diseño y mejora de manuaLes de portaLes para procesos de compLemento de pago y facturación

López Juárez Enrique universidad tecnoLógica de La Laguna durango

RESUMEN

Este proyecto se elaboró con el fin de facilitar y capacitar el uso de los sistemas externos de los trabajadores de la empresa Laguna Thermo King S.A. de C.V. ya que esto es una herramienta muy útil para cualquier empresa, cuando se trata de una planta con una lista muy grande de clientes y es por eso que nos dimos a la tarea de elaborar estos manuales, cualquier empresa que cuenta con muchos clientes se le tiene que elaborar su respectivo manual de uso de cualquier portal que se les llegue a dar y también una capacitación por parte de la empresa externa para que se facilite más su uso en nuestro caso se elaboraron diferentes manuales para el correcto uso de las distintas plataformas pero también se actualizaron porque con el paso de los años las empresas van cambiando o actualizando sus portales ya que con cada actualización que el portal tenga más sencillos se van haciendo y facilita mucho a los clientes cualquier proceso que se tenga que elaborar, estos manuales se elaboraron con el fin de que todas las plantas de Laguna Thermo King S.A. de C.V que se encuentran el estado de México las usen tales como matriz, Veracruz, CDMX y Querétaro.

IntroduccIón

Laguna Termo King S.A. de C.V. es una empresa que está ubicada en la ciudad de Gómez Palacio Durango y su misión como empresa es “ser la solución integral de las necesidades de los clientes, en el control de temperatura, trabajando como equipo altamente capacitado con actitud proactiva, positiva y ambiente en desarrollo constante con el respaldo total de nuestros líderes para lograr el crecimiento y estabilidad de la empresa.” en el área de administración cuenta con un historial muy grande de clientes los cuales cada uno les pide que hagan sus procesos de pagos mediante los portales de los clientes y a si ya no se presentan a la planta a hacer revisión, ya que en el mismo pueden ver la fecha en el cual quedo programada y el estatus de la factura. El problema consiste en que la mayoría de las personas (que van ingresando) a formar parte de la planta tienen dificultades para usar dichos portales y esto causa retrasos en los pagos y también afecta a otras áreas. Actualmente una empresa que cuenta con un número grande de clientes y esos clientes cuentan con sus propios sistemas para poder hacer sus actividades de facturación o entre otras cosas ellos mismos proporcionan un manual de uso de dicho sistema para así facilitar el correcto y evitar demoras.

procedIMIento / Metodología Identificar las características del portal de clientes y conocer a profundidad el funcionamiento de éste: Para elaborar un buen manual de uso para el área de administración, en primera instancia se debe conocer muy bien el portal que se va a utilizar, ya sea viendo un video o ponerse en contacto con algún experto en el rubro para que hable acerca de estos tipos de portales desde el cómo se puede ingresar hasta el cómo hacer las operaciones sin tener tantas complicaciones. Una vez recolectada toda la información que se proporcionó mediante la explicación que se dio, es momento de hacer los apuntes para tener en claro cada función de dicho portal.

Realizar una investigación acerca de las herramientas más utilizadas para el control administrativo de los procesos del área de compras: Al momento de hacer esta investigación se detectó que un manual si es una herramienta necesaria para dicha área ya que este lugar se encuentra función gran pate del día. Es necesario hacer esto ya que así iremos directo a la necesidad

del área para implementar una mejora en la misma. Hacer un análisis de las ventajas y desventajas de desarrollar un manual para el control en el proceso de facturación: Esto con el fin de ver si el proyecto realmente va a causar un gran impacto en el área y así atacar las desventajas que se lleguen a presentar en el transcurso de la elaboración de los manuales ya que como en todo proyecto se pueden generar ventajas y desventajas, al momento de elaborar ésto se verá reflejado qué tan factible es el proyecto.

Diseñar los manuales requeridos de acuerdo al proceso en cuestión y erradicar los tiempos de demora en dicha actividad: una vez ya elaborado el análisis, ver las ventajas y desventajas, hacer una investigación y ver las herramientas necesarias, ahora si es momento de elaborar los manuales correspondientes para cada área Portal Pilgrim’s México Grupo Bimbo - FACEL

En la tabla presentada anteriormente, se visualiza de una manera general el producto resultante de haber llevado a cabo la identificación de las características de cada uno de los portales involucrados.

Documentación de los procedimientos

Manuales de procedimiento Diagramas de flujo Hojas de verificación (check list)

Bitácoras

Hojas de ayuda visual

Diagramas de proceso

De acuerdo a la investigación enfocada en las herramientas para el control administrativo, se identificaron 8, las cuales, de acuerdo a su función y características, pueden ser implementadas y desarrolladas en cualquier actividad administrativa desarrollada propiamente en una empresa. y de esta manera verificar el aumento de la eficiencia en el personal y derivado de ello identificar el ahorro de los tiempos, además aunado a esto se tiene proyectado hacer uso de la herramienta en los procesos de capacitación del personal que se integre al área.

análIsIs de resultados

En el siguiente apartado se encuentran concentrados aquellos productos resultantes de la investigación que se llevó a cabo durante la realización del proyecto de investigación.

según los objetIvos específIcos

Identificar las características del portal de clientes

Tabla 1.

Cuenta con una gran cantidad de servicios para sus clientes. Dirigido para el área administrativa. Cuenta con dos idiomas. Dirigido para clientes nacionales.

Asegura la validez y resultados de los documentos en estricto cumplimiento con la legislación fiscal. Asegura el pago oportuno de los documentos. Dirigido para clientes nacionales. Asegura los bienes o servicios facturados y que correspondan con lo que realmente recibió el almacén.

y conocer a profundidad el funcionamiento de éste.

Características

Realizar una investigación acerca de las herramientas más utilizadas para el control administrativo de los

Tabla 2. Herramientas para el control administrativo

Herramientas para el control administrativo Hojas de instrucción y operación estándar (metodología 5s)

procesos del área de compras.

A continuación, hicimos un análisis de las ventajas y desventajas de desarrollar un manual para el control en el proceso de facturación.

Tabla 3. Ventajas y desventajas

Manual de procedimiento Ventajas

Desventajas Son una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar. Evitan discusiones y malos entendidos de las operaciones. Incrementa la coordinación en la realización del trabajo.

Si no se actualizan periódicamente pierden efectividad. Empresas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso el preparar un manual. Hay personas que ya cuentan con el conocimiento adecuado del área a la que se dirige y no tiene la necesidad de usarlo.

Diseñar los manuales requeridos de acuerdo al proceso en cuestión y erradicar los tiempos de demora en dicha actividad. Figura 3. Bitácora con manual

Figura 1. Manual de Pilgrim’s

A continuación, se muestran los manuales diseñados para el control de los portales que maneja la empresa FACEL

Figura 2. Manual FACEL Figura 4. Bitácora sin manual

coMprobacIón de hIpótesIs

Hipótesis uno

Con el diseño de los manuales requeridos por el área, se erradicará el tiempo de demora en el proceso de facturación evitando así retrasos en los demás apartados.

Durante el desarrollo del proyecto se llevó a cabo una prueba práctica del uso de los manuales, en la cual se vio la diferencia de los tiempos invertidos en la actividad, sin manual y con el uso de éste, obteniendo los siguientes resultados: Como se puede observar en las bitácoras anexas, la diferencia en tiempos oscila. entre el 50% de ahorro total, por ejemplo, Cecilia Chacón al realizar la actividad sin manual tarda un tiempo aproximado de 15 minutos por factura, y haciendo uso del manual diseñado tarda 7 minutos por factura, lo cual hace una diferencia en tiempo de 8 minutos menos., comprobando de esta manera que la aplicación a través del diseño de manuales si contribuyó a erradicar los tiempos de demora en el proceso de facturación.

Hipótesis dos

Con el diseño de los manuales requeridos por el área, no se erradicará el tiempo de demora en el proceso de facturación aunado a esto continuaran los retrasos en los demás apartados.

Revisando y analizando los resultados obtenidos en el desarrollo del proyecto, se considera la hipótesis

planteada anteriormente, como “NULA” , ya que con CONTRIBUYENTE, E. (22 de JUNIO de la implementación de los manuales si se logró la erra- 2017). www.elcontribuyente.mx. Obtenido dicación de los tiempos de demora en el proceso. de https://www.elcontribuyente.mx/2017/06/ hacer los manuales necesarios para erradicar de uso de diferentes portales hicimos una toma de tiempos tomando nota en las bibat/about-adobe-pdf.html que-es-un-proveedor-autorizado-de-certificacion/ generales Facturador.com. (31 de ENERO de 2019). Facturador.

De manera general el proyecto tenía contemplado com. Obtenido de https://www.facturadorelectronico. cumplir con el siguiente objetivo: com/blog/2019/01/complemento-de-pagos.html

Trabajar en el diseño de los manuales necesarios, Facture. (10 de febrero de 2020). facture. de acuerdo a la función y el uso que se le da al portal com.m. Obtenido de https://facture.com.mx/ administrativo utilizado con los clientes de la empresa, que-es-una-addenda-en-facturacion-electronica/ considerando un tiempo aproximado de 3 meses para Gardey, A. (15 de junio de 2009). definicion.de. el desarrollo de éstos y con la finalidad de reducir los Obtenido de https://definicion.de/cliente/ tiempos de espera en el proceso de facturación. Ibáñez, J. (2 de febrero de 2020). La guerra in-

A través de la aplicación metodológica, se logró te- cruenta entre cuantitativistas y cualitativistas. ner los manuales en tiempo y forma y además se puso Obtenido de Explorable.com: https://www.sinnaps. en práctica y se validó el funcionamiento de éstos. com/blog-gestion-proyectos/metodologia-cualitaticonclusIones gaci%C3%B3n%20cualitativa%20es%20la%20recogi-

Al momento de haber elaborado este proyecto, da%20de%20informaci%C3%B3n,la%20posterior%20 como estudiante aprendí demasiadas cosas, tales como interpretaci%C3%B3n%20de%20significados. (…) y me desempeñe en un área muy diferente a lo Marquez, M. (11 de Febrero de 2019). contadorque solía ver dentro de la escuela debido a la situación contado.com. Obtenido de https://contadorcontado. por la que estamos pasando, pero las enseñanzas que com/2019/02/11/iva-retenido-por-la-persona-motuve al momento de haber estado dentro de la empre- ral-entero-y-acreditamiento/ sa Laguna Thermo King S.A. de C.V. fueron muchas Montalvo, A. (03 de Diciembre de 2019). www. y más porque fue un trabajo ganar - ganar ya que en eleconomista.com.mx. Obtenido de https://www. lo personal aprendí y aplique conocimientos adquiri- eleconomista.com.mx/finanzaspersonales/que-es-eldos durante mi formación profesional y la empresa se rfc-20191203-0084.html quedó con un proyecto aplicado al 100% de la mano Monterroso, H. E. (20 de febrero de 2007). www.gesde mis asesoras, que fue la elaboración de los manuales tiopolis.com. Obtenido de www.gestiopolis.com: htde diferentes portales que se usan en el área adminis- tps://www.gestiopolis.com/manuales-administrativos/ trativa lugar que fue el más beneficiado al momento de Murillo, E. (26 de Marzo de 2013). aobauditonosotros aplicar este proyecto ya que el área de opor- res.com. Obtenido de https://aobauditores.com/ tunidad o bien la demora de tiempos se encontraba funcion-auditor/ en dicho lugar, es por eso que nos dimos a la tarea de Namakforoosh, M. N. (2005). Metodologia los tiempos de demora por parte del perso- Obtuvimos una efectividad del 50% al momento de nal, en cuanto se elaboraron los manuales aplicarlos [...], obteniendo resultados positivos. tácoras que también fueron elaboradas por su servidor de la investigacion, segunda edicion . En M. N. para ver cuánto tiempo fue el que se ahorró al mo- Namakforoosh, Metodologia de la investigacion, semento de seguir las indicaciones que plasmamos en los gunda edicion (pág. 91). Mexico: Editorial Limusa. manuales y los resultados que obtuvimos fueron muy PORTAL, T. (06 de 12 de 2018). tic portal . Obtenido favorables ya que obtuvimos una efectividad del 50% de ticportal.es: https://www.ticportal.es/glosario-tic/ al momento de aplicarlos en dicha área, obteniendo portal-proveedores resultados positivos. Porto, J. P. (20 de febrero de 2009). Obtenido de referencIas Porto, J. P. (12 de julio de 2013). definiciones.de.

Bordese, M. (Agosto de 2009). Análisis Obtenido de https://definicion.de/manual-de-usuario/ y Alternativas para la Compresión de XML. Obtenido Rivas, M. R. (5 de Noviembre de 2019). de http://documents.famaf.unc.edu.ar/institucional/ www.forbes.com.mx. Obtenido de www.forbiblioteca/trabajos/632/15416.pdf bes.com.mx: https://www.forbes.com.mx/

Caurin, J. (17 de Marzo de 2017). www.empren- eficiencia-eficacia-efectividad-son-lo-mismo/ depyme.net. Obtenido de https://www.emprendepy- Romero, J. D. (1 de Agosto de 2005). www. me.net/auditoria gestiopolis.com. Obtenido de www.ges-

Cloud, A. D. (8 de Agosto de 2000). adobe.com. tiopolis.com: https://www.gestiopolis.com/ Obtenido de https://acrobat.adobe.com/mx/es/acro- glosario-de-administracion-de-empresas/ va#:~:text=El%20m%C3%A9todo%20de%20investihttps://definicion.de/factura/