Hinna Fotball klubbhåndbok

KLUBBHÅNDBOK

Visjon: Hinna Fotball skal ha et sportslig tilbud til de som ønsker å ta del i organisert fotball.

Det sportslige tilbudet skal være av en slik karakter at alle spillere opplever utfordring og mestring Hovedmålsetting

Hinna Fotball skal være et viktig samlingspunkt i bydelen, preget av stabilitet og kontinuitet.

Verdi Spillere og tillitsvalgte i Hinna Fotball bygger arbeidet på vennskap

Oppdatert nov 2019

selvtillit

respekt

toleranse

HINNA FOTBALL

INNHOLDSFORTEGNELSE 1.

GENERELL KLUBBINFORMASJON ......................................................................................4

2.

KLUBBHÅNDBOKEN .................................................................................................................4 2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.1.6 2.1.7 2.1.8 2.1.9 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.2.5 2.2.6 2.2.7

FOTBALLSTYRET OG OPPGAVER .......................................................................................4 årshjul og HMS plan……………………………………………………….……………………..4 Leders hovedoppgaver: .....................................................................................................5 Nestleders hovedoppgaver ................................................................................................5 Sportslig leders hovedarbeidsoppgaver ............................................................................5 Økonomileders hovedarbeidsoppgaver .............................................................................5 Sekretærens hovedarbeidsoppgaver..................................................................................6 Seniorleders hovedarbeidsoppgaver .................................................................................6 Ungdomsleders hovedarbeidsoppgaver: ...........................................................................6 Barneleders hovedarbeidsoppgaver..................................................................................6 Organisasjonskart for klubben…………………………………………………………………. .6 STILLINGSINSTRUKS FOR DAGLIG LEDER/VAKTMESTER/FFO ....................................................6 Generelt ............................................................................................................................6 Ansvarsområde .................................................................................................................7 Oppgaver ..........................................................................................................................7 Myndighet .........................................................................................................................8 Rapportering .....................................................................................................................8 Vaktmester……………………………………………..……………………………………… …..8 FFO…………………………………………………………………………………………… … … 8

2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.3.5 2.3.6 2.4 2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.5 2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.5.4 2.5.5 2.5.6 2.5.7 2.6 2.6.1 2.7.

2.7.1 2.7.2 2.7.3 2.7.4 2.7.5 2.7.6 2.7.7

KOMITEER/UTVALG OG ØVRIGE SENTRALE FUNKSJONER ............................................................8 Valgkomite ........................................................................................................................8 Sportslig utvalg .................................................................................................................8 Turneringskomite ..............................................................................................................9 Anleggskomite ...................................................................................................................9 Materialforvalter...............................................................................................................9 Dommerkoordinator .........................................................................................................9 KLUBBHUSET OG ANDRE PRAKTISKE OPPLYSNINGER ................................................................10 Hinnahuset og garderober ..............................................................................................10 Tillitsmannsoversikt ........................................................................................................10 Klubbvimpel ....................................................................................................................10 PLANER, MÅLSETTINGER, UTDANNING OG KRAV .......................................................................10 Sportslige planer og målsettinger ...................................................................................10 NFF ferdighetsmerke ......................................................................................................10 Miljømessige planer og målsettinger ..............................................................................11 Utdanning og kompetanse...............................................................................................11 Retningslinjer ..................................................................................................................11 Medlemsfopliktelser…………………………………………………………………………… .12 Informasjon/kommunikasjon……………………………………………………………………12 DRIFT AV LAG .......................................................................................................................13 Organisering av lag ........................................................................................................13 LAGET .......................................................................................................................................13 Påmelding til serie, cup og turneringer ..........................................................................13 Spillernes lagtilhørighet..................................................................................................13 FIKS registrering ............................................................................................................13 Spilleroverganger ...........................................................................................................14 Lagoversikt......................................................................................................................14 Treningstider ...................................................................................................................14 Kampoversikt ............................................................................................................. ….13

Oppdatert nov 2019

2.7.8 Kampavvikling ................................................................................................................14 2.7.9 Forsikring og skadetelefin ..............................................................................................14 2.7.10 Årsmelding ......................................................................................................................15 2.8 REGLER OG RETNINGSLINJER.....................................................................................................15 2.9 UTSTYR OG MATERIALE ............................................................................................................15 2.9.1 Kjøp av fotballutstyr .......................................................................................................16 2.9.2 Spille – og overtrekksdrakter ..........................................................................................16 2.9.3 Oppbevaring av utstyr.....................................................................................................16 2.9.4 Standard utstyr som leveres og eies av klubben ..............................................................16 2.10 ØKONOMI ..................................................................................................................................20 2.10.1 Kontingent og treningsavgift ...........................................................................................20 2.10.2 Dugnad/sponsorinntekter ................................................................................................18 2.10.3 Budsjett ...........................................................................................................................18 2.10.4 Regnskap .........................................................................................................................17 2.10.6 Lagkasse .........................................................................................................................18 2.10.5 Bilgodtgjørelse/reiseregning ………………………………………………………………….17 2.11 ORIENTERING OM UTMERKELSER .............................................................................................19 2.11.1 Innsatspokal ....................................................................................................................19 2.11.2 Utmerkelse ved mange spilte kamper ..............................................................................19 2.1135 Æresmedlemskap ............................................................................................................19

Oppdatert nov 2019

1. GENERELL KLUBBINFORMASJON

Hinna Fotball er en del av allianseklubben Hinna IL, hvor også Hinna Friidrett, Hinna Volleyball og Hinna Håndball inngår.

Hver enhet er en selvstendig juridisk enhet med eget styre og regnskap.

Link til Hinna Fotballs lover finner du her Hinna IL ble stiftet 13. nov. 1917.

Hinna Fotball har klubbkontor på Storbyhuset, og Hans Arne Haga er ansatt som daglig leder.

Klubbens postadresse er: Klubbens besøksadresse er:

Hinna Fotball Postboks 6007 Hinna 4088 Stavanger Hinna Fotball Ordfører Tveteraasgt 22 4020 Stavanger

Tlf: E-mail : Hjemmeside:

95 94 49 01 marked@hinnafk.no http://www.hinnafk.no/

Bank forbindelse

SR Bank

Org.nr

982051894

Bankkontonr 3201.45.43367

2. KLUBBHÅNDBOKEN

Klubbhåndboken skal være et hjelpemiddel for alle tillitsvalgte i Hinna Fotball.

Klubbhåndboken gjelder for alle ledere og spillere i Hinna Fotball.

Styret ved sekretæren har ansvar for at håndboken holdes ajour, oppdatert versjon skal godkjennes på hvert årsmøte.

Oppdatert versjon skal til enhver tid ligge på Hinna Fotballs hjemmeside 2.1 ÅRSMØTE og STYRETS OPPGAVER Hinna Fotball er et eget idrettslag med juridisk ansvar. Klubben er medlem i Norges Fotballforbund (NFF) og derigjennom i NFF Rogaland Årsmøtets oppgaver er beskrevet i Lov for Hinna Fotball: http://www.hinnafk.no/index.cfm?id=338040 Årsmøte er klubbens øverste organ, og velger leder, nestleder og øvrige styremedlemmer. Årsmøte avholdes i starten på nytt år, og innkalling blir gjort kjent via hjemmesidene til klubben.

Styret har møte etter behov, og bør være minimum 3 pr halv år, og skal minst gjennomgå følgende saker på hvert møte: o Protokoll fra sist møte o Økonomi o Rapport fra seksjonene, daglig leder og sportslig leder o Gjennomgang av årshjulet. o Nye saker/eventuelt I tillegg har styret ansvaret for å utarbeide/videreutvikle strategi og handlingsplaner, årshjulet og jobbe med disse kontinuerlig.

Hms planen oppdateres årlig i forkant av årsmøte for klubben er tilgjengelig på Hinna Fotballs hjemmeside Oppdatert nov 2019

Innkallelser til styremøte publiseres på Hinna Fotballs hjemmeside 3 dager før styremøte

Styret bør bestå av: 1 2 3 4 5 6 7 8 9

Leder (velges på årsmøte) Nestleder (velges på årsmøte) Sportslig leder Økonomileder Sekretær Seniorleder Ungdomsleder Barneleder 1 varamedlem

2.1.1 Leders hovedoppgaver o Fastsette agenda for styremøter og lede møtene o Overordnet ansvarlig for utarbeidelse/videreutvikling av strategi, årshjulet og planer i klubben o Klubbens primærkontakt overfor presse o Løpende kontakt og personalansvar med klubbens daglige leder 2.1.2 Nestleders hovedarbeidsoppgaver o Leder av klubbens anleggskomitè o Ansvar for koordinering av årshjulet o Stedsfortreder for styrets leder o Kvalitetsklubbansvarlig 2.1.3 Sportslig leders hovedarbeidsoppgaver o Hovedansvarlig for sportslig utvikling, herunder talentutvikling og ferdighetsmerker o Lede sportslig utvalg som består av en eller flere sportslig ansvarlige i hver seksjon o Ansvar for utvelgelse og ansettelse av trenere i de aktuelle seksjoner. Dette gjøres med bistand i fra leder/seniorleder/ungdomsleder/daglig leder o Oppdatere og forankre Hinna modellen og sportsplanen i de respektive seksjoner o Holde jevnlige møter med trenere og spillerutviklere i klubben o Lede forhandlinger i forbindelse med overgangssaker o Oppnevne dommerkoordinator.

2.1.4 Økonomileders hovedarbeidsoppgaver o Lede og koordinere økonomiarbeidet o Koordinere og lede budsjettarbeidet, og sikre gjennomføring i tråd med styrevedtak og årsmøtevedtak o Regnskapsfører rapporterer til Økonomileder o Rapportere økonomisk status på styremøtene, og foreslå tiltak om regnskapet viser vesentlige avvik fra budsjett

Oppdatert nov 2019

2.1.5 o o o o

Sekretærens hovedarbeidsoppgaver Sende innkalling til styremøtene Referere styremøtene og føre protokoll Ajourføre ”Klubbhåndboken” Ansvarlig for å legge ute innkalling og referat til styremøtene på nettsidene

2.1.6 o o o o

Seniorleders hovedarbeidsoppgaver Lede seniorseksjonen (senior og veteranlag) Overordnet ansvar for at Medlemsnett og FIKS oppdateres for seksjonen Ansvar for påmelding av alle lag til turneringer/serie Holde møter med lederne i seniorseksjonen, minimum ett før seriestart der også klubbåndboken gjennomgås o Skrive Årsrapport for seksjonen o Sørge for at seksjonen forholder seg til klubbens gjeldende lover/vedtekter og retningslinjer

2.1.7 o o o o o o

Ungdomsleders hovedarbeidsoppgaver: Lede ungdomsseksjonen (13 - 19 år) Overordnet ansvar for at Medlemsnett og FIKS oppdateres for seksjonen Ansvar for påmelding av alle lag til turneringer/seriespill Ansvar for seksjonens Dana Cup komite, og andre turneringer for seksjonen Ansvar for å etablere Hinna Park Cup komite Holde møter med lederne i barneseksjonen, minimum ett før seriestart der også klubbåndboken gjennomgås o Skrive Årsrapport for seksjonen o Sørge for at seksjonen forholder seg til klubbens gjeldende lover/vedtekter og retningslinjer

2.1.8 o o o o o o o o o o

Barneleders hovedarbeidsoppgaver Lede barneseksjonen med lag opp til og med 12 år Overordnet ansvar for at Medlemsnett oppdateres for seksjonen Overordnet ansvar for at Sør Cup komitèleder er utnevnt Ansvar for påmelding av alle lag til turneringer/seriespill Ansvar for seksjonens Turneringskomité, " miniputtenes dag", og andre turneringer for seksjonen Oppnevne turneringsleder Holde møter med lederne i barneseksjonen, minimum ett før seriestart der også klubbåndboken gjennomgås Skrive Årsrapport for seksjonen Sørge for at seksjonen forholder seg til klubbens gjeldende lover/vedtekter og retningslinjer Utnevne FIKS-ansvarlig

2.1.9 Organisasjonskart for klubben finner du på Hinna Fotballs hjemmeside

2.2

Stillingsinstruks for Daglig leder

2.2.1 Generelt Oppdatert nov 2019

Daglig leder ansettes av Styret.

Arbeidsgiverrolle for ansatte i klubben Lønn og arbeidstid besluttes av Styreleder og nedfelles i en ansettelseskontrakt.

Daglig leder har møteplikt og uttalelses rett i Styret.

Henvisning til arbeidsbeskrivelse 2.2.2 Ansvarsområde Daglig leder er ansvarlig for den daglige operasjonelle driften av klubben, herunder også løpende utforming og oppfølging av administrative rutiner.

I og med at klubben profileres som en breddeklubb med tilbud til alle, med sterk vekt på barne- og ungdomsnivået, vektlegges spesielt aktiviteter rettet inn mot barn og ungdom i Hinna bydel, samt deres foresatte.

Daglig leder har ansvaret for å legge forholdene til rette for en effektiv drift av lagene, slik at det blir attraktivt og interessant for voksne å være ledere og støttespillere rundt de enkelte lag.

Daglig leder skal, i samarbeid med styret, kontinuerlig jobbe for å utvikle klubbens tilbud med hensyn på sportslige- og sosiale aktiviteter.

2.2.3 Oppgaver Daglig leder skal: o Utføre administrative oppgaver som (men ikke begrenset til): o Myndighetsrapportering o Myndighetskontakt o Utfakturering av ulike aktiviteter og andre inntekter (sponsor, dugnader, medlemskontingent etc) o Utbetalinger i henhold til klubbens regelverk o Arkivering av styrets protokoll o Hovedansvarlig for kontakten med NFF o Koordinere arbeidet med innsamling og sammensetning av Årsmelding o Ansvarlig for registrering av politiattester i medlemsnett o Personal asnvar for ansatte (heltid/deltid/trenere) i klubben o Være klubbens kontaktledd som står for barne- og ungdomsaktiviteter i bydelen o I samarbeid med Idrettsrådet og bydelsadministrasjonen o Støtte opp under lagaktiviteter, legge forholdene til rette for arbeidet i lagene. o Bistå laglederne med organisering av lagaktiviteter; sportslige og sosiale o Bistå ved organisering av deltakelse på sommerturneringer o Bistå seksjonslederne o Lede og utføre inntektsbringende arbeid o Daglig leder skal gjennom inntektsbringende arbeid i henhold til budsjett satt av styret jobbe med sponsor inntekter o Koordinere annet inntektsbringende arbeid, og utvikle nye konsepter o Bistå turnerings-/serie-/arrangementsansvarlig ved gjennomføring og utvikling turneringer og A-lags kamper Oppdatert nov 2019

2.2.4 Myndighet Daglig leder har myndighet til å disponere klubbens midler innenfor rammen av Administrasjonsbudsjettet.

Daglig leder har beslutningsrett i saker som faller innenfor klubbens handlingsplaner og strategi angående den daglige driften.

Daglig leder kan uttalelse seg til media, men først etter konferering/orientering med styrets leder.

2.2.5 Rapportering Daglig leder rapporterer til Styret v/leder Avgjørelse i saker som ligger utenfor Daglig leders myndighet skal tas av styrets leder, dersom saken ikke er av en slik karakter at det kreves et styrevedtak.

Daglig leder skal løpende orientere styrets leder om saker som er vesentlige for klubbens drift, eller som påvirker vedtatte planer og strategier.

2.2.6 Vaktmester Utfører forefallende arbeid som går på vedlikehold og utvikling av bygning- og anleggsområde som klubben disponerer. Forøvrig henvises til Stillingsinstruks for stillingen. Rapporterer til daglig leder.

2.2.7 FFO Leder av FFO rapporterer til daglig leder. FFO drives og videreutvikles av leder.

Planer for skoleåret og rapporter godkjennes av daglig leder For øvrig henvises til Stillingsinstruks for stillingen

2.3

Komitèer/utvalg og øvrige sentrale funksjoner

Klubben benytter seg av ulike komiteer som oppnevnes av Årsmøtet/Styret/Daglig leder: 2.3.1 Valgkomite Valgkomité med leder og 2 medlemmer og 1 varamedlem velges av årsmøte. Innstiller navn på kandidater til styret.

2.3.2 Sportslig utvalg Sportslig utvalg oppnevnes av styret, og ledes av sportslig leder. I utvalget inngår sportslig ansvarlig for de ulike seksjonene, samt dommerkoordinator, spillerutvikler og trenerutvikler. Sportslig utvalg har følgende oppgaver: o Følge opp sportsplan. o Oppfølging av og støtte til trenerne o Ansvar for koordinering gjennomføring av hospitering etter Hinna Modellen o Hovedansvar for treningstider og banefordeling for de enkelte lag o Koordinere interne kurs for trenere og ledere i tråd med kvalitetsklubbkrav. o Arrangere trenerens fotballskole årlig. o Koordinere halvårige møter med trenere i de ulike seksjoner o I samarbeid med klubben velge barneturneringer lagene skal delta på Oppdatert nov 2019

2.3.3 Turneringer For Hinna Fotball sine lag er det Sør Cup for 10-12 år, og til Dana Cup for 13-19 år som er sommerturneringene alle lag reiser på.

Klubben har en turneringsansvarlig som er ansvarlig for å koordinere barnelagenes turneringsaktivitet. Oppnevnes av barneleder.

Disse turneringen er et viktig verktøy for kulturbygging for klubbens medlemmer og familiene rundt spillerne Barn: Hinna dekker påmeldingsavgift på fem turneringer pr lag pr år, inkludert egen turnering og Sør Cup Ungdom: Hinna dekker påmeldingsavgift på 2 turneringer pr lag pr år, ekslusivt Dana Cup 2.3.4 Anleggskomite Komiteen oppnevnes av styrets nestleder som også leder/koordinerer komiteen o Komiteen skal jobbe langsiktig for å skaffe tilstrekkelig anleggskapasitet o Komiteen skal utarbeide plan for klubben sin utvikling fremover på anlegg siden. Planen skal legges frem for styret til godkjenning o Ha løpende kontakt med kommunale avdelinger for å sikre at vi er tidlig inne i planprosessen o Påvirke/drive "lobbyvirksomhet" ovenfor kommunale instanser og politikere for å sikre at våre synspunkter og behov blir tatt på alvor o Ha det overordnede ansvar for at vårt anlegg til enhver tid holder en forsvarlig og god standard 2.3.5 Materialforvalter Ansettes av og rapporterer til daglig leder o Ansvar for oversikter over utstyr som tilhører Hinna Fotball o Ansvarlig for klubbens utstyrslager o Koordinere anskaffelser av utstyr i samarbeid med seksjonslederne og daglig leder.

Seksjonslederen er hovedansvarlig for ustyr i sin seksjon o Koordinere «draktbyttedag» der lagenes materialforvalter/oppmann deltar 2.3.6 Dommerkoordinator Inngår i sportslig utvalg. Oppnevnes av sportslig leder. Dommerkoordinator skal: o Tilrettelegge for rekruttering og utdanning av dommere o Opplæring/informasjon til ledere og spillere om regler og retningslinjer o Skrive Årsmelding angående dommervirksomheten i klubben 2.3.7 Trenerkoordinator Ansettes av sportslig leder o Ansvarlig for at sportsplanen legges til grunn for gjennomføring av aktiviteten i klubben. o Oppfølging - skal følge opp klubbens trenere i faglige og praktiske spørsmål, være en trener for trenerne! o Rapporterer til Sportslig Utvalg i klubben Oppdatert nov 2019

2.3.8 Spillerutvikler Ansettes av sportslig leder. Kompetansekrav er minimum UESFA-B lisens og NFF Spillerutviklinger –B. Det kan være en eller flere som deler på rollen. Rollen rapporterer til Sportslig Utvalg v/sportslig leder.

Rollen er ansvarlig for at sportsplanen legges til grunn for gjennomføring av aktiviteten i klubben og blir sentral rolle for å legge til rette for spillerutviklingen blir ivaretatt iht sportsplan.

2.4

Klubbhuset og andre praktiske opplysninger

2.4.1 Hinnahuset og garderober Klubbhuset administreres av Hinna Fotball på oppdrag fra Hinna IL (husstyret). Det anbefales at de forskjellige oppmenn/lagledere benytter Hinnahuset til alle arrangement rundt laget. Klubbhuset kan også benyttes til treningssamlinger over en helg o.l.

Informasjon om utleie av Hinnahuset finnes på http://hinnafk.no/index.cfm?id=331019.

Oppdatert tilgjengelighet finnes i venstre marg på www.hinnafk.no Vaktmester koordinerer og er ansvarlig for renhold av garderober.

Det er nøkkelboks ved døra til garderobene, kode fås av daglig leder 2.4.2 Tillitsmannsoversikt Oppdatert oversikt finnes på lagenes lagsider på Hinna Fotballs hjemmeside. Her finner du kontaktperson under aktuell seksjon 2.4.3 Klubbvimpel Intensjonen med klubbvimpel er at den skal benyttes som en gest til møtende lag i sluttspill i cuper/turneringer i ungdomsfotballen, eller ved andre spesielle anledninger.

Har du behov for vimpel tas det kontakt med daglig leder

2.5

Planer, målsettinger, utdanning og krav

Klubbens strategi, målsettinger og handlingsplaner utarbeides av styret.

For detaljer vises til klubbens handlingsplan 2.5.1 Sportslige planer og målsettinger Basert på planene i de forskjellige lagene setter oppmann/lagleder opp planer og målsettinger (sportslig og sosialt) for sesongen, og gjennomgår disse med spillerne og foresatte.

Disse planene skal bygges etter prinsippene i Hinna Fotballs sportsplan som finnes: på Hinna Fotball’s hjemmeside

2.5.2 NFF ferdighetsmerke Sportslig utvalg i samarbeid med barneseksjonen legger opp til at de ulike lag kan få ta disse merkene. Dette kan f.eks. gjøres under den årlige merkedagen Oppdatert nov 2019

2.5.3 Miljømessige planer og målsettinger o Hovedmålet er å etablere et trygt og godt sosialt miljø o Hvert lag skal ha flere sosiale aktiviteter med spillerne; aller helst supplert med aktiviteter sammen med foresatte (i barne- og ungdomsseksjonen) o Ledere, foresatte og spillere skal delta i dugnadsaktiviteter som er til nytte for lag og klubb i henhold til medlemsforpliktelsene o Alle lag fra og med ungdomsseksjonen skal få mulighet til å delta i minst en turnering/tur med overnatting pr. sesong. (eks. sommerturnering) Sosiale tiltak skal vektlegges og supplere sportslige målsettinger/aktiviteter. Legg vekt på å trekke foresatte med i lagets gjøremål.

På lagmøtene bør følgende dekkes: o Presentasjon av klubben og klubbens verdier o Presentasjon av laget o Presisering av hva som vektlegges i laget o Målsettinger - hva driver vi med? o Økonomi; kostnader for drift av laget, hvordan pengene skaffes til veie, og hva de benyttes til o Viktigheten av samarbeid med foresatte.

Daglig leder/representant fra styret/su bør delta på minst et lagsmøte i året.

2.5.4 Utdanning og kompetanse Klubben vektlegger at alle tillitsvalgte og trenere skal ha en kompetanse tilpasset kvalitetsklubbs krav. Klubben har som mål at alle lag i ungdoms seksjonen skal ha skolerte ledere. Dette informeres det om på seksjonsmøtene. Spør daglig leder eller sportslig utvalg om råd.

Klubben mottar tilbud om kurs fra NFF, og vil i størst mulig grad legge til rette for at disse kursene kan holdes internt i klubben. Hinna Fotball tilbyr trenere/lagledere muligheten å ta korte/eller lengre kurs innenfor fotballutdanning og utvikling etter behov.

Forøvrig presiseres det at sportslig utvalg har et ansvar for kompetanse som angitt i sportsplan.

Klubben dekker kursavgifter og litteratur etter godkjenninger fra su.

Rekrutteringsplan i Hinna Fotball finner du på: Hinna Fotballs hjemmeside

2.5.5 Retningslinjer og forventninger til klubbens ledere og spillere Klubben skal: o Tilby utdanning tilpasset rolle. o Støtte laglederne/oppmennene og trenerne i arbeidet o Skape innsikt og samarbeid mellom oppmennene/laglederne/trenerne o Arrangere minst et årlig møte for tillitsvalgte og trenere o Sørge for lokaler, treningsforhold, sosiale og sportslige aktiviteter o Sørge for egnet utstyr i form av drakter, baller etc.

Ledere skal: Oppdatert nov 2019

o o o o o o o

Sette spillernes utvikling først Være forbilde og vise rettferdighet Ha og vise respekt for dommere Være lojale mot klubbens mål, verdier og vise gode holdninger Ikke benytte seg av rusmidler når en representerer klubben Ha kjennskap til NFFs retningslinjer for barne- og ungdomsfotball Ha møte med foresatte før og etter sesongen for lag i barne- og ungdomsseksjonen

Lagkapteinen/fairplaykaptein Lagkapteinen/fairplaykaptein velges av lagleder/trener.

Lagkapteinens rolle er viktig: ref drift av barnelag i Hinna Fotball o Lagkapteinen skal være bindeleddet mellom sine spillere og dommeren under kamp. o Klubbens Fair Play informasjon finner du på Hinna Fotballs hjemmeside Spillerne skal: o Ha orden over eget og klubbens utstyr o Ha respekt og toleranse ovenfor medspillere, ledere, motspillere og dommere o Ha god disiplin og oppførsel o Avstå fra bruk av rusmidler når en representerer klubben. o Vise ærlighet, både mot seg selv og andre Følges ikke etablerte spilleregler vil dette få konsekvenser for den enkelte spiller og leder, og i enkelte tilfeller laget.

Styret avgjør i hvert enkelt tilfelle straffereaksjoner mot ledere.

Ved brudd på regelen om ikke å bruke rusmidler f.eks. i forbindelse med turneringer vil dette føre til at foresatte blir informert. Videre vil dette kunne føre til hjemsending på egen regning og andre straffetiltak som bekjentgjøres for spiller og foresatte før det aktuelle arrangement.

Foresatte skal: o Delta etter evne for sitt lag og Hinna Fotball når det gjelder leder- og treningsoppgaver, i prosjektgrupper, transport til og fra kamper, inntekts-bringende aktiviteter og sosiale tiltak o Vise respekt for oppmenn/lagledere, trenere, spillere, motstandere, dommere o Ikke benytte seg av rusmidler når de deltar sammen med klubben 2.5.6 Medlemsforpliktelser Dette vil til enhver tid bli bestemt av årsmøtet/styret, og vil være tilgjengelig på klubbens hjemmeside. Krav til medlemskap i Hinna Fotball finnes her 2.5.7 Informasjon/Kommunikasjon Styreleder er klubbens primærkontakt overfor presse.

Klubb Klubbens primær informasjon ligger på hjemmesiden til klubben. I tillegg tilpasses kommunikasjonsform det budskap som skal ut kombinert med målgruppe. Klubben er aktive brukere av facebook og twitter Klubben henviser også til NFF’s hjemmesider for å finne nødvendig informasjon om lover og regler i Fotballforbundet.

Over tillitsvalgte kommuniseres det fortrinnsvis på e-mail.

Oppdatert nov 2019

Sportslig Utvalg Avholder halvårlige møter for lagene i ungdom og senior. Kontakt utover møtene forgår på email.

Seksjon Det avholdes minimum et årlig møte med laglederne i de respektive seksjoner. Fortrinnsvis avholdes møtene før sesongstart. Ellers finner lagledere oppdatert informasjon på Hinna Fotball’s hjemmesider.

Lag

2.6

Det avholdes minimum et årlig møte i lagene. I barne og ungdomsseksjonen minimum et årlig møte med foreldre. Fortrinnsvis avholdes det lagmøter før sesongstart. Lagene må tilpasse informasjon og kommunikasjon med foreldre og mellom spillere på aktuelle sosiale medier.

Laglederne må tilpasse kommunikasjonsform til sin målgruppe.

Drift av lag

Med lagledelse menes oppmann/lagleder, trener og assistenter Seksjonsleder er ansvarlig for at klubbhåndbok, lover og regler for Hinna Fotball og NFF blir gjennomgått før sesongstart.

Hinnas lag drives etter Hinnamodellen 2.6.1 Organisering av lag o Hvordan lag drives og organiseres i Hinna Fotball er beskrvet i Hinnamodellen. Detaljert rolleforklaring finner du under organisering av lag under barneseksjonen.

2.7.

Laget

Her følger noen praktiske opplysninger til nytte for lagledelsen 2.7.1 Påmelding til serie, cup og turneringer o Påmelding til serie gjøres av dagligleder i samråd med den enkelte lagledelse o Påmelding til cuper/turneringer gjøres eller godkjennes av seksjonsleder o Oversikt over NFFs godkjente cuper finnes på NFF’s hjemmeside NFFs regler i forbindelse med cuper/turneringer skal følges. Ved deltakelse i cuper/ turneringer må foresatte ha gitt sin tilslutning for spillere under 18 år.

2.7.2 Spillernes lagtilhørighet Årsklasser ønskes så langt som mulig holdes intakt. Ellers vises til Hinnamodellen for Hinna Fotball.

2.7.3

FIKS registrering

Oppdatert nov 2019

Det året årskullet fyller 12 år skal alle spillere på laget registreres i FIKS. Medlemsnett brukes som grunnlag. FIKS-ansvarlig utfører registreringen i samråd med oppmann på laget. Barneleder utnevner FIKS-ansvarlig 2.7.4

Spilleroverganger

NFFs lover angir hvordan en skal forholde seg ved spilleroverganger. Lagledelsen tar kontakt med daglig leder/seksjonsleder i hvert tilfelle for å sikre at overganger skjer på en betryggende måte.

Trenere eller foreldre skal aldri ta kontakt med spiller fra en annen klubb med tanke på overgang dirkete. Korrekt kontakt av lagledelse er å informere overgangsansvarlig i Hinna Fotball som oppretter dialog med overgangsansvarlig i moderklubb. Lagledelse i Hinna skal ha godkjenning fra overgangsansvarlig i Hinna før videre dialog med spiller fra annen klubb.

Overgangsansvarlig i Hinna Fotball skal ha beskjed om spillere fra andre klubber som kommer på Hinna Fotball trening umiddelbart for å kunne informere moderklubb.

Ved overgang på spiller over 12 år må elektronisk samtykkeskjema fylles ut av spiller (evt.foresatt) og leveres overgangsansvarlig.

2.7.5 Lagoversikt Oppmann/lagleder er ansvarlig for at Medlemsnett er àjour med alle aktuell data for spiller/foresatte/lagledere/tillitsvalgte. Alle lag skal oppdatere medlemsnett jevnlig og spesielt viktig at dette gjøre før årsmøtet av hensyn til kontingenter og spilleberettigelse.

2.7.6 Treningstider Treningstider/baner tildeles av sportslig utvalg. Hinnamodellen er førende for antall treningstimer som tildeles lagene. I ungdomsfotball vil en så langt det lar seg gjøre få tildelt treningstid på samme bane som en spiller seriekamp. Det skal så langt som mulig legges til rette for at partallslag trenger mandag og onsdag, og oddetallslag trener tirsdag torsdag for å legge til rette for hospitering 1 år opp/ned (dvs. ikke treningstider på samme dager). Oversikt i venstre marg på www.hinnafk.no 2.7.7 Kampoversikt Lagets kamper finnes på www.fotball.no eller i «min fotball app» 2.7.8 Kampavvikling o Lagledelsen er ansvarlig for at lagene møter til de oppsatte/avtalte kamper. o Ved hjemmekamper skal motstander og dommer kontaktes i god tid, og garderober åpnes og sjekkes ut før motstander ankommer. o Kontroller at kampball, linjeflagg og oppmerking av banen er ok o Sjekk motstanders draktfarge, og avtal med motstander hvordan dette løses i praksis (reservedrakter/spill med markeringsvester) o Elektronisk kamprapport i FIKS fylles ut senest 2 timer før kampstart. Printes ut ved hjemmekamp og leveres til dommer. Sjekkes og signeres etter kamp (Gjelder ikke i barnefotball) o Dommerregning sendes til regnskapskontor med daglig leder på kopi. Eller leveres i postkassen på Storbyhuset.

Oppdatert nov 2019

o Klubbdommere skal levere signert dommerskjema m/kontonr. (dommer) til daglig leder for utbetaling. Aller best er at denne scannes, og sendes på e-post! o Registrere resultat fra hjemmekamp i FIKS o Omberamming av kamp o Finn ledig banetid i banekalender, og koordiner med daglig leder o Omberamming utføres av oppmann\lagleder på fotball.no o Dersom kampen ikke avvikles/motstander ikke møter, skal NFF ha melding snarest mulig. o Ved hjemmekamp skal lagene ha egen kampvert som er vertskap for motstanderlaget o Fairplay’s retningslinjer og Fairplay kontakter i klubben finner du på hinnafk.no

2.7.9 Forsikring og skadetelefon Gjennom å være medlem i Hinna Fotball er alle spillere dekket av NFFs fotballforsikring. Det er også mulig å tegne en utvidet individuell forsikring.

Vilkår Link til bestilling av utvidet forsikring KORT INFORMASJONSVIDEO VIKTIG!!

For å få dekket skaden må den meldes så snart den har oppstått, helst samme dag. Benytt link under, eller ring Idrettens skadetelefon 987 02 033. Idrettens skadetelefon er også en informasjonstelefon som kan gi gode råd ved skade.

Meld fotballskade

Lagledelsen må sette seg inn i rutiner for utfylling av skademelding, samt enkel skadebehandling.

2.7.10 Årsmelding Årsmelding skrives av lagleder/oppmann i samarbeid med trener ved sesongslutt og leveres via seksjonsleder til daglig leder. Mal for årsmelding sendes ut av seksjonsleder etter sesongslutt. Årsmeldingen skal inneholde: o Oppmann/lagleder/trener o Kort beskrivelse av gjennomføringen av årets sesong o Rapport om deltakelse i cuper/turneringer o Avholdte aktiviteter o Kampstatistikk og målforskjell (ikke barneseksjonen) o Navns på spillere o Spillere som har representert klubben utad o Utmerkelser (innsatspokal) Regler og retningslinjer 2.8 NFFs regler og retningslinjer finnes på fotball.no

2.9

Utstyr og materiale

Oppdatert nov 2019

Materialforvalter iverksetter innkjøp av utstyr i samarbeid med seksjonsleder og daglig leder.

Utstyrsbehov skal meldes innen 15.desember (via seksjonsleder).

Lagene har ikke anledning til å foreta innkjøp på Hinna Fotballs regning!

2.9.1 Kjøp av fotballutstyr Hinna Fotball har avtale med G MAX på Forus. Som medlem får du rabatter på fotballutstyr ved visning av medlemskort. Kontakt daglig leder for digitalt medlemskort.

Link til avtalen

2.9.2 Spille – og overtrekksdrakter Oppmann/lagleder vis a vis materialforvalter/seksjonsleder sørger for riktig antall spillerdrakter til det enkelte lag i god tid før sesongstart.

Ved like drakter skal Hinnas lag holde markeringsvester til motstander.

2.9.3 Oppbevaring av utstyr Det er lagledelsen som har ansvar for å holde alt utstyr i orden. Bruk ”utstyrsskjema” for å holde orden. Utstyrsskjema finner du på Hinna Fotballs hjemmeside Utstyr bør oppbevares i skap i kjelleren ved garderober. Den enkelte seksjonsleder gir retningslinjer for bruk av skapene.

Lag som har eget utstyr oppbevarer dette selv.

2.9.6

Standard utstyr som leveres og eies av klubben

Utstyrsliste – seksjon Følgende utstyr bestilles inn av Hinna Fotball hver desember basert på innmeldt behov fra materialansvarlig\oppmann Barneseksjonen

Ungdomseksjon A-lag

Draktsett 1 drakt per spiller (røde) m/ bag

1 drakt per spiller 1 hjemme og bortedrakt per spiller.

Holdes av klubb

Shorts (hvite) Treningsutstyr

Deles ut til G/J 16 og 19 1 ball per spiller 1 vest per spiller 50 kjegler pr lag

1 ball per spiller 1 vest per spiller 50 kjegler pr lag 50 flate kjegler pr lag

Medisinskrin 1 per lag påmeldt seriespill Oppdatert nov 2019

B-lag,C-lag,Old boys,Veteran 1 drakt per spiller

Holdes av klubb 20 baller 20 vester 50 kjegler

Pr. lag: 6 stk 5" baller 20 gule vester Kjegler/hatter

1 per lag påmeldt 1 stort medisinskrin 1 per lag påmeldt seriespill seriespill

Ballnett Bag

1 per 10 baller 1 per 10 baller 1 per 10 baller 1 per 10 baller 1 bag per påmeldt lag 1 bag per påmeldt 1 bag per påmeldt lag 1 bag per påmeldt lag lag

Utstyr utover overnevnte kjøpes inn av materialansvarlig på det enkelte lag og finansieres av de frie midlene (Punkt 2.10.5) som hvert lag tildeles årlig

2.10

Økonomi

Klubben er avhengig av spillere/foresattes dugnadsinnsats for å drive klubben i tillegg til betaling av medlemskontingent/treningsavgift og egenandeler ved turneringer.

2.10.1 Kontingent og treningsavgift Medlemskontingent fastsettes av Årsmøtet. Treningsavgift kreves for seksjon ungdom og senior, dvs fra og med 13 år. Treningsavgift fastsettes av styret.

Det er et mål at alle tillitsvalgte er medlemmer i Hinna Fotball.

Alle medlemmer skal være forsikret.

Betalingsoppfordring sendes registrerte medlemmer i løpet av februar – mars med betalingsfrist 1.april og før sesongstart.

Medlemmer som ikke har betalt innen forfall, har ingen rett til å trene eller spille kamper for Hinna Fotball..

Gjeldene priser og krav til medlemskapet finnes på Hinna Fotball’s hjemmeside.

Oppdatert nov 2019

2.10.2 Dugnad/sponsorinntekter o Alle medlemmer m/foresatte skal primært arbeide for å skaffe inntekter til Hinna Fotball, og ikke direkte til det enkelte lag. o Alle medlemmer plikter å delta på dugnader som arrangeres av klubbledelsen. For eksterne dugnader sin Hinna Fotball får betalt for er det et krav pg medlem på 7 timers dugnadsinnsats o Lag som på eget initiativ skaffer sponsorinntekter til laget må få dette godkjent av daglig leder. Pengene skal deretter settes inn på konto i Hinna Fotball. Netto inntekter på dugnader initiert og gjennomført av lag tilfaller lagene 100%. Inntektsfordelingen ved sponsoravtaler er slik at 30% går til klubben og 70% til laget. o Tiden lagene bruker på egne dugnader kommer i tillegg til dugnadsarbeid som pålegges av klubbledelsen. o Alle medlemmer m/foresatte skal primært arbeide for å skaffe inntekter til Hinna Fotball.

2.10.3 Budsjett Styret utarbeider forslag til budsjett for kommende sesong. Dette skal foreligge innen utgang av året.

Budsjettet godkjennes og vedtas på årsmøtet. Det utarbeides detaljert budsjett pr seksjon og pr konto.

Budsjettet disponeres av seksjonsleder. Budsjettet følges opp løpende ved månedlig økonomisk rapportering og avviksbehandling.

Det enkelte lag disponerer ikke eget budsjett, men inngår i seksjonens budsjett som disponeres av seksjonsleder.

2.10.4 Regnskap Hinna Fotball har vedtatt, og satt ut regnskapsførsel til autorisert regnskapsbyrå. Ekstern revisor er valgt på årsmøte. Regnskapet følger i utgangspunktet kontantprinsippet, dvs inntekter og kostnader bokføres i den regnskapsperioden (år) der posten har oppstått. All omsetning skal gjøres i Hinna Fotball sine bankkonti. Regnskapsåret følger kalenderåret. Regnskapet legges frem og følges opp månedlig for styret av økonomileder.

2.10.5 Økonomistyring, regningsbetaling og kontanthåndtering Gode interne rutiner for økonomistyring og etablerte kontrollrutiner er viktig. Hinna Fotball skal sørge for løpende rapportering av regnskapet, følge opp og evt. gjøre tiltak ved avvik. Alle utgifter skal godkjennes og signeres av daglig leder og seksjonsleder. Daglig leder har ikke prokura. Styret har gitt daglig leder fullmakt til å signere utgifter for inntil kr 100.000,- pr betaling. Utbetalinger utover kr 100.000,- skal i tillegg godkjennes og signeres av styreleder og økonomileder. Opptak av lån og evt. andre økonomiske forpliktelse som Hinna Fotball må ha skal godkjennes og signeres av det samlede styret. Regnskapsbyrået foretar på vegne av Hinna Fotball all utbetaling.

Regnskapsbyråer har fått delegert fullmakt til å betale regninger etter attestasjon av dertil egnede personer. Hinna Fotball har som ambisjon å ha minst mulig kontantsalg. Betalingsterminal er anskaffet og brukes ved egne turneringer samt salg av utstyr mv.

2.10.6 Lagkasse All aktivitet og omsetning skal bokføres gjennom Hinna Fotball sitt regnskap. Lagene skal ikke ha egne lagkasser eller bankkonto. Hinna Fotball etablerer prosjektregnskap, og hvert lag har sitt prosjekt hvor inntekter og utgifter registres. Prosjektene blir rapportert kvartalsvis til lagene Hvert jente og gutte årskull disponerer hver sin lagkonto. Oppmann eller oppnevnt kasserer er ansvarlig for lagkonto. Kontaktperson i klubb er økonomileder Oppdatert nov 2019

Lag i barneseksjonen får tildelt 200,- per spiller som har betalt medlemskontingent per år som frie midler som benyttes etter lagledelse og foreldregruppens ønsker.

Lag i ungdomsseksjonen får tildelt 700,- per spiller som har betalt medlemskontingent per år som frie midler som benyttes etter lagledelse og foreldregruppens ønsker. Punktet her bortfaller ved ansettelse av trener betalt av klubben 2.10.7 Bilgodtgjørelse/reiseregning Trenere, lagledere, styremedlemmer eller andre som har utgifter i forbindelse med oppgaver for Hinna Fotball, plikter å levere godkjent reiseregning/bilgodtgjørelse, statens satser gjelder.

Godtgjørelsen signeres av seksjonsleder og daglig leder for videre utbetaling av regnskapsbyrå.

Foresattes bruk av bil for transport av spillere til/fra kamper betraktes som en dugnad. Klubben dekker ferjekostnader.

2.11 Orientering om utmerkelser Klubben deler ut en rekke utmerkelser for innsats i klubben.

2.11.1 Innsatspokal Fra og med ungdomsseksjonen gjelder at innsatspokal tildeles årlig en spiller på laget som har utmerket seg for eksempel med uvanlig god innsats, stor sportslig fremgang og/eller tar et sosialt ansvar i laget. Dette er altså ikke en pokal for å premiere den beste spilleren på laget.

Lagledelsen bestemmer hvem som skal ha pokalen, men det er ikke slik at en MÅ utdele en pokal årlig. Pokal bestilles av daglig leder og deles ut på Årsmøtet, eller annet egnet arrangement.

2.11.2 Utmerkelse ved mange spilte kamper Spillere som har spilt 100, 200, 300 osv. A-kamper blir tildelt et hederstegn på Årsmøtet eller annet egnet arrangement for seksjonen.

A-LAG (kvinner og menn): 100 - kamper: - «Plankett» Inngravering: Navn / 100 A – kamper / Årstall / Hinna Fotball 200 - kamper: - “Plankett” Inngravering: Navn / 200 A – kamper / Årstall / Hinna Fotball 300 - kamper: - «Plankett» Inngravering: Navn / 300 A – kamper / Årstall / Hinna Fotball 2.11.3 Æresmedlemskap Æresmedlemskap henger høyt, og gis til medlemmer som har gjort en spesiell stor innsats for klubben – enten sportslig, administrativt eller begge deler.

Utmerkelsen synligjøres med plakett og gullpinn.

Oppdatert nov 2019