eEvolution Magazin 02.2013 by eEvolution GmbH & Co. KG

Ausgabe 02.2013

magazin Verl채sslich beraten

eEvolution Experten geben Einblicke Dokumentenmanagement in der Praxis

1. Einf체hrungsphase eEvolution DMS Textiltrendsetter Sahco Hesslein

Design erfreut das Auge

EDITORIAL Liebe Leser, Kundennähe endet nicht mit dem Vertragsabschluss, sondern dort beginnt sie erst. Das gilt besonders für serviceorientierte Unternehmen, die dabei der Individualität jedes einzelnen Kunden Rechnung tragen und ihn zufrieden stellen. Langfristig. Über die Zeit wächst daraus gegenseitiges Vertrauen und das Gefühl der Zuverlässigkeit, wenn man gemeinsam feststellt, dass man sich in jeder Situation aufeinander verlassen kann. Keine Angst, dies wird keine Neujahrsansprache und ich will Sie jetzt nicht auf schwierige Zeiten vorbereiten! Im eEvolution Partnernetzwerk arbeiten mehr als einhundert Menschen, die sich täglich um Ihre Anliegen und Zufriedenheit kümmern, viele seit mehr als zwanzig Jahren. Oft bekommen wir von Ihnen die Rückmeldung, dass insbesondere die

enge Zusammenarbeit mit dem Servicepartner vor Ort den besonderen Nutzen für Sie ausmacht. Umso mehr freut es mich, dass Sie unsere Partner bei der diesjährigen Kundenzufriedenheitsumfrage wieder so gut bewertet haben. Zusätzlich sind wir als Hersteller Ihrer Unternehmenssoftware in der Pflicht und Verantwortung, ein zuverlässig funktionierendes Produkt zu liefern, das man einfach bedienen kann und das auch zukünftige Anforderungen lösen wird. Neben den technologischen und funktionalen Weiterentwicklungen haben wir daher eine aufwändige Analyse unserer Fertigungsprozesse vorgenommen und bereits zahlreiche Optimierungsmaßnahmen umgesetzt.

wir schon viel erreicht. Beispielsweise simulieren wir jede Nacht in automatischen Tests alle denkbaren Benutzereingaben. Auf diese Weise konnten wir zusätzliche Fehler finden und beheben, bevor sie bei Ihnen in der Praxis auftreten. Weitere Aktivitäten sind bereits in Vorbereitung. Ich freue mich auf unsere gemeinsame Zukunft, sie wird sicher spannend und für uns alle herausfordernd bleiben. Heute wünsche ich Ihnen und den Menschen, die Ihnen wichtig sind, ein schönes Weihnachtsfest und viel Gesundheit, Glück und Erfolg für das Jahr 2014. Ihr Frank Wuttke

Damit haben wir erneut eine wichtige Weiche für die Zukunft gestellt, um die Prozesse in der Softwareentwicklung beschleunigen und die Softwarequalität weiter verbessern zu können. Auf diesem Weg haben Geschäftsführer der eEvolution GmbH & Co. KG

Inhalt > Kompetenz

> Events & Mehr

> News

02 EDITORIAL

26 Aktuelle Versionsinformationen

eEvolution Experten geben Einblicke und Ausblicke

20 Making of… eEvolution-Tutorial Videos… die perfekte Aufgabe 28 Kundenzufriedenheits umfrage 2013 eEvolution Kunden investieren in Business Intelligence und DMS!

COMPRA veranstaltet REWE-Check 2013 Seminar

29 Rückblick: Zweiter Schweizer eEvolution community day 30

eEvolution auf der Retail World 2013

eEvolution auf dem Maschinenbauforum 2013

31 News, Termine und Ankündigungen

32 Die eEvolution Konferenz 2014 — 10 Jahre Verläss lichkeit

31 Impressum

DMS

Das eEvolution Dokumenten Management System in der Praxis 4

> BERICHTE AUS DER PRAXIS

> Tipps & Tricks

08 Integrierte Unternehmens software eEvolution vereinfacht das Leben der Mitarbeiter beim Textil- Trendsetter SAHCO Hess- lein

Anzeigen einer Google- Maps-Karte mit der Lieferadresse eines Auftrages

Schulungsangebot der Business Academy 2014

Ziemer Group — Rückverfolgbarkeit für Medizinprodukte in Einkauf, Produktion und Service

12 mateco AG — Integration von Diamant und eEvolution erhöht betriebswirtschaftliche Transparenz beim führen den Anbieter für Hebe- und Arbeitsbühnenvermie tung

Ziemer Group

Rückverfolgbarkeit für Medizinprodukte in Einkauf, Produktion und Service

14 Interview: Wie verläuft eine Einfüh rung eines Dokumenten Management-Systems?

SAHCO Hesslein Produktkataloge können zum Bruchteil der Kosten produziert werden

eEvolution® ist ein registrierter Markenname der eEvolution GmbH & Co. KG

Im Interview mit Helge Sanden: eEvolution Experten geben Einblicke und Ausblicke Im Rahmen einer Telefonkonferenz interviewte Helge Sanden, Chefredakteur des IT-Onlinemagazins, einige Consultants aus dem eEvolution Partnernetzwerk. Ingrid Maly und Sabine Zöscher, vom eEvolution Partner SOPRA, Christine Nitzpon, André Hörnlein und Matthias Hübel von der COMPRA und Gerhard Kratzer von KRATZER Systemhaus gaben interessante Einblicke zu aktuellen Trends und wagten auch einen Blick in die Zukunft:

men übernehmen wir auch Aufgaben des Projektmanagements.“

Wann und wozu brauche ich als eEvolution Kunde eigentlich einen Consultant? Sind Consultants Berater, koordinieren Sie Projekte, machen Sie Support oder alles zusammen?

Wie sieht ein typischer Arbeitstag eines Consultants aus?

André Hörnlein: „Guter Zuhörer muss man sein, denn dann kann man einem Kunden, der seine Ziele oftmals gut skizzieren kann, Wege aufzeigen, wie er diese erreicht.“ Christine Nitzpon: „Und dabei sind wir die Schnittstelle zwischen dem Produkt eEvolution und dem Kunden. Wir sind Experten die wissen müssen, wie man die Herausforderungen des jeweiligen Kunden mit der Software löst. Das erwarten die Kunden von uns.“ Ingrid Maly: „Als Consultant machen wir fachliche Analysen für betriebswirtschaftliche Aufgabenstellungen. In der späteren Implementierung von IT-Syste-

Gerhard Kratzer: „Wir sind Lösungsfinder und kommen immer dann ins Spiel, wenn Kunden nicht wissen, wie sie ihre Prozesse optimieren und die Software am besten nutzen können. Die Entscheider bei den Kunden erwarten von uns auch, dass wir unsere Erfahrungen von anderen Kundenprojekten mit einbringen.“

Matthias Hübel: „Eine passende Lösung zu empfehlen, braucht oft viel Zeit: man muss Ideen entwickeln und Wege finden, Alternativen bewerten und recherchieren, wo vergleichbare Anforderungen bereits erfolgreich umgesetzt wurden.“ Sabina Zöscher: „Wir nehmen beispielsweise die Ist-Situation bei Kunden auf und erarbeiten Sollkonzepte, mit denen später die gewünschte Umsetzung erfolgen kann.“ Christine Nitzpon: „Wichtig ist eine enge Zusammenarbeit mit den Kunden, am besten vor Ort in persönlichen Gesprächen oder Workshops. Dabei gibt es jeden Tag neue Herausforderungen, mit denen man sich beschäftigen und für die man Lösungen erarbeiten muss – man muss ständig Neues lernen. Und Teamplayer sollte man

sein, denn ein gutes Verhältnis zu den unterschiedlichen Ansprechpartnern beim Kunden ist ein wichtiger Erfolgsfaktor.“ Ingrid Maly: „Im Projektverlauf gibt es viele unterschiedliche Aufgaben zu erledigen: beraten, organisieren, Prozesse realisieren, schulen, testen und auch die Begleitung bei der Inbetriebnahme gehören dazu.“ Welche Bedeutung hat für Sie die eEvolution Konferenz? André Hörnlein: „Für mich ist die jährliche Konferenz eine wichtige Plattform zum Erfahrungsaustausch mit anderen Experten von Kunden und Partnern, die ähnliche Aufgabenstellungen zu meistern haben. Dabei bekomme ich viele wichtige Impulse.“ Christine Nitzpon: „Man kann den Kunden – losgelöst vom Alltag und den damit verbundenen Aufgaben – in einem anderen Umfeld begegnen. Dadurch ergibt sich die Möglichkeit, sich neuen Themen zu stellen und sie zu diskutieren. Außerdem gelingt oft auch die Vernetzung der Kunden miteinander, was diese sehr positiv bewerten.“ Ingrid Maly: „Stimmt, und die Konferenz bietet daneben auch eine gute Vorschau auf Produktneuheiten und die eEvolution Strategie.“ Gerhard Kratzer: „Genau danach werde ich nach der Konferenz von meinen Kunden, die nicht teilnehmen konnten, regelmäßig gefragt. Die Konferenz liefert mir eine Roadmap zur zukünftigen eEvolution Weiterentwicklung.“ Mit welchen Themen beschäftigen sich eEvolution Kunden derzeit?

Sabina Zöscher: „Das sind einerseits die

Themen SEPA und E-Bilanz, um die kein Kunde herumkommt. Handelsunternehmen haben derzeit mit der Gelangensbestätigung zu tun. Verstärkt gefragt sind auch Optimierungen des Datenflusses in Produktion und Lager, beispielsweise durch Anbindung von Maschinen, Lagersystemen und Waagen.“ Gerhard Kratzer: „Die Prozessoptimierung in der Produktion, also vorrangig den Nutzungsgrad von eEvolution zu erhöhen, um produktionsseitig skalierbarer, transparenter und personenunabhängiger zu werden, ist - neben den bereits genannten - Themen wichtig. Auch die Anbindung von Online-Shops nimmt zu.“ Matthias Hübel: „Viele Unternehmen gehen die Automatisierung von Routinevorgängen an, „Geschäftsprozesse optimieren“ könnte man allgemeiner gefasst auch dazu sagen: Es gibt noch immer manuelle Erfassungstätigkeiten, die man maschinell viel eleganter lösen könnte, und auch Prozesse die man mit eEvolution kostensparender steuern könnte. André Hörnlein: „Im Service sind momentan mobile Lösungen sehr gefragt. Techniker nutzen Smartphone, Tablet oder Rechner, um online oder offline mit der Unternehmenslösung zu kommunizieren.“ Christine Nitzpon: „Neben den bereits genannten Pflichtaufgaben kümmern sich viele Kunden darum, wie sie ihre Mitarbeitenden einfacher durch Prozesse führen können. Workflows ist das Stichwort.“ Gartner prognostiziert für 2014 ein Wachstum der IT-Ausgaben. Wie bewerten Sie die Investitionsbereitschaft? Können Sie das bereits spüren? Ingrid Maly: „Wir spüren eine vermehrte Investitionsbereitschaft, wenn es um rationalisierte Arbeitsprozesse geht.“ Gerhard Kratzer: „Eine erhöhte Bereitschaft kann ich nicht feststellen. Die ist vergleichbar mit der Situation in den letzten Jahren: Wenn eine Investition einen Nutzen und Mehrwert verspricht, wird sie in der Regel getätigt.“ Christine Nitzpon: „Die Schnelllebigkeit in der IT stellt viele Kunden vor Herausforderungen, regelmäßig Updates durchführen zu müssen, alleine um up-to-date zu bleiben. Daher sollen unsere Updates auch für jeden Kunden einen funktiona-

len Nutzen mitbringen, indem Projekterweiterungen in den Standard einfließen und dadurch viele Kunden erreichen.“ Matthias Hübel: „Ich spüre eine Investitionsbereitschaft immer dann, wenn ich als Consultant einen interessanten Weg für einen Prozess aufzeigen kann. Wenn der einfacher, schneller oder besser funktioniert, rechnet sich der Kunde den Nutzen im Kopf aus und macht das Projekt.“ André Hörnlein: „Investitionsbereitschaft setzt ein hohes Vertrauensverhältnis voraus. Habe ich bei einem Kunden schon eine andere Optimierung realisiert, wird er mir folgen, wenn ich eine gute Idee für ihn habe.“ Matthias Hübel: „Stimmt, auch gute Erfahrungen wecken die Investitionsbereitschaft.“ Welche Themen werden 2014 wichtig? Gerhard Kratzer: „Am Jahresanfang wird viele Unternehmen noch die SEPA-Einführung beschäftigen, auch E-Bilanz bleibt als Thema wichtig. Kunden werden auch nach weiteren Optimierungsmöglichkeiten durch einen höheren Nutzungsgrad von eEvolution suchen.“ Christine Nitzpon: „Die Mobilisierung von Geschäftsprozessen wird weiter zunehmen. Smartphone und Tablet sind in den Unternehmen vielfältig vorhanden und sollen daher auch zur Bedienung der Warenwirtschaft und zur Arbeitsunterstützung genutzt werden.“ André Hörnlein: „Hinzu kommt, dass sich die Einsatzmöglichkeiten mobiler Endgeräte noch weiter erhöhen. Befestigt an einem Armband und im stoßfesten Gehäuse, kann ich ein Smartphone auch im Lager nutzen.“ Sabina Zöscher: „Ich sehe auch Workflows und das Dokumentenmanagement (DMS) als wichtige Zukunftsthemen für 2014, weil sie dabei helfen können, die Verwaltung und Arbeitsabläufe weiter zu optimieren.“ Matthias Hübel: „Das sehe ich auch so. eEvolution bietet eine Vielzahl von Funktionen und Möglichkeiten, die bei vielen Unternehmen noch ungenutzt schlummern.“ Vielen Dank für das interessante Gespräch.

Ingrid Maly begann 2000 als Senior-Beraterin ERP mit Schwerpunkt Nahrungsund Genussmittelindustrie beim eEvolution Partner Sopra EDV-Informationssysteme GmbH in Ismaning und leitet seit 2004 die Abteilung Projektabwicklung. Christine Nitzpon ist Senior-Beraterin und Teamleiterin Consulting beim eEvolution Partner COMPRA GmbH in Hildesheim. Ihre Schwerpunkte sind Organisationsberatung und Projektleitung von eEvolution ERP-Projekten. Sie ist seit 15 Jahren mit der Softwarelösung vertraut. Sabina Zöscher ist seit 2004 Senior-Beraterin beim eEvolution Partner Sopra EDVInformationssysteme GmbH in Ismaning. Ihr Schwerpunkt sind ERP-Projekte in der Nahrungs- und Genussmittelindustrie. André Hörnlein ist Projektmanager bei der COMPRA GmbH. Seit Mitte der 1990er Jahre hat er sich dem Thema „After Sales Service“ verschrieben und berät Kunden, die ihre Dienstleistungs- und Logistikprozesse optimieren möchten. Matthias Hübel ist Berater beim eEvolution Partner COMPRA GmbH in Hildesheim. Seine Schwerpunkte sind Prozessanalysen und Beratung im Bereich ERP und Produktion, sowie die Erstellung kundenspezifischer Anpassungen. Gerhard Kratzer ist Inhaber der KRATZER Systemhaus GmbH und beschäftigt sich seit 20 Jahren mit der Einführung der Unternehmenssoftware eEvolution. Seine Schwerpunkte sind Shop-Anbindungen und Beratung im Produktionsumfeld. Helge Sanden ist Chefredakteur des IT-Onlinemagazins, das Entscheider und IT-Experten kompakt informiert. Er ist seit über 20 Jahren mit ERP-Projekten und dem Markt für Unternehmenssoftware vertraut. 7

Integrierte Unternehmenssoftware eEvolution vereinfacht das Leben der Mitarbeiter

Textil-Trendsetter SAHCO Hesslein verschönert das Leben der Menschen Was haben das Hotel Adlon, die Queen Mary II, das Kreuzfahrtschiff Aida, der Buckingham Palace und die Musiker Sting und Robbie Williams gemeinsam? Bei ihnen findet man die exklusiven Stoffe des Nürnberger Trendsetters SAHCO Hesslein GmbH & Co. KG, der mit seinen drei Maximen Faszination, Innovation und Qualität seit 1841 weltweit die renommiertesten Kunden gewinnt und beliefert. Das Familienunternehmen verschönert mit mehr als 150 Mitarbeitern die Hotspots des kultivierten Lebensstils und seine Designs erfreuen dort das Auge. Beliefert werden Fachhändler (Raumausstatter, Innendesigner, Einrichtungsunternehmen) in aller Welt, die die luxuriösen Halbfertigprodukte ihrer Bestimmung übergeben und Restaurants, Hotels, Suiten, Luxusyachten, Kreuzfahrtschiffe, Kinofilme, Premium-Ladengeschäfte oder „Den größten betriebswirtschaftlichen Nutzen sehe ich im hohen Integrationsgrad unserer Lösung. Alles ist miteinander verbunden und wir können dadurch sämtliche Prozesse in unserem Unternehmen digitalisieren und zum Teil auch automatisieren. Das führt zu einer Reduzierung von Fehlern und zu einer Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter.“ Tobias Hell, IT-Leiter, SAHCO Hesslein GmbH & CO. KG

herrschaftliche Anwesen damit zieren. Bis es soweit ist, haben die Produkte einen langen Weg hinter sich gebracht und die SAHCO-Mitarbeiter mit viel Herzblut daran gearbeitet. Ihre Arbeit wird durch die Unternehmenssoftware eEvolution unterstützt. Diese wird bereits seit 1999 eingesetzt und ist als wichtiges, unterstützendes Werkzeug nicht so leicht wegzudenken.

Am Anfang des Verkaufsprozesses stehen Stoffmuster Die hochwertigen Halbfertigprodukte kommen über den eigenen Außendienst, Tochtergesellschaften in London, Paris, Brüssel und Mailand und Distributoren zu den Fachhändlern. Damit deren Kunden die Stoffe betrachten und auch anfassen können, benötigen sie Muster. Diese werden von SAHCO in Form von Musterbüchern zur Verfügung gestellt, die für jeden Händler identisch sind. Zusätzlich können Fachhändler individuelle Hängemuster bestellen, die dann in unterschiedlichsten Größen und Abmaßen hergestellt werden müssen. Eine hohe fünfstellige Zahl dieser Bügelschals wird jährlich produziert. Hierbei unterstützt eEvolution: Das Modul IntelliVariants hilft bei der Konfiguration von Mustern und Sonderanfertigungen und bei der Kalkulation der Preise, die abhängig von den

Abmessungen, Material und der sonstigen Ausstattung sind. Ferner sorgt es dafür, dass nur produzierbare Konfigurationen ausgewählt werden können und bereitet den Zuschnitt vor. Die Schneidemaschine erhält die Schnittdaten über das Kommissionierungsmodul. Vor dem Schnitt wird mittels Barcode überprüft, ob der vom Kunden bestellte Stoff in die Maschine eingelegt wurde oder ob versehentlich eine falsche Stoffrolle eingelegt wurde. Dadurch können fehlerhafte Verschnitte an den wertvollen Produkten vermieden werden.

Überlieferungen und Chargenverwaltung von Stoffrollen Auch bei den späteren Bestellungen für Kunden wird identisch vorgegangen. Die Maschine stoppt automatisch am Ende der bestellten Menge. Wenn im Produktionsvorgang in der Weberei ein Webfehler entstanden ist, muss eine Überlieferung erfolgen. Bei der Warenschau durch geschulte Augen werden etwaige Punkt- oder Strukturfehler erkannt und können beim Zuschnitt durch eine passende Mengenzugabe berücksichtigt werden. Besonderes Augenmerk legt SAHCO auf die Individualität der Stoffe. Aufgrund der vielfältigen Stoffeigenschaften und Besonderheiten werden Stoffrollen als Chargen verwaltet. Bei eventuellen Nachbestellungen kann dadurch im Idealfall Stoff von derselben Rolle geliefert werden. Die Nachbestellung hat dann die gleichen Eigenschaften wie die ursprüngliche Bestellung. Sämtliche Produkte werden im Zentrallager in Nürnberg vorgehalten und mit eEvolution verwaltet.

Fünfsprachige Auftragserfassung oder XML-Auftragsimport Die Erfassung von Aufträgen kann in deutscher, französischer, englischer, italienischer oder niederländischer Sprache erfolgen. Alle Tochterunternehmen sind mittels Terminalserver mit der fränkischen Unternehmenszentrale verbunden 8

und arbeiten direkt in eEvolution. Bestellungen von Händlern aus den USA werden mittels Import einer XML-Datei automatisch als Aufträge in eEvolution angelegt. Viele Fachhändler bestellen noch auf konventionellem Weg mittels Anruf oder Fax. Die Auftragserfassung wird dann von SAHCO-Mitarbeitern vorgenommen. Selbstverständlich ist eEvolution auch in der Finanz- und Anlagenbuchhaltung im Einsatz und wird dort zur Abwicklung aller finanztechnischen Prozesse im Einkauf und Verkauf genutzt. „Wir optimieren die individuelle Unternehmenslösung bereits seit vielen Jahren, in enger Zusammenarbeit mit SAHCO, kontinuierlich weiter und unterstützen dadurch die Mitarbeiter bei der Erledigung ihrer Aufgaben.“ Ralf Uhlig, technischer Projektleiter, COMPRA GmbH

Versandprozess und Exportabwicklung aus dem Zentrallager Weitgehend automatisiert wurden die Prozesse im Versandbereich. Der Versand sämtlicher Bestellungen und Lieferungen erfolgt von Nürnberg aus. Drei unterschiedliche Waagentypen sind mit eEvolution verbunden, um die Versandetiketten für mehrere Paketdienstleister zu drucken und dabei die Gewichte zu berücksichtigen. Teppiche werden mittels Spedition versendet. Durch den hohen Exportanteil erhält die ATLAS Zollabwicklung eine wichtige Bedeutung: Die Ausfuhranmeldungen werden mit einer spezialisierten Software des Anbieters BEO, die in eEvolution integriert ist, erstellt und elektronisch an die zuständigen Zollstellen übermittelt.

sich entsprechend gut mit der Unternehmenssoftware aus. So entwickelte er eine eigene Intranetlösung für SAHCO, mit der Außendienstmitarbeiter von überall beispielsweise eine Bestandsinformation abrufen können, ohne dazu in eEvolution angemeldet zu sein. Dazu hat Herr Hell die eEvolution Datenbank ins Intranet integriert und kann dadurch jederzeit aktuelle Bestandszahlen bereitstellen. „Mich begeistert immer wieder die hohe Anpassungsfähigkeit von eEvolution an unsere individuellen Anforderungen. Wir können Spezialanpassungen durchführen, die den betriebswirtschaftlichen Nutzen unserer Lösung weiter erhöhen.“ Tobias Hell, IT-Leiter, SAHCO Hesslein GmbH & CO. KG

eEvolution Lösung hat hohe Integrierte Lösung für HanAnpassungsfähigkeit del mit Textilien und Halb„Mich begeistert immer wieder die hohe fertigprodukten Anpassungsfähigkeit von eEvolution an unsere individuellen Anforderungen. Wir können Spezialanpassungen durchführen, die den betriebswirtschaftlichen Nutzen unserer Lösung weiter erhöhen“, berichtet Tobias Hell, IT-Leiter bei SAHCO Hesslein, über seine fast 15-jährige Erfahrung mit eEvolution. Er hat bereits 1999 die Ablösung der damaligen AS/400 Lösung durch eEvolution begleitet und kennt

Apropos Bereitstellung von Informationen: Das Berichtswesen, Auswertungen und Analysen werden im Unternehmen intensiv genutzt. Mit dem eEvolution Berichtswesen und den Microsoft SQL Server Reporting Services stehen leistungsfähige Werkzeuge zur Verfügung. Rund 500 Auswertungen werden regelmäßig analysiert. SAHCO übernimmt dabei die Erweiterung,

Pflege und Neuerstellung aller benötigten Berichte. Durch diese intensive Nutzung wird eine hohe Transparenz zu regionalen oder produktbezogenen Besonderheiten hergestellt und auch die internen Abläufe (zum Beispiel mit Rückstandslisten) optimiert. „Den größten betriebswirtschaftlichen Nutzen sehe ich im hohen Integrationsgrad unserer Lösung. Alles ist miteinander verbunden und wir können dadurch sämtliche Prozesse in unserem Unternehmen digitalisieren und zum Teil auch automatisieren. Das führt zu einer Reduzierung von Fehlern und zu einer Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter“, fasst Tobias Hell seine Erfahrungen mit der Unternehmenssoftware eEvolution und dem Systemhaus COMPRA zusammen. „Unsere IT-Lösung hat für unser Unternehmen und den Geschäftsbetrieb eine sehr wichtige Bedeutung: Sie muss einfach zuverlässig funktionieren.“ Tobias Hell, IT-Leiter, SAHCO Hesslein GmbH & CO. KG

COMPRA GmbH Speicherstr. 9 31134 Hildesheim Tel. +49 (0) 5121 74 86 02 info@compra.de http://www.compra.de

Ziemer Group: Rückverfolgbarkeit für Medizinprodukte in Einkauf, Produktion und Service Dokumentation gemäß ISO 13485, FDA und Medizinprodukteverordnung erfüllt Der Schweizer Hersteller Ziemer Group entwickelt und produziert chirurgische und diagnostische Medizinprodukte für die Ophthalmologie. Diese HightechGeräte sind in der ganzen Welt bei Augenärzten und Optikern im Einsatz, um Fehlsichtigkeit operativ mittels Laserbehandlung zu korrigieren oder beim „grauen Star“ die Augenlinse zu ersetzen. Eine Serviceorganisation stellt sicher, dass die Geräte sachgerecht gewartet und im Bedarfsfall schnell repariert werden. Bei vielen Unternehmensprozessen müssen die gesetzlichen Vorgaben für Medizinprodukte berücksichtigt werden, um eine Rückverfolgbarkeit durch Dokumentation sicherzustellen. Nach einem rasanten Wachstum sind mittlerweile rund 150 Mitarbeitende für die Firmen der Ziemer Gruppe tätig.

Unternehmenssoftware wächst mit den Anforderungen mit Bereits seit dem Jahr 2000 nutzt der Gerätehersteller die Unternehmenssoftware

eEvolution für die prozessuale Unterstützung im Tagesgeschäft. Seitdem betreut auch das Schweizer IT-Systemhaus WATOSOFT AG die Unternehmens-IT, die mit den Anforderungen des Unternehmens mitgewachsen ist. Als Engineering-Firma, mit 15 Mitarbeitenden gestartet, entwickelte sich Ziemer rasch weiter, integrierte Unternehmen, entwickelte neue Produkte und erschloss neue Märkte. Großes Personalwachstum setzte ein, als Ziemer eine eigene Vertriebs- und Serviceorganisation aufbaute. Zwischenzeitlich war die IT-Lösung auf 15 unterschiedliche Mandanten angewachsen, um die eigenständigen Firmen und Produkte abzubilden. Die Reorganisation zur heutigen Ziemer Group wurde von einem IT-Harmonisierungsprojekt namens „Harmony“ begleitet. Die wichtigsten Mandanten wurden IT-seitig zusammen-gefügt, das Lager und die Stammdaten (z.B. Artikelnummern und Stücklisten) in eine Datenbank aggregiert und harmonisiert. Heute hat man eine gruppenweite Gesamtlösung für Einkauf, Produktion und Handel im Einsatz, die bereits auf zukünftige Anforderungen vorbereitet ist. „Ich finde die Zusammenarbeit mit WATOSOFT sehr befruchtend: Neben der fachlichen Tiefe ist auch die regionale Nähe für uns vorteilhaft. Besonders gut gefällt mir die Kreativität und Lösungsorientierung von WATO-SOFT.“ Peter Wenger, CIO, Ziemer Group

Rückverfolgbarkeit gemäß Medizinprodukteverordnung Besondere Wichtigkeit hat für Ziemer die durchgängige Rückverfolgbarkeit gemäß der strengen Compliance Richtlinien für Medizinprodukte, beispielsweise ISO 13485, FDA oder Medizinprodukteverordnung. Die Rückverfolgbarkeit beginnt im Einkauf, denn verbaute Komponenten müssen eindeutig identifizierbar sein, um sie im Bedarfsfall in allen Geräte austauschen zu können. Auch bei der Produktion wird die Nachvollziehbarkeit 10

durch die Unternehmenssoftware eEvolution und seine Serien- und Chargennummernverwaltung sichergestellt. „Wir müssen jederzeit nachvollziehen können, welche Komponenten in welchen Geräten verbaut wurden, und welche Geräte bei welchen Kunden im Einsatz sind“, fasst der Ziemer CIO Peter Wenger die Anforderungen an die Dokumentation zwecks Rückverfolgbarkeit zusammen. Alle Prozesse in Einkauf, Produktion und bei der Aufbereitung von Altgeräten (Refurbishing) werden durchgängig dokumentiert. Auch im Kundendienst unterstützt die eEvolution-Lösung bei der Erfüllung der Compliance Anforderungen. „Unsere Lösung ermöglicht die durchgängige Dokumentation aller relevanten Unternehmensprozesse, um die hohen gesetzlichen Anforderungen an Medizinprodukte zu erfüllen: vom Einkauf, über die Produktion bis zum Kundendienst.“ Manfred Münger, Geschäftsführer, WATO-SOFT AG

Servicetechniker im Kundendienst Der Kundendienst wird mit eigenen Servicemitarbeitern und über Mitarbeiter von Tochtergesellschaften und Distributoren erbracht. In der Unternehmenszentrale ist im Service das eEvolution Modul ASM (Advanced Service Management) im Einsatz. Es unterstützt bei der Disposition der Servicemitarbeiter und schafft Transparenz über die Geräte jedes Kunden. Für jeden Kunden wird sein Inventar geführt, sprich: welche Geräte sind bei ihm im Einsatz. Zusätzlich gibt für jedes Gerät seine Gerätehistorie darüber Auskunft, aus welchen Komponenten es besteht, welche Wartungsmaßnahmen durchgeführt wurden, welche Bauteile gegebenenfalls bei Wartung oder im Reparaturfall getauscht wurden und vieles mehr. Beim Einsatz im Feld wird - derzeit noch in Papierform - dokumentiert, welche Arbeiten durchgeführt wurden. Schon in naher Zukunft soll die Rückmeldung di-

rekt über mobile Endgeräte in die Unternehmenssoftware erfolgen, wodurch die manuelle Rückerfassung entfällt und der Prozess weiter optimiert werden dürfte. Zusätzlich werden die Wartungspläne in der elektronischen Gerätemappe notiert, um die regelmäßigen Wartungsmaßnahmen rechtzeitig planen und durchführen zu können. „eEvolution ist eine Plattform zur Herstellung maßgeschneiderter Unternehmenslösungen. Unsere Plattform ist so konzipiert, dass sie mit den steigenden Anforderungen eines erfolgreichen Unternehmens mitwachsen kann. Gleichzeitig erreichen wir einen sehr hohen Individualisierungsgrad zum fairen Preis.“ Frank Wuttke, Geschäftsführer, eEvolution GmbH & Co. KG

Optimierung von Einkaufsprozessen Einen weiteren wirtschaftlichen Nutzen der eEvolution-Lösung sieht CIO Peter

Wenger in der Optimierung der Einkaufsprozesse. Die Mindestmengensteuerung automatisiert den Einkauf zu großen Teilen und sichert gleichzeitig die Liefer- und Produktionsfähigkeit ab. Selbstverständlich ist eEvolution auch im Verkauf und im Finanzbereich im Einsatz. Aufgrund des hohen Exportanteils werden Export- und Zollpapiere für viele Länder und in zahlreichen Sprachen benötigt. Die Benutzeroberfläche der Unternehmenssoftware und des Servicemoduls ist für mehrere Sprachen im Einsatz. Zuverlässig unterstützt eEvolution weitere Standardprozesse, wie das umfangreiche Reporting, das Vertragsmanagement, den Rückkauf von gebrauchten Geräten oder Warenbestandsbuchungen für verschiedene Mandanten. „Die Zusammenarbeit mit WATO-SOFT ist sehr befruchtend, wir arbeiten bereits seit sehr langer Zeit erfolgreich zusammen und haben bereits weitere Vorhaben geplant“, blickt Peter Wenger in die Zukunft.

WATO-SOFT AG Bielstrasse 30 CH - 2543 Lengau Tel. +41 32 654 64 64 info@wato-soft.ch http://www.wato-soft.ch

mateco AG — Führender Anbieter für die Vermietung von Hebe- und Arbeitsbühnen Integration von Diamant und eEvolution erhöht betriebswirtschaftliche Transparenz An mehr als 36 Standorten in Europa kann man bei der mateco AG Hubarbeitsbühnen mieten, wenn man Baumschnitt-, Dach-, Fassaden-, Reinigungsoder Montagearbeiten in luftiger Höhe oder schwer zugänglichem Gelände vornehmen möchte. Auch bei Sportübertragungen, Filmproduktionen und bei Fernsehshows, wie „Wetten dass ...?“ oder „Schlag den Raab“, kommen die Geräte zum Einsatz – immer dann, wenn jemand hoch hinaus will. Über 550 Mitarbeiter kümmern sich in der 1973 gegründeten Unternehmensgruppe um die zur Anforderung passenden Arbeitsbühnen, die Wartung und Reparatur der HightechGeräte und natürlich die kompromisslose Sicherheit. Seit 2009 werden bei mateco die moderne Softwarewarelösung eEvolution, das technische Informationssystem (teX) und die mobile Werkstattlösung in Verbindung mit einer Inhouse-Lösung für Geräteverwaltung, Disposition und Fakturierung eingesetzt. Damit werden alle Kernprozesse im Rechnungswesen, Einkauf, Lager, Vermietung, Werkstatt und Außendienst gesteuert. Die Lösung liefert darüber hinaus eine Vielzahl von Kennzahlen, die dem Management als Entscheidungsgrundlage dienen. „Unsere Standorte und Niederlassungen haben jetzt ein Werkzeug, das ihnen viele Finanzkennzahlen automatisch liefert. Aus der Konzernsicht können wir diese Kennzahlen einfach konsolidieren und erhalten damit auch einen guten Gesamtüberblick über alle Niederlassungen.“ Andreas Rebmann, Leiter Finanzbuchhaltung und Konzernrechnungswesen, mateco GmbH

Seit 2013 Diamant Software im Einsatz Die im mateco-Finanzwesen eingesetzte Finanzbuchhaltung eines Drittanbieters sollte zum Jahresende 2012 abgelöst werden, da die Wartung endete. Ferner hatte Andreas Rebmann, Leiter Finanzbuchhaltung und Konzernrechnungswesen bei mateco, den Wunsch sein Finanzsystem leistungsfähiger zu machen. „Wir 12

vermissten insbesondere einfache Auswertungsmöglichkeiten und transparente Reports über alle Niederlassungen und Produktgruppen hinweg und entschieden uns in 2012 für das Diamant Rechnungswesen, weil dieses Produkt unseren Anforderungskatalog in Summe am besten abdeckte“, fasst Andreas Rebmann die Entscheidungsfindung zusammen. Der eEvolution Partner COMPRA, der seit vielen Jahren die Unternehmenssoftware und Werkstattlösung bei mateco betreut, hatte damit die Aufgabe, die Integration der Unternehmensprozesse (eEvolution) und der Finanzprozesse (Diamant Rechnungswesen) vorzunehmen. „Das Zusammenspiel von eEvolution und Diamant funktioniert aus meiner Sicht sehr gut. Wir haben im Vergleich zur Ausgangssituation viele Vorteile und Transparenz gewonnen.“ Andreas Rebmann, Leiter Finanzbuchhaltung und Konzernrechnungswesen, mateco GmbH

Kopplung von Diamant Finanzbuchhaltung und eEvolution In enger Zusammenarbeit mit der mateco IT-Abteilung wurde eine Integration geschaffen, die die individuellen Anforderungen (z.B. interne Leistungsverrechnung zwischen den Niederlassungen und Standorten) berücksichtigt und bei der viel Wert auf Transaktionssicherheit und Nachvollziehbarkeit gelegt wurde. Heute findet – für den Anwender unbemerkt – ein automatischer Informationsfluss zwischen eEvolution und Diamant statt, wenn beispielsweise Rechnungsbuchun-

gen, Bestandsbuchungen, Erlös- und Aufwandsbuchungen, Personalbuchungen oder Eingangsrechnungsbuchungen erfolgen sollen. Für den Anwender agiert das System wie eine Lösung aus einem Guss. Softwareentwickler Jan Freitag, bei COMPRA für die Integration verantwortlich, erläutert: „Aufgrund der hohen Sicherheitsanforderungen haben wir zunächst eine Testphase durchgeführt, bei der Buchungen manuell geprüft und freigegeben wurden. Danach haben wir auf automatische Buchungen umgestellt. Durch detailliertes Logging können wir jede Transaktion eindeutig nachvollziehen.“ Die Integration ist nach seinen Angaben leicht an die individuellen Anforderungen anderer Diamant-Anwender anpassbar. „Durch die vordefinierten, integrierten OLAP-Würfel, die bereits mit der Installation ein Set von Spitzenkennzahlen mit aussagekräftigen Reports sofort nutzbar mitliefern, gewinnt man bei der Einführung Zeit gegenüber einem herkömmlichen BIProjekt, in dem die Kennzahlen von Grund auf definiert und danach mit einem ausgewählten Tool umgesetzt werden müssen.“ Alexander Mosch, Leiter Neukundenvertrieb, Diamant Software GmbH & Co. KG

Besondere Stärken der Diamant-Lösung Diamant Software ist - nach eigenen Angaben - der größte unabhängige Hersteller von Software für Rechnungswesen, Controlling und Konzernbuchhaltung und hat seinen ausschließlichen Fokus in diesem Bereich. Dabei konzentriert sich der Softwarehersteller auf die Pflege und Ausbau der Lösung, sowie additive Dienstleistungen (Services) und Wartung rund um das Produktportfolio. „Im Standardumfang des Rechnungswesens sind bereits standardisierte OLAP-Würfel enthalten, die die Basis eines leistungsfähigen Controllings für Unternehmen bilden. Durch die vordefinierten, integrierten OLAP-Würfel, die bereits mit der Installation ein Set von Spitzenkennzahlen mit

aussagekräftigen Reports sofort nutzbar mitliefern, gewinnt man bei der Einführung Zeit gegenüber einem herkömmlichen BI-Projekt, in dem die Kennzahlen von Grund auf definiert und danach mit einem ausgewählten Tool umgesetzt werden müssen“, erläutert Alexander Mosch, Leiter Neukundenvertrieb bei Diamant Software, die Vorteile und Stärken des Produkts, das bei mateco im Einsatz ist. Im Diamant Rechnungswesen ist ein BI Cockpit integriert, das auf Wunsch Reports im definierten Layout zu festgelegten Zeitpunkten an den jeweiligen Empfängerkreis sendet. Das Produkt Diamant/3 IQ mit dem integrierten Controlling liefert von Haus aus Finanzkennzahlen für das Bilanz-, Finanz-, Kosten- und Erfolgscontrolling sowie das Forderungscontrolling.

dem Ergebnis der Bemühungen zufrieden. Ad-hoc-Auswertungen sind einfach zu erstellen und können bei Bedarf die regelmäßig automatisch erstellten Auswertungen ergänzen. „Das Zusammenspiel von eEvolution und Diamant funktioniert aus meiner Sicht sehr gut. Wir haben im Vergleich zur Ausgangsituation viele Vorteile und Transparenz gewonnen. Als Anwender kann ich jetzt sofort Konten auswerten. Bestandsbuchungen sind jetzt tagesaktuell, früher waren die Daten oft veraltet“, zieht Andreas Rebmann sein positives Fazit.

Nutzen für Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen

Jan Freitag, Softwareentwickler, COMPRA GmbH

Dies ist auch einer der Hauptnutzen für mateco. „Unsere Standorte und Niederlassungen haben jetzt ein Werkzeug, das ihnen viele tagesaktuelle Finanzkennzahlen automatisch zur Verfügung stellt. „Aus der Konzernsicht können wir diese Kennzahlen einfach konsolidieren und erhalten damit auch einen guten Gesamtüberblick über alle Niederlassungen“, äußert sich Andreas Rebmann, mit

Erwähnenswert ist noch, dass mateco zeitgleich auch das Produkt Cognos TM1 der IBM als Finanz-Planungswerkzeug eingeführt hat. Es bedient sich aller eEvolution Informationen, die in den Diamant OLAP-Würfeln aggregiert sind und ergänzt die Finanzlösung um eine Planungskomponente für den verzweigten mateco Konzern mit mehr als 36 Standorten.

„Bei der Integration von Diamant mit eEvolution haben wir hohe Sicherheitsanforderungen implementiert und auf eine leichte Anpassbarkeit an individuelle Kundenanforderungen geachtet.“

„Durch die Integration von Diamant in eEvolution können Diamant Anwender ihre Lösung einfach um Funktionalitäten unserer Unternehmenssoftware erweitern. Und eEvolution Anwendern steht ein leistungsfähiges Rechnungswesen für das Controlling und die Konzernbuchhaltung zur Verfügung. mateco ist ein gutes Beispiel für ein erfolgreiches Zusammenspiel der beiden Lösungen.“ André Hörnlein, Kaufmännischer Projektleiter, COMPRA GmbH COMPRA GmbH Speicherstr. 9 31134 Hildesheim Tel. +49 5121 7486 02 info@compra.de http://www.compra.de

Interview: Wie verläuft eine Einführung eines Dokumenten Management Systems (DMS)? Um die Verwaltungsprozesse zu vereinfachen, sowie Zeit und Kosten zu sparen, führt das IT-Systemhaus COMPRA eine Dokumentenmanagement Lösung ein. Helge Sanden, Chefredakteur des IT-Onlinemagazins, befragte einige Beteiligte zu ihren Beweggründen, Erfahrungen und Empfehlungen für andere Unternehmen. Seine Gesprächspartner waren Anne Pertl und Anja Trick, beide aus der Finanzbuchhaltung und Verwaltung, Michael Rietzke, Leitung interne Verwaltung, und David Crowder, Produktmanager DMS. Was hat Sie bewogen, sich näher mit der Einführung einer Lösung zum Dokumentenmanagement zu beschäftigen? Anne Pertl: „Wir benötigten täglich viel Arbeitszeit für die Ablage und die Suche von Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, allgemeinem Schriftverkehr und Verträgen mit Kunden, Lieferanten und Kooperationspartnern.“ Anja Trick: „Bei den Fragen von Kollegen nach Vorgängen, die vielleicht schon ein paar Jahre zurückliegen, mussten wir die Aktenordner im Archiv durchsuchen, um diesen Vorgang zu finden, nachvollziehen zu können und die Frage für den Kollegen zufriedenstellend beantworten zu können.“

David Crowder: „Da eEvolution die notwendigen Daten für eine automatische Belegarchivierung liefern kann, lag es nahe den nächsten Schritt in Richtung Dokumentenmanagementsystem zu gehen. Die Erweiterungen waren technisch leicht zu realisieren und mit geringem Aufwand verbunden.“

leicht einen halben Tag. Ergebnis war ein Dokument von fünf Seiten. Darin war beschrieben, welche Dokumentarten es gibt, wo die Dokumente erzeugt werden und welche Ablagesystematik wir derzeit haben und zukünftig haben möchten.“

Michael Rietzke: „Das machte es für uns interessant, dieses Thema anzugehen. Aber es gab noch weitere Beweggründe: Man spart Platz, Papier und Zeit, wenn man ausgehende Dokumente nicht mehr ausdruckt und in Ordnern ablegt. Außerdem wollen wir die Produkte, die wir unseren Kunden anbieten auch selbst benutzen und eigene Erfahrungen damit sammeln. So sind wir näher am Kunden, können seine Erwartungen besser nachvollziehen und ihn viel besser beraten.“

David Crowder: „Ich habe dann die eEvolution DMS Lösung installiert und das eEvolution DMS Template so angepasst, dass es mit den unterschiedlichen Dokumenten und Belegen so umgeht, wie sich das meine Kolleginnen und Kollegen für die COMPRA vorgestellt haben.“

Welches waren die ersten Schritte zur Umsetzung des Vorhabens? Anne Pertl: „Wir haben uns in zwei Workshops Gedanken darüber gemacht, welche Dokumente und Belege es in unserem Unternehmen gibt und wie wir zukünftig mit ihnen umgehen wollen.“ Wie lange dauerten diese Workshops? Michael Rietzke: „Wir haben dazu nur ein paar Stunden benötigt, in Summe viel-

Und wie ging es dann weiter?

Das heißt, dass im eEvolution Template die kundenspezifischen Anpassungen vorgenommen werden? David Crowder: „Ja, die Kombination unserer DMS Lösung mit eEvolution , dem SharePoint und Connect ermöglicht, nach Festlegung mit welchen Zusatzinformationen Dokumententypen angereichert werden, die reibungslose, automatische und verschlagwortete Ablage von Dokumenten. Über die Kopplung mit dem eEvolution Template eine schnelle und praktikable Handhabung, die den Vorteil hat auch nach und nach Dokumententypen anzupassen, sehr schnell mit den Tests beginnen zu können und zu prüfen, ob die Abläufe in der Verwaltung damit sinnvoll unterstützt werden.“ Anja Trick: „Für uns war das hilfreich, denn wir konnten frühzeitig im Praxischeck noch einige Verbesserungen und Optimierungen an den Abläufen vornehmen und unsere Änderungs- oder Korrekturwünsche äußern.“ Für welche Arbeitsabläufe nutzen Sie eEvolution DMS mittlerweile und … sparen Sie Zeit? Anne Pertl: „Jedes Angebot und jede Ausgangsrechnung wird automatisch mit Schlagworten versehen und im elektronischen Archiv abgelegt. Das hat viele Vorteile: Ich kann die Kopie-Erstellung nicht vergessen, kann später mit einer Volltextsuche viel schneller das Dokument wie-

derfinden. Dadurch spare ich mindestens 2 Stunden Zeit pro Monat – und das bei nur einer Anzahl Belege, die sich im kleinen dreistelligen Bereich bewegt.“ Anja Trick: „Ein weiterer Vorteil ist, dass jeder Mitarbeiter, der die Berechtigung dazu hat, auch von unterwegs auf das Dokumentenarchiv zugreifen kann. Ist er beispielsweise gerade beim Kunden und möchte etwas nachsehen, hat er das – ohne unser Zutun - in Sekunden gefunden, wofür wir früher viele Minuten oder manchmal gar Stunden zur Suche und Recherche benötigt haben.“ Und wie gehen Sie bei den Dokumenten vor, die bei Ihnen eingehen, also beispielsweise Lieferantenrechnungen, Verträge oder Schriftverkehr mit Kunden oder Lieferanten? Michael Rietzke: „Dazu sollte man wissen, dass wir derartige Dokumente bisher manuell gescannt, und sie dann nach Lieferanten und Jahren sortiert auf einem Fileserver abgelegt haben.“ David Crowder: „Wir scannen jetzt mit einer OCR-Software, damit wir auch diese Dokumente mit der Volltextsuche durchsuchen können und schneller das Gesuchte finden.“ Anne Pertl: „Wir erfassen täglich die relevante Eingangspost, damit wir zeitnah alle Dokumente für jeden Mitarbeiter zugänglich machen und beispielsweise Freigabeprozesse oder die Weiterbearbeitung veranlassen können. Die Zuordnung der Eingangspost zu Kunden oder Lieferanten geschieht mit einer pfiffigen Funktion, die sich Dropzone nennt. Das geht mittels Drag & Drop sehr schnell.“ Anja Trick: „Es gibt eine weitere nützliche Funktion, die sich CONNECT nennt. Damit ist es bei der auftragsbezogenen Kommunikation mit Word oder E-Mail möglich, beispielsweise bei einer Nachfrage zu einem Brief des Kunden, Kontext aus eEvolution automatisch zu übernehmen. Das können Stammdaten, Vorgangsnummern oder Namen sein. Wir sparen uns das Abtippen und reduzieren auch die Gefahr von Schreibfehlern oder Zahlendrehern.“ Haben Sie schon weitere Ausbaustufen und Ergänzungen geplant? Anne Pertl: „Ja, und ich finde das ist ein

wichtiger Vorteil für den Projektverlauf: Man kann ganz klein beginnen und nach und nach Ergänzungen vornehmen. Die Einführung geschieht quasi nebenbei und man kann ganz normal weiterarbeiten. Mahnungen wandern derzeit noch nicht in unser Archiv, das werden wir sicher bald ergänzen.“

Besonderheiten gut und einfach berücksichtigen konnten. Ferner empfehlen wir jedem anderen Unternehmen im Zuge der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems seine Prozesse zu hinterfragen und mit den modernen Möglichkeiten zu optimieren. Wir haben das an vielen Stellen - im Vorbeigehen - erreicht.“

Anja Trick: „Unsere Servicerechnungen, also die regelmäßig wiederkehrenden Rechnungen, haben wir im ersten Schritt noch nicht integriert. Auch das steht auf der Erweiterungsliste“.

Zeit für ein Fazit zur Einführung der eEvolution DMS-Lösung bei der COMPRA!

Welche Erfahrungen können Sie denn an andere Unternehmen, die auch ihre Prozesse im Rechnungswesen und der Verwaltung optimieren möchten, weitergeben? Anne Pertl: „Es zeigt sich, dass Papier nicht mehr durch viele Hände laufen muss und es weniger Nachfragen gibt, da jeder selbst und einfach nachschlagen kann. Das ist für mich ein wichtiger Vorteil.“ Anja Trick: „Da wir mehrere Standorte haben, erhöht sich der Nutzen, weil man von überall und auch von unterwegs auf alle Dokumente zugreifen kann.“ David Crowder: „Unser Vorgehensmodell, nah am Sachbearbeiter aus der Fachabteilung zu sein und gemeinsam einzelne Prozesse zu definieren, zu testen und dann fein zu tunen hat sich absolut bewährt. Das würden wir wieder so machen.“ Michael Rietzke: „Es kommt auf jeden Fall auf die Gegebenheiten des Betriebs an. Es hat sich gezeigt, dass wir unsere

David Crowder: „Aus IT-Sicht ist die eEvolution DMS Lösung ein leicht zu integrierendes System. Die technischen und finanziellen Hürden sind für eEvolution Anwender gering. Das Berechtigungssystem und weitere Programmfunktionen unterstützen auch hohe Compliance-Anforderungen.“ Anja Trick: „Die Lösung unterstützt auch die täglich anfallenden Verwaltungstätigkeiten. Wir nutzen noch nicht alle Möglichkeiten, aber werden das sicher tun.“ Anne Pertl: „Scheibchenweise einzuführen hat sich bewährt, da die normale Arbeit nicht gestört wird. Hat man viele Kunden und damit auch viele Dokumente, spart man viel Zeit. Bei den ausgehenden Dokumenten schätze ich rund 50 Prozent Zeitersparnis.“ Michael Rietzke: „Wir haben gesehen, dass ein Dokumentenmanagement schnell einführbar ist und man schnell gute Ergebnisse und Verbesserungen erzielen kann.“ Vielen Dank für das Gespräch und die Weitergabe Ihrer Erfahrungen. Das Interview führte Helge Sanden. 15

eEvolution DMS

Mit eEvolution DMS auf Basis innovativer ACTIWARE Technologie profitieren Kunden von einem integrierten und ganzheitlichen Dokumentenmanagement und kompletter Office-Productivity - in Verbindung mit Microsoft SharePoint. N채here Informationen: eEvolution GmbH & Co. KG Tel. 05121-28 06 72 E-Mail: rietzke@eevolution.de

So geht es auch!

COMPRA veranstaltet REWE-Check 2013 Seminar Unter der Leitung und Moderation von Jörg van Heyst, veranstaltete die COMPRA zum zweiten Mal ein REWE-Check Seminar, angereichert mit aktuellen Themen zu neuen gesetzlichen Bestimmungen oder Änderungen. Wie gewohnt souverän, spannend und manchmal mit einem Augenzwinkern trug Stefan Müller vom bayrischen Finanzministerium die Neuerungen im Bilanz und Steuerecht 2014 vor. Die Betriebsprüfung mit ihren steuer- und strafrechtlichen Konsequenzen nahm im Anschluss einen noch größeren Raum ein, der die Teilnehmer sehr zum Diskutieren animierte. Im nächsten Teil berichtete Paul Liese von der ip4b Gruppe über das E-Bilanz Modul im Einsatz aus Erfahrungen des Jahres 2013 sowie über die Neuerungen der Version 1.6.2 für 2014 mit Informa-

tionen zum Update und der Zeitplanung. Über die Neuerungen des syska Updates auf SQL REWE 2013 referierte im Anschluss Claus Binz von der syska GmbH Karlsruhe. Einige Erweiterungen wie der Versand von Mahnungen per Fax-Software als PDF mit zusätzlicher Steuerungsdatei, die Anzeige von Bankverbindungen konfigurierbar als Bankverbindungsmuster oder die Meldung „Z5a Blatt 2“ mit Aufteilung von verbundenen Debitoren/Kreditoren nach Art ihrer Beziehung, standen dabei im Mittelpunkt. Den letzten Teil der Veranstaltung gestalteten Jörg van Heyst und Holger Kühn vom eEvolution Partner COMPRA GmbH, die das Thema SEPA und Gelangensbestätigung für 2014 in FIBU und ERP vortrugen und die Unterschiede von BI & Reporting Services zum syska FiBu Standard Reporting aufzeigten. Die Empfehlungen

für die Checkliste der eEvolution Kunden für Updates und Kompatibilitäten bildeten den Abschluss ihrer jeweiligen Vorträge und wurden vom lauten Applaus der Teilnehmer honoriert. Der Erfolg der diesjährigen Veranstaltung gab der COMPRA GmbH genügend Motivation einen dritten REWE-Check im Herbst 2014 anzubieten.

Für Kleinbetriebe. Für Großunternehmen. Für schwarze Zahlen. Professionelle Finanzsoftware, die sich rechnet – setzen Sie dabei auf Grün. Benutzerorientierte und hoch integrationsfähige Standard-Software. Die optimale Lösung für Ihr Rechnungswesen.

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Making of… eEvolution-Tutorial-Videos…die perfekte Aufgabe

von Tim Richter und Thorsten Schoormann Vom 02.08. bis 11.10.2013 absolvierten wir unser Praktikum bei der eEvolution GmbH & Co. KG. Im Fokus dieses Praktikums stand die Erstellung von Tutorial-Videos für das Warenwirtschaftssystem eEvolution unter Begleitung der eEvolution Experten. Für Studenten der Wirtschaftsinformatik an der Uni Hildesheim, die noch nie zuvor etwas mit Videoschnitt geschweige denn Tutorials zu tun hatten, die perfekte Aufgabe. Nachdem wir im Unternehmen sehr nett begrüßt und schnell aufgenommen wurden, schritten wir dann auch zur Tat. Grundlegende Fragen drängten sich uns auf: Gibt es Tutorials zu WaWi-Systemen? Wenn ja, wie gut sind diese? Haben sie den Nutzer einbezogen, sind produktspezifische Vorgehensweisen berücksichtigt worden und vieles mehr. Nach einer umfassenden Analyse, welche die ersten 3 Wochen des Praktikums umfassten, er-

stellten wir einen Bewertungskatalog für Tutorials und erarbeiteten uns anhand der gesammelten Informationen einen niedergeschriebenen eEvolution-TutorialPrototypen, der sämtliche, aus unserer Sicht zu berücksichtigenden Aspekte beinhaltete. Neben der oben aufgeführten Recherche bestand unsere Aufgabe im Wesentlichen darin uns in eEvolution einzuarbeiten und gleichzeitig zu ermitteln, welche Tutorials besonders vom eEvolution-Nutzer gewünscht werden. Nach einigen Tests bezüglich der Visualisierungsmöglichkeiten entwarfen wir erste Szenarien. Diese Szenarien behandeln immer einen typischen Ablauf in der Software, wie zum Beispiel das Anlegen oder Bearbeiten von Kunden-, Lieferantenoder Artikeldaten. Alle dazu benötigten Arbeitsschritte und Formulierungsüberlegungen haben wir schriftlich festgelegt und für jedes Szenario ein kleines Drehbuch geschrieben. Um diese Abläufe einfacher aber auch strukturierter und schneller zu gestalten, haben wir die Aufgaben, die sich uns vor und während der Aufnahmen der Tutorials stellten, aufgeteilt. Ich habe die Software bedient, Thorsten hat den Drehbuchtext gesprochen. Anfänglich haben wir viel Zeit investieren müssen um uns prinzipielle Abläufe beim Videoschnitt oder bei der Aufnahme anzueignen. Beispielsweise haben wir aufgrund von Unzulänglichkeiten in den ersten Videos zu häufig Bild- und Textpassagen wiederholen müssen, bis wir das komplette Video fehlerfrei aufgenommen hatten. Schnell wurde uns auch klar, dass

die Maus öfter an Fixpunkten ruhen muss, um bei eventuellen Aufnahmefehlern an diesen wieder für Korrekturen einsteigen zu können. Manchmal mussten wir neue Audiospuren aufnehmen, da einzelne Passagen durch Nebengeräusche gestört und damit unbrauchbar waren. Waren die aufgenommenen Rohdaten erst einmal im Kasten, konnten wir dann endlich zum kreativen Teil übergehen und das Material schneiden und animieren. Deutlich merkten wir, wie wir mit jedem Video sowie jedem gelösten Problem, die Arbeitsabläufe effizienter, einfacher und besser gestalten konnten. Nachdem wir die einzelnen Tutorials fertiggestellt hatten, übergaben wir diese nach und nach an die QS Abteilung der eEvolution, wo sie ein letztes Mal auf Inhalt und Aussage geprüft und dann (manchmal auch nach einigen Korrekturen :) ) freigegeben wurden. So konnten wir es zum Ende der Tutorial-Produktionskette - in Zusammenarbeit mit den beteiligten Mitarbeitern – schaffen, ein komplettes Video in 4 Stunden anzufertigen. In nur zehn Wochen haben wir mehr als 50 Tutorials anfertigen können und uns damit ein profundes Wissen über die Erstellung von Tutorials erarbeitet. Mit dieser Aufgabe und der Unterstützung der eEvolution Experten, für die wir uns nochmal an dieser Stelle bedanken möchten, haben wir darüber hinaus ein umfassendes Bild von den Anwendungsmöglichkeiten und den Prozessen mit und in eEvolution kennengelernt. Ein interdisziplinäres und sehr abwechslungsreiches Praktikum ist damit zu Ende gegangen. Tim Richter

Ein eEvolution Wort dazu: Die Idee eEvolution-Tutorials auf Videobasis zu erstellen, hat sich aus der großen Resonanz der Workshops „Tipps & Tricks“ im Rahmen der letzten eEvolution Konferenz entwickelt. Die Frage für uns war nur, wie sinnvoll ist es, die eigenen Mitarbeiter, also eEvolution Entwickler- oder User, die den ganzen Tag mit der Software umgehen, mit einer solchen Aufgabe zu betrauen oder die Erstellung derartiger Tutorials eher in Hände zu geben, die eine ganz andere Sicht auf die Nutzung der Software mitbringen. Nun, wir haben es gewagt und zwei hoch-

begabte Studenten gefunden und mit der Umsetzung beauftragt. Wie vermutet, sind die beiden dann auch völlig offen und frei an die Aufgabe herangegangen und aus unserer Sicht haben sie ein sehr gutes Ergebnis abgeliefert. Bis Ende des Jahres werden alle geplanten Tutorials auf www.eEvolution.de und auf unserer wikiERP.de Website veröffentlicht sein und wir hoffen sehr, dass eEvolution User nützliche Hinweise im alltäglichen Umgang mit eEvolution erhalten oder dazu beitragen, dass sich neue Mitarbeiter

schneller in unserer Software zurechtfinden. Wir bedanken uns an dieser Stelle noch einmal herzlich bei Tim Richter und Thorsten Schoormann für ihre kluge und engagierte Arbeit an dem Projekt „eEvolutionTutorial-Videos“.

Sascha Klapprott, Supportleiter der COMPRA GmbH und Stanislaw Zachert, Marketing der eEvolution GmbH & Co. KG.

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Access

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Lotus. Notes.

Outlook

Scripting Workshop Die Aufgabe dieses Workshops besteht darin, sich eine Google-Maps-Karte mit der Lieferadresse eines Auftrages anzeigen zu lassen. Starten Sie das Ang/Auf-Modul und wechseln Sie mit STRG+F8 in den Customizer. Wählen Sie nun den Reiter „Lieferanschrift“ und fügen Sie ein WebBrowser-Control in den Reiter (Abb. 1). Wählen Sie anschließend das Hauptfenster (frmAngauf) und wechseln Sie in die Aktionen (Blitz-Symbol). Doppelklicken Sie auf eEvolution/Post_Load um das Laden eines Angebots/Auftrags abzufangen.

Abb.1

Definieren Sie nun die Adresse und die für Google-Maps nötigen Befehle. Ist das Feld „Straße“ der Lieferadresse nicht ausgefüllt, wird die eEvolution Heimatadresse benutzt. Es ist auch möglich hier die Mitte Deutschlands anzuwählen und die Vergrößerung auf ganz Deutschland zu ändern.

Alles abspeichern und ausprobieren Laden Sie nun den Auftrag und klicken Sie den Reiter „Lieferadresse“. Die Google-Map wird nun angezeigt.

Mit der eEvolution Business Intelligence Lösung werden Sie in die Lage versetzt, frühzeitig und transparent über die Entwicklungen und Prozesse in Ihrem Unternehmen informiert zu sein. Schnell und rechtzeitig können Sie anhand von Reporten und Auswertungen, Leistungskennzahlen und Dashboards die eigene Wettbewerbsfähigkeit besser einschätzen, steuern und erhöhen – starres Reporting war gestern.

BUSINESS ACADEMY

Die Termine für das erste Halbjahr stehen fest!

Business Academy 2014 Die enorme Nachfrage nach eEvolution Schulungen und Trainings hat uns bewogen, unser Schulungsprogramm deutlich zu erweitern. Die eEvolution Business Academy bietet daher auch im ersten Halbjahr 2014 Schulungen rund um eEvolution für 275,- € pro Tag und Teilnehmer an. Bei Anmeldungen bis zum 31.01.2014 erhalten Sie 25% Rabatt auf den Schulungspreis.

In dieser Teilnahmegebühr sind die Schulungsunterlagen sowie Verpflegung bereits enthalten. Anmelden können Sie sich jederzeit per E-Mail unter training@eevolution.de

Unser Schulungsprogramm mit den Terminen finden Sie auch auf der eEvolution Website unter: http://www.eevolution.de/academy Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme!

Haben Sie Fragen und Wünsche Termine betreffend, wünschen Sie eine individuelle Schulung? Dann wenden Sie sich an Frau Trick unter: trick@eevolution.de

Anmeldungen müssen spätestens 7 Tage vor Beginn der jeweiligen Schulung vorliegen. Mindestteilnehmerzahl 3 Personen. Sollten durch Stornierungen freiwerdende Plätze nicht neu belegt werden, ist die eEvolution GmbH & Co. KG berechtigt, 50% der Teilnehmergebühr als Stornogebühr zu berechnen.

Bezeichnung

Datum

Bereiche

Modultraining eEvolution

13.02.2014

•

Basistraining eEvolution Inventur*

17.+18.03.2014

•

Basistraining eEvolution Warenwirtschaft**

Für Einsteiger und Fortgeschrittene im Umgang mit der eEvolution Software

19.+20.03.2014

•

Basistraining eEvolution Produktion**

31.03. + 01.04.2014

•

Basistraining eEvolution Service Management**

02.04.2014

•

Basistraining eEvolution Retoure*

Prozesstraining eEvolution

14.02.2014

•

Tipps und Tricks im Arbeiten mit eEvolution*

05.05.2014

•

eEvolution Prozesstraining (1.Teil)*

Für Fortgeschrittene eEvolution Benutzer von Kunden und Partnern

06.05.2014

•

eEvolution Prozesstraining (2.Teil)*

Technologie Training eEvolution

12.-14.05.2014

•

Scripting, Customizing, Reporting Services***

15.05.2014

•

Scripting, Customizing, Best Practices*

Für Administratoren von Partnern und Kunden

16.05.2014

•

iReport Schulung - Auswertungen und Reports aus eEvolution*

26.+ 27.05.2014

•

Datenbanktraining MS SQL Server**

30.06.2014

•

Datenimport und -export (IMEX, ABizI, BizTalk Server, EDI)*

eEvolution Websites

24.03.2014

•

Arbeiten mit dem eEvolution Content Management System (CMS)*

Workshop für Einsteiger

25.03.2014

•

Grundlagen für die Suchmaschinenoptimierung (SEO)*

Finanzbuchhaltung

13.01.2014

•

E-Bilanz*

Für Einsteiger und Fortgeschrittene

23.06.2014

•

Finanzbuchhaltung*

24.06.2014

•

Chef-Info*

25.06.2014

•

Bilanzerstellung und Jahresabschluss*

* 1-tägig

** 2-tägig

*** 3-tägig

Termine unter Vorbehalt. Aktualisierungen werden auf der Website bekanntgemacht.

eEvolution web-to-print

Aktuelle Versionsinformationen Versionsinformationen eEvolution ERP •

Seit dem 07.10.2013 wird die eEvolution ERP-Suite in der Version 8.1 SP2 ausgeliefert. Support- und Produktpflege wird derzeit für folgende Versionen uneingeschränkt gewährleistet: • • •

•

eEvolution Version 8.1 SP2 eEvolution Version 8.0 SP4 eEvolution Version 7.1 SP3

Die Produktpflege und der Support aller anderen eEvolution Releases der Versionen 8.x und 7.x ist ausgelaufen. Für alle, oben nicht genannten Versionen ist der Support und die Produktpflege ausgelaufen. Ältere Apertum Versionen sind ebenfalls abgekündigt.

Gelangensbestätigung Pünktlich zum Start der Gelangensbestätigung zum 01.01.2014, steht den eEvolution Kunden das Formular zur Gelangensbestätigung in eEvolution zur Verfügung. Es ist somit möglich die Gelangensbestätigung direkt aus eEvolution heraus zu drucken. Diese Funktionalität ist dabei in den von uns unterstützten eEvolution Versionen (siehe oben) verfügbar. Bitte setzen Sie sich dazu bitte unbedingt mit Ihrem zuständigen Partner in Verbindung.

Kompatibilitäten mit Zusatzmodulen Bitte beachten Sie, dass für den Einsatz einiger Zusatzmodule mindestens die eEvolution Version 6.x, 7.x bzw. 8.x zwingend vorausgesetzt wird. Das ATLAS Export Modul z.B. ist für die Versionen 5.x oder früher nicht verfügbar. Die neue Erweiterung zu ATLAS Version 2 ist nur unter den Versionen 7.x und 8.x verfügbar. Für den Einsatz des eEvolution Office Desktop ist in jedem Fall die MS Office Version 2003 oder höher erforderlich. Bitte beachten Sie: Der Support und die Produktpflege des eEvolution Exchange Connectors ist für die Exchange Server Versionen 2003 bereits zum 30.04.2013 eingestellt worden.

Systemanforderungen Client für die eEvolution Version 8.x • • • • • •

Windows Vista Windows 7 Windows 8 Windows Server 2008 R2 Windows Server 2008 Windows Server 2003

Ferner ist eine Bildschirmauflösung von mindestens 1024 x 768 erforderlich. Optimiert wurde eEvolution für eine Bildschirmauflösung von 1280 x 1024. Bitte beachten Sie, dass in jedem Fall das .NET Framework 4 für die eEvolution Version 8.x erforderlich ist. Für ältere eEvolution Versionen ist mindestens das .NET Framework 3.5 erforderlich.

Systemanforderungen Server für die eEvolution Version 8.x Die Systemvoraussetzungen für den Server richten sich in erster Linie nach den Anforderungen der jeweils eingesetzten Datenbankversion. Als Betriebssysteme können eingesetzt werden: • Windows Server 2003 26

• • •

Windows Server 2008 Windows Server 2008 R2 Windows Server 2012

Systemanforderungen Datenbank für die eEvolution Version 8.x • Microsoft SQL Server 2012 (nur eEvolution 8.x) • Microsoft SQL Server 2008 R2 mit Kompatibilitätsgrad 90 • Microsoft SQL Server 2008 mit Kompatibilitätsgrad 90 • Microsoft SQL Server 2005 SP 3a (bis eEvolution 8.0.1) • Microsoft SQL Server 2005 • Oracle 9.2x • Oracle 10 • Oracle 11 • Oracle 12 Bitte beachten Sie, dass die eEvolution Software ab der Version 8.0.2 nicht mehr für den SQL Server 2000 frei gegeben ist! Bitte beachten Sie zudem, dass der SQL Server 2012 nur für die eEvolution Versionen 8.x frei gegeben sind. Die eEvolution Version 8.0.2 und 8.1.x sind auch für ORACLE Datenbanken in den oben genannten Versionen frei gegeben! Oracle Client 11.2.0.1.0 WICHTIG: Alle von eEvolution Version 8.1 unterstützten Oracle Server müssen zwingend mit dieser Oracle-Clientversion verwendet werden.

Programme und Komponenten •

Microsoft Visual C++ 2010 Redistributables

Hinweis: Diese Komponente muss für den Betrieb von eEvolution Version 8.1 installiert sein, kann jedoch wie Microsoft .NET Framework 4.0 über den Installer von eEvolution Version 8.1 mit installiert werden. •