1.3.5. Anticorruptie

GRI 205-1, GRI 205-2

Op grond van hun wettelijk statuut als transmissienetbeheerders voor elektriciteit zijn Elia Transmission Belgium NV/SA en 50Hertz Transmission GmbH in hun respectieve landen onderworpen aan een brede waaier van wettelijke en regulatoire regels die drie basisprincipes voorschrijven: niet-discriminerend gedrag, vertrouwelijke behandeling van informatie, en transparantie met betrekking tot niet-confidentiële marktinformatie tegenover alle spelers op de elektriciteitsmarkt.

De ondernemingen van Elia groep beschikken over bedrijfscharters, richtlijnen en andere documenten betreffende het gedrag dat van onze medewerkers wordt verwacht. Deze documenten stipuleren wat Elia groep verstaat onder correct ethisch gedrag en maken duidelijk dat de onderneming alle wetten naleeft en geen corruptie duldt. Deze principes worden vertaald in organisatorische maatregelen die bindend zijn voor de hele onderneming.

Als onderdeel van onze ethische code is een beleid gepubliceerd waarin omkoping en corruptie worden gedefinieerd en besproken.

Het referentiekader voor interne controle en risicobeheer, opgesteld door het college van dagelijks bestuur en goedgekeurd door de raad van bestuur van Elia Group NV/SA, is gebaseerd op COSO II of het Enterprise Risk Management Framework. Het kader bestaat uit vijf nauw met elkaar verbonden basiscomponenten die een geïntegreerde procedure bieden voor de systemen voor interne controle en risicobeheer: controleomgeving, risicobeheer, controleactiviteiten, informatie en communicatie, en monitoring. Het gebruik en de integratie van deze concepten in de verschillende procedures en activiteiten van Elia Group NV/ SA stelt de onderneming in staat haar activiteiten te controleren, de doeltreffendheid van haar activiteiten te verbeteren, haar middelen optimaal in te zetten en uiteindelijk haar doelstellingen te bereiken. Elia Group NV/SA biedt haar werknemers de mogelijkheid om hun bezorgdheid over een (vermeende) inbreuk op de ethische code te uiten zonder vrees voor nadelen en/of oneerlijke behandeling. Naast de bestaande meldingskanalen werd EthicsAlert geïmplementeerd. Dit externe systeem voor de melding van integriteitsinbreuken is in overeenstemming met de EU-richtlijn betreffende klokkenluiders (Richtlijn (EU) 2019/1937). Zowel interne werknemers als externe stakeholders kunnen via dit platform hun vermoedens van mogelijke inbreuken op de ethische code die de reputatie en/of belangen van Elia Group NV/SA kunnen schaden, op een veilige manier melden.

Inbreuken op deze codes kunnen worden gemeld aan het lokale management of HR, rechtstreeks aan de Compliance Officer of door gebruik te maken van het externe systeem, waarna ze objectief en vertrouwelijk zullen worden behandeld in overeenstemming met de klokkenluidersregeling. De Compliance Officers van Elia Transmission Belgium NV/SA en 50Hertz Transmission GmbH verklaarden dat er in 2021 geen meldingen met betrekking tot inbreuk in deze materies werden gemaakt, noch van interne medewerkers, noch van externe stakeholders.

Voor gedetailleerde informatie over deze onderwerpen wordt verwezen naar Kenmerken van de systemen voor interne controle en risicobeheer in het financieel verslag 2021.

ELIA IN BELGIË

In 2021 werden geen relevante vaststellingen gedaan met betrekking tot fraude tijdens de specifieke audits van frauderisico’s in de financiële en aankoopprocessen.

50HERTZ IN DUITSLAND

Naast de opleiding die aan het personeel wordt aangeboden over compliance werd in maart 2021 een online cursus ter beschikking gesteld van de medewerkers (bijna 90 % van het personeel heeft deze cursus gevolgd). De volgende opleidingsronde is gepland voor het voorjaar van 2023. Door de steeds nauwere integratie van kwesties betreffende governance, risico en compliance worden ook de interne controlesystemen (ICS) voortdurend verder ontwikkeld en steeds meer gekoppeld aan risicobeheer. Zo worden tijdens de regelmatige risicobeoordelingen ook de controlemechanismen overeenkomstig geactualiseerd.