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Manual de relaçþes com a imprensa


Relações com a imprensa: Por quê?

Manual de relações com a imprensa

A imprensa é responsável por promover mudanças, criar hábitos, influenciar na tomada de decisões, cobrar posturas e acima de tudo, manter a sociedade informada sobre o que se passa no mundo. A imprensa é hoje uma das mais fortes expressões de cidadania de nossa época. É ela que faz chagar ao público os movimentos da sociedade, do governo e da iniciativa privada.

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Uma empresa que tem por virtude cuidar de sua imagem precisa ter a imprensa como parceira.

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Para as empresas, a imprensa funciona como difusora de suas características, seus valores, objetivos, metas atingidas, seus projetos, seus sonhos. Uma empresa que tem por virtude cuidar de sua imagem precisa ter a imprensa como parceria, como público que deve ser tratado com respeito, com confiança e acima de tudo com transparência. A qualidade dessa relação transforma a imprensa em um importante interlocutor. A confiança mútua que se estabelece ao longo dos anos colabora muito no processo de construção da imagem da empresa. É isso o que queremos e buscamos para cada um dos clientes da Dupla Comunicação.

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Para tanto, precisamos que todos saibam um pouco mais sobre a mídia e como proceder para atender bem e pontualmente os veículos e tê-los sempre ao nosso favor. Assim, preparamos esse manual para que ele faça parte da sua leitura e dê mais entendimento de todo o processo. Deste modo, ajudaremos a promover o relacionamento mais adequado da sua empresa com a imprensa.


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O que é notícia? • Notícia é informação de interesse público, ou seja, para que um fato seja notícia é necessário que tenha relevância para uma gama de leitores, ouvintes, internautas ou telespectadores. • O jornalista é o profissional preparado para identificar o que é notícia, apurá-la e apresentar essa informação à sociedade. • Cabe ao assessor de imprensa “sugerir” ao jornalista informação que julgue ser notícia. Neste papel, o assessor de imprensa é mais uma fonte de informação para o jornalista de redação. No entanto, o jornalista pode rejeitar uma informação ou deixar de publicar um fato que não considere notícia, ou seja, que não considere relevante para a população em geral.

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• Da mesma forma, o jornalista pode identificar uma notícia que não seja positiva para a empresa. Como o jornalista trabalha para o interesse público, tem total liberdade para investigar situações e publicar matérias, tendo como únicos limites a sua postura ética, a linha editorial do veículo em que trabalha e as leis brasileiras, notadamente a Lei de Imprensa.

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O contato com a imprensa • Todo contato com a imprensa deve ser intermediado pela Dupla que pode e vai centralizar e conduzir todo o processo. • Os clientes da Dupla não devem atender e conceder entrevistas sem o conhecimento prévio da agência. • É função da Dupla receber os pedidos de entrevistas dos jornalistas, avaliar a pauta, definir se o assunto é do interesse de cada cliente e encaminhar para o porta-voz mais adequado nas empresas. O mesmo acontece no trabalho pró-ativo, quando os assuntos forem do nosso interesse. • Também é função da Dupla declinar a pauta caso essa seja a melhor solução.

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• Toda a estratégia de divulgação deve ser desenvolvida pela Dupla Comunicação, que define o melhor caminho e forma de propagação dos fatos, prepara textos, mailings e se encarrega dos contatos com os jornalistas e condução do processo.

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Quem é o porta-voz • Os porta-vozes são fontes mais indicadas para o contato com a imprensa pois devem estar preparados para falar com propriedade sobre os assuntos de suas áreas, conhecem o todo da empresa e podem contextualizar melhor as declarações. • Os porta-vozes têm que ficar preparados para em situações extraordinárias para assumir e abordar os temas mais sensíveis. • A decisão de delegar a entrevista à outra fonte deve ser da diretoria da empresa em parceria com a assessoria de imprensa e não necessariamente do porta-voz.

• O sucesso da relação entre uma empresa e a imprensa está baseado na qualidade dos serviços que oferece aos jornalistas. E um dos mais preciosos deles é a agilidade. A imprensa trabalha sob pressão. Precisa da notícia na hora para colocar seu veículo em circulação e por esse motivo as solicitações de entrevistas quase sempre acontecem com pouca antecedência. Ainda assim, o atendimento deve ser imediato. Então, é preciso que os porta-vozes: Mantenha sempre a postura de atender a imprensa no prazo estabelecido, independente das circunstâncias.

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Sejam pessoas disponíveis e “localizáveis”, sempre aptas a falar pela empresa, salvo em pautas que não sejam de nosso interesse.

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Entrevistas • Entrevistas ou encontros com jornalistas são investimentos. Não há garantia de publicação da matéria, ou de que todas as informações serão usadas. • A linguagem jornalística é diferente da linguagem técnica. O jornalista precisa simplificar as informações, e muitas vezes não usa as mesmas palavras ou termos que foram falados na entrevista. Se o encontro gerar uma matéria, não espere que a o texto reproduza a conversa com as mesmas palavras.

• A entrevista não garante que o repórter concordará com a opinião do porta-voz da empresa ou com os dados passados pela assessoria de imprensa. Ele poderá confrontá-la ou compará-la com opiniões ou dados de outras fontes (concorrentes, analistas, autoridades), pois este é o papel da imprensa. • Evite ao máximo adiar entrevistas. Esteja em posição de atender o jornalista com a maior rapidez possível. Jornalistas têm prazos curtos para entregar matérias. A demora no atendimento pode provocar o desinteresse do jornalista em ouvi-lo.

• Anote o nome, veículo e telefone do repórter. Não dê nenhuma informação ou entrevista sem o conhecimento da assessoria de imprensa. Peça ao repórter para entrar em contato com a Dupla Comunicação (forneça todos os dados) e aguarde que a assessoria conduza a situação.

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Se você for diretamente procurado por um jornalista

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Caso a Dupla encaminhe um pedido de entrevistas: • No formulário de solicitação de entrevista da Dupla Comunicação já possui um espaço para prováveis e possíveis perguntas do repórter e recomendações. Se ainda assim sentir falta de algo, questione, solicite mais informações e esclareça tudo para não ter dúvida na hora da entrevista.

• Analise ainda a possibilidade de perguntas sensíveis (assuntos potencialmente perigosos para a empresa) e juntos, você e a assessoria, escolham a melhor forma de respondê-las.

• Se não se sentir seguro, estude antecipadamente a melhor forma de responder as perguntas, com o auxílio da Dupla. Tenha tempo para isso, nem que seja pelo telefone.

• É recomendável que a Dupla Comunicação acompanhe a entrevista. Combine antecipadamente conosco. Nunca fale e só depois avise. Nada mais poderá ser feito, neste caso.

• Na dúvida, não divulgue nenhuma informação.

Antes • Tenha todos os dados à mão e prepare-se adequadamente. Informese sobre tudo.

• Em caso de assuntos mais detalhados, assessores ou técnicos poderão acompanhar a entrevista.

• Saiba que tipo de informação que o jornalista precisa.

• Caso seja necessária uma visita às instalações da empresa, cuide para que os responsáveis pelas áreas que serão visitadas saibam com antecedência o que vai ocorrer. Essa é uma situação muito comum em entrevistas para TV que necessitam de imagens. Tudo tem que está muito arrumado.

• Formule um breve resumo do que quer e precisa falar com a imprensa.

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• Esteja munido de estudos, relatórios, números, gráficos e materiais que possam enriquecer a entrevista, mas nunca utilize dados que não estejam validados para divulgação.

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• Seja pontual.


Durante • Olhe o entrevistador nos olhos. • Em entrevistas para TV alterne o olhar entre a câmera e o repórter. • Tenha um comportamento agradável. • Dê respostas completas, mas curtas. O risco de incompreensão ou confusão é menor. Seja conciso. • Não atenda telefone durante a entrevista. • Permaneça calmo e polido mesmo que apareça algum conflito. • Não bajule o jornalista. • Chame o jornalista pelo nome e demonstre conhecimento pelo veículo que ele trabalha.

• Dê exemplos para tornar mais compreensíveis as suas declarações. • Corrija informações erradas dos jornalistas, o mais rápido possível e de maneira cordial. • Não critique a imprensa. • Não dê seu telefone celular. • Escolha um local tranquilo para dar entrevista e oriente as pessoas para não interromper o encontro. • Não utilize jargões da área. Imagine que o jornalista não é um especialista e precisa sair da entrevista compreendendo perfeitamente o assunto que vai apurar.

• Tome a iniciativa fazendo suas colocações com começo, meio e fim.

• Se houver alguma pergunta que você não sabe ou não pode responder, explique o motivo ao repórter. Dê uma informação alternativa (se existente) ou avise a Dupla para que ela possa conduzir a situação depois da entrevista, mas não passe informações que não devem ser divulgadas.

• Recontextualize as perguntas e se for interrompido, retome a sua declaração e conclua a mensagem.

• Jamais dê informações ou faça comentários que não possam ser publicados (em off).

• Não fuja das perguntas ou enrole. Não vai dar certo!

• Qualquer coisa que você falar ou comentar durante almoço, encontro informal ou entrevista poderá ser publicado, mesmo que seja numa conversa informal após a entrevista oficialmente encerrada. Os jornalistas estão em serviço 24 horas por dia.

• Em entrevistas para rádio, use linguagem ainda mais simples e clara. • Não deixe o jornalista “falar por você”.

• Caso não saiba responder a alguma pergunta diga que de fato não tem as respostas, mas que irá se informar e que assim que possível, você ou a Dupla, irá passar as respostas. • Caso não tenha entendido a pergunta, peça para o repórter repetir até que você entenda completamente. • Não mencione outra organização, principalmente a concorrência. • Só divulgue fatos e dados reais.

• Se o repórter pedir fotos, entrevistas com outras pessoas ou documentos, e isso não estiver combinado previamente com a Dupla Comunicação, diga que passará o assunto à assessoria de imprensa para condução do assunto.

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• Mostre interesse pela entrevista.

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• Não faça contatos pessoalmente com jornalistas (mesmo que sejam conhecidos ou amigos), não faça qualquer acordo de exclusividade ou aceite/negocie condições para a publicação de matérias. Este trabalho deve ser feito pela Dupla Comunicação. Acordos paralelos podem prejudicar compromissos já assumidos com outros veículos ou estratégia mais vantajosa para a empresa. • Não peça para ler a matéria antes de ser publicada. Não é padrão da imprensa submeter os textos aos portavozes, e na maioria das vezes o repórter não tem acesso ao texto final que será publicado (que ainda passa por editores). • Não ofereça nem aceite pagar por publicações. O espaço editorial de um veículo de comunicação não é pago e é reservado para o conteúdo noticioso sem vínculo publicitário.

Depois

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• Se discordar ou estranhar algum aspecto da matéria publicada/ veiculada, fale com a Dupla. Não faça contato direto com o repórter. Se for o caso, a assessoria de imprensa fará isso por você ou junto com você.

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• Não agradeça matéria publicada. O jornalista nada mais fez do que cumprir seu papel. Se gostou da matéria, limite-se a dar os parabéns para o repórter por um trabalho bem realizado quando encontrá-lo casualmente.

• Não ofereça presentes. O jornalista pode entender como suborno. • Caso a entrevista tenha sido feita por telefone, ou sem o acompanhamento de um representante da Dupla Comunicação, dê feedback à assessoria de imprensa em seguida, passando à agência informações sobre problemas, perguntas sensíveis, pontos que necessitem mais esclarecimento ou qualquer anormalidade que possa requerer interferência posterior da agência. • Fique à vontade para declinar questões que possam expor a sua vida pessoal, como por exemplo, falar de seus rendimentos ou de sua família; • Não esqueça de pedir o auxílio da Dupla para intermediação do contato com o jornalista, o apoio na preparação de dados e no momento da entrevista.


Crises Como identificar e proceder A crise em uma empresa é uma situação provocada por fatos imprevistos que fogem ao controle e ganham visibilidade pública, como por exemplo, um acidente, uma emergência, denúncias, entre outros. Crises atraem a imprensa, ávida por denuncias e escândalos e por isso devem ser tratadas com muita cautela para que não se agravem e não provoquem danos à imagem da empresa. O ideal, então é prevenir conhecendo os fatores que oferecem riscos e

criando planos de contingência previamente divulgados para que todos os envolvidos no assunto saibam como proceder durante uma crise. O primeiro passo quando se percebe que existe a possibilidade de uma crise iminente é comunicar os principais executivos da empresa e a assessoria de imprensa. Juntos eles decidirão a melhor estratégia para proceder diante do fato.

Logo...

• Não dê entrevistas sem que tenham sido aprovadas pela assessoria de imprensa. Se for procurado diretamente pelo jornalista, peça que ele entre em contato com a Dupla. • Quando um colaborador, de qualquer nível hierárquico, receber a solicitação de um

jornalista, deve proceder da seguinte maneira: informar ao jornalista os contatos da Dupla Comunicação. • Outras solicitações externas (quando um prestador de serviço, cliente, ou entidade externa queira fazer uma filmagem ou foto dentro das instalações da empresa, ou queira um depoimento sobre o serviço/produto prestado por ela) que envolvam a comunicação institucional, também devem ser encaminhadas para a Dupla Comunicação.

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• Informe imediatamente a situação para a Dupla Comunicação, para que a assessoria de imprensa seja avisada o mais rápido possível.

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Mercado A base do sucesso da comunicação institucional é a atualidade e rapidez da informação, além da transparência. Notícias boas podem ser ampliadas e capitalizadas a favor dos negócios da companhia e notícias ruins podem ter seus efeitos neutralizados ou minimizados. Então, informe a Dupla Comunicação qualquer fato no mercado envolvendo a sua empresa.

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Os profissionais da sua relação com a imprensa

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Para a Dupla é um prazer contar com você como parceiro e cliente. Todos os profissionais da agência são jornalistas e como tal sempre usam esse olhar para divulgar e para preservar a sua imagem. Para isso, a transparência, a ética e a presteza no atendimento dos jornalistas e dos clientes são princípios básicos para a nós. Conte sempre conosco para tudo que diz respeito à imprensa e suas nuances. Trabalhamos duro para que você e sua marca estejam sempre entre as melhores do mercado.


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Dupla Comunicação 81.32423207 / 3032 0268 WWW.dupplacom.com.br contato@duplacom.com.br

Antônio Tiné tine@duplacom.com.br 92927187/ 99651305

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