i nostri
Cani
Anno 55 num. marzo 2009
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L’informatizzazione favorisce la sicurezza dei dati
Pedigree, meno errori più rapidità
Le iniziative ENCI per migliorare la tempistica d’emissione dei certificati genealogici. Le anomalie più diffuse A seguito dell’applicazione delle Norme Tecniche del Libro genealogico del cane di razza e del recepimento dei successivi decreti ministeriali concernenti le attività riferite al Libro (quali ad esempio l’acquisizione della certificazione veterinaria di avvenuta inoculazione del microchip) la gestione delle pratiche relative all’emissione dei certificati necessita di un elevato numero di controlli e di una più elaborata istruttoria delle stesse. Il sistema informatico oggi compie, ormai automaticamente, circa 70 controlli su ciascuna pratica di iscrizione al Libro che perviene dalle delegazioni, eliminando qualsiasi traccia di discrezionalità nella gestione delle stesse. Tale obiettivo, che si sta cercando di perfezionare ulteriormente, è stato raggiunto col tempo perché l’introduzione, nel 2006, delle Norme Tecniche avvenne senza che, in parallelo, vi fosse il previsto adeguamento del sistema informatico che avrebbe dovuto recepire le nuove regole. Oggi il Consiglio Direttivo ha compiuto importanti passi per lo sviluppo futuro dell’intero sistema, come di seguito specificato. Tenendo costantemente informato il Consiglio Direttivo, gli Uffici dell’ENCI sin da subito hanno cercato di ovviare alle problematiche operative emerse con l’applicazione delle norme, fondamentali (meglio ricordarlo!) per la regolare attività dell’allevamento. Si è provveduto pertanto alla non semplice modifica del sistema informatico in uso e all’attività di informazione delle delegazioni rispetto all’introduzione delle nuove regole per cercare di ottenere pratiche conformi e prive di anomalie. In ogni caso, nei primi anni di applicazione delle Norme Tecniche l’efficacia dei controlli ha determinato l’evidenziazione del 17,93% di anomalie nel corso del 2006 rispetto alle pratiche lavorate, del 15,97% nel corso del 2007 e del 10,3% nel 2008. Le percentuali sono riferite a pratiche non regolari, che hanno messo in seria difficoltà gli Uffici, le delegazioni e, conseguentemente, allevatori e soci che hanno visto accrescere i tempi di percorrenza dell’emissione dei certificati. Le anomalie riscontrate, inoltre, hanno generato, oltre al sovraccarico del centralino telefonico e alla difficoltà di interfacciarsi con gli operatori, che non riuscivano a soddisfare le migliaia di richieste telefoniche quotidianamente in entrata, anche un accumulo di risposte alle lettere di anomalie che restavano per lunghi mesi inevase. In questa complicata fase si è cercato di individuare la soluzione dei problemi, a partire dalle realtà territoriali che hanno, con infinita pazienza, non solo aspettato, ma soprattutto collaborato con l’Ente per la risoluzione delle evidenti difficoltà. Naturalmente sia il Consiglio Direttivo che
Angelo Pedrazzini gli uffici hanno cercato di adeguare la tempistica. Occorre sottolineare che, anche a discapito dei tempi di emissione dei pedigree, si è ritenuto opportuno privilegiare la garanzia del rispetto di tutte le normative vigenti e la rintracciabilità di tutti i processi. A partire da ottobre 2008, si è finalmente raggiunto l’allineamento nell’evasione delle risposte alle sopracitate anomalie. In altri termini, le anomalie che vengono prodotte oggi per pratiche non conformi verranno chiuse entro 48 ore dal recepimento della risposta da parte degli interessati e l’operatore che completerà la pratica sarà colui al quale il sistema informatico aveva a suo tempo segnalato l’anomalia nel momento dell’inserimento del dato. Oltre al fronte dell’adeguamento informatico, il Consiglio Direttivo ha investito sulle risorse umane: a partire dal mese di aprile 2008, sono state assunte, a tempo determinato, alcune risorse per accelerare il dataentry. Si è anche proceduto all’informatizzazione della periferia, partendo da alcune delegazioni, per consentire l’inserimento in tempo reale delle pratiche presentate dai cinofili (es.: iscrizione di monta e nascita, iscrizione di cucciolata, passaggi di proprietà, iscrizione singole di cani provenienti dall’estero). Occorre precisare che anche per queste delegazioni, i relativi certificati vengono emessi dalla sede ENCI, e soltanto dopo l’avvenuta verifica da parte dell’ufficio centrale, ma in tempi molto inferiori, attestanti intorno ai due mesi. Visti gli ottimi risultati raggiunti dall’attività di informatizzazione periferica che vede coinvolti l’ufficio ENCI di Roma e le delegazioni di Milano, Brescia e Perugia, il Consiglio Direttivo, recentemente, ha approvato un grande piano di sviluppo e di accelerazione della informatizzazione delle delegazioni. Tale processo consentirà la messa a regime in breve tempo di un sistema di informatizzazione periferica estremamente evoluto, che soddisferà le tante richieste di collegamento in rete che in
questi ultimi mesi sono pervenute dalle delegazioni sul territorio. Le questioni riferite al miglioramento della tempistica, dunque, sono al centro delle attività degli uffici e del Consiglio Direttivo ma, non nascondendo gli errori che anche gli uffici possono avere commesso, si sottolinea che il modo migliore per abbattere la tempistica è quello di controllare attentamente e bloccare in fase di presentazione presso le delegazioni tutte quelle pratiche non perfettamente rispondenti alla normativa in vigore o semplicemente perché non complete delle informazioni richieste. L’invio di pratiche non corrette o non complete all’ENCI determina l’allungamento dei tempi. Il sistema dei controlli integrati genera infatti anomalie che determinano flussi di corrispondenza in entrata e in uscita e l’inevitabile mantenimento di pratiche aperte in attesa di perfezionamento che, vista l’enorme mole di anomalie da gestire, creano non poche difficoltà e possibili ulteriori errori o ritardi. Questa problematica è stata definitivamente eliminata nelle delegazioni già informatizzate poiché le pratiche non corrette non vengono accettate dal sistema, consentendo all’allevatore di avere immediata notizia delle inesattezze così da poter superare la difficoltà seduta stante o in breve tempo. Con l’accelerazione dell’informatizzazione periferica la percentuale delle anomalie che hanno messo sotto pressione la struttura è destinato ad abbattersi drasticamente. Attualmente, le maggiori anomalie che si riscontrano sono: il mancato deposito del campione biologico per gli stalloni che hanno prodotto più di 5 cucciolate; il mancato inserimento di microchip e/o la mancata trasmissione del certificato medico veterinario di avvenuta inoculazione; il mancato rispetto delle date di presentazione dei modelli A e B; la mancanza delle firme per l’autorizzazione del trattamento dei dati (privacy); il codice fiscale mancante, incompleto, errato. Il Libro genealogico on-line, consultabile attraverso il sito dell’ENCI può dare un concreto ed immediato aiuto per verificare i dati riferiti alle pratiche che vengono presentate, sempre nell’ottica di ridurre l’incidenza delle anomalie. Risulta evidente che la soluzione ai problemi, emersi con l’attenzione riposta alla correttezza delle iscrizioni di cuccioli al Libro, passa per l’informatizzazione della periferia a cui si sta alacremente lavorando. L’individuazione di ogni problematica all’atto della presentazione presso la delegazione informatizzata, quindi al momento in cui l’operatore periferico inserisce la pratica nel sistema ENCI, consente la rapida, se non immediata evasione della pratica. Fabrizio Crivellari - Direttore Generale ENCI Angelo Pedrazzini - Direttore Tecnico ENCI
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