10 | T4SME Projekt 2011
7. Hvordan man får succes Før du byder, skal du spørge dig selv; ”Kan jeg vinde?” Hvis du vinder kontrakten, hvilken betydning vil det så få for din virksomhed? Har du ressourcerne til at udføre opgaven? Har du økonomi til at kunne overleve, indtil du får betaling? Vil det få konsekvenser for dine eksisterende kunder, hvis du vinder kontrakten? Afhængig af svarene på disse spørgsmål, vil du måske beslutte IKKE at byde på opgaven. Gode Råd: Fortæl den offentlige myndighed at du har set udbuddet, og at du har intentioner om at byde. ( Det er også en god idé at fortælle dem, hvis du har besluttet ikke at byde, da de måske har problemer med specifikation af opgaven). Noter dig alle deadlines, og sæt dig så nogle tidligere deadlines, som du arbejder hen imod. Der skal være sat tid af til uforudsete ting. Du har kun en begrænset periode til at stille spørgsmål i. Få samlet dit hold så tidligt som muligt. Det tager omkring tre uger at færdiggøre et tilbud, og samtidig må man ikke glemme ens eksisterende kunder. Hvis der er oplyst et telefonnummer, skal dette opfattes som en invitation til at ringe. Brug telefonnummeret til at skabe et forhold til indkøberen, og til at tilegne dig yderligere information. Overvej hvilke spørgsmål du stiller, og hvordan du formulerer dine spørgsmål. Hvis du har stillet tekniske spørgsmål, bliver svarene ofte delt med alle de andre tilbudsgivere, så vær opmærksom på hvordan du spørger. Find ud af så meget som muligt om den offentlige myndighed. Check deres hjemmeside og sørg for, at du kender til deres politikker og værdier. Sørg for at matche dem, hvor det er muligt. Den offentlige myndighed baserer deres beslutning på fire til fem faktorer, og du vil normalt bliver underrettet om hvor meget, de vægter hver af faktorerne. Du skal skræddersy dit bud, så det matcher disse faktorer. Se specifikationen efter i sømmene. Vær sikker på du ved præcis, hvad de ønsker. Er momsen inkluderet i den angivne pris? Hvad er straffen for at levere for sent? Hvilke vilkår og betingelser er der? Vil du skulle overtage den tidligere leverandørs ansatte? Er du usikker, så ring op. Dit svar skal være kortfattet. Start hvert afsnit med at fortælle, om du kan opfylde deres kriterier eller ej. ”Vi opfylder …”. Hvis du ikke opfylder det enkelte kriterium, skal du forklare hvordan du, på trods af dette, alligevel kan opfylde deres ønsker. For eksempel; ” Har du ISO9001?”, ”Nej, vi kan ikke opfylde dette kriterium, men vi arbejder lige nu med certificeringen og forventer at denne træder i kraft inden udgangen af året”.
Planlæg dit bud omhyggeligt og inkluder, hvor det er muligt, skemaer, diagrammer og billeder i farver. Du skal ikke vedlægge salgsbrochurer eller andet, som der ikke bliver bedt om. Hold det simpelt. Den pågældende offentlige myndighed skal gennemgå mange tilbud, og ønsker ikke at læse en masse fyld. Hvis du er i tvivl, om du skal inkludere det eller ej, er dette en indikator på, at du skal undlade det i udbudsmaterialet. Kend dine konkurrenter, og overvej hvad de formentlig vil byde ind med. Brug f.eks. TED databasen aktivt til at finde ud af hvilke andre kontrakter, dine konkurrenter har vundet i den offentlige sektor, da dette vil give dig en god indsigt i deres metoder og priser.
“Du vil måske beslutte dig for ikke at byde” Hvis der stilles krav til, at man eksempelvis benytter Microsoft Word Arial front 11, så brug dette. Hvis de ønsker fem kopier og en CD rom, så opfyld dette ønske. Ellers vil du måske opleve, at det, du har indsendt, bliver returneret. Når du har forberedt dit svar, så bed en, som slet ikke kender til buddet, om at læse det igennem. Et par friske øjne opdager måske noget, som du ikke selv har været opmærksom på. Sørg for at sende dit svar af sted før deadline. Skal det til et andet sted i EU, skal du være opmærksom på, at de måske er i en anden tidszone. Hvis det skal afleveres i en konvolut og ikke som e-mail, er det altid bedst at aflevere det personligt. Er dette ikke muligt, skal du altid benytte den udleverede forsendelseskvittering. Hvis en kurer har ansvar for at aflevere konvolutten, skal du sikre dig, at denne kender deadline. (Det er en god idé at opgive en tidligere deadline til kureren). Sørg for at gemme kvitteringen for modtagelsen af dit bud eller/og svarkuverten et sikkert sted. Hvis du ’bare’ har overskredet deadline med ét minut vil alt dit hårde arbejde være spildt og returneres til dig.
Tip til succes: Hold øje med lokale arrangementer om offentlige udbud på www.internationaltenders.eu.