a caneta

1: ± 10%

1: Fornecer relatório de pesquisa

1: Susan Kelly

M

Documento de Iniciação do Projeto (DIP)

Documento: Projeto: Projeto Caneta Autor: Gerente do Projeto

Documento de Iniciação do Projeto Data:

1. Definição de Projeto

O projeto irá escolher uma caneta de qualidade e dar cerca de 400 canetas para os nossos clientes.

Objetivos do Projeto:

• Escolher uma qualidade que atenda às especificações

• Escolher uma caneta que os usuários irão perceber que é uma caneta de qualidade

Escopo do Projeto:

1. Escolher uma caneta 3. Catálogos promocionais de caneta

5. Descrições de Papéis

Este projeto usa a descrição de funções, conforme definido pelo PRINCE2

- Link para o documento de descrições de Papéis

6. Estratégia de Gerenciamento da Qualidade

Em anexo: Documento da Estratégia de Gerenciamento da Qualidade

7. Estratégia de Gerenciamento de Configuração

Em anexo: Documento da Estratégia de Gerenciamento de Configuração

2 Lista do pessoal de vendas 4. Lista de clientes que receberão uma caneta

Constraints and assumptions:

• Possível encontrar uma caneta nos catálogos fornecidos

Tolerâncias do Projeto:

1. Prazo: 3 meses + 30%

Isto é mais um conjunto de outros documentos, por isso só temos referências a outros documentos em vez de incorporar as informações aqui.

2. Custo €8 por uma caneta: Estimativa €3400 para o projeto +- 10%

3. Qualidade: Canetas devem atender aos requisitos de qualidade

2. Abordagem do Projeto

A empresa irá escolher uma caneta que atenda aos requisitos de uma empresa já existente do mercado de presentes. Projeto será executado internamente.

3. Business Case

Em anexo: Documento Business Case

4.

Em anexo: Documento da estrutura da equipe de gerenciamento de projeto

8. Estratégia de Gerenciamento de Riscos

Em anexo: Documento da Estratégia de Gerenciamento de Riscos

9. Estratégia de Gerenciamento da Comunicação

Em anexo : Documento da Estratégia de Gerenciamento da Comunicação

10. Plano do Projeto

Em anexo: Documento do Plano do Projeto

11. Controles de Projeto

Em anexo: Documentos de Controle do Projeto

12. Adequação do PRINCE2

Em anexo: Documento de Adequação do PRINCE2

Project Management Team Structure