INHOUDSOPGAVE
1. INLEIDING
WAT IS DE ERA OHD ROUTEPLANNER?
De ERA OHD Routeplanner is een hulpmiddel waarmee bezoekers hun route van pand naar pand kunnen uitstippelen tijdens de Open Huizen Dag. De routeplanner laat duidelijk de reisafstanden tussen de geselecteerde panden zien.
WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN DE OHD-ROUTEPLANNER VOOR JOU?
Als een potentiële koper zich inschrijft voor de routeplanner, krijg je vooraf de contactgegevens. Zo weet je van tevoren dat deze persoon geïnteresseerd is, wat je in staat stelt om hierop in te spelen.
Daarnaast zie je hoeveel geïnteresseerden er zijn. Dit is geen 1 op 1 beeld aangezien niet iedereen een afspraak zal maken, maar geeft wel een idee.
We zien uit de voorbeelden dat bezoekers die zich registreren over het algemeen zeer geïnteresseerde kopers zijn met een hoge kans op een bod.
WAT ZIJN DE VOORDELEN VAN DE OHD-ROUTEPLANNER VOOR DE KLANT?
Voor de persoon in kwestie is een inschrijving voor de routeplanner een fast lane like ervaring. Tijdens hun bezoek zullen ze hierdoor altijd zeker persoonlijk geholpen worden. Wanneer er enorm veel interesse is worden ze vooraf op de hoogte gebracht en indien het pand toch al verkocht zou zijn weten ze hier ook van.
2. VOOR DE ERA OPEN HUIZEN DAG
HOE WORDEN DE TIJDSLOTEN VOOR DE ERA OPEN HUIZEN DAG ROUTEPLANNER AANGEMAAKT
Als makelaar geef je de Open Huizen Dag-uren aan in de bekende velden: starttijd, eindtijd en gekoppelde campagne.
Op basis van deze start- en eindtijden worden aansluitende tijdsloten van 15 minuten aangemaakt. Deze tijdsloten worden als websitebezoekmomenten toegevoegd en zijn verderop op de pagina te vinden. Als je doorklikt op deze bezoekmomenten krijg je automatisch de instellingen te zien
Standaard worden er automatisch vier tijdsloten van 15 minuten per uur gegenereerd, elk met één mogelijke inschrijving. In totaal zijn er dus vier bezoeken mogelijk. Als je meerdere mensen tegelijk op het pand wilt ontvangen, kun je het ‘maximum aantal personen’ per bezoekmoment aanpassen naar twee of zelfs drie.
Starttijd & eindtijd zijn telkens verschillend en spannen over het gehele bezoekmoment. Toewijzing aan wordt ingevuld met de verkoper die ook ingevuld staat op de website contactinformatie van de opdracht. Maximaal aantal afspraken is standaard 1, dit betekent dat een moment 1 keer ingeboekt kan worden.
Indien het pand voor de ERA Open Huizen Dag door iemand anders bemand zal worden dan kan je dit aanpassen door te kiezen voor ‘update toewijzing’ vervolgens zak de afspraak in de agenda komen van de persoon die het pand zal bemannen.
HOE WORDEN DE TIJDSLOTEN WEERGEGEVEN OP ERA.BE
Een pand dat deelneemt aan de ERA Open Huizen Dag wordt op verschillende manieren op de website gemarkeerd.
In het pandoverzicht: met behulp van het blauwe Open Huizen Dag-label.
De weergegeven tijden zijn gebaseerd op het Open Huizen Dag-tijdslot en houden geen rekening met al dan niet volgeboekte tijdsloten.
Op de panddetailpagina: hier zie je een blauwe cirkel met een vergelijkbare melding.
Op de website herken je een bezoekmoment aan de banner bovenaan het pand in het overzicht, de blauwe cirkel op de detailpagina en de call-to-actionknop om een bezoek in te plannen.
Onder de call-to-actionknop ‘Contacteer de makelaar’ zie je nu ook een knop ‘Bezoek tijdens de ERA Open Huizen Dag’. Hierachter bevindt zich een formulier waar de klant zijn gegevens kan invullen. Wanneer hij dit doet, wordt er een afspraak ingepland. Daarna wordt de klant aangemoedigd om zijn route te bekijken in de ERA Open Huizen Dag-routeplanner.
Bij het koppelen van een opdracht aan een OHD-campagne worden de bijbehorende publicaties automatisch bijgewerkt met een vermelding van de deelname aan de OHD in de publicatieteksten. Deze vermelding wordt ook weer automatisch verwijderd na afloop van de OHD.
Iemand kan zich inschrijven door het bijbehorende formulier in te vullen. Het eerst beschikbare bezoekmoment wordt standaard geselecteerd, maar kan nog worden aangepast. Op deze manier stimuleren we dat bezoekmomenten chronologisch worden geboekt om gaten in de planning te vermijden.
24 uur voor de ERA Open Huizen Dag zullen alle tijdsloten uitgezet worden. De gebruiker zal een passende boodschap te zien krijgen die aangeeft dat hij niet meer kan inschrijven maar het pand wel vrij kan bezoeken.
BEVESTIGINGSMAIL NA REGISTRATIE
Zodra iemand een bezoekmoment op de ERA Open Huizen Dag inplant, krijgt men automatisch een bevestiging hiervan. De e-mail is een handige reminder voor de kandidaat-koper aan zijn/haar afspraak en bevat nogmaals de details van het moment en de link naar het pand op ERA.BE. Meer informatie vind je hier. https://weareera.be/bevestiging-bezoekmoment-ohd/.
Hoe kan ik als makelaar zien wie zich heeft ingeschreven?
Als makelaar kun je in je persoonlijke agenda zien wie zich heeft ingeschreven voor de panden waarvoor jij verantwoordelijk bent. Zo kun je tijdens de ERA Open Huizen Dag eenvoudig de afspraken raadplegen via je smartphone.
Daarnaast worden bij de opdracht, onder de activiteiten, alle vastgelegde afspraken weergegeven. Dagelijks ontvang je via de chat een bericht bij de opdracht, gericht aan de persoon met de rol ‘Website contactinformatie’, waarin de nieuwe inschrijvingen worden gemeld.
Als derde optie kan je via dit rapport in 1 oogopslag zicht krijgen op wie allemaal een afspraak maakte via de ERA Open Huizen Dag Routeplanner. Druk dit rapport af zodat elke makelaar weet wie er op welk pand zal komen.
COMMERCIËLE ACTIES IN AANLOOP NAAR DE ERA OPEN HUIZEN DAG
Drie dagen voor de ERA Open Huizen Dag raden we aan om de tot dan toe ingeplande bezoekmomenten te bekijken. Zijn er panden waarvoor geen bezoekmomenten meer beschikbaar zijn, overweeg dan om extra momenten toe te voegen, dit doe je door het maximum aantal afspraken te verhogen.
Voorzie ook telkens extra mankracht op het pand zodat de meerdere mensen tegelijkertijd geholpen kunnen worden.
Voor populaire panden adviseren we ook om al contact op te nemen met de ingeschreven bezoekers en hen de mogelijkheid te bieden om het pand vooraf te bezichtigen.
Wanneer je een bezoekmoment vervroegt, doe dan ook het volgende in ERAForce:
1. Open ERAForce en ga naar het desbetreffende bezoekmoment.
2. Zoek het websitebezoekmoment dat gekoppeld is aan de opdracht en de OHD waarop de kandidaat heeft ingetekend.
3. Pas de datum van het bezoekmoment aan naar de vervroegde datum.
4. Door deze wijziging wordt de gelinkte afspraak automatisch aangepast naar dezelfde nieuwe datum.
Let op: Afspraken die via de website zijn aangemaakt, kunnen enkel worden aangepast via de bezoekmomentenmodule en synchroniseren automatisch door. Een voorbeeld van een telefoonscript:
“Hallo, ik zag dat je je via onze ERA.BE-website hebt geregistreerd om tijdens de ERA Open Huizen Dag het pand in de …straat te bezoeken. We merken dat er veel interesse is voor dit pand, en om een kwalitatieve service te garanderen willen we je de mogelijkheid bieden om al eerder een kijkje te komen nemen. Zou dat voor jou mogelijk zijn op …?
Indien nee: Geen probleem, maar houd er rekening mee dat het pand mogelijk al verkocht kan zijn voordat de ERA Open Huizen Dag plaatsvindt. Mocht het nog beschikbaar zijn, ben je uiteraard welkom op de ERA Open Huizen Dag van … tot … uur.”
ALS HET PAND AL VERKOCHT IS VOOR DE ERA OPEN HUIZEN DAG?
Neemt iemand voor de ERA Open Huizen Dag al een optie op het pand? Zodra je in ERAforce de status ‘in onderhandeling‘ aanduidt, wordt er vanuit gegaan dat het pand (tijdelijk) niet meer beschikbaar is en dus niet zal deelnemen aan de ERA Open Huizen Dag. Duid in ERAforce bij de publicatie ook de optie ‘pand tonen met icoon verkocht voor OHD’
WAT
Op de website verschijnt de tag ‘DIT PAND WERD VERKOCHT NAAR AANLEIDING VAN DE ERA OPEN HUIZEN DAG’ en via automatische e-mailmarketing ontvangen mensen die een bezoekmoment op de ERA Open Huizen Dag gepland hebben een e-mail met de boodschap dat het pand niet meer zal deelnemen aan de ERA Open Huizen Dag en het bezoekmoment geannuleerd wordt. Meer informatie over deze communicatie vind je hier: https://weareera.be/verkocht-voor-ohd . Deze communicatie wordt pas 4 uur na het in optie plaatsen verzonden. Zorg ervoor dat je op voorhand jouw klanten persoonlijk opgebeld hebt.
Ben je in onderhandeling tussen koper en verkoper en wil je het pand wel nog laten deelnemen aan de ERA Open Huizen Dag? Plaats het pand dan nog niet in onderhandeling en behoud de status ‘actief in verkoop‘.
Plaats het pand dan in optie met de optie In optie voor de ERA Open Huizen Dag’ Vervolgens zal het pand met bijhorende banner op ERA.BE verschijnen. Daarnaast worden automatisch alle door de klant ingeboekte afspraken voor de ERA Open Huizen Dag geannuleerd.
BEL NA HET IN OPTIE PLAATSEN DE MENSEN DIE EEN AFSPRAAK MAAKTEN OP
“Hallo, ik zag dat je je via onze ERA.BE-website hebt geregistreerd om tijdens de ERA Open Huizen Dag het pand in de …straat te bezoeken. Helaas moet ik melden dat er vandaag een optie genomen werd op het pand in kwestie. Dit pand zal dus niet meer te bezoeken zijn tijdens de ERA Open Huizen Dag. Tijdens onze ERA Open Huizen Dag worden zo goed als alle panden opengesteld voor bezoekers, dus als je even aangeeft waar je aar op zoek bent kan ik je mogelijk wel naar andere interessante panden begeleiden.”
Naast je telefoontje zal er 4 uur na het in onderhandeling plaatsen van het pand een e-mails uitgestuurd worden naar iedereen die een afspraak had voor dit pand. Deze mail is geen vervanging voor het persoonlijke telefoontje maar een aanvulling / back-up. https://weareera.be/verkocht-voor-ohd/ In deze communicatie staat dat we de mensen opnieuw zullen contacteren mocht de verkoop alsnog niet doorgaan. Doe dit dan ook indien dit het geval zou zijn!
Voor de ERA Open Huizen Dag kun je een overzicht van alle ingeplande bezoeken opvragen. Dit overzicht kun je printen en aan de verkopers van de panden geven, zodat zij precies kunnen zien wie er een afspraak heeft gemaakt en wie nog niet. Zo kun je goed voorbereid aan de dag beginnen.
VOORBEREIDING VOOR DE ERA OPEN HUIZEN DAG
In aanloop naar de ERA Open huizen dag kan je alle gemaakte afspraken terugvinden in deze weergave https://erabelgium.lightning.force.com/lightning/r/Report/00OTt000005yZ6TMAU/view?queryScope=userFolders
Print deze weergave vooraf af om mee te geven aan alle verkopers die een pand zullen bemannen tijdens de ERA Open Huizen Dag. Op die manier hebben ze altijd zicht op hoeveel en wie afspraak heeft op elk van de panden waar ze staan.
COMMUNICATIES VOOR DE ERA OPEN HUIZEN DAG
Wanneer mensen één of meerdere bezoekmomenten op de ERA Open Huizen Dag hebben ingepland, ontvangen ze de dag voor de ERA Open Huizen Dag een overzicht van de panden die ze ingepland hebben. Dit als geheugensteuntje om zo no-shows te verminderen enerzijds en anderzijds om het de kandidaatkoper makkelijk te maken. Ze hebben op de dag zelf heel snel de overzichtsmail bij de hand en kunnen makkelijk de details van zowel het bezoekmoment als de woning raadplegen. Exacte details van de e-mail vind je hier. https://weareera. be/ohd-routeplanner/
3. TIJDENS DE ERA OPEN HUIZEN DAG
BEHANDEL INGESCHREVEN KOPERS ZOALS VERWACHT BIJ DE ‘FAST LANE EXPERIENCE
Kopers die zich hebben ingeschreven voor een pand verwachten de ‘fast lane experience’. Zorg ervoor dat ze deze ervaring ook krijgen. Ken vooraf je lijst met ingeschreven bezoekers, zodat je weet wie je kunt verwachten. Controleer bij binnenkomst wie de bezoekers zijn en zorg ervoor dat personen met een afspraak op tijd worden geholpen. Laat hen zeker niet 15 minuten wachten als ze op tijd zijn voor hun gereserveerde tijdslot. Denk eraan hoe je zelf behandeld zou willen worden wanneer je een specifieke afspraak hebt.
WAT TE DOEN MET PERSONEN DIE ZICH HEBBEN INGESCHREVEN VOOR DE OPEN HUIZEN DAG, MAAR NIET OPDAGEN?
Als iemand zich heeft ingeschreven voor de Open Huizen Dag, maar niet komt opdagen, probeer dan tijdens het bezoekmoment contact met die persoon op te nemen. Bel hen om te vragen waar ze zijn of om een nieuwe afspraak te maken.
4. NA DE ERA OPEN HUIZEN DAG
WAT ALS EEN PAND VERKOCHT WERD OP DE ERA OPEN HUIZEN DAG
Werd een pand verkocht op de ERA Open Huizen dag. Duid dan in ERAforce de volgende optie aan bij de publicatie. ‘Pand tonen met icoon verkocht op OHD’. Vervolgens zal het pand op ERA.BE getoond worden met het icoon in optie en relevante bannering. Dit creëert al reclame voor onze volgende ERA Open Huizen Dag.
WELKE E-MAILS ONTVANGT EEN GEBRUIKER VAN DE ERA OHD ROUTEPLANNER?
Personen die zich hebben ingeschreven voor de OHD-Routeplanner ontvangen de dag voor de OHD een voorbereidingsemail. Als ze zich slechts voor één of twee panden hebben ingeschreven, worden ze aangemoedigd om nog meer panden te bezoeken. De e-mail wordt op vrijdagochtend verzonden zodat de mogelijke antwoorden op de e-mail nog verwerkt kunnen worden. Meer informatie over deze communicatie vind je hier: https://weareera.be/ohd-routeplanner/ . Belangrijk om te weten hierbij is dat er slechts één reply e-mailadres ingesteld kan worden. Als mensen op e-mail beantwoorden klikken, opteren we om dit antwoord rechtstreeks bij een ERA kantoor te laten toekomen want zo zal de klant het snelst geholpen worden. Het antwoord zal toekomen bij de ERA makelaar van wie het eerste pand in de e-mail is. Gaat de vraag over een tweede, derde of ander pand en komt de e-mail bij jou toe maar zit het pand niet in jouw portefeuille? Bezorg de vraag dan aan jouw ERA collega. Snelheid en opvolging vlak voor de ERA Open Huizen Dag zijn hier cruciaal.
COMMUNICATIE TER FOLLOW-UP
Na de ERA Open Huizen Dag wordt een automatische bedankingsemail gestuurd naar iedereen die een afspraak had of krijgt in de week na de OHD. Meer over deze e-mail vind je hier. https://weareera.be/bedankt-kopers-na-ohd/
De mail is bedoeld om de bezoeker te bedanken voor hun bezoek. We verwijzen hen vervolgens door naar de online schatting en het aanmaken van een ERA Zoekopdracht. De bezoekers krijgen de bedankings e-mail eenmaal.
Belangrijk: tijdig inboeken van het bezoek op de ERA Open Huizen Dag. Elk bezoek die in het guestbook werd geregistreerd, maar niet in ERAforce werd ingegeven, ontvangt geen automatische bedankings e-mail. Elk bezoek die na de vrijdag na de ERA Open Huizen Dag wordt ingeboekt krijgt ook geen automatische bedankings e-mail. Cruciaal om de afspraak dus binnen de werkweek na de ERA Open Huizen Dag te registeren.