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Manual de llenado de formularios

Proyecto: Construyendo oportunidades, ingresos y empleos dignos

Manual de Usuario

Llenado de Formularios en JotForm

Introducción:

Bienvenido al Manual de Usuario sobre el llenado de formularios en JotForm. Este manual proporcionará una guía detallada y formal sobre cómo responder preguntas y proporcionar información en los diferentes tipos de formularios que se encuentran en la plataforma JotForm como parte del proyecto Construyendo oportunidades, ingresos y empleos dignos.

Al completar formularios en JotForm, es importante comprender los diferentes tipos de preguntas y cómo responderlas adecuadamente. Cada tipo de pregunta tiene un propósito específico y requiere una forma particular de proporcionar la información solicitada. A través de este manual, aprenderá a completar formularios de manera efectiva.

1. Registro en la plataforma JotForm y acceso a los formularios asignados

Antes de comenzar a llenar un formulario del proyecto Construyendo oportunidades, ingresos y empleos dignos, debe registrarse por medio del enlace de asignación que el área de TIC’s del proyecto enviará a su correo institucional. A continuación, se describe el proceso de registro en JotForm:

1.1Recibir el enlace de asignación

Recibirá un enlace de asignación por correo electrónico a su correo institucional. Este enlace le permitirá acceder al formulario específico que debe llenar. Haga clic en el botón “View Form” eesto lo llevará a la página de la plataforma.

1.2Registro en JotForm

Si es la primera vez que utiliza JotForm y no tiene una cuenta, deberá registrarse para poder llenar el formulario asignado. Siga estos pasos:

a. En la página de inicio del formulario, busque un enlace o un botón que indique "Registrarse" o "Sign up with Email".

b. Haga clic en ese enlace para acceder a la página de registro.

c. Complete los campos requeridos en el formulario de registro, como su nombre, dirección de correo electrónico (institucional) y una contraseña segura

d. Haga clic en el botón "Registrarse" o "Crear cuenta" para completar el proceso de registro.

1.3Confirmación de correo electrónico

Después de completar el registro, JotForm le enviará un correo electrónico de confirmación a la dirección de correo electrónico proporcionada. Verifique su bandeja de entrada y siga las instrucciones en el correo electrónico para confirmar su cuenta.

Imagen 2 formulario de registro a la aplicación

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1.4Acceso al formulario asignado

Una vez confirmada su cuenta, vuelva a hacer clic en el enlace de asignación que recibió originalmente. Esto lo llevará nuevamente a la página de inicio del formulario asignado.

Nombre Formulario Descripción

Solicitud de atención

Solicitud casos especiales

Diagnóstico empresarial

Acuerdo de acciones

Reporte de horas de asesoría

Evaluación de impacto

2. Llenado de formularios

Tabla 1 Listado de formularios

Al completar formularios en JotForm, es importante comprender los diferentes tipos de preguntas y cómo responderlas adecuadamente. Cada tipo de pregunta tiene un propósito específico y requiere una forma particular de proporcionar la información solicitada. A través de este manual, aprenderá a enfrentar estos desafíos y a aprovechar al máximo la plataforma JotForm para completar formularios de manera efectiva.

A continuación, encontrará una descripción de los tipos de preguntas más comunes que puede encontrar al llenar un formulario:

2.1Pregunta de respuesta corta

En este caso, se le solicitará que proporcione una respuesta breve y concisa en el campo de texto proporcionado. Preste atención a cualquier requisito específico, nombre, apellido, como un número de teléfono o una dirección de correo electrónico. Aquellas preguntas que tengan un asterisco al final, será obligatorio responderlas.

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Imagen 3 respuestas cortas

2.2Pregunta de opción única

Este tipo de pregunta le permite seleccionar una respuesta de una lista de opciones proporcionadas. En algunos casos el formulario le permitirá agregar una opción que no se encuentre en la lista, para ello, seleccione “Otro” y a continuación escriba la opción.

2.3Pregunta de opción múltiple

Este tipo de pregunta le permite seleccionar varias casillas de una lista de opciones proporcionadas.

2.4Pregunta de carga de archivos

Si se encuentra con esta pregunta, se le pedirá que cargue un archivo desde su dispositivo. Asegúrese de cumplir con los requisitos específicos sobre el tipo de archivo que se puede cargar. Si está llenando el formulario desde un celular, además de agregar un archivo podrá capturar una foto para cargarla como imagen.

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Imagen 4 respuestas de opción única

Imagen 5 respuestas de opción múltiple

Imagen 6 carga de archivos

2.5Pregunta de respuesta larga

Aquí, deberá proporcionar una respuesta más detallada o una explicación en el campo de texto provisto. Asegúrese de respetar los límites de caracteres establecidos, si corresponde.

Imagen 7 respuesta larga

2.6Pregunta de opción desplegable

Esta pregunta presenta una lista de opciones desplegable, de la cual deberá seleccionar la opción que mejor se ajuste a su respuesta. Algunas preguntas de opción desplegable, mostrarán a su vez, una subcategoría.

Imagen 8 opción desplegable

2.7Firmas

Previo a enviar el formulario existe un área para las firmas del cliente y el asesor, esto mostrará un lienzo en blanco para que cada uno plasme su rúbrica, en caso de equivocación puede hacer clic en “Limpiar” para borrar el contenido y volver a intentarlo.

3. Consideraciones importantes

Como parte del proyecto Construyendo oportunidades, ingresos y empleos dignos debe tomar en cuenta las siguientes características para un correcto llenado del formulario:

Cada tipo de pregunta tiene su propio propósito y método de respuesta, asegúrese de haber comprendido claramente cada uno previo a tener la entrevista con el cliente.

Las preguntas incluyen validaciones que evitan que el asesor ingrese información incorrecta en un campo que no corresponde, no obstante, tómese un tiempo para lo siguiente:

3.1Certeza en la información

Al trasladar los datos como nombres, apellidos, números de identificación, números de teléfono, dirección, etc. asegúrese de escribirlos tal y como se encuentran en los documentos oficiales del cliente, respete las tildes, cantidad de caracteres, fechas, entre otros; también asegúrese de la vigencia de estos documentos

3.2Congruencia de la información

Llene los formularios con información congruente; en las tablas que hacen una desagregación de información valide que los datos coinciden con la totalidad que el cliente le ha indicado.

3.3Documentos adjuntos

a. Los formularios permiten archivos de tipo *.pdf, *.jpg, *.jpeg, *.png, y el número de archivos estará limitado en algunas preguntas.

b. La información debe ser legible, si bien puede utilizar la cámara del celular mientras llena el formulario se solicita que las fotografías se tomen con la aplicación directa de su celular y se corrija la orientación y se elimine el fondo o bordes innecesarios. En el caso de RTU es preferible la carga del pdf que se genera a través de la página de la Superintendencia de Administración Tributaria. Para el recorte de bordes o eliminación de fondos se sugiere utilizar una aplicación de terceros como Microsoft Lens u otro similar.

 Imagen clara

 Orientación correcta

 Eliminación de fondos y bordes innecesarios

 Buena iluminación.

4. Gestión de plataforma de envíos

A continuación, encontrará una descripción de la interfaz y los distintos elementos que tiene la plataforma JotForm en las versiones web y app móvil.

El objetivo de esta interfaz es ayudarlo en la gestión de sus formularios y que pueda consultar aquellos que haya enviado Lo anterior se complementa con las notificaciones de correo electrónico que de manera automática el asesor y el cliente reciben al finalizar cada envío.

Puede acceder a la plataforma web desde el sitio oficial en https://www.jotform.com/ elija la opción “iniciar sesión” y a continuación escriba sus credenciales (usuario y contraseña).

Si lo prefiere también podrá conectarse desde la aplicación móvil en su dispositivo Android o iOS.

Interfaz web Interfaz móvil

4.1Interfaz de plataforma de formularios

1. Mis formularios: Formularios creado por el usuario.

2. Formularios compartidos: En esta sección encontrará los formularios asignados al asesor por el área de TIC’s del proyecto.

Imagen 10 acceso web

Imagen 11 acceso móvil

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3. Bandeja de formularios: presenta una lista de los formularios asignado y si hace clic en cada uno podrá ver aquellos que haya enviado y fueron recibidos exitosamente por el área de monitoreo. (imagen 12)

4. Ajustes de perfil del usuario, cambio de idioma, avatar, contraseña, etc.

Imagen 12 bandeja formularios

5. Flujo de información para el proceso de formularios

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Imagen 13 Diagrama de flujo de proceso de llenado de formulario